Informatikai tevékenység 2234 Maglód, Széchenyi u Mérnöki, tanácsadói tevékenység Iroda: Mobil: Telefon:

Átírás

1 Számlázó és Készletnyilvántartó Program Felhasználói kézikönyv Készítette: Újfalusi Krisztián UFO-INFO Bt UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 1 / 100

2 TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés Rendszerkövetelmények, telepítés 4 2. Keretrendszer ismertetése Program indítása Felület általános ismertetése Rendszer menü és menüpontjai Általános adatrögzítő felület ismertetése Törzsadatok menü és menüpontjai Partnerek menü és menüpontjai Áfa kulcsok menüpont Árfolyamok menüpont Árlista menüpont Cikk kategóriák menüpont Cikkek menüpont Cikkek árazása menüpont Devizanemek menüpont Fizetési módok menüpont Munkaszámok menüpont Ország megyéi menüpont Országok menüpont Raktárak menüpont Rendelési módok menüpont Sablonok menüpont Fizetési felszólítások menüpont Szállítási módok menüpont SZJ / Vámtarifaszámok menüpont Bizonylatok menü és menüpontjai Példa kimenő számla készítésére Bizonylatok általános ismertetése Összes bizonylat menüpont Bejövő megrendelések menüpont Kimenő szállítólevelek menüpont Kimenő számlák menüpont Vevői visszaszállítások menüpont Rendszeres kimenő számlák menüpont Termék előállítás adatok menüpont Raktár mozgások menüpont Cikk selejtezések menüpont Kimenő megrendelések menüpont Bejövő szállítólevelek menüpont Szállítói visszaszállítások menüpont Bejövő számlák menüpont 82 UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 2 / 100

3 TARTALOMJEGYZÉK Nyomtatás menü és menüpontjai Kimenő számlák menü és menüpontjai Kimenő szállítólevelek menüpont Vevői visszaszállítások menüpont Egyéb bizonylatok menü és menüpontjai Fizetési felszólítások menüpont Eszközök menü és menüpontjai Árlista műveletek Kimenő számlák előállítása Kimenő számlák előkészítése Cikk leltár raktáranként Jelentések menü és menüpontjai Cikk kereső Kimenő számlák Kimenő szállítólevelek Vevői visszaszállítások Bejövő számlák 100 UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 3 / 100

4 Bevezetés Számlázó és Készletnyilvántartó programunk és más általunk fejlesztett alkalmazások nyílt forráskódú programkörnyezetben futnak, amely biztosítja a platformfüggetlenséget és a hálózatos, többfelhasználós működés lehetőségét internetes vagy intranetes környezetben. Programunk a több telephelyen működő, több felhasználóval rendelkező kis- és középvállalatokat felhasználóit célozza meg, akik megfelelő internetes kapcsolattal rendelkeznek és egy központi szerveren szeretnék tárolni az adataikat. Ennek ellenére nem okoz gondot a program 1 gépen való elszigetelt futtatása is, amennyiben egy személy végzi a kiszámlázásokat. A program sokféle igényt próbál egyben kielégíteni, így például alkalmas raktárkészlet kezelésére kereskedő illetve termelő cégeknek. Szolgáltató cégeknek szintén alkalmas számlázásra, lehetőség van rendszeres számlák (időközönként hasonló tartalmú számlák) előállítására és nyomtatására. Támogatja a sárga csekkes számlák nyomtatását. A program szabványos webböngészővel érhető el, különösebb telepítést csak a szerver oldalon igényel. Így kliens oldalon nincs szükség telepítésre, csak egy böngésző program szükséges (Internet Explorer vagy Mozilla) Rendszerkövetelmények, telepítés A program PHP nyelven íródott, amely MySQL adatbázist használ az adatok tárolására. Ezen eszközök GNU licence alatt elérhető programok, amelyek ingyenesen letölthetők minden UNIX rendszerek alá (pl. Linux) és Windows alá is. Szükséges programok: - PHP 4.3.X vagy újabb verzió - Apache 1.3.X vagy 2.X - MySQL vagy újabb Windows verzió esetén ajánlott a webcímről letölthető komplett csomag, amely a fenti programok legfrissebb változatát egy csomagban tartalmazza és egyszerű módon telepíthető alá a program. Az egyes operációs rendszerek alatti telepítést külön kézikönyvben tárgyaljuk. Minden regisztrált cég számára egyedileg kódolt adatbázis készül. A program semmiféle korlátozást nem tartalmaz az adatbázis méretére vagy a program használatára. Kliens oldalon a programhoz Adobe Acrobat Reader (7.X) szükséges a PDF állományok megtekintéséhez. A program megjelenése a Mozilla Firefox v1.x nyílt forráskódú böngészőre lett optimalizálva, de Internet Explorer alatt is működőképes. Mindenkori kipróbálható DEMO verzió a címen érhető el a demo felhasználónévvel és jelszóval. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 4 / 100

5 2. Keretrendszer ismertetése A program fejlesztése során elkészült egy általános keretrendszer, ami meghatározza a program kinézetét, és lehetővé teszi a gyors és hatékony programfejlesztést. A keretrendszer a következő alapfunkciókat teszi lehetővé: - programba való be- és kijelentkezések; - felhasználók adminisztrálása, akik beléphetnek a programba; - menürendszer kezelése, Rendszer menü megjelenítése; - jogosultságrendszer, amely felhasználókhoz és menüpontokhoz rendelhető hozzá; - program megjelenítésének beállítása (betűtípus és színek); - teszt felületen kipróbálhatóak a különféle beviteli mezők: szöveges, dátum, egész szám, valós szám, legördülő lista típusok, ezekhez helyesség és intervallum ellenőrzés; illetve az adatbázis kezelés. Az alapértelmezés szerint telepített program 2 különböző jogosultságot tartalmaz, az adminisztrátorival minden menüpont és felület hozzáférhető, míg a felhasználói jogosultsággal csak a fontosabb menüpontok érhetőek el (rendszer szintű beállítások és a kevésbé gyakori törzsadatok le vannak tiltva). Az alábbiakban a program általános működéséről lehet olvasni Program indítása 1. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 5 / 100

6 A program az 1. ábrán látható nyitóoldalról indítható el. Jelen esetben a Számlázó és Készletnyilvántartó indítása! gomb megnyomására. Ekkor megjelenik egy új ablakban a 2. ábrán látható képernyő, ahol azonosító és jelszó megadásával jelentkezhetünk be. Sikeres bejelentkezés esetén megjelenik a 3. ábrán látható kép. 2. ábra 3. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 6 / 100

7 2.2. Felület általános ismertetése A 3. ábrán látható felület az alábbi részekre bontható: 4. ábra 5. ábra 6. ábra 7. ábra A 4. ábrán látható a cégnév első 20 karaktere, amely számára a program regisztrálva lett, a felhasználó neve, aki éppen bejelentkezett a programba, illetve az éppen aktuális felület, amely sikeres bejelentkezés után a főoldal. Ez a rész mindig látható, nem tüntethető el. A 5. ábrán látható a program menürendszere, 6 főmenüvel. A menürendszer egy javascript-es alkalmazás, ezért engedélyezni kell ennek a futtatását a böngészőben. A menüpontok segítségével az egyes felületekről bármikor át lehet menni egy másik felületre, ekkor a megkezdett, el nem mentett módosítások elvesznek. A programra jellemző, hogy csak kattintásra történik adatbevitel, módosítás, vagy bármilyen esemény, ez a webes technológia folyománya. Így nincs értelme felületek bezárásáról beszélni, alapállapothoz ki lehet választani a főoldalt. Speciális elem a KILÉPÉS gomb, amely bármikor az ablak bezárására szolgál, a programból történő szabályos kilépést jelenti és mindig látható és elérhető gomb. Az egyes menüpontok a bejelentkezett felhasználó jogosultságától függően testre szabottan jelennek meg. A menü szintén állandó része a programnak, mindig látható. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 7 / 100

8 Az 6. ábrán látható maga a munkafelület, az ábrán a főoldal tartalma látható. A főoldalon megjelenik a regisztrált cég neve, illetve alatta különféle figyelmeztetések jelenhetnek meg. Konkrét esetben arra figyelmeztet a program, hogy nincsen központi telephely (saját cég adatai) megadva, így nem lehet számlázni. Például figyelmeztetésként jelennek meg a lejárt számlák és az azokra való hivatkozás is. Végül a 7. ábrán látható a lábléc, ami szintén minden oldalon megtalálható. Ez tartalmazza az alkalmazás nevét, amely éppen fut, illetve annak a verziószámát Rendszer menü és menüpontjai Minden keretrendszerben készült alkalmazásban megtalálható a Rendszer menü (8. ábra). Itt található menüpont az egész rendszer működésére kihatnak, csak adminisztrátori jogosultsággal elérhetők Kilépés a rendszerből menüpont 8. ábra Megfelel a KILÉPÉS gombnak, a programból való kilépésre szolgál. Jelenleg nincsen funkció hozzá rendelve, később a felhasználó kijelentkezésekor bizonyos események történhetnek majd. Ez a menüpont bárki számlára elérhető Főoldal menüpont Bejelentkezéskor látható főoldalt jeleníti meg. Bárki számára elérhető menüpont. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 8 / 100

9 Felhasználók menüpont Ezen a felületen rögzíthetjük azon felhasználókat, akik be tudnak lépni a rendszerbe. Lásd 9. ábra. Ezt a menüpontot csak adminisztrátori jogosultsággal lehet elérni. A felhasználó neve a rendszerbe belépő felhasználó teljes neve, amely megjelenik a felületen belépéskor, illetve megjelenhet nyomtatáskor a bizonylatokon is. A felhasználó kódját a rendszer automatikusan adja, nem kell és nem is lehet kitölteni. Az aktív mező segítségével tilthatjuk le, vagy engedélyezhetjük az adott felhasználót, beléphessen-e a rendszerbe. Az alkalmazás mezővel kiválaszthatjuk, ez a felhasználó melyik alkalmazásokba léphessen be. Az azonosító és a jelszó mezők adhatjuk meg a bejelentkezéshez szükséges információt. Az azonosítót módosítani utólag már nem lehet. Ezen a felületen bárki jelszavát le lehet cserélni. A menü elrejtés azt az opciót takarja, hogy a jogosulatlan menüpontok nem jelennek meg. Amennyiben nincs elrejtve, akkor megjelenik, de kiválasztásakor egy Nincs jogosultsága a kiválasztott felülethez! szöveg jelenik meg. A csak olvasható opció bekapcsolása esetén a felhasználó semmilyen adatmódosítást nem tud elvégezni, még ha valamely felület ezt meg is engedné. A stílus (színek) listában választhatjuk ki, hogy a felhasználó melyik stílust használja a bejelentkezéskor (lásd pont). Bejelentkezés előtt egy alapértelmezett színösszeállításban jelenik meg a program, amely config.php fájlban van definiálva. A létrehozva és bejelentkezve mezők információs mezők, módosítani nem lehet. A jogok mezőben lehet kiválasztani azokat a jogosultságokat, amelyekkel a felhasználó rendelkezik. Ez egy halmazt jelent, azaz több jogosultságot is kijelölhetünk a felhasználóhoz. 9. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 9 / 100

10 Jogosultságok menüpont Ezen a felületen (lásd 10. ábrát) rögzíthetjük a felhasználóknál is látható Jogok mezőben szereplő jogosultságok listáját. A jogosultságnak adhatunk egy nevet, ami utalhat arra, hogy arra milyen menüpontokat lehet majd elérni. A jogosultság rendelkezik egy egyedi értékkel, ami 2 hatványa lesz, és a rendszer automatikusan felkínálja, módosítani nem lehet azt. Ez a menüpont is alapértelmezetten csak adminisztrátori jogokkal érhető el. 10. ábra Menüpontok menüpont Ezen a felületen lehet elvégezni a jogosultságok menüpontokhoz való hozzárendelését, illetve át lehet nevezni az adott menüpontot tetszőleges nevűre (menüpont neve), bár ez nem ajánlott. A sorrendje mezővel meghatározhatjuk, hogy a menüpontok milyen sorrendben jelenjennek meg, a számunkra fontosabb menüpontokat előrébb sorolhatjuk. A többi mező rendszerszintű, változtatni nem lehet, csak megtekinthető. Új menüpont felvétele sem lehetséges. Ez a menüpont is csak adminisztrátori jogosultsággal érhető el. Lásd 11. ábrát. A Jogosultságok felületen rögzíthetjük az egyedi jogosultságainkat, amelyeket egy halmazt alkotnak majd. Ezt a halmazt lehet majd felhasználóhoz és a menüpontokhoz is hozzárendelni. Az adott menüpontot az a felhasználó láthatja, aki a menüpontokhoz rendelt jogosultságok valamelyikével rendelkezik. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 10 / 100

11 ábra Stílus (színek) menüpont 12. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 11 / 100

12 Ezen a felületen lehet módosítani az alapértelmezett színösszeállításon és betűtípuson. A stílus neve egy belső név, amely a felhasználók felvételénél is megjelenik és kiválasztható. Amennyiben a színösszeállításon nem szeretnénk módosítani, de pl. Linux rendszer alatt nincs olyan betűtípus telepítve, mint Windows rendszerek alatt, szükség lehet új stílus létrehozására, ahol a betűméretet és betűcsaládod meg tudjuk adni. Ez akkor lehet fontos, ha heterogén rendszerekről (Linux és Windows) is jól olvasható betűcsaládot szeretnénk. A rendszer 1 betűcsaládot használ jelenleg, és 27 féle színt lehet megadni. A 12. ábrán látható egy példa, Arial 13-as betű használatára. A színek kiválasztását a szín mezők mögötti paletta ikon segíti. Betűcsaládnak és színeknek a szokványos HTML szabványban használatos értékeket lehet megadni. Ez a felület is csak adminisztrátori jogosultsággal érhető el alapértelmezetten Paraméterek menüpont Ezen a felületen olyan rendszer szintű paramétereket lehet megadni, amelyek az egész programra kihatnak. Ezt általában a telepítéskor kell beállítani. A módosítás után a rendszerbe újra be kell jelentkezni. Ezen paraméterek egy része a régebbi verziókban a config.php fájlban volt megtalálható. Csak az aktív paramétereket veszi figyelembe a program. Az egyes paraméterek leírását beviteli módban lehet elolvasni, illetve értéküket megváltoztatni. 13. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 12 / 100

13 A PAR.SYS kezdetű paraméterek a keretrendszer működését befolyásolják, pl. PAR.SYS.LISTLIMIT beállítása esetén a listázások csak a megadott számú elemet (sort) tartalmazzák, majd léptetni lehet a következő, illetve előző találatokra. A PAR.PRG kezdetű paraméterek a konkrét alkalmazásra (Számlázó és Készletnyilvántartó) vonatkoznak, ahol is a legtöbb esetben egy alapértelmezett értéket lehet megadni (pl. devizanem), ami megjelenik adatbevitelkor, vagy olyan paramétert, ami befolyásolja a számla formátumát. Ez a felület is csak adminisztrátori jogosultsággal érhető el, lásd a 13. ábrát Program regisztráció menüpont Ez a felület a regisztrációs adatok megadására szolgál. Általában ezen felület használatára nincsen szükség. Egy alkalmazás több verzióban is telepítve lenne, akkor itt adható meg, hogy melyikkel lehessen bejelentkezni (aktív mező). Szintén csak adminisztrátori jogosultsággal elérhető. Amennyiben az adatbázishoz képest a regisztrációs adatok eltérnek, akkor a program NEM REGISZTRÁLT CÉG feliratot ír ki és minden nyomtatási képen is feltünteti Jelszó csere menüpont Ez a felület bárki számára elérhető. Megjelenésében nagyban hasonlít a Felhasználók bevitelének a felületére, de ezen a felületen csak a bejelentkezett felhasználó tudja saját jelszavát megváltoztatni. A cseréhez meg kell adni a régi jelszót, majd az újat kétszer (jelszó és jelszó megerősítés). A tényleges jelszó csere a Jelszó csere gomb megnyomásakor történik meg, sikertelen esetben hibaüzenetet kapunk Teszt felület menüpont Ez a felület a program adatrögzítési módjának demonstrálására, valamint az egyes beviteli mezők bemutatására szolgál. Itt lehet szabadon új rekordokat rögzíteni, törölni, módosítani. A felület bárki számára elérhető, a 2.4-es pontban ezen a felületen keresztül kerül bemutatásra a program használata. Mindenhol, ahol a rekordok rögzítésére szolgáló új felvétel, másolás, módosítás, törlés gombsor látható, hasonló módon viselkedik a program. A következő fejezetben bemutatásra kerül a teszt felület segítségével a program alapvető funkcióinak a használata, ami minden egyes hasonló felületen ugyanúgy viselkedik. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 13 / 100

14 2.4. Általános adatrögzítő felület ismertetése A rendszer egy általános felületet nyújt az adatok bevitelére, legyen az a törzsadatban szereplő áfa kulcsok adattábla, vagy a bonyolultabb kimenő szállítólevél felület. Minden esetben egy adattábla (Excel munkafüzet egy munkalapja) sorait (rekordjait) módosíthatjuk, beszúrhatunk egy új sort, vagy törölhetünk egy sort. Az hogy éppen melyik műveleteket engedi meg a program, már függ a felület felépítésétől, az adatok integritásától. Amikor megnyitunk egy menüpontot és a Paraméterek alapján a listázási mód az alapértelmezett, akkor a 14. ábrán látható képet kapjuk a teszt felület esetén. Jelen esetben a teszt felülethez tartozó adattábla üres, ezért a figyelmeztető szöveg olvasható. Amennyiben rekord mód van beállítva rendszer paraméternek, akkor az első vagy utolsó rekordot láthatjuk a menüpont kiválasztásakor. 14. ábra Az új felvétel gomb megnyomására a 15. ábra jelenik meg, ahol kitölthetők a teszt felület adatbeviteli mezői. A felület már egy bonyolultabb felületet demonstrál, mivel a jobb oldalon megjelennek a fül 1. És fül 2. Nevű fülecskék. A program fejlesztése során cél volt, hogy a webes felületeknél megszokott görgetősáv csak ott jelenjen meg, ahol szükséges, pl. listázásoknál, jelentéseknél. Ezért az adatbevitelnél egy űrlap kitöltésekor a túl sok mezőt tartalmazó felületek esetén a munkaterület fülekre van osztva, így nem kell görgetni azt. Az összes fülön található adatmezőt ki kell tölteni ahhoz, hogy az adattábla új sorát rögzíteni lehessen, az éppen nem látható mezőkben található adatok helyességét is ellenőrzi a program, lásd később. Az egyes fülek az Alt-1, Alt-2, Alt-3, stb. gyorsbillentyű kombinációval is kiválasztható. Lehetnek olyan fülek is, amelyeket bizonyos feltételek esetén nem lehet elérni (szürke színűek és nem lehet kiválasztani). Az egyszerűbb felületeken ez a jobb oldali rész hiányzik. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 14 / 100

15 ábra A 15. ábra tetején a felület megnevezése Teszt felület után zárjelben megjelenik, hogy az adatrögzítésre szolgáló felület milyen módban van éppen, azaz új felvétel. Általában a felületeken az egyes adattáblákhoz tartozik egy kód, jelen esetben a rekord kódja címkéjű mező. Ez egy folyamatosan növekvő, pozitív, egész szám, amelyet a rendszer automatikusan add. Ezt a mezőt nem tudjuk kitölteni, csak olvasható a mező tartalma. Bár sokszor feleslegesnek tűnhet, de egy téves adatbevitel ezzel lehet beazonosítani, pl. ha valamit lemásoltunk, de nem módosítottuk rajta semmit, akkor 2 egyforma sorunk lenne. De a kód alapján meg tudjuk különböztetni a 2 sort. Az egyes mezők kerete lehet zöld vagy piros színű. Az utóbbi esetben a program érzékeli, hogy az adott mezőben hibás adat szerepel, pl. nem egész vagy valós szám, vagy annak az intervalluma nem megfelelő, nem dátum szerepel a mezőben vagy az adott megnevezésben túl rövid szöveg található. Ezekre figyelmeztetést is kapunk és ameddig nem javítjuk ki a hibás adatot, addig nem lehet az adattáblát módosítani. Előfordulhat, hogy az adatok helyesek, de mégis hibajelzést kapunk. Ez akkor fordul elő, ha az adatbázis nem enged módosítani valamit, pl. 20%-os áfa kulcsot nem törölhetjük ki a rendszerből, mert még van olyan cikkünk, ami ez alá van besorolva. A 15. ábrán az adatok kitöltése után az új felvétel gomb újbóli megnyomásával rögzíthetjük az adattáblában (adatbázisban). Amennyiben ez sikeres volt, már mindenki látni fogja a felület kiválasztásakor, vagy listázásakor az általunk bevitt adatokat (sort). Lásd 16. ábrát, ahol a harmadik rekordot is sikeren rögzítettük. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 15 / 100

