Időközi projektjelentés

Átírás

1 Időközi projektjelentés Kisprojekt Végrehajtási Megállapodás száma: TPPA/2011/03/05 Kisprojekt Végrehajtó neve: Családotthon a Gyermekekért Alapítvány Kisprojekt címe: HANGOKKAL A CSALÁDOKÉRT Beszámolási periódus: szeptember december 1. első beszámoló 1. Tevékenységenkénti összefoglaló 1 Kisprojektünk rengeteg előzetes munka, tárgyalás, egyeztetés után szeptember 1-től működik hivatalosan. Az 1. tevékenységünk (A magyar delegáció svájci tanulmányútja) a projektkezdés időpontjának tőlünk független - csúszása miatt nem valósulhatott meg az idén. Szeptemberben a partnerek már nem tudtak fogadni bennünket, illetve alapítványunk munkatársai számára sem volt kivitelezhető az utazás. Ezért ez a tevékenység átkerült 2012 augusztusára. Az időpont módosítását a svájci partnerekkel egyeztettük és véglegesítettük. A projekt egyéb programjai ettől a módosítástól nem változtak meg. Az Asszonyegylettel -en tartjuk a kapcsolatot, folyamatosan érkeznek tőlük az anyagok, fordításra, feldolgozásra. (2. tevékenység) Az Unterageri egyházközség segédlelkészével telefonos összeköttetésben vagyunk, szükség esetén napi szinten tudunk egyeztetni, tárgyalni. Az anyagok segítségével (a svájci egyházi működésről, családsegítésről) összeállítottuk az előadásunk tervezetét, (3. tevékenység) sőt, azt három alkalommal már a nyilvánosság számára bemutattuk. Az előadások (9. tevékenység) közül az elsőt szeptember 16-án tartottuk Szombathelyen, a Martineum Felnőttképző Akadémián, Az Egyházmegyei Lelkipásztori Napokon. A második előadásunk az illusztris Tihanyi Apátságban zajlott a KÉZFOGÁS 1 Kérjük foglalja össze pár mondatban az elmúlt periódusban történeteket tevékenységenkénti bontásban. Kérjük értékelje az előrehaladást és az elért eredményeket összességében és külön-külön is.

2 Találkozó keretén belül november 12-én, a harmadik bemutatóra pedig Budapesten került sor a XVII. kerületi Magyarok Nagyasszonya Plébániatemplomban, a helyi családközösség szervezésében, december 10-én. Mindhárom előadásunkat nagy érdeklődés fogadta. Elkészült a Honlapunk is (4. tevékenység), melyre folyamatosan töltjük fel az anyagokat. A honlap létrehozásával kiváló munkát végzett a feladatra felkért informatikus, a webes felület mind formájában, mind pedig tartalmában magas színvonalú. A témához kapcsolódóan külön fórumot is tervezünk, a honlapon belül. A honlap elérhetősége: Több pontosítás, tanácskérés után megkezdtük az eszközbeszerzést is.(5. tevékenység) A gyors árváltozások és a termékek állandó frissülése miatt az aktuális ajánlatokat csak az előleg átutalása után (2011. november második felében) kértük be. A megrendelők az árajánlatok összevetése után kimentek, a konkrét vásárlásokra december folyamán kerül majd sor. A programszervezés (6. tevékenység) folyamatos, a megtartott előadásaink már biztosítanak szakterületünkön bizonyos ismertséget pl. a 3. előadásra a felkérés a Tihanyi workshop hallgatóságának soraiból érkezett. Eredményeink összességében - néhány rugalmas módosítással - a tervezettnek megfelelően alakulnak. Mivel a Család éve Magyarországon, tapasztaljuk, hogy témánk sokak számára (segélyszervezetek, egyházak) az érdeklődés középpontjában áll. Megjegyzések a többi tevékenységi pontokhoz: 7. tevékenység a nyomdai anyagok elkészítése folyamatban van. Arculatnak a Honlapon látható dizájnt tervezzük, a plakátokat és szóróanyagot nem egy tételben fogjuk legyártatni, hanem minden előadás külön egyedi tartalmat kap majd. 8. tevékenység pillanatnyilag nem releváns 10. tevékenység Az első értékelés kitűzött időpontja: december tevékenység A svájci partner képviselői jelen lesznek a december 28-i értekezleten. 12. tevékenység Nem releváns. 13. tevékenység Nem releváns. 14. tevékenység Nem releváns.

