Budapest. XVIII. ker. Gazdasági Ellátó Szolgálat

Átírás

1 Budapest. XVIII. ker. Gazdasági Ellátó Szolgálat 1181 Budapest, Városház utca Budapest, Pf.: 18 Ügyintéző: Rabi Józsefné Telefon : /2251 Iktatószám: 165-2/2008. ELLENŐRI JELENTÉS A Brassó Utcai Általános Iskola (1182. Budapest, Brassó u.l.) gazdálkodásának vizsgálatáról Ellenőrzés tárgya: Szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés től ig Készítette: Rabi Józsefné belső ellenőr. Budapest, május 5. Tel.: (1) Fax: (1) gamesz@bpi8.hu

2 2 ELLENŐRI JELENTÉS A GESZ 165/08. sz. megbízólevelével elrendelt vizsgálatot az éves belső ellenőrzési tervnek megfelelően az évi, többször módosított államháztartási tv. és az államháztartás egészére kiterjedő 193/2003.(XI.26.) Korm.r. alapján Rabi Józsefué belső ellenőr végezte az alábbiak szerint: Az ellenőrzés témája: Az ellenőrzés módja: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrzött időszak: Az ellenőrzés ideje: Az ellenőrzést lefolytatta: Írásba foglalás: az intézmény gazdasági tevékenységét hogyan látta el. mintavétel és interjú szabályszerűségi és pénzügyi l-től ig től ig, megszakításokkal Rabi Józsefué belső ellenőr ig. Az ellenőrzés célja, tárgya volt, szúrópróbaszerű eljárással az ÁhU20..(2) bekezdése szerint számot adni arról, hogy az államháztartási eszközökkel szabályozottan, szabályosan, a GAMESZ - szal, ill. GESZ-szel kötött megállapodásnak megfelelően gazdálkodtak-e? Az intézmény bemutatása A jelenlegi épületben 1953 óta működő, a Bp. XVIII. kerületi Tanács VB által alapított intézmény főbb adatai: NEVE: Brassó Utcai Általános Iskola SZÉKHEL YE: XVIII. ker Budapest, Brassó u. 1. Fenntartó, felügyeleti szerve: Budapest, XVIII. Ker. Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata Az intézmény típusa: általános iskola Évfolyamainak száma: 8 Maximális gyermeklétszám: 560, ill tól 480 fő. Az intézmény beiskolázási területe: Az általános iskola a körzeti iskolai feladatokat a jogszabályi feltételeknek megfelelően, a mellékletben felsorolt utcákban élő gyermekek tekintetében látja el.

3 3 Gazdálkodással összefüggő jogosítványok: Az iskola részben önállóan gazdálkodó ( l-től), teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, éves költségvetéssel rendelkezik. Meghatározott gazdasági feladatait ig a GAMESZ pénzügyi-műszaki közreműködésével végezte, majd től a Gazdasági Ellátó Szolgálat - GESZ - közreműködésével látja el. Munkáltatói jogok gyakorlása: Az iskola igazgatója a hatályos jogszabályok alapján gyakorolja a munkáltatói jogokat. Az intézmény tevékenysége: Szakágazat száma és megnevezése: Alapfokú oktatás Szakfeladat száma és megnevezése: Általános iskolai oktatás a.) alaptevékenysége: általános iskolai nappali rendszerű nevelés, oktatás napköziotthoni és tanulószobai foglalkozás( szorg.időben) b.) alaptevékenységhez kapcsolódó kiegészítő tevékenységek: iskolai intézményi közétkeztetés munkahelyi vendéglátás Vállalkozói tevékenységet nem folytat. A feladatok ellátásához az iskola rendelkezésére áll a székhelyén lévő nm alapterületű ingatlan, az iskolai leltár szerint nyilvántartott ingóságokkal. A vizsgálat kezdetének napján 445 fő tanuló volt a Brassó iskola létszámában, 36 fő aktív pedagógus és 16.5 fő technikai dolgozó létszám mellett. Az iskola létszámadatai: Engedélyezett (fő) Betöltött (fő) Pedagógus áll. 36,7 34,59 Technikai áll. 16,5 15,5 Az iskola igazgatója től Tasnádi András, aki vezetői megbízását 5 évre kapta a /2005. számon. MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. Gazdálkodás szervezettsége, szabályozottsága, szabályzatok karbantartása Az iskola Alapító Okirata a vizsgált időszakban 3-szor változott. 735/2006. (V. 29.) számon foglalta egységes szerkezetbe az Önkormányzat az iskola részben önálló gazdálkodási jogállását től. 395/2007. (IV.25.) számon szakfeladatváltozást érintett a határozat. 1 l 79/2007.(XII.20.)sz. egységes szerkezetű Önkormányzati határozat módosította a max. gyermeklétszámot, az intézmény szakágazat számát és a gazdasági feladatokat ellátó önálló gazdálkodó szervezetet: GAMESZ-ről GESZ-re.

