DOTPROJECT PROJECTMENEDZSMENT SZOFTVER KÉZIKÖNYV

Átírás

1 DOTPROJECT PROJECTMENEDZSMENT SZOFTVER KÉZIKÖNYV E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1

2 A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2

3 1. Metaadat-táblázat Megnevezés Leírás Cím (dc:title) dotproject projectmenedzsment szoftver - kézikönyv Kulcsszó (dc:subject) Kézikönyv, projektmenedzsment Leírás (dc:description) A kézikönyv elısegíti a dotproject projektmenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében. Típus (dc:type) Szöveg Forrás (dc:source). Kapcsolat (dc:relation). Terület (dc:coverage) Magyarország Létrehozó (dc:creator) e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Kiadó (dc:publisher) Miniszterelnöki Hivatal Résztvevı (dc:contributor) KOPINT-DATORG Zrt Jogok (dc:rights). Dátum (dc:date) Formátum (dc:format) MS-Word Azonosító (dc:identifier). Nyelv (dc:language) HU Verzió (dc:version) V1 Státusz (State). Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_dotProject_kezikonyv_081128_V1.doc Méret (Size). Ár (Price). Felhasználási jogok (UserRights). E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 3

4 2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve dotproject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv A dokumentum készítıjének neve KOPINT-DATORG Zrt. A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma Verziószám V1 Összes oldalszám 97 A projekt azonosítója E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V Minıségbiztosításra átadva E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 4

5 3. Szövegsablon Megnevezés Leírás 5. Elıszó (Foreword) A Kézikönyv környezetének bemutatása 6. Bevezetés (Preamble) Megközelítés (célok, terjedelem) és módszertan 7. Alkalmazási terület (Scope) Bemutatja, hogy a Kézikönyv milyen fıbb szakmai területekre terjed ki 8. Rendelkezı hivatkozások Bemutatja, hogy kinek és milyen célú felhasználásra készült a kézikönyv (References) 9. Fogalom-meghatározások A legalapvetıbb, átfogó fogalmak meghatározása (Definitions) A tanulmány egyedi A Kézikönyv egyedi tartalma tartalma (UniqueContent) 12. Bibliográfia A dokumentum készítése során felhasznált szakirodalom 13. Rövidítésgyőjtemény A dokumentumban használt rövidítések 14.. Fogalomtár A dokumentumban használt, fontosabb fogalmak és azok magyarázata 15 Ábrák A dokumentumban megtalálható ábrák jegyzése 16. Mellékletek (Appendix) A dokumentum mellékletei E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 5

6 4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT VÁLTOZÁSKEZELÉS 4 3. SZÖVEGSABLON 5 4. TARTALOMJEGYZÉK 6 5. ELİSZÓ 8 6. BEVEZETÉS MEGKÖZELÍTÉS - A KÉZIKÖNYV CÉLJA MÓDSZERTAN A DOKUMENTUMKÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE) RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES) FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS) MI A PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVER? MELYEK A PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI? A PROJEKTMENEDZSMENT SZOFTVERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK KÖVETELMÉNY-CSOPORTOK FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK DOTPROJECT (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) PROJEKTMENEDZSMENT RENDSZER A DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER ÜZEMBE HELYEZÉSE A DOTPROJECT SZOFTVER ONLINE ÜZEMMÓDJA A DOTPROJECT SZOFTVER OFFLINE ÜZEMMÓDJA A DOTPROJECT PROJEKTMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER HASZNÁLATA KIK SZÁMÁRA JAVASOLT A DOTPROJECT SZOFTVER HASZNÁLATA? MILYEN ISMERETEK, TAPASZTALATOK SZÜKSÉGESEK A DOTPROJECT HASZNÁLATÁHOZ? A LEGALAPVETİBB PROJEKTMENEDZSMENT ISMERETEK RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA A DOTPROJECT FİBB (ÁLTALÁNOS) JELLEMZİI 50 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 6

7 HOGYAN KEZDJÜNK EL DOTPROJECT RENDSZERREL ÉLESBEN DOLGOZNI? BELÉPÉS A RENDSZERBE; FİMENÜ COMPANIES /SZERVEZETEK ADATAINAK MEGADÁSA, KARBANTARTÁSA CONTACTS KONTAKT SZEMÉLYEK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE RESOURCES ERİFORRÁSOK FELVITELE, MEGTEKINTÉSE, MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉSE NEW PROJECT ÚJ PROJEKT FELVITELE ADD TASK - PROJEKTEKHEZ FELADATOK, MÉRFÖLDKÖVEK MEGADÁSA, MEGVALÓSULÁSUK KÖVETÉSE PROJEKTEK LEZÁRÁSA PROJEKTEK MEGJELENÍTÉSE FUNKCIÓK ÉS AZOK HASZNÁLATA CALENDAR, EVENT NAPTÁRKEZELÉSI, ESEMÉNYKEZELÉSI FUNKCIÓK HASZNÁLATA USER ADMIN, SYSTEM ADMIN FELHASZNÁLÓK ADMINISZTRÁCIÓJA, RENDSZERADMINISZTRÁCIÓ MAGYAR NYELVŐ KÉPERNYİ-FELIRATOKRA TÖRTÉNİ ÁTTÉRÉS (LANGUAGE SUPPORT / TRANSLATION MANAGEMENT) HA MÁR NAGYON PROFI MÓDON TUDJUK A RENDSZERT HASZNÁLNI KIEGÉSZÍTİ MODULOK TELEPÍTÉSE, HASZNÁLATA DOTPROJECT TERVEZETT / VÁRHATÓ FEJLESZTÉSEK LISTÁJA A DOTPROJECT PROJEKTMENDZSMENT SZOFTVER HASZNÁLATÁNAK KÖLTSÉGEI AZ ONLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI AZ OFFLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI BIBLIOGRÁFIA RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY FOGALOMTÁR ÁBRÁK MELLÉKLETEK 98 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 7

8 5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv ( ) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása, valamint a projektmenedzsmentet és a projekt dokumentációk kezelését támogató szoftverekhez Kézikönyv és Oktatási anyag kidolgozása is a projekt részét képezi. Az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 8

9 A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az E-közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt (Projekt) E-közigazgatási pilot projektek indítása alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az Alprojekt keretében négy, tartalmában egymással szorosan összefüggı dokumentum készül: dotproject Kézikönyv dotproject - Oktatási segéd. A jelenlegi ajánlások javaslatok és adaptáció Knowledgetree Kézikönyv Knowledgetree Oktatási segédanyag A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: projektmenedzsment (tervezés, követés) projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l. projekt-háromszög - határidı, minıség, költség). A jelen Kézikönyvben a projektgazda szervezetek projektvezetıi (projektadminisztrátorai) számára áttekintjük a dotproject szoftver üzembe helyezésének és áttekintésének legfontosabb feladatait. E kötet célja a szoftver gyakorlati alkalmazásának, napi használatának támogatása, míg a szoftver használatára történı felkészülést a dotproject Oktatási anyag címő kötet hivatott elısegíteni. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 9

10 6. Bevezetés 6.1. Megközelítés - A Kézikönyv célja A dotproject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv címő dokumentum (Dokumentum) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy elısegítse a dotproject projektmenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében elısegíteni a dotproject projektmenedzsment szoftver használatát az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára A Kézikönyvnek választ kell adni az alábbi kérdésekre: Hogyan vegyük használatba a dotproject projektmenedzsment szoftvert online, illetve offline üzemmódban? Hogyan használjuk a dotproject projektmenedzsment szoftvert projektek tervezése, megvalósítása követése, módosítása, lezárása során? 6.2. Módszertan a dokumentumkészítés módszertana A Kézikönyv elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. Figyelembe vesszük a feltételezett felhasználók feltételezett, elvárható, alapvetı informatikai ( digitális írástudás ) és projektekkel kapcsolatos ismereteit, illetve tapasztalatát is. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 10

11 7. Alkalmazási terület (scope) A dotproject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv címő Dokumentumban, bemutatjuk a szoftver használatba vételez szükséges, legfontosabb tevékenységeket (offline, illetve online használat esetén is. Ugyancsak bemutatjuk, hogyan lehet a szoftver segítségével új projektet tervezni, projekthez tevékenységeket, mérföldköveket felvinni, azokat ütemezni, a tevékenységekhez erıforrásokat allokálni, projekt megvalósulását követni, projekttervet, ütemtervet nyomtatni, illetve projektet lezárni. Nem célja a Kézikönyvnek természetesen sem alapvetı informatikai (rendszergazdai, illetve felhasználói) ismereteket nyújtani, ezek meglétét feltételezzük. Nem tartozik a Kézikönyv feladatai közé alapvetı projektvezetési vagy projekt módszertani ismeretek nyújtása sem, ezek meglétét szintén feltételezzük. A jelen Kézikönyv, a benne foglaltak célközönségét elsıdlegesen azok a (fıleg kisebb) szervezetek alkotják, amelyek projektgazdaként közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteket hajtanak végre (például települési önkormányzatok, amelyek nem rendelkeznek projektvezetést támogató alkalmazással). E szervezeteken belül a Kézikönyv egyrészt azon rendszergazdákat segíti, akik feladata lesz a szoftver telepítése, illetve annak alkalmazása során a végfelhasználók informatika-oldali támogatása, másrészt azok a projektvezetık (projektadminisztrátorok), akik a fejlesztési projekteken dolgoznak (végfelhasználók). A Kézikönyv célközönségbe tágabb értelem beleértendık a Közigazgatási Reform Programokhoz tartozó projektek (és további projektek) projektgazda-szervezeteinek a vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a Közigazgatási Reform programok projektjei (és további projektek) eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 11

12 8. Rendelkezı hivatkozások (references) dotproject projectmenedzsment szoftver. Kézikönyv c. Dokumentum kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja E-közigazgatási keretrendszer kialakítása kiemelt projekt (Projekt) keretében készül. A Kézikönyv a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program), valamint további programok és projektek projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, illetve annak érdekében is elsısorban a projektmenedzsment és a projekt dokumentációkezelési feladatokat. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 12

13 9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1. Mi a projektmenedzsment szoftver? A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektek (és további projektek) tervezését, megvalósítását, annak irányítását, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT (valamint további programok, tervek) céljai elérését Melyek a projektmenedzsment rendszer fıbb funkciói? A projektmenedzsment szoftver fıbb funkciói: Projektek létrehozása Projektekhez mérföldkövek, feladatok, ütemezés készítése, Projekt feladatokhoz erıforrások hozzárendelése, Projektek megvalósulásának követése, projektterv aktualizálása, Projektek adatainak megjelenítése Projektek lezárása Szervezetek, szervezeti egységek, humán és további erıforrások nyilvántartása Rendszeradminisztráció E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 13

14 10. A projektmenedzsment szoftverrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a projektvezetést támogató szoftverrel szemben, és melyek ezek a követelmények. A projektmenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai és a további programok, tervek keretében megvalósuló, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projektvezetési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok, az ÚMFT, illetve a további programok, tervek sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszert (szoftvert) adni a projektgazda szervezetek kezébe, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektvezetési feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: tervezés, elıkészítés, irányítás, ellenırzés elszámolás, zárás Követelmény-csoportok A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze: - funkcionális követelmények - technikai követelmények Funkcionális követelmények A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık. Alapvetı követelmények: Adjon lehetıséget egyszerő és összetett projektek feladatainak létrehozására, tervezésére, kölcsönzésére; Adjon lehetıséget a projekten belül tevékenységi terv kidolgozására; Támogassa az egyes feladatokhoz erıforrások hozzárendelését (személy, eszköz, materiál); Támogassa az egyes részfeladatok függıségének megadását; Adjon lehetıséget a projekt során a készültségi szintek nyomonkövetésére; Biztosítson költségtervezési funkciót; Adjon lehetıséget projektek közötti kapcsolatok definiálására; Adjon lehetıséget projektek közzétételére; Támogassa tartalék idık adminisztrálását; Adjon lehetıséget a részfeladatok átfutási idejének megadására; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 14

15 Támogassa megosztott resource pool-ok kezelését, melyeket projektek közt megoszthatóak; Minden erıforrás rendelkezzen saját naptárral, melyben a foglaltsága nyomon követhetı; Tökéletes együttmőködés, kétirányú átjárhatóság legyen a projektvezetési alrendszer és a projekt dokumentációkezelési alrendszer között; Adjon lehetıséget az elkészült projektterv mentésére, nyomtatására; Biztosítson többféle nézetet a projekt tervezése során (naptár típusú nézet, Gantt diagramm, hálózati diagramm, feladatok munkaóra-felhasználása, erıforrások kihasználtsága stb.); Támogassa ismétlıdı feladatok létrehozását; Központi relációs adatbázisban tárolja a projekt adatokat; Adjon lehetıséget az elkészült projektek webes felületen való megtekintésére; Az ismétlıdı feladatokat támogassa varázslókkal (Projekt létrehozás, feladatok létrehozása, erıforrás hozzárendelés, riporting, stb.); Biztosítson integrációs lehetıséget az alapvetı Office alkalmazásokhoz; Adjon lehetıséget a projektek portál rendszerben való megjelenítésére; Legyen megfelelı mértékben skálázható; Mutassa ki az esetleges erıforrás túlterheléseket; Adjon lehetıséget a projektek elırehaladásának követésére, változásaira; Adjon lehetıséget a projekt korábbi állapotához viszonyított eltérések elemzésére; Támogassa a dokumentumok, kockázatok, problémák rögzítését a projektfeladatokhoz; Támogassa a tevékenység tervezés során a listázást, szakaszolást, ütemezést, valamint határidık, korlátok és kritikus út megadását; Biztosítsa a szervezet erıforrás készleteinek központi nyilvántartását; Támogassa sablonok kialakítását; Erıforrások kezelésénél különböztessen meg emberi és anyagi erıforrásokat; Adjon lehetıséget kockázatok, problémák kezelésére, melyek tevékenységekhez kapcsolhatóak, valamint felelısök rendelhetıek hozzá; Tartalmazzon vezetıi nézeteket, jelentéseket A nézetek kialakítása során adjon lehetıséget jogosultsági szintek megadására; Felsıbb szintő követelmények Manapság a projektmenedzsment szervezetek idı-, költség- és erıforrás-kezelı kihívásokkal küzdenek, különösen a vezetıi szinteken. Ezért a vezetık számára nehézséget okoz a projektek és az operatív tevékenységek összevetése a költségvetéssel, az erıforrások kapacitásszintjével, hogy mindezt az adott szervezet igényeihez igazítsák. A modern projektmenedzsment támogató eszközök ezekhez nyújtanak segítséget, melyeknek a következı felsıbb szintő igényeket is ki kell tudniuk elégíteni: tegyék láthatóvá a projektmenedzsment szervezetek számára mind a stratégiai és operatív igényeket, mind a már folyó projekteket és programokat; nyújtsanak olyan felülrıl-lefelé tervezı szolgáltatásokat, amelyeket az alulról építkezı részletes projekttervek támogatnak; E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 15

16 segítsék a szervezetet abban, hogy gyorsan alkalmazkodni tudjon az elıre nem látható változásokhoz miközben folyamatosan igazodik a szervezeti elvárásokhoz is; segítsék elı, hogy a munka szervezeti eredményhez vezetı módon folyjon; növelje az átláthatóságot, és tegye lehetıvé a követelményeknek való megfelelést fenntartó vezérlést Technikai követelmények A projektvezetést támogató rendszerrel szemben támasztott technikai követelmények a következık: Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a rendszerhez, dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége) A browser-en keresztül történı használat preferált Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı rendszer Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás); Teljeskörő együttmőködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetést támogató rendszer és a projekt dokumentációkezelési rendszer között Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel 11. dotproject (nyílt forráskódú) projektmenedzsment rendszer A egy web-alapú, többfelhasználós, többnyelvő, nyílt forráskódú projektmenedzsment keretrendszer, ami magába foglalja az alábbi modulokat: cégek, projektek, feladatok (Gantt diagrammal), fórumok, fájlok, naptárak, névjegyzékek, helpdesk, többnyelvő támogatás, fájl/modul engedélyek és témák A dotproject egy nyílt forráskódú projektmenedzsment alkalmazás, amelyet díjmentesen támogatnak a web-fejlesztık a világ minden részérıl. A dotproject PHP-ban íródott és bárki ingyen letöltheti és használhatja. A dotproject tiszta és egyszerő felhasználói felülettel rendelkezik, így könnyő vele dolgozni. Fı jellemzıi magukban foglalják: User Management / Felhasználókezelés Ticketing Support System provided via / hibajelentı rendszer ( en keresztül mőködik) Client Management / ügyfélkezelés Task Listing / Feladatok listázása File Archive / Fájlok archiválása Contact List / Kapcsolatok (kontakt személyek) listázása Calendar / Naptár Discussion Forum / Fórum (vitafórum) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 16

17 Ingyenesség A dotproject egy nyílt forráskódú szoftver, amely bárki számára ingyenes. Ez a szoftver bárki által ingyenesen letölthetı. A rendszerhez nyújtott, napi szintő támogatás, amelyet önkéntesek biztosítanak, szintén ingyenes. A dotpoject mögött nem áll egy vállalat, a szoftver menedzselését, karbantartását, fejlesztését és támogatását egy önkéntes csoport, illetve a felhasználók saját maguk végzik. Kézikönyv A Kézikönyv feladata, hogy segítséget nyújtson a közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteken dolgozó, különbözı szervezeteknek, illetve munkatársaknak a dotproject szoftver - üzembe helyezését, illetve - használatát illetıen. A dotproject projektmenedzsment tevékenységeket támogató rendszer - üzembe helyezése alatt alapvetıen informatikusi (célszerően rendszergazdai), míg - használata alatt alapvetıen projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladatokat értünk A dotproject projektmenedzsmentet támogató szoftver üzembe helyezése A dotproject egy, BSD licenceléső 1, PHP-MySQL és web alapú projektmenedzsment alkalmazás, Gantt diagram támogatással. A dotproject, projektmenedzsmentet támogató szoftver használata alapvetıen kétféle üzemmódban képzelhetı el: - online üzemmód, amikor is a nyílt forráskódú, szabad szoftvert nem töltjük le, hanem interneten keresztül érjük el és használjuk, - offline üzemmód, amikor is a szoftvert saját számítógépre (célszerően egy notebook-ra) letöltjük, telepítjük, s ott használjuk Az online üzemmód nem igényel üzembe helyezési, informatikusi feladatokat Offline üzemmód esetén a szoftvert és az annak használatához szükséges, különbözı szoftvereszközöket telepíteni kell. Ez informatikai feladat, amit célszerően informatikus, rendszergazda végezhet. 1 Berkeley Software Distribution (BSD) azon UNIX leszármazottak neve, melyet az 1970-es években kezdtek el fejleszteni a Berkeley Egyetemen Kaliforniában. A nevet együttesen használják azok mai modern leszármazottainál E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 17

18 (A rendszergazda további feladata lehet a végfelhasználók támogatása a dotproject használata során, kiemelten az esetlegesen fellépı informatikai problémák megoldása vonatkozásában.) E kézikönyv dotproject szoftver telepítését, üzembe helyezését, annak feladatait bemutató fejezetének használatához így alapvetı informatikai, pontosabban rendszergazdai ismeretek szükségesek, illetve ezek, valamint bizonyos mértékő rendszergazdai tapasztalat meglétét feltételezzük A dotproject szoftver online üzemmódja - Hol és hogyan érhetı el a dotproject szoftver online használatra? A dotproject rendszer az alábbi URL címen érhetı el: Az online használathoz o lépjünk be a fenti URL címen található site-ra, o regisztráljuk magunkat bal oldalt, alul kattintsunk a You can log-in or register for a user account here szövegen belül a kék színő részre (amely egy a oldalra mutató hyperlink) az oldal közepén, felül a következı felirat jelenik meg: User log-in and registration Please select an option from the menu below: Log-in. Register. Retrieve lost password. Kattintsunk a Register sorra! Az alábbi angol nyelvő szöveg jelenik meg: Welcome to dotproject - Open Source Software user registration area. You must be 13 or over, or have parental permission to register for an account on this site. I am 13 or over, or I have parental consent to register for an account on this web site (By clicking on the above link you certify that you are either 13 or over, or that you have parental consent to register an account on this web site.) I am under 13 and/or do not have parental consent. Üdvözöljük a dotproject rendszerben nyílt forráskódú felhasználó regisztrációs terület Ahhoz, hogy ezen az oldalon regisztrálj, legalább 13 évesnek kell lenned, vagy, rendelkezned kell szülıi engedéllyel A regisztrációhoz kattintsunk az elsı bekezdés utolsó, kék színő sorára (13 éves vagy idısebb, vagy 13 év alatti, de szülıi engedéllyel bíró felhasználó). - A regisztrációhoz az alábbi adatokat kell megadni E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 18

19 User name / felhasználónév address / cím address (for verification) / cím (még egyszer, ellenırzés céljából) A regisztráció ingyenes. A regisztrációt nem küldik el és nem adják át harmadik személynek A sikeres regisztrációt követıen a rendszer a megadott címre megküldi a jelszót. A fenti felhasználónévvel és ezzel a jelszóval lehet majd az online használatra bejelentkezni a már ismert URL-címre ( jobb felsı sarok, Log in felirat) Bejelentkezést követıen válasszuk ki dotproject demo menüpontot, jelentkezzünk be a rendszerbe és dolgozhatunk. A demo rendszert éles üzemmódra lehetıleg ne nagyon használjuk, inkább csak a rendszerrel történı ismerkedés, illetve tanulás céljára. - Milyen fontosabb elıfeltételei vannak az online használatnak? Számítógép (PC, laptop), operációs rendszer (Windows, Linux) internet browser, széles sávú internet-hozzáférés, nyomtató Browserként a Firefox használata preferált. A Firefox ingyenesen letölthetı és használható a következı helyrıl: angol nyelven (angol nyelvő program, angol nyelvő képernyırıl) magyar nyelven (magyar nyelvő program, magyar nyelvő képernyırıl) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 19

20 Kattintsunk az Ingyenes letöltés felirat melletti nyílra! A megjelenı ablakban válasszuk a Fájl mentése gombot! A rendszer letölti a Firefox Setup programot, amelynek iconja megjelenik az asztalon. Ezt elindítva automatikusan megtörténik a Firefox browser program E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 20

21 telepítése, melynek befejezését követıen a szoftver használható. (A szoftverhez rendszeres frissítés is tartozik, szintén ingyenesen.) A Firefox browser jelenleg Windows, MAC OS X és Linux rendszerekre áll rendelkezésre, magyarul, angolul (és további nyelveken) Az ún. Cookies ( Sütik ) használatának engedélyezve kell lenni. Ezt a browser programban tehetjük meg A Firefox browser szoftver esetében a következıképpen történhet: Fımenü eszközök beállítások Sütik Sütik elfogadása webhelyrıl Microsoft Internet Explorer browser esetében a Cookies ( Sütik ) engedélyezések beállítása az alábbi módon lehetséges: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 21

22 Fımenü Eszközök Internetbeállítások Adatvédelem Speciális Az automatikus cookie-kezelés felülbírálata Külsı cookie-k Elfogadás A dotproject szoftver offline üzemmódja - A dotproject szoftver telepítése az offline használathoz Az offline használat fontosabb elıfeltételei Számítógép (laptop, PC), operációs rendszer (Windows, Linux) internet browser, széles sávú internet-hozzáférés, nyomtató Ki végezze a telepítést? Annak ellenére, hogy a szoftver telepítése jól támogatott, automatizált, mégis azt javasoljuk, hogy azt felkészült és tapasztalt informatikus, célszerően a rendszergazda végezze el. (A letöltés támogatása angol nyelven érhetı el.) Honnan, milyen komponenseket kell telepíteni? A dotproject rendszer az alábbi URL címrıl tölthetı le offline használatra: Hogyan telepítsük a dotproject-et saját website-unkra? E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 22

23 Az alábbiakban lépésrıl-lépésre bemutatjuk, hogyan tölthetı le / telepíthetı a rendszer. (Tekintettel arra, hogy a potenciális projektgazdák Windows rendszert hasznának, a letöltés folyamatát Windows (XP) környezetre mutatjuk be, azzal a megjegyzéssel, hogy a dotproject rendszer természetesen mőködıképes Linux környezetben is.) A dotproject letöltéshez és lokális mőködéshez az alábbi lépések követése javasolt 1. dotproject állományok letöltése 2. Magyar nyelvi modul letöltése 3. Web szerver letöltése és telepítése 4. MySql és PHP konfiguráció 5. dotproject installálása A dotproject állományok letöltése Lépjünk be a oldalra! Kattintsunk a downloads (letöltések) gombra! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 23

24 Itt megtaláljuk az alaprendszer letöltési címét sf.net/projects/dotproject illetve a további modulok letöltési helyét: sf.net/projects/dotmods. Az alaprendszer letöltési helyére a következı képernyı nyílik meg: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 24

25 A zöld Download gombra kattintva további képernyı nyílik meg A táblázat dotproject sorának Download gombjára kattintva az alábbi képernyı jelenik meg: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 25

26 A webserver letöltése és installálása A dotprojekt mőködéséhez szükséges egy Windows alatt mőködı lokális webszerver (PHP, Apache, MySQL) letöltése és installálása. Ezen szolgáltatásokat nyújtó több nyilt forráskódú megoldás érhetı el Windows felhasználók számára, ezek közül az egyik legjobban ismert és támogatott az XAMPP a továbbiakban a linkrıl XAMPP letöltését és installálását mutatja be a dokumentum. A XAMPP Windows [Basic package] Installer linkre kattintva a következı képernyı jelenik meg: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 26

27 A letöltés automatikusan elindul, amit elmentünk. Válasszuk a mentés gombot. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 27

28 A programot elindítva a következı ablakok jelennek meg: A Futtatás gomb lenyomását követıen az a következı ablakok jelennek meg: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 28

29 OK gomb. Next gomb. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 29

30 Next gomb. Install gomb. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 30

31 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 31

32 Finish gomb Megkérdezi indítsuk-e el a XAMPP vezérlı panelt. Igen gombbal továbbhaladva megjelenik a vezérlı panel. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 32

33 Az Apache Start gombbal indítsuk el az Apache és MySql szolgáltatásokat. A zöld Running felirat jelzi a szolgáltatás megfelelı mőködését. Mőködik a webszerverünk, gyızıdjünk meg a webszerverünk megfelelı mőködésérıl, a böngészı (Internet Explorer) írjuk be a címet, a következı képernyınek kell megjelennie: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 33

34 Az English linkre kattintva a következı képernyı jelenik meg: Ennél a pontnál javasolt újraindítani a Windowsunkat. Másoljuk a korábban letöltött dotproject állományokat a C:\xampp\htdocs könyvtárba. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 34

35 A Magyar nyelvi modult másoljuk be a C:\xampp\htdocs\dotproject\locales könyvtárba. MySQL és PHP konfiguráció Indítsuk el a XAMPP verzérlıpultot és gyızıdjünk meg arról, hogy az Apache és a MySQL szolgáltatás fut. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 35

36 Írjuk be a címet, a következı képernyınek kell megjelennie: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 36

37 A Tools phpmyadmin linkkel a következı képernyıre jutunk: A Language legördülı listában a nyelvet állítsuk magyarra. A Privilégiumokra kattintva a következı képernyıt látjuk: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 37

38 Új felhasználó hozzáadása link: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 38

39 Felhasználói név Hoszt Jelszó dp_user localhost teszt Globális privilégiumok Összeset kijelöli link: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 39

40 Végrehajt gomb: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 40

41 Privilégiumok hozzáadása a következı adatbázishoz: dotproject Végrehajt gomb: Adatbázis-specifikus privilégiumok Összeset kijelöli, majd Végrehajt gomb. dotproject installálása címet beírva a böngészıbe az alábbi információkat tartalmazó képernyı jelenik meg: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 41

42 Menjünk tovább a Click here kinkkel: dotproject Installer Welcome to the dotproject Installer! It will setup the database for dotproject and create an appropriate config file. In some cases a manual installation cannot be avoided. There is an initial Check for (minimal) Requirements appended down below for troubleshooting. At least a database connection must be available and../includes/config.php must be writable for the webserver! Start Installation Check for Requirements PHP Version >= 4.1 (5.2.6) Server API GD Support (for GANTT Charts) Zlib compression Support (apache2handler) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 42

43 File Uploads (Max File Upload Size: 16M) Session Save Path writable? (C:\xampp\tmp) Database Connectors The next tests check for database support compiled with php. We use the ADODB database abstraction layer which comes with drivers for many databases. Consult the ADODB documentation for details. For the moment only MySQL is fully supported, so you need to make sure it is available. ibase Support Informix Support LDAP Support msql Support MSSQL Server Support Not available Not available Not available Not available MySQL Support () ODBC Support Oracle Support PostgreSQL Support Not available SQLite Support (2.8.17) Sybase Support Not available Check for Directory and File Permissions If the message 'World Writable' appears after a file/directory, then Permissions for this File have been set to allow all users to write to this file/directory. Consider changing this to a more restrictive setting to improve security. You will need to do this manually../includes/config.php writable?./files writable?./files/temp writable?./locales/en writable? World Writable World Writable World Writable Recommended PHP Settings Safe Mode = OFF? Register Globals = OFF? Session AutoStart = ON? Session Use Cookies = ON? Session Use Trans Sid = OFF? Try setting to ON if you are experiencing a WhiteScreenOfDeath E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 43

44 Other Recommendations The dotproject team openly recommend Free Open Source software (FOSS). This is not just because dotproject is a FOSS application, but because we believe that the FOSS development method results in better software, with a lower Total Cost of Ownership (TCO). These recommendations reflect that belief, and the fact that as FOSS developers, we develop on FOSS systems, so they will have better support sooner than other non-foss systems. Free Operating System? Supported Web Server? Standards Compliant Browser? It seems you are using a proprietary operating system. You might want to consider a Free Open Source operating system such as Linux. dotproject is usually tested on Linux first and will always have better support for Linux than other operating systems. (Apache/2.2.9 (Win32) DAV/2 mod_ssl/2.2.9 OpenSSL/0.9.8i mod_autoindex_color PHP/5.2.6) It seems you are using Internet Explorer. This browser has many known security risks and is not standards compliant. Consider using a browser such as Firefox - the dotproject team in the main develops for Firefox first. A képernyın a rendszer ellenırzi, hogy a minimális követelményeknek megfelel-e az installáció. Start installation gomb: Jelszó egyezzen meg a PHP MyAdmin képernyın megadott jelszóval, majd install db & write cfg gomb: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 44

45 Alapértelmezett felhasználónév: admin Alapértelmezett jelszó: passwd Login gomb A dotproject rendszer használatra kész. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 45

46 - A telepített dotproject szoftver tesztelése (a telepítés sikerességének ellenırzése) A telepítést végzı rendszergazdának és az alkalmazást majdan használó projektvezetınek (projektadminisztrátornak) célszerő egy technikai és felhasználói tesztet összeállítani és végrehajtani annak érdekében, hogy mind technikai, mind pedig tartalmi értelemben meggyızıdjenek a szoftver mőködıképességérıl, illetve használhatóságáról. Ezzel elkerülhetı az, hogy az esetleges problémák majd az éles használat idején, a támogatott projekt beindulását követıen jelentkezzenek és fennakadást, késedelmet okozzanak annak megvalósítása során, a határidık tekintetében A dotproject projektmenedzsmentet támogató szoftver használata A dotproject nyílt forráskódú, web alapú, moduláris felépítéső, többnyelvően használható, fejlett és a felhasználók körében igen népszerő, széles körben használt projektmenedzsment keretrendszer Kik számára javasolt a dotproject szoftver használata? A dotproject nyílt forráskódú szoftver, amely (jelenleg) térítésmentesen használható mind online, mind pedig offline üzemmódban. A dotproject projektmenedzsment tevékenységet támogató szoftver használata elsısorban olyan, kisebb projektgazda-szervezetek, illetve projekt-teamek számára javasolt, amelyek közigazgatás-fejlesztési (vagy további) projekteket hajtanak végre, s még nem rendelkeznek projektmenedzsment szoftverrel (s a projekt szőkös költségvetése nem is teszi lehetıvé ilyen szoftver beszerzését) Milyen ismeretek, tapasztalatok szükségesek a dotproject használatához? A dotproject, projektmenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladat, melyhez az alábbi, alapvetı kompetenciák szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük: - legalább alapvetı projektmenedzsment (projektadminisztrációs) ismeretek - legalább alapvetı számítógép-kezelési (felhasználói szintő) ismeretek A legalapvetıbb projektmenedzsment ismeretek rövid összefoglalása A projekt elıre megtervezett tevékenységek együttese, mely tevékenységek - egy meghatározott, jelentıs mérető, egyedi cél érdekében E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 46

47 - egy meghatározott idın belül - bizonyos megszorításokkal (pl. költségvetés, erıforrás-korlátok) végzendık el. 1. ábra:a projekttel szembeni elvárások ábrázolása a projekt háromszög (triple constraint) segítségével Három különbözı eleme definiál egy projektet korrekt módon: Célok: Terjedelem: Stratégia A végsı állapot, amelyet a projekt menedzsment el akar érni. A projektek egy része több alprojektre bomlik szét, s ezen alprojektek céljai hierarchiát alkotnak. mindaz, amiért a projektmenedzsment felelısséggel tartozik. a mód, ahogy a projekt menedzsment teljesíti majd a projekt céljait. Fıbb kockázatok a fenti három elemmel kapcsolatban: - nem határozzák meg jól a célt, - nem pontosan definiált, hogy mi tartozik bele a projektbe és mi nem, - hiányos a stratégia (tervezési probléma), illetve nem megfelelı annak végrehajtása nem megfelelı a projekten belüli, illetve a projekt és a környezet közti kommunikáció, a már elindított projektekben nem a terveknek megfelelıen történik a munkavégzés. A fenti kockázatok csökkenthetık - megfelelı tervezéssel, - a tervek szerinti végrehajtással A határidı, a költségek és a minıség A határidı, a költségek és a minıség az a három célkitőzés, amit a projektmenedzsmentnek teljesítenie kell. Az idı rugalmas erıforrás Az egyes tevékenységek lerövidíthetık, a teljes projekt átfutási ideje azonban csak a projekt céljainak újradefiniálása útján változtatható meg A pénz, a költség is lehet egy rugalmas erıforrás, az egyik legfontosabb projekt menedzsment feladat az erıforrások felhasználásának olyan módon történı irányítása, hogy a projekt ne lépje túl az eredetileg tervezett költségeket. A projektnek el kell érni a minıségi célkitőzéseket. E célok relatív fontossága a különbözı projektek esetében eltérı lesz. A projekt terjedelme E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 47

48 A projekt terjedelme azonosítja az elvégzendı feladatokat, az elıállítandó termékeket, az elérendı eredményeket. Ez segít tisztázni valamennyi résztvevı felelısségét, aki csak részt vesz a projektben. Habár a projekt terjedelme rögzítésre kerül a projekt specifikációjában, a külsı és belsı változások következtében szükség lehet az eredeti terjedelem megváltoztatására. A projekt határai Nem része a projektnek a projekt által elıállított termékek használata, üzemeltetése (kivételes esetektıl eltekintve), hiszen például egy információs rendszer üzemeltetése nem is projektszerő, hanem folyamatos feladat. Ez alól bizonyos értelemben kivételt jelentenek, többek között, azok a pályázati támogatással megvalósuló projektek, ahol a fenntartási (üzemeltetési és mőködési) szakasz is a projekt része. Az információs rendszer üzemeltetése ez esetben sem projektszerő feladat, de olyan elvárt, illetve vállalt indikátor-értékeket, kitőzött célokat kell teljesíteni, ami viszont projektszerő feladatokat is igényel (pl. beavatkozás annak értekében, hogy az elvárt mutatók teljesüljenek). A projektstratégia A projektstratégia definiálja, hogyan fogja a szervezet elérni a projekt céljait, hogyan nyújtja majd az elvárt mértékő teljesítményt. A projektstratégiának elıször definiálnia kell a projekt fázisait, amely fázisok a projektet mint egészet idı-alapú szekciókra bontják le. Ezután a projekt stratégia ún. mérföldköveket helyez el, azaz olyan fontos eseményeket jelölnek ki a projekt életciklusában, amelyeknél felülvizsgálatra kerül az idı, a felhasznált költségek és a minıség. A projekttervezés négy egyértelmő célt szolgál: - meghatározza a projekt költségeit és idıtartamát; - meghatározza a projekt számára szükséges erıforrások szintjét; - segítséget nyújt a feladatok allokálásában és a folyamatok ellenırzésében; - segít megbecsülni / megállapítani / értékelni bármely változás hatását a projektre. A projektmenedzsment tervezi, irányítja, és ellenırzi az erıforrásokat (emberek, technikai eszközök) annak érdekében, hogy a projekt teljesíteni tudja a vele szemben támasztott, elérendı eredményre, betartandó költségekre és határidıre vonatkozó elvárásokat. A projektmenedzsment nem egy egyszer végrehajtásra kerülı eljárás; többször is szükség lehet ennek megismétlésére a projekt életciklusa alatt, ha a körülmények változnak. E folyamat az alábbi öt feladat teljesítése révén éri el a célját. A tevékenységek azonosítása A projektek többsége túl komplex ahhoz, hogy hatékonyan lehessen azokat tervezni és irányítani, ezért ezeket le kell bontanunk kisebb feladatok jól definiált, irányítható sorozatára, úgynevezett munkacsomagokra. Minden egyes munkacsomaghoz saját célok, határidık, költségek és minıség tartoznak. A lebontási folyamat végeredménye az ún. munka-lebontási struktúra, amely tiszta, definiált helyzetet teremt a projekt-tervezési E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 48

49 folyamat számára és amely keretet nyújt ahhoz, hogy felépítsük az információkat a célokról történı beszámoló készítéshez. Az idıtartam és az erıforrások megbecsülése Anélkül, hogy ne lenne némi elképzelésünk arról, hogy a projekt egyes részei mennyi idıt igényelnek majd, lehetetlen meghatározni, minek kellene történni bármely idıben a projekt végrehajtása során. A becslés pontosságának mértéke erısen kapcsolódik a projekt életciklusának azon fázisára, amely azt használja. A projekt kezdetén az aktuális becslés csak egy szemléltetı érték, ezzel szemben a projekt részletes végrehajtása során, végsı, végleges becslés szükséges a napról-napra bázison történı (napi bázisú) ellenırzéshez. A becsült idıszükséglet okozta bizonytalanság hatásának mérlegelésére egy valószínőségi eloszlási görbét használhatunk. A tevékenységek idıtartama vonatkozásában ez a görbe megmutatja az optimista, a legvalószínőbb és a pesszimista becsléseket és ezek valószínőségét. Miután ez a görbe általában pozitív irányban 2 ferde eloszlás, a tevékenységek elvárt ideje nem fog megegyezni a legvalószínőbb idıtartammal. A kapcsolatok és a függıségek azonosítása A projekt bizonyos tevékenységeit egy bizonyos sorrendben kell végrehajtani; e tevékenységek között függıségi vagy sorrendi kapcsolat van. Más tevékenységek között nincs ilyen jellegő függıségi kapcsolat, ezen tevékenységek függetlenek vagy párhuzamosan végrehajthatók. Az ütemezési korlátok azonosítása Ha csak a rendelkezésre álló erıforrások használata lehetséges az erıforrások ütemezése során, és lehetetlen azokat túllépni, akkor korlátozott erıforrásokról beszélünk. Idı-korlátról beszélhetünk, ha mindenképpen be kell fejeznünk a projektet egy megadott idın belül. Ha a rendes körülmények között rendelkezésre álló erıforrások felhasználásra kerültek, alternatív erıforrásokat kell ütemezni. Az ütemterv rögzítése Ha a projekt tervezıje abban az ideális helyzetben van, hogy több alternatív ütemezés között választhat, azt kell kiválasztania vagy kialakítania, amelyik a legjobban megfelel a projekt céljainak. Az EU alapok támogatásával megvalósuló fejlesztési projektek (mind például az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében definiált Közigazgatási Reform Programok projektjei, amelyek az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap támogatásával valósulnak meg) életciklusa az alábbi, fıbb fázisokból épül fel: a) Elıkészítés Stratégia-készítés / aktualizálás Követelmény-specifikáció Mőszaki terv (pl. rendszerterv) Projektterv 2 jobbra ferdült (right-skew) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 49

50 Megvalósíthatósági tanulmány (megvalósíthatóság, fenntarthatóság vizsgálta, költség/haszon elemzés, illetve megtérülési számítás) Hatáselemzés, hatástanulmány (szükség esetén) Pályázatkeresés b) Pályázat Pályázatírás Hiánypótlás (ha kérik) Ellenırzés (opcionális) Befogadás / elutasítás Támogatás megítélése / pályázat elfogadása c) Megvalósítás A projekt mőszaki tartalmának, leszállítandó termékének elıállítása Tervezés, fejlesztés / kiválasztás, telepítés Oktatás, tesztelés, minıségirányítás Átadás-átvétel Projektvezetés, minıségbiztosítás, beszámolók Pénzügyi elszámolások d) Üzemeltetés, monitoring A dotproject.net egy A dotproject fıbb (általános) jellemzıi - nyílt forráskódú (open source), - web alapú, - LAMP, Linux, Apache, MySQL, PHP technológiára épülı, - moduláris felépítéső projekt menedzsment keretrendszer. A dotproject.net képes kezelni számos - projektet, - projekt feladatot (Gantt diagrammokkal), - fórumot, - a projektekhez kapcsolódó naptárat, - névjegyeket, - feltöltött fájlokat Többnyelvőség A rendszert felkészítették a többnyelvőségre (jelenleg 17 nyelvi modul érhetı el, beleértve a magyar nyelvőt is) Fejlett jogosultságkezelés (modul-központú) A szoftver jogosultságkezelése is igen szofisztikált, melyben modulonként határozható meg, hogy egyes felhasználók mely komponensekhez milyen jogosultsági szinten férhetnek hozzá. Testre szabható kinézet A Témakezelés -nek köszönhetıen pillanatok alatt átalakítható a weboldal kinézete is. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 50

51 Moduláris felépítés A moduláris felépítésének köszönhetıen rugalmasan tud alkalmazkodni az adott szervezet (projektgazda, közremőködı stb.) igényeihez. Ugyancsak a moduláris felépítésnek köszönhetıen a felhasználók saját modulokat készítenek a rendszerhez, melyben számos, igen gyakori igényeket kielégítı megoldást készítettek már, úgy mint leltár vagy munkaidı nyilvántartó rendszer. Helpdesk funkció A szoftver rendelkezik egy ún. ticketing (helpdesk) rendszerrel is, mely a projektekkel kapcsolatos hibákat, panaszokat rögzíti és követi nyomon a hiba nyitásától a megoldásáig, közben a felhasználót minden eseményrıl tájékoztatva Hogyan kezdjünk el dotproject rendszerrel élesben dolgozni? Ehhez az alábbi, fıbb lépések javasolhatók: - Meg kell szereznünk a legalapvetıbb, legszükségesebb projektmenedzsment ismereteket ha azokkal még nem rendelkezünk; ebben segíthetnek a különbözı szaktanfolyamok, a projektmenedzsment szakirodalom az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt Projektmenedzsment módszertan kidolgozása alprojektje keretében készült dokumentumok, ajánlások egyéb, a témához kapcsolódó anyagok - Meg kell ismernünk és bizonyos szinten be kell gyakorolnunk a szoftver kezelését, használatát, ebben segítségünkre lehet az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt E-közigazgatási pilot projektek indítása alprojektje keretében készített dotproject_oktatási anyag címő dokumentáció - A rendszergazdának (informatikusnak) el kell végeznie a dotproject szoftver letöltését, üzembe helyezését, valamint a használatba vételhez szükséges System Administration és User Administration feladatokat Belépés a rendszerbe; fımenü A dotproject rendszerbe történı belépést követıen az alábbi képernyı jelenik meg. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 51

52 Ezen a képernyın megtekinthetjük saját, adott napi eseményeinket (Events) és feladatainak (Tasks / Projects) havi nézetben (month view), illetve heti nézetben (week view). A Logout gomb segítségével (jobb felsı sarok) kiléphetünk a rendszerbıl. Companies / cégek Projects / Pojektek Tasks / Feladatok Calendar / Naptár Contacts / Kontakt személyek User Admin / Felhasználók adminisztrációja System Admin / Rendszeradminisztráció Resources - erıforrások Help / Online segítségnyújtás My Info / saját információim ToDo / tennivalók Today / mai nap Logout / kijelentkezés New tasks / Új feladatok Új feladatok (normál, szakasz-záró - mérföldkı) megadása (az adott projekthez) New events / új események Új esemény megadása (pl. projektértekezlet, projekt-termék átadás-átvétele stb.) New files / Új fájlok Új fájl felcsatolása az adott projekthez / projektfeladathoz E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 52

53 Companies /szervezetek adatainak megadása, karbantartása A szervezetekkel kapcsolatos, fıbb mőveletek a dotproject rendszerben: - Conpany list / szervezetek listázása - New Company / új szervezet felvitele - Edit this Company /az adott szervezet adatainak módosítása - Delete Company / az adott szervezet törlése New company (Új szervezet) Új szervezet felvétele során az alábbi adatokat kell megadni: Company Name / szervezet neve Phone, Phone2 / telefonszám Fax Address1, Address / cím City / település Zip / Irányítószám URL / honlap címe Company owner / a szervezetért felelıs személy Type / a szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) Decription / leírás, a szervezet szöveges bemutatása Az új szervezet adatainak felvitele a submit gombra történı kattintással végezhetı el. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 53

54 Ha a back gombra kattintunk, az új szervezet felvitele elmarad. View Company / a szervezet adatainak megtekintése A dotproject rendszer az egyes szervezetekrıl az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartja nyilván: Details / Részletes adatok Company / szervezet A szervezet neve, megnevezése cím Phone, Phone2 Telefonszám Fax Address A szervezet postai, célszerően levelezési címe URL A szervezet internetes honlapjának címe Type A szervezet típusa (legördülı menübıl választható lehetıségek: nem alkalmazható / ügyfél / kereskedı / beszállító / tanácsadó / kormányzat / belsı) Description / leírás A szervezettel kapcsolatos, részletesebb, szöveges információk A választható tevékenységek: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 54

55 company list: átváltás az ügyfelek listájára edit this company: az adott ügyfél adatainak szerkesztése, módosítása delete company: az ügyfél törlése Contacts kontakt személyek felvitele, megtekintése, módosítása, törlése A fımenübıl válasszuk ki a Contacts menüpontot! Megjelenik a rendszerbe már felvitt kontakt személyek listája New contact - Új kapcsolat (személy) felvitele E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 55

56 Az új kontakt személlyel kapcsolatban az alábbi adatokat adhatjuk meg: First Name: keresztnév Last Name: vezetéknév Display Name: a megjelenı név Job Title: munkakör Company: szervezet (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Departnemt: szervezeti egység (legördülı menübıl választható, a korábban már a rendszerbe felvitt szervezetek közül) Title: cím Type: kapcsolat típusa stb. (szabadon felhasználható mezı) Address1, Address2: levelezési, postai cím (utca, házszám, ) Postcode / Zip City: település Phone, Phone2: telefonszám Fax Mobil Pone: mobil telefon száma , 2: elektronikus levélcím URL: honlap címe Jabber, ICQ, AQL, MSN, Yahoo rendszerekben történı eléréshez szükséges név Birthday: születésnap Submit: az új contact adatainak elmentése és vissza a Contacts képernyıre Back: az új contact adatainak elvetése és vissza a Contacts képernyıre View Contact kontakt személyek adatainak megtekintése, szerkesztése, törlése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 56

57 Contact list: átváltás a Contacts képernyıre Edit: az adott kontakt személy adatainak szerkesztése Az adott kontakt személy valamennyi, felvitelkor megadott adata módosítható Delete contact: kontakt személy törlése Import vcards: elektronikus névjegykártyák (vcard) betöltése adatállományból E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 57

58 Resources erıforrások felvitele, megtekintése, módosítása, törlése A fımenübıl válasszuk ki a Resources (erıforrások) menüpontot A megjelenı képernyın megtekinthetjük a rendszerbe már felvitt erıforrásokat valamennyi erıforrást, illetve azok különbözı csoportjait E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 58

59 A new resources (jobb felsı sarok) pontra kattintva módunk nyílik új erıforrás felvitelére Az alábbi adatok megadására van lehetıség: Resource ID: az erıforrás azonosítója Resource Name: az erıforrás megnevezése Type: az erıforrás típusa o Equipment: felszerelési tárgy (pl. projektorhoz vetítıvászon) o Tool: eszköz (pl. hordozható számítógép) o Venue: színhely (pl. tárgyalóterem) Maximum Allocation Percentage: hány%-ban áll rendelkezésre Submit: az erıforrás adatainak elmentése Back: mentés nélkül visszatérés a Resources oldalhoz Erıforrások listázása, szerkesztése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 59

60 Válasszuk ki a fenti képernyırıl a megtekinteni / módosítani kívánt erıforrást! View Resource: az erıforrás adatainak megtekintése resource list: az erıforrások listázása (képernyıváltás) delete resource: az adott erıforrás törlése edit this resource: az adott erıforrás adatainak módosítása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 60

61 Az adott erıforrás bármely adata módosítható Submit: az adatmódosítások elmentése és visszatérés a View Resource (Erıforrás megtekintése) képernyıre Back: az adatmódosítások elvetése és visszatérés a View Resource képernyıre New Project új projekt felvitele A dotproject rendszerben az alábbi, projektekkel kapcsolatos mőveletek használhatók: - projects list / projektek listája - new project / új projekt definiálása, adatainak felvitele - edit this project / az adott projekt adatainak szerkesztése - organize tasks / a feladatok szervezése - reports / beszámolók, listák - delete project / az adott projekt törlése A projektek tervezése a projekt definiálásával indul, amely a dotproject rendszerben a projekt adatlap kitöltését jelenti. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 61

62 Project Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere egyéb Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Division A szervezeten belüli egység, divízió Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target Finish Date / Tervezett befejezési dátum A projekt tervezett befejezési dátuma Target Budget HUF / A tervezett költségvetés HUF Actual Budger HUF /A projekt aktuális költségvetése (ez akkor térhet el az elızıtıl, ha már futó projektet viszünk fel) URL / A projekt honlapjának URL címe Priority / Prioritás E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 62

63 A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Project Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása A projekt adatlap az alábbi, fıbb adatcsoportokat, illetve adatokat tartalmazza: View Project A projekt adatainak megtekintése 2. ábra: dotproject projekt-adatlap Details / Részletek Name / a projekt (rövid) neve Pl: Iktatórendszer megvalósítása Informatikai biztonság megteremtése Elektronikus ügyintézés informatikai háttere Company / szervezet Ez célszerően a projektgazda szervezet azonosítására, fıbb adatainak megadására, nyilvántartására szolgál, például egy települési önkormányzat, annak egy intézménye, közhasznú vagy gazdasági társasága Internal Company Szervezeten belüli egység Start Date / Kezdı dátum A projekt elindításának, kezdetének dátuma Target End Date / Tervezett befejezési dátum E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 63

64 A projekt tervezett befejezési dátuma Actual End Date / Tényleges befejezési dátum A projekt tényleges befejezési dátuma Ezt a két dátumot dokumentációs, elemzési (és további) célokból mindig meg kell ırizni. Target Budget / Tervezett költségvetés Project Owner / Projekttulajdonos A projektért a szervezeten belül elsıslegesen felelıs személy; Célszerően vagy az adott projekt szponzora (pl. a támogatási pályázatban / szerzıdésben megjelölt, az adott projektért elsıdlegesen felelıs személy; egy települési önkormányzat esetében a polgármester, alpolgármester, jegyzı, aljegyzı stb.), vagy a projekt operatív irányítója (projektvezetı) Summary / Összegzés Status / Státusz A projekt jelenlegi státusza (legördülı menübıl választható) Priority / Prioritás A projekt prioritása (legördülı menübıl választható) Type / Típus A projekt típusa (legördülı menübıl választható) Progress / Elırehaladás A projekt készültségi foka% Description: Leírás A projekt szöveges leírása, összefoglalása Add task - projektekhez feladatok, mérföldkövek megadása, megvalósulásuk követése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 64

65 Válasszuk ki a megfelelı projektet! Kattintsunk a new task (új feladat) gombra! Adjuk meg az új feladat adatait! (A *-gal jelölt adatok megadása kötelezı) Task Name (Feladatnév) kötelezı adat Status (státusz) Legördülı menübıl választható értékei: active / inactive Priority (Prioritás) kötelezı adat Legördülı menübıl választható értékei: normal / high-magas / lowalacsony State (állapot) A feladat készültségi foka, %-ban Milestone (Mérföldkı)? Annak megadása, hogy az adott feladattal lezárul-e egy projektszakasz vagy sem A további adatcsoportok adatainak megadása Details (részletek) Date (dátumok) érvényes kezdı és befejezı dátum megadása kötelezı Dependencies (feladat függıségek) Human Resources / Humán erıforrások Other Resources / Egyéb erıforrások Details (Részletek) adatcsoport megadása Task Owner: a feladat felelıse (a projektgazda szervezetnél) Task Type: a feladat típusa (unknown ismeretlen / administrative adminisztratív / operative - operatív) Access: ki férhet hozzá az adott feladathoz Public: nyilvános (bárki) Privileged: kijelölt felhasználók Participant: minden résztvevı Protected: védett Private: magán (a feladat tulajdonosa) Web address: webes hozzáférés címe Task Parent: a feladat szülıje, az a feladat, amelybıl a jelen feladat származik (oppionális) Target Budget: a feladat tervezett költségvetése Description: a feladat szöveges bemutatása, leírása Date (Dátumok) adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 65

66 Start Date (Kezdés dátuma) End Date (Befejezési dátum) Calculated Duration (Kalkulált idıtartam) A kalkuláció úgy történhet, hogy - megadjuk a kezdı dátumot és az idıtartamot, s a program kalkulálja a befejezési dátumot, vagy - megadjuk a kezdı- és végdátumot, a program pedig kalkulálja az idıtartamot Taks Pendencies (feladat függıségek) adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 66

67 Az adott projekt feladatai között függıségek lehetnek, például egy feladat csak egy másik befejezését követıen kezdıdhet el (legkorábban). Erre tipikus példa lehet az, hogy egy informatikai fejlesztési projekt során elıbb el kell végezni a számítógépek telepítését, majd telepíteni kell az operációs rendszert (és a többi szükséges rendszerszoftvert) és csak utána kezdhetı meg az alkalmazói rendszer (például e-önkormányzat) telepítése. itt lehet megadni, hogy az adott projekthez tartozó többi feladat és a most felvitelre kerülı, új feladat között milyen függıség van; a feladatok sorrendjét a program állítja fel, a kezdı és befejezési dátumok alapján Human Resources / Humán erıforrások adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 67

68 A képernyı alsó felén látható bal oldali ablakból kell kiválasztani a rendszer által ismert, ott felsorolt felhasználók (rendelkezésre álló humán erıforrások) közül ki és idejének hány%- ában áll az adott feladat (illetve a projekt) rendelkezésére. Annak, aki a projekt közremőködıje lesz, a dotproject rendszer felhasználója kell, hogy legyen, vagyis fel kell venni a rendszer felhasználói közé (l. User Admin funkció a fımenüben) Notify Assignees of Task by a kijelölt személyeket ben értesíti Additional Comments: ha ide egy üzenetet beírunk, az érntettek ben ezt az üzenetet is megkapják Other Resources / Egyéb erıforrások adatcsoport megadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 68

69 A Resouces (Erıforrások) címő ablakból választhatjuk ki a rendszerünkbe korábban már felvitt egyéb erıforrásokat: Vigyük a cursort a kiválasztandó erıforrásra! Adjuk meg (alul, középen), hogy az adott erıforrást hány%-ban kívánjuk igénybevenni! A > jelre történı kattintással kiválaszthatjuk az adott erıforrást az adott feladathoz; a kiválasztott erıforrások megjelennek az Assigned to Task (a feladathoz rendelve) ablakban Resource (Erıforrás) hozzárendelésének megszőntetése Válasszuk ki az Assigned To Task ablakból a törölni kívánt erıforrást! A < gomb segítségével hajtsuk végre a törlést Save: a végrehajtott változtatások elmentése Cancel: a végrehajtott módosítások elmentése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 69

70 Projektek lezárása A projekt lezárása a Státusz (status) Complete (befejezett) értékre történı állításával történhet Projektek megjelenítése funkciók és azok használata A fımenübıl válasszuk ki a Projects (Projektek) menüpontot! Az alábbi szőrık állíthatók be azért, hogy szőkítsük a listázásra Owner: a projektek tulajdonosa szerint All Users / minden felhasználó, vagy Egy adott, kiválasztott felhasználó Company/Division: szervezet / szervezeti egység szerint All / minden szervezet, vagy Egy kiválasztott szervezet / szervezeti egység További csoportosítási lehetıségek All: valamennyi projekt Not defined: valamennyi Nem definiált státuszú projekt Proposed: valamennyi Proposed / Javasolt státuszú projekt In Planning: valamennyi Tervezés alatt státuszú projekt In Progress: valamennyi Folyamatban lévı státuszú projekt On Hold: valamennyi Felfüggesztett státuszú projekt Complete: valamennyi Teljesített státuszú projekt E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 70

71 Template: az összes Minta státuszú projekt Archived: az összes Arhivált státuszú projekt. A képernyı alján megjelenı projektlistából (Projects) válasszuk ki a megtekinteni kívánt projektet! Megjelenik a Project View képernyı, a projekt részlete adataival. Válasszuk ki az organize tasks menüpontot! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 71

72 A listában megjelennek az adott projekthez tartozó feladatok. Lehetıségek: Select: egy vagy több feladat kijelölésére, beleértve valamennyi feladat kijelölését is Action: a kijelölt (Select) feladatokra együttesen az alábbi akciók bármelyikének végrehajtására o Set priority to high / normal / low: a feladat prioritásának megváltozatása o Make as Finished: a feladat befejezettként történı megjelenítése o Copy: feladat másolása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Move: feladat átmozgatása a Project oszlopban kiválasztott projekthez, azon belül is a Task oszlopban megjelölt felsı szintő feladatként (top task), vagy az ugyanitt kiválasztott feladat (mind szülı - parent) alá gyermek (children) feladatként o Delete: feladat törlése o a kijelölt feladat végrehajtása mindig a kijelölt (Select) feladatokra történik meg, az update selected tasks gomb leütését követıen Ez a funkció, mint láthatjuk, sok munkát takaríthat meg számunkra, mivel lehetıséget biztosít arra, hogy például egy sok feladatból álló projekt több feladatát egyszerre módosítsunk, illetve arra, hogy egy, például korábbi hasonlóprojekt feladatait egy új projektben felhasználjuk (nyilván módosításokkal) Ha a Task oszlopban az adott feladat nevére kattintunk, úgy a View Task képernyın megjelennek az adott feladat részletes adatai, s lehetıség van az adatok szerkesztésére is (edit tasks) A munka végeztével a view project -re kattintva visszatérhetünk a szóban forgó projekt adataihoz. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 72

73 Most kattintsunk a reports feliratra! A következı képernyı jelenik meg: Az adott projektrıl ezen a képernyın az alábbi riportok választhatók ki, készíthetık el: User performance - Report that shows the amount of hours worked by a user against E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 73