Könyvelő rendszer Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Pandem onium Könyvelő rendszer Felhasználói kézikönyv 1.

2 Tartalom: Tartalomjegyzék Oldalszám: Installáció... 3 Bejelentkezés... 3 Köszöntő... 3 Főképernyő... 3 Ismerkedés a főképernyővel... 3 Cégváltás... 3 Emlékeztető... 4 Menürendszer... 4 Funkciógombok... 4 Menü... 5 Rendszer... 5 Cégváltás... 5 Kijelentkezés... 5 Jelszóváltoztatás... 5 Kilépés... 5 Törzsadatok... 5 Új cég felvitele... 5 Cégtörlés... 5 Főkönyvi számlák törzsadatai... 5 Könyvelési naplók törzsadatai... 5 Áfa törzsek... 6 Paraméteres listaszerkesztő... 6 Szállítók / Vevők törzsadatai... 7 Kettős könyvelés... 7 Főkönyvi könyvelés... 8 Főkönyvi könyvelés (ÁFA-val)... 8 Automatikus tételstornó... 9 Kimutatás varázsló... 9 Egyszerű tételes lista... 9 Egyszerű tételes lista... 9 Egyszerű ÁFA lista Főkönyvi kivonat Paraméteres lista Pénztárkönyv Kiegyenlitetlen tételek Eszköz Beállítások Felhasználók Új felhasználó Adatok lekérdezése Felhasználó törlése Könyvelési időszak Könyvelés mentés Könyvelés visszatöltés Kapcsolat Elérhetőségek listázása Súgó Súgó

3 Installáció A program installálása könnyített rendszerrel történik. Pár kényelmi funkció megadása után a program autómatikusan installálódik a számítógépünkre. Bejelentkezés Mint minden írásra alkalmas mező a programban a bejelentkezés ablak két szöveges mezője is átjárható enter leütésével. Ez azt jelenti, hogy amennyiben entert nyomunk a mezőben ahol éppen vagyunk, úgy a kurzorunk a soron következő mezőbe fog ugrani, így megkönnyítve a munkánkat és az adatok felvitelét. A programba való belépéshez szükségünk van egy felhasználónévre, és egy jelszóra. Amennyiben több felhasználót szeretnénk hozzáadni a rendszerhez, úgy ügyeljünk arra, hogy a most leírt felhasznélónevet és jelszavat ne adjuk ki, mivel az teljes hozzáférést ad a rendszerhez. A legjobb, ha belépés után új felhasználónevet hozunk létre magunknak, és az alapfelhasználót töröljük a rendszerből, vagy megváltoztatjuk a jelszavát. Az alap felhasználónév : Az alap jelszó: Administrator penora96 A Rendben gombra kattintva, vagy a jelszavon entert nyomva máris bejelentkezhetünk a rendszerbe. Köszöntő Sikeres bejelentkezésünk után ismerkedjünk meg a Főképernyővel. Az első indításnál egy köszöntő ablak szolgál jótanácsokkal a program használatához. Miután elolvastuk és bezártuk megjelenik egy üzenet a rendszertől melyet FIGYELMESEN olvassunk el, majd az Ok gombra kattintva tüntessünk el. Főképernyő Ismerkedés a főképernyővel Most, hogy eltünt az üzenet, kezdjük is meg a program használatát. Minden bejelentkezés után felugrik egy ablak mely elvárja tőlünk, hogy kiválasszunk egy céget. Ez fontos mivel e nélkül nem fogunk tudni sem könyvelni, sem listákat készíteni. A Cégválasztás ablak addig marad legelől míg ki nem választunk egy céget a már rögzített cégek listájából. Amennyiben első indításnál tartunk, úgy kattintsunk az Új cég gombra az ablakon, hogy rögzíteni tudjuk a könyvelni kívánt cégeket. Rengeteg adat megadására van lehetőségünk a cég rögzítésekor, de ezek közül csak a Szervezet nevé -nek megadása kötelező, és már menthetjük is az adatokat. Ha valamit kihagytunk, akkor később a Kapcsolat Elérhetőségek listázása menüpont alatt változtathatjuk meg, vagy adhatjuk meg a hiányzó adatokat. 3.

