Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Általános rész Az ügyrend célja, tartalma Az Ügyrend személyi és tárgyi hatálya 4 3.

Átírás

1

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Általános rész Az ügyrend célja, tartalma Az Ügyrend személyi és tárgyi hatálya 4 3. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok Az előzetes költségvetési javaslat tervezése Szerkezeti változás Szintre hozás Előirányzati kiadási és bevételi többlet tartalma A végleges költségvetés tervezése A költségvetés tervezésének folyamata 8 4. Előirányzat módosítás Feladat és hatáskörök 9 5. Az intézményüzemeltetési, fenntartási, működési feltételek biztosításához kapcsolódó feladatok Készlet, anyag és eszközbeszerzés, szolgáltatás megrendelés Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok A vagyongazdálkodás alapvető követelményei A vagyon nyilvántartása Munkaerő és bérgazdálkodás A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok Gazdálkodási jogkörök szabályozása Pénzeszközök kezelése Számviteli nyilvántartások vezetése Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok Időközi költségvetési jelentés Időközi mérlegjelentés A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A féléves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata Az éves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló-készítés feladata Egyeztetési feladatok Folyamatba épített ellenőrzés Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés Ellenőrzési nyomvonal Kockázatkezelés A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások Záró rendelkezések Megismerési nyilatkozat

3 1. Bevezetés A Józsefvárosi Önkormányzat Képviselő-testülete 386/2012. számú határozata alapján, január 01-től a Józsefvárosi óvodák és iskolák (továbbiakban: nevelési és oktatási intézmények) működtetését a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) látja el. A nevelési és oktatási intézmények tekintetében a JIK a pénzügyi - gazdasági tevékenységet a évi CXCV. Államháztartásról szóló törvény előírása alapján látja el. A hivatkozott jogszabály értelmében a JIK felépítését és feladatát a költségvetési szerv Szervezeti és Működési Szabályzatában kell rögzíteni, továbbá Ügyrendet kell készíteni, amely részletesen tartalmazza a szervezet feladatait, a vezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörét. Az itt nem szabályozott kérdéseket a munkaköri leírás tartalmazza. A költségvetési szerv által ellátandó feladatokat, hatás- és jogköröket meghatározza az intézmény szervezeti struktúrája, nagysága. A szabályzat elkészítésének célja, hogy egy konkrét intézményi ügyrend összeállításához rendszerezzük azokat a feladatokat, hatásköröket, amelyeket az ügyrendnek tartalmaznia kell. A JIK hatékony működését elősegítő és szabályozó ügyrend összeállítása során nem nélkülözhető a költségvetési szerv sajátosságainak figyelembevétele és azoknak az ügyrendben történő megjelenítése. 2. Általános rész A JIK feladatait az Államháztartásról szóló, évi CXCV. törvény alapján, a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve, a következők szerint határozom meg. 2

4 2.1. Az ügyrend célja, tartalma Az ügyrend célja, hogy a JIK szervezetén belül, tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és más dolgozók gazdálkodással összefüggő feladat-, hatás- és jogkörét, továbbá szabályozza az egyes gazdasági folyamatok lebonyolításának módját. Az Ügyrend a JIK által ellátandó, következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, az intézményüzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a könyvvezetés, a beszámolási kötelezettség, valamint a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök és adatszolgáltatás. A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik: Számviteli Politika, számlarend Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat, Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának, Selejtezésének Szabályzata Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendje Önköltségszámítás rendje 3

5 2.2. Az Ügyrend személyi és tárgyi hatálya A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a JIK szervezetére, a működtetett oktatási intézményekre és eltérésekkel az általa működtetett önállóan működő nevelési intézményekre. Oktatási intézmények: Deák Diák Általános Iskola Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Németh László Általános Iskola Molnár Ferenc Magyar- Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Az önállóan működő nevelési intézmények: Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda 4

6 3. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 3.1. Az előzetes költségvetési javaslat tervezése A JIK az előzetes költségvetési javaslatát, költségvetési koncepcióját az irányító szerv által meghatározott határidőre és tartalommal készíti el. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni a mindenkori jogszabályokat, rendeleteket és az önkormányzat költségvetési koncepcióját. Az előzetes költségvetési javaslatot a nevelési intézmény a JIK segítségével készíti el, és az gondoskodik a tervezési feladatainak koordinálásáról is. A javaslatnak tartalmaznia kell a következőket: létszám és bérigényeket, az egyéb személyi változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, az alaptevékenység körében ellátandó feladatokat, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A javasolt igények számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási és bevételi előirányzatok közé történő beépítéséről. Számba kell venni mindazokat a kiadásokat, bevételeket, amelyek a szervezet feladataival, tevékenységével kapcsolatosak és: jogszabályon alapulnak, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, az eszközök hasznosításával függnek össze. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza az alap-előirányzatot és az előirányzati többletet. 5

7 Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre hozásokkal módosított összege Szerkezeti változás Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a tervévet megelőző évben a helyi önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett előirányzatok összegét, a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat változtatásokat, a bevételi előirányzat változását, a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet: a helyi önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az általános és céltartaléka terhére, egyszeri jelleggel engedélyezett a helyi önkormányzat az előző évi pénzmaradványa terhére Szintre hozás Szintre hozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését Előirányzati kiadási és bevételi többlet tartalma A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható előirányzati többlet, lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. 6

8 Az alap-előirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat + Szerkezeti változások ± Bázis előirányzat + Szintre hozás ± Alap előirányzat + Előirányzat többlet + Tárgyévi javasolt előirányzat + A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő évre várható kihatását. A költségvetési javaslat önkormányzat részére történő továbbításáért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős. Az előirányzatok egyeztetésén a Gazdasági Igazgatóhelyettes és Intézményvezető az önkormányzattal történő egyeztetésen a Gazdasági Igazgatóhelyettes vesz részt A végleges költségvetés tervezése A végleges költségvetés összeállításakor az Önkormányzat Képviselő-testülete által a költségvetési rendeletben az intézményre vonatkozó előírásokat figyelembe kell venni. Ezen túl a JIK a részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó alapokmányt a minisztérium által adott évre kiadott tájékoztatójában meghatározott nyomtatvány-garnitúra felhasználásával készíti el és a KGR programon ellenőrzi. Az elkészített költségvetést az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala által megadott határidőre továbbítani kell a Polgármesteri Hivatal Költségvetési csoportja részére. A végleges költségvetés összeállításáért és a Polgármesteri Hivatal részére történő megküldéséért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős. 7

9 A költségvetés jóváhagyása után az eredeti előirányzatok könyvelését a JIK végzi, és egyeztetés után a nevelési intézményeknek tájékoztatásul megküldi azt a költségvetés aláírt példányával együtt A költségvetés tervezésének folyamata a költségvetési koncepció összeállítása a koncepció ellenőrzése, összeállítása és megküldése a Költségvetési csoportnak a végleges költségvetés elkészítése, ellenőrzése és továbbítása a Költségvetési csoportnak az elfogadott költségvetési előirányzatok könyvelése, és megküldése a nevelési intézmények részére 3.7. A költségvetéssel kapcsolatos feladat és hatáskörök A költségvetés tervezéssel kapcsolatos feladatok elvégzéséért, határidőre való elkészítéséért a nevelési intézmény vezetője, a JIK egyeztetéssel megbízott munkatársa és a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős. A költségvetés az irányító szerv által meghatározott időpontban készül. Összeállítását a JIK végzi, a nevelési intézmények esetén az általa megadott adatok alapján. Az intézmények kötelesek a tervezéséhez minden olyan adatot szolgáltatni, ami a tervezést megalapozza. A szempontokat a JIK állítja össze, melyet megküld a nevelési intézménynek és az köteles az adatokat a meghatározott határidőre elkészíteni. Az adatszolgáltatásából és a JIK által készített adatokból összeállított koncepciót ellenőrzés után a JIK továbbítja az irányító szerv felé. A koncepció elfogadását követően a költségvetés elkészítése, ellenőrzése és határidőre való továbbítása a JIK feladata és felelőssége. 8

10 A Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetés könyvelése a JIK azzal megbízott munkatársának feladata. Az elkészített költségvetés egy aláírt példányát az intézménynek továbbítja. 4. Előirányzat módosítás A jóváhagyott támogatási előirányzat csak alaptevékenységre és azzal összefüggő kiadásokra használható fel. Az önkormányzat által eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat-átcsoportosításokat, illetve előirányzat-módosításokat a Polgármesteri hivatal Pénzügyi Ügyosztályánál kell kezdeményezni. Előirányzat módosítás az Intézményvezető írásbeli kérésére, a Gazdasági Igazgatóhelyettessel történő egyeztetés után és egyetértésével nyújtható be. Saját hatáskörű előirányzat módosításról negyedévente tájékoztatni kell a Pénzügyi Ügyosztályt. Előirányzat módosítás az Intézményvezető írásbeli kérésére, a Gazdasági Igazgatóhelyettessel történő egyeztetés után és egyetértésével hajtható végre. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás az Önkormányzat Költségvetési rendeletében foglaltak alapján, az abban foglaltak szerint hajtható végre. Ennek előkészítéséért és az előirányzat-módosítások nyilvántartásáért a JIK felelős Feladat és hatáskörök Előirányzat módosítást és előirányzat átcsoportosítást az intézmény vezetője és szükség szerint a Gazdasági Igazgatóhelyettes kezdeményezhet. Az előirányzat módosítási kérelmet egyeztetés után a Gazdasági Igazgatóhelyettes küldi meg a Pénzügyi Ügyosztály részére. A Testületi döntés után jóváhagyott módosítást a JIK vezeti át a nyilvántartáson. 9

11 5. Az intézményüzemeltetési, fenntartási, működési feltételek biztosításához kapcsolódó feladatok Az éves költségvetésben tervezett, illetve jóváhagyott előirányzat terhére történő kötelezettségvállalásért az oktatási intézmény vezetője és a JIK Igazgatója felelős. A költségvetésben, az intézmény rendelkezésére álló előirányzatát saját hatáskörben, beszerzési terv alapján használhatja fel, értékhatár nélkül. Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási és üzemeltetési feladatok végrehajtásáért a JIK Ellátási Igazgatóhelyettese felelős Készlet, anyag és eszközbeszerzés, szolgáltatás megrendelés Az oktatási intézmények saját jogkörükben eljárva a költségvetési előirányzatuk erejéig jogosultak szakmai anyag és eszközbeszerzésre. 100 ezer forint alatt írásbeli kötelezettségvállalás nélkül, 100 ezer forint felett csak írásban vállalható kötelezettség, melyet a JIK Gazdasági Igazgatóhelyettese ellenjegyez. A JIK készlet, eszközbeszerzései és szolgáltatás megrendelései esetén az Igazgató, a költségvetési előirányzat erejéig vállalhat kötelezettséget Ft-ig az Igazgató dönthet a megrendelésekről, ezen összeghatár felett az Ellátási és Gazdasági Igazgatóhelyettessel való egyeztetés után kezdeményezhető megrendelés, a Gazdasági Igazgatóhelyettes ellenjegyzésével. A Beszerzési Szabályzatot minden esetben figyelembe kell venni, függetlenül attól, hogy eszközbeszerzés, készletbeszerzés vagy szolgáltatás megrendelésről van szó. 10

12 6. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 6.1. A vagyongazdálkodás alapvető követelményei Az intézmény kezelésében levő vagyonnal, és azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az Önkormányzat vagyonrendelete, illetve a jelen Ügyrend tartalmazza. Az intézmény kezelésében levő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. Az intézmény kezelésében lévő vagyont átruházni, továbbá követelésről lemondani csak az önkormányzat rendeletében meghatározott módon és esetekben lehet A vagyon nyilvántartása Az intézmények eszközeit és forrásait a Leltározási szabályzat szerint kell nyilvántartani. A vagyon nyilvántartásáért az Intézmény vezetője és a JIK ezzel megbízott munkatársa felelős. A Ft alatti eszközök nyilvántartása a mennyiségben történik, Ft feletti egyedi érték felett értékben és mennyiségben a Sáfár tárgyi eszköznyilvántartó program segítségével. E program segítségével a JIK munkatársa számolja el az értékcsökkenést is. A számla alapján a JIK, az erre rendszeresített bizonylaton bevételezést készít, ez alapján rögzíti a készletváltozást. A bizonylat egy példányát megküldi az intézménynek. 11

13 7. Munkaerő és bérgazdálkodás Az intézmény dolgozóit az intézményvezető nevezi ki és ő gyakorolja a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat, stb. elkészítése) nevelési intézmények esetén az Intézmény vezetője, vagy az általa megbízott személy végzi, a JIK és a JIK oktatási és nevelési intézményeknél foglalkoztatott közalkalmazottai esetén az Igazgató és vagy az általa megbízott személy. Az intézmény és a Magyar Államkincstár közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot az Intézmény illetve JIK ezzel megbízott munkatársa biztosítja, mint jelentő-felelős a rendelkezésre bocsátott KIR3 program segítségével. A felelős továbbítja mindazokat a rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszüntetésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket 5 munkanapon belül kell a Magyar Államkincstárhoz megküldeni. Az illetményváltozással kapcsolatos iratok megküldése folyamatos, de legkésőbb a folyó hó 10.- i határidőig kell biztosítani. A nem rendszeres kifizetések megtörténte után havonta egyszer a hó végén az előírt határidőben kell a kifizetett nem rendszeres bért, a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget bejelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során az általa rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. A létszám- és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat az intézmény azzal megbízott munkatársa vezeti. A Magyar Államkincstár részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a 12

14 vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentőfelelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 8. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 8.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása A jogszabályok a gazdálkodással összefüggő feladatokkal, és hatáskörökkel az intézményvezetőt (kötelezettségvállalás, utalványozás), valamint a gazdasági vezetőt (pénzügyi ellenjegyzés) ruházzák fel. E hatáskörök - meghatározott keretek között - az Intézményvezető, illetve az Igazgató által felhatalmazott személyre írásban átruházhatók. A hatáskörök átadásával a felelősség is átruházásra kerül. A hatáskörök rendezését a munkaköri leírásokban is át kell vezetni illetve a megbízás annak mellékletét képezi. A hatáskörök átruházásánál figyelembe kell venni az összeférhetetlenség szabályait. Az intézmények gazdálkodása során el kell látni a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogköröket így: a kötelezettségvállalást, utalványozást érvényesítést szakmai teljesítésigazolást ellenjegyzést. A részletes szabályokat a Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendje tartalmazza. Érvényesítést a JIK Igazgatója által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet. Az érvényesítőnek a szakmai teljesítés igazolás alapján figyelembe kell vennie, illetve ellenőrizni kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az 13

15 alaki követelményeket betartották-e. Az érvényesítés a JIK megbízott dolgozójának a feladata. A kiadás teljesítésének elrendelése előtt bizonylatok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. Szolgáltatásnál a szerződésben foglaltak szerint történt-e a teljesítés, beszerzésnél a számlában feltüntetett készlet, eszköz mennyiségben és minőségben átvételre került-e, megbízási szerződés esetén a szerződésben foglalt munkavégzés megtörtént-e. Reprezentáció és rendezvények esetén az ezzel kapcsolatos kifizetések szükségességét igazolja a résztvevők névsorának feltüntetésével. A szakmai teljesítés igazolás nevelési intézmény esetén az Intézményvezető által megbízott közalkalmazott, JIK esetén az Igazgató által megbízott személy feladata. Utalványozni a JIK által az Ecostadt rendszerből előállított utalványlapon lehet, mely alkalmas az érvényesítésre is. A szakmai teljesítésigazolást, pénzügyi ellenjegyzést az eredeti bizonylaton kell feltüntetni. A részletes szabályokat a Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendje tartalmazza. 9. Pénzeszközök kezelése Az intézmény költségvetési előirányzatainak teljesítése során jelentkező bevételeket és kiadásokat az Volksbank Magyarország Zrt.-nél megnyitott bankszámlákon és a házipénztárban intézményenként elkülönítetten kell kezelni. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadás csak az érvényesített, utalványozott, szakmai teljesítésigazolással ellátott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet, bizonylat nélkül átutalási megbízás a bankba nem küldhető, beszedési megbízás nem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a 14

16 bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A bankszámlán kezelt pénzeszközök felett a rendelkezési jogot a bejelentettek szerint nevelési intézmény esetén az Intézmény vezetője a JIK Gazdasági Igazgatóhelyettesével, JIK esetén az Igazgató és a Gazdasági Igazgatóhelyettes együttesen gyakorolják. A készpénzforgalom a JIK házipénztárában és az intézmények pénzkezelő helyein bonyolódnak. Ennek szabályait a Pénzkezelési Szabályzat tartalmazza. A nevelési intézmények ellátmány felvételére jogosultak melyet az Intézményvezető által írásban kijelölt dolgozó kezel. Az elszámolás során, az időszak végén a szakmai teljesítésigazolással és a vezető szignójával ellátott bizonylatokat megküldi a JIK részére. A JIK a bizonylatokat felülvizsgálja tartalmi és formai szempontból, és gondoskodik a könyvelésükről. A nevelési intézményben a készpénz bizonylatok utalványozását az intézmény vezetője, szakmai teljesítésigazolást az általa megbízott személy, ellenjegyzését, érvényesítését a JIK kijelölt dolgozója végzi. 10. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendeletben meghatározott alapelveket, valamint a helyi szabályozást. Minden gazdasági eseményről, mely az intézmény eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. 15

17 Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni azokat a bizonylatokat, nyomtatványokat, amelyek illetéktelen felhasználásra, visszaélésre adhatnak alkalmat, a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenérték fejében szerezhetők be. Szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni az intézménynél: a készpénzcsekket, kiadási- és bevételi pénztárbizonylatokat, pénztárjelentést, sorszámozott űrlapokat, be- és kivételezési bizonylatokat, menetleveleket, kiküldetés rendelvényt, étkezési jegyeket, utalványokat, számlát, nyugtát könyvelési bizonylatot. Az e körbe tartozó nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások időpontjai egyértelműen megállapíthatók. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend és a bizonylati szabályzat tartalmaz. A nyilvántartás vezetéséért nevelési intézmény esetén az Intézményvezető vagy az általa megbízott személy, JIK esetén az Igazgató által megbízott dolgozó felel. 16

18 11. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok Időközi költségvetési jelentés Az intézmény a Kormányrendelet, valamint az Önkormányzat által meghatározottak szerint köteles Időközi költségvetési jelentést készíteni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős Időközi mérlegjelentés Az intézménynek az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat adataiból összeállított Mérlegjelentést kell készíteni a Kormányrendelet, valamint az Önkormányzat által meghatározottak szerint. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok Az intézmény az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló Kormányrendelet előírásai szerint Féléves és Éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót az Önkormányzat által meghatározott határidőre és tartalommal kell elkészíteni, a Minisztérium zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével A féléves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata A Féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat, tartalmazó mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és eredmény-kimutatást nem tartalmazza. A Féléves költségvetési beszámoló 17

19 Pénzforgalmi jelentést és az éves Költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. Az intézménynek a féléves beszámolási kötelezettsége során a minisztérium által összeállított nyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, előirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30-i fordulónappal kell elkészíteni és azt legkésőbb az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala által meghatározott határidőre megküldeni. A Féléves beszámoló összeállításáért és határidőre történő továbbításáért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős Az éves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló-készítés feladata Az éves költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás (előirányzatmaradvány-kimutatás), kiegészítő melléklet. Az intézmény az éves beszámolási kötelezettségének a minisztérium által összeállított nyomtatvány-garnitúrájának összeállításával, valamint az Önkormányzat által kért további adatok elkészítésével tesz eleget. Az éves 18

