Projekt Alapító Dokumentum

Átírás

1 Projekt Alapító Dokumentum Környezetvédelmi hatóságok informatikai rendszereinek fejlesztése (KHIR) projekt Projekt kód és rövidítés: Projektvezető neve: Verzió: Projekt azonosítása* EKOP KHIR Vezető Vince v.1.0 PAD Jóváhagyói* Dátum: (ÉÉÉÉ.HH.NN.) Jóváhagyó személy neve Jóváhagyó személy beosztása A jóváhagyó személy - Szervezet Aláírás Dr. Jó János osztályvezető KIFÜ Vidék Veronika osztályvezető VM Ország László főosztályvezető OKTVF 1/25

2 1 PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK A PROJEKT ELŐZMÉNYE A PROJEKT CÉLJA A PROJEKT TERJEDELME PROJEKT ERŐFORRÁSTERV A PROJEKT KÖLTSÉGTERVE ÉS FINANSZÍROZÁSA BESZERZÉSI TERV PROJEKT ÜTEMTERV A PROJEKT SZERVEZETI BEMUTATÁSA PROJEKTSZERVEZET Projektszervezeti ábra Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök Munkacsoportok Projekt résztvevők KOMMUNIKÁCIÓS TERV MINŐSÉGI TERV A PROJEKT MŰKÖDÉSI RENDJE PROJEKTIRÁNYÍTÁS ÉS NYOMON KÖVETÉS RENDJE Jelentési és döntéshozatali rend Az átadás-átvétel rendje A munkakiadás és végrehajtás rendje DOKUMENTÁCIÓS REND KOMMUNIKÁCIÓS REND BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ VÁLTOZTATÁSKEZELÉS RENDJE VÁLTOZTATÁS IGÉNYEK RÖGZÍTÉSE ÉS KARBANTARTÁSA A PAD KARBANTARTÁSA A VÁLTOZTATÁS DÖNTÉSI FOLYAMATAI VÁLTOZTATÁSMONITOROZÁS VÁLTOZTATÁS KOMMUNIKÁCIÓ A KOCKÁZATKEZELÉS RENDJE A PROBLÉMAKEZELÉS RENDJE MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI REND MELLÉKLETEK PROJEKT RÉSZLETES TERJEDELMI TERVE ERŐFORRÁSTERV RÉSZLETES PROJEKT ÜTEMTERV PROJEKT KAPCSOLATI TÁBLA (03. SZ. SABLON ALAPJÁN) A PROJEKTBEN ALKALMAZOTT SABLONOK GYŰJTEMÉNYE PROJEKT KEZDETI KOCKÁZATI LISTA A PAD hatálya: 2/25

3 Időbeli hatálya: a megnevezett projekt teljes időtartamára vonatkozik. Személyi hatálya: minden a megnevezett projektbe delegált személyre vonatkozik a PAD. Tárgyi hatály: a PAD kiterjed az Általános Informatikai Projektmenedzsment Eljárásrend dokumentum mentén megvalósítandó projektekre. 1 PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK 1.1 A projekt előzménye Közigazgatási informatikai projekt oka, előzménye Projekt indítás oka: Adott intézmény működési rendszerének fejlesztéséhez kapcsolódóan Projekt előzmény rövid leírása: A Kormány az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program évi akciótervében az EKOP 3. prioritáson nevesítette a Környezetvédelmi hatóságok informatikai rendszereinek fejlesztése c. projektet az 1111/2011. (III.1.) Korm. határozatban 230,5 millió Ft támogatási összeggel. Az 1111/2012. (III. 1.) Korm. határozatban jóváhagyták a projektjavaslatot és elfogadták kiemelt projektként történő nevesítését. 1.2 A projekt célja A projekt megvalósításával elérendő főcél leírása: A projekt megvalósításával elérendő célrendszer leírása: A projekt részletes céljai* A projekt célja más e-közigazgatási megoldásokra és tapasztalatokra építve egy olyan információs rendszer létrehozása, amely a környezetvédelmi hatóságok számára lehetővé teszi a hatékony forrásfelhasználás mellett, a belső működés támogatását és egyes e- közigazgatási szolgáltatások nyújtását korszerű informatikai megoldások segítségével. A fejlesztés célja, hogy a környezetvédelmi hatóságok a korszerű informatikai rendszer igénybevételével a saját fejlesztésű és üzemeltetésű szoftvereknél költséghatékonyabb módon juthatnának hozzá korszerű alkalmazásokhoz, kiváltva az elavult technológiájú alkalmazásokat; korszerű és szabványos informatikai biztonsági, mentési, üzletmenet folytonossági szolgáltatásokhoz juthatnak hozzá, hogy így ne legyen szükség azokra a jelentős beruházásokra, amelyek saját szervezetükön belüli kiépítés esetén felmerülnének; hozzáférhetnek a központi e-közigazgatási fejlesztések eredményeihez és a központi nyilvántartások adataihoz, illetve eleget tehetnek adatszolgáltatási kötelezettségeiknek. 3/25