16 ábra 17. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 16 / 100

17 A 16. ábrán látható, hogy a felület böngészés módban van. Itt láthatjuk az adattábla mezőit és az aktuális sor adatait, de módosításra nincsen lehetőségünk. Ha megnyomjuk a listázás gombot, vagy ha kiválasztjuk újra a Teszt felületet menüpontot a Rendszer menüben, akkor listázás módba kerülünk. Lásd 17. ábrát. Listázás módban látható az összes sor, amit az adattábla tartalmaz. A rendszerparaméter beállítástól (PAR.SYS.LISTLIMIT) függhet, hogy az összes sor azonnal megjelenjen, vagy a gyorsabb működés érdekében csak a megadott számú sor. Ezen kívül, ahol sok adatot kell kezelni, ott a felület is tartalmazhat beépített szűrést, elkerülve a túl sok rekord megjelenítését, pl. a bizonylatok esetén csak az olyanok jelennek meg, amelyek valamilyen szempontból nyitottnak számítanak, pl. egy szállítólevél, ami nincsen lezárva, vagy kiszámlázva. Ilyenkor listázás, szűrve módban vagyunk, amit jelez a szűrés gomb színe is. Erről bővebben majd szűrés gomb leírásánál lehet olvasni. A két ikon segítségével mindig ( ) kinyomtathatjuk, vagy exportálhatjuk a látható listánkat. Nyomtatás (bal oldali nyomtató ikon) teljesen a böngésző képességein múlik, ezért használata nem minden esetben ajánlott. Exportálás CSV fájlba történik (jobb oldali ikon), ami Excel fájlba betölthető, vagy importálható. Tehát listázás, illetve listázás, szűrve módba kerülünk, amennyiben kiválasztunk egy adatrögzítésre alkalmas felületet és a listázási mód az alapértelmezett. Ezen felületek jellemzője, hogy a 18. ábrán látható adatrögzítésre szolgáló gombsor megjelenik. 18. ábra Listázás módból 4 lehetséges módot tudunk kiválasztani: - új felvétel: új rekordot szeretnénk rögzíteni - bevitel mód: kiválasztott rekordot, ha van ilyen, megtekinteni, böngészés mód - szűrés: az adott felületen szűrhetjük a listát valamilyen feltételek szerint - főmenü: visszajutunk a főoldalra, biztosan nem történik adatmódosítás A 16. ábrán látható böngészés módban lehet navigálni a rekordok között: < első rekord a listában (listázási módban látható lista első eleme); << előző rekord (ALT-E gyorsbillentyű); >> következő rekord (ALT-K gyorsbillentyű); > utolsó rekord megjelenítése. A 17. ábrán látható listázás módba a listázás gomb (ALT-L gyorsbillentyű) megnyomásával kerülhetünk át a böngészés módból. A listázás módból a bevitel gomb megnyomásával, vagy a kijelölt soron történő dupla kattintással lehetséges visszatérni a böngészés módba. A szűrés gomb segítségével szűkíthetjük az adattábla megjelenítését. A szűrés gomb megnyomása esetén minden felületen az adott felületre jellemző mezők alapján szűkíthetjük a listát. Ez használható keresésre, vagy a munka gyorsítására, amennyiben hasonló rekordokat az előzőből másolás segítségével hozunk létre. Másik funkció, amit a szűrés felületén be lehet állítani, hogy melyik mező alapján legyen rendezett a lista. A 19. ábrán látható a teszt felület szűrési lehetősége. Itt 3 mező alapján szűrhetünk, vagy egy konkrét rekord kódjára, vagy egy kifejezésre, ami a név mezőben megtalálható, vagy a dátum mezőre, egy dátum intervallum alapján. A 20. ábrán látható a szűrés eredménye, ahol is a név mezőre szűrtünk, azon rekordokra, amelyben megtalálható az első szó. Így az eredmény az első rekord lett, a felület neve mögött látható, hogy listázás, szűrve, ebből lehet tudni, hogy nem a teljes adatbázist látjuk. Előfordulhat olyan eset is, hogy üres adatbázist látunk, mivel a szűrési feltételnek nem felel meg semmi. A szűrési feltételek között ÉS kapcsolat van (a feltételeknek együttesen kell teljesülnie) és a rendszer csak azon szűrési feltételeket veszi figyelembe, amelyik előtt a szűrés opció ki van pipálva. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 17 / 100

19 Amennyiben rendezés opciót is bejelöljük, az adott mező alapján sorrendbe rendezve jelennek meg a lista sorai. Amennyiben ez nincsen bejelölve, akkor az időrendi sorrend (rekordok keletkezési sorrendje) a rendezési szempont. A szűrési beállításokat a program megjegyzi, így ha kilépünk az adott felületből, majd később újra kiválasztjuk a menüből, pl. a Teszt felület menüpontot, akkor a legutolsó szűrési feltételek lesznek az aktívak, azaz listázás, szűrve módba kerülünk. Adatbeviteli módok A 16. ábrán beviteli módban (böngészés) vagyunk, és a következő műveleteket érhetjük el, lásd a ábrát. 21. ábra Az új felvétel, másolás, módosítás, törlés, megtekintés gombok valamelyikének a megnyomásakor a beviteli mezők tartalma elérhető lesz, nem pedig letiltott állapotú (kivétel a törlés ). Az első megnyomásra, csak az új beviteli módot jelöljük ki, amely megjelenik a felület neve mögött is zárójelben. Lásd a 15. ábrát, ahol új felvétel módban vagyunk. Ekkor már csak a kiválasztott gombot ( új felvétel ), illetve mégsem gombot tudjuk megnyomni. Amennyiben a mégsem gombot választjuk, akkor visszakerülünk böngészés módba, nem történik semmi változtatás. Amennyiben a kiválasztott gombot ( új felvétel vagy másolás vagy módosítás vagy törlés ), akkor az adott gombnak megfelelő művelet hajtódik végre, és a rendszer megpróbálja az adott rekordot felvenni, módosítani vagy törölni. Az új felvétel gomb megnyomásával új rekordot rögzíthetünk. Ez elérhető már listázás módban is. Jellemző, hogy ilyenkor minden kötelező adatot ki kell töltenünk, majdnem minden mező tartalma üres lesz alapértelmezetten. A másolás gomb megfelel az új felvétel gombnak, azaz új rekordot rögzíthetünk, de ebben az esetben minden mező értéke megmarad az éppen kiválasztott rekordnak megfelelően. Kivételt képeznek azon mezők, amelyek helyére kötelező más értéket megadni, vagy a rendszer generálja automatikusan. Másolás esetén a bizonylatoknál a bizonylat tételei is másolódnak automatikusan. 22. ábra Új felvétel mód esetén az új felvétel gombbal rögzíthetjük a rekordot, vagy a mégsem gombbal mehetünk vissza böngészés módba, ekkor nem történik adatrögzítés, az addig beirt mezők módosításai elvesznek. 23. ábra Másolás, hasonlóan az előző új felvétel módhoz, de itt a másolás gombbal tudjuk rögzíteni az új rekordot. A másolás mód a felület neve mögött is megjelenik zárójelben, hasonlóan az új felvétel, módosítás, törlés és megtekintés módokhoz. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 19 / 100

20 A módosítás gomb esetén a meglevő rekordot módosíthatjuk. Az újbóli módosítás gomb megnyomására történik az adatok tényleges módosítása, ha nem kapunk hibaüzenetet. A törlés gomb szolgál a tévesen rögzített rekordok törlésére. A törlés gomb újbóli megnyomásakor a rendszer megpróbálja a törlést végrehajtani. Amennyiben már hivatkozás van a rendszerben az adott rekordra, pl. a törlendő cikk szerepel már egy bizonylaton, akkor a rendszer hibát fog üzenni és a törlés sikertelen lesz. A megtekintés gomb arra szolgál, hogy az inaktív (disabled, szürke színű) mezők tartalma aktív (enabled) legyen, másolható legyen a tartalma vágólapra és jobban olvasható legyen. Ekkor is elérhetőek a rekord navigációs gombok (első, előző, következő, utolsó rekord kiválasztása gombok, illetve a listázás gomb). Hibaüzenetek Adatbeviteli módokban új felvétel, másolás, módosítás) a beviteli mezők értéke ellenőrzésre kerül. Amennyiben egy mező kerete zöld, akkor azt jelenti, hogy megfelelő, a mezőnek megfelelő értéket tartalmaz és, hogy a módosítást végre tudjuk hajtani, amennyiben piros, azt jelzi, hogy nem felel meg a rendszernek, nincsen jól kitöltve és ilyen esetekben figyelmeztetést is kapunk. Beviteli mezők típusai és ellenőrzési feltételeik: - Szöveges mező esetén lehet a mezőnek egy minimális és maximális hossza. - Egész szám és valós szám mező esetén figyelhet a program egy intervallumot, pl. ahol a kedvezmény mértékét kell megadni, ott csak intervallumban adhatunk meg valós számokat. Illetve, amennyiben egy szám mezőbe nem számjegyeket, kötőjelet (negatív szám esetén) és tizedes vesszőt (csak valós szám esetén) írunk, akkor szintén hibaüzenetet kapunk. Szám mező esetén a mezőből való kilépéskor a program formázza a benne található számot is, amennyiben pl. ezres elválasztójel szükséges. Beíráskor nem szabad alkalmazni a formázást (ezres elválasztó karakter), mivel ilyenkor szintén hibás értékként értékeli a beírt számot a program. - Dátum mező esetén a program figyeli a helyes dátumot, nem enged meg érvénytelen dátum bevitelt, pl értékre hibát kapunk. A dátum kiválasztását segíti a dátum mező mögött található naptár ikon is, amelyre kattintva egy naptár ablak jelenik meg. Lásd a ábrákat. - Legördülő lista esetén lehet 1 elem, amit nem lehet kiválasztani, ekkor figyelmeztetést kapunk. Ezek általában, de nem minden esetben az üres listák első elemeként megjelenő [nincs kiválasztva] elem szokott lenni. - cím ellenőrzésére szolgáló mező figyelmeztet, ha helytelen címet adunk meg (nincs és.tld ). A 26. ábrán látható példa arra, ahol a valós szám és egész szám mezőkben helyesen a megfelelő számok vannak és nem egyéb írásjel, de a számok nem felelnek meg az adott mezőben elvárt intervallumnak. Piros színű keret már a beírásnál megjelenik figyelmeztetésként, amint helyes érték kerül bele, átvált zöld színűre. Amennyiben nem javítjuk ki a mezőben található adatot és rányomunk az adatmentésre ( új feltével, másolás vagy módosítás gomb valamelyikére), akkor a ábrákon látható figyelmeztető ablak jelenik meg. Amennyiben a felület több fülből áll, kaphatunk figyelmeztetés másik fülön található mezőkre is, amelyeket nem látunk. Segítségképpen a legelső hibás mezőre ugrik a kurzor az ilyen adatmentési kísérleteknél. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 20 / 100

21 ábra Dátum kiválasztását segítő felület, ami a naptár ikonra kattintva jelenik meg. 25. ábra 26. ábra 27. ábra 28. ábra A beviteli mezők egyéb jellemzői A bevitelre szolgáló mezők (szöveg, egész és valós szám, dátum) 3 féle módban lehetnek. A böngészés módban általában letiltott (disabled) állapotban vannak, nem lehet az értékűket módosítani, kimásolni. Megtekintés gomb azért is van, hogy ezt a módot fel lehessen oldani és a mezőkből adatokat lehessen kimásolni a vágólapra. A másik mód, amikor a mezők tartalma elérhető, pl. új felvétel, másolás, módosítás esetén, ekkor szerkeszthetőek a mezők értékei (enabled). Kivételt képeznek alóla azon mezők, amelyek információs jelleggel bírnak, vagy valamiért le van tiltva a módosítás, ezek tartalma csak olvasható (readonly). A rendszer által kijelzett kódok mindig csak olvasható jelleggel jelennek meg a felületen. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 21 / 100

22 Adatrögzítés egyéb akadályai (adatbázis függvényében) Lehet olyan eset, amikor minden beviteli mezőt elfogad a rendszer, de ennek ellenére mégsem lehet új felvételt, vagy módosítást végrehajtani. Ilyenkor egy-egy adatbázis mezőre egyedi kulcs van definiálva, így nem lehet két egyforma érték az adatbázisban. Konkrét esetben például a cikkek felületen akkor fordulhat ez elő, amikor az adatbázisban már szereplő cikkszámot szeretnék egy új cikkhez is lerögzíteni, vagy meglevő cikk cikkszámát létező cikkszámra módosítani. Ez a módosítás vagy új felvétel gomb megnyomása után derül ki, amikor a program az adatbázishoz is elküldi a kérelmet, ekkor megjelenik egy hibaüzenet. Ilyenkor a bevitelt újra kell kezdeni, az addig kitöltött adatok elvesznek, a felület böngészés módba kerül vissza. Speciális címkék Vannak speciális címkéjű beviteli mezők, amelyek címkéje aláhúzott betűtípussal van írva. Ezek felett megállva az egérrel, úgynevezett hintet kapunk, amely a mező speciális tulajdonságára, funckióira utal röviden. Lásd 29. ábrán a szöveg mezőt. A mezők után lehet információ az adott mezőre vonatkozóan, pl. pénzösszeget tartalmazó mezők után az adott összeget milyen valutában kell értelmezni. (Lásd 26. ábrán a százalékjelet.) Néhány esetben kis ikonok találhatók, amelyek keresésre, vagy bizonyos műveletek elvégzésére szolgálnak. 29. ábra A továbbiakban a program konkrét felületeinek funkcióiról lehet olvasni. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 22 / 100

23 3. Törzsadatok menü és menüpontjai A törzsadatokban találhatóak az olyan adattáblák módosítására szolgáló felületek, amelyek viszonylag ritkán változnak, kivéve a kezdeti adatfeltöltési időszakot. Az itt található táblák nagy többségének feltöltése szükséges a későbbiekben ismertetett Bizonylatok menüpont használatához. A 30. ábrán látható a Törzsadatok menü teljes felépítése. Az egyes menüpontok leírásánál a fontosabb, speciális tulajdonsággal rendelkező mezőket emeljük ki, illetve egy általános leírás található minden felülethez, hogy miben is játszik meghatározó szerepet. A Partnerek menüpont egy almenü, ami szintén több menüpontot tartalmaz, de ezek a felületek teljesen megegyeznek, csak a megfelelő partnerek jelennek meg az egyes menüpontok kiválasztásakor. 30. ábra 3.1. Partnerek menü és menüpontjai A partnerek egy komplex felület, amely partnereink címének, elérhetőségeinek és egyéb adatainak a rögzítésére szolgál. A partnerek halmazokba sorolhatóak, erre utalnak az egyes menüpontok is. Amennyiben egy vevőnk később beszállítónk is lesz, vagy fordítva, akkor nem szükséges vevőnek és szállítónak is berögzíteni. Először felvettük vevőnek, majd ha szállítóként számlát szeretnénk befogadni tőle, akkor kikeressük, majd hozzáadjuk szállítónak is (abba a halmazba is beletesszük) megadva a szállítókra vonatkozó információkat. A következőkben bemutatásra kerülnek az egyes partner halmazok jellemzői, illetve ki kell emelni a Partnerek (összes) felületet, ahol az összes berögzített partnerünk megjelenik Partnerek (összes) menüpont UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 23 / 100

24 Az összes partnerünket itt tudjuk megtekinteni. Lehetne csak olyan partnerünk is, aki még nem sorolható be se vevőnek, se szállítónak, de az elérhetőség miatt szeretnénk a címét lerögzíteni (pl. leendő szállító vagy vevő), akkor azt itt érdemes megtenni. Ezek a partnerek általában nem jelennek meg a kiválasztás során, mivel a szállítólevél készítésekor aktív vevőt kell kiválasztani. A felület bemutatása abból a szempontból fontos, hogy a kitölthető 3 fül ( név számlázási cím, ért. és szállítási cím, elérhetőségek, egyéb fülek) minden partner felületen megtalálható. Az alábbiakban egy új partnert rögzítünk a Partnerek (összes) menüpont kiválasztása, majd az új felvétel gomb megnyomásával, lásd a 31. ábrát. 31. ábra Itt ki kell választani, hogy az új partner (konkrét esetben vevő, szállító, stb.) jogi személy-e (Kft, Bt, Rt, stb.) vagy természetes személy (magánszemély). Ez az információ a későbbiekben már nem módosítható, ezért ajánlott a körültekintő kiválasztás. A tovább gomb megnyomására a 32. ábrán látható képet kapjuk. A partner neve, egy egyedi belső név a programban, azaz két azonos név nem szerepelhet az adattáblában. Ez a név sehol sem jelenik meg a bizonylatokon, csak a kiválasztást szolgálja a programban, amikor partnert keresünk. Jogi személy esetében a bizonylatokon a cég rövid neve mező jelenik meg, természetes személy esetén a titulus, vezetéknév és keresztnév mezők tartalma összefűzve. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 24 / 100

25 ábra Amennyiben természetes személyt választottunk volna a 31. ábrán, akkor a 32. ábrán a cég rövid neve és a cég teljes neve helyett a vezeték nevet és keresztnevet adhatjuk meg, illetve a cég formája helyett a személy titulusát (Dr., Ifj., stb.). A megjegyzés mező, csak egy belső megjegyzés a partnerhez, ami nem jelenik meg sehol máshol, csak ezen a felületen. A program három címet tárol el egy partnerhez. Az első a székhely (számlázási cím), ami általában a jogi személy székhelye, vagy magánszemély állandó lakcíme. Ez jelenik meg a számlán a vevő címénél. A 33. ábrán látható a második ért. és szállítási cím fülön megadható adatok, ahol is egy értesítési címet és szállítási címet kötelező megadni. Amennyiben az első fülön meg már ki lett töltve a számlázási cím, akkor a másolás ikonra ( ) kattintva egy mozdulattal átemelhető az értesítési és a szállítási cím is. Az értesítési cím a számlán a számlázási cím alatt jelenik meg, jobb oldali ablakon borítéknak megfelelően elhelyezve. Szállítási cím a kimenő szállítóleveleknél és megrendeléseknél az alapértelmezett címe a vevőnek, ami az adott bizonylaton módosítható. Az ország, megye kiválasztása a törzsadatokban megadott országok megyéi adatok alapján történik. Alapértelmezetten Magyarország megyéi szerepelnek a kezdeti adatbázisban. A harmadik elérhetőségek, egyéb fülön megadható adatok kitöltése nem kötelező, kivételt képez ez alól a központi telephely (saját cég) adatainak megadása. Ugyanis a számlán fel kell tüntetni saját adószámunkat. De egy vevő esetén nem kötelező semmilyen személyes vagy céges adatot kitölteni. Lásd 34. ábrát. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 25 / 100

27 Természetes személy felvétele esetén a 34. ábrán látható három utolsó mező helyén (cégjegyzék számla, képviselő neve és telefonszáma helyén) a születési hely és idő, valamint személyigazolvány szám mező szerepel, amelyet opcionálisan ki tudunk tölteni. Partnerek besorolása A fenti példában bemutatott partner (DEMO Kft.) nincsen besorolva sehova sem, a programban a kiválasztások során csak a Partnerek (összes) menüpontban elérhető. Általában ilyen partner felvételére nincs is szükség, de itt át lehet tekinteni az összes partnert egyben (szállító, vevő, stb.), ha szükséges. Egy-egy partnert egy vagy több csoportba (halmazba) tartozik bele, amelyek az alábbiak lehetnek: - Alkalmazott - Szállító - Ügynök - Telephely (saját cég) - Vevő A csoportok leírását lásd az alábbiakban a megfelelő menüpontok ismertetésénél. Amennyiben a Partnerek menüből kiválasztjuk valamelyik csoportot, akkor csak a kiválasztott csoportba tartozó partnerek adatait láthatjuk. Amennyiben új partnert rögzítünk (pl. vevőt), akkor a vevőkre vonatkozó adatokat ( vevő (+) fület) is ki kell töltetnünk. A Partnerek (összes) felületen rögzített partnerek egyik halmazba se tartoznak bele. 35. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 27 / 100

