5 tanács, sokmillió forint. amivel. Felesleges kiadástól óvhatja meg cégét

Átírás

1

2 Mit tehet egy ügyvezető a kókler könyvelők ellen? Gondolom, Önnek már nem újdonság, hogy egy vállalkozás során hihetetlenül sok kockázattal találkozik az ember. Mondhatnánk akár úgy is, hogy a vállalkozás útjai kockázattal vannak kikövezve. De az már sehol nincs előírva, hogy el is kell bukni olyan kanyarokban, amik nem az Ön szakterületéhez tartoznak. Igen, a könyvelésről beszélek. A legtöbb cégvezető olyan könyvelőt keres, akiben maximálisan meg tud bízni, aki szakmailag folyamatosan felkészült, és aki magától teszi a javaslatokat a költség- és adóoptimalizálásra, ahogy jó csapatjátékosként illik. A problémák ott kezdődnek, amikor a NAV szól, hogy valami nincs rendben, amikor egy ismerőstől derül ki, hogy nem használtak ki egy idén bevezetett lehetőséget, ami ot spórolt volna a cégnek, vagy ami még rosszabb: a nem megfelelően elvégzett munka komoly anyagi (és presztízsbeli) károkat okoz.

3 A vállalkozásának saját természetes kockázatát nem mutatom be, mert ezzel Ön is pontosan tisztában van. Most arra fogok vállalkozni, hogy felkészítsem a kókler könyvelők kiszűrésére, hiszen én magam is harcot vívok, hogy a sok sarlatánt kirostáljuk. Kezdjük az elején. A cég megalakul, a cégvezetőnek vannak már információi az adminisztrációról (esetleg letöltötte az előző könyvecskémet, amit a cégalapítás témakörében írtam ) és nem teljesen tájékozatlan. Ez jó. Keres gyorsan egy könyvelőt, kezébe nyomja az addig felgyűlt bizonylatokat. Azt reméli, hogy a kis cége dolga biztos és szakszerű kezekbe kerül, majd ennek tudatában veszi a nyúlcipőt, és rohan szervezni az üzletét. Ez rendjén is van így. Mármint az üzlete szervezése. De mi lesz a sorsa az anyagnak a könyvelőnél? A helyzet az, hogy nem lehet egyszerűen úgy tenni, mintha nekünk ehhez semmi közünk nem lenne. Elvégre nem a mi szakmánk, minek foglalkoznánk vele, nem? Nem.

4 Az ördög a részletekben lakik! Sok esetben nem is gyanítjuk, hogy milyen gyorsan mekkora bajba lehet kerülni. Amikor ez kiderül, az már drága fekete leves lesz. A legrosszabb variáció, ha a NAV mondja meg (na persze nem teljesen ingyen), hogy könyvelője finoman szólva még nem nőtt fel a feladathoz. Akkor álljon itt öt tanács, hogy ezt a csapdát hogyan lehet elkerülni: Első tanács: Kössenek szerződést! Ez most egyszerűnek hangzik, de ezen a ponton már eleve ki lehet szűrni rengeteg kóklert. Mutasd a szerződésed, megmondom milyen könyvelő vagy! Az igazi Sufnituning Könyvelő Kft az orra elé fog lökni egy másfél oldalas szerződést, amiben a feladatok felsorolása két sor lesz, olyan általános, hogy pont semmiről nem szól. A könyvelés rengeteg részfeladatból áll, év közben és zárásnál egyaránt. Rengeteg féle bevallás és adatszolgáltatás van. Ezek szabályozása jó esetben két oldal, ha az rendesen ki

