ÜGYMENETMODELLEZÉS. Az ügymenet-modellezés során bemutatható, hogy mi történik az ügyirattal a közigazgatási szervhez kerülést követően.

Átírás

1 ÜGYMENETMODELLEZÉS Az ügymenet-mdellezés srán bemutatható, hgy mi történik az ügyirattal a közigazgatási szervhez kerülést követően. I. Nyilvántartásba vétel - általáns ügyviteli feladatk 1. Érkezés pstán, ügyfél által személyesen leadva 2. Pstabntás + küldemény ellenőrzése 3. Érkeztetés dátumbélyegző iratra ránymása 4. Szignálás ügyintéző kijelölése 5. Iktatás: az ügyirat bevezetése az iktatókönyvbe (vagy számítógépes rendszerbe) ha kezdőirat, akkr a következő szabad srszámra kerül, ha utóirat, akkr a kezdőiratának következő srszámára 6. Mutatózás - az ügyiratkat az iktatás után a tárgymutatóba be kell vezetni, - a tárgymutató ábécé-rendben tartalmazza a bejegyzéseket a könnyebb kereshetőség érdekében. 7. Előadói ív megnyitása - az egy főszámhz tartzó iratkat tartalmazza, - a kezdőirat iktatásakr nyitják meg, - megismétli az ügyirat legfntsabb iktatási adatait, és különböző ügyiratkezelési, ügyviteli utasításkat lehet rá feljegyezni. II. Ügyiratkezelés az ügyintézés flyamatában 1. iktató vagy ügyintéző az ügyiratt bevezeti az ügyintéző előadói munkanaplójába 2. kérelem vizsgálata annak megállapítása, hgy a közigazgatási szerv hatáskörébe tartzik-e az ügy és illetékes annak elintézésére 3. értesítés az eljárás megindításáról iktatószám, ügy tárgya, eljárás megindításának napja, ügyintézési határidő, ügyintéző neve és elérhetősége 4. vizsgálat, hgy minden szükséges melléklet megérkezett-e, szükség van-e hiánypótlásra. Ha igen, akkr határidőtűzéssel fel kell szólítani az ügyfelet, hgy a szükséges hiánysságkat pótlólag csatlja. 5. Ügyintézési feladatk - jgszabály kikeresése az ügy elintézéséhez - a tényállás tisztázása: helyszíni szemle, meghallgatásk (ügyfél, tanú, szakértő) - szakhatóság megkeresése stb. 6. jgszabály alkalmazása: jgsultság vagy elutasítás megállapítása 7. döntéstervezet készítése és bemutatása a kiadmányzó részére. Ha jó, akkr 8. pnt, ha nem: átdlgzása és újbóli bemutatás. - döntéstervezet annyi eredeti példányban készül, ahányan azt kapják + az ügyiratban maradó, irattári példány 8. kiadmányzás a döntéstervezet jóváhagyása, azaz aláírás, pecsét

2 9. pstázás: - a döntés kiküldése az ügyfélnek, - az érdemi iratt mindig tértivevénnyel kell küldeni. 10. Határidő-nyilvántartás közbenső intézkedést igénylő irat kerül ide, pl. a kiküldött határzat a fellebbezési idő lejártáig (jgerőssé válásig) III. Ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után 1. Irattár 2. Selejtezés IRATOK KÖTELEZŐ FORMAI, TARTALMI ELEMEI Iratfajták Kérelem Értesítés az eljárást megindító ügyfélnek Értesítés eljárás megindításáról Eljárás megindításáról szóló hirdetmény, közlemény Hiánypótlási felhívás Idézés Értesítés tanú, szakértő meghallgatásról, szemle, tárgyalás tartásáról Jegyzőkönyv Hivatals feljegyzés Alakszerű határzat Egyszerűsített határzat Végzés Hatósági biznyítvány Minden hivatali irat kötelező frmai alaki - kellékei - A hivatal és a szervezeti egység megnevezése (általában fejlécben) - A hivatal címe, pstacíme, elérhetőségei közpnti szám, fax, web cím, cím (fejlécben vagy a láblécben) - Az ügyfél neve, címe - Az irat (ügy) tárgya (pl. hiánypótlási felhívás hagyatéki ügyben, értesítés birtkvédelmi eljárás megindításról) - Ügyiratszám (iktatószám) - Ügyintéző neve - Ügyintéző hivatali elérhetőségei (tel., fax, cím) 2

3 Szöveg - Keltezés - Aláírás (aláíró neve, aláírása) - Hivatals bélyegzőlenymat pecsét (körbélyegző) 1. Kérelem /34. / Kötelező tartalmi elemei: - a kérelmező (ügyfél) vagy képviselőjének neve - az ügyfél lakcíme (székhelye) - a hatóság döntésére való kifejezett kérelem: annak pnts megjelölése, hgy mit kér a hatóságtól - törvény alapján kezelhető aznsító csak ha jgszabály előírja - e-levélcím, telefax szám, telefns elérhetőség megadása - lehetőség - mellékletek csak ha jgszabály előírja Kérelem benyújtása: - írásban történhet - szóban is - jegyzőkönyvbe kell fglalni vagy ügyiratra feljegyezni - személyes megjelenés: ha ennek hiányában az ügy eldöntéséhez szükséges tény, infrmáció vagy adat nem szerezhető meg - életveszéllyel vagy súlys kárral fenyegető helyzetben aznnali intézkedést igénylő ügyben: telefnn is előterjeszthető - jgszabály előírhatja: a célra rendszeresített nymtatvány, e-űrlap vagy szftver használatát Nem kérhető mellékletként: - szakhatósági állásfglalás vagy előzetes szakhatósági hzzájárulás - lyan adat igazlása, amely nyilváns vagy amelyet valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országs Közjegyzői Kamara jgszabállyal rendszeresített nyilvántartása tartalmaz (kivétel: az ügyfél aznsításáhz szükséges adatk) Ezt a kérelmet öt munkanap alatt kell teljesíteni és az ügyfél az adatszlgáltatásért fizetendő díjat köteles megfizetni. Kérelmet tartalma szerint kell elbírálni. Az eljárás megindítására irányuló és más kérelmet is a tárgyban hztt határzat jgerőre emelkedéséig vnhatja vissza az ügyfél. 2. Értesítés az eljárást megindító ügyfélnek /29. (9) bekezdése/ Ügyfél kérelmére indult eljárásban: - ha ezt az ügyfél kéri, - kérelem beérkezésétől számíttt öt munkanapn belül Értesítés tartalmi elemei: - iktatási szám - ügyintéző neve, hivatali elérhetősége - az eljárás megindításának napja 3

4 - ügyintézési határidő, ügyintézési határidőbe nem számító időtartamk, - hatóság eljárási kötelezettségének elmulasztása esetén követendő eljárás, - iratkba való betekintés és nyilatkzattétel lehetősége - tájékztatás arról, hgy kérelme a szükséges adatainak kezeléséhez és -jgsegély, szakhatósági eljárás leflytatása céljából - tvábbításáhz való hzzájárulásnak minősül. 3. Értesítés eljárás megindításáról /29. / Kérelem beérkezésétől számíttt öt munkanapn belül: hivatalból és kérelemre indult eljárásban az ismert ügyfelet hivatalból indult eljárásban: az első eljárási cselekmény elvégzéséről Értesítés tartalmi elemei: - az ügy tárgya, iktatási száma, - az ügyintéző neve, hivatali elérhetősége, - az eljárás megindításának napja, - az adtt ügyfajtára irányadó ügyintézési határidő és az ügyintézési határidőbe nem számító időtartamk, - a biznyítás srán alapvető jelentőségűnek minősülő ügyféljgkkal kapcslats tájékztatás (irat-betekintési és nyilatkzattételi jg), - hivatalból indult eljárásban az erre történő utalás, - kérelemre indult eljárásban a kérelmező ügyfél neve. Mellőzhető, ha a.) eljárás eredményességét veszélyeztetné b.) az eljárás megindítása után a hatóság öt munkanapn belül érdemben dönt (vagy a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasítja vagy az eljárást megszünteti) c.) ellenőrzésre feljgsíttt hatóság flyamats ellenőrzési tevékenysége körében d.) hnvédelmi, nemzetbiztnsági, közbiztnsági kból jsz. kizárja. 4. Eljárás megindításáról szóló hirdetmény, közlemény /29. (6)-(7) bekezdés/ Tartalmazza: - az ügy tárgyát, rövid ismertetését - a létesítményi/tevékenységi hatásterület (akár vélelmezhető) határait, - tájékztatást, hgy az érintettek hl és mikr tekinthetnek be az ügy irataiba. Értesítés módja hirdetmény, közhírré tétel, ha az eljárásban ügyfél: a létesítménnyel kapcslats, illetve tevékenység engedélyezésére irányuló eljárásban a hatásterületen levő valamennyi ingatlan tulajdnsa, ing.nyilvba bejegyzett jgszerű használó érdekvédelmi szervezetek és azn társadalmi szervezetek, amelyeknek a nyilvántartásba vett tevékenysége valamely alapvető jg védelmére vagy közérdek érvényre juttatására irányul (törvény alapján meghatárztt ügyekben), valamint ha 4

5 az eljárás jelentős számú ügyfelet érint. 5. Hiánypótlási felhívás /37. (3)-(5) bekezdése/ A kérelem beérkezésétől számíttt öt munkanapn belül kell kiküldeni. Tartalma: - az elvárt hiánypótlás pótlandó adatk - pnts megjelölése, - a hiánypótlásra nyitva álló megfelelő határidő tűzése, - a mulasztás jgkövetkezményeire történő figyelmeztetés. Nem bcsátható ki: - lyan adat vagy melléklet igazlására, csatlására, melyet a hatóságnak kell beszerezni; - az ügyfél a kérelmet azért nem frmanymtatványn nyújttta be, mert annak kitölthető és letölthető váltzata e-útn nem vlt elérhető. 6. Idézés /46. / Akinek személyes meghallgatása szükséges kötelezhető Ügyfél a kérelmére indult eljárásban nem kötelezhető (kivéve: a hatóság hivatalból flytatja a kérelemre indult eljárást vagy jgsz. előírja tárgyalás, közmeghallgatás vagy egyezési kísérlet tartását) Közlése, hgy azt az idézett a meghallgatást megelőzően legalább öt munkanappal megkapja Idézés tartalma: - kötelezés a hatóság előtti megjelenésre - helyszín megjelölése - határidő v. határnap tűzése - milyen ügyben és milyen minőségben kell az idézettnek megjelennie - figyelmeztetés a megjelenés elmulasztásának következményeire 7. Értesítés tanú, szakértő meghallgatásról, szemle, tárgyalás tartásáról /49. / Ha nem szükséges idézni (pl. kérelmező ügyfél) Szakhatóságt kell, ha feladat- és hatáskörét érinti Úgy kell közölni, hgy az érdekelthez az eljárási cselekmény időpntja előtt legalább hárm munkanappal megérkezzen Tartalma: - értesítés az eljárási cselekmény helyéről, idejéről, - tájékztatás, hgy részt vehet, de megjelenése nem kötelező 8. Jegyzőkönyv /39. / Kötelező készíteni: ügyfél, tanú, szakértő meghallgatásáról, a szemle leflytatásáról és más biznyítási cselekményekről, tárgyalásról, lefglalásról és egyéb jsz-ban meghatárztt eljárási cselekményekről, ha az eljárás érdekében szükséges, hatósági tanú alkalmazása esetén, tvábbá szóbeli kérelemről. 5

6 Hatóság készíthet az ügy jellegét figyelembe véve minden egyéb esetben is. Tartalmi elemei: - eljáró hatóság megnevezése, ügyintéző neve - az ügy tárgya, ügyiratszáma - a jkv. készítésének helye és időpntja - a meghallgattt személy természetes személyaznsító adatai neve lakcíme eljárásjgi helyzete egyéb elérési lehetősége - a meghallgattt személy jgaira és kötelezettségeire való figyelmeztetés megtörténte - lényeges nyilatkzatk és megállapításk az eljárási cselekmények srán tapasztalt lényeges körülmények és megállapításk (a hatóság megállapításai) - a jelenlévők ldalankénti aláírása Készíthető - hangfelvétel vagy kép- és hangfelvétel frmájában (mindent tartalmaz, kivéve az aláírást!) - iratkhz kell csatlni vagy arról az eljárás befejezéségi írásbeli jkv-et kell készíteni - hatóság dönti el költségtakaréksság és hatéknyság alapján. 9. Hivatals feljegyzés /39. (6) bekezdés/ Tartalma: - felvételének helye és időpntja - az ügy tárgya és az ügyiratszám - az eljárási cselekmény - eljáró ügyintéző neve és aláírása Olyan eljárási cselekményről kell készíteni, amiről nem kell és nem készül jegyzőkönyv. Nem kell sem jkv, sem feljegyzés ügymenetre vnatkzó általáns vagy adtt ügy állásáról szóló tájékztatásról. Hatósági döntések a) Határzat az ügy érdemében b) Végzés az eljárás srán eldöntendő egyéb kérdésekben 10. Alakszerű határzat Részei: I. Fejrész II. Rendelkező rész 6