20 beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból - az év végi, december 31-i fordulónapot figyelembe véve - kell elkészíteni. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: leltár készítése és a változások átvezetése a könyvelés adatain, az előirányzatok egyeztetése az irányító szervvel, a kiemelt előirányzatokra, az irányító szervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra figyelemmel, év végi zárlati munkák elvégzése, a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következő feladatokat kell elvégezni: a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámla-kivonat és a főkönyv adataival, a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztárszámla adatával, a nevelési intézmények részére kiutalt ellátmány és az elszámolásra kiadott előlegek egyenlegének egyeztetését, visszavételezését, a függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások és bevételek egyeztetését, a bevételek és kiadások könyvelését december 31-ig, szakfeladatonként, a leltárral megállapított eszközök, készletek, követelések (adósok, vevők egyéb követelések) és kötelezettségek (szállítók) analitikájának egyeztetését, az értékcsökkenések elszámolását, a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőkeváltozással egyidejűleg történő elszámolással. Az éves beszámolót a naptári évről december 31-i fordulónappal kell elkészíteni, és azt legkésőbb a tárgyévet követő év, irányító szerv által meghatározott időre meg kell küldeni az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának. 19

21 Az éves beszámoló összeállításáért és határidőre történő továbbításáért a Gazdasági Igazgatóhelyettes felelős, melyet a KGR erre rendszeresített programján teljesít Egyeztetési feladatok Az egyeztetést a személyi juttatás, járulék, dologi kiadás felhalmozási kiadás, bevételek, támogatások, valamint minden analitikus nyilvántartás tekintetében el kell végezni, különös tekintettel a függő, átfutó és kiegyenlítő kiadásokra és bevételekre, szállító és vevő analitikára. Az egyeztetést, a munkaköri leírás alapján a JIK azzal megbízott dolgozója és az intézmény közösen végzi. Az egyeztetés tényét a felelős által aláírt és elfogadott dokumentum igazolja, így mind az intézménynek mind a JIK-nek az alapbizonylatokkal együtt meg kell őrizni. Az egyeztetés határideje az irányító szerv által kitűzött határidőhöz kell, hogy igazodjon ezért a negyedévi mérlegjelentés, félévi és éves beszámoló készítést megelőzően el kell végezni. Az egyeztetésért, oktatási intézmény esetén az Intézmény vezetője és a JIK azzal megbízott munkatársa, a JIK esetén a JIK megbízottja felelős. 20

22 12. Folyamatba épített ellenőrzés A JIK ellenőrzéssel kapcsolatos feladatait részletesen a Belső Kontroll Szabályzat, a Kockázatkezelési Szabályzat, a Szabálytalanságok kezelésének szabályzata és az ellenőrzési nyomvonal tartalmazza Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés A költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő kontrollkörnyezet, kockázatkezelési rendszer, kontrolltevékenységek, információs és kommunikációs rendszer, és nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben világos a szervezeti struktúra, egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, átlátható a humánerőforrás-kezelés. A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. Ennek felelőse a JIK esetén az Igazgató a részterületeken az Igazgatóhelyettesek, a működtetett nevelési intézmények esetén az Intézményvezetők. 21

23 12.2. Ellenőrzési nyomvonal A költségvetési szerv köteles elkészíteni a gazdálkodás folyamatához kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalát, amely a hivatal, tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását tartalmazza. Az egységes és részletes ellenőrzési nyomvonal a JIK Belső Kontroll szabályzatának mellékletét képezi Kockázatkezelés A költségvetési szerv vezetője a saját intézményére vonatkozóan köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani az intézmény tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A FEUVE rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a minisztérium és az Önkormányzat (irányító szerv) által kiadott módszertani útmutatók alapján. Felelőse a JIK esetén az Igazgató a részterületeken az Igazgatóhelyettesek, a működtetett nevelési intézmények esetén az Intézményvezetők. 22

24 13. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások Az intézménynél a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: Számlarend, Számviteli Politika, Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe Ügyrend Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat, Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának, Selejtezésének Szabályzata. Pénzkezelési Szabályzat, Önköltségszámítás rendje A szabályzatokat, a jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. Az aktualizálás az Igazgató, vagy az általa a feladattal megbízott vezető feladata. 23

25

26 15. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy az Ügyrendi Szabályzatban foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. Az Ügyrendi Szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás 25