KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATÁRÓL (MÓDOSÍTÁSOKKAL EGYSÉGES SZERKEZETBEN)

Átírás

1 Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatal 1184 Budapest, Üllői út 400. Telefon: (+361) Fax: (+ 361) /2006. (IV. 14.) számú Polgármesteri- Jegyzői Együttes Utasítás a Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat és Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatala KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATÁRÓL (MÓDOSÍTÁSOKKAL EGYSÉGES SZERKEZETBEN) Budapest,

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 I. rész... 3 I. rész A Szabályzat kiadásának célja A Szabályzat jellege A Szabályzat hatálya Személyi hatály Tárgyi és időbeli hatály A közbeszerzési eljárások lefolytatásának alapelvei A verseny tisztaságának alapelve Az esélyegyenlőség biztosításának alapelve A nyilvánosság alapelve A nemzeti elbánás alapelve A közbeszerzési eljárások értékhatárai és a beszerzés értékének meghatározása A közbeszerzési eljárások értékhatárai A közbeszerzés értékének meghatározása... 6 Nemzeti értékhatárok alatti beszerzések A közbeszerzési eljárásokban résztvevők köre A közbeszerzési eljárásokban résztvevők függetlensége és összeférhetetlenségének szabályai A közbeszerzési eljárások tervezése A közbeszerzési eljárások előkészítésének és megkezdésének felelősségi rendje A közbeszerzési eljárások előkészítése A közbeszerzési eljárás megkezdése A közbeszerzési eljárások lefolytatásának rendje A közbeszerzési eljárások ellenőrzésének rendje A közbeszerzési eljárások dokumentálása Az ajánlattevőkkel való kapcsolattartás és az információ szolgáltatás rendje A dokumentációval szembeni követelmények Az éves statisztikai összegezés összeállítása Közbeszerzési szakértő vagy hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybe vétele II. Rész A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések eljárásrendje III. Rész számú melléklet kötelezettség nyilvántartó lap számú melléklet Szerződés/Megrendelő Kísérőlap számú melléklet Megrendelő Kísérőlap számú melléklet Szerződés Kísérőlap számú melléklet Határidők

3 I. rész 1. A Szabályzat kiadásának célja A közbeszerzésekről szóló CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. -ának (1) bekezdésében foglaltak szerint, az ajánlatkérő köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő, a nevében eljáró, valamint az eljárásba bevont személyek és szervezetek felelősségi körét, a közbeszerzési eljárásai dokumentálásának rendjét, az eljárás során meghozott döntésekért felelős személyeket és testületeket. A Kbt. rendelkezéseire figyelemmel e Szabályzat célja, hogy az esélyegyenlőség, a verseny tisztasága és átláthatósága, valamint a nyilvánosság biztosítása mellett meghatározza Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat (a továbbiakban: Önkormányzat) és Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának (a továbbiakban: Hivatal) közbeszerzési és a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárások tervezésének, előkészítésének, lebonyolításának, ellenőrzésének és dokumentálásának rendjét, illetve kijelölje az eljárásban résztvevő személyeket és meghatározza azok felelősségi körét. 2. A Szabályzat jellege Ezen Szabályzat kizárólag az 1. pont szerinti célokkal összefüggő belső eljárási rendre vonatkozó szabályokat tartalmazza, ezért az abban foglaltak csak a Kbt. rendelkezéseivel együtt alkalmazhatók és értelmezhetők Személyi hatály 3. A Szabályzat hatálya E Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a közbeszerzési eljárásokban az Önkormányzat és a Hivatal azon munkatársaira, valamint a felkért külső szakértőkre, akik az Önkormányzat vagy a Hivatal, mint ajánlatkérő közbeszerzési eljárásaiba bevonásra kerülnek, ideértve az eljárások tervezését, előkészítését, lefolytatását, a döntések előkészítését, a döntések meghozatalát, dokumentálását és ellenőrzését is Tárgyi és időbeli hatály E Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni az Önkormányzat vagy a Hivatal, mint ajánlatkérő által megkezdett, a Kbt. hatálya alá tartozó valamennyi közbeszerzésre és a Kbt. hatálya alá nem tartozó egyéb beszerzésre. Az Önkormányzat vagy a Hivatal által megvalósítandó közbeszerzésnek és a Kbt. hatálya alá nem tartozó egyéb beszerzésnek minősül az önkormányzat adott évi költségvetésében/átmeneti gazdálkodásról szóló rendeletben szereplő működési kiadási előirányzat terhére megvalósuló azon beszerzés, amely esetében a (köz)beszerzési szerződést az Önkormányzat vagy a Hivatal, mint jogi személy köti meg. 3

4 Az önkormányzati és a hivatali közbeszerzések során a központosított közbeszerzések lehetőségét folyamatosan figyelemmel kell kísérni, és amennyiben annak feltételei fennállnak a közbeszerzéshez való csatlakozásra az eljárást előkészítő hivatali szervezeti egység vezetőjének. kell az aljegyző felé javaslatot tenni. 4. A közbeszerzési eljárások lefolytatásának alapelvei 4.1. A verseny tisztaságának alapelve Az Önkormányzatnak és a Hivatalnak a Szabályzat hatálya alá tartozó valamennyi munkatársa, az eljárásba bevonásra kerülő szakértők, a döntés-előkészítésért felelős személyek és a döntéshozók kötelesek tiszteletben tartani és biztosítani a verseny tisztaságát és kötelesek minden olyan tényre vagy körülményre felhívni a jogi referens, az aljegyző, a jegyző, a polgármester, a bíráló bizottság tagjai figyelmét, amely ezen alapelv érvényesülését sérti, vagy veszélyezteti Az esélyegyenlőség biztosításának alapelve Az eljárás fajtájának kiválasztása, a közbeszerzési eljárás feltételeinek meghatározása, az eljárás lefolytatása és a nyertes ajánlattevő személyének kiválasztása során úgy kell eljárni, hogy valamennyi ajánlattevő egyenlő eséllyel tehessen ajánlatot. Ennek érvényesítése érdekében : a) a közbeszerzés tárgyát és feltételeit nem lehet olyan módon meghatározni, amely egyes ajánlattevőket az ajánlattétel lehetőségéből kizár vagy más módon hátrányos megkülönböztetésüket okozza; b) biztosítani kell, hogy valamennyi ajánlattevő megfelelő időben, azonos feltételekkel jusson hozzá az ajánlattételhez szükséges információkhoz A nyilvánosság alapelve A közbeszerzési eljárások során megtett eljárási cselekményeknél - kivéve, ahol a Kbt. az üzleti titok védelme vagy más jogszabályban előírt okból a nyilvánosság korlátozását kifejezetten lehetővé teszi biztosítani kell, hogy az eljárásban résztvevők, az egyéb érdekeltek, továbbá az Önkormányzat és a Hivatal közbeszerzéseinek vagy gazdálkodásának ellenőrzésére feljogosított személyek vagy szervezetek, illetve hatóságok az egyes eljárási cselekmények dokumentumaiba jogszabályban vagy az Önkormányzat és a Hivatal belső szabályzataiban biztosított hatáskörük keretei között betekintsenek, az azokban foglaltakról felvilágosítást kérjenek. A nyilvánosság alapelvének érvényesítése érdekében a) lehetőség szerint a Kbt. rendelkezéseivel összhangban - nyílt közbeszerzési eljárásokat vagy hirdetmény közzétételével induló más eljárásokat kell lefolytatni; b) valamennyi hirdetményt a Kbt-ben az értékhatártól függően előírt helyen, tartalommal és határidőben közzé kell tenni; 4

