Turisztikai pályázatok és projektek menedzsmentje. Dr. Bujdosó Zoltán Főiskolai tanár Károly Róbert Főiskola

Átírás

1 Turisztikai pályázatok és projektek menedzsmentje Dr. Bujdosó Zoltán Főiskolai tanár Károly Róbert Főiskola

2 A projekt ciklus menedzsment (PCM) A projekt ciklus menedzsmentet az Európai Bizottság vezette be az 1990-es évek elején, az általa finanszírozott segélyprogramok eredményességének javítása érdekében. A Bizottság által végzett felmérések ugyanis a következő okokat jelölték meg a programok gyenge teljesítményére: gyenge a projekttervezés és előkészítés; a kockázatokat hiányosan vették figyelembe; figyelmen kívül hagyták a projekt hosszú távú fenntarthatóságát befolyásoló tényezőket; a múltbeli tapasztalatok alapján levont tanulságokat csak ritkán vették figyelembe az új projektek tervezése során.

3 Magyarországon az uniós jogszabályokkal harmonizálva - hazai jogszabályi hátteret alakítottak ki a programmenedzsment szabályozására. Európai Unió Tanácsa 1083/2006/EK rendeletében, Emellett Kormányrendelet született az intézményrendszer felépítéséről, valamint a pénzügyi szabályokról és miniszteri rendelet az II. NFT és az Új Magyarország Vidékfejlesztési Stratégiai Terv végrehajtása során alkalmazandó eljárásokról 72. dia 73. dia

4 Pályázás A pályáztatási folyamat szereplői: Támogató Pályázó Információáramlást segítő szervezetek pályázatkészítők

5

6 A pályázat sorsa

7 A pályázat érkeztetése Regisztrálás azonosító jellel látják el Regisztrációs válaszlevél Beérkezéskor vizsgálják: - benyújtási határidővel kapcsolatos feltételek - megfelelő példányszám, forma - elektronikus csatolás - benyújtás módja

8 Amennyiben nem felel meg: - a pályázat kizárásra kerül - Elutasító levél

9 Amennyiben megfelel vagy hiánypótlás lehetséges, levélben értesítik a pályázót a befogadás tényéről és időpontjáról, valamint a hiánypótlás rendjéről A hiánypótlás: általában egy alkalommal lehet levélben vagy faxon Tartalmazza a hiányzó dokumentumok listáját, a pótlás módját, a rendelkezésre álló időt, helyet, előírt példányszámot Amennyiben ezeknek a pályázó nem tesz eleget, elutasításra kerül

10 A PÁLYÁZAT ÉRTÉKELÉSE Formai értékelés A formai értékelés során az értékelők azt vizsgálják, hogy a pályázat megfelel-e formai értékelési kritériumoknak

11 Szempontok: Igen/Nem Projekt adatlap vagy melléklete A pályázat alaki megfelelőssége A pályázat sértetlen csomagolásban, ajánlott, tértivevényes formában, postai úton érkezett és feltüntették rajta a pályázó teljes nevét és címét, illetve az alábbi szöveget: Nem bontható fel a pályázatok bontási üléséig - ÖNÁLLÓ PROJEKTEK az EGT Finanszírozási Mechanizmus vagy Norvég Finanszírozási Mechanizmus keretein belül. (ha nem: nem befogadható) Benyújtott pályázati csomag A pályázó saját kezű cégszerű aláírása szerepel a pályázaton (ha nem: nem befogadható) Projekt adatlap A pályázatot egy eredeti és három másolati példányban nyújtották be, továbbá egy elektronikus adathordozón (floppy vagy CD-lemezen) (ha nem: (automatikus) elutasítás) Benyújtott pályázati csomag

12 A pályázó nyilatkozata a projekt keretében tervezett lefolytatandó közbeszerzési eljárásokról és kötendő szerződésekről (ha nem: hiánypótlás) A pályázó nyilatkozata a környezetvédelmi szabályoknak való megfelelésről (ha nem: hiánypótlás) A projekt adatlap kötelezően csatolandó mellékletei A pályázó hivatalos képviselőjének aláírási címpéldányának eredeti vagy közjegyzővel hitelesített másolati példánya. Amennyiben nem a hivatalos képviselő ír alá, akkor a képviselő meghatalmazását is szükséges csatolni. (ha nem: (automatikus) elutasítás)

13 A jogosultsági értékelés során az értékelők azt vizsgálják, hogy a pályázat megfelel-e jogosultsági kritériumoknak. Ha a pályázó vagy a pályázat nem felel meg a jogosultsági kritériumoknak, a pályázat elutasításra kerül.

14 A pályázó szervezet típusa megfelel-e a pályázati kiírás feltételeinek? (ha nem: (automatikus) elutasítás) Projekt adatlap mellékletei, útmutató 2.1. pontja A projekt finanszírozási szerkezete (támogatási arányok, pályázható minimum-maximum támogatási összeg vizsgálata) minden tekintetben megfelel-e a pályázati kiírásban részletezett követelményeknek? (ha nem: (automatikus) elutasítás) Projekt adatlap 5. pontja; útmutató 2.3. pontja

15 Szakmai értékelés A szakmai szempontú értékelés a formailag megfelelt, támogatásra jogosult pályázatok megvalósíthatóságának, támogathatóságának megítélését szolgálja. A szakmai szempontú értékelési folyamatban az értékelők pontozással minősítik a pályázatokat. A szakmai szempontok nem kizáró jellegűek, hanem valamilyen preferenciát, előnyben részesítést, priorizálást tükröznek. A szakmai szempontok értékelése alapján a projekteknek a pályázati célokhoz/kiemelt területekhez való minél jobb illeszkedése és megfelelőssége kerül megítélésre, amely során lehetővé válik a projektek egymással való összehasonlíthatósága. A szakmai értékelés során bizonyos részeknél minimum pontszám elérése szüksége a támogatás elnyeréséhez

16 Szakmai értékelési szempontok Pontszám Projekt adatlap vagy melléklete A pályázat célkitűzéseihez/kiemelt területeihez való illeszkedés, a projekt és a pályázat-kiírási célok összhangja (15 pont alatt kizáró) Mennyiben illeszkedik a pályázat a pályázati-kiírásban megjelölt kiemelt területekhez/célterületekhez?[1] Projekt adatlap 4.3; 4.4; 6. pontjai Projekt indokoltsága, igényekkel való alátámasztottsága (0-kizáró) 0-5 Projekt adatlap 4.2. pontja Jól definiált-e a fejlesztés konkrét célcsoportja, és az egyes tevékenységek összhangban vannak-e a célcsoport igényeivel? 0-5 Projekt adatlap 4.2; 4.3. pontjai A végrehajtandó tevékenységek támogatható tevékenységek-e, összhangban vannak-e az elérni kívánt célokkal, illetve az útmutatókban foglaltakkal? 0-3 Projekt adatlap 4.3. pontja Az Európai Uniós jogszabályokhoz és alapelvekhez való illeszkedés A projekt várható eredményei, hatékonyság, gazdasági megvalósíthatóság Projekt adatlap 6.1; 6.3. pontja Eredmények, hatások (lokálisan, megyében, régióban, országban, nemzetközileg) jelentősége, relevanciája 0-10 Projekt adatlap 4.4. pontja Indikátorok egyértelműsége, relevanciája, elérhetősége (smart) 0-5 Projekt adatlap 4.4. pontja [1] Amennyiben az adott pályázat/projekt konkrétan beleilleszthető valamelyik célterületbe, akkor automatikusan jár a 4 pont.

17 A szerződéskötés Szerződés: a teljesítés során elérendő projekteredménnyel és a teljesítés időtartamával összefüggő felelősségek és kockázatok allokációját valósítja meg Minden kiválasztott és jóváhagyott projekt megvalósítására a támogatást nyújtó szervezet (minisztérium vagy közreműködő szervezet) és a kedvezményezett támogatási szerződést köt. A támogatási szerződés képezi a megvalósítás nyomon követésének, finanszírozásának és ellenőrzésének alapját.

18 A támogatási szerződésnek rendelkeznie kell legalább a következőkről: a támogatás formája (néhány kivételtől eltekintve vissza nem térítendő támogatás), a támogatás maximális összege és aránya, a projekt megvalósításának kezdete és befejezése, működtetési kötelezettség esetén annak időtartama, a költségek elszámolhatóságának szabályai, a kifizetések kérelmezésének folyamata, feltételei, az előrehaladási jelentésekkel kapcsolatos kötelezettségek, a vonatkozó, állami támogatásokkal kapcsolatos szabályok, a vonatkozó, közbeszerzéssel kapcsolatos szabályok, a vonatkozó, tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek, dokumentációs kötelezettségek, helyszíni ellenőrzések végzésére vonatkozó szabályok, a támogatás kifizetésének felfüggesztésére illetve a támogatás visszafizetésére vonatkozó szabályok, biztosítékadási kötelezettség, a szerződés módosításának folyamata, feltételei.