28 A 35. ábrán látható, hogy az 5 halmaz 5 további fülként jelenik meg, amelyek mögött zárójelben (-) található, ami azt jelenti, hogy az adott halmaznak nem tagja a partner. Amennyiben (+) látható, akkor azon halmaznak tagja a partner. Például vevő (+) és szállító (+) esetén az kiválasztott partner beszállítónk és vevőnk is egyszerre, azaz kimenő számlán és bejövő számlán is szerepelhet. Amennyiben egy új halmazba szeretnénk besorolni a partnerünket, akkor a következőket kell tenni. Vegyünk példáként a Demo Kft-t, amely most mint partner létezik a rendszerben. Szeretnénk hozzávenni a telephely (saját cég) halmazba is. Ekkor böngészés módban módosítani kell a partnert. 36. ábra A fenti 36. ábrán látható a módosítás, a telephely (-) fülön a Telephely címkéjű opciót be kell jelölni, majd megnyomni a Tovább gombot. Ekkor a 37. ábrán látható módon változik át a fülhöz tartozó felület. Itt meg lehet adni a telephelyre jellemző adatokat, majd a módosítás gomb megnyomásával elmentésre kerülnek az adatok és a partnerünk már a telephelyként is megjelenik. Ez látható a 38. ábrán ahol is a fül megváltozott telephely (+) feliratura. Most már a Partnerek menü Telephelyek (saját cég) menüpontját kiválasztásakor megjelenik a Demo Kft a listában. A fenti példán két lépcsőben vettük fel a Demo Kft-t telephelynek. Ez elintézhető lett volna egy lépésben is, ha rögtön a Telephelyek (saját cég) menüpontban vettük volna fel az új felvétel segítségével a cég adatait. Ekkor rögtön ki lehetett volna tölteni a telephely (+) fülön található, csak telephelyekre vonatkozó információkat. A két lépcsős megoldásra az utólagos besoroláskor van szükség, amikor egy vevő beszállítónk is lesz. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 28 / 100

30 Partnerek listázása A 32. ábrán látható az aktív partner opció. Az olyan partnereknél, amelyekre már nem lesz szükség, pl. végelszámolás alatt levő vevő vagy szállító cégek esetén, ezt az opciót ki lehet kapcsolni. A partner keresésekor, kiválasztásakor, és a partner menüpont elindítása után is csak az aktívnak megjelölt partnerek jelennek meg. Partnerek listája szűrve van alapértelmezés szerint erre, amit ha szükséges természetesen ki lehet kapcsolni a szűrés gomb segítségével. A partnereket nem lehet törölni, ha már készítettünk valaha is bizonylatot neki (pl. a vevőnek számlát), ezért csak ezzel a módszerrel lehet törölni a rendszerből az adott partnert, azaz inaktívvá kell tenni Alkalmazottak menüpont Az alkalmazott, olyan jellemzően természetes személy, akinek hozzáférése van a rendszerhez, azaz a Rendszer menü Felhasználók menüpontban rögzítettünk azonosítót és jelszót neki. Az alkalmazott (+) fül kitöltésekor, lásd 39. ábrát, meg kell adni az azonosítót, amellyel az alkalmazott bejelentkezik a rendszerbe. Minden egyes azonosítóhoz csak egy alkalmazottat vehetünk fel. A telephely és a raktár, azon alapértelmezett telephely és raktár, amit automatikusan felkínál az alkalmazottnak a kimenő szállítólevél, illetve kimenő számla készítése során. Mivel az összes raktár megjelenik, ezért csak a telephelyhez tartozó raktárat válasszunk ki, ellenkező esetben ez az információ elvész mentésnél. A Bizonylatok opció kikapcsolása esetén az alkalmazott csak a saját bizonylatait látja, pl. csak az ő általa létrehozott kimenő szállítóleveleket, másokét nem. Ha az összes bizonylatra kíváncsi, akkor ki kell kapcsolni az alapértelmezetten bekapcsolt létrehozó felhasználó szerinti szűrési opciót. 39. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 30 / 100

31 Szállítók menüpont Itt rögzíthetjük a szállítókat, lásd a 40. ábrát. Szállítóhoz hozzárendelhetünk alapértelmezett adatokat, pl. milyen devizanemben és milyen fizetési feltétellel állít felénk számlát. A bejövő szállítóleveleket és számlákat a szállítóktól tudjuk fogadni, illetve feléjük lehet kimenő megrendelést összeállítani. A nagykereskedő, kedvezmény, minimális határidő, átlagos határidő jelenleg csak tájékoztató információk, a program jelenleg még nem használja fel ezeket a mezőket. 40. ábra Telephelyek (saját cég) menüpont Itt lehet felvenni a saját cégünk adatait. A 37. ábrán láthatók a telephely (+) fülön megadható adatok. Számlázási szempontból fontos, hogy a központi telephely tud csak számlát kiállítani, és az összes központi telephely adatainak pontosan meg kell egyeznie, csak elérhetőségi adatokban különbözhet (bankszámlaszám, , honlap, levelezési cím, telefon, mobil, fax). Amennyiben több központi telephelyünk van, és eltérés van a székhely vagy adószám adatok közt, akkor a program erre figyelmeztet és nem enged számlázni. Több telephelyre lehet szükségünk akkor is, ha több számlaszámunk van. Ekkor a telephely kiválasztása határozza meg a bankszámlaszámot, ami a számlára rákerül, pl. ha export számla esetén másik számlaszámot szeretnénk feltüntetni. Jelenleg csak 24 hosszú GIRO számlaszám fér el a számla nyomtatási képén. Raktárakat lehet nyitni minden telephelyhez, akár többet is. Lásd Törzsadatok menü Raktárak menüpont leírását. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 31 / 100

32 Minden telephelynek rendelkeznie kell egy két karakteres egyedi kóddal (telephely kódja) egy ehhez tartozó névvel (telephely neve). Központi telephely opció szabályozza, hogy állíthat-e ki a telephely számlát, vagy sem. Telephelyek nem csak a számlázásnál jelennek meg, hanem pl. két különböző telephely raktárai között is lehet árumozgást rögzíteni. A devizanem paraméternek jelenleg még nincsen szerepe. A logó fájl megadásával a bizonylatok (pl. kimenő számla, kimenő szállítólevél) nyomtatásánál megjelenik az adott kép, ami PNG vagy JPEG formátumú fájl lehet, típusnak megfelelő fájl kiterjesztéssel. Az útvonal a webszerveren található fájl fizikai elérésének az útvonala. Pl. Windows esetén c:/xampplite/htdocs/szamla/logo.png egy lehetséges útvonal. A logó bizonylatok bal felső sarkában jelenik meg átméretezve, a rendelkezésre álló magasság arányában. Ha helytelen az útvonal, vagy nincs kitöltve a mező, akkor nem jelenik meg a logó Ügynökök menüpont Itt vehetjük fel azon ügynököket, akiket az egyes vevőinkhez hozzá szeretnénk rendelni. A kimenő számla forgalmát lehet összesíteni ügynökök szerint, illetve a program ügynöki jutalékokat is számol. Mivel az ügynököket majd a pontban bemutatott vevőkhöz lehet hozzárendelni, ezért utólagos megváltoztatása azonnali kihatással van a forgalmi adatok összesítésénél. Az ügynök (+) fülön csak két mezőt lehet megadni az ügynökhöz. Az egyik a jutalék, ami alapján az ügynökre csoportosított jelentések esetén a jutalék összege kiszámításra kerül, amennyiben az adott cikkhez nincsen más jutalék rendelve. A másik a név megjelenítés, ami a kimenő számlán és szállítólevélen megjeleníti az ügynök (területi képviselő) nevét, mobil telefon számát és címét, amennyiben ez az opció be van kapcsolva. 41. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 32 / 100

33 Vevők menüpont Itt tudjuk felvenni vevőinket, akiket a bejövő megrendeléseken, kimenő szállítólevélen, illetve kimenő számlán ki tudunk választani. Kiválasztáskor a törzsadatokban szereplő adatok rendelődnek az adott bizonylathoz. A 42. ábrán látható a vevő (+) fül felülete, amit az vevők felvételénél ki kell tölteni. 42. ábra A vevőkód egy régi rendszerben megadott kód lehet, amellyel segítségével össze tudjuk hasonlítani a régi programban nyilvántartott vevőt az újjal, azok forgalmi adatával, stb. A vevőkód megjelenik a számlán is, amennyiben ki van töltve, de kitöltése nem kötelező. Az árlista mezőben kiválaszthatjuk, hogy a vevőnkhöz melyik árlistát rendeljük. Legalább egy árlistának léteznie kell a rendszerben. Szerepe ennek a mezőnek a bizonylatoknál a tételek árazása fülön lesz, hasonlóan a kedezmény, cikk db kedv., és a cikk kat. db kedv. Mezőknek is, bővebb leírást lásd majd a bizonylatoknál. Megadhatjuk a vevőhöz tartozó szállítási módot, és fizetési módot, fizetési határidőt, ami a szállítón és számlán kerül beállításra alapértelmezésként, amikor a vevőt kiválasztottuk. Kiválaszthatjuk a pontban megadott ügynököt, de ügynököt nem kötelező felvenni, így ez lehet az alapértelmezett [nincs ügynök kiválasztva] érték is. A hitelösszeg megadása esetén a program figyelmeztet, ha a vevőnek a kintlévőségei az éppen szerkesztés alatt álló szállító vagy számla esetén átlépi ezt a határt. Az egyenleg a vevő összes kintlévőségét könyveli a vevőnél megadott devizanemben, készüljön is az adott számla akármilyen devizanemben. (Átváltáshoz persze könyvelni kell az árfolyamokat is, hogy az egyenleg stimmeljen.) A devizanemet a bizonylatoknál is beállítja a vevő kiválasztásakor a program. A vevő egyenleg szempontjából a devizanem megváltoztatása pontatlanságokhoz vezethet. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 33 / 100

34 A viszonteladó opció csak a kimenő számlák jelentéseinél határozza meg a vevő besorolását. Az adószám mutatás opció pedig, ha be van kapcsolva, akkor a vevő adószáma is megjelenik a szállítólevélen és a számlán, ellenkező esetben csak akkor, ha a vevő számlázási országa eltér a központi telephely (számlakibocsátó) országától. 43. ábra Ha felvettünk egy vevőt, akkor megjelenik egy új fül is a vevők felületen, a vevő kedvezményei fül. Itt adhatjuk meg csak a vevőkre jellemző egyéni kedvezmények mértékét. A dátum mező informatív jellegű, a kedv. Mező a kedvezmény mértéke a mögötte található cikk kategóriára vonatkozóan. Egy táblázat jelleggel a hozzáad gomb segítségével új kategória kedvezményeket vehetünk fel, illetve a már felvett sorokat a módosít gomb segítségével szerkeszthetjük. Ha 0,00% kedvezményt adunk meg, akkor a szerkesztett sort törölni tudjuk Áfa kulcsok menüpont A cikkekhez hozzárendelhető áfa kulcsokat ezen a felületen lehet rögzíteni. A cikkek felvételénél az itt megadott lista alapján lehet kiválasztani az áfa kulcsot. Amikor egy cikket hozzáadunk egy bizonylathoz, akkor kerül rá az itt feltüntetett áfa kulcs. Ha változna az áfa kulcs (pl. 25%-ról 20%-ra változott), akkor csak itt kell módosítani és az összes cikk, ami ebbe az áfa csoportba tartozott, a következőkben ezen áfa kulccsal fog rákerülni a kimenő számlákra. Lásd a 44. ábrát. Az áfa kulcs neve a cikkeknél jelenik meg, amikor hozzárendeljük az áfa kulcsot. Export számla készítésekor automatikusan 0% lesz az áfa kulcs, ez a vevőnk országától függ. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 34 / 100

36 3.3. Árfolyamok menüpont A napi árfolyamokat ezen a felületen adhatjuk meg. Lásd 45. ábrát. Rendszer menü Paraméterek menüpontjában állítható PAR.PRG.DEVFIGYEL paraméter, ami figyelmeztet a főoldalon, ha nem adjuk meg rendszeresen az árfolyamokat, azaz két hétre visszamenően a munkanapokon egyetlen adat sem szerepel az adatbázisban. Azonos devizanemek kiválasztása esetén (devizanem és az alapdevizanem is HUF pl.) a késedelmi kamat mértékét adhatjuk meg. Az egység és a devizanem határozza meg azt, hogy milyen devizát szeretnénk átszámolni (pl. 1 EUR) a megadott napon (dátum). Árfolyam értékkel (pl. 254,32) szorozva megkapjuk az értékét az alap devizanemben (pl. HUF), vagyis 1 EUR = 254,32 HUF. Keresztárfolyamokat is meg kell adni, azokat nem számolja ki a program Árlisták menüpont A rendszer tetszőleges számú árlistát kezel. Alapértelmezetten egy árlista megléte a kötelező és ez legtöbb helyen elegendő is. 46. ábra Az árlistának van egy neve, aktív opció jelöli, hogy kiválasztható-e az árlista. Amennyiben rögzíteni szeretnénk előző évek árlistáit, akkor érdemes lemásolni az árlistát és inaktívvá tenni az előző évit. Nagyon fontos a devizanem, ugyanis az árlistában szereplő cikkek értéke ezen pénznemben lesz kifejezve. A kedvezmény opció azt határozza meg, hogy a kedvezmény számítás során ebből az árlistából lehet-e még kedvezményt adni-e vagy sem. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 36 / 100

37 A szülő árlista egy már létező árlista, amire hivatkozni lehet. Például akció esetén készíthetünk olyan árlistát, amiből már nem adunk további kedvezményt, viszont csak pár akciós cikkünk van, elegendő azokat felvenni az akciós árlistára, és szülő árlistának az eredeti kiinduló árlistát adjuk meg. Az akciós cikkek esetén az akciós ár érvényesül, amennyiben ilyen nincs, akkor a szülő árlistáé (rekurzívan). A sorrend mező csak az aktív árlisták felsorolási sorrendjét befolyásolja, ami a könnyebb kiválaszthatóság beállítását szolgálja Cikk kategóriák menüpont Az egyes cikkeinket úgynevezett kategóriákba, csoportokba sorolhatjuk. Ennek szerepe lehet bizonyos felületeken, ahol egyes műveleteket cikkek kategóriájára lehet elvégezni, vagy jelentéseket kérni, illetve a kedvezmény rendszer kialakításánál. Legalább egy cikk kategóriának léteznie kell ahhoz, hogy cikket tudjunk rögzíteni. 47. ábra A cikk kategóriának van egy neve, illetve van egy kategória megnevezése. Ez utóbbi egy speciális mező, ami segítségével a cikk kategóriákat egy fa struktúrába rendezhetjük. Az azonos kezdetű (prefixű) kategória megnevezések egy csoportnak számítanak. Ennek megértéséhez nézzük a következő példát. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 37 / 100

38 Példa: Cikk kategória neve Minden cikk Szolgáltatások Informatikai szolgáltatások Munkavédelmi szolgáltatások Áruk Hazai áruk Külföldi áruk Kategória megnevezése MC MC.SZOL MC.SZOL.INFO MC.SZOL.MVED MC.ARUK MC.ARUK.HAZA MC.ARUK.KULF Ha a hazai áruk listájára vagyunk kíváncsiak, akkor közvetlen a hazai áruk alá besorolt cikkek jelennek meg. Viszont, ha az összes árura vagyunk kíváncsiak, akkor az áruk csoportot kell kilistázni, még ha oda konkrétan egyetlen cikket sem soroltunk be. A kedvezmények számításánál játszik még fontos szerepet a cikkek kategóriába sorolása. A vevők adatainál meg lehet adni, hogy a vevőnek jár-e a cikk kategóriánkénti kedvezmény számítás, vagy sem. Amennyiben jár a vevőnek ez a kedvezmény és a vevő az adott számlán eléri a kategóriába tartozó cikkek összmennyiségéből a legnagyobb mennyiségtől mezőben megadott mennyiséget, akkor a hozzá rendelt kedvezményt kapja az összes cikknél, ami ebbe a kategóriába beletartozik. Lehet adni állandó, fix kedvezményt is a cikk kategóriába tartozó cikkekhez. Illetve lehet adni akciós kedvezmény, ami mindenkire vonatkozik, arra is, akinek szándékosan nem adjuk meg ezt a kedvezményt Cikkek menüpont Ezen a felületen adhatjuk meg azon cikkeket, amelyeket majd a bizonylatoknál ki lehet választani. A cikkek felület már összetettebb, három fülön adhatok meg a különféle adatok, ahol a legfontosabb az első, cikk alap adatok fül, lásd 48. ábrát. A cikk neve a cikk, szolgáltatás egyedi belső neve, ami a programban a kiválasztást szolgálja. Például, ha egy szolgáltatást havi és éves csomagban is árulni szeretnénk, akkor 1-1 cikket kell felvenni, egyik helyen hó, a másik helyen év lesz a mértékegység. A számlára kerülő megnevezés lehet ugyanaz, de a cikk neve már nem. A cikk megnevezése jelenleg 60 karakter, ami karakter hosszan jelenik meg a nyomtatási képen, azért kell két mezőben megfelelően elrendezve megadni. Megnevezés első sorát a program szóközökkel tölti fel, erre ügyelni kell módosításkor. Az aktív opció itt is azt szabályozza, hogy megjelenjen-e a cikk kiválasztáskor, vagy sem. Mivel a jelentések szempontjából van jelentősége a nem aktív cikkeknek, ezért a cikkeket sem lehet törölni általában, kivétel, ha egy téves cikk felvételről van szó. A típus 3 féle lehet: szolgáltatás, raktárkészlet, saját termék. A szolgáltatás csak számlához (és megrendeléshez) adható hozzá, raktárkészletet nem kezel a program ez esetben. Raktárkészlet olyan cikkeket jelöl, amelyeket veszünk és eladunk és közben ott áll a raktárok valamelyikén. Ezeket fel tudjuk venni a bejövő és kimenő szállítóleveleken, megrendeléseken. A saját termék pedig olyan cikket jelöl, amelyeket mi állítunk elő, nem vesszük sehonnan. A program nettó átlagárat számol a beszerzési árak alapján az egyes cikkekhez, így nyomon tudjuk követni az egyes bizonylatok esetén az árrésünket. Az árrés még 1-1 bizonylat esetén egyénileg is finomítható. A saját szolgáltatás az jelöli, hogy a beállított szolgáltatás kiválasztható a kimenő számlán. Ugyanis ha bejövő számláinkat bekönyveljük, érdemes 1-2 cikket felvenni az egyes költségnemeknek megfelelően, de ezeket felesleges a kimenő számla készítésénél is látni. A cikk besorolását SZJ vagy vámtarifa számát előre rögzíteni kell a Törzsadatok menü SZJ / Vámtarifaszámok menüpontjában. Lehetőségünk van arra is, hogy nem adunk meg besorolást. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 38 / 100

