27. szám 126. évfolyam december 16. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM

Átírás

1 27. szám 126. évfolyam december 16. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság TARTALOM Utasítás Oldal 7/2011. (XII. 16. MÁV Ért. 27.) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról egyéb közlemények: A MÁV Zrt. Alapító Okirata 1837 Utasítások 7/2011. (XII. 16. MÁV ÉRT. 27.) GÁVIGH számú GAzdAsÁGI ÁLTALÁnOs VezÉRIGAzGATó-HeLyeTTesI UTAsíTÁs A külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról 1.0. Az UTAsíTÁs CÉLJA Jelen utasítás célja: az ideiglenes külföldi kiküldetésben résztvevők számára devizában biztosított útielőlegek juttatásának és elszámolási rendjének meghatározása, valamint a külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos feladatok ellátására az érintett leányvállalatokkal kötött megbízási szerződések alapján a szerződéssel kapcsolatos teljesítések kiszámlázásának és a leányvállalatoknál a számla befogadásának szabályozása HATÁLy És felelősség MeGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi (nem szervezeti) hatálya kiterjed a MÁV Zrt. és alapítói, illetve közgyűlési határozatban kiadott kötelezés alapján a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. valamennyi szervezeti egységére, és valamennyi munkavállalójára, akiknek a kiküldetése a társaságok belső szabályozásának megfelelően engedélyezésre került. Nem terjed ki személyi hatálya azon munkavállalókra, akik a Magyar Köztársaság határát munkavégzés céljából határátlépési igazolvánnyal lépi át Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. munkavállalói részére, valamint alapítói, illetve közgyűlési határozatban kiadott kötelezés alapján a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. munkavállalónak kiküldetéséhez biztosított úti előlegek elszámolásának feltételeire, valamint a MÁV Zrt.

2 1822 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám által a a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. felé nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatos megbízási díj kiszámlázására és elszámolására Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Zrt Számviteli Szervezet vezetője felelős fogalmak MeGHATÁROzÁsA Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV Zrt., illetve az érintett társaságok által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. kiküldött: a MÁV Zrt-vel vagy az érintett társaságokkal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy, aki a kiküldetésben részt vesz. Valuta: valamely ország törvényes tényleges fizetőeszköze egy másik ország fizetési forgalmában, azaz a tényleges külföldi pénz, a készpénz. deviza: Valamilyen valutára szóló követelést testesít meg, azaz a számlán lévő banki betét (számlapénz), folyószámla, utazási csekk, utalvány, átutalás, hitellevél. Utólagosan elszámolandó költségek: a. külföldi napidíj (továbbiakban: napidíj): A kiküldetésben lévő munkavállalónak a kiutazással kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára költségtérítés (napidíj) jár. A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyiken a külföldi tartózkodás a nyolc órát meghaladja, teljes napidíj, arra a napra, amelyiken a külföldön töltött idő tartama meghaladja a négy órát, de kevesebb mint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb, a kiküldöttet nem illeti meg a napidíj. A napidíj juttatásának módját és összegét a MÁV Zrt. és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellátásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatályos utasításban foglaltak szerint kell megállapítani. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj teljes összege után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adóés járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb (indokolt) kinn-tartózkodás esetén az elszámolást utólag a kiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjével engedélyeztetni kell. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetében a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja, repülőgéppel vagy hajóval történő utazásnál az indulás szerinti időpontot 1 órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni. b. szállásköltség: A kiküldetés során kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő költség. A szállásköltség naponta elszámolható összegét a MÁV Zrt. és a MÁV-csoport külföldi utaztatási feladatainak ellátásáért felelős szervezet által kiadott, mindenkor hatályos utasítás határozza meg. Rendelkezésre bocsátása útielőlegként történik, amely összeggel a kiküldött köteles bizonylattal (számlával) elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett kötelező reggeli költsége is. Az érvényesíthető szállásköltség túllépését indokolt esetben a kiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorló vezetője engedélyezheti. c. Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a pályaudvarig vagy a repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számla alapján elszámolhatja. b) Külföldön: A kiküldött külföldre érkezésekor, átszálláskor, továbbá hazaindulásakor ugyancsak taxit vehet igénybe a szállás és a közlekedési eszköz érkezési/indulási helye között, amelynek díját számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja. Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta) alapján számolhatók el. Hálókocsi díjak ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott, az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kötelező szervízdíjat, pótdíjat elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően, ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem kapott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldöttek nevét és útlevélszámát. A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult, amelyet a Számviteli Szervezet PFK-től ügyiratban kell igényelni. Az elszámolási előleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV Zrt. alkalmazottai részére a házipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvett összeggel az általános szabályok szerint bizonylattal igazoltan az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni.

3 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1823 dologi kiadások: A szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások, amelyeket a munkáltató utólag, bizonylattal (jellemzően számlával) történő elszámolás alapján a kiküldöttnek megtérít: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításokhoz, szakmai rendezvényekhez kapcsolódó költségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - úti okmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum kiállításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket (pl. fénykép), - valuta váltásánál felmerült költségek, - repülőtéri parkolási díj, - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek (pl. hivatalos célú internet használat). útielőleg: Jelen utasítás szempontjából hivatalos külföldi utazáshoz (kiküldetéshez) munkavállalók részére az utazás során felmerülő kiadások fedezetére valutában előzetesen rendelkezésre bocsátott összeg, mely tartalmazza mind a napidíjat, mind pedig a szállásköltségek fedezetére előzetesen rendelkezésre bocsátott összeget. útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: A felvett útielőlegek és a kiküldetésekkel kapcsolatos költségek elszámolására bevezetett bizonylat, melynek kitöltése elektronikusan történik. A nyomtatvány három részből áll: A korábban önállóan használt Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatvány az új utasítás követelményeihez igazodó, módosított változatából: kitöltését a kiküldött végzi a kiutazáshoz kapcsolódó bizonylatok alapján. A kiutazást követően készpénzben rendezendő összegek (visszafizetendő előleg, illetve a kiküldött részére kifizetendő összeg) ellenőrzésére szolgáló részből. A költségelszámolás adatait felhasználó könyvelési bizonylatból, melynek 3 típusát különböztetjük meg: MÁV Zrt. alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta Leányvállalatok alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta MÁV-START Zrt. alkalmazottai esetében alkalmazandó bizonylat minta, ha a MÁV Zrt. a költségek továbbszámlázását EUR-ban végzi. A nyomtatvány kitöltésének és a nyomtatványon szereplő adatok könyvelésének szabályait jelen utasítás 4.3. fejezete tartalmazza. A nyomtatvány jelen utasítás 2. számú melléklete. A nyomtatvány elektronikus változata letölthető a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról ( Valutapénztár: A MÁV Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés által üzemeltetett házipénztár, mely a házipénztárra vonatkozó általános szabályok szerint a pénzforgalmát valutában bonyolítja le. új főkönyvi számla: Az utasításban előírt elszámolásokhoz a MÁV Zrt számlarendjében az alábbi új főkönyvi számla kerül megnyitásra: útielőleg elszámolás leányvállalatok munkavállalói esetén. Ezen a főkönyvi számlán kell elszámolni a leányvállalatok számára nyújtott útielőlegek leányvállalatokat terhelő, részükre kiszámlázandó összegét. A főkönyvi számla év végén egyenleget nem mutathat, egyenlegéért a Pénzforgalmi könyvelés felelős. Alkalmazott rövidítések: nko: MÁV Zrt. Stratégiai Igazgatóság Nemzetközi Kapcsolatok Osztály Pfk: Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés kszk: Kimenő Számla Könyvelés bk: Beszámolókészítés bszr: Bejövő Számlakezelő Rendszer IHIR: Integrált Humán Irányítási Rendszer sztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) Mnb: Magyar Nemzeti Bank 4.0. Az UTAsíTÁs LeíRÁsA 4.1. útielőleg (valutaellátmány) megállapítása és utalványozása Az engedélyezett kiküldetéshez kapcsolódó útielőleg (valutaellátmány) összegének megállapítását a kiutazási ügyiratban engedélyezett napokra az érvényben lévő napidíj és szállásköltség alapján az NKO végzi. Az NKO ügyintézője a megállapított ellátmányról kiadási pénztárbizonylatot állít ki, melyhez mellékeli az Utaztatási program által előállított Pénzigénylés nyomtatványt (1. számú melléklet). A kiadási bizonylaton a Pénzigénylés szerinti valutaellátmány teljes összege szerepel. A Pénzigénylés nyomtatványnak tartalmaznia kell a kiküldött nevét, szolgálati helyét, a tárgyalás időpontját (rendelkezésre állás időpontja), átvételhez aláírás helyét, a kiutazás dátumát, országot, napidíj, szállás és összeg adatokat. Ez a nyomtatvány szolgál a valutaellátmány felvételének személyenkénti elismerésére is. A kiadási pénztárbizonylat utalványozására a NKO vezetője vagy a NKO vezetője által meghatalmazott munkatárs jogosultak. Az utalványozást követően a kiadási pénztárbizonylat tőlap példánya az NKO által kezelt pénztárbizonylat tömbben marad, a többi példányt mellékelve hozzá a ki-

4 1824 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám töltött Pénzigénylést, átadja a PFK valutapénztára részére. A PFK a kapott Pénzigénylés nyomtatványon jelzett valutaellátmány-igény alapján intézkedik a valuta rendelkezésre állásáról útielőleg kifizetése A valuta házipénztár a kiküldöttek ellátmányát a hivatalos pénztári órák alatt adja ki, de legkorábban az utazást megelőzően 5 nappal. Soron kívüli kiküldetés esetén köteles azt a hivatalos munkaidőben bármikor kiszolgáltatni. Hivatalos munkaidőn ilyen tekintetben a MÁV Zrt. Székházában érvényben levő törzsidő értendő. Az ettől való eltérést a kiküldött köteles a valuta házipénztárnak előre bejelenteni és egyeztetni. A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatása esetén meghatalmazottja útján veheti fel (írásos megbízás alapján). A valuta házipénztár az ellátmány kiszolgáltatásakor tájékoztatja a kiküldöttet az átadott összegek jogcímek szerinti megoszlásáról költségelszámolás folyamata költség-elszámolási nyomtatvány kitöltése A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanapon belül kitölti a külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt. A nyomtatvány jelen utasítás 2. számú mellékletében szereplő Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat első részében, annak I. és II. pontja alatt található: I. Kiküldetési utasítás II. Költségelszámolás. Az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat 3 különböző mintáját különböztetjük meg: 2.a. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV Zrt. dolgozók esetén 2.b. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat leányvállalatok dolgozói esetén 2.c. számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START Zrt dolgozók esetén, EUR elszámolás esetén. A III. Előleg elszámolás részben a visszafizetendő/kifizetendő összegek a beépített függvények révén automatikusan töltődnek ki és az útielőleggel történő le- és elszámolás kontrolljául szolgálnak. Amennyiben a kiküldetés költségeit elkülönítetten kell elszámolni, a kiküldött az Egyéb feljegyzések mezőbe köteles az erre vonatkozó információt feltüntetni (pl. RNE keretében végzett munka). Mindhárom nyomtatvány minta kitöltése azonos, a kiküldött ugyanúgy köteles azt végezni, függetlenül attól, hogy a MÁV Zrt. vagy valamely leányvállalat alkalmazottja. A bizonylat IV. részébe a kiküldött nem írhat. Az I-II. pontokba beírt egyes adatokat a beépített függvények átemelik a III. és IV. részbe. A IV. Könyvelési bizonylat részbe a PFK munkatársai vezetik be a bizonylat fehér színű celláiba előírt adatokat. A könyvelendő összegek a manuálisan beírt adatok alapján automatikusan állnak elő. A nyomtatványt elektronikusan letölthető változatban a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapján ( tesszük közé. Az elektronikusan letöltött bizonylatba épített függvényeket módosítani szigorúan tilos. Mind az NKO illetékes ügyintézője, mind a PFK ellenőrzi a beírt adatok, valamint az azok alapján előálló értékek helyességét. A kiküldött a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt következő módon tölti ki: I. Kiküldetési utasítás Sorszám: Minden kitöltött bizonylat egyedi megkülönböztetésére szolgáló azonosító. A valuta házipénztárban az útielőleg felvételének egyedi sorszáma, amelyet a házi pénztáros közöl a kiküldöttel. 1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: értelemszerűen töltendő 2. Valutapénztárban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. Az előleg jogcímét a nyomtatvány már tartalmazza. 3. Forintban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. A jogcím mezőben az egyszeri elszámolási előleg engedélyével összhangban kell megadni azt, hogy a kiküldött milyen célra kapta (pl. szervízdíj, szállásköltség stb.) A kiküldött köteles gondoskodni a nyomtatványon előírt engedélyek megszerzéséről is. II. Költségelszámolás 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: értelemszerűen töltendő. A határátlépési adatok megadása a kiküldetés pontos időtartamának meghatározásához elengedhetetlen. 5. Napidíj elszámolás: A nyomtatványra beírt adatokkal és a kapcsolódó bizonylatokkal összhangban kell az adatokat beírni. (A nyomtatvány tartalmazza jelen utasítás kiadásának évében érvényes napidíj összegét.) A költségelszámolás alapjául szolgáló, csatolandó bizonylatokon szereplő összegeket EUR esetén EUR-ban, egyébként forintban kell feltüntetni. Az EUR összeget a nyomtatványon forintra átszámítani nem szabad, azt a PFK által beírt árfolyamadatok alapján a bizonylat automatikusan végzi. Külön kell feltüntetni az utólag forintban kifizetendő napidíj EUR összegét is.

5 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1825 Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. Az engedélyezettnél hosszabb (indokolt) kint tartózkodás esetén az elszámolást utólag a kiküldött munkavállaló munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjével engedélyeztetni kell. 6. Szállásköltség elszámolása, 7. Közlekedési költségek elszámolása és 8. Dologi kiadások elszámolása: A kiutazás során felmerült költségeket az azt alátámasztó bizonylatok adatai alapján kell feltüntetni. A költségelszámoláshoz csatolni kell annak alapjául szolgáló, a Sztv. és az adótörvények előírásainak alakilag és tartalmilag megfelelő bizonylatokat, illetve számlákat. Alakilag megfelelő a bizonylat, ha szerepel rajta az igénybevett szolgáltatás megjelölése, dátuma, szállodaszámlák esetében az igénybevevő vállalatának neve és székhelye az igénybevétel időtartama, a szálloda bélyegzője és a kifizetést igazoló pénztárgép ráütése, vagy a szálloda Fizetve jelzése. A kiküldöttnek a költségek utólagos megtérítéséhez számlát kell benyújtania (ez a bizonylat alkalmas ÁFAelszámolásra), indokolt esetben egyéb, a Sztv-ben előírt követelményeket teljesítő bizonylat is elfogadható. A költségelszámolás kitöltése után az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat III. részében megjelenik az az összeg, amellyel a kiküldött a házipénztárban köteles elszámolni. Ha a költség nem EUR-ban vagy HUF-ban merül fel, a költséget a költségelszámoláson EUR-ban kell feltüntetni, amennyiben az útielőlegként kapott EUR összegből kerül átváltásra. Az átszámításkor a valuta váltására vonatkozó bizonylaton szereplő árfolyamot kell alkalmazni. Az elszámolási bizonylat mellé a valutaváltást igazoló dokumentumot is mindig mellékelni kell. Abban az esetben, ha a számlán a kifizetett összeg nemcsak az adott ország valutájában, hanem EUR-ban is fel van tüntetve, a váltást igazoló bizonylat becsatolásától el lehet tekinteni. Amennyiben a valutaváltás bizonylata nem áll rendelkezésre, akkor a számla teljesítés napján érvényes MNB árfolyamon kell az átszámítást elvégezni. A felvett előleg összegéből megfelelő bizonylattal el nem számolt részt a kiküldött valutában köteles megtéríteni. A költségelszámolást a kiküldött köteles szolgálati főnökével aláíratni. A szolgálati főnök aláírásával igazolja a kint eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését költség-elszámolási nyomtatvány átadása az nko részére a. A nyomtatvány kitöltése után a kiküldött a csatolandó bizonylatokat beszkenneli és valamennyi bizonylatot elküldi előzetes egyeztetésre az NKO