Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5

Átírás

1 Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5 Intézményirányítási modell Kapcsolódó pályázati tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok és egyéb, önkormányzati irányítás alá tartozó szervezetek tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása Kapcsolódó indikátor: Intézményirányítási modell

2 Tartalomjegyzék Az intézményirányítás rendszere... 3 A döntési folyamat modellje... 6 A jobbítás érdekében megfogalmazott lépések... 9 Rövidtávú célkitűzés... 9 Középtávú célkitűzések Összegzés... 12

3 Az intézményirányítás rendszere Mielőtt ezt a témakört mélyebb elemzés alá vonnánk tekintsük át, hogyan értékelik az intézményrendszer vezető beosztású munkatársai az önkormányzat és az intézmények, illetve gazdasági társaságok együttműködését. Előrebocsátjuk, hogy az értékeléseket anonim módon ismertetjük. A párbeszédünk a tulajdonos önkormányzattal és a város többi intézményével jó, eredményes. Említett intézményekkel a napi szintű kapcsolattartás telefonon, ben, postai úton és szóban történik. Az együttműködés sikeres, előremutató köszönhetően a többszintű oda-vissza működő kommunikációnak. Az irányítási rendszert az együttműködés, az építő szellemű probléma-felvetés és problémamegoldás jellemzi. Véleményünk szerint az együttes munka sikeres, zökkenőmentes. Jó a kommunikáció, az apró adminisztrációt nem igénylő problémákat telefonon, minden mást en vagy hivatalos levélben intézünk. Ezen kívül minden hónapban lehetőségünk nyílik, egy intézményvezetői értekezleten beszámolni az elmúlt hónap eredményeiről, problémáiról és megbeszélni a következő hónap feladatait. Az intézmény együttműködése az önkormányzattal kiváló. Összegezve: az együttműködés minden területen jó, folyamatos, kétirányú. Közvetlen, alkotó légkör mind a hivatal, mind az intézmények tekintetében; problémaorientált, a megoldás-keresés jellemzi Az önkormányzat dolgozóival személyesen és minden más kommunikációs eszköz segítségével gördülékeny az együttműködés. A résztvevők az általuk bemutatott intézményirányítási modell értékeléseként erősségek és gyengeségek számbavételekor az alábbi megállapításokra jutottak:

4 Erősségek: - Napi kommunikáció - Szakmai tapasztalat és szaktudással rendelkező szakemberek - Lojalitás - Szakmai önállóság - Sikeres együttműködés - Támogató hivatali apparátus - Kiváló, alkotó munkahelyi légkör Az erősségek tekintetében megállapíthatjuk, hogy minden feltétel adott ahhoz, hogy a fonyódi intézményrendszer működése, apróbb beavatkozások útján - melyek a finomrahangolást szolgálják hatékonyabbá tehető. Ezt a tézisünket erősítik a vezetők által a konzultációs folyamatban felszínre hozott gyengeségek is, melyeket az alábbiakban mutatunk be. Gyengeségek: - Folyamatszemlélet hiánya - A havonta egyszer tartott vezetői értekezlet nem hatékony - Rengeteg energiát igényel az információ begyűjtése - Hiányoznak a kontrollpontok a rendszerben - Túlságosan támaszkodnak a polgármester és a hivatal operatív támogatására - A visszacsatolás nem megfelelő - Az értekezletek nem tematikusan felépítettek - Az önkormányzati vagyon állagmegóvása, működőképességének fenntartása komoly erőforrásokat igényel - Nincsenek folyamatgazdák - Előfordulnak rossz, bevett szokások

5 Lehetőségek: - A kommunikációs folyamatok újraszabályozása - Az egyéni felelősség elmélyítése, az egyéni döntéshozatali képesség fejlesztése - Az információáramlás akadálytalan, szervezett keretek között folyó biztosítása - Kontrollpontok beépítése a folyamatokba - Informatikai rendszer fejlesztése a hatékonyabb kommunikáció érdekében - A döntési mechanizmusok egyszerűsítése - A polgármester és a hivatali apparátus szerepének újragondolása az intézményirányításban - Hatáskörök pontos definiálása - Folyamatgazdák feladat és hatáskörének definiálása - Elégedett intézményvezetők és polgármester Veszélyek: - Az előírásoknak nem megfelelő működés vezetői információhiányt okozhat - A merev működés a munkatársak motiváltságát csökkentheti - A szervezetlen keretek között zajló vezetői konzultációk indokolatlan időveszteséget generálnak - Nincs elegendő likvid forrás az informatikai rendszer fejlesztésére - Az önálló döntési kompetenciák felszínre hozhatnak egyéni hiányosságokat, korlátokat

