Az eredményesebb kommunikáció elérése 1. Ösztönözze vállalatát arra, hogy javítson mindenfajta kommunikációt.

Átírás

1 KOMMUNIKÁCIÓ Bevezetés Mondanivalójának eredményes közlése nagyon fontos, ha sikeres menedzserré akar válni. Ha szeretne magabiztosan előadni, és gördülékenyen tárgyalni, akkor ez a fejezet segíteni fog kommunikációs készségének javításában: a testbeszéd megértésétől a jelentések vagy javaslatok megírásáig az üzleti kommunikáció fontos részeit érthetően magyarázza meg. A fejezet praktikus tanácsokat ad a reklám, az információs technológia és a médiatechnika területén, valamint 101 tipp is további fontos információkat ad a fejezetben elszórva. Ön elkezd eredményesebben kommunikálni és ez a fejezet segíteni fog Önnek megerősíteni ezen új készségét. Az alapok elsajátítása Mindenki kommunikál valamilyen módon, de csak nagyon kevés menedzser tudja átadni a mondanivalóját olyan jól, ahogyan szeretné. Tanulja meg az alapszabályokat, ami segíteni fog abban, hogy hatékonyan tudjon kommunikálni. Az eredményesebb kommunikáció elérése 1. Ösztönözze vállalatát arra, hogy javítson mindenfajta kommunikációt. A jó kommunikáció a szervezés éltető eleme. Sok formája létezik: beszéd, írás és hallgatás, de a cél mindig a mondanivaló közlése. 2. Jegyezze meg, hogy a jó kommunikátorok sokkal jobb menedzserekké válnak. Eredményesség Az eredményes kommunikáció (és az eredményes üzlet) azoktól az emberektől függ, akik megértik az Ön mondanivalóját, és világosan válaszolnak, ami előmozdítja a tárgyalást remélhetőleg abba az irányba, amerre Ön haladni szeretne. A kommunikáció ugyanis mindig kétirányú folyamat. Az igazgatásban Ön kommunikál, hiszen dolgokat kell elintéznie: információkat továbbít és szerez meg, döntést hoz, valamint kapcsolatokat épít. A gátak felismerése Mindig legalább két fél között zajlik a kommunikáció, akiknek talán különböző igényeik, szükségleteik és hozzáállásuk van. Ezek az igények és szükségletek akadályok lehetnek, ha ellentétben állnak a másik fél érdekeivel, és ezek a gátak akadályozhatják a valódi mondanivaló továbbítását vagy fogadását. Minden fajta kommunikációnak felül kell emelkednie ezeken a gátakon, ha azt akarjuk, hogy sikeres legyen, és az első lépés a gátak felismerése kell hogy legyen. Az érthetőség elérése 3. Ne bíráskodjon, amikor a másik fél gátjait próbálja leküzdeni. A három szabály, ami a jó kommunikációt befolyásolja, mind kapcsolatban van az érthetőséggel: legyen világos az Ön fejében az, amit közölni akar, közölje tömören, legyen biztos benne, hogy amit mondani akart, azt világosan és pontosan megértették A jó kommunikáció azt jelenti, hogy Ön azt mondja, amit mondani szándékozik.

2 A módszer kiválasztása Alaposan meg kell gondolni, milyen közvetítő eszközt választ, amikor kommunikál. Sokak az írás- és szóbeli kommunikáció közül választanak. Ha úgy dönt, hogy gyorsan akar közölni, akkor valószínűleg a beszédet fogja választani, mint a kommunikáció legjobb formáját; vagy talán maradandóbbat és precízebbet akar (pl. gépelt dokumentum), ami választ von maga után. Az elektronikus média még több lehetőséget hozott létre. Az például olyan gyors és informatív, mint a telefon, ráadásul írott formában van, amit irattározni lehet. Az üzenet célja fogja meghatározni azt, hogy milyen módot választunk. Döntse el, hogy mi az üzenet, aztán válassza ki, mi a legjobb formája a közlésnek. Kulturális különbségek A kommunikáció stílusa (beszéd, gesztikulálás) úgy különbözik a kultúrákban, mint pl. a nemzeti konyha. A japánok és más ázsiai népek könnyebben tudnak hallgatni, mint az európaiak. A németek, skandinávok és a britek kisebb hangerővel beszélnek, mint a latin nemzetek, és visszafogottabban gesztikulálnak. A britek hajlamosak mást mondani, mint amit gondolnak, míg az ausztrálok zavarba hozhatnak másokat, mivel pontosan azt mondják, amit gondolnak. Az amerikaiak szeretnek kommunikálás közben ugratni és szlogeneket használni, amit vizuális technikák használatával kombinálnak. 4. Fordítson nagy figyelmet a mondanivalója és a közvetítő eszköz összehangolására. 5. Használjon vizuális technikákat kommunikáció közben mindig, amikor ez lehetséges. A módszerek kombinálása A kommunikáció módja öt fő típusba osztható: írás, beszéd, gesztusok, vizuális kép és ezek kombinációja. Habár az első négy módszer használható egyenként is, de köztudott, hogy két vagy több kommunikációs módszer összekapcsolása növeli az érdeklődést, segíti a megértést és az emlékezetbe vésést. A módszerek hatásosabbak, ha kombináljuk őket. Kommunikálhatunk kereskedelmi médián és elektronikus technológián keresztül, mint például multimédia vagy videó-konferencia. A multimédia hozzájárul a vizuális elemek jobb használatához, és egyre többen választják akkor, amikor egyszerre sok emberrel kommunikálnak, például egy nagy szervezeten belül a dolgozókkal való kommunikáció során. A kommunikációs módszer kiválasztása Kommunikáció fajtája Példák Hasznosság ÍROTT SZÓ Minden nyelvben és különböző médiában az írott szó az alap egy írástudó társadalomban. Levelek, jegyzetek, beszámolók, javaslatok, feljegyzések, szerződések, kivonatok, napirendek, figyelmeztetések, szabályzatok, tervek, Az írott szöveg az alapja a szervezeti kommunikációnak, és azért használják, mert viszonylag maradandó és hozzáférhető. BESZÉD Kommunikáció, ami csak dokumentumok. Beszélgetések, interjúk, találkozók, telefon- A szóbeli társalgás élőben vagy telefonon használatos,