részére MAV-International (international@mav.hu) címre. A nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni és megküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az abcd a bizonylat egyedi sorszáma, az éééé pedig a kiutazás éve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4 karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre 0-t kell írni (pl. a 42/2011. sorszám esetén a file név: Kiküldetés_0042_2011). b. Az NKO a költségelszámolást a rendelkezésére álló adatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A felülvizsgálat eredményéről ben értesíti a kiküldöttet. c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti a felvett előlegből fel nem használt összeget / felveszi a részére még pótlólag kifizetendő összeget. A költségelszámolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát. d. A MÁV Zrt dolgozóknak lehetőségük van a külföldi napidíj adóját valutában befizetni a MÁV Zrt valutapénztárába. A befizetett SZJA-t a tárgyhóra vonatkozó bérszámfejtésben a Humán Szolgáltatás csak akkor tudja figyelembe venni, ha a befizetés legkésőbb a tárgyhó vége előtti harmadik munkanapig megtörténik. Az SZJA befizetést a kiküldöttnek a bizonylaton feltüntetni nem szabad, azt az NKO írja be a IV. Könyvelési bizonylat megfelelő rovatába. A kiküldött az SZJA befizetését igazoló bevételi pénztárbizonylatot a többi eredeti bizonylattal együtt küldi meg az NKO-nak. e. Ha az NKO visszaigazolja, hogy a költségelszámolás rendben van, a kiküldött kinyomtatja a költségelszámolás első oldalát, aláírja és aláíratja szolgálati vezetőjével. f. Az NKO gondoskodik arról, hogy az egyeztetéseket követően az általa jóváhagyott költségelszámolás kerüljön mentésre. g. A kiküldött az aláírt és szolgálati vezetővel láttamozott költségelszámolást beküldi az NKO részére. A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és szolgálati vezetőjével aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapig az NKO-ra beérkezzen A költségelszámolás ellenőrzése az nko-n a. Az NKO érkezteti a kiküldött által beküldött költségelszámolást. Ellenőrzi, hogy a papír alapon beküldött bizonylat egyezik-e a korábban általa jóváhagyottal. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát (III. rész) és a befizetett SZJA összeget (IV. rész) utólag felvezeti az elektronikus bizonylatra. b. A költségelszámoláson szereplő adatokat szükség esetén felveszi saját nyilvántartásaiba, rögzíti az Utaztatás rendszerbe. c. Ezt követően kinyomtatja az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat 2. oldalát (IV. Könyvelési bizonylat) és aláírja.