4 Projekt eredményének vizsgálata Eredmény indikátor neve Eredmény indikátor (kiindulási érték) Eredmény indikátor (célérték) A célrendszerhez rendelhető mérhető eredmények 1 KHIR központra csatlakozott környezetvédelmi felügyelőségek száma 0 db 8 db 2 Rendelkezésre állás 0 % 99,5 % 3 Alkalmazások elektronikus szolgáltatásait igénybe vevő ügyfelek aránya 4 Elektronikus befizetés lehetőségét igénybe vevő ügyfelek aránya 0 % 15 % 0 % 15 % Sikerkritérium vizsgálata Output indikátor neve Output indikátor (kiindulási érték) Output (célérték) indikátor A cél elérését mérhető módon jelző változás, indikátor mérhető / számszerűsíthető 1 KHIR központi keretrendszer létrehozása 2 KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszermodulok) száma 0 db 1 db 0 db 5 db 3 Képzettek száma 0 fő 300 fő A projektnek nem célja: Projekt nem terjed ki* A projekt keretében megvalósuló Iratkezelő modulnak az alábbi célok irányába továbbfejleszthetőnek kell lennie, azonban jelen projekt keretében nem cél: elektronikus dokumentumkezelés hiteles elektronikus iratküldés funkció 1.3 A projekt terjedelme Szakmai terjedelem: A projekt terjedelem bemutatása a felsorolt vonatkozásokban* Működtetés feltételeinek kialakítása: KHIR központi keretrendszerének, hardver, szoftver infrastruktúrájának kialakítása KHIR központi adatbázisok kialakítása 4/25

5 kapcsolódások kialakítása külső szolgáltatásokhoz alap infrastrukturális (háttér) szolgáltatások kialakítása Szakrendszerek fejlesztése, bevezetése: Gazdálkodási rendszer Iratkezelő rendszer Időbeli terjedelem: Projektkezdés: Fizikai befejezés: Záró kifizetési igénylés benyújtásának végső határideje: Szervezeti terjedelem: Jogi szabályozási környezet: Jelenleg (vagy tervezet szerint) kapcsolódó projektek, rendszerek: OKTVF, KIFÜ, VM 85/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól; A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény; évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról Elektronikus fizetési rendszer, mely lehetővé teszi a környezetvédelmi hatóságok ügyfelei számára a befizetési kötelezettséggel járó ügyintézések körénél az elektronikus fizetés lehetőségét. 1.4 Projekt erőforrásterv A tevékenységekhez a szükséges időráfordítás becslése alapján a Megvalósíthatósági Tanulmány szintjén részletes erőforrásterv készül. Ennek legutolsó változatát szükséges a PAD mellékleteként szerepeltetni (2. sz. melléklet). Magas szintű projekt erőforrásterv Szakmai tartalom (a PBS vagy TLS struktúra szerinti elem megnevezése) Előkészítési dokumentációk minőségbiztosítása Műszaki dokumentáció elkészítése Szükséges erőforrások az adott TLS elemhez [embernap]: Szükséges szakértelem [képzettségek, képesítések, jogosultságok, stb.] 30 Minőségbiztosítási szakmérnök 60 Műszaki informatikus 5/25

6 Közbeszerzések lebonyolítása 60 Jogász, közbeszerzési szakértő, műszaki szakértő Folyamat minőségbiztosítás 90 Műszaki informatikus Projekt menedzsment 150 Projekt vezető 1.5 A projekt költségterve és finanszírozása A projekt részletes költségterve Szakmai tartalom (a PBS vagy TLS struktúra szerinti elem megnevezése) Költsége (nettó HUF) Becslés alapja: Minőségbiztosítás árajánlat Műszaki dokumentáció elkészítése Hardver és szoftver infrastruktúra árajánlat szakértői becslés Összesen (nettó HUF): A projekt forrásai Forrás: Összeg: %, a teljes beruházási költség arányában: NFM HUF 95 % Önerő - OKTVF HUF 5 % Összesen: HUF 6/25

7 2 BESZERZÉSI TERV Beszerzés tárgya Becsült érték (Ft) Beszerzési / közbeszerzési eljárás típusa Részajánlattétel megengedett (I / N) Ajánlatok értékelése Ütemezés [év.hó.nap]* Szerződéskötés 1 Kommunikációs szolgáltatások Egyszerű eljárás N /25

8 3 PROJEKT ÜTEMTERV Tevékenység Projekt ütemterv Időtartam (ÉÉÉÉ/HH/NN-tól; ÉÉÉÉ/HH/NN-ig) Függőség (tevékenység száma és neve) 1. Projekt ötlet: Projekt előkészítés Projekt ötlet 3. Projekt megvalósítás Projekt előkészítés 3_1. 3_2. 3_3. 3_4. 1. Mérföldkő: Műszaki előkészítés 2. Mérföldkő: Tervezés és közbeszerzések lebonyolítása 3. Mérföldkő: KHIR központ és szakrendszerek kialakítása 4. Mérföldkő: Tesztelés, oktatás Projekt előkészítés Projekt előkészítés, 1. Mérföldkő Mérföldkő, 2. Mérföldkő Mérföldkő, 3. Mérföldkő 3_5. 5. Mérföldkő: Szakrendszerek átadása, indítása Mérföldkő, 3. Mérföldkő, 4. Mérföldkő 4. Projektzárás Mérföldkő Mellékletben csatolva a projekt részletes ütemterve (3. sz. melléklet). 4 A PROJEKT SZERVEZETI BEMUTATÁSA 4.1 Projektszervezet Projektszervezeti ábra 8/25

9 4.1.2 Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök A projekt szervezetén belül az alábbi funkciókat határoztuk meg: Magas szintű Támogató Testület (MTT) tag Projekt Irányító Bizottság (PIB) tag Projektvezető (PV) Munkacsoport vezető (MCSV) Projekt koordinátor (PK) Munkacsoport tag (Kulcsfelhasználó, tanácsadó) (MCST) Minőségbiztosító (MB) Munkacsoportok Munkacsoport száma Munkacsoport neve A projekt munkacsoportok bemutatása Munkacsoport feladatai a projekt egyes fázisaiban 1 Tesztelési munkacsoport (TESZT) 2 Oktatási munkacsoport (OKT) Teszt stratégia elkészítése, a tesztkörnyezet kialakítása, az egyes szakrendszereket érintő funkcionális tesztek elvégzése. A környezetvédelmi hatóságok érintett dolgozóinak az informatikai rendszer alkalmazásához szükséges ismeretek oktatása. 9/25

