Az üzletláncok ideális szoftvere

Átírás

1 Az üzletláncok ideális szoftvere Az üzletláncok egynél, több bolt, üzlet, áruház csoportját jelentik, amik egy céglogó alatt üzemelnek Franchise, vagy magán kézben lévő tulajdonosi háttérrel. Léteznek országon belüli üzletláncok, de számos kontinenseken átívelő hálózattal találkozhatunk. Az üzletláncokat központilag irányítják, az üzletek közös beszerzési és értékesítési stratégiát folytatnak. Nem csak kiskereskedelmi értékesítést folytathatnak, hanem nagyobb vevőket, viszonteladókat is kiszolgálhatnak. Az üzletlánc a szállítók felé egy egységként jelennek meg, mellyel jelentős engedményt érhetnek el náluk. A szállítók vagy az üzletlánc raktárházába szállítanak vagy közvetlenül a kiskereskedelmi egységhez. Ezt a nagyon összetett feladatot, csak egy olyan integrált moduláris felépítésű rendszerrel lehet optimálisan végezni, mint az Apolló rendszer.

2 Az Apolló rendszer XXI. század technikájával, a magyar fejlesztők 25 éves szakmai tapasztalatára, a felhasználók értékes tanácsára épülő rendszer. Integráltan látja társaságok ügyviteli feladatait. A modulárisan felépített rendszer középpontjában az ember áll, akinek nélkülözhetetlen társa lesz. Az irodalmakban a társaságok alaptevékenységét kiszolgáló szoftvereket "front office", míg a háttérben folyó adminisztrációk rendszerét "back office" nevezik. A vezetők a döntésükhöz mindkét rendszerből kinyerhetnek információkat. Az üzletláncok tevékenysége a következő tevékenységekre bontható beszerzés raktározás szállítás marketing munka, ügyfelek kezelése kiskereskedelmi tevékenység nagykereskedelmi (VIP vevők kiszolgálása) tevékenysége internetes értékesítés

3 "Back office" tevékenységek a következők: pénzügyi nyilvántartás számviteli feladatok adózással kapcsolatos feladatok tárgyi eszköz nyilvántartás házi pénztár rendszer

4 I. Üzletláncok alaptevékenységei Az üzletlánc alap tevékenységének kezelésére a STORE készletgazdálkodási modul szolgál, amely Lefedi a készletgazdálkodási folyamatot a szállítói megrendeléstől, raktárba való bevételezéstől a végső vásárlóknak való eladásig igény szerint több elosztási hely vagy kereskedelmi szint figyelembe vételével. A hatályos jogszabályoknak megfelelően minden folyamatról jogszerű, aktuális és pontos nyilvántartást vezet, melyből bizonylatokat, szállítólevelet és számlát tud kiállítani. A folyamatok ellenőrizhetőek és nyomon-követhetőek, a szállítás kocsira szervezhető, ezért biztonságot ad minden, folyamatban érintett szervezeti egységnek. Az Apolló rendszerben cikket rendkívül sok információval ruházhatjuk fel, például cikkcsoportokkal, a beszállítói információkkal, cikkenkénti több mértékegységgel (gyűjtő vonalkód kezelésével együtt). Beállíthatjuk a minimum, maximum készletszinteket, a jövedéki termék, a környezetvédelmi termékdíj speciális adatait. Ötfajta listaárával, 12 fajta engedménnyel, igény szerinti egyedi áraival az Apolló rendszer rugalmasan megfelel az árpolitikák szabad kialakításának. Cikkenként ill. áruforgalmi típusonként megadhatjuk a könyvelési adatokat, ezzel automatikusan könyveli a készletmozgásokat. A rendszerben fogadhatjuk a vevői megrendeléseket az internetes kereskedelmi rendszerből (EDI, B2B, B2C) vagy manuálisan is felvehetjük azokat. A készleten lévő megrendelt termék lefoglalhatjuk a vevőnek, ha nincs, akkor átadhatjuk a vevői igényt a szállítói rendelés-nyilvántartásnak, amit kiegészíthetünk a raktárra történő rendeléseinkkel. Rendelés-nyilvántartásunk végigköveti a rendelés valamennyi fázisát, a kimenő leveleket elkészíti (magyar, angol, német, olasz, francia, román, szlovák nyelven) és faxon, -en elküldi a partnernek. A bejövő dokumentumokat szkennerrel hozzáfűzhetjük a nyilvántartáshoz, bármikor képernyőn megnézhetjük őket. Nagykereskedelmi (és VIP) vevőknek értékesítéskor készíthetünk szállítólevelet és/vagy számlát, illetve gyűjtő-számlát. A program képes számtalan raktár kezelésére, melyek között mozgathatjuk áruinkat. Igény szerint direkt módon is (selejtezés, minta) megváltoztathatjuk készleteinket, kezeli az áfa raktárak, a bizományba adott és a bizományba kapott készleteket is Kiskereskedelmi értékesítéshez két NAV engedélyes pénztárgépet ajánlunk, melyek az árakat, a készleteket online módon kezelik. A STORE modul kimutatásaival pontos képet kaphatunk készleteinkről, azok változásáról, ABC elemzésével korábbi időszak adataival vethetjük össze jelen időszak adatait. A legfontosabb kimutatások az alábbiak: Raktárforgalmi jelentés Összesített forgalmi jelentés Beszerzési statisztika Értékesítési statisztika A legjobb (termék, vevő, szállító, ) ABC termék és vevőelemzés Elfekvő készletek INTRASTAT jelentés

5 A STORE készletgazdálkodási rendszerünknek két menürendszere van. Az egyik az irodai feladatok, a másik a raktári munkák rendszere. STORE - irodai feladatok rendszere A program menürendszerét - a gyorsabb, jobb megtanulhatóság érdekében - folyamatábra szerűen építettük fel: A rendszerünk a törzsadatok kezelése mellett lefedi a szállítói és a vevői rendeléseket, a bevételezés, az értékesítés, a belső készletmozgások folyamatait, kimutatása, elemzései beépülnek, nélkülözhetetlen információk lesznek a napi munkában.

6 Törzsadatok: Az Apolló rendszer számtalan paraméterrel rendelkezik. A törzsekbe olyan mezőket is illesztettünk, melyek a felhasználók szabadon, a tevékenységüknek, üzletpolitikájuknak megfelelően elnevezhetnek (pl. 1. anal, vagy 1.cs.nev) A cikktörzs nem csak termékeket, szolgáltatásokat is tartalmazhatnak. Egy-egy cikkhez több mennyiségi egységet is rendelhetünk, melyhez különböző vonalkódok rendelhetők.

7 A cikktörzsben megadhatjuk a szállító rendelés paramétereit, ill. a célként meghatározott (cég és raktár szintű) minimum és maximum készletszintet. A termékeknek több beszállítója lehet, melyek közül kiválaszthatjuk a "kedvencet".

8 A termékeknek 5 fajta eladási ára van, 3 nettő nagyker. ár, egy bruttó fogyasztói ár, egy deviza ár. A cikkek árai vevőnként egyedivé is tehető ill. 12 fajta engedménnyel változtathatjuk: A legösszetettebb engedményük képernyője:

9 I. 1. Beszerzés Az Apolló rendszer két szintű rendelés-nyilvántartást tartalmaz. A keretrendelésként a szállítókkal történő hosszabb időszakra szóló rendeléseket vihetjük fel. Innen igény szerint hívhatjuk le az aktuális rendeléseket. Aktuális rendeléseket nem csak keretrendelésből kezdeményezhetünk, hanem akár a programban tárolt ideális (minimum, maximum) készletszint alapján vagy egyedi elbírálás alapján is keletkezhetnek. A beszerzési modul végig követi a rendelések folyamatát, megrendeléseket ír a szállítónak, fogadja a szállítói leveleket. Bevételezés a rendelések alapján történik, de közvetlen vásárlások áruit is készletre vehetjük. A bevételezés szállítólevéllel történik, melyhez felfűzhetjük ellenőrzés után a hozzá kapcsolódó számlákat.

10 I. 2. Raktározás A termékeket az értékesítésig raktározni kell. Ez történhet egy központi helyen, melyből kiszolgálhatjuk belső egységeinket (üzleteinket), ill. az innen történő direkt értékesítést is kiszolgálhatjuk. Az üzletekben, esetleg az üzletkötői készletet nyilvántartását is megoldja az Apolló rendszer. A készleteket árunként több jellemző alapján is csoportosíthatjuk: Pl.: szavatossági idő gyártási szám A raktározás történhet a három dimenziós raktári alaprajz alapján tárhelyenként is. Az Apolló rendszer "raktár kezelő" moduljával (lásd: 1.8. pont) a raktáros az Apolló rendszerből érkező utasítások szerint, azt figyelembe önállóan szervezheti a raktár életét, A raktárban történő árumozgások automatikusan megjelennek az Apolló rendszerben is. A raktár kezelő rendszerrel időszakonként rész- ill. teljes leltározást végezhetünk. Az optimális készletszint elérése érdekében az Apolló rendszer megadja az áruk forgási sebességét.

11 I. 3. Szállítás Három logisztikai feladatot kell ellátni. ha a szállító nem hozza házhoz termékét, akkor azokat be kell szállítani a raktárház(ak)ba, üzletekbe. a raktárházakból ki kell szállítani a termékeket az üzletekbe megrendelések alapján ki kell szolgálni a nagykereskedelmi és VIP vevőket A vevőket csak abban az esetben kell kiszolgálni, ha az árut nem ők szállítják el. Értékesítéskor rendelkezni lehet a szállítás igényéről. Saját szállító eszközzel ill. bérfuvarozással oldhatjuk meg az áru mozgatását. A saját eszközökkel kapcsolatos eseményeket (szerviz, vizsgák, üzemanyag-fogyasztás,...) is nyilvántartja a program.

12 I. 4. Marketing tevékenység, ügyfelek kezelése Marketing tevékenységek hatékony rendszere az Apolló programcsalád CRM modulja. CRM modul feladata, hogy az ügyfelekről érkező információkat, a konzultációk, levelezések adatai nem a munkatársak fejében esetleg számítógépeiken elkülönítve legyenek letárolva, hanem egy egységes, bármely illetékes számára elérhető CRM modulban. Ebben az esetben a kommunikáció zavartalan, a vezetői döntések megalapozottak lesznek. A CRM modulunk nem csak az ügyfélkezelésre korlátozódik, hanem részei még: szállítói és vevői (szolgáltatás) szerződések kezelése projektkezelés dokumentumarchiválás feladatok kezelése. A dokumentumokat, feladatokat ügyfelekhez, szerződésekhez rendelhetjük, mellyel erősíthetjük az információk egységét. Ügyfeleket a CRM modulon belül értékelhetjük, (mit vett, mit nem vett? hogyan változtak vásárlási szokásai?), a rossz irányba tartó folyamatokba időben beavatkozhatunk. Az üzleti kapcsolatban levő ügyfeleink adatai mellett leendő partnereink adatait is tudjuk kezelni.

13

14 I. 5. Kiskereskedelmi értékesítés A Visual Apolló rendszer támogatja a kiskereskedelmi értékesítést is. A felhasználói igények alapján kétféle megoldást ajánlunk: 1. A Kassza-MIX egy olyan, érintő képernyős számítógépen futó NAV engedélyes Apolló modul, amely látványos módon támogatja a hagyományos eladást, tételes nyugta készítésével, valamint az egyszerűsített számla készítést. 2. SAM 4s 420 Kassza egy olyan, NAV engedéllyel rendelkező hagyományos kinézetű Samsung pénztárgépet, mely blokkot és elkészült blokk alapján számlát képes kiállítani. A cikkek beazonosítása vonalkód kezeléssel történik. Mindkét rendszer integráltan együttműködik az Apolló ügyviteli rendszerrel, képes azok adatainak átvételére, és forgalmi adatok visszaküldésére, így az ügyviteli rendszerben nincs szükség értékesítési adatok rögzítésére, értékes időt spórolva meg ezzel, illetve kiküszöbölve számos hibalehetőséget.

15 I. 6. Nagykereskedelmi (VIP vevők) tevékenység A nagykereskedők (VIP vevők) rendeléseit vagy WEB áruházból vagy kézzel (esetleg Excel táblából beolvasva) vihetjük fel. A rendelés-nyilvántartó rendszer a rendelés teljes folyamatát (az árajánlat adástól az értékesítésig) és annak levelezését kezeli. Rendelés alapján (vagy direkt módon) készíthetünk szállítólevelet, és abból számlát. (Ez akár egy lépésben, egyből számlázással is megtörténhet). Értékesítéskor a program a vevőhöz rendelt áron és engedmények figyelmembe vételével történik az egységár megállapítása. Értékesítéskor rendelkezhetünk a szállítás módjáról is.