19 A támogatási szerződés mellékletei között szerepelni kell legalább az alábbiaknak: költségek, költségkategóriák szerinti bontásuk és ütemezésük, források, számszerűsíthető célok, ütemezésük, biztosítékok (pl. felhatalmazó nyilatkozat, jelzálogszerződés, stb. szükség szerint). A pályázati dokumentáció ugyancsak a támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi.

20 A pénzügyi elszámolás ALAPESETEK: a) Kifizetett számlák alapján ebben az esetben a kedvezményezett a felmerülő költségeket számlák alapján kifizeti, és a kifizetett számlák alapján kéri a támogatás arányos folyósítását. Lépései: 1. A kivitelező / szállító / szolgáltató a kedvezményezettnek benyújtja a számláját. 2. A kedvezményezett a kivitelező / szállító / szolgáltató számára kifizeti a számlát. 3. A kedvezményezett - általában negyedévenként - a támogatást nyújtó szervezetnek benyújtja a kifizetési kérelmet, valamint annak alátámasztásaként a számlákat és a kifizetést igazol bizonylatokat. A kifizethető támogatás az elszámolható költségeknek a támogatási szerződésben rögzített támogatási aránynak megfelelő hányada. 4. A támogatást nyújtó szervezet megvizsgálja a kifizetési kérelmet (pl. ellenőrzi, hogy a költségek a támogatási szerződésben rögzített időszakban merültek-e fel és a támogatási szerződésben rögzített költségvetésnek megfelelnek-e, a kedvezményezettnek nincs-e köztartozása, stb.), majd a jóváhagyott kifizetési kérelem alapján a kedvezményezett számára kifizeti a támogatást.

21 b) Ki nem fizetett számlák alapján itt a kedvezményezett nem fizeti ki a kapott szállítói számlákat, hanem azokat kifizetetlenül terjeszti fel az illetékes szervhez az adott kiadásra jutó önrész egyidejű átutalásával az előre meghatározott lebonyolítási számlára. A költségek igazolását követően ezen lebonyolítási számlára kerül a támogatási összeg, és innen fizetik ki a szállítót. Lépései: 1. A kivitelező / szállító / szolgáltató a kedvezményezettnek benyújtja a számláját. 2. A kedvezményezett a támogatást nyújtó szervezetnek benyújtja a kifizetési kérelmet és a számlát, továbbá befizeti a számla értékének és a támogatásnak a különbözetét. A kifizethető támogatás az elszámolható költségeknek a támogatási szerződésben rögzített támogatási aránynak megfelelő hányada. 3. A támogatást nyújtó szervezet megvizsgálja a kifizetési kérelmet (pl. ellenőrzi, hogy a költségek a támogatási szerződésben rögzített időszakban merültek-e fel és a támogatási szerződésben rögzített költségvetésnek megfelelnek-e, a kedvezményezettnek nincs-e köztartozása, stb.), ellenőrzi a számla értéke és a támogatás különbözetének a befizetését, majd a kivitelező /szállító/ szolgáltató számára kifizeti a számlát.

22 c) Előlegfizetés ekkor a támogatás egy részét előlegként utalják a kedvezményezettnek akkor, amikor tényleges költségei fel sem merültek. 1. A támogatást nyújtó szervezet a kedvezményezett számára előlegként kifizeti a támogatás meghatározott részét. 2. A kivitelező / szállító / szolgáltató a kedvezményezettnek benyújtja a számláját. 3. A kedvezményezett a kivitelező /szállító, szolgáltató/ számára kifizeti a számlát. 4. A kedvezményezett - általában negyedévenként - a támogatást nyújtó szervezetnek benyújtja a kifizetési kérelmet, valamint annak alátámasztásaként a számlákat és a kifizetést igazoló bizonylatokat. A kifizethető támogatás az elszámolható költségeknek a támogatási szerződésben rögzített támogatási aránynak megfelelő hányada. A támogatás meghatározott része csak azt követően fizethető ki, hogy a kedvezményezett a projekt egészét megvalósította. 5. A támogatást nyújtó szervezet megvizsgálja a kifizetési kérelmet (pl. ellenőrzi, hogy a költségek a támogatási szerződésben rögzített időszakban merültek-e fel és a támogatási szerződésben rögzített költségvetésnek megfelelnek-e, a kedvezményezettnek nincs-e köztartozása, stb.), majd a jóváhagyott kifizetési kérelem alapján a kedvezményezett számára kifizeti a támogatást.