10 4.1.4 Projekt résztvevők Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség (KIFÜ): A projekt menedzserként feladata a projekt szakmai vezetése és koordinációja. A KHIR központ és a szakrendszerek kialakításának, tesztelésének és beüzemelésének felelőse. Vidékfejlesztési Minisztérium (VM): Fő feladata a projekt végrehajtásának folyamatos ellenőrzése és a források elosztásának megtervezése, ill. ellenőrzése. Felelős továbbá a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért. Országos Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Főigazgatóság (OKTVF): A projekt eredményét felhasználó környezetvédelmi felügyelőségek felettes szerveként a projekt végrehajtása során a felhasználói oldalt képviseli. Részt vesz az oktatás és a tesztüzem megszervezésében. Az egyes szervezetek részéről a projektbe delegált személyek elérhetőségét, szerepét, feladatát, stb. a Kapcsolati tábla tartalmazza (4. sz. melléklet). 5 KOMMUNIKÁCIÓS TERV A Stakeholder kezelési tervhez és a projekt belső működéséhez kapcsolódóan a kommunikációs terv részletesen az alábbiakat tartalmazza: Belső kommunikáció: projektvezetés és OKTVF, VM felé Külső kommunikáció: stakeholder kezelési terv szerint Az alkalmazott kommunikációs formák: o o Belső: PIB értekezlet, heti jelentések Külső: személyes tárgyalás, , telefon, üzleti ebéd A kommunikációt végző felelős személy: o o Belső: Vezető Vince Külső: Vezető Vince. 6 MINŐSÉGI TERV Mivel a projekt klasszifikációja szerint egyszerű, ezért a PIB döntése alapján a minőségbiztosítást 1 fő OKTVF szakértő bevonásával a KIFÜ végzi. A minőségbiztosítás csak termék minőségbiztosításra terjed ki az alábbiak szerint. A minőségi terv részletesen a lenti elemeket tartalmazza: Minőségbiztosító szervezet / személy: o o KIFÜ minőségbiztosítási projekt menedzser Minőség Miléna OKTVF szakértő: Revizor Regina, Minőségbiztosító helye a szervezetben (ábra): ld. projekt menedzsment ábra A minőségre vonatkozó kritériumokat a specifikációk, a TDL-ek és a vállalkozói szerződések tartalmazzák 10/25

11 Készítendő dokumentumok listája, tartalom és gyakoriság meghatározással: o o Minőségbiztosítási jelentés minden leszállandó átadását követő 1 héten belül - mérföldkövenként Változtatási javaslatok véleményezése ad hoc Kockázatkezeléssel kapcsolatos feladatok: a TDL-ek módosításának és egyéb változtatási javaslatok hatásait a minőségbiztosító vizsgálja és külön jelentést készít a projektvezető számára termék, illetve a szolgáltatás minőségi célkitűzései: TDL-ek szerint. 7 A PROJEKT MŰKÖDÉSI RENDJE 7.1 Projektirányítás és nyomon követés rendje A projekt lebonyolítását meghatározó legfontosabb dokumentumok: KIFÜ Szervezeti és Működési szabályzat VM Szervezeti és Működési szabályzat OKTVF Szervezeti és Működési szabályzat Jelentési és döntéshozatali rend Beszámoló Típusa Készítője Gyakorisága Címzettje Munkacsoport beszámoló Munkacsoport vezető Hetente Projektvezető Projekt beszámoló Projektvezető Hetente PIB tagok PIB beszámoló Projektvezető (PIB jóváhagyással) Mérföldkövenként MTT (PFB) tagok PIB beszámoló A PIB értekezletek alapján a PIB elnök és a projektvezető készíti el a PIB beszámolót. A PIB beszámoló az MTT értekezletekre készül. A PIB beszámoló tartalmi elemei a következők: A projekt és az esedékes időszak azonosítása Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, kockázatok, ütemtervnek való megfelelés, következő lépések és projekt fázisok) 11/25

12 Az időszakban felmerült MTT által eldöntendő kérdések (és a döntéshez szükséges háttér) bemutatása Következő időszak feladatainak összefoglalása, illetve következő projekt fázis rövid bemutatása Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek) Projekt beszámoló A projektvezetői értekezletek alapján a projektvezető és az asszisztens készíti el a projekt beszámolót. A projekt beszámoló a PIB értekezletekre készül. A projekt beszámoló tartalmi elemei a következők: A projekt és az esedékes időszak azonosítása Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, ütemtervnek való megfelelés, következő lépések és projekt fázisok) Az időszakban felmerült MTT által eldöntendő kérdések (és a döntéshez szükséges háttér) bemutatása Az időszakban felmerült változtatási kérelmek Kockázatok (kockázatok azonosítása, értékelése, korrekciós javaslat) Következő időszak feladatainak összefoglalása, illetve következő projekt fázis rövid bemutatása Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek) Munkacsoport beszámoló A munkacsoport értekezletek alapján a munkacsoport vezető készíti el a munkacsoport beszámolót. A munkacsoport beszámoló a projektvezetői értekezletekre készül. A munkacsoport beszámoló tartalmi elemei a következők: A projekt és időszak, valamint a munkacsoport azonosítása Az időszak rövid összefoglalása (elvégzett feladatok, eredmények, megállapodások, ütemtervnek való megfelelés) Az időszakban felmerült döntést igénylő kérdések, a projektvezetői értekezleten eldöntendő kérdések Az időszakban felmerült változtatási kérelmek Kockázatok (kockázatok azonosítása, értékelése, korrekciós javaslat) Következő időszak feladatainak összefoglalása Mellékletek (döntés előkészítő anyagok, változtatási kérelmek) 12/25

