Gazdálkodási szabályzat

Átírás

1 Magyar Úszó Szövetség Gazdálkodási szabályzat Budapest, november 12. Mellékletek: - Számlakeret, számlarend - Házipénztár kezelési Szabályzat - Leltározási és selejtezési Szabályzat 1

2 A Magyar Úszó Szövetség (a továbbiakban: MÚSZ), a sportról szóló évi I. törvény, valamint a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI törvény szerint kiemelten közhasznú szervezet, országos sportági szakszövetség, jogi személy mely a fenti és az egyéb jogszabályok, valamint a FINA és a LEN előírásai, és saját Alapszabálya és szabályzatai alapján működik. A MÚSZ a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI. törvény előírásainak megfelelően kiemelkedően közhasznú szervezetként működő származtatott jogi személy. A MÚSZ közvetlen politikai tevékenységet nem folytat, szervezete pártoktól független, és pártoknak támogatást nem nyújt. A MÚSZ a közhasznú tevékenysége során a sportról szóló évi I. törvény alapján az állam által ellátandó közfeladatok megvalósításáról gondoskodik. A MÚSZ az alapszabálya szerinti tevékenységének és gazdálkodásának legfontosabb adatait a helyi, vagy országos sajtó útján nyilvánosságra hozza. I. A gazdálkodás rendje 1. A MÚSZ a Közgyűlés által jóváhagyott éves költségvetés elvei alapján gazdálkodik. 2. Éves költségvetési tervezetét és a költségvetési beszámolót az Elnökség jóváhagyása után a Közgyűlés elé kell terjeszteni. a) Az éves költségvetési tervezet és a költségvetési beszámoló elkészítése és annak a Közgyűlés által történő elfogadásáig a MÚSZ gazdálkodása folyamatosságának biztosítása az Elnökség feladata.(músz alapszabály 19. e) pontja) b) Az Elnökség által megtárgyalt és elfogadott szakmai és pénzügyi éves beszámolójának, valamint a közhasznúsági jelentések és a mérleg elfogadása kizárólag a Közgyűlés hatáskörébe tartozik.(músz Alapszabály 15. e)-h) pontjai). 3. A MÚSZ - mint közhasznú szervezet - köteles az éves beszámoló jóváhagyásával egyidejűleg közhasznú jelentést készíteni, melyet ugyancsak a Közgyűlés hagy jóvá. A közhasznú jelentésnek tartalmaznia kell: Számviteli beszámolót; Költségvetési támogatás felhasználását; A vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatást; A központi költségvetési szervtől az elkülönített állami pénzalapoktól, a helyi önkormányzattól kapott támogatás mértékét; A közhasznú szervezet vezető tisztségviselőinek nyújtott juttatások értékét, illetve összegét; A közhasznú tevékenységről szóló rövid tartalmi beszámolót; 2

3 4. A MÚSZ gazdálkodás közvetlen irányításának felelőse a Főtitkár. 5. A MÚSZ gazdálkodását a Gazdasági Vezető intézi a Főtitkár közvetlen irányításával (MÚSZ Szervezeti és Működési Szabályzatának 31. -a alapján). A Gazdasági Vezető teljes felelőségével és közvetlen részvételével, a gazdasági ügyintézővel közösen látja el az operatív gazdálkodást a vonatkozó külső és belső szabályozók értelmében. a) A MÚSZ beszámolási kötelezettségének a 224/2000. (XII.19.) Kormányrendelet 7. (4) alapján egyszerűsített éves beszámoló készítésével tesz eleget, mivel két egymást követő évben az alaptevékenységből származó éves árbevételének együttes összege évenként meghaladta az 50 millió forintot. Az egyszerűsített éves beszámoló mérlegéből és eredmény kimutatásból áll. b) Könyvvezetési kötelezettségének a beszámolási kötelezettség függvényében kettős könyvvitel vezetésével tesz eleget. 6. A MÚSZ működéséhez szükséges bevételek az alábbiakból tevődnek össze: a) az államháztartás alrendszereitől vagy más adományozótól közhasznú célra vagy működési költségeinek fedezésére kapott támogatás, illetőleg adomány, b) tagsági díjak c) a közhasznú tevékenység folytatásából származó ahhoz közvetlenül kapcsolódó bevétel; d) az egyéb cél szerinti tevékenység folytatásából származó, ahhoz közvetlenül kapcsolódó bevétel; e) a MÚSZ eszközeinek befektetéséből származó bevétel; f) egyéb, jogszabályokban meghatározott bevétel; g) vállalkozási tevékenységből származó bevétel; h) szponzori bevétel. A támogatás létrejöttében közreműködő felet üzletszerzési jutalék illeti meg, melynek mértéke 15-20%, egyéni megállapodás alapján. 7. A MÚSZ költségei: a) A közhasznú tevékenység érdekében felmerült közvetlen költségek, b) Az egyéb cél szerinti tevékenység érdekében felmerült közvetlen költségek, c) A vállalkozási tevékenység érdekében felmerült közvetlen költségek, d) A közhasznú és egyéb vállalkozási tevékenység érdekében felmerült közvetett költségek, amelyeket bevételarányosan kell megosztani. 8. A MÚSZ bevételeivel önállón gazdálkodik, tartozásaiért a saját vagyonával felel. A MÚSZ tagjai a MÚSZ tartozásaiért a befizetett tagdíjon túlmenően - nem felelnek. A MÚSZ gazdálkodása eredményét nem osztja fel, azt az alapszabályban meghatározott tevékenységre fordíthatja. 9. MÚSZ kizárólag közhasznú céljainak elérése érdekében, azokat nem veszélyeztetve végezhet vállalkozási tevékenységet. MÚSZ váltót, illetve más hitelviszonyt megtestesítő értékpapírt nem bocsáthat ki, illetve vállalkozásának fejlesztéséhez a közhasznú tevékenységet veszélyeztető mértékű hitelt nem vehet igénybe, valamint az államháztartás alrendszereitől kapott támogatási hitel fedezetéül, illetve hiteltörlesztésre nem használhatja fel. A MÚSZ a cél szerinti tevékenységből és a vállalkozási tevékenységből származó bevételeit és ráfordításait elkülönítetten kell nyilvántartani. 3

