Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról, a munkavégzés feltételeiről. Bevezetés

Átírás

1 Törökbálint Nagyközség Jegyzője 2045 Törökbálint Munkácsy M. u. 79. Tel: , Fax: Tárgy: Beszámoló a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról, a munkavégzés feltételeiről Tisztelt Képviselő-testület! Bevezetés Törökbálint Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 35. (2) c.) pontja és a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény 44/A (1), 46. (5) felhatalmazása alapján megalkotta a Polgármesteri Hivatal működési rendjéről, vezetői pótlékról és illetménykiegészítésről szóló 15/2006.(IV. 12.) számú rendeletét, melyben meghatározta a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti tagozódását az alábbiak szerint: 1.) Szervezési Iroda - Szervezési Csoport - Ügyvitelellátó Csoport 2.) Igazgatási Iroda - Általános Igazgatási Csoport - Ügyfélszolgálati Iroda 3.) Népjóléti Iroda - Egészségügyi és Szociális Csoport - Szociális Gondozó Csoport 4.) Közgazdasági Iroda - Költségvetési Csoport - Könyvelési Csoport - Adóügyi Csoport 5.) Műszaki Iroda - Építési Csoport - Közmű Csoport 6.) Beruházási Iroda A Polgármesteri Hivatal több telephelyen, széttagoltan működik, így: - A Munkácsy Mihály utca 79. szám alatt, a központi épületben található a polgármester, jegyző, a Szervezési Iroda, az Igazgatási Iroda Általános Igazgatási Csoportja, a Közgazdasági Iroda, valamint a közoktatási referens és személyügyi referens - A Munkácsy Mihály utca 72. szám alatt két épületben működik a Műszaki Iroda, főépítész, informatikus és a Népjóléti Iroda - A Munkácsy Mihály utca 74. szám alatt található a Beruházási Iroda - A Bajcsy Zs. utca 8. szám alatt működik a Közgazdasági Iroda Adóügyi Csoportja és az Ügyfélszolgálati Iroda.

2 A hatásköri jegyzék szerint a jegyzőnek több mint háromezer hatásköre van. Ezek közül terjedelmi okok miatt - csak azokat jelenítem meg a beszámolóban (ügymenet leírása nélkül), amelyekkel kapcsolatban ügyirat keletkezett ez évben. 1.) Szervezési Iroda Alapfeladata a Polgármesteri Hivatal, a Képviselő-testület és bizottságai kiszolgálása. Létszáma 10 fő: két titkárnő, négy szervezési ügyintéző, két ügyvitel ellátó egy telefonközpont kezelő és egy gépkocsivezető. Egy munkatárs december végén nyugdíjba vonul A Szervezési Csoport legfontosabb feladatai a képviselő-testület és bizottságok, valamint a kisebbségi önkormányzatok működéséhez kapcsolódnak. Tevékenysége a teljesség igénye nélkül az alábbiakban foglalható össze: Az ülések előkészítésével kapcsolatos feladatok: - meghívó tervezetek elkészítése, - az ülések helyének időpontjának az egyeztetése, - az ülések lebonyolításához szükséges technikai és személyi feltételek biztosítása, - az előterjesztések összegyűjtése, - az előterjesztések formai szempontból történő ellenőrzése szükség szerint fedlap elkészítése, - az előterjesztések szükséges számban történő sokszorosítása, - az előterjesztések az érintettek részére való továbbítása, - a jogszabály szerint kötelezően meghívottakon kívül az eseti meghívottak értesítése, - az előterjesztések honlapra történő megküldése, - a bizottsági jegyzőkönyvek összegyűjtése stb. Az ülések lebonyolításával kapcsolatos feladatok: - hangfelvétel elkészítése, - a szavazatszámláló gép kezelése, ennek meghibásodása esetén a szavazatszámlálás, - jelenléti ív vezetése stb. Az ülést követően - a jegyzőkönyv (nyílt és zárt ülésről) elkészítése, - a hozott döntések kivonatának elkészítése, - a jegyzőkönyvi kivonatok az érintettek részére történő megküldése, - a hozott döntések nyilvántartása, végrehajtásának figyelemmel kísérése, - a jelenléti íveknek a Közgazdasági Iroda részére való továbbítása, - a jegyzőkönyvek SzMSz szerinti megküldése, - korábbi időszak határozataiból jegyzőkönyvi kivonat készítése kérelemre, - a hanganyagok kezelése, - rendeletek kihirdetése, záradékolása, - rendeletek nyilvántartása, - rendeletek Honlapra történő továbbítása, - rendeletek egységes szerkezetbe foglalása, - szerződés-nyilvántartás vezetése, Egyéb feladatok - iskolatej program teljes körű szervezése az előterjesztés készítéstől a szerződéskötésen át a támogatás visszaigényléséig. - segítséget nyújt a költségvetési rendeletek, azok módosítása, a beszámolók, költségvetési koncepciók elkészítéséhez a Közgazdasági Irodának. 2

