KÉPZÉSI PROGRAM a 139/2008. (X. 22.) FVM rendeletben meghatározott. an 21 Pályázatírási ismeretek című képzéshez

Átírás

1 KÉPZÉSI PROGRAM a 139/2008. (X. 22.) FVM rendeletben meghatározott an 21 Pályázatírási ismeretek című képzéshez A képzési program kódszáma: an21 A képzési program megnevezése: Pályázatírási ismeretek című képzés A képzés során megszerezhető kompetencia: - EU források, EU alapok - A projekt fogalma, felépítése, projekt menedzsment - Üzleti terv szerepe a pályázatírásban - Tervezési technikák - Pályázatok formai és tartalmi követelményei - Közbenső ellenőrzések - Pályázatírási praktikák - Pályázatok bírálata, döntéshozatal - A sikeres pályázatok megvalósítása, elszámolások, beszámolók A képzésen való részvételhez javasolt előképzettség: - iskolai alapképzettség 8 vagy 10 osztály - szakképesítés, végzettség A képzés óraszáma: - elmélet: 22 óra - gyakorlat: - óra A képzés módja: csoportos képzés (csoportlétszám legfeljebb 30 fő) A képzés tematikája és óraterve: Sorszám Témakör elméleti óraszám gyakorlati óraszám 1. EU források, EU alapok A projekt fogalma, felépítése, projekt menedzsment - 3. Üzleti terv szerepe a pályázatírásban - 4. Tervezési technikák - 1

2 5. Pályázatok formai és tartalmi követelményei - 6. Közbenső ellenőrzések - 7. Pályázatírási praktikák - 8. Pályázatok bírálata, döntéshozatal - 9. A sikeres pályázatok megvalósítása, elszámolások, beszámolók - A képzési program részletes tematikája (oktatási segédlet szintjén) téma: Pályázatírási ismeretek (szerző: Rakaczky István) AZ EU TÁMOGATÁSI RENDSZERE A strukturális alapok és a regionális politika Az Európai Unió belső piacának erejét január 1.-től - amikor újabb 2 taggal bővült (Románia és Bulgária) - már 27 tagállam, és ennek közel 500 millió lakosa adja. Azonban nem minden európai lakos élvezi ugyanazokat az előnyöket és sikerük esélyei sem egyformák társadalmi-gazdasági vonatkozásban. A különbségeket a lakóhelyek eltérő jellemzői, tulajdonságai adják. Ebben a helyzetben a társadalmi és gazdasági kohézió jelentős szerephez jut, ugyanakkor - az 1993-ban életbe lépett Maastricht-i szerződés szerint - ez az Európai Unió fő célkitűzése is. Ahogyan az Európai Közösség Szerződése fogalmazza, a kohézió az Európai Unió "általános harmonikus fejlődését" támogatja és a "régiók fejlettségi szintje közötti különbségeket és a hátrányos helyzetű területek fejlődésének hiányosságait" kívánja csökkenteni. Az Európai Unió kohéziós politikája mindenekelőtt a szolidaritás politikája. Az 1958-as Római Szerződés még nem tesz említést a Strukturális Alapokról vagy közösségi regionális politikákról. Csak az 1970-es évek után - amikor az Unió gazdasági válsággal és az első bővítéssel szembesült - fordult a figyelem a régiók problémái felé, és ekkor születtek az első javaslatok egy ilyen jellegű politika kidolgozása érdekében. A Strukturális Alapok olyan pénzügyi eszközök, amelyeken keresztül az Európai Unió a régiók közötti társadalmi és gazdasági különbségek felszámolását segíti, a gazdaságitársadalmi kohézió megvalósítása érdekében. Az Európai Unió társadalmi-gazdasági kohéziós politikájának a közötti időszakban három fő célkitűzése van: 1. Konvergencia, mely célkitűzést a Kohéziós és Strukturális Alapok teljes költségvetésének 80%-val finanszírozzák azokban a tagállamokban, ahol az 1 főre eső GDP kisebb, mint az EU átlag 75%-a és amelyek besorolhatóak az ún. "statisztikai effektusba" (ide tartozik az összes 2004 után belépett tagország). 2. Regionális versenyképesség és a munkaerő foglalkoztatása, mely célkitűzést a Kohéziós és Strukturális Alapok teljes költségvetésének 15%-val finanszírozza az EU 2

3 azokban a tagállamokban, amelyek a konvergencia célkitűzés alapján nem támogathatók. 3. Európai területi együttműködés, mely 5%-os finanszírozásban részesül, és a határ menti és regionális együttműködést támogatja. A közötti időszakban a következő három alapot ismerjük: Strukturális Alapok (zárójelben a maximálisan megállapított támogatási arányok) az Európai Regionális Fejlesztési Alap - ERFA: 1975-ben jött létre, a gazdasági szempontból hátrányos helyzetű régiók támogatását szolgálja, elsősorban termelő beruházások, infrastruktúra és a kisvállalkozások fejlesztését segíti az Európai Szociális Alap - ESZA: 1960-ban jött létre, elsődlegesen a szakképzés és a foglalkoztatás ösztönzését hivatott támogatni; ezen kívül segítséget nyújt az 1., 2., célkitűzések megvalósításához a Kohéziós Alap - KA: az integráció regionális és szociális különbségeinek mérséklését szolgálja. (85% az összes költségnek, vagy 80%-a a támogatható költségeknek) és két kiegészítő cselekvést: Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap - EMVA: 1962-ben jött létre, a mezőgazdasági struktúraátalakítás és vidékfejlesztés támogatását szolgálja Európai Halászati Alap - EHA: 1993-tól működik a halászati ágazat működésének segítésére. Az Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) támogat: - Munkahely-teremtő vagy megtartó termelő beruházásokat, - infrastrukturális beruházásokat, különös tekintettel a közlekedési, kommunikációs és energetikai infrastruktúrára, valamint a városi és vidéki területek regenerációjára, - helyi fejlesztési és foglalkoztatási kezdeményezéseket, a kis- és középvállalkozások tevékenységét, - a régiók strukturális alkalmazkodását segítő oktatási és egészségügyi beruházásokat. Az Európai Szociális Alap (ESZA) célterületei a munkanélküliség megelőzéséhez és csökkentéséhez, a humán erőforrás fejlesztéshez és a társadalmi integrációhoz kapcsolódóan: - az aktív munkaerő-piaci politikák támogatása, - az esélyegyenlőség ösztönzése a munkaerőpiachoz való hozzáférés tekintetében, - az oktatás, képzés, tanácsadás támogatása az élethosszig tartó tanulás ösztönzése érdekében, - az innováció, alkalmazkodó készség és a vállalkozói szellem ösztönzése, - külön intézkedések a nők munkaerőpiachoz való hozzáférésének javítására. Az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap (EMVA) által támogatható tevékenységek a vidékfejlesztés területén: - agrárgazdaságokba történő beruházás, - mezőgazdasági termékek feldolgozásának és értékesítésének a javítása, - fiatal gazdálkodók indítása, 3

4 - képzés, - vidéki térségek beilleszkedésének és fejlődésének az elősegítése. Az Európai Halászati Alap (EHA) feladatai: - a halászati erőforrások és hasznosításuk közötti fenntartható egyensúly megteremtésének segítése, - a versenyképesség és az életképes vállalkozások fejlődésének erősítése az ágazatban, - a halászati termékek kínálatának és hozzáadott értékének javítása, - a halászattól és az aquakultúrától függő térségek revitalizációja. Kohéziós Alap: Kohéziós Alap a környezetvédelem és a transzeurópai hálózatok területén történő intervenciókhoz járul hozzá. A Kohéziós Alap olyan tagállamokra vonatkozik, melyek bruttó nemzeti jövedelme (GNI) kevesebb, mint a közösségi átlag 90%-a. A jelenlegi statisztikák alapján, a Kohéziós Alap a 10 új tagállamra, valamint Görögországra és Portugáliára vonatkozik. A jövőben a Kohéziós Alap az ERFA mellett hozzá fog járulni a decentralizált módon irányított többéves beruházási programokhoz. A Strukturális Alapok működtetése 1. Az ET (Európai Tanács) határozza meg a strukturális alapok költségvetését és azok felhasználását; azaz az EU minden tagja az EB (Európai Bizottság) és az EP (Európai Parlament) által egyeztetett javaslat alapján hoz döntést. A strukturális alapokat országonként és elsőbbséget élvező célkitűzésként különítik el. A Bizottság a tagállamokkal egyeztetve határozza meg, hogy milyen területek élveznek előnyt. Ehhez a Bizottság meghatározott tematikus irányvonalakat javasol. 2. E határozatok alapján a tagállamok megfogalmazzák javaslataikat és tervet állítanak össze belőlük, hogy támogassák a nehézségekkel küzdő területeket és a hátrányos helyzetű társadalmi csoportokat, figyelembe véve a Bizottság tematikus útmutatásait. A terv összeállításában részt vesznek a gazdasági és társadalmi partnerek is. 3. Az összeállítást követően a terveket benyújtják az Európai Bizottságnak 4. Valamennyi tagállam egyezteti a Bizottsággal a dokumentumok tartalmát, és a végrehajtásához szükséges nemzeti és közösségi pénzeszközöket. 5. Amikor a két fél minden kérdésben egyetértésre jut, a Bizottság elfogadja az összeállított terveket és programokat. Előleget ad a tagállamnak, hogy el tudja kezdeni az elfogadott terv végrehajtását. 6. A nemzeti és regionális hatóságok autonóm módon döntenek a programok részleteiről, a nemzeti terv részleteiről. Ezt már nem egyeztetik a Bizottsággal, hanem az anyagot tájékoztatásként megküldik a Bizottságnak. A hazai illetékes hatóságok a saját elképzelésük alapján indítják el a programokat. A programok ezzel az operatív szakaszba lépnek. 7. Az egyes programok igazgatásáért felelős hatóságok a célok megvalósítására pályázatokat írnak ki, és a céloknak leginkább megfelelő projekteket kiválasztják, majd a döntésről tájékoztatják az érintetteket. 8. A kiválasztott szervezetek megvalósítják projektjeiket. 4

5 9. A felelős hatóságok rendszeresen felügyelik a nemzeti, régiós és egyéb szakspecifikus programok előrehaladását a támogatásfelügyeleti bizottságok segítségével, melyekben a különböző partnerek képviseltetik magukat. Az illetékes szervezetek a megadott idő-pontokban tájékoztatják az EB-t az előrehaladásról, és igazolják, hogy a pénzfelhasználás az uniós elvek szerint történik. A Bizottság megvizsgálja a létrehozott ellenőrzési rendszereket, helyszíni ellenőrzéseket végez, és megfelelőség esetén folyósítja a támogatás aktuális részét. Az NFT felépítése, tartalma A II. Nemzeti Fejlesztési Terv: az "Új Magyarország Fejlesztési Terv" Magyarország 2007 és 2013 között az EU kohéziós politikája keretében fejlesztési forrásokra jogosult, amelyet a hazai társfinanszírozás és a magántőke is kiegészít. Az Európai Unió költségvetésének kohéziós politika fejezetéből a as időszakra 22,4 milliárd euró uniós forrás áll a rendelkezésünkre. Ezt kiegészíti a magyar állami hozzájárulás, amely a teljes felhasználható keret 15%-át teszi ki, így összesen 26,2 milliárd eurót fordíthatunk fejlesztésekre. Ezt egészíti ki az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alap (EMVA), valamint az Európai Halászati Alap közel 1200 milliárd forintnyi forrása. E források kiegészülnek még a fejlesztéseket megvalósító szervezetek (vállalkozások, önkormányzatok, nonprofit szervezetek) saját forrásnak tekinthető ráfordításaival, így összességében e keretnél még nagyobb volumenű fejlesztések valósulhatnak meg. A rendelkezésre álló pénzösszegek lehívásához az Európai Unió számára egy tervet kellett készíteni - ez az Új Magyarország Fejlesztési Terv -, mely részletekre lebontva tartalmazza azokat a célokat, stratégiákat, súlypontokat, prioritásokat, és konkrét intézkedési javaslatokat is, melyek mentén pályázatok nyújthatók majd be az illetékes hatóságokhoz. Az e tervben megfogalmazott célok eléréséhez hat területre összpontosulnak a fejlesztési erőfeszítések. Ezen tematikus és területi megoszlás alapján létrejött területekhez tartozó célok konkrét megvalósítása érdekében átfogó, operatív programokat hoztak létre. Ez a hat terület - a hozzájuk tartozó operatív programokkal (OP) - a következő: 1. A gazdaság fejlesztése - Gazdaságfejlesztési OP (GOP) 2. A közlekedés fejlesztése - Közlekedési Infrastruktúra fejlesztése OP (KIOP) 3. A társadalom megújulása - Társadalmi Megújulás OP (TÁMOP) - Társadalmi Infrastruktúra OP (TIOP) 4. Környezet- és energiafejlesztés - Környezet- és Energiafejlesztési OP (KEOP) 5. Területfejlesztés (ROP-ok) - Nyugat-dunántúli Regionális OP - Közép-dunántúli Regionális OP - Dél-dunántúli Regionális OP - Észak-magyarországi Regionális OP 5