4 10. A MÚSZ kizárólag olyan vállalkozást alapíthat, olyan vállalkozásban vehet részt, vagy olyan vállalkozást végezhet, amelyben felelőssége korlátozott és a korlátozott felelősség mértéke nem haladja meg a vállalkozásba vitt vagyonának mértékét. 11. Ha a MÚSZ számviteli jogszabályok szerinti tárgyévi eredményei egymást követő két évben negatív, vagy a kötelezettségei ötven százalékkal meghaladják a számviteli jogszabályok szerinti, saját vagyonának összességét, az ügyész keresetére a Bíróság hat hónapra felfüggesztheti a MÚSZ elnökségének és Főtitkárának tevékenységét, és a MÚSZ élére felügyelő biztost rendelhet ki. II. A költségvetéssel kapcsolatos feladatok 1. A MÚSZ költségvetés tervezetének, költségvetésének elkészítési határideje az éves rendes Közgyűlést megelőző Elnökségi ülés napja. 2. Az állami költségvetéssel kapcsolatos bevallások határidőre történő teljesítéséhez biztosítani kell a tárgyévi könyvviteli zárlatok elkészítését. 3. Az éves beszámolót adott naptári évről a 224/2000. évi kormányrendelet szerint december 31-i fordulónappal kell elkészíteni és legkésőbb a tárgyévet követő év május 31-ig az illetékes hatóságoknak megküldeni. Ezen időszakon belül a mérlegkészítés időpontja a tárgyévet követő év március 31-e, amely időpontra az értékelési és egyéb feladatokat is el kell készíteni. 4. A költségvetési főösszegen belüli előirányzat átcsoportosítás és módosítás az Elnökség jóváhagyásával történhet. 5. A költségvetés kiadásait úgy kell megállapítani, hogy azokra a várható bevételek fedezetet biztosítsanak. III. A gazdálkodás szervezeti rendje 1. A MÚSZ gazdasági szervezete a Főtitkár közvetlen irányításával működik. Felelősen gazdálkodik a MÚSZ vagyonával. 2. A Gazdasági Vezető /Igazgató: a) A MÚSZ főfoglalkozású alkalmazottja, vagy megbízottja. b) A megbízói jogokat vele szemben a Főtitkár gyakorolja. c) A MÚSZ gazdálkodását a Főtitkár irányítása szerint intézi. d) Az Elnökség által adott szempontok alapján elkészíti a MÚSZ éves költségvetését és pénzügyi beszámolóját, melyet az Elnökség elé terjeszt jóváhagyásra, felel annak végrehajtásáért. e) Gondoskodik a tagdíj beszedéséről. f) Elkészíti az éves költségvetési beszámolót. g) Köteles együttműködni a Számvizsgáló Bizottsággal. 4

5 h) A Szövetség ülésein meghívottként tanácskozási joggal, vagy beszámolói kötelezettséggel vesz részt. 3. A Gazdasági ügyintéző a) A számfejti és kezeli a pénztárat, végzi a számlázást és a pénzügyi átutalásokat, b) Vezeti a munkaügyi nyilvántartásokat, elvégzi a bérszámfejtést, c) A MÚSZ az Úszásért felelős alapítvány bankszámlájával kapcsolatos naplókönyvet vezet, pénzmozgások könyvelése az évenkénti adóbevallások, mérleg elkészítése is feladata. 4. A MÚSZ könyvelését és az állami költségvetéssel kapcsolatos folyamatos tevékenységet a 224/2000. Kormányrendelet a 18. (I) alapján törvényesen bejegyzett, mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkező, MÚSZ által megbízott könyvelő céggel köteles végeztetni, megállapodás alapján /2000. Kormányrendelet 19. (I) alapján kötelező a könyvvizsgálat minden közhasznú szervezetnél, amely a vállalkozási tevékenységből elért árbevétel az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában meghaladja a 100 millió forintot. Amennyiben nem éri el az árbevétel a megadott határt, úgy a közhasznú szervezet dönthet arról, hogy a beszámoló felülvizsgálatával könyvvizsgálót bíz meg. IV. Az adó-és járulékfizetési kötelezettség teljesítése 1. A MÚSZ gazdasági tevékenységének megfelelő adó ás járulékfizetéssel kapcsolatos feladatait a mindenkor érvényes adó és társadalombiztosítási, bevallási befizetési előírásainak betartásával látja el. 2. A MÚSZ nyilvántartási kötelezettségét a számviteli nyilvántartási és Kimenő számlák, Bejövő számlák számítógépes nyilvántartásának segítségével végzi. V. Bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok 1. Személyi nyilvántartások munkaügyi, társadalombiztosítási és adónyilvántartások alkalmazottakkal kapcsolatban. 2. A Munkáltatói jogkör gyakorlója és a Főtitkár, aki az alkalmazotti munkabérek, illetve vállalkozói díjas szerződések esetében az Elnökkel történő egyeztetést követően önálló döntési jogkörrel rendelkezik. 3. Az alkalmazottak adómentes étkezési utalványban részesülnek a mindenkori adótörvény szerint. 5

6 VI. Utazási költségek elszámolása 1. Az utazások elrendelése és azok elszámolásának előzetes engedélyezése a Főtitkár hatáskörébe tartozik. A MÁV vagy autóbusz utazások elszámolása Kiküldetési rendelvény -en a menetjegy csatolásával történik. 2. A MÚSZ érdekében történő saját gépjármű használatot Útnyilvántartás nyomtatványon a mindenkori APEH által érvényben lévő szabályok szerint, térkép alapján számított távolság figyelembevételével kell elszámolni. A kifizetést a Főtitkár engedélyezi és utalványozza. VII. Tagdíjakkal kapcsolatos feladatok 1. A MÚSZ tagjai a Közgyűlés által jóváhagyott tagsági díjat kötelesek fizetni, figyelemmel az Alapszabály 9. (3) pontjára. 2. A MÚSZ gazdasági szervezete minden év első felében számlát ad ki a tagdíjakról a tagoknak. 3. A MÚSZ számviteli nyilvántartásában és a kapcsolódó analitikában figyelemmel kíséri a befizetés tényét. Egy éven túli nem fizetés esetén felszólítást küld az elmaradásba került tagoknak. A Gazdasági Vezető a második évi nem fizetés esetén javaslatot tesz az Elnökségnek a tagnyilvántartásból való törlésre. VIII. Egyéb gazdálkodással összefüggő feladatok A MÚSZ Gazdálkodási Szabályzatának mellékletei: Számlakeret, Számlarend Házipénztár Kezelési Szabályzat Leltározási és Selejtezési Szabályzat IX. Devizagazdálkodással összefüggő szabályok I. Valutafelhasználást engedélyezők 1. Tervezett kiutazások engedélyezése: - MÚSZ elnöke - MÚSZ főtitkára Az esemény költségvetésben tervezett fedezetét a MÚSZ elnöke, vagy főtitkára igazolja. 2. Nem tervezett kiutazások: MÚSZ elnöke, MÚSZ főtitkára írásban ad engedélyt. 6