41 A cikk számot nem kötelező kitölteni, de amennyiben kitöltjük, akkor kötelezően egyedinek kell lennie, nem lehet 2 cikk, aminek ugyanaz a cikkszáma. A többi mezőt nem kötelező kitölteni. Amennyiben súly érték meg van adva, akkor a program kiszámolja a szállítón szereplő cikkek összsúlyát is. A cikk kategória kiválasztása kötelező, amit előtte rögzíteni kell. A cikk információk fülön 2 fontos dolgot kell megadni, lásd 49. ábrát. Az egyik a cikk nettó eladási ára és elsődleges árlistája, illetve az áfa kulcs csoportja. Fontos, lásd majd cikkek árazásának leírását, hogy az elsődleges árlistát csak először tudjuk megadni, módosítani nem tudjuk. Mivel a program több árlistát kezel, ezért legalább 1 árlistán minden cikknek szerepelnie kell. Javasolt, hogy ez az árlista minden cikknél ugyanaz legyen. Nettó eladási árat ehhez az árlistához rögzíti a program, de ez a cikkek árazása felületen külön is módosítható. A többi adat csak információs jelleggel jelenik itt meg, pl. vevői rendelés, szállítói rendelés, aktuális raktárkészlet mennyisége, utolsó bekerülései ár. A minimális raktárkészlet kitöltése esetén listázni tudjuk azon cikkeket, amelyek raktárkészlete a minimális mennyiség alá csökkent. Végfelhasználói és viszonteladói jutalékot is rendelhetünk a cikkekhez, amit a jutalék számításánál cikkenként figyelembe vesz a program, annak függvényében, hogy az ügynök vevője viszonteladó-e vagy sem. A megjegyzés egy szabadon kitölthető belső megjegyzés mező, csak ezen a felületen jelenik meg. A mennyiségi kedv. fülön, lásd 50. ábrát a cikkhez mennyiségi kedvezményeket rendelhetünk hozzá, hogy mennyi elért mennyiséghez, mekkora kedvezmény, engedmény tartozik. Vevőnként szabályozni lehet, hogy ez a fajta kedvezmény alapértelmezetten jár-e neki, vagy sem. Amennyiben a PAR.PRG.CIKKEXTRA engedélyezve van, akkor megjelenik egy további fül is, a cikk extra adatok fül, ahol speciális adatokat adhatunk meg a cikkekre. Erre általában nincsen szükség, kivétel, ha igénybe szeretnénk venni az előlegszámla speciális vevői egyenleg kezelését. Lásd 51. ábrát. Itt a speciális cikk kiválasztása bír speciális jelentéssel. Általában minden cikk normál cikk, de 2 kiemelt cikk lehet a rendszerben. Egyik egy szolgáltatás, ami az automatikus jóváírás esetén kerül rá a számlára és a bruttó értéke legfeljebb a számla értéke lehet, vagy a pozitív vevői egyenleg értéke. A másik egy raktárkészletes cikk, maga a raklap. Ezen a felületen megadható egy raklap, speciális cikk esetén raklap figyelésére szolgáló cikk lehetőséget kell kiválasztani. A cikkekhez megadható, hogy a cikkből mennyi fér el egy raklapon (raklap darabszám mező). Amennyiben a raklap ellenőrzés opció be van kapcsolva, akkor az adott cikkre ellenőrzi a program a raklap és a rajta szereplő darabszámok viszonyát, az eltérést piros színnel jelzi a bizonylat tételei fülön a szállítólevél készítésekor. A raklap mennyiség opció bejelölése esetén, a cikk hozzáadásakor elég a raklap mennyiséget megadni, és a cikk a megfelelő darabszámmal kerül rá a bizonylatra. Utána már csak darabszámmal lehet módosítani. A többi mező csak megjelenik, de a program nem használja fel jelenleg: méret, nyomószilárdság, testsűrűség, norma, felület mennyiség. A cikkeknél még az adott cikkre találhatunk 3 jelentést, ami 3 külön fülön jelenik meg, és exportálható CSV fájlba, amit Excelből megnyithatunk. Az 52. ábrán látható a cikk listaárak fül, amin a cikkhez tartozó összes aktuális és nem aktuális árat tudjuk egyben áttekinteni. Ha csak egy árlistával dolgozunk, akkor az elsődleges árlistának itt mindenképpen szerepelnie kell. A cikk raktárkészlet fülön a cikk raktárankénti mennyiségei láthatóak, 1 raktárnak mindenképpen lennie kell a bevételezéshez. Amennyiben több raktáron található, akkor itt nézhetjük meg, melyik raktáron mennyi is van pontosan az adott cikkből. A cikk mozgások fülön pedig a cikk összes mozgását láthatjuk, azt hogy melyik bizonylat pontosan mikor (óra, perc) mozgatta a cikket. Illetve leltározásnál itt látható egy pillanatkép, hogy éppen melyik raktáron mennyi is van az adott cikkből. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 41 / 100

43 3.7. Cikkek árazása menüpont A cikkeket itt vehetjük fel másik árlistára is, illetve módosíthatjuk egyesével az eladási árát, lásd az 53. ábrát. Ki kell választani a cikket, meg kell adni az árlistát és a nettó eladási árat. Az elsődleges árlistát nem tudjuk módosítani és törölni nem, a többi árlistával bármit tudunk tenni. Lehetőség van árlisták generálására is, lásd majd Eszközök menü leírását. Érdemes az árlistát cikk kategóriára, vagy cikkre vagy árlistára leszűrve szerkeszteni. A módosítás dátuma csak olvasható, a legutolsó adatmódosítás időpontját rögzíti a rendszer Devizanemek menüpont Ezen a felületen rögzíthetjük az általunk használni kívánt devizanemeket. Alapértelmezetten néhány devizanem már fel van töltve. Az 54. ábrán látható a kitöltendő adatok mezői. A devizanem ISO kód az a 3 karakteres jel, amellyel általában valuta átváltáskor és egyéb banki műveletekkor jelölik a devizát, pl. HUF, EUR, USD, CAD. A devizanem megnevezése csak számunkra egy megnevezés a könnyebb beazonosítás végett. A devizanem jele rákerülhet a számlára is, ez az országra jellemző jelölés, pl. Forint esetén Ft. A kerekítés opció is általában csak a forintnál szükséges, ami lehetővé teszi a számla végösszegének egész számra kerekítését. EUR esetén ezt nem szabad bekapcsolni, mert ellenkező esetben az euróban kiállított számlánkat is kerekítené a program. 54. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 43 / 100

44 3.9. Fizetési módok menüpont A számlára felvehető, nyomtatáskor megjelenő és egyéb helyeken megadható fizetési módokat definiálhatjuk itt. A fizetési mód neve mező jelenik meg a számlán. A türelmi határidő azon napok száma, amennyivel később jelenjen meg a kimenő számla lejártnak számlának. A minimális határidő pedig azt szabályozza, hogy kapjunk-e figyelmeztetést, ha az adott fizetési mód mellett a fizetési határidő (napokban) a minimális határidő alatt van. Pl. átutalás esetén érdemes 3 napra állítani. A kiemelés opció bekapcsolása esetén a fizetési mód kiemelve, vastagítva jelenik meg a számla nyomtatásakor. A zárolva opció bekapcsolása esetén, amennyiben a vevő zárolva van, csak azon fizetésmódok alkalmazhatóak, amelyek ezen opciója be van kapcsolva. Egyéb esetben figyelmeztetést kapunk. Két fizetési módot kell megadni a Rendszer menü Paraméter menüpontjában, a készpénzátutalási megbízást és a készpénzest. Előbbinek a számla nyomtatás formátumánál van nagy jelentősége, utóbbinak pedig az ügynöki számláknál. 55. ábra Munkaszámok menüpont Ezen a felületen szerkeszthetjük a munkaszámainkat, amelyeket a bizonylatokhoz hozzá lehet rendelni. Használatuk nem kötelező, a jelentésekben lehet munkaszám intervallumra szűrni. A program a munkaszám kódját rendeli hozzá a bizonylatokhoz, így a munkaszámot tetszőlegesen átnevezhetjük és tetszőleges munkaszámot adhatunk, annak függvényében, hogy a megfelelő jelentést kapjuk. Lásd az 56. ábrát. Amennyiben az aktív opciót kikapcsoljuk, akkor az újonnan készített bizonylatoknál már nem tudjuk kiválasztani az inaktívált munkaszámot. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 44 / 100

45 ábra Ország megyéi menüpont Itt lehet megadni az egyes országokhoz tartozó megyéket, amennyiben az egyes vevőinket be szeretnénk sorolni megyék szerint is. Amennyiben nem tesszük meg, akkor a vevőhöz csak az országot tudjuk kiválasztani. Lásd az 57. ábrát Országok menüpont Itt adhatjuk meg az országokat, amelyekhez az előző pontban hozzá tudjuk rendelni a megyéket. Az országnak ott van még jelentősége, hogy ha számlakibocsátó és vevő partner országa nem ugyanaz, akkor az export számlának minősül és 0% áfa kulcs kerül alkalmazásra, függetlenül a cikk törzsben beállítottaktól. Az ország kódja az országok 2 karakteres kódja (HU, DE, IT, stb.), az ország neve egy tetszőleges név, ami megjelenik a megyéknél. Hozzárendelhetjük az országhoz a devizanemet, illetve azt, hogy vámköteles-e, azaz bejövő számlák lezárásakor, az átlagár számításakor az termékekre számoljon-e vámot. Amennyiben számolni kell, a vámtarifaszámoknál kell megadni országonként a vám mértékét. Általában a program nettó beszerzési árakkal számol, de ekkor a nettó értékre ráteszi a vámtarifaszám alapján a vámot is. Lásd az 58. ábrát. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 45 / 100

47 3.13. Raktárak menüpont Amennyiben már vettünk fel a Partnerek menüben telephelyeket, akkor itt lehet nyitni raktárakat is. Egy raktár felvétele mindenképpen szükséges, ha raktárkészletet szeretnénk kezelni. A programmal az egyes telephelyekhez több raktárt is felvehető. Új felvételnél ki kell választani a telephely nevét, illetve meg kell adni a raktár nevét, és a raktár egyedi kódját, ami egy 2 karakteres kód, és két raktárhoz nem adhatjuk meg ugyanazt a kódot. Látható lenne a Jelentés nem tartalmaz információt! felirat helyen, az éppen aktuális raktárkészlet a kiválasztott raktáron. Ez alapján akár elvégezhető a fizikai leltár is. Lásd 59. ábrát. 59. ábra Rendelési módok menüpont Ezen a felületeken a kijövő és bejövő megrendeléseknek a megrendelési módját rögzíthetjük. Megadhatjuk a rendelési mód nevét, illetve a rendelési mód sorrendjét, ami a legördülő listában elhelyezkedő helyét határozza meg. A rendelési módhoz később akár társulhat kedvezmény számítás is, jelenleg csak számunkra bír információval egy megrendelés rögzítésekor. Lásd a 60. ábrát. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 47 / 100

48 ábra Sablonok menüpont Általában a nyomtatási képekhez létezik egy formátum, ez a programhoz adott templét fájl. Ez a fájlformátum általában fix nyomtatási képet eredményez, a formátum függhet egyes adatbázis értékektől, pl. fizetési mód függvényében lehet más a számla formátuma. Ezen kívül a sablonnál megadható mezők is képezhetik a változó részét a nyomtatási képnek. Ezen adatok rögzíthetőek itt, lásd 61. ábrát. A sablon neve egy belső név, ami a sablon kiválasztásakor jelenik meg, mielőtt nyomtatnánk. Az aktív opció kikapcsolása esetén a sablon már nem lesz kiválasztható a nyomtatáskor. A sablon dátuma csak az adatok módosításának az idejét rögzíti. A sablon típusa, azt határozza meg, hogy melyik bizonylat típusnál lehessen az adott sablont kiválasztani. Ez a templét fájltól függ. Két templét fájl van, ami az összes bizonylathoz használható, az általános bizonylat árakkal és árak nélkül. A többi esetben a templét fájl meghatározza azt, hogy mit javasolt kiválasztani a sablon típusának, a helyes működéshez. A sablon sorrendje meghatározza az alapértelmezett listát, a leggyakrabban használt sablon érdemes előre venni. A szabad szöveg mezők (1-3.) azok a mezők, ami miatt érdemes a sablonokat rögzíteni. Ez a 3 sor kerülhet rá automatikusan a sablon kiválasztása után a sablon alapján a számlákra. Az első 2 mező kisebb betűkkel, míg a 3. mező kicsit nagyobb betűtípussal jelenik meg. Alapértelmezés szerint minden templét fájlhoz létezik egy sablon, de vehetnénk fel többet is, amennyiben a csak szolgáltatásokat tartalmazó számlánkra mást szeretnénk írni, mint az árut tartalmazó számlákra. Természetesen nem csak számlák esetén működik, hanem tetszőleges bizonylat típus esetén is. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 48 / 100

50 3.16. Fizetési felszólítások menüpont Ez a felület teljesen hasonló a pontban ismertetett Sablonok felülethez. Csak itt a fizetési felszólítások nyomtatvány szövegét lehet megadni. A program a megadott feltételek alapján kilistázza a vevő kintlévőségeit egy táblázatban és összesíti is. A táblázat előtt és után található szöveget ezen a felületen adhatjuk meg szabadon. A sablon neve megjelenik majd a nyomtatvány címében. Az aktív opció kikapcsolása esetén nem tudjuk kiválasztani a fizetési felszólítást. A sablon dátuma szintén csak információs jelleggel jelenik meg, illetve a sablon sorrendje is a fizetési felszólítás nyomtatásakor megjelenő sablonjaink felsorolási sorrendjét befolyásolja. Jelenleg csak 1 templét fájl található, ami hasonlít a számla fejlécére, jobb ablakos borítékban postázható. Lásd 62. ábrát Szállítási módok menüpont A szállítóleveleken szereplő szállítási módokat definiálhatjuk. Lásd 63. ábrát. Megadhatjuk a szállítási mód nevét, illetve sorrendjét a legördülő listában. Rendszerparaméter beállítás függvényében a szállítólevél szállítási módja a számla megjegyzés mezejébe is átkerülhet. Ez figyelmeztethet minket, hogy pl. fuvardíj felszámolására lehet szükség. A szállítási mód neve is eltárolódik, törzsadatban történt módosítás esetén a már meglévő bizonylatok nyomtatási képére nincs hatással. (Ez hasonlóan működik a fizetési mód esetén is.) 63. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 50 / 100

51 3.18. SZJ / Vámtarifaszámok menüpont Ezen a felületen rögzíthetjük a cikkeknél kiválasztható SZJ és Vámtarifa számokat. Erre 10 karakter áll rendelkezésre, az SZJ számokat tagoltan is be tudjuk írni, de a vámtarifaszámokat tagolás nélkül kell megadni. Az ország mező kitöltése nem kötelező, de amennyiben mégis megadjuk, akkor országonként lehetőségünk van ugyanazon SZJ/VTSZ szám rögzítésére. Ekkor az eltérő országokhoz, eltérő vám mértéket lehet megadni, amelyet a nettó átlagár számításnál vesz figyelembe a program, amennyiben a beszállítónk székhelye olyan országban van, ahol megadtuk az importált termékhez tartozó vámtarifaszámot és az országra a vámköteles opció is be van kapcsolva. 64. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 51 / 100

52 4. Bizonylatok menü és menüpontjai A bizonylatok menü szolgál arra, hogy bármilyen cikkekkel kapcsolatos mozgást, számlázást, megrendelést le tudjunk kezelni. A bizonylatok közös jellemzője, hogy két partner között zajló eseményt rögzít, egy feladó és egy címzett partner. Másik közös jellemzőjük, hogy cikkeket lehet hozzáadni a bizonylatokhoz, miután a feladó és címzett partnereket lerögzítettük. Ezen kívül minden bizonylat típus, ami egyben a menüpont neve is, rendelkezik egyedi adatokkal, ami csak arra az adott bizonylatra jellemző. A bizonylatok létrehozásukkor nyitott állapotban vannak. Bizonylatoknak különféle állapotai (státuszai) vannak. Ezen állapot megváltoztatásával zárhatjuk le a bizonylatot és válthatunk ki valamilyen eseményt a rendszerben. Az alábbiakban olvasható egy példa, egy kimenő számla készítésére, ami bemutatja a bizonylatkészítés főbb lépéseit. A konkrét menüpontoknál már csak az arra a felületre jellemző tulajdonságokat és a bizonylatok státuszainak jellemzését olvashatjuk Példa kimenő számla készítésére Az alábbi lépések alapján készíthetünk egy kimenő számlát, amely csak szolgáltatásokat tartalmaz. 1.) Válasszuk ki a Bizonylatok menü Kimenő számlák menüpontját. Jelenleg 1 számlánk sincsen. Lásd 65. ábrát. 2.) Nyomjuk meg az új felvétel gombot. Lásd 66. ábrát. 3.) Töltsük ki a feladó és címzett fül adatait. Ha több telephelyünk van, válasszuk ki a megfelelőt. A vevő partner címke után található nagyítóra egyszer kattintva előugrik a partnerkereső ablak, itt válasszuk ki vevőt dupla kattintással. Lásd ábrát. 4.) Töltsük ki a bizonylat adatai fülön a munkaszám, megjegyzés, devizanem mezőket. Lásd 69. ábrát. 5.) Adjuk meg a számla adatait: kelte, teljesítés ideje, fizetési mód, szöveges megjegyzés. Lásd 70. ábrát. 6.) Az új felvétel megnyomásával rögzítsük le a kimenő számlát. Ekkor elérhetővé válnak a bizonylat tételei és bizonylat státusza fülecskék. Lásd 71. ábrát. 7.) Válasszuk ki a bizonylat tételei fület, ahol legalább egy tételt (cikket) hozzá kell adni a számlához. Lásd 72. ábrát. Kattintsuk a nagyítóra, ekkor előugrik a cikk kiválasztására szolgáló ablak, lásd 73. ábrát. Keressük meg a cikket, majd dupla kattintással válasszuk ki. Ezután adjuk meg a mennyiséget, módosíthatjuk az árat, adhatunk megjegyzést, majd a hozzáad gombbal vegyük fel a cikket a bizonylat tételének. Lásd a ábrákat. 8.) Válasszuk ki a bizonylat státusza fület, majd az új státusz legyen: kimenő számla, sorszámozott és kinyomtatott vevői számla. Pipáljuk be a megerősítés opciót. Ezzel a számla lezárását és a számla azonnali nyomtatását választottuk ki. Lásd 76. ábrát. 9.) Nyomjuk meg a tovább gombot. Ha minden sikeres, akkor a 77. ábrán látható kép jelenik meg. Ez már maga a végleges nyomtatási kép is, azaz a nyomtató ikon segítségével nyomtathatjuk ki a számlát a telepített nyomtatók valamelyikére. A nyomtatási képből a Főoldal gomb megnyomásával léphetünk ki, juthatunk vissza a főmenübe, lásd a 78. ábrát. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 52 / 100

60 4.2. Bizonylatok általános ismertetése Minden bizonylat rendelkezik egy bizonylat sorszáma mezővel, ahol bizonylatok egyedi sorszáma olvasható, és ami folyamatosan növekszik. Ezt a mezőt a rendszer automatikusan osztja, változtatni rajta nem lehet, rákerül a nyomtatási képre is. A feladó és címzett fül: Ezen a fülön kell kiválasztani a feladó és a címzett partnert. Általában ezek közül az egyik a saját telephelyünk egyike, vagy a saját telephelyünk egyik raktárának egyike, míg a másik egy vevő vagy egy szállító. A 68. ábrán a feladó a központi telephely és a címzett a vevő. Kiválasztás csak a nagyító képre kattintva ( ) lehetséges, majd a felugró ablakban kell keresni. Itt a partner belső neve alapján kereshetünk (partner neve mező kitöltve és a keresés gombra kattintva), majd a találatokból a kiválasztott partner dupla kattintással választhatjuk ki, kerül rá a bizonylatra és a kereső ablak bezáródik. A partner keresés során speciális karakter, alapján keresünk, akkor az összes B betűvel kezdődő partnert listázzuk ki, ha csak B betűt tartalmaz, akkor az összes olyan partnert, akinek a neve B betűt tartalmaz. A kereső ablak először az összes partnert jeleníti meg. Ha mégis üres, akkor az azért van, mert nem vettük fel a feltételeknek megfelelő partnert. A bizonylat adatai fül: Minden bizonylatnál meg kell adni, hogy az adott bizonylat tételeinek az ára milyen devizanemben vannak megadva. A vevő illetve szállító kiválasztásakor a hozzá rendelt devizanemet állítja be a program. A devizanem addig módosítható, amíg nem vettünk fel tételeket a bizonylathoz. Amennyiben egy EUR devizanemben kiállított számlát szeretnénk csinálni és a cikkünk HUF devizában van megadva, akkor a program átszámolja a legutolsó rögzített árfolyam alapján (iktatás dátumához képest nézve) a cikk felvételekor a cikk árát euróba. Tehát az iktatás dátuma egy belső dátum, ami általában a bizonylat felvételének dátuma, szabadon módosítható. Amennyiben át kell váltani a valutát, akkor ezen a napon rögzített árfolyammal számol a program. Megadhatjuk a nyomtatás példányát. Ennyi példányban lesz nyomtatva a bizonylat az első nyomtatásakor, utána már csak másolati példányokat lehet nyomatatni. A kinyomtatva mezőben olvashatjuk le, hogy hányszor lett kinyomtatva. A saját megjegyzés mező egy tetszőlegesen módosítható szöveges mező, ami nem jelenik meg sehol nyomtatásban, csak itt olvasható. Ez a mező és a munkaszám még a bizonylat lezárása után is módosítható, amikor már a többi adaton nem tudunk változtatni. Kitöltése nem kötelező, hasonlóan a munkaszám mezőhöz. A munkaszám szerepe a jelentéseknél van, munkaszám rendszert alakíthatunk ki, amely alapján a bizonylatainkat összesíteni tudjuk. A tételek összesítése a cikkek felvétele után automatikusan kiszámításra kerül, értékük csak megtekinthető, nem módosítható. A bizonylat tételei fül: Ez a felület csak akkor érhető el, ha a bizonylat fejlécét - előző két fül adatait, illetve a bizonylat típusnak megfelelő fül adatait (kimenő számla esetén a számla adatai fül adatait) - kitöltöttük és elmentettük ( új felvétel vagy másolás ). A konkrét cikkeket itt adhatjuk hozzá a bizonylathoz, ahogy az a ábrákon látható. Bizonylat típusától függően nem jelenik meg minden cikk. Például kimenő számlára csak szolgáltatás alá besorolt cikkeket vehetünk fel. A tételeket a bizonylat fejlécétől függetlenül tudjuk módosítani, amennyiben a bizonylat ezt lehetővé teszi, vagyis nincs zárolva. A 75. ábrán a nagyító kép segítségével kiválasztjuk a cikket, majd megadjuk a mennyiséget, módosítunk a nettó áron, átlagáron, ha szükséges, majd a hozzáad gomb segítségével felvesszük. Egy bizonylaton egy konkrét cikk csak egyszer szerepelhet a tételek között. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 60 / 100

61 Amennyiben egy már előzőleg hozzáadott cikket módosítani kell, akkor a megfelelő sor előtt a módosít nevű gombot meg kell nyomni, majd az adott sort módosítani és a mentés gombot megnyomni. Ha tévesen vettünk fel egy cikket, akkor 0 mennyiséget beírva, vagy a cikk megnevezése után látható törlés ikon ( ) megnyomásával törölhető. A bizonylat státusza fül: Itt zárhatjuk le a bizonylatot, illetve lezárás után, amíg nem kerül végállapotba, addig új státuszba lehet helyezni. A leírás mező tartalmazza az aktuális állapotra vonatkozó információkat, illetve a következő állapotok kiválasztásának következményeit. Lásd 76. ábrát. A státusz mezőben olvasható a bizonylat aktuális állapota. Ez alatt lehetnek paraméterek, a kimenő számla esetén például a sablon, amellyel nyomtatni szeretnénk a számlát. Az itt található paraméterek nem minden esetben szükségesek, az új státusz mező kiválasztásától is függnek. Amikor kiválasztottuk az új státuszt és a megerősítés opció bejelöltük, akkor a tovább gomb megnyomására a bizonylat átkerül az új státuszba. Ez nem minden esetben járhat sikerrel, ekkor egy hibaüzenetet kapunk és marad a régi státuszban. Például nem zárhatjuk le a számlát, mert a számla kelte régebbi, mint az utolsó lezárt számla keltezése. Ekkor erre vonatkozó hibaüzenetet kapunk. A bizonylatok menüben található menüpontok mindegyike egy-egy bizonylat típus. Ezek konkrét funkcióit lásd majd az alábbi menüpontok leírásánál. Egy menüpont kiválasztásakor, csak azon bizonylatok jelennek meg, amelyek valamilyen szempontból nyitottak, azaz új bizonylatot lehet készíteni belőlük, vagy még szerkeszthetőek. Bizonylatok másolása, törlése Amennyiben egy bizonylatot másolással hozunk létre, akkor minden cikk, ami a bizonylat tételeknél szerepel, átmásolódik. Ez nagyban megkönnyíti ugyanazon vevőnek, hasonló tartalmú szállítólevél elkészítését. A bizonylatot általában csak akkor lehet törölni, ha egyetlen egy tételt sem tartalmaz és nyitott, szerkeszthető állapotban van. Új cikk nettó ára Új cikk hozzáadásakor a cikk ára mindig a bizonylat adatai fülön megadott devizanemre konvertálódik, vagy 0 lesz, ha nincsen deviza árfolyama megadva. A cikk kiválasztásakor mindig az elsődleges árlista szerinti nettó érték és az árlista devizaneme határozza meg a kiinduló árat. Amennyiben több árlistán van és nem csak az árlista devizanemében, állítunk ki bizonylatot, akkor mindenképpen a tételek árazása fület alkalmazni kell, ami az összes feltételt figyelembe véve meghatározza a cikk árát. Bejövő szállítólevélre és számlára a legutolsó beszerzési ár kerül rá Összes bizonylat menüpont Ez a felület csak arra szolgál, hogy az utoljára rögzített bizonylatokat át lehessen tekinteni, illetve módosítani lehessen a még nyitott bizonylatokat. Használata normál esetben nem javasolt. Amennyiben listázás módban dupla kattintással választunk, akkor a bizonylat típusának megfelelő felületre kerülünk. Ha a bevitel gombot nyomjuk meg, akkor az összes bizonylat felületen maradunk és a rekordok között előre és hátra tudunk navigálni. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 61 / 100

62 4.4. Bejövő megrendelések menüpont A bejövő megrendelés, a vevőinktől a cégünkhöz beérkező megrendelések rögzítésére szolgál. Általában akkor van rá szükség, ha valamit nem tudunk azonnal szállítani, mivel például nincs raktáron. A megrendelés lezárásakor a megrendelt cikkek vevői rendelést növelik. A megrendelésből 1 vagy több szállítólevelet készíthetünk, ekkor a szállítólevél csökkenteni fogja a vevői megrendelést a cikkeknél, ha az egész teljesült, akkor le is zárja majd a megrendelést. A 79. ábrán látható a megrendelés adatai fül, amelyet az általános adatokon kívül ki kell töltenünk. A rendelés sorszámát a rendszer automatikusan adja. Az állandó megrendelés opció arra vonatkozik, hogy a vevőnk a megrendelt szolgáltatásokra folyamatosan igényt tart, a program nem számol tény mennyiséget. Így a megrendelésünk mindig nyitott marad, amíg mi le nem zárjuk. A tény mennyiség a lezárt megrendelés esetén a bizonylat tételei fülön látható a Művelet oszlopban. A tény mennyiség azt jelöli, hogy mennyi lett már kiszállítózva a cikkekből (vagy kiszámlázva a szolgáltatásokból) a megrendeléshez képest. Új bizonylat készítésekor mindig a megrendelt és a tény mennyiség különbségét kínálja fel a program. 79. ábra Rögzíthetjük a megrendelés módját és a megrendelés keltét, illetve adhatunk a megrendelésnek egy hivatkozási jelet, ami a vevő által hivatkozott megrendelés szám, vagy a saját egyéb megrendelés azonosító számunk lehet. A megrendelés kelte és a hivatkozási jel feltüntethető a kimenő szállítólevélen és számlán is. Megadhatjuk a fizetési feltételeket, szállítási módját. A vevő szállítási címét felkínálja a program, amennyiben ez eltér, itt tudjuk módosítani. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 62 / 100

63 A megrendelés adatai fülön láthatóak bizonyos hivatkozások: azon kimenő számlák és szállítólevelek kódjai, amelyek a kiválasztott megrendelést felhasználva készültek. A kimenő számlákon és szállítóleveleken is megtaláljuk a bejövő megrendelés kódját, ami alapján készültek. Bejövő megrendelés (BR) státuszainak jellemzése Státusz neve, leírása kódja előzményei Bejövő megrendelés, szerkeszthető. [1] nincs A jóváhagyott megrendelést azt jelenti, hogy lezárjuk a megrendelést, a bizonylat tételeiből megrendelt mennyiségek megjelennek az egyes cikkeknél a vevői megrendelésként. Bejövő megrendelés, jóváhagyott. [2] [1] A jóváhagyott megrendelést azt jelenti, hogy lezárjuk a megrendelést, a bizonylat tételeiből megrendelt mennyiségek megjelennek az egyes cikkeknél a vevői megrendelésként. Bejövő megrendelés, visszavont. [3] [2] Tévesen lezárt megrendelést, vagy részlegesen teljesített megrendelést tudunk visszavonni, azaz lezárttá tenni. Ilyenkor a vevői megrendelések törlődnek a megrendelt és ki nem vételezett cikkek esetén, vagyis ott, ahol a tény mennyiség nem érte el a megrendelt mennyiséget. Szolgáltatások kiszámlázása. [4] [2] Amennyiben a megrendelés szolgáltatásokat vagy csak azt tartalmaz, akkor közvetlen számlázhatjuk a szolgáltatásokat. Ha egyben szeretnénk számlázni a szolgáltatásokat a termékekkel, akkor előbb termékeket kell szállítóval kivételezni, majd arra külön rátenni a szolgáltatásokat. Ez a státusz előállít egy új bizonylatot, új bizonylatszámon, ami már nem bejövő megrendelés, hanem egy szerkeszthető kimenő számla. Minden olyan információt átmásolt a számlára, amit csak tud a megrendelés alapján. A szolgáltatások mennyisége a már kiszámlázott szolgáltatások mennyiségével csökkentet (tény mennyiség), kivéve, ha az állandó megrendelés opció be van kapcsolva. Kimenő szállítólevél készítése a megrendelésből. [5] [2] Hasonló az előző státuszhoz, csak itt a termékek (saját termék, raktárkészlet) kerülnek rá egy új bizonylatra, ami egy kimenő szállítólevél. Alapértelmezés szerint az összes megrendelt cikk átkerül, ami még nem lett kivételezve (tény mennyiség). Ezt a szállítólevelet szabadon módosíthatjuk. Lezárt, teljesített megrendelés. [6] nincs Ezt a státuszt csak a program tudja beállítani, amennyiben minden cikk (szolgáltatás és termék) ki lett számlázva és vételezve, amit a megrendelés tartalmaz, akkor átkerül ebbe a lezárt állapotba a megrendelés. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 63 / 100

64 4.5. Kimenő szállítólevelek menüpont Ezen bizonylat segítéségével vételezhetünk ki a kiválasztott raktárból, majd nyomtathatunk szállítólevelet a vevőnknek. Amennyiben bejövő megrendelésből készítjük, akkor a lezáráskor fog kiderülni, hogy minden cikkből van-e elegendő mennyiség a kiválasztott raktáron. Új bizonylat esetén már csak azon cikkeket tudjuk kiválasztani, amelyek a kiválasztott raktáron megtalálhatóak. 80. ábra A 80. ábrán látható a szállítólevél adatai fül, amit a szállítólevél készítésekor meg kell adni. Amennyiben, mint a fenti ábrán is, megrendelés alapján készítettük a szerkesztés alatt levő kimenő szállítólevelet, akkor a módosítás gombbal lehetséges a felkínált adatokat megváltoztatni. A megjegyzés mező a nyomtatási képen is megjelenik. Látható a rendelés sorszáma, mivel ezt a bizonylat egy megrendelésből készült, a [megtekint] feliratra kattintva megtekinthetjük a bejövő megrendelést. A tételek árazása fül megtalálható a kimenő számlán is, annak a részletes leírását ott lehet elolvasni. Szállítólevélen történő használatának csak akkor van jelentősége, ha árakat is tartalmaz a kimenő szállítólevél, amit kinyomtatunk, és a kedvezményeket is fel szeretnénk tüntetni rajta. Az összevonás opció bepipálása esetén készíthetünk úgy szállítólevélből számlát, hogy a vevő többi kivételezett, de ki nem számlázott szállítólevél tételeit összevonja. Amennyiben a bejövő megrendelésből készített szállítólevélen nem változtatunk, vagyis minden cikket kivételezünk, akkor a sikeres kivételezés után a bejövő megrendelés teljesített státuszba kerül. Amennyiben stornózzuk ezt a szállítólevelet, akkor a megrendelés is visszanyílik. Státusz neve, leírása Kimenő szállítólevél (KSZL) státuszainak jellemzése kódja előzményei UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 64 / 100

65 Kimenő szállítólevél, szerkeszthető. [1] nincs Ez a szállítólevél meg szabadon szerkeszthető, módosítható. Ha megrendelés alapján készítettük, akkor adott esetben szükség lehet a tételek módosítására. Kimenő szállítólevél, kivételezett. [2] [1] Kivételezzük a kiválasztott raktárból a megadott cikkeket. Ekkor lezárásra kerül a bizonylat, utána már nem lehet módosítani. Ha sikeres volt a raktárkészlet ellenőrzés, akkor kerül csak ebbe az állapotba, egyébként hibaüzenetet kapunk. Ha engedélyezzük a negatív raktárkészletet, akkor a raktárkészlet 0 mennyiség alá is mehet. Kimenő szállítólevél, kivételezett és számlázott. [3] [2] Ezen státusz kiválasztásával a már sikeresen kivételezett cikkekből számla is készült. Amikor kiválasztjuk ezt a státusz, akkor létrejön egy új szerkeszthető kimenő számla bizonylata. Ezt szabadon módosíthatjuk, adhatunk hozzá szolgáltatásokat. A termékek árát igen, de mennyiségét a számlán már nem módosíthatjuk. Ha töröljük a szerkeszthető számlát, vagy stornózzuk a számlát, akkor visszanyílik a szállítólevél, amiből készült (ha több ilyen is volt, akkor mindegyik szállítólevél). Mikor ebbe a státuszba helyezzük a szállítólevelet, a bizonylat státusza fülön megjelenik egy összevonás opció is, ahol meghatározhatjuk, hogy a több azonos vevőhöz létrehozott, de ki nem számlázott szállítólevél tételei össze legyenek-e vonva, amennyiben az szállítólevélre engedélyezve van a szállítólevél összevonása. Az összevonást még lehet szűkíteni csak az azonos megrendelésből készült vagy csak az azonos munkaszámokra könyvelt szállítólevelekre. Kimenő szállítólevél, nyomtatása (nyitott). [4] [1] Kinyomtathatjuk közvetlen a még félkész szállítólevél a kiválasztott sablonnal. Ez megtehető a nyomtatás menüből is. Kimenő szállítólevél, nyomtatása. [5] [2] Kinyomtathatjuk a sikeresen kivételezett, lezárt szállítólevelet a kiválasztott sablonnal. Ez megtehető a nyomtatás menüből is Kimenő szállítólevél, stornózott kivételezés. [6] [2] Amennyiben tévesen zártuk le a kimenő szállítólevelet, vagy a stornó számla miatt került vissza a számla a [2] státuszba, akkor itt tudjuk lestornózni, azaz visszatenni a raktárra az előzőleg kivételezett cikkeket. Ha módosítani kellene a szállítólevélen, akkor stornózzuk, majd másoljuk le és az új szállítólevelet módosítsuk. Kimenő szállítólevél, kivételezett és pénzügyileg rendezett. [7] [2] Amennyiben nem szeretnénk számlát készíteni a vevőnek, de a kivételezés jogos (pl. reklamációs csere), akkor ezzel a státusszal lezárva a bizonylat végleg zárolva lesz. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 65 / 100

66 4.6. Kimenő számlák menüpont A szigorú számadásnak megfelelő számlákat ebben a menüpontban állíthatunk elő. Több féle módon is létrehozhatjuk a számlákat. Az egyik módszer a bejövő megrendelésből készíthetünk számlát, a másik a kimenő szállítólevél vagy szállítólevelekből készíthetünk számlát, vagy rendszeres kimenő számlák alapján állíthatunk elő szolgáltatást tartalmazó számlát, illetve manuálisan rögzíthetünk szolgáltatásokat tartalmazó számlát. Ezek a számlák szerkesztett állapotban vannak, vagyis sorszámmal még nincsenek ellátva, néhány esetben kivételével pedig minden gond nélkül törölhetők is. A szerkeszthető számlákat a nyomtatással zárhatjuk le, ekkor már semmilyen módosítást nem tudunk végrehajtani rajta. (Kivétel a bizonylat munkaszáma és belső megjegyzése.) Fontos, hogy még a szerkesztés alatt levő számlát is meg tudjuk nézni, ki tudjuk nyomtatni, a program jelzi rajta, hogy elszámolásra alkalmatlan bizonylat. Készíthetünk ügynöki számlákat, ami sorszámozása nem felel meg a szigorú számadásnak és bármikor visszaállíthatjuk az ilyen számlákat szerkesztett számlára. Az ügynöki számla csak készpénzes lehet, és a készpénzes számlatömbök feldolgozására szolgál. A számla adatai fülön szereplő adatokat lásd a 81. ábrán. 81. ábra A megrendelés kelte és a hivatkozási jel nem kötelező adat, de megjelenthet a számlán, ha a számlázás alapjául szolgáló megrendelést vagy szerződés számot fel szeretnénk tüntetni. A számla kelte dátumnak folyamatosnak kell lennie, a számla sorszámhoz hasonlóan, ezt a program ellenőrzi. A teljesítés ideje dátum vagy a számla kelte, illetve korábbi dátum lehet, vagy a fizetési határidő dátuma lehet. Ha a teljesítés határideje 20 napnál régebbi a mai dátumhoz képest és a számla még szerkeszthető, akkor figyelmeztetést kapunk. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 66 / 100

67 A szolgáltatás kezdete és szolgáltatás vége dátum mezők kitöltése sem kötelező, de ha kitöltjük, akkor megjelenik a számlán. Jelentősége a rendszeres kimenő számlák előállításakor van, jelzi a kiszámlázott időszakot. Az egyéb megnevezés egy tetszőleges, többsoros megjegyzés lehet. Figyelni kell hova rakunk ENTER-t, mert a túl hosszú sorok esetén az adott sor kilóghat a számláról. A melléklet mező is hasonló a megnevezés mezőhöz, ide a számla alapját képező mellékleteket érdemes felsorolni. Ha szállítólevélből készítettük a számlát és a PAR.PRG.KS.MELLEK rendszerparaméter be van kapcsolva, akkor a melléklet mezőben felsorolja a program a szállítólevelek sorszámait. A fenti ábrán látható számla kimenő szállítólevél alapján készült, ami a felület alján látható sorszám hivatkozásával érhető el. Mivel ez a szállítólevél egy megrendelés alapján készült, ezért elérhető a megrendelés is. 82. ábra A 82. ábrán látható, hogy a számlához, ami szállítólevélből készült, felvettünk egy szolgáltatást is. A szolgáltatás azonnal törölhető lenne, de a terméket nem tudjuk törölni. Ennek oka, hogy a cél, minden kivét kiszámlázása. A megrendelés alapján készült számlákat jelenleg nem lehet törölni. Ha nem megrendelés alapján készült volna, akkor törölhető lenne, és ekkor a kimenő szállítólevél visszakerülne a kivételezett, de ki nem számlázott státuszba. A kimenő szállítóleveleknél és a kimenő számláknál a program árrést is számol az egyes tételekhez beírt nettó átlagár alapján. Ez is szabadon módosítható, a tételhez tartozó megjegyzéssel egyetemben. Raktárkészlet típusú cikkeknél a program automatikusan átlagárat számol a bejövő számlák alapján. A számla lezárásakor kiszámításra kerül a fizetendő összeg, ami a bruttó összesen mező kerekítve (HUF esetén), illetve szövegesen kiírva is eltárolódik. Előbbi a bizonylat adatai fülön is olvasható. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 67 / 100

