Támogatási programok lebonyolítása a nonprofit szektorban

Átírás

1 Támogatási programok lebonyolítása a nonprofit szektorban DemNet könyvek Budapest

2 KÖSZÖNETNYILVÁNÍTÁS Ezúton mondunk köszönetet az Egyesült Államok Nemzetközi Fejlesztési Hivatala (USAID) Európai és Eurázsiai Regionális Irodájának a Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány által 1998 és 2001 között lebonyolított programok és e könyv finanszírozásáért. Külön köszönettel tartozunk Patricia Lerner igazgatónonek és Marc Ellingstad programvezetonek, akik pozitív, segíto hozzáállása nagyban hozzájárult elért eredményeinkhez. 2

3 Nizák Péter Nyikos Attila Pálvölgyi Péter: Támogatási programok lebonyolítása a nonprofit szektorban DemNet könyvek könyvek 4. Kiadja: Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány

4 DemNet könyvek 4. Felelos kiadó: Nizák Péter Szerkesztette: Pálvölgyi Péter Lektorálta: Korös József ISBN ISSN A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány megbízásából megjelent a KORREKT Nyomdaipari Kft. Gondozásában 4

5 Nizák Péter Nyikos Attila Pálvölgyi Péter: Támogatási programok lebonyolítása a nonprofit szektorban 1. A PROGRAM KIDOLGOZÁSA KÖRNYEZETTANULMÁNY S ZÜKSÉGLETFELMÉRÉS PROGRAMKIDOLGOZÁS PÁLYÁZATOK ELOKÉS ZÍTÉSE, ÉRTÉKELÉSE A PÁLYÁZATI KIÍRÁS A PÁLYÁZATI FELHÍVÁS RÉSZLETES PÁLYÁZATI TÁJÉKOZTATÓ P ÁLYÁZATI URLAP VAGY ADATLAP A PÁLYÁZAT MEGHIRDETÉSE PÁLYÁZATI TANÁCSADÓ FÓRUMOK PÁLYÁZATI ANYAGOK FOG ADÁSA, FELDOLGOZÁSA BEÉRKEZETT PÁLYÁZATOK FORMAI ELLENORZÉSE ÉRTÉKELÉS AZ ÉRTÉKELOK KIVÁLASZTÁSA AZ ÉRTÉKELÉS SZEMPONTRENDSZERE AZ ÉRTÉKELOK ÉS AZ ÉRTÉKELT PÁLYÁZATOK LEHETSÉGES SZÁMA AZ ÉRTÉKELÉS FOLYAMATA ÉRTÉKELO-BIZOTTSÁGI ÜLÉS ELO-MONITOROZÁS A TÁMOGATÁSRÓL SZÓLÓ DÖNTÉS A PÁLYÁZÓK ÉRTESÍTÉSE A PÁLYÁZATI EREDMÉNY NYILVÁNOSSÁGRA HOZATALA A PÁLYÁZATI NYERTESEK SZAKMAI TÁMOGATÁSA FENNTARTHATÓSÁGI FELMÉRÉS ALAPADATOK RÖGZÍTÉSE A JELENLEGI RENDSZER, KÉPESSÉGEK FELMÉRÉSE A FEJLODÉSI LEHETOSÉGEK FELMÉRÉSE MEGVALÓSÍTÁSI, BESZÁMOLÁSI KÉPESSÉGEK A FELMÉRÉS EREDMÉNYEI S ZAKÉRTOI TÁMOGATÁS A HELYSZÍNEN A MENTOR PROGRAM A MENTOR PROGRAM TERÜLETEI MINOSÉGBIZTOSÍTÁS ÉRTÉKELÉS A PÁLYÁZATI PROGRAMOK NYOMON KÖVETÉSE PÉNZÜGYI ÉS SZAKMAI B ESZÁMOLÁSI RENDSZER A BESZÁMOLÁSI REND IDOBENI KERETEI ÉS FELOSZTÁSA

6 P ÉNZÜGYI BESZÁMOLÁSI REND SZAKMAI BESZÁMOLÁSI REND FOLYAMATOS KAPCSOLATTARTÁS ÉS MONITOROZÁS MONITOROZÁS PÁLYÁZATI PROGRAMOK A BELSO NYILVÁNTARTÁSBAN, A BESZÁMOLÓK ELLENOR ZÉSE P ÁLYÁZATI TÁMOGATÁSOK SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL TÖRTÉNO KEZELÉSE PROGRAMOK PÉNZÜGYI ÉS SZAKMAI ZÁRÁSA BESZÁMOLÓK ELLENORZÉSE VÉGSO MONITOROZÁS S ZERZODÉSEK LEZÁRÁSA A PÁLYÁZATI NYERTESEK BEMUTATÁSA A USAID PROGRAM BEMUTATÁSA A USAID ÁLTAL FINANSZÍROZOTT NONPROFIT SZEKTORT FEJLESZTO PROGRAM TÁMOGATOTT SZERVEZETEI ( ) BAN TÁMOGATOTT PROGRAMOK BEN TÁMOGATOTT PROGRAMOK ROMA VÁLLALKOZÁSFEJLESZTÉS, OKTATÁS ÉS MUNKAHELYTEREMTO KÉPZÉSEK ( ) ROMA MUNKAERO -PIACI KÉPZÉSEK PROGRAM (2000) TELEHÁZ ÉS ROMA TELEHÁZ PROGRAM ( ) A TÁMOGATOTT SZERVEZETEK RÉSZLETES BEMUTATÁSA ÉRDEKKÉPVISELETI PROGRAMOK (1998) REGIONÁLIS ÉRDEKKÉPVISELETEI KÖZPONTOK PROGRAM (1998) S ZOCIÁLIS PROGRAMOK (1998) VIDÉKFEJLESZTÉS (1998) ÉRDEKKÉPVISELETI PROGRAMOK (1999) S ZOCIÁLIS PROGRAMOK (1999) TELEHÁZ PROGRAMOK (1999) VIDÉKFEJLESZTÉS (1999) ROMA VÁLLALKOZÁSFEJLESZTÉS, OKTATÁS ÉS MUNKAHELYTEREMTO KÉPZÉSEK ( ) TELEHÁZ ÉS ROMA TELEHÁZ PROGRAM ( ) MELLÉKLETEK SZÁMÚ MELLÉKLET: PÁLYÁZATI DOKUMENTÁCIÓ SZÁMÚ MELLÉKLET: ÉRTÉKELOLAP SZÁMÚ MELLÉKLET: ELOMONITOROZÁSI KÉRDOÍV SZ. MELLÉKLET: PÉNZÜGYI BESZÁMOLÁSI FORMANYOMTATVÁNYOK