13 Döntéshozatali rend Az eszkalációs útvonal a következő: Döntési folyamat a) A munkacsoport vezető(k) jelzi a projektvezetőnek, hogy milyen jellegű (pl.: integrációt, projektek, munkacsoportok közötti koordinációt érintő) kérdés merült fel. Ezt a témakörben összegyűjtött információkkal valamint a döntés-előkészítési adatlappal együtt megküldik a projektvezetőnek. b) A projektvezető, amennyiben a döntést a PAD alapján meghozhatja úgy döntést hoz, és egyben értesíti a döntés által érintett munkacsoport(ok) vezetőit. c) Amennyiben döntést nem hozhat, úgy első szinten a következő projektvezetői értekezlet elé terjeszti a döntési kérdést és az ismert javaslatot. Amennyiben a megkapott döntés előkészítő anyagot nem tekinti kellően kidolgozottnak, úgy utasíthatja a munkacsoport vezetőt a döntés-előkészítésbe való feladatvégzésre, a feladat és az elvárt határidő megadásával. d) Amennyiben a projektvezetői értekezlet nem tud döntést hozni, vagy nem kompetens a döntés meghozatalában, úgy megbízza a projektvezetőt, hogy készítsen PIB szintű döntés-előkészítő anyagot és azt a következő PIB ülés előtt a résztvevőknek küldje meg. Amennyiben a döntés meghozatala a projekt szempontjából nem tűr halasztást úgy a projektvezető kezdeményezi rendkívüli PIB értekezlet összehívását, az előterjesztett döntési előkészítő információk megküldése mellett. e) A PIB rendszeres vagy rendkívüli ülésén döntést hoz. A döntés meghozatala elsődlegesen konszenzusos alapon kell, hogy megvalósuljon. Amennyiben a PIB tagjai között jelentős véleménykülönbség alakulna ki, úgy a döntést a Magas szintű Támogató Testületnek kell meghoznia. A döntési folyamat célja, hogy a lehető legtöbb döntés az operatív szinteken / alsóbb munkacsoport szinteken kerüljön meghozatalra a szakértők által. Abban az esetben, ha a kérdés nem dönthető el munkacsoport vezetői szinten, elsődlegesen a projektvezetői értekezleten vagy szükség esetén a PIB értekezleten kell a döntést meghozni. A döntési mechanizmusban kiemelt szerepe van az MTT-nek, ami egyet nem értés esetén a végső döntés meghozatalára jogosult. A döntések előkészítéséhez a Döntés Előkészítő adatlap kitöltése szükséges. Döntések előkészítése A döntés-előkészítő anyag tartalmi elemei a következők: A döntési helyzet okainak ismertetése Lehetséges megoldások megnevezése Az egyes megoldások hatásainak ismertetése (különös tekintettel a projekt terjedelmére, határidejére és költségkeretére) Az egyes megoldások előnyeinek és hátrányainak leírása Javasolt megoldás 13/25

14 A különböző döntési szinteken eltérő szabályozási alapokon történik a döntések meghozatala. Döntési szintek A projekttel kapcsolatos döntések több szinten keletkeznek: Munkacsoport vezetői döntések Projektvezetői döntések Projektvezetői értekezlet szintű döntések PIB szintű döntések Magas szintű Támogató Testület szintű döntések Szponzori döntések A projekt fórumok célja, hogy a projekt résztvevői rendszeresen áttekintsék a projekt előrehaladását, annak részleteit, az elért eredményeket és a felmerült problémákat. A projekt megbeszélései az alábbi többszintű rendszert alkotják. Fórum Ülésezés gyakorisága Dokumentum Magas szintű Támogató Testület Eseti jelleggel, de legalább MTT értekezlet jegyzőkönyve félévente Projekt Irányító Bizottság Jelentősebb mérföldköveket PIB értekezlet jegyzőkönyve megelőzően, illetve igény szerint, de legalább kéthavonta Projektvezetői értekezlet hetente Emlékeztető Munkacsoport értekezlet hetente Emlékeztető A projekt fórumok összehívása, szervezése minden esetben projektvezető, illetve munkacsoport értekezlet esetén a munkacsoport vezető feladata. A fórumok napirendjének elkészítése, előzetes kiküldése, emlékeztetők megírása és a megbeszélések moderálása szintén a projektvezető illetve a munkacsoport vezető feladata Magas szintű Támogató Testület működési rendje Célja: A projekttel kapcsolatosan felmerülő, a PIB szintjén nem megoldható problémák kezelése, döntések meghozatala. Résztvevői: MTT tagjai, PIB elnök, Projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott résztvevők (pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító stb.). Ideje: Eseti jelleggel, de legalább félévente Terméke: 14/25