4 4 Az iskola jelenleg is érvényben lévő Szervezeti Működési Szabályzata a 735/2006. sz. Alapító okirat szerint készült el, ezt a Polgármester /5/2006.számon hagyta jóvá, az iskola 207/2006.számon iktatta. A gazdálkodási forma től bekövetkező változása miatt az SZMSZ-ben megjelenő eltéréseket az iskola külön mellékleti felsorolásban mutatta ki. Megállapítható, hogy a vizsgált időszakban az iskola rendelkezett az aktuális, érvényes alapszabályzati dokumentumokkal. A Szervezeti Működési Szabályzat l a módosított évi LXXIX. (Közoktatási) Tv., és a 11/1994.(VI.08.) MKM. r. előírásai szerint készült, megfelel a 217/1998. (XII. 30.) Korm. r. előírásainak, jól strukturált, tartalmazza a kötelezően alkalmazandó FEUVE szabályozást is. Az SZMSZ-en túlmenően a következő szabályzatok álltak rendelkezésre: Házirend Leltározási Szabályzat Selejtezési Szabályzat Közbeszerzési eljárás lefolytatásának Szabályzata Munkavédelmi Szabályzat Tűzvédelmi Szabályzat Pénzkezelési Szabályzat Önköltségszámítási Szabályzat Kollektív Szerződés Közalkalmazotti Szabályzat Kulcskezelési Szabályzat Iratkezelési Szabályzat, a 45/2003.BM r. szerint van érvényben, ami már hatálytalan. A szabályzatot a jelenleg érvényben lévő 335/2005. (XII.29.) Korm. r. és a kapcsolódó 12/2006. (XII.8.) ÖTM r. szerint korszerűsíteni kell. A vonatkozó jogszabályok anyagát az iskola rendelkezésére bocsátottam. Megállapodás a GAMESZ-szal, ill. GESZ-szel (utóbbi 025/2008. ikt.számon). A szabályzatokat minden esetben javasoljuk egységesen beiktatni, ill. a korábban már iktatottak számát valamennyi másolatra átvezetni! Az érvényben lévő szabályzatok listáját az SZMSZ végén, felsorolásban célszerű rögzíteni. Az iktatás és iratkezelés az iktatókönyvben még a 45/2003. (XII.2.)BM r. szerint folyt, amely 2006-ban még megfelelő től érvénybe léptek a fent megjelölt rendeletek, így ezen időponttól a szabályzatot aktualizálni, az iktatókönyvet ezek szerint pótolni kell! Az iskola a GAMESZ-től megkapta a tájékoztatás céljára szolgáló szabályzatokat is (Számviteli Sz., Készletek értékelésének Sz., Belső ellenőrzési Sz.). A dolgozók rendelkeznek munkaköri leírással. A gazdasági -pénzügyi feladatokat ellátó gazdasági ügyintéző I.!munkaügyi előadó és az iskolatitkár/gazdasági ügyintéző II. feladatai jól elhatároltak, megfelelően rögzítettek. A készpénz és értéktárgy kezelés ét végző ügyintéző II. munkaköri leírását viszont javasoljuk kiegészíteni "Felelősségi Nyilatkozattal". Ebben a,

5 5 feladatkörben helyettesítő dolgozónak is szükséges a munkaköri leírását kiegészíteni. A javasolt kiegészítés megtörtént még az ellenőrzés ideje alatt, bemutatták. 2. Gazdálkodás a költségvetés alapján, vagyongazdálkodás A költségvetés tervezése, az előirányzatok betartás ának figyelemmel kísérése, a kötelezettségvállalási jogkör a gazdálkodási forma változásával elvált egymástól. A költségvetési tervezést a gazdasági ügyintéző I. kapta feladatul, a költségvetés teljesítésének figyelése és a kötelezettségvállalás az intézmény vezető hatásköre. A külön pénzek (pályázatok, céltámogatások) bonyolítása külön pedagógus feladatát képezi, ennek figyelemmel kísérése, nyilvántartása a gazdasági ügyintéző II. feladatkörébe tartozik. Az iskola analitikus vagyonnyilvántartásait a gazdasági ügyintéző I. kezeli. Ellenőrzésre került a év végi leltár, valamint a évi selejtezés és leltározás A gazdálkodási forma változás után a II. félévben selejtezés nem volt, csak a konyhai eszközök törését rögzítették jegyzőkönyvben, melyek kivezetése a nyilvántartóból megtörtént iktató számon szerepelnek az év végi leltározás kötelező dokumentumai: leltározási utasítás, ütemterv, megbízólevelek. A leltár kiértékelő jegyzőkönyv iktató számon szabályosan készült el, hiányt-többletet nem jelez Selejtezés 2/2007. számon 9 db nagyértékű tárgyi eszköz selejtezésére került sor, amelyekre vonatkozó selejtezési javaslat rendelkezésre állt. Mivel a selejtezett eszközök veszélyes hulladéknak minősültek, átvételüket az Electro World Kft intézte. A selejtezett eszközöket a nyilvántartó kartonokról szabályosan kivezették. 3/2007. iktató számon 1 db LCD Tv készülék káresemény miatti leselejtezése történt meg. A káreseményről szabályos, térítési felelősséget is rögzítő jegyzőkönyv készült. Szükségesnek tartjuk jelezni, hogy a jegyzőkönyv ( vagy egyéb belső irat) iktatását is feltétlen javasoljuk számon készletek selejtezése történt meg szabályos dokumentáció mellett. Ezek közül 1 db microsütő minősült veszélyes hulladéknak, ezért ennek megsemmisítése - a többitől eltérően - veszélyes hulladékként történt Leltár G171/2007. számon készültek a leltárral kapcsolatos dokumentációk, a leltár kiértékelése G/3/2008.számon történt meg. A kiértékelés minden előírt, szükséges adatot tartalmaz,

6 6 hiányt-többletet nem állapít meg. A konyhai eszközök törése miatt G/73/2007. számon jegyzőkönyv készült, az idegen helyen tárolt önkormányzati eszközök is leltározásra kerültek. Az iskola nagyértékű eszközei analitikus nyilvántartására eszköz-kartonokat, kisértékű eszközeihez nyilvántartó füzeteket használ. A készletnyilvántartók szigorú számadására hitelesített füzetet fektettek fel, a kartonok szigorú számadás alá vonása az alábbi javaslatunknak megfelelően nyert megoldást: Javasoljuk a tárgyi eszköz kartonokat a l-i állapotnak megfelelően lesorszámozni, külön dossziéban elhelyezni és a sorszámozást tartalomjegyzék-szerűen az elején bemutatni. Az átállás után be szerzett eszközök kartonjai már új dossziéban kaphatnának helyet, természetesen a folyamatos sorszámozás alkalmazása mellett. / A fenti korrekció még az ellenőrzés ideje alatt elkészült és bemutatták./ Az iskola számítógépes készletállománya és az audiovizuális eszközök nyilvántartása, karbantartása a rendszergazda feladatkörébe tartozik, aki ezen nagy és kisértékű készletek nyilvántartását számítógépen, felsorolásszerűen végzi, nyomtatott változatát bemutatta. Az eszközök nagyfokú mozgathatósága, variálhatósága okán ezek összeépítettségét törzslapon nem dokumentálják, viszont a rendszergazda egyszemélyi felelős a nyilvántartott eszközökért. Ez a gyakorlat vagyonvédelem szempontjából kielégítőnek tekinthető, de feltétlen szükséges a leltári és egyéb fordulónapokon a nyilvántartások nyomtatásban való dokumentálása is. A kis értékű készletek nyilvántartása számozott, előírt nyilvántartó füzetekben történik. A készletmozgások követhetőségére lehetőség szerint a megnevezések, gyártási számok, dátumok, egyéb azonosítók pontosításával is törekedni kell, ezek mind szélesebb körű alkalmazására nagy hangsúlyt kell fektetni! 3. Pénzkezelés A Brassó Iskola ,-Ft ellátmánnyal gazdálkodik, folyamatos változását a feladattal megbízott ügyintéző követhető analítikus kimutatásban tartja nyilván. Az ellenőrzéskor: Pénzhelyettesítő eszközben: ,-Ft Készpénzben ,- Ft Összesen ,-Ft, azaz Háromszázezer forintot hiánytalanul előtaláltunk. Az ellátmány elszámolás kapcsán ellenőriztem a befogadott számlák szabályszerűségét is, amelyet megfelelőnek találtam. Fizetési előleg Nyilvántartása a GESZ-szel kötött megállapodásnak megfelelően jelenleg a GESZ-nél folyik. A korábbi években sem vezettek részletező, bérfelhasználási kimutatással alátámasztott nyilvántartást akiadott előlegekről, csak a kérelmek és a kötelezettségvállalási engedély állt rendelkezésre. A jövőben ezeket mindenképpen javasolt iktatni, továbbá az intézmény havi és éves bérfelhasználását nyilvántartó kimutatáson időről-időre kimutatni a kiosztható előleg keret Ft összegét és ezen adat alapján hozhatja meg engedélyét a munkáltató.

7 7 Vásárlásra felvett előleg elszámolása A vizsgált években több előleg felvételre került sor, ezek elszámolása minden esetben az előírt határidőn belül megtörtént. A dokumentáló bizonylatok megtalálhatók egy dossziéban, ezen belül is ajánlott az összetartozó elszámolás valamennyi bizonylatát egybefűzve letenni. Kötelezettségvállalás Az előírt nyomtatványokat szabályosan megküldik ellenjegyzésre az önálló gazdasági szerv gazdasági igazgatójának, az adott témánál vannak lefűzve. Ezek iktatószámozása is ajánlott. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása A vagyoni nyilvántartások szigorú számadásáról a 2. pontban foglaltam össze a javaslatokat. A bizonyítványok egyezőségét a nyilvántartásokkal tételesen, az egyéb tanügyi nyilvántartásokat pedig szúrópróbaszerűen vizsgáltam. Ennek alapján egyezőségük biztosított. A hamarosan várható gazdasági ügyintézői munkakör átadásáig javasoljuk a használaton kivüli nyomtatványokat kivenni az aktívan használt állományból. Étkezés térítési díjak beszedése és befizetése A beszedések és befizetések szabályosságát mintavételes eljárással vizsgáltam. Ellenőrzésre került: az ellátottak O-i és l7-i pótbeszedésének szabályossága. A l0-én beszedett ellátotti étkezésre beszedve Ft, amit a GAMESZ pénztára 10.11én a 2l899.sz. bevételi bizonylaton könyvelt. A pótbefizetésre beszedett 3l5.l51.-Ft is hiánytalanul befizetésre került a 2l968.sz. pénztári bizonylaton. Az étkezési kedvezményekre vonatkozó dokumentációk alapján megállapítható, hogy ezek ( 50 és 100 %-os kedvezmény) szabályosan kerültek alkalmazásra tól ig terjedő időszakban már a dolgozók étkezése is térítésköteles volt én ezen a jogcímen beszedésre került Ft, amit a GAMESZ sz. pénztári bevét bizonylaton vett át. Az ellátottak befizetése és pótbeszedése is szabályosan és határidőben bekerült a GAMESZ pénztárába. Az iskola a térítések bizonylataként "Számlát" bocsát ki, amely adattartalmának ellenőrzésekor a következőket állapítottam meg: A számla fejlécében szereplő SZJ szám már nem megfelelő, az alkalmazandó SZJ számot a GESZ számvitelével egyeztetetten kell használni! A számla alján feltüntetett ÁFA % feltüntetése szintén helytelen. Feltétlen javasoljuk a kifogásolt adattartalmak aktualizálás át, ill. olyan számlázó program használatát, amelyek a fenti követelményeket is kielégítik / Javított Magiszter program?). A kibocsátott számlákban szereplő összegekről Ol-től vezetnek részletező nyilvántartást a pénzügyi elszámolhatóság érdekében. Ezt javasoljuk kiegészíteni az adott időszakban kiállított számlák sorszám tartományával, így a szigorú számadási kötelezettség a számlákra vonatkozóan is kielégíthető.

8 8 Összefoglalva: a Brassó Utcai Általános Iskola gazdasági és pénzügyi munkája megfelelőnek tekinthető. Az ellenőri jelentésben már megfogalmazott javaslataink a munkavitel pontosításához: Az Iratkezelési Szabályzat és Irattári Terv aktualizálása, az iktatókönyv ennek megfelelő kikódolása. Felelős: igazgató ill. iskolatitkár Határidő: L félév végéig Valamennyi szabályzat utólagos beiktatása, ill. az iktatás kiterjesztése a szabályzat szerint. Felelős: iskolatitkár Határidő: L félév végéig A kibocsátott számlák adattartalmának javítása, aktualizálása a fent leírtak figyelembevételével. Felelős: számlázó Határidő: azonnal A számlák szigorú számadás alá vonása a fentieknek megfelelően. Felelős: számlázó Határidő: azonnal A javaslatok megoldásának kidolgozását az un."intézkedési tervben" kérjük rögzíteni és elvégzésük után az ellenőrzésnek bemutatni szíveskedjenek. Az ellenőrzés megköszöni az iskola segítő együttműködését és további jó munkát kíván. Budapest, május 05. Rábi Józsefné belső ellenőr Kapják: iskolaigazgató Belső ellenőrzési vezető Belső ellenőr Irattár

9 Brassó Utcai Általános Iskola 1182 Budapest Brassó u. I. Telefon: Fax: OM azonosító: Az "Ellenőri jelentésben" megfogalmazott javaslatokat az intézmény " Intézkedési terv" alapján végrehajtotta.