5 van dolgozva. És még csak a szerződés feladat részénél járunk. Nyilván Öntől nem várható el, hogy ezeket a részleteket ismerje, de két sorral azért ne érje be. A könyvelő cég feladata az, hogy minderről tájékoztassa. Már az is árulkodó, ha egy mondat sincs arról, hogy kinek milyen kötelezettsége van. Mert ne feledje, Önnek is vannak kötelezettségei ebben a szerződésben pl. az anyag időben való leszállítása, szerződések átadása stb. A felelősség kérdése a leglényegesebb. A szerződésből nem maradhat ki annak felsorolása, hogy ki, mikor és miért felel. Ha Ön átadta hiánytalanul az anyagot könyvelésre, de a bevallás késve vagy egyáltalán nem készül el, akkor a könyvelő felel a mulasztásáért. De szerződés hiányában nem fogja tudni ezt érvényesíteni, és Önt terheli a bírság - a be nem adott bevallások bírsága hat számjegyű is lehet. Felsorolni is sok lenne, hogy mennyi ilyen esettel találkoztam. Legyen tisztázva a szerződésben, hogy az adóbevallásokat ki adja be. Most nem technikailag, mert azt nyilván a könyvelő meg fogja tenni. Hanem kinek a neve alatt megy be a hatóságokhoz a bevallás? A bevallásokat 100%-ban elektronikusan, ügyfélkapun keresztül kell beadni. Ez egy előzetes regisztrációval jár. A könyvelő rendelkezik ezzel,

6 és meghatalmazás kérdése, hogy a cége bevallását a saját nevében adja be. Ragaszkodjon ahhoz, hogy a könyvelő a saját nevében adja be a bevallásokat! Ugyanis ettől kezdve a felelősség is az övé. Ne is beszéljünk arról az igen elterjedt, és hibás szokásról, hogy az ügyfél regisztrációs kódját átadja a könyvelőnek, aki ezt használja. Ez egy elektronikus aláírás. Ha más használja, az okirat hamisítás, vagy valami hasonló. Díjazás: Ennek megbeszélésére nyilván már a kezdetekkor sor kerül, de fontos, hogy a szövegből is pontosan kiderüljön, hogy mikor és mennyit kell fizetni. Második tanács: Ne fizessen készpénzben! Legalább az elején ne. Nem ismerik egymást, fogalma sincs, hogy kivel hozta össze a sors. És ne feledje, még a Sufnituning főkönyvelő is százszor jobban mozog a számlázás és adminisztráció világában, mint Ön. Ragaszkodjon hozzá, hogy előre kapjon számlát, aminek az ellenértékét átutalja. És még véletlenül se a magán bankszámláról utalja az összeget! Ha ő nem bízik Önben, hogy biztosan kifizeti az összeget, és ezért nem mer számlát adni, akkor keressen másik könyvelőt.

7 Jellemző szituáció: Ön vagy egy kolléga viszi az anyagot egy borítékban, benne lapul a könyvelési díj ÁFÁ-val. Tudja ellenőrizni, hogy kiállította róla utólag a számlát és azt le is könyvelte? Hát elsőre tuti, hogy nem. De ha ezt a néhány oldalt végigolvassa, már fogja tudni. Harmadik tanács: Legyen ügyfélkapuja! Az elején már említettem, hogy ragaszkodjon ahhoz, hogy a könyvelő adja be a saját nevében a bevallásokat. Ennek több oka is van, nem csak a felelősség kérdése. Arról is biztosítja Önt, hogy nem feketén könyvelik az anyagait. (Igen, ez sokkal gyakrabban előfordul, mint gondolná.) A feketemunka minősége kritikán aluli, mert semminek nincs következménye. Önnek pedig esélye sincs arra, hogy bármilyen kártérítést érvényesítsen, ha még azt sem tudja bizonyítani, hogy ő könyvelt. Ha magánemberként regisztráltatja magát az okmányirodában, kap egy felhasználó nevet és jelszót, akkor azzal lehetősége van a saját privát adóügyeinek intézésére. Mivel Ön a cég képviselője, bármikor korlátlan joga van arra, hogy a cége ügyeit intézze egy T180-as jelű nyomtatvánnyal. A oldalon letölthető ez a nyomtatvány, beküldi,

8 regisztrálják, és onnantól mindent lát. Kicsit trükkös ennek a kitöltése, de ha felhív (a www. norex.hu kapcsolat fülben megtalálja a telefonszámomat), telefonon is segítek. Mire jó ez? Egyszerű. Ha a könyvelő bármit bead a NAV-nak (bevallás, adatszolgáltatás, stb.), Ön is kapni fog egy nyugtát erről az akcióról. Látja, hogy azt elfogadták, vagy bármit visszautasítottak, látja a beadás dátumát. Ha hibalistát küld a NAV, azt is látja, ahogy azt is, hogy javítja-e a hibát a könyvelő vagy nem. Egy a lényeg: menet közben tudja, hogy készülnek-e azok a bevallások. Nehéz kérdés a határidő. Nyilván nem tudja pontosan, hogy mikor milyen határidőt kell tartani, de ezt a NAV naptárban meg lehet nézni. Nem feltétlenül fontos ezt követni, de az adó utalások környékén általában bevallások is szoktak lenni. Amúgy szemmel veréssel rá fog jönni, ha nincs rendben az anyaga. Negyedik tanács: Kérjen rendszeresen egy főkönyvi kivonatot! Na, ez lesz a legnehezebb feladat, de megéri az Ön részéről befektetett energiát. Legalább félévente illik kérni egyet, hiszen ebből megtudhatja, hogy rendesen haladnak-e a dolgok.

9 A havi rendszeresség egy kis cégnél nem annyira fontos, de ne évvége után kérje. Az már késő. Nyilván nem várhatja Öntől senki, hogy maholnap kész könyvelő legyen (elvégre erre van a szakember). De van egy-két trükk, meg tudja állapítani teljesen laikusként is, hogy rendesen könyvelik-e az anyagát. Persze ez a kontroll nem alkalmas egy teljes ellenőrzésre, de betekintést enged abba, hogy van-e komolyabb probléma. És akkor vágjunk bele, ne izguljon, nem lesz nehéz. Nem könyvelni fogunk megtanulni, hanem ellenőrizni a cég pénzügyeit, legalább is a könyvelési részét. Először is tisztázzuk, hogy mi az a főkönyvi kivonat. A bizonylatai könyvelése különféle számlákra történik. Tehát egy számlán fogja látni mondjuk a bruttó béreket, egy másikon a postaköltségeket, vagy említhetem a nyitott kimenő számláinak egyenlegét is. Ezeket hívjuk főkönyvi számláknak. Természetesen lekérhető minden könyvelő programból olyan lista, ahol a főkönyvi számok egyenlege mögött tételesen, külön-külön látszik minden könyvelési esemény, de ha ezen

10 számlák egyenlegét kinyomtatják egy főkönyvi kivonatba, akkor ott minden használt főkönyvi számla egyenlege válik láthatóvá. Ez a lelke az egész könyvelésnek. Minden főkönyvi számlának van egy száma és egy neve (ez általában mindenhol többé-kevésbé egyforma), így fogja tudni jól használni az alábbi felsorolást. Még két fontos dolog van a lista használatánál. Az egyik, hogy tudnia kell, hogy az anyag meddig van könyvelve. A másik, hogy csak a halmozott egyenleg oszlopot kell nézni, általában ez a jobb legszélső. Eltérő könyvelő programok vannak, eltérő formátumban készülnek ezek a listák. Mégis ez a formátum a legelterjedtebb. Az egyenlegnek lehet tartozik és követel egyenlege. Ezek néha külön oszlopban vannak (ez elég egyértelmű), néha pedig előjellel jelölik. A pozitív szám mindig tartozik, a negatív pedig követel. A következő oldalon mutatok egy példát. Itt láthatja, hogy a pénztár számlaszáma (Főkönyvi szám): 381. A pénztár legutolsó oszlopában lévő szám Ft, és mellette áll egy T betű (azaz tartozik). Az előtte lévő két oszlop is halmozott, ott a Tartozik oszlopban szintén látja ugyanezt az összeget. Nem olyan bonyolult: ez egész pontosan azt jelenti, hogy a pénztárban Ft van.

11 Nyitó érték Halmozott forgalom Halmozott egyenleg Főkönyvi szám Megnevezés Tartozik Követel Tartozik Követel Tartozik Követel Egyenleg 38 PÉNZESZKÖZÖK T 381 Pénztár T 384 Elszámolási betétszámla T 3841 Bankszámla T 385 Elkülönített betétszámlák T 389 Átvezetési számla T 3891 Bank-pénztár átvezetési számla T

12 A leggyakoribb könyvelési hibák: 161 Befejezetlen beruházás: Ha itt tartozik egyenleget lát (T), akkor biztosra veheti, hogy nem aktiválták az eszközeit. És gyanús, hogy értékcsökkenés sincs elszámolva. Ha követel az egyenleg (K), az hiba. A normális állapot az lenne, ha se tartozik, se követel összeg nincs, kivéve, ha tényleg van befejezetlen beruházás. De ezt Önnek is tudnia kell, hogy van-e. Ha nem indokolt az egyenleg, de mégis van, ez rendetlenségre utaló jel. Arról is árulkodik, hogy nincs teljes körű egyeztetés havonta. 311 Belföldi vevő követel egyenleg: Ez lehet jó is, de a nagy számok törvénye szerint nem jó. Azt jelenti, hogy a vevője túlfizetett egy vagy több kimenő számlát (ez azért nem lehetetlen, de nem is gyakori). Az ilyen jelenség arról árulkodik, hogy nem nagyon egyeztet a könyvelője. 381 Pénztár követel egyenlege: Ez tuti hiba, negatív egyenlegű pénztár nincs. Ez hibás könyvelés. Emlékezzen az előbbi példára: ott is tartozik egyenlege volt a pénztárnak.

13 384 Bank egyenleg: Ezt könnyen tudja ellenőrizni, mert megnézi a bankban lévő bankszámla egyenleget azon a napon, ameddig könyveltek. Ha tartozik egyenleget lát, akkor a bankszámláján lévő pénzösszeggel ennek a számnak egyeznie kell. Ha követel egyenleget lát, akkor a bank hitelezett összegével kéne egyeznie. Minden más hibás. 389 csoport összes számlája: Ennek nem lehetne egyenlege, azaz se tartozik, se követel összeg nem indokolt! Előfordul, hogy jogos az egyenleg, de ez olyan, mint a fehér holló. Ha ilyet lát, azonnal gyanakodjon, és tudja meg, miért van! 454 Szállítók tartozik egyenlege: Ez lehet jó, de általában nem ez szokott lenni a normális állapot. Akkor indokolt a tartozik egyenleg, ha véletlenül duplán fizetett ki egy számlát, vagy jóváírtak valamit, és még nem kapta meg a visszajáró összeget. Minden más eset arra enged gyanakodni, hogy nincs könyvelve minden számla, vagy rendetlenség van a főkönyvben. 5-ös és a 8-as számlaosztály: Ezek a költségei és ráfordításai. Itt a normális állapot, hogy tartozik egyenlegek vannak. Ha itt egy számlának követel egyenlege van, az bizony hibásnak tűnik. De mindenképpen érdemes jobban utána nézni.

14 A 9-es számlaosztályban a bevételeit találja. Itt az egyenleg követel oldalon van. Minden más eset gyanús. Ötödik tanács: A mérlegről ne csak beszéljenek, kérjen egy példányt nyomtatva! Annyiszor találkozom azzal, hogy egy egész évben lekönyvelt anyagból végül nem készül mérleg. Fogalmam sincs, hogy miért nem jut erre idő, de sokszor elmarad. A cégbíróság azokat a cégeket, akiknek a mérlegét nem teszik közzé évente május 31-ig, törli a regiszterből. Persze előbb némi bírságot is kiszab. A NAV is ideges lesz a záró bevallások hiányától, szóval kérjen kinyomtatást. Abból látja, hogy megvan. Az ügyfélkapun keresztül látja is, hogy mit adtak be, de ezen a honlapon a közzétételt is tudja ellenőrizni. A közzétételhez be kell fizetni egy illetéket. Ha annak befizetésére nem szólította fel a könyvelő május 31-e előtt, kezdjen el gyanakodni. Ne feledje, a mérleg közzététele az Ön felelőssége, nem a könyvelőé. Ám a jó könyvelő igyekszik ezt is elvégezni.

15 Következtetések Az egyik tanulság az, hogy ha stabilan és biztonságosan szeretne növekedni, érdemes legalább egy kicsit belelátni a könyvelésbe, akkor is, ha az nem az Ön asztala. Néhány ilyen apróságon múlik, hogy valóban ellenőrizni tudja az ügymenetet, vagy kockáztatja a cége fennmaradását. A másik, hogy ha rendszeresen foglalkozik a cégével a fentiek szerint, akkor elég gyorsan rá fog jönni, hogy a könyvelője Sufnituning kategória, vagy sem. Higgye el, hogy a zűrös könyvelés nagyon sokba kerül. Sokkal többe, mint amit megspórol a könyvelési díjon egy ilyen cég esetében. Az ügyvezetői felelősségről nyilván már tud, esetleg a jogász tájékoztatta is az alapításnál. Én most egy dologra felhívnám a figyelmét. A rosszul kezelt anyag (elmulasztott mérleg készítés, közzététel) miatt a céget esetleg törlik. Ez már önmagában nagy baj, de Önt eltiltják a következő cégének megalapításától. A NAV egy adókontrollt végez minden új alapításnál. És a besározódott ügyvezetőket kirostálja, és nem ad adószámot. Tehát várni kell, hogy a bűn elévüljön.

16 És akkor álljon itt befejezésül egy történet: Megkeresett egy ügyvezető március elején, hogy nincs könyvelve az előző év (2011). Kicsi az anyag, és meg is akarja szüntetni a céget. Azt mondta, hogy csak egy év hiányzik. Közben kiderült, hogy a NAV már több menetben közel fél millió ot kivetett bírságként. Átnéztem a bizonylatokat, és kiderült, hogy a NAV nem a hiányzó év miatt ideges, hanem a év záró bevallását követeli egyre hangosabban. Mivel az teljesen le volt könyvelve, gyanútlanul elvállaltam, hogy beadom azt a hiányzó bevallást. Aztán megvakarva a számokat kiderült, hogy szó szerint minden a feje tetején állt. Negatív egyenlegű a pénztár, a NAV inkasszók banki készpénzfelvételként csücsültek a főkönyvben, a NAV adófolyószámlája egyetlen helyen sem egyezett a könyveléssel. Nem volt sok az anyag, de lekönyvelni gyorsabb volt az egész évet, mint kijavítani a hibákat. Végül csak rákérdeztem, hogy mennyit fizettek ezért a csodás munkáért: Ft-ot. Könyvelésről szóló számlát viszont egyetlen darabot sem találtam az anyag között Hát, erről beszélek. A feketemunka ennyit ér. Egyet ígérhetek, hogy bármikor átküldheti a főkönyvi kivonatát nekem. Megnézem, és

17 ha nagy bajok vannak, azt elmagyarázom. Hogy ez után mit lép, az Önön múlik. Ezt megteszem teljesen ingyenesen, mert a fenti történet volt az utolsó csepp a pohárban. Azóta magam vívok harcokat, hogy a szakma szégyenei ne rongálják tovább a nagyon sok lelkiismeretesen és pontosan dolgozó könyvelő szakmai becsületét. És ha úgy érzi, szívesen dolgozna velünk, természetesen örömmel látjuk egy megbeszélésre. Soltész Nóra