5 c) biztosítani kell a szükséges információk határidőben történő szolgáltatását az ajánlattevők, a döntéshozók, illetve a hatóságok (elsősorban a Közbeszerzési Döntőbizottság, bíróságok) felé; d) az eljárást lezáró szerződést a Kbt-nek az üzleti titok megőrzésére vonatkozó rendelkezéseinek a figyelembe vételével közérdekű adatként kell kezelni; e) a közbeszerzési eljárások valamennyi eljárási cselekményét, illetve az eljáráshoz kapcsolódó dokumentumokat eljárásonként elkülönítve írásban kell dokumentálni; f) a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentumokat az Iratkezelési Szabályzat szerinti módon, a Kbt-ben előírt ideig (a támogatásból megvalósuló közbeszerzések esetén a támogatást nyújtó szervezet által előírt határidőig, amennyiben meghaladja a Kbt-ben előírt időtartamot) meg kell őrizni A nemzeti elbánás alapelve A Kbt. előírásának megfelelően, amennyiben a közbeszerzési eljárásnak külföldi ajánlattevője van, úgy az Európai Unióban letelepedett ajánlattevőknek és a közösségi áruknak nemzeti elbánást kell biztosítani. Az Európai Unión kívül letelepedett ajánlattevőknek, illetve a nem közösségi áruknak nemzeti elbánást a Magyar Köztársaságnak és az Európai Közösségnek a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell biztosítani. A nemzeti elbánás érvényesítése érdekében az eljárásban résztvevő valamennyi személy köteles a nemzeti elbánás alá tartozó külföldi ajánlattevőt a hazai ajánlattevőkkel megegyező elbánásban részesíteni és ezzel lehetővé tenni számukra a szerződés elnyerésének esélyét. 5. A közbeszerzési eljárások értékhatárai és a beszerzés értékének meghatározása 5.1. A közbeszerzési eljárások értékhatárai Az értékhatárok szempontjából a) a közösségi értékhatárokat elérő beszerzésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, ha a beszerzés Kbt. szerint meghatározott értéke eléri vagy meghaladja az 1. táblázatban meghatározott értékeket; b) a nemzeti értékhatárokat elérő beszerzésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, ha a beszerzés Kbt. szerint meghatározott értéke eléri vagy meghaladja a 2. táblázatban meghatározott értéket, de nem éri el a beszerzés fajtájára vonatkozó közösségi értékhatárt; c) a nemzeti értékhatár alatti egyszerű közbeszerzésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, ha a beszerzés Kbt. szerint meghatározott értéke eléri, vagy meghaladja a 3. táblázatban meghatározott értékhatárt, de nem éri el a beszerzés fajtájára vonatkozó nemzeti értékhatárt; A jogi referens(ek) felelős(ek) azért, hogy: - a közösségi értékhatárok megváltozását követően, a Közbeszerzési Értesítőben megjelent tájékoztatás alapján, az új közösségi értékhatárok, 5

6 - továbbá a évi költségvetési törvény elfogadása után és azt követően az aktuális költségvetési törvényben meghatározott nemzeti értékhatárok, valamint a nemzeti értékhatár alatti egyszerű közbeszerzési eljárások értékhatárai a hivatkozott törvények Magyar Közlönyben történő kihirdetése után, - 15 napon belül a jelen Szabályzat módosítására tegyenek javaslatot az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető útján a Jegyző, illetve a Polgármester részére, - a közbeszerzési értékhatárok valamennyi közbeszerzési eljárás tekintetében 5 évre visszamenőleg megállapíthatók legyenek A közbeszerzés értékének meghatározása A közbeszerzés értékén (a továbbiakban: becsült érték) a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált - általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt aiban foglaltakra tekintettel megállapított - legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni. 1. táblázat /közösségi értékhatárokat elérő beszerzésekre/2006. január 15-től: egyéb közjogi szervezet [Kbt. 22. (1) b)-j) pont] árubeszerzés árubeszerzés, ha a védelem terén a beszerzendő áru a 2. mellékletben szerepel építési beruházás építési koncesszió szolgáltatás 22. (1) a)-ban szereplő ajánlatkérők Szolgáltatás 22. (1) egyéb ajánlatkérő tervpályázati eljárás, ha annak eredményeként szolgáltatás megrendelésére kerül sor tervpályázati eljárás, ha a fizetendő díjak együttes összege meghaladja az értékhatárt 2. táblázat /a nemzeti értékhatárokat elérő beszerzésekre/ Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft árubeszerzés építési beruházás építési koncesszió szolgáltatás megrendelése szolgáltatási koncesszió Nemzeti értékhatárokat elérő beszerzések (általános közbeszerzési eljárás) január 1-jétől december 31-ig Ft Ft Ft Ft Ft 3. táblázat /nemzeti értékhatár alatti egyszerű közbeszerzésekre/ 6

7 árubeszerzés építési beruházás szolgáltatás megrendelése Nemzeti értékhatárok alatti beszerzések (egyszerű közbeszerzési eljárás) január 1-jétől december 31-ig Ft Ft Ft 6. A közbeszerzési eljárásokban résztvevők köre 6.1. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos eljárási cselekményekben résztvevő személyek: A Polgármesteri Hivatal közbeszerzése esetén: a) az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető b) az eljárás megindítására jogosult vezető, azaz a jegyző c) jogi referensek d) szakmai felelős (beszerzés tárgya szerinti irodavezető, illetve az általa felhatalmazott személy) e) bíráló bizottsági tagok f) közbeszerzési eljárások ellenőrzését végző személy g) hivatalos közbeszerzési tanácsadó, az eljárásba bevont szakértő(k) Az Önkormányzat közbeszerzése esetén: a) az eljárás megindítására jogosult vezető, azaz a polgármester, illetve az illetékes bizottság, képviselő testület b) az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető c) jogi referensek d) szakmai felelős (beszerzés tárgya szerinti irodavezető, illetve az általa felhatalmazott személy); e) bíráló bizottsági tagok f) közbeszerzési eljárások ellenőrzését végző személy, illetve ellenőrzési hatáskörrel rendelkező bizottság g) hivatalos közbeszerzési tanácsadó, az eljárásba bevont szakértő(k) A Hivatal közbeszerzése esetén a Jegyzőnek, mint a közbeszerzési eljárás megindítására jogosult vezetőnek, közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladata különösen, hogy a) belső ellenőrzési mechanizmusok működtetésével biztosítsa az Önkormányzati és a Hivatali közbeszerzési eljárások jogszerűségét; b) jóváhagyja a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó szabályzatot, a hivatalra vonatkozó közbeszerzési tervet, és előzetes összesített tájékoztatót ill. az éves statisztikai összegezést, 7