68 A 83. ábrán látható a tételek árazása fül, ami megtalálható már a kimenő szállítóleveleknél. A kimenő szállítólevelek esetén PAR.PRG.KSZL.ARAZAS rendszerparaméter segítségével kötelezővé is tehető a használata. Ez a fül alapvetően a vevő egyéni kedvezményeinek kiszámítására szolgál. Jelentősége akkor van, ha több árlistánk van, illetve alkalmazunk kedvezményeket. A vevő törzsadatában eltárolásra kerül, hogy a vevőnek milyen fajta kedvezményeket kínálunk fel. Ezek jelennek meg alapértelmezésként, amit át tudunk állítani pl. az akciónak megfelelően. A kedvezmény számítás után természetesen az egyes cikkeket még szabadon módosíthatjuk. 83. ábra Kedvezmények típusai: 1.) Vevői kedvezmény egy állandó kedvezmény, amelyet a vevőhöz is eltárolhatunk, amit minden cikkre megkap, legyen termék vagy szolgáltatás. A vevőnél letárolt kedvezmény mértékét felkínálja a program alapértelmezettként. 2.) Cikk kedvezmény számítása cikkenként történik. A cikk törzsadatban megadható mennyiségi kedvezményt, ha eléri a vevő ezt a mennyiséget, akkor a mennyiség mellé megadott kedvezményt kapja a cikkből. A vevőhöz hozzárendelhető, hogy jár-e neki ez a kedvezmény fajta-e, vagy sem és ezt felkínálja alapértelmezetten a program. 3.) Cikk kategória kedvezmény, nagyon hasonlít a 2.) kedvezményre, de itt több cikkből érheti el a megadott mennyiséget, azzal együtt a kedvezményt. Egyes cikk kategóriákra adhatunk meg állandó kedvezményt is, ekkor ahhoz adja hozzá a mennyiségi kedvezményt a program. Az akciós kedvezményt pedig, akkor is figyelembe veszi a program, ha a vevőnek nem jár ez a kedvezmény fajta és nem is engedélyeztük manuálisan sem a tételek árazása fülön. Ha állandó és akciós kedvezmény is van, akkor a nagyobbik a meghatározó. Ez a fajta akció is lerögzíthető a vevői törzsadatoknál, amelyet alapértelmezetten felkínál a program. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 68 / 100

69 Ha egy cikk két kategóriába is beleesik (fában a levélen és az ágon is megtalálható), és mindegyikhez állítottunk be kedvezményt, akkor ezen kedvezmények is összeadódnak. 4.) Vevői egyéni fix kedvezmény, hasonló a 3.) kedvezményhez, de nem általánosan minden vevőre vonatkozik, hanem vevőnként adhatjuk meg, hogy melyik cikk kategóriából mennyi kialkudott kedvezménye van. Ez viszont fix kedvezmény, nem függ mennyiségtől. A vevő egyéni kedv. opció kikapcsolásával figyelmen kívül hagyhatjuk ennek a fajta kedvezménynek a számítását, alapértelmezés szerint ez az opció mindig be van kapcsolva. Fontos, hogy a fenti kedvezmények egyenként számítódnak ki és kerül meghatározásra a listaárból hány százalék kerüljön a cikkek mellé. Amennyiben több kedvezmény is érvényesül, akkor a kedvezmények összeadódnak. Példaként a vevőnk fixen kap 5% kedvezményt minden cikkre, de ha egy cikkből eléri a 10 darabot, akkor megkapja a 10 db után járó 10% kedvezményt is, ekkor összesen abból a cikkből a vevő 15% kedvezményt kap, a többiből pedig a fix 5%-ot. Másik fontos tényező, amit a vevőhöz is hozzá kell rendelni, a kiindulási árlista. A program tetszőleges árlistát kezel, amelyek hivatkozhatnak egymásra is, amennyiben a cikk nem található az kiválasztott árlistában, akkor a szülő árlistán szereplő nettó ár lesz a meghatározó, ha sehol sem található, akkor 0 lesz a nettó érték. Amennyiben a bizonylat devizaneme és az árlista devizaneme eltér egymástól, akkor a bizonylat adatai fülön szereplő iktatás dátuma alapján átszámításra kerül az árlista nettó értéke a bizonylat devizanemébe. A valuta konvertálás mező segítségével ezt az átváltást felülbírálhatjuk. A megerősítés opció bejelölésével és a Tovább gomb megnyomásával számíthatjuk ki a minden cikkhez fentieknek megfelelő árlistán szereplő nettó értéket és a kedvezményt. 84. ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 69 / 100

71 A ábrákon látható a már sorszámozott vevői számlák esetén megjelenő további fülek tartalma. Részletes leírásuk az alábbiakban olvasható. Vevői visszáru A 84. ábrán látható vevői visszáru fül akkor jelenik meg, ha a számla tartalmaz termékeket. Lehetőségünk van az összes cikket vagy egy részüket visszavételezni. Amennyiben kiválasztjuk a visszavételezés raktárát és a megerősítés opciót bepipáljuk, majd a Tovább gombra kattintunk, akkor létrejön egy vevői visszaszállítás bizonylat, ami az összes cikket tartalmazza, ami még nem lett visszavételezve. Ezeket módosíthatjuk, lásd majd a Vevői visszaszállítás menüpont leírását. A számla esetén a bizonylat tételei fülön a tény mennyiség a kiszámlázott mennyiséghez képest tartalmazza a már visszavételezett mennyiséget, ha van ilyen, különben a két mennyiség megegyezik. A vevői visszavét előjele negatív lesz és készíthetünk belőle jóváírást számlát, amennyiben téves kiszámlázásról vagy garanciális visszavételről lenne szó. Számla stornózása A 85. ábrán látható a számla stornírozása fül, ami akkor jelenik meg, ha a számla még nem lett kiegyenlítve. A stornó számla kelte dátum megadásával, ami egyben a teljesítési időnek is megfelel, az egyéb megnevezés módosítása után a megerősítés opció bejelölésével és a Tovább gomb megnyomásával automatikusan stornírozásra kerül az eredeti számlánk, ami nyomtatható is. Erre akkor lehet szükség, ha valamit tévesen számláztunk ki, vagy kiderül, hogy a teljesítés meghiúsult. A stornó számla nem jeleníti meg a teljesítés idejét és a fizetési módot a számla nyomtatásakor. A stornó számla kelte felel meg a teljesítés idejének, a stornó számlára vonatkozó jogszabály szerint. (Egyik oka lehet a stornózásnak az elrontott teljesítés ideje dátum például.) A stornó számla a nyomtatási képen hivatkozik az eredeti számlára, új sorszámon kerül előállításra. Minden más adata megegyezik az eredeti számláéval és a bizonylat tételeinek a nettó értéke mindenhol az eredeti nettó érték megfordított előjellel. Amennyiben a számla alapját egy vagy több szállítólevél képezte, akkor ezek is visszakerülnek kivételezett (de nem számlázott) állapotban. Ekkor lehetőségünk van a szállítólevelet is visszavételezni, stornózni, ha téves szállításról is van szó, vagy újra kiszámlázni. Számla kiegyenlítése A 86. ábrán látható a számla kiegyenlítés fül, ahol a számla kiegyenlítésének az ideje, összege és a bankszámlaszám vagy egyéb befizetés azonosító adható meg. Készpénzes fizetési mód esetén ez a fül nem jelenik meg. Amennyiben részben lett elutalva egy számla, akkor több lépésben is rögzíthető a kiegyenlítés, szerkesztése hasonló, mint a bizonylat tételei felület használata. Amennyiben a fizetett összeg oszlopba 0,00 értéket írunk, akkor az adott sort törli a program. A kiegyenlítés bevitelekor a program automatikusan kezeli a vevői egyenleget. Ha egy vevőnknek először ,- Ft, majd utána ,- Ft bruttó értékű számlát állítunk ki, akkor az első számla lezárásakor a vevő egyenlege ,- Ft lesz, majd a második számla lezárásakor az egyenleg ,- Ft-re változik. Amennyiben kiegyenlítjük az első számlát teljes mértékben (csak meg kell nyomni a hozzáad gombot, illetve előtte módosítani a dátumot), ,- Ft-tal növekszik a vevő egyenleg, azaz ,- lesz, ha a második számlát is kifizetjük, akkor a vevő egyenleg 0 Ft lesz. Előleg számla készítésekor a vevői egyenleg nem megy át negatívba. Amennyiben egy új vevőnek rögtön előlegszámlát készítünk, a számla kiegyenlítésekor a vevő egyenleg a fizetendő összeg lesz. Mivel pozitív az egyenleg, a következő számla készítésekor jóváírhatjuk automatikusan a vevői egyenleg összegéig, vagy a fizetendő összeg erejéig a számlát, amennyiben van jóváírásra kijelölt cikkünk ( cikk extra adatok fül a cikkek törzsadatban). UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 71 / 100

72 Státusz neve, leírása Kimenő számla (KS) státuszainak jellemzése kódja előzményei Kimenő számla, szerkeszthető. [1] nincs, [2] Ez a számla szerkeszthető, pénzügyi szempontból még nem felel meg valós számlának, mivel nincsen sorszáma. Az alábbiakban leírt státuszba helyezhető, ekkor lesz lezárt és kerül előkészítésre, vagy rögtön nyomtatásra. Kivétel az ügynöki számla, ami egy belső számlaként funkciónál, a kimenő számlák forgalmi jelentései miatt. Kimenő számla, ügynöki számla. [2] [1] Ez a számla bármikor visszanyitható szerkeszthető számlává. Csak készpénzes számla lehet. Célja a készpénztömbbel kiállított számlák feldolgozása. Az ügynöki számla is kap egy sorszámot, ami szintén folyamatosan növekszik, de lehetnek benne kihagyások. A számlák szűrése esetén figyelni kell, hogy ügynöki, vagy valós számla érdekel-e minket. Kimenő számla, sorszámozott és kinyomtatott vevői számla. [3] [1] Ez a tényleges számlánk, amely sorszámozása 1-től indul (1/200X). Amennyiben sikeresen át tudtuk tenni ebbe a státuszba, minden feltételnek megfelelt a számla, akkor rögtön meg is jelenik a nyomtatási kép PDF formátumban, amit nyomtathatunk. A nyomatási sablon a bizonylat státusza fülön állíthatjuk be, jelenleg 1 ilyen van. A bizonylat adatai fülön megadott példányszámban legyen ez 3 - készül el a számla, 3/1. példány, eredeti, 3/2. példány, másolat és 3/3. példány, másolat megkülönböztetéssel. Fontos, hogy a későbbiekben erről a számláról, már csak számlamásolat készíthető ( 4. példány, másolat ). A rendszer képest csak ezeket a valós számlákat, vagy általában az összes bizonylat nyomtatási képét biztonsági okokból kifolyólag a központi webszerveren eltárolni. Ebben az állapotban a számla már nem törölhető a rendszerből. Kimenő számla, sorszámozott és nyomtatásra előkészített vevői számla. [4] [1] Teljes mértékben megegyezik a [3] státusszal, csak itt nem jelenik meg a nyomtatási kép, de a számla, ha megfelel a feltételeknek, megkapja a sorszámot. Ilyenkor a nyomtatás menüből tudjuk kinyomtatni a számlánkat. Erre az esetre, akkor van szükség, ha tömegesen szeretnénk nyomtatni a számláinkat, vagy éppen olyan gépnél vagyunk, ahol nincs vagy nem működik a nyomtató. Kimenő előlegszámla, sorszámozott és kinyomtatott vevői számla. [5] [1] Teljesen hasonló a [3] státuszhoz, csak előleg számla esetén a vevői egyenleg kezelése esetén az egyenleg nem megy át mínuszba, hanem kiegyenlítéskor pozitív lesz. Amennyiben a vevői egyenleg pozitív, akkor a kimenő számla lezárásakor lehetőségünk van automatikus jóváírásra. Ehhez szükséges a jóváíró cikk megadása a cikk törzsadatokban a cikk extra adatok fülön. Az előleg számla is azonnal nyomtatható. Kimenő előlegszámla, sorszámozott és nyomtatásra előkészített vevői számla. [6] [1] Teljesen hasonló a [4] és a [3] státuszhoz. Itt is más a vevői egyenleg kezelés, de nem kerül kinyomtatásra a számla, hanem a Nyomtatás menü Kimenő számlák almenü Vevői számlák menüpont alatt nyomtatható ki az előkészített számla. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 72 / 100

73 4.7. Vevői visszaszállítások menüpont Reklamációt, vagy tényleges cserét itt rögzíthetünk a rendszerben. Amennyiben kimenő számla alapján készítjük, akkor a program az összes, addig vissza nem vételezet cikket átveszi, negatív előjellel. Ezeket természetesen szabadon módosíthatjuk, pontosabban törölhetjük a felesleges cikkeket. A másik módszer, hogy manuálisan vesszük fel, erre akkor lehet szükség, ha a terméket még nem a program segítségével számláztuk ki. 87. ábra A fenti 87. ábrán látható a szállítólevél adatai fül, amit a vevői visszáruhoz ki kell tölteni. Amennyiben számla alapján készítettük, akkor megjelenik alul a visszáru alapbizonylata. Ekkor szükség lehet az adatok módosítására. A megjegyzés mező megjelenik a visszavét nyomtatásakor. A feladó és címzett fülön megadott visszavét raktárra visszavételeződnek a cikkek, amennyiben tényleg sérült cikkekről van szó, érdemes egy selejtezésre szolgáló raktárba visszarakni a cikkeket, amelyet majd ténylegesen is lehet selejtezni. A raktárból címkéjű listából ha kiválasztunk egy raktárt, akkor a program onnan fogja leemelni a kicserélt termékeket. Ha ez ugyanaz, mint a visszavét raktára, akkor nem történik raktárkészlet változás. Ezzel meg lehet spórolni egy kimenő szállítólevél készítést. Ebben az esetben viszont a program minden tételt cserének kezel, és a vevői visszaszállítás bizonylatunk pénzügyileg rendezett lesz. Ha nem választunk ki raktárból listából semmit sem, akkor lehetőségünk lesz egy olyan kimenő számlát készíteni, amin az itt megadott cikkek negatív előjeles egységáron szerepelnek. Így egy tévesen kiszállítót és kiszámlázott, majd visszahozott vevői cikket tudunk jóváírni. A jóváíró számlára már csak szolgáltatásokat tehetünk, más raktári cikkeket nem. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 73 / 100

74 Státusz neve, leírása Vevői visszaszállítás (KVSZL) státuszainak jellemzése kódja előzményei Vevői visszaszállítás, szerkeszthető. [1] nincs Ebben az állapotban szabadon szerkeszthetjük a bizonylatot és a tételeit. Amennyiben kimenő számla alapján készítettük, akkor csak törölni tudunk a tételek között, illetve csökkenteni a mennyiséget. Ha új felvétel segítségével hoztuk létre, akkor bármit felvehetünk. Ilyenkor a cikkek negatív egységárral (elsődleges árlista alapján) kerülnek rá a bizonylatra. Ha számlából készítjük, akkor az azon szereplő értékek fordított előjellel. Ebben az állapotában a bizonylatot, ha minden tételét kitöröltük, a töröl gombbal ki is törölhetjük a rendszerből. Vevői visszavét, jóváhagyott. [2] [1] Lezárjuk a bizonylatot, és a cikkeket a visszavét raktárába bevételezzük. Amennyiben a raktárból listában kijelöltünk csere raktárt, akkor innen kivételezi a program ugyanazon cikkeket, lényegében egy raktármozgást végez el a két raktár között. Ha nem választottunk ki raktárt, akkor lehetőségünk van jóváíró számla készítésére. Vevői visszavét, jóváírt. [3] [2] Létrehoz egy kimenő számlát, ami szerkeszthető és a bizonylaton szereplő cikkek negatív egységárral szerepelnek rajta. A termékek árát módosíthatjuk, de csak szolgáltatást rögzíthetünk a számlára. Vevői visszavét, pénzügyileg rendezett. [4] [2], [1] Amennyiben nem készítünk jóváíró számlát, akkor ebbe a státuszba helyezhetjük a bizonylatunkat. Csere esetén automatikusan ebbe a státuszba kerül a bizonylat Rendszeres kimenő számlák menüpont Ez a bizonylat olyan számlák rögzítésére alkalmas, amelyek időközönként (1-12 hó) ismétlődnek és a számla kelte, teljesítés ideje, fizetési határidő mezőkön kívül minden számla azonos összeggel és megnevezéssel kerül kiszámlázásra. A 88. ábrán látható a számla adatai fül, ami majdnem megegyezik a kimenő számlákon látható adatokkal. A szolgáltatás vége dátumot a program automatikusan számolja a szolgáltatás kezdete és a rendszeresség mezők alapján. Az eszközök menüben olvasható, hogyan lesz a rendszeres számlából, tényleges számla. A számla kelte és a teljesítés ideje megegyezik az elkészített számlákon, kivétel, ha a teljesítés ideje opció be van jelölve, ekkor a számla keltéhez képest, az azt megelőző hónap utolsó napja lesz a teljesítés ideje. A következő előállítás ideje határozza meg, hogy a számlát melyik hónapban kell újra előállítani. A szolgáltatás időköze lehet ettől független, a rendszeresség alapján a generálás után a szolgáltatás időköze és a következő előállítás ideje is növelve lesz a rendszerességben adott hónappal. Az engedélyezés opcióval kikapcsolhatjuk a számlák előállítását. A rendszeresség mező rendelkezik egy speciális értékkel 1+, ami azt jelenti, hogy a havonta esedékes számla teljesítési ideje és fizetési határideje, nem a számla kelte lesz, hanem a számla kelte hónap utolsó napja lesz. Javasolt, hogy a számla kelte ilyenkor a hó első napja legyen. Egyéb esetben a fizetési határidő a számla kelte és a fizetési mód alapján kerül meghatározásra. A rendszeres kimenő számla (KSA), csak szerkeszthető státusszal rendelkezik, bármikor módosítható a bizonylat. A bizonylat alapján előállított számlák a számla adatai fülön található hivatkozások segítségével megtekinthetőek. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 74 / 100

75 ábra 4.9. Termék előállítás adatok menüpont Amennyiben előállítunk, termelünk bizonyos termékeket, cikkeket, akkor ezzel a bizonylattal lehet rögzíteni, bevételezni a raktárra. A bizonylat tételeire csak saját termék típussal megjelölt cikkeket tudunk felvenni. A termék előállítás fülön jelenleg csak egy automatikusan megjelenő sorszám látható, egyéb információt nem tudunk rögzíteni. Érdemes a termék előállítás átlagos költségét a bevételezésnél megadni, mivel ez alapján kiszámolja a program az átlagárat, így a kimenő számlákon kalkulált árrés közelítheti a cég profitját. Státusz neve, leírása Termék előállítás adatok (BT) státuszainak jellemzése kódja előzményei Termelési adatok, szerkeszthető. [1] nincs Szerkesztett állapotban bármit tehetünk a bizonylattal, módosíthatjuk, illetve ha az összes tételt töröltük, akkor lehetséges a bizonylat törlése is. Termelési adatok, jóváhagyott. [2] [1] A kiválasztott telephely raktárába bevételezi a program az összes cikket. Ezek után módosítani már nem lehet. Ha téves mennyiséget rögzítettünk, akkor selejtezni tudunk, vagy új bizonylaton további cikkeket bevételezni. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 75 / 100

76 4.10. Raktár mozgások menüpont Két raktár között mozgathatunk cikkeket. A raktár mozgások fülön szintén csak egy automatikus sorszám jelenik meg, más adatot nem kell kitölteni. A mozgatás lehet sikerteles is, ha a feladó telephely raktárában nem található elegendő mennyiségű cikk. A több raktár a cikkek raktározási helye szerinti logikai elkülönítést jelenti a programban. Fontos, hogy amennyiben egy kimenő szállítólevelet készítünk, csak egy raktárt tudunk kiválasztani, így ha több raktárból kerülnek kivételezésre a cikkek az adott vevőnek, akkor előtte egy raktárba kell átmozgatni a cikkeket. Státusz neve, leírása Raktár mozgások (RM) státuszainak jellemzése kódja előzményei Raktármozgatás, szerkeszthető. [1] nincs Szerkesztett állapotban bármit tehetünk a bizonylattal, módosíthatjuk, illetve ha az összes tételt töröltük, akkor lehetséges a bizonylat törlése is. Cikk hozzáadásakor csak a feladó raktárában található cikkek jelennek meg, a kiválasztáskor feltüntetve, hogy éppen mennyi van raktáron. Raktármozgatás, jóváhagyott. [2] [1] A feladó és a címzett raktár között mozgatja a tételeket, amennyiben a feladó raktár minden cikkből a megfelelő mennyiséggel rendelkezik, egyéb esetben hibaüzenetet kapunk. A feladó raktárból kivételezi, majd a címzett raktárba bevételezi. Jóváhagyott státuszban a bizonylatot már nem lehet módosítani, amennyiben hibás tételeket tartalmaz, akkor egy új bizonylattal korrigálhatunk Cikk selejtezések menüpont A cikkeket itt selejtezhetjük, azaz kivételezhetjük a kiválasztott raktárból. Fizikai leltár esetén a sérült, hibás cikkeket ezen bizonylat alapján törölhetjük a nyilvántartásunkból. A selejtezés adatai fülön megadhatunk egy selejtezés ideje dátumot is. Státusz neve, leírása Cikk selejtezések (SEL) státuszainak jellemzése kódja előzményei Selejtezés, szerkeszthető. [1] nincs, [2] Szerkesztett állapotban bármit tehetünk a bizonylattal, módosíthatjuk, illetve ha az összes tételt töröltük, akkor lehetséges a bizonylat törlése is. Cikk hozzáadásakor csak a feladó raktárában található cikkek jelennek meg, a kiválasztáskor feltüntetve, hogy éppen mennyi van raktáron. Selejtezés, jóváhagyott. [2] [1] A feladó raktárból, amennyiben az összes cikk megtalálható a selejtezendő mennyiségben, kivételezi a cikkeket. A jóváhagyott státuszú bizonylatok még visszanyithatóak szerkeszthető állapotúra, azaz szabadon szerkeszthetjük őket. Természetesen a visszanyitás pillanatában az összes cikk visszakerül a feladó telephely raktárába. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 76 / 100

77 4.12. Kimenő megrendelések menüpont A szállítóink felé kimenő megrendeléseinket rögzíthetjük itt. A bizonylat egy segédbizonylat, kezeli a szállítók felé megrendelt cikkeket, így a vevői rendelés mellett követhetjük azt is, hogy mi van a mi beszállítóink felé megrendelve. 89. ábra A 89. ábrán látható a megrendelés adatai fülön megadható adatok, amelyet egy kimenő megrendelés esetén ki kell töltenünk. A bizonylat tételei szolgáltatás vagy raktárkészlet típusú cikkek lehetnek. Az állandó megrendelés opció itt is azt jelenti, hogy folyamatosan rendeljük a szolgáltatásokat a beszállítótól, nem lesz teljesített a megrendelés, amíg manuálisan le nem zárjuk. Egy megrendelésből több bejövő szállítólevelet és készíthetünk, hasonlóan a kimenő szállítólevelekhez. A szolgáltatásokból készíthetünk közvetlen bejövő számlát is. Egy megrendelés teljesített, lezárt lesz, ha minden cikket bevételeztünk, vagy minden szolgáltatásról bejövő számlát készítettünk. A bizonylat tételei fülön a program könyveli, hogy a megrendelésből mennyi már a tény mennyiség, azaz a megrendelthez képest mennyit vételeztünk be. Bevételezéskor a szállítói megrendelés mennyiséget is csökkenti a cikkeknél. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 77 / 100

78 Státusz neve, leírása Kimenő megrendelés (KR) státuszainak jellemzése kódja előzményei Kimenő megrendelés, szerkeszthető. [1] nincs Szállító partnerünkhöz rögzíthetünk egy tetszőleges megrendelést, amelyből később bejövő szállítólevelet és bejövő számlát készíthetünk. Kimenő megrendelés, jóváhagyott. [2] [1] A megrendelést már nem lehet módosítani, a megrendelt cikkeknél megjelenik a szállítói megrendelés mennyisége, amit majd a megrendelésből készített szállítólevél csökkent. Az ilyen szállítólevelek a tény mennyiséget növelik a cikkeknél és a következő szállítólevélre a megrendelt és a tény mennyiség különbsége kerül rá. Kimenő megrendelés, visszavont. [3] [2] Amennyiben tévesen rögzítettünk egy megrendelést vagy részben teljesült a megrendelés, a nyitott tételek pedig később sem tartunk igényt, akkor ebbe a státuszba kell tenni a megrendelést. Ekkor a szállítói megrendelések eltűnnek az egyes cikkeknél. Szolgáltatásokból bejövő számla készítése. [4] [2] Ha a megrendelés szolgáltatásokat is tartalmaz, akkor közvetlen készíthetünk egy új bejövő számla bizonylatot (költségszámlát) a megrendelés alapján. Az állandó megrendelés esetén nem könyveli a program a tény mennyiségeket, egyéb esetben, ha az összes cikkről megérkezett a számla, akkor a megrendelés teljesített lesz, ezt a bejövő számla lezárásakor a program automatikusan beállítja. A megrendelésnél elérhetőek a belőle készült számlák hivatkozásai, hasonlóan a számlákról is elérhető a megrendelés hivatkozása. Bejövő szállítólevél készítése a megrendelésből. [5] [2] Ez a státusz egy új bejövő szállítólevél bizonylatot készít a megrendelés alapján, amely szerkeszthető státuszú. Alapértelmezés szerint az egész megrendelést felkínálja, illetve ha már készítettünk szállítólevelet, akkor a tény mennyiségekkel csökkentett mennyiségeket kínálja fel a cikkekhez. A szállítólevél szabadon szerkeszthető, a jóváhagyásakor könyveli el a program a ténymennyiségeket. Amennyiben minden termék és szolgáltatás ki lett szállítózva, akkor a megrendelés átkerült teljesített állapotba. Fontos, hogy a bejövő szállítólevélből külön bejövő számla készíthető, az utolsó beszerzési ár és a nettó átlagár ekkor kerül kiszámításra, így javasolt ezt minél előbb elkészíteni a bejövő számlát a bejövő szállítólevélből. Lezárt, teljesített megrendelés. [6] nincs Ebbe a státuszba akkor kerül a megrendelés, ha minden cikket, amit megrendeltünk bevételeztünk, vagy minden szolgáltatásról megjött a számla. A program a bejövő szállítólevél, illetve a bejövő számla lezárásakor automatikus áthelyezi ebbe az állapotba a megrendelést. Amennyiben egy szállítólevelet stornózunk, akkor a megrendelés is visszakerül a [2] státuszba. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 78 / 100

79 4.13. Bejövő szállítólevelek menüpont A beszállítóinktól érkező cikkeket, amelyeket raktáron tárolunk, ezzel a bizonylattal kell bevételezni. A címzett telephely raktárába kerülnek bevételezésre a szállítólevél tételei. Ha megrendelésből készítettük, akkor szükség lehet a raktár módosítására, mivel alapértelmezés szerint az alkalmazotthoz rendelt raktárt kínálja fel a program. 90. ábra A 90. ábrán látható a bejövő szállítólevél szállítólevél adatai fülének a tartalma. A rendelés sorszáma azt jelzi, hogy kimenő megrendelés alapján készült a számla, a [megtekint] feliratra kattintva a kimenő megrendelést tekinthetjük meg, ahol a megrendelés adatai fülön szintén elérhető a bejövő szállítólevél hivatkozása, ha több van, akkor az összesé. Ha kézzel írt szállítólevelet szeretnénk rögzíteni, akkor kitölthetjük a kéziszállító számát. Amennyiben megrendelésből készült a szállítólevél, és majd lezárjuk, jóváhagyjuk a bevételezést, akkor a megrendelés teljesített állapotba kerül, ha ezzel a szállítólevéllel együtt minden megrendelt cikk bevételezésre került. A bejövő szállítólevélből bejövő számlát készíthetünk, ahol rögzíthetjük az egyéb adatokat. Amikor a bejövő számlát lezárjuk, akkor kerül kiszámításra az átlagár. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 79 / 100

80 Státusz neve, leírása Bejövő szállítólevél (BSZL) státuszainak jellemzése kódja előzményei Bejövő szállítólevél, szerkeszthető. [1] nincs Ez a szállítólevél még szabadon szerkeszthető. A cikkek a jóváhagyás után kerülnek a címzett telephely raktárába bevételezésre. Bejövő szállítólevél, bevételezett és nem számlázott. [2] [1] Ez a szállítólevél már be lett vételezve, azaz a bizonylat tételei már a kiválasztott raktáron megtalálhatóak. Viszont a bizonylatot még le kell zárni, vagy egy bejövő számla készítésével, vagy pénzügyileg rendezettnek tekintjük, ha nem fogunk a szállítónktól számlát kapni róla. Bejövő szállítólevél, bevételezett és számlázott. [3] [2] A bejövő szállítólevél alapján egy új bejövő számla bizonylatot készít, amelyre még további szolgáltatásokat is felvehetünk. Lehetőségünk van az azonos szállítótól bevételezett, de még nem számlázott szállítóleveleket egy bejövő számla bizonylatra felvenni, összevonni. Ezt az összevonás opciót a státusz változtatáskor tudjuk bekapcsolni. Bejövő szállítólevél, bevételezett és pénzügyileg rendezett. [4] [2] Amennyiben a bejövő szállítólevelünkből nem szeretnénk számlát is készíteni, azaz a szállítónk nekünk sem küld, pl. mert már előre kiszámlázta. Akkor pénzügyileg rendezett módon lehet lezárni a bizonylatot Szállítói visszaszállítások menüpont Ezzel a bizonylattal, olyan cikkeket vételezhetünk ki a feladó telephely raktárából, amelyeket a szállítónknak vittünk vissza valamilyen okból kifolyólag. Hasonló szerepe van, mint a vevői visszaszállításoknak. A 91. ábrán látható a szállítólevél adatai fül, amit a szállítói visszaszállításoknál kell kitölteni. A visszáru sorszáma a rendszer által adott folyamatos sorszám, amit nem kell kitölteni, megadható a szállítólevél kelte. Ezen kívül megadható új felvétel esetén a bejövő szállítólevél mezőben a bejövő szállítólevél kódja, amelyen bevételeztük a most kivételezni kívánt cikkeket. Ha ezt megadjuk, és helyes értéket adtunk meg, akkor a program átmásolja az ott található cikkeket negatív előjellel. Ez csak a bevitel meggyorsítására szolgál, jelenleg akár olyat is vissza lehet küldeni a szállítónak, amit nem is tőle vettünk. Jóváhagyás után kivételezhetjük a cikket a raktárból, majd jóváíró bejövő számlát is készíthetünk a szállítói visszaszállításból. Téves adatbevitel esetén a jóváírás előtt még vissza tudjuk nyitni a bizonylatot szerkeszthetővé, de ha már készítettünk belőle bejövő számlát, akkor már nem. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 80 / 100

81 ábra Státusz neve, leírása Szállítói visszaszállítás (BVSZL) státuszainak jellemzése kódja előzményei Szállítói visszaszállítás, szerkeszthető. [1] nincs, [2] Ez a szállítólevél még szabadon szerkeszthető. A cikkek a jóváhagyás után kivételezésre kerülnek a feladó telephely raktárából. Amennyiben adtunk meg helyes bejövő szállítólevél kódot, akkor megtekinthető a bejövő szállítólevél, ami alapján a visszaszállítás megtörtént. Szállítói visszaszállítás, jóváhagyott és nem jóváírt. [2] [1] Amennyiben jóváhagyjuk ezzel a státusszal a szállítói visszaszállítást, akkor kerülnek ténylegesen kivételezésre a cikkek. Amennyiben újra szerkeszthetővé tesszük a bizonylatot, akkor visszavételeződnek a raktárra a cikkek. Szállítói visszaszállítás, jóváhagyott és jóváírt. [3] [2] Egy új bejövő számla bizonylatot készít, amelyen a cikkek negatív előjelű egységárral szerepelnek. A cikkek mennyisége nem, de nettó értéke még módosítható, illetve a bejövő számlára még szolgáltatásokat vehetünk fel. Ebben a státuszban már nem módosítható a bizonylat, amennyiben hibás információkat tartalmat, akkor a többi bizonylat segítségével lehet kijavítani a téves adatbevitelt. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 81 / 100

82 4.15. Bejövő számlák menüpont Ezen a felületen lehet rögzíteni a hozzánk beérkezett áruk és szolgáltatások költségszámláit. A program figyelmeztet, ha nincsen számlaszám mező kitöltve és le szerettük volna zárni a bizonylatot. 92. ábra Amennyiben szállítólevél vagy szállítólevelek alapján készült a bejövő számla, akkor még szolgáltatásokat vehetünk fel a bizonylat tételeihez. Nagyon fontos, hogy ez első lezáráskor számítja ki a cikkekre az új átlagárat a program. A cikk átlagárát és utolsó bekerülési árát az alapértelmezett árlista devizanemében tartja nyilván a program, ami megtekinthető a cikkek törzsadatainál. Ha a bizonylat devizaneme ettől eltér, akkor az árfolyamok adatbázis alapján határozza meg a program a nettó értéket. Amennyiben importáltuk a terméket olyan országból, ahol vámot számítanak fel (cikkhez rendelt vámtarifaszám alapján), akkor a bekerülési árat a program megnöveli a vám mértékével. A cikk törzsadatánál megadható olyan szolgáltatás is, ami csak a bejövő, költségszámlákra vehető fel, a kimenő számláknál nem jelenik meg. Ennek a célja az, hogy az ilyen szolgáltatások költségnemként jelenjen meg, ha szeretnénk minden könyvelőnk felé leadott számlánkat rögzíteni. Ekkor a beszállítóinktól érkező számláinkat nem feltétlenül érdemes tételesen lekönyvelni, hanem pl. anyag költség, alvállalkozói költség, stb. cikkeket létrehozni és arra könyvelni egyösszegben. Később a jelentésekben összesítést kapunk arra vonatkozóan, hogy mennyi a költségszámláink nettó értéke, áfa tartalma egy adott időszakban. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 82 / 100

83 A költségek rögzítéséhez felvett cikkek mellett, a bejövő számlákhoz munkaszámokat is rendelhetünk, ami alapján majd a jelentéseknél tudunk összesítéseket lekérdezni. A lezárt bejövő számlán még módosítható a kifizetés ideje és a fizetett összeg mezők értéke. Ez arra szolgál, hogy ténylegesen bekönyvelhessük, mikor egyenlítettük ki az adott számlát. Készpénzes számlát automatikusan kifizetettnek tekinti a program. Ha nem töltjük ki a kifizetés idejét és már aktuális lenne a kiegyenlítés, akkor a program figyelmeztet erre a főoldalon. Státusz neve, leírása Bejövő számla (BS) státuszainak jellemzése kódja előzményei Bejövő számla, szerkeszthető. [1] nincs A beszállítóhoz rögzíthetjük a bejövő számlánkat, még nem volt lezárva. Ha bejövő szállítólevélből készítettük, akkor a termékeknek csak az árát és egyéb adatait tudjuk módosítani, a mennyiségét már nem. Bejövő számla, lezárt. [2] [1] Az összes termékre és szolgáltatásra, ekkor számolja ki a program az új nettó átlagárat és az utolsó bekerülési árat, figyelembe véve az árfolyamot és a vámot is. Ezt csak egyszer teszi meg a program, amennyiben visszanyitjuk a számlát, újból már nem végzi el. Ha megrendelés alapján készült a számla, és minden teljesített felénk a szállítónk, akkor lezáráskor a kimenő megrendelés is lezárt, teljesített státuszba kerül át. Bejövő számla, újra szerkeszthető. [3] [2], [4] Amennyiben már lezártuk a bejövő számlát, az átlagár számítás megtörtént. De ha lehagytunk valamilyen információt, vagy tévesen töltöttük ki valamilyen adatot, akkor vissza tudjuk nyitni és módosítani tudjuk ezen adatokat. Bejövő számla, újra lezárt. [4] [3] Újból lezárhatjuk a már módosított bejövő számlánkat. Ekkor a program már nem számol semmit sem. Ebben az esetben nem fog megjelenni, mint feldolgozás alatt levő bejövő számla, amikor kiválasztjuk a menüpontot. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 83 / 100

84 5. Nyomtatás menü és menüpontjai A bizonylatainkat ebben a menüpontban tudjuk kinyomtatni. A fontosabb bizonylatok nyomtatása elérhető a bizonylat státusza fülön is és innen is. A kevésbé fontos bizonylatainkat viszont csak ebben a menüpontban tudjuk kinyomtatni. A rendszer jelenleg a vevőink felé kimenő bizonylatokra (kimenő szállítólevél, kimenő számla, vevői visszaszállítás) tartalmaz egyedi nyomtatási képet. Az összes többi bizonylatra egy általános sablon van, ahol látható a feladó és a címzett, valamint a bizonylat tételei. Ebből az általános sablonból kettő van, az egyiket fel van tüntetve a bizonylaton szereplő ár, a másikon nincsen. Nyomtatáskor különbséget tesz a program a még ki nem nyomtatott és a már kinyomtatott bizonylatok között, alapértelmezetten az előzőt kínálja fel. Innen érhető el a fizetési felszólítások nyomtatási is, amit a program a kimenő számlák és a vevő törzsadatai alapján szerkeszt meg Kimenő számlák menü és menüpontjai A legkifinomultabb nyomtatási lehetőséggel a kimenő számlák rendelkeznek. A kimenő számla típusa szerint az egyes menüpontokban érjük el azokat. A felület minden számla esetén ugyanúgy néz ki, ezért azt csak egyszer kerül ismertetésre Vevői számlák menüpont Az olyan számlákat, amelyeket tényleges sorszámot kaptak és előkészítettünk nyomtatásra, azaz nem nyomtattunk ki, de lezártuk, azokat ebben a menüpontban tudjuk kinyomtatni. Csak azok a számlák jelennek meg a listában, amelyek ide tartoznak. Általában ennek a listának üresnek kell lennie. Ha van ilyen számlánk, akkor bejelentkezéskor a főoldalon is megjelenik és egy kattintással nyomtathatjuk is őket. Akkor van még fontos szerepe ennek a menüpontnak, ha rendszeres számláinkat lezártuk már, de még nem nyomtattuk. Akkor itt lehetőségünk van egyben kinyomtatni Vevői számlák (másolat) menüpont Hasonlóan az előző menüponthoz, itt is a ténylegesen sorszámozott számláinkat nyomtathatjuk ki. Itt viszont már csak azok jelennek meg, amelyeket egyszer már kinyomtattunk a kimenő számlánál megadott példányszámban. Itt egy másolati példányt nyomtathatunk. Ha eredetileg már 3 példányban nyomtattuk a számlát, akkor itt nyomtatható a 4. példány, újbóli nyomtatásra az 5. példány, stb. A listában a kezdeti feltételek szerint az összes számla megjelenik sorszám szerint rendezve (legkésőbbi legelöl). A 93. ábrán látható az eddig kinyomtatott 3 számla. A felső részben szűrőfeltételeket állíthatunk be. Szűrhetünk számla kelte intervallum alapján, illetve az alapján, hogy ki hozta létre a számlát, illetve fizetési mód szerint is. A sablon kiválasztásánál megadhatjuk, hogy melyik sablonnal nyomtassuk ki a számlát. Jelenleg 1 magyar nyelvű számla templétünk van, de ebből több sablont készíthetünk (lásd Törzsadatok menü Sablonok menüpontját), ami a számla alján feltüntetésre kerülő 3 sor szöveget ráírja a számlára. Így a megfelelő sablont itt lehet kiválasztani. (Mivel nem először nyomtatjuk a számlát, ezért ennek ebben a menüpontban már nincs szerepe.) UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 84 / 100