7 III. Indklás IV. Záró rész Kötelező tartalmi elemei I. Fejrész: - hatóság megnevezése - ügyiratszám - ügyintéző neve, elérhetősége - ügyfél neve, lakóhelye (székhely, telephely) - ügy tárgyának megjelölése II. Rendelkező rész: - a döntés - jgrvslati tájékztató: fellebbezés vagy keresetindítás (benyújthatóság, határidő, illetékvnzat) - szakhatóság megnevezése és állásfglalása - eljárási költség viseléséről szóló döntés - ügyfélnek, eljárás egyéb résztvevőinek járó költségtérítés, illetve munkadíj összegéről rendelkezés (ha nem külön végzésben állapítják meg) - a kötelezettség teljesítésének határideje vagy határnapja, az önkéntes teljesítés elmaradásának jgkövetkezményei - fizetési kötelezettség elektrnikus útn való megfizetéséről szóló tájékztatás III. Indklási rész: - megállapíttt tényállás, annak biznyítékai - ügyfél által felajánltt, de mellőzött biznyítás és a mellőzés indkai - mérlegelési, méltányssági jgkörben hztt határzat esetén a szerepet játszó szempntk és tények - szakhatósági állásfglalás indklása - ügyintézési határidő leteltének napja, ügyintézési határidő túllépése esetén a következményekről szóló tájékztatás (tájékztatás, hgy a hatóság azt az ügyfélnek felróható kból nem tarttta be vagy a megfizetett díj vagy illeték összege visszafizetésének van helye) - jgszabályi hivatkzás (jgszabályhelyek, amelyek alapján a hatóság a döntését meghzta, valamint a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jgszabályhelyek is) IV. Záró rész: - a döntéshzatal helye és ideje - hatáskör gyakrlójának neve, hivatali besztása, - a kiadmányzó neve, hivatali besztása (ha nem azns a hatáskör gyakrlójával) - kiadmányzó aláírása, a hatóság bélyegzőlenymata Kiadmányzás: nem csupán az aláírás. A hatáskör gyakrlásáhz kapcslódik, a hatáskör birtksát illeti meg. A kiadmányzó a döntési kmpetenciáját (annak egy részét átruházhatja ekkr a hatáskör címzettje és a kiadmányzó külön válik. 7

8 11. Egyszerűsített döntés (határzat és végzés) Akkr lehet hzni, ha - a hatóság a kérelemnek teljes egészében helyt ad - nincs ellenérdekű ügyfél Ez ügyfél kezdeményezésére indult, első fkú eljárás lehet. Részei: I. Fejrész- uaz. II. Rendelkező rész uaz., kivétel: jgrvslatról szóló tájékztató nem kell III. Indklás nem kell!! IV. Záró rész - uaz. Indklás elhagyható még: Az egyezséget jóváhagyó döntésből és a kizárólag valamely eljárási cselekmény időpntját meghatárzó végzésből (pl. idézés, értesítés helyszíni szemléről) 12. Végzés Eljárási kérdésekben hztt döntés, ezért egyszerűbb szerkezetet igényelnek. Részei: I. Fejrész II. Rendelkező rész III. Indklás IV. Záró rész I. Fejrész, IV. Záró rész megegyezik (címzett nemcsak ügyfél lehet) II. Rendelkező rész - döntés - jgrvslati tájékztató - fizetési és egyéb kötelezettségek teljesítésével kapcslats döntés III. Indklási rész - a döntés alapjául szlgáló részletes indkk (mérlegelés, méltánysság esetén a szerepelt játszó tényeket és figyelembe vett szempntkat) - jgszabályi hivatkzásk - eljárást megszüntető végzés: ügyintézési határidő leteltének napja, ügyintézési határidő túllépése esetén a következményekről szóló tájékztatás Főszabály: végzés csak a határzat ennek hiányában az eljárást megszüntető végzés - elleni fellebbezésben támadható meg. Kivétel, amikr önálló fellebbezésnek van helye: (Ket. knkrétan rögzíti ezeket.) Pl.: - kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasító, - eljárást megszüntető, - eljárást felfüggesztő, - ügyintézési határidő túllépése miatt a megfizetett illetéknek vagy díjnak a visszafizetéséről szóló, - eljárási bírságt kiszabó, - adatk zártnak kezelésére vnatkzó kérelemnek helyt adó, 8