7 II. Költségelszámolás 1. Egyéni kiküldetések 2. Csapatkiutazások Az egyéni ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők költségtérítéséről a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendelet az irányadó. 1. Egyéni kiküldetések: a) Ellátási díj Az ellátási díj magában foglalja a számla nélkül elszámolható - maximum - napi 9 EUR ellátmány összegét. b) Külföldi napidíj A külföldi napidíj a 30/1992. (II. 13.) Korm. rendelet melléklete szerinti USD-nak megfelelő, a MOB által is használt joghatályos szabályzat mellékletében országonként felsorolt forintösszeg számolható el, amennyiben a kiküldött ellátásban nem részesül és a kiküldetési idő elérte a nyolc órát. Ha a külföldön tartózkodás nyolc óránál rövidebb, de a négy órát eléri, a napidíj 50%-a számolható el. A négy órát el nem érő külföldi tartózkodásra napidíj nem fizethető. Indulás és érkezés ideje az igénybe vett szállítóeszköz (repülő, vonat, autóbusz) indulási, illetve érkezési idejével számolunk. Ha a kiküldött vendéglátásban részesül - teljes élelmezés -, akkor a személyes kiadásainak fedezésére, a - Szövetség saját bevétele terhére - a 30/1992. (II. 13.) Korm. rendelet mellékletében meghatározott alapdíj 20%-a, maximum 10,- USD adható ellátmány címén. c) Szállásköltség A szállásköltséget a PM nem határozta meg. Tervezéskor a sporteseményt lebonyolító ország által megadott szállásdíjak a meghatározóak. A szállásdíj elszámolásra felvett előleget más célra akkor sem lehet felhasználni, ha a kiutazónak a szolgáltatásért nem, vagy a tervezettnél kevesebbet kell fizetni. A szállodai költséget eredeti számlával kelt igazolni. d) Helyi közlekedés Helyi közlekedés csak a megérkezés helye (pályaudvar, repülőtér) és a szálláshely között oda-vissza költsége (taxiszámla, buszjegy) számolható el. e) Saját személygépkocsi használatáért járó költségtérítés Költségtérítés fizethető a személygépkocsiknál a kiküldetés teljes útvonalára, a saját gépjármű hivatalos célú használatáért járó költségtérítésről szóló jogszabályban meghatározottak szerint, külföldi szakasz üzemanyag térítés e jogszabályban engedélyezett mennyiségű üzemanyag számlával igazolt összege. Külföldre történő utazás miatt felmerült biztosítási díjat a MÚSZ az üzemeltetőnek forintban téríti meg. f) Dologi kiadás Dologi kiadás adható olyan esetben, ha előreláthatólag olyan kiadások merülnek fel, melyeket a napidíjból fedezni nem lehet, pl.: hivatalos csomagok szállítási díja, hivatalos telefondíjak, repülőtér használati díj. Az elszámolás számlával történik. 2. Csapat kiutazások Alapja a versenyt rendező szerv versenykiírása, meghívólevele. Edzőtáborozás esetén a táborozás helyszínéről való árajánlat. Ezek figyelembevételével kell a költségvetést elkészíteni. Valuta kiutalás jogcíme: - Ellátmány - Ellátási költség (szállás, étkezés) - dologi kiadások. 7

8 a) Ellátmány A sportküldöttségek tagjai személyes kiadásaik fedezésére kapják a tényleges létszámnak és a külföldön töltött idő arányában. Mértékének felső határa megegyezik az 1./b) pontban foglaltakkal. Az ellátmány átvételét a résztvevők az Átvételi elismervényen" aláírásukkal igazolják. Elszámolása a Személyi Jövedelem Adó Törvény figyelembe vételével történik. b) Ellátási költség A versenykiírás, szállásfoglalás visszaigazolás birtokában a MÚSZ gondoskodik a részvételi, nevezési díj elsősorban átutalással történő kiegyenlítéséről. Ha a kiutazó csapat saját ellátásáról köteles gondoskodni és a versenykiírás a költségeket nem tartalmazza, kiemelt eseményeknél a tényleges létszámnak és a külföldön töltött időnek arányában élelmezési költségként a napidíj 100%-a adható. Az étkezésről számlával kell elszámolni. Nem kiemelt eseménynél a napidíj 70%-a vehető alapul az étkezési normaként. Elszámolás módja számlával történik. Edzőtáborozás esetén vendéglői étkezésnél 100%, nyersanyagnorma (saját főzés) esetén 80%, számlával elszámolva, figyelembe véve a MOB által használt, 30/1992. (II. 13.) Korm. rendelet 3. (3) bekezdésében foglaltakat. c) Dologi kiadások - Gépkocsi üzemanyag, gépkocsi bérlet, útadó - helyi, helyközi közlekedés, - élelmezés kiegészítés, frissítő engedélyezett esetben az ellátmány összegének megfelelő összeg. - hivatalos telefon (részletes számlával történő elszámolással) Nem számolható el levelezőlap, postai bélyeg, reprezentáció. A kiadásokat itt is eredeti számlával kell igazolni. Ha a külföldi fél teljes ellátást biztosít, és az utazás repülővel történik, akkor csak dologi kiadásra folyósítható valuta (ellátmány nem jár!). III. Devizaigénylés, deviza átutalás és elszámolás rendje 1. Devizaigénylés A gazdasági vezető és a megbízott csapatvezető által elkészített költségvetést engedélyeztetni kell a MÚSZ főtitkárával. Az útielőleget legfeljebb 7 nappal az utazás előtt lehet felvenni. Az utazás elmaradása esetén azonnal vissza kell fizetni. 2. Deviza átutalások rendje A deviza átutalás forint fedezetét az érvényben lévő deviza eladási árfolyam szerint kell az illetékes banktól szabályszerű igényléssel biztosítani. A bank csak abban az esetben teljesíti a deviza átutalási megbízást, amennyiben a forint fedezet rendelkezésre áll. 3. VISA" kártyával történő számla kiegyenlítése A felelős elszámoló aláírásával igazolja a nevére szóló kártya átvételét, melyet elsősorban közvetlenül számla kiegyenlítésére használ. Készpénzfelvételt lehetőség szerint nem alkalmaz. Minden esetben számlával, vagy felvételt igazoló lappal köteles elszámolni. 4. Az elszámolások rendje Az elszámolást, valamint a visszafizetendő útielőleget a hazatéréstől számított nyolc napon belül, illetve a Valuta átvételi elismervényen feltüntetett időpontban kell a MÚSZ gazdasági vezetőjének benyújtani. Az elszámolásban a külföldön felmerült költségeket abban a 8