3 akkor hatásos, ha a megfelelő ember hallja. JELKÉPES GESZTUSOK Minden pozitív vagy negatív viselkedés, amit a kívánt célpont lát vagy hall. VIZUÁLIS KÉPEK Olyan képek, amiket egy célcsoport megért. MULTIMÉDIA A fent említett módszerek kombinálása, ami gyakran információs technológiát is igényel. beszélgetések, viták, kérések, tapasztalatcserék, bejelentések, beszédek. Gesztikuláció, arckifejezés, mozdulatok, cselekedetek, hangtónus, hallgatás, póz, mozgás, mozdulatlanság, jelenlét, hiányzás. Képek, diák, festmények, rajzok, illusztrációk, grafikák, vázlatok, grafikonok, videók, lógok, filmek, kollázsok, színtervek. Televízió, újságok, magazinok, szórólapok, brosúrák, poszterek, Internet, intranet, világháló, videó, rádió, kazetták, CD-ROM. mivel a felek rögtön tudnak reagálni. Ezek a fő eszközök, amiket a szervezetek a mindennapi feladatok megoldásában használnak. A mozdulatok és a testbeszéd mélyen, tudat alatt befolyásolja az embereket a sikeres propaganda a pozitív és negatív jelek manipulálásától függ. Képek használata fontos, mert ezek hatásos tudatos és tudat alatti üzeneteket hordoznak Ezek különösen akkor hasznosak, amikor elő tudják segíteni a részvételt. Minél professzionálisabb a multimédia használata, annál valószínűbb, hogy hatásosabb és produktívabb lesz a tevékenysége. A testbeszéd megértése Az Ön testbeszéde egy sor tudat alatti mozdulat, erősítheti vagy ronthatja az Ön kommunikációját. Még ha teljesen mozdulatlanul ül is, akaratán kívül hatásos üzeneteket továbbít valódi érzéseiről. 6. Amikor szemben áll valakivel, ne álljon közelebb, mint 1 m. A testbeszéd megfejtése A testbeszéd megértése és kontrollálása nehéz, mivel bonyolult és terjedelmes. Ugyanakkor a testbeszéd megértése út a másik fél valódi véleményének megértéséhez. Például ha egy ember kényelmetlenül érzi magát, mert hazudik, akkor ezt a testbeszéde el fogja árulni. Az idegesség legyőzése Az idegesség, amit az emberek egy előadás vagy interjú előtt éreznek, normálisnak mondható. Az agyuk felkészíti őket az idegrendszerükön keresztül a cselekvésre. Az idegesség a mirigyek működése következtében alakul ki, amik adrenalint pumpálnak a vérbe. Használja a testbeszédet idegessége leplezésére úgy, hogy tudatosan próbáljon meg mosolyogni és a karjait nyugalmi állapotban hagyni. Nézzen az emberek szemébe, mialatt beszél hozzájuk vagy hallgatja őket, tartása mindig legyen kényelmesen egyenes, és ne babráljon a kezével. Kulturális különbségek A britek és az amerikaiak hajlamosak távolabb állni egymástól, miközben beszélgetnek, mint a többi nemzetiség és hajlamosabbak elhúzódni, ha érzik, hogy a területükbe behatoltak. Azok az emberek, akik vidéken élnek, szintén szeretnek távolabb állni egymástól, mint a városlakók.

4 7. Vegyen egy lassú, mély lélegzetet, ami segít ellazulni, ha ideges. A távolság tartása Az elfogatható távolság tartása a testbeszéd egy formája. A távolság a szituációtól függően megváltozik. Például egy fogadáson a vendégek közelebb állnak egymáshoz, mint az idegenek egy nem szociális szituációban. Mindig vigyázzon arra, hogy ne sértse meg a másik fél területét, mert ezzel védekező vagy ellenséges reakciókat válthat ki. Benyomás Az első benyomás nagyon fontos. Sokan úgy vélik, hogy egy találkozón az első 5 másodperc fontosabb, mint az azt követő 5 perc, tehát oda kell figyelni a részletekre, mert ezek sok mindent megváltoztathatnak. Gondoljon az ápolt és megfelelő öltözetre. Még ha a hétköznapi viselet az előírt, akkor is legyen biztos benne, hogy ruhája és cipője kifogástalan állapotban van. Mielőtt bemegy egy találkozóra, ellenőrizze egy tükörben, hogy frizurája biztosan rendben van-e. A gesztikuláció megértése és használata A gesztikuláció a többi nem verbális kommunikációval (testtartás, arckifejezés) együtt fontos része a testbeszédnek. A gesztikuláció helyes használata nyilvános fellépésen vagy négyszemközti találkozón segítségére lehetnek mondanivalójának átadásában. A gesztusok felismerése 8. Ha nem biztos abban, hogyan viselkedjen külföldön, akkor kérdezze meg a helybelieket. 9. Legyen biztos benne, hogy arckifejezése tudat alatt sem ellenséges. Minden képzett nyilvános előadó gesztikulál, ami segíti abban, hogy hatásosabb legyen. Például Hitler rázta az öklét. Az ököl csapkodása a nyitott tenyérbe vagy a tenyér szétnyitása segíthet Önnek szóbeli mondanivalójának megerősítésében. Ne feledje, hogy a túl magabiztos gesztusok, úgy mint az asztalon való dobolás, vagy más hasonló ideges jelek elidegeníthetik a többi embertől. Az egyszerű gesztusok kombinálhatók. Például egy magánmegbeszélésen észreveheti, hogy kollégái értékelik Önt, mialatt Ön beszél, úgy, hogy az ujjaik az arcukon vagy az állukon vannak. Ahhoz, hogy tudja, ez az értékelés pozitív vagy negatív, észre kell vennie más jeleket is, mondjuk azt, hogy a lábuk védekezően keresztbe van-e rakva, vagy hogy a fejük és az álluk agresszívan le van-e hajtva. Kulturális különbségek A nem verbális nyelv országonként különbözik. Az észak amerikaiak hüvelykujj és mutatóujj gesztusa azt jelenti: OK (ez megsérthet egy dánt), az ujjal mutogatás (Kínában a gorombaság jele), a lelkes francia kézrázás (túlzás a briteknek), a fejrázás, ami azt jelenti nem (az indiaiaknál azt jelenti igen), és a nyilvános ölelkezés (elfogadhatatlan Szingapúrban). 10. Gyakoroljon több féle gesztust a tükör előtt, és találjon olyanokat, melyek Önnek természetesek.

5 A test jelzései A segítő gesztusok, mint a szemkontaktus és a bólogatás, miközben a másik fél beszél, beleérzést mutatnak hacsak nem a másik fél tudja, hogy Ön ezzel csak elfedi az igazi érzéseit. Mindenki tudja kontrollálni a testbeszédét egy bizonyos mértékig. Figyelmesen válogassa meg a szavait, legyen minél őszintébb, máskülönben testbeszéde ellentmondhat verbális megnyilvánulásainak. A hallgatás megtanulása A kommunikáció kétirányú természetét hogy mindkét fél értse egymást sok ember figyelmen kívül hagyja. A hallgatási technikák létfontosságúak, mivel ahogyan Ön hallgat, az jelentést hordoz a másik fél számára, és hozzásegít a sikeres tárgyaláshoz. 11. Tudja, mit akar kérdezni ez segíteni fog abban, hogy a helyes választ kapja. A figyelem kimutatása Amikor Ön információkat keres, együttműködik vagy kapcsolatokat épít, nagyon figyelmesen kell hallgatnia, így jobb eredményeket érhet el. Szükség van arra, hogy beszéljen, hiszen így tud majd választ kapni, de ne akarja uralni a beszélgetést. Tegyen fel nyílt kérdéseket, ami társalgáshoz vezet, és mindig válaszoljon röviden. Ismételje meg a kulcsszavakat, mert ez később segít emlékezni a válaszokra. 12. Használja a csendet magabiztosan, mint eszközt ahhoz, hogy a határozatlan beszélőt bátorítsa. A hallgatási készség használata MEGHALLGATÁS TÍPUSA BELEÉRZÉS A beszélő szóra bírása és információhoz jutás támogató, segítőkész módon. ANALÍZIS Konkrét információ-keresés valamint a tények és érzelmek szétválasztása. SZINTÉZIS A tárgyalás proaktívan való vezetése egy cél felé. MÓDSZEREK A GYAKORLATBAN Ön beleképzeli magát a másik ember helyzetébe, megpróbálja megérteni, mire gondol és hagyja, hogy nyugodt maradjon. Hallgassa figyelmesen, amit a beszélő mond, Ön csak keveset beszéljen és bátorítsa bólogatással valamint szavakkal. Tegyen fel analitikus kérdéseket, hogy megértse az okokat, amik a beszélő kijelentései mögött állnak. Kérdezzen óvatosan, így fontos információkhoz juthat, valamint a következő kérdés megfogalmazásában is segíteni fogják a válaszok. Ha eredményt szeretne elérni, akkor tegyen olyan kijelentéseket, melyekre a többiek saját ötleteikkel reagálni tudnak. Hallgassa meg őket, és válaszoljon úgy, hogy az érzékeltesse, melyek azok az ötletek, amik megvalósíthatók, és hogyan. Következő kérdésébe belefoglalhat egy másfajta megoldást is. Emlékeztető Ha figyelmesen hallgat, akkor a beszélő magabiztosa lesz. Amit mond, annak hihetőnek kell lenni, máskülönben igazolnia kell. Félreértéseket okozhat az, hogy Ön csak azt hallja meg, amit akar.

6 Az állandó félbeszakítás kizökkentheti azt a beszélőt, akinek nehézséget okoz álláspontja megértetése. A párbeszéd értelmezése Tegyen szó szerinti kijelentéseket úgy, hogy az ne tartalmazzon mögöttes mondanivalót. A megértést úgy tudja ellenőrizni, hogy a kijelentést átfogalmazza és megismétli. Ilyen módon biztos lehet benne, hogy megértették egymást máskülönben a másik fél kijavítaná, és világosan elmondaná még egyszer. Figyeljen a testi jelekre is, mint például a kitérő szemkontaktus, és figyelje a szóbeli jelzéseket is, mint például a habozás vagy az ellentmondás, hiszen ezek a jelek mind elárulják, igaz-e amit a beszélő mond. Legyen óvatos, és ne csak azt hallja meg, amit hallani szeretne. 13. Gondolkozzon azon, amit hall, ne a beszélővel legyen elfoglalva. Az elfogultság felismerése Ha az, amit lát és hall, csak az Ön elvárásait elégíti ki, akkor Ön valószínűleg nem rugalmas. Sok embernek ez a problémája. Általában befolyásolhatók vagyunk mások által, és gyakran elfogadjuk véleményüket anélkül, hogy végiggondolnánk. Az elfogultság blokkolja a jó kommunikációt. Ha felismeri saját elfogultságát, akkor jobb hallgató válik Önből. Az elfogultságon való felülemelkedés Saját elfogultságunkat nehéz megszüntetni, mert ezek bennünk vannak, és léteznek a másik fél karakterétől és viselkedésétől függetlenül is. Gyakori hiba az, hogy tudni véljük, a másik mit akar mondani, és nem hallgatjuk meg, valójában mit mond. Hallgassa figyelmesen, mit mond a beszélő, és ne hagyja, hogy elfogultsága kettőjük közé álljon. Az üzenet megértésének leellenőrzése Használja a következő kifejezéseket, ha tisztázni szeretné, valójában mi az üzenet, vagy ha úgy érzi, félreérthették, amit mondott. A válaszokat nagyon figyelmesen kell meghallgatnia. Azt hiszem, nem igazán értettem mit mondott. Megismételné? Tudom, ez nem az Ön területe, de szeretném hallani a véleményét. Nem voltam egészen világos, amit szerettem volna mondani 14. Legyen mindig nyitott arra amit mások mondanak. Válaszadás Az első lépés az, hogy Ön nagyon figyelmesen hallgatja azt, amire válaszolni fog. Amikor éppen válaszát fogalmazza meg, vagy a következő kérdésen gondolkozik, akkor természetes, hogy nem tud tökéletesen odafigyelni a másik félre. Válaszában foglalja össze, amit addig megértett. Ha szüksége van megismétlésre, további magyarázatra vagy extra információkra, ne habozzon a kérdéssel. HALLGATÁS FELELET CSELEKEDET Első a hallgatás A sikeres kommunikáció három lépése: hallgassa figyelmesen, mit mondanak, válaszoljon (ha szükséges kérdezzen), végül cselekedjen. Cselekedet

7 Néhány esetben a kommunikáció jelenti a befejezést egy folyamatban lévő dologról való beszámolás. Más esetekben a tett elengedhetetlen például egy akadály megszüntetése. Soha nem szabad azt megtennie, hogy megígér valamit, amit később nem tud végrehajtani. Egy klasszikus példa, hogy megkérdezik a dolgozók véleményét, ami után várható, hogy a vezetés változtat a hibáin. Ha ez nem történik meg, akkor az azt jelenti, hogy a vezetés nem figyelt oda a dolgozókra, és ez sértő lehet. Mindig állja a szavát cselekedjen olyan gyorsan, amilyen gyorsan csak tud. 15. Írja le ígéreteit, amilyen gyorsan csak tudja, így elkerülhetők a félreértések. Kérdések Nagyon fontos, hogyan teszi fel kérdéseit beszélgetés közben. Miért, mit, hogyan és mikor, ezek a szavak nagyon fontosak. Használja őket gyakran, és így biztosan hasznos válaszokat fog kapni. 16. Konkrét kérdést tegyen fel, ha konkrét választ akar kapni. 17. Használjon nyílt kérdéseket, he bele akar látni a másik emberbe, és ha választ akar kiprovokálni. Kérdezni tudni A megfelelő kérdések információkhoz és megértéshez vezetnek. Tudni kell, hogy pontosan mikor és mit kérdezzünk. A válaszok mindig további kérdéseket idéznek elő. Ha egy találkozó előtt áll, akkor készítsen elő egy listát, ami azokat a válaszokat tartalmazza, amiket meg akar kapni. A találkozó alatt pipálja ki azokat, amikre megkapta a választ. Ha új kérdések merülnek fel, mialatt más beszél, írja le, és kérdezze meg később. 18. Írjon egy kérdéseket tartalmazó listát minden találkozó előtt. 20. Ne féljen szünetet tartani, mialatt a következő kérdésén gondolkozik. A kérdés kiválasztása Amikor előre előkészíti a kérdéseket, mindig olyan kérdéseket válasszon, melyek segítségével célját elérheti. Talán vitát akar kezdeményezni, információkat szerezni, bizonyos célt elérni, vagy burkolt utasítást adni, de mindig legyen tudatában, hogy az előkészített kérdések mellé újabb kérdések fognak jönni a válaszok az előkészített kérdésekre nem voltak megfelelők vagy a beszélgetés során egy új út nyílik. Kérdezzen addig, amíg biztos benne, hogy mindenre megkapta a választ. Amikor az előkészített kérdéseket felteszi, figyelje a válaszokban azokat a gondolatokat, amelyekre még rá szeretne kérdezni. A kérdések kiválasztása KÉRDÉS TÍPUSA PÉLDÁK NYÍLT A kérdés nem konkrét válaszadást igényel, hanem vitát kezdeményez. V: Szerintem ez több okból jó ötlet. ZÁRT A kérdés konkrét, és igennel vagy nemmel kell rá válaszolni. K: Mit gondol arról, hogy a vállalat étkezdét nyit minden dolgozó számára? K: Olvasta már a vállalat magazinját vagy hírközlését? V: Nem.

8 TÉNYFELTÁRÓ A kérdéssel egy konkrét információt szeretnénk megszerezni. FOLYTATÓLAGOS A kérdéssel több információt akarunk szerezni vagy véleményt kicsalni. FEEDBACK A kérdéssel speciális információt akarunk szerezni. K: A dolgozók hány százaléka töltötte ki a kérdőívet? V: A 2000 kérdőívből 1400 érkezett vissza ez 70 %. K: Ez jó reakció az előzőhöz képest? V: Kétharmad az átlagos, tehát ez jó hangulatot sejtet. K: Gondolja, hogy javult a kommunikáció a vállalaton belül? V: Igen. Szerintem hasznosak az új kéthetenkénti találkozók. 20. Beszéljen természetes hangon, így barátságos hangulatot teremt. Hatékony olvasás Minél többet olvas és megért, annál jobban informált lesz. Különböző technikákkal javíthatja olvasása sebességét és eredményességét. A koncentrálás a kulcsa mindegyik módszernek. 21. Asszociáljon memóriája növelése érdekében. Eredményes olvasás A két legáltalánosabb módszer, ami használatban van: a szöveg lassú vagy többszöri elolvasása. Minkét módszer eredménytelen. A lassú olvasás nem befolyásolja a felfogóképességet. A második módszer visszatérés, ismétlés felére csökkenti az időt, de a megértést csak 3-7 százalékkal javítja. Mellőzze az ismétlést, így az olvasási sebessége az átlagos szó/perc-ről szó/perc-re fog növekedni, és ez nem fogja gátolni a megértést. 22. Legyen biztos benne, hogy az olvasáshoz szükséges feltételek, pl. világítás, megfelelőek. A gyorsolvasás tanulása A gyorsolvasás segít ideje jobb beosztásában, és csökkentheti az időt, amit eddig olvasásra szánt. A normál olvasás alatt a szem a szócsoportok között apró gyors mozdulatokat tesz, és minden csoportra csak egy rövid ideig fixál. Ahhoz, hogy gyorsabban tudjon olvasni, a szócsoportokat ki kell bővíteni és a csoportok közötti mozgást fel kell gyorsítani. Mielőtt elolvas egy könyvet vagy javaslatot, fusson végig a bevezetésen és az összefoglaláson, ha van ilyen, és döntse el, mit szükséges elolvasni. A memória javítása Átlagosan egy szavas meglehetősen hosszú könyvet hét óra alatt lehet elolvasni. Gyorsolvasással ezt az időt meg lehet felezni. A gyorsolvasás megtanulásának az a célja, hogy a maximális olvasási sebességét 80 százalékkal megnövelje anélkül, hogy ez a megértést csökkentené. A gyorsabb olvasás és megértés nem hasznos, ha ezt hamar elfelejtjük, tehát Önnek a memóriáját is fejlesztenie kell. A memória egy pár perccel később a legerősebb, és 80 százalékát 24 órán belül elfelejtjük. Hatásos módszer lehet az, hogy tanulunk 1 órát, majd várunk 5 percet, átnézzük, amit addig

9 megtanultunk, ezután várjunk 10 órát (a tanulási időnk tízszerese) mielőtt folytatjuk a tanulást. Emlékeztető A felfogóképességet általában túlbecsülik. Sok információt szerezhetünk, ha rápillantunk egy illusztrációra vagy más vizuális anyagra. Gyorsolvasást tanulhatunk tanfolyamokon és könyvekből. Az oldalakat át kell futni lefelé vagy átlósan, így gyorsan képet nyerhetünk. Időt takaríthatunk meg, ha először a tartalmat vagy az összefoglalást olvassuk el, és megnézzük, mit érdemes elolvasni. Memóriánk javítható, ha változtatunk tanulási módszerünkön, és rendszeresen átismételjük, amit megtanultunk. Megértésének tesztelése Körülbelül 300 szó van a Hatékony olvasás, A gyorsolvasás tanulása és a Memória javítása címszó alatt. Most leellenőrizheti a felsorolt kérdésekkel, hogy mennyit tudott befogadni. Kérdések: 1. Mi a visszatérés? 2. Mi ennek az előnye, ha a megértést vizsgáljuk? 3. Mi az átlagos olvasási sebesség? 4. Mi a célja a gyorsolvasási tanfolyamnak? 5. Mekkora a gyorsolvasási sebesség? 6. Mi az eredménye annak, hogy mindent kétszer olvasunk el? 7. Mennyi tűnik el a memóriából 24 óra alatt? 8. Milyen hosszú egy meglehetősen hosszú könyv? 9. Milyen gyorsan lehet átfutni egy meglehetősen hosszú könyvet? 10. Mikor a legerősebb a memória? Válaszok: 1. Az anyag újbóli elolvasása százalékkal növeli a megértést szó egy perc alatt 4. A olvasási sebesség maximumának 80 százalékkal való növelése a nélkül, hogy ez a megértés csökkentené szó/perc 6. Ha mindent kétszer olvasunk el, akkor ez csak az olvasási sebességet csökkenti százalék szó 9. három és fél óra 10. néhány perc után Jegyzetelés Nincs szüksége arra, hogy a memóriájára támaszkodjon, ha tudja, hogyan kell hatékonyan jegyzetelni, vagy írott szövegből vázlatot készíteni. Sokféleképpen rögzítheti írásban az információkat. Kísérletezzen, és használja azt a módszert, amely a legjobban megfelel Önnek. 23. Olvassa el feljegyzését akkor, amikor az információ még frissen él az emlékezetében.

10 24. Jelölje meg a fontos részeket a könyvekben, és készítsen róluk vázlatot. Lineáris feljegyzések Ha jegyzeteli valakinek a szavait, ne próbáljon meg mindent leírni kézírással, mert akkor nem tud majd lépést tartani. Inkább hallgassa meg, mit mondanak, és azután írja le a fontos gondolatokat a saját szavaival. Próbálja meg minden gondolat mellé tömören leírni a magyarázatot, valamint használjon címszavakat és számokat, ami segíteni fog az átláthatóságban. Használjon egyfajta gyorsírást Tanfolyamokon lehet gyorsírást tanulni, de egyedül is meg lehet tanulni, és ez kétszeresére növelheti az írási sebességet. A módszer lényege az, hogy minden magánhangzót el kell hagyni, kivéve, ha a magánhangzó a szó első betűje, és használjon standard rövidítéseket: pl. & és. Az agytérkép használata Az agytérképet (mind-map) Tony Buzan találta ki, ami egy módszer arra, hogyan jegyzeteljünk vizuálisan. Az agytérkép készítéséhez írjon le egy kulcsszót, kifejezést, vagy rajzoljon egy képet a lap közepére. Ez az agytérkép témája. Úgy jegyzeteljen, hogy ebből a rajzból ágazzanak ki a gondolatok. Minden ágnak lehetnek mellékágai (egy ötlet követhet egy másikat) valamint különböző ágak kapcsolódhatnak egymáshoz. Használjon színeket és képeket, ez segíteni fog később, hogy jobban tudjunk emlékezni az agytérképre. 25. Színes képekkel illusztrálja az agytérképet, hogy úgy nézzen ki, mint egy műalkotás. 26. Használjon kiemelő filcet a fontos gondolatok kiemeléséhez. Információcsere A négyszemközti, telefonon keresztüli vagy írásos kommunikáció háborúvá is fajulhat, de akár megegyezéshez is vezethet. Minden esetben válassza a megfelelő kommunikációt célja eléréséhez.

11 Kapcsolatfelvétel A kielégítő befejezés soha nem garantált egy találkozás során, de egy jó kezdés mindig lehetséges. Szavai és modora lényegesen befolyásolják a másik felet, tehát használjon üdvözlő szavakat, hogy ezzel segítse a folyamat kezdetét. 27. Álljon fel, ha üdvözli, vagy elköszön az emberektől udvariatlanság ülve maradni. Emlékeztető Az üdvözlésnek olyan szívélyesnek kell lennie, amilyen csak lehet. Minden jelenlevőt be kell mutatni egymásnak a találkozó kezdetén. A találkozókat udvariasan kell befejezni, meg ha nézeteltéréseik is voltak. A viselkedésbeli és kulturális különbségeket (pl. szokás-e kezet rázni) mindig tiszteletben kell tartani külföldi utunk során. Üdvözlés Az, hogy hogyan üdvözöl egy másik embert, attól függ, milyen kapcsolatban áll vele. Ha a kapcsolat egyenrangú, akkor Ön valószínűleg a keresztnevét fogja használni. Ha egy idegennel találkozik, akkor az üdvözlés egyben bemutatkozás is, tehát Ön először bemutatkozik, azután szívélyesen üdvözli partnerét. Még ha ellenségekről van is szó, a tisztességtudó üdvözlés mindig bölcs dolog. Testi kontaktus használata Ha közeli ismerősét üdvözli, lehet hogy kezet ráz, de lehet hogy nem, hiszen a kézfogás formális üdvözlési forma. Ha idegennel találkozik, mindig üdvözölje, és nyújtsa felé kinyújtott kezét egy határozott kézrázásra. Soha ne fogjon kezet erőtlenül, hiszen ez gyengeséget sugároz. Legyen tudatában a kulturális szabályoknak, amik előírják, a két nem hogyan üdvözölje egymást. Például lehetséges, hogy nem helyénvaló, ha a férfi testi kontaktusba kerül a nővel. Figyeljen testtartására is: álljon föl, húzza ki magát és álljon egyenesen, ha vendégeket fogad. Kulturális különbségek A spanyol, francia, latin-amerikai férfiak összeölelkezhetnek, amikor üdvözlik egymást. Ezzel ellentétben a japánok általában meghajlással üdvözlik egymást, esetleg kezet fognak, ha jobban ismerik egymást. A japánok és a kínaiak bemutatkozás után névjegyet váltanak. A találkozók befejezése Amikor megállapodás született, vagy eredményes volt a találkozó, akkor ezt a sikert érzékeltesse testbeszéddel. Ha Ön a házigazda, ne feledje el megköszönni a másik félnek a közreműködését, és ne csak a szoba ajtajáig vezesse őket, hanem kísérje ki őket az épületből. Kezet is foghat velük, amikor elköszön, ez a kézfogás általában hosszabb és barátságosabb, mint az üdvözlő kézfogás. Más szóval bánjon úgy velük, mintha a vendégei lettek volna. Ugyanezek vonatkoznak a találkozó többi résztvevőire is ha az Ön alkalmazottai, akkor nekik is nagyon udvariasan kell viselkedniük. Ha a tárgyalás nem volt gördülékeny, akkor is maradjon udvarias és tisztességtudó anélkül, hogy elfedné a tényeket. Információáramlás

12 A menedzserek sok időt töltenek el az információ továbbításával és fogadásával. Ez lehet a legkritikusabb és a legkielégítőbb kommunikációs terület. Az őszinteség és a visszajelzés fontos, ha átláthatóságot és haladást akar elérni. 28. Ha pozitív visszajelzést ad, akkor magyarázza meg dicséretének okát. 29. Tudassa a dolgozókkal, milyen erőfeszítéseket tesz, amikor információt továbbít. Információszerzés Minden szervezet működésében döntő fontosságú, hogy a vezetők hogyan tudják kielégíteni a dolgozók azon igényét, hogy jól informáltak legyenek. Először tudja meg, hogy a dolgozók miről szeretnének információkat kapni. Munkavédelem, munkahelyi állapotok, jutalmak, munkahely helyzete, juttatások, ezek mind fontosak, és ha változás áll be ezekkel kapcsolatban, akkor arról azonnal értesíteni kell a dolgozókat. 30. Ha Ön nem biztos benne, hogy az információt továbbítsa-e vagy ne, akkor cselekedjen. Megértetés Gyakran megesik, hogy a továbbított információt félreértik. Ennek oka lehet az, hogy Ön sem tudja világosan, mit akar mondani vagy homályosan fejezi ki magát, esetleg testbeszéde ellentmond annak, amit éppen közölni akar. Egy másik ok lehet az, hogy a másik fél tudni véli a beszélgetés előtt, hogy Ön mit fog mondani, így nem figyel oda a valódi üzenetre. A félreértéseket sokféleképpen elkerülheti, például ha először egy elfogulatlan kritikusnak adja elő üzenetét. Másik megoldás lehet az, hogy elismételteti a másik féllel azt, amit elmondott nekik így ha félreértés van, akkor azt kijavíthatja. Használjon testbeszédet üzenete nyomatékosításához. 31. Ne vesztegesse idejét olyanokra, akik nem akarják Önt megérteni. Visszajelzés A visszajelzés nagyon fontos kommunikáció közben ekkor ellenőrizheti le, hogy pontosan megértette-e a másik embert, és reagálhat arra, amit hallott. Nehéz lehet negatív visszajelzést adni, de jegyezze meg, hogy csak a rossz vezetésnek jelent ez problémát. Ha negatív visszajelzést ad, kövesse a következő szabályokat az ellentétek elkerülése végett: mutassa ki, hogy megérti mi a probléma, és ennek mi az oka, vázolja fel, hogy a rossz teljesítményt és viselkedést hogyan lehetne javítani, inkább használjon kérdéseket, ne kijelentéseket, amikor a dolgozóknak elmondja, mit gondol és miért, negatív véleményét mindig nyíltan fejezze ki, és legyen határozott, mindenek előtt legyen tárgyilagos, ne személyeskedő. Őszinte reagálás Fontos, hogy őszintén reagáljon dolgozói kijelentéseire és cselekedeteire. Magyarázza meg, miért adott pozitív visszajelzést, és fejezze ki kérdésekkel, ne kijelentésekkel negatív visszajelzéseit. Használhatja a felsorolt példákat: Különösen az tetszett, ahogyan indokolását tényekkel, a versenytársakkal kapcsolatos információkkal és naprakész statisztikával alátámasztotta.