7 Eloszó Nagy örömükre szolgál, hogy megjelent a DemNet füzetek új kötete, mely a Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) által kiadott könyvek közül a negyedik, civil szervezetek számára szóló kiadvány. Az eddigi kötetek (A Médiáról Civil Szervezeteknek, Budapest, Agroinform Kiadóház, 1997., A nonprofit szervezetek szerepe a helyi foglalkoztatásban, Agroinform Kiadóház, 1998., Együttmuködési lehetoségek civil szervezetek és a helyi önkormányzatok között, Paktum Nyomdaipari Társaság, 1998.) szellemiségét folytatva, ez a könyv is tapasztalatokon alapuló, praktikus, azonnal felhasználható ismereteket kíván nyújtani, ezúttal a támogatási programokat bonyolító szervezetek számára. A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány egész eddigi tevékenysége a könyv témájához kötodik és 1998 között a USAID által finanszírozott Hálózat a Demokráciáért Programot, 1998 és 2001 között a szintén USAID támogatta nonprofit szektort fejleszto programot bonyolította a DemNet. A két nagy magyarországi szervezeteket támogató program mellett a DemNet kis öszszegu ún. alternatív pályázati programja és a júliusában kezdodo, a USAID Szerbia támogatásával folyó Jugoszláv teleház fejlesztési program érdemel még itt külön említést. E programok keretében 509 pályázati nyertes között több mint 600 millió forintnak megfelelo pénzügyi és eszközbeni támogatást osztott ki a DemNet. A programok jellemzoje, hogy a DemNet nemcsak támogatta a szervezeteket, hanem hosszú távú szakmai segítséget is nyújtott számukra, ami nagyban növelte a támogatott programok megvalósításának hatékonyságát. Az elmúlt évtizedben a magyarországi nonprofit szektor hatalmas változáson, fejlodésen ment keresztül. Érzékeltetésképpen néhány adat: a szervezetek száma 1998-as adatok szerint volt, a szektor bevétele pedig több mint 358 milliárd forintot tett ki. Változtak a szervezetek, változtak a kihívások, a feladatok, a körülmények. A szektor eroteljesen polarizálódott, a kis, saját tagjainak szolgáltatást nyújtó egyesületektol a közszolgáltatásokat biztosító alapítványokig, közhasznú társaságokig szervezetileg és tevékenységüket tekintve is sokfélék a nonprofit szervezetek. A szektorban bekövetkezo mennyiségi és minoségi változásokat nyilvánvalóan a támogatási programokat bonyolító szervezeteknek is követniük kellett. Nagy a támogató szervezetek felelossége. A nem valós kihívásokra kiírt pályázataikkal szakmailag eltéríthetik a szektort a szerves fejlodésétol, nem megfelelo muködésükkel a rajtuk keresztül a szervezetekhez eljuttatandó pénzek célba jutásának, felhasználásának, hasznosulásának hatékonyságát veszélyeztetik. 7

8 Majdnem ugyanilyen fontos azonban a programok bonyolításával küldött üzenetük a szervezetek felé. Megítélésünk szerint a sokszor felmerülo problémák (nem megfelelo programbonyolítás, elszámolás a pályázók részérol) nagy részben a pályáztató szervezetek számlájára írhatóak, hiszen megfelelo értékelési, kiválasztási módszerekkel és a szervezetekkel való folyamatos együttmuködéssel ezek a jelenségek a minimálisra csökkenthetok. Fontos, hogy mindenki számára világos legyen, a támogatók és a pályázók közötti viszony nem egyoldalú: a pályázóknak, támogatottaknak nemcsak kötelezettségeik vannak, joggal várják el a pályáztató, támogató szervezetektol, hogy azok saját feladataikat - a korrekt, átlátható, szakmai alapokon nyugvó, jó értelemben vett professzionális pályáztatást, programbonyolítást magas szinten, a szakmai elvárásoknak megfeleloen hajtsák végre. Roppant fontosnak érezzük, hogy a fent említett pályázati kultúra véglegesen teret nyerjen Magyarországon, hiszen ez nemcsak a szektor érdeke, hanem hozzájárul az ország külso megítélésének javulásához és a belso közhangulat javulásához, sot a demokratikus jogrendszerbe vetett bizalom növekedéséhez is. A szektor ma már gazdaságilag is jelentos tényezo, a pályázatokon milliárdok jutnak el a szervezetekhez és ezek nagy része közpénz. A pályázati rendszerek tisztasága legyen az állami vagy magánpénz kiosztása fontos mutatója egy ország fejlettségének, belso kultúráltságának. Könyvünk nem titkolt szándéka tehát, hogy a támogatói, pályáztatói kultúra területén szakmai sztenderdeket rögzítsen, ajánljon. A könyvben leírt módszertan tapasztalatokon, mintegy hatévnyi támogatói munka sikerein, nehézségein alapul. A könyv a támogatási programok kidolgozásától kezdve a pályáztatáson keresztül a támogatottak szakmai segítségéig áttekinti a támogatási programok lebonyolításának folyamatát, és konkrét példákkal illusztrálja azok gyakorlati muködését. Fontosnak tartjuk e tapasztalatok rögzítését, hiszen reményeink szerint ez a könyv egyik állomása lehet annak a folyamatnak, melynek végén a magyarországi állami és magánpénzt osztó támogatói szervezetek közös, szakmai alapokon nyugvó módszertant követnek támogatói programjaik lebonyolításakor. Budapest, április 12. Nizák Péter 8