86 A számla nyomtatása akkor kap szerepet, ha több számlát szeretnénk kinyomtatni, amelyek a szűrőfeltételek alapján 93. ábra alsó felén listázásra kerültek. Amennyiben a felső rész feltételein bármit is módosítunk, csak akkor lesz érvényes, ha a Lista szűrése gombbal frissítjük az alsó listát a feltételeknek megfelelően. Ez vonatkozik a sablonra is. A számla nyomtatása alapértelmezetten csak a kijelölt számlát nyomtatja. Ha átállítjuk, akkor az összes számlát nyomtatja. Ezt két módon tudja, egymás után, illetve példányszámonként leválogatva, azaz először az első példányokat, majd a második példányokat és így tovább. Ennek az előkészített, vevői számlák nyomtatása esetén van jelentősége. Ha az alsó részen dupla kattintással kiválasztjuk a megfelelő kimenő számlát, akkor a 94. ábrán látható levő nyomtatási kép jelenik meg Szerkesztett számlák menüpont A program kezdeti használatánál nagy szerepe lehet ennek a menüpontnak. Minden olyan számlát, amit még nem zártunk le, ki tudunk nyomtatni szerkesztett állapotban is. Teljesen megegyezik a végleges számlával mindenben, csak a számla sorszáma helyén xxxxxx szerepel, illetve a számla tetején rá van írva, hogy elszámolásra nem alkalmas bizonylat, minta. A felület alapértelmezetten csak a szerkesztett számlákat jeleníti meg, ha nincs ilyen, akkor itt nem tudunk nyomtatni. Ha sok ilyen számlánk van, akkor az előzőekben ismertetett módon szűrhetjük ezt a listát Ügynöki számlák menüpont Ha egy ügynöki számlát ki szeretnénk nyomtatni, akkor hasonló módon megtehető, mint vevői számlák esetén. Fontos, hogy az ügynöki számlák is hasonló sorszámot kapnak, mint a vevői számlák és ugyanúgy 1-től indul a sorszámozásuk, de ebben lehetnek kihagyások is. Az ügynöki számla fejlécében különbözik a számlától és szintén elszámolásra nem alkalmas bizonylat Kimenő szállítólevelek menüpont A kimenő szállítólevelek közvetlen is nyomtathatóak, azok elkészülte után. Amennyiben mégsem ott nyomtatjuk ki, akkor lehetőségünk van ebben a menüpontban a még ki nem nyomtatott szállítólevelek nyomtatására. A szállítólevelekhez már 2 templét létezik a rendszerben. A kettő közti különbség, hogy az egyiken szerepelnek az árak, a másikon nem. Formátuma amennyire lehetséges, hasonlít a kimenő számlára. A 95. ábrán látható a menüpont kiválasztásakor megjelenő felület. Teljesen hasonló a működése a vevői számlák nyomtatásához. Itt minden csak egy szállítólevelet nyomtathatunk. A Lista szűrése hatására frissül a lista, amit a sablon kiválasztása, vagy a többi feltétel megváltoztatásakor kell frissíteni. Jelenleg a bizonylat adatai fülön található iktatás dátuma intervallum szerint lehet szűrni a kimenő szállítóleveleket, valamint aszerint, hogy ki hozta létre a bizonylatot. A menüpont kiválasztásakor csak a ki nem nyomtatott szállítólevelek jelennek meg. Ha újra szeretnénk nyomtatni valamit, akkor a nyomtatott opciót be kell jelölni és ki kell választani a megfelelő iktatás dátuma intervallumot. Szintén a felület alsó részén megjelenő lista megfelelő során duplán kattintva hozható be a nyomtatási kép, lásd a 96. ábrát. A sablonok listájának sorrendje a Törzsadatok menü Sablonok menüpontjában szabályozható. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 86 / 100

88 5.3. Vevői visszaszállítások menüpont A felület működése teljesen hasonló az előző menüponthoz. Megjelenik a vevői visszaszállításnál megadott megjegyzés, illetve a formátuma is hasonlít a kimenő számlára és szállítólevélre. Ebből és 2 rendszer templét van, egyik tartalmazza az árakat, a másik pedig nem Egyéb bizonylatok menü és menüpontjai Azon bizonylatok, amelyek nem rendelkeznek külön rendszer templéttel, azokat egy általános bizonylat formátumban kinyomtathatjuk. Teljesen hasonló a kinyomtatás módja, mint a kimenő szállítóleveleknél. Szintén 2 fajta általános (tetszőleges) bizonylat van, az egyik tartalmazza az árakat, a másik pedig nem. Amennyiben a feladó vagy a címzett oldal raktárt is kezel, akkor ott megtalálható a kiválasztott raktár 2 betűs kódja. A menü egyes menüpontjai azon bizonylat fajta nyomtatására szolgálnak, amelyek megtalálhatóak a bizonylatok menüben is. Például, ha a belső raktármozgásunkról szeretnénk szállítólevelet nyomtatni, akkor a Raktár mozgatások menüben tehető meg. A menüpont betöltésekor itt is azon számlák jelennek meg, amelyek még nem voltak kinyomtatva, egyéb esetben módosítani kell a szűrő feltételeket. Az alábbi menüpontok érhetők el az egyéb bizonylatok menüből Bejövő megrendelések menüpont Kimenő megrendelések menüpont Bejövő szállítólevelek menüpont Bejövő számlák menüpont Cikk selejtezések menüpont Raktár mozgások menüpont Termék előállítás adatok menüpont Szállítói visszaszállítások menüpont Rendszeres kimenő számlák menüpont UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 88 / 100

89 5.5. Fizetési felszólítások menüpont Lehetőségünk van az egyes vevőink felé fizetési felszólításokat nyomatatni. A felület felső részén szűrő feltételeket és paramétereket állíthatunk be. Lásd a 97. ábrát. Az alsó részen megjelenik azon vevők listája, akik jelenleg kintlévőséggel rendelkeznek. Amennyiben több számlájuk van, akkor azokat göngyölve látjuk, a Db. oszlopban feltüntetve, hogy hány számláról is van szó. Jelenleg 1 fizetési felszólítás templét van a rendszerben, de a Törzsadatok menü Fizetési felszólítások menüpontjában ehhez több sablont is definiálhatunk. Ezek a sablonok a program által kiszámolt táblázat felett és alatt megjelenő tetszőleges szöveg tartalmát tárolják. A listát szűrhetjük a számla kelte intervallum és a bizonylat devizaneme szerint. A program csak az azonos devizanemű számlákat vonja össze. Az utolsó sablon nevét és kinyomtatásának időpontját eltárolja a program, így nyomon lehet követni, hogy melyik vevőnek milyen felszólítás ment ki utoljára. Ezen kívül lehetőség van a nyomtatási képek szerveren történő eltárolására, így a konkrét nyomtatási képet bármikor elő lehet keresni. Ezt a PAR.PRG.PDF.FIZFELSZ rendszer paraméter beállításával állíthatjuk be. A feltételek megváltoztatása esetén a Lista szűrése gombbal frissíteni kell az alsó listát, akkor jut érvényre a változtatás. Dupla kattintással a vevő nevén megjelenik a 98. ábrán látható nyomtatási kép. A késedelmi kamat lista kiválasztásával a felszólítás középső részén megjelenő táblázat tartalma adható meg. A nincs késedelmi kamat számítás esetén a táblázatban megjelennek a következő mezők: számlaszám, kelte (számla kelte), lejárat (fizetési határidő), dátum (készítés dátuma), késés (napokban kifejezve), fizetendő összeg, kiegyenlítve (azaz, ha volt részben kiegyenlítés, annak az összege). Amennyiben késedelemi kamat számítása sávosan kezdetű értéket választjuk, akkor a kiegyenlítve oszlop helyett késedelmi pótlék és kamat oszlopok lesznek. Ekkor dátum intervallumokra bontva, ami alapja a jegybanki alapkamat változása (HUF->HUF árfolyam a változás napján), megjelenik a késések száma napokban, alkalmazott kamatláb és a kiszámított pótlék a fizetendő összeg alapján. A kamat a kiválasztás függvényében lehet a késedelmi kamat, vagy annak kétszerese. A késedelmi kamatot a program tudja még félévenként sávosan is számolni, ahol a kamat mértéke mindig a félévet megelőző napon érvényben levő jegybanki alapkamat 7%-al növelt értéke. A 98. ábrán látható Fizetési felszólítás címet a kiválasztott sablon neve alapján írja rá a program. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 89 / 100

91 6. Eszközök menü és menüpontjai Az itt található menüpontok bizonyos tevékenységek elvégzésére szolgálnak. Jellemzőjük, hogy a kiválasztott feltételek alapján elindítjuk a műveletet, majd a művelet eredménye olvasható egy ablakban, onnan kimásolható Árlista műveletek menüpont A rendszer több árlistát kezel. Tegyük fel, hogy a végfelhasználó árlista van megadva minden cikk esetén. Ha szeretnénk készíteni egy viszonteladói listát, arra minden cikknek az árát egyesével fel kellene venni. Ha azt mondjuk, hogy 20%-os kedvezményt adunk a viszonteladóinknak, akkor ezen a felületen egy mozdulattal be tudjuk árazni a viszonteladói listánkat. Ezután persze még az egyes cikkek árát a Törzsadatok menü Cikkek árazása menüpontban módosíthatjuk. Lehetőség van akár más devizanemben is létrehozni az új listát, akkor a program a legutolsó dátummal rögzített deviza árfolyam szerint átszámolja a cikkek nettó értékét. 99. ábra A 99. ábrán a kalkuláció opció bejelölés és a Kalkuláció gomb megnyomása után kerül kiszámításra a végfelhasználói árakból (kiinduló árlista) a 20% engedményt (alkalmazandó kedvezményt) tartalmazó viszonteladói árlista (kalkulálandó árlista). Az eredmény mezőben megjelennek a kiinduló és kalkulált árlistán szereplő árak. Csak a kiinduló árlistában szereplő cikkeket tudja a program átszámolni. Az árlista kiürítése opció bekapcsolása esetén a kalkulálandó árlistáról minden cikket kitöröl a program. Amennyiben cikk kategóriát is megadunk, akkor csak az a kategória kerül beárazásra. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 91 / 100

92 6.2. Kimenő számlák előállítása menüpont Ezen felület segítségével a rendszeres kimenő számlákból készíthetünk szerkesztett kimenő számlákat. A 100. ábrán látható a felület ábra A következő előállítás dátuma intervallum megadásával kijelölhetjük a rendszeres kimenő számlákat, amelyeket előállítunk. Ez az intervallum csak azon rendszeres kimenő számlákat veszi figyelembe, ahol az előállítás engedélyezve van és a következő előállítás ideje az általunk megadott dátum intervallumba esik. A számla kelte időpont lesz az előállított számlákon a számla kelte. Általában a teljesítés ideje is ez lesz, a fizetési határidő pedig a számla kelte alapján kerül kiszámításra, a vevő rendszeres kimenő számláján megadott adatok alapján. A teljesítés ideje két esetben térhet el. Az egyik, amikor a rendszeresség 1+, azaz a fizetési határidő mindig a hónap vége (független a fizetési feltételtől), ekkor a teljesítés ideje is a hónap utolsó napja lesz. A másik eset, amikor ez eltér, amikor a teljesítés ideje opció be van kapcsolva a rendszeresen kimenő számlánál, ekkor a számla keltéhez képest, az azt megelőző hónap utolsó napja lesz a teljesítés ideje. A megerősítés opció bejelölésével és az Előállítás gomb megnyomásával készíthetjük el a számlákat, az eredmény mezőben olvasható a sikeresen előállított számlák száma és kódjai. Az előállításkor a rendszeres kimenő számlán a rendszeresség mezőben megadott hónappal növeli a program a következő előállítás idejét, illetve a szolgáltatás kezdete és vége dátumokat. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 92 / 100

93 6.3. Kimenő számlák előkészítése menüpont Ezen a felületen nyomtatásra készíthetjük elő a szerkesztés alatt levő számláinkat. A felület az előállított számlák előkészítésére szolgálja elsősorban. Így nem kell egyesével minden szerkesztett számlát lezárni és nyomtatni. Ez a felület sorszámozza a számlákat, ha nem tudja lezárni, akkor az eredmény mezőben olvasható, hogy mi járt sikerrel és mi nem. Az így előkészített számlákat a Nyomtatás menü Kimenő számlák, Vevői számlák menüpontjában tudjuk egyszerre kinyomtatni. Ez a funkció az előző menüponttal együtt az olyan szolgáltatásokat számlázó céget munkáját segítik, akik rendszeresen állítanak ki vevőiknek hasonló tartalmú számlákat ábra A 101. ábrán látható a felület, ahol az előkészítés előtt meg kell adni a számla kelte dátum intervallumot. Csak a feltételnek megfelelő, még sorszámmal el nem látott számlákat próbálja meg a program lezárni. Amennyiben nem teljesül a számla kelte folytonosság, vagy egyéb más hiányosság található, akkor a program nem zárja le a számlát. Az eredmény mezőben olvasható a sikeres és sikertelen előkészítések száma, illetve számla kódok szerint részletezve. A csak előállított opció bekapcsolása esetén csak az olyan szerkesztett számlákat próbálja meg előkészíteni nyomtatásra a program, amelyek rendszeres kimenő számlák alapján készültek, a manuálisan rögzítettetek nem. Természetesen érdekes az elkészítés után és még a nyomtatásra való előkészítés előtt a program által létrehozott számlákat ellenőrizni. Az előkészítés a megerősítés opció bejelölésével és az Előkészítés gomb megnyomásával indítható el. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 93 / 100

94 6.4. Cikk leltár raktáranként menüpont Ez a felület arra szolgál, hogy az éppen aktuális raktárkészletünket eltároljuk a cikk kartonon. Lásd a 102. ábrát. A felület használata nagyon egyszerű, engedélyezzük megerősítés opciót, majd nyomjuk meg a Leltár gombot ábra Minden bizonylat, ami mozgatja a cikkeket, kivét egy raktárból, vagy bevét egy raktárra, azt a program karton jelleggel eltárolja a cikkek törzsadatában ( raktár mozgások fülön tekinthető meg), az esemény pontos időpontjával egyetemben. Amennyiben leltározunk, akkor az éppen aktuális raktárkészletet eltárolja a program a kartonon is. Minden raktárhoz külön elmenti az aktuális mennyiséget. Az aktuális állapot a cikk raktárkészlet fülön olvasható le. A leltár a raktár mozgatások fülön megtekinthető. Lásd a 103. ábrát. A cikk kartont dátum, illetve raktár alapján le is tudjuk szűrni, a program mindig az aktuális hónap változásait listázza ki. A feltételek beállítása, majd a Jelentés gomb megnyomásával frissíthetjük be az alatta látható jelentést. Ez a felület csak a cikk törzsadatában érhető el, és mindig a kiválasztott cikkre vonatkozik. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 94 / 100

95 ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 95 / 100

96 7. Jelentések menü és menüpontjai Ebben a menüben található menüpontok a rendszerben tárolt információk lekérdezésére szolgálnak, adatbázist nem módosítják Cikk kereső menüpont Ez a menüpont az aktuális raktárkészlet lekérdezésére szolgál. A kiválasztott szűrőfeltételek alapján a program kilistázza a cikkeket. Lásd a 104. ábrát. Mindenképpen ki kell választani egy raktárt, illetve egy árlistát. Ha a kapott listát tovább szeretnénk szűkíteni, lekérdezhetünk egy cikk kategóriát, vagy kereshetünk cikk neve vagy cikkszám szerint. Amennyiben az adott árlistán vagy az adott raktárban nem szerepel a cikk, akkor a Listáz gomb megnyomása után egy üres jelentést látunk ábra A további feltételek kiválasztásával rákereshetünk vevői vagy szállítói megrendelés alatt levő cikkekre, vagy olyanokra, amelyek mennyisége a minimális raktárkészlet alá csökkent. Jelenleg a minimális raktárkészletet globálisan állíthatjuk be, az összes készletre és nem raktáranként. A cikk neve esetén azt jelenti, hogy a szó eleji egyezőséget vizsgáljuk. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 96 / 100

97 7.2. Kimenő számlák menüpont A kimenő számlák bizonylatai alapján igen szerteágazó lekérdezéseket végezhetünk el ebben a menüpontban. A 105. ábrán látható a felület a menüpont kiválasztása után. A sok opció egyik része szűrőfeltétel beállítására, másik része pedig a megjelenítendő adatok részletességére szolgál ábra A dátum intervallum egy segédmező, ami a dátum intervallum kezdete és vége mezők beállítását gyorsítja. Az, hogy a dátum intervallum melyik mezőre is vonatkozik, azt a dátum szűrés feltétele határozza meg (számlakelte vagy teljesítés ideje). A dátum csoportosítás opció kiválasztása esetén a jelentésben évenként havi lebontásban láthatjuk az összesítéseket, amelyek oszlopban jelennek meg. Így könnyen összehasonlíthatjuk az egyes évek forgalmát, illetve az egyes hónapok forgalmát. A bizonylatok körét tovább szűkíthetjük a munkaszám kezdete és a munkaszám vége intervallum megadásával is. Az általunk kialakított munkaszám rendszernek itt lesz igazán nagy szerepe. A cikk kiválasztása illetve a vevő kiválasztása mezők megadása esetén a jelentést csak az adott cikk vagy csak az adott vevőre (vagy mindkettőre) vonatkozóan jeleníti meg a program. A jelentés kiválasztása lista is egy segédeszköz a csoportosítások mező alapértelmezett beállításához. A számla típusa esetén szűrhetjük a számláinkat, alapértelmezetten a szerkesztett számlák nem kerülnek bele. A stornó számla opció arra szolgál, hogy a stornó és a stornózott számlákat figyelmen kívül hagyjuk a listázásnál. Amennyiben még sem szeretnénk, ki kell kapcsolni ezt az opciót, például havi áfa meghatározása esetén érdekes, ha már a következő hónapban stornóztuk a számlát. Szűrhetjük a cikkeinket a típusuk szerint is. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 97 / 100

98 ábra Amennyiben a 105. ábrán megnyomjuk a Jelentés gombot, akkor a 106. ábrán látható képet kapjuk. Ez egy összesített lista a kiválasztott szűrőfeltételeknek megfelelően. Ha az Új jelentés gombot megnyomjuk, akkor visszajutunk a kiindulási állapothoz, de a program megjegyzi az előző jelentés beállításait. A csoportosítás mezők arra szolgálnak, hogy a jelentést összesítéseit csoportosítani lehessen. Pl. a csoportosítás 4. opció esetén a vevők szerint csoportosítjuk az adott időszakot, azaz a sorokban megjelennek a vevők adatai is, az adott időszakban összesítve a forgalmi adatokat. A jelentés legvégén szintén megtalálható az összesen sor, aminek meg kell egyeznie a csoportosítás opció állapotától függetlenül. Amennyiben több csoportosítási opciót is bekapcsolunk, akkor még nagyobb mélységben kerül részletezésre a jelentés, pl. a 3. és 4. csoportosítás együtt vevőnként adja meg a vevőnek az adott időszakban kiszámlázott forgalmát. A csoportosítással a jelentés oszlopai is kibővül, vevőknél megjelenik a vevő neve és címe, míg a cikkeknél a cikk neve, cikkszáma. Ügynök szerinti csoportosításnál a program ügynöki jutalékot is számol. Az ügynökhöz tartozó vevők forgalmának az ügynöknél megadott jutalékát írja ki. Amennyiben egyes cikkeknél adunk meg extra jutalékot, akkor a vevő viszonteladó paraméterétől függően az alapjutalékhoz hozzáadja a program az extra jutalékot is. Az árrést a program a bizonylat tételei fülön látható nettó egységár és nettó átlagár különbözeteként számolja ki. A jelentés bármikor CSV fájlba exportálható, ami Excel-el megnyitható. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 98 / 100

99 7.3. Kimenő szállítólevelek menüpont Teljesen hasonló a kimenő számlák jelentéseihez ennek a menüpontnak a működése. Itt a jelentés alapját a kimenő szállítólevelek képezik. A számlára jellemző szűrési feltételek közül csak a található meg, ami a szállítólevélre is érvényes. Raktár szerint is tudjuk szűrni a szállítóleveleinket, illetve csoportosítani. Lásd 107. ábrát ábra 7.4. Vevői visszaszállítások menüpont Teljesen hasonló az kimenő szállítólevelek jelentéshez. Ez a jelentés a vevő visszaszállítás bizonylatokat listázza és összesíti. Itt összesíthetjük a reklamációk értékét. UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 99 / 100

100 7.5. Bejövő számlák menüpont A kimenő számlák jelentéséhez hasonlóan, a bejövő számláinkról is készíthetünk összesítéseket. Amennyiben minden költségszámlát felviszünk, akkor az adott időszakra meg tudjuk határozni a visszaigényelhető áfát. Vevő helyett szállítóra tudunk összesítést nézni, illetve hiányoznak a vevővel és ügynökkel kapcsolatos csoportosítások. Lásd a 108. ábrát ábra UFO-INFO Bt. Kézikönyv: Számlázó és Készletnyilvántartó Program v ( ) 100 / 100

Több megjelenítése