ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 1. szám 129. évfolyam január 24. TARTALOM

Átírás

1 1. szám 129. évfolyam január 24. ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG Utasítások TARTALOM Oldal Egyéb közlemények: Oldal 1/2014. (I. 24. MÁV Ért. 1.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás: a MÁV Zrt. Ellenôrzési Utasítása. 1 2/2014. (I. 24. MÁV Ért. 1.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Csoport válságkezelési és válságkommunikációs feladatairól. 99 A MÁV Zrt. Központi Üzemi Tanács december 19-én megtartott ülésének határozatai. 142 A MÁV Dokumentációs Központ és Könyvtárba újonnan érkezett UIC döntvények. 146 Utasítások 1/2014. (I. 24. MÁV ÉRT. 1.) EVIG SZÁMÚ ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI UTASÍTÁS: A MÁV ZRT. ELLENÔRZÉSI UTASÍTÁSA 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja: a MÁV Zrt. vonatkozásában a belsô ellenôrzési rendszerének definiálása, mûködtetésével, értékelésével kapcsolatos feladatok, felelôsségek elhatárolása azért, hogy a szervezeti célok elérése érdekében a belsô ellenôrzés végrehajtása a nemzetközi standardoknak és a legjobb gyakorlatnak megfelelô módszertan alkalmazásával történjen. 2.0 AZ UTASÍTÁS HATÁLYA ÉS A FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt szervezeti egységeire, mûködési folyamataira, projektjeire, munkavállalóira, ezen belül különösen: a MÁV Zrt. üzleti, irányítási és támogató folyamataiban résztvevô valamennyi funkcionális és üzleti tevékenységet végzô szervezeti egységre és munkavállalóra; a MÁV Zrt. átalakulásához kapcsolódó szervezet-átalakítási és mûködésfejlesztési projektekre; a MÁV Zrt. és leányvállalatai közé tartozó gazdasági társaságokra, a MÁV Zrt. által kezdeményezett ellenôrzések vonatkozásában, ezen belül különösen azokra a leányvállalatokra, amelyek a MÁV Zrt. által vezetett vizsgálatokban a belsô ellenôreik közremûködésével végeznek ellenôrzéseket; azokra a korlátolt felelôsségû társaságokra és zártkörûen mûködô részvénytársaságokra, amelyekben a MÁV Zrt. a gazdasági társaságokról szóló évi IV. törvény (továbbiakban Gt.) 52. (2) bekezdése alapján minôsített többséget biztosító befolyással rendelkezik, továbbá; azokra a részvénytársaságokra illetve korlátolt felelôsségû társaságokra, amelyekben a MÁV Zrt. meghatározó befolyással rendelkezik (ellenôrzött táraság). Azokban a gazdasági társaságokban, amelyekben a MÁV Zrt. kisebbségi tulajdonos, az ellenôrzési jogosultságát a Portfolió-gazdálkodási Igazgatóság tevékenységének ellenôrzésével gyakorolja. A társaságok belsô ellenôrzési rendszerének elemeire vonatkozóan, az utasításban foglaltak irányelvként tekintendôk.

2 2 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám 2.2 FELELÔSSÉG A MÁV Zrt. Alapító okirat 9.2.g) pontja szerint az Elnökvezérigazgató feladata és hatásköre a Társaság ellenôrzési rendszerére vonatkozó szabályzat jóváhagyása. A menedzsment feladata és felelôssége a belsô kontrollok rendszerének kialakítása és fenntartása. A belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének feladata és felelôssége az Általános Ellenôrzési Utasítás mint belsô ellenôrzési alapszabály elkészítése, karbantartása, a szükséges módosítások, korszerûsítések végrehajtása, jóváhagyásra a vezetô testület elé terjesztése. Az utasítást az elfogadott belsô ellenôrzési stratégia mentén, a belsô ellenôrzési szakma nemzetközi normái a belsô szabályrendszer figyelembevételével és a legjobb szakmai gyakorlat elismerésével kell kidolgozni. A normák alapelvekre épülô, kötelezô elvárások, amelyek a következôkbôl állnak: Alapvetô normák: a belsô ellenôrzési tevékenységet végzô szervezetek és szakemberek jellemzôit mutatják be; Végrehajtási normák: a belsô ellenôrzési tevékenység sajátosságait, minôségi kritériumait adják, amely alapján a szolgáltatások teljesítménye értékelhetô; Megvalósítási normák: az alapvetô és a végrehajtási normákra vonatkozó követelmények rendszere a bizonyosságot adó és a tanácsadói funkciókra kiterjedôen. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA MÁV Zrt. és leányvállalatai: a MÁV Zrt. munkaszervezete, annak funkcionális és üzleti tevékenységet folytató szervezete, és az irányítása alá tartozó szervezeti egységek, valamint a MÁV Zrt. tulajdonú gazdasági társaságok, amelyeknél a tulajdonos MÁV Zrt. minôsített többséget biztosító, vagy meghatározó befolyással rendelkezik. Szervezeti egység: a MÁV Zrt. munkaszervezetében valamennyi üzleti és funkcionális szervezet az irányítási és szolgáltatási szinten. Etikai Kódex: a Belsô Ellenôrök Intézetének (IIA) Etikai Kódexe, olyan viselkedési szabályrendszer, amely a belsô ellenôröktôl elvárt magatartást írja le. Belsô ellenôrzési tevékenység: Egy osztály, részleg, tanácsadói csoport vagy egyéb szakértô(k), amely független, tárgyilagos bizonyosságot adó eszközt és tanácsadói tevékenységet biztosítva értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Bizonyosságot adó szolgáltatások: Tények tárgyilagos vizsgálata a szervezeti kockázatkezelés, a kontroll vagy az irányítási folyamatok független értékelése céljából. Tanácsadó szolgáltatások: Tanácsadás és az ügyfelek számára nyújtott ehhez kapcsolódó szolgáltatások, amelyek jellegét és hatókörét az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg, és hozzáadott értéket eredményeznek, javítják a szervezet irányítását, kockázatkezelését és kontroll folyamatait, anélkül, hogy a belsô ellenôr vezetôi felelôsséget vállalna át. Függetlenség: minden olyan feltételtôl való mentesség, ami veszélyeztetné a belsô ellenôrzést abban, hogy belsô ellenôrzési feladatait elfogulatlanul végrehajtsa. Tárgyilagosság: elfogulatlan hozzáállás, amely lehetôvé teszi a belsô ellenôrök számára, hogy megbízásaik végrehajtása során higgyenek a munkájuk eredményében és ne tegyenek minôségi kompromisszumokat. Összeférhetetlenség: Minden olyan kapcsolat, ami ellentétes, vagy ellentétesnek tûnik a szervezet legfôbb érdekeivel. Az összeférhetetlenség alapján feltételezhetô, hogy az adott személy nem képes objektív módon végrehajtani a kötelességét és a feladatait. Minôségbiztosítás: a belsô ellenôrzési tevékenység értékelése, abból a szempontból, hogy az mennyire felel meg a normáknak, illetve eredményessége és hatékonysága milyen mértékû. Kockázat: olyan esemény bekövetkezésének a lehetôsége, amely hatással lehet a célkitûzések elérésére. A kockázatot a következmény és a valószínûség alapján mérik. Kockázatkezelés: az a folyamat, melynek során azonosítják, felmérik, kezelik és felügyelik a várható eseményeket vagy helyzeteket annak érdekében, hogy megfelelôképpen biztosítsák a szervezeti célkitûzések megvalósulását. Kontroll: minden olyan intézkedés a vezetés, a vezetô testület és egyéb felek részérôl, amely arra irányul, hogy kezelje a kockázatot és növelje a célok, célkitûzések megvalósulásának a valószínûségét. Ellenôrzési Napló, Felügyeleti Könyv: a hatósági és felügyeleti ellenôrzések rögzítésére szolgál, ezekben az ellenôrzés során tett fôbb megállapításokat kell rögzíteni. Önellenôrzés: az elvégzett feladatok utólagos, nem hatósági ellenôrzése a végrehajtásért felelôs által. Munkafolyamatba épített ellenôrzés: elôzetes és utólagos (nem hatósági) ellenôrzés a tevékenységet végzô vezetôk, munkatársak, automatizmusok által. Számítógépes programba épített automatikus ellenôrzések: számítástechnikai úton, a programokba épített gépi automatizmusok. Monitoring: olyan tevékenység, amely a kiválasztott folyamat(ok) meghatározott paramétereinek (terv-tény adatok) folyamatos, valós idejû rögzítése, értékelése, és eltérés esetén a szükséges intézkedések kezdeménye-

3 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 3 zése révén járul hozzá a gazdaságos és hatékony munkavégzéshez, a munkafolyamatokba épített ellenôrzés keretében. Szakellenôrzés: a munkafolyamatba épített ellenôrzés speciális területe. A szakellenôrzések a funkcionális szervezetek által végzett szabályossági ellenôrzések, amelyeket jogszabályok, szabályzatok, szabványok és technológiai utasítások tartalmaznak. További fogalom meghatározásokat a Függelékben hivatkozott Belsô Ellenôrzési Kézikönyv tartalmazza. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési rendszere A belsô ellenôrzési rendszer elemei A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési rendszere tartalmazza a társasági célok elérése érdekében mûködtetett belsô kontrollok rendszerét és a független belsô ellenôrzési funkciót. A MÁV Zrt. a tulajdonában lévô társaságai ügyvezetését a Gt.38. elôírásaira is tekintettel felügyelô bizottság útján is ellenôrzi A belsô kontrollok rendszere Belsô kontroll rendszer az a teljes rendszer, amely egy szervezet ellenôrzési tevékenységeit foglalja magában a vezetôi ellenôrzéseket és a munkafolyamatokba épített ellenôrzéseket tartalmazza. Megbízható és eredményes mûködése a társaság/szervezet kockázatainak alapos és rendszeres felmérésétôl függ. A belsô kontroll teremti meg a szervezet folyamatai kontrolláltságának alapját, ésszerû bizonyosságot szolgáltatva arra vonatkozóan, hogy a vállalati célok elérésre kerülnek. Lehetôvé teszi a társaság hatékony, és megfelelô mûködését a lényeges mûködési, üzleti, pénzügyi és egyéb kockázatokra adott megfelelô válaszok biztosításával Kontroll folyamatok a kontroll rendszer részét képezô irányelvek, eljárások és követelmények, amelyeknek biztosítaniuk kell, hogy a kockázatok mértéke a kockázatkezelési folyamat által meghatározott tûréshatáron belül maradjon. Kontroll környezet a vezetô testületnek és a vezetésnek a szervezeten belüli kontroll fontosságára vonatkozó viselkedése és intézkedéseinek összessége. A kontroll környezet biztosítja a belsô kontroll rendszer elsôdleges céljainak eléréséhez a fegyelmet és a struktúrát A belsô kontrollok rendszerének kialakítása és mûködtetése A menedzsment feladata és felelôssége A menedzsment feladata és felelôssége (beleértve felelôsségi területeik elhatárolása alapján a szervezeti egységek, vezetôit is) a belsô kontrollok olyan stabil rendszerének kialakítása és fenntartása, amely biztosítja a társaság tevékenységét érintô kockázatok kezelését, valamint a társaság kitûzött teljesítmény- és nyereségcéljainak elérését. A belsô kontrollok rendszerének kialakítása keretében a vezetés megtervezi, megszervezi és irányítja azoknak a szükséges intézkedéseknek a végrehajtását, amelyek biztosíthatják a célok és célkitûzések elérését A belsô kontroll rendszer alapvetô normái A MÁV Zrt.-re vonatkozóan a belsô kontrollok rendszerével kapcsolatos alapvetô normákat - a társaság alapító okiratában foglaltak figyelembe vételével a Mûködési és Szervezeti Szabályzat (továbbiakban: MSZSZ) és az ahhoz szorosan kapcsolódó Döntési Hatásköri Lista tartalmazza A belsô kontrollok beépítése az üzleti és támogató folyamatokba A belsô kontrollok beépítése az üzleti és támogató folyamatokba normatív utasítások útján történik. Az MSZSZ hatásköri elhatárolása szerinti vezetôk normatív utasításban szabályozzák a társaság üzleti és funkcionális folyamatait a folyamatszervezés általános követelményeinek megfelelôen. Ennek keretében meghatározzák a munkafolyamatok ellenôrzési pontjait, az ellenôrzések tárgyát, módját, idôpontját, gyakoriságát, a visszacsatolás módját, azaz, hogy kinek kell jelezni és milyen formában a hiba elôfordulását, megszüntetését, az ismétlôdés megelôzése érdekében tett és teendô intézkedéseket. A MÁV Zrt. szervezeti egységei, a felügyeletük alatt mûködô egységeknél kötelesek megszervezni a munkafolyamatok szabály- és utasításszerû végzésének folyamatos ellenôrzését, és azt vezetôi és munkafolyamatokba épített ellenôrzési jelleggel gyakorolni A belsô ellenôrzés által értékelt belsô kontrollok Az IIA. normáknak megfelelôen a belsô kontrollok rendszerét a belsô ellenôrzésnek értékelnie kell. Kiemelt szempontként kezelve a szervezet irányítási, mûködési és információs rendszereit, az azokban kockázatokat kezelô kontrollok megfelelôségére és hatékonyságára tekintettel: a törvények, a szabályzatok, az irányelvek, az eljárások és a szerzôdések betartására, a pénzügyi és mûködési adatok megbízhatóságára és zártságára, a mûködés és az informatikai alkalmazások hatékonyságára és eredményességére, a vagyonvédelemre.

4 4 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám A belsô kontrollok visszacsatolása A belsô kontrollok visszacsatolását úgy kell kialakítani, hogy a tapasztalt hibák jelentésre kerüljenek az ellenôrzött folyamatért felelôs vezetônek, a hiba jellegérôl és a tett intézkedésekrôl az egy szinttel feljebb álló vezetôt is értesíteni kell Vezetôi ellenôrzés Vezetôi ellenôrzés fogalma Vezetôi ellenôrzés az irányítási tevékenység szerves részeként az üzleti, irányítási és támogató folyamatok rendszeres és eseti ellenôrzése, a meghozott vezetôi döntések, a folyamatokat érintô hatások, és azok következményeinek felmérése, vizsgálata. Célja a felmerült hibák, hiányosságok alapján, illetve azok megelôzése érdekében a szükséges vezetôi döntések megalapozása, meghozatala és a döntések hatásának felülvizsgálata. A vezetôi ellenôrzés magában foglalja a társaság valamennyi vezetôjének az ellenôrzési tevékenységét. Részletes szabályait a belsô szabályzatokban és a munkaköri leírásokban kell rögzíteni A vezetôi ellenôrzés fôbb módszerei: engedélyezési, aláírási, láttamozási jog gyakorlása a gazdasági vagy egyéb kihatással járó intézkedések megtételérôl, tartalmi helyességük ellenôrzésével, elemzés, értékelés eseti vagy rendszeres végzése a mûszaki, gazdasági vagy egyéb adatok, információk (GIR, VIR, stb.) felhasználásával, beszámoltatás a feladatok teljesítésérôl, az intézkedések végrehajtásáról, amely lehet rendszeres és eseti, helyszíni ellenôrzések végzése, melynek során a vezetô meggyôzôdik a munkavégzés feltételrendszerének meglétérôl, a munka szabályszerû végzésérôl, a munkafegyelem helyzetérôl, a munkafolyamati és helyi vezetôi ellenôrzésrôl, amelyet dokumentálni kell, minôségbiztosítási és ellenôrzési rendszer kialakítása és mûködtetése. A vezetôi ellenôrzés mértékét a tevékenység jellegével és kockázattartalmával összhangban kell kialakítani. A vezetô feladata többek között a munkafolyamatokba épített ellenôrzés rendeltetésszerû mûködtetése és annak ellenôrzése is A vezetôi ellenôrzések dokumentálása A vezetôi ellenôrzések végrehajtását dokumentálni kell. Dokumentálásnak kell tekinteni pl. az értekezletek, megbeszélések jegyzôkönyveit, emlékeztetôit, és az azokban hozott határozatokat, valamint a helyszíni ellenôrzést követôen felvett jegyzôkönyveket, valamint a Felügyeleti Könyv bejegyzéseit Munkafolyamatokba épített ellenôrzés Munkafolyamatba épített ellenôrzés fogalma Munkafolyamatokba épített ellenôrzés a jogszabályok, utasítások, szabványok, technológiák, kézikönyvek és szabályzatok elôírásainak, valamint az integrált számítógépes irányítási rendszerek (GIR, SZIR stb.) ellenôrzési pontjainak folyamatos, monitoring jellegû ellenôrzése, felügyelete, melyeknél az ellenôrzési pontok kialakítása része a folyamatok megvalósításának és azok egymás utáni sorrendjének. Célja: a munkafolyamatok sarokpontjainál olyan kontroll lehetôségek és kötelezettségek kialakítása, amelyek biztosítják a szabályszerû mûködést, illetve a gazdaságos és hatékony forrásfelhasználást. A tevékenységek folyamataiba épített ellenôrzést olyan formában kell megszervezni, hogy az üzleti, üzemviteli, a gazdasági, stb. folyamatok esetében minden munkamûvelet egyben a megelôzô tevékenység ellenôrzését is jelentse. A munkafolyamatokba épített ellenôrzés mûködtetéséért a fô tevékenységi kör vezetôje felelôs. A munkafolyamatokba épített ellenôrzési rendszer mûködtetésével biztosítani kell: az alap-, a kiegészítô- és a kisegítô tevékenységek folyamatos és zárt felügyeletét, a hibák, hiányosságok idôbeni felismerhetôségét, keletkezésének megelôzését, az intézkedés kikényszerítését, a munkavállalók személyi felelôsségének érvényesítését. A munkaköri leírásoknak tartalmazniuk kell a szervezeti egységek, azok vezetôinek és munkavállalóinak munkafolyamatba épített ellenôrzési kötelezettségeit, - az MSZSZ-ben meghatározott feladatokkal összhangban - utalva a folyamatleírásokban, szabályzatokban meghatározott konkrét ellenôrzési feladatokra A munkafolyamatba épített ellenôrzések formái A munkafolyamatokba épített ellenôrzés megvalósulhat: önellenôrzéssel, munkafolyamatokban a követô tevékenységet végzôk által végzett ellenôrzések útján, számítógépes programba épített automatikus ellenôrzésekkel, a tevékenységek folyamatainak, adatainak szakmai irányító szervezet általi kontrolljával, teljesítményi, pénzügyi, pénzforgalmi stb. adatok, mutatók monitoring jellegû értékelésével, elemzésével, szakellenôrzéssel. Önellenôrzés az elvégzett feladatok utólagos ellenôrzése a végrehajtásért felelôs által. Valamennyi munkavállaló felelôs feladatai legjobb tudása szerinti ellátásáért. A vezetôk, munkatársak, ügyintézôk által végzendô ellenôrzési tevékenységet a munkavállalók munkaköri leírásában kell kijelölni.

5 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 5 Számítógépes programokba épített automatikus ellenôrzések az adatbiztonság követelményeinek megfelelôen kerülnek megvalósításra, az alkalmazás a felhasználó szervezeti egység feladata. Monitoring olyan tevékenység, amely a kiválasztott folyamatok meghatározott paramétereinek folyamatos, valós idejû rögzítése, értékelése és eltérés esetén a szükséges intézkedések kezdeményezése. Szakellenôrzés a magas eredendô kockázattal rendelkezô területeket érintô, a funkcionális szervezetek által végzett szabályossági ellenôrzés, melyet jogszabályok, belsô szabályzatok, szabványok és technológiai utasítások tartalmaznak. Céljuk a hiányosságok feltárása, megelôzése a vasúti tevékenység és a kapcsolódó területek kiemelt kockázattal rendelkezô folyamatainál. A szakellenôrzések végrehajtását önálló utasítások írják elô. A munkafolyamatokba épített ellenôrzések megvalósulási folyamatának szabályozása az adott szervezeti egység feladata, a szervezeti egység vezetôje felelôs a szabályzat elkészítéséért, illetve betartásáért A munkafolyamatokba épített ellenôrzések dokumentálása A munkafolyamatokba épített ellenôrzések végrehajtását dokumentálni kell. Dokumentálásnak kell tekinteni, pl. egy-egy részfolyamat befejezését követô az ellenôrzés megtörténtét igazoló aláírást, vagy a minôségbiztosítási rendszereknél a munkafolyamatok elvégzését igazoló, úgynevezett ellenôrzô listák kitöltését is Független belsô ellenôrzés A független belsô ellenôrzés fogalma A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását A független belsô ellenôrzés feladata A független belsô ellenôrzés feladata a menedzsment és a vezetô testületek támogatása a MÁV Zrt. szervezeti céljainak megvalósításában. A MÁV Zrt. céljai elérése érdekében rendszerszemléletû megközelítéssel, módszeresen és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok gazdaságosságát és hatékonyságát. A belsô ellenôrzés feladatának elvégzése érdekében információkat gyûjt, értékel, elemzéseket készít, a kockázatkezelés, a kialakított kontrollok és az irányítási folyamatok hatékonyságának rendszerszemléletû, módszeres értékelését, a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok, a gazdaságtalan, vagy nem kellôen hatékony folyamatok okainak feltárását, megelôzését, vezetôi döntések, intézkedések kezdeményezését, döntés-elôkészítést a folyamatok fejlesztését elôsegíti, a meghozott vezetôi döntések végrehajtásának hatását felülvizsgálja. E feladata körében a belsô ellenôrzés elsôsorban: értékeli a belsô kontrollrendszer mûködést (a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és kommunikációt, elemzi valamint a nyomon követés folyamatait), vizsgálja eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát; ellenôrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg; a belsô ellenôrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. Feladatai végrehajtásának érdekében az alábbi tevékenységet végzi: 1. Kockázatelemzésen alapuló tervek készítése, a belsô ellenôrzési tevékenység a szervezet céljaival összhangban álló prioritásainak meghatározása. 2. Az ellenôrzési tervben szereplô és a társasági irányítás által kezdeményezett vizsgálatok szervezése és végrehajtása. A MÁV Zrt. szervezeti egységeinél, kiemelten: a) a szervezet irányítását, mûködését és információs rendszerét fenyegetô kockázatok feltárása és értékelése, a szervezet kockázatkezelési rendszere és a kontroll tevékenységek megfelelôségének, hatékonyságának, eredményességének minôsítése a szervezeti célok megvalósulása érdekében, b) az irányítási folyamat, célkitûzéseinek, programjainak és tevékenységeinek tervezése, végrehajtása, hatékonyságának értékelése, 3. Tanácsadói szolgáltatások, speciális tanácsadói megbízások teljesítése, kiemelten: a) a vizsgálatok során feltárt kockázatok és összefüggések alapján javaslattétel a társasági stratégia megvalósítását célzó projektek indítására, közremûködés a projektek elôkészítésében és lebonyolításában, b) részvétel a fejlesztési és átalakítási projektek, állandó bizottságok, magas kockázatú helyzetet kezelô munkacsoportok munkájában, c) nagyobb projektek, üzleti folyamatok, változásait átfogó szabályozások elôkészítésének véleményezése, d) közremûködés a belsô ellenôrzés által tett javaslatok megvalósításában. 4. A fejlesztési, beruházási projektek elôkészítésének, tendereztetésének, megvalósításának és a források felhasználásának folyamatos, audit típusú ellenôrzése, a támogatási forrástól és finanszírozási formától függô

6 6 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám ellenôrzési módszertan szerinti felülvizsgálati tevékenység végzése. 5. A belsô ellenôrzési vizsgálatok végleges eredményeinek kommunikálása, 6. A belsô ellenôrzési tevékenység összehangolása, az információk megosztása más belsô és külsô bizonyosságot adó szolgáltatást és tanácsadást nyújtó szervezetekkel. 7. Részvétel a hazai és nemzetközi szakmai szervezetek munkájában. 8. A vizsgálatokban a MÁV Zrt. kockázatkezelési rendszerének, a kockázatkezelés és a kontrollok megfelelôsségének és mûködési hatékonyságának rendszeres értékelése, a javaslatok megvalósulásának nyomon követése, a végrehajtás utóellenôrzése. A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete végzi a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezetein belül mûködô kockázatkezelési tevékenység rendszeres auditját. 9. A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete a MÁV Zrt. etikai bejelentô rendszerét mûködteti, ennek kapcsán az Etikai Kódex elôírásainak való megfelelést biztosítja. Az etikai vizsgálatok alapvetôen célvizsgálatok, melyek elvégzése során Az etikai és más elôírásokat sértô helyzetek, visszaélések feltárásának és kivizsgálásának rendjérôl szóló utasítás szerint kell eljárni A független belsô ellenôrzési szervezet A független belsô ellenôrzési (belsô audit) funkciót a MÁV Zrt. vonatkozóan a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete és a társaságok által foglalkoztatott független belsô ellenôrök látják el. A független belsô ellenôrzés a társaság munkaszervezetétôl függetlenül kialakított szervezet. A függetlenség megtartása érdekében a Felügyelô Bizottság a hatályos FB ügyrend szerint a Társaság irányítási szintjén foglalkoztatott függetlenített belsô ellenôrzési vezetô megbízatása és felmentése tekintetében egyetértési jogot gyakorol. Az ellenôrzési szervezet felépítését és feladatait az MSzSz tartalmazza A funkcionális függetlenség elemei Az Elnök-vezérigazgató felelôs a belsô ellenôrök funkcionális /feladatköri és szervezeti/ függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelôsséget másra nem ruházhatja át. A belsô ellenôr az ellenôrzési és tanácsadói feladatokon kívül más tevékenység végzéséért nem lehet felelôs. A belsô ellenôrzés feladattervét kockázatelemzésekre alapozva állítja össze. A belsô ellenôrzés az elfogadott ellenôrzési program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. A vizsgálattal megbízott belsô ellenôr befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, a következtetéseket és javaslatokat tartalmazó összefoglaló jelentését, melynek a tartalmáért felelôs A független belsô ellenôri tevékenység szakmai és etikai keretei A független belsô ellenôrök feladatait a Belsô Ellenôrök Intézete (IIA) Nemzetközi Normái szerint, az azzal egységes szerkezetben összeállított, azt kiegészítô speciális eljárásokat tartalmazó Belsô Ellenôrzési Kézikönyv figyelembe vételével, a MÁV Zrt. Etikai Kódexe és a Belsô Ellenôrzési Szakma Etikai Kódexe elôírásaival összhangban kell ellátni. Ha a normák szerinti mûködés nem valósul meg teljes egészében, errôl, és hatásáról a belsô ellenôrzési tevékenység hatókörére, mûködésére, tájékoztatni kell a felsô vezetést és a vezetô testületet. A belsô ellenôrök feladatai elvégzéséhez szükséges szakmai tudást, gyakorlatot és egyéb képességeket a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A belsô ellenôrzésnek szervezeti szinten is birtokolnia kell, vagy meg kell szereznie a feladatai végrehajtásához szükséges tudást, gyakorlatot és egyéb képességeket, ami a belsô ellenôrzés vezetôjének felelôssége. Ha a belsô ellenôrzési szervezet munkatársai nem rendelkeznek a megbízás végrehajtásához szükséges tudással, gyakorlattal és egyéb képességekkel, akkor a belsô ellenôrzés vezetôjének megfelelô külsô szakértôt és segítséget kell igényelnie. A belsô audit szervezet megfelelô tájékozottságát - a vállalkozás tevékenységét érintô minden lényeges kérdésben - biztosítani kell. Ezért a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje és a régió ellenôrzési központok vezetôi számára biztosítani kell a vezetôi- és munkaértekezleteken való részvételt annak érdekében, hogy folyamatosan tájékoztatást kapjanak a tulajdonos elvárásairól, döntéseirôl, a vezetôi célkitûzésekrôl, feladatokról. Ugyanakkor a belsô ellenôrnek kötelezettsége, hogy aktívan tájékozódjon a társaság tevékenységét érintô témakörökben, valamint a munkáját segítô szakmai ismereteket folyamatosan frissítse, tudását és egyéb képességeit bôvítse Minôségbiztosítási és fejlesztési program A belsô ellenôrzés vezetôjének ki kell alakítania és mûködtetnie kell minôségbiztosítási és fejlesztési programot, amely a belsô ellenôrzési tevékenység minden területére kiterjed. A minôségbiztosítási és fejlesztési program célja, hogy értékelni lehessen a belsô ellenôrzési tevékenységet abból a szempontból, hogy mennyire felel meg a nemzetközi normáknak. A program értékeli az ellenôri tevékenység hatékonyságát és eredményességét is, továbbá feltárja a javítási lehetôségeket. A rendszeres idôközönként történô belsô és külsô minôségértékelések biztosítása a belsô ellenôrzés vezetôjének feladata. A nemzetközi normák szerinti követelmények alapján évente önértékelés útján kell belsô felülvizsgálatot tar-

7 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 7 tani, valamint a külsô értékelést legalább ötévente, független értékelô személlyel kell végeztetni. Belsô értékelések tartalma: A belsô ellenôrzési teljesítmény folyamatos nyomon követése, amely beépül a napi gyakorlati munkába. Önértékelés útján történô ismétlôdô felülvizsgálatok, amely során azt értékelik, hogy az adott tevékenység megfelel-e a Belsô Ellenôrzés Nemzetközi Normáinak, illetve az Etikai kódex elôírásainak. Külsô értékelések A külsô értékeléseket ötévente legalább egyszer el kell végeztetni egy szervezeten kívüli képesített, független értékelô személlyel vagy csoporttal. A belsô ellenôrzési vezetônek meg kell tárgyalnia a vezetô testülettel, hogy megfelelô-e az értékelés idôintervalluma, valamint az értékelô személye és függetlensége. A belsô ellenôrzés vezetôjének tájékoztatnia kell a felsô vezetést a minôségbiztosítási és fejlesztési program eredményeirôl. Meg kell határozni, hogy a program eredményeinek kommunikálása milyen formában, tartalommal és rendszerességgel történjen. Legalább évente egyszer kommunikálni kell a folyamatos nyomon követést, valamint az ismétlôdô belsô értékelések eredményét. 4.2 Az ellenôrzésben résztvevôk jogai és kötelezettségei Az ellenôrzési kötelezettségeket, az ellenôrzést végzô személy, egység vagy szervezet jogállását, feladatait a MÁV Zrt. MSzSz tartalmazza Az ellenôrzést végzô jogosult az ellenôrzött egység területére és helyiségeibe belépni, az ellenôrzés tárgyához kapcsolódó üzleti titkot is tartalmazó iratokba és dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni, azokról hitelesítési záradékkal ellátott másolatot, kivonatot, készíttetni, eredeti dokumentumot átvételi elismervény ellenében átvenni, eredeti dokumentumot amennyiben az ellenôrzés, audit során büntetô-, szabálysértési, kártérítési-, illetve munkajogi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság merül fel a vizsgálati anyaghoz csatolni, az ellenôrzött szerv vezetôjétôl vagy/és bármely ügyintézôjétôl írásban, vagy szóban információt, magyarázatot kérni, hogy megalapozott véleményt alkosson a tevékenységek szabályosságáról, a rendszerek és kontrollok megfelelôségérôl, tanúsítványt kérni, jegyzôkönyvet felvenni, nyilatkozatot kérni, a vizsgálatba szakértô igénybevételét kezdeményezni, minden üzletmenettel kapcsolatos irányítószervi, illetve menedzsmenti döntésrôl és határozatról tudomást szerezni Az ellenôrzést végzô köteles a tevékenységének megkezdésérôl az érintett szervezet vezetôjét tájékoztatni, a megbízólevelét, felügyeleti igazolványát bemutatni, az ellenôrzés témájának megfelelô ellenôrzési programot végrehajtani, az ellenôrzési programhoz tartozó dokumentumokat megvizsgálni, tényeket feltárni, megállapításait a valóságnak megfelelôen írásba foglalni, és tényszerû adatokkal alátámasztani, a megállapításokhoz kapcsolódóan szükséges intézkedésekre javaslatot tenni, a vizsgálat befejezését követôen megállapításait az érintett szervezet vezetôjével ismertetni, a megállapításokkal kapcsolatos észrevételeket írásban értékelni, az eredeti dokumentumokat (büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve munkajogi eljárás kezdeményezése esetén azok másolatát) a vizsgálat lezárását követôen 15 munkanapon belül visszaszolgáltatni, a külön jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi szabályok alapján eljárni, a személyiségi jogok védelmét biztosítani, továbbá a tudomására jutott szolgálati és üzleti titkokat megôrizni Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje és munkavállalói jogosultak Az ellenôrzést végzô személy ellenôrzési jogosultságáról meggyôzôdni, a független belsô ellenôr megbízólevelének, illetve felügyeleti igazolványának bemutatását kérni, ennek hiányában az együttmûködést megtagadni, Az ellenôrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni, és az észrevételekre írásban választ kapni, valamint Az általa tett nyilatkozatról, írásbeli magyarázatról másolatot kapni Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje és munkavállalói kötelesek Az ellenôrzés végrehajtását elôsegíteni, együttmûködni, az ellenôrzést végzô személyek számára megfelelô munkakörülményeket biztosítani. Az ellenôrzést végzô részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén késedelem nélkül az eredeti dokumentumokat másolat és átvételi elismervény ellenében az ellenôrnek átadni. Az ellenôrzést végzô kérésére 3 munkanapon belül írásbeli nyilatkozatot vagy írásbeli magyarázatot adni. Az ellenôrzést végzô kérésére, a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességérôl nyilatkozni. Az ellenôrzött szervezeti egység vezetôje igazolja, hogy az ellenôrzött feladattal, témakörrel összefüggô, felelôsségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenôr rendelkezésére bocsátotta. Az ellenôrzés megállapításai és javaslatai alapján a saját hatáskörében rendezendô feladatokra intézkedési

8 8 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám tervet készíteni (a végrehajtásért felelôs és a végrehajtás határidejének feltüntetésével) az intézkedéseket a megadott határidôig végrehajtani. Az intézkedési tervben rögzített, határidôzített feladatok végrehajtásáról, a határidô letelte után 3 munkanapon belül (folyamatos határidô megszabás esetén a vizsgálati jelentés jóváhagyását követô harmadik hónap utolsó munkanapjáig), írásban tájékoztatást adni az ellenôrzést végzô szervezet részére. 4.3 Az ellenôrzések során felmerülô vitás ügyek rendezése A vizsgálat során felmerülô vitás ügyek rendezése a MSzSz vonatkozó elôírásai szerint, a szolgálati út betartásával történik. Ha a vizsgálatot végzô megbízásával kapcsolatban, vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, azt a vizsgált szervezeti egység munkavállalójának, illetve a vizsgálatot végzônek azonnal jelentenie kell a szolgálati út betartásával, amelynek elmulasztásáért munkajogi felelôsséggel tartozik. Egyéb kérdésekben a Munka Törvénykönyve, a Kollektív Szerzôdés vonatkozó elôírásait kell betartani. 4.4 A belsô ellenôrzési feladatok tervezése A belsô ellenôrzés vezetôje a társaság várható pénzügyi, mûködési, szabályozási és egyéb kockázatai alapján a menedzsment bevonásával éves belsô ellenôrzési tervet készít, amelyet a Felügyelô Bizottság egyetértésével (FB ügyrend) az Elnök-vezérigazgató hagy jóvá. Az Elnök-vezérigazgató és a Felügyelô Bizottság az elfogadott éves belsô ellenôrzési tervben foglaltakhoz képest pótlólagos ellenôrzési feladatot is meghatározhat Az éves belsô ellenôrzési terv Az éves belsô ellenôrzési terv meghatározott módszertan szerint elvégzett kockázatelemzésen alapul, amely az egyes fenyegetô körülmények bekövetkezésének valószínûségét és lehetséges negatív hatását veszi figyelembe és ezek alapján rangsorolja azokat. A folyamatok ellenôrzési prioritásai meghatározzák az ellenôrzések elvégzésének szükséges sorrendjét és gyakoriságát. Az ellenôrzési feladatok kijelölése során a vizsgálat fô célkitûzését is meg kell határozni, amelynek tükrözni kell a kockázatfelmérés eredményeit A MÁV Zrt. belsô ellenôrzési feladatainak tervezésére vonatkozó speciális szabályok A MÁV Zrt. középtávú és éves ellenôrzési tervét a belsô ellenôrzés vezetôje a menedzsment és az ellenôrzött társaságok vezetôinek közremûködésével a tárgyévet megelôzô november 30-ig készíti el. A középtávú ellenôrzési tervet 3 évre kell elkészíteni. A középtávú ellenôrzési terv tájékoztató jellegû, amely évente, a folyamatgazdák bevonásával végzett kockázatelemzés, illetve az ellenôrzési tapasztalatok alapján aktualizálásra kerül. A felülvizsgálat és aktualizálás a prioritási sorrendet is megváltoztathatja. A tárgyévben elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatokat az alábbi struktúrában kell szerepeltetni: Társaság mûködési folyamatainak ellenôrzése: Irányítási folyamatok ellenôrzése Üzleti, illetve régiós folyamatok ellenôrzése Támogató folyamatok ellenôrzése Átalakítási, fejlesztési és beruházási projektek megvalósítása tekintetében: A szervezet átalakítási projektek mûködése, hatása a Társaság mûködési folyamataira. Fejlesztési, beruházási projektek megvalósítása, azok hatása az üzleti folyamatokra. Megrendelt tanácsadói feladatok. Az ellenôrzési tervben régiós vizsgálatként feltüntetett vizsgálatok a Belsô Ellenôrzés vezetôjével évközben elôre egyeztetett idôintervallumban és témakörben, illetve módon, a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezet régiós területi felosztásának alapulvételével - adnak segítséget a MÁV Zrt. Üzemeltetési Fôigazgatóság Területi Igazgatóságainak/Területi Igazgatóságának adott éven belül jelentkezô elôre nem tervezhetô ad-hoc problémáinak értékelésében, illetve azok megoldásához. A terv része kell, hogy legyen a tervév folyamán elrendelésre kerülô célvizsgálatok melyek az etikai bejelentések vizsgálatát is magukban foglalják idôigénye A kapacitáskorlátok kezelése A független belsô ellenôrzési feladatok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosításáért az Elnök-vezérigazgató felelôs. A szakmailag megalapozott, elengedhetetlenül szükséges belsô ellenôrzési feladatok kapacitásigényét a vizsgálatba bevonandó vezetô auditor, ellenôrzési szakértô és szakelôadói igény figyelembe vételével kell meghatározni, amely tartalmazza a feladatok várható kezdési idôpontját és a tervezett ellenôri napok számát. A rendelkezésre álló munkaidô-alapból az elôre nem látható vizsgálatokra, melyek az etikai vizsgálatok idejét is magukban foglalják 20%, egyéb feladatok elvégzésére (véleményezés, tanácsadás), tervezésre, beszámolásra, szakmai továbbképzésre 14 % tartalék idôt kell biztosítani. Amennyiben az elengedhetetlenül fontos ellenôrzési feladatok forrásigénye meghaladja a rendelkezésre álló emberi erôforrásokat, a kapacitáshiány feloldására - a terv jóváhagyásra történô elôterjesztésében - a belsô ellenôrzés vezetôje tesz javaslatot.

9 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje A belsô ellenôrzési feladatterv jóváhagyása, tájékoztatás a feladatokról A belsô ellenôrzési vezetô az éves ellenôrzési tervet az Elnök-vezérigazgató által történô elfogadását követôen egyetértés és jóváhagyás végett elôterjeszti a Felügyelô Bizottság és az Igazgatóság részére. A MÁV Zrt. jóváhagyott ellenôrzési tervét tájékoztatásul, és a társaságra vonatkozó feladatok végrehajtása illetve a közremûködés biztosítása céljából meg kell küldeni az ellenôrzött illetve a közös ellenôrzésben részt vevô társaságok vezetôi részére. Az ellenôrzött társaságok jóváhagyott belsô ellenôrzési tervüket az ellenôrzési tevékenység központi koordinálása érdekében tájékoztatásul megküldik a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezet vezetôje részére. 4.5 A belsô ellenôrzési megbízások végrehajtása Az Elnök-vezérigazgató az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság felhatalmazása alapján megbízza a belsô ellenôrzést a belsô ellenôrzési stratégiában, a középtávú tervben, az éves tervben, a belsô ellenôrzési alapszabályban és Kézikönyvben lefektetett ellenôrzési tevékenység végrehajtására. Ennek keretében korlátlan hozzáférést biztosít minden szükséges információhoz, dokumentumhoz, adathoz és a vizsgált tevékenységben, folyamatban érintett személyhez. A stratégiai terv nem konkrét ellenôrzési feladatokat, hanem a belsô ellenôrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsô ellenôrzés fejlesztésének irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz. A belsô ellenôrzési vezetô kockázatelemzés alapján, összhangban a szervezet hosszú távú céljaival, stratégiai tervet készít, amely meghatározza a belsô ellenôrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erôforrásokat, valamint a belsô ellenôrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket. Az ellenôrzési célokat az adott szervezet céljaihoz igazítva kell meghatározni. A stratégiai terv 4 évre készül, a szervezet tevékenységi körét, sajátosságait és célkitûzéseit figyelembe véve. A stratégiai ellenôrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni Az ellenôrzési feladat típusai A független belsô ellenôrzés éves ellenôrzési terv, megrendelés és vezetôi megbízás alapján átfogó-gazdasági-, téma-, régiós-, cél- és utóvizsgálatokat végez Átfogó gazdasági ellenôrzés Átfogó gazdasági ellenôrzés a szervezet egészét felölelô ellenôrzés, mely komplex módon értékeli a vizsgált egység feladatellátását elsôsorban a gazdaságosság szempontjának elôtérbe helyezésével, az alaptevékenység ellátásának szabályossági ellenôrzésével Téma- vagy folyamat, illetve régiós ellenôrzés Téma- vagy folyamat, illetve régiós ellenôrzés egy meghatározott témakör, folyamat vizsgálata egy vagy több szervezeti egységnél. Téma, illetve régiós ellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének Célellenôrzés Célellenôrzés konkrétan meghatározott feladatok, tevékenységek, munkaterületek, bizonylatok vizsgálatára terjed ki, esetenként több szervezeti egység területén. A célellenôrzés elôre nem tervezett ellenôrzés, általában bejelentésre (közérdekû, etikai), hatósági, valamint Elnök-vezérigazgatói és Felügyelô Bizottsági megkeresésre kerül végrehajtásra. Célellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének Utóellenôrzés Utóellenôrzés az elvégzett ellenôrzések eredményességének figyelemmel kísérése, illetve a feltárt hiányosságok, rendszerbeli hibák megszüntetésére tett intézkedések felülvizsgálata, értékelése. Utóellenôrzést végezhet a belsô audit szervezeten kívül bármely szervezeti egység vezetôjének döntése alapján az üzleti tevékenységet végzô, illetve a funkcionális szervezet munkavállalója, a területi és szakmai illetékességnek megfelelôen. A megállapításokat 15 napon belül tájékoztatásul meg kell küldeni a Belsô Ellenôrzés vezetôjének Az ellenôrzési megbízás végrehajtásának munkaszakaszai Az ellenôrzési feladatok végrehajtása több, egymástól elhatárolható, azonban egymással szervesen összefüggô, egymásra épülô munkaszakaszból áll, melyek a következôk: Adminisztratív felkészülés a vizsgálatra; A vizsgálat elôkészítése; Audit fázis;

10 10 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám Az információk dokumentálása és egyeztetése; A vizsgálat lezárása. Célellenôrzés és utóellenôrzés esetén egyszerûsített eljárás alkalmazható. A belsô ellenôrzési feladatok végrehajtására vonatkozó részletes elôírásokat, ellenôrzési módszertani kérdéseket a Belsô Ellenôrzési Kézikönyv tartalmazza Tapasztalatok felhasználása Az ellenôrzések során összegyûjtött információkat, tapasztalatokat a vizsgálatok lezárását követôen adatbázisban kell gyûjteni és tárolni. A tudás menedzsment egy összetett folyamat része, melynek célja az auditorok tudásának és teljesítményének fejlesztése. Fontos az ellenôrzési munka kommunikálása a belsô ellenôrzési szervezeteken belül (a meglévô tapasztalatok felhasználása), illetve a MÁV Zrt. leányvállalatai szervezetén belül is (a belsô ellenôrzés tevékenységi hatókörébôl adódó értékek bemutatása, az információk, tapasztalatok hasznosítása). A megszerzett tapasztalatokat tréningek, és más belsô megbeszélések során fel kell használni. A vizsgálatok során feltárt kockázatokról a MÁV Zrt. csoportkockázat koordinátorának információt kell biztosítani. 4.6 A független belsô ellenôrzési szervezet által végzett ellenôrzések nyilvántartása, a dokumentumok megôrzése A vizsgálat vezetôje a vizsgálat lezárását követôen köteles a vizsgálat anyagát irattárba helyezni, ahol azt az iratselejtezés határidejéig (a hatályos ügyviteli utasítás szerint) meg kell ôrizni. Az ellenôrzések végrehajtásáról áttekinthetô nyilvántartást kell vezetni hálózati szinten, melyben szerepeltetni kell a vizsgálat típusát, célellenôrzéseknél az elrendelô megnevezését, a vizsgálat tárgyát, célját és kezdési idôpontját, a vizsgálati jelentés keltét, a vizsgálati jelentés elfogadásának (vezetôi értekezleten történô megtárgyalásának), valamint a felhasznált ellenôri munkanapok számát Az intézkedések nyomon követése A tett intézkedések egységes nyomon követése érdekében a lényeges megállapításokról, azokkal kapcsolatban hozott vezetôi határozatokról, tett intézkedésekrôl, és azok teljesítésérôl folyamatos nyilvántartást kell vezetni. Az ellenôrzés vezetôje (vizsgálatvezetô) felelôs az ellenôrzési megállapítások, javaslatok realizálásának nyomon követéséért, nem megfelelôség esetén további intézkedések kezdeményezéséért. A régió ellenôrzési központ vezetôjének feladata az elvégzett területi vizsgálatok eredményei alapján az ellenôrzött területi szervezeti egységek vezetôi által hozott intézkedések nyomon követése. 4.7 Beszámolás a vezetô testületek és a felsô vezetés részére Beszámolás az Elnök-vezérigazgató részére A belsô ellenôrzések vizsgálati jelentéseihez kapcsolódóan hozott határozatok végrehajtásáról a végrehajtásért felelôs vezetô - a belsô ellenôrzési vezetô útján - negyedévente, a negyedévet követô hónap 15-ig beszámol az Elnök-vezérigazgató részére. A belsô ellenôrzési vezetô negyedévente, a negyedévet követô második hónap 15-ig beszámol az Elnökvezérigazgató részére a belsô ellenôrzési feladatterv, valamint a Belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról és összefoglalót készít a kapcsolódó határozatok végrehajtásának értékelésérôl. A beszámolás vezetôi elôterjesztés formájában történik, és vezetôi értekezleten kerül megtárgyalásra Beszámolás a vizsgálat célját tekintve az illetékes döntéshozó testület részére A belsô ellenôrzési vezetô évente beszámol az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság részére a belsô ellenôrzési feladatok és azokhoz kapcsolódó határozatok, valamint a Belsô ellenôrzés stratégiai célkitûzéseinek idôarányos megvalósulásáról, valamint a kockázatkezelés, a belsô kontroll mechanizmusok és a társaságirányítási funkciók mûködésérôl. A belsô kontrollok mûködésérôl szóló jelentésben a Belsô ellenôrzés tájékoztatást ad mindazon hiányosságokról, amelyek a társaság teljesítményére jelentôs kihatással lehetnek. A Belsô ellenôrzés munkájával független és objektív visszajelzést biztosít a Felügyelô Bizottságon keresztül a tulajdonosnak, értékelései elôsegítik, hogy az Igazgatóság és a Felügyelô Bizottság megfelelôen tudja elôsegíteni a belsô kontrollkörnyezet eredményes és kielégítô mûködését. 4.8 A kapcsolattartás rendszere Kapcsolattartás a könyvvizsgálóval, könyvvizsgálatot végzô szervezettel A Belsô ellenôrzés részére tevékenységük során biztosítani kell az illetékes könyvvizsgálóval az együttmûködést és szakmai kapcsolattartást, illetve annak lehetôségét. Az együttmûködés során figyelembe kell venni az ellenôrzési tervek, vizsgálati programok kialakításakor a könyvvizsgáló észrevételeit, az éves beszámoló ellenôrzése során folyamatosan egyeztetni kell a könyvvizsgálóval,

11 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 11 biztosítani kell az ellenôrzési megállapítások hozzáférhetôségét a könyvvizsgálók számára Kapcsolattartás egyéb ellenôrzésre jogosult szervezetekkel A MÁV Zrt. és leányvállalatai, a független belsô ellenôrök feladata igény szerint az ellenôrzést végzô hatósági ellenôrzô szervezettel a megfelelô kapcsolattartás, tevékenységük támogatása (helyismerettel, munkatársakkal való kapcsolatfelvétellel, a realizálás segítésével, stb.). A független belsô ellenôrzési szervezetnek a kockázatelemzô munkájának pontosabbá tétele, illetve a realizálás elôsegítése érdekében törekednie kell arra, hogy a külsô ellenôrzô szervezetek által megtartott ellenôrzések tapasztalatait megismerje, ellenôrzési programjába beépítse. Külsô és belsô kapcsolattartás egyéb kérdései az MSZSZ-ben, illetve a munkaköri leírásokban kerültek szabályozásra. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Felülvizsgálandó, módosítandó szabályzatok: a szervezeti egységek ellenôrzési szabályozásai. Hatályon kívül helyezés: Az utasítás kiadásával egyidejûleg hatályát veszti a 23/2008. (MÁV Ért. 14) sz. Elnök-vezérigazgatói Utasítás, a MÁV Zrt. Általános Ellenôrzési Utasítása; A 3/2009. (MÁV Ért. 2) Belsô ellenôr - Vezérigazgatói Utasítás a MÁV Zrt. leányvállalatait érintô tulajdonosi ellenôrzések végrehajtására vonatkozó eljárási rendrôl. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÔ RENDELKEZÉSEK Jelen utasítás a kiadás napján lép hatályba, szabályait a üzleti évtôl vonatkozóan alkalmazni kell. 7.0 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE 1. Függelék Belsô Ellenôrzési Kézikönyv Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató

12 12 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám BELSÔ ELLENÔZÉSI KÉZIKÖNYV 1. A KÉZIKÖNYV CÉLJA A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezetei feladataikat a Nemzetközi belsô ellenôrzési szervezet Belsô Ellenôrzési Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival (The Institute of Internal Auditors: International Standards For The Professional Practice of Internal Auditing, IIA normák) összhangban, annak megfelelôen végzik. A MÁV Zrt. és leányvállalati vonatkozásában az Általános Ellenôrzési Utasítás (továbbiakban: ÁEU) tartalmazza a belsô kontrollok rendszerének definiálását, mûködtetésével, értékelésével kapcsolatos feladatok meghatározását, a felelôsségek elhatárolását. belsô ellenôrzési rendszerére. A kiterjesztést a leányvállalat ÁEU-ja rögzíti. A kézikönyv hatálya nem terjed ki a MÁV Zrt. társult és egyéb részesedési viszonyban levô azon társaságaira, ahol a MÁV Zrt. közvetlenül, vagy közvetetten sem rendelkezik meghatározó befolyással. Ezen társaságok mûködésének ellenôrzését, a MÁV Zrt. illetve leányvállalatai érdekeinek érvényesülését - ellenôrzését a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezete - külön megrendelésre - a MÁV Zrt. portfolió gazdálkodásáért felelôs szervezet tevékenységének ellenôrzésén keresztül látja el. 2.2 A Kézikönyv kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs A Kézikönyv kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Zrt. belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje felelôs. A Belsô Ellenôrzési Kézikönyv az ÁEU 1. számú függeléke. A Kézikönyv célja a Belsô Ellenôrzési Szakma Nemzetközi normái (normák) alkalmazási gyakorlatának dokumentálása a belsô ellenôrzési feladatok végrehajtásában, a szervezeti folyamatok és mûködés színvonalának javítása érdekében, a társaság sajátosságaira figyelemmel. A kézikönyvhöz mellékletek és iratminták tartoznak az elôforduló fogalmak, dokumentumok tartalmának jobb megértése érdekében. A Kézikönyv mellékletei tartalmazzák az IIA normákat, az IIA által kiadott Etikai kézikönyvet az ellenôrzési és tanácsadási munka dokumentálásának folyamataira alkalmazandó iratmintákat, ad az ellenôrzési feladatok végrehajtására. 2. HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁ- SA 2.1 Az Kézikönyv hatálya A Kézikönyv hatálya kiterjed a MÁV Zrt. mûködési folyamataira, projektjeire, ezen belül különösen = a MÁV Zrt. üzleti, irányítási és támogató folyamataiban résztvevô valamennyi funkcionális és üzleti tevékenységet végzô szervezeti egységre és munkavállalóra, = a MÁV Zrt. átalakulásához kapcsolódó szervezet-átalakítási és mûködésfejlesztési projektekre. a MÁV Zrt. leányvállalatainál, mint anyavállat által kezdeményezett ellenôrzésekre, a MÁV Zrt. leányvállalataira, amennyiben a társaság elsô számú vezetô és az elsô számú vezetôt támogató testület jelen kézikönyv hatályát kiterjeszti a társaság 3. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A megbízás célkitûzései: A megbízás által elérni kívánt eredmények tág meghatározása, amit a belsô ellenôrök állítanak össze. A megbízás munkaprogramja: Az a dokumentum, amely leírja, hogy milyen eljárásokat kell követni a megbízás végrehajtása során a megbízási terv teljesítése érdekében. A Nemzetközi Szakmai Gyakorlat Keretrendszere: A Belsô Ellenôrök Intézete (IIA) által kiadott irányadó útmutatást tartalmazó fogalmi keretrendszer. Az irányadó útmutatás két kategóriából áll: (1) kötelezô és (2) elvárható vagy erôsen javasolt. Ajánlott, célszerû, elvárható: A Normák ajánlott, célszerû, elvárható kifejezésekkel utalnak azokra az esetekre, amikor az alkalmazásuktól szakmai megítélés vagy indokolt körülmények alapján el lehet térni. Alapszabály: A belsô ellenôrzési alapszabály egy hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát. A belsô ellenôrzési alapszabály megállapítja a belsô ellenôrzés szervezeten belüli pozícióját, felhatalmazást ad az adatokhoz, a személyi és tárgyi eszközökhöz való hozzáféréshez a megbízások teljesítéséhez szükséges mértékben, és meg határozza a belsô ellenôrzési tevékenységek hatókörét. Átfogó vélemény: A belsô ellenôrzési vezetô által kiadott értékelés, következtetés és/vagy az eredmények egyéb leírása a szervezet irányítása, kockázatkezelése és/vagy kontrollfolyamatainak szélesebb szintjén. Az átfogó vélemény a belsô ellenôrzési vezetô szakmai megítélése, amely egy adott idôszak több vizsgálatának és egyéb tevékenységeinek az eredményein alapul.

13 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 13 Belsô ellenôrzési tevékenység: Egy osztály, részleg, tanácsadói csoport vagy egyéb szakértô(k), amely független, objektív bizonyosságot adó eszközt és tanácsadói tevékenységet biztosítva értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. A belsô ellenôrzési tevékenység rendszeres és szabályozott módszerrel értékeli és javítja az irányítási, a kockázatkezelési és kontrollfolyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. Belsô ellenôrzési szervezet: A belsô ellenôrzési szervezetet a MÁV Zrt. és leányvállalatai esetében a társaságok MSZSZ/SZMSZ-e és a társaságok által kiadott és a vezetôi testület által jóváhagyott Általános Ellenôrzési Utasítás tartalmazza. Belsô ellenôrzési vezetô: A belsô ellenôrzési vezetô az a felsô vezetôi pozícióban lévô személy, aki felelôs a belsô ellenôrzési tevékenység hatékony irányításáért, összhangban a belsô ellenôrzési alapszabállyal, a Belsô Ellenôrzés Definíciójával, az Etikai Kódexszel és a Normákkal. A belsô ellenôrzési vezetô és beosztottjai rendelkeznek a megfelelô szakmai képesítésekkel és iskolai végzettséggel. A belsô ellenôrzési vezetô pozíciójának konkrét munkaköri megnevezése szervezetenként változhat. Bizonyosságot adó szolgáltatások: Tények tárgyilagos vizsgálata a szervezet irányítási, kockázatkezelési és a kontrollfolyamatainak független értékelése céljából. A megbízások irányulhatnak például pénzügyi, mûködési témákra, szabályszerûségre, rendszerbiztonságra vagy átvilágításra. Etikai Kódex: A Belsô Ellenôrök Intézetének (IIA) Etikai Kódexe a belsô ellenôrzési szakma és gyakorlat erkölcsi alapelveinek gyûjteménye és olyan viselkedési szabályrendszer, amely a belsô ellenôröktôl elvárt magatartást írja le. Az Etikai Kódex a belsô ellenôrzési szolgáltatásokat nyújtó személyekre és szervezetekre egyaránt vonatkozik. Az Etikai Kódex célja, hogy elôsegítse a belsô ellenôri szakmában az etikai kultúra kialakulását. Értékhozzáadás: A belsô ellenôrzés objektív és szakszerû tevékenységével értéket ad a szervezet (és tulajdonosai/érdekelt felek) számára, hozzájárul az irányítás, kockázatkezelés és a kontrollfolyamatok eredményességéhez és hatékonyságához. Függetlenség: Minden olyan feltételtôl való mentesség, ami veszélyeztetné a belsô ellenôrzést abban, hogy belsô ellenôrzési feladatait elfogulatlanul végrehajtsa. Informatikai irányítás: Az informatikai irányítás részei a vezetés, a szervezeti keretek és a folyamatok, amelyek biztosítják, hogy a vállalkozás informatikai funkciója támogassa a szervezeti stratégiákat és célkitûzéseket. Informatikai kontrollok: Olyan kontrollok, amelyek támogatják az üzleti vezetést és irányítást, továbbá általános és szakmai felügyeletet biztosítanak az informatikai infrastruktúra felett, beleértve az alkalmazásokat, adatokat, infrastruktúrát és szakembereket. Irányítás: A vezetô testület által kialakított folyamatok és struktúrák összessége a tájékoztatás, a szervezet tevékenységeinek irányítása, vezetése és nyomon követése érdekében, kitûzött céljai elérésére. Jelentôség: Egy vizsgálattal összefüggésben lévô téma relatív fontossága, beleértve minôségi és mennyiségi tényezôket, mint például méret, jelleg, hatás, aktualitás és következmény. A szakmai megítélés segíti a belsô ellenôröket az adott témák jelentôségének értékelésében a vonatkozó célkitûzésekkel összefüggésben. Kell: A Normákban a kell szó ( must ) alkalmazása feltétel nélküli követelményt jelent. Kockázat: Olyan esemény bekövetkezésének a lehetôsége, amely hatással lehet a célkitûzések elérésére. A kockázatot annak hatása és bekövetkezésének valószínûsége alapján mérik. Kockázattûrés: A kockázatok azon szintje, amelyet egy szervezet még hajlandó felvállalni. Kockázatkezelés: Az a folyamat, amelynek során azonosítják, felmérik, kezelik és felügyelik a várható eseményeket vagy helyzeteket annak érdekében, hogy megfelelôképpen biztosítsák a szervezeti célkitûzések megvalósulását. Kontroll: Minden olyan intézkedés a vezetés, a vezetô testület és egyéb felek részérôl, amely arra irányul, hogy kezelje a kockázatot és növelje a célok, célkitûzések megvalósulásának a valószínûségét. A vezetés megtervezi, megszervezi és irányítja azoknak a szükséges intézkedéseknek a végrehajtását, amelyek biztosíthatják a célok és célkitûzések elérését. Kontrollkörnyezet: A vezetô testületnek és a vezetésnek a szervezeten belüli kontroll fontosságának elismerésére vonatkozó viselkedése és intézkedéseinek összessége. A kontrollkörnyezet biztosítja a belsô kontrollrendszer elsôdleges céljainak eléréséhez szükséges szabályozást és szerkezeti keretet. A kontrollkörnyezet a következô elemekbôl áll: Tisztesség és etikai értékek; A vezetés filozófiája és munkastílusa; Szervezeti felépítés; Hatáskör- és feladat-megosztás; Az emberi erôforrás-kezelés irányelvei és gyakorlata; Az alkalmazottak szakértelme. Kontrollfolyamatok: A kontrollrendszer részét képezô irányelvek, manuális és automatizált eljárások és tevékenységek, amelyeknek biztosítaniuk kell, hogy a kockázatok mértéke a szervezet által elfogadhatónak tartott szint alatt maradjon.

14 14 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám Külsô szolgáltató: Az adott szervezeten kívüli személy vagy cég, aki vagy amely speciális ismerettel, gyakorlattal és tapasztalattal rendelkezik egy adott szakterületen. Leányvállalat: az a gazdasági társaság, amelyre a MÁV Zrt., mint anyavállalat közvetlenül, vagy közvetetten meghatározó befolyást képes gyakorolni, mert a tulajdonosok (a részvényesek) szavazatának többségével (50 százalékot meghaladóval) tulajdoni hányada alapján a MÁV Zrt. egyedül rendelkezik, vagy más tulajdonosokkal (részvényesekkel) kötött megállapodás alapján a szavazatok többségét a MÁV Zrt. egyedül birtokolja, vagy a MÁV Zrt. a társaság tulajdonosaként (részvényeseként) jogosult arra, hogy a vezetô tisztségviselôk vagy a felügyelô bizottság tagjai többségét megválassza vagy visszahívja, vagy a tulajdonosokkal (a részvényesekkel) kötött szerzôdés (vagy a létesítô okirat rendelkezése) alapján függetlenül a tulajdoni hányadtól, a szavazati aránytól, a megválasztási és visszahívási jogtól a MÁV Zrt. döntô irányítást, ellenôrzést gyakorol. Megfelelô kontroll: A kontroll akkor megfelelô, ha azt a vezetés olyan módon tervezte és szervezte meg, hogy megfelelôen biztosítsa a szervezet kockázatainak eredményes kezelését és célkitûzéseinek hatékony és gazdaságos teljesülését. Megbízás: Konkrét belsô ellenôrzési feladat vagy vizsgálati tevékenység, mint például egy belsô ellenôrzés, önértékelés felülvizsgálata, visszaélések kivizsgálása vagy tanácsadás. Egy megbízás többféle feladatot vagy tevékenységet is felölelhet annak érdekében, hogy a kapcsolódó célkitûzések egy konkrét csoportja megvalósuljon. Megbízási vélemény: A belsô ellenôrzési megbízás alapján végzett értékelés, levont következtetés és/vagy egyéb leírás a vizsgálat céljával és hatókörével kapcsolatos szempontokra vonatkozóan. Megfelelôség: Irányelvek, tervek, eljárások, törvények, jogszabályok, szerzôdések vagy egyéb követelmények betartása. Norma: A Belsô Ellenôrzési Normabizottság által közzétett szakmai útmutató, amely körvonalazza a belsô ellenôrzési tevékenységek széles körének végrehajtására és a belsô ellenôrzés teljesítményének értékelésére vonatkozó követelményeket. Összeférhetetlenség: Minden olyan kapcsolat, ami ellentétes, vagy ellentétesnek tûnik a szervezet érdekeivel. Az összeférhetetlenség alapján feltételezhetô, hogy az adott személy nem képes objektív módon végrehajtani a kötelességeit és a feladatait. Szabálytalanság: A büntetô-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosságokat összefoglaló néven szabálytalanságoknak nevezzük. Tanácsadó szolgáltatások: Tanácsadás és az ügyfelek számára nyújtott ehhez kapcsolódó szolgáltatások, amelyek jellegét és hatókörét az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg, és amelyek hozzáadott értéket eredményeznek és javítják a szervezet irányítási, kockázatkezelési és kontrollfolyamatait anélkül, hogy a belsô ellenôr operatív felelôsséget vállalna át. Ilyen tevékenységek például a konzultáció, javaslatok megtétele, szakmai segítség és az oktatás. Tárgyilagosság: Elfogulatlan hozzáállás, amely lehetôvé teszi a belsô ellenôrök számára, hogy megbízásaik végrehajtása során higgyenek a munkájuk eredményében, és ne tegyenek minôségi kompromisszumokat. A tárgyilagosság megköveteli, hogy a belsô ellenôrök vizsgálati témával kapcsolatos megállapításukat ne rendeljék alá mások véleményének. Technológiai alapú ellenôrzési eszközök: Bármilyen automatizált vizsgálati eszköz, mint például az általános auditálási szoftverek, tesztelési adatgenerátorok, számítógépes vizsgálati programok, speciális ellenôrzési alkalmazások és egyéb számítógéppel támogatott vizsgálati technikák. Veszélyeztetés: A szervezeti függetlenséget és az egyéni objektivitást veszélyeztethetik olyan tényezôk, mint a személyi összeférhetetlenség, a hatókör korlátozása, a nyilvántartásokhoz, a személyi és tárgyi eszközökhöz való hozzáférés akadályozása, valamint a korlátozott (anyagi) források. Vezetô testület: A szervezet vezetésével és tevékenységének felügyeletével megbízott legmagasabb szintû irányító testület; jellemzôen egy igazgatókból álló független csoport (pl. igazgatótanács, felügyelô bizottság, kuratórium). Ha nincs ilyen csoport, akkor a vezetô testület a társaság vezetôje. A testület lehet olyan ellenôrzô bizottság is, amelyre az irányító testület bizonyos funkciókat ruházott át. A vezetôi testület azonosítását társaságok saját belsô ellenôrzési utasítása tartalmazza. A kézikönyvben az IIA normák szerinti fogalom meghatározással összhangban a vezetôi testület alatt a társaság elsô számú vezetôjét és az elsô számú támogató testület fogalom-meghatározást alkalmazzuk. Visszaélés: Minden jogellenes cselekedet, amelyet megtévesztés, eltitkolás vagy a bizalom megsértése jellemez. Ezek a cselekedetek nem függenek erôszakkal való fenyegetéstôl vagy fizikai kényszertôl. Visszaélést egyének és szervezetek követhetnek el pénz, tulajdon vagy szolgáltatás szerzése céljából, fizetés vagy szolgáltatásvesztés elkerülésére, vagy személyes illetve üzleti elôny elérésére.

15 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje A KÉZIKÖNYV LEÍRÁSA, A BELSÔ EL- LENÔRZÉSI ÉS TANÁCSADÁSI TEVÉKENY- SÉG ELLÁTÁSA 4.1. A BELSÔ ELLENÔZÉS DEFINICÓJA ÉS TE- VÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT SZABÁLYOZÓ DO- KUMENTUMOK A belsô ellenôrzés definíciója A Belsô Ellenôrzési Definíciója: A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását A belsô ellenôrzési tevékenység ellátását meghatározó dokumentumok A belsô ellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát a Belsô Ellenôrzés Definíciójával, az Etikai Kódexszel és a Normákkal összhangban lévô belsô ellenôrzési alapszabályban kell hivatalosan meghatározni. Az ÁEU az a hivatalos dokumentum, amely - az MSZSZ/SZMSZ-szel összhangban - meghatározza a belsôellenôrzési tevékenység célját, hatáskörét és feladatát, és betölti az alapszabály funkcióját. A MÁV és leányvállalati vonatkozásában az alapszabály a társaság Általános Ellenôrzési Utasítása (továbbiakban: ÁEU), az ÁEU végleges jóváhagyása a társaság elsô számú ellenôrzési vezetôjének, valamint az elsô számú vezetôt támogató testület hagyja jóvá. A MÁV és leányvállalatai vonatkozásában a belsô ellenôrzési kézikönyv jóváhagyása a társaság elsô számú ellenôrzési vezetôjének, valamint az elsô számú vezetôt támogató testület hatásköre. A belsô ellenôrzési kézikönyvet a belsô ellenôrzési vezetônek évente felül kell vizsgálnia, és jóváhagyásra a társság elsô számú vezetôje és az elsô számú vezetôt támogató testület elé kell terjesztenie, amennyiben a felülvizsgálatot követôn a kézikönyv módosítását a belsô ellenôrzési vezetô szükségesnek ítéli meg. A nemzetközi belsô ellenôrzési standardok alapján a belsô ellenôrzés egy, az ellenôrzés és az arról való jelentés irányultságában belsô, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegû tevékenység; a belsô ellenôrzés a felelôs szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként mûködik; a belsô ellenôrzés az eredményesség növelésével segíti szervezet belsô kontrollrendszerének folyamatait. A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezeteinek célja a menedzsment és a vezetô testületek támogatása a MÁV Zrt. stratégiai céljainak megvalósításában, a szervezet mûködésének fejlesztésében és eredményességének növelésében. A belsô ellenôrzési szervezet független tárgyilagos és bizonyosságot adó ellenôrzô és tanácsadó tevékenysége során, a szervezet hiányosságainak-, a folyamatok mûködési zavarainak-, valamint a munkatársak által elkövetett hibák feltárásával a társaság öntanuló képességének fontos eleme, és így a fejlôdôképesség egyik pillére. A belsô ellenôrzési szervezet feladat- felelôsségi- és hatáskörét részletesen a mindenkor hatályos Mûködési és Szervezeti Szabályzat/Szervezeti és Mûködési Szabályzat (továbbiakban: MSZSZ/SZMSZ) tartalmazza A BELSÔ ELLENÔRZÉSI SZERVEZET- TEL ÉS AZ ÁLTALA NYÚJTOTT SZOLGÁL- TATÁSOKKAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁ- SOK A belsô ellenôrzési szervezetek által nyújtott szolgáltatások A MÁV Zrt. és a leányvállalatok belsô ellenôrzési szervezetei bizonyosságot nyújtó szolgáltatásait, valamint a tanácsadói tevékenységét és azok jellegét az ÁEU tartalmazza. A belsô ellenôrzés olyan független, objektív bizonyosságot adó eszköz és tanácsadói tevékenység, amely értéket ad a szervezet mûködéséhez és javítja annak minôségét. Módszeres és szabályozott eljárással értékeli és javítja a kockázatkezelési, a kontroll és az irányítási folyamatok hatékonyságát, ezáltal segíti a szervezeti célok megvalósítását. A tanácsadói szolgáltatás jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet a megbízó konkrét felkérése alapján nyújt a belsô ellenôrzési szervezet. A tanácsadói feladat jellege és hatóköre a megbízóval történô megállapodás eredménye. A társaságok belsô ellenôrzési szervezete által nyújtott szolgáltatások átalakítási és fejlesztési projektek ellenôrzése, mûködési folyamatainak ellenôrzése megrendelt tanácsadói feladatok etikai célú vizsgálatok továbbá az anyavállatat által végzett a leányvállalatok gazdálkodásának (mûködésének, folyamatainak) ellenôrzése Szakmai és etikai elvek érvényesülése A MÁV Zrt. és leányvállalatai belsô ellenôrzési szervezetei elfogadják és az eljárásrend alapjának tekintik, illetve tevékenységüket a Nemzetközi Belsô

16 16 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám Ellenôrzési Szervezet által kiadott Belsô Ellenôrzési Szervezet Belsô Ellenôrzési Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival (The Institute of Internal Auditors: International Standards For The Professional Practice of Internal Auditing, IIA normák) összhangban, annak megfelelôen végzik. Ennek megfelelôen az ÁEU-ban és a Kézikönyvben elôírtak a Nemzetközi Ellenôrzési Normákon alapulnak. A társaságok belsô ellenôrei elismerik a Belsô Ellenôrzés Definícióját. Ennek megfelelôen a belsô ellenôrzés a célok érdekében végzi feladatát, a normák elôírásaival összhangban. Az ellenôrzést végzô személyek a munkakör betöltésekor önmagukra kötelezônek ismerik el az etikai kódexek elôírásait is. A Belsô Ellenôrzés Nemzetközi Gyakorlatának Normáit magyarázatokkal a Kézikönyv 1sz. sz. melléklete, a Belsô Ellenôrzés Etikai kódex-ét a 2.sz. melléklet tartalmazza. A bizonyosságot adó szolgáltatások (audit) során a belsô ellenôröknek objektíven kell értékelni a tényeket, és ennek alapján független véleményt kell formálniuk vagy következtetéseket levonniuk az ellenôrzött szervezetre, mûveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenôrzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A vizsgálat jellegét és hatókörét a belsô ellenôr határozza meg. A tanácsadói szolgáltatások során a belsô ellenôrnek meg kell ôriznie tárgyilagosságát és nem vállalhat át vezetôi felelôsséget Függetlenség és tárgyilagosság A függetlenség a belsô ellenôr számára azt jelenti, hogy az általa képviselt tulajdonosi érdek érvényesítésében befolyástól mentesen, objektív tárgyilagossággal jár el Szervezeti függetlenség A belsô ellenôrzés szervezet és vezetôjének helyét, azaz a szervezeti függetlenséget (szervezeti kapcsolatait, elhelyezkedését a szervezetben) a mindenkori MSZSZ/SZMSZ-nek kell biztosítani a belsô ellenôrzési szervezet részére. A független belsô ellenôrzés a társaság munkaszervezetétôl függetlenül kialakított szervezet, függetlenségét a szervezeti hierarchiában a közvetlen a társaság elsô számú vezetôjéhez rendelése, valamint a belsô ellenôrzési vezetô megbízatása és felmentése tekintetében az adott társaság Felügyelô Bizottságának Ügyrendjében foglaltaknak megfelelôen Felügyelô Bizottság egyetértési jogot, a társaság belsô ellenôrzési szervezet ellenôrei felett a munkáltatói jogokat a társaság belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje gyakorolja. A szervezeti függetlenség érdekében a belsô ellenôrzési vezetô funkcionálisan a társaság elsô számú vezetôjének, illetve az elsô számú vezetôt támogató testületnek számol be. A szervezeti függetlenség biztosításának érdekében a társaság elsô számú vezetôje hagyja jóvá a belsô ellenôrzés alapszabályát, a belsô ellenôrzés ellenôrzési tervét, a költségvetését és erôforrástervét, hagyja jóvá a Felügyelô Bizottság egyetértése mellett a belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének kinevezését és visszahívását, valamint javadalmazását beszámoltatja a menedzsmentet, a belsô ellenôrzési vezetôt a hatáskörök és erôforrások korlátainak meghatározásáról, tájékoztatást kap a belsô ellenôrzési vezetôtôl a belsô ellenôrzési szervezet tevékenységérôl - összevetve annak tervével -, valamint egyéb ügyekrôl; Az ellenôrzési tevékenység szervezeti függetlenségének évenkénti megerôsítése a vezetô testület felé a belsô ellenôrzési feladatterv elôterjesztése keretében történik, amelyet a vezetôi értekezleten történô egyeztetést követôen a MÁV Zrt.-nél az Elnök-vezérigazgató, a MÁV Zrt. Igazgatósága és Felügyelô Bizottsága, a leányvállalatoknál a társaság elsô számú vezetôje, az elsô számú vezetôt támogató testület, és a társaság Felügyelô Bizottsága hagy jóvá. Amennyiben a MÁV Zrt. illetve leányvállalatai Felügyelô Bizottságának ügyrendjében foglaltak alapján az FB saját feladatának ellátásához igénybe veheti a társaságok belsô ellenôri szervezeteit, úgy ezen szervezetek ellenôrei felett a munkáltatói jogok gyakorlása során a belsô ellenôrzési vezetônek tájékoztatnia kell a Felügyelô Bizottságot a szervezetet érintô tervezett létszám változtatások hatásáról, és egyben ki kell kérni a végrehajtásra vonatkozó álláspontját. A funkcionális függetlenség keretében a társaság elsô számú vezetôje felelôs a belsô ellenôrök funkcionális /feladatköri és szervezeti/ függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelôsséget másra nem ruházhatja át. a belsô ellenôr az ellenôrzésen és tanácsadói feladatokon kívül más tevékenység végrehajtásáért nem lehet felelôs. a belsô ellenôrzési szervezet feladattervét kockázatelemzésekre alapozva állítja össze. a belsô ellenôrzés az elfogadott vizsgálati program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. a vizsgálattal megbízott belsô ellenôr befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, a következtetéseket és javaslatokat tartalmazó összefoglaló jelentését, melynek a tartalmáért felelôs belsô ellenôrzési vezetô, illetve a belsô ellenôr hatásköre nem terjed ki:

17 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 17 = a pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belsô ellenôrzési egységre vonatkozókon kívül; = a szervezet bármely, nem a belsô ellenôrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenôrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belsô ellenôröket Közvetlen kapcsolat a társaság elsô számú vezetôjével és az elsô vezetô testülettel, valamint a Felügyelô Bizottsággal A belsô ellenôrzési szervezet vezetôje közvetlenül kommunikál az elsô számú vezetôvel és az elsô számú vezetôt támogató testülettel. Ennek megfelelôen a belsô ellenôrzési szervezetek vezetôje állandó résztvevôje a társaság legmagasabb szintû döntés-elôkészítô fórumának, azaz vezetôi értekezleteknek. A társaság belsô ellenôrzési szervezetének vezetôje tanácskozási joggal a társaság Felügyelô Bizottságának Ügyrendjében foglaltak szerint vesz részt a Felügyelô Bizottság ülésein Egyéni tárgyilagosság A belsô ellenôröknek pártatlannak, tárgyilagosnak kell lenniük, és kerülniük kell bármilyen összeférhetetlenséget. A belsô ellenôr (auditor) integritása, megalapozza a szakvéleménye iránti bizalmat. Ezért a belsô ellenôr munkáját becsülettel, a tôle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelôsséggel végzi; tartózkodik minden olyan tevékenységtôl, amely jogszabályellenes vagy belsô szabályzatot sért, illetve nem méltó a belsô ellenôrzési szakmához; tiszteletben tartja a szervezet céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem elôtt tartásával végzi. Az ellenôr megôrzi függetlenségét a vizsgált szervezettôl, illetve az egyéb külsô és belsô érdekcsoportoktól, ennek érdekében: tartózkodik minden olyan tevékenységtôl vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenôrzött szervezet érdekeit sértheti; politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja, vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja, vagy veszélyeztetheti függetlenségét; nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban. Az ellenôr minden lényeges és jelentôs körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját szakmai vagy személyes érdeke, vagy harmadik fél érdeke A függetlenség vagy a tárgyilagosság csorbulása A függetlenség vagy a tárgyilagosság tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket az érintett felek tudomására kell hozni Szervezeti függetlenség csorbulása A szervezeti függetlenség csorbulásának veszélye esetén pl. a tervezett emberi erôforrások elégtelensége, finanszírozás korlátozása a belsô ellenôrzési vezetô a társaság elsô számú vezetôjével egyeztet a veszély elhárításának módjáról (erôforrás biztosítása, feladat szûkítése, esetleg lemondása). A jóváhagyott belsô ellenôrzési feladattervben foglaltakat érintô feladatszûkítést vagy lemondást a társaság elsô számú vezetôjét támogató testület egyetértésével jóváhagyásra a Felügyelô Bizottság elé kell terjeszteni A belsô ellenôrzési vezetô függetlenségének csorbulása A belsô ellenôrzési vezetô köteles jelezni a megbízónak, ha a megbízás olyan folyamat értékelésére vonatkozik, amely saját felelôsségi körébe tartozik. Kívülálló felügyelô kirendelésérôl a megbízó dönt. A vizsgált szervezetek számára végzendô tanácsadási vagy egyéb nem ellenôrzési tevékenység esetén a belsô ellenôrzési vezetô egyezteti a kockázatokat, a függetlenség és tárgyilagosság csorbulásának veszélyét a megbízóval, és együttesen döntenek a megbízással kapcsolatban, biztosítva, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez Egyéni (belsô ellenôr) függetlenség csorbulása Az összeférhetetlenség akadályozhatja a belsô ellenôrt munkájának és feladatainak tárgyilagos végrehajtásában. Az összeférhetetlenség esetén a bizalmi pozícióban lévô belsô ellenôrnek a munkájával konkuráló szakmai vagy személyes érdekei vannak, melyek megnehezítik feladatai pártatlan végrehajtását. Az összeférhetetlenség akkor is fennáll, ha egyébként nem eredményez etikátlan, vagy szabályellenes eseményt. Az összeférhetetlenség olyan helytelen látszatot kelthet, amely csorbítja a belsô ellenôrbe, a belsô ellenôrzési tevékenységbe, és a szakmába vetett bizalmat. Amennyiben a belsô ellenôr bármely okból pl. személyes összeférhetetlenség, hatókör korlátozása, az adatokhoz, személyekhez és eszközökhöz való hozzáférés beszûkülése az egyéni objektivitás csorbulását

18 18 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám érzékeli, akkor ezen tényt jeleznie kell a vizsgálatvezetô és a szervezeti vezetôje felé, aki a vizsgált szervezeti egység vezetôjével egyeztet, megállapodik és intézkedik a veszély elhárításában. Amennyiben az ellenôr megbízása olyan folyamat értékelésére vonatkozik, amelyben korábban felelôs szerepe volt, azt a megbízójának (belsô ellenôrzési vezetônek, vizsgálatvezetônek) jeleznie kell. Az összeférhetetlenségrôl és a megbízás visszavonásáról a belsô ellenôrzési vezetô dönt A BELSÔ ELLENÔRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA A belsô ellenôrzés vezetôjének olyan eredményesen kell irányítania a belsô ellenôrzés tevékenységét, hogy az valóban értéket adjon a társaság munkájához a szervezet belsô ellenôrzési vezetôje irányítja. A belsô ellenôrzés objektív és szakszerû tevékenységével értéket teremt a szervezet (és tulajdonosai/érdekelt felek) számára, hozzájárul az irányítás, kockázatkezelés és a kontrollfolyamatok eredményességéhez és hatékonyságához. A belsô ellenôrzési vezetô a fenti elveket érvényesíti az ellenôrzési feladatok meghatározásában, a felsô vezetéssel és a vezetô testületekkel történô egyeztetésében, az erôforrás gazdálkodásban, a célkitûzések meghatározásában, a koordinációban és a felsô vezetés és vezetô testület számára történô beszámolás során Belsô ellenôri erôforrás gazdálkodás A humánerôforrás-gazdálkodással kapcsolatos folyamatokat úgy kell kialakítani, hogy azok összhangban legyenek a szervezet humánerôforrás-gazdálkodásra vonatkozó szabályzataival és a szervezeti szintû képzési tervvel A belsô ellenôri erôforrás-tervezése és kapacitás-felmérése Az erôforrások tervezésének célja annak meghatározása, hogy mekkora, illetve milyen humán- és tárgyi erôforrás szükséges ahhoz, hogy a belsô ellenôrzés megfelelô bizonyosságot tudjon nyújtani a társaság vezetôi számára a belsô kontrollrendszerek hatékony mûködésérôl. Az erôforrás-tervezés magában foglalja a humán erôforrás mennyiségi és minôségi szükségletének elôrejelzését, az erôforrás-biztosítás lehetséges módozatainak bemutatását, valamint egyéb, specifikus tevékenységek tervezését jelenti (pl. képzési tervek). A kapacitás-felmérést a stratégiai ellenôrzési terv kialakítása után lehet elvégezni és végrehajtása során az elvégzendô munka mellett egyéb tényezôket is figyelembe kell venni. Ilyen egyéb tényezôk lehetnek pl. képességfejlesztés, tréningek (megszerezhetô-e a szükséges tudás képzések révén), illetve szabadságok tervezése (az adott idôben rendelkezésre áll-e a szükséges ellenôri kapacitás). A kapacitás-felmérést az éves ellenôrzési tervek elôrehaladásával, illetve esetleges módosulásával összhangban rendszeres idôközönként aktualizálni kell. A kapacitás-felmérés eredményeképpen a belsô ellenôrzési vezetô meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló humán erôforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, vagy további erôforrásokat kell bevonnia. A belsô ellenôrzési vezetô felelôssége, hogy tájékoztatást adjon a társaság vezetôjének arról, ha a rendelkezésre álló kapacitás (engedélyezett létszám) nem elegendô a belsô ellenôrzési feladatok ellátására. A belsô ellenôrzési vezetô jogosult ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy speciális szakértelem szükségessége esetén külsô szolgáltató bevonására javaslatot tenni a társaság vezetôjének Kiválasztási folyamat A kiválasztási eljárás célja, hogy biztosítsa a megfelelô kompetenciákkal rendelkezô munkaerô rendelkezésre állását. A kiválasztási folyamat során a társaság humánpolitikáért felelôs szervezeti egysége látja el a szükséges adminisztratív feladatokat (a toborzást, jelentkezést, a dokumentumok kezelését, az egyes fázisok eredményének rögzítését, stb.) valamint a belsô ellenôri munkakörre jellemzô ismeretek függvényében döntés-elôkészítô és támogató szerepet lát el. A belsô ellenôrzési vezetô feladata a szakmai döntések meghozatala, így a kiválasztási kritériumok megfogalmazása (elvárt kompetenciák meghatározása, pl. az új ellenôröktôl megkövetelt szakmai tapasztalat, gyakorlat, a szükséges szakértelem, kommunikációs képességek és a jelentkezô motivációja az ellenôrzési pozícióra), az értékelés módszereinek jóváhagyása, a teszteket követôen a kiválasztási interjúk lefolytatása, a felvételizôk szakmai értékelése és végül a kiválasztási javaslattétel. A belsô ellenôrzési vezetô az eljárásba bevonhatja a belsô ellenôröket is. A megtervezett és következetesen alkalmazott kiválasztási folyamat biztosíthatja a megfelelô képzettséget és szakértelmet a belsô ellenôrzési csoporton belül. A belsô ellenôri munkakör betöltése történhet: a társaság más szervezeti egységénél foglalkoztatott személy áthelyezésével/átvételével; külsô felvétellel.

19 1. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 19 A munkakör betöltésekor mindig az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályok az irányadók. A kiválasztási folyamatnál az összeférhetetlenségi szabályok betartására is kiemelt figyelmet kell fordítani Szakértelem és kellô szakmai gondosság A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell az egyéni feladataik elvégzéséhez szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel. A belsô ellenôrzésnek szervezeti szinten is birtokolnia kell, vagy el kell sajátítania a feladatai végrehajtásához szükséges tudást, szakismeretet és egyéb képességeket. A szakértelem alapvetôen kiterjed: = a belsô ellenôrzési szakma nemzetközi normáinak ismeretére, = a gazdasági társaságok mûködésére vonatkozó jogszabályok ismeretére, = az anya- és leányvállalatainak stratégiai és egyéb célkitûzéseinek ismeretére, = az anya- és leányvállalatai releváns folyamatainak ismeretére. A belsô ellenôrzési vezetô a rendelkezésre álló belsô ellenôri kapacitáson belül a belsô ellenôrök kiválasztásával, továbbképzésével gondoskodik arról, hogy az alapvetô ismereteket szervezeti szinten történô biztosításáról Belsô ellenôrök szakmai képesítése A belsô ellenôrök a szakmaiságukat megfelelô szakvizsgák és bizonyítványok megszerzésével és legalább kétéves szakmai gyakorlattal igazolják. A szakvizsgák és bizonyítványok megszerzésénél az alábbi képesítések vehetôk figyelembe: a. jogász, közgazdász, okleveles közgazdász, gazdaságinformatikus, informatikus-közgazdász, igazgatásszervezô, okleveles igazgatásszervezô, b. olyan fôiskolai, vagy egyetemi végzettség, amely a könyvviteli szolgáltatást végzôk nyilvántartásba vételérôl szóló 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartásba vételt lehetôvé teszi, c. más, olyan felsôfokú iskolai végzettséggel rendelkezik, amely nem az a) pontban meghatározott felsôfokú végzettség és emellett okleveles pénzügyi revizori, pénzügyi-számviteli szakellenôri, okleveles könyvvizsgálói, mérlegképes könyvelôi, a Belsô Ellenôrök Nemzetközi Szervezetének okleveles belsô ellenôri (CIA), az Information Systems Audit and Control Association (ISACA) Nemzetközi Szervezetének okleveles informatikai rendszerellenôri (CISA), vagy a belsô ellenôrnek a MÁV Zrt., illetve a MÁV SZK Zrt. által szervezet Belsô Ellenôri Alapképzéssel kell rendelkeznie. A b. és c. pontban felsorolt végzettséggel rendelkezôk részére a Belsô Ellenôri Alapképzés ajánlott. Az alapképzést a belsô ellenôrzési szervezet vezetôje rendeli meg megfelelô akkreditációval rendelkezô külsô szolgáltatótól. A belsô ellenôrzési alapképzésnek legalább az alábbiakra ki kell terjednie: a belsô ellenôrzés rendszerének, szabályozási kereteinek, független belsô ellenôrzés normáinak és gyakorlatának, a minôségirányítás és a belsô ellenôrzés kapcsolatának, kockázatelemzési és kockázatkezelési módszerekre, a risk management és a belsô ellenôrzés kapcsolatára, az informatikai audit elméletének és folyamatainak a belsô pénzügyi kontroll és annak folyamatai. Szakértelem a belsô ellenôrzési megbízatásokat ellátása során A belsô ellenôrzési tevékenységet az ellenôr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és legalább kétéves tapasztalat birtokában látja el. Ha a belsô ellenôr olyan ellenôrzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy kezdeményezi megfelelô szakértô bevonását, törekszik szakmai ismereteit, tevékenysége hatékonyságát és minôségét folyamatosan fejleszteni. A belsô ellenôrzési vezetô továbbképzés keretében gondoskodik arról, hogy a belsô ellenôrök megfelelô tudással rendelkezzenek a visszaélés kockázatainak értékeléséhez, és törekszik az informatikai szakértelem szervezeti szintû biztosítására. Az éves feladatterv elôterjesztésekor jelzi, ha a kockázat alapon meghatározott valamely ellenôrzési feladathoz a szervezet nem rendelkezik megfelelô szakértelemmel, és javaslatot tesz a szakértelem hiányának kiküszöbölésére. A kijelölt vizsgálatvezetô a megbízás elfogadásakor kellô szakértelem hiánya esetét jelzi belsô ellenôrzési vezetônek, aki intézkedik a vezetô testület felé szakértô bevonására, illetve dönt a megbízás visszautasításáról. Nem lehet vizsgálatvezetônek, illetve minôségbiztosítónak kijelölni azt a belsô ellenôrt, aki a szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, és a hiányzó szakmai gyakorlatot még nem szerezte meg. Kellô szakmai gondosság A megbízatásokat a belsô ellenôröknek szakértelemmel és kellô szakmai gondossággal kell végrehajtani. A belsô ellenôröknek rendelkezniük kell az egyéni feladataik elvégzéséhez szükséges tudással, szakismerettel és egyéb képességekkel.

20 20 A MÁV Zrt. Értesítôje 1. szám A belsô ellenôrnek kellô szakmai gondossággal kell figyelembe venni a megbízás céljainak eléréséhez szükséges munka mennyiségét; a bizonyosságot adó eljárások tárgyának relatív összetettsége, fontossága és jelentôsége; az irányítási, kockázatkezelési és kontroll folyamatok megfelelôségét és eredményességét a jelentôs hibák, visszaélések és szabálytalanságok valószínûségét; a vizsgálat költségét a várható haszonnal szemben. A kellô szakmai gondosság érvényesülése során a belsô ellenôrök részére a számítógépes rendszerekhez történô hozzáférést (lekérdezi jogosultsággal, illetve adatbázisok átadásával) biztosítani kell. A számítógépes rendszerekhez való hozzáférést a vizsgálatvezetô kezdeményezésére a belsô ellenôrzési vezetô kéri meg az illetékes rendszergazdától, illetve külsô szolgáltatótól történô adatkezelés, adatfeldolgozás esetén a külsô szolgáltató vezetôjétôl. A vizsgálatban résztvevôknek törekedniük kell a kockázatok széleskörû feltárására. Ugyanakkor a bizonyosságot adó eljárások önmagukban még ha kellô szakmai gondossággal is történnek nem garantálják minden jelentôs kockázat feltárását Folyamatos szakmai fejlôdés A belsô ellenôrzési szervezet vezetôjének és a ellenôröknek folyamatos szakmai fejlôdés útján növelniük kell tudásukat, szakismereteiket és egyéb képességeiket. Belsô ellenôrzési vezetô szakmai fejlôdésének biztosítása A belsô ellenôrzési vezetô továbbképzés keretében gondoskodik arról, hogy a belsô ellenôrök megfelelô tudással rendelkezzenek a visszaélés kockázatainak értékeléséhez, és törekszik az informatikai szakértelem szervezeti szintû biztosítására. Az éves feladatterv elôterjesztésekor jelzi, ha a kockázat alapon meghatározott valamely ellenôrzési feladathoz a szervezet nem rendelkezik megfelelô szakértelemmel, és javaslatot tesz a szakértelem hiányának kiküszöbölésére. A belsô ellenôrök szakmai fejlôdésének biztosítása A belsô ellenôrzési vezetô a munkatársak folyamatos szakmai fejlôdésérôl - egyénekre lebontott - középtávú szakképzési terv készítésével és végrehajtásával gondoskodik. Az egyéni szakmai fejlesztés irányait a belsô ellenôrzési vezetô és az belsô ellenôr teljesítményértékelés során egyeztetve határozza meg. Iskolarendszerû, vagy iskolarendszeren kívüli külsô képzés éves képzési tervbe történô beépítése az egyéni fejlesztési programok keretében kezdeményezhetô. A belsô ellenôr részére a továbbképzéseket évente legalább 16 órában kell biztosítani. Az ellenôr folyamatos szakmai fejlôdését önképzéssel is köteles segíteni. A képzési tervek és a továbbképzések a társaság stratégiájához, belsô irányítási rendszeréhez, vagy a belsô ellenôrzési szakma normáinak változásához, illetve az aktuális tulajdonosi, testületi vagy menedzsment elvárásokhoz kapcsolódnak Helyettesítés A helyettesítési rend kialakításának célja a munka folytonosságának megôrzése adott munkaerô kiválása esetén. Ilyen eset lehet az ellenôrök szabadsága, betegsége vagy váratlan felmondása, mely esetekben egy ellenôr feladatait ideiglenesen más ellenôröknek kell elvégezniük. A helyettesítési rend ezzel összhangban meghatározza, hogy egyes munkakörök között, illetve azonos munkakörökön belül milyen helyettesíthetôség van. A helyettesítési rend kialakításáért és naprakészen tartásáért a belsô ellenôrzési vezetô felelôs. Tényleges helyettesítés bekövetkezésekor pedig arra kell fokozott figyelmet fordítani, hogy az ellenôrzési munka végzése során a négy szem elve és a jóváhagyási / minôségértékelési / felülvizsgálati eljárások sértetlenek maradjanak Információk megosztása a belsô ellenôrök között, kapcsolattarás a könyvvizsgálóval és egyéb ellenôrzésre jogosult szervezetekkel A belsô ellenôröknek a szervezet irányelveivel és egyéb vonatkozó szabályzatokkal vagy más követelményekkel, ideértve az üzleti titok és az adatvédelmi és a minôsített adatok védelmére vonatkozó elôírásokat is meg kell tartani, ugyanakkor a tevékenység végrehajtásához szükséges mértékben az információ áramlást biztosítani kell, illetve a hatékony erôforrás felhasználáshoz a belsô ellenôröknek együtt kell mûködniük egymással, a vezetéssel és a külsô ellenôrzô szervekkel. Koordináció a társaság belsô ellenôrei között A társaságon belül a belsô ellenôrök közötti információk megosztása keretében a belsô ellenôrzési vezetô gondoskodik arról, hogy a megbízások teljesítéséhez szükséges információk a közös könyvtárban elérhetôek legyenek. A vizsgálatvezetôk feladata a belsô ellenôrök közremûködésével - az adott vizsgálathoz szükséges információk összegyûjtése, a közös könyvtárban történô elhelyezése, figyelembe véve az adatvédelmi elôírásokat. Koordináció az anyavállalat és leányvállalatok belsô ellenôrei között Az anyavállalat és a leányvállalatai között a belsô ellenôri szervezetek (belsô ellenôrök) munkájának összehangolása, a belsô ellenôrzési tevékenység koordinálása a megfelelô lefedettség és a párhuzamos munkavégzés minimalizálása érdekében az éves vizsgálati program keretében az anyavállalat belsô el-