16 I. 7. Internetes értékesítés Az Apolló rendszer rendelkezik önálló web áruházzal, de képes más web áruházzal is együttműködni. Az Apolló rendszer internetes áruházi rendszere az e-apolló rendszer, amelynek feladata: tájékoztassa a vevőket termékekről, árakról, akciókról vevők megrendelhessék a kívánt terméket vevők tájékoztatást kapjanak a rendelésük állásáról, egyéb őket érintő (pl. rendelések állásáról, számlákról) kérdésekről Az e-apolló rendszerrel összehangolhatjuk több, egymással nem konkuráló kereskedelmi egységek értékesítését, ezzel megoszthatjuk a marketing- és üzemeltetési költséget. Az e-apolló rendszer grafikája alkalmazkodik a cég arculatához, menürendszere az felhasználó kívánsága szerint építhető fel. Az e-apolló rendszer szorosan illeszkedik az Apolló kereskedelmi és készletgazdálkodási rendszerhez, de attól függetlenül, más rendszerekkel is összekapcsolható. Az e-apolló rendszerrel nem csak a lakosságot szolgálhatjuk ki, hanem bejelentkezési mechanizmusa ki is zárhatja őket. Ebben az esetben a törzsvevők, a viszonteladók számára nyújthatunk naprakész információt. Fogadhatjuk megrendelésüket, amely automatikusan bekerül a kereskedelmi rendszer Rendelés-nyilvántartásába. Ezzel is pontosíthatjuk, költségkímélőbbé tehetjük az adminisztrációt.

17 I. 8. Készletgazdálkodási modul - raktári rendszer A készletgazdálkodás az áruk mozgásával, készletével foglalkozó alrendszer, melyben a készletváltoztató folyamatoknak általában könyvelési vonzata is van. A termékekkel kapcsolatos raktározási feladatok, tárhely kezelés, termékjellemzők nyilvántartása, a termékek készletcsökkentési stratégiája, nem tartoznak a készletgazdálkodási rendszerhez. Ezek kezelését célszerű egy külön sajátosságokkal rendelkező alrendszerre bízni. Az Apollónak a raktár gazdálkodási feladatait végzi a raktári rendszere. Kialakításánál legfontosabb elvárás volt, hogy a raktári és készletgazdálkodási rendszerben lévő készleteknek mindenkor meg kell egyezniük. Ennek megvalósítását a két rendszer között képzett integráltsággal értük el. A készletcsökkentő mozgások a készletgazdálkodásból, a készletnövelők a raktári rendszerből indíthatók el csak. A megérkezett utasítások feldolgozása a megfelelő rendszerek feladata. Raktári funkciók. Bejelentkezés a programba. A menü rendszer Törzsadatok Mint minden rendszernek, a raktárinak is vannak törzsadatai. Az alábbiakban ennek az ismertetése lesz olvasható. Tárhelyek A raktári térképnek megfelelően tárhelyek azonosítására szolgáló törzsadatok, melyek különböző tulajdonsággal láttunk el. A 0000 jelű tárhely az áruk beérkezésére szolgáló átmeneti tárhely, melyről kiadás nem lehetséges. ZZZZ jelű tárhely a komissiózást követő tárhely azonosító, mindaddig itt tartózkodik a kiszedett áru mennyisége, míg végleg el nem hagyja a raktárt. Minden tárhely mellett van egy tárhely típusjellemző. Ez a kitárolási algoritmusban játszik fontos szerepet a cikkek megkeresésénél. A tárhely megjelölhető csak betárolásra, vagy csak kitárolásra, vagy mindkettőre.

18 Tárhely típus A tárhelyek törzsadatnál a tárhely típust alátámasztó törzsadatok. Fuvarozó A raktári rendszernek van egy szállítást követő nyilvántartása is, az ott szerepet játszó egyik adat alapját képző törzsadatról van szó. Később lesz róla leírás.

19 Raktárak Alapvetően az Apolló raktárak törzsadatát tartalmazza. Azokat láttuk itt el egy kiegészítő plusz jellemzővel. A két rendszer közötti készlet kezelésénél van szükség ennek bevezetésére. Vannak olyan mozgások az Apolló oldalán, melyek technikai jellegűek csak. Az ilyen mozgások nem érintik a raktár rendszert, nem szükséges az értesítés. Ezzel a jellemzővel tudjuk megadni, hogy egy adott raktár Kezelt-e a készlet szempontjából, vagy Nem kezelt. címek Betárolás végén a program értesítést küld ben az áru megérkeztéről. Az érintettek címét lehet itt megadni. Fő műveletek Betárolások A raktár készletnövelő metódusa. A szállítólevél, számla alapján érkező áruk fogadása történik meg ezen eljárás alatt. Le kell rögzíteni a bizonylat fejléc adatait, majd a hozzátartozó tételeket, mennyiséggel együtt. A szállító partner kijelöléséhez az Apolló törzsadatait kell használni, a tételeknél

20 az árutörzset. A fejléc és tétel adatoknál megjegyzések írhatók, hogy az Apollót használó bevételezést végző könyvelő azonosítani tudja a betárolást. Cikkenként jelölni lehet, hogy volt-e címke a terméken, a szavatossági idő dátum formája rendben volt-e, el kellet-e elkülöníteni a terméket, mert az érkezett formában nem értékesíthető tovább, és a cikk vonalkódját rendben találták-e. Meg kell adni, hogy a betárolás eredményét milyen tárhelyre kell elhelyezni, és le kell rögzíteni a szavatossági időt is. Miután a bevételezés készen van, a termékek tárhelyre kerültek, még nem lesznek kiadható állapotban, mert a készletgazdálkodásban nem jelentek meg a készletben. Ezért a bevételezést át kell küldeni a másik alrendszernek. Automatizmusról nem lehet szó, mert a raktáros tudja csak eldönteni, mikor végzett az áru kezelésével. Az törzsben feltüntetettek értesítést kapnak a bevételezés végéről, minőségéről. A készletgazdálkodás oldalán egy erre kialakított felületen elvégezhető a bevételezett cikkek készletre vétele. Össze kell kapcsolni az érkezett termékeket a szállítói rendelés megfelelő soraival, el kell látni beszerzési árakkal, ki kell jelölni, melyik raktár készlete fog bővülni. A letárolást követően a raktárban lévő bevételezésben szereplő megfelelő tételek megkapják raktár jelölésüket, készletre kerülnek a raktári oldalon is és kitárolásnál már felhasználható cikkek lesznek. Ez a folyamat már automatikusan zajlik le. Kitárolások A raktár készletcsökkentő metódusa. Minden erre utaló művelet a készletgazdálkodás oldaláról indul. Oda érkeznek be a vásárlási, vagy egyéb felhasználási igények. A készletgazdálkodás a bizonylat lezárása után utasítást ad a raktári rendszernek a kitárolás végrehajtásáról. Általában szállító levél formában zajlik a forgalom. A raktárosok feladata a kitárolási utasítás végrehajtása komissiózással. Maga a komissiózás FIFO algoritmus alapján történik, ellátva egyéb bejárási és partner egyedi igényeit figyelembe vevő eljárással. Részben automatikus, és részben emberi beavatkozásra alkalmas művelet. A komissiózás tárhely mozgást eredményez, a kitárolásra kijelölt cikkek átkerülnek a kiadó helyet jelző ZZZZ jelű tárhelyekre. Az egy bizonylathoz tartozó cikkek kapcsolatát a folyamatok alatt végig a bizonylat szám szolgáltatja. Ekkor már az áru készlete lekerült a raktár készletéről. Az esetleges bizonylatváltoztatási eljárások, pl. sztornó, vagy módosítás jelzése, meg van oldva a két rendszer között.

21 Amikor az áru elhagyja a raktárt, a kiadás zárását kell elindítani, mely már leveszi a ZZZZ tárhelyekről is az árut. Komissiózás

22 Kiadás Áthelyezés A raktár készlete nem változik. Vannak olyan raktár logisztikát követő rendezési eljárások, melyek igényik a tárhelyek közötti áthelyezéseket. Erre szolgál ez a funkció. Raktárjelölés A készletgazdálkodás szabadsága az áruk mozgatása különböző logika raktárak között. Ebben az esetben a vállalkozás készlete nem változik, csak átstrukturálódik. Ilyenkor raktárjelölési változás utasítás jelenik meg a raktár oldalán, melyet a raktárosnak fel kell dolgoznia, a megfelelő változásokat el kell végeznie, hogy a nála készleten lévő cikkek, ugyanolyan módon legyenek kimutathatóak, mint a készletgazdálkodásban. E művelet elvégzésére van ez a funkció.

23 Ellenőrzés, kiértékelés Ez a menü a PDA t utasítja ellenőrzésre. A cél, hogy egy utasítás alapján részleges készlet és tárhely ellenőrzést végezhessünk el a raktárban. Gyakorlatilag összevetjük a valóságot a könyv szerint értékekkel. Ellenőrzés szempontjai lehetnek: Tárhelytől, tárhelyig Tárhely típustól, -ig Raktárjelöléstől, -ig Cikktől, -ig Cikkcsoporttól, -ig

24 Leltár Ez a nagy leltározási művelet. Célja a raktári rendszerben lévő cikkek mennyiségének összevetése a készletgazdálkodási rendszerben lévő készlettel. Ehhez leltár nyitás szükséges az Apollóban megadott módon. A raktárban PDA-val, kézi rögzítéssel megadják a fizikailag létező készletet, tárhellyel, raktár jelöléssel együtt. A program összeveti a két értéket, majd az eredménytől függően el lehet dönteni, hogy elfogadjuk-e, vagy módosítjuk a felvett raktári értékeket. Leltár zárás A leltározás eredményeként előállt új raktári helyzetet tesszük meg kiinduló állapotnak. Az esetleges hiány-többlet különbségeket, lekönyveltetjük a készletgazdálkodási rendszerben. Listák Napló Minden raktárban történt művelet naplózás alatt van. E naplóban való keresgélésre, kimutatása, visszakereshetőségére szolgál ez a kimutatás. A nagy adathalmaz kezeléséhez különböző szűkítések adhatók meg.

25 Tételes készletlista A kimutatás végeredménye feltárja, hogy a raktárban melyik tárhely, milyen cikk, milyen tulajdonságokkal szerepel. A könnyebb kereshetőség érdekében különböző szűrési feltételek megadásával segít a program. Összevetés a Store-ral Bármikor lekérdezhető, hogy a raktár nyilvántartása szerinti készlet, hogyan viszonyul a készletgazdálkodás készletéhez.

26 Spedíciós lista A törzsadatoknál volt róla szó, hogy bizonyos ki- és beszállítás oldali árukövetésre van lehetőség a rendszerben. A lista nem csak arra szolgál, hogy a bevételezéseket és kiadásokat követhessük, hanem egyéb, szállítással kapcsolatos adatokat is rögzíthessünk. Sok adat közül csak néhányat említsek: mikor vették át az árut, mikor érkezett vissza az okmány, volt-e késés, kötbéres e a partner, ki volt a fuvarozó stb. A listában szereplő tételek megkeresését a program szűrési feltételek megadásának lehetőségével támogatja a program. Vonalkód nyomtatás A rendszer vonalkód használatára épül, bár elvégezhetőek a műveletek a vonalkód ismerete nélkül is. Cikkről, vagy tárhelyről készíthető e funkcióval vonalkód erre a célra szolgáló nyomtatóra. Segéd Csoportok és jogosultságok A raktári rendszert végig kíséri a felhasználó jogait korlátozható jogosultsági rendszer. A felhasználókat csoportokba szervezzük, és a csoportokhoz tudunk megadni különböző hozzáférési szinteket.

27 Felhasználók és besorolásuk csoportjuk szerint A felhasználók az Apolló felhasználói közül kerülhetnek ki. Ez az a felület, ahol lehetőség van felhasználóként hozzákapcsolni őket a raktári rendszerhez. Ehhez csak hozzá kell rendelni a megfelelő felhasználót a raktári csoportok valamelyikéhez.

28 II. Üzletláncok adminisztrációjának moduljai Az Apolló rendszer a készletgazdálkodási rendszer folyamatai során keletkező pénzügyi, számviteli, áfa adatok automatikusan bekerülnek a "back office" modulba. Ezen adatokat ellenőrizheti, egyéb események (pl. pénzügyi teljesítés, bérszámfejtés,...) kiegészítheti a cég könyvelési szakembere. Amennyiben az üzletlánc külső céget bíz meg számviteli feladatokra, akkor ő vagy online módon vagy offline kapcsolattal láthatja el a rá bízott feladatot. II. 1. Pénzügyi és számviteli feladatok Az Apolló program a bizonylatok rögzítése során egyidejűleg elvégezi a folyószámla és az áfa analitikus nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, elkészíti a főkönyvi feladást, a szükség szerinti időbeli elhatárolással együtt. A program a főkönyvi számok mellett négy egyedileg elnevezhető (pl. munkaszám, divízió azonosító,..) mező segíti az információ csoportosítását. A modul tartalmazza a kimenő számlakészítést. Mind a vevő, mind a szállítói számláknál kezeli az időszakos elszámoláshoz kapcsolódó témaköröket. Az adatok rögzíthetők forintban és devizában egyaránt. A pénzügyi modul elkészíti az egyenlegközlő, fizetési felszólító, késedelmi kamatközlő és kompenzáló leveleket. A folyószámla nyilvántartást kiegészítheti az Apolló program kintlévőség kezelő modulja. Az elkészített áfa nyilvántartás adataiból a program elkészíti az ÁFA bevallást, melynek adatait átadhatja az Általános nyomtatványkitöltő program (ABEVJAVA) program részére. A főkönyvi könyvelésből elkészíti a mérleget és az eredmény-kimutatást, valamint cash-flow kimutatást. III. Vezetői Információk Az Apolló Integrált Ügyviteli Rendszer segítségével megvalósítható a naprakész adatfeldolgozás. A Vezetői Információs rendszer feladata a feldolgozott adatokból a a vállalkozás egyedi igénye szerinti jelentések, kimutatások, táblázatok készítése. Ezzel bármely időpontban könnyen átláthatóvá válik cége működése, ezért pár kattintással választ kaphat cégével kapcsolatos kérdéseire, és könnyebben és gyorsabban hozhat stratégiai döntéseket.

29 IV. Apolló rendszer vételára IV. 1 Miért az Apolló rendszert ajánljuk? Mert a fenti folyamatokat lekezeli és mert felhasználóbarát: az Apolló egyszerű menürendszere és áttekinthető képernyője harmonizál a Windows alkalmazásokkal rugalmas: az Apolló moduláris szerkezete és szabad nál is több - paraméterezhetősége alkalmassá teszi a speciális üzleti problémák megoldására bármely iparágban biztonságos: az Apolló rendelkezik azokkal az elemekkel, amelyek megakadályozzák a jogosulatlan hozzáférést. Jelszóval történik a belépés a rendszerbe. A személyre szabott menüpontok és jogosultsági szintek kialakíthatóak. tökéletesen integrálható: az Apolló illeszthető a már meglévő informatikai rendszerekhez, kapcsolódik az elektronikus banki szoftverekhez, képes együttműködni a windows leggyakrabban használt programjaival (excel, word, outlook, ) bővíthető: az Apolló a gazdasági események és üzleti szabályok tetszőleges beállításával (üzleti logika) lefedi a vállalkozás gazdasági folyamatait és teret enged a további fejlődésnek nemzetközi: az Apolló megfelel a nemzetközi pénzügyi és számviteli előírásoknak, hat nyelven kezelhető, Magyarországon kívül már román vállalkozások is használják hatékony adatszolgáltató: az Apolló a vállalkozás teljes vertikumát átfogó vezetésirányítási rendszer. Kimutatása, elemzése megnézhető a képernyőn, nyomtatható, lementhető PDF, XLS, DOC és Open Office formátumaiba. integrált és komplex: könnyű integrálni más gyártótól származó programokkal, összekapcsolható partnereink rendszereivel IV.2. Vételár A leírásban szereplő rendszer irányára 9,5 millió Ft + áfa. Az árat a személyes konzultáció után tudjuk pontosítani. A vételár tartalmazza az Apolló licencen felül a programok telepítését, nem tartalmazza a program használatához szükséges eszközök és rendszerszoftverek árait, a személyes közreműködés díjait. Multi Informatikai Kft vállalja az Apolló rendszer jogszabálykövetését és programfelügyeletét. Ennek havi díja 60 eft eft + áfa, mely függ a felügyeletben vállalt feladatoktól.

30 IV. 3 Hogyan térül meg a program megvásárlásával kapcsolatos kiadás? adminisztráció csökkenése: Az Apolló program támogatja az egyszeri adatbevitelt, melynek során az eseménnyel kapcsolatos összes adat rögzítésre kerülhet. Integráltsága révén a rögzített adatok az Apolló Ügyviteli Rendszerben minden szükséges helyen egyidejűleg megjelenik. Ennek következtében az adminisztrációra fordított idő jelentősen csökkenthető. költség hatékonyság: Minden kimutatásunk megnézhető képernyőn, papírra történő nyomtatás nélkül. Pénzügyi leveleinket, kimutatásainkat, ajánlatainkat, megrendeléseinket elküldhetjük ban, csatolt fájlként, pdf, excel, stb. formátumban. Számláinkat nemcsak papíron tudjuk elkészíteni, az e-számlázás segítségével megtakarítható a nyomtatás, borítékolás, postázás ideje, költsége. értékesítési hatékonyság növekedése: a beépített riportok segítségével az értékesítési eredményekről azonnal számszerű visszajelzéseket kaphatunk, elemezhetjük a vevőink vásárlásait, szokásainak változásait. Internet felhasználásával azonnali információkat küldhetünk készleteinkkel, árainkról. IV. 4. Milyen szolgáltatás kapcsolódik a szoftverhez? telepítés, rendszerbevezetés: cégünk telepíti az Apolló programcsalád moduljait. A bevezetés alkalmával bemutatjuk, oktatjuk annak működését, tanácsokkal látjuk el leendő felhasználóinkat. oktatás: cégünk munkatársai szükség szerint vállalják munkatársaik Apolló rendszerrel kapcsolatos oktatását. szupport: program-felügyeleti szerződésünk keretében munkanapokon 8.30 és óra között díjmentesen igénybe vehetik telefonügyeletünket. Igény esetén kapcsolattartó munkatársaink rövid határidőn belül a helyszínen is segíti munkájukat. szoftverkövetés: program-felügyeleti szerződésünk keretében díjmentesen biztosítjuk a jogszabályváltozások vagy általános programfejlesztések miatt elkészített friss programverzióinkat. testreszabás: A Apolló program többszáz paramétere lehetővé teszi, hogy annak bevezetése során alkalmazkodjon a felhasználó igényeihez egyedi fejlesztések: Az Apolló rendszert úgy fejlesztettük, hogy a leggyakrabban felmerült, általános igényeket elégítse ki. Ugyanakkor a program valamennyi modulját elláttunk csatlakozási pontokkal. Ezért kérésre elkészítjük cégük munkafolyamataikhoz a szükséges fejlesztéseket, melyek a csatlakozási pontokhoz illesztve, szerves részét képezhetik az Apolló rendszernek.

31 V. Az Apolló informatikai környezete A Visual Apolló az MS Windows fejlesztő eszközével, a Visual Stúdió tagjával, a Visual FoxPro nevű fejlesztőeszközzel készült. Adatbázisa: MS-SQL SERVER Lehetőségtől függően a szerver lehet egy központi helyen, melyhez az összes telephely kapcsolódik vagy lehet telephelyenként / üzletenként külön, melyek között az adatok cseréje időszakonként offline módon is történhet.. A Visual Apolló megvalósítja a kliens-szerver architektúrát. Szerver gép operációs rendszerének Windows NT technológiára épülő operációs rendszer (Windows XP, 2008), míg a munkaállomásokra Windows (XP, Vista,...) szükséges, illetve javasolt. A Visual Apolló szerver- számítógép konfiguráció igénye megfelel egy hagyományos kiépítésnek, kitüntetett hálózati protokoll igénye nincs. A Visual Apolló rendszer 100%-ban Windows-s rendszer, így az NT rendszer adatvédelmi szolgáltatásait maximálisan kihasználja. A rendszeren belül a Felhasználókat, a Windows NT-hez hasonlóan, csoportokba sorolhatjuk, akiknek menü- szintű jogosultságairól rendszerünk gondoskodik. Minden adatbázist a szerver- számítógép tárol, és gondoskodik védelméről és az adatmentéséről is.

32 VI. Az Apolló referenciái A Visual Apolló jelenleg több mint hatezer társaság munkáját segíti, melyek közül rangsor nélkül néhány: CBA Üzletlánc Domotherm Kft Forever Living Products Mo. Kft. Fotex Cosmetics Kft LUSH Hungary Kft. Mentavill Kft Oázis Kft. Penomit Zrt.