23 Az elszámolás dokumentációjának elkészítésével kapcsolatosan Magyarországon az alábbi főszabályok érvényesek: Kizárólagosan a támogatási szerződés mellékletét képező költségvetésben, a költségvetési sorokra tagoltan megjelenített összegekre vonatkozó kivitelezői/szállítói számlák képezhetik a kifizetés alapját A számlák kifizetését minden esetben ellenőrző eljárásnak veti alá a támogató, mely eljárás jóváhagyó eredménye a kifizetés alapja Amennyiben a támogatás folyósítása támogatási szerződében deklaráltan időponthoz kötött, úgy a lehívás kizárólag ezen ütemezés szerint vihető véghez A támogatási szerződésben meghatározott rendszerességgel, az előre elkészített és ezáltal standard formátum alapján pénzügyi összefoglaló jelentési kötelezettsége van a kedvezményezettnek, melyet az adott határidő figyelembe vételével kell prezentálnia.

24 Kifizetések A kedvezményezett a kifizetési kérelemben és a kapcsolódó elszámolási csomagban számol el a projektje keretében felmerült költségekről Kifiz_kerelem_final doc Kifizetési_kérelem_alátámasztó_dokumentumai.doc ÚTMUTATO_Kifiz_kerelemhez doc

25 Számlák elszámolása Lehet szóbeli megállapodás is: G:\balmazoktatas\4.14.NYILATKOZAT_NEM _SZERZKOTESROL-jav.doc G:\balmazoktatas\ Összesítők.xls

26 Monitoring, értékelés és ellenőrzés e három feladatkör gyakran együtt kerül említésre, holott a fejlesztési tevékenységek életciklusában elég jól elkülöníthető szereppel és funkcióval rendelkeznek. A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment, a döntéshozók vizsgálhatják a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés a program egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában.

27 A monitoring nem más, mint a program tervezése során meghatározott tevékenységek elvégzésének, célok teljesülésének, vagyis végeredményben a program megvalósulásának folyamatos nyomon követése. mutatószámok aktuális értékeit a program végrehajtói folyamatosan gyűjtsék és elemezzék rendszeresen egyértelmű jelzést kapjanak a program, illetve annak egyes részei aktuális állásáról. a program az előzetes terveknek, elképzeléseknek megfelelően halad-e,

28 a folyamatos adatgyűjtés még nem monitoring információ hasznosul a menedzsment döntések előkészítésében, meghozatalában, vagyis ha döntéstámogató menedzsmentrendszerként alkalmazzuk.

29 Az igazán jó projektmenedzsmentnek elengedhetetlen eleme az átgondolt, rendszeres és következetes belső projektmonitoring, E projektmonitoring rendszer kiépítése és alkalmazása minden projektgazda saját feladata, felelőssége.

30 Alapja: MIK PIK_ MK.zip Az elért eredményeket, megvalósult fejlesztéseket, vagyis a mutatók tényadatait a projekt monitoring beszámolóban az időarányos tervadatokkal kell összevetnünk, és ez alapján feltárni az eltéréseket, elmaradásokat. Be kell mutatnunk ezek okát hátterét, a nehézségek, problémák jellegét, és ha ez lehetséges, azok megoldási módját is, amelyet a projekt végrehajtásának következő időszakában alkalmazni kívánunk. A projekt előrehaladásáról szóló beszámoló természetesen részletezi a pénzügyi megvalósulást is. Bemutatja a tárgyidőszakban felmerült kiadásokat, a lehívott támogatási összegeket, összevetve a költségeket az ezek által megvalósult fejlesztésekkel.

31 rendszeres előrehaladási jelentésekben kell beszámolnia a projekt fejleményeiről. Az ilyen monitoring beszámolókkal kapcsolatos kötelezettségeket a támogatási szerződés rögzíti, és az Irányító Hatóság általában standard, kötelező formátumot is biztosít hozzá (monitoring adatlap).

32 A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés alapvetően a programmenedzser felelőssége

33 az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása a támogatási szerződésben foglalt kötelezettség megszegésének minősül, és így a támogatást nyújtó szervezet jogosult arra, hogy elálljon a támogatási szerződéstől és visszafizettesse az addig kifizetett támogatásokat is!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

34 A projekt monitoring beszámoló célja hármas: alapvető célja az információszolgáltatás, a projekt előrehaladásáról, fejleményeiről, eredményeiről, és egyes kötelezettségek teljesítéséről; ehhez kapcsolódóan feltárja az eltéréseket az eredeti projekttervhez, ütemezéshez képest, és bemutatja eme eltérések hátterét, magyarázatát, a felmerült problémákat; végül noha ez nem tekinthető monitoring funkciónak a kifizetési kérelmek alátámasztására is szolgál.

35 bizonyos mellékleteket is csatolnunk kell e dokumentumhoz, alátámasztandó az abban foglaltakat, például: az előrehaladást igazoló dokumentumok: például építési naplók, tanfolyami jelenléti ívek, aktiválási jegyzőkönyvek, használatbavételi engedélyek, vagy a fejlesztés tartalmához kötődő más dokumentum; a közbeszerzési eljárások dokumentumai; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok: például fotók; eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok abban az esetben, ha a monitoring beszámoló támogatás-lehívási célokat is szolgál.

36 A Projekt Előrehaladási Jelentés benyújtása: hathavonta legalább egy alkalommal Kivéve: mennyiben a támogatás nem éri el a 10 millió forintot, vagy a Projekt megvalósításának időtartama nem éri el az egy évet, a Kedvezményezett egyetlen előrehaladási jelentést (záró projekt előrehaladási jelentést) nyújt be G:\balmazoktatas\ (komm)pej_sablon.doc Kitöltése (NFÜ): G:\balmazoktatas\ PEJ_kitoltesi_utmutato.doc

37 A Záró projekt Előrehaladási Jelentés az utolsó kifizetési kérelemmel együtt kell benyújtani. G:\balmazoktatas\ (komm)zpej_sablon.doc Kitöltése (NFÜ): G:\balmazoktatas\ ZPEJ_kitoltesi_utmutato.doc

38 Beavatkozás, átcsoportosítás SA jelentéstétel menete Projekt végrehajtó adatszolgáltatás, rendszeres beszámolás, alkalmankénti önértékelés IT adatbázisok Közreműködő szervezet adatgyűjtés/egyeztetés, igazolás, helyszíni ellenőrzés Operatív Program Irányító Hatóság ellenőrzés, jelentéstétel, OP Monitoring Bizottság Közösségi Támogatási Keret Irányító Hatóság ellenőrzés, jelentéstétel, KTK Monitoring Bizottság Európai Bizottság jelentések, ex-post(!) jóváhagyás

39 Európai Bizottság Monitoring Információs Rendszer KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság MEH NFTH HEFOP Monitoring Bizottság HEFOP Irányító Hatóság FMM AVOP Monitoring Bizottság AVOP Irányító Hatóság FVM GVOP Monitoring Bizottság GVOP Irányító Hatóság GKM KIOP Monitoring Bizottság KIOP Irányító Hatóság GKM ROP Monitoring Bizottság ROP Irányító Hatóság MEH TFH Közreműködő/ végrehajtó szervezet ESZA Kht. Közvetítő/végrehajtó szervezet ÁFSZ Közvetítő/végrehajtó szervezet OFA Közvetítő/végrehajtó szervezet OMAI Közvetítő/végrehajtó szervezet ESzCsM Pályázó

40 Az értékelések jellemzői A projektciklus szintje A vizsgált információk jellege Az értékelés fajtája Az értékelés jellemzője Tervezés, programozás Input, tervadatok, korábbi tapasztalatok Előzetes ex-ante Hatás- és relevancia vizsgálat Végrehajtás Output, tevékenység, eredmény Időközi mid-term Hasznossági és hatékonysági vizsgálat Befejezés Output, eredmény, hatás Utólagos ex-post Eredményességi és fenntarthatósági vizsgálat

