E L Ő T E R J E S Z T É S PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGYŰLÉSE PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI BIZOTTSÁG-ÁNAK AUGUSZTUS 22-I ÜLÉSÉRE

Átírás

1 IKTATÓSZÁM: 05-5/167-2/2013 TÁRGY: AZ ELSZÁMOLÓHÁZ ÁLTAL BONYOLÍTOTT INTEGRÁLT IRODATECHNIKAI RENDSZER KIÉPÍTÉSÉRE ÉS MŰKÖDTETÉSÉRE IRÁNYULÓ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS MELLÉKLET: E L Ő T E R J E S Z T É S PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGYŰLÉSE PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI BIZOTTSÁG-ÁNAK AUGUSZTUS 22-I ÜLÉSÉRE ELŐTERJESZTŐ: AZ ELŐTERJESZTÉST KÉSZÍTETTE: BORBÁS KÁROLY, AZ ELSZÁMOLÓHÁZ IGAZGATÓJA ELŐADÓ: HIVATALI KOORDINÁTOR: SZABÓ KRISZTIÁN VEZETŐ-TANÁCSOS VÉLEMÉNYEZÉSRE MEGKAPTA: AZ ELŐTERJESZTÉS SZAKMAILAG INDOKOLT: ILLETÉKES TISZTSÉGVISELŐ: TERJEDELEM: 5. OLDAL

2 Tisztelt Bizottság! A január 1-jét követő köznevelési intézményeket érintő átszervezések következtében az Elszámolóház működteti az alábbi Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (a továbbiakban: KLIK) fenntartásában lévő köznevelési intézményeket: - ANK, - Budai-Városkapu Iskola, - Éltes EGYMI, - Hajnóczy József Kollégium, - Janus Pannonius Gimnázium, - Kodály Zoltán Gimnázium, - Leőwey Klára Gimnázium, - Mecsekaljai Iskola, - Megyervárosi Iskola, - Városközponti Iskola. Az Elszámolóház első negyedévében részletes elemzést készített a fent említett intézmények nyomtatói, fénymásolói üzemeltetéséről szóló évi szerződésekről, mivel a működtetés körébe tartozik a fénymásolók, nyomtatók karbantartása, valamint a nyomtatók és fénymásolók teljes körű üzemeltetési költségének 20%-a a KLIK és az Elszámolóház között létrejött, a köznevelési intézmények működtetésével összefüggő jogok és kötelezettségek gyakorlásáról szóló megállapodás alapján, melyet Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése a 22/2013. (06.20.) számú határozatával hagyott jóvá. Az elemzés megállapította, hogy hat különböző szolgáltatóval volt érvényes szerződése az intézményeknek (ugyanezekkel a szolgáltatókkal kerültek megkötésre 2013 januárjában a szerződések, csak a megrendelő már az Elszámolóház volt). A felmérés szerint a különböző típusú szerződés egyesítése, központosítása azzal a pozitív következménnyel járna, hogy az Elszámolóház alkupozíciója javulna, a jelenlegieknél sokkal kedvezőbb feltételeket alkudhatna ki mind a szolgáltatás színvonalára, mind annak árára vonatkozóan. Általában véve is igaz, hogy az Intézmények által korábban kötött szerződéses díjak a nyomatok előállítására vonatkozóan, a piacon jelenleg elérhetőhöz képest magasak. Látható ez abból is, hogy a versenyeztetett szerződések árai jóval alacsonyabbak a múltban megkötöttek árainál. Kiegészül mindez azzal a ténnyel, hogy sok gép esetében az intézmények nem kötöttek folyamatos üzemeltetési szerződést, hanem amikor azok meghibásodtak, eseti díjat fizettek a javításokért. Ezen javítások összege egyszeri költség, néhány tízezer forintos nyomtató esetében gyakran megközelíti egy új nyomtató árát, a nagyobb, drágább eszközök esetében pedig nem ritkán a százezer forintos nagyságrendet is eléri. TERJEDELEM: 5. OLDAL

3 2 Az említett felmérésnek másik fontos eredményeként állapítható meg, hogy sok felesleges nyomtató, másoló eszköz van a ben. Számos kisteljesítményű, egyfunkciós, darabonként olcsó, de összességében drágán üzemeltethető nyomtató üzemel jelenleg a működtetett intézményi körben. Az Elszámolóház az elemzés alapján megállapította, hogy a jelenlegi kb. 350 eszköz kb. 160 új, korszerűbb, multifunkciós eszközzel lenne helyettesíthető. Az Elszámolóház munkatársai összehasonlították a régi és a viszonylag új eszközök áramfogyasztását is. Ennek eredménye szerint, egy korszerű, új multifunkciós eszköz energiaigénye megegyezik egy kb. 5-7 éve gyártott kisteljesítményű, asztali nyomtató energiaigényével. Optimalizált géppark használata során a gyártói adatlapok adatai alapján nagyságrendileg a felére csökkenthető a gépek energiafelhasználása. A jelenleg üzemelő nyomtatók átlagfogyasztása 1463 W, viszont a multifunkciós készülékek között már található olyan is a piacon, ami csak 710 W-ot fogyaszt. A számítások szerint kb. 25 %-kal csökkenhet a nyomatok egységára a szolgáltatás központosításával, egy integrált, üzemeltetésével. Az új géppark új funkciókat, kódolási, kontrollálási, limitálási lehetőségeket és stabilabb működést biztosíthatna a jelenlegi elavult, sokszor egyfunkciós, öreg, állandóan javítandó gépekkel szemben. Körülbelül 30 %-kal csökkenhet a kinyomtatott oldalak száma az új eszközökkel megvalósítható nyomtatást, másolást korlátozó, limitáló, szabályozó funkciók bevezetésével. Ez gyakorlatilag azt jelentené, hogy az Elszámolóház és a jelenleg általa működtetett intézmények évben felmért kb db-os nyomatszáma 1 (mely havonta átlagosan, telephelyenként 5800 nyomatot jelent) a becslések alapján db nyomatra csökkenthető. Az Elszámolóház számításai szerint az új eszközök üzembe állításával nyert megtakarítás rövidtávon teljes egészében fedezni tudja a beszerzés finanszírozását, közép- és hosszú távon pedig nettó megtakarítás keletkezik, melynek következtében gazdaságosabb üzemeltetés érhető el. 1 nyomat előállítási költsége a mostani gépparkkal 8,5 9,3 Ft között alakul, az új multifunkciós eszközökkel ez csak 1,8 2 Ft-ot tenne ki. A szerződés jogcíme tartós bérleti jogviszony (operatív lízing) lenne, azzal, hogy a futamidő lejártával kivásárlási lehetőséggel az Elszámolóház tulajdonába kerülnének az eszközök. Éves szinten, legfeljebb öt éven át a bérleti díj és az üzemeltetés díja (nyomatdíj) jelentkezne kiadásként. A hatodik évben bérleti díjat már nem kellene fizetni, csak maradványértéket és a nyomatdíjat, majd a 7. évtől kezdődően kizárólag a nyomatdíj merülne fel. 1 A nyomat kizárólag a nyomtatókkal előállított nyomatokat jelenti. E fölött jelentkeznek még a fénymásoló gépeken keletkező nyomatok.

4 3 A táblázatban nettó összegek szerepelnek! évben követő 5 évben ( ) követő 6. évben (2019) követő 7. évtől (2020-) Nyomatszám (db) nyomat előállítási költsége (Ft) Nyomtatási költség (Ft) Éves bérleti díjak és alapdíjak Elérhető megtakarítás (Ft) * Maradványérték. 8,9 1,9 1,9 1, * A megváltozott intézményi felépítés, a nyomtatók, fénymásolók karbantartására, teljes körű üzemeltetésére vonatkozó szerződésállomány nehézkes kezelése is alátámasztja az ítési, központosítási törekvéseket. A központosított indításának időpontját nagyban befolyásolja az a körülmény, hogy az az Elszámolóház által kötött jelenlegi szerződésekben a felmondási idő nap között alakul. A szolgáltatás központosítására, egy integrált, kialakítására irányuló közbeszerzési eljárás olyan konstrukcióban kerülne megindításra, mely a jelenlegi költségvetésben lévő fedezethez képest többlet igénnyel nem jár. A kiépítésével elérhető megtakarításból lenne kigazdálkodható a elindításának és működtetésének, az új eszközök üzembe állításának és karbantartásának költsége. Ehhez azonban hosszabb távú legfeljebb öt éves időtartamú szerződés megkötésére van szükség, mely éven túli kötelezettségvállalásnak minősül. A Közgyűlés SZMSZ-éről szóló 18/2013. (V. 22.) önkormányzati rendelet 6. (7) bekezdése alapján a nyári szünet idejére a Közgyűlés a hatásköreit a Pénzügyi és Gazdasági Bizottságra ruházza át. Az első évben fizetendő bérleti díjat csökkentené a beszerzés révén feleslegessé váló eszközök közbeszerzési eljárásban nyertes ajánlattevő részére történő értékesítéséből befolyó bevétel. Kérem a Tisztelt Bizottságot, hogy az integrált, kiépítésére és működtetésére irányuló közbeszerzési eljárás Elszámolóház általi lebonyolításához, és a legfeljebb öt éves időtartamú tartós bérleti szerződés megkötéséhez szíveskedjen hozzájárulni.

5 4 Pécs, augusztus 14. Csizi Péter alpolgármester