6 1826 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám d. Amennyiben a kiküldöttnek utólagos költségtérítést kell fizetni, az NKO kitölti a kiadási pénztárbizonylatot és utalványoztatja a kifizetést. e. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat mindkét oldalához hozzácsatolja az eredeti bizonylatokat, majd papíron és elektronikus is továbbítja a PFK részére. f. Az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat és a saját nyilvántartása alapján a leányvállalatok részére történő kiszámlázáshoz kiállítja az adatközlőt könyvelésfeladás a számvitelen a. A PFK a költségelszámolást a csatolt bizonylatokkal együtt érkezteti. b. A IV. Könyvelési bizonylat részbe felvezeti a dátum és árfolyamadatokat, melyet követően a könyvelési bizonylaton rendelkezésre áll valamennyi könyvelendő tétel a hozzá kapcsolódó kontírozással. c. Amennyiben a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségeket a Pályavasúthoz tartozó szervezeti egységre kell elszámolni, a PFK a kitöltött könyvelési bizonylat alapján az elszámolandó költségeket átszámítja a Pályavasút főkönyvébe. d. A leányvállatoknak továbbszámlázandó költségeket minden esetben, bruttó összegben, az újonnan megnyitott főkönyvi számlára kell könyvelni. e. A könyvelési bizonylat úgy került kialakításra, hogy a könyvelendő tételekhez rendelten megadja azok kontírozását és a könyvelésért felelős szervezeti egység nevét is. Megjelenik rajra az elszámolandó árfolyamkülönbözet is, annak jellegétől függően árfolyam-nyereségként vagy veszteségként. A PFK csak a hozzá rendelt könyveléseket végzi. Az IHIR és a KSZK a könyvelést nem az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat alapján végzi. f. A könyvelésfeladást követően a PFK gondoskodik a bizonylatok megőrzéséről napidíj elszámolása a bérszámfejtésben A bérszámfejtés az NKO adatszolgáltatása alapján a bérszámfejtési rendszerben elszámolja annak adó és járulék vonzatait is: T: 4711 Jövedelemelszámolás - K: 462 SZJA fizetési kötelezettség 463 Költségvetési befizetési kötelezettség A napidíj az eddigiektől eltérően nem az IHIR által kerül költségként feladásra, csak az adóalap elszámolás miatt, átfuttatandó tételként kerül az IHIR-be beállításra. A bérszámfejtés az NKO adatközlése alapján a MÁV Zrt munkavállaló által valutában befizetett SZJA-t a befizetést megelőző hó 15-én érvényes MNB árfolyamon a bérbe bedolgozza és a főkönyvi számlára elszámolja az alábbiak szerint: T: Külföldi kiküldetéshez kapcsolódóan fizetett SZJA K: 4711 Jövedelemelszámolás 4.5. Az útielőlegek felhasználásához kapcsolódó rendszeres adatszolgáltatások Az nko részére teljesítendő adatszolgáltatás A PFK valutapénztár heti rendszerességgel név szerinti kimutatást ad át az NKO részére a kiadott és visszafizetett valuta összegekről, az alkalmazott árfolyam, valutanem és a munkavállaló szerinti társaság megjelölésével. A kimutatás alapul szolgál az NKO által teljesítendő adatszolgáltatások készítéséhez és a költségelszámolások ellenőrzéséhez A Humán szolgáltatás részére teljesítendő adatszolgáltatás Az NKO valamennyi kiküldöttre vonatkozóan, társaságonként, a tárgyhó utolsó napjáig tételes adatszolgáltatást ad át a Humán Szolgáltatás részére. Az adatszolgáltatást a kiutazások nyilvántartását végző informatikai program állítja elő. Az NKO ügyintézője végzi a deviza összegek átszámítását a tárgyhót megelőző hónap 15-i napján érvényes MNB árfolyamon, melyet a program összesít. Az adatszolgáltatást a következő adatokat tartalmazza: A kiküldött neve, törzsszáma Szolgálati helye A kifizetett bruttó napidíj és annak adóköteles része (HUF-ban) MÁV Zrt. alkalmazottak esetében az esetlegesen befizetett SZJA összege. Az NKO havonta, a főkönyvi zárást követően ellenőrzi a Humán Szolgáltatás részére teljesített adatszolgáltatás és a PFK által könyvelt személyi jellegű költségek egyezőségét A MÁV zrt. és a leányvállalatok közötti számlázás A felhasznált útielőlegről szóló számla kiállítása a leányvállalatok részére Leányvállalatok dolgozói esetén az NKO által ügyiratba helyezett adatközlő alapján a Kimenő Számla Könyvelés a számlákat a következő módon állítja ki: a) A kiutazásokkal kapcsolatosan felmerült költségek továbbszámlázása az NKO által kiállított adatközlő alapján kiküldöttenként és pénznemenként egyedileg történik. A számla kiállítása az elszámolt költségek pénznemétől függetlenül HUF-ban történik, kivéve a MÁV-START ZRt. kiküldöttei EUR-ban felmerült költségei esetében, ahol a kiszámlázás EUR-ban történik:

7 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1827 Az EUR-ban kiállított számla könyvelése az utazás (utolsó) napján mely egyben a kiállítandó számla teljesítési dátuma - érvényes MNB árfolyamon történik. A HUF-ban kiállított számla összegének meghatározása a költségelszámolásban szereplő költségek HUF összegének figyelembe vételével. A munkavállalókkal a költségelszámolás melléklete alapján elszámolandó költségek továbbszámlázása: T: Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedéssel rendelkezőkkel szemben, Egyéb vevőkövetelés devizában, részesedéssel rendelkezőkkel szemben - K: Útielőleg elszámolás leányvállalatok munkavállalói esetén Az útielőleg felhasználásról szóló számla áthárított ÁFA-t nem tartalmazhat, ezért minden esetben B00_ANK adókódot kell használni. A KSZK az általa kiállított számlához csatolja a költségelszámoláshoz szükséges eredeti bizonylatokat A felhasznált útielőlegről szóló számla befogadása a MÁV-sTART és MÁV-TRAkCIó zrt-nél A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő Számla Könyvelés a BSZR rendszerben 007-es számlatípussal rögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére. A számla igazolásakor: - a számlával igazolt költségeket a csatolt készpénzfizetési számláknak megfelelően, - a napidíj összegét az 5243 főkönyvi számlára kell kontírozni. T: 51. Anyagjellegű ráfordítások 5243 Külföldi kiküldetési ellátmány (napidíj) elszámolási számla K: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, részesedéssel rendelkezővel szemben A leányvállalatoknál a MÁV zrt által biztosított ellátmány esetén a útielőlegek főkönyvi számlát használni nem szabad. A MÁV zrt. által kiállított számla leányvállalatoknál történő könyvelésekor társasági kódot használni nem szabad Az nko megbízási díjának számlázása a leányvállalatok részére A szerződés szerinti megbízási díjról szóló számlát a MÁV Zrt havonta egyszer, a tárgyhavi elszámolások lezárását követően, az NKO által készített adatközlő alapján állítja ki a leányvállalatok részére. A számlát forintban, időszakos elszámolással kell kiállítani, és az alábbi szerint könyvelni: T: Egyéb vevőkövetelés forintban, részesedéssel rendelkezőkkel szemben K: 921 / / 9132 Alaptevékenységen kívüli tevékenység belföldi árbevétele K: 467 Fizetendő általános forgalmi adó számla befogadása a MÁV-sTART és MÁV- TRAkCIó zrt-nél A MÁV Zrt által kiállított számlát a Bejövő Számla Könyvelés a BSZR rendszerben 001-es számlatípussal rögzíti és igazolásra küldi a leányvállalatok részére. A számla könyvelése: T: Megbízási díj 466 Előzetesen felszámított általános forgalmi adó - K: 4771 Szolgáltatásból származó kötelezettség, részesedéssel rendelkezővel szemben 5.0. HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk És HA- TÁLyOn kívül HeLyezÉsek 1) évi CXVII. Törvény a személyi jövedelemadóról 2) 46/2010. (VII. 23. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás - MÁV Zrt. Értékelési szabályzata 3) A MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről szóló utasítás 4) 8/2008. (III.21. MÁV Ért.8.) VIG. B.3. számú házikézipénztári utasítás 6.0. HATÁLybA LÉPTeTÉs Az utasítás a MÁV Értesítőben történő megjelenést követő második hónap 1. napján lép hatályba. Az utasítás MÁV Zrt-nél történő hatályba lépését követően a Számviteli Szervezet a MÁV START Zrt-nél történő alkalmazás érdekében kezdeményezi a vonatkozó tulajdonosi határozat, a MÁV-TRAKCIÓ Zrt-nél és a MÁV GÉPÉSZET Zrt-nél történő alkalmazás érdekében közgyűlés tartása nélkül hozott határozat kiadását.

8 1828 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 7.0. MeLLÉkLeTek 1) számú melléklet: Pénzigénylés minta 2) számú melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylatok 2.a.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV Zrt. dolgozók esetén 2.b.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat leányvállalatok dolgozói esetén 2.c.: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START Zrt dolgozók és EUR elszámolás esetén 3) számú melléklet: Az útielőleg elszámolási folyamata a MÁV Zrt-nél Petrilla György s. k. gazdasági általános vezérigazgató-helyettes

9 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője sz. melléklet

10 1830 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 2./a sz. melléklet

11 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1831

12 1832 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 2./b sz. melléklet

13 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1833

14 1834 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 2./c sz. melléklet

15 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1835

16 1836 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 3. sz. melléklet

17 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1837

18 1838 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám

19 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1839

20 1840 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám