MIKOM Miskolci Kommunikációs Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság. Szervezeti és Működési Szabályzat

Átírás

1 MIKOM Miskolci Kommunikációs Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság Szervezeti és Működési Szabályzat 1

2 Tartalomjegyzék I. fejezetbevezető rendelkezések... 4 II. FejezetA MIKOM Nonprofit Kft. irányítási rendszere, döntési hatáskörök, cégjegyzés és képviselet CímAlapító/tulajdonos címa társaság jogállása, feladatai címa Kft. ügyvezető igazgatója címaz irányítás normatív és egyéb eszközei címértekezletek rendje cím... Cégjegyzés és képviselet, utalványozás, pénzintézeti aláírási jogosultság, bélyegzőhasználat III. FejezetA MIKOM Nonprofit Kft. ellenőrzése címa MIKOM Nonprofit Kft. felügyelőbizottsága címkönyvvizsgáló címjogi képviselő címmiskolc Holding Zrt. Központosított Belső Ellenőrzés IV. FejezetA MIKOM Nonprofit Kft. munkaszervezete címA MIKOM Nonprofit Kft. szervezeti felépítése V. FejezetA MIKOM Nonprofit Kft. munkaszervezetének irányítása, feladatai címvezetők általános feladatai, hatáskörei és felelősségei CímA munkavállalókra vonatkozó szabályok CímÜgyvezető igazgató CímA szervezeti egységekhez, csoportokhoz tartozó munkakörök, a munkaköröket betöltők feladatai Ügyvezetői titkárság Gazdasági Csoport Értékesítési Csoport Marketing csoport Médiumok Grafikai stúdió Terjesztés... Hiba! A könyvjelző nem létezik. VI. FejezetA MIKOM Nonprofit Kft. működését meghatározó általános szabályok

3 1.CímA helyettesítés rendje CímKoordinációs alapelv alkalmazása CímTitoktartási kötelezettség CímVagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség CímKülső információszolgáltatás általános szabályai CímA MIKOM Nonprofit Kft. működésére vonatkozó szabályzatok VII. FejezetZáró rendelkezések

4 I. fejezet Bevezető rendelkezések Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy meghatározza a MIKOM Nonprofit Kft. irányításának rendjét, a döntési hatásköröket, a munkaszervezet szervezeti felépítését és annak hierarchiáját, a feladatmegosztás rendjét, valamint az általános működési szabályokat. A szabályzat hatálya kiterjed a MIKOM Nonprofit Kft. minden szervezeti egységére/csoportjára, és a Kft.-vel munkaviszonyban álló minden munkavállalóra. A MIKOM Nonprofit Kft. ügyvezető igazgatója a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt. által gyakorolt stratégiai irányítás keretei között a Kft. szakmai tevékenységét önállóan irányítja. A Miskolc Holding Zrt. valamint a MIKOM Nonprofit Kft. közötti egységes irányítási rendszer - melynek keretében a MIKOM Nonprofit Kft.-t együttműködési kötelezettség terheli, - a következő szakterületekre terjed ki: összehangolt számviteli rendszer, összehangolt pénzügyi rendszer, összehangolt kontrolling rendszer működtetésére, közös beszerzési, közbeszerzési rendszer, összehangolt informatikai rendszer kialakítására, közös ügyfélszolgálati, és díjbehajtási rendszer működtetésére, a humán erőforrás menedzsment, marketing tevékenység összehangolására, végül kiterjed az irányítás alá vont vagyongazdálkodási, fejlesztési és beruházási döntések hozatalára. A Miskolc Holding Zrt. fentiekben felsorolt szakterületeinek vezetői a MIKOM Nonprofit Kft. szakterületeinek vezetői felé irányítási, utasítási, ellenőrzési, beszámoltatási jogosítványokkal bírnak. Azon szakterületeken, ahol a Miskolc Holding Zrt. központosított szolgáltatást nyújt a MIKOM Nonprofit Kft. részére, az uralmi szerződésben meghatározott irányítást a Miskolc Holding Zrt. a szolgáltatás nyújtása során érvényesíti. 4

5 II. Fejezet A MIKOM Nonprofit Kft. irányítási rendszere, döntési hatáskörök, cégjegyzés és képviselet 1.Cím Alapító/tulajdonos Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint a Miskolci Kommunikációs Közhasznú Társaság alapítója december 31 napján kelt társasági szerződéssel hozta létre közhasznú társaságként a társadalom közös szükségleteinek kielégítését nyereség- és vagyonszerzési cél nélkül szolgáló tevékenység folytatására, melyet a B.-A.-Z. Megyei Bíróság, mint Cégbíróság cégjegyzékszámon tart nyilván. Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata július 7 napján kelt Alapító Okirattal az egyes önkormányzati cégek egységes irányítási rendszerének a megteremtése érdekében létrehozta a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zártkörűen működő Részvénytársaságot, melyet a B.- A.-Z. Megyei Bíróság, mint Cégbíróság a Cg sz. cégjegyzéken tart nyilván (továbbiakban: Legfőbb Szervnek, illetve Tagnak nevezve). Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat a Miskolc Holding Zrt. alapítását követően, ezen cég vonatkozásában elhatározott alaptőke-emelés során a Miskolc Holding Zrt-re ruházta át apportként az egyszemélyes tulajdonában álló Miskolci Kommunikációs Kht-re vonatkoztatott üzletrészét. A törvényi változás folytán a Társaság Alapítója június 18-án a Kht-t Nonprofit Kft-vé alakította át, melyet a BAZ Megyei Bíróság, mint Cégbíróság Cg szám alatt, szeptember 19-én kelt 4. sorszámú végzésével vett nyilvántartásba. A Miskolc Holding Zrt. mint Alapító a Nonprofit Kft-t egyszemélyes társaságként működteti és tulajdonolja. A Társaságnál az egyszemélyes jelleg fennállásáig a taggyűlés jogait a Legfőbb Szerv gyakorolja, az egyébként a taggyűlés hatáskörébe tartozó ügyekben. A Legfőbb Szerv írásban dönt (Legfőbb Szerv határozata), amelyről a vezető tisztségviselőket írásban értesíteni köteles. A Legfőbb Szerv bármikor elvonhatja az ügyvezető igazgatótól hatáskörét, és írásban utasíthatja. A Nonprofit Kft. Legfőbb Szervének hatáskörébe tartozik az Alapító Okirat VI.2.1. és VI.2.2. pontjaiban felsorolt ügyekben való döntés. A Legfőbb Szerv jogosult a Nonprofit Kft. egyszemélyes jellegére tekintettel az ügyvezetést bármilyen kérdésben utasítani, feltéve, hogy ez nem ütközik a Gt. ügyvezető igazgatóra vonatkozó előírásaival, valamint a cég tevékenységeihez kapcsolódó mindenkor érvényes jogszabályokkal. 5

6 2. cím A társaság jogállása, feladatai A Nonprofit Kft. a gazdasági társaságokra vonatkozó évi IV. tv. alapján működik. A társaság, mint jogi személy, cégneve alatt jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat, így különösen tulajdont szerezhet, szerződést köthet, pert indíthat és perelhető. A társaság gazdasági jogalanykénti működése során szerződéses kapcsolatba kerül harmadik személyekkel. A szerződésekből keletkező jogok és kötelezettségek a társaságot illetik meg, illetve terhelik. A társaság szerződéseit tevékenysége keretében önállóan, saját belátása és akarat-elhatározása szerint, szabadon köti a céljainak megvalósítása érdekében. Az általa kötött szerződések jogosítottja, illetve kötelezettje a társaság. Fentieken túlmenően a társaság önálló adó-, munkajogi és társadalombiztosítási jogalanyisággal is rendelkezik. A társaság tevékenységét nyereség- és vagyonszerzési cél nélkül végzi. A Társaság köteles olyan nyilvántartást vezetni, amelyből az Alapító, valamint az ügyvezetés döntéseinek tartalma, időpontja és hatálya, illetőleg a támogatók és ellenzők számaránya és személye megállapítható. Ezen nyilvántartást az ügyvezető igazgató vezeti, és abba a döntést követően haladéktalanul köteles az a) pontban szereplő tartalommal és módon a határozatot bevezetni. Az Alapító és az ügyvezető igazgató döntéseiről az érintetteket írásban, a döntés meghozatalát követő 3 napon belül, tértivevényes, ajánlott postai küldeményben kell értesíteni. A társaság üzletszerű gazdasági tevékenységet csak kiegészítő jelleggel folytathat, a gazdasági társaság tevékenységéből származó nyereség a tagok között nem osztható fel, az a gazdasági társaság vagyonát gyarapítja. 3. cím A Kft. ügyvezető igazgatója Az ügyvezető igazgató a Társaság - Alapító által megválasztott - felelős vezetője, aki egy személyben jogosult és kötelezett a társaság cégszerű képviseletére. Ezen jogosultságát bíróságok, hatóságok, illetőleg harmadik személyek irányában történő eljárás során a társaság dolgozóira vagy egyéb meghatalmazottra, megbízottra átruházhatja, gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Gt. értelmében vezető tisztségviselő, aki tevékenységét munkajogviszony keretében látja el. 6