9 1. A program kidolgozása A támogatási programok ideális esetben (a DemNet által bonyolított programok ebben a szerencsés helyzetben voltak) hagynak némi teret a szakmai program kidolgozására a bonyolító szervezet számára is. (Vannak olyan programok, ahol az elore megadott módszertan szerinti puszta technikai lebonyolítás a feladat, de ezek a programok nem e könyv keretébe tartoznak.) Természetesen a pénzt biztosító szervezet vagy személy megadja a támogatási program fo irányvonalait, de annak lebontásában, tartalommal való megtöltésében, részletes kidolgozásában komoly szerep hárul a programot majdan lebonyolító szervezet számára. A program kidolgozása, végleges formába öntése összetett feladat: figyelembe kell venni a támogató elvárásai mellett az adott területen, szektorban zajló folyamatokat valamint a szektor szereploinek szükségleteit is Környezettanulmány Alapveto követelmény, hogy a programot bonyolító szervezet elegendo információval rendelkezzen az adott területen zajló folyamatokról. Ezt ideális esetben a szervezet munkatársainak felkészültsége, szakmai hozzáértése biztosítja, de természetesen elofordulhat, hogy egy-egy adott szakterület feltérképezéséhez külso segítségre van szükség. A legfontosabb lépés a program indulásának idopontjában fennálló helyzet értelmezése. Ennek fo elemei: Statisztikai adatok elemzése. A témában végzett kutatások elemzése. Az elmúlt években a szakterületen zajló támogatási programok eredményeinek elemzése. Az adott idopontban más, a szakterületen zajló támogatási programok megismerése. A szakterületen, helyi szinten tevékenykedo szervezetek tevékenységének feltérképezése. A szakterület elismert szakértoivel való egyéni vagy csoportos konzultáció, esetleg tanulmány megrendelése. Szükségletfelmérés a területen ténylegesen tevékenykedo szervezetek körében. Természetesen e témakörhöz tartozik a lebonyolító szervezet saját, belso elemzése, értékelése is. A rendelkezésre álló emberi és egyéb eroforrások számbavétele a programkidolgozás elengedhetetlen része. A program lebonyolításának alapja a szervezeti háttér biztosítása. Komolyabb, nagyobb volumenu programok esetén még az addigi szervezeti struktúra átalakítása is elképzelheto. 9

10 1.2. Szükségletfelmérés E fejezetben nem vállalkozunk arra, hogy a szükségletfelmérés módszertanát, technikáit elemezzük, a cél most a támogatási programok kidolgozási folyamatának, ezen belül elso fázisának rögzítése. Megítélésünk szerint a majdani támogatott szervezetek, célcsoport körében végzett, szukebb vagy tágabb köru szükségletfelmérés nélkül támogatási programot elindítani, lebonyolítani nem célszeru. A szükségletfelmérés praktikus oka az, hogy a támogató szervezet programja a felmérések eredményeinek figyelembe vételével jobban illeszkedik majd a tényleges folyamatokhoz, a szervezetek igényeihez. Ezen kívül a területen ténylegesen tevékenykedo szervezetek alapveto joga, hogy valamilyen szinten részt vehessenek a programok kidolgozásában, illetve legalább véleményüket vegyék figyelembe a program kidolgozói. Úgy véljük tehát, hogy a program szakmai és erkölcsi legitimitása szempontjából is alapveto a szervezetek körében végzett szükségletfelmérés. Természetesen tudjuk, hogy a támogató szervezetek többségének sem ideje, sem energiája (munkatársa) nincs széles köru felmérések lebonyolítására. Mindenképpen ajánljuk azonban néhány (2-3) regionális fórum szervezését, melynek keretében minimális költség és idoráfordítással akár szervezet is elé rheto. Amennyiben ez nem kivitelezheto, a területen dolgozó ismert, nagyobb szervezetek képviseloivel folytatott beszélgetések, kérdoíves felmérések is rövid ido alatt lebonyolíthatóak. A fenti módon nyert adatok rendszerezés, feldolgozás után általában jól kijelölik azt a néhány fo gondolatot, témakört, amelyet a szervezetek (a program majdani célcsoportjai) fontosnak tartanak és amelyeket célszeru programunkba beépíteni Programkidolgozás Az elozoekben vázoltuk mely elozetes lépések szükségesek a támogatási programok kidolgozásához, illetve annak elokészítéséhez. A külso információk összegyujtése, elemzése, a belso értékelés elvégzése után a program végleges kidolgozása következik. E fázis lebonyolítása csapatmunkában a leghatékonyabb, de mindig kell olyan felelos személy (ez nem feltétlenül a szervezet vezetoje), aki átlátja a teljes munka ívét, elemeit. A program végleges kidolgozásának fázisai: A felhalmozott háttér információk áttekintése. (Minden programban résztvevo részvételével.) 10