15 Az MTT értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el az MTT értekezlet jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető eljuttatja a résztvevőkhöz és az érintettekhez elfogadásra. Szervezésért felelős: A projektvezető, aki előkészíti az MTT napirendjét és előzetesen megküldi az MTT értekezlet résztvevőinek. Ajánlott napirend: A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról Döntések előterjesztése, megvitatása Nyitott kérdésekre, problémákra akciók meghatározása A következő időszakra tervezett projekt feladatok egyeztetése PIB működési rendje Célja: A projekt irányítása, a keletkező termékek elfogadásának jóváhagyása, illetve a projekttel kapcsolatosan felmerülő, a projektvezető szintjén nem megoldható problémák kezelése, döntések meghozatala. Résztvevői: PIB tagjai, projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott résztvevők (pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító). Ideje: A PIB üléseire jelentős mérföldköveket megelőzően, illetve igény szerint, de legalább kéthavi gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság és időpontok a mindenkori igényeknek megfelelően konfigurálhatók. Terméke: A PIB értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el a PIB értekezlet jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető az értekezletet követően eljuttatja a résztvevőkhöz és az érintettekhez. Szervezésért felelős: A projektvezető, aki előkészíti a PIB napirendjét és előzetesen megküldi a PIB értekezlet résztvevőinek. Ajánlott napirend: A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról munkacsoport beszámolók alapján A következő időszakra tervezett projekt feladatok egyeztetése Nyitott kérdésekre, problémákra akciók meghatározása Szükséges erőforrások projekthez való rendelése Projektvezetői megbeszélés Célja: 15/25

16 A projekt aktuális operatív tevékenységeinek áttekintése, a termékek szakmai elfogadása, a projekt és a munkacsoportok működése során felmerülő nyitott kérdések és integrációs pontok kezelése, döntések meghozatala. Lehetőség nyílik továbbá a termékekkel, a projektek feladataival kapcsolatos egyeztetésekre, illetve a projektek aktuális állapotáról történő információcserére. A projektvezetés szintjére eszkalált, nem azonnali döntések előkészítése, döntéshozatal, valamint a projekt menetének figyelése. Az előző projektértekezleten felvetett vagy a projektek jelentéseiben szereplő kérdések megvitatása. A PIB elé terjesztendő jelentések összeállítása illetve azok előkészítése. Résztvevői: A projektvezető, munkacsoport vezetők, minőségbiztosító, vállalkozó képviselője. Ideje: Hetente. Terméke: Emlékeztető, amelyet a projekt asszisztens készít el, és a meghozott döntéseket tartalmazza. Szervezésért felelős: A projekt asszisztens(ek). Ajánlott napirend: A projekt előrehaladásának áttekintése Projektértekezletek tartalmának feldolgozása Projekt beszámoló előkészítése Döntést igénylő kérdések, kockázatok A projekt haladás értékelése munkacsoportonként Integrációs (munkacsoportok közötti) feladatok áttekintése és szervezése Előző időszak eredményeinek áttekintése Előző megbeszélés feladatainak áttekintése Következő időszak feladatai Jövőbeni feladatok előkészítése Munkacsoport megbeszélés Célja: A munkacsoport aktuális operatív tevékenységeinek áttekintése, a termékek szakmai elfogadásának előkészítése, a munkacsoport működése során felmerülő nyitott kérdések és integrációs pontok kezelése, döntések meghozatala. Az előző munkacsoport értekezleten felvetett vagy a munkacsoport jelentéseiben szereplő kérdések megvitatása. A projektvezetés elé terjesztendő jelentések összeállítása illetve azok előkészítése. Résztvevői: Munkacsoport vezető(k), munkacsoport tagok, minőségbiztosító. Terméke: Emlékeztető, amelyet a munkacsoport vezető készít el. 16/25

17 Szervezésért felelős: A munkacsoport vezető, A projektvezetői megbeszéléshez hasonló gyakorisággal és napirenddel kerül megtartásra Az átadás-átvétel rendje A termékek átadás-átvétele Szakmai tartalom Típus Átadásért felelős szervezet KHIR központi keretrendszer létrehozása Kód alapú termék átadása Átvételért felelős szervezet Határidő Vállalkozó KIFÜ KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszer-modulok) Kód alapú termék átadása Vállalkozó KIFÜ Oktatás Oktatás Vállalkozó OKTVF Kód alapú termék: az átvétel tesztelési szakasszal kezdődik a teszttervnek megfelelően. A tesztelési szakaszt a TESZT MCs követi nyomon és a projektvezető felügyeli. A minőségbiztosító részt vesz a tesztelésen és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. A sikeres tesztelési szakaszt követően a tesztelési jegyzőkönyv alapján történik az átadás-átvétel. Oktatás: az oktatás az oktatási terv alapján zajlik, melyet az OKT MCs készít elő. A minőségbiztosító részt vesz az első oktatáson és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. Minden oktatáson jelenléti ív készül. Az oktatási tevékenység átadás-átvétele a jelenléti ívek, elektronikus formában átadott tananyag alapján zajlik A munkakiadás és végrehajtás rendje Munkakiadás és végrehajtás rendje Szakmai tartalom Kiadásért felelős: Jelentéstételi kötelezettségek: KHIR központi keretrendszer létrehozása Vezető Vince PIB tesztelés Munka átvételének feltételei: KHIR központ által szolgáltatott alkalmazási területek (rendszermodulok) Vezető Vince PIB tesztelés Oktatás Vezető Vince PIB Oktatás igazolása, tananyag 17/25

18 7.2 Dokumentációs rend Dokumentációjelölés rendszere: Az egyes adatokat az alábbi sémák szerint lehet jelölni: Dátum: ÉÉÉÉ-HH-NN Névrövidítések, címzett, címszó, szavak elválasztása Dokumentumtípus (F=fax, M= , L=levél, N=jegyzet, MM=megbeszélés emlékeztető, J=jelentés, P=prezentáció, E=egyéb) Például: _FM_M_to Proba_Idoterv _JS_F_Proba_Problemak _MM_Projektmegbeszeles_ A kimenő levelezés kezelése: A levelezés számozása Küldő figyelembe vétele Feldolgozó rövidítésének feljegyzése Dátum feljegyzése Kimenő levelek listájának vezetése Időben közelálló iratok biztosítása A beérkező levelezés kezelésénél fontos szempontok: A levelezés számozása Beérkezési dátum ellenőrzése Beérkezés rövidítéssel történő igazolása Küldő figyelembe vétele Beérkező levelek listájának vezetése Időben közelálló iratok biztosítása A dokumentumok elosztása Elosztók, azon személyek köre, akik az előre meghatározott beérkező és kimenő dokumentumokat másolatban feldolgozásra megkapják, ezen elosztókat a projektvezető jelöli ki. A dokumentumok bizalmas kezelése és hozzáférése 18/25

19 A bizalmas adatok és dokumentumok kezelésének kidolgozása a projekt IT biztonsági szakértő feladata. A dokumentum kidolgozásának határideje a PAD elfogadását követő 1 hónap. A dokumentum elfogadást követően minden projekttagra és minden projektdokumentumra érvényes. Archiválás Az archiválás rendjéért a projektiroda a felelős. A dokumentumok tárolásának helye a projekt elektronikus dokumentumtár. Az archív dokumentumokhoz a hozzáférési engedély megadása a projektvezető és/vagy IT biztonsági szakértő hatásköre. 7.3 Kommunikációs rend Belső kommunikáció A belső kommunikáció alkalmazott eszközei: Projekt fórumok Jelentési rend Projekt adminisztrációs rend Munkakiadás és végrehajtás Külső kommunikáció A külső kommunikáció szervezése a Projektvezető feladata a kommunikációs terv szerint. A projekt feladata a pályázati felhívásban szereplő kommunikációs csomag vállalásainak teljesítése. A nyilvánossági csomag realizálására egy időterv-alapú részletes kommunikációs-cselekvési terv készült, mely a beszerzési felhívás műszaki leírásának része. 7.4 Változtatáskezelés rendje A végrehajtás során ellenőrzött módon kell kezelni a változásokat, elkerülve az ellentmondásokat, biztosítva a projekt gördülékeny működését, támogatva a változtatás által a teljes projektre, projekt portfólióra, kapcsolódó projektekre, programra, az ezek végrehajtásához szükséges erőforrásokra és a végrehajtás határidejére gyakorolt hatásának áttekintését és ennek eredményeként a szükséges intézkedések meghozatalát. Amennyiben a projekt célja, részcéljai, sikerkritériumai, terjedelme; határideje; projekt mérföldkő költségvetése vagy erőforrásterve a projektek végrehajtásának felfüggesztése, újra indítása változik, azt az alábbi változtatáskezelési folyamat szerint kell kezelni. 19/25

20 A változtatáskezelésért felelős személy a projekt vezető. A változtatási kérelem dokumentum tartalma (ld. 10_1 sablon) Változtatás igények rögzítése és karbantartása A változtatási igényeket Változtatási kérelem adatlapon kell eljuttatni a projekt vezetőjéhez. A rögzített változtatási igények nem jelentik azt, hogy azok megoldásán bárki dolgozna, vagy dolgoznia kellene. A változtatási kérelmeket a megrendelő projektvezetője hagyja jóvá vagy utasítja el. Döntéséhez egyeztet a szállító projektvezetőjével és az illetékes szakértőkkel. Amennyiben egy változtatás kérelem elbírálásra került, úgy azt megváltoztatni nem lehet, legfeljebb törölni és a módosítási igény szerint újat felvenni A PAD karbantartása A PAD aktuális, jóváhagyott verzióját csak változáskezelési eljárással, a projekt terjedelmet (scope, határidő, költségek, minőség) érintő változások esetében, PIB szinten lehet módosítani. A PAD részét képezi ugyanakkor számos olyan önállóan is értelmezhető melléklet, dokumentum, csatolmány, amelyek a kezdeti állapotot tükrözik, ezért értelemszerűen a projekt életciklusa során változni fognak. Ezek tételesen a következők: 1. sz. melléklet: Részletes projektterv 2. sz. melléklet: Projektszervezet szakembereinek nyilvántartása 3. sz. melléklet: Sablonok és formanyomtatványok 4. sz. melléklet: Kockázatok elemzése 5. sz. melléklet: Pénzügyi eljárásrend PAD érvényessége a Vállalkozó oldali projektműködésre: A PAD általános projektműködésre vonatkozó dokumentum. A projekt életciklusa során jelentős vállalkozó oldali szereplők részfeladatokra is vállalkoznak. A beszerzéseknél a PAD Vállalkozó(k)ra vonatkozó kivonatát adjuk ki. A nyertes Vállalkozó(k) a szerződéskötés előtt jogosult a teljes PAD megismerésére és egyben nyilatkoznia kell, hogy a Vállalkozó(k)ra vonatkozó rendelkezéseit elfogadja. A teljesítés tárgyából adódó, konzorcium által is elfogadható eltérések a vállalkozói nyilatkozatban rögzíthetők. Amennyiben jelentős működési módszertani eltérés jelentkezik és szükséges a PAD módosítása, akkor a PAD változtatási eljárás keretében a leírt szabályoknak megfelelően módosítható A változtatás döntési folyamatai Változtatást a projekt bármely résztvevője kezdeményezhet. Abban az esetben, ha a változtatás a projekt kereteit nem érinti (pl. csak belső erőforrás átcsoportosításról van szó), a változtatásról a Projektvezető dönt. A projekt terjedelmének módosításáról a Projektvezető jóváhagyása nélkül a projektmunkacsoport nem határozhat. A PIB valamennyi terjedelemmódosításról (pl. határidő, költség stb.) tájékoztatást kap, amelyeket saját döntési hatáskörbe vonhat. A terjedelemmódosulást a PIB tájékoztatásáig nem lehet végrehajtani. A változáskezelési folyamat általános rendje: 1. A mindenkori PAD-ban és a vállalkozási szerződésben meg kell határozni, hogy az adott projektben mi tekintendő változtatásnak és ki kell alakítani a változtatás kezelés folyamatát. 20/25

21 2. Változtatási igényt munkacsoport vezetőn keresztül lehet a projektirányításhoz eljuttatni, de bárki kezdeményezheti. Ezt a változtatási igény adatlap bejelentési részének kitöltésével és a projektvezetőhöz való eljuttatásával kell indítani. A munkacsoport vezető kitölti a változtatási igény adatlap Igény azonosítása részét, és a változtatási kérelem státusza szakaszban a változtatási igény állapotinformációját Bejelentve állapotra változtatja (alapértelmezett). 3. Ezután elkezdődik a változtatás hatásainak felmérése. A felmérés során az adatlap változtatás becsült hatásai szakaszában található pontokat kell felmérnie. Ezek kitérnek a felmérés lépéseire, a terjedelmi, költségbeli, mérföldkövek időzítésében jelentkező, erőforrásbeli hatásokra, illetve az esetlegesen jelentkező szerződésmódosítás szükségességére is. Ezen lépés alatt a változtatási igény állapotinformációját Helyzetfelmérés állapotra változtatja. A változtatás hatásairól a minőségbiztosító véleményt készít a projektvezető részére. 4. A hatásfelmérést követően a projektvezető eldönti, hogy saját hatáskörben kezeli-e (a változtatási igény állapotinformációját Döntés állapotra változtatja) a változtatási igényt, vagy továbbítja azt döntéskérés formájában a PIB-nek (a változtatási igény állapotinformációját Eszkaláció állapotra változtatja). 5. Amennyiben a változtatási kérelem PIB hatáskörben kerül elbírálásra, akkor a projektvezető javaslatot dolgoz ki a PIB számára egy döntéskérés formájában. Amennyiben a PIB valamely dologban nem lát tisztán, úgy újabb szempontok szerinti hatáselemzést írhat elő, amelynek elvégzése után újabb döntéskéréssel kerül a PIB elé az igény. Amennyiben a PIB végleg elutasítja a változtatási kérelmet, úgy azt a projektvezető lezárja az adatlapon (a változtatási igény állapotinformációját Elutasítva állapotra változtatja). Kitölti az adatlap jóváhagyás szakaszát megjelölve a jóváhagyót (mint elutasítót) és az elutasítás tényét. 6. Amennyiben akár projektvezetői, akár PIB hatáskörben született döntés a változtatási kérelem támogatásáról (a változtatási igény állapotinformációját Elfogadva állapotra változtatja), úgy a projektvezető gondoskodik a változtatás átvezetéséről. Kitölti az adatlap jóváhagyás szakaszát megjelölve a jóváhagyót és a jóváhagyott terjedelmet és hatásokat. Kijelöli a felelősöket, akik a változtatás átvezetésében közreműködnek, kiadja az ezzel kapcsolatos rövidtávú feladatokat, és a változtatást átvezeti az ütemterven és minden olyan dokumentumban, ami a változtatás szempontjából releváns, amit közzétesz. (a változtatási igény átvezetési állapotát Nincs teendő/átvezetés alatt/közzétett állapotra változtatja) 7. Lezárja a változtatási kérelmet és amennyiben szükséges, elindítja a szerződésmódosítási folyamatot. A zárási fázisban összesítésre és értékelésre kerülnek a projekt során végrehajtott változtatások, ezek kezelése és hatásuk Változtatásmonitorozás A változtatások monitorozása oly módon történik, hogy a projektvezető folyamatosan nyomon kíséri a Változtatási igényeket. A projektvezető minden Projekt beszámolóban külön kitér a változtatási kérelmekre a PIB felé. 21/25

22 5.4.5 Változtatás kommunikáció Az elfogadott Változtatási kérelmeket a projektvezetés feladatlistában kiadja a munkacsoport vezetők felé. A kiadott feladat összefüggéseiről és hatásáról más területekre, a feladat végrehajtójának munkacsoport vezetője jelent a projektvezető felé. 7.5 A kockázatkezelés rendje A kockázatkezelési folyamat: 1. A projekt teljes terjedelmét strukturált kockázatkezelési keretbe kell helyezni, melyhez az alábbiakban részletezett tevékenységek megvalósítása szükséges. A kezdeti kockázatfelmérés az indító kockázatkezelési listába kerül, mely a kockázatok felmerülését követően újabb elemekkel bővül. 2. Ezután a projektvezető által összehívott workshop keretében egy előre definiált projekt kezdeti kockázati lista készül el(lásd 6. sz. melléklet). 3. Ezek után az egyes kockázatok valószínűség/hatás elemzésére kerül sor. 4. Ennek eredménye a kockázati kitettség értékek meghatározása, majd sorba rendezése. A Paretoelv szerinti felső 20%-a szerinti kockázattal foglalkozik a projektvezetés folyamatosan, amely a kockázati események 80%-ért felelős. 4. A projekt során felmerülő kockázatokról kockázat azonosító dokumentum készül, (ld. 11_1. sablon), melyet a kockázat azonosítója (bármely projektszereplő) a Projektvezetőnek ad át. A projektvezető a kockázatot megvizsgálja, és amennyiben relevánsnak minősíti, bevezeti a kockázati listára. A kockázattal kapcsolatban visszajelzést ad a kockázat azonosítójának. 5. Az egyes kockázatokkal kapcsolatban meg kell határozni a kezelés módját is. szerepel. A válaszok általában a következő kategóriák valamelyikébe esnek: Elkerülés a sajátos fenyegetés kiküszöbölése az ok megszüntetésével. Az erre vonatkozó tervet elkerülési tervnek hívjuk. A projektmenedzsment team soha nem küszöbölheti ki az összes kockázatot, jóllehet a sajátos kockázati események gyakran kiküszöbölhetők. Enyhítés a kockázati esemény várt pénzügyi értékének csökkentése az előfordulási valószínűség csökkentése révén (például a projekt termék működésképtelenségének kiküszöbölése végett kipróbált technológia alkalmazása) vagy a kockázati esemény értékének csökkentése révén), esetleg mindkét tényező együttes alkalmazása révén. Elfogadás a következmények elfogadása. Az elfogadás lehet aktív (például egy előre nem látott kockázatokkal kapcsolatos terv kidolgozása és megvalósítása, ha a kockázati esemény bekövetkezik) és passzív (például az alacsonyabb haszon elfogadása, ha néhány tevékenység túllépi a kitűzött határokat). 6. Az azonosított kockázatok állapotának követése a kockázatkezelési listában jelenik meg, mely rész a heti jelentésnek és a projekt beszámolónak is. 7. A projekt folyamán, mivel klasszifikációja alapján egyszerű projektnek minősül, a kockázatkezelés követését a projektvezető végzi. A kockázatok változásáról rendszeresen beszámol a PIB-nek. Amennyiben egy kockázat kritikussá válik, a PIB-et azonnal értesíti. 22/25

23 7.6 A problémakezelés rendje Az előkészítéstől a zárási fázisig a projektvezető tartja nyilván és kezeli a nyitott kérdések listáját. A megvalósítás során a projektvezető kiemelt feladata annak felderítése, hogy a projekt menetét valamely nem tervezett rendkívüli esemény, probléma megzavarta-e. Probléma (pl. akadály, döntéskérés, egyéb jelzés) bekövetkezése és/vagy azonosítása esetén fontos annak vizsgálata. A vizsgálat alapján lehet dönteni vagy irányt mutatni, végső soron a munkát akadályozó helyzetet megszűntetni. A zárás során a projektvezető ellenőrzi, hogy nem maradt-e kezeletlen kérdés, probléma. A projektvezető megoldhatja a problémát saját hatáskörben (pl. döntést hoz, irányt mutat), illetve hatáskörét túlmutató probléma esetén azt eszkalálja. Amennyiben a vizsgálat alapján a projektvezető szükségesnek látja, úgy változáskezelési folyamatot indít. A probléma indukálhat kockázatot is, ebben az esetben a projektvezető kockázatkezelési folyamatot indít. Probléma bekövetkezése vagy azonosítása kapcsán az alábbi feladatokat kell elvégezni: 1. Az akadályt kiváltó helyzet megvizsgálása. 2. A helyzet elemzése. 3. Alternatívák, javaslatok kidolgozása. A probléma felvetője megoldási lehetőségeket is felsorolhat. A projektvezető egyéb szempontokat is figyelembe vehet, mint a problémafelvető. Bonyolultabb esetben a következőket kell tenni: Össze kell írni a tényeket. Össze kell írni, mi az, ami jól megy a projektben. Össze kell írni, mi az, ami rosszul megy. Össze kell írni, mi szükséges ahhoz, hogy megoldjuk a problémát. 4. Döntés meghozatala vagy iránymutatás a további teendőkre vonatkozóan, illetve a probléma eszkalációja magasabb vezetői szintre. Az alábbi döntési helyzetek lehetségesek: Projektvezető saját hatáskörében képes megoldani a helyzetet. Ha ismert, kinek a hatáskörében oldható meg a helyzet, akkor a problémát oda kell allokálni. Ha az sem ismert, kinek a hatáskörében lehetne megoldani, akkor azt a projektvezetői értekezlet vagy PIB szintjére kell eszkalálni. Amennyiben a probléma megoldása változást indukál, úgy változáskezelési folyamatot kell indítani. 5. Indokolt esetben a kockázatelemzés ismételt elvégzése szükséges. 23/25

24 7.7 Minőségbiztosítási rend A minőségbiztosítási rend a minőségbiztosítás folyamatát szabályozza. A minőségbiztosítási rendnek minimálisan az alábbi elemeket kell tartalmaznia: A minőségbiztosító beszámolási kötelezettségei: Minőségbiztosítási jelentés készítése mérföldkövenként a leszállítandóról A projektvezető részére A jelentést en továbbítja, és egy aláírt papíralapú példányt is átad a projektvezető részére Minőségbiztosítási megbeszélést a projektvezető vagy a minőségbiztosító kezdeményezhet ad hoc alapon, de legalább 3 havonta. Ennek során a projektvezető beszámol a projekt előrehaladásáról, a minőségbiztosító pedig legalább a következőkről: az általa elvégzett feladatokról, azonosított kockázatokról, felmerülő többletfeladatokról, változtatások kockázatairól. Megbeszéléseken emlékeztető készül, melyet a PIB a soron következő projektjelentéssel megkap. 24/25

25 8 MELLÉKLETEK 8.1 Projekt részletes terjedelmi terve 8.2 Erőforrásterv 8.3 Részletes projekt ütemterv 8.4 Projekt kapcsolati tábla (03. sz. sablon alapján) 8.5 A projektben alkalmazott sablonok gyűjteménye 8.6 Projekt kezdeti kockázati lista 25/25