6 A döntési folyamat modellje Az alábbiakban kísérletet teszünk a fonyódi döntési folyamat modellszerű bemutatására. A lenti ábrán azt ábrázoljuk, hogy amikor felmerül egy probléma a rendszerben, akkor mely csatornákon, milyen lépcsőkön kell keresztül folynia az információnak annak érdekében, hogy a probléma megfelelő módon rendezésre kerüljön. A jelenlegi helyzetben jól látszik, hogy a polgármester személye szinte kihagyhatatlan a folyamatból, hiszen a végrehajtásért felelős első sorban vezető beosztású munkatársak nélküle egyáltalán nem, vagy csak nagyon jelentéktelen kérdésekben hoznak önálló döntést. A rendezvények alkalmával a résztvevők konkrétan nem tudták megmondani ezen eljárásrendnek az okát annak ellenére, hogy egyként állították, hogy ez a rendszer valószínűleg indokolatlanul jelentős terhet ró a polgármesterre, akinek az egyéb feladatellátása kerül ezáltal veszélybe, beláthatatlan veszteségeket okozva az önkormányzatnak. A rendszerben gyakran megfigyelhető másik probléma, hogy az információ nem a megfelelő helyre jut el közvetlenül és több közbenső csatornán keresztül éri el a valódi címzettet. Ebben a folyamatban óriási információs torzulás következhet be, mely alapján a legegyszerűbb megoldás is szempillantás alatt válhat kezelhetetlen, konfliktusokkal teli problémává. Azt is feltártuk, hogy a polgármester az előzőekben jelzett terhelés csökkentése érdekében leggyakrabban a közvetlenül, legkönnyebben elérhető munkatársak útján próbál megoldást találni az adott kérdés elemzésére, illetve megoldására, mellyel indokolatlan feszültség keletkezik a rendszerben a folyamatos hatásköri ütközések következtében. Ezen helyzet mára fenntarthatatlanná vált, tekintettel arra, hogy a hatékony munkavégzés érdekében a folyamat szereplőinek feladat és hatáskörét, illetve a problémák kezelésének folyamatát célszerű legalább sematikusan, minimális tartalom és eljárás rend szintjén rögzíteni. Legfontosabb célkitűzés az lehet, hogy a felelősségi szintek újraszabályozásával és tisztázásával a döntéshozatal folyamata és a döntésekért vállalt felelősség kérdése minden

7 résztvevő számára átláthatóvá és világossá válik, illetve az újraszabályozott folyamatokban megjelennek azok a kontrollpontok, amelyek segítségével bárki képet kaphat az adott problémakezelés aktuális helyzetéről. A másik talán hasonlóan nagy kihívás, hogy a feladat és hatáskörrel nem rendelkező munkatársak számára biztosítani kell a távolmaradás lehetőségét, mellyel lehetőség nyílik az önálló gondolkodásra és az ennek eredményeként születő intézkedések eredményeinek elemzésére, mely elengedhetetlen annak érdekében, hogy az átfogó jobbítás elérje célját és a korábban, ismétlődően elkövetett hibák a jövő vonatkozásában kiküszöbölhetővé váljanak. Természetesen ez átmenetileg sikertelen végrehajtási fázisokat produkálhat a rendszerben, azonban elkerülhetetlennek látjuk annak érdekében, hogy valamennyi érintett számára egységes eszköztár legyen a birtokában a problémák kezelése tekintetében, illetve, hogy csökkenthetőek legyenek a rendszerben jelenleg felfedezhető feszültségek.

8

9 A jobbítás érdekében megfogalmazott lépések A résztvevők a rendszer korszerűbb, hatékonyabb működése érdekében a feltárt gyengeségek körét elemezve egységesen arra a konszenzusra jutottak, hogy a belső kommunikáció és folyamatszervezés fejlesztésének útján indulnak tovább. Rövidtávú célkitűzés Rövid távú intézkedésként javaslat, majd megállapodás született arról, hogy a jelenlegi, havonta egy alkalommal szervezett kevésbé hatékony vezetői konzultáció helyett, a résztvevők személyének változtatása nélkül, rövidebb időkeretek között folyó, havonta két alkalommal megrendezésre kerülő, tematizált vezetői értekezleteket tartanak, melynek főbb napirendjei a következők lesznek: - folyamatgazdák beszámolója az önkormányzati feladatok, beruházások, fejlesztések, felújítások végrehajtásának aktualitásairól, - újabb önkormányzati feladatok, rendezvények szervezési előkészületeinek stratégiai meghatározása, folyamatgazda kijelölése, - soron következő képviselő-testületi, bizottsági ülések napirendi pontjainak intézményeket érintő feladatainak, előterjesztések tartalmi irányainak meghatározása, folyamatgazdák, határidők meghatározása, - információ átadás a lakosságot is érintő intézményi ügyekről, - napi aktualitások. A vezetői értekezleteken a folyamat szabályozottsága és a hatékonyság érdekében egy-egy érintett adott főtémakörhöz legfeljebb 5 perc időtartamban kap lehetőséget hozzászólásra az őt érintő kérdések bemutatására, felvetésére.