7 4. cím Az irányítás normatív és egyéb eszközei Tervezési rendszer Tervezési rendszer célja a Társaság feladatainak kitűzése, szakmai feladatainak és a pénzügyigazdasági feltételei összhangjának megteremtése, a társaság és a szervezeti egységek szakmai színvonalának növelése érdekében. A tervezési rendszer célja továbbá a munkavállalók érdekeltté tétele a társaság céljai elérésének érdekében. Pénzügyi terv Pénzügyi tervben kell meghatározni, szervezeti egységenként és Társaság szintű összesítésben a tervezett bevételi előírásokat és költségráfordításokat. A pénzügyi tervet úgy kell elkészíteni, hogy az alkalmas legyen a bevételek és kiadások, költségek nyomon követésére és értékelésére. A gazdasági vezető feladata az egész társaság működését érintő költségek, valamint a szervezeti egységek költségeinek és bevételeinek tervezése, az ügyvezető igazgatóval egyeztetve, jóváhagyásával. A pénzügyi tervet az ügyvezető igazgató hagyja jóvá. Tervértékelés A társasági szintű és az egyes szervezeti egységekre, területekre vonatkozó tervek végrehajtását évente ki kell értékelni. A gazdasági vezető a tervek teljesítését, teljesülését folyamatosan figyelemmel kíséri, úgyszintén a szervezeti egység, terület felelős vezetője, a gazdasági vezető és az adott terület vezetője közvetlenül egyeztet, szükség szerint erről tájékoztatják az ügyvezető igazgatót, különös tekintettel a vitás helyzetekre. A szervezeti egység vezetője rendszeresen értékeli a szervezeti egység teljesítményét, a munkatársak tevékenységét, és intézkedik, illetve intézkedést kezdeményez a szakmai és gazdasági feladatok ellátását akadályozó tényezők megszüntetése érdekében. Információs rendszer A társaság szintű feladatok megoldásához, a gazdálkodáshoz, a döntések előkészítéséhez, továbbá az ellenőrzéshez a vezetők és beosztottak megfelelő informáltsága szükséges. Az információszolgáltatás módját, rendjét, az ügyvezető igazgató határozza meg. Ellenőrzési rendszer A társaság ellenőrzési rendszere magába foglalja: az egyes szakterületek vezetői által, felelősségük tekintetében a Folyamatba Épített Előzetes Utólagos Vezetői Ellenőrzés rendszerének (továbbiakban FEUVE) érvényesítését, folyamatos fejlesztését különösen a területvezetők (szervezeti egység vezetők) valamint a tervértékelés vonatkozásában amennyiben a szakterületükön saját hatás-, felelősségkörben nem tudják megszüntetni, akkor tájékoztatják az ügyvezető igazgatót az általuk vélelmezett szabálytalanságokról, tűz- és munkavédelmi ellenőrzést, a gazdasági vezető által irányított kontrolling rendszert Vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés a vezetői irányító tevékenység szerves része (FEUVE). 7

8 8

9 Főbb módszerei: a döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai, gazdasági és más jellegű információk elemzése, értékelése, számviteli, statisztikai adatok felhasználásával; feladatok teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról a beosztottak rendszeres és eseti beszámoltatása; aláírási és láttamozási jog gyakorlása során a gazdasági és/vagy egyéb kihatással járó intézkedések, kötelezettségvállalások, engedélyek indokoltságának, tartalmi helyességének ellenőrzése; közvetlen tapasztalatok szerzése érdekében végzett helyszíni ellenőrzés. Vezetők az ellenőrzés tapasztalatai alapján saját hatás-, felelősség körben járnak el a hatáskörükbe tartozó területeken a hibák, szabálytalanságok, megszüntetésére. Erről folyamatosan tájékoztatják az ügyvezető igazgatót. A tájékoztatás esetleges elmaradásának következményei a vezetőt terhelik. 5. cím Értekezletek rendje Az ügyvezető igazgató munkáját - személyes felelősségét fenntartva - véleményező, tanácsadó, döntés előkészítő, érdekegyeztető fórumok támogatják, melyek a következők: vezetői értekezlet; az összértekezlet, az egyes szervezeti egységek értekezlete. A vezetői értekezlet tagjai a területek vezetői és az ügyvezető igazgató által esetenként meghívottak. Üléseit általában hetenként tartja, napirendjét az Ügyvezető igazgató határozza meg. A napirendre bármely résztvevő javaslatot tehet, beleértve a kötetlen, informális véleménycserét, egyeztetést is. A vezetői értekezlet feladata: a Társaság működését érintő döntések előkészítése; a szervezeti egységek működésének összehangolása, koordináció; az intézkedések végrehajtásának értékelése; a vezetői információcsere. Az összértekezlet a társaság munkavállalói részére összevont tájékoztató, konzultációs fórum. Az ügyvezető igazgató hívja össze szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal. Az összértekezlet feladata: A társaság éves célkitűzéseiről és eredményeiről való tájékoztatás és konzultáció. 9

10 6. cím Cégjegyzés és képviselet, utalványozás, pénzintézeti aláírási jogosultság, bélyegzőhasználat Képviseletnek minősül a képviseletre feljogosított személyek szóban, írásban vagy ráutaló magatartással kifejtett joghatással járó nyilatkozata, tevékenysége, amelyek a társaságot illetően jogosultságot vagy kötelezettséget eredményeznek, vagy egyéb joghatással járnak. Cégjegyzésnek minősül a Társaság írásbeli képviseletére, a Társaság nevében történő aláírásra való jogosultság. Az ügyvezető igazgatót, mint egyszemélyi felelős vezetőt az Alapító Okirat által előírtan teljes körű önálló képviseleti és aláírási jog illeti meg. Az ügyvezető igazgató által felhatalmazott munkavállalókat - meghatározott ügykörben - együttes aláírási jog illeti meg. A kötelezettségvállalás rendjét külön igazgatói utasítás szabályozza. A Társaság cégének jegyzésére tehát az alábbiak jogosultak: - az ügyvezető igazgató önállóan - az ügyvezető igazgató által aláírásra feljogosított alkalmazottak közül ketten együttesen. A cégjegyzésre jogosultak körét az ügyvezető igazgató írásban határozza meg (kijelölés), az esetleges cégjegyzési korlátozásokra utalva. A kijelölést, vagy annak módosulását, illetve megszűnését követően az ügyvezető igazgató köteles a cégjegyzési jogosultság cégjegyzékbe történő bejegyzését, illetve törlését kezdeményezni. A cégjegyzés akként történik, hogy a cég géppel írt, előnyomott vagy nyomtatott neve alatt az ügyvezető igazgató a nevét önállóan, egyéb cégjegyzésre feljogosítottak a nevüket együttesen, a hitelesített címpéldány szerint aláírják. Utalványozási jog azon jogosultság, amivel az ezzel felruházott személy igazolja valamely teljesítés jogosságát. Az ügyvezető igazgató utalványozási jogköre a Társaság valamennyi ügyére kiterjed. Az utalványozási jog tartalmát, terjedelmét, korlátait írásban kell közölni az e jogosultsággal felruházott munkavállalóval. Az utalványozási joggal felruházott munkavállalókról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza az utalványozásra jogosultakról a következő adatokat: név, beosztás, utalványozási jog tartalma, korlátai, a jog megadásának, illetve megvonásának időpontja, saját kezű névaláírás. Az utalványozási jog gyakorlására jogosultak körét és azt a területet, amelyre az utalványozási jog kiterjed, az ügyvezető igazgató határozza meg, ügyvezető igazgatói utasítás formájában. 10

11 A pénzintézeteknél vezetett számlák feletti rendelkezésre jogosultakat az ügyvezető igazgató hatalmazza fel, írásban. Nevüket és aláírásukat az érintett pénzintézetnél be kell jelenteni. Az aláírás egy másolati példányát a gazdasági vezetőnél kell elhelyezni és őrizni. A Társaság bankszámlája feletti rendelkezéshez a Társaság számláját kezelő pénzintézethez bejelentett, aláírási joggal felruházott két dolgozó együttes aláírása szükséges. Cégbélyegzők mindazon bélyegzők, amelyek a cég hivatalos elnevezését tüntetik fel. A bélyegzőkkel ellátott, cégszerűen aláírt iratok tartalma érvényes kötelezettségvállalást, jogszerzést, jogról való lemondást jelent. A cégbélyegző helyett bármely nyomtatványon azonos értékűnek kell tekinteni a társaság előrenyomott vagy géppel írt szövegét. A cégbélyegzők beszerzéséről, kiadásáról, nyilvántartásáról, cseréjéről és évenként egyszeri leltározásáról a Titkárság gondoskodik, illetve a bélyegző elvesztése esetén az előírások szerint jár el. A bélyegzőkről külön nyilvántartást kell vezetni, melynek a Társaság titkárságán folyamatosan rendelkezésre kell állnia. III. Fejezet A MIKOM Nonprofit Kft. ellenőrzése 1.cím A MIKOM Nonprofit Kft. felügyelőbizottsága Az alapító által kijelölt, illetőleg megválasztott mindenkori Felügyelő Bizottság az ügyvezetés ellenőrző szerve. A Felügyelő Bizottság a társaság minden gazdasági tevékenységét jogosult és köteles ellenőrizni. Ennek keretében az ügyvezető igazgató igazgatótól és a társaság vezető beosztású dolgozóitól felvilágosítást kérhet, a társaság könyveit és iratait megvizsgálhatja, vagy jogosult azokat szakértővel megvizsgáltatni. A Felügyelő Bizottság az Alapító által megválasztott könyvvizsgálót jogosult beszámoltatni számviteli ellenőrzéseinek eredményéről. A Felügyelő Bizottság - a Gt. és az Alapító Okirat rendelkezéseinek betartásával - maga állapítja meg működésének szabályait, az Ügyrendjét, amelyet a Legfőbb Szerv hagy jóvá. 2. cím Könyvvizsgáló A könyvvizsgáló a feladatát rögzítő jogszabályi előírások alapján az Alapító felhatalmazása értelmében vele kötött szerződés tartalma szerint végzi tevékenységét. Jogosult a Felügyelő Bizottság ülésein, a taggyűléseken, illetőleg az ügyvezető igazgató által szervezett vezetői értekezleteken részt venni, véleményt nyilvánítani, észrevételt tenni. 11

12 A gazdasági vezetővel együttesen részt vesz a társaság számviteli, bizonylati rendjének kialakításában a működés szabályszerűségének folyamatos ellenőrzésében. A könyvvizsgáló törvényben rögzített feladata, az ügyvezető igazgató részéről a Legfőbb Szerv elé terjesztett minden számviteli jelentést, különösen a mérleget és az eredmény kimutatást megvizsgálni abból a szempontból, hogy azok valós adatokat tartalmaznak-e, illetve megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak, és mindezekről ismerteti a véleményét. E könyvvizsgálói jelentés, záradék nélkül érvényes határozat nem hozható. 3. cím Jogi képviselő A társaság jogi képviseletét egyéni ügyvédi szerződés alapján látják el, tevékenységük a szerződés tartalmában meghatározottak szerinti, de különösen: mindenkori hatályos jogszabályok érvényesülésének biztosítása a társaság tevékenysége során meghatalmazás alapján képviselet peres és peren kívüli eljárások alkalmával, bíróságok és más hatóságok előtt az ügyvezetés stratégiai és egyéb taktikai döntéseit befolyásoló határozatainak jogi előkészítése, az előkészített anyagok jogi tartalmi ellenőrzése a gazdálkodást érintő jelentős szerződések előkészítésében, megkötésében aktív részvétel a média-, szerzői jogok érvényesülésének biztosítása a belső szabályzatok, szabályok és utasítások kiadásra történő előkészítése során a jogszabályoknak való megfelelés ellenőrzése 4. cím Miskolc Holding Zrt. Központosított Belső Ellenőrzés A Miskolc Holding Zrt. Belső Ellenőrzési szakterülete független, tárgyilagos szervezet, amelynek célja, hogy a Miskolc Holding Zrt. valamint a tagvállalatok- köztük a MIKOM Nonprofit Kft.- működését fejlessze, és eredményességét növelje. A Központosított Belső Ellenőrzés ellátja a Miskolc Holding Zrt. vezetői ellenőrzése körébe tartozó feladatokat, továbbá a Miskolc Holding Zrt.-nek, mint a tulajdonosnak a Holding ellenőrzött társaságai köztük a MIKOM Nonprofit Kft.- feletti ellenőrzési jogosítványait, feladatait. A Központosított Belső Ellenőrzés a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója/igazgatósága irányítása alapján végzi a MIKOM Nonprofit Kft. tulajdonosi ellenőrzési feladatait, valamint a Miskolc Holding Zrt. vezetői ellenőrzési feladatait. 12

13 IV. Fejezet A MIKOM Nonprofit Kft. munkaszervezete 1. cím A MIKOM Nonprofit Kft. szervezeti felépítése A MIKON Nonprofit Kft. munkaszervezetét az ügyvezető igazgató vezeti, a Legfőbb Szerv iránymutatása szerint. A szervezeti felépítés részletes ábráját a jelen Szervezeti és működési szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza. A Társaság alkalmazottai felett a munkáltatói jogot az ügyvezető igazgató gyakorolja. A területvezetők a jogszabályok, az Alapító döntései, a belső szabályzatok és ügyvezető igazgatói utasítások keretei között, személyes felelősséggel irányítják az alájuk tartozó területek munkáját, szervezeti egységként csoportot értve ezalatt. Közvetlen felettesük a Társaság ügyvezető igazgatója, aki felé rendszeres beszámolási kötelezettségük van. Az ügyvezető igazgató által delegált körben ellátják a munkáltatói jogok gyakorlását az irányításuk alá tartozó munkaszervezet munkavállalói felett. Területvezetők: értékesítési vezető Főszerkesztő o TV, képújság felelős szerkesztő o Miskolci Napló, minap.hu felelős szerkesztő gazdasági vezető grafikai stúdióvezető marketingvezető 13