8 c) megindítsa a közbeszerzési eljárást; d) kijelölje a d, e, pontok szerinti személyeket; e) a bíráló bizottság döntési javaslata alapján meghozza az eljárást lezáró döntést és megkösse a nyertes ajánlattevővel a szerződést Az Önkormányzat közbeszerzése esetén a Polgármesternek, mint a közbeszerzési eljárás megindítására jogosult vezetőnek, illetve a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottságnak, mint testületnek a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladata különösen, hogy belső ellenőrzési mechanizmusok működtetésével biztosítsa a közbeszerzési eljárások jogszerűségét (Polgármester) megindítsa a közbeszerzési eljárást, kijelölje a d, e, pontok szerinti személyeket (Polgármester) jóváhagyja a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó szabályzatot (Polgármester), a bíráló bizottság döntési javaslata alapján meghozza az eljárást lezáró döntést és megkösse a nyertes ajánlattevővel a szerződést (Polgármester). az önkormányzat éves közbeszerzési tervének elfogadása, módosítása, illetve az előzetes összesített tájékoztató és az éves statisztikai összegezés jóváhagyása (Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság) pályázat kiírása és a bíráló bizottsági feladatok gyakorlása a közbeszerzési tanácsadó, a lebonyolító szervezet kiválasztására vonatkozóan (Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság) a közbeszerzéseket érintő képviselő testületi és más bizottságok határozatainak, valamint a közbeszerzési terv végrehajtásának ellenőrzése, valamint a pontban meghatározott ellenőrzési feladatok ellátása (Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság) az önkormányzat nemzeti értékhatárt meghaladó közbeszerzési eljárásaival kapcsolatban a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata bizottsági előterjesztésekre vonatkozó szabályai alapján az illetékes hivatali szervezeti egység javaslata alapján határozattal dönt az alkalmazandó közbeszerzési eljárás fajtájáról, javaslatot tesz a Bíráló Bizottság tagjaira, határozattal dönt az ajánlati felhívásról és a dokumentációról határozattal dönt a hirdetmény, a dokumentáció módosításáról, a hirdetmény visszavonásáról, a részvételi, jelentkezési illetőleg ajánlattételi határidő meghosszabbításáról, határozattal dönt a hiánypótlási felhívásról, A Pénzügyi, Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság negyedévente beszámol a képviselő testületnek, a hatáskörében hozott közbeszerzésekkel összefüggő döntéseiről, feladatának végrehajtásáról, először április hónapban Az aljegyző felelős: a) az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, az előzetes összesített tájékoztató összeállításáért és nyilvánosságra hozataláért, valamint az éves statisztikai összegezés összeállításáért, annak a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság elé terjesztéséért ill. annak a bizottsági jóváhagyását követően a Közbeszerzések Tanácsának való megküldéséért; 8

9 b) a Közbeszerzések Tanácsa, a Közbeszerzési Döntőbizottság vagy más ellenőrzésre feljogosított hatóság felé történő adatszolgáltatásért; c) az általa felügyelt közbeszerzési eljárások jogszerűségéért, d) a közbeszerzési eljárással kapcsolatos oktatás, konzultáció megszervezéséért, (pl. jogi szakértővel, közbeszerzési szakértővel.) 6.4. A jogi referens(ek) feladata a közbeszerzési eljárások adminisztratív feladatainak ellátása, kivéve azokat, amelyek a szakmai felelős feladatkörébe tartoznak: a) a közbeszerzési eljárást kezdeményező vezetővel az eljárás megindítását megelőző egyeztetések lefolytatása (eljárás típusa, alkalmassági feltételek, értékelési szempontok, illetve az eljárás megindítását kezdeményező dokumentum véleményezéséért), az eljárás fajtájára történő javaslattétel; b) a szakmai felelős és a bíráló bizottsági tagok szakmai munkájának közbeszerzési szempontú támogatása, a bíráló bizottság munkájának megszervezése, a bíráló bizottság üléseinek megszervezése; c) az eljárást kezdeményező irat kiállítása, a fedezet rendelkezésre állásásról szóló igazolás vagy ígérvény beszerzése; d) az eljárás valamennyi eljárási cselekményének dokumentálása, illetve valamennyi iratának iktatása, összeférhetetlenségi nyilatkozatok begyűjtése; e) a hirdetmények határidőben történő megküldéséről és a közzétételi díjak megfizetéséről való gondoskodás; f) az egyes eljárási cselekményekkel kapcsolatos ajánlatkérői döntések, értesítések, meghívók kiküldése; g) az eljárást lezáró szerződés tervezetének előkészítése; h) az ajánlatok regisztrációja (az átvételi tömbben kitöltött átvételi bizonylatra rá kell vezetni: az átadó nevét, címét, a tárgy mezőbe az eljárás tárgyát megnevezve, a mellékletek számát, a mellékletek számát, az átvevő aláírását, az átvétel dátumát, órát és percet/amennyiben a bontás napján érkezett az ajánlat/, átadó aláírását; ezen átvételi szelvény 1 másolati példányát csatolni kell az átvett borítékhoz) és a bontás időpontjáig azok sértetlen megőrzése; i) a dokumentáció szükséges példányszámban történő előállítása és annak biztosítása, hogy a dokumentáció a felhívásban megjelölt helyen és időpontban az ajánlattevők rendelkezésére álljon; j) minden olyan további, döntést nem igénylő adminisztratív cselekmény megtétele, amelyet e Szabályzat vagy a bíráló bizottság elnöke a feladatkörébe utal; k) a dokumentáció átvételének regisztrációja; l) az eljárási szakaszt lezáró összegezések elkészítése; m) az eljárással kapcsolatos jogi jellegű kérdésekre adandó válaszoknak a megfogalmazása; n) a jóváhagyott éves közbeszerzési terv, éves statisztikai összegezés, előzetes összesített tájékoztató aljegyző felügyelete alatt történő közzététele, megküldése a Kbt-ben meghatározott helyeken/re és határidőig; o) az éves közbeszerzési terv, előzetes összesített tájékoztató, az éves statisztikai összegezés iktatással történő dokumentálása; p) a lefolytatott közbeszerzési eljárást követő legközelebbi PKKB ülésig az eljárásokról készített jegyzőkönyvek, bírálati lapok, írásbeli összegezések, az eljárások eredményéről szóló tájékoztatók megküldése tájékoztatásul a PKKB-nak. 9