10 Az értekezletekről rendszeresen emlékeztető készül, melynek felépítése igazodik a főtémakörökhöz és kivonatosan tartalmazza az adott témához fűzött gondolatokat, valamint pontosan rögzíti a folyamatgazdák, határidők és elvégzendő feladatok listáját. Pl.: Augusztus 20-i rendezvény szervezésével kapcsolatosan Tevékenység Feladat Folyamatgazda Határidő Közreműkö dők Az önkormányzati Média Kft. Szent István Napi megemlékezés rendezvény teljes körű megszervezése FOKI intézményvezetője augusztus 10. VÜSZ Kft. Konyha Kft. Polgármester Az emlékeztető valamennyi résztvevő számára elektronikusan kiküldésre kerül, ezáltal mindenki számára egyértelművé válik, hogy az adott tevékenység sikeres végrehajtása érdekében ki kivel egyeztet, ki az adott tevékenység fő koordinátora, kitől várhat utasítást, kihez fordulhat információért. Itt megjegyezzük, hogy a polgármester közreműködőként történő megjelölésének oka, hogy a polgármester ezeken az önkormányzati rendezvényeken általában ünnepi köszöntőt, beszédet mond, illetve a rendezvény kezdő időpontjának meghatározása nagyban függhet az ő időbeosztásától, ezért vele, vagy közvetlen munkatársával egyeztetni szükséges. Semmiképpen nem érdemi közreműködésre gondolunk. Összességében ettől az intézkedéstől elvárt legfontosabb közvetett hatás a rugalmasabb működés szolgálata, míg közvetlenül a rendszerben dolgozók részére a naprakész információk biztosítása.

11 Középtávú célkitűzések Célszerűnek látjuk, ha a fonyódi intézményirányítás rendszerében kialakítják azt a szervezeti működési modellt, amelynek középpontjában a tapasztalatok értékelése jelenik meg. Valamennyi működési anomália, félreértés, konfliktus, veszteség minimalizálható, ha a munkatársak értékelik az elvégzett munkát, a felszínre került tapasztalatokat megosztják egymással és tanulnak azokból. Az Így szoktuk! gyakorlat felülvizsgálatával érdemes megőrizni mindazt az értéket, mely a hatékony működést szolgálja és biztosítja a különösebb erőforrásokat nem igénylő automatizmusokat. Ezzel egy időben pedig célszerű szakítani az összes olyan kialakult eljárással, mely a hatékonyságot gátolja, túlságosan magas erőforrásigénye van, illetve a belső konfliktusok előidézője. Ennek a célkitűzésnek az elérése érdekében e területen is javasoljuk lépésről lépésre felépíteni az egyes folyamatok modelljét, melyeket az időről időre megvalósítandó, különböző feladatok végrehajtása során érhetünk el. Maradva az önkormányzati rendezvények példánál: A rendezvények évről évre szinte azonos forgatókönyv szerint, azonos tárgyi - és pénzügyi feltételek mellett kerülnek megrendezésre, azonos humánerő igénybevételével. Ha általánosságban megvizsgáljuk ezen folyamat erősségeit és gyengeségeit, azokat a veszteségeket (a hatékony működést gátló tényezők), melyek a jelenleg működő rendszerben mindannyiszor a felszínre kerülnek, könnyedén felállíthatjuk a fonyódi önkormányzati rendezvények folyamat modelljét és elénk tárulnak azok a kontrollpontok is, ahol a folyamat ellenőrizhetővé válik, illetve beavatkozási lehetőséget teremt a folyamatgazda részére az eredmény sikere érdekében.

12 Összegzés Az előzőekben bemutatott önkormányzati intézményrendszer és gazdasági társaságokkal történő együttműködés erősségeinek további fejlesztése, a gyengeségek kiküszöbölése érdekében tett jobbító intézkedések bevezetése, folyamatszervezés tovább mélyítheti az önkormányzat és intézményei, valamint gazdasági társaságainak együttműködési hatékonyságát. Az általunk összefoglalt információk alapján megállapíthatjuk, hogy Fonyód városa az új feladat-ellátási rend sajátosságait időben felismerte és nem érte váratlanul az átfogó rendszerátalakítás. A kiváló szakembergárdával rendelkező önkormányzat belső működési rendjének alapvető újragondolása után rendkívül hatékony, egységes szervezetrendszerré alakítható, melynek működése és hatékonysága követendő példa lehet a helyi önkormányzatok számára.