4 De térjünk vissza a Cégválasztás Cégválasztás ablakunkhoz. Válasszunk ki egy céget a listából, és kattintsunk az Rendben gombra, vagy nyomjunk entert (az enter nyomogatását kezdjük megszokni, mert sok funkció gyorsabban elérhető így, és a munkánk is gyorsabb lesz az által, ha nem kell állandóan az egérért nyúlkálnunk.) és máris kapcsolódtunk a cég adatbázisához és el is tünt az ablak is végre. Folytassuk a főképernyő megismerését, most, hogy már nem zavar semmi. Az első amit szeretnék megismertetni Önökkel az a Teendők funkciója a programban. Emlékeztető Sokan Önök közül, ha nem mindnyájan, nagyon elfoglaltak, és szoros időbeosztásuk van. A program Teendők funkciója segít megszervezni a mindennapjaikat, és segít az időbeosztásukban. Ahhoz, hogy az ablakot elérjük, kérem kattintsanak a képernyő bal alsó sarkában lévő óra képére. Ekkor megjelenik az Emlékeztető ablak. Itt tudják megadni, hogy melyik napra szeretnék megadni a kívánt emlékeztetőt, megadhatják a Teendő szövegét, amire figyelmeztetnie kell a programnak (értekezlet, ebéd, telefonhívás stb.) valamint meg kell adni az idejét, hogy mikor szeretnénk, hogy emlékeztessen a rendszer a teendőnkre. FONTOS! Az időt olyan formátumban kell megadni amilyen formátumban megjelenik az ablak megnyitásakor! Ezen kívül lehetőségünk van még Hangjelzést megadni, hogy hanghatással figyelmeztessen a teendőnk. A felvett emlékeztetőket láthatjuk is amennyiben a képernyő jobb oldalán lévő kék nyílra kattintunk. Ekkor megjelenik az aktuális hétre tervezett összes teendőnk, dátummal, időponttal és üzenettel. Ha a nyílra kattintunk ismét, akkor újra eltűnik a lista. A teendőnk másodpercre pontosan abban az időpontban fog megjelenni, amikorra beprogramoztuk. Két dologról nem beszéltünk még a teendőkkel kapcsolatban. Az egyik, hogy mi van akkor, ha a teendő figyelmeztetésének pillanatában a progarm nincs bekapcsolva? Nos, ez esetben a következő indításkor a program érzékeli az elmúlasztott teendőt, és megkérdezi, hogy kívánják e megtekinteni. A másik pedig, hogy mi van akkor, ha az éppen aktuális teendőt későbbre rakták? Ez esetben miután az Ok gombra kattintottunk a program megkérdezi, hogy szeretnénk e eltolni a teendőt. Amennyiben az igen, szeretnénk, a program megkérdezi, hogy hány perccel tolja el a teendőt. Itt választhatunk a listából, vagy akár beírhatunk egy számot. Ekkor annyi perccel tolja el a teendő amekkora számot megadtunk. Menürendszer Mint mindenben a program készítése során az egyszerűségre, könnyen kezelhetőségre, és felhasználóbarát környezetre törekedtem a menürendszer elkészítése során is. Úgy mint bárhol a programban, itt sem szükséges az egérrel mozogni az egyes menüpontok között. Mutatok egy példát Önöknek. Keressünk egy jól eldugott menüpontot és próbáljuk megnyitni, egyszer az én módszeremmel, majd pedig egérrel. A menüpont legyen mondjuk az Egyszerű tételes lista. Nézzünk mennyi időbe telik megnyitni. Nyomjuk le az ALT billentyűt így látjuk, hogy minden menüpont bizonyos betűje alatt megjelenik egy kis vonal. A vonal fölötti betű megnyomásával már a lenyomás pillanatában bekerülünk a menübe. Nyomjuk hát meg az ALT, I, E, E gombokat, és láthatjuk, hogy szinte abban a pillanatban megnyílik a kívánt ablak. Most próbáljuk meg ezt ilyen gyorsan megcsinálni egér használatával. 4.

5 De van egy még ennél is gyorsabb megoldás. A billentyűzet felső részén található funkciógombokhoz (F1, F2... stb) hozzá vannak rendelve egyes menüpontok, így azok lenyomására a kívánt ablak jelenik meg. Nyomjuk meg az F9 gombot, és máris az Egyszerű tételes lista ablaka van a képernyőnkön. Az elérhető funkcióbillentyűk a függelékben találhatóak. Térjünk most át magára a menürendszerre és az egyes menüpontokból megnyíló ablakok használatára. Menü Rendszer Cégváltás: Az első menüelemünk első menüpontja a cégváltás. Ez ugyanazt az ablakot mutatja meg nekünk mellyel a program indulásakor találkozunk. Itt tudjuk a könyvelni kívánt cégeket váltani, hogy másik cég könyvelését folytathassuk. A cég kapcsolatait először bontanunk kell a Bontás gombbal, majd kiválasztani a könyvelni kívánt céget és nyomjuk meg a Rendben gombot. Vagy az időtakarékosság nevében egyszerűen válasszuk ki a le illetve fel nyilakkal a kívánt céget majd nyomjunk entert. Ekkor automatikusan újraépül a kapcsolat a cég adatbázisával. Kijelentkezés: Új felhasználó létrehozása után lehetőségünk van a felhasználók között váltogatva ki és belépni a programba. Ez azért fontos, mert majd meglátjuk, hogy a felhasználók rögzítésénél meg kell adjuk, hogy milyen jogosultsággal rendelkezzen a felhasználó. FONTOS!: Amennyiben azért szeretnénk kijelentkezni, mert fontos dolgunk elszólít a gép mellől és nem szeretnénk ha bárki belelátna a munkánkba, abban az esetben minden ablakon működik az F2 funkcióbillentyű, mely lezárja a rendszert és csak az aktuális felhasználó jelszavával lehet újra megnyitni! Jelszóváltoztatás: Miután beírtuk a jelenlegi jelszavunkat lehetőségünk van az új jelszó megadására, és elmentésére. Kilépés: Befejezi a program futását. Törzsadatok Új cég felvitele: Erről az opcióról korábban már olvashattunk a Főképernyő Ismerkedés a főképernyővel címszó alatt. Mint már ott is említettük, nem szükséges minden adatot megadni a cég rögzítésekor, a hiányzó vagy megváltozott adatokat később a Kapcsolat Elérhetőségek listázása menüpont alatt bármikor módosíthatjuk. Egyetlen dolog kötelező az pedig a vállalkozás nevének megadása. Cégtörlés: Erről a menüpontról egy dolgot érdemes tudni, mégpedig azt, hogy amennyiben aznap már használtunk egy céget könyvelésre, úgy következő Windows indításig nem törölhetjük a rendszerből, mivel a Windows használatba veszi. Főkönyvi számlák törzsadatai: Itt tudjuk rögzíteni mindazokat a számlákat, melyeket használni kívánunk a könyveléseink során. Adjuk meg a számlaszámot, az elnevezését, majd pedig a jellegét. Ez fontos ugye, mert mint majd látni fogjuk a jelleg határozza majd meg, hogy melyik könyvelési ágban használhatjuk a számlát a tételek rögzítésekor a könyvelési ablakban. 5.

6 Könyvelési naplók törzsadatai: Ezen a képernyőn tudjuk megadni a nyilvántartás számára azokat a naplókat melyekre könyvelni fogunk. A Lekérdezés gombbal tudjuk lekérdezni azokat a naplókat melyeket már rögzítettünk, ekkor minden eddig rögzített napló megjelenik. A Változtat gombbal tudjuk szerkesztésre megnyitni a nyilvántartást, majd a Mentés gombbal tudjuk menteni a változtatásokat. Áfa törzsek: Adjuk meg az ÁFA kódot, mellyel hivatkozni fogunk a könyvelésben az ÁFA mértékére, majd adjuk meg az ÁFA mértékét (legyen mondjuk 20), majd adjunk neki nevet (ez pedig lehet például 20 % ). Paraméteres es listaszerkesztő: Ezen az ablakon két lehetőség áll előttünk. Az egyik az, hogy választunk a listából egy már létező paraméteres listát, és entert nyomunk, ekkor a már meglévő listát nyitjuk meg szerkesztésre, és a módosításokkal el tudjuk menteni. A másik lehetőség, hogy beírunk egy nevet, és úgy nyomunk entert, ekkor egy teljesen új listát fogunk létrehozni. Az első gomb az ablakon ugyanazt a funkciót látja el, mintha entert ütnénk. A második gomb az ablakból való kilépést szolgálja, míg az utolsó gombbal a már meglévő, kiválasztott listánkat tudjuk törölni. Írjunk be egy listanevet, majd nyomjunk entert, hogy behozzuk a szerkesztő ablakot. A listanév automatikusan kitöltődik, majd enter leütése után a kurzor az első mezőbe kerül. Ha lenyitjuk ezt a listát, akkor nagyon sok dologgal fogunk találkozni. De először is határozzuk meg, hogy mire jó a paraméteres listaszerkesztő. Amennyiben szeretnénk egy mindig pontos és naprakész bevételi kiadási és eredmény listát kapni, úgy a paraméteres listaszerkesztőre van szükségünk. Vegyünk erre egy példát. Szeretném látni az összes számlámat melyek bevételt hoznak, valamint az összeset, melyekre kiadás van, valamint ezek összesített egyenlegét. Szeretném látni a 3-as számlaosztály minden számlájának összesített Tartozik, Követel összegét, valamint ezek egyenlegét, valamint az 5-ös számlaosztály minden számlájának összesített Tartozik, Követel összegét, valamint ezek egyenlegét, és a két számlaosztály Tartozik, Követel, Egyenleg értékének egymáshoz viszonyított egyenlegét. Ennek a listának legyen az a neve, hogy Eredmény (azt fogja megmutatni, hogy a lekérdezés időpontjában mennyire eredményes a vállalkozás). Szeretnénk, hogy a 3-as számlaosztályt számlaszámonként tételesen egymás alatt közölve mutassa meg a listánk, az 5-ös számlaosztályt pedig összesítve mutassa. Ekkor a következőket kell beállítanunk. Az első lenyiló mező 21 értéket tartalmaz. Az első érték az a T: azt jelenti, hogy az utána következő számlák intevallumát TÉTELESEN egymás alatt sorolva mutassa meg a riportunk lekérdezéskor, nyomtatáskor. H: azt jelenti, hogy az utána következő számlák intervallumát HALMOZOTTAN, összevonva mutatja meg. *1: azt jelenti, hogy a (csillag egy) szám fölötti kiválasztott számlaszámokat, melyeket vagy tételesen vagy halmozottan kértünk le, összesíti, így megadva az összesített egyenlegüket. *2: ezt az értéket kiválasztva a listánk összesíti az összes értéket, melynek jellege *1-es volt. *3: ez az érték összesíti az összes értéket melynek jellege *2-es volt. És így tovább *19-ig. 6.

7 Akkor lássuk is hogyan kell kinéznie a listánknak a szerkesztőben. Mivel az első számlacsoportot (3-as), tételesen szeretnénk látni, ezért a jellege, vagyis az első választásunk egy T betű lesz. Majd enter lenyomására menjünk tovább a soron következő mezőre. Itt lenyomunk egy 3-ast, hogy jelezzük 3-as számlaosztály következik, ekkor a program felkínálja az első 3-assal kezdődő számlát, de ne törődjünk vele, írjuk be, hogy 3000, majd nyomjunk entert, ekkor az utolsó mezőbe kerülünk, ahol ugyanaz a szám fog szerepleni, mint az előtte lévőbe. Töröljük ki, és írjuk be, hogy Ezzel meg is van az összes számlánk a 3-as számlaosztályból melyeket eddig fölvettünk és könyveltünk rá. Ha olyan számot talál a lista amelyre nincs számla, vagy nincs könyvelve azt figyelmen kívül hagyja. Ezeknek szeretnénk látni az eredményét, úgyhogy enter lenyomása után bekerülünk a másodid sor első mezőjébe, itt válasszuk ki tehát az első *1-esünket, amivel jelezzük, hogy a fölötte lévő számlák összesenjét szeretném megkapni. Nyomjunk entert, és írjunk be egy nevet az összesítésnek, ami majd a kimutatáson fog szerepelni. Legyen mondjuk 3-as osztály összesen: Nyomjunk TAB-ot (ha entert nyomunk akkor az utolsó oszlopnak is ez lesz a cellájában, de a program figyelmen kívül fogja hagyni.). Ez eddig meg is volna. Most jöhet az 5-ös számlaosztály. Ezeket nem szeretném tételesen látni, elég ha halmozottan mutatja meg a kimutatás (persze, aki akarja kérheti tételesen is, most csak a példa kedvéért kérjük halmozottan). Az első helyre írjunk hát egy H betűt, majd nyomjunk entert, és máris a harmadik sor második oszlopában vagyunk. Ide írjuk be, hogy 500, majd enter és írjuk be az utolsó mezőbe, hogy 599. Újabb enter után máris a negyedik sorunkban vagyunk. Itt szeretném összesíteni az 5-ös számlaosztály számláinak könyvelt összegeit, úgyhogy ismét egy *1-es következik, hogy azokat a számlákat összesítse amelyek fölötte vannak, Ne aggódjunk, csak azokat összesíti amelyek a két csillag 1-es között vannak, mégegyszer nem veszi bele a 3-as számlaosztály számláit. Enter majd adjunk nevet az összesítésnek, ami legyen 5-ös osztály összesen:. TAB, majd enter, és máris az ötödik sorban vagyunk. Ebben a sorban szeretnénk ha megkapnánk végre a vállalkozás eredményességét, így itt már az összes *1-est összesítenünk kell hozzá. Nincs is más dolgunk, mint az első oszlopba megadni a *2-es jelleget. Ekkor a kimutatás azokat az összegeket fogja összesíteni, amelyek előtt *1-es van, vagyis a 3-as osztály összesenjét és az 5-ös osztály összesenjét. Adjunk neki egy nevet miután entert nyomtunk, legyen mondjuk Eredményesség: Eredményesség: Nyomjuk meg a mentés gombot, és máris rendelkezésünkre áll a listánk, készen arra, hogy bármikor lekérdezhessük. Miért jó a paraméteres lista? Nos, ez nagyon egyszerű! Mint az előbb megszerkesztett lista is, az összes többi lista is mentésre kerül a rendszer nyilvántartásában, így bármikor előhívható. Ha mondjuk ezt a listát Januárban mentettem, akkor januárban meghívva megmutatja a vállalkozás addigi eredményességét. Ha azonban az év közepén, vagy év végén szeretném megnézni, hogy mennyire eredményes a vállalkozás, akkor nem szükséges újra szerkeszteni a listát, elég csak meghívni a Kimutatás varászló Paraméteres listák menüpontból, kiválasztani, és máris a legaktuálisabb eredményt adja a vállalkozásról. Ezek a listák nem cégfüggőek, vagyis mindegy, hogy melyik cég alatt mentettük el őket, bármelyik cégre meg lehet hívni bármelyik paraméteres listát, és az adott cég könyveléséből fogja az adatait frissen kinyerni. Szállítók / Vevők törzsadatai: Amennyiben több soros könyvelést kívánunk alkalmazni munkánk során, úgy ebben az esetben, ezen ablak segítségével adhatjuk meg a könyveléshez használni kívánt Szállítók vagy Vevők adatait. Az itt felvitt partnerek egyaránt használhatóak szállítóként vagy vevőként is. Mindössze két dolgot kötelező megadni, az pedig az azonosító és a szervezet neve. Kettős könyvelés Mielőtt belemélyednénk a könyvelésbe, hadd mondjak el előljáróban egy pár dolgot, hogy mire van szükség feltétlenül a könyvelés megkezdéséhez. 7.

8 Először is kell egy cég, ami már megvan, majd rögzítenünk kell legalább egy naplót, legalább egy áfa törzset, legalább egy áfás számlát és legalább két másik számlát. Amennyiben azonban a cégen kívül még semmit nem rögzítettünk, sem kell megijjedni, nyugodtan megnyithatjuk valamelyik Könyvelési ablakot. Nyissuk meg a Főkönyvi könyvelés ablakot. A mezők és a gombok szinte kört alkotnak, úgyhogy itt akár teljesen el is felejthetjük az egeret nem lesz rá szükségünk, mivel enterrel mozogva gyorsabban végzünk egy számla könyvelésével, mint egérrel bajlódva. Főkönyvi könyvelés: Mint látjuk a kurzorunk a Napló mezőben villog. Ha ki szeretnénk lépni a könyvelés ablakból, akkor a képernyő jobb felső sarkában lévő x-el tehetjük meg. A képernyő közepén láthajuk, hogy éppen melyik cég adatbázisához csatlakozunk, és melyik cégre fogjuk a számlákat könyvelni. Miután kiválasztottuk a naplót amelyikre könyvelni szeretnénk, a mező felett megjelenik a napló neve. Nyomjunk entert, ekkor a program megkérdezi, hogy szeretnénk-e törölni az időszakos bejegyzéseket. Ez azt jelenti, hogy mindig mikor könyvelünk az adott naplóra a program elment egy időszakos Tartozik, Követel, és Egyenleg összeget, valamint ezt az összeget a Halmozott eredményekhez is hozzászámítja. Mikor töröljük az időszakos tételeket, akkor új időszakot kezdünk, melynek mindíg látjuk az aktuális időszakos egyenlegét valamint, a könyvelt vállalat halmozott egyenlegét. Következő dolgunk a könyvelési forma kiválasztása, ami annyit jelent, hogy el kell döntenünk, hogy hány soros könyvelést alkalmazunk a számlák könyveléséhez. Miután ez megvan a kurzorunk a bizonylat száma mezőbe kerül, aminek megadása ugye kötelező, e nélkül nem is tudnánk menteni a könyvelt tételt. Írjuk be a bizonylat számát, majd nyomjunk Entert. A kívánt dátumok megadása a NOMOUSE funkció egyik továbbfejlesztett változata mely még nagyobb könnyedséget ad az adatbevitelnél. Ez annyit takar, hogy mikor megadunk egy dátumot legyen mondjuk március tizedike. Ebben az esetben a hónap ugye, 03 a nap pedig 10. Mikor a hónap mező érzékeli a második karaktert a mezőben autómatikusan a nap mezőbe ugrik. Ha beírjuk a 10-est is, akkor a kurzor érzékeli a 2 karaktert, és tovább ugrik a soron következő mezőbe. A 10-es szám alatti hónapokat és napokat mindig nulla kezdéssel kell beírni. A dátumokról kell tudni még valamit. A programban van egy segítő funkció amely megakadályozza, hogy rossz dátumra könyveljünk. Az Eszköz Könyvelési időszak menüpont alatt találhatunk egy beállítást, mely két dátum intervalluma lesz. Ez az intervallum azt jelenti, hogy a kezdő időpont előttre, és a vég időpont utánra nem fogunk tudni tételt könyvelni, mert a program figyelmeztet, hogy a dátum nem szerepel az intervallumban. Ezzel megakadályozhatjuk, hogy véletlenül rossz dátum kerüljön a könyvelésbe. Az időszak tetszés szerint változtatható, csak ellenőrzési funkciója van. Amennyiben nem adunk meg könyvelési időszakot, úgy a program figyelmeztet, hogy nincs megadva dátum intervallum. Miután a dátumokat megadtuk, a következő mezők a számla mezők lesznek. A könyvelési számlák megadása a tételhez szintén nagyon egyszerű, mivel a mezőbe érkezéskor a számlák feltöltődnek a számla adatbázisból, és ha lenyitjuk a mezőt, akkor máris választhatunk a kívánt számlák közül, melyek nevei megjelennek a mezők fölött kiválasztáskor. Ha tudjuk fejből, hogy melyik számlára kívánunk könyvelni, akkor az autokitöltés funkcióval még könnyebb dolgunk lesz könyveléskor. Nézzünk erre egy példát! Tegyük fel, hogy már rögzítettük a követekző két számlát. Az első a 3811 pénztár, a másik pedig az 511 anyagbeszerzés számla. Megérkezve a számla mezőbe a dátumok után nyomjuk le a 3-as gombot. Ekkor a mezőben az autókitöltés funkciónak köszönhetően megjelenik a 3811-es számla, és a mező fölött a neve (pénztár). Ha a számla az amit vártunk, akkor enter lenyomása után mehetünk is tovább a következő számlára. Két dolgot kell még megadnunk mielőtt menthetnénk a tételt. Az egyik a legfontosabb dolog, maga az összeg. A számlák kitöltése után, a Tartozik mezőbe érkezünk. Amennyiben nem erre az oldalra szeretnénk könyvelni érintetlenül hagyva azt, nyomjunk entert és ugorjunk át a Követel mezőbe. Írjuk be az összeget, majd itt is nyomjunk entert. Ekkor már csak a szöveg rész van hátra. Beírjuk az odaszánt szöveget, enter, és máris a rendben gombon vagyunk. Még egy enter, és már el is mentettük a tételünket. Tételsorszám ugrott egyet, forgalom növekedett, és minden mentve van. 8.

9 Az utolsó dolog amire felhívnám a figyelmet. Érdemes a számlákat a könyvelt naplók rendszerében összeválogatni, mivel mentés után a napló nem fog törlődni, és a kurzorunk egyből a bizonylat száma mezőbe kerül, így az azonos naplóba könyvelendő számlák még gyorsabban elkönyvelhetőek, nem kell még külön minden egyes alkalommal a naplókat is kiválasztani. Főkönyvi könyvelés (ÁFA-val): A Főkönyvi könyvelés ÁFA-val funkcióiban teljesen megegyezik a Főkönyvi könyvelés funkcióival, annyival azonban más, több, hogy itt egyel több számla mező van, ide kell beírni azt a számlát melyet ÁFA-s könyveléshez vettünk nyilvántartásba. Mint látni fogjuk abban a mezőben, ahol az ÁFA-s számlának kell szerepelnie, nem tudjuk azokat a számlákat kiválasztani, melyeket nem ÁFA-s jelleggel vettünk nyilvántartásba. Ha esetleg mégis beírunk egy ilyen számlát, mondjuk a et, ami a pénztár és bruttó jellege van, akkor a program figyelmeztet, hogy ezt a számlát nem ÁFA-s ágon kell könyvelnünk. Valamint a nem ÁFA-s ági számlák mezőiben nem tudjuk kiválasztani az ÁFA-s jelleggel mentett számláinkat. A következő eltérés az ÁFA kód megadása. Itt adjuk meg azokat a kódszámokat, melyekkel nyilvántartásba vettük az egyes ÁFA százalékokat. Az ÁFA kód mező ugyanúgy működik, mint a számla mezők, az autokitöltés funkció is azonos, valamint, ha kiválasztottunk egy ÁFA kódot, akkor megjeleni a mező fölött a neve, melyet rögzítéskor adtunk a kódnak. Enter leütése után a szöveg mezőbe kerülünk, de előtte még a program kiszámolja azzal az ÁFA százalékkal a megadott összeg nettó értékét mely a kiválasztott ÁFA kódhoz tartozik. Automatikus tételstornó: Igen nagy segítség amennyiben hibás tételeket szeretnénk javítani, stornózni. Itt a tételt megkereshetjük a bizonylat száma alapján, illetve a könyvelt tétel sorszáma alapján. Válasszuk ki a megfelelő opciót és nyomjuk meg a keresés gombot. Ekkor a program megmutatja a tételeket melyeket stornózni akarunk. Ha rendben vannak akkor kattintsunk a stornó gombra, és a tételeket a program automatikusan stornózza. A tételszorszám opciónál kötelező az intervallum megadása, viszont, ha a bizonylat számánál nem írunk be semmit, hanem üresen hagyjuk a mezőt, akkor a program az aktuális cég összes eddig könyvelt bizonylatszámát listázza nekünk. Kimutatás varázsló Egyszerű tételes lista: Rengeteg szűrési lehetőség kínálkozik az egyszerű tételes lista ablakunkban. Amennyiben ezt a lekérdezési formát választjuk, úgy a kimutatásunkban, a szűrés által érintett számlák, számlánkénti bontásban fognak szerepelni, és a következő adatokat jeleníti majd meg a kimutatás a könyvelésből Tételsorszám Biz.dátum Bizonylat száma Tartozik Követel Szöveg A lekérdezéshez nem kell mást tennünk, mint bepipálni azokat a mezőket, melyekre szeretnénk szűrni, majd megadni az értékeket. Nézzünk egy példát. Szeretnénk látni a 3811 Pénztár és közötti bizonylatokra könyvelt forgalmát. Ekkor bepipáljuk a Számla Számla mezőt, beírjuk, hogy 3811, és bepipáljuk a Bizonylat dátuma mezőt, majd beírjuk a dátumokat. Megnyomjuk a Nyomtató gombot, és már készül is a riport. Miután elkészült a riport, a felugró párbeszédablakból kiválaszthatjuk, hogy egyből nyomtatóra küldjük a listát, vagy látni szeretnék, esetleg PDF formátumban kívánjuk elmenteni, hogy később elektronikus úton elküldhessük. 9.

10 Kattintsunk most a Preview lehetőségre, majd az OK gombra, és máris magunk előtt látjuk a listánkat. Ha nyomtatni szeretnénk innen, akkor a bal felső sarokban lévő nyomtató ikonra kattintva nyomtathatjuk ki a riportunkat, vagy a lemez ikonra kattintva menthetjük el. Ez a lekérdezési forma sok lehetőséget takar magában. Minden bepipált mezővel szűrhetünk akárhogyan a könyvelésünkben, olyan kritériumok alapján melyeket mi határozunk meg. Egyszerű ÁFA lista: Az Egyszerű ÁFA lista ugyanazon az elven alapul, mint az Egyszerű tételes lista, csak itt nem számlánkénti bontásban, hanem ÁFA kódonkénti bontásban (ÁFA százalákonként) jelennek meg a lekért értékek a riporton. A lekérdezés a következő adatokat fogja megjeleníteni a könyvelésből: Tételszorszám Biz.dátum Biz.száma T nettó T ÁFA K nettó K ÁFA Szöveg Főkönyvi kivonat: A Főkönyvi kivonat szintén az Egyszerű tételes listánál említett elvet hasznosítja, annyi kivétellel, hogy ugyan itt is a számlánkénti összesítés szerepel, vagyis a könyvelésre használt számláink halmozott értékeit és egyenlegüket mutatja a következő négy érték szerepeltetésével: Számlaszám megnevezéssel Halm. Tartozik Halm. Követel Egyenleg Egy dolog van még ami mind a három listánál azonos. Ez pedig a Mentés kedvencként, és Kedvenc betöltése gombok. Mikor kiválasztjuk a megfelelő értékeket, melyekre szeretnénk szűrni, és a nyomtatandó értékeket, akkor a Mentés kedvencként gombra kattintva a rendszer eltárolja ezeket, és a következő megnyitásánál az ablaknak, ezekkel az értékekkel nyitja meg az ablakot. Ha megnyomjuk a Kedvenc betöltése gombot, akkor az utolsó mentett Kedvencünket tölti be a rendszer. Paraméteres lista: Itt nincs is más dolgunk, mint a korábban megszerkesztett listát kiválasztani a legördülő menüből, majd entert nyomni, vagy pedig megnyomni a Mehet gombot, és máris készül a listánk, és pár pillanaton belül már előttünk is van. Pénztárkönyv: Automatikus pénztárkönyv készítésére alkalmas menüpont. Két fő részre van osztva a kimutatás, amiből az egyik a tételes a másik pedig az összegzett. A külömbség az, hogy ha tételes listát választunk, akkor a kiválasztott időponton belüli összes értéket tételesen kilistáz, havonként valamint évenként összesít, és kinyomtat, ha akarjuk. Ezzel szemben az összegzett opció választásakor a kiválasztott időpontra csak havi összegzéseket mutat. Kiegyenlítettlen tételek: Igen hasznos része a programunknak, amennyiben több soros könyvelést folytatunk. Itt miután kiválasztottuk az ellenőrizni kívánt partnert, kereshetünk egy bizonyos bizonylat kiegyenlítettségére, vagy pedig, adott időszakra könyvelt bizonylatszámok kiegyenlítettségére. Amennyiben csak a partnert választjuk ki, és úgy nyomunk a keress gombra, akkor a kiválasztott partner összes kiegyenlítettlen tételét látni fogjuk. Amennyiben megtaláltuk a tételt amit ki szeretnénk egyenlíteni, mert befolyt az összeg, akkor nincs más dolgunk mint kattintani a tételen, és a betöltés gombra kattintva már vissza is töltöttük a könyvelés ablakba a tételt, ahol vagy az egész összeget kiegyenlíthetjük, vagy csak akár egy töredékét. Ha töredékét könyveljük el akkor a fennmaradó rész még ott marad a kiegyenlítettlen tételek között! Nagyobb összeget, mint a hiányzó összeg nem enged a program elkönyvelni adott bizonylatszámon. Megjegyzem a kiválasztott tételen duplát kattintva is visszatölti könyvelésre a program a tételt. 10.

11 Eszköz Beállítások: Itt egy pár alapbeállítást tudunk a programon eszközölni. Megadhatjuk, hogy szeretnénk-e, hogy a rendszer mutassa e az időt, dátumot, beállíthatjuk a betűtípust, és betűméretet. Felhasználók: Új felhasználó: Itt új felhasználókat adhat a rendszerhez, akik használni tudják a programot. Adjon meg minden adatot, adjon egy ideiglenes jelszót a felhasználónak, majd adjon neki egy jogosultságot, és kattintson az OK gombra. A jogosultság fontos, mert alacsonyabb jogosultságokkal rendlekező felhasználók a rendszer bizonyos erőforrásaihoz nem férnek hozzá. Adatok lekérdezése: Itt tudjuk karbantartani a felhasználókat. Nyomjunk a keresés gombra, majd válasszuk ki a nyilak segítségével, hogy melyik felhasználót szeretnénk módosítani, a Változtat gombbal nyissuk meg szerkesztésre a felhasználót, majd ha megváltoztattuk a kívánt adatokat, akkor kattintsunk a Mentés gombra. Ha a nyomtató gombra kattintunk, akkor a felhasználó megadott adatait ki tudjuk nyomtatni. Felhasználó törlése: Az aktuálisan kiválasztott felhasználó hozzáférését törli a rendszerből. Könyvelési időszak: Itt adhatjuk meg azt a kontroll időszakot melyre könyvelni szeretnénk addig az időpontig míg meg nem változtatjuk ezt az időszakot. Ez a beállítás megakadályozza, hogy a kezdőidőpont elé, vagy a végidőpont mögé könyveljünk, ezáltal elrontsuk a könyvelt tételt. Könyvelés mentés: A program minden induláskor automatikus mentést készít az adatbázisról, de ezzel a menüponttal egy egy hosszabb könyvelési ciklus után adott nap, a program újranyitása nélkül is készíthetünk mentést az adatbázisunkról. Könyvelés visszatöltés: Adott cég biztonsági mentését tölti vissza a program alá megjegyzés megadása után. Kapcsolat küldése: Innen tudunk t küldeni bárkinek, akár több embernek is. Egyszerűen adjuk meg az címeket, vesszővel elválasztva, majd az üzenet tárgyát, és végül a szöveget, hogy mit szeretnénk üzenni. Nyomjuk meg a Küldés gombot, és mehet az üzenet. FIGYELEM! Az küldéshez mindenképpen szükség van, aktivált internet kapcsolatra, konfigurált kiszolgálóra (Outlook, vagy Lotus Notes), és legalább egy címzett megadására. Elérhetőségek listázása: Ezen az ablakon tudjuk lekérdezni a cégeket, melyekre könyvelünk. Nyomjuk meg a Keresés gombot, majd válasszuk ki a szerkeszteni illetve nyomtatni kívánt céget, a nyilak segítségével. Ha szerkeszteni szeretnénk, akkor nyissuk meg szerkesztésre a Változtat gomb segítségével, írjuk át az adatokat melyeket szeretnénk, majd mentsük a Változtatott adatok mentése gombbal. Ha nyomtatni szeretnénk, akko egyszerűen nyomjuk meg a nyomtató gombot, és máris előttünk vannak az adatok. 11.

12 Súgó Súgó: A súgó, mely a programhoz tartozik hathatós segítséget kínál a mindennapos használat során. Bárhol vagyunk a programban, egyszerűen nyomjuk meg az F1 billenytűt, és a súgó máris a segítségünkre siet. Írjuk be a keresendő kulcsszavat, majd válasszuk ki, hogy a súgófájl tartalmában, vagy a fejlécében szeretnénk e szűrni. A fejléc megegyezik ezen leírás tartalomjegyzékével. Majd nyomjuk meg a kérdőjel ikon mellett lévő nyíl ikont, és ekkor a program az Eredmény Eredmény mezőben felkínálja a megtalált fórumokat, ahol egyezőséget talált a keresett kulcsszóra. Válasszuk ki a nekünk megfelelőt, és máris láthatjuk az eredményt. 12.

13 Függelék Gyorsbillentyűk F Súgó: Mindenhol működik! F Pihenő mód: lezárja a programot az illetéktelenek elől, ha elhagyjuk a számítógépet. Csak aktuális felhasználó jelszava oldhatja fel a pihenő módot! Mindenhol működik! F Cégválasztás: Felkínálja a cégválasztás lehetőségét, hogy könnyen és gyorsan tudjunk a cégek között váltani a munkánk során. Mindenhol működik! F4... Számlák törzsadatai: A számlafelvitel képernyőhöz enged hozzáférést. F5... Naplók törzsadatai: A naplófelvitel képernyőhöz enged hozzáférést. F6... Áfa törzsek törzsadatai: Az ÁFA törzsek felvitele képernyőhöz enged hozzáférést. F7... Főkönyvi könyvelés ablakba jutunk általa. F8... Főkönyvi könyvelés ÁFA-val ablakba jutunk általa. F9... Egyszerű tételes lista hívógombja. F10... Paraméteres tételes lista hívógombja. F11... Paraméteres ÁFA lista hívógombja. 13.