13 Ön a megfelelő ember erre a munkára, mert Egyetért azzal, hogy ez a beszámoló nem kielégítő? A telefon használata A telefon a kommunikációnak egy fontos eszköze, hiszen nagy távolságban lévő embereket még idegeneket is azonnal hozzáférhetővé tesz. Használja a telefont lehetőségek megteremtésére, amiket egyébként nehezen tudna kihasználni. 32. Tartson az asztalon egy órát, és figyelje, mennyi időt tölt telefonálással. 33. Hatékonyságát növelheti hívásvárakoztatással. A technika fejlődése Sok ember a telefonhoz való hozzáértését természetesnek veszi, de ez szakértelemmel és gyakorlással fejleszthető. Azok az emberek, akik telefonon keresztül adnak el olyan embereknek, akiket nem is ismernek, szakértők. Itt olvashat néhány tippet: írja le a beszélgetés előtt, mit akar kérdezni, és milyen sorrendben, beszéljen lassan, és tartson lépést a telefon másik végén lévővel, mindig legyen udvarias és barátságos, mosolyogjon, mert akkor hangja is kedves lesz, és így pozitív választ fog kapni. 34. Ha megígéri, hogy visszahív valakit, akkor azt tegye is meg. Üzenethagyás Ha Önnek van üzenetrögzítője vagy hangpostája, akkor amilyen hamar csak lehet, foglalkozzon az üzenetekkel, és fontos, hogy ezt mindig 24 órán belül tegye. Ha valaki másnak hagy üzenetet, kezdje a nevével, telefonszámával és hívásának időpontjával. Beszéljen lassan és tisztán, máskülönben üzenete érthetetlenné válik. Ha kimenő üzenetet hagy, akkor legyen rövid és hivatalos. Abban az esetben, ha tudja visszaérkezésének pontos idejét, akkor a szerint változtassa ezt meg. Emlékeztető A fontosabb pontokat mindig többször említse meg és a legvégén is azt kell még egyszer elmondani. A hosszabb üzeneteket küldje el faxon vagy en, ne mondja fel az üzenetrögzítőre. Telefonon egyszerűbb beszélni, mint négyszemközt, mert így a beszélgetések rövidek és hivatalosak lehetnek. Kapcsolat 35. Ha üzenetrögzítőn hagy üzenetet, akkor mindig nevével és telefonszámával fejezze be az üzenetet.

14 Nem fog tudni eredményesen kommunikálni, ha nem tud a megfelelő emberrel kapcsolatba lépni. Pontosan nézzen utána, ki az Ön számára megfelelő ember, és ha az az ember egy idegen is (és egy fontos ember), legyen vele közvetlen és magabiztos, amikor telefonon beszélnek. Ha a szóban forgó ember megbeszélésen van, kérdezze meg, mikor lesz elérhető, és mondja meg, mikor fogja visszahívni. Amikor később visszahívja, mondja azt, hogy a hívását már várják. Amikor elérte a megfelelő embert, soha ne tegye le a telefont, mielőtt mondanivalójának lényegét meg nem ismételte, valamint bizonyosodjon meg róla, hogy üzenetét pontosan megértették. Telefonon keresztül történő eladás Ez a fajta munka speciális kommunikációt igényel. Ha Ön ezzel foglalkozik, kövesse a következő szabályokat: használjon egy előre elkészített vázlatot, ne tartson szünetet, vagy álljon meg, ha már elkezdte mondanivalóját, használja sokszor a kérem és köszönöm szavakat, tegyen az asztalra egy tükröt, és figyeljen rá, hogy mindig mosolyogjon, használja az én szót minél ritkábban. 36. Ha változás áll be, változtassa meg kifelé menő üzeneteit is. Az információs technológia használata Az új technológiák nagymértékben bővítették a kommunikációs eszközök választásának lehetőségét. A számítógépek és ezek hordozható változata gyorsan tud fogadni és küldeni információt bárhonnan a világból. 37. Kérjen tanácsot szakértőktől, hogyan tudná információs technológiáját legjobban használni. A fax használata Az megjelenése ellenére a fax a kommunikációnak egy fontos formája, ami Önnek időt takarít meg. Ha például olyan emberrel akar információkat közölni, aki sokat beszél feleslegesen, akkor az és a fax használatával kiküszöbölheti ezt a problémát. A fax nagyon hasznos akkor, ha egy dokumentumot gyorsabban kell elküldenünk, mint ahogyan az postán odaérne. 38. Kísérletezzen az Internet használatával. Az használata Az gyors, hasznos és sokoldalú. Az egyik legfontosabb közvetítő eszköz a kommunikációban. A dolgozókkal való kapcsolattartásban is nagyon fontos, hiszen ezzel papír takarítható meg. Az használata során azonban visszaéléssel és helytelen használattal is találkozhatunk, tehát kövesse a következő szabályokat: a címeknek legyen értelme, legyen nagyon rövid, különböztesse meg a hivatalos és nem hivatalos leveleket, válogassa meg, ki férhet hozzá üzeneteihez, kerülje az extra fájlok hez való csatolását, ha egyszerre sok embernek ír, soha ne használjon sértő vagy rasszista kifejezéseket levelében.

15 Emlékeztető A fax állhat egyedül, de számítógéphez is csatlakoztathatjuk. Nincsenek megfelelőképpen felszerelve azok a menedzserek, akiknek nincs hordozható számítógépük. A világháló a kommunikáció jövője. Az Internet a kommunikáció fontos eszköze, mert képes többféle közvetítő eszközt összecsatolni. A felesleges beszéd elkerülése mindenki számára hasznos. Az Internet használata Az Internet átalakítja a kommunikációt. Internet segítségével naprakész adatokkal informálhatja vásárlóit és saját dolgozóit, valamint versenytársairól is informálódhat. Ennek segítségével Ön felméréseket készíthet és interaktív párbeszédet is folytathat. Ezen kívül vásárolhat és eladhat az Internet segítségével. csak a szükséges információkat küldje el legyen rövid ne halogassa a választ 39. Időt takaríthat meg küldésénél ha a vissza a feladónak ( reply ) funkciót választja. A kommunikáció felgyorsítása A mennyiségre kell odafigyelni, ha a kommunikációt és az információáramlást fel akarjuk gyorsítani. Amikor elküld egy üzenetet, mindig ellenőrizze le, hogy valóban szükség van-e arra, hogy azt elküldje ha nem, akkor ne küldje el. Mindig legyen rövid, mert minél rövidebbek az üzenetek, annál gyorsabban lehet őket elküldeni. Ellenőrizze le a rendszeres jelentéseket, hátha le lehet őket rövidíteni. Ne késleltesse a válaszadást, mert jobb, gyorsabb és hatékonyabb, ha rögtön válaszol és asztalán rend lesz. Levélírás A jól megfogalmazott, érthető és tárgyilagos dokumentumokat olyan emberek írják, akik gondolataikat letisztázzák a megírás előtt. Ha levélírás előtt leül gondolkozni, és azt írja le, amit szeretne, akkor eredményesebb leveleket fog tudni írni. 40. Próbálja meg elképzelni a címzettet, ha levelet vagy jelentést ír. 41. Bízza a rutinleveleket alkalmazottjára. Eredmények elérése Minden hivatalos levélnek van célja. Az első szabály az, hogy ez a cél a fogadó számára világos legyen. A második szabály az, hogy minden információt adjunk meg, ami ahhoz szükséges, hogy a címzett megértse célunkat. Ne írjon hosszú levelet próbálja meg egy oldalba összesűríteni mondanivalóját. A szöveg világos megfogalmazása A világos és tömör levelek írásának az a kulcsa, hogy egyszerű szavakat kell használnia, és mindig lényegre törőnek kell lennie. Használjon rövid szavakat és mondatokat, és kerülje a

16 szleng használatát. Fogalmazzon természetesen, ne legyen mesterkélt, más szóval írjon úgy, ahogyan beszél, ne úgy, ahogyan Ön gondolja, hogy írnia kellene. A tökéletes levél megfogalmazása Tervezze meg, mit szeretne elmondani levelében. Írja le a levelet megszakítás nélkül. Olvassa el újra, ha befejezte a levélírást. Amit nem talál fontosnak, azt hagyja ki. Ellenőrizze le a helyesírási és vesszőhibákat, majd küldje el a levelet. 42. Kerülje a komplikált, szokatlan szavakat vagy kifejezéseket ezek zavarossá tehetik mondanivalóját. 43. Rendezze össze gondolatait össze is írhatja őket mielőtt elkezd levelet írni. A levél szerkesztése Amikor levelet szerkeszt, használja a közvetlen levelezés ( direct mail ) elveit: Keltse fel az olvasó figyelmét azzal, hogy kijelenti, miért írta a levelet. Ha odaillő, akkor lehet humoros is. Keltse fel az olvasó érdeklődését azzal, amit ír. Tegye kíváncsivá az olvasót azzal, hogy ajánlata vagy terméke vonzónak tűnjön. Győzze meg az olvasót ennek igazáról hivatkozásokkal és garanciával. Sarkallja cselekvésre az olvasót úgy, hogy mondja el neki, mit kellene tennie. További ismeretek megszerzése A legjobb kommunikátorok sikeresen tudnak szóbeli és írásbeli üzenetet továbbítani egyéneknek és a nyilvánosságnak úgy, hogy azt mindenki megérti. Hatékony rövid kivonat készítése A célok, eszközök és a feladatok közlése nagyon fontos feladat a kommunikáció során. Tanulja meg, hogyan lehet röviden és eredményesen közölni ezeket kollégájával, kliensével vagy szállítójával és terve sikeres véget fog érni. 44. Inkább adjon túl sok önállóságot, mint túl keveset. Rövid kivonat Sokféle rövid kivonat létezik. Ezek szólhatnak arról, mit kell a jövőben megtenni, vagy megmagyarázhatja, mi történt eddig és miért. Ha egy kliensre is vonatkozik, akkor a rövid kivonat részben egy jelentés, részben egy rövidtávú terv, amiben részletezi céljait és kliense szerepét ebben. Kérjen visszajelzést kliensétől, mert így ellenőrizni tudja, hogy minden információt megadott-e neki. 45. Ne vigye túlzásba dolgozói feladatának elmondását, így önállóbbak lesznek.

17 Rövid kivonat szerkesztése Amikor rövid kivonatot készít: legyen a cél legfelül, adja meg a hozzáférhető forrásokat, határozza meg az időtartamot, írja le a módszert, ha a rövid kivonat egyben dokumentum is, határozza meg, kinek kell elküldeni. Még ha Ön egyenesen le is írja az elvégezendő feladatokat, akkor is legyen mindig konkrét, így kisebb annak a valószínűsége, hogy hibákat fog a megbízott elkövetni. 46. Ha érzi, hogy rövid kivonata nem megfelelő, gyorsan készítsen el még egyet. Megbízások Ha Ön megbíz valakit egy munka elvégzésével, akkor ezzel egyben hatalmat is ad neki. Amikor megbíz egy embert, hogy hajtson végre egy feladatot, akkor ezzel hatalmat is ad neki, tehát el kell mondania neki, miért felelős. El kell mondania, mennyi információt szeretne folyamatosan kapni, és hogy akar-e további utasítást adni a jövőben. Ha ez egy hosszú távú projekt, akkor ne felejtsen el időbeosztást készíteni. Egymással való kommunikálás Egy dolgozóval való találkozás lehet formális vagy informális. A teljesítményt mindig ellenőrizze beszélgetése alkalmával és tudja meg, szükség van-e segítségre vagy tanácsokra. 47. Kérje meg a találkozó minden résztvevőjét, hogy felkészülten jelenjenek meg. Formális találkozó Nincs szabály az informális találkozókra vonatkozólag, de a formális négyszemközti találkozóknál ugyanaz a szabály, mint a többi találkozóknál. Térjen rá gyorsan a tárgyra, foglalja össze mondanivalóját a végén, valamint bizonyosodjon meg róla, hogy a másik fél mindent megértett. Ha azt akarja, hogy a találkozó eredményes legyen, akkor hallgassa meg a másik felet, törekedjen az ésszerű vitára, és legyen udvarias. Ne felejtse el, hogy bizonyos fokú ellentét Önök között természetes és elkerülhetetlen. 48. Az a jó találkozó, ami eredményeket hozott. Felkészülés A felkészülésen múlhat minden egy találkozó során. Néhány vállalat kéthetenként tart négyszemközti találkozókat, ahol a beosztottak találkozhatnak feletteseikkel és megbeszélhetik a problémákat, és célokat határozhatnak meg. A négyszemközti találkozók előtt pár nappal a dolgozók kapnak egy visszatekintést teljesítményükről írásban, tehát van idejük felkészülni a válaszokra. 49. Hallgassa meg dolgozóit. A segítségnyújtás vagy a tanácsadás megoldás lehet elégedetlenségükre. Segítségnyújtás a dolgozóknak A jó menedzserek tudják, hogyan segíthetnek dolgozóiknak, és hogyan bátorítsák őket, ezzel növelve teljesítményükön. A segítségnyújtás hozzátartozik a vezetés munkájához. Menedzserként tűzze ki dolgozói célját, és munkájuk közben mindig biztassa őket a jobb minőség elérésére, valamint beszélje meg velük erősségüket és gyenge pontjaikat. Így

18 fokozatosan nagyobb lesz az önbizalmuk és jobb lesz a teljesítményük, valamint több felelősséget tudnak majd vállalni. Tanácsadás Problémák keletkezhetnek a munkahelyen vagy a magánéletben, amik tanácsadással megoldhatók. Még ha Ön képzett tanácsadó is, vagy van tapasztalata, akkor is szakembernek kell megoldania ezt a feladatot, aki segít szembenézni a problémákkal és megoldani őket. Ha egy dolgozó szomorú lesz valamilyen okból, kínálja fel segítségét és legyen együtt érző. A tanácsadó majd megpróbálja megtalálni a probléma gyökerét. Támogassa őt, ha módjában áll. Ha a betegszabadság segítene rajta, akkor ellenőrizze lehetséges-e ez. 50. Tudjon dolgozói problémáiról, hiszen ez hatással van a teljesítményükre. A találkozók sikeres vezetése A legtöbb menedzser úgy érzi, sok időt tölt el találkozókon. Ugyanakkor egy jól levezetett találkozó a kommunikációnak egy eredményes formája is lehet. Ha Ön találkozót vezet, mindig legyen a kezében az irányítás, és ne hagyja, hogy a viták kezelhetetlenné váljanak. 51. Találkozó előtt mindig ossza szét a fontos anyagokat. 52. Ha a találkozón döntéseket kell hozni, akkor gondoskodjon róla, hogy ezeket meghozzák. A találkozó előkészítése Amikor találkozót készít elő, mindig tegye fel magának a következő kérdéseket: Miért szervezi a találkozót? Hogyan tudom meg, hogy sikeres volt-e? Kiknek kell eljönnie? Ezek a kérdések eldönthetik, szükség van-e a találkozóra. Minden találkozónak van egy célja, amit a végén el kell érni. Ha ezeket a döntéseket nem tudjuk meghozni, akkor tervet kell készíteni. A legeredményesebb találkozókon csak kevés ember vesz részt, azok, akik részvétele nélkülözhetetlen. A találkozó megnyitása Miután mondott pár bevezető szót, tudassa a résztvevőkkel, mi a találkozó célja, milyen eredményt szeretne elérni, valamint hogy mikor lesz vége a megbeszélésnek. Ha vannak alapszabályok, akkor azokat mondja el nekik. Ellenőrizze, mindenkihez eljutottak-e a fontos papírok, és a napirendet elfogadták-e. Ha a találkozó egy másikat követ, akkor talán a jegyzőkönyvet el kell fogadtatni és megtárgyalni, de soha ne tárgyaljanak arról, ami már szerepelt a napirenden. Ezzel ellentétben tárgyalják rögtön az első pontot, esetleg kérjen meg egy résztvevőt, hogy kezdje el a vitát. 53. Ha találkozót vezet, akkor ne manipuláljon úgy, hogy abból csak magának származzon előnye. 54. A megállapodást néha elősegítheti egy odaillő vicc. A tárgyalás levezetése Teremtsen egyensúlyt a tárgyalás gyors tempóban való haladása valamint a között, hogy mindenki, aki akarja, elmondhassa véleményét. Az a szokás, hogy addig tárgyalunk egy kérdést, amíg döntés nem születik, meglehetősen időigényes és feszültségekhez vezethet. Ez

