Dr. Pétery Kristóf: Word 7 angol nyelvű változat

Átírás

1 TARTALOM 1

2 2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2001 Mercator Stúdió, 2001 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F:

3 TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ A WORD ALAPJAI A Word környezete Korlátok és kiegészítések A billentyűzet Az egér A Word használata A program telepítése A program indítása A program indítási kapcsolói Szoftverkörnyezet: képernyő, ablakok és menük Párbeszédpanelek és parancsok Környezeti beállítások A View csoport A General csoport Az Edit csoport A Print csoport A Revisions csoport A User Info csoport A kompatibilitás csoport A File Locations csoport A Save csoport A Spelling csoport A Grammar csoport... 65

4 4 TARTALOM Az Autoformat csoport Az eszköztárak beállítása A menük beállítása A billentyűzet beállítása Az alapértelmezett ikonparancsok Standard eszköztár A formázószalag (Formatting eszköztár) Szegélyformázó (Borders) eszköztár Adatbázis (Database) eszköztár Rajz (Drawing) eszköztár Űrlapok (Forms) eszköztár Microsoft eszköztár A Windows Word 2.0 eszköztár Űrlapok készítése gyorstalpaló Megjelenítési üzemmódok Szerkesztő üzemmód (Normal nézet) Vázlatszerkesztő üzemmód (Outline) Laptükör üzemmód (Page Layout) Nyomtatási kép (Print Preview) Alapszolgáltatások Kurzormozgatás Szövegírás, javítás Automatikus javítás Szövegkijelölés Vágás és áthelyezés Keresés a szövegben Szövegrészek cseréje Szerkesztőparancs ismétlése Szerkesztőparancs visszavonása Ugrás adott helyre A segítség Állománykezelés

5 TARTALOM 5 Új állomány létrehozása Meglévő dokumentum megnyitása Egy állomány (állományok) lezárása A dokumentum tárolása Állományok törlése Állományok tulajdonságai Állományok csoportos nyomtatása Állományok átnevezése Állományok átirányítása, másolása A munka befejezése DOKUMENTUM FORMÁZÁSA Karakterformák Váltás kis- és nagybetű között Iniciálé Bekezdésformák Szegélyek a bekezdések körül Tabulátorok beállítása Felsorolásjelölés, számozás Szakaszok, fejezetek formátuma Lap- és margóbeállítás Lapszámozás Fejléc, lábléc, élőfej, élőláb Laptördelés szabályozása Kép- és keretigazítás Szövegkiemelés Automatikus formázás Levelezés gyorstalpaló Általános előírások A feladó és címzett adatai Keltezés, irattározási adatok A levél szövege

6 6 TARTALOM Az aláírás Fejléces levélpapírok Levélminták, a LevélVarázsló használata SABLONOK ÉS STÍLUSOK A Word telepített sablonjai Általános (General) sablon Levelek és Faxok (Letters & Faxes) Feljegyzés (Memos) sablonok Jelentés (Reports) sablonok Kiadvány (Publications) sablonok Egyéb dokumentum (Other Documents) sablonok Meglevő stílusok alkalmazása Stílusalkalmazás formázószalaggal Stílusok alkalmazása minta alapján Stílusalkalmazás billentyűvel Stílustár és a kapcsolt stíluslap Új stílus, stíluslap létrehozása Stílus létrehozása szerkesztés előtt Stílus rögzítése stílusjegyek alapján Stílus átvétele dokumentumból Stíluslap módosítása Sablonállományok alkalmazása A sablonállomány módosítása Stílusalkalmazás gyorstalpaló A sablonállomány kinyomtatása A DOKUMENTUM TÖRDELÉSE Szakasz-, oldal- és hasábtörések Könyvjelzők beillesztése Lábjegyzetek, jegyzetek Képaláírás, objektumszámozás

7 TARTALOM 7 Hivatkozások elhelyezése Kereszthivatkozások elhelyezése Stílushivatkozások Könyvjelzős hivatkozások Lábjegyzet-hivatkozások Dátum- és időbeírás Mezőutasítások Szimbólumok beszúrása Magyarázó jegyzetek beszúrása Állományok bekapcsolása Keretek beszúrása Képek beszúrása A beszerkesztett állományok aktualizálása Objektumok beszúrása Objektumok CÍMSZERKESZTŐ A WordArt eszközei A WordArt menüparancsai VEKTOROS RAJZOLÓ EGYENLETSZERKESZTŐ Az egyenletszerkesztő parancsai File (Állomány) Edit (Szerkesztés) View (Nézet) Style (Stílus) Size (Méret) Az egyenletszerkesztő eszközei Az eszközsor szimbólumai Az eszközsor mintái

8 8 TARTALOM GRAFIKONRAJZOLÓ A grafikonrajzoló File menüje Grafikonszerkesztés (Edit menü) A grafikonrajzoló nézetei (View menü) Beszúrások (Insert menü) Gyorstalpaló (trendvonal készítése) A diagramok formázása (Format) A diagramszerkesztő eszközei (Tools menü) Adatok kezelése (Data menü) EGYÉB OBJEKTUMOK ClipArtok használata Szervezeti sémák készítése Médiaklipek beillesztése TÁBLÁZATOK KEZELÉSE Táblázatok létrehozása Mozgás a táblázatokban Kiválasztás a táblázatokban A táblázat formázása A táblázat méreteinek módosítása Táblázatsor magasságának beállítása Oszlop szélességének beállítása Táblázatkonverziók Cellaműveletek Számolás a cellákban Rendezés AUTOMATIKUSAN LÉTREHOZOTT JEGYZÉKEK Tárgymutató Tárgyszó megjelölése Tárgymutató-szintek meghatározása

9 TARTALOM 9 A tárgymutató formája Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék-cím megjelölése Tartalomjegyzék-szintek A tartalomjegyzék létrehozása A tartalomjegyzék formája Ábrák, egyenletek jegyzéke Forrásmunkák, hivatkozások, idézetek jegyzéke A jegyzékek frissítése VÁZLATSZERKESZTÉS Automatikus címszint-jelölés A címszintforma módosítása Hosszú dokumentumok kezelése MAKRÓPARANCSOK Új makró felvétele Gyorstalpaló (makró készítése) A makrók futtatása A makrók szerkesztése Makró törlése Makró átnevezése, másolása NYELVI SZOLGÁLTATÁSOK Helyesírás-ellenőrzés Elválasztás Szinonimaszótár NYOMTATÁS A nyomtató beállítása A szöveg kinyomtatása KÖRLEVELEZÉS

10 10 TARTALOM A körlevelek elemi részei Az adatdokumentum kialakítása Az adatdokumentum létrehozása Meglévő adatállomány felhasználása Fejlécállomány műveletek A törzsdokumentum kialakítása Az összefésülés Címkeformátum beállítás Borítékformátum beállítása Formalevél-utasítások ASK utasítás FILLIN utasítás IF és ELSE utasítások MERGE RECORD utasítás NEXT RECORD utasítás NEXT RECORD IF utasítás QUOTE utasítás SET BOOKMARK utasítás SKIP RECORD IF utasítás Összefésülési példa EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK Borítékok és címkék közvetlen kezelése A dokumentum jelszavas védelme A változtatásjelző Elektronikus üzenetek Fax küldése Levelek küldése Körözvények postázása TÁRGYMUTATÓ IRODALOM

11 ELŐSZÓ 11 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! Mielőtt könyvünk olvasásába fogna, kérjük engedje meg, hogy magyarázattal szolgáljunk az esetleg kissé szokatlan szerkezettel, tartalmi felépítéssel kapcsolatban. A program leírásánál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A Windows 95 a programok kezelésében is újdonságot jelentett, még a gyakorlottabbak számára is. A Windows programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben a Word for Windows esetében különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. A programmal ismerkedő felhasználó meglepődik a programkörnyezet gazdagságán, valamint a program sokoldalúságán. A számtalan a Word előző változatából már ismert eszköztár, ikon ismertetését a könyv elejére véve esetleg ismeretlen, csak később részletezett fogalmak is előkerülnek. Az ezek közötti eligazodást segíti a könyv végén megtalálható részletes tárgymutató. A tárgymutatóba felvettük a könyvünkben szereplő párbeszédpanelek oldalszám-hivatkozásait is. Ha a program használata során egy párbeszédpanellel, képernyőképpel kapcsolatos kérdésünk lenne, akkor a tárgymutatóban keressük meg az adott párbeszédpanelhez tartozó oldalszámot, melyet lapozzunk fel a könyvben. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Elegendő a bal oldali ablakrészben megjele-

12 12 ELŐSZÓ nített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani, ha egy fejezetre akarunk lépni. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. Aki először e könyv révén ismerkedik meg ezzel a nagyszerű programmal, annak főiskolai, illetve számos tanfolyam vezetésében szerzett oktatási tapasztalataink alapján tanácsoljuk, hogy a Környezeti beállítások fejezet áttekintése előtt mindenképpen olvassa el az Alapszolgáltatások fejezetet. Ez a fejezet a Word korábbi, 6.0-ás változatát ismerők számára is tartalmaz újdonságokat. Az ott leírtak kipróbálása után visszatérve a környezet legmegfelelőbb beállításához, vagyis a Word testreszabásához, sokkal könnyebben érthetővé válik ez a rész. Az első fejezet szinte teljességgel lefedi a mindennapos irodaiszövegszerkesztői munkát. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan további lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik a stílusokkal foglalkozó fejezet ismerete és a benne leírt parancsok használata szorosan az általános, mindennapi programalkalmazáshoz kapcsolódik. A további részek a haladók számára készültek. Olyan szolgáltatásokat ismertetünk ezekben, amelyekkel a profi kiadványszerkesztő programok lehetőségeit is megközelíthetjük. A szerkesztett dokumentum formai kialakítását, képek és egyéb objektumok beszerkesztését, táblázat kezelését, nyelvtani szolgáltatások elérését, sőt az elektronikus postázást is értjük ez alatt. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző (Word 6.0-ás) változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több remélem minden szükséges helyen példa támasztja alá. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, melyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. Ezekre a gyorstalpalókra a tárgymutatóban is találunk hivatkozást, így a keresett feladatmegoldás könnyebben fellelhető.

13 ELŐSZÓ 13 Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows felhasználói környezet (a Windows 95 esetében már mondhatjuk operációs rendszer) alapfokú ismerete. A Microsoft Word for Windows szövegszerkesztője az egyik legelterjedtebb, közismert és közkedvelt program. E szövegszerkesztő 7.0 változata a kiadványszerkesztő programokhoz hasonló tulajdonságokkal fokozottabban rendelkezik, mint a korábbi 6.0 verzió. A megelőző változathoz képest javítottak a program szolgáltatásain, bővítették a beilleszthető objektumokat és néhány nagyon lényeges változtatást is végrehajtottak. A legfontosabb, hogy ez már egy igazi 32 bites alkalmazás, ilyen szempontból az egyik legelső. Ez megjelenik a program sebességének növelésében, a sokkal jobb memóriakezelésben is. E program (illetve a Windows 95) alkalmazásával több a rendelkezésünkre álló (felhasználható) memória, jóval kevesebb, szinte megszűnt a program leállását és rengeteg bosszúságot okozó végzetes futási hiba. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, december Köszönettel a szerző.

14 14 A WORD ALAPJAI A WORD ALAPJAI Az első fejezetben a szövegszerkesztőnek az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét, a program telepítését, a használathoz szükséges parancsok közül az alapvetőeket, valamint a segítő- és oktatórendszer A továbbiakban alkalmazását. dokumentumnak nevezzük a szövegszerkesztővel előállított, lemezen tárolt állományt. Ezek a további részekre oszthatók: szakaszok (fejezetek), azok elemei pedig a bekezdések, melyek mondatokból, szavakból, betűkből épülnek fel. A dokumentum formázása a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg kiemelése stb. beállítása). A leírásban a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket (azaz a billentyűkombinációkat) a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+B. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: View/Toolbars. A parancsok írásmódja vastag betűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a tárgymutatóban is. Ugyanígy jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Cancel. A Word környezete Környezeten mindazon eszközök öszszességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. Ezek egyes részei már nem is választhatók szét. A

15 A WORD ALAPJAI 15 számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Ebben a fejezetben a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Akkor már követhetjük a leírtakat a számítógép képernyőjén, a program futtatása közben. A Windows 95 a 386-osnál régebbi típusú számítógépeken nem fut, tehát a Windows 95 alkalmazásokhoz minimum ilyen gép kell. A Word for Windows 95 szövegszerkesztő program 7.0 változata IBM és azzal kompatíbilis számítógépeken használható, a 386-os AT gépektől kezdve a Pentium processzoros gépekig. A számítógép típusát, összetételét a Windows 95 operációs rendszer igénye szabja meg. Az alábbiakban ismertetjük a Word működtetéséhez éppen elégséges, illetve célszerűen megfelelő PC (Personal Computer személyi számítógép) összetételeket. A minimális (éppen a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel 386 DX processzor; 4 MB RAM; 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; 80 MB winchester; VGA mono monitor és vezérlőkártya; egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz; bármilyen, a Windows 95 által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is szeretnénk használni; Windows 95 operációs rendszer. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Hosszabb dokumentumok készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható. A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel 486 DX vagy Pentium processzor; 8 vagy 16 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 16 MB RAM a minimum); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 120 MB winchester;

16 16 A WORD ALAPJAI CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya; egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows 95 által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot is használnánk; Windows 95 operációs rendszer (magyar változat). A program telepítéséhez szükséges szabad terület A Windows 95 minimum 10 Mbyte helyet foglal, a teljes telepítéshez 35 MB, ezen kívül swap terület (legalább 25 Mbyte) szükséges, a Word 7.0 minimális helyigénye 5 MB, a teljes minden szolgáltatást és sablont tartalmazó telepítéshez 20 MB szükséges. Korlátok és kiegészítések Az előbbi fejezetben ismertettük, milyen eszköztár szükséges a Word számára. Itt bemutatunk egy ellenőrző listát, amelyen a felhasználó kikeresheti a saját eszközeit, és amelyből tanácsot kap eszközeinek bővítésére. Saját gépünk összetételét legegyszerűbben a Norton SD, illetve más hasonló, felderítő programmal állapíthatjuk meg. A kapott adatokat vessük össze táblázatunk bal oldali és középső oszlopával. A Javaslat oszlopban látható az adott helyzetre vonatkozó tanácsunk, illetve figyelmeztetésünk arra nézve, hogy milyen korlátokkal fog találkozni a Windows 95 (és a Word for Windows 95) alkalmazása során. Eszköz Jellemző Javaslat Alaplap, proceszszor SX A Windows 95 nem futtatható, ezért új gépet vagy alaplapot kell beszerezni! A Windows 95 éppen elindul, de egyes bonyolultabb programrészek elviselhetetlenül lassúak lesznek. A tűrhető sebességre gyorsítás csak gépünk alaplapjának (és processzorának) cseréjével oldható

17 A WORD ALAPJAI 17 Eszköz Jellemző Javaslat meg. 386 DX 40MHz Memória (RAM) Kommunikációs eszközök A Windows 95 kezdő alkalmazásához megfelel ez az alaplap. Több alkalmazás egyidejű futtatásakor, nagyobb dokumentumok létrehozásakor a kis sebesség miatt még sokat fogunk bosszankodni. Esetleg két nagyobb alkalmazás egyszerre (például Word, Excel) nem futtatható. 486 Megfelelő sebességű Windows 95 alkalmazáshoz ilyen gép kell, bizonyos funkciók csak ezen az alaplapon illetve ennek fejlettebb változatain működnek. Pentium Professzionális alkalmazáshoz mindenképpen ilyen gép kell. Ezek ára jelentősen csökkent az utóbbi időben, ne sajnáljuk a pénzt rá. 4 megabyte Legalább ennyi kell a használhatósághoz, inkább bővítsük. (Egyes gépeken ráadásul csak kettesével négyesével tölthetjük fel a befogadókat), de a bővítés jelentősen megnöveli gépünk teljesítőképességét. Különben nagyobb tárigényű alkalmazások (például Word, Excel) nem futtathatók egyszerre. 8 megabyte Szövegszerkesztéshez és táblázatkezeléshez elég, de rajzoláshoz több kell. 16 megabyte I/O kártya modem Ez az ideális, törekedjünk ennek vagy akár még nagyobb memóriakapacitásnak a beszerzésére. A helyi sínes VLB, illetve a még jobb PCI buszos vezérlők sebessége sokkal megfelelőbb a Windows 95-ös munkákhoz. Segítségével kapcsolatba léphetünk távoli számítógépekkel, adatbázis-szolgáltatókkal, faxot küldhetünk (közvetlenül a

18 18 A WORD ALAPJAI Eszköz Jellemző Javaslat Wordből) stb. hálózati kártya A hálózatba kötött gépeken használhatjuk ki a munkacsoportos alkalmazásokat. Monitor és vezérlőkártya Hercules Ez a legolcsóbb, gyors, általában kevesebb hibalehetőség mellett. A megfelelő minőségű képhez az alábbi megjelenítők javasolhatók. Monochrom VGA, SVGA Színes VGA, SVGA Egyesek szerint a kétszínű (szürke árnyalatos) monitor kellemesebb, egészségesebb, mint a színes. Szerkesztéshez, egyszerűbb táblázatkezelő feladatokhoz megfelelő. Itt már megoldható, hogy a képernyőn ugyanazt lássuk, ami majd nyomtatásban megjelenik. 1 Ilyen monitort ma már csak használtan kaphatunk. Egyes funkciók (például korrektúra, azaz változtatásjelző) alkalmazásához, illetve színes dokumentumok készítéséhez fontos. A megfelelő felbontás eléréséhez a monitorvezérlő kártyával szembeni elvárás a legalább 1 MB-os memória. Szerencsés esetben monitorunk képátlója legalább 15 -os. Ergonómiai szempontból az alacsony sugárzású (low radiation) és nem váltott soros letapogatású (non interlaced), energiatakarékos funkcióval is rendelkező monitorok ajánlhatók. A legújabb, AGP sínes kártyák (megfelelő alaplappal) többszörös megjelenítési sebességre képesek. Az elkészített dokumentumokat végső soron ki akarjuk nyomtatni így, a Word konfigurációjából nem hiányozhat a nyomtató sem. Az íráskép 1 Ezt a jelenséget nevezik WYSIWYG-nek, ami az angol what you see is what you get mondat összevonása.

19 A WORD ALAPJAI 19 minősége szempontjából a tintasugaras nyomtató a lézeressel közel egyenértékű, sőt egyes esetekben az olcsóbb lézernyomtatókét felül is múlják, azonban az előbbiek stabilitása és sebessége nem felel meg a professzionális alkalmazás igényének. Ha színesben akarunk nyomtatni, akkor azonban egyelőre legalábbis nem látszik jobb (olcsóbb) megoldás a tintasugaras nyomtatóknál. Az igen elterjedt mátrixnyomtatók általában akkor alkalmazandók, ha az ütéses elven működő nyomtatás előnyét ki tudjuk használni. Ez mindmáig az átütő leporellópapírt használó többpéldányos nyomtatás területe. A leporellópapírokat erre a célra gyártják előrenyomtatott űrlapként is (például számla vagy egyéb bizonylat). A mátrixnyomtatók egyéb előnyökkel is rendelkeznek, mint az olcsóság, az alacsony fajlagos nyomtatási költség, megbízhatóság, némely típusnál a megerőltető hálózati igénybevételre alkalmasság. Ezzel szemben általában zajosak és az írásminőségük sem felel meg minden célra. A nyomtató többletköltsége csökkenthető, ha irodánkban több szövegszerkesztő és egyéb, a nyomtatót használó rendszer működik, ugyanis célszerű, ha egy nyomtató több számítógépet szolgál ki. A professzionális konfigurációhoz lézernyomtató szükséges, e típusnak már olcsó változatai is kaphatók (a megfelelő minőségű és teljes oldalra kiterjedő grafikák nyomtatásához ezek memóriáját is bővíteni kell). A billentyűzet A program alkalmazható mind a 83 gombos (XT), mind a 101 gombos (AT) billentyűzettel. Az írógéphez hasonlatos billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. A többi billentyűt a parancsok kiadására,

20 20 A WORD ALAPJAI illetve a kurzor 2 (fénymutató) mozgatására, a táblázat cellái között és a cellatartalmon belül való közlekedésre használjuk. A parancsok kiadására két módszert alkalmazhatunk: a menüsorból vagy a billentyűzettel, vagy az egérkurzorral kiválasztva (rámutatva), majd az Enter gomb, illetve az egér bal gombjának lenyomásával kezdeményezzük a parancs végrehajtását. Csak a billentyűzetet alkalmazva a képernyő második sorában álló menüsorba az Alt billentyűt lenyomva jutunk. Ezt követően a menüsor kiemelt (aláhúzott) karaktereinek egyikét lenyomva, vagy a kijelölőmezőt 3 a vagy kurzormozgató billentyűkkel 4 mozgatva egy újabb menüt gördíthetünk le, ahonnan a megfelelő parancs kiválasztása az eddig leírtakhoz hasonló módon történhet. A főmenü kiválasztásához a, billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a, billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány színnel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható (értelmetlen lenne például a vágás a táblázatban amíg nincs kijelölve a kivágandó részlet). Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt kell lenyomni. Ezzel visszatérünk a dokumentum szerkesztéséhez. 2 kurzor: grafikus karakter általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka mellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. 3 kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki. 4 kurzormozgató billentyű: szűkebb értelemben a billentyűzet billentyűi, ezekkel a kurzort mozgatjuk a listák, menük pontjai között, illetve a dokumentumban. Tágabban értelmezve idetartoznak a Home, End, PgUp, PgDn billentyűk és azok a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi (lásd később).

21 A WORD ALAPJAI 21 A legördülő menü 5 parancsai mellett egyes helyeken billentyűzetkódok figyelhetők meg (gyorsbillentyűk). Szövegszerkesztés közben ezeket a gombokat (billentyűkombinációkat) lenyomva az adott parancs rögtön végrehajtásra kerül. A billentyűzettel a Windows 95 alatt is vezérelhetjük a programokat, bár sokszor kényelmetlenebbül, mint a parancsok egeres megfelelőivel. Néha előfordul, hogy egyes műveletek elvégzése könynyebb lesz egyetlen billentyűkombináció (több billentyű egyszerre történő) leütésével, mintha az egeret használnánk. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Például a Ctrl és a B billentyű együttes megnyomásakor a programban félkövérre vált az adott betűtípus. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a könyvben együttes keretben jelöljük, például: Ctrl+B. A szöveg bevitele csak a billentyűzet segítségével oldható meg. A betűk bevitelére szolgál a billentyűzet központi része, az úgynevezett írógép-billentyűzet. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott felhasználóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni az 1-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Start menü Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet programmal állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük az átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. 5 legördülő menü: olyan, a parancsok listáját tartalmazó menü, amely a menü nevére kattintás vagy kurzormozgató billentyűs kiválasztás után gördül le, azaz megjeleníti a menü többi részét.

22 22 A WORD ALAPJAI Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyűzet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. Ellenkező esetben a Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele (lásd alább). Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, melyekből 2-2 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a szöveget, táblázatot vagy objektumot. A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógép-billentyűzeten található betűk kis (kurrens) és nagy (verzál) változata között. Ha a Caps Lock 6 rögzülő váltóbillentyű más szóval állapotbillentyű nincs lenyomva, akkor betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, ha a Shift billentyű lenyomásával együtt, akkor nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az írógép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs választó szerepét már ismertettük. Másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen (például ékezetes stb.) karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Ezzel a módszerrel olyan betűket szúrhatunk a szövegbe, melyek a billentyűzeten nem szerepelnek. Egyes karakterek bevihetők a jobb oldali Alt billentyű nyomvatartása mellett az írógép billentyűzetről is (például magyar billentyű- 6 Az írógépen a váltórögzítőnek van hasonló szerepe.

23 A WORD ALAPJAI 23 zetkiosztásra kapcsolva az Alt+á billentyűkombinációval a ß betűt adhatjuk meg). A kurzor mozgatásának egeres módszerét később részletezzük. Ugyanakkor, mivel a Windows 95 és a Word meglehetősen kényelmetlenül egér nélkül is működtethető, így a billentyűzettel kell mozgatnunk a kurzort. A kurzormozgató billentyűk a billentyűzet, valamint Home, End, PgUp, PgDn billentyűi, illetve ezeknek a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi (lásd a Kurzormozgatás című fejezetben). Az Insert billentyű megnyomásával váltogathatunk a beszúrásos és a felülírásos szövegbevitel között, az utóbbit az állapotsorban megjelenő ÁTÍR felirat is jelzi. A beszúrásos szövegbevitelkor a begépelt szöveget követő szövegrészek jobbra mozdulnak, az új szöveg nem törli őket. A felülírásos szövegbevitel esetén az előzőleg begépelt, a kurzor helyén álló szöveget felülírjuk. A Delete billentyű a kurzor után álló betűt vagy a kijelölt dokumentumrészletet törli. A Backspace billentyű az írógép-billentyűzet jobb felső sarkában található, felirata rendszerint. Ez a billentyű a kurzor előtt álló betűk vagy kijelölt szövegrészek törlésére szolgál (lásd később, a Szövegírás, javítás című fejezetben). Az Esc billentyű a menük, párbeszédpanelek parancsainak végrehajtása elől menekülő (Escape) gomb. Bárhol is vagyunk a Wordben, az Esc billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával visszatérhetünk az utoljára elmentett munkaképernyőhöz. Funkciója megfelel a párbeszédpaneleken alkalmazott Mégse nyomógombnak. A Caps Lock és a Num Lock állapotbillentyűk, vagy kapcsolók. A Caps Lock lenyomását követően begépelt szöveg nagybetűs lesz. Kisbetűt ekkor a Shift billentyű lenyomásával, kombinációként kell bevinni. A Caps Lock újbóli megnyomásával az eredeti állapotot állítjuk vissza. Az Enter billentyű a számítógép és programok kezelésében nélkülözhetetlen. Ez a legnagyobb billentyű. Felirata több billentyűzeten:. Megtalálható a numerikus billentyűzetrész jobb alsó sarkán

24 24 A WORD ALAPJAI is. Szövegbevitel során megfelel az írógépek kocsivissza-soremelés billentyűjének, emellett a parancsok végrehajtását engedélyezi (hasonlóan a párbeszédpanelek OK gombjához). Az egér Az egér egy grafikus pontkijelölő eszköz, amellyel könnyen mozoghatunk a dokumentum tartalma és a parancsok (menütételek) között. A szöveges (azaz szerkesztő-) kurzor pozícionálása az egér (egérkurzor) mozgatásával, majd az egér bal gombjának lenyomásával történik, ezt a továbbiakban kattintásnak nevezzük. 1. ábra Mint korábban említettük, egér helyett alkalmazhatunk más grafikus pozícionáló eszközt, például fényceruzát, pozicionáló gömböt (trackballt úgynevezett hanyattegeret ), digitalizáló tábla szálkeresztjét (lásd az 1. ábrát). Ezek az eszközök általában egérként is kezelhetők, a továbbiakban az egér használatát tételezzük fel. A kettős kattintás a bal egérgomb kétszeri, gyors egymásutánban történő lenyomása. Ezzel a kijelölt objektumot vagy funkciót általában nemcsak kiválasztjuk, hanem el is indítjuk a jelképezett alkalmazást (az objektumot például rajzot létrehozó programot), illetve parancs végrehajtását. Ikonokhoz rendelt parancsok indításához elegendő az egyszeres kattintás is, egyébként az egyszeri gombnyomás kijelöli a feladatot, a kettős kattintás végrehajtja azt. Ha a kiválasztott parancsot mégsem akarjuk indítani, akkor kattintsunk az egérrel a menün kívüli területre.

25 A WORD ALAPJAI 25 Az egérrel ugyanakkor ikonokat, esetleg kijelölt szövegrészeket és objektumokat tudunk mozgatni az egyik helyről a másikra. Az ikonokat tartalmazó eszköztár mozgatását például úgy végezhetjük el az egérrel, hogy az eszköztár ikonokat nem tartalmazó részére mutatunk, lenyomjuk a bal egérgombot (ezzel megfogjuk az ikont), majd az egér mozgatásával kiválasztjuk új helyét. A mozgatás közben folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb felengedésével szüntetjük meg a vonszolást. Ekkor rögzül az eszköztár az új helyen. Az egérkurzor munkánk során a tevékenységnek megfelelő módon, jellegzetesen változtatja alakját. Ezzel jelzi a végrehajtható funkciót is. A homokóra alakú egérkurzor a várakozást jelenti, ekkor a Word hosszabb folyamaton dolgozik, várnunk kell a további parancsok kiadásával. A Windows 95 alá is fejlesztettek sok egyébféle (például animált) kurzortípust, ezek más-más módon jelzik a várakozó állapotot. A Windows szabvány kurzortípusai: Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás) Normál kijelölés: ez jelenik meg a menü és ikonparancsok választásakor, gördítősáv alkalmazásakor. Súgó kijelölés: ez az ikon akkor jelenik meg, ha a Szokásos eszköztár Súgó ikonjára kattintunk. Ha ezzel megjelölünk egy képernyőelemet, akkor leírást kapunk az adott vezérlőelemről, menüparancsról. A kattintás helyén álló bekezdés jellemzőiről kapunk leírást, ha a dokumentum belsejébe kattintunk. Munka a háttérben: várakozás. Amíg ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Ilyen kurzor jelenhet meg az állományok keresése közben is. Foglalt: A Word hosszabban tartó műveleten dolgozik. Amíg ez látszik, más parancs nem adható ki. Pontos kijelölés: Ez a szálkereszt jelenik meg akkor, ha objektumkijelölés nélkül adjuk ki a Beszúrás/ Keret parancsot. Ezzel kijelöljük a keret egyik sarkát, majd nyomva tartott bal egérgomb mellett, elhúzással adjuk meg a keret másik sarkát (ott lesz a másik sarok, ahol felengedjük az

26 26 A WORD ALAPJAI Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás) egér bal gombját). Hasonló kurzort alkalmaz a program a vektoros rajzszerkesztő alkalmazásakor is. Szövegkijelölés: A Word munkaablak szerkesztőterületén (a dokumentum felett) ilyen az egérkurzor alakja. Ezt (és a bal egérgombos kattintást) használva jelöljük ki a szöveges kurzor új helyét. Nem érhető el: Ez az ikon akkor jelenik meg, ha az adott helyzetben valamely parancs nem érhető el (inkább a Windows 95-re jellemző). Függőleges átméretezés: A kijelölt objektum vízszintes szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Vízszintes átméretezés: A kijelölt objektum függőleges szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Átlós átméretezés 1: A kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (az objektum átméretezésekor) jelenik meg. Ezzel egyszerre módosítjuk az objektum függőleges és vízszintes méretét. Átlós átméretezés 2: A kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezéskor) jelenik meg. Így együtt módosítható az objektum függőleges és vízszintes mérete. Áthelyezés: A kijelölt objektum belsejébe mutatva jelenik meg. Ha megjelent, akkor lenyomhatjuk a bal egérgombot, amelyet folyamatosan nyomva tartva az objektumot új helyre mozgathatjuk. Az egér (kattintások, sebesség) és az egérkurzor (forma) beállításának változtatására is lehetőségünk van a Windows 95-ben. A beállításokat a magyar nyelvű Windows 95 esetében a Start menü vagy a Sajátgép programcsoport Beállítások/Vezérlőpult/Egérkezelés programjával (az angol nyelvű Windowsnál a Start menü Settings/ Control Panel/Mouse programmal) végezzük el.

27 A WORD ALAPJAI 27 A Word használata A szövegszerkesztő program mindennapos használata, a program alkalmazása legkevesebb a következőket jelenti: programtelepítés, programindítás, szövegállomány létrehozása, módosítása, formázása, szükség esetén állománykezeléssel, a dokumentum kinyomtatása, esetlegesen elektronikus postázása, a program futtatásának befejezése. Az állománykezelés a leggyakoribb műveletek közé tartozik, ezért ennek elsajátítása nem utolsósorban munkánk biztonságos végzése érdekében rendkívül fontos. A Word rendelkezik mindazon funkciókkal, melyek segítik a biztonságos, csak az illetékesek számára hozzáférést biztosító munkát. Ezek közé tartozik a sablonkezelés, állományok írásvédett megnyitása, a korrektúrakezelés és a jelszavas védelem. Ez utóbbiakról bővebben könyvünk A dokumentum jelszavas védelme és A változtatásjelző fejezetében olvashatunk. Ha valamit e bevezető fejezetünkben, mint alapozó részben nem értünk meg, akkor lapozzunk A Word szoftverkörnyezete fejezetre. A program telepítése A Windows 95 indítása (az operációs rendszer betöltése) után a Winword telepítéséhez először a nyomógombra kattintás után megjelenő menü Futtatás (Run) parancsát adjuk ki. Behelyezzük az installációs lemezcsomag első lemezét a floppy vagy a telepítő CD-t a CD meghajtóba, majd indítjuk a floppyról vagy a CD-ről a Setup programot (a futtatandó program nevét kérdező párbeszédpanelbe beírjuk a meghajtó nevével a program nevét: a:setup [vagy szükség esetén b:setup stb.], majd megnyomjuk az Enter billentyűt). A Futtatás (Run) paranccsal megjelenített párbeszédpanel (lásd a 4. ábrát) Tallózás (Browse) nyomógombjára kattintással e telepítő program helyét a meghajtókon és a könyvtárakon böngészéssel kereshetjük ki.

28 28 A WORD ALAPJAI A telepítőprogram képernyője némileg eltérhet a 2. ábrán bemutatottól (az ábrán az Office 95 részeként telepített Winword beállítási lehetőségei látszanak), de lényeges elemekben nincs változás. A telepítőprogram felajánlja, hogy válasszuk ki: a telepítésnél mely elemek kerüljenek gépünk merevlemezére. A telepített egységek ezzel a módszerrel később is bővíthetők (akkor azonban csak a még nem telepített elemek kerülnek fel gépünk merevlemezére, illetve meglévők távolíthatók el). 2. ábra A telepítendő elemeket a helyigényt is mutató Options listából választjuk ki úgy, hogy rákattintunk a megfelelő elem jelölő négyzetére (az egérkurzorral rámutatunk, majd megnyomjuk az egér bal gombját). A kiválasztott jelölőnégyzetben pipa jelenik meg:. A kiválasztott elem ismertetését a Description mezőben olvashatjuk. Minden elemet egyszerre a Select All nyomógombra kattintással választhatunk ki.

29 A WORD ALAPJAI 29 A rendszer megfelelő, telepítendő részeinek az Options listán történő kiválasztása után a Change Options nyomógombbal az adott részhez tartozó elemeket újabb párbeszédpanelen válogathatjuk össze. A párbeszédpaneleken látható az egyes hozzáadott részek számára szükséges (Space required on...) és a rendelkezésre álló (Space available on...) szabad lemezterület mérete is. Mellettük megfigyelhető a Change Options nyomógombbal megjelenített párbeszédpanelen egyenként, vagy a 2. ábra szerinti párbeszédpanelen (a Select All nyomógombbal) csoportosan ki- (Components to Remove) vagy bekapcsolt (Components to Add) elemek száma. Microsoft Word Program Files: ezt az elemet ne távolítsuk el, a program alapvető funkcióinak ellátásához szükséges állományok tartoznak ide. Ennek mérete jelenti a minimális telepítési helyigényt: 4969 Kbyte-ot. Online Help: angol nyelvű súgóprogram. Wizards, Templates, and Letters: varázslók, sablonok és mintalevelek, ezek munkánkat megkönnyítik, gyorsítják. Érdemes telepítenünk őket. Proofing Tools: angol nyelvű nyelvi-nyelvtani szolgáltatások (helyesírás-ellenőrzés, nyelvtani tanácsadó, szinonima szótár). Address Book: levelezéshez címjegyzék vezetése. WordMail: elektronikus postázás állományai. Dialog Editor: Wordbasic programozást támogató, párbeszédpanel szerkesztő program. Text Converters: eljárások más típusú dokumentumok átvételéhez és átadásához. Ha az összes elemet telepíteni kívánjuk, akkor ehhez Kbytera van szükségünk. Egyes programrészek esetében lehetőségünk van arra is, hogy megváltoztassuk a tárolási könyvtárakat (illetve mappát, másszóval dossziét). Ezt a Change Folder nyomógombra kattintás után végezhetjük el. A nyomógombok és a kiválasztható párbeszédpanel-elemek a Tab billentyűvel sorrendben előre, a Shift+Tab billentyűvel vissza-

30 30 A WORD ALAPJAI felé bejárhatók, azaz aktuálissá tehetők. Ez utóbbit a nyomógomb vastagabb keretezése jelzi (lásd a 2. ábrán az OK nyomógombot). A kijelölt gombra kattintva majd az Enter billentyűt megnyomva vagy az Alt+ a nyomógomb aláhúzott betűjének megnyomásával indítjuk a nyomógombra írt funkció végrehajtását. Ezzel egyenértékű, ha a kívánt nyomógombra duplán (egymás után, gyorsan kétszer) kattintunk. A paraméterbeállító elemekre állva az inverz kijelölősávval (melyet a kurzormozgató billentyűkkel mozgatunk) a Szóköz billentyű lenyomásával kapcsoljuk be ( ) vagy ki ( ) a megfelelő elemet. A Next nyomógombra kattintás után a program sorra kéri az installációs lemezcsomag lemezeit. A program indítása A program indítása a Windows 95 jóvoltából jelentősen eltér a korábban megszokottaktól. Ha számítógépünk operációs rendszere, a Windows 95 betöltése után valamiért a DOS üzemmódba (MS DOS parancssor) léptünk vissza, akkor a számítógép promptja (pl. C:\> jel) után gépeljük be az EXIT parancsot, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. Ekkor visszatérünk a Windows 95-höz. A grafikus környezethez történő visszatérésre alkalmazhatjuk az ablakzáró ikonra kattintást is. Ha nem akarjuk véglegesen elhagyni a DOS üzemmódot, akkor a gombra kattintás után a következők szerint indítsuk el a Winword 7.0-t: Ha a Winword program elérési útja korábban szerepelt a PATH parancs paramétereként, akkor gépeljük be a parancssorba a program nevét (például C:\>WINWORD), majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. Ha a Winword program elérési útja korábban nem szerepelt a PATH parancs paramétereként, akkor a parancssorba a program nevét elérési útjával együtt gépeljük be (például C:\>MSOFFICE\ WINWORD\ WINWORD), majd nyomjuk meg az Enter billentyűt.

31 A WORD ALAPJAI 31 A fentiek után az operációs rendszer automatikusan a grafikus környezetre vált és elindítja a szövegszerkesztő programot. A Windows 95 operációs rendszer grafikus környezete alatt többféle módon indíthatunk programot: 3. ábra A korábban szerkesztett, illetve más Windows alkalmazással létrehozott anyagok a Start/Documents listából is kiválaszthatók (lásd a 3. ábrát). Ha egy ilyen Winword dokumentumra kattintunk, akkor betöltődik a Word, majd abba a dokumentum, melynek szerkesztését folytathatjuk. (Ha már fut a program, akkor így egy új szerkesztőablakot nyitunk a kiválasztott dokumentumnak). 4. ábra A Start/Run... parancsának kiadása után azaz rákattintva előbb a nyomógombra, majd a Run... sorra beírással (lásd a 4. ábrát) megadhatjuk, vagy a Browse gombra kattintás után a könyv-

32 32 A WORD ALAPJAI társzerkezetben kiválaszthatjuk (lásd az 5. ábrát) a Winword program elérési útját. 5. ábra A vizsgált meghajtót, illetve könyvtárat a Look in listában választjuk ki. A párbeszédpanel ikonjával a könyvtárszerkezetben egy szinttel feljebb, az ún. szülő könyvtárba léphetünk. A könyvtárakat a mappák, az aktuális könyvtárat a megnyitott mappa jelöli. Az Open nyomógombra kattintás után a 4. ábra szerinti párbeszédpanelbe töltődik az elérési út. Ott kattintsunk az OK nyomógombra vagy válasszuk ki az OK nyomógombot és nyomjuk meg az Enter billentyűt. Csoportablakban szereplő programot a csoport (például Office) megnyitása után szintén a Winword program ikonjára mért dupla kattintással indítunk el. A Start/Beállítások/Tálca... parancs segítségével beállíthatjuk a Start és a többi menü tartalmát. Ha gyakran használjuk Wordünket, akkor ez a legpraktikusabb megoldás. Az így átalakított, legfelső szintű menüben a Winword (.exe) sorra kattintva indíthatjuk a leggyorsabban a programot. Hasonló módon, a Start/Programok/Microsoft Word menüsorra kattintva is elindíthatjuk a programot, de ekkor e menüsor eléré-

33 A WORD ALAPJAI 33 séhez több műveletet kell végeznünk, így valamivel hosszadalmasabb. A Windows 95-ben bevezetett új technika, hogy a menük jobbra mutató háromszögre végződő soraira (például a 6. ábrán a Programs sorra) mozgatva az egérkurzort újabb almenüt jelenítünk meg. Ha gyakran dolgozunk egy meghatározott dokumentumon, akkor annak ikonját érdemes a Windows ablak (más szóval az asztallap) állandó részévé tenni, azaz a Desktop könyvtárba másolni. Így a szerkesztés a program betöltésével együtt az ikonra mért dupla kattintással indítható. Ha a dokumentumot később saját felhasználói könyvtárunkba mozgatjuk (ikonját az asztallapról a könyvtárunkba húzzuk), akkor ha később a Windows 95 Dokumentumok (Documents) listájából ezt a dokumentumot választjuk, a Windows megkeresi az állomány új helyét. 6. ábra A dokumentumot többféleképpen tehetjük az asztallapra A dokumentumot megfogjuk a Windows 95 Programok/Windows Intéző (Explorer) listáján és a lenyomott bal egérgomb nyomvatartása mellett a Windows képernyő hátterére vontatjuk. Ezután felengedjük az egérgombot. Ekkor a dokumentum ikonja megjelenik az asztallapon (lásd a 7. ábrát).

34 34 A WORD ALAPJAI Az egér jobb gombjával a Windows 95 hátterére, azaz az asztallapra kattintunk. Az ekkor megjelenő helyi menü New/Microsoft Word Document parancsával új, üres dokumentum ikonját helyezhetjük el az asztallapon. Később használhatjuk ezt az ikont is a Winword program betöltésére, illetve a normál stíluslapot alkalmazó üres dokumentum szerkesztőablakának megnyitására. 7. ábra Ha Winwordünket az Office 95 csomaggal telepítettük, akkor indíthatjuk a programot a Microsoft Office Shortcut Bar segítségével létrehozott és a Windows legfelső sorában vagy jobb oldali első oszlopában megjelenő Start a New Document ikonnal vagy a Start menüben megjelenő Microsoft Office File New paranccsal. Ennek az indítási módnak igen nagy jelen-

35 A WORD ALAPJAI 35 tősége van. Segítségével ugyanis a létrehozandó új dokumentum számára sablonokat alkalmazhatunk (lásd a 8. ábrát). A sablonok.dot kiterjesztésű állományai ellentétben a Winword korábbi változatával itt több alkönyvtárban helyezkednek el. Hasonló állományokat mi is készíthetünk, ezzel jelentősen meggyorsíthatjuk munkánkat, ha gyakran előfordul, hogy azonos típusú dokumentumokkal dolgozunk. 8. ábra A lapfüleken (Általános, Levelek, Feljegyzések, Kiadványok, Jelentések, Egyéb dokumentumok stb.) választjuk ki azt a csoportot, amelynek sablonjaiból mintát akarunk választani új dokumentumunkhoz. A Winword sablonjai.dot kiterjesztésűek. Ha kiválasztottunk egy sablont, akkor annak képe a Preview mezőben megjelenik. Ez segíti a kijelölést. Ha a sablon alkalmazása mellett döntünk, akkor kattintsunk az OK nyomógombra. A.WIZ kiterjesztésű állományok úgynevezett varázslók. Ezek több párbeszédpanel megjelenítésén keresztül, a feltett kérdésekre adott válaszok alkalmazásával készítik el az új dokumentumot, illet-

36 36 A WORD ALAPJAI ve segítenek annak létrehozásában. Az OK nyomógombra kattintás után a Word betöltődik. A fentiekben említett Office funkció hasonlít a Word File/New parancsához, ezért alkalmazását, a sablonok, valamint a varázslók használatát később, az új dokumentumok létrehozásának ismertetésénél részletezzük. Lényeges különbség viszont, hogy itt más Office alkalmazások (például az Excel vagy a PowerPoint) sablonjai is megadhatók. Ilyenkor természetesen a kiválasztott sablonnak megfelelő Office program indul el. A program indítási kapcsolói A Word indításához a program betöltését szabályozó alapértelmezett indítási kapcsolókat is megadhatunk. Keressük meg a Windows 95 Intézője segítségével a Microsoft Word parancsikonját. 9. ábra Kattintsunk a parancsikonra a jobb oldali egérgombbal, válasszuk a Tulajdonságok parancsot, majd a Parancsikon párbeszédpanellapot (lásd a 9. ábrát). A Cél mező tartalmazza a Microsoft Word

37 A WORD ALAPJAI 37 elérési útvonalát. Az elérési útvonal végére írhatjuk a következő kapcsolókat: Kapcsoló Feladat Példa /a A Word a bővítmények és a globális /a sablonok (beleértve a Normál sablont is) automatikus betöltése nélkül indul. /l beépülő útvonala A beállító fájlok sem módosíthatók. A program egy megadott beépülő bővítmény betöltésével indul. A Word beépülői: WordArt, Egyenletszerkesztő, Graph. Ezek a dokumentumba beágyazható objektumokat hoznak létre. Egyébként, a sablon vagy a beépülő program a Word Startup mappájában van, akkor mindig automatikusan betöltődik, valahányszor a Word-öt megnyitjuk. /m A Word betöltése egy megadott makró futtatásával. /m A Word indítása az automatikusan végrehajtandó makrók futtatása nélkül /n A Word indítása egy megadott dokumentum megnyitása nélkül /t fájlnév Adott állomány megnyitása sablonként. Szoftverkörnyezet: képernyő, ablakok és menük /l /m makrónév /m /n /t c:\kezdő.doc A Winword ikonorientált környezetben működik, maga is ikonokat alkalmaz az egyes funkciók kiváltására. Az ikonok a parancsok képi megfelelői, apró, szemléletes ábrák, amelyekkel könnyebb tájékozódni, és amelyek segítségével a megfelelő parancsok indíthatók. A Windows 95 konvencióinak megfelelő módon felépített (az indító

38 38 A WORD ALAPJAI környezethez szervesen kapcsolódó) Word képernyője a következő főbb részeket tartalmazza (lásd a 10. ábrát). 10. ábra Az operációs rendszer minden egyes alkalmazása, programja külön alkalmazási ablak -ban fut. Az itt bemutatott képernyőkép a Winword ablak. A szerkesztett állományok a dokumentumablakokba kerülnek. A legfelső sor a Winword alkalmazási ablak fejléce, amely a szerkesztett dokumentum neve mellett baloldalt a rendszerablak, jobboldalt méretváltoztató és ablakzáró ikonokat tartalmazza. A rendszerablak ikonra rákattintva az egérrel a környezethez (Windows 95-höz) kapcsoló ún. rendszerablak menüt gördíthetjük le. Itt kicsinyítjük, nagyítjuk a rendszerablakot vagy akár befejezzük a Winword futtatását, kilépünk a szövegszerkesztőből. Ha kétszer

39 A WORD ALAPJAI 39 gyorsan kattintunk a rendszerablak ikonra, akkor bezárjuk a rendszerablakot, azaz befejezzük a szövegszerkesztést. Ennek felel meg a rendszerablak menü Bezárás (Close) parancsa vagy az Alt+F4 billentyűkombináció is. A rendszerablak ikonnal legördíthető menü Előző méret (Restore) parancsa vagy a címsor ikonjára kattintás állítja helyre az eltorzított méretű rendszerablakot. Ugyane menü Áthelyezés (Move) parancsa segítségével mozgatjuk a Winword rendszerablakát, amennyiben annak mérete kisebb a lehetséges maximális méretnél. Különben ez a parancs nem adható ki. Ezt a menüsor szürke ki nem választható jelölése is mutatja. A nem maximális méretű ablakot mozgathatjuk egérrel is. Rámutatunk a címsorra, majd lenyomjuk az egér bal gombját és annak folyamatos nyomvatartása mellett az ablakot az új helyére vonszoljuk. Ha felengedjük a bal egérgombot, akkor az ablak az új helyén rögzül. A Méretezés (Size) paranccsal a rendszerablak méretein változtathatunk. Ez egérrel úgy oldható meg, hogy az ablak határoló vonalaira mutatunk az egérkurzorral. Ekkor az a kiválasztott oldaltól (ablakrésztől) függő formát vesz fel, mely jelzi a mozgatás irányát:,,. A rendszerablak menü Kis méret (Minimize) menüpontjának felel meg a bal oldali méretváltoztató ikon, amellyel az egész Winword-öt ikon méretűvé zsugorítjuk (erre akkor lehet szükség, ha más Windows 95 alkalmazásra vagyunk kíváncsiak). A nem maximális méretű ablakban kiadható Teljes méret (Maximize) menüpont vagy az ikon a lehetséges legnagyobb rendszerablakot állítja be. A Bezárás (Close) menüpont (vagy közvetlenül a szerkesztésből kiadott Alt+F4 billentyűkombináció), illetve a címsor alkalmazásbezáró ikonjára kattintás a szövegszerkesztés befejezését jelenti. Ha a szerkesztett dokumentum változásait még nem mentettük el, akkor a program megkérdezi, mentjük-e a dokumentum módosítását? Yes-t válaszolva elmentjük a dokumentumot, No-et válaszolva