3 2. Beszámoló a projekt céljainak aktuális állásáról 2 : Testvértelepülési és Partnerségi Pályázati Alap Cél / Eredmény Átfogó célok A meglévő partnerségi kapcsolat, együttműködés kölcsönös fejlesztése, elmélyítése és ez által Magyarország és a kibővült Európai Unió közötti társadalmi egyenlőtlenségek csökkentése: Az esélyegyenlőség érvényesülése, a hátrányos társadalmi helyzetben lévők integrációjának elősegítése érdekében, különös figyelemmel a családokra, magyar és roma családok együttélésére, nőkre, fogyatékosokra Közvetlen célok Az Unterägeri Plébánia, az Asszonyegylet és a Családotthon Alapítvány legjobb gyakorlatainak, tapasztalatainak kicserélése: összefoglalása, adaptációja és közkinccsé tétele Egymás Szervezeti struktúrainak megismerése. Terv Indikátor (szám) Kölcsönös látogatások: Családotthon Alapítvány képviselői Svájcban Svájci partnerek képviselői Magyarországon (2) összefoglaló a legjobb gyakorlatokkal összefoglaló az adaptációról a magyar viszonyok között Teljesült Indikátor (szám) Kölcsönös látogatások: Családotthon Alapítvány képviselői Svájcban Svájci partnerek képviselői Magyarországon összefoglaló a legjobb gyakorlatokkal 1 összefoglaló az adaptációról a magyar viszonyok között A következő tervezett / várható lépések Időpontok egyeztetve: Svájci partner első látogatása Mo.-on: december Svájci delegáció látogatása Mo.-on: április Magyar delegáció tanulmányútja Svájcban: augusztus A tapasztalatcsere folyamatban, az anyagok fordítása és az adaptáció készül Megjegyzés Az Alapítvány látogatását a projekt-kezdés három hónapos csúszása miatt kellett a jövő évre halasztanunk. A svájci partner két látogatása a tervek szerint alakul. 2 Kérjük töltse fel a Cél/Eredmény és Terv oszlopot a KVM 1. mellékletének B.2. pontjának megfelelően, majd a Teljesült oszlopban ismertessék a beszámolási periódusok során eddig teljesített értékeket, végül a várható lépéseknél kérjük ismertessék hogyan tervezik az indikátor teljesítésének következő mozzanatait.

4 Eredmény 1. Workshop, találkozó a svájci partnerek képviselőivel Svájcban prezentáció a legjobb tapasztalatokkal német és magyar nyelven prezentáció a legjobb tapasztalatokkal német és magyar nyelven 2012 augusztusában esedékes 2. A Családotthon Alapítvány előadásai Svájcban 5 előadás, foto, videó (5) 5 előadás, foto, videó 2012 augusztusában esedékes 3. Svájci Partner dokumentációinak (alapszabály, történet, honlap egyes részei) magyar fordítása 4. A magyarországi előadások programjainak összeállítása, az Unterägeri Plébánia, az Asszonyegylet történetéről és működéséről, az egyesületi élet hosszútavú fenntarthatóságának kérdéseiről, legjobb gyakorlatokról 5. A Családotthon Alapítvány honlapjának elkészítése, rajta a partnerségi kapcsolat fázisainak és dokumentációinak elérhetőségével Magyar nyelvű anyag Program-forgatókönyv Honlap 6. Az előadásokhoz szükséges eszközök beszerzése Megvásárolt eszközpark 1 projektor 1 erősítő 2 hangfal kábelekkel 2 mikrofon (6) Magyar nyelvű anyag Program-forgatókönyv Honlap Megvásárolt eszközpark 1 projektor 1 erősítő 2 hangfal kábelekkel 2 mikrofon folyamatban, részlegesen már megtekinthető a honlap két nyelven menüpontja alatt folyamatosan bővítjük megrendelve, december folyamán érkeznek A tervezetthez képest kis csúszásban vagyunk, mivel az előleg csak november közepén került a bankszámlánkra. 7. A magyarországi előadások, workshop-ok, koncertek mezszervezése 25 helyszín és időpont (25) 25 helyszín és időpont (3) 3 előadás megvalósult (lásd a Honlapon) a többi tervezés alatt