19 elkerülhető, ha Ön játssza az időmérő szerepét (legyen Önnél egy óra). Határozza meg, melyik kérdésre mennyi időt szán, így fogja tudni tartani a tervezett időt. 55. Legyen biztos benne, hogy betartja a tervezett időpontokat, amiket a napirendben meghatározott. A tárgyalás bezárása A tárgyalás befejezésére mindig hagyjon magának időt. Összegezze, amiket megbeszéltek, és ellenőrizze, hogy ezzel mindenki egyetért-e. Döntse el, mi a teendő azokkal a kérdésekkel, amiket nem tudtak megoldani (esetleg nevezzen ki valakit, aki ezzel foglalkozni fog) és végül fusson végig a feladatokon, amik a döntések megvalósításához szükségesek. Minden feladatra nevezzen ki felelőst, és tűzzön ki határidőt. Képernyőn keresztül történő kommunikáció A videó-konferenciák nem váltják fel a négyszemközti találkozókat, de hasznosan helyettesíthetik azt. Ezek a konferenciák hatásosabbak, mint a telefonon keresztül történők, mert a résztvevők szeretik, és néha szükségük van arra, hogy lássák egymást. Használja ezt a lehetőséget különösen akkor, ha irodái messze vannak egymástól. A hallgatóság megnyerése Megéri beszédek, prezentációk, konferenciák vagy tréningek előtt alaposan felkészülni. A hallgatóság könnyebben el fogja tudni sajátítani az anyagot, ha nem csak beszélünk, de képeket is használunk, tehát használjon audio-vizuális (AV) technikákat, amikor csak lehet. 56. Inkább a megszabott idő előtt, mint után fejezze be beszédét. 57. Készítsen elő fizikai segítséget arra az esetre, ha az AV segítség meghibásodna. A beszédek előkészítése Hagyjon magának elég időt beszéde megfogalmazására és gyakorlására. Ha egy 30 perces beszédet ír, akkor ez kb szó és a megírása órákat vesz igénybe. A vázlat elkészítése természetesen gyorsabban megy. Úgy építse fel ezt a 30 percet, hogy a témák kapcsolódjanak egymáshoz. Minden témát foglaljon össze, és adjon hozzá vázlatos anyagot. Ha minden témához használ AV segítséget, akkor minden témára szánjon 3 percet, így 10 téma esetén kijön a 30 perc. 58. Kérdezzen a hallgatóságtól, ha úgy érzi, sok időt vesz el, ha Öntől kérdeznek. Előadás Az ismétlés írásban hiba lehet, de nagyon elengedhetetlen beszédben. Ha úgy dönt, használ vázlatot, akkor az legyen rövid. Amikor ránéz a vázlatban szereplő szavakra, akkor annak komplex gondolatokat kell előhívnia. Támaszkodhat vázlatára, de ne arról olvassa fel az egészet. Mindig érthetően beszéljen, használjon rövid mondatokat, és folyamatosan haladjon pontról pontra. Az utolsó pontnak mindig kapcsolódnia kell az elsőhöz. Érthetőség Az érthetőséghez három lépésben tudunk eljutni:

20 mondanivalónk bevezetése mondanivalónk átadása mondanivalónk elismétlése 59. Maximum percet beszéljen ez az az idő, amikor egy átlagos ember oda tud még figyelni. Reagálás ösztönzése Ha tud, akkor beszéljen vázlat nélkül, és mozogjon magabiztosan hallgatósága előtt. Ez megszüntetheti a pódium és a közönség közti határokat, valamint hozzásegítheti őket mondanivalója könnyebb megértéséhez. Amikor beszél, nézze a közönséget, hiszen ők pozitívan állnak magához, nem ellenségesek, tehát ez segíthet Önnek abban, hogy magabiztosabb legyen. A szemkontaktus nagyon fontos, valamint ösztönöznie kell a hallgatóságot, hogy aktívan vegyenek részt előadásában kérdezzen tőlük, ez segíteni fog. Vizuális segítség használata A leggyakrabban használt eszköz az előadásokon az írásvetítő. Hasznos a tábla használata is, ha kisebb közönség előtt kell beszélnie. A legjobb AV média színeket valamint mozgó és álló képeket is meg tud jeleníteni. A technológia ezek használatát megkönnyítette, meggyorsította és olcsóvá tette azzal, hogy a PC a kivetítőhöz kapcsolható. Akármit is használ, bizonyosodjon meg arról, hogy az üzembiztos, és a vizuális anyagai a legjobb minőségűek. Ha lehet, akkor segítsen a hallgatóságnak vázlatok és képek szétosztásával. 60. Ha lehetséges, hívjon meg egy híres előadót a szemináriumra vagy konferenciára. Tréningek A dolgozóknak tartott tréningek nagyon fontos formái a kommunikációnak. Beszéljen hozzájuk úgy, mint bármilyen közönséghez: legyen magabiztos, nézzen a szemükbe, és hagyja, hogy kérdezzenek. A tréningek akkor a legeredményesebbek, amikor intenzívek, az irodán kívül tartják őket, valamint egy pár nap alatt befejeződnek. Amikor dolgozóival informálisan beszélget tréningek után, akkor nagyon fontos visszajelzéseket kaphat tőlük a szervezet működésével kapcsolatban. A tréninggel kapcsolatos visszajelzések is fontosak, hiszen így megtudhatjuk, hogy megszervezésük megérte-e a fáradságot. 61. Ellenőrizze folyamatosan, hogy dolgozói megkapják-e azt a fajta továbbképzést, amire szükségük van. Szemináriumok tartása A szemináriumok és a workshop-ok nagyon fontosak egy szervezet működésében. Ezek praktikus és informális események, amik egy speciális célt tűznek ki. Ha egy belső workshopról van szó, akkor csak az odavaló alkalmazottakat hívja meg. Értékes lehet, ha a felsőbb vezetést is meghívja. Szervezzen külső szemináriumokat, ha a vásárlókkal és szállítókkal kapcsolatban tervez változásokat, de ezek a szemináriumok eladásra is lehetőséget nyújtanak. Hívja meg a legfelsőbb vezetést, hogy megnyitóként vagy előadóként vegyen részt ezeken a szemináriumokon. 62. Kérdezze meg a többi menedzsert, hátha ők is szeretnének a szemináriumon beszélni. Beszéd a szemináriumon Ha egy belső vagy külső szemináriumon beszél, kérdezze meg a szervezőt, mások miről fognak beszélni, így elkerülheti az esetleges ismétléseket. Nézze meg, mennyi időt kell beszélnie, valamint azt, hogy előadása után a közönség fog-e kérdéseket feltenni. Ha