3 - a kifizetett szociális- és gyermekvédelmi támogatásokhoz az állami normatíva visszaigénylése. - ellátja három bizottság és a CKÖ jegyzőkönyvvezetői feladatait. - egyéb leíró feladatok teljesítése. - Törökbálint jelképei (név, címer, zászló) használata engedélyezésének előkészítése. - az önkormányzat által adományozható díjak, kitüntetések benyújtására az érintettektől javaslatok bekérése. - az adományozott díjakkal, kitüntetésekkel járó tárgyak beszerzése, oklevelek elkészíttetése, nyilvántartásba vétele. - továbbítja az érintett irodáknak, intézményeknek, alapítványoknak a KSH-tól, minisztériumoktól, közigazgatási hivataltól stb. érkezett adatszolgáltatásról szóló nyomtatványokat és figyelemmel kíséri azok kitöltését. - helyi autóbusz közlekedéssel kapcsolatos panaszokat, menetrend-módosítási javaslatokat megküldi a szolgáltatóknak október 1-ig 17 képviselő-testületi ülés és 1 közmeghallgatás volt. Ebből 6 esetben volt rendkívüli testületi ülés. Ez időszakban a képviselő-testület 29 db. rendeletet alkotott és 426 db határozatot hozott október 1-ig összesen: 75 alkalommal került sor bizottsági ülésre, ebből 3 esetben volt összevont bizottsági ülés. A bizottságok ebben az évben összesen 862 db határozatot hoztak. E csoport végzi az országgyűlési és helyhatósági választások, népszavazások előkészítésével, lebonyolításával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat is évben három (országgyűlési I. és II. forduló, és az önkormányzati) választásra és egy helyi népszavazásra került sor. A választásokkal kapcsolatos feladatok (szervezési, nyomtatványkészítési, képzési, közzétételi, nyilvántartási, ellenőrzési határidők betartása stb.) a választások kitűzését követően folyamatos (munkanapoktól független) teendőket jelentenek Az Ügyvitelellátó Csoport felbontja és érkeztető bélyegzővel látja el a Hivatalba érkezett beadványokat. Ezt követően továbbítja a jegyző felé szignálás céljából, majd pedig az iratokat számítógépen fő- és alszámos rendszer szerint ügyintézőkre iktatja. E feladatokat 2 fő végzi, egyikük tanulmányi szerződés szerint tanulmányokat folytat. Az iktató jelenlegi kapacitásával nem tudja tartani a beérkező iratok 1 napon belül történő iktatását november 9-ig összesen irat került iktatásra. Az Ügyvitelellátó Csoport munkatársa az elintézett ügyiratokat átveszi az ügyintézőktől és azokat az ügyirat kezelési szabályzat szerint az iktató programban kivezeti (e munkához az irodán belül rendszeresen segítséget kell adni), az ügyiraton ellenőrzi az irattári jel feltüntetését, majd az irattári jelnek megfelelően irattárba helyezi januárjában a képviselő-testület által jóváhagyott külső szakcég - elvégezte 2003-ig a selejtezhető iratok selejtezését és februárban a Pest Megyei Levéltár átvette az 1900-as évek elejétől őrzött, nem selejtezhető, történelmi értéket képező iratokat. Mindezek ellenére a felszabadult helyekre az irodákban addig tárolt és elintézett iratok irattárba helyezésével ismét megtelt az irattár. Az Adócsoport és a Beruházási Iroda az elintézett iratait (irattári hely hiányában) helyiségeikben kénytelenek tartani. A Műszaki Iroda is az építési engedélyes iratait a használatba vételi engedély kiadásáig az irodán tartja. 3