14 V. Fejezet A MIKOM Nonprofit Kft. munkaszervezetének irányítása, feladatai 1. cím Vezetők általános feladatai, hatáskörei és felelősségei A vezetés minden szintjén érvényesülnie kell a feladat, hatáskör, felelősség és érdekeltség összhangja követelményének. Minden vezető felelős a munkamegosztásból ráháruló feladatok teljesítéséért, a feladatellátás érdekében az általa vezetett szervezeti egységben a hatékony munkamegosztás kialakításáért, az általa irányított dolgozók együttműködésének biztosításáért és az érdekeltség teljesítményarányos érvényesítéséért. A vezetőket együttműködési kötelezettség terheli az általuk vezetett szervezeti egységek feladatainak ellátása során. Érdekütközés, véleménykülönbség esetén kötelesek egyeztetni és annak eredménytelensége esetén az ügyvezető igazgató döntését kérni. A társasági munkaszervezet vezetőinek kötelessége, jogai: a jogszabályokat, belső utasításokat és rendelkezéseket a beosztott dolgozókkal pontosan és félre nem érthető módon közölni, azokat betartani és betartatni; minden vezető köteles a döntést közölni azokkal a dolgozókkal, akiket a döntés érint. (A közlés elmaradásából vagy késedelméből származó kárért a döntésre illetékes, munkajogi, illetve polgári jogi felelősséggel tartozik); a munkafegyelmet betartani és betartatni; a beosztott dolgozók munkáját ellenőrizni; elősegíteni az irányítása alá tartozó egységeknek a más szervezetekkel való zavartalan együttműködését; a dolgozók részére a folyamatos munkát, illetve a munka elvégzésének feltételeit biztosítani; saját egysége munkáját az általános érvényű rendelkezések keretei között megszervezni, a munkamódszereket meghatározni, a munkát operatívan irányítani, azt rendszeresen értékelni, és az ehhez szükséges adatszolgáltatást megszervezni, megállapításairól, tapasztalatairól, az esetleges hiányosságokról, hibákról a felügyeletet gyakorló vezetőt tájékoztatni; figyelemmel kísérni, hogy a dolgozók jogos bérüket, az őket megillető kedvezményeket és juttatásokat megkapják a beosztott dolgozókat szakmailag segíti, továbbképzésüket, szakmai oktatásukat támogatja, valamint saját szakmai ismereteit folyamatosan bővíti; 14

15 a balesetvédelmi és munkavédelmi utasításokat betartani és betartatni, a végrehajtásukat ellenőrizni és az előírás szerinti állapotok megvalósítását szorgalmazni; a képviseleti, aláírási és utalványozási jogával a meghatalmazás keretein belül élni, a hozzá tartozó szervezet által készített adatszolgáltatásokat, megrendeléseket/beszerzéseket, szerződéseket, leveleket és egyéb ügyiratokat ellenőrizve aláírni vagy láttamozni; kiemelt jelentőségű, hogy az általa vezetett területen köteles nyomon követni, betartani és betartatni az Alapító szabályait, utasításait, különös tekintettel a beszerzési szabályzatra. A vonatkozó ügyirat ügyvezető igazgató részére való átadása előtt ellenőrzési kötelezettsége van. Amennyiben szabálytalanságot észlel, vélelmez, arról köteles az ügyvezető igazgatót azonnal tájékoztatni. Az ennek elmulasztásából származó kárért munkajogi, illetve polgári jog felelősséggel tartozik. szigorú számadású okmányok őrzésének, kezelésének rendjét biztosítani és annak végrehajtását ellenőrizni; a használatra átvett cégbélyegzőt megőrizni és jogtalan felhasználását megakadályozni; intézkedni a külső és belső ellenőrzések által feltárt, területét érintő hiányosságok megszüntetése érdekében; részt venni és véleményét kifejteni azokon a tanácskozásokon, értekezleteken, munkamegbeszéléseken, amelyek feladatkörébe tartozó kérdésekkel foglalkoznak; munkaterületét érintő társasági szabályzatot, rendelkezést, ügyrendet, utasítást előzetesen véleményezni, illetve ilyen készítését kezdeményezni; a társasági munka hatékonyságát javító, eredményességét növelő, fejlesztését célzó javaslatokat tenni, illetve támogatni; az irányítása alá tartozó szervezet részére előírt feladatok, nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségek maradéktalan teljesítéséről gondoskodni. Amennyiben ilyenről tudomást szerez, erről haladéktalanul tájékoztatja az ügyvezető igazgatót. A vezetői munkakörök átadása minden esetben írásban, részletes átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, az iratok tételes átadásával és átvételével. 2. Cím A munkavállalókra vonatkozó szabályok A munkáltatói jogok gyakorlása a dolgozók munkaviszonyával kapcsolatos valamennyi kérdésben való döntés jogát jelenti. Ide tartozik a munkaviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, a bér és egyéb anyagi ösztönzés megállapítása, a munka minősítése, felelősségre vonás és anyagi felelősség alkalmazása. A Társaság alkalmazottai felett a munkáltatói jogot az ügyvezető igazgató gyakorolja. 15

16 Az ügyvezető igazgató, mint a Társaság munkaszervezetének vezetője, valamennyi dolgozó tekintetében fenntartja a teljes munkáltatói munkakört. A munkáltatói jogkör átruházására az ügyvezető igazgató írásbeli ügyvezető igazgatói utasításban jogosult, melyben pontosan meg kell határozni az átruházott munkáltatói jogkört is. A területvezetők a jogszabályok, az Alapító döntései, a belső szabályzatok és ügyvezető igazgatói utasítások keretei között, személyes felelősséggel irányítják az alájuk tartozó területek munkáját, szervezeti egységként csoportot értve ezalatt. 3.Cím Ügyvezető igazgató Az ügyvezető igazgató a feladatát önállóan látja el. E minőségében a jogszabályoknak, az alapító okiratnak valamint a Legfőbb Szerv határozatinak van alávetve. Az ügyvezető igazgató a Társaság ügyvezetését az ilyen tisztséget betöltő személyektől általában elvárható gondossággal - és ha a Gt. kivételt nem tesz- a Társaság érdekeinek elsődlegessége alapján köteles ellátni. Az ügyvezető igazgató a polgári jog általános szabályai szerint felel a társasággal szemben a jogszabályok, az alapító okirat, illetve a Legfőbb Szerv által hozott határozatok, illetve ügyvezetési kötelezettségei felróható megszegésével a társaságnak okozott károkért. A Társaság egyszemélyes jellegére tekintettel a Legfőbb Szerv az ügyvezető igazgató részére írásban utasítást adhat, amelyet az ügyvezető igazgató végrehajtani köteles, de ez esetben mentesül a Gt ában foglalt felelőssége alól. A Társaságnál felső vezetőnek az ügyvezető igazgató minősül. Feladata: A Társaság legfőbb szervének határozatai és iránymutatásai alapján kidolgoztatni a Társaság működési stratégiáját rövid-, közép- és hosszú távon A Társaság folyamatos operatív vezetése. Az Alapító elé terjeszteni döntésre évente a mérleget, a nyereség felosztási javaslatot, az üzleti és fejlesztési tervet, az elmúlt évre vonatkozó írásos beszámolóval együtt Vezetői tevékenysége keretében a Társaság folyamatos tevékenységének biztosítása, a gazdaságos működés feltételrendszerének megteremtése. Kialakítani a vezető és szakember - utánpótlást, az anyagi ösztönzési rendszert, a társaság feladatai mindenkori ellátásához megfelelő szervezetet. A Felügyelő Bizottság működése feltételrendszerének biztosítása. Gondoskodni a Társaság kötelezettségeinek teljesítéséről, jogi érvényesítéséről. Hatásköre: 16

17 A Társasági törvény, a Munka Törvénykönyve, valamint az egyéb mindenkori hatályos jogszabályok, illetőleg az Alapító határozatainak megfelelően kötelezett és jogosult feladata ellátására. 17

18 Felelősség: A törvényesség megtartásáért és megtartatásáért, a tulajdonosi akarat alapítói határozatban rögzítettek szerint végrehajtásáért. A Nonprofit Kft. Alapító Okiratában rögzített alaptevékenységeknek szakszerű és folyamatos biztosításáért, a társaság gazdálkodásáért. 4.Cím A szervezeti egységekhez, csoportokhoz tartozó munkakörök, a munkaköröket betöltők feladatai Ügyvezetői titkárság A Társaság ügyviteli rendjéért az ügyvezető igazgató titkársága a felelős. A titkársági ügyvezetői asszisztens az ügyvitel körében ellátja a Társaság iratforgalmának és levelezésének kezelését, így a küldemények érkeztetését, iktatását, a kiadványok legépelését és másolását, valamint az összes ilyen irat nyilvántartását valamint ügykövetését. A küldemények fogadása: a Társaság címére érkezett küldeményeket, így különösen a Társaság üzleti levelezését a beérkezést követően, felbontás után hivatalos iratként kell kezelni a borítékot az irathoz kell csatolni, ha: az irat érkezésének időpontjához jogkövetkezmény fűződik; a küldő fél nevét és címét csak a borítékról lehet leolvasni; az irat vagy a mellékletei hiányosan vagy sérülten érkeztek; a beérkezett leveleket és iratokat folyamatos sorszámmal ellátott iktatókönyvben iktatni kell, majd elintézés után sorrendben le kell fűzni. A kiadványozás előkészítése: az ügyvezető igazgató, a vezető munkatársak és az alkalmazottak által munkakörükben elkészített levél- és irattervezetet legépelése után iktatószámmal kell ellátni, és elküldése után annak másolatát sorrendben le kell fűzni. Irattározás: az iktatott és lefűzött iratokat legalább öt évig kell megőrizni az irattározást az iktatással együtt az ügyvezető igazgatói titkárság végzi a keletkezett iratok irattárba helyezését a lefűzési rendnek megfelelően kell elvégezni A titkárság feladatai: 18

19 Az ügyvezető igazgató útmutatása szerint a Titkárság munkáját az ügyvezető igazgatói asszisztens szervezi, beleértve a Társaság egységeivel, azok vezetőivel történő együttműködést, és más szervezeti egységek munkájának ügyvezető igazgatói utasítás szerinti segítését. 19

20 a titkárság segíti más szervezeti egységek adminisztratív feladatainak az ügyvezető igazgató felé teljesítését, ez azonban nem jelenti a feladatátvállalást. Értve ezalatt azt, hogy a gazdasági csoport ügyintézői, a szerkesztőségek asszisztense, az értékesítési csoport adminisztratív feladatait végző munkatársa a saját területük valamennyi ügyviteli teendőjét saját feladatkörükben teljesítik, az ügyvezető igazgató felhatalmazása alapján az ügyvezető igazgatói asszisztens útmutatásai szerint is. Ez nem sérti a szervezeti egységek közvetlen irányítói jogköreit. A Társaság ügyviteli rendjének szabályszerű működését szolgálja. az asszisztens munkáját, munkairányításával gyakornok segítheti. A gyakornok tanulmányai alapján más szervezeti egységek munkájában is részt vesz, annak vezetőjének az útmutatásai szerint (marketing csoport) a titkárság biztosítja a belső és külső információ-áramlást Az ügyfélforgalom irányítása és a felmerülő adminisztrációs teendők ellátása az ügyvezető igazgató irattárának kezelése szabadságolási terv és nyilvántartás koordinálása, delegálása más szervezeti egységek felé, ahol a szervezeti egységek adminisztratív feladatait ellátó munkatársa felelős az elkészítéséért, a Titkárságnak történő átadásáért adatszolgáltatás a munkaügyi nyilvántartásokhoz a Miskolc Holding Zrt. HR. partnerrel közvetlen kapcsolattartás, értve ez alatt az ügyvezető igazgatói felhatalmazás alapján történő bér-, munkaügyi adminisztratív teendők egyeztetését, személyes adatkezelést a munkavégzéshez szükséges irodai eszközök biztosításának koordinálása, a gazdasági csoport munkatársainak közreműködésével belső szabályzatok, utasítások nyilvántartása, szétosztása, delegálása a Társasághoz érkező postai és banki anyagok átvétele, ügykezelése, végfelhasználó felé történő továbbítása, ügykövetése az iktatással, irattározással kapcsolatos nyilvántartások naprakész, folyamatos vezetése az ügyvezető igazgatói titkárságon keletkező iratok postai előkészítése, végrehajtása, nyilvántartása egyéb titkársági feladatok ellátása Felelősség: az ügyvezető igazgatói asszisztensnek munkajogi, polgárjogi felelősség terhe mellett szigorú titoktartási kötelezettsége van felelősséget vállal a feladatok pontos, határidőben történő elkészítéséért Kommunikációs szakértő Az ügyvezető igazgató közvetlen munkairányításával dolgozik a kommunikációs szakértő. Feladata a Társaság működésével, különös tekintettel a Marketing Szervezet és a szerkesztőségek munkájával kapcsolatos javaslattétel az ügyvezető igazgató számára, illetve kapcsolattartás a Társaság partnereivel. Munkáját önállóan végzi, igény szerint a Titkárság munkatársának az adminisztratív segítségével. 20