21/2013 sz. Vezérigazgatói utasítás

Átírás

1 21/2013 sz. Vezérigazgatói utasítás Jelen utasítással a mai naptól A belső bejelentések kezelésének rendje című szabályzat 2013/1-es számú változatának bevezetését és a 2010/1-es sz. változat valamint az azt bevezető 20/2010-es számú vezérigazgatói utasítás visszavonását rendelem el. Budapest, augusztus Zobor Zsuzsa Vezérigazgató 1

2 Módosítási adatlap Változatszám Dátum Módosította Módosítás célja Megjegyzés 2006/ Ludányi I Bevezetés Banki szabályzat alapján 2007/ Ludányi I Aktualizálás Vonatkozó banki szabályzatnak és KBC standarnak való megfeleltetés 2009/ Ludányi I bejelentési pontok aktualizálása 2010/ Ludányi I WB GS módosulásának átvezetése, bejelentési pontok aktualizálása 2013/ Ludányi I rendszeres felülvizsgálat 2

3 Belső bejelentések kezelésének rendje 2013/1-es változat Felelős: Ludányi Ildikó Száma: 21/2013 Felelős szerzvezeti egység: Compliance Officer Jóváhagyó: Zsuzsa Zobor Hatálybalépés File neve: Hivatkozott jogszabályok: Belső bejelent_hung_ doc évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről dátuma: Érvényessége: visszavonásig Kapcsolódó belső szabályok: Compliance alapszabály Etikai kódex és támogató anyagok: ILBI-BIZT-1/01. Bankbiztonsági szabályzat banki szabályzat Ügyfélpanaszok és észrevételek kezelésének rendje Kockázatkezelési szabályzat ABN AMRO AIM sz. whistleblowing szabályzat banki szabályzat Compliance eljárási szabályzat 14-es számú KBC group compliance rule a bejelentők védelmére Jelen utasítás hatályon kívül helyezi: a Belső bejelentések rendjére vonatkozó 2010/1-es változatot és az azt bevezető 20/2010-es vezérigazgatói utasítást Kapcsolódó fogalmak: belső bejelentés/ szabályellenes tevékenység/ nagyobb mértékű veszteség Alanyi hatálya kiterjed: a Társaság minden szervezeti egységére és munkatársára, valamint a Társasággal munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban lévő személyekre (továbbiakban dolgozók). Tárgyi hatálya kiterjed: a Társaság valamennyi tevékenységére és az ezekből keletkező nagyobb mértékű, tényleges vagy potenciális veszteségekről tájékoztató belső bejelentések kezelésére. A szabályzat hatóköre kiterjed valamennyi visszaélésre és a foglalkozás szabályainak minden durva megsértésére, függetlenül attól, hogy az általános, üzemeltetési, vagy pénzügyi jellegű-e, és magába foglalja a pénzügyi jelentésekben és egyéb ügyekben esetlegesen előforduló durva, vagy illetlen szóhasználatot is. Ezt a szabályzatot kell alkalmazni minden olyan esetben, amikor a belső (mint a Magatartási, a Kommunikációs, munkavégzéssel kapcsolatos), vagy a külső (jogszabályokkal, a bennfentes kereskedelem tilalmával, pénzmosás megelőzésével, stb. kapcsolatos) normák sérülése tapasztalható. A szabály célja: hogy biztosítsa a dolgozók által jelzett problémák méltányos kezelését és megfelelő kivizsgálását, azaz növelje annak esélyét, hogy a vezetés időben értesülhessen az egyébként rejtve maradó veszélyekről, durva visszaélésekről, és ezáltal megakadályozza a jelentős veszteségek bekövetkeztét; olyan belső légkört teremtsen, amelyben a dolgozók nyugodtan hangot adhatnak aggodalmaiknak anélkül, hogy megtorlástól kellene tartaniuk; csökkentse a probléma megoldásra fordítandó időtartamot és a szükséges erőforrások mértékét; tartsa vissza a munkatársakat a szabályellenes cselekedetektől. 3

4 Fontos tudnivalók I. Alapelvek, fogalmi meghatározások A KBC csoport elvárja alkalmazottaitól a munkaszerződésükben foglalt feltételek lojális, együttműködő és jóhiszemű betartását. Ebbe az általános és kellő gondoskodásba az az alapvető erkölcsi kötelesség is beletartozik, hogy be kell jelenteni minden olyan esetet, amikor egy másik alkalmazott megalapozottan gyanúsítható azzal, hogy esetleges csalást követett el, vagy durván megsértette foglalkoztatásának szabályait. A Társaság elkötelezett amellett, hogy működését mindenkor a tisztességesség, szervezeti felépítését pedig az átláthatóság jellemezze, és dolgozói félelem nélkül adhassanak hangot megalapozott aggodalmaiknak, gyanúiknak. Arra ösztönzi munkavállalóit, hogy minden esetben a lehető legkorábbi stádiumban jelezzék, ha vélhetően szabályellenes viselkedést tapasztalnak. A szabályellenes viselkedésről jóhiszeműen beszámoló munkavállalók biztosak lehetnek abban, hogy nem éri őket hátrány, amiért aggodalmaiknak hangot adtak, illetve bízhatnak abban, hogy jelzett probléma kivizsgálását a megfelelő intézkedések követik. 1. A szabályzatot meghatározó irányelvek A dolgozó az előtte ismertté vált, vagy általa feltételezett visszaélésről, vagy durva szabálytalanságról köteles jelentést tenni. A feltételezett szabálytalanságokról szóló bejelentéseket bizalmasan, a legszigorúbb titoktartással kell kezelni. Minden csalással, vagy a foglalkozás szabályainak durva megsértésével kapcsolatban jelentett gyanút különleges képzettségű munkatársnak alaposan, korrekt módon és ésszerű határidőn belül kell kivizsgálnia. Azon munkatársakat, akik visszaéléssel, vagy durva szabályszegéssel kapcsolatos bejelentéssel élnek, nem érheti semmiféle hátrány, vagy káros jogkövetkezmény, feltéve hogy bejelentésük során jóhiszeműen jártak el. Tiszteletben kell tartani, és biztosítani kell azon személyek jogait, akikkel kapcsolatban gyanút jelentettek be. A Társaság arra bátorít minden dolgozót, hogy az általuk közölni kívánt gyanút első sorban közvetlen felettesével egyeztesse, és csak elutasítása, vagy a vezető érintettségének gyanúja esetén vegye igénybe a jelen szabályzatban nyújtott lehetőséget. Az azonosított személyektől származó jelentéseket minden körülmények között előnyben kell részesíteni a névtelen bejelentésekkel szemben, amelyektől határozottan el kell tanácsolni az alkalmazottakat. o o o Belső bejelentés Jelen szabályzattal megalkotott formális eljárás, amely lehetőséget biztosít a munkatársaknak arra, hogy bejelentésüket több kapcsolatfelvételi ponton megtehessék, amennyiben a közvetlen vezetőjükkel történő megbeszélés nem vezet eredményre, avagy gyanújukkal valamely okból közvetlen vezetőjükhöz nem fordulhatnak. Szabályellenes tevékenység A belső szabályzatok és utasítások durva megsértése, vagy egyéb, az etikai normákba ütköző viselkedés, a büntető, vagy egyéb jogszabályok megsértése, más személyek egészségének és biztonságának veszélyeztetése, kétes számviteli és belső ellenőrzési ügyek, valamint a szabályellenes viselkedés szándékos elleplezése. Példák szabályellenes viselkedésre: piaci visszaélések, ügyfelek bizalmas adataival való visszaélés, pénzmosás, bennfentes kereskedelem, lopás, csalás, megvesztegetés, pénzügyi szabálytalanság. Nagyobb mértékű veszteség 500 ezer Ft feletti közvetlen kár, vagy 1 embernapon túl, vagy 500 ezer Ft költség fölött helyreállítható közvetett kár, vagy könnyű sérüléssel járó személyi sérülés, vagy fegyelmi intézkedést igénylő bizalomvesztés egyes munkatársakban, vagy 4

5 jó hírnév sérülése, vagy prognosztizálható bekövetkezése helyi szinten. II. A belső bejelentések kezelésének szabályai 1. Bejelentési kötelezettség Ha a dolgozó szabálytalanságról szerez tudomást, vagy megalapozott oka van feltételezni, hogy szabálytalanság történt, történik vagy várhatóan történni fog, azt a kapcsolódó belső szabályok között felsorolt szabályzatokban foglaltak alapján haladéktalanul köteles munkahelyi vezetőjének jelenteni. Minden munkatársat arra bíztatunk, hogy bármely jellegű bejelentésükkel első sorban közvetlen vezetőjükhöz forduljanak, mielőtt a jelen szabályzat által biztosított lehetőséggel élnek. Minden vezetőnek garantálnia kell, hogy bármely vonatkozású bejelentés kezelése során a legmesszebbmenőkig figyelembe veszi a szabályzat alapelveit, és azoknak megfelelően jár el. Arra az esetre, ha a közvetlen vezetővel történő konzultáció nem vezet kielégítő, megnyugtató eredményre, vagy valamilyen okból a közvetlen vezető tájékoztatása nem preferálható, több kommunikációs csatornát kell biztosítani a munkatársak részére bejelentésük megtételéhez es számú alapelv: a gyanú bejelentése A bejelentést a Kockázatkezelési szabályzat szerint a közvetlen vezetőnek kell szóban, vagy írásban megtenni. (Az írásos forma a preferált.) A bejelentést fogadó vezető köteles a szabályzatban foglaltak szerint kivizsgálni a bejelentést, valamint biztosítania kell a jelen szabályzatban meghatározott garanciák érvényesülését. Amennyiben a problémát észlelő dolgozó megítélése szerint a hivatali út betartása a probléma megoldását komolyan hátráltatná, vagy veszélyeztetné, akkor bejelentésével közvetlenül is fordulhat: - Local Compliance Officerhez, - Belső ellenőrhöz, - Risk Menedzserhez - A Vezérigazgatóhoz, - az anyavállalat Vezérigazgatójához, - az Audit, Risk és Compliance Bizottság elnökéhez, - az Igazgatóság elnökéhez, - az FB elnökéhez. A csalással, vagy a foglalkozási szabályok megsértésével kapcsolatos gyanúkat a rendelkezésre álló bármely kommunikációs csatornán (levél, , telefon, személyes megbeszélés, stb.) keresztül be lehet jelenteni. Szükség esetén, a bejelentésben foglalt ügy jellegének megfelelően a vezető igényelje a központi szervezeti egységek segítségét, közreműködését. A dolgozók csak fennálló, vagy a még aktualitással rendelkező ügyeket jelentsenek be, és tartózkodjanak a régmúlt eseteinek felvetésétől, kivéve, ha ez utóbbiak továbbra is éreztetik hatásukat, illetve ha csak most derült rájuk fény, vagy ha súlyosságuk ezt indokolja. A dolgozók kötelesek először a belső szabályok kereteiben rendelkezésükre álló lehetőségeket kihasználni, és csak ezután fordulhatnak esetleg külső szervhez (pl. rendőrség, ügyészség, bíróság, Nemzeti Adó és Vámhivatal, PSZÁF). Súlyos következményekkel járhat, és ezért csak komoly előzetes megfontolás után vihető az ügy kívülre azelőtt, hogy a Társaságnak lehetősége lenne a felvetések megvizsgálására és megfelelő intézkedések meghozatalára. Ha alapos megfontolás után a dolgozó mégis úgy dönt, hogy a problémát a Társaságon kívül veti fel, abban az esetben csak az illetékes hatóságokat keresheti meg, vagyis azokat a szerveket, amelyek megfelelő intézkedéssel megoldást találhatnak a felvetett problémára es számú alapelv: névtelen bejelentés A vizsgálatok alapossága, az összes érintett védelme, valamint a névtelen bejelentés gyakorlata kialakulásának elkerülése érdekében feltétlen előnyben kell részesíteni az azonosított személytől származó bizalmas bejelentéseket. 5

6 Amennyiben a bejelentéssel érintett személy, vagy szabálytalanság természete miatt a dolgozó tarthat attól, hogy bejelentése miatt a későbbiekben őt hátrány érhetné, akkor névtelenül tehet bejelentést, azonban ez egyáltalán nem preferált. Sajátos jellegükből kifolyólag a névtelen bejelentéseket rendkívül kritikusan kell vizsgálni. Ha a munkatárs névtelen kíván maradni, akkor célszerű normál postai úton továbbítania a bejelentését es számú alapelv: a bejelentés tartalma A bejelentésben adjanak elegendő tájékoztatást az eseménnyel, vagy helyzettel kapcsolatban, mivel ez szükséges a megfelelő kivizsgáláshoz. Amennyiben nem érkezik be elegendő információ, az akadályozhatja az ügy teljes körű, alapos és eredményes kivizsgálását, a szükséges intézkedések meghozatalát. A bejelentés alapos kiértékeléséhez és teljes körű kivizsgálásához szükséges, hogy a bejelentést tevő dolgozó amennyiben lehetséges - megadja az alábbi információkat: a bejelentő személyazonossága és elérhetőségei; az eset bejelentésének oka; az eseménnyel érintett szervezeti egység megnevezése; az ügy leírása az összes ismert és releváns tény megemlítésével (pl. hol, mikor, kivel, mivel, milyen módon, milyen célból, mi történt); mely körülmény ad okot a szabálytalanság, visszaélés gyanújára, támogató információk; megtörtént, folyamatban lévő, vagy várhatóan a jövőben megtörténő esemény; a bejelentő miképpen szerzett tudomást az eseményről/helyzetről; vannak-e más, az üggyel kapcsolatban releváns információval, adattal rendelkező személyek/tanúk; tájékoztatott-e a bejelentő mást is az ügyről, ha igen, akkor mikor és kit; az érintett (kár)összeg becsült mértéke. Ha a fent meghatározott adatok illetve konkrétumok nem állnak rendelkezésre, akkor az nem jelelenti azt, hogy a bejelentést nem lehet megtenni. Az információk megszerzése során a bejelentőnek be kell tartania a vonatkozó törvényeket és belső szabályokat es számú alapelv: Centralizációs pont Local Compliance Officer. A Local Compliance officer a centralizációs pont, akinél az összes jelentés és ügy központosítása történik. Az összes bejelentési pontnak kötelessége, hogy a bejelentést haladéktalanul továbbítsa a Compliance Officernek. Amennyiben - témától függően - nem a Compliance Officer vizsgál ki egy bejelentést, akkor továbbítja az ügyet a belső ellenőrnek, vagy közös vizsgálatot folytat le a Banki Compliance Igazgatóságtól kirendelt személy(ek)el. Ha a belső ellenőr vizsgálja ki az ügyet, akkor folyamatosan tájékoztatnia kell a Compliance officer-t az ügy állásáról. A Compliance Officer az összes bejelentést - egy összefoglaló formájában, személyes adatok nélkül - továbbítja a Group Compliance Ethics&Fraud Unit - nak, az alábbi központi mail címen: reporting@kbc.be). Kivételes esetekben a Társaság vezérigazgatója, vagy a Csoport Compliance dönthet úgy, hogy a vizsgálatot a head office-on belüli független vizsgálati egység, vagy külső vizsgáló folytassa le. Ebben az esetben speciális szerződést kell kötni, aminek tartalmaznia kell a jelen szabályzat összes alapelvét és egy speciális titoktartási megállapodást as számú alapelv: a vizsgálat lefolytatása egypontos vizsgálat 3.1. A vizsgálatot lefolytató független személy/egység: A bejelentések kivizsgálásának végrehajtója alapesetben a Társaság Compliance Officere. Témától függően, illetve ha a bejelentés a Compliance Officerrel kapcsolatos, a Társaság Belső ellenőre is elvégezheti a vizsgálatot. 6

7 Amennyiben a bejelentés kivizsgálása olyan speciális szaktudást igényel, vagy olyan horderejű, témájú, melyet a Compliance Officer saját hatáskörben nem tud kivizsgálni, akkor a Banki Compliance Igazgatóságtól kirendelt személlyel/személyekkel együtt végzi el a vizsgálatot. Ha szükséges (például, ha érdekellentét merülhet fel, vagy egy belső vagy helyi kivizsgáló függetlensége esetlegesen nem biztosított), előfordulhat, hogy külső félhez kell folyamodni a vizsgálat levezetése céljából A vizsgálat lefolytatása: A vizsgálatot végző felelős a kivizsgálás haladéktalan és alapos lefolytatásáért. A vizsgálat főbb megállapításairól a Vezérigazgatónak, illetve az Igazgatóságnak és Audit, Risk és Compliance Bizottságnak - ezen keresztül a Csoport Compliance-nak - rendszeresen beszámol. A vizsgálatnak a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb 5 munkanapon belül (amennyiben a kérdés eldöntése nem igényel különös szakértelmet) meg kell állapítania, hogy jogos-e a bejelentett problémafelvetés. Szabálytalanság, visszaélés megalapozott gyanúja esetén haladéktalanul meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az esemény tényállásának felderítése, a bizonyítékok beszerzése és biztosítása érdekében (helyszín megtekintése, dokumentumok begyűjtése, videofelvételek biztosítása, kiértékelése, adathordozók biztosítása, stb.). Végre kell hajtani az eseményben érintett munkatársak meghallgatását. Megalapozott esetben az érintett dolgozókkal kapcsolatban kezdeményezni kell a szükséges munkaügyi intézkedések végrehajtását. Ennek érdekében a vizsgálatot lefolytató személy vagy szervezeti egység folyamatos kapcsolatot tart a Banki Humánpolitikai divízió illetékes vezetőjével. A bejelentő személyes vagy más módon való folyamatos tájékoztatása a vizsgálat előrehaladtáról, amennyiben ez bizonyosan nem okoz kárt a bejelentőnek, illetve nem hátráltatja a vizsgálatot. A bejelentőnek joga van a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáféréshez. Azonban e jog korlátozható más személy joga, vagy a vizsgálat / Társaság érdeke miatt. Továbbá ez a jog nem jogosítja fel a bejelentőt arra, hogy a dokumentumokból vagy a vizsgálatra, a megállapításokra, az intézkedésekre vonatkozó anyagokból másolatot készítsen, A bejelentő személyének titokban tartása (a forrás nem fedhető fel), hacsak a bejelentő világosan nem adja hozzájárulását személyének felfedéséhez, illetve ha felfedését nem írja elő törvény. Ez nem zárja ki azt, hogy a bejelentővel, mint az összes érintett személlyel, interjút készítsenek a jelentett üggyel kapcsolatban. Bűncselekmény elkövetésének megalapozott gyanúja esetében az illetékes nyomozó hatóságnál kezdeményezni kell a büntetőeljárás megindítását, biztosítani kell a cselekmény személyi és tárgyi bizonyítékait. A vizsgálat során tartózkodni kell az esetlegesen kárt okozó állításoktól, védve ez által az érintettek személyi jogait és a kivizsgálás folyamatát. A kivizsgálást minden esetben úgy kell lefolytatni, hogy az ne keltse fel olyanok figyelmét, illetve ne ösztönözzön találgatásra olyanokat, akiknek a részvétele nem szükséges. A vizsgálatban minden munkavállaló köteles teljes és jóhiszemű együttműködést tanúsítani. A bejelentéssel kapcsolatos minden tényt, adatot és dokumentumot szigorúan bizalmasan kell kezelni. A hivatalos szervek felé a tényeket kell jelenteni. Adott esetben vádat lehet benyújtani az illetékes kormányzati hatóságoknak. Védeni kell a bejelentett személy jogait A vizsgálat lezárása, javaslattételek A vizsgálatot lehetőség szerint 30 napon belül le kell zárni. A vizsgálat folyamatáról, megállapításairól és a javasolt intézkedésekről, szankciókról készített részletes összefoglaló jelentést a vizsgálatot lefolytató személy(ek) vagy szervezeti egység, 5 munkanapon belül továbbítja a Vezérigazgatónak, az Igazgatóságnak, az Audit, Risk és Compliance Bizottságnak,. A vizsgálat során feltárt szabálytalanságok és kockázatok megszüntetése, a hasonló jellegű események megelőzése érdekében tett ajánlásokat a vizsgálat lezárását követő 5 munkanapon belül meg kell küldeni az illetékes vezetőknek. Haladéktalanul intézkedni kell az adott visszaélés megtörténtét elősegítő külső és belső tényezők felszámolására. 7

8 Kezdeményezni kell az eljárás lezárását követő 5 munkanapon belül a vizsgálat során feltárt összefüggések, tanulságok beépítését a megelőzés rendszerébe. Folyamatos kapcsolatot kell tartani az adott ügyben büntetőeljárást folytató nyomozóhatósággal, biztosítani kell megkereséseik teljes körű megválaszolását es számú alapelv: a bizalmasság és objektivitás garanciája A Menedzsment felelős azért, hogy biztosítsa az összes érintett fair, objektív és szigorúan bizalmas kezelését, valamint speciálisan képzett személyek által történő alapos és fair vizsgálatát elfogadható időn belül. A visszaélést, vagy súlyos szabálytalanságot bizonyítottan megvalósító, valamint az azok bekövetkezésében vétkes személyek a munkajogi szabályzókban nevesített, a cselekményük súlyának megfelelő jogkövetkezményekre számíthatnak ös számú alapelv: a bejelentő védelme A jelen szabályzat alapján szabálytalanságot jelentő munkavállaló semmilyen formában nem szenvedhet hátrányt bejelentése miatt, függetlenül attól, hogy az abban foglaltak később igazolást nyernek-e, vagy sem. Amennyiben ilyen következmény érné őket, a bejelentők ahhoz a személyhez fordulhatnak, akinek a bejelentést tették, illetve, ha magasabb fórum elé kívánják vinni az ügyet, akkor közvetlenül az Audit, Risk és Compliance Bizottság elnökét, a Felügyelő Bizottság elnökét, az Igazgatóság elnökét is megkereshetik. A Társaságnak elkötelezett amellett, hogy hátrányos megkülönböztetéstől és zaklatástól mentes munkakörnyezetet biztosítson munkavállalói számára, ugyanakkor elvárja dolgozóitól, hogy ők is kivegyék részüket ennek megőrzésében, fenntartásában. Fegyelmi intézkedés vár mindazokra, akik a jelen szabályzat alapján bejelentést tett munkavállalót hátrányosan megkülönböztetnek, vagy zaklatnak. Amennyiben a munkavállaló nem a jelen szabályzat alapján, ellenben félrevezető módon vagy rosszhiszeműen tesz bejelentést, vagy ad tovább gyanúsítást, nem jogosult a szabályzatban biztosított védelemre. A szándékosan félrevezető, vagy rosszhiszemű állítások bejelentői ellen a vizsgálatot lefolytató személy(ek) vagy szervezeti egység javaslata alapján fegyelmi eljárás indul os számú alapelv: a bejelentett személy védelme A Társaság garantálja, hogy az a személy, akivel kapcsolatban gyanút jelentettek be védelemben részesül olyan értelemben, hogy az egyensúlyt képezzen a különböző érintett felek érdekei és jogai között, beleértve ebbe a Társaságnak a tények kivizsgálására vonatkozó jogát is. A bejelentett személy jogosult arra, hogy információt kapjon (adatkezelő megnevezése, mivel vádolják, ki kapta meg az információt). Jogosult továbbá a rá vonatkozó helytelen, vagy inkorrekt információk helyesbítésére, kijavítására, törlésére az adatvédelmi szabályoknak megfelelőn. Ez a jog nem jogosítja fel a bejelentett személyt arra, hogy a dokumentumokból vagy a vizsgálatra, a megállapításokra, vagy az intézkedésekre vonatkozó anyagokból másolatot készítsen, A bejelentett személy védelmére szolgáló jogok a vizsgálat hátráltatásának, korlátozásának elkerülése, megakadályozása érdekében korlátozhatók, gyakorlásuk későbbre halaszthatók. A jogok gyakorlásának korlátozása, felfüggesztése minden esetnél külön vizsgálatot és döntést igényel. A bizalmasság elve nem sérülhet, a bejelentő névtelenségét garantálni kell, kivéve ha jogi kötelezettség az ellenkezőjét írja elő. 7. Az állam, a társasági, az értékpapír - és az üzleti titok megőrzése A dolgozó köteles a rábízott, illetőleg tudomására jutott bármely titokkörbe tartozó, vagy a Társaság számára bármely módon érzékeny egyéb információt tartalmazó adat megőrzésére. 8

9 A bejelentés bármely úton történő továbbítása esetén figyelemmel kell lenni arra, hogy az abban foglaltak (szabálytalan levélfeldolgozás, tévedés, stb. okán) arra illetéktelen személyek előtt is ismertté válhat. Ez a veszély fokozottan áll fenn az ingyenes levelezőrendszerek esetében, ezért amennyiben elyen címről küldenek bejelentést, az elküldött levelet azonnal törölni célszerű a postaládából as számú alapelv: Kommunikácó Bevezetés Jelen szabályzat megtalálható a Társaság hatályos szabályzatai között. A szabályzat bevezetéséért, aktualizálásáért és tartalmának oktatásáért felelős személy a Társaság Complaicne Officere. A vonatkozó csoport compoliance szabály megtalálható a K&H Bank Intranet-én es számú alapelv: Monitoring és jelentés A Local Compliance Officer a whistle blowing-ra vonatkozó standardok bevezetését és működését illetően éves szinten jelent a Group Compliance felé a standard (Audit, Risk és Compliance Committee) jelentési vonalon keresztül. Melléklet: 1. számú melléklet: A veszély/kockázat/kár/személyi sérülés, illetve a bizalomvesztés és a jó hírnév sérülés mértékeinek biztonsági értelmezése 2. számú melléklet: Bejelentési pontok a Társaságnál 9

10 1. számú melléklet A veszély/kockázat/kár/személyi sérülés, illetve a bizalomvesztés és a jó hírnév sérülés mértékeinek biztonsági értelmezése: kisebb közvetlen veszély/kockázat/k ár közvetett veszély/kockázat/kár 200 ezer Ft-ig 1 embernapon belül, 200 ezer Ft költség alatt állítható helyre személyi sérülés bizalomvesztés jó hírnév sérülése néhány könnyű sérülés bizalomvesztés egyes munkatársakban, fegyelmi intézkedést igényel a bekövetkezett esemény - nagyobb 500 ezer Ft-ig 6 emberhéten belül, néhány súlyos sérülés 500 ezer Ft költség alatt állítható helyre bizalomvesztés egyes munkatársakban, büntető feljelentést is igényel az eset helyi szinten jelentős 1 m Ft-ig 2 emberhónapon belül, 1 m Ft költség alatt állítható helyre tömeges könnyű, vagy több súlyos sérülés bizalomvesztés a középvezetésben, azonnali személyi változásokat igényel az esemény régiók szintjén különösen nagy 5 m Ft-ig 5 emberhónapon belül, 5 m Ft költség alatt állítható helyre tömeges súlyos sérülések bizalomvesztés a középvezetésben, büntetőfeljelentést is igényel az esemény országos szinten különösen jelentős 5 millió Ft fölött 1 emberéven túl, 5 m Ft költség fölött állítható helyre haláleset Bizalomvesztés a felsővezetésben, azonnali személyi változások szükségesek nemzetközi kihatással COMP-TITK-02/1 Belső bejelentések kezelése 1

11 2. számú melléklet Bejelentési pontok a Társaságnál: - Local Compliance Officer: Ludányi Ildikó, Ildiko.ludanyi@kh.hu, tel: , fax: Belső ellenőr Gedeon Zsolt, Zsolt.Gedeon@kh.hu, tel: , fax: Risk Manager: Ziaja György, gyorgy.ziaja@kh.hu, tel: , fax: Vezérigazgató: Zobor Zsuzsa, zsuzsa.zobor@kh.hu, tel: , fax: az anyavállalat Vezérigazgatója (IG tag): Hendrik Scheerlinck, hendrik.scheerlinck@kh.hu, tel: , fax: az Audit, Risk és Compliance Bizottság elnöke: Gombás Attila, attila.gombas@kh.hu, tel: , fax: az Igazgatóság elnöke: Gert Rammeloo, gert.rammeloo@kbc.be, tel: , fax: az FB elnöke: Németh Balázs, balazs.nemeth@kh.hu, tel: A fenti személyek változása esetén a lista aktualizálását a Compliance Officer végzi el a jelen szabályzat módosítása nélkül. COMP-TITK-02/1 Belső bejelentések kezelése 2