A Szolnoki Főiskola irányításának fejlesztése a TÁMOP C projekt keretében

Átírás

1 A Szolnoki Főiskola irányításának fejlesztése a TÁMOP C projekt keretében Szervezetfejlesztési projekt eredményeinek bemutatása Dr. Drótos György Kádár-Csoboth Péter Timár András Ürögi Tamás Szolnok, április 20. 1

2 Tartalom A szervezetfejlesztési projekt célja és munkamódszere Stratégia felülvizsgálata HR-gazdálkodási terület átvilágítása 2

3 A projekt keretében három, egymással részben összefüggő tevékenység valósult meg Stratégiai felülvizsgálat: Munkaerőpiacorientált stratégia kialakítása Szervezeti hatékonyság növelése: Képzési és funkcionális terület humánkapacitásának felülvizsgálata, kontrolling koncepció kialakítása Gazdálkodási hatékonyságot támogató képzés: Kontrolling és hatásos beszámolás képzés megvalósítása 3

4 Eredmények Feladatok A projekt három főbb szakaszból állt június 30-ig július 15-ig szeptember 30-ig Stratégiai felülvizsgálat Szervezeti hatékonyság növelése Gazdálkodási hatékonyságot támogató képzés Stratégiai célok teljesülésének vizsgálata HR adatigények meghatározása Képzési tartalom testre szabása Akciók megvalósulásának vizsgálata Stratégiai célok (céltérkép) újratervezése Akciók újratervezése Adatszolgáltatás Feladatkataszter kialakítása Feladatok és erőforrások összerendelése, elemzése Képzés megvalósítása Számonkérés Képzés dokumentálása Stratégiai dokumentáció összeállítása Kontrolling koncepció kialakítása Új stratégiai céltérkép (.ppt) HR audit (létszám és kapacitáselemzés) Megvalósított képzési program Új stratégiai akciók definiálása (.ppt) Megtakarítási lehetőségek Kontrolling koncepció Képzési dokumentáció 4

5 A projekt ütemezése Tevékenység Stratégiai felülvizsgálat Stratégiai célok teljesülésének vizsgálata Stratégiai akciók megvalósításának vizsgálata Célok újratervezése Akciók újratervezése Stratégiai dokumentáció összeállítása Szervezeti hatékonyság növelése HR adatigények meghatározása Adatszolgáltatás Feladatkataszter kialakítása Feladatok és erőforrások összerendelése Erőforrás-ráfordítások elemzése Kontrolling koncepció kialakítása Gazdálkodási hatékonyságot támogató képzés (Legkésőbb szeptember 30-ig) május június július június 30. július 15. 5

6 Tartalom A szervezetfejlesztés során alkalmazott módszertan bemutatása Stratégia felülvizsgálata HR-gazdálkodási terület átvilágítása 6

7 A stratégiai felülvizsgálat módszertana és lépései 1 Dokumentumok bekérése Előző időszakra vonatkozó, végleges stratégiai célok, célértékek és akciók bekérése, illetve kapcsolódó dokumentumok begyűjtése. 2 Vezetői interjúk Vezetői interjúk készítése a célok teljesüléséről a célokért felelősökkel. Akciófelelősökkel interjúk készítése a megvalósulásról. 3 Adatgyűjtés Célértékek és akciók megvalósulásának értékeléséhez adatok bekérése Értékelés Stratégia tervezési workshop Akciótervezési workshop A dokumentumok, interjúk és beérkezett adatok alapján a célok és akciók megvalósulásának kiértékelése. A kiértékelés megfelel a stratégia alkotáshoz szükséges helyzetelemzésnek. A stratégiai workshop keretén belül a korábbi célok felülvizsgálata megtörténik és kialakításra kerülnek az új célok és az ahhoz tartozó mutatószámok. Az új stratégiai célok mentén akciókat definiálnak a workshop résztvevők a célok elérése érdekében. 7 Dokumentálás A workshop eredményeinek véglegesítése, értékelése és dokumentálása. A szakasz eredményeként előáll az új stratégiai céltérkép és a hozzá tartozó akciók. 7