9 - fizetési kedvezménnyel, eljárási költséggel és költségmentességgel kapcslats első fkú végzés. Hatósági biznyítvány, igazlvány, nyilvántartás Tény, adat, jgsultság vagy állapt igazlására kiállíttt kiratt, mindezek igazlását, valamint a hatósági nyilvántartásba történt bejegyzést (módsítást, javítást, törlést) határzatnak kell tekinteni. A biznyítvány és az igazlvány kiadásának megtagadásáról, valamint a nyilvántartásba bejegyzés (módsítást, javítás, törlés) megtagadásáról kell alakszerű határzatt készíteni. 13. Hatósági biznyítvány Tény, állapt vagy egyéb adat igazlására szlgálhat. Akkr lehet kiállítani, ha ezt jgszabály előírja vagy ennek szükségességét az ügyfél valószínűsíti. A kérelem előterjesztésétől számíttt öt munkanapn belül kell kiadni, vagy záradékkal ellátni. Ha jgszabály másként nem rendelkezik, fel kell tüntetni, hgy - kinek, - milyen biznyítékk alapján adták ki. Tartalmát - az ellenkező biznyításáig mindenki köteles elfgadni. Ellenérdekű ügyfél nem élhet fellebbezéssel, de a hatósági biznyítvány felhasználási célja szerinti eljárásban biznyíthatja, hgy valótlan a tartalma. Ekkr a biznyítvány tartalmának valótlanságát az a hatóság állapítja meg, ahl azt az ügyfél felhasználta. A biznyítványban fglaltak valótlanságáról tájékztatja a kiállító hatóságt is, aki ez alapján dönt a biznyítvány kijavításáról, visszavnásáról vagy módsításáról. Kérelmező ügyfél fellebbezhet, ha - elutasíttták a kérelmét - a hatósági biznyítvány tartalmát sérelmesnek tartja. A kiállítását meg kel tagadni, ha - kiadása jgszabályba ütközik, - az igazlni kívánt tény, állapt vagy egyéb adat igazlására vnatkzóan a hatóság nem rendelkezik adattal, - valótlan adat, tény állapt igazlását kéri az ügyfél. 14. Hatósági igazlvány Ügyfél adatainak vagy jgainak rendszeres igazlására szlgál. Az igazlványba csak jgszabályban meghatárztt hatóság eszközölhet és csak jgszabályban meghatárztt tartalmú bejegyzést. A hatósági igazlványt a bejegyzett adatk és jgk igazlására - az ellenkező biznyításáig - mindenki köteles elfgadni. (uaz a szabály, mint hat. biznyítványnál) 9

10 15. Hatósági nyilvántartás Hatóság által vezetett, jgszabályban meghatárztt adatkra vnatkzó nyilvántartás. A nyilvántartásban szereplő hibás adatt a hiba észlelése esetén a hatóság hivatalból köteles javítani vagy azt pótlni és erről az érintettet értesíteni. Hivatalbóli, mérlegelés nélküli bejegyzés kapcsán hztt döntés a nyilvántartásba való bejegyzés napján jgerőre emelkedik. Az ügyfél jgrvslati kérelmének benyújtására nyitva álló határidő kezdete, amikr a jgsértő vagy hibás adat bejegyzése vagy a mulasztás az ügyfél tudmására jut. Ügyintézési határidő (33. ) - a hatóságnak a határzatt, az eljárást megszüntető végzést, valamint a II. fkú döntést hzó hatóságnak az I. fkú döntést megsemmisítő és új eljárásra utasító végzését husznkét munkanapn belül kell meghzni és gndskdni a döntés közléséről; - a szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő ha törvény vagy krm.rendelet másként nem rendelkezik tíz munkanap - az ügyintézési határidő kezdete: a kérelemnek az eljárásra hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághz történő megérkezésének napja, illetve az eljárás hivatalból történő megindításának napja; - az ügyintézési határidőbe nem számít be: a) hatásköri vagy illetékességi vita egyeztetésnek, valamint az eljáró hatóság kijelölésének időtartama, b) jgsegélyeljárás, tvábbá a hivatalból beszerzendő adatnak a nyilvántartásból történő beszerzéséhez szükséges idő, c) a hiánypótlásra, illetve a tényállás tisztázásáhz szükséges adatk közlésére szóló felhívástól az annak teljesítéséig terjedő idő, d) szakhatóság eljárásának időtartama, e) az eljárás felfüggesztésének időtartama, f) ha a hatóság az eljárás megindításáról az ügyfelet nem értesítette, ezért a biznyítási eljárás befejezésétől számíttt öt munkanaps észrevételezési határidő, g) a hatóság működését legalább egy teljes napra ellehetetlenítő üzemzavar vagy más elháríthatatlan esemény időtartama, h) a kérelem, a döntés és egyéb irat frdításáhz szükséges idő, i) az ügygndnk kirendelésére irányuló eljárás időtartama, j) szakértői vélemény elkészítésének időtartama, k) a hatósági megkeresés vagy a döntés pstára adásának napjától annak kézbesítéséig terjedő időtartam. - Ügyintézési határidő meghsszabbítása: ha azt törvény vagy krmányrendelet nem zárja ki, a határidő letelte előtt indklt esetben egy alkalmmal legfeljebb husznkét munkanappal (szakhatóság tíz munkanappal) 10