41 Belső és külső értékelés összevetése BELSŐ bennfentesség meglévő erőforrások közvetlen tapasztalatok aktuális szaktudás költséges a külön egység prekoncepció KÜLSŐ függetlenség szakmai hozzáértés konkrét, objektív elemzés plusz kapacitás ad-hoc értékelések! plusz költség idegen kéz

42 Az ellenőrzés számos területre terjedhet ki, magába kell foglal: pénzügyi, (elszámolási, bizonylatolási, stb.) ellenőrzéseket, de a személyekre, a döntéshozatalra, a hatáskörök megfelelőségére vonatkozó vizsgálatokat is. két típusú szabályrendszernek való megfelelés program vagy projekt saját belső szabályrendszerének, vagyis azoknak az eljárásrendi, végrehajtási szabályoknak, amelyeket a program kialakítása során vázoltunk fel, vagy éppen a projektünk kapcsán kötött támogatási szerződés rendelkezéseinek; másrészt a hazai és közösségi jogszabályok alkotta külső szabályrendszernek.

43 Mely szervezetek végezhetnek helyszíni ellenőrzést? Közpénzekből támogatott projektek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet a támogatást nyújtó szervezet (pl. minisztérium, közreműködő szervezet), vagy az általa megbízott szervezet, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), az Állami Számvevőszék (ÁSZ). A fentieken túl, az Európai Unió által társfinanszírozott támogatási rendszerek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet a Pénzügyminisztérium (PM), amely felelős az Európai Bizottság számára benyújtott kifizetési kérelmek hitelességének igazolásáért, az Európai Bizottság érintett főigazgatósága, az Európai Számvevőszék.

44 A pénzügyi ellenőrzés szigorú mechanizmus Általános szabály, hogy a pénzügyi ellenőrzésnek az elszámolható költségek legalább 5%-ára ki kell terjednie, az ellenőrzött projekteknek reprezentatívnak, és megfelelő összetételűnek kell lenniük, továbbá időben arányosan elosztva kell az ellenőrzést végrehajtani.

45 Az auditorok gyakran a helyszínen kívánnak tájékozódni az adott projekt fizikai előrehaladtáról és a könyvelésről. Általában ez a könyvelés teljes átvizsgálását jelenti, amit a projekten dolgozó munkatársakkal készített elbeszélgetések egészítenek ki; továbbá gyakori egyes próbatranzakciók végrehajtása a projekt pénzügyi működésének tesztelése céljából. Az auditoroknak megfelelő munkafeltételeket (helyiséget, időt, stb.) kell biztosítani, és általában teljes körű együttműködést szükséges tanúsítani.

46 Az auditorok általában az alábbiakat vizsgálják meg (eredeti példányt kérve mindenből az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában közzétett felhívás (a projekt jellegétől függően); a felhívásra beérkezett ajánlatok listája; a tenderdokumentáció; a tendernyitás jegyzőkönyve; az ajánlatok értékelésének és a győztes ajánlat kiválasztásának jegyzőkönyve; a kedvezményezett (projektgazda) és a kivitelező közötti szerződés; a kedvezményezett és a közreműködő szervezetek közötti megállapodás (ha van ilyen); a megtérítésre benyújtott költségek összesítése; főkönyv és elektronikus könyvelés; eredeti számlák; a kifizetéseket és a kapott támogatásokat igazoló bankszámlakivonatok; a közvélemény tájékoztatását szolgáló táblák, plakátok (a projekt jellegétől függően); a folyamatos monitoring igazolása.

47 A helyszíni ellenőrzések típusai A helyszíni ellenőrzés lehet előzetes, közbenső vagy utólagos. Előzetes helyszíni szemlére a támogató/elutasító döntés meghozatala előtt, azt megalapozandó kerül sor. Az előzetes helyszíni ellenőrzés célja: a pályázatban megadott információk helytállóságának vizsgálata, a projekt támogatásáról vagy elutasításáról szóló döntés meghozatalának segítése: a pályázó szakmai felkészültségének és pénzügyi stabilitásának, a projekt megalapozottságának elemzéséhez kiegészítő információk gyűjtése, amennyiben az ellenőrzésre valamilyen konkrét probléma felmerülése miatt kerül sor, ennek vizsgálata.