11 A teljes program megtervezése. (Minden programban résztvevo részvételével.) A programelemek kiosztása (Az egyes részterületeket egyénileg dolgozzák ki a munkában résztvevok) Az elso vázlat elkészítése. (Utána közös munkával tekintik át a programon dolgozók.) A program elemeinek véglegesítése. (A program elemeit kidolgozó munkatársak véglegesítik a saját területükre vonatkozó részt.) A program véglegesítése. (A munkát összefogó munkatárs összedolgozza, egységesíti, szerkeszti a részanyagokat.) Ellenorzés. (A munkában résztvevok mindegyike ellenorzi a kész programot.) 2. Pályázatok elokészítése, értékelése Ebben a fejezetben áttekintjük a pályázati folyamatot a pályázatok kiírásától az értékelésig, a pályázati nyertesek kiválasztásáig. A fejezetben bemutatott módszertan fo elemeit mindenképpen a támogató szervezetek figyelmébe ajánljuk, meggyozodésünk szerint szélesköru meghirdetés, pontos regisztráció, körültekinto (és külso, nem érintett szakértok által, értékelolapok segítségével végzett) értékelés, elo-monitorozás nélkül nem garantálható az, hogy adott pályázaton az arra érdemes szervezetek kapnak-e támogatást. Az alább leírt folyamat egyes elemeit technikailag természetesen máshogyan is le lehet bonyolítani, de a folyamatot mindenképpen érdemes követnie azoknak, akik a kiválasztási folyamatot átláthatóan és amennyire lehetséges objektíven akarják lebonyolítani. Nem mellékes szempont az sem, hogy ezt a folyamatot követve a kiválasztás eredménye utólag is védheto, hiszen világos, több lépcsos rendszeren alapul A pályázati kiírás A pályázati folyamat elindításának elso lépése a pályázati kiírás (lsd. 1. sz. melléklet) elkészítése. A pályázati kiírásnak egyértelmuen rögzítenie kell a pályázat céljait, témaköreit, meg kell határoznia a pályázók lehetséges körét, a pályázat benyújtásának formáját, határidejét és minden egyéb feltételét. A pályázati kiírás körültekinto elkészítése rendkívül fontos, hiszen a pályázatok elkészítésének teljes és egyetlen útmutatója: a pályázat kiírója mindent számon kérhet, amit a pályázati kiírásba belefoglalt, de egy pályázót sem utasíthat el vagy hozhat hátrányos helyzetbe olyanért, amit a kiírás nem tartalmaz. A pályázati kiírás általában több részbol áll. Tartalmaz pályázati felhívást, amely a pályázat céljait, alapelveit, feltételeit és követelményeit mutatja be. Tartalmazza a pályázati urlapot, amelynek szerkezetét követi a pályázó a pályázat 11

12 kidolgozása során. Az urlap segítségével tehát a pályáztató a pályázó szervezetre, a pályázati programra és annak költségvetésére vonatkozó információkat egységes szerkezetben kapja meg. A kiírás része továbbá egy részletes pályázati tájékoztató, segédlet is, amely egyrészt a pályázat részletes kifejtésére kéri a pályázókat, másrészt segítséget nyújt az urlap értelmezéséhez és kitöltéséhez A pályázati felhívás A pályázati felhívás rögzít minden fontos tudnivalót a pályázatról. A leendo pályázó a felhívás ismeretében képes mérlegelni és eldönteni, hogy a pályázati témakörök és szervezet tevékenysége közötti összhang lehetoséget biztosít-e a pályázat benyújtására. A felhívás tartalmazza a pályázat tartalmi és formai követelményeit, mindazokat a feltételeket és követelményeket, melyeket a pályázónak ismernie kell a pályázati program megtervezéséhez és elkészítéséhez. A pályázati felhívásnak elsosorban az alábbiakat kell tartalmaznia: A pályázat céljai azok a célok, amelyeket a támogató a támogatás céljaként meghatározott. A pályázók lehetséges körének meghatározása annak leírása, hogy mely szervezettípusok adhatnak be pályázatot és melyek nem. A pályázók lehetséges körének szukítése vagy bovítése a pályázat céljaihoz és alapelveihez igazodik. A pályázat alapelvei a pályázat preferenciáinak meghatározása. Itt van lehetoség arra, hogy meghatározott elvek szerint elonyt biztosítsunk a pályázók valamely körének, vagy a pályázók lehetséges körét szakmai, szervezeti vonatkozásban tovább pontosítsuk. A pályázat lebonyolításának módja a pályázati folyamat bemutatása. Formai követelmények meghatározása a pályázat benyújtásának formáját és módját (példányszám, maximális oldalszám, stb.), valamint a benyújtandó anyagokat (urlap, mellékletek, legitimációs dokumentumok, igazolások stb.) itt határozzuk meg. Pályázati témakörök ismertetése azoknak a szakmai területeknek jól körülírt bemutatása, amelyeken belül a pályázók a pályázati programot megtervezhetik. A pályázat pénzügyi keretei a pályázaton kiosztásra kerülo foösszeg, az egyes pályázati témakörök pénzügyi keretei, a pályázók által megpályázható minimális és maximális támogatási összeg, valamint a támogatásban részesítheto szervezetek várható száma 12

13 Részletes pályázati tájékoztató A részletes pályázati tájékoztató ad útmutatást a pályázónak arra nézve, hogy milyen tartalom és forma szerint kell a pályázatot elkészítenie. A DemNet pályázati kiírásaiban igyekszik pontosan és teljes köruen meghatározni az információk azon körét, amelyet a pályázóknak ki kell dolgozniuk. A pályázati tájékoztató általában a következo területekre tejed ki: A pályázó szervezet és a pályázati program összefoglalása Ez a rész írja le összefoglaló jelleggel pályázó szervezet küldetését, stratégiáját, jövobeni céljait, a szervezet tevékenységét. Megfogalmazza a pályázati program céljait és bemutatja a tervezett tevékenységeket, a program célcsoportjait, a program várható hatásait és a megvalósítás idoszakát. Bemutatja, hogy a pályázati program hogyan illeszkedik a szervezet céljaihoz és a szervezet által muködtetett más programokhoz. A pályázati program részletes bemutatása Részletesen, szövegesen mutatja be a pályázati program szakmai részét. Kitér a program céljára, a célcsoportokra, a célok megvalósítása érdekében tervezett tevékenységekre, a tevékenységek tervezett idopontjára és a program várható hatására. Információt kér a pályázati programra bevonható külso forrásokról, amelyek sikeres pályázat esetén a pályázati program megvalósítására bevonhatók. Bemutatja a pályázati programban együttmuködo partnereket, az együttmuködési megállapodásokat és együttmuködési szándéknyilatkozatokat, amelyeket a pályázati program megvalósításához más szervezetekkel kötöttek. A pályázati program részletes bemutatásához segítségül nyújtunk egy táblázatot (a külföldi pályáztatási gyakorlatban ezt Logical Framework-nek hívják), amely mátrixszeruen tartalmazza a pályázati program egyes céljait, a célokhoz kapcsolódó tevékenységeket, ezek megvalósítási ütemezését, a célcsoportokat, valamint a tevékenységek várható hatását. Ez az áttekinto szakmai táblázat nemcsak a pályázati program megtervezéséhez, de a késobbi lebonyolításához is segítséget nyújt, mind a pályázónak, mind az ellenorzés tekintetében a pályázat kiírójának. Pályázati programhoz tervezett szervezeti felépítés, személyi rész részletes bemutatása Felkérjük a pályázót, hogy készítsen szervezeti ábrát a szervezet pályázati program lebonyolításához tervezett felépítésérol, belso hierarchiájáról. Jelöljék meg a szervezeti ábrában, hogy mely pozíciókat betölto személyek fognak a pályázati program megvalósításán közvetlenül dolgozni. Adatokat kérünk a kulc s- 13

14 pozíciót betölto személyek a pályázati program elindulásával, a pályázati támogatás terhére javasolt munkabérének és személyi jellegu juttatásának és azok járulékainak összegérol. Szervezeti felépítés és muködési rend részletes bemutatása A pályázatban kérjük, hogy készítsenek szervezeti ábrát a szervezet jelenlegi felépítésérol, belso hierarchiájáról, beleértve mind az irányító testületet, mind a végrehajtó szervezetet. Mutassák be a személyi funkciókat és felelosségi viszonyokat az egyes szervezeti pozíciók szerint. Jelöljék a teljes munkaidoben, ill. részmunkaidoben foglalkoztatott munkatársak számát. Készítsék el a szervezet összes belso szabályzatának felsorolásszeru listáját, valamint írják le a szervezeten belüli információáramlás és a belso kommunikáció menetét. Mutassák be az irányító testület szerepét a szervezet muködésében. A szervezet szakmai tevékenységének és partnereinek részletes bemutatása Ebben a részben a pályázó bemutatja a szervezet által jelenleg végzett tevékenységeket, jövobeni terveit. Ismerteti az elmúlt 3 év során megvalósított programjaikat. Tájékoztatást kérünk azon szervezetekrol, intézményekrol, amelyektol az elmúlt 3 év során támogatást kaptak (támogatott program, támogatás összege, idotartama). Pénzügyi terv A pénzügyi terv tartalmazza a pályázati program teljes költségvetését, a kiadások havi ütemezését a pályázati program teljes idoszakára, valamint a részletes pénzügyi tervet, amely alátámasztja a költségvetésben feltüntetett tételeket. A pénzügyi terv részletesen kitér a pályázó által vállalt saját ero mértékére és forrásaira is. A saját ero rendszerint nem kizárólag készpénz meglétét jelenti (azaz lehet ingatlan, eszközök, önkéntes munka, stb. is) Pályázati urlap vagy adatlap A pályázati urlap használata nagymértékben megkönnyíti a pályázat kiírójának regisztrálással, adatgyujtéssel kapcsolatos feladatait és könnyu áttekintést nyújt a pályázó szervezetre és a pályázati programra vonatkozóan. 14

15 2.2. A pályázat meghirdetése A pályázati kiírás széles köru meghirdetése azt a célt szolgálja, hogy a pályázat híre lehetoleg minden olyan szervezethez eljusson, amely a pályázaton indulni szeretne. A pályázati lehetoségeket ismerteto lapok (SANSZ, Pályázati Figyelo, Pénzforrás stb.) mellett a napilapokban való meghirdetés lehet a legalkalmasabb a pályázati felhívásnak a célcsoportokhoz való eljuttatásához. A DemNet pályáztatási gyakorlatában elsosorban a vidéki szervezeteket támogatta, ezért az országos napilapok mellett a megyei napilapokban is megjelentette a pályázati felhívásait. Emellett az Internetnek is egyre nagyobb a szerepe, ahol nem csak a pályázati felhívás olvasható, de a teljes pályázati dokumentációt is le lehet tölteni. A pályázati felhívás legyen tömör és tartalmazzon minden olyan ismeretet, ami a pályázat kiírójára, a lehetséges pályázati programra, a támogatás formájára és tartalmára, a pályázat benyújtásának határidejére, valamint a pályázati dokumentáció beszerzésének helyére és módjára vonatkozik és szükséges ahhoz, hogy az érdeklodo eldönthesse, akar-e indulni a pályázaton Pályázati tanácsadó fórumok Pályáztatási gyakorlatunkban a pályázati lehetoség megismertetésére, tanácsadás nyújtására szívesen szerveztünk pályázati tanácsadási fórumokat, melyeket helyi, vidéki partnereink szerveztek. Akadtak olyan fórumok is, melyekre több száz résztvevo látogatott el. Ezek a fórumok alkalmasak voltak arra, hogy a pályázók elso kézbol kapjanak a pályázatra vonatkozó információkat, közvetlenül a pályázat kiírójától. A fórumok sokszor arra is alkalmat adtak, hogy a helyi sajtó, média is felfigyeljen az eseményre, és hírt adjon róla, ami a pályázat meghirdetésének egyik ingyenes és hatékony eszköze. A fórumok mellett a pályázatok megírásának idoszakában a DemNet munkatársai ben, telefonon és személyesen is az érdeklodok rendelkezésére álltak, akik tanácsot vagy segítséget kértek a pályázat megírásához Pályázati anyagok fogadása, feldolgozása Valamennyi - akár határidon túl - beérkezett pályázatot regisztrálni kell. A regisztráció úgy történik, hogy minden pályázat egyedi azonosító sorszámot kap, valamint a késobbi kommunikáció és adatfeldolgozás megkönnyítése érdekében a pályázó alapadatait (név, cím, telefon, fax, , honlap, képviselo neve és adatai, pályázat címe, igényelt támogatás összege, értékelok neve, az értékelés során kapott pontszámok, egyéb speciulis adatok) regisztráljuk. A regisztrálás 15

16 történhet egy erre alkalmas táblázatban, de fejleszthetünk saját adatbázist is. A pályázatok egyik lehetoleg az eredeti példánya ezt követoen topéldányként az irattárba kerül. A topéldányt a pályázat kiírója nem adhatja ki, azt legalább 10 évig köteles megorizni. Késobb az adatbázis további adatokkal egészítheto ki. A nyertes szervezetek esetében rögzíteni kell a végleges támogatási összeget, a támogatás formáit és az esetleges speciális, a támogatás felhasználására vonatkozó szempontokat Beérkezett pályázatok formai ellenorzése A beérkezett pályázatok formai ellenorzése általában a pályázat kiírójának feladata. A formai ellenorzés célja a formailag nem megfelelo pályázatok kiszurése a további értékelési folyamatból. Fontos, hogy a formai elutasítás indokai a pályázó számára világosak legyenek, azaz a pályázati kiírás tartalmazza azokat a feltételeket, amelyek azonnali elutasításhoz vezetnek. A formai kritériumok egyrészt magukban foglalják a pályázati kiírásban rögzített formai követelményeket, a pályázóra vonatkozó feltételeket, de vonatkozhatnak akár a pályázati kiírásban rögzített egyéb szakmai feltételekre, követelményekre is. Fontos a formai követelményeket úgy meghatározni, hogy egyértelmuen eldöntheto lehessen az, hogy egy adott pályázat azoknak megfelel-e vagy sem. Alapveto szabály, hogy nem lehet olyan indokra hivatkozva pályázatot elutasítani, amely a pályázati kiírásban nem szerepelt. A gyakorta eloforduló formai hibák a következok lehetnek: a pályázatot határidon túl adták postára a pályázatot nem az eloírt példányszámban nyújtották be a pályázatot nem a pályázati kiírásban meghatározott formai követelményeknek megfeleloen pályázati urlapon adták be a pályázat az eloírt terjedelmi korlátokat (jelentosen) meghaladja olyan szervezet nyújtott be pályázatot, amely a pályázati kiírás szerint nem pályázhatott a kötelezoen eloírt mellékletek, igazolások részben vagy teljesen hiányoznak a pályázati díj befizetését elmulasztották, vagy az errol szóló igazolás hiányzik. A pályázat kiírójának meg kell határoznia, hogy mely szempontokat tekinti azoknak, amelyek azonnali elutasításhoz vezetnek. Amennyiben nem a pályázat kiírója, hanem a felkért külso szakértok végzik a formai ellenorzést is, arra kell törekedni, hogy azonos módon ítéljék meg a pályázatokat. 16

17 2.6. Értékelés Az értékelok kiválasztása A DemNet pályázati menedzsmentjében hagyományos módon mindig külso szakértoket kérünk fel a pályázatok értékelésére. A pályázati folyamatban dolgozó belso kollégák semmilyen eszközzel és módon nem befolyásolhatják az értékelok munkáját. Ez azért fontos, mert így teljes egészében leválasztható a pályázattal kapcsolatos koordinációs munka a pályázatok szakmai értékelésétol, melynek végso célja a támogatásban részesítheto szervezetek kiválasztása. A felkért külso szakértok általában a pályázat szakmai területén jártas szakemberek, lehetoleg olyanok, akik nem csak az adott szakmát képviselik, de jártasak a pályázat célcsoportjának megfelelo szervezettípus (pl. civil szervezetek) muködési sajátosságait illetoen is. A felkért pályázati értékelok elfogulatlansági nyilatkozatot tesznek, amelyben kijelentik, hogy csak olyan pályázat értékelésében vesznek részt, amelyhez anyagi vagy más érdekeltségük nem fuzodik. Amennyiben mégis ilyen pályázat kerülne hozzájuk, azt haladéktalanul bejelentik és visszajuttatják a pályázat kiírójához. Ebben az esetben újabb értékelo kapja meg a pályázatot és értékeli azt Az értékelés szempontrendszere Az értékelés egységes szempontrendszer alapján zajlik, amelyet a pályázat kiírója állít össze. Ez az értékelolap (lásd 2. sz. melléklet), amely a pályáztató által fontosnak tartott értékelési szempontokat tartalmazza. Az értékelés úgy lesz egységes, ha az értékelok valamennyi értékelé si szempontot az adott skálán belül lepontoznak és az adott részpontszámokat összesítik. Ez lesz a pályázat összesített pontszáma, amely a további értékelés alapjául szolgál. Az értékelolap a pályázati kiírás jellegéhez igazodik, de alapvetoen a következo fo szempontokat, elbírálandó területeket tartalmazza: A pályázati program értékelése (a pályázati program szakmaisága, újszerusége, modellértéke, összhangja a pályázati kiírásban megfogalmazott célokkal és elvekkel, megvalósíthatósága, várható eredményei és hatásai) A pályázó szervezet értékelése (a pályázó szervezet felépítése, muködési garanciái, szervezeti összhangja a pályázati programmal) A pályázati program személyi feltételeinek értékelése (a pályázati programban dolgozó személyek szakértelme, elérhetosége) 17

18 A pályázó múltbéli tapasztalatainak értékelése (a szervezet eddigi tevékenységei, ezek összhangja a pályázati programmal, referenciák) Együttmuködo partnerek értékelése (a pályázati program megvalósításában együttmuködo partnerek bemutatása, az együttmuködés jogi és gazdasági feltételeinek tisztázása) A pályázat költségvetésének értékelése (a tervezett költségek jogossága, mértéke, az egyes költségfajták egymáshoz viszonyított aránya, a tervezett saját ero mértéke, megalapozottsága és dokumentálása) Minden pályázatnál a kiírás szempontjainak figyelembe vételével kell az értékelolapot elkészíteni. Nagy összegu támogatás esetében a pályázó szervezet értékelésén, kisebb összegnél inkább a pályázati programon lehet a hangsúly. Ahol a pályázó teljes szabadságot élvez a költségvetés összeállításánál, ott jelentos mértékben annak megalapozottságát kell számításba venni, ahol a pénzügyi keretek adottak, ott más szempontok értékelése lehet hangsúlyosabb. Az értékelolap elkészítéséhez fontos ezeket a szempontokat figyelembe venni és az egyes értékelési szempontok között a belso arányokat meghatározni, például az alábbi módon: Pályázati program 30% Pályázó szervezet 20% Személyi feltételek 10% Múltbéli tapasztalatok 10% Együttmuködo partnerek 5% Költségvetés 25% Az értékelés szempontjainak fo kategóriáit ezt követoen szukebb elemekre célszeru bontani, olyan kérdésekre, melyekre a pályázatokból egyértelmuen választ kaphatunk. Valamennyi kérdéshez rendeljük hozzá a maximálisan adható pontszámot és határozzuk meg, hogy milyen adatok, tények és körülmények fennállása mellett adható ez a maximális pontszám. Sokat segíthetünk az értékeloknek azzal is, ha maximálisnál kevesebb pontszámokhoz is pontos ismérveket párosítunk. Tapasztalataink szerint célszeru, ha az értékelolapon legfeljebb pontot érhet el a pályázó. Ebbol következik, hogy egy-egy fo kategóriában körülbelül pont szerezheto. Válasszuk meg úgy a kategóriákon belüli kérdéseket, hogy egy-egy kérdésre legfeljebb 2-5 pontot szerezhessen a pályázó, a kérdés jellegétol és fontosságától függoen. Így elegendo számú, de mégsem túl sok kérdést tehetünk fel, melyek tárgyilagos képet festenek az értékeloknek az általuk bírált pályázatokról. 18

19 Az értékelok és az értékelt pályázatok lehetséges száma A pályázatok objektív, elfogultságtól és szubjektivitástól mentes értékelésének alapja az, hogy egy-egy pályázatot nem egy, hanem ketto vagy több értékelo bírál. Az értékelok leheto legkörültekintobb kiválasztása, a legjobban elokészített értékelolap sem tudja kiküszöbölni a különbözo szemléletmódokat, az értékelok között mindig meglévo - egyedi értékrendekbol adódó - különbségeket. Adott pályázat eleve elonybe vagy hátrányba kerülhet azzal, hogy melyik értékelohöz kerül. Ezért törekedni kell arra, hogy minél több értékelovel nézessünk és pontoztassuk le a pályázatokat. Természetesen ennek vannak korlátjai. Az elso jelentos korlát a beérkezett és a formai szurésen megfelelt, tehát további értékelésre kerülo pályázatok száma. Ez a szám alapvetoen meghatározza a szükséges értékelok számát és azt, hogy hányan néznek meg egy adott pályázatot. A pályázatok száma a kiírás jellegétol függ, de ritkán érkezik ötvennél kevesebb pályamu egy kiírásra. A DemNet jellemzoen százas nagyságrendben kapott pályázatokat és ehhez kellett igazítani az értékelés további menetét. A második korlát az egy értékelo által reálisan értékelheto pályázatok száma. A gyakorlat azt mutatja, hogy egy-egy értékelo legfeljebb pályázat értékelését vállalhatja. Ennél több pályázatot gyakorlatilag képtelenség feldolgozni és az értékelo saját értékrendjében elhelyezni. A harmadik megfontolásra érdemes körülmény a vállalható (vagy felkérheto) összes értékelo száma. Ennek lehetnek anyagi korlátjai, hiszen az értékelok rendszerint tiszteletdíjért, szakértoi díjért vállalják a felkérést. De fontos szempont az is, hogy hány értékelovel lehet együtt dolgozni, véleményüket közös pla t- formra hozni úgy, hogy mindenki számára elfogadható végeredmény szülessen. Az értékelok számát ezért érdemes bizottsági keretek között tartani, azaz törekedni arra, hogy fonél ne legyenek többen. Egy gyors fejszámolással hamar megállapíthatjuk, hogy ha (az optimálisnál is kedvezotlenebb arányokat figyelembe véve) 14 értékelot kérünk fel úgy, hogy minden pályázatot két értékelo bírál, továbbá egy értékelo 25 pályázatot kap, úgy legfeljebb 175 pályázat bírálatát végezhetjük el. Mit tegyünk akkor, ha ennél több akár lényegesen több pályázatot kapunk? Erre a DemNet pályáztatási gyakorlatában számos példa akadt. Ebben az esetben célszeru többszintu értékelést bevezetni, azaz egy elso körös egyszerusített értékelési folyamattal szukíteni a pályázatok körét arra a mennyiségre, amely azután a fenti módszerekkel kezelheto. A DemNet ezt a gyakorlatban úgy oldotta meg, hogy a pályázati kiírásban bemutatott áttekinto szakmai táblázatot adta át elso körben a felkért értékeloknek, akik a pályázati programot véleményezték. Feladatuk annak eldöntése volt, hogy a vázlatosan bemutatott szakmai program támogatásra érdemes-e vagy 19

20 sem. Minden egyes anyagot két, egymástól független értékelo véleményezett. A pályázat csak abban az esetben esett ki ebben a fordulóban, amennyiben egyik értékelo sem támogatta a további megmérettetést. Célunk mindig az volt, hogy a második körre a teljes értékelésre körülbelül csak pályázat maradjon versenyben Az értékelés folyamata Alapveto, hogy az értékelésre kerülo pályázatokat véletlenszeruen osszuk ki az értékelok között úgy, hogy ne állandó párok alakuljanak ki (azaz valamely értékelonél levo pályázatokat mindig ugyanaz a másik értékelo bírál), hanem úgy, hogy lehetoleg minden értékelo valamely pályázat kapcsán egy másik értékelovel legyen párban. Ezzel csökkentheto az azonos szemléletu ( jószívu, szigorú ) párok kialakulásának veszélye. Elengedhetetlen, hogy az értékelok mielott az értékelési munkát megkezdenék közös találkozón vegyenek részt, ahol a pályázat kiírójának vezetésével közösen áttekintik a pályázati kiírást, megismerik annak sajátosságait, valamint közösen értelmezik az értékelolapot. A pályázat kiírójának ez az utolsó lehetosége arra, hogy az értékeloket befolyásolja olyan értelemben, hogy megismertesse velük a pályázat preferenciáit, az értékelés sajátos szempontjait. Ezt követoen az értékelok véleménye, döntése lesz az, amely a folyamat végeredményét megkérdojelezhetetlenül meghatározza. A gyakorlat az, hogy a rendelkezésre álló ido függvényében, de általában két hét elteltével a pályázat kiírója bekéri az értékeloktol a pontszámokat, és azokat összesíti. A DemNet által lebonyolított számos pályázat során egyre tökéletesedett a pontszámok kezelésének technikája. A korábban már említett alapdilemma mindig az, hogy minden értékelonek van sajátos, egyedi értékrendje, amelyben elhelyezi az általa bírált pályázatokat. Szélsoséges esetekben és erre mindig akadt példa valamely értékelo a nála lévo pályázatokat tendenciózusan magas összpontszámra értékelte, mások pedig kivételesen alacsonyra. Így jelentos pontszámkülönbségek alakulhattak ki olyan pályázatok között is, amelyek egyébként szakmailag közel hasonló színvonalat képviseltek. A nagy számok törvénye szerint ezen finomít az a tény, hogy egy pályázatot nem csak egy értékelo bírál, illetve a jól elokészített, világosan megfogalmazott értékelolap is keretek közé szabja a pontszámokat. Mégis, kerestük a megoldást a leheto legobjektívabb értékelési rendszer kialakítására. A következokben a pontszámok kezelésének különbözo technikáit mutatjuk be. 20