Kívül tágasabb. (esettanulmány) a Flextronics Magyarországnál NEXON

Átírás

1 Kívül tágasabb és a Flextronics Magyarországnál Interjú Papp Péterrel, a Flextronics humánerôforrás vezetôjével (esettanulmány) Ügyfél: Flextronics Magyarország Iparág: Gyártás (elektronika) Megoldási terület: bérszámfejtési outsourcing, HR informatikai támogatása integrált megoldás keretében NEXON megoldás: nexonsource, nexonhr Esettanulmány készítés idôpontja: január 20. NEXON 1138 Budapest Váci út 186. telefon: (06 1) nexon@nexon.hu

2 Kívül tágasabb Kihelyezett bérszámfejtés a Flextronics Magyarországnál Interjú Papp Péterrel, a Flextronics humánerôforrás vezetôjével A Flextronics világszerte mintegy dolgozójával elektronikai tervezési, gyártási és logisztikai szolgáltatásokat biztosít a világ legnagyobb multinacionális cégei számára. A vállalat e tevékenységének jelentôs részét négy magyarországi üzemében, több mint tízezer munkavállaló foglalkoztatása révén végzi. A vállalat stratégiai döntését követôen 2000 nyarán írták ki azt a szolgáltatási tendert, amelynek nyerteseként január 1-tôl a Flextronics magyarországi munkavállalóinak bérszámfejtését outsourcing szolgáltatás keretében a NEXON végzi. A projekt felelôse Papp Péter, a Flextronics humánerôforrás vezetôje. - A Flextronics saját tevékenységét outsourcing-ként, magyarul kiszervezésként is jellemezhetnénk. Önöknek, mint szolgáltatónak, vajon egyértelmû volt-e a választás, hogy saját maguk is hasonló szolgáltatást vegyenek igénybe? Papp Péter: - A cég stratégiai döntése, hogy minden olyan tevékenységet, ami nem tartozik szorosan a saját profilunkba, lehetôleg ki kell helyezni. Mi is azt várjuk az outsourcing-tól, amit a saját ügyfeleinknek nyújtunk: az erôforrások és a költségek csökkentésével a versenyképesség és a profit javulását. A szolgáltató kiválasztása és a szolgáltatói szerzôdés megkötése azonban mintegy féléves vizsgálódás és tárgyalás-sorozat eredménye volt. - Milyen szempontokat vettek figyelembe, amikor választottak a szolgáltatók közül, és miért pont a NEXON-nal írták alá a szerzôdést? minden olyan tevékenységet, ami nem tartozik szorosan a saját profilunkba, lehetôleg ki kell helyezni. P. P.: - A pályázóknak számos igen szigorú feltételnek kellett megfelelniük, így a meghívásos tender 8 indulója közül mindössze 3 cég maradt fenn rostánkon. Ezen a ponton vontuk be egy nemzetközi ta- Vezetôi összefoglaló A Flextronics Magyarország egy stratégiai döntést követôen 2000 nyarán írta ki a bérszámfejtés kihelyezésére vonatkozó tendert. A 8 induló közül egy többlépcsôs, nemzetközi tanácsadó céget is bevonó kiválasztási procedúrát követôen a NEXON nyert. A bérszámfejtési outsourcing sikeres bevezetését követôen immár 5. éve számfejtik a mintegy dolgozó bérét a nexonsource szolgáltatás keretében ben a Flextronics a nexonhr humáninformatikai rendszerére is bérleti szerzôdést kötött. A két megoldás integrációját követôen jelentôsen csökkent a papírmunka. A Flextronics tapasztalatai szerint az outsourcing nem csak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. 2

3 a Flextronics gyárak találhatók, külön irodát nyit, hogy az ügyfélszolgálatot helyben tudja ellátni. Ez egyébként alapvetô elvárásunk volt a tender nyertesétôl. - Ha már itt tartunk, felmerül egy kérdés, ami az outsourcing egyik legkényesebb pontja szokott lenni. Mi történt azokkal a munkatársaikkal, akik eddig a bérügyvitelt vitték? Flextronics International, Nyíregyháza nácsadó cég szakértôit, hogy alapos átvilágítás alá vessék ezeket a versenyzôket. Nemcsak a szolgáltatások színvonalát és árát hasonlították össze, hanem vizsgálták az ajánlatban szereplô szoftverek funkcionalitását, a háttérben húzódó infrastruktúrát, a leendô szolgáltatók erôforrásait, és hogy az egyes cégek milyen garanciát vállalnