Tudásmenedzsment az államigazgatásban, a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai

Átírás

1 a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai Felhasználási feltételek: Az előadás NHH TM stratégiával összefüggő diái szerzői jogainak birtokosa a jogutód Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH). Ezeknek a diáknak a használati jogát az NMHH csak azzal engedélyezi, hogy a felhasználó tudomásul veszi: 1. Az e diákon megtalálható tartalmak kizárólag az ismeretszerzés, az oktatás, a tudományos kutatómunka céljait szolgálhatják. 2. Az ezeken a diákon lévő tartalmakat a felhasználó nem jogosult módosítani, újra előállítani vagy kereskedelmi célzattal felhasználni.

2 a Nemzeti Hírközlési Hatóság TM stratégiája megvalósításának tapasztalatai

3 A tudásmenedzsment előnyei a versenyszférában egyre inkább kézenfekvővé válnak, ám az államigazgatásban ez még koránt sincs így. A Nemzeti Hírközlési Hatóság (NHH) 2010-re olyan szabályozó hatósággá vált, amely a magyar államigazgatás számos területen volt képes mintát adni, élenjáró gyakorlatot kialakítani. Az NHH stratégiai alapú intézményként működött. Világosan megfogalmazott küldetéséből, céljaiból értelemszerű módon fogalmazódott meg az igény (2006-ban) a tudásmenedzsment tevékenység (TM) stratégiai alapokra helyezésére, a szervezeti célokat érdemben támogató újragondolására.

4 Tudásmenedzsment az NHH-ban. Miért is? Az NHH tudásintenzív szervezet. Piacszabályozó hatóság egy csúcstechnológiát képviselő, rendkívül dinamikusan fejlődő és szerteágazó iparágban.

5 Tudásmenedzsment az NHH-ban. Miért is? Egy bizonyos színvonal felett a szabályozói munka csak az abban résztvevő specialisták összehangolt, összeszokott, adott esetben intuícióra támaszkodó csapatjátékaként képzelhető el. Az NHH szakmai területeinek tevékenysége rendkívül szerteágazó, heterogén, egy-egy témának kevés, igen gyakran mindössze egy specialistája van; ezért is különösen fontos a tudás átadása, megőrzése. Az NHH legfontosabb erőforrása a munkatársak tudása, tapasztalata, kompetenciái, és nem a tárgyi eszközök vagy a számvitelileg még valamilyen formában megragadható és értékelhető immateriális javak. Az infokom szektor belső- és külső környezete (ez utóbbin belül a magyar államigazgatás - részben az EU-s tagságból következő - irányítási, hatásköri, szervezeti rendszere is) folyamatosan és gyorsan változik.

6 A tudásmenedzsment stratégia illeszkedik az NHH célrendszeréhez NHH küldetés és alapvető értékek NHH jövőkép NHH kiemelt stratégiai célok a világban fellelhető legjobb, modern szabályozási, felügyeleti gyakorlatot honosítsa meg a piac fejlődését elősegítse, proaktív módon támogassa a legkorszerűbb hírközlési szolgáltatások elterjedésének segítése átláthatóság, nyílt kommunikáció korszerű piacszabályozási és hatósági kompetenciákkal rendelkezik, hatékony, eredményes és rugalmas Korszerű hatósági kompetenciák kialakítása Az NHH modernizálása ITMI küldetés, jövőkép és stratégia szakértelem együttműködés rugalmas alkalmazkodás, fejlődés a szervezet és az egyén szintjén

7 A tudásmenedzsment stratégia összhangot kíván a többi funkcionális stratégiával Humánerőforrás stratégia Informatikai stratégia Kommunikációs stratégia Minőségügy, folyamatok

8 A tudásmenedzsment stratégia fókuszterületei, pillérei A helyzetelemzés során mindegyik fókuszterület szerint megtörtént az NHH értékelése, majd a stratégiai célok is e pillérek mentén fogalmazódtak meg: Tartalom Technológia Emberek Szervezeti kultúra Folyamatok

9

10

11 A célkitűzések kialakításához alkalmazott módszertan a helyzetértékelés vizualizálása ún. opciós táblán, a stratégiai döntési pontok egyszerű szemléltetésére; a jövőbeli célállapot meghatározása az opciós tábla segítségével, megjelölve a jelenlegi állapotot, a jövőbeli állapotot és a kettő közötti különbséget, (a stratégiai rést); az opciós tábla alapján az NHH TM rendszere jövőképének elkészítése az NHH TM rendszerének jövőképéhez illeszkedően az Információ- és tudásmenedzsment igazgatóság (ITMI) küldetésének meghatározása; a tudásmenedzsment fókuszterületei (stratégiai nézőpontjai) mentén a stratégiai célok meghatározása a kívánt célállapot eléréséhez, s ezen célok összefoglalása az ún. stratégiai térkép segítségével, bemutatva a célokat és a közöttük lévő összefüggéseket;

12 A TMS opciós táblája

13

14 A célállapot jellemezői bővebben Az információmenedzsment karakteres elmozdult a tudásmenedzsment irányába. Az egyéni és a szervezeti tudás vagyoni érték, tényleges erőforrás. Általános a tudásmegosztás és az intenzív együttműködés, a tudással és az információval való bánás folyamatos fejlesztése.. Az információ- és tudásmenedzsment hálózatos szerveződésű. A szervezeten belül több helyen keletkező tudást és információt egységes elvek, folyamatok mentén, egységes eszközökkel - több helyen menedzselik. Együttműködés alapú, a tudástermelő közösségeket preferáló szervezeti kultúra. Koherens informatikai, információszervezési alapokra épülő belső portál, amely integrált webes felületen teremti meg a hozzáférés, menedzselés lehetőségét az NHH meghatározó alkalmazásaihoz, információihoz és szolgáltatásaihoz. Az ITMI belső tanácsadóvá, módszertani támogatóvá változik.

15 A megvalósítás lépései

16 Néhány konkrét példa esettanulmányszerű kibontása NHH szervezeti kultúrájának tudásmenedzsment oldali elősegítése, fejlesztése a Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi kereteinek létrehozása hálózatos tudásbázis csoportmunka alapú koherens webes belső portál NHH munkaterv támogatása Fogyasztói tudatosság program TMS összefüggések

17 NHH szervezeti kultúrájának tudásmegosztást is támogató fejlesztése Felelősségvállalást segítő Kezdeményezést segítő Együttműködést segítő Kezdeményezést gátló Együttműködést gátló Felelősségvállalást gátló

18 A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása 1.2 A TMB feladata és hatásköre Folyamatosan konszolidálódó Tudásmenedzsment Bizottság

19 A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Főigazgató utasítással szabályozott tudásfelelősi rendszer A tudásfelelősök feladatai, irányításuk Az igazgatósági szintű tudásbázis alapegységek tartalmainak összegyűjtése, strukturálása, hozzáférhetőségének menedzselése (adatbázisba, hálózati helyre való feltöltése, publikációjának kezelése), az igazgatóság együttműködést, megosztást/hozzáférést támogató kultúrájának, rutinjainak támogatása. A tudásfelelősöket az adott szervezeti egység vezetője irányítja, munkájukat az általa meghatározott felelősségi rend keretében, a HR ajánlása szerinti motivációs és értékelési szempontok alapján, az NHH hálózatos tudásbázisának működtetését rögzítő ISO folyamat szerint végzik. A tudásfelelősök munkájához szükséges módszertani és szakmai támogatást az ITMI és a HR biztosítja.

20 A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Szervezetében, működésében és szemléletében megújult Információ- és tudásmenedzsment igazgatóság (ITMI)

21 A Nemzeti Hírközlési Hatóság tudásmenedzsment tevékenysége intézményi feltételeinek létrehozása Belső szabályzatokkal, karbantartott ISO folyamatokkal támogatott TM tevékenység

22 Hálózatos tudásbázis csoportmunka alapú koherens webes belső portál

23 Hálózatos tudásbázis csoportmunka

24 Hálózatos tudásbázis csoportmunka Windows alapú struktúrált fájlszervíz

25 Hálózatos tudásbázis csoportmunka Lotus Notes 6.5 kliens - discussion

26 Hálózatos tudásbázis csoportmunka alapú koherens webes belső portál Lotus web (Quickr, v. 8.5)

27 Hálózatos tudásbázis csoportmunka alapú koherens webes belső portál Lotus web (Quickr, v. 8.5)

28 Hálózatos tudásbázis csoportmunka alapú koherens webes belső portál

29 Hálózatos tudásbázis belső portál Kik vagyunk?

30 Hálózatos tudásbázis belső portál Céljaink

31 Hálózatos tudásbázis belső portál Aktuális munkáink

32 Hálózatos tudásbázis belső portál Szolgáltatásaink

33 Hálózatos tudásbázis belső portál Szakmai közösségi hely

34 Hálózatos tudásbázis belső portál Kiemelt feladatok NHH munkaterv

35 Hálózatos tudásbázis belső portál Belső szabályozás -ISO

36 Hálózatos tudásbázis belső portál Új belépők kézikönyve

37 Hálózatos tudásbázis belső portál Telefonkönyv

38 Hálózatos tudásbázis belső portál Publikálási rendszer- statisztika

39 Hálózatos tudásbázis belső portál Látogatottsági statisztika

40 Fogyasztói tudatosság program TMS összefüggések

41 Fogyasztói tudatosság program támogatása Fogyasztói tudatosság program TMS összefüggések Tartalomfeltöltés kidolgozása (tudásfelelősök!) HFJK-ÜTO Hot topic tájékoztatás HFJK sajtótájékoztatók, kampányok TANTUSZ Több az egyben Fogyasztóknak szóló tartalom a weben Fogyasztói felmérés és elemzés 1. pillér: Kiegyensúlyozott minőségi tartalom Új web koncepció Elektronikus beadvány-kezelés kidolgozása On-line sajtótájékoztatók TeamRoom használata Megosztott tárhely kialakítása TANTUSZ 2. pillér: Élenjáró technológia NHH munkatársak ismereteinek becsatornázása Tréningek, workshopok Hírek az intraneten Szolgáltatói szemlélet közvetítése HFJK-ÜTO Hot topic tájékoztatás Havi ÜTO-HFJK egyeztetések 3. pillér: Kompetens, együtt-működő emberek Együttműködés kultúrájának erősödése Preventív működés, együttműködés a szolgáltatókkal Teljesítményorientált, proaktív működés Szolgáltatói szemlélet attitűdje Fogyasztói web kérdésében ITMI-HFJK-ÜTO ÜTO-HFJK- Ált. Felügyeleti Ig. videokonferencia 4. pillér: Nyitott szervezeti kultúra Feladat és hatáskörök tisztázása Szolgáltatói információk begyűjtése PIB működés, Projekt-működés Havi ÜTO-HFJK egyeztetések Monitorozás Státuszolás 5. pillér: Hatékony, átlátható folyamatok

42 Összefoglaló értékelés a három éves ciklus végén Pozitívumok Elmélyült elméleti megalapozás A belső szabályozáson túl a gyakorlatban is is kiépültek a TM tevékenység intézményi keretei (különös tekintettel a tudásfelelősi rendszerre) A TMB elfogadta a hálózatos tudásmenedzsment informatikai támogatásának jövőképét Az ITMI és a HR modellértékű együttműködési gyakorlata kapcsolódó akcióik támogatására Az éves munkaterv megvalósításának folyamatában megjelentek a tudásmegosztást, hasznosítást támogató konkrét eljárások, technikák A stratégiai célok indokoltsága megerősítést kapott Kritikai észrevételek 2009-ben a végrehajtás lendülete erőteljesen lecsökkent A megvalósítás túlzottan a folyamat kialakítására koncentrált, a közvetlenül hasznosítható, látványos és gyors eredményekre kevésbé A belső kommunikáció nem támogatta a stratégia megvalósulását, még a konkrét sikerek sem kaptak nyilvánosságot A tudásfelelősi tevékenység nem került be az érintettek munkaköri leírásába A tudásfelelősök elismerése,, ösztönzése ellentmondásosan, nem kielégítő módon alakult, munkaköri leírásuk nem megoldott

43 A folytatás irányai, hangsúlyai A felsővezetői szint nagyobb bevonása, elkötelezettségének megerősítése, következetes és folyamatos manifesztálása A lejáró tudásmenedzsment stratégia megújítása, újabb 3 évre való prolongálása. A tudásfelelősi rendszer elmélyítése, a gyakorlatközpontúság erősítése, a tudásfelelősök tevékenységének ösztönzése, elismerése. A tudásmenedzsment stratégia és a szervezeti kultúra fejlesztés szinergiáinak további kihasználása, más területekre való generalizálása. (Minőség, folyamat, teljesítménymenedzsment, IT, kommunikáció) A belső portál megújításának fő szempontja a TMS által kialakított hálózatos tudásbázis rendszer és az integrált munkafolyamat támogatási funkció legyen. Az aktuális, de még inkább a készítendő kommunikációs, az IT és a HR részstratégiákban, illetve azok megvalósítása során biztosítani kell a tudásmenedzsment stratégiában foglalt kapcsolódó szempontok érvényesülését. Az NHH szervezeti működési modelljében definiálni kell és szétválasztani a tudásmenedzsment tevékenységhez, valamint az igazgatási hatósági tevékenységhez tartozó kommunikációs és együttműködési folyamatokat.

44 Összegzés, legfontosabb tapasztalatok Az NHH tudásmenedzsmentje a tudás létrehozásával, megosztásával, hasznosításával összefüggő szervezeti lehetőségek (tárgyi, személyi, működési, kulturális) és tevékenységek összehangolásának és fejlesztésének eszköze annak érdekében, hogy az Eszköz- és technika dominancia helyett ember- és szemléletközpontú, a kapcsolati, a funkcionális és a tartalmi kérdésekre összpontosít. NHH -ban meglévő, keletkező információk megosztható egyéni és csoportos tudássá formálódva eredményes és hatékony szervezeti erőforrásként támogassa az Gyakorlati megvalósítása, szervezeti elmélyítése a tervezettnél lassabb, nehezebb. intézményi célok valóra váltását.

45 Az államigazgatás egészére általánosítható vélelmek, következtetések Stratégia alapú kormányzás, a kormányzati célrendszerhez illeszkedő kormányzati TM stratégia, összehangolva az azonos szintű HR, IT, kommunikációs stratégiákkal, folyamatmenedzsmenttel Erőteljes, következetes, folyamatos és demonstratív felsővezetői (politikai és szakmai) elkötelezettség - kontroll Az adatok, információk definiálásának, kezelésének koherenciája, egybevethetősége, IT kompatibilitása Erős intézményi mozgástérre és felelősségre épülő, de központi koordinációval összefogott, kormányzati szinten is értelmezhető hálózatos tudásbázis, a működtetők folyamatos fejlesztői támogatása

46 Köszönöm a megtisztelő figyelmet!