48 Közbenső helyszíni ellenőrzésre a finanszírozás szakaszában kerül sor. A közbenső helyszíni ellenőrzés célja a kifizetési kérelemben illetve a projekt előrehaladási jelentésekben megadott információk helytállóságának vizsgálata, a pénzügyi és a fizikai teljesítés ellenőrzése, a felajánlott biztosítékok vizsgálata, a tájékoztatási kötelezettség teljesítésének vizsgálata, amennyiben az ellenőrzésre valamilyen konkrét probléma felmerülése miatt kerül sor, ennek vizsgálata.

49 Utólagos helyszíni ellenőrzésre a finanszírozást követően, a működtetési kötelezettség szakaszában kerül sor (feltéve, hogy a kedvezményezettnek működtetési kötelezettsége van: beruházások esetében). Az utólagos helyszíni ellenőrzés célja: a projekt előrehaladási jelentésekben megadott információk helytállóságának vizsgálata, a működtetés ellenőrzése, a felajánlott biztosítékok vizsgálata, a tájékoztatási kötelezettség teljesítésének vizsgálata, a projekt eredményeinek és hatásainak elemzéséhez információk gyűjtése, amennyiben az ellenőrzésre valamilyen konkrét probléma felmerülése miatt kerül sor, ennek vizsgálata.

50 A helyszíni ellenőrzések lépései A helyszíni ellenőrzéseket kormányrendelet szabályozza, lépései ez alapján kerülnek röviden bemutatásra. A helyszíni ellenőrzés megkezdése előtt legalább 3 munkanappal korábban, szóban vagy írásban értesíteni kell az ellenőrzendő kedvezményezettet. Ennek keretében a kedvezményezett tájékoztatást kap az ellenőrzés céljáról és formájáról, az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazásról, az ellenőrzés várható időtartamáról. Az előzetes értesítést csak abban az esetben nem kell megtenni, ha az a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását. A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenőrzendő kedvezményezettnek.

51 A helyszíni ellenőrzés általában a következőképpen történik: a projekt hátterének, az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges általános információknak a megismerése; a pénzügyi-számviteli dokumentumok, a könyvelés vizsgálata, a fizikai teljesítés ellenőrzése, az Európai Unió speciális előírásai teljesítésének ellenőrzése (pl. nagy beruházások esetén el van e helyezve az EU támogatását ismertető tábla).

52 A helyszíni ellenőrzésről az ellenőr ellenőrzési jelentést készít. A jelentésnek tartalmaznia kell többek között az ellenőrzés megállapításait, a következtetéseket és a javaslatokat. A jelentésnek tartalmaznia kell továbbá a záradékot, amelyben az ellenőrzött kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy a jelentésben foglaltakat megismerte és azokkal kapcsolatban észrevételt nem kíván tenni, vagy a megismeréstől számított 8 munkanapon belül észrevételt kíván tenni. Ha az ellenőrzött kedvezményezett észrevételt tesz, és valamely megállapítást vitatja, az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról az ellenőrzési szervezet 7 napon belül írásban tájékoztatja az ellenőrzött kedvezményezettet. A helyszíni ellenőrzések során feltárt hibák legnagyobb része dokumentumok, bizonyítékok hiányából fakad.

53 A kedvezményezettek által megőrzendő dokumentumok általában az alábbiak: a pályázati formanyomtatvány és szükséges mellékleteinek másolata; a pályázat hiánypótlásának vagy módosításának másolata; a támogatási szerződés, és módosításai (amennyiben módosult a támogatási szerződés); a projekt előrehaladási jelentések és szükséges mellékleteinek másolata (köztük a fizikai teljesítés dokumentumai, pl. képzési programok esetében tananyagok, jelenléti ívek, felmérések, stb.); az eredeti számlák és a kifizetést igazoló dokumentumok; az Irányító Hatósággal / Közreműködő Szervezettel folytatott levelezés; amennyiben szükséges, a közbeszerzési eljárás dokumentumai (köztük nemcsak a nyertes, hanem minden ajánlat dokumentációja); amennyiben szükséges, a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentált bizonyítéka (pl. plakátról, tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány másolata stb.); a projekt hátteréről vagy indokoltságáról szóló további dokumentumok (pl. megvalósíthatósági tanulmány, igényfelmérés stb.).