6 - Észak-alföldi Regionális OP - Dél-alföldi Regionális OP - Közép-magyarországi Regionális OP - Európai Területi Együttműködések OP-k 6. Államreform - Közigazgatás Megújítása OP (KMOP) - Elektronikus Közigazgatás OP (EKOP) Az 1-4 cél alá tartozó operatív programokra az országban való területi elhelyezkedésétől függetlenül - túlnyomórészt - bármely jogosult pályázhat. Az 5-ös, - Területfejlesztés - alá tartozó regionális operatív programokra csak azon jogosultak pályázhatnak, akik/amelyek az adott régióban laknak/működnek, vagy fejlesztésük az adott régióban valósul meg. A területfejlesztéssel kapcsolatos regionális operatív programok az adott régiók szükségletei, és lehetőségei szerint különböznek. Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Program a as időszakra vonatkozó Nemzeti Vidékfejlesztési Program, mely az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból (EMVA) nyújtott vidékfejlesztési támogatásokról szóló 1698/2005/EK Tanácsi Rendelet 15. (1) bekezdése alapján készült, s melyet Magyarország a Kormány jóváhagyását követően hivatalosan benyújtott az Európai Bizottság részére. Az Európai Bizottság szeptemberében hagyta jóvá a as időszakra vonatkozó Új Magyarország Vidékfejlesztési Programot. Az ÚMVP keretében hazánk mintegy milliárd forint támogatás felhasználására jogosult, amely teljes egészében a mezőgazdaság és a vidék fejlesztésére fordítandó. Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Stratégiai Terv (ÚMVST) az Európai Tanácsnak az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alapból (EMVA) finanszírozott támogatásokról szóló rendelete alapján elkészített, a közötti időszakra vonatkozó hazai vidékfejlesztési program stratégiai kereteit tartalmazza. Az Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) ezen stratégiai terv továbbrészletezett változata, amely intézkedés-szinten tartalmazza az említett fejlesztési időszak mezőgazdaságra és vidékfejlesztésre vonatkozó prioritásait. Ezen prioritások az alábbi felsorolás szerint foglalhatók össze: A mezőgazdasági, az erdészeti és az élelmiszer-feldolgozási szektorok versenyképességének javítása, a termelési szerkezetváltás elősegítése; A versenyképes agrárgazdaság humán feltételeinek megteremtése, különös tekintettel az innovációs készség és a piacorientált szemlélet terjesztésére; A fenntartható gazdálkodás garanciáinak erősítése; A vidéki foglalkoztatási gondok enyhítése, a jövedelemszerzési lehetőségek bővítése, az életminőség javítása, a szolgáltatásokhoz való hozzájutás könnyítése; Helyi közösségek fejlesztése. A felsorolt prioritások végrehajtása érdekében az ÚMVP az alábbi négy támogatási tengelyt fogalmazza meg: ÚMVP I. tengely: A minőség és a hozzáadott érték növelése a mező- és erdőgazdaságban, valamint az élelmiszer-feldolgozásban; 1. ÚMVP II. tengely: A földhasználat racionalizálása a környezeti és természeti értékek figyelembevételével; ÚMVP III. tengely: A vidéki foglalkoztatás bővítése, a tevékenységek diverzifikálása; 6

7 ÚMVP IV. tengely: Helyi közösségek fejlesztése, LEADER Az ÚMVP irányító hatósága a Vidékfejlesztési Minisztérium, a kifizető hatóság az MVH (Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal). Pályázatok csoportosítása (a teljesség igénye nélkül) 1. Finanszírozó szerint Európai Unió és a tagország közösen Strukturális alapok EMVA stb. Hazai finanszírozás Nemzeti Civil Alapprogram (NCA) Nemzeti Kulturális Alap (NKA) Országos Foglalkoztatási Közalapítvány (OFA) Minisztériumi ágazati pályázatok Megyei, önkormányzati pályázatok stb. Egyéb finanszírozók Norvég Támogatási Alap Svájci-Magyar Együttműködési Program EU Kultúra Keretprogramja Visegrádi Alap Soros Alapítvány stb. 2. Finanszírozás módja szerint Előfinanszírozott Utófinanszírozott Előleg és utófinanszírozás 3. Területi hatály szerint Országos kiírású pályázat (bárki pályázhat, aki Magyarországon székhellyel, telephellyel rendelkezik) Területi (régiós) pályázat (a vonatkozó területen székhellyel, telephellyel rendelkező szervezet pályázhat) Helyi pályázat pl. települési önkormányzat (a kiíró településen székhellyel, vagy telephellyel rendelkező szervezet, vagy a településen fontos rendezvényt megvalósító, de nem a településen működő szervezet pályázhat) PÁLYÁZATI ALAPFOGALMAK, DOKUMENTUMOK Alapfogalmak Projekt: Egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat. Konkrét célokat meghatározott idő alatt kíván elérni. A célok eléréséhez meghatározott (humán és anyagi) erőforrásokat rendel. 7

8 Pályázat: egy kérelemi dokumentáció, amit azzal a céllal készítünk, hogy projektünkhöz anyagi forrásokat szerezzünk. A pályázat kiírója társadalmilag fontosnak tekinthető közcél megvalósulása érdekében céljait és prioritásait rögzíti, majd ehhez forrásokat rendel. Másképp fogalmazva a pályáztató a pályázati kiírásban meghatározott pályázói kör számára nyújt támogatási lehetőséget az általa kijelölt célok végrehajtásához. Nyílt pályázat: a pályázat nyilvános meghirdetésre kerül, így a benyújtásából közvetlen, vagy közvetett eszközökkel senkit sem rekesztenek ki. Zárt pályázat: a pályázat elnyerése valamilyen oknál fogva csak a potenciális jelentkezők egy része számára lehetséges, tehát csak egy konkrétan meghatározott kör jogosult annak benyújtására. Előminősítési pályázat: a kiíró rögzíti az elkülönített forrás célját és a prioritásokat. A pályázat beadását azonban megelőzi egy úgynevezett előminősítési szakasz, melyben a kiíró kiválasztja a leginkább támogatandó projekteket, és csak ezek számára ajánlja fel a pályázati szakasz második részében a pályázás lehetőségét. Vissza nem térítendő pályázat: a kiíró olyan forrást biztosít a nyertes pályázó részére, mellyel szemben nem áll fenn semmilyen teher, azt nem terheli visszafizetési kötelezettség. Visszatérítendő pályázat: a nyújtott támogatást egy meghatározott határidőn belül és meghatározott feltételek mellett vissza kell fizetni. Kamattámogatást nyújtó pályázat: hasonlít a visszatérítendő pályázatokhoz. A különbség abban áll, hogy ebben az esetben a pályázatok végeredménye kedvező kamatozású hitel lesz. Pályázati adatlap: A pályázat lelke, a legfontosabb benyújtandó anyag, tulajdonképpen maga a pályázat. A pályázati adatlap tartalmazza a pályázó adatait (neve, cégadatok, gazdálkodási adatok), a megvalósítandó projekt adatait (projekt megnevezése, költségvetése), valamint a projekt egészének, illetve egyes részeinek bemutatását (a tervezett fejlesztés háttere, indokoltsága, eredményei, a pályázatban résztvevő személyek bemutatása, a pályázathoz kapcsolódóan vállalt kötelezettségek, nyilatkozatok). A pályázati adatlap formailag és tartalmilag hibátlan összeállítása nélkül nincs sikeres pályázat. "De minimis" elv: az EU 1998/2006. rendelete szabályozza a de minimis támogatásokat. Az EK rendelet alapján csekély összegű támogatás csak abban az esetben nyújtható, ha egy vállalkozásnak bármilyen forrásból, csekély összegű támogatási jogcímen odaítélt támogatás, támogatástartalma három egymást követő pénzügyi év vonatkozásában nem haladja meg a eurónak, a közúti szállítási ágazatban a eurónak megfelelő forintösszeget. A pályázónak nyilatkoznia kell arról, hogy az általa bármely forrásból igénybe vett csekély összegű támogatás tartalma a támogatás odaítélésének évében és az azt megelőző két pénzügyi év vonatkozásában nem haladja meg a 1998/2006/EK rendeletben meghatározott összeget. A nyilatkozatot a korábban támogatást nyújtó szervek tájékoztatása alapján kell megtenni. Támogatási intenzitás: a kedvezményezett számára nyújtott állami támogatás és az elszámolható költségek jelenértékének (a jövőbeni pénzek kezdő időpontra vonatkoztatott értékének) hányadosa. Melléklet: a pályázatban rögzített tényeket alátámasztó, és így a pályázat tartalmi elbírálását megalapozó dokumentum. 8