10 6.5. A szakmai felelős az éves közbeszerzési tervben az adott közbeszerzés tárgyban megjelölt szervezeti egység vezetője, illetve az általa felhatalmazott személy - feladata az adott közbeszerzési eljárás témaspecifikus adminisztratív teendőinek ellátása, így különösen a) a felhívás, a dokumentáció és a műszaki leírás, a feladat-meghatározás szakmai vonatkozású részeinek írásbeli kidolgozása; b) az éves közbeszerzési terv, az előzetes összesített tájékoztató és az éves statisztikai összegezés feladatkörét érintő részének összeállítása; c) részvétel az eljárással kapcsolatos egyeztetéseken, megbeszéléseken (pl. jogi szakértővel, közbeszerzési szakértővel stb.); d) az eljárással kapcsolatos szakmai jellegű kérdésekre adandó válaszoknak a megfogalmazása A bíráló bizottság tagjainak feladata Az ajánlatkérő (Hivatal vagy Önkormányzat) az ajánlatok elbírálására az eljárás megindítását megelőzően, legalább háromtagú bíráló bizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A bíráló bizottság munkájáról jegyzőkönyvet készít, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A bíráló bizottság kijelölésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy annak állandó tagjai között legyen jogi referens, a szakmai felelős és pénzügyi-gazdasági végzettséggel rendelkező személy is. A bíráló bizottság tagjait a jegyző, illetve a polgármesterírásban jelöli ki az eljárás megindításával egyidejűleg, meghatározva a bíráló bizottság elnökét is. Az állandó tagokon kívüli további tagokat a jegyző, illetve polgármester szükség esetén - a közbeszerzés tárgyától függően jelöli ki. Kiemelt feladata: a) a felhívás, a dokumentáció és a műszaki leírás tervezetének véleményezése és jóváhagyása; b) a felhívás módosításának és helyesbítésének jóváhagyása; c) a bontáson, esetleges tárgyaláson, eredményhirdetésen való részvétel és az eljárások hitelesítése; d) döntés hiánypótlás elrendeléséről, az ajánlattevők részéről feltett kérdésekre adandó válaszok tartalmának kialakítása, e) az ajánlattevők alkalmassága-alkalmatlansága, az ajánlatok érvényességeérvénytelenségének megállapítása; f) az érvényes ajánlatok bírálati lapon történő bírálata; g) a bírálati lapok összesítését követően a bizottság más tagjaival közösen a nyertes ajánlattevő személyére történő javaslat megtétele; h) a bíráló bizottság elnökének feladata a bíráló bizottság munkájának koordinálása, a bíráló bizottság javaslata alapján a döntéshozó felé döntési javaslat előterjesztése 6.7. A közbeszerzési eljárások ellenőrzését végző személy és a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság feladata az e Szabályzat 11. pontja szerinti cselekmények végrehajtása. 10

11 6.8. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó ellátja mindazon feladatokat, amelyekre a Kbt. alapján vagy a vele kötött szerződés alapján köteles Az eljárásba bevont szakértők feladatát és feladatkörük terjedelmét a velük kötött szerződés határozza meg. 7. A közbeszerzési eljárásokban résztvevők függetlensége és összeférhetetlenségének szabályai 7.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő - a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. Az Önkormányzat illetve a Hivatal képviseletében nem járhat el, illetve az eljárásba nem vonható be a Kbt ának (1) és (3) bekezdésének hatálya alá tartozó gazdálkodó szervezet, egyéb szervezet vagy természetes személy, valamint olyan személy sem, akitől az eljárásban való elfogulatlan részvétele egyéb okból nem várható A közbeszerzési eljárás során történő döntéshozatalba, döntés-előkészítésbe nem vonható be olyan személy, aki nem rendelkezik vagyonnyilatkozattal A Kbt. 10. (1) bekezdése szerinti kizáró okok fennállása esetén az érdekelt szervezetet vagy személyt írásban nyilatkoztatni kell, hogy nem vesz részt az eljárásban ajánlattevőként vagy alvállalkozóként A Kbt ának (1) és (3) bekezdése szerinti összeférhetetlenséget vagy a 7.1. pont szerinti elfogultságot az érintett személy köteles a bíráló bizottság elnökének a bíráló bizottság elnöke esetén a jegyzőnek az ok felmerülését követően haladéktalanul bejelenteni. Az összeférhetetlenségi és elfogultsági kérdésben a bíráló bizottság elnöke az ő személyét érintő kérdésben pedig a jegyző dönt A bíráló bizottság tagjai ez irányú tevékenységüket illetően függetlenek, az eljárásban való részvételükkel kapcsolatosan nem utasíthatók és utasítást nem fogadhatnak el, feladataikat a legjobb szakmai tudásuk és meggyőződésük szerint, jogszabályi és egyéb vonatkozó szabályoknak megfelelően, a határidők pontos betartásával kötelesek teljesíteni. 8. A közbeszerzési eljárások tervezése 8.1. Az aljegyző az eljárás kezdeményezésére jogosult vezetők megkeresése útján minden költségvetési év elején, legkésőbb az adott év március 15-ig kezdeményezi az éves közbeszerzési terv, az előzetes összesített tájékoztató és az éves statisztikai összegezés összeállítását. Az eljárás kezdeményezésére jogosult vezetők a szükséges adatokat 15 napon belül kötelesek az aljegyző rendelkezésére bocsátani. Az arra kijelölt jogi referens által az aljegyző felügyelete alatt összeállított éves közbeszerzési tervet, előzetes összesített tájékoztatót és éves statisztikai összegezést a Hivatal esetében a jegyző, az Önkormányzat 11

12 esetében a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság hagyja jóvá. A jóváhagyást követően e dokumentumok közzétételéről a jogi referens gondoskodik a Kbt-ben előírt helyeken és határidőig A közbeszerzési tervnek táblázatos formában legalább a következő adatokat tartalmaznia kell: a) a közbeszerzés tárgyát, mennyiségét (amennyiben lehetséges); b) a becsült bruttó és nettó forrásigényt; c) a lefolytatandó eljárás típusát, d) a forrás rendelkezésre állásának módját; e) a közbeszerzési eljárás tervezett megkezdésének időpontját; f) az eljárásra jogosult hivatali szervezeti egység megnevezését; g) a szükséges egyéb információkat (megjegyzések) Az Önkormányzat és a Hivatal pénzügyi helyzetének ismeretében a pénzügyi iroda vezetője írásban történő jelzése alapján a közbeszerzési tervet szükség szerint pontosítani kell. A közbeszerzési terv pontosítására a 8.1. pont szerinti eljárás a 8.4 pont szerinti kiegészítéssel megfelelően irányadó azzal, a közbeszerzési terv módosítására vonatkozó javaslatot legkésőbb a módosítási igény felmerülésétől számított 30 napon belül elő kell terjeszteni döntésre a Hivatal esetében a jegyző, az Önkormányzat esetében pedig a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság számára Az önkormányzat beszerzései vonatkozásában az adott költségvetési évben elhagyásra vagy későbbi időpontra történő átütemezésre javasolt közbeszerzési igények vonatkozásában az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető köteles bemutatni a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottság részére előterjesztett döntési javaslatban a megváltozott beszerzési igény szakmai indokait, a beszerzés elmaradásának, illetve átütemezésének okait (pl. az Önkormányzat számára meghatározott feladatok közül melyek nem lesznek végrehajthatók). Ezen dokumentumot a terv jóváhagyását követően azzal együtt kell megőrizni A jóváhagyott éves közbeszerzési terv ill. annak módosítása a Kbt. előírásai szerint nyilvános, az Önkormányzat honlapján, és a kerületi újságban közzétételre kerül Ha a költségvetési év során előre nem látható okból az Önkormányzat közbeszerzési tervében foglaltak módosítása vagy új közbeszerzési eljárással történő kiegészítése válik szükségessé, azt az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető kezdeményezheti a Pénzügyi Költségvetési és Közbeszerzési Bizottságnál. A közbeszerzési terv módosítására a 8.1., 8.4, és 8.5 pontban foglaltak megfelelően irányadók Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzési terv alapján lehet összeállítani és minden év legkésőbb az éves költségvetés elfogadását követően, építési beruházás esetén a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően, legkésőbb 5 munkanapon belül a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére közzététel céljából megküldeni Az előzetes tájékoztatóban szereplő közbeszerzési eljárások lefolytatása nem kötelező. 12

13 8.9. Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni A jóváhagyott közbeszerzési tervet, illetve a közbeszerzések tervezése során keletkező valamennyi egyéb iratot 5 évig (a támogatásból megvalósuló közbeszerzések esetén a támogatást nyújtó által előírt határidőig, amennyiben az meghaladja az 5 évet) meg kell őrizni az iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint A Közbeszerzések Tanácsa és az illetékes ellenőrző szervek kérésére a közbeszerzési tervet meg kell küldeni. Az iratküldésről az aljegyző köteles gondoskodni. 9. A közbeszerzési eljárások előkészítésének és megkezdésének felelősségi rendje 9.1. A közbeszerzési eljárások előkészítése A közbeszerzési eljárás előkészítése alatt az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése értendő. E körbe tartozik a beszerzési igény megfogalmazása, a Kbt-ben az eljárás megindításáig terjedő időszakban meghatározott eljárási cselekmények végrehajtása, ideértve a helyzet-, illetve piacfelmérést és a közbeszerzés becsült értékének meghatározását is Egyéb okmány hiányában a beszerzési igény megfogalmazásán az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető összesített igényét, vagy azokat a később felmerülő közbeszerzési igényeket kell érteni, amelyeknek a közbeszerzési tervbe történő beépítését kezdeményezik. A beszerzési igényeket a jogi referens beépíti az éves közbeszerzési tervbe A közbeszerzési eljárás előkészítése iránt a jogi referens és a szakmai felelős intézkedik. Az eljárás előkészítésének megkezdéséről az aljegyzőt minden esetben értesíteni kell A közbeszerzési eljárásokat úgy kell előkészíteni, hogy a szerződés teljesítése lehetőség szerint legkésőbb a jóváhagyott közbeszerzési tervben tervezett időpontban megkezdhető legyen A közbeszerzési eljárások előkészítését már a közbeszerzési terv összeállításának időszakában meg kell kezdeni A közbeszerzési eljárás előkészítése során kiemelten kell kezelni a) a beszerzés tárgyának és mennyiségének amennyiben lehetséges - pontos meghatározását; b) a becsült érték számítását és az eljárásfajta kiválasztását; c) hirdetmény közzététele nélküli eljárásokban lehetőség szerint legalább három ajánlattevő kiválasztását; d) az eljárást megindító dokumentum (hirdetmény vagy felhívás), a dokumentáció, a műszaki leírás, feladat-meghatározás, a szerződés-tervezet kidolgozását; e) a szakmai követelményrendszer meghatározását; f) bíráló bizottság tagjainak kijelölését; g) kötelezettség nyilvántartó lap vezetését; h) az alkalmassági és értékelési szempontrendszer kimunkálását; 13

14 i) az eljárás megindításához szükséges fedezet igazolás vagy ígérvény beszerzését; j) a hirdetmények közzétételre történő előkészítését, a közzétételi díjak összegének rendelkezésre állását A közbeszerzési eljárás megkezdése A közbeszerzési eljárás megkezdésének minősül a közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetében a) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény közzétételre való feladásának időpontja; b) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattételi felhívás ajánlattevőknek való megküldésének időpontja; c) a Kbt ának (2) bekezdésében meghatározott esetekben az egyszerűsített eljárás során az ajánlattételi felhívás ajánlattevőknek való megküldésének időpontja; d) a Kbt ának (2) bekezdésére való hivatkozás esetén (rendkívüli sürgősség) a hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárásban a tárgyalás megkezdésének időpontja; e) a Kbt ának (4) bekezdésére való hivatkozás esetén (rendkívüli sürgősség) az egyszerűsített eljárásban a tárgyalás megkezdésének időpontja A közbeszerzési eljárás megkezdésének minősül a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetében a) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény közzétételre való feladásának időpontja; b) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattételi felhívás ajánlattevőknek való megküldésének időpontja; c) a Kbt ának (2) bekezdésében meghatározott esetekben az egyszerűsített eljárás során az ajánlattételi felhívás ajánlattevőknek való megküldésének időpontja; d) a Kbt ának (2) bekezdésére (rendkívüli sürgősség), továbbá a ának (2) bekezdésre való hivatkozás esetén a hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárásban a tárgyalás megkezdésének időpontja; e) a Kbt ának (4) bekezdésére való hivatkozás esetén (rendkívüli sürgősség) az egyszerűsített eljárásban a tárgyalás megkezdésének időpontja A közbeszerzési eljárás megkezdésének minősül a nemzeti értékhatárok alatti értékű, egyszerű közbeszerzések esetében a) ha a közbeszerzés értéke eléri vagy meghaladja a nemzeti értékhatárok felét, a közbeszerzési eljárást megindító ajánlattételi felhívás közzétételre való feladásának időpontja; b) ha a közbeszerzés értéke nem éri el a nemzeti értékhatárok felét, az ajánlattételi felhívás ajánlattevőknek való megküldésének időpontja A közbeszerzési eljárás kizárólag akkor kezdhető meg, ha a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén az Önkormányzat, illetve a Hivatal rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy olyan biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. 14

15 Az anyagi fedezet rendelkezésre állását a kötelezettség-nyilvántartó lapon (amely tartalmazza a forrás rendelkezésre állására vonatkozó nyilatkozatot, valamint a forrás megjelölését) a pénzügyi iroda vezetője igazolja Az eljárás megindításához szükséges jóváhagyott dokumentumok birtokában a jogi referens feladata, hogy gondoskodjon a közbeszerzési eljárás fajtájától függően az eljárást megindító hirdetmény feladásáról, illetve az ajánlattételi felhívás vagy a tárgyalási meghívó kiküldéséről Amennyiben a közbeszerzési eljárást megindító hirdetménnyel kapcsolatban a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségének kifogása merül fel, illetve a hirdetményt hiánypótlásra visszaküldi, akkor a kifogás, hiány megszüntetése iránt a jogi referens köteles intézkedni. Ha a hiánypótlási felhívás a hirdetmény lényeges szakmai tartalmát is érinti, a hiánypótlás teljesítéséről vagy a hirdetmény visszavonásáról a szakmai felelős javaslatára a bíráló bizottság dönt. A kifogás, hiányosság megszüntetését követően a javított, kiegészített, módosított hirdetmény megjelentetésre történő ismételt feladása a jogi referens feladata. 10. A közbeszerzési eljárások lefolytatásának rendje A közbeszerzési eljárás valamennyi cselekménye kizárólag a Kbt. előírásai szerint hajtható végre. A közbeszerzési eljárás jogszerűségéért, illetve a különböző eljárási cselekmények végrehajtásáért az arra kijelölt, 6. pontban meghatározott személyek személyes felelősséggel tartoznak A közbeszerzési eljárásban közzétételre kerülő valamennyi hirdetmény, illetve a hirdetmény módosításának, továbbá a helytelenül megjelent hirdetmény helyesbítésére szolgáló újabb hirdetmények előkészítése, továbbá az esetleges szerkesztőségi hiánypótlásra való felszólítások után a hirdetmények szövegének kijavítása a bíráló bizottság döntése alapján a jogi referens feladata. Ennek során a bíráló bizottság köteles a jogi referens, illetve a megbízott közbeszerzési szakértő és/vagy ha bevonását a Kbt. előírja a hivatalos közbeszerzési tanácsadó szakvéleményét kikérni A megkezdett közbeszerzési eljárásban a Kbt. szerinti határidőkön belül az ajánlattevők részéről feltett kérdésekre adandó válaszok összeállításáról és kiküldéséről a jogi referens gondoskodik, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, illetve szükség esetén a bíráló bizottság tagjai, szakmai felelős, eljárás kezdeményezésére jogosult vezető, vagy az egyéb szakértők bevonásával A kiküldendő válaszokat az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető hagyja jóvá és felel a válaszlevelek szakmai tartalmáért A megkezdett közbeszerzési eljárásban a részvételi, illetve ajánlattételi határidő lejárta előtt amennyiben azt a részvételi, illetve az ajánlati, vagy ajánlattételi felhívás tartalmazta a kérdések megválaszolására, illetve kiegészítő információk biztosítására konzultáció (az ajánlati/ajánlattételi felhívásban meg kell adni a konzultáció helyét és időpontját) is tartható. A konzultációnak a szakmai felelős bevonásával történő megszervezése a jogi referens feladata és azon legalább a bíráló bizottság elnöke által kijelölt tagjai kötelesek megjelenni és a kérdésekre válaszolni. 15

16 10.6. A bíráló bizottság elnökének a konzultáción résztvevő bizottsági tagokat úgy kell kijelölnie, hogy valamennyi olyan területet, amely a felhívásban követelményt fogalmazott meg, legalább 1-1 bizottsági tag képviseljen. A konzultációkon a szakmai felelősnek külön kijelölés nélkül részt kell vennie A konzultációra azok a külső szakértők is meghívhatók, akiknek az eljárásba történő bevonását a jegyző jóváhagyta. A meghívásról a bíráló bizottság elnöke dönt, azonban a közösségi értékhatárokat elérő értékű beszerzéseknél a hivatalos közbeszerzési tanácsadó meghívása kötelező A konzultáción elhangzó válaszok tartalmáért, valamint a kiegészítő információkért a válaszadó felelős, ezért a konzultációs jegyzőkönyvben az Önkormányzat, illetve a Hivatal részéről nyilatkozattételre jogosult személyt fel kell tüntetni A konzultációk jegyzőkönyvének vezetése, a jegyzőkönyv elkészítése és hitelesíttetése, továbbá a jelentkezőknek, valamint az ajánlattevőknek történő kiküldése, illetve a hozzáférés biztosítása a jogi referens feladata A részvételi, illetve az ajánlattételi szakaszban a dokumentációnak a jelentkezők, illetve ajánlattevők számára történő rendelkezésre állásáról, illetve megküldéséről a jogi referens gondoskodik Ha a dokumentáció kiadása ellenérték megfizetéséhez kötött, a jogi referens a befizetést igazoló bizonylat ellenőrzése révén köteles meggyőződni arról, hogy az ellenérték megfizetése megtörtént-e. Ennek során az ellenérték tényleges beérkezését nem kell vizsgálni, el kell fogadni a befizetést igazoló bizonylat fénymásolatának bemutatását. A jogi referens a részvételi jelentkezések és ajánlatok bontását követően haladéktalanul köteles meggyőződni arról, hogy a dokumentáció ellenértékének jóváírása ténylegesen megtörtént-e A dokumentáció kiadása csak átadás-átvételi elismervény ellenében történhet, amelyen fel kell tüntetni a dokumentációt átvevő nevét, az ajánlattevő nevét, az ajánlattevő felelős ügyintézőjének, illetve kapcsolattartójának nevét, az ajánlattevő székhelyét, telefon- és telefaxszámát, címét, az átvétel dátumát és időpontját. Az átvételi elismervényt személyes átvétel esetén az átvevővel alá kell íratni, postai megküldés esetén, pedig az elismervényhez csatolni kell az ajánlott küldemény feladását igazoló okmányt A részvételi, illetve az ajánlattételi határidők lejártakor a bontási eljárás megszervezése, szükség esetén a résztvevők beleértve a jelentkezőket, illetve az ajánlattevőket is meghívása a jogi referens feladata. A meghívókat a bíráló bizottság elnöke hagyja jóvá A részvételi jelentkezések, illetve ajánlatok bontása a jogi referens, szakmai felelős és legalább még egy, az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető által kijelölt személy, összesen legalább három bíráló bizottsági tag jelenlétében történhet. A bontási eljárás során legalább a Kbt ának (3) bekezdésében foglaltakat kell ismertetni. A bontási eljárás jegyzőkönyvezése a jogi referens feladata A jegyzőkönyvnek a jelentkezők, illetve ajánlattevők részére a Kbt. szerinti határidőben és tartalommal történő kiküldése a jogi referens feladata. 16

17 A jelentkezők, illetve ajánlattevők pénzügyi, gazdasági, műszaki, szakmai alkalmasságáról, illetve alkalmatlanságáról megbízott közbeszerzési szakértő és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásával a bíráló bizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít A jelentkezésekben, illetve ajánlatokban található nem egyértelmű kijelentések tisztázására a jelentkezőket, illetve ajánlatevőket fel kell szólítani. A felszólító levél, telefax előkészítése, a bíráló bizottság elnökével és tagjaival történő egyeztetése, valamint azok jóváhagyását követően a jelentkezőknek, illetve ajánlattevőknek történő megküldése (átadása) és a válaszok fogadása a jogi referens feladata A pont szerinti kérdéseket szakmai kompetenciájuk körében a bíráló bizottság tagjai, a bizottság elnöke, az eljárásba bevont megbízott közbeszerzési és egyéb szakértők, valamint ha ilyen van a hivatalos közbeszerzési tanácsadó kötelesek megfogalmazni és a jogi referensnek átadni. A kiküldésre (átadásra) kerülő levelet, telefaxot a bíráló bizottság elnöke írja alá A hiánypótlás elrendeléséről a bíráló bizottság dönt. A hiánypótlásra történő felhívások kiküldéséről a jogi referens gondoskodik. A jelentkezések, illetve ajánlatok érvényessé, illetve érvénytelenné nyilvánításáról, továbbá az eljárásból való kizárásáról közbeszerzési szakértő és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásával a bíráló bizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít A tárgyalást lehetővé tevő eljárások esetén a tárgyalásoknak a felhívásban megjelölt helyen és időpontban történő megszervezése a jogi referens feladata A tárgyalásokat a bíráló bizottság elnöke vezeti. A tárgyalásokon a bíráló bizottság tagjai kötelesek megjelenni. A konzultációkon a szakmai felelősnek, valamint a jogi referensnek is részt kell vennie. A tárgyalásra azok a külső szakértők is meghívhatók, akiknek az eljárásba történő bevonását a jegyző, illetve a polgármester jóváhagyta. A meghívásról a bíráló bizottság elnöke dönt, azonban a közösségi értékhatárokat elérő értékű beszerzéseknél a hivatalos közbeszerzési tanácsadó meghívása kötelező A tárgyalásokon elhangzó válaszok tartalmáért, valamint a kiegészítő információkért a válaszokat jóváhagyó, az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető felelős, ezért a tárgyalási jegyzőkönyvben az Önkormányzat illetve a Hivatal részéről nyilatkozattételre jogosult személyt (az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető) fel kell tüntetni. Amennyiben a válasz (nyilatkozat) a bíráló bizottság elnöke szerint sérti a törvényességet vagy az Önkormányzat illetve a Hivatal érdekeit, köteles a tárgyalást félbeszakítani és a vitatott kijelentés tisztázását követően a nyilatkozatot hatályában fenntartani vagy visszavonni Tárgyalásos eljárásban a szerződéses feltételeket a felek szabadon egyeztetik, így követelményeiket, illetve ajánlataikat módosíthatják, azonban a részvételi vagy ajánlattételi felhívásban meghatározott értékelési szempontok nem módosíthatók A tárgyalások során a követelmények módosításáról és a megkötendő szerződés feltételrendszerének változtatásáról a bíráló bizottság tagjai véleményének kikérésével - a törvényesség keretei között és az Önkormányzat és Hivatal érdekeit szem előtt tartva - a bíráló bizottság elnöke jogosult és köteles dönteni. A tárgyalásoknak arra kell irányulniuk, hogy az ajánlattevőket a bíráló bizottság olyan helyzetbe hozza, hogy az Önkormányzat és 17

18 Hivatal számára a lehető legjobb ajánlatukat tudják megtenni. Az ajánlatok értékelésének szempontrendszere azonban a tárgyalások során sem módosítható A tárgyalásokon elhangzott nyilatkozatokat, észrevételeket a jogi referens jegyzőkönyvezi. A jegyzőkönyvet a tárgyaló felek által kijelölt egy-egy személy hitelesíti. Az eljárásban a tárgyaláson résztvevő személyek kérhetik, hogy nyilatkozatuk tartalmát a jegyzőkönyv az általuk megfogalmazott módon tartalmazza A tárgyalási jegyzőkönyvet közvetlenül a tárgyalást követően írásba kell foglalni és annak hitelesítését (minden jelenlevő ajánlattevőnek alá kell írnia, Kbt ) követően az ajánlattevőnek át kell adni Az Önkormányzat, illetve a Hivatal részéről újabb tárgyalási forduló megtartásának szükségességéről a bíráló bizottság elnöke dönt. Az újabb tárgyalás helyét és időpontját a pont szerinti jegyzőkönyvben kell rögzíteni. Amennyiben a bíráló bizottság elnöke újabb tárgyalási forduló megtartását tartja szükségesnek, az újabb tárgyalás lehetőségét a közbeszerzési eljárásban még résztvevő valamennyi ajánlattevőnek biztosítani kell A nyertes ajánlattevő személyének kiválasztásáról, illetve az eljárás eredménytelenné nyilvánításáról a bíráló bizottság döntési javaslata alapján, amelyet a bíráló bizottság elnöke terjeszt a döntéshozó felé, a jegyző, illetve polgármester dönt A döntési javaslatot a bíráló bizottság a bírálati lapok összesítése alapján a lehető leghamarabb, de legkésőbb olyan időpontra köteles kidolgozni, hogy a döntés kihirdetésére a Kbt.-ben előírt határidőben sor kerülhessen Ha az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívás azt tartalmazza, hogy az Önkormányzat, illetve a Hivatal a nyertes ajánlattevő visszalépése esetén a második legjobb ajánlatot tevővel kíván szerződni, akkor a döntési javaslatban meg kell nevezni a nyertest követő legkedvezőbb érvényes ajánlattevőt is. A döntési javaslatban ki kell térni arra, hogy a bíráló bizottság javasolja-e a nyertes visszalépése esetén a nyertest követő legkedvezőbb érvényes ajánlattevő kihirdetését Az eredményhirdetés a felhívásban megjelölt helyen és időpontban történő megszervezése, szükség esetén a meghívók kiküldése és az eredményhirdetés jegyzőkönyvezése a jogi referens feladata. A jegyzőkönyvet a bíráló bizottság erre kijelölt tagja hitelesíti A részvételi, illetve az ajánlattételi szakasz eredményét tartalmazó hirdetménynek a bíráló bizottság, illetve a jegyző által jóváhagyott tartalommal történő elkészítése és megjelentetésre történő feladása a jogi referens feladata, amennyiben a közbeszerzési eljárásban nincs bevont közbeszerzési szakértő. Ennek során a pont szerint kell eljárni A részvételi szakaszt, illetve eljárási szakaszt lezáró összegezés elkészítése a jogi referens feladata,. Az összegzésnek az ajánlattevők, illetve a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldése a jogi referens feladata Eredményes közbeszerzési eljárás esetén a szerződés szövegének a közbeszerzési eljárás dokumentumai alapján történő véglegesítése az eljárás kezdeményezésére jogosult vezető, illetve jogi referens feladata. A szerződés aláírására vonatkozó javaslatot a bíráló 18

19 bizottság elnöke a megbízott közbeszerzési szakértő vagy a hivatalos közbeszerzési tanácsadó egyetértésével terjeszti elő a polgármester és a jegyző részére. A szerződés megkötésére egyebekben az Önkormányzat és a Hivatal kötelezettségvállalásokat szabályozó más szabályzataiban foglaltakat is érvényesíteni kell Amennyiben az ajánlattétel ajánlati biztosíték adásához kötött, úgy azt eredménytelen közbeszerzési eljárás esetén az eredményhirdetést követően valamennyi ajánlattevőnek a Kbtben meghatározott határidőn belül vissza kell fizetni. A visszafizetésről a jogi referens köteles gondoskodni Eredményes közbeszerzési eljárás esetén a nyertes ajánlattevőnek az ajánlati biztosítékot akkor kell a szerződés megkötését követően a Kbt. szerinti határidőn belül visszafizetni, ha az - az eljárás feltételei szerint - nem válik szerződést biztosító mellékkötelezettséggé Eredményes közbeszerzési eljárásban a nyertest követő legjobb ajánlattevő ajánlati biztosítékát a következők szerint kell visszafizetni: a) ha a nyertest követő legjobb ajánlattevő nem került kihirdetésre az eredményhirdetésen, akkor az ajánlati biztosítékot az eredményhirdetést követően, a Kbt. szerinti határidőn belül kell visszafizetni; b) ha a nyertest követő legjobb ajánlattevő kihirdetésre került az eredményhirdetésen, akkor az ajánlati biztosítékot a nyertessel megkötött szerződés aláírását követően, a Kbt. szerinti határidőn belül kell visszafizetni; c) ha a nyertes ajánlattevő a szerződéskötéstől visszalép és a szerződéskötésre a nyertest követő legjobb ajánlattevővel kerül sor, akkor az ajánlati biztosítékot a szerződés megkötését követően, a Kbt. szerinti határidőn belül kell visszafizetni, kivéve, ha az eljárás feltételei szerint szerződést biztosító mellékkötelezettséggé válik Eredményes közbeszerzési eljárásban a nyertes ajánlattevő és a nyertest követő legjobb ajánlattevő kivételével az ajánlati biztosítékot az eredményhirdetést követően, a Kbt-ben meghatározott határidőn belül valamennyi ajánlattevőnek vissza kell fizetni Az ajánlati biztosíték visszafizetését a bíráló bizottság elnökének jóváhagyása mellett a jogi referens kezdeményezi. A kezdeményezést olyan időpontban kell megtenni, hogy a biztosíték a Kbt. szerinti határidőn belül visszafizethető legyen (lásd 10.36) A közbeszerzési eljárás ellen kezdeményezett jogorvoslati eljárás megindítása esetén az eljárás dokumentumainak tételes iratjegyzékkel történő összeállítása és határidőre történő megküldése (átadása) a jogi referens feladata. Az iratok megküldésének időpontját dokumentálni kell (postai feladóvény, átvételi elismervény, igazolás) A jogorvoslati kezdeményezés és egyéb beadványok észrevételezése, az érdemi ellenkérelem összeállítása a jogi képviselő feladata. Ennek végrehajtásában a jogi referens és a bíráló bizottság elnöke köteles közreműködni, a szükséges felvilágosítást soron kívül megadni, illetve az eljárás valamennyi iratának egy példányát rendelkezésre bocsátani Az Önkormányzatot, illetve a Hivatalt a Közbeszerzési Döntőbizottság és a bíróságok előtt a Polgármester, illetve Jegyző által megbízott jogi képviselő képviseli. Jogorvoslati ügyekben a képviseleti feladatokat a jogi referens a jogszabályokban, a munkaszerződésében 19

20 ill. a munkaköri leírásában, a megbízott ügyvéd (ügyvédi iroda) az ügyvédekről szóló törvényben és a vele kötött szerződésben foglaltak szerint teljesíti. 11. A közbeszerzési eljárások ellenőrzésének rendje A közbeszerzések ellenőrzésére az alábbi vizsgálati módszerekkel kerülhet sor: a) munkafolyamatba épített ellenőrzés, a közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során; b) célellenőrzés A munkafolyamatba épített ellenőrzések a közbeszerzési eljárás során kerülnek végrehajtásra. Munkafolyamatba épített ellenőrzésen az egyes cselekmények törvényességének és jelen Szabályzat szerinti megfelelőségének ellenőrzését kell érteni. A munkafolyamatba épített ellenőrzés célja az előírásoktól való eltérés megelőzése és az azonnali beavatkozás lehetőségének biztosítása A munkafolyamatba épített, a közbeszerzési eljárások folyamatának ellenőrzését feladat- és hatáskörük keretei között a következő személyek és szervezetek végzik: a) az aljegyző ill. az általa felhatalmazott személy az egyes eljárási cselekményeknél a tekintetben, hogy a jogi referens eleget tesz-e adminisztrációs és az eljárással összefüggő dokumentációs kötelezettségének; b) a megbízott közbeszerzési szakértő, valamint - ha ilyen bevonásra kerül - a hivatalos közbeszerzési szakértő az egyes eljárási cselekmények jogszerűsége tekintetében; A munkafolyamatba épített ellenőrzések elvégzését dokumentálni kell. Amennyiben az ellenőrzés szabálytalanságot, hibát állapít meg, dokumentálni kell a feltárt hibákat, annak okait, elhárításának módját, a megtett intézkedéseket és amennyiben megállapítható, meg kell jelölni a felelős személyt vagy személyeket is Célellenőrzés alatt egy vagy több közbeszerzési eljárás valamennyi addig végrehajtott cselekményének, továbbá egy vagy több lezárt közbeszerzési eljárás teljes folyamatának jogszerűségi szempontú felülvizsgálatát kell érteni Célellenőrzésre feladat- és hatáskörük keretei között a következő személyek és szervezetek jogosultak: a) a belső ellenőr a 193/2003. (XI. 26.) kormányrendeletben meghatározottak szerint b) felettes, illetve ellenőrzésre jogosult állami szerv által kijelölt személyek a szerv saját ellenőrzési terve szerint A célellenőrzések megállapításait jegyzőkönyvben kell dokumentálni, amelyre az érintettek, illetve a belső ellenőr a 193/2003. (XI. 26.) kormányrendeletben meghatározottak szerint észrevételeket tehetnek. Ezeket az észrevételeket a jegyzőkönyvhöz kell csatolni A PKKB a nemzeti értékhatárt meghaladó értékű közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban ellenőrzi a közbeszerzést érintő testületi és más bizottságok határozatainak, valamint a közbeszerzési terv végrehajtását. 20