54 Az értékelés célja a program, projekt egészének megítélése. sikerül-e, elérni a kitűzött célokat? Az értékelésnek a relevancia, az eredményesség és a hatékonyság kérdéseire kell választ adnia. A relevancia esetében azt kell megítélnie, hogy a program vagy az egyes projektek célja vajon tényleg lényeges, releváns-e a megoldani kívánt probléma szempontjából, ténylegesen orvosolja-e azt

55 Az EU-ban az értékeléseket jellemzően nem egyes projektekre, hanem teljes programokra vonatkozóan végzik, DE: a program szintű értékeléshez is az egyes projektek eredményeit összegzik (pl. összesen hány munkahelyet teremtettek a projektek, összesen hány turistaérkezett a projektek eredményeként, stb.). Az adatbekérés történhet a projekt előrehaladási jelentésekben, vagy külön kérdőívekben.

56 Eredmények terjesztése (disszemináció) cél: a projekt által kiváltott hatás és ezáltal a projekt megvalósítására fordított források hasznosulása a lehető legnagyobb hozammal a pályáztató által előírt kötelezettség + a pályázó érdeke is eredményei:» jobb minőségű projekttermék» a projekt erőforrásainak kibővülése» erősödő intézményi presztízs» bővülő hazai és nemzetközi kapcsolatrendszer» újabb együttműködések» újabb projektek

57 fel kell mérni, hogy a projekt egyes szakaszaiban melyek azok az információk, amelyek érdeklődésre adnak számot: kézzelfogható eredmények(kurzusok, könyvek, modulok, módszerek) pedagógiai eredmények (szakmai ismeretek bővülése áttételesen érvényesülő hatások (személyiségfejlődés, szociális készségek alakulása) tapasztalatok megosztása (együttműködés részletei, szervezési kérdések, válságkezelés)

58 Legfontosabb kérdések: Milyen szinten kívánják a projekttel kapcsolatos információkat terjeszteni? Miért van szükség disszeminációra! Hogyan erősíti a projekt minőségét? Kinek, milyen célcsoportoknak akarjuk átadni az információkat? Milyen információkat karunk terjeszteni? Milyen eszközökkel akarjuk terjeszteni? Mikor kerüljön sor az összes eredmény kiterjesztésére? Ki vegyen részt benne? Mennyibe kerül

59 A kommunikáció szereplői 1. Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) - Országos, stratégiai szintű tájékoztatást végez. 2. Közreműködő Szervezetek (KSZ) az egyes operatív programok pályázatainak népszerűsítését végzik, tájékoztatják a lehetséges pályázói köröket ellenőrzik, hogy a nyertes pályázók eleget tesznek-e kommunikációs kötelezettségeiknek.

60 3. Kedvezményezettek (K) saját projektjének biztosítja a lehető legszélesebb nyilvánosságot. kötelessége tájékoztatni a projektben résztvevőket, a projekt által közvetlenül érintetteket az Európai Unió szerepéről saját projektje támogatása kapcsán. Forrás: EU által támogatott projekt gazdájának a támogatástól függő kommunikációs csatornán, eszközön fel kell tüntetnie a kötelezően előírt arculati elemeket UMFT_kedvezmenyezettek_JAV.pdf

61 Tájékoztatás, disszemináció Ismertetni kell, hogy a támogatás esetén milyen tevékenységeket terveznek: 1. A nyilvánosság és a tájékoztatás biztosítása érdekében - Társadalmi tudatosság növelése - Átláthatóság biztosítása - Átfogó kép adása a közvéleménynek 2. Hogyan biztosítják, hogy a projekt eredményei szélesebb körben is ismertté váljanak (disszemináció) Pl: információk elhelyezése a sajtóban, különböző

62 Projektesemény meghívó minta ÚMFT (2011. februárig) D típusú emlékeztető tábla minta B típusú hirdetőtábla minta

63 ÚSZT arculati elemek (2011. márciustól ez kötelező)

64

65 A lobbizás, pályázati etika amerikai eredetű jelenség Bizonyos területeken a jelenség elismert és szabályozott (pl. egyes közösségi intézményekben), A lobbizás tulajdonképpen a legfelső szintű döntéshozatal folyamatának nem hivatalos csatornákon keresztül történő befolyásolási eszköze. Más megfogalmazás szerint a legitim érdekképviseleti módszerek összessége, melyeket érdekek hatékony megfogalmazására használnak