9 Projekt előrehaladási jelentés: a kedvezményezett rendszeres beszámolója a Közreműködő Szervezet felé a támogatott projekt megvalósulásáról. Projekt fenntartási jelentés: a kedvezményezettnek a pénzügyi beszámoló jóváhagyását követően, a teljes fenntartási időszak alatt a támogatói okiratban meghatározott rendszerességű és tartalmú adatszolgáltatási kötelezettsége a közreműködő szervezet felé. Elbírálásból való kizárás: az adott pályázatnak a bírálat eljárásának folyamatából történő kirekesztése a pályázó által elkövetett valamely lényeges formai, tartalmi, vagy eljárási hiba, hiányosság következtében. Eljárásrend: az Irányító Hatóság, illetve a Közreműködő Szervezetnek a pályázati rendszer működtetésével összefüggő valamennyi, vagyis a benyújtott pályázatok feldolgozásával, a döntéshozatallal, a szerződéskötéssel, a finanszírozással, az ellenőrzéssel, valamint a monitoring adatok feldolgozásával kapcsolatos eljárási szabályok összességét értjük. Forrás: a projekt sikeréhez szükséges eszközök, feltételek összessége. Feladat-meghatározás: azon tevékenységi sorozat pontos leírása, amit a pályázónak a benyújtott pályázat elvégzése érdekében teljesítenie kell. A feladat-meghatározásban rögzített szolgáltatást az ott meghatározott módon és időben kell elvégezni, attól eltérni, azt megváltoztatni nem szabad. Kedvezményezett: az a szervezet, amely részére a pályáztató a vállalt és a támogatási szerződésben rögzített feladat elvégzésére támogatást nyújt. Támogatási szerződés: a pályáztatónak vagy a szerződés megkötésére jogosult szervezetnek a nyertes pályázóval kötött írásbeli megállapodása a feladatmeghatározásban rögzített tevékenységek elvégzésére. Ebben a szerződésben rögzítik a szerződő felek adatait és jogviszonyukat, a feladat teljesítésének és a finanszírozásnak a módját és ütemezését. Irányító Hatóság: a pályázat kiírója, és értékelője. Közreműködő Szervezet: a pályázat lebonyolítója, adminisztráció, tanácsadás a pályázók számára a beadás előtt, formai értékelés, végrehajtás esetén elszámolás. Általában a kisebb pályázatoknál mindkét funkciót a kiíró látja el. Az erőforrások A projektgazdaságban az erőforrás fogalma valamennyi személyi és dologi eszközt magában foglal. Az erőforrás tervezés a projekt tervezésének egyik fontos fázisa. Az erőforrás tervezés szempontjai: Mennyiségi erőforrás-szükséglet tervezése. Erőforrás-felhasználás időtartamának megtervezése. Erőforrás-felhasználás költségeinek becslése. Felelősök, végrehajtók kijelölése. Az erőforrások csoportosítása: Anyagi jellegű erőforrás. Technikai jellegű erőforrás (gépek, épületek stb.). Emberi jellegű (humán) erőforrás. Pénzügyi jellegű erőforrás (pénzeszközök, hitelek, beruházási lehetőségek stb.). Kereskedelmi jellegű erőforrás (értékesítés). Katalitikus erőforrás (image, PR, minőség stb.). 9

10 A pályázat tervezése során két alapvető szempontot kell figyelembe vennünk: Valós igényekre épülő projektet tervezzünk. Megvalósítható célokat fogalmazzunk meg. Fenntartási kötelezettség A pályázat előírásai határozzák meg, hogy legkésőbb mikor érjen véget a megvalósítási szakasz, vagyis a projekt fizikai befejezése. A pályázatok egy másik határidőt is megadnak. A támogatott projektnek, az abban vállalt feltételeknek, a kötelezően bevállalt mutatószámoknak (indikátorok) meddig kell fennállniuk, és azt milyen dokumentációval köteles a nyertes bizonyítani. A fenntartási időszakra vonatkozóan olyan kockázatokat kell bevállalni, mint például: 3-5 év múlva is létezni fog a pályázó szervezet, a cég árbevétele évről évre növekedni fog X %-kal stb. A legnagyobb hiba, ha valaki ezeket a kötelezettségeket felelőtlenül bevállalja, hiszen a pályázónak a projekt-fenntartási jelentéseket évente el kell készíteni (és meg kell küldeni), emellett az ellenőrző szerv bármikor élhet ellenőrzési jogával. A vállalt kötelezettségek meghiúsulása retorziókat von maga után. Ha az ellenőrző hatóság szándékosságot feltételez, a hatósági döntés értelmében akár vissza kell fizetni a teljes támogatási összeget (természetesen kamatostul). A horizontális elvek érvényesítése Az európai uniós pályázatok sajátossága, hogy minden pályázat tervezésénél és megvalósításánál figyelembe kell venni ún. horizontális szempontokat. Ez azt jelenti, hogy két nagy témakörben vállalásokat kell tenni (kötelező minimum pontszám kapcsolódik hozzájuk, vállalás nélkül nem is kerül értékelésre a pályázat), sőt azok betartását nagyon szigorúan ellenőrzik, és nemcsak a projekt fizikai befejezéséig, hanem az azt követő (3-5 éves) fenntartási időszak alatt is. Az első horizontális szempont az esélyegyenlőség érvényesítése. A projektnek bizonyos rétegek, csoportok (például: hátrányos helyzetűek, romák, fogyatékkal élők, pályakezdők, 50 év felettiek) helyzetének javításához hozzá kell járulnia. Pontos meghatározásokat, adatokat és konkrét módszerek leírását várják el, miként fogja a pályázó ezeket kezelni. A második horizontális szempont a környezeti fenntarthatóság kérdése. Arra irányítja a figyelmünket, hogy úgy hajtsuk végre a projektet, hogy az ne sértse a környezetet, a természeti erőforrásokat, az értékes hagyományokat. Azaz ne éljük fel a jövőnket a jelenért. A pályázatokban e szempontoknak nem az általános leírását várják, hanem alapos végiggondolását, különböző mutatók bevállalását, mely esetleg plusz költségek vállalásával is jár. Alapdokumentumok, mellékletek Pályázati felhívás: rövid ismertető a kiírt pályázatról. Ki hirdeti meg, kik, milyen területen és milyen célra pályázhatnak, a pályázható összeg nagysága, beadási feltételek (a benyújtás módja, határideje, címe). 10

11 Pályázati útmutató: a pályázattal kapcsolatos, minden részletre kiterjedő leírás. Minden olyan ismeretet, szempontot tartalmaz, melyet teljesíteni kell a pályázat összeállítása során. Ez az a hivatalos dokumentum, amely alapján a formai bírálat, a hiánypótlás és a tartalmi bírálat megtörténik. Meghatározza, milyen dokumentumokat és milyen formában kell benyújtani. Leírja, mit lehet, és mit nem lehet hiánypótolni, mik a kizáró okok. Tartalmazza a tartalmi bírálat szempontjait és értékelési folyamatát, általában a pontozás rendszerét. Ismerteti a nyertes pályázatok megvalósításával kapcsolatos elvárásokat, a kifizetések rendszerét, az elszámolásokat, a fenntarthatósági követelményeket. Pályázati adatlap / formanyomtatvány: tartalmaz minden olyan alapinformációt a pályázóról és a projektről, amely alapján a bírálat teljesíthető. A pontosabb, szélesebb körű információk megadásához különböző mellékletek becsatolását írhatják elő (elsősorban összetett, nagy költségvetésű projektek esetén). Az adatlap általános rovatai: Pályázó adatai Pályázó bemutatása Szükségesség/indoklás bemutatása Projekt célja; közvetlen cél+közvetett cél Projekt célcsoportja Tervezett projekt bemutatása, tevékenységei, időütemterve Indikátorok Költségvetés (összefoglalóan) Eredmények Hatások Horizontális szempontok (környezetvédelmi, esélyegyenlőségi) Fenntartás biztosítása Mellékletek Kitöltendő/szerkesztendő mellékletek: Részletes költségvetés Nyilatkozatok (nincs adótartozás, a pályázatban foglaltakért való felelősségvállalás stb.) Konzorciális megállapodás (ha van; ha kötelezően előírt) Támogató nyilatkozatok Egyéb, az útmutatóban szereplő kitöltendő mellékletek Bekérendő mellékletek: Bírósági bejegyzésről igazolás Aláírási címpéldány Banki igazolás Egyéb, az útmutatóban szereplő benyújtandó mellékletek 11

12 TERVEZÉS, ELEMZÉS, ÜZLETI TERV Minden működő szervezetnek (forprofit, nonprofit) kell, legyen jövőképe, stratégiája, üzleti terve. A jövőkép alapján meg lehet alkotni a rövid-, közép- és hosszútávú stratégiát, melyre rá lehet építeni az üzleti tervet. Ha a szervezet rendelkezésére áll a körülmények változásához aktualizált stratégia, komoly eséllyel tud pályázni a fejlesztéshez szükséges forrásokra. Ne pályázati lehetőséghez alakítsunk stratégiát, hanem a stratégiánkhoz keressünk pályázati lehetőséget! A célok megfogalmazása és az erőforrások számbavétele Céljainkat megtervezett tevékenységek sorával, projektek megvalósításával tudjuk elérni. A jövőt befolyásoló tervező távlatokban, több lépéssel előre gondolkodik, felismerve a múlt és jelen tényezőinek kapcsolatait, az okokat és okozatokat. A projekt olyan megtervezett tevékenység, amely forrásokon alapszik, határozott eredménye van és időkeretek korlátozzák. A tervezés főbb lépései 1. Helyzetértékelés: a probléma, szükséglet, igény felismerése. 2. Értékrend! Sajnos sok tervezésnél, beruházásnál nem teszik fel azt a kérdést, hogy miért szükséges az adott beruházás, csak azt, hogyan lehet megcsinálni. Ezért fordulhat elő oly sokszor, hogy a projekt csak a kivitelezők önös érdekeit szolgálja, a közösségét nem. 3. Megelőzendő problémák, megóvandó értékek listázása. 4. Célmeghatározás: a vágyott jövőbeli állapot meghatározása, relevancia-vizsgálat. Mérhető, ellenőrizhető célokat kell kijelölnünk, amelyek valóban a megoldás irányába hatnak. 5. Fontossági sorrend tekintetében a rugalmasság épp annyira fontos, mint a kitartás és következetesség. 6. Végrehajtási terv: o Erőforrások (humán, pénz, technikai) o Menetrend o Alternatív megoldások, forgatókönyvek o Ellenőrzés, monitoring, hatékonyág vizsgálat o Az eredmény, hatások értékelése Technikák 1. Tervmátrix: tervezési eszköz a projekt előzetes átgondolásához. Miért indítjuk a projektet? Cél Mit akarunk elérni a projekt segítségével? Eredmények Kinek a helyzetén szeretnénk változtatni? Célcsoport 12

13 Hogyan akarjuk elérni a kívánt eredményeket? Tevékenységek Ki a projektgazda? Pályázó Kikkel akarjuk megvalósítani? Partnerek Milyen eredményeket akarunk elérni? Indikátorok, jelzőszámok Hol találhatók a cél eléréséhez szükséges eszközök (pénz, ember) Források Mire van szükségünk a projekt Eszközök, költségvetés megvalósításához? Mikor akarjuk megvalósítani? Időtartam, határidő 2. Problémafa, célfa elemzés A stratégiai elemzés egyik eszköze. Alapvető feladata a megoldandó problémák feltárása, a feltárt problémák közötti ok-okozati összefüggések elemzése. Problémafa: egy fennálló helyzet negatív aspektusai. Célfa: a kívánatos jövőbeli helyzet pozitív aspektusai. A problémaelemzés során először a legpontosabban fogalmazzuk meg azokat a problémákat (pl. egy brainstorming segítségével), melyek a vállalkozásunkat befolyásolják. A problémákat cédulákra írjuk fel. Kezdődhet az ok-okozati összefüggések feltárása. Ha az A probléma B probléma - oka, akkor B alá helyezzük - ha következménye, akkor B fölé helyezzük - ha pedig sem nem oka, sem nem következménye, akkor egyelőre melléhelyezzük (annak reményében, hogy a problémafa ágainak bokrosodása során majd megtaláljuk az alsóbb, vagy felsőbb szinten az összekapcsolódást) A munkánk eredménye egy ágakra bomló fastruktúra, mely világosan mutatja a területünkön jelentkező problémák ok-okozati összefüggéseit. A problémafa birtokában kezdődhet a célképzés. A célkitűzés nem tevékenységek összessége, hanem annak jövőbeli, pozitív állapotnak a leírása, melynek elérését szolgálják a projekttevékenységeink. Mi alapján képezzük a célkitűzéseinket? Pontosan ezt a célt szolgálja a problémafa. A probléma annak a negatív állapotnak a leírása, amin változtatni szeretnénk, a célkitűzés pedig egy jövőbeni, pozitív állapot. Ennek érdekében a problémafa tükörképeként, a negatívumok pozitív eredménnyé történő átfordításával elkészítjük a célkitűzés-fát, mely eszköz-eredmény összefüggésben ábrázolja a problémák megoldását célzó fejlesztési utakat. A célkitűzést úgy fogalmazzuk meg, hogy konkrét, mérhető és reális legyen. Ha eddig eljutottunk, meghatározzuk a beavatkozási logikát, melynek során eldöntjük, a fa melyik részét valósítjuk meg; azaz kiválasztjuk azt a konkrét célkitűzést, amely reálisan elérhető számunkra. A konkrét célkitűzés felett közvetlenül szereplő cél lesz az átfogó célunk, míg a konkrét célkitűzéshez alulról kapcsolódó célok lesznek az eredményeink, melyek megvalósításához a tevékenységeket rendelni kell. 13

14 3. SWOT-analízis A helyzetelemzésnek talán a legismertebb és legelterjedtebb módszere a SWOT-analízis. Népszerűségét indokolja, hogy viszonylag egyszerű, gyors és kiterjed a szervezet, illetve a környezet elemzésére egyaránt. A módszer egyik értéke, hogy alkalmazóinak figyelmét nemcsak a szervezet, hanem a szervezet környezetének elemzésére is ráirányítja. Egy szervezet sikerét ugyanis alapvetően meghatározza, hogy mennyiben tud megfelelni közege kívánalmainak. Ehhez azonban nemcsak azt kell ismerni, hogy mit vár a környezet (a fenntartó, a társadalom, a munkaadók stb.) az intézménytől. Tudni kell azt is, hogy az intézmény környezetében működő hasonló szervezetek ezen elvárások közül melyeket, milyen módon és milyen minőségben elégítik ki. Ráirányítja tehát figyelmünket arra, hogy foglalkozzunk a vetélytársakkal. Ugyanakkor a környezet elemzése azért is fontos, hogy a szervezet időben fölismerje a környezetében lévő olyan lehetőségeket, amelyek kihasználása segítheti céljai megvalósítását, vagy új célok megfogalmazását. A SWOT-analízis során az erősségek és a gyengeségek a szervezet, a lehetőségek és fenyegetések a környezet pozitív, illetve kevésbé pozitív jellemzői. Az elemzést elsősorban nem azért végezzük, hogy pontosabban ismerjük a helyzetünket. Ennél sokkal fontosabb, hogy a feltárt erősségekre építve kihasználjuk a lehetőségeket és elkerüljük a veszélyeket, illetve, hogy gyengeségeinktől megszabaduljunk annak érdekében, hogy azok ne akadályozzák a lehetőségek kihasználását, és ne adjanak terepet a veszélyek megvalósulásához. A SWOT-elemzés fő lépései: 1. az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek összegyűjtése; 2. az egyes elemek rangsorolása; 3. a kereszttábla elkészítése; 4. a fejlesztendő területek meghatározása. A négy fő lépés közül talán a kereszttábla elkészítése a legkevésbé ismert, ugyanakkor a helyzetelemzés sikere, és az arra épülő terv elkészítése szempontjából meghatározó jelentőségű. A kereszttábla egy olyan (mátrix) táblázat, amelybe beírjuk a szervezet három legfontosabb erősségét és gyengeségét, majd pedig a három legfontosabb lehetőséget és veszélyt, fenyegetést. Ezután következik a táblázat kitöltése, az alábbi kérdések megválaszolása alapján: 1. Az adott (1., 2., 3.) erősségre építve ki tudjuk-e használni az adott (1., 2., 3.) lehetőséget? 2. Az adott gyengeség akadályoz-e bennünket az adott lehetőség kihasználásában? 3. Az adott erősségre építve el tudjuk-e kerülni az adott fenyegetést? 4. Az adott gyengeség miatt nagyobb-e a valószínűsége az adott fenyegetés bekövetkezésének? Ha egy kérdésre igen a válasz, akkor az adott négyzetbe egy x-et teszünk. Ezek az x-ek jelölik ki lényegében a fejlesztendő területeket. A kereszttábla tehát meghatározza, hogy mely erősségekre építve mely lehetőségeket használhatjuk ki, illetve megmutatja a fenyegetést okozó gyengeségeket, amelyeket föl kell számolnunk, el kell kerülnünk vagy erősséggé kell alakítanunk. Ennek kidolgozása azonban már a tervezés során történik. SWOT elemzés Erősségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) 14

15 Belső tényezők (pozitív) Pozitív dolgok, amik jól működnek, és lehet rá befolyásom, hogy még jobban működjenek Lehetőségek (Opportunities) Külső tényezők (pozitív) Olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de számunkra kedvezőek, és rájuk építve jobban kihasználhatjuk az erősségeinket Belső tényezők (negatív) Olyan dolgok, amik nem jól működnek, de lehet rá befolyásom, hogy jobbá váljon a helyzet Veszélyek (Threats) Külső tényezők (negatív) Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, és csökkentik a siker esélyeit; kockázatot jelenthetnek A SWOT táblázat egy pillanatfelvétel, ezért célszerű azt tervezési ciklusonként elkészíteni. Az újabb SWOT elemzések összehasonlítása a régebbiekkel világosan megmutatja, hogy a fejlesztések valóban a megfelelő irányban haladnak-e: éltünk-e a lehetőségeinkkel, orvosoltuk-e a gyengeségeinket. 4. Logikai keretmátrix Ha az elemző lépéseket követően a projektben együttműködő partnerek megegyeztek a projektcélokról, a várt eredményekről és a végrehajtandó tevékenységekről, akkor a projekt logikai keretének meghatározása, a logikai keretmátrix ( logframe ) kitöltése már egyszerűbb feladatot jelent. Általában elfogadott a 4 oszlopból és 5 sorból álló mátrix. Az egyes oszlopok a projekt céljait, teljesítményindikátorait, az ellenőrzés információforrásait és végül a feltevéseket és kockázatokat tartalmazzák. A különböző szakirodalmak és pályázati követelmények az logikai keretmátrix sorainak és az oszlopainak elnevezésére eltérő terminológiát alkalmaznak, de ennek ellenére az elnevezések és logikai összefüggések mindig ugyanazt jelentik. A logikai összefüggések figyelembevételével szükséges vizsgálnunk a feltételezések szintjét. Ennek meghatározásában segít a következő algoritmus: NEM Ne vegye figyelembe a logikai keretmátrixban! Fontos a külső feltétel? IGEN IGEN TALÁN A projekten kívül valaki megvalósítja a problémát? NEM A feltételezések és kockázatbecslések algoritmusa. Ne vegye figyelembe a logikai keretmátrixban! Vegye figyelembe, mint feltételezést a logikai keretmátrixban! Megvalósítható a IGEN projekten belül? NEM Írja újra a projektet ennek figyelembe vételével! FIGYELEM! Gyilkos feltétel! 15

16 Gyilkos feltétel az, ami megakadályozza a projekt megvalósítását. Érdemes az érintettek elemzésénél a lehető legnagyobb körültekintéssel eljárni, mert az esetlegesen figyelembe nem vett tényezők (személyek, cégek, hivatalok), meghiúsíthatják a projekt kapcsán végzett addigi erőfeszítéseinket, egy gyilkos feltétel állításával. A projekt fenntarthatónak minősíthető, ha a célcsoport akkor is élvezni tudja a projektnek a közvetlen célokból eredő hasznát, miután a projekt pénzügyi támogatása megszűnt vagy lecsökkent. A kitöltött logframe mindenképpen rá kell férjen egy oldalra, úgy, hogy a szöveg könnyen áttekinthető és olvasható maradjon. A tapasztalat azt mutatja, hogy a több oldalas logikai keretmátrix nem felel meg a célnak, miután megnehezíti, hogy a projekt összefüggések egy pillantásra áttekinthetőek legyenek a tervező, vagy a bíráló számára. 16

17 A LOGIKAI KERETMÁTRIX (LOGFRAME) Átfogó célkitűzések Intervenció logikája (beavatkozási logika) Mi az a szélesebb célkitűzés, amelyhez a projekt hozzájárul? Objektíven igazolható eredményességi indikátorok Melyek az átfogó célkitűzéshez kapcsolódó fő mutatók? Az indikátorok forrása és ellenőrzési módja Mik e mutatók információforrásai? Feltételezések és kockázatok X Közvetlen célkitűzések (a projekt célja) Várt eredmények (outputok) Melyek azok a közvetlen célok, amelyeket a projekttel el kíván érni? Eredmények alatt a projekt közvetlen céljának eléréséhez hozzájáruló konkrét outputokat kell érteni. Mik a projekt tervezett konkrét outputjai? Melyek azok a mennyiségi vagy minőségi mutatószámok, amelyek megmutatják, hogy a projekt közvetlen céljait sikerült elérni? Melyek azok a mutatók, amelyekkel mérni lehet, hogy a projekt eléri-e a kívánt eredményeket? Melyek az információforrások, amelyek már léteznek, vagy összegyűjthetők? Milyen módszerek szükségesek ezen források megszerzéséhez? Melyek e mutatók információs forrásai? Melyek azok a - kedvezményezett közvetlen hatáskörén kívül eső - tényezők és feltételek, amelyek szükségesek e célkitűzések eléréséhez? Milyen kocká-zatokat kell figyelembe venni? Milyen külső tényezőket és feltételeket kell megvalósítani a várt eredmények terv szerinti eléréséhez? 17

18 Tevékenységek (inputok) Mely fő tevékenységeket és milyen sorrendben kell végrehajtani a várt eredmények eléréséhez? (a tevékenységeket az elérendő eredmények szerint csoportosítsa!) Eszközök: Milyen eszközök szükségesek e tevékenységek megvalósításához. Pl. szakemberek, berendezések, képzés, tanulmányok, anyagok, üzemeltetési eszközök stb. A projekt előrehaladásáról milyen információforrásokból lehet tájékozódni? Költségek: Mik a projekt költségei? Hogyan lehet a költségeket részletezni? (költségvetési tábla) A projekt indítása előtt milyen előfeltételeknek kell teljesülnie? Milyen - a kedvezményezett közvetlen hatáskörén kívül eső - feltételeknek kell adottnak lenniük a tervezett tevékenységek végrehajtásához? ELŐFELTÉTELEK 18

19 A logikai keretmátrix tehát egy konkrét projektet foglal táblázatba hasonlóan, mint a SWOT elemzés szervezetünket, szektorunkat. A logframe egy négy (+1) sorból és négy oszlopból álló táblázat. A sorok a tervezés szintjeit jelölik, felülről lefelé haladva egyre jobban ráközelítünk a tervezett projekt konkrétumaira. A logframe-ben érvényesülő horizontális logika a projekt céljainak, eredményeinek és hatásainak körvonalazásához és a projekt által felhasznált erőforrások méréséhez kapcsolódik, a főbb mérési mutatók és a mérések ellenőrzéséhez szükséges információk meghatározásával. A logframe-ben érvényesülő vertikális logika a projekttevékenységeket, az ok-okozati összefüggéseket, a fontos feltételezéseket és kockázatbecsléseket, vagyis a projektmenedzser hatáskörén kívül eső bizonytalansági tényezőket határozza meg. A legfelső sorban a projekt szélesebb összefüggéseiről beszélünk. Az első cellájában azt az átfogó célkitűzést határozzuk meg, aminek megvalósulásához projektünk hozzájárul sok más projekttel együtt (ez egy pályázat esetében rendszerint a kiíró/támogató célkitűzése). A második sor a projekt céljainak szintje. Itt, az első oszlopban adjuk meg projektünk konkrét célkitűzését, vagyis azt az ideális jövőbeli állapotot, aminek megteremtését az adott projekttel el szeretnénk érni. A harmadik sor a projekt tevékenységeinek következtében létrejövő eredmények szintjét mutatja, az eredmények felsorolásával az első cellában. A negyedik sor a projektvégrehajtás szintje. Az első oszlopban soroljuk fel az eredmények létrehozásához szükséges tevékenységeket. A második oszlopban az ellenőrzéshez, értékeléshez szükséges sikerességi mutatókat kell megadni. Ezek jól körülírtak, és különösen az alsóbb sorokban lehetőleg számszerűsítettek legyenek. Ugyanezen oszlop Tevékenységek cellájában a projekt megvalósításához szükséges emberi és dologi erőforrások konkrét, számszerűsített felsorolása kerül megjelenítésre. A harmadik oszlop a sikeresség mérésének hogyanját adja meg. A felső három sorban az átfogó és a konkrét célkitűzések, illetve az eredmények elérését igazoló információforrások (és ha szükséges külön is leírni), a teljesítmény igazolásához szükséges módszerek szerepelnek. Az oszlop tevékenységek cellájában a humán és dologi erőforrások költségeit tüntetjük fel. A negyedik oszlopban vesszük számba azokat a külső tényezőket, amelyek a projektmenedzsment hatókörén kívül esnek (lásd: feltételezések és kockázatbecslések algoritmusa), viszont teljesülésük elengedhetetlenül szükséges ahhoz, hogy a következő szint első oszlopában leírtak megvalósulhassanak. A legalsó sor Feltételezések cellájában tehát azt írjuk le, milyen előfeltevésekre építünk akkor, amikor azt állítjuk, hogy tevékenységeink az egyel fentebbi sorban előre jelzett eredmények megvalósulásához fognak vezetni (és így tovább). Az előfeltevések alapos mérlegelése a reális tervezés egyik fontos garanciája. A logframe segít (a problémafa-célfa, valamint a SWOT analízis felhasználásával): Egyszerűsíteni a kommunikációt az érintettekkel Tisztázni a projekt célját és létjogosultságát Azonosítani az információ szükségletet Megfelelő időben elemezni a projekt környezetét Meghatározni a projekt kulcselemeit Mérhetővé tenni a sikert vagy a kudarcot 19

20 5. Gantt diagram Tevékenységek áttekinthető összefoglalásának ill. az időszükségletek ábrázolásának legegyszerűbb eszköze a Gantt diagram. A Gantt diagram összeállításának menete: - az adott témának megfelelően meghatározzuk a tevékenységeket, - meghatározzuk a folyamat teljes átfutási idejét (határidejét), - meghatározzuk az egyes munkalépések időszükségletét, - feltárjuk az egyes munkalépések logikai összefüggéseit, tehát hogy mely lépések végezhetők párhuzamosan, illetve egymást megelőzve vagy követve A fentiek figyelembevétele mellett a tevékenységek időszükségletét vonallal jelöljük. A Gantt táblázat segítségével a projekt fontosabb és időigényesebb elemei áttekinthető formában rövid idő alatt elkészíthetők. Hónapok Szeptember Október Projektelemek Feladat/Hetek Tananyag megírása Nyomdai munkák Kézirat írása Lektorálás Tördelés, levilágítás Nyomtatás Terítés Kötészet Címlista összeáll. Postázás A diagram használata jelentős segítséget nyújt a program előrehaladásának követésében. Ahogy a feladat előrehalad, feljegyzést készíthetünk az egyes lépések készenléti százalékáról. Ezzel a módszerrel a diagram első rátekintésre mutatja a program állását. Azonnal nyilvánvalóvá válik a tényleges haladás a tervezett haladáshoz viszonyítva. Ez lehetővé teszi a korrekciós intézkedések meghozatalát és végrehajtását, mielőtt a munka reménytelenül elmaradna a projektterv mögött. A téma indításakor figyelmen kívül hagyott, vagy az indítás után pótlólagosan felvett lépéseket a munka haladása közben fel lehet venni a diagramba (pl. kézirat javítása a lektorálást követően stb.). A kiegészítő lépésekhez szükséges pótlólagos időt felmerülésük alkalmával fel kell becsülni, és a diagramot módosítani szükséges. Ezzel a módszerrel mind a teamvezető, mind a projektmenedzser megbízható időtáblázatot kap a munka menetéről, előrehaladásáról. 6. Költségtervezés A projekt költségvetése A pénzügyi terv a pályázat leginformatívabb összefoglalója, összesített információhordozója. Egy költségvetést látván a szakértő szemek azonnal észreveszik egy-egy projekt hiányosságait, előnyeit, ezért a pénzügyi tervezésre, illetve a pénzügyi 20

21 összefüggések pontos bemutatására kiemelten fontos a megfelelő időt rászánni. A tervezet pénzügyi realitása nagyon fontos értékelési szempont. A pénzügyi terv általános felépítése: A projekt pénzügyi megvalósításának bemutatása A projekt megvalósítási ráfordításainak becslése A projekt megvalósítási forrásainak tervezete A projekt működtetésének pénzügyi elemzése A működtetés ráfordításainak pénzügyi elemzése Költségtervezés lépései A tevékenység meghatározása Tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása (egymásutániság, várakozás, átfedés, párhuzam) Erőforrás-allokáció és tevékenységi időtartamok kialakítása Teljesítési folyamat időtervének ábrázolása Időterv elemzése Teljesítés költségeinek becslése, pénzáramlási terv (cash flow) elkészítése Optimalizálás (időtartam, erőforrás) Leggyakoribb nem elszámolható költségek Bírságok, pénzbüntetések, jogviták költségei Megkezdett projekt (ezt konkrétan megadja a pályázati kiírás) Közvetlenül nem kapcsolódó, céltól eltérő költségek Más forrásból már finanszírozott/finanszírozható költségek Reprezentációs költségek Környezetvédelmi előírásoknak meg nem felelő költségek Bérbeadási, értékesítési célú beruházás (5 év fenntarthatóság) Meghatározott % feletti értékű ingatlan, mint természetbeni hozzájárulás Költségtúllépések leggyakoribb okai Céltervezési fázisban készült költségvetés irreális Előre nem látható (technikai) problémák Projekteredmény behatárolásának hibái Kiviteli tervezés során végrehajtott változtatások Gazdasági, jogi és egyéb külső körülmények hatása Pénzügyi kockázatok Rosszul becsült költségek Társfinanszírozás hozzáférhetősége Partner fizetőképessége Cash flow helyessége (utólagos finanszírozás + 5% visszatartásának figyelembe vétele) Nem teljesítés miatti visszafizetés kamattal 21

22 A pályázó által elkövetett leggyakoribb hibák Számszaki hibák Beállított erőforrások elégtelensége Túlzott mennyiség vagy költség (levonhatják; elutasítják a pályázatot) Kötelező költségek elhagyása El nem számolható költségek beállítása A kiírásban megadott max. és min. értékek átlépése Egyes elemek összhangjának hiánya 7. Cash flow (pénzáramlás) elemzés A vállalkozások gazdálkodásának egyik legfontosabb elemzési területe a pénzügyi helyzet vizsgálata. A cash flow - általánosan elfogadott értelmezés szerint - nem más, mint pénzforrások képződésének és felhasználásának folyamata egy meghatározott időszak alatt. A cash flow értéke megegyezik a pénzbevételek és a pénzkiadások különbségével, végső soron tehát a pénzeszközök állományváltozását jelzi. A cash flow (pénzáramlási) kimutatás az adott időszakban rendelkezésre álló pénzügyi forrásokat vizsgálja és összehangolja a pénzfelhasználási igényekkel. A cash flow kimutatás tükrözi a cég pénztermelő képességét, a finanszírozási forrásait és a vállalat pénzeszközeinek felhasználását. A költség-haszon elemzés feladata annak kimunkálása és bemutatása, hogy a közösségi, illetve költségvetési forrásokból nyújtott támogatások olyan fejlesztések megvalósulásához járulnak hozzá, amelyek: költség-hatékonyak; társadalmi hasznuk jelenértéke meghaladja a társadalmi költségeik jelenértékét, csak a megvalósuláshoz szükséges mértékű támogatást kapnak, túltámogatás nem történik; működtetése során a létrehozott szolgáltatási színvonal pénzügyileg fenntartható. Változatok elemzése, melynek célja annak alátámasztása, hogy a projekt a megvalósítható alternatívák közül a legjobb. A pénzügyi elemzés, amely a kiválasztott műszaki megoldásra vonatkozóan a beruházónál, kedvezményezettnél felmerülő költségeket és bevételeket veszi számba és veti össze, pénzáram (cash flow) szemléletben. Ennek keretében kell a pénzügyi fenntarthatóságot is vizsgálni. Pénzáramlási terv elkészítésének elemei Pénzforgalmi terv elkészítése Törlesztési terv készítése Megtérülési idő számítása (statikus és dinamikus) Dinamikus mutatók vizsgálata (nettó jelenérték, belső kamatláb) Kockázatelemzés a nyereséget befolyásoló tényezőkre Pénzáramlási terv tartalma Tevékenységek tervezett költsége Tevékenységarányosan felmerülő költségek Időtartam arányában felmerülő költségek Pontszerűen felmerülő költségek 22

23 Költségek időszakokra bontása Táblázatba foglalás vagy grafikus ábrázolás Bevételek Saját rész Partnerek befizetései Hitelfelvétel Támogatási előleg Támogatásfinanszírozás hazai forrásból Támogatásfinanszírozás uniós forrásból Más finanszírozók által folyósított összegek Állami támogatások (de minimis szabály!) Árbevételek Bérleti díjakból származó bevételek Kiadások Szállítói számlák kifizetése Bérek és járulékaik Hiteltörlesztés Kamatfizetés Biztosítékok nyújtásának költségei Alvállalkozói számlák kiegyenlítése Bérleti díjak (pl. gépekre, teremre külön tételként) Anyagköltség Egyéb közvetlen költségek Közvetett költségek (pl. energia költség) Könyvvizsgálat Biztosítások Illetékek Fővállalkozói díj Rendezvények költségei Nyilvánossággal kapcsolatos költségek Adók, járulékok 8. Üzleti terv Célja: Segít megállapítani, hogy a projekt alapvetően megvalósítható-e. Meggyőzi a pályáztató szervezetet arról, hogy érdemes támogatást nyújtani a pályázónak. Fontos segédeszköz a vezetés kezében a szervezet üzleti stratégiájának és részletes terveinek kidolgozásához. Alapot teremt a vállalat jövőbeli teljesítményének méréséhez és nyomon követéséhez. Az üzleti tervet nem csak azért kell készíteni, mert a szükséges támogatást csak így kapjuk meg, hanem a vállalkozás, vagy szervezet saját maga miatt is. Amikor meghozzuk a döntéseket, fontos, hogy teljes körűen át tudjuk gondolni, ki tudjuk 23