9 pénznemben kell feltüntetni, amelyben azokat kifizették. Csatolni kell a szükséges bizonylatokat: valuta átváltási bizonylatot, előírásnak megfelelően eredeti számlákat, szabályszerűen kitöltött és a kiküldött csapatvezető által aláírt elszámolási nyomtatványt. A nem szabályszerű számlákat a csapatvezető, felelős elszámoló és egy csapattag aláírásával kell igazolni, a számla tartalmának dátumának feltüntetésével. Az MNB által nem jegyzett valutát a Világgazdaság c. lap árfolyamközlésében megadott értékben EUR-ra; átszámítva kell figyelembe venni. Ettől eltérni csak a külföldön hivatalos átváltó helyen kapott igazolás birtokában lehet. Az elszámolásért és a visszafizetési kötelezettségért a kiküldöttet - a körülményektől függően - fegyelmi felelősség terheli. Az elszámolási hiányt a felelősségre vonástól számított nyolc napon belül, a határozat megküldésével be kell jelenteni a MÚSZ felelős vezetőjének (elnök, főtitkár), illetve az Elnökségnek további intézkedés végett. IV. Egyéb feladatok 1. Külföldi közreműködők, bírók, játékvezetők díjának kifizetése Azokon a hazai rendezésű nemzetközi versenyeken, ahol azt az illetékes nemzetközi szervezet előírja, semleges közreműködőt kell alkalmazni. A nemzetközi szövetség előírhatja, hogy azok díjait a rendező szervnek kell fedezni. Az utazási költségeknél devizakímélő megoldást kell alkalmazni, lehetőleg itthon vásárolt repülő-, vagy vasútjegy telepítéssel. 2. Nemzetközi kötelezettségek kiegyenlítése A nemzetközi szervezet éves tagdíjat - a nemzetközi szövetség által írásban közölt összegben - csak devizában (átutalással) lehet kiegyenlíteni. Hazai rendezésű, devizában fizetendő pénzdíjas versenyt csak az MNB-vel történt előzetes egyeztetés és engedélyezés után, a nemzetközi jövedelem adóztatási egyezmény betartásával lehet megrendezni. Záradék Jelen szabályzatot a MÚSZ Elnöksége elfogadta és április 27. napjával hatályba léptette. 9

10 A Magyar Úszó Szövetség Leltározási és Selejtezési Szabályzata Budapest, április

11 1. A leltározásra vonatkozó általános szabályok, számviteli előírások A számviteli törvény előírása szerint az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a társaságnak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A számviteli törvény "A mérlegtételek alátámasztása leltárral" cím alatt a leltárra és a leltározásra vonatkozóan az alábbi szabályokat írja elő: (1) A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza - a (3) bekezdés figyelembevételével - a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. (2) Ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról - a leltár összeállítását megelőzően - leltározással köteles meggyőződni, és az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve - a (3) bekezdésben foglaltak kivételével - a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfolió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírokat és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó - eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie. A leltározás a befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá az idegen tulajdonú eszközök valóságban meglevő állományának megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése, valamint a selejtezendő és értékcsökkent eszközök feltárása is. A mérlegkésztés időpontjában annak a tényleges vagyoni helyzetet kell rögzítenie. Ezért a szabályszerű leltározás az előbbi követelményt kielégítő mérleg elkészítésének előfeltétele. A leltározás célja: - a helyes eszköz- és forrásállományok megállapításán keresztül a mérleg valódiságának biztosítása, - a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése, - a vállalkozói tulajdon védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása, - a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása. Mindazon esetekben, ha a társaság a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltározást mennyiségi felvétellel, illetve csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél egyeztetéssel, minden évben a leltár összeállítását megelőzően kell elvégezni. A mérleg alapja a leltár, annak teljessége érdekében szükségszerű, hogy a leltár tartalmazza a társaság minden eszközét és ezek forrásait. A mérlegvalódiság elvéből következik, hogy a leltárban nem lehet saját tulajdonként felvenni: - a bérelt vagy kölcsönvett, - az eladott, de el nem szállított, - a társaságnál tárolt idegen tulajdonú eszközöket. 11

12 A leltárnak mind mennyiségileg, mind pedig a tulajdonviszonyok tekintetében a valóságot kell tükröznie, ugyanez vonatkozik az eszközállapot minősítésére, melynek következtében csökkent értékű eszköz nem szerepelhet teljes értékűként. A felvétel teljessége, célja, helye és időpontja szerinti leltárfajták: - Teljes leltár A társaság valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a felvétel időpontjában a birtokában levő idegen eszközöket is. - Évközi és évzáró leltár Az év közben készült, illetve az éves mérlegek valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely az adott fordulónapon a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja. Ezen fogalomkörbe tartoznak a speciális okokból elrendelt, év közben végrehajtott leltározások: - Elszámoltató leltározás: a rájuk bízott eszközökért, készletekért anyagilag felelős alkalmazottak elszámoltatására, tevékenységük szakszerűségének és gondosságának ellenőrzésére írják elő. - Átadási - átvételi leltározás: az esetben kell elrendelni és végrehajtani, ha az eszközök, készletek kezeléséért felelős alkalmazottak személyében változás következik be. - Nyitóleltár: megalakulásukkor az új társaságoknak kell készíteniük és ezen leltár a nyitómérleget támasztja alá. Az év utolsó napjával az előzőeken túlmenően leltárt kell készíteni: - az úton levő árukról, - a megmunkálás céljából átvett idegen készletekről, - a javításra átvett eszközökről. A leltározás két munkafolyamatból áll: - az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történő megállapításából és - a leltározott mennyiségek értékeléséből. Ilyen mennyiségi felvételt igénylő eszközök - a tárgyi eszközök, - a különböző készletek, - az értékpapírok, váltók, csekkek, kötvények és - a készpénz. Az eszközök más részének mennyiségét nyilvántartások, különböző igazolások alapján kell a leltárba állítani. Ezek a mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök. Ilyenek: - a bankoknál lévő betétszámla követelések, - a vevőkkel szemben fennálló követelések, melyeket egyeztetéssel ellenőrzött nyilvántartások alapján kell a leltárba állítani. A leltárral szemben támasztott alaki követelmények: - A leltár teljessége: a társaság valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell. - A leltár valódisága: minden leltárnak a valóságot - az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét - kell tükröznie. - A leltár világossága: a leltárnak áttekinthetően, leltározási helyenként, fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket és forrásokat. Ezen követelmény egyben a bruttó-elv érvényesítését is jelenti, mely szerint az egy 12

13 helyen tárolt és összecserélhető tételeket összevonni csak a vonatkozó belső előírások szerint szabad. A leltár tartalmi követelményei: - a bizonylatok és egyéb dokumentációk előírás szerinti egyértelmű és hiánytalan kitöltése, - a szükséges záradékok és aláírások megléte. A leltárnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a kerület megnevezését, a telephelyet, a leltár megjelölését, a leltárkörzet megjelölését, a bizonylatok sorszámát, a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, illetve a leltár fordulónapját, a leltározott eszközök és források szabatos meghatározását, a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a leltárkülönbözetek kimutatását (hiányok és többletek kompenzálását), a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. A leltározás módja: - Mennyiségi felvétel, mely mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent, mégpedig - a nyilvántartásoktól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy - a nyilvántartások alapján, a felvétel alkalmával való összehasonlítással hajtható végre. - Egyeztetés: a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal való összehasonlítását jelenti. Egyeztetéssel kell leltározni: 1) a csak értékben kimutatott eszközöket (mely alól kivétel az árukészlet) 2) a kötelezettségeket 3) az idegen helyen tárolt eszközöket 4) a dematerializált értékpapírokat. A leltározás időpontja szerint megkülönböztetünk: - Folyamatos leltározást, melynek lényege, hogy a társaságnál az eszközök és források teljes körét meghatározott időtartamon belül legalább egyszer leltározni szükséges. A tulajdonosi szemlélet érvényesülése feltételezi a készletek meglétének, azok értéke helyességének folyamatos ellenőrzését, ezért folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén a saját hatáskörben elvégzett leltározás az év bármely időszakában lehetséges. A folyamatos leltározás előfeltételei: - A társaság egyes részlegei előírásszerű, naprakész, a leltározás időpontjában a könyvvitellel egyező nyilvántartást vezessenek, hogy annak alapján a hiányok és a többletek azonnal megállapíthatók és rögzíthetők legyenek. - Az azonos termékek leltározását a társaság egész területén, előre meghatározott azonos időpontban célszerű végrehajtani. 13

14 - Gondoskodni kell a folyamatos leltározás személyi feltételéről, és meg kell szervezni a folyamatos leltározás rendszeres ellenőrzését. Belső szabályzatban meg kell határozni a folyamatosan leltározni kívánt eszközök körét, ugyanis a leltárkészítés választott módszere eszközcsoportonként eltérő is lehet. - Fordulónapi leltározás azt jelenti, hogy a társaság egész területén, vagy területileg különálló egységeiben a leltározásra kerülő valamennyi eszközt a vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejűleg előre meghatározott fordulónappal kell leltározni. A fordulónapi leltározást a következő eszközöknél és forrásoknál kell alkalmazni: - a befejezetlen termelés, - a megmunkálás céljából átvett idegen készletek, - a kéziraktárak készletei, - az úton lévő áruk, - a házipénztárak pénzkészletei, - a pénzintézetekkel, költségvetési szervvel - a volt társadalombiztosítási igazgatósággal szembeni követelések és tartozások, - az adósok és hitelezők, valamint a munkavállalók tartozásai, - az értékpapírok, kötvények, váltók és egyéb befektetett eszközök. Leltárnak kell tekinteni a leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött - a főkönyvi könyveléssel egyező - analitikus nyilvántartásokból készült kivonatokat is. A leltározás megtörténtét az analitikus nyilvántartásokban fel kell jegyezni, és az analitikus nyilvántartások adatait a leltárfelvétel adataival össze kell hasonlítani. Eltérések esetén az analitikus nyilvántartások adatait helyesbíteni kell a leltárfelvétel adatainak megfelelően. Ezen egyeztetést el kell végezni a főkönyvi számlák, és az analitikus nyilvántartás között. Ezek után az év utolsó napjával a leltár adatai alapján helyesbített és a főkönyvi számlákkal egyeztetett analitikus nyilvántartás tekinthető leltárnak. A szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített főkönyvi számlák és az azok alapján készített főkönyvi kivonat, illetve a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartások a mérleg bizonylatai. A mérleg bizonylatai alátámasztásaként meg kell őrizni: - a leltározási szabályzatot, - a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatokat, - a leltározás ellenőrzése során készített feljegyzéseket, - a befejezetlen termelésről, úton lévő készletekről felvett leltárakat, - az értékelésnél használt dokumentációkat, - az átmenő aktívák és passzívák értékének meghatározását tartalmazó bizonylatokat és számításokat, továbbá - az eredményfelosztás bizonylatait és számításait. 2. A leltárkészítés menete a/ Eszközök mennyiségi felvétele. b/ Eszközök értékelése, ennek során a leltárfelvételi bizonylaton fel kell tüntetni a mennyiségek és a beszerzési ár (az előállítási költségek) szorzatát. (Eszközök 14

15 átminősítése a 100 ezer forint alatti értékű tárgyi eszközök elszámolási módjának megválasztása.) 3. A leltározás bizonylatai - a leltárfelvételi összesítő. A leltározás során a gazdálkodó szerv készleteit, tárgyi eszközeit és egyéb vagyontárgyait a mellékletekben felsorolt nyomtatványok felhasználásával kell leltározni. A leltárbizonylatok formai helyességének követelményei: - valamennyi rovat hiánytalan kitöltése, vagy a kitöltésre nem kerülő rovatok megsemmisítő vonallal történő áthúzása - a leltárbizonylatok területenkénti folyamatos sorszámozása, - olvasható szövegírás; javítás, helyesbítés esetén a javítás tényét a javítás végzője köteles feltüntetni, és aláírásával igazolni, - a bizonylat kitöltőjének, illetve az abban szereplő adatok felelőseinek, az ellenőrnek az aláírása (kézjegye). A nyomtatványok beszerzése, nyilvántartása és átadása a leltározók részére, illetőleg azok elszámoltatása a társaság leltárfelelősének feladata Alaki követelmények A leltározási bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: - a bizonylat megnevezése és sorszáma, - a bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése, - a leltározók, leltárellenőrök aláírása, - a bizonylat kiállításának időpontja, - a leltározott tétel megnevezése (a tétel leírása, cikkszáma stb.). A leltárfelvételi bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A vonatkozó rendelet alapján és az előzőekben előírtakon túlmenően az alábbi szempontokat kell még figyelembe venni: - A leltározás elkészítésénél alapvető célkitűzésnek kell tekinteni a tulajdon védelmét és a mérlegvalódiság érvényesítését. - A leltározási szabályzat alapján minden évben a leltározás megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell készíteni. 4. A leltározás előkészítése, szervezése A leltározás megfelelő előkészítése és a leltár elkészítése a biztosíték a számviteli törvényben előírt mérlegvalódiságot biztosító előírások maradéktalan érvényesítésére, a társaság tulajdonvédelmére. Ezen előkészítési munka elsősorban szervezési feladat, melynek során - meghatározásra kerülnek az elvégzendő feladatok, - időben gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerő és munkaeszköz rendelkezésre álljon, - a rendelkezésre álló munkaerőt és eszközöket úgy kell a feladat elvégzésének szolgálatába állítani, hogy a kitűzött cél, a leltározás eredményes lebonyolítása időben és pontosan végrehajtható legyen. 15

16 A gazdálkodó szervezet felelős vezetőinek feladata: - a leltározási szabályzat jóváhagyása, - a leltározási felelős kijelölése, - a leltározás lebonyolításához szükséges feltételek biztosítása, - a végrehajtás megszervezése, - a leltározás ellenőrzése, illetve a leltárértékelés szabályszerűségének, a vonatkozó előírások betartásának ellenőrzése, - a leltározás során tapasztalt hiányosságok esetén a szükséges intézkedések megtétele, - döntés a leltárhiány megtérítéséről, a kártokozók felelősségre vonásáról. Az előkészítés során végrehajtandó feladatok: Minden leltározási egység területén meg kell határozni a leltározásra kerülő eszközöket, - gondoskodni kell a tárgyi eszközök és készletek helyes elhatárolásáról, - az idegen helyen tárolt saját eszközök számbavételéről, - az idegen eszközök elkülönítéséről, és megjelöléséről, - a munkahelyeken lévő használaton kívüli készletek raktárba való beszállításáról, - a kölcsönadott, javításba adott és kölcsönvett eszközök számbavételéről, - meg kell határozni a beruházásokhoz beszerzett tartalék alkatrészek, épülettartozékok körét, például eszközjegyzékben, - gondoskodni kell a tárgyi eszközök azonosítási számainak rendben létéről, - az új és visszavett használt eszközök elkülönítéséről, - az elfekvő, csökkent értékű készletek feltárásáról, - a leltárfelvétel megkezdésének időpontjára célszerű elkészíteni a dolgozóknál lévő eszközök név szerinti és cikkenkénti kimutatását, - mérsékelni kell a leltározás közbeni eszközmozgást, - biztosítani kell a szükséges leltározási nyomtatványokat. A leltárnyomtatványok szigorú számadásra kötelezettek. Kijelölendő az a dolgozó, aki a sorszámozásról, nyilvántartásról elszámoltatásról gondoskodik. A leltározási körzeteket úgy kell kialakítani, hogy azok fizikailag is elhatárolható területek legyenek. Az előkészítő munkák fontos része a leltárnyomtatványok biztosítása, szétosztása. Minden leltározási nyomtatványon lehetőség van a leltár fordulónapjának és a leltárfelvétel időpontjának feltüntetésére. Fordulónapi leltározás esetén csak a leltározás fordulónapja időpontot kell kitölteni, folyamatos leltározás esetén pedig a leltárfelvétel időpontját. Belső előírásokban kell szabályozni az alkalmazandó leltározási nyomtatványokat, azok rendeltetését, kitöltésük módját, a bizonylatok útját. A sorszámozott bizonylatokról az átvétel elismerését igazoló kimutatást kell vezetni. A nyomtatványokat csakis írógéppel, vagy tintával szabályszerű kitölteni. A leltározás technikai eszközeinek biztosítása a megfelelő számú és állapotú mérőműszer mérőeszköz rendelkezésre állását jelenti. A leltározás során már számbavett készleteket, tárgyakat jelzőeszközzel kell megjelölni. A leltározás személyi feltételének biztosítása során meghatározásra kerül a feladat elvégzéséhez szükséges munka-erőállomány. A rendelkezésre álló, illetve a szükséges munkaerőkből kerül kialakításra a leltározás személyi szervezete. 16

17 A leltározási felelős feladata A leltározás és az azt követő leltárértékelés szakmai irányítása és ellenőrzése - a leltározási egységek kijelölése, azaz a leltár megszervezése, előkészítése, technikai lebonyolításának irányítása, a Leltározási szabályzat végrehajtásának ellenőrzése, - a leltározáshoz szükséges eszközök és felszerelések biztosítása, - a leltározás során felmerülő akadályok megoldására a szükséges intézkedések megtétele, A leltározók feladata A leltározás tényleges lebonyolítását a leltározók végzik. Feladatuk: - a kijelölt leltárkörzetekben található készletek és eszközök tényleges mérlegelés, megszámlálás stb. útján történő leltározása, továbbá - az eszközök számbavételén túlmenően azok állagának megvizsgálása. Az állapot megjelölését - törött, sérült (selejt) stb. - a leltárfelvételkor fel kell jegyezni és az azokról készült listát - a selejtezési jegyzőkönyv elkészítéséhez - az illetékes vezetőnek kell átadni. Külön kell nyilvántartani, leltározni és megjelölni a felesleges (immobil) készleteket, az inkurrens és a csökkent értékű készleteket, továbbá az értékesebb készleteket (nemesfém, gyémánt, drága vegyszerek stb.). 5. A leltározás végrehajtása A leltározás a gazdálkodó szervezet szervezeti felépítésének megfelelően csoportonként történik. Minden csoportban a kijelölt eszközfelelős feladata a készletek és tárgyi eszközök előkészítése, hogy a leltározási bizottság zökkenőmentesen végezhesse a munkáját. A leltározási bizottság feladata, hogy a leltározási munkák, valamint a szükséges kimutatások időben elkészüljenek Befektetett eszközök leltározása Immateriális javak leltározása A befektetett eszközök csoportjába tartoznak, melyek a cég tevékenységét tartósan, legalább egy éven túl szolgálják. A leltározást célszerű minden év utolsó napjával - fordulónappal - elvégezni. Az immateriális javakat csak értékben kell nyilvántartani, eszerint azoknak - mint mérlegtételeknek - a leltárral való alátámasztása is csak értékben történik. A mérlegbe értékkel felveendő immateriális javak nem anyagi eszközök, olyan forgalomképes dolgok vagy jogok, melyek a gazdálkodási tevékenységet segítik. Az immateriális javak leltározása során az előzőekből következően szükséges a könyvekben, analitikus nyilvántartásokban szereplő értékek azonosítása, egyeztetése, a dokumentációkkal való alátámasztás meglétének, helyességének ellenőrzése is. Az immateriális javak leltározásánál vizsgálandó dokumentációk a következők: - vagyoni értékű jogokon belül: bérleti jogok, szolgalmi jog, koncesszió, védjegy, földhasználat, haszonélvezetre vonatkozó szerződések megléte, hatálya, szabályossága, - üzleti vagy cégértéknél: a vásárlásra vonatkozó szerződés adatai, szabályos volta. 17

18 - Szellemi termékeknél az alapdokumentációk megléte a mérlegtétel leltárral való alátámasztásának alapja, mint a találmányi szerződés, a védjegy, szerzői jogvédelemben részesülő javak, szoftvertermékek, újítás, know-how és gyártási eljárás. - A kutatási kísérleti fejlesztés aktivált értékének leltározásánál alapdokumentum lehet külső vásárlásnál az igazolt számla, belső teljesítésnél az egyes kutatási témaszámokon elszámolt ráfordítások dokumentációja. - Az alapítási és átszervezési költségek aktivált értéke leltározásánál vizsgálandó, melyek azok a ténylegesen felmerült költségek, amelyek ilyen címen merültek fel, de nem számolták el az adott évben költségként eredmény terhére. Tárgyi eszközök és beruházások leltározása Tárgyi eszközök: a cég tevékenységét közvetlenül vagy közvetetten szolgáló rendeltetésszerűen használatba vett, tárgyiasult eszközök, amelyek a gazdálkodó szervezet tevékenységét rendszeres használat mellett tartósan legalább egy éven túl szolgálják Amennyiben a társaság a számviteli alapelveknek megfelelő egyedi nyilvántartást vezeti mennyiségben és értékben is, ha az megfelel a leltárkészítést megalapozó követelményeknek, úgy nem kötelező évenként leltározni a tárgyi eszközöket. A társaság saját, belső szabályzatban döntheti el, milyen gyakorisággal végez tényleges leltározást és mely időszakokban él a nyilvántartásokkal való összehasonlítás módszerével. A tárgyi eszközök csoportosítása: - ingatlanok, - műszaki berendezések, gépek, járművek, - tenyészállatok, - beruházások. A tárgyi eszközöket nettó értéken, a beruházásokat a tárgyi eszköz beszerzési és előállítási költségein kell a leltárba felvenni. A bérbe vett eszközöket a bérbe vevőnek kell leltároznia. A bérbe vevő átvételi elismervénye a bérleti szerződésben rögzített időtartamig elfogadható leltárbizonylatként. Beruházások A tényleges állományt évenként, szükség esetén a szállító (kivitelező) bevonásával egyeztetéssel kell leltározni. Befektetett pénzügyi eszközök között kimutatott értékpapírok leltározása A befektetett pénzügyi eszközök - részesedések, - értékpapírok, - adott kölcsönök, - hosszú lejáratú bankbetétek. Befektetett pénzügyi eszközként csak olyan eszköz szerepelhet, amelynek az a rendeltetése, hogy a tevékenységet tartósan - legalább egy éven túl - szolgálja. 18

19 Részvényeknél, kötvényeknél vizsgálni szükséges, hogy azok ténylegesen megvannak-e, hol és ki őrzi azokat. Adott kölcsönöknél a mérlegben szereplő összeg leltározásához elengedhetetlen a kölcsönszerződés megléte, és az abban lévő kondíciók összehasonlítása. Hosszú lejáratú bankbetéteknél a bankszámlaszerződéseket és a mérleg fordulónapja szerinti bankkivonatot kell a leltározás dokumentumaként vizsgálni Forgóeszközök leltározása A forgóeszközök csoportosítása: - készletek - követelések - értékpapírok - pénzeszközök Készletek leltározása A készletek között csakis olyan eszközök szerepelhetnek, amelyek a cég tevékenységét egy évnél rövidebb ideig szolgálják. A leltározást minden olyan készlet esetében el kell végezni, amikor a társaság mennyiségi nyilvántartást nem, vagy nem folyamatosan vezet. Vásárolt készletek közé tartoznak - az anyagok, - az áruk. Áruk között kell kimutatni: - a kereskedelmi árukészletet, - az alvállalkozói teljesítményeket, - a betétdíjas göngyölegeket. Saját termelésű készletek: - a saját termelésű befejezetlen termelés és félkész termékek, - az értékesítésre váró saját termelésű késztermékek, - a gazdálkodó szervezet állatállománya, kivéve a tenyészállatokat. Év végén kötelezően leltározandó készletek: - az összes saját készlet - bérmunkára átvett készletek - más vállalkozó tulajdonát képező, de az adott társaság birtokában lévő készletek - úton lévő készletek - alvállalkozói teljesítmények - külföldön saját részlegnél lévő, konszignációs raktárban lévő, bizományba adott készletek - a bolti kereskedelmi készleteket, eltérően a raktári készletektől csak értékben tartják nyilván. Ezen készleteknél a leltározás időpontja jelentősen eltérhet a mérleg fordulónapjától, azt a IV. negyedévben vagy a fordulópontot követő I. negyedévben el lehet végezni. Ilyenkor a két időpont közötti készletváltozásokat könyv szerinti értéken lehet figyelembe venni. A készletek leltározásának fontosabb szempontjai: Valamennyi vásárolt anyagot, árut, göngyöleget és saját termelésű terményt, állatot a nyilván tartástól függetlenül tényleges felvétellel (számlálás, mérlegelést, köbözés) kell leltározni. 19

20 A raktári készleteket mennyiségileg legalább évenként egyszer, a II. félévben a nyilvántartástól függetlenül fel kell leltározni, majd a leltározás során megállapított tényleges készletmennyiséget a mennyiségi nyilvántartás adataival össze kell hasonlítani. A még fel nem használt, használatba nem vett vásárolt készleteket mennyiségi felvétellel december 31-i fordulónappal kell leltározni, A társaság területén lévő, más gazdálkodó szerv tulajdonát képező idegen készletekről, a két fél megállapodása szerinti időpontban kell leltárt készíteni, ugyanez érvényes a bérmunkára átvett anyagokra is, Az idegen tulajdonú tárgyi eszközöket, készleteket külön tételben kell szerepeltetni és az év végi mérlegben a leltárív adatait a "0" számla osztályban szabad csak kimutatni, Az úton lévő készletek leltározása során a szállítási szerződés vagy a számla a leltározás alapdokumentuma, - importnál leltárba lehet és kell venni azokat a készleteket, melyeknél a szerződésszerű teljesítés megtörténtéről a mérlegkészítés napjáig az értesítést megkapták - export esetében azokat a készleteket kell úton lévő készletként leltározni, amelyek a telephelyet elhagyták, de a határátlépő bizonylata a mérlegkészítés napjáig az eladóhoz nem érkezett meg A társaság tulajdonában lévő szoftvertermékeket kétévenként legalább egyszer, a nyilvántartásokkal való egyeztetéssel kell leltározni, A képzőművészeti alkotásokat kétévenként mennyiségi felvétellel kell leltározni, A gazdálkodó szervezetnek más intézménnyel közös raktárban tárolt készleteit egyazon időpontban kell leltározni az előzőek szerint, A csökkent értékű készleteket a leltározás során el kell különíteni, A felesleges készletek feltárásának, elkülönítésének, leltározásának módját a társaság belső szabályzatban rögzítheti, Követelések leltározása A számviteli törvény a követelésekkel kapcsolatban olyan leltár készítését írja elő, az éves mérleg és beszámoló összeállításához, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza azokat értékben. A leltárban a követeléseket a mérleg szerinti csoportosításban kell kimutatni. A leltárba csak az adós által elismert követelés vehető fel. Ha az adós nem ismeri el a követelés összegét, vagy azt csak részben ismeri el, az el nem ismert összeget még peresítés esetén sem lehet a mérlegbe beállítani. A leltár alapdokumentumai a követeléseknél: - bankszámlakivonatok a rövid lejáratú követeléseknél, - adó-elszámolási bizonylatok, adóbevallások a költségvetési kapcsolatokból származó követeléseknél, 20

21 - kimenő számlák, visszáru bizonylatok más vállalkozóval szembeni követeléseknél, - analitikus nyilvántartások a munkavállalókkal szembeni követeléseknél, - szerződések más adósokkal szembeni követeléseknél, - a váltó, mint a váltókövetelések alapja. A forgóeszközök csoportjába tartozó követelések: - Követelések áruszállításból és szolgáltatásból, vagyis a vevőkövetelés, mely a követelések legjellemzőbb, és legjelentősebb volumenű fajtája. A belföldi követelések analitikája csak forintban, a külföldi követelések analitikája forintban is és devizanemenként is figyelembe veendő. - Váltókövetelések leltározásánál a mérleg szerinti összeg alapja az analitikus nyilvántartás, és a ténylegesen őrzendő váltók. Amennyiben külföldi vevőtől elfogadott váltóval is rendelkezik a társaság, úgy arról devizánkénti analitikát is kell vezetni. - A készletekre adott előlegek leltározásának alapja a megkötött szerződés, egyéb megállapodás. - Alapítókkal szembeni követelés leginkább a társaság veszteségének rendezését elősegítendő - a halmozott hiány fedezése céljából véglegesen, vagy átmenetileg adandó összegre vonatkozó ígéret. A leltár alapja az a dokumentum. mely szerint megnyílt a követelés. - Egyéb követelések. A forgóeszközök között kimutatott értékpapírok: - eladásra vásárolt kötvények, - saját részvények, üzletrészek, eladásra vásárolt részvények, - egyéb értékpapírok. Azokat az értékpapírokat, amelyeket a gazdálkodószervezet nem tartós befektetésre vásárolt, beszerzési értékükön kell nyilvántartásba venni. Értékpapírok leltározása Az értékpapírok leltározása esetében a számviteli törvény hangsúlyozottan megköveteli az analitikus nyilvántartásokkal történő egyeztetést. Ebből adódóan az analitikus nyilvántartásnak olyannak kell lennie, hogy abból egyértelműen kitűnjenek az értékpapírok következő adatai: - azonosító adatok - értékpapír névértéke - a vásárláskori összeg - kölcsönadás célja - a lejárat ideje - kamat nagysága - esetleges értékvesztés összege. A leltárban az értékpapírokat könyv szerinti értéken kell szerepeltetni. Pénzeszközök leltározása A pénzeszközöket és azok állományát az alábbi bontásban kell kimutatni: - pénztár/valutapénztár 21

22 - csekk - elszámolási betétszámla - elkülönített betétszámlák - devizabetét-számla - átvezetési számla A pénzeszközök leltározását minden évben 31-ével, a leltár elkészítését megelőzően - egyeztetéssel kell elvégezni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyezően kell felvenni. A készpénzkészletről, annak címletenkénti meglétéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A pénztárak és csekkek leltározása során a mindenkori készpénz helyességének megállapításához a számviteli törvényben meghatározott alapbizonylatok, alapokmányok feldolgozásával készített pénztárnapló, pénztárkönyv adatait kell az egyeztetésnél figyelembe venni. Idesorolandó alapbizonylatok a pénztári kiadási, a pénztári bevételi bizonylatok, melyek előre sorszámozottak, és szigorú számadásra kötelezettek. A banktételek értékét a mérleg fordulónapján a pénzintézeteknél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értékében kell a leltárba beállítani, függetlenül attól, hogy azokat belföldi vagy külföldi pénzintézeteknél helyezték el. A bankbetétek leltározása az egyes bankszámlákat vezető bankok által küldött kivonat alapján, egyeztetéssel történik Források leltározása A számviteli törvény értelmében a források leltározása során az egyeztetés módszere, és a könyv szerinti érték figyelembevétele a mérvadó. Saját tőke leltározása A leltár dokumentumai csoporton belül is eltérők. - A jegyzett tőke mérlegbe beállítandó, fordulónapi értékének egyeztetése elsősorban a társasági szerződésből, annak módosításából kell történjék. A jegyzett töke változásait rögzítő iratok Cégbírósági bejegyzésre kell kerüljenek. - A tőketartalék leltározása során az vizsgálandó, hogy a mérlegsorban szereplő összegeket miből képezte a társaság, kitől kapta, és milyen formában. - Eredménytartalék leltárba vételekor, amennyiben más társaságtól véglegesen kapott, eredménytartalék-részről van szó, úgy az átadás dokumentuma a mérvadó, amennyiben a társaság saját tevékenységének eredménye, úgy a kimutatott összeg nagyságára nézve az előző évi mérlegadatok nyújtanak kellő információt. - A Mérleg szerinti eredmény nagyságát ugyancsak befolyásolja a ténylegesen elért eredményen túl a jóváhagyó testület döntése arra vonatkozóan, hogy a nyereségből mekkora összeget szánnak osztalékra. Kötelezettségek leltározása A számviteli törvény értelmében a mérlegbe csak olyan kötelezettség állítható be, amelyet a társaság magára nézve kötelezően elismert, mert a teljesítés megtörtént. A kötelezettségek leltározását az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel, de az analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell végezni. 22

23 - Hosszú lejáratú kötelezettségek - A beruházási, fejlesztési és egyéb hitelek, kölcsönök mérlegtételeinél a hitelt nyújtó bankok - XII. 31-i bankkivonatai, a kölcsönök esetében a kölcsönszerződés a leltár alapdokumentuma. - A tartozások kötvénykibocsátásból elnevezésű kötelezettségcsoport esetében a kibocsátott kötvények miatt keletkezett kötelezettségeket kell leltárba venni. - az alapítókkal szembeni kötelezettségek leltározásánál az alapítók által veszteség rendezése céljából adott - visszatérítendő - összeggel kapcsolatos megállapodás, közgyűlési taggyűlési jegyzőkönyv szolgálhat dokumentációként. - Rövid lejáratú kötelezettségek - A vevőktől kapott előleg esetén az előleg banki átutalási bizonylata, és az azt megelőző megállapodás a leltározás alapdokumentuma. - Kötelezettségek áruszállításból, szolgáltatásból címen kimutatott mérlegtételek leltára az analitikus kimutatásokkal való egyeztetés után fogadható el. - A váltótartozások leltározása ugyancsak az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel történik. - A rövid lejáratú hitelek, kölcsönök leltározásánál a bankkivonatokkal, a kölcsönszerződésekkel való összehasonlításra van szükség Aktív-passzív időbeli elhatárolások leltározása Aktív időbeli elhatárolások leltározása Aktív időbeli elhatárolások számlára csak év végén kell könyvelni azokat a tételeket, melyek az adott időszak eredményét azáltal befolyásolják, hogy költségcsökkentő vagy hozamnövelő hatásuk van. Passzív időbeli elhatárolások leltározása Ezen számlára is csak év végén könyvelnek a társaságok, itt kell kimutatni: - a mérleg fordulónapja, XII. 31-e előtt befolyt olyan tételeket, melyek csak a következő időszak árbevételét képezik, - az olyan költségeket, melyek kiadásként a következő időszakban jelentkeznek, - a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között ismertté vált, előző időszakra vonatkozó kártérítés, bírság, késedelmi kamat összegeket, - az előző időszakra vonatkozóan jóváhagyott, de ki nem fizetett prémiumokat, jutalmakat, azok járulékait. A leltározás befejezésekor ellenőrizni kell, hogy - a leltárfelvételt a leltárkörzetekben minden leltározó csoport végrehajtotta-e, - a leltározás szakszerű volt-e, megfelelt-e a törvény és a leltározási szabályzat előírásainak, - a leltározás során keletkezett okmányok és a rontott vagy fel nem használt nyomtatványok leadása hiánytalanul megtörtént-e. Az ellenőrzésért felelős: a leltár felelőse. A leltározás során számbavett, és az analitikus nyilvántartások adatait egyeztetni, az esetleges különbözeteket rendezni szükséges. A leltár alapbizonylatai - a leltárfelvételi jegyek és a leltárfelvételi ívek - alapján el kell készíteni a leltárösszesítést. 23