8 A stratégiai felülvizsgálat során különböző alapelvek mentén szűrtük meg a korábbi stratégiai célrendszert Teljesíthetőség Befolyásolhatóság Relevancia Mérhetőség A célnak kihívást jelentőnek, de elérhetőnek kell lennie. A nem teljesíthető cél nem része a stratégiának. A már teljesült célokat ki kell venni az új céltérképből. Csak befolyásolható célokat szabad kitűzni. A stratégiai cél változtatást, cselekvést jelentsen. Csak a jövőképre koncentráló célok kerüljenek a céltérképre. A jövőképpel nem lehet ellentétes a cél. A stratégiai célok nagy jelentőségűek. A célnak definíció szerint is mérhetőnek kell lennie. Csak olyan cél maradhat a stratégiai térképen, amelyet a jövőben mérni és felülvizsgálni fognak. 8

9 A Szolnoki Főiskola jövőképe A Szolnoki Főiskola széles kapcsolatrendszert működtető, a tudásgazdaság és a munkaerőpiac igényeihez illeszkedő képzési, tudományos és szolgáltató tevékenységet végző, az alföldi térségekben elismert és meghatározó, valamint a tudáshoz való egyenlő hozzáférés esélyét és a környezettudatos működést kiemelt hangsúllyal kezelő felsőoktatási intézmény lesz 2020-ra. 9

10 Tanulás, fejlődés Folyamatok Érintettek Gazdálkodás Alapcélok Jövőkép: A Szolnoki Főiskola széles kapcsolatrendszert működtető, a tudásgazdaság és a munkaerőpiac igényeihez illeszkedő képzési, tudományos és szolgáltató tevékenységet végző, az alföldi térségekben elismert és meghatározó, valamint a tudáshoz való egyenlő hozzáférés esélyét és a környezettudatos működést kiemelt hangsúllyal kezelő felsőoktatási intézmény lesz 2020-ra. A1. Méretgazdaságosan fenntartható oktatási intézmény kialakítása A2.Tudományos tevékenység megerősítése A3. A Főiskola társadalmi és gazdasági hatásának növelése G1. Pénzügyi stabilitás biztosítása G2. Tudatos költséggazdálkodás kialakítása G3. Fejlesztési források folyamatos biztosítása G4. Saját bevételek növelése É2. Munkaerőpiaci igényeknek megfelelő képzési kínálat biztosítása É1. Hallgatói elégedettség növelése É3. Társadalmi-gazdasági kapcsolatrendszer bővítése É4. Szakpolitikákhoz illeszkedő tevékenységi portfólió kialakítása F2. Képzések folyamatos tartalmi, módszertani és infrastrukturális fejlesztése F3. Tudatos K+F életciklus-menedzsment kialakítása F1. Hallgatói szolgáltatások minőségének és hatékonyságának fejlesztése F5. A főiskola irányítási, döntéshozatali folyamatainak fejlesztése F4. Proaktív marketing és CRM tevékenység fejlesztése T1. Létesítmény és IT infrastruktúra hatékony kihasználása T2. Fenntartható működést elősegítő emberi erőforrás biztosítása és a szakmai kompetenciák fejlesztése T3. Szervezeti kultúra Módosult fejlesztése Új cél IFUA Horváth & Partners