4 Jelenleg nem oldható meg az iktatóban az iratok határidős rendszerben való kezelése, mert nincs rá hely és ügykezelői kapacitás sem. E csoport végzi a Hivatalba érkező és innen kimenő postázással kapcsolatos teendőket. A hatósági ügyekben hozott határozatokat, végzéseket a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályai szerint csak tértivevényes küldeményként lehet kézbesíttetni. A tértivevényes, ajánlott küldeményre küldeményenként ragszámot kell ragasztani és azt egyenként postakönyvbe kell beírni, ez eddig db volt. Az adófizetési határidők (március 15., május 31. és szeptember 15.) előtt történő postázáshoz más munkaterületről is kell dolgozói segítséget kérni. Egy munkatárs ún. kihelyezett ügyfélszolgálati teendőket is ellát, hiszen az ügyfelet a központi épületből tájékoztatás kérése vagy irat leadása miatt nem lehet a Bajcsy Zs. u. 8. szám alatt működő Ügyfélszolgálatra elküldeni A jegyzői és polgármesteri titkárság feladatait 2 fő titkárnő látja el. Vezetik, nyilvántartják, irattározzák a jegyzőre és polgármesterre iktatott iratokat. Vezetik a fogadóórákra való bejelentkezéseket, telefonokat, elvégzik a rájuk bízott dokumentumok, levelek szövegszerkesztését stb. Megrendelik a jegyző megbízása alapján az irodaszereket, fénymásolópapírt A Szervezési Iroda munkakörülményei nagyon rosszak. Az irodahelyiségek zsúfoltak, a világítás nem megfelelő. Az iratok elhelyezésére nincs elég hely sem a Szervezési Csoport, sem az Ügyvitelellátó Csoport helyiségében. A tárolásra néhány rogyadozó hát- és oldallap nélküli beépített szekrény szolgál, melyek mögött a vakolat is hagy kívánnivalót maga után. A fénymásoló szoba kicsi, a szellőzése nem megfelelő, a levegő cseréjéről gondoskodni kell (télen megfagynak, nyáron megsülnek). 2.) Igazgatási Iroda Általános Igazgatási Csoportja a központi épületben, az Ügyfélszolgálati Iroda a Bajcsy Zs. u. 8. szám alatti épületben működik. Az iroda létszáma: 9 fő. Az iroda ellátja a jogszabályok által a hatáskörébe utalt államigazgatási, önkormányzati hatósági és egyéb feladatokat. Feladatköre igen sokrétű, minden olyan ügy hozzájuk tartozik, ami más irodákhoz nem Ügyfélszolgálati Iroda: Létszáma négy fő. Elhelyezése megfelelő. Az épületrész padlóburkolat cseréje szükséges. Feladataik a klasszikus ügyfélszolgálaton túl folyamatos ügyfélfogadási rendben az alábbiak (az eljárások leírása nélkül): - Méhészeti nyilvántartásba vétel 2 - Marhalevél kiadása 4 - Eboltással kapcsolatos ügyek 98 - Külföldi állampolgár nyilvántartásba vétele 37 - Tűzesettel kapcsolatos hatósági bizonyítványok kiadása 22 - Hirdetmények közzététele, záradékolása 99 - Alanyi jogú és normatív közgyógy igazolványok kiadása Lakcímbejelentés Tüdőszűrő értesítések kiküldése Adategyeztetés (népességnyilvántartás) 45 - Utca és házszám igazolások kiadása 82 - Családi állapot igazolás kiadása 68 - Lakcím fiktívvé nyilvánítása 49 4

5 - Kisebbségi névjegyzékre vétel határozatban Választási értesítők, igazolások Kettős személyazonosító szám rendezése 1 - Hatósági bizonyítvány kiadása 7 - Hagyatéki ügyek Közterület foglalás engedélyezése Hazai anyakönyvezés előkészítése, felterjesztése 29 - Születések anyakönyvezése 1 - Házasságkötések száma 41 - Halálesetek anyakönyvezése Értesítés halálesetről (utólagos bejegyzésre érkezett) Értesítés halálesetről (törökbálinti halálesetről a születési hely, ill. házasságkötés helye szerinti aktő értesítése) Anyakönyvi kivonat kérése 69 - Állampolg. igazolás kérése 5 - Honosítási ügyek 28 - Adategyeztetés (anyakönyvi) 8 - Külföldi haláleset és javítás 11 - Házassági és születési név javítása 2 - BM és házassági név javítás 11 - Külföldi házasság felbontás 5 - BM felé anyakönyvi kivonat elszámolása (alkalom) 2 - Határozat felmentésről Az Általános Igazgatási Csoport államigazgatási, önkormányzati hatósági és egyéb feladatai: ellátja: 1 fő irodavezető, 1 fő szabálysértési ügyintéző, 1 fő vállalkozási ügyintéző, 2 fő igazgatási helyszínelő - Birtokháborítás Szabálysértés Igazolás kiadása fegyvertartási engedélyhez 87 - Állattartási ügyek 84 - Lakáskérelmek 82 - Gyepmesteri telep ügy 2 - Eb oltás 3 - Állatorvosok ügyeleti beosztása 6 - Ebzárlat 3 - Rókák szájon át történő immunizálása 2 - Játékterem engedélyezés 29 - Ingatlan ügy 38 - Ingatlannal kapcsolatos előterjesztés véleményezése 2 - Hozzájárulás külföldi állampolgár ingatlan szerzéséhez 3 - Visszavásárlási jog törlése 4 - Igazolás kiadása 54 - Tűzvédelmi bírság 8 - Mezőgazdasági ügyek 18 - Gyapjas lepkék elleni védekezés 1 - Bérleti díj emelés 4 - Talált tárgy 1 - Tűzijáték rendezéshez hozzájárulás kérése 7 - Hatósági bizonyítvány 4 5