5 8. Nyomdai anyagok elkészítése Tájékoztató anyagok (plakát, szórólap) tervezése - PDF (2) 20 db A3 plakát és 2000db A4 prospektus - nyomtatott anyag 9. Előadások, workshopok megtartása Legalább 2 alkalommal a svájci partner részvételével 22 általános előadás, 1 előadás roma és magyar családok részvételével 1 előadás állami gondozott fiataloknak 1 előadás vakok és gyengén latoknak (22) Nyilatkozatok az előadás házigazdáitól (felkérő levél/és vagy köszönőlevél (25) Tájékoztató anyagok (plakát, szórólap) tervezése - PDF (2) 20 db A3 plakát és 2000db A4 prospektus - nyomtatott anyag 22 általános előadás, 1 előadás roma és magyar családok részvételével 1 előadás állami gondozott fiataloknak 1 előadás vakok és gyengén latoknak (3) Nyilatkozatok az előadás házigazdáitól (felkérő levél/és vagy köszönőlevél (3) tervezés és megvalósítás alatt, a honlapon látható arculat alapján 3 előadást megtartottunk, a többi tervezés és megvalósítás alatt A nyomdai anyagot nem egy tételben fogjuk legyártatni. Minden előadásra külön aktualizáljuk, dátumozzuk a sematikusan megtervezett plakátot, ill. szórólapot A tervezetthez képest korábbi megvalósulás, az illusztris lehetőségeket kihasználva. 10. Programkövetés a PDCA ciklus alapján, a svájci partnerrel közösen (virtuális találkozó skype-on) 3 alkalommal: egyeztetések jegyzőkönyve (3) 3 alkalommal: egyeztetések jegyzőkönyve Egy alkalom megvalósult, a többi a tervek szerint.

6 11. Találkozó, follow up meeting a Partner képviselőivel 1 workshop 1 prezentáció (2) 1 workshop 1 prezentáció 2011 decemberében aktuális 12. Projektzáró meeting a Partner képviselőivel Záró dokumentum elkészítése Záró dokumentum elkészítése 2012 második félévben aktuális 13. A Családotthon Alapítvány Svájci előadásairól készült videó-felvételek vágása, véglegesítése, terjesztése a média fele Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 medium tájékoztatása (5) Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 medium tájékoztatása 2012 második félévben aktuális 14. Videofilm elkészítése a magyar programokról Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 médum tájékoztatása (5) Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 médum tájékoztatása 2012 második félévben aktuális

7 3. Nyilvánossággal kapcsolatosan elvégzett feladatok ismertetése 3 Kisprojektünk az első negyedévben különös figyelmet fordított arra, hogy megtervezze a program arculatát, amit a különböző fórumokon publikálhatunk. Ez a megjelenés dominál majd a plakátjainkon, szórólapjainkon, melyek nyomtatására a 2. negyedévben kerül sor, illetve ez az arculat látható a Honlapunkon is.( A honlap egyre bővülő anyagkészlettel működik, már november eleje óta. Bízunk benne, hogy egyre többen fogják látogatni. A látogatók számát facebookos illetve iwiw-es kapcsolatrendszerünk segítségével bővítjük. Három előadást is tartottunk, közülük az első regionális (Nyugat-Dunántúl), a második országos terjesztői hálózattal rendelkezett. (Tihanyi Kézfogás Találkozó) Ezeket az eseményeket a meghívóink hirdették és publikálták. A harmadik előadás kisebb publicitást kapott, Budapest egyik külső kerületének (Rákos-liget) plébániatemploma hirdette az előadásunkat. A három előadást, illetve a vele párhuzamban megtartott Olgyay Hangok zenekari koncertet összesen kb fős hallgatóság tisztelte meg. (fotók a Honlapon) Felvettük a kapcsolatot több írott és sugárzott médiával (helyi, lokális újságok, Katolikus Rádió, Duna TV), bízunk benne, hogy érdeklődést mutatnak majd a témánk iránt. 4. Horizontális szempontok teljesülésének ismertetése 4 A hosszú távú fenntarthatóság érdekében a projekt már az első negyedévben létrehozta a Honlapját. ( A honlap beszámol a projekt által létrehozott értékekről, az országhatárokon átívelő baráti és munkakapcsolatról, melynek fő célkitűzése: módszereket létrehozni és ismertetni, társadalmi egyenlőtlenségek enyhítésére. Ennek érdekében tartjuk előadásainkat, melyekből három már az első beszámolási ciklusban teljesült. Az előadásokon kiemelten foglalkozunk a roma közösségek és gyermekeiket egyedül nevelő nők nehéz helyzetének segíthetőségével. A projekt megvalósítása érdekében az Alapítványunk önkéntesei jelentős társadalmi fizetség nélküli munkát is vállalnak, ezzel is költséghatékonnyá téve a tervezetet. Az első negyedévben elkezdődött az eszközbeszerzés. Az esetleges korrupció megelőzése érdekében országosan kerestünk fel cégeket és kértünk független árajánlatot, melyek közül a leginkább költségkímélőbbeket választottuk. 3 Kérjük ismertesse pár mondatban a KVM 1. mellékletében vállalt Nyilvánossági tervből a beszámolási periódus végéig melyeket és milyen módon teljesítették 4 Kérjük ismertesse pár mondatban a KVM 1. mellékletében vállalt Horizontális célkitűzések megvalósításának eddigi menetét, melyek és milyen módon teljesültek.

8 5. A beszámolási időszakban, a projekt megvalósítása közben, felmerült problémák és azok megoldásának ismertetése 5 Az első negyedéves időszakban komolyabb problémák nem merültek fel. Az építkezés időszakát éljük, honlap-tervezés, előadások menetének kialakítása, eszközbeszerzés, német nyelvű anyagok fordítása, nyomdai előkészítés, stb. Kisebb zökkenőket mindenütt tapasztalunk, de ezeket rugalmasan megoldjuk. (pl. Az év elején tervezett eszközbeszerzésben feltüntetett termékeket már nem gyártják projektor, hangfalak, mikrofonok -, helyettük hasonló paraméterekkel rendelkező eszközöket kellett megrendelnünk) Ezek a problémák szokásosnak mondhatók tervezet és megvalósítás viszonylatában. A projekt folyamatát, és a tervezett költségvetést lényegében nem érintik. 6. Késések az eredeti ütemtervhez képest. Ezek indoklása és megoldása 6 Az első negyedévben a tevékenységeink közül az 1-6. pontokat terveztük. Ezek közül az 1. tevékenység svájci tanulmányút nem teljesült, a projekt kezdő időpontjának csúszása miatt. (Az eredeti terv alapján júniusban utaztunk volna, a projektünk viszont csak szeptember 1-én tudott elindulni.) Erre a programpontra a svájci partnerekkel egyeztetve, 2012 augusztusában kerül sor. A projekt megvalósulásának folyamatát ez a változtatás nem befolyásolja, mivel folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a partnerekkel, az Asszonyegylet vezetőjével en, az Unterageri segédlelkésszel pedig telefonon. A munkánkhoz szükséges információkat időben megkapjuk, munkánkat személyes tanácsaikkal könnyítik. Az 5. tevékenység eszközbeszerzés november 30-ig még nem valósult meg. Az előleget csak november 24-én kaptuk, ezt követően küldtük el az árajánlatkéréseinket. A válaszok a hónap végén érkeztek vissza. Az eszközök átvételére és kifizetésére december hónapban kerül sor. A többi tevékenységi pont időben lezajlott, illetve folyamatban van. 5 Kérjük ismertesse a beszámolási periódusban felmerült problémákat, ezek kiváltó okait és az elhárításra illetve kezelésre tett erőfeszítéseket. Továbbá, hogy ezek a problémák milyen mértékben befolyásolják a projekt megvalósulását. 6 Kérjük ismertesse, hogy a projekt eredeti ütemtervéhez (KVM 1. melléklet.) mért késedelem mely területeket érintette, ezek a késések miből adódtak továbbá, hogy milyen módon próbáltak kezelni, megoldani az ezzel kapcsolatos problémákat.

9 7. A beszámolási periódus során felmerült és később várható kockázatok ismertetése és kezelése 7 1. Általános tapasztalat a projekttel kapcsolatban: minden hosszabb időbe telik a tervezettnél.(ügyintézés, hivatalos dokumentumok beszerzése, árajánlatkérés, beszerzések, stb.) Az egész projekt időszaka alatt ügyelnünk kell az idő-ráhagyásra. 2. Sokat közlekedünk autóval. (Előadások, ügyintézés, tárgyalások) Fontos a gépjárművek karbantartása és a balesetmentes közlekedés. A műszaki meghibásodás, vagy baleset veszélyezteti egy-egy előadás megtartását. A fáradt vezetést kerülendő, megelőző pihenés szükséges. 3. Az előadások megtartásához technikai eszközöket használunk. (Projektor, hangosítás) Ezek meghibásodhatnak. Célszerű pótalkatrészeket beszerezni és szállítani magunkkal. (tartalékizzó, cseremikrofon, biztosítékok.) 8. A Partnerekkel való együttműködés rövid összefoglalása 8 A partnerek az első negyedévben tanácsadással, anyagok gyűjtésével és elküldésével segítették munkánkat. A már korábban kialakított baráti konszenzus nem veszített jelentőségéből. és telefonos kapcsolatban állunk, közös munkánk harmonikus, célratörő. Sikerült egyeztetnünk a két magyarországi és az egy svájci találkozó időpontjait, melyek a következők: Svájci partner látogatása az Alapítványnál december 28. Svájci csoport látogatása Magyarországon április vége Magyar delegáció tanulmányútja Svájcba augusztus második fele Kisprojekt Végrehajtó aláírása 7 Kérjük ismertesse az adott beszámolási periódus során felmerült kockázatokat,ezek súlyosságát. Kérem fejtse ki, hogy az adott szituáció mennyire veszélyezteti a projekt megvalósulását, továbbá ismertette a felmerült kockázatok kezelésére tett próbálkozásokat. 8 Kérjük ismertesse a partnerekkel kapcsolatos tapasztalatait és a velük való együttműködés folyamatát, különösen az alábbi témakörök tekintetébe: feladatok megosztása, kommunikáció, együttműködés