11 Érintettek Érintettek A stratégiai célokat részletesen is kifejtettük és rendeltünk hozzá releváns mutatószámokat Stratégiai cél Munkaerő-piaci igényeknek megfelelő képzési kínálat biztosítása Stratégiai cél leírása és a kapcsolódó mutatószámok Célunk, hogy az alföldi térségek munkaerő-piaci igényeihez szorosan illeszkedő, a szakmai ismeretekkel és kompetenciákkal kapcsolatos munkaadói elvárásokat kielégítő képzési kínálatot alakítsunk ki a Főiskolán. Képzéseink folyamatos tartalmi és módszertani fejlesztésekor a munkaadók, illetve szervezeteik érdemi bevonására törekszünk. Mutatószámok Végzett hallgatók átlagos elhelyezkedési ideje Végzettségüknek megfelelő munkakörben elhelyezkedő végzettek aránya Alföldi térségben lévő, gyakorlati képzésben közreműködő partnerek száma Társadalmi-gazdasági kapcsolatrendszer bővítése A Főiskola társadalmi-gazdasági partnereinek működését, helyzetét érdemben és aktívan segítő szolgáltatásokat alakítunk ki, amellyel növekszik a Főiskola kapcsolatrendszere. Proaktívan keressük azokat az együttműködési lehetőségeket, amelyekben a Főiskola szellemi, humán vagy infrastrukturális kapacitásai katalizátorai lehetnek egy-egy helyi vagy térségi kezdeményezésnek, vállalkozásnak. Legfontosabb partnereink az önkormányzatok, valamint a kis- és középvállalatok. Mutatószámok Együttműködési megállapodások száma Együttműködésben megvalósuló közös aktivitások száma Szolgáltatásokkal kapcsolatos átlagos partneri elégedettség 11

12 A célok teljesülését mérő mutatószámrendszert dolgoztunk ki # Mutató neve Mutató definíciója A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.1.5 A.1.6 Aktív jogviszonnyal rendelkező hallgatók száma Egy oktatóra jutó aktív hallgatói létszám Tantárgyak átlagos hallgatói létszáma (tantárgy típusonként) 10 fő alatti létszámmal induló szakok száma (képzés típusonként) 5 fő alatti létszámmal induló tantárgyak száma (tantárgy típusonként) Oktatói statisztikai létszám Az adott félévben aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkező hallgatók száma Aktív jogviszonnyal rendelkező hallgatói létszám / Oktatói statisztikai létszám Tantárgyak hallgatói létszáma átlagosan. Opcionálisan megkülönböztethető az előadás, gyakorlat. Azon képzések száma, amelyen 10-nél kevesebb hallgató kezdte meg tanulmányait. Azon tantárgyak száma, amelyek 5-nél kevesebb hallgatói létszámmal indultak el. Oktatók statisztikai létszáma a statisztikai adatszolgáltatásnak megfelelően. Mértékegység Fő Fő Fő Db Db Fő Mérés gyakorisága Féléves Féléves Féléves Féléves Féléves Féléves Mérésért felelős szervezeti egység Mutató adatforrása Tényérték 2013 Célérték 2016* A.1.7 Oktatók átlagos óraszáma Egy oktatóra jutó átlagos óraszám a tanulmányi félévben. Óra Féléves A.1.8 A.1.9 Egy oktatóra jutó kreditek száma Egy hallgatóra jutó alapterület Egy oktatóra jutó átlagos kreditszám a tanulmányi félévben. A Főiskola épületeinek alapterülete 1 aktív hallgatóra vetítve. Db m2 Féléves Féléves A.2.1 Egy oktatóra jutó publikációk száma Könyv és cikk formában megjelenő publikációk száma, konferencián való előadások száma / Oktatók száma Db Féléves A.2.2 Konferenciarészvételek száma Hazai és külföldi konferenciarészvételek száma. (Amennyiben 2 fő vesz részt 1 db konferencián, akkor az 2 db konferenciarészvételnek számít.) Db Féléves A.2.3 Saját rendezésű tudományos rendezvények száma A Főiskola által szervezett tudományos rendezvények száma Db Féléves 12