6 - Befogadás iránti kérelem 2 - Egyéb 60 - Parlagfű elleni védekezés 20 - Működési engedélyezési eljárásban szakhatósági állásfoglalás kérése 193 ügyben (alszám 503) - Tolmácsigazolvánnyal kapcsolatos ügyek 3 - Telepengedélyezési eljárásban szakhatósági állásfoglalás beszerzése, helyszíni szemle 6 db (102 alszám) - Adatszolgáltatás (KSH, APEH, VPOP, stb.) 16 - magánszálláshely engedélyezése 4 - Vásárlók könyve hitelesítése 84 - Engedély nélküli közterület foglalás felderítése 13 - Reklámhordozók felderítése 11 - Szabálysértés kezdeményezés 48 - Zöldhulladékkal kapcsolatos ügyek 36 - Veszélyes ágakkal kapcsolatos ügyek 4 - Veszélyes ebekkel kapcsolatos ügyek 12 - Gyom és parlagfű felderítés belterületen 94 - Külterületi Gyom és parlagfű bejelentés áttétele 14 - Közterületen található veszélyes tárgyakkal kapcsolatos ügyek 3 - Roncs gépjárművel kapcsolatos ügyek 4 - Fa kivágás engedélyezése 32 - Szemét elhelyezéssel kapcsolatos ügyek 13 - Útszennyezéssel kapcsolatos ügyek 12 - Égetéssel kapcsolatos ügyek 12 - Engedély nélküli állattartás 7 - Vegyszeres gyomirtás 4 - Szúnyogirtás 1 - Hasznosítási kötelezettség 37 - Zajártalom ellenőrzése Igazgatási helyszínelői feladatok: - engedély nélküli közterület foglalások felderítése - reklámhordozók ellenőrzése - az engedély nélkül kihelyezett reklámok időszakos eltávolítása a Falugazda Csoport munkatársai közreműködésével mindenkori vezetői döntés alapján ennek jegyzőkönyvezése, - a helyi rendeletek be nem tartása esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a zöld nyesedék rendeletben meghatározott időn túli kihelyezése esetén felszólítás, annak eredménytelensége esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a közterületre kihajló ágak eltávolítására való szóbeli/írásbeli felszólítás, - a közterületre kiharapó kutyák gazdájának szóbeli/írásbeli felszólítása, eredménytelenség esetén szabálysértési eljárás kezdeményezése, - a közterületen, illetve a belterületi ingatlanokon a gyom és parlagfű fertőzöttség ellenőrzése hivatalból és bejelentésre egyaránt, - külterületi ingatlanok esetén gyom és parlagfű fertőzöttség bejelentések áttétele a Földhivatalhoz, - a helyi parlagfű forró drót lehallgatását követően a bejelentések ellenőrzése, szükség esetén felszólítás, egyéb intézkedések kezdeményezése, 6

7 - a közterületen elhelyezett veszélyes tárgyak esetében azonnali/szóbeli vagy írásbeli intézkedés, - kóbor, valamint elhullott/elgázolt állatok esetén a gyepmester felé intézkedés, - működésképtelen és rendszám nélküli gépjárművek közterületi tárolása esetén a tulajdonos felderítése, az elszállíttatásra rábírása, ismeretlen tulajdonos esetén a szolgáltató céggel az elszállítás megrendelése, jegyzőkönyvezése, - fa kivágási kérelmek helyszíni szemléje, döntés után a pótlások ellenőrzése, - kullancs és rágcsáló irtás testületi döntés utáni megrendelése, a munka ellenőrzése, - együttműködés a mezőőrökkel, - állattartási ügyek helyszíni szemléje, jegyzőkönyvezése, - birtokvédelmi ügyek helyszíni ellenőrzése, jegyzőkönyvezése, - balesetveszély azonnali elhárítása pl.: működő keverőgép a közterületen, - hiányzó KRESZ és irányító táblák jelzése, - síkosság mentesítés ellenőrzése, - egyedi hatósági ügyekben, illetve társhatóság megkeresésére helyszínelési feladatok ellátása, - ad hoc jellegű, (ez éves átlagban eset) sokrétű ügyek, általában lakossági jelzés alapján, pl.: égetés belterületen, olajszennyezés, stb.) 2.4. Az Általános Igazgatási Csoport munkakörülményei igen mostohák. Tárolásra itt is hátés oldalfal nélküli roskadozó beépített szekrények szolgálnak. 3.) Népjóléti Iroda 3.1. A Népjóléti Iroda Egészségügyi és Szociális Csoportja négy főből áll. A Népjóléti Iroda Egészségügyi és Szociális Csoportja tevékenysége, feladatköre igen sokrétű és szerteágazó, nagy számú ügyfél és ügyiratforgalmat bonyolít le. Egyszeri átmeneti segélyek 720 Temetési segélyek 60 Köztemetés 12 Tüzelő támogatás 111 Az 50 %-os munkaképesség csökkenést kapott ügyfelek ügyinek intézése, a rehabilitációs bizottság összehívása, igazolás kiadása 18 Közgyógyellátás 340 aktív korú nem foglalkoztatott (havonta változó létszám) 15 időskorúak rendszeres szociális segély 6 rendszeres szociális segély (egészségkárosodott) 2 Lakásfenntartási támogatás 3 Ápolási díj 68 Családi jogállás rendezése (apai elismerő nyilatkozat ) 31 Bölcsődei felvételi kérelmek 113 Mozgáskorlátozottak ügyei 90 Gyermekes családok esetében rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 430 Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény 111 Étkezési hozzájárulás 330 Kamatmentes kölcsön 34 BURSA Hungarica ösztöndíj támogatás 26 Szakápolás - az idén még nem volt kérelem Szociális étkezés 66 Házi segítségnyújtás (gondozás ) 20 Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás (2006.óta működik ) 10 7

8 közlekedési támogatás 210 gázártámogatás Statisztika készítés - Rendelet-tervezet előkészítése - Bizottsági, Képviselő-testületi ülésekre előterjesztések készítése - Bizottsági, Képviselő-testületi üléseken való részvétel, bizottsági jegyzőkönyvek készítése - Környezettanulmányok készítése a határozatok meghozatalával kapcsolatban vagy társhatóság, egyéb szerv megkeresésére 50 - Karácsonyi csomag elkészítése, kiszállítása az érintetteknek időseknek 350 gyermekes családok Szociális Gondozó Csoport feladatait öt szociális gondozó látja el. - A szociális gondozók gondoskodnak azokról az időskorú személyekről, akik otthonukban önmaguk ellátására saját erőből nem képesek és róluk nem gondoskodnak. A szociális gondozók jelenleg 20 főt gondoznak, ez a létszám változó. (kórházba kerülés, haláleset vagy csak egyszerűen nem kérik már a gondozást) Tevékenységük: a gondozottak részére bevásárlás, gyógyszerkiváltás, hivatalos és egyéb ügyek intézése, ház körüli munkák elvégzése, fürdetés, mosás, tüzelő behordás, begyújtás. Megpróbálják az egyedül élő idős emberek lelki egyensúlyát biztosítani azzal is, hogy meghallgatják gondjaikat, problémáikat. - Az étkeztetés keretében azoknak a szociálisan rászorultaknak a legalább napi egyszeri meleg étkeztetéséről kell gondoskodni, akik azt önmaguk, illetve eltartottjaik részére tartósan vagy átmeneti jelleggel nem képesek biztosítani. Jelenleg 66 fő részére szállítják házhoz az ebédet, ez a létszám változó, az elmúlt évben meghaladta a napi 100 adagot. (kórházba kerülés, haláleset vagy csak egyszerűen nem kérik már az ebédet) A felsorolt feladatok nagyvonalakban tükrözik az Iroda tevékenységét, de természetesen ezeken belül számos ún. ad-hoc feladat is van. A Népjóléti Iroda ügyiratforgalma október hónappal bezárólag : 6540 db December hónapban jelentős lesz mind a felnőtt, mind a gyermekes családok segély kérelme, valamint ekkor kerül sor a karácsonyi csomag tartalmának megvásárlására, a csomag elkészítésére, az érintettekhez történő kiszállításra A Népjóléti Iroda kilenc munkatársa kb. 8 éve dolgozik a jelenlegi, egy légterű irodában. Tevékenységüknek nem megfelelő ez az elhelyezés, mivel nem lehet biztosítani azt az intimitást, amit feladatkörük megkövetel, valamint alkalmatlan az elmélyült munkavégzésre, amikor minden kolléga az irodában tartózkodik, dolgozik, ügyfelekkel foglalkozik vagy telefonon ad felvilágosítást (pl. előterjesztés készítés, rendelet-tervezet készítés, döntés előkészítés). Nyolc éve kerültek megvásárlásra a jelenlegi bútorok melyek gyerekbútorok, nem irodába valók, de az akkor rendelkezésre álló keretből ezt lehetett vásárolni. A rakodó felület kevés, a polc kevés, a régi épületből áthozott bútorok viszont mostanra teljesen elhasználódtak, elkorhadtak, a hátlapjuk leesett. A nem megfelelő munkafeltételekhez tartozik, hogy egy WC van, nincs külön férfi - női, külön az ügyfeleknek. 8

9 A nyomtató illetve a fénymásoló is használt, más irodától örökölték őket. 3.4.Az Iroda tevékenységéből adódóan szoros kapcsolatban van a Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálattal, a Bölcsődével, az óvodákkal, iskolákkal, a védőnőkkel, gyermek és háziorvosokkal és fogorvosokkal. Szintén jó és szoros a kapcsolat a településen működő Jóakarat kör -rel, a Caritas civil szervezettel, a Nyugdíjas Klubbal, a Sorsunk és Jövőnk Családok Átmeneti Otthonával. 4.) Közgazdasági Iroda Az iroda 17 fővel végzi munkáját, melyből 1 irodavezető, egy irodavezető helyettes, egy adócsoport és egy könyvelési csoportvezető lát el közép szintű vezetői feladatot. Feladata: az önkormányzat költségvetésének végrehajtása, a bevételek beszedése, kiadások teljesítése, a pénzügyi és számviteli feladatok ellátása. Az iroda évről évre kb 5 milliárdos költségvetésből gazdálkodik. Végzi a Polgármesteri Hivatal, mint önálló költségvetési szerv, valamint 8 részben önálló költségvetési szerv gazdálkodását, és koordinálja további 3 önálló intézmény gazdálkodását Költségvetési Csoport: - Segíti a Képviselő-testület munkáját és előkészíti a Képviselő-testület, illetve a bizottságok elé kerülő előterjesztéseket. - Gondoskodik a folyamatos gazdálkodási feltételekről, elkészíti a Polgármesteri Hivatal és a hozzá tartozó intézmények, kisebbségi önkormányzatok szabályzatait. - Kapcsolatot tart a számlavezető hitelintézettel, a folyamatos likviditás biztosítása érdekében intézi a hitel igénybevételt. - Részt vesz a szerződések előkészítésében. - A különféle ellenőrzések végrehajtását segíti: ÁSZ, APEH, stb. - Részt vesz a belső ellenőrzés+kistérség+banki kapcsolat+hitel - Kapcsolatot tart a szakterületébe vágó kérdésekben a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulásával. - A költségvetési rendelet kiadásainak és bevételeinek kimunkálása, ezen belül a Polgármesteri Hivatal részletes költségvetésének elkészítése, a képviselő-testületi döntések és központi költségvetési módosítások átvezetése, rendelet-módosítások elkészítése. - Elkészíti költségvetés állásáról szóló féléves és háromnegyedéves beszámoló számszaki részét a képviselő-testület felé, előterjeszti a zárszámadást. - Elkészíti az állami támogatás igénylését, elszámolását, felméri a mutatószámokat és feladatmutatókat. - A társadalmi szervek pályázaton elnyert pénzeszköz átadását előkészíti. - Ellátja a részben önálló költségvetési szervek ellenjegyzési feladatait. - Bérgazdálkodás keretében ellenőrzési a PH és a hozzá tartozó intézmények személyi juttatás előirányzatának teljesítési adatait, meghatározza a bérmegtakarítás terhére adható jutalmak összegét Könyvelési csoport - elkészíti a Polgármesteri Hivatal, az önkormányzat negyedéves, féléves költségvetési jelentéseit, évvégén elvégzi a zárlati munkálatokat, összeállítja a beszámolót és a mérleget, amelyet a Magyar Államkincstár felé kell leadni. - A legfőbb feladatokon túl ellát érvényesítési, ellenjegyzési, házi pénztár ellenőrzési feladatokat, 9

10 - könyveli a 0 számlaosztályt, az elszámolási számla pénzellátással kapcsolatos alszámláit, adóbeszedési alszámláit és egyéb alszámlákat, valamint a MÁK nettó finanszírozás körébe tartozó tételeket. - Információt és adatot szolgáltat vezetői döntésekhez és külső szervezetek részére. - a pénztári forgalom főkönyvi könyvelését (kb tétel éves szinten) - bedolgozik a mérlegjelentés elkészítésébe és a zárlati munkálatokba - végzi a beruházások aktiválásával kapcsolatos könyvelési és nyilvántartási feladatokat, - vezeti a befejezetlen beruházások analitikáját - Rendezi a függő tételeket és negyedévente beruházási statisztikai jelentést készít. - Ellát érvényesítési feladatokat. - végzi a banki forgalom és a bér főkönyvi könyvelését (kb tétel éves szinten), - vezeti a vevő és szállító analitikus nyilvántartást - Elkészíti a különböző adónemekben keletkező bevallásokat és továbbítja ügyfélkapun keresztül. - Rögzíti a tárgyi eszközök változásait az un. Befesz programban, értékcsökkenések számítását elvégzi és egyeztet a főkönyvi könyveléssel. - a vevő-szállító analitika gépi rögzítését - és vezeti a kötelezettség-vállalások nyilvántartását (kb tétel évente). - vezeti a tárgyi eszköz kartonokat. - kezeli a banki terminált, a Spectra rendszeren keresztül végzi a banki átutalásokat. - Az átutalások teljesítése előtt érvényesítési feladatokat végez, a számlákat felszereli, ellenőrzi, teljesítést igazoltat, utalványozásra, ellenjegyzésre előkészíti. - A beérkező számlákat nyilvántartásba veszi. - Naprakész információkat szolgáltat a vezetés részére a bankszámlák egyenlegéről, a bevételek és kiadások pénzforgalmáról. - Teljesíti a készpénzes kifizetéseket és bevételezi a befizetéseket (kb tétel évente). - Gondoskodik a megfelelő mennyiségű és címletezésű készpénz biztosításáról. - Kezeli a kisebbségek és a részben önálló költségvetési szervek készpénzeit is, ellátmányt fizet ki, elszámolásokat fogad. - A készpénzforgalomhoz kapcsolódóan analitikus nyilvántartásokat vezet, számlát állít ki (kb. 300 db évente). - Az un. AN analitikus nyilvántartó program kezelése Ezen a programon tartják nyilván a lakbéreket, a nem lakás célú helyiségek bérleti díjait, az önkormányzati lakások törlesztő részleteit, a munkáltatói és lakásvásárlási kölcsönöket. pénztári és banki befizetések rögzítése ügyfelek tartozásainak előírása/kivetése csekkek küldése tartozásokról értesítés küldés/felszólítás lejárt kölcsönök ügyfélszámláinak lezárása új kölcsönök esetén ügyfélszámla nyitása a nyilvántartó rendszerben számlák kiállítása AN nyilvántartó program programozójával kapcsolattartás. - Év végi leltározás végrehajtása, számlázási feladatok (kb. 700 db számla évente). - Szerződések előkészítése - Igazolások kiadása - Földhivatali bejegyzések kezdeményezése. - A Polgármesteri Hivatal és a hozzátartozó intézmények nyugdíj- és egészségpénztári 10

11 feladatai Önkéntes nyugdíjpénztár havi bevallások elkészítése új belépők felvétele kilépő dolgozók törlése a rendszerből bérváltozások rögzítése a rendszerben cafeteriából nyugdíjpénztári befizetést választó dolgozók nyilvántartásának létrehozása, nyilvántartás vezetése, havi bevallás elkészítése küldése Patika egészségpénztár cafeteriából egészségpénztári befizetést választó dolgozók nyilvántartásának létrehozása, nyilvántartás vezetése, havi bevallás elkészítése, küldése Megszűnt Anna-hegyi Viziközmű Társulat ügyeinek intézése bankszámlák könyvelése kényszertársulók tartozásainak kimutatása, megküldése adócsoport felé különbözeti összegekről csekkek küldése az LTP tagok részére levelezések igazolás kiállítása negyedéves beszámolók készítése - Az átvett Viziközmű Társulat iratanyagai rendszerezésének kialakítása, az iratanyagok ügyfelenként történő nyilvántartásának elkészítése. - A társulati tagok tartozásának nyilvántartására szolgáló VIZCSAP program kezelése. - Az analitikus nyilvántartási rendszer befizetéseinek, és tartozásainak az önkormányzat előírásainak megfelelő átalakítása, az ennek megfelelő nyilvántartás kialakítása, a költségvetési csoport előírásait szolgáló analitikával történő alátámasztása. OTP LTP-vel kapcsolattartás, az LTP-vel rendelkező társulati tagok hiányos megtakarításainak figyelemmel kísérése OTP LTP-vel történő levelezések VIZCSAP nyilvántartó rendszer rendszergazdájával történő kapcsolattartás, a programfrissítések megrendelése, egyedi igények megfogalmazása, kivitelezésére történő megbeszélések lebonyolítás Munkaügyi feladatok: a Polgármesteri Hivatalhoz tartozó részben önálló intézmények (Bölcsőde, négy óvoda, Családsegítő Szolgálat, Művelődési Ház, Könyvtár) dolgozóinak, ill. a Hivatal köztisztviselőinek, valamint a hozzá tartozó közalkalmazottak (Házi Segítségnyújtás, Parkfenntartás, Köztisztaság, Védőnői, Háziorvosi Szolgálat és Egyéb Kulturális tevékenység) dolgozóinak a különböző nem rendszeres juttatások, ill. kifizetések számfejtése, feladása, pl.: - bérlet, - étkezési hozzájárulás, - önkéntes nyugdíjpénztári -, Patika egészségpénztári befizetés, - szakirodalom vásárlási támogatás, - jutalmak, céljutalmak, - saját gépjárművel történő munkába járás, ill. gépkocsi költségtérítés, - üdülési hozzájárulás, - ruházati költségtérítés, - albérleti hozzájárulás, - munkáltató által adott szociális segély, 11

12 - temetési segély, - iskolakezdési támogatás, - a Cafetéria rendszeren belüli elemek ajándékutalvány, o üdülési csekk, o o internet, önkéntes nyugdíjpénztári - és egészségpénztári befizetések -, minden egyes dolgozóra és az általuk megjelölt hozzátartozókra egyaránt) - éves szinten ez mintegy 253 dolgozó esetében rendszeres feladatot jelent (kb tétel rögzítése éves szinten). - Előzőekben felsorolt munkavállalói körben munkáltatói igazolás kiadása. - feladata a változó bérek (szabadidő megváltás, túlóra, eseti helyettesítési díj, délutáni pótlék) a fent említett intézmények és a Hivatal dolgozói esetében határidőre történő lejelentése, listák elkészítése, valamint továbbítása megadott határidőben a MÁK felé. - A képviselők ( 17 fő) és a külső bizottsági tagok részére nyilatkozatok készítése és kiküldése, majd a beérkezett adatok, ill. igazolások alapján nyilvántartás felvezetése, ezek alapján a havi elszámolások (kifizetések) felvitele (IMI rendszeren), engedélyeztetése, utalásra előkészítés, nyilvántartás havi aktualizálása. Ugyanez vonatkozik a havi rendszeres megbízási díjjal dolgozók esetében is - Az eseti megbízási szerződések lejelentése, engedélyeztetése, majd átadás kifizetése, ill. utalásra (a fent említett intézmények esetében is). - A Népjóléti Iroda által készített lista alapján az ápolási díjban részesülők (68 fő) külsősök adatainak rögzítése, majd a havi rendszerességgel történő kifizetések felvitele, kinyomtatása, lista készítése a felvitelről, majd aktualizálása az utaláshoz. Nyilvántartás vezetése. - Havi zárások elkészítése és határidőre történő eljuttatása a MÁK felé. - A személyi jövedelemadóval kapcsolatos év végi igazolások elkészítése (képviselők, bizottsági tagok, ápolási díjasok, megbízási díjban részesülök), leigazoltatása és határidőben történő kiküldése az adott személyek részére. A Közgazdasági Iroda munka mennyisége nem mérhető le az iktatott ügyiratok számával hiszen a végrehajtandó feladatok más jellegűek. Mégis az iroda ügyiratforgalma ebben az évben közel 1700 volt. A technikai feltételek korszerűsítése a munka minőségének javításához elengedhetetlen. Elsősorban új analitikus nyilvántartó rendszerek beállítása szükséges, illetve megfogalmazódik az igény egy integrált rendszer bevezetésére is. A munkát jelentősen nehezíti, hogy több részben önálló költségvetési szerv és ezen kívül más különféle szakfeladat működtetését is itt kell végezni. Ez szerteágazó munkát és ismereteket és megfelelően kialakított számviteli rendszert igényel. A Közgazdasági Iroda Költségvetési és Könyvelési Csoportjából három munkatárs december végén nyugdíjba vonul, ez óriási terheket ró a Hivatal vezetésére Adóügyi csoport Az Adóügyi Csoport hatósági tevékenységét szervezeti egységként a Közgazdasági Iroda keretében végzi. Az adócsoport létszáma 6 fő, ebből egy fő felmentési idejét tölti nyugdíjba vonulása miatt. Egy másik munkatárs december végén kíván nyugdíjba vonulni. Általános feladatok az adóztatásban: - Az adók beszedése és nyilvántartása. 12