A szerződések kezelésének feltétele az InnVoice számlázóprogramban a Szerződések modul aktív megléte.

Átírás

1 Szerződések modul augusztus 7. 1 Bevezetés 1.1 Mik azok a szerződések? A szerződések alapvetően olyan gyűjtődokumentumok, melyekbe számlákat sorolhatunk. A szerződések felvitele során megadhatjuk annak a vevőnek az adatait, akihez a szerződés tartozik, valamint előre felvihetjük azokat a tételeket, amik a szerződéshez kapcsolódnak. A szerződések állapotáról a szerződés Egyenlegközlőjében informálódhat. 1.2 Mi a feltétele a szerződések funkció használatának? A szerződések kezelésének feltétele az InnVoice számlázóprogramban a Szerződések modul aktív megléte. Ez a modul a szoftver külön moduljaként kerül értékesítésre. További modulok megléte nem szükséges, azonban javasolt a Számlatömbök modul megléte is, ha a vég- és előlegszámlákat külön tömbben szeretnénk kezelni. A szerződés életútja általában az alábbi: Szerződés rögzítve Előlegszámla 1. Előlegszámla 2. Végszámla 1 - előlegszámlák levonásával - szerződés tételeivel (vagy azok egy részével) - egyéb tételekkel Végszámla 2 Szerződés lezárva - 1 /17. oldal -

2 2 Szerződések listája Ha nem találja a Szerződések nyomógombot, akkor Önnek nem a legfrissebb változat van a számítógépén! A szerződések listáját a program felső eszköztárán a Szerződések nyomógombbal érhetjük el. A nyomógomb lenyomására a következő (fekvő) oldalon lévő programablak nyílik meg. 2.1 Mely szerződések jelennek meg a listában? A szerződések listaablakban csak a következő feltételeknek megfelelő szerződések jelennek meg: Amelyek kapcsolódnak a kezdő és végdátum mezők alapján az adott időszakhoz, azaz fedésben vannak a kiválasztott időszakkal, vagy egyáltalán nincs kitöltve a szerződésben a kezdő, vagy a végdátum mező. Amelyek a nyitott lezárt szűrőmezőben beállított feltételnek megfelelnek. A szerződés nyitott, vagy lezárt státuszát a szerződés adatlapján a Lezárt szerződés jelölőnégyzet jelölésével jelölhetjük. Amely szerződések a felső eszköztár Mappa nyomógombjával kiválasztott mappába kerültek besorolásra. A szerződés adatlapján fent, a Mappa mezőben tudjuk a szerződés mappáját kiválasztani. 2.2 Szerződésekre vonatkozó eszközök A jobb oldali eszköztáron a következő eszközöket használhatjuk: Új számla segítségével új számlát állíthatunk ki a szerződéshez kapcsolódóan. A szerződés kiválasztása után elérhetővé válik a Számlatételek felvitele a szerződés tételei közül funkció. Az új számla kiállítása továbbiakban megegyezik a normál számla kiállításának módjával. Amennyiben a nyomógomb melletti legördülő nyílra kattintunk, lehetőségünk van egyéb számlatömbök közül is választani, egyébként a funkció megegyezik a nyomógombra kattintással. Új előleg segítségével új előlegszámlát állíthatunk ki a szerződéshez kapcsolódóan. A szerződés kiválasztása után elérhetővé válik a Számlatételek felvitele a szerződés tételei közül funkció. Az új számla kiállítása továbbiakban megegyezik a normál számla kiállításának módjával. Amennyiben a nyomógomb melletti legördülő nyílra kattintunk, lehetőségünk van egyéb számlatömbök közül is választani, egyébként a funkció megegyezik a nyomógombra kattintással. Számla a kijelölt szerződés összes számláját megtekinthetjük egy listában. A program felderíti a kezdő és végdátumokat, így automatikusan a lista is a megfelelő dátumintervallumokkal jelenik meg. Egyenlegközlő a nyomógomb hatására a szerződés kapcsán kiállított számlák, azok tételei, illetve a számlák kiegyenlítettsége jelenik meg nyomtatható formában. Módosítás a nyomógomb hatására megjelenik a szerződés szerkesztésére használható párbeszédablak, ami a 3.5 Szerződés rögzítése manuálisan fejezetben kerül részletes bemutatásra. Törlés a nyomógomb az aktuálisan kijelölt szerződés törlésére használható. Az esetleges kapcsolódó számlák felszabadulnak, szerződéshez nem kapcsolódnak a továbbiakban. Lemásol a nyomógomb hatására a kijelölt szerződés alapján újat tudunk létrehozni, a szükséges adatok átírásával. - 2 /17. oldal -

3 - 3 /17. oldal - Szerződések lista ablaka

4 2.3 Szerződés rögzítése manuálisan A szerződés rögzítéséhez a felső eszköztár Szerződések nyomógombjával megnyíló listában válasszuk az Új szerződés nyomógombot. A megjelenő ablakban tölthetjük ki a szerződés adatait (lásd következő oldal). Megnevezés a szerződés rövid megnevezése, ami utal a szerződés tartalmára Megjegyzés rövid megjegyzés, kódszám, hivatkozási szám, illetve hasonló célokra felhasználható mező Vevő neve, címe a szerződésben résztvevő partner neve, címe, adatai Kezdete, Vége a kezdete és vége mezők dátum mezők, a szerződés kezdetét és előrelátható végét jelölik. Amennyiben a dátumok ismeretesek, célszerű azokat kitölteni, mert a dátumszűrőkkel ellátott listamezők mindig csak a szűrésben megadott időszakkal fedésben lévő szerződéseket jelenítik meg. Amennyiben a vége, vagy a kezdete mezőket üresen hagyjuk, a listákban a dátum szűrésektől függetlenül a szerződés mindig meg fog jelenni. Bevétel a szerződésben várható bevétel. Az összeg számításokban, számlázáskor nem fog szerepelni sehol. A mező kitöltése helyettesíthető a pontos tételek felvitelével is. Használata akkor célszerű, ha pontosan, tételesen nem határozható meg a szerződés tartalma. Lezárt szerződés egyszerű szűrőlehetőség, listákban egyszerűen szűrhetünk lezárt és még nyitott szerződések között. Bővebb leírás bővebb, többsörös leírási lehetőség a szerződés tartalmára vonatkozóan. Tételek a szerződés tételei. A számla tételekhez hasonlóan elnevezéssel, nettó, áfa, bruttó összeggel és kedvezménnyel is felvihetők. Amennyiben utólagosan a felvitt tételekre kedvezményt szeretnénk adni, használjuk az alsó Kedvezmény adás minden tételre mezőt. - 4 /17. oldal -

5 - 5 /17. oldal - Szerződések szerkesztő ablaka

6 2.3.1 Szerződés tételek felvitele A szerződés tételek felvitelének módszere nagyban hasonlít a számla tételek felviteléhez. A szerződés tétetelek felvitele után a tételek a számlákon szerepeltethetők is (akár részben, több számlán is). A szerződés adatlapon a tétel felviteléhez kattintsunk az Új tétel nyomógombra, aminek hatására megjelenik az tételfelviteli ablak. Amennyiben nincs terméktörzsünk, úgy a felső szekció nem látható. A tétel felviteléhez töltsük ki értelemszerűen a mezőket. A Megjegyzés fülön bővebb megjegyzést fűzhetünk a szerződéshez. A Termékjellemzők fülön egyéb paramétereket vihetünk fel a tételhez, ami a számlán is megjelenhet. - 6 /17. oldal -

7 2.4 Szerződés befogadása automatikus adatcserével (XML) Az XML állomány felépítéséről igény esetén tudunk információt küldeni. Az adatcsere alkalmával az InnVoice számlázóprogram külső programtól származó XML állományt dolgoz fel. Amennyiben egy szerződés a technikai azonosítójával újra elküldésre kerül, a már mentett adatok (szerződés alapadatai, tételek) felülírásra kerülnek, de a szerződés nem veszti el kapcsolatát a már kiállított számlákkal. A szoftver felhasználójának nincs külön teendője, amikor a szerződések ablak megnyitásra kerül, az adatállományok automatikusan feldolgozásra kerülnek Szerződés befogadása XML fájlból, tallózással A program felső menüjéből válasszuk az Eszközök / Import / XML importálás... menüpontot, majd válasszuk ki a szükséges XML állományt. A feldolgozás sikerességéről a program információt küld. - 7 /17. oldal -

8 3 Szerződés és számlák kapcsolata A szerződések és számlák kapcsolata alapvetően az alábbi ábrán szemléltethető: Szerződés rögzítve Előlegszámla 1. Előlegszámla 2. Végszámla 1 - előlegszámlák levonásával - szerződés tételeivel (vagy azok egy részével) - egyéb tételekkel Végszámla Előlegszámla létrehozása a szerződéshez A szerződés listában miután egy szerződést kijelöltünk, használjuk a jobb oldalon az Új előleg nyomógombot, amivel azonnal előlegtételt tudunk egy új számlára felvinni. Ennek a módszernek a használatával egy olyan számlát hozunk létre, amin az előlegtétel a felhasználásáig nyitott marad. Első lépésben meghatározhatjuk az előleg mértékét: Miután a csúszka (százalék) használatával, vagy az összeg megadásával beállítottuk a számlázandó előleget, a számlakiállító ablak megjelenik, az előlegtétel egyből megnyílik, ahol már az összeg is kitöltésre került, csak az ÁFA kulcsot kell megadnunk, a bruttó érték nem szerkeszthető. - 8 /17. oldal -

9 Az Új előleg gomb melletti lefelé mutató nyíllal több számlatömbbe is létrehozhatjuk az előlegtételt. 3.2 Számla létrehozása a szerződés kapcsán A szerződés listaablakból indulva válasszuk ki az adott szerződést, majd jobb oldalt kattintsunk az Új számla nyomógombra. A nyomógomb melletti legördülő használatával is ugyanezt érhetjük el, csak választhatunk a számlatömbök közül is (amennyiben ez a modul aktív). Ha csak a nyomógomb használatával hozunk létre új számlát, úgy a számla létrehozása után is kiválaszthatjuk a megfelelő számlatömböt. A számlakiállító ablak megjelenik, benne a szerződésben is szereplő vevő adataival. A számla kiállítása a szokásos módon történik. - 9 /17. oldal -

10 Alapvetően a számlára négyféle tétel kerülhet felvitelre: 1. Normál számlatétel Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha szerződéstől függetlenül, normál tételt viszünk fel (nem előleg). 2. Előlegtétel Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha előlegként átvett összeget számlázunk. 3. Számlatétel a szerződés tételei közül Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha a szerződés tételei közül számlázunk. 4. Korábban fizetett előleg felhasználása Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha korábban számlázott előleget kiszámlázunk (negatív előjellel) /17. oldal -

11 3.2.1 Normál számlatételek felvitele szerződéstől függetlenül Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha szerződéstől függetlenül, normál tételt viszünk fel (nem előleg). A számlára tételeket az Új tétel nyomógombbal vihetünk fel, a szokott módon Előleg számlázása Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha előlegként átvett összeget számlázunk. A fizetett előleget későbbi végszámlázáskor negatív előjellel felhasználhatjuk. Ahhoz, hogy az előlegtétel később felhasználható legyen, azt a tételt előlegtételként kell számláznunk. Ennek módja egyrészt a 3.1 pontban leírt módon a szerzősek ablakból is történhet, de az itt leírt módszer azzal egyenértékű. Ehhez kattintsunk az Új tétel nyomógomb melletti legördülő nyílra, majd válasszuk a megjelenő menüből az Új előlegként fizetett tétel menüpontot. A menüpont kiválasztásának hatására megjelenik a normál, tételszerkesztő ablak, ahol a tétel adatait tetszőlegesen megadhatjuk, a számlázás végeztével az később a partner nevén lesz nyilvántartva, végszámlázáskor levonható a végszámla összegéből Számlatételek felvitele a szerződés tételei közül Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha a szerződés tételei közül számlázunk. Amennyiben a szerződésből szeretnénk tételeket felvinni, kattintsunk az Új tétel nyomógomb melletti legördülő nyílra, majd válasszuk az Új tétel a szerződésből menüpontot. A menüpont kiválasztásának hatására megjelenik a szerződés tételeinek szerkesztésére szolgáló párbeszédablak (lásd következő, fekvő oldal). Egy-egy tételt duplaegérkattintással, vagy a szerkeszt nyomógombbal tudunk a számlához adni. Ekkor a tételszerkesztő ablakban a megnevezés és a mennyiség mezők nem szerkeszthetők, minden további mező átírható, de alapértelmezésben kitöltődik a szerződésben megadott adatokkal. Így például lehetőségünk van a szerződésben megadott áraktól eltérni, vagy kedvezményt adni /17. oldal -

12 Miután a tételt elfogadtuk, aznnak adatai megjelennek a szerződés tételei ablakban. A szerződés tétellistájában, amennyiben egy tétel előtt a zöld pipa látható, az azt jelenti, hogy a tétel, már számlázásra került korábban, ekkor csak a megerősítő kérdés után számlázható újra /17. oldal -

13 - 13 /17. oldal - Szerződések tétel választó ablaka

14 - 14 /17. oldal - Számla szerkesztő ablaka a szerződés tétel beemelése után

15 3.2.4 Korábban számlázott előleg felhasználása Használjuk ezt a tételfelvitelt, ha korábban számlázott előleget kiszámlázunk (negatív előjellel). Amennyiben korábban a partner részére előleg került számlázásra és az még nem került felhasználásra, úgy lehetőség van a számlán az előleget felhasználni. Ha a kiválasztott partner nevén van már nyilvántartott nyitott előleg, akkor a programablakban a tételek felett megjelenik az alábbi információs sáv is: Az itt megjelenő információs sávra kattintás megegyezik az alábbi menüpont kiválasztásával. Az előleg felhasználásához válasszuk az Új tétel nyomógomb melletti legördülő nyilat, majd az Előlegek felhasználása menüpontot. Ekkor megjelenik az előlegek kiválasztására használható párbeszédablak (lásd következő fekvő oldal). Az előlegkiválasztó ablak használata Az előlegkiválasztó ablak alapvetően az adott számlán éppen szereplő vevő nyitott előlegeit mutatja, de a vevő/partner legördülő segítségével van lehetőségünk más partnerek előlegszámláit is beemelni. Egy előlegszámlát dupla balegér-kattintással, vagy a Rendben nyomógombbal tudunk a számlára beemelni. A számlán utána az összegeket átírhatjuk, de alapvetően a tétel neve ugyanaz lesz, ami az előlegszámlán szerepelt, megjegyzésben pedig szerepel az Előlegként fizetve a XXXX/XX számlán.. Ezek az adatok a megnevezés kivételével átírhatók. Egy-egy felhasznált előleg (lezárt számlán szerepeltetett előleg) a későbbiekben már csak ugyanezen ablak Felhasznált előlegek fülén lesznek megtalálhatók (ezzel lehetőségünk van egy előleget akár többször is kiszámlázni. Egy előleg csak akkor szabadul fel, ha a végszámla stornózásra kerül /17. oldal -

16 - 16 /17. oldal - Előlegtételek választó ablaka

17 4 A szerződés állapota, egyenlegközlő A szerződés állapotának áttekintésére hasznos eszköz lehet az egyenlegközlő, amivel egyszerű, átfogó képet kaphat a kiállított számlákról és azok befizetettségi állapotáról is /17. oldal -