13 A Főiskola nyolc akciót fogalmazott meg a célok elérése érdekében, amelyeket részletesebben is kidolgozott Stratégiai akciók: 1. Publikálás ösztönzése, lehetőségek nyújtása, külső lehetőségek kihasználása 2. Pályázati intenzitás fenntartása 3. Gyakorlat- és munkaerőpiac orientált képzés feltételrendszerének fejlesztése 4. A környezettudatos működés hatásának kiterjesztése a környezetünkre 5. Képzési tartalom és módszertan fejlesztése 6. Teljesítményértékelési rendszer fejlesztése 7. Kontrolling folyamatok és eszközrendszer fejlesztése 8. Gazdasági egyensúly biztosítását fejlesztő lépések 13

14 Kód: 1. Akció neve: Publikálás ösztönzése, lehetőségek nyújtása, külső lehetőségek kihasználása Akció leírása, célja Évente két saját konferencia szervezése, saját tudományos folyóirat fenntartása, a kutatástámogatási keret felhasználásával külső konferenciákon való részvétel, illetve a publikációs teljesítmény-elvárások beépítése a teljesítményértékelési rendszerbe, amelyhez a szükséges feltételeket biztosítani kell. Kezdési idő Befejezési határidő Felelős Rektorhelyettes Erőforrásigény összesen Prioritás (2) Közepesen fontos Kapcsolódó stratégiai célok A.2 Tudományos tevékenység megerősítése A.3 A Főiskola társadalmi és gazdasági hatásának növelése É.3 Társadalmi-gazdasági kapcsolatrendszer bővítése É.4 Szakpolitikákhoz illeszkedő tevékenységi portfólió kialakítása F.2 Képzések folyamatos tartalmi, módszertani és infrastrukturális fejlesztése F.3 Tudatos K+F életciklus-menedzsment kialakítása T.2 Fenntartható működést elősegítő emberi erőforrás biztosítása és a szakmai kompetenciák fejlesztése T.3 Szervezeti kultúra fejlesztése Feladatok Végrehajtó Kezdési idő Befejezési határidő Erőforrás igény Eredmény 1. A meglévő szakmai, kutatás- és publikációs módszertani tudás, illetve motiváció és kapacitások felmérése. Szervezeti tudástérkép frissítése. Rektorhelyettes Szervezeti kutatási portfólió, tudástérkép kialakítása és értékelése 2. Konferencianaptár létrehozása (konferenciák és szakmai előadások tartalmának és időzítésének megtervezése, koncepcionális elvek rögzítése). Tudományos Tanács elnöke folyamatos Konferenciák összehangolása a marketingtervvel 3. Módszertani támogatás és szakmai mentorálás rendszerének kialakítása. Tudományos Tanács elnöke Belső módszertani anyagok és képzések, felkészítést vállaló mentorok. 4. Publikációs teljesítmény-elvárások beépítése a teljesítményértékelési rendszerbe és a karriertervbe Rektor Munkatársanként egyéni célkijelölés és teljesítményértékelés 5. Szakmai partnerek, publikációs felületek finanszírozási források feltárása. TSz. Tudásközpont Együttműködő partnerek számának növekedése 6. Konferenciák szervezése, részvétel külső konferenciákon. Rektorhelyettes Szakmai megjelenések 7. Konferencia-résztvevők szakmai és szolgáltatásbeli elégedettségének visszamérése. TSz. Tudásközpont folyamatos Külső visszacsatolás

15 Méretgazdaságosan fenntartható oktatási intézmény kialakítása Tudományos tevékenység megerősítése A Főiskola társadalmi és gazdasági hatásának növelése Pénzügyi stabilitás biztosítása Tudatos költséggazdálkodás kialakítása Fejlesztési források folyamatos biztosítása Saját bevételek növelése Hallgatói elégedettség növelése Munkaerő-piaci igényeknek megfelelő képzési kínálat biztosítása Társadalmi-gazdasági kapcsolatrendszer bővítése Szakpolitikákhoz illeszkedő tevékenységi portfólió kialakítása Hallgatói szolgáltatások minőségének és hatékonyságának fejlesztése Képzések folyamatos tartalmi, módszertani és infrastrukturális fejlesztése Tudatos K+F életciklusmenedzsment kialakítása CRM és proaktív marketing tevékenység fejlesztése A főiskola irányítási, döntéshozatali folyamatainak fejlesztése Létesítmény és IT infrastruktúra hatékony kihasználása Fenntartható működést elősegítő emberi erőforrás biztosítása és a szakmai kompetenciák fejlesztése Szervezeti kultúra fejlesztése Célok és akciók összefüggései Célok - Akciók A.1 A.2 A.3 G.1 G.2 G.3 G.4 É.1 É.2 É.3 É.4 F.1 F.2 F.3 F.4 F.5 T.1 T.2 T.3 1. Publikálás ösztönzése, lehetőségek nyújtása, külső lehetőségek kihasználása X X X X X X X X 2. Pályázati intenzitás fenntartása X X X X X X X X X X X X X X X X X Gyakorlat- és munkaerőpiac orientált képzés feltételrendszerének fejlesztése A környezettudatos működés hatásának kiterjesztése a környezetünkre Képzési tartalom és módszertan fejlesztése X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 6. Teljesítményértékelési rendszer fejlesztése X X X X X X 7. Kontrolling folyamatok és eszközrendszer fejlesztése X X X X X X 8. Gazdasági egyensúly biztosítását fejlesztő lépések X X X X X X X X X X 15 x Az akció közvetlenül támogatja a célt. x Az akció közvetetten támogatja a célt.

16 Tartalom A szervezetfejlesztés során alkalmazott módszertan bemutatása Stratégia felülvizsgálata HR-gazdálkodási terület átvilágítása 16

17 Forrás Vizsgálat tartalma Téma Helyzetértékelés területei és információforrásai Szervezeti audit Struktúra Kapacitás Kiadások Feladatok Melyik szervezeti egységben Milyen létszámokkal Milyen pénzügyi ráfordítással Milyen feladatokat láttak el? Szervezeti felépítés Felelősségi és hatásköri viszonyok Irányítási mechanizmusok Létszámadatok szervezeti egységenként Kapacitásadatok (FTE) szervezeti egységenként Létszámadatok munkakörönként Bértömeg-adatok szervezeti egységenként Személyi juttatások összetétele szervezeti egységenként Dologi kiadások szervezeti egységenként Feladatkataszter szervezeti egységenként Szervezeti egységre jutó FTE kapacitás felosztása feladatokra Dologi kiadások felosztása feladatokra SZMSZ, egyéb szabályzatok Humán adatszolgáltatás Humán adatszolgáltatás ERP adatszolgáltatás Önálló felmérés 17

18 A munkatársak száma jelentősen csökkent az elmúlt években mind az oktatói és támogató munkakörökben, amely szinte egyedülálló a hazai felsőoktatásban Szolnoki Főiskola oktatói és támogatói létszámának alakulása között (fő) % % Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás, Oktatási Hivatal Oktatói munkakör Támogatói munkakör Szolnoki Főiskolára felvett hallgatók száma finanszírozási forma szerint ( , fő, %) (45%) Áll: -72% (39%) (37%) Önk: -71% (34%) 142 (55%) (63%) (61%) 321 (44%) (66%) 181 (56%) 2009/ / / / /2014 Forrás: Felvi.hu IFUA Horváth & Partners

19 A támogató munkakörökben dolgozók aránya továbbra is magasabb a versenytársakénál Oktatók száma és aránya a teljes létszámhoz viszonyítva a benchmark intézményekben (fő, 2013) (55%) 35 (42%) 201 (45%) 110 (47%) 122 (53%) 250 (54%) 129 (57%) 45% 81 (45%) (58%) (55%) 107 (53%) 217 (47%) (46%) 99 (43%) Szolnoki Főiskola Zsigmond Király Főiskola Nyíregyházi Főiskola Eötvös József Főiskola Kodolányi János Főiskola Kecskeméti Főiskola Dunaújvárosi Főiskola Forrás: Főiskolák szöveges beszámolói Támogatói munkakör Oktatói munkakör 19 IFUA Horváth & Partners

20 Az egyes oktatási egységek között akár jelentős eltérés is lehet a bérelemeket tekintve Oktatási szervezeti egységek éves bértömege jövedelem típus szerint (ezer Ft, 2013) ,1% 9,7% ,3% 8,3% ,7% 21,1% ,6% 26,2% ,7% 26,2% ,2% 25,3% ,0% 8,1% ,1% ,1% ,6% 27,2% ,1% 20,4% ,0% 18,7% 90,1% 91,4% 78,1% 72,2% 67,1% 74,5% 79,9% 82,9% 96,9% 72,1% 77,4% 76,3% AV Tsz GM Tsz Iny Tsz. KM Tsz KPM Tsz MG Tsz NG Tsz TK Tsz T Cs TV Tsz Tanszékek összesen SZF összesen Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás Külső személyi juttatás Nem rendszeres bér Rendszeres bér 20 IFUA Horváth & Partners

21 Az egy vezetőre jutó munkatársak száma rendkívül változó tanszékenként Egy vezetőre jutó munkatársak száma az oktatási szervezeti egységekben (fő, évi záró létszám) Átlag AV Tsz GM Tsz Iny Tsz. KM Tsz KPM Tsz MG Tsz NGTsz TK Tsz T Cs TV Tsz Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás 21 IFUA Horváth & Partners

22 Az egy vezetőre jutó munkatársak száma rendkívül változó központi egységek esetében is Egy vezetőre jutó munkatársak száma a támogató szervezeti egységekben (fő, évi záró létszám) 16 Egy vezetőre jutó munkatársak száma Átlag 5 3 RH* GMI TOK** HSZK** IOK KTK TG *Megjegyzés: a Rektori Hivatal magába foglalja a Főtitkári Hivatal, a Nemzetközi Iroda, valamint a Kommunikációs és marketing Iroda munkatársait is. **Megjegyzés: Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ és a Hallgatói Szolgáltatások Központja esetében az adatszolgáltatás során nem jelöltek meg külön vezető beosztású munkatársat, ezért esetükben az szervezeti egységet irányító vezetőt 1 főnek vettük. Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás 22 IFUA Horváth & Partners

23 A feladatellátás becslése alapján egyes támogató tevékenységekre rendkívül sokat költ a Főiskola Támogató tevékenységekre fordított kapacitás éves becsült bértömege (ezer Ft) Munkaadót terhelő járulékok Személyi juttatások összesen Összesen: 582 millió Ft, azaz az összes intézményi személyi kiadás 72%-a Oktatási admin. Titkársági, ügyviteli feladatok Műszak és üzemeltetés Gazdasági admin. Vezetői feladatok Szolgáltatások nyújtása Egyéb támogató Pályázat, projektmenedzsment tevékenység Egyéb admin. feladatok HR gazdálkodás, admin. Egyéb központi feladatok Marketing és PR 23 Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás Megjegyzés: Támogatói és oktatói munkakört betöltők átlagos évi bérével kalkulálva IFUA Horváth & Partners

24 A tényleges (becsült) feladatellátás alapján az összes HR kapacitás kevesebb mint negyede fordítódik alaptevékenységre A támogató és oktató tevékenységekre fordított erőforrások mennyisége és aránya 174 FTE 174 FTE 174 FTE 137 (79%) 99 (57%) 88 (50%) Támogató tevékenységekre jutó erőforrás Alaptevékenységre jutó erőforrás 37 (21%) 75 (43%) 86 (50% ) Feladatfelosztás alapján Munkakör alapján Szervezeti besorolás szerint Forrás: Szolnoki Főiskola adatszolgáltatás 24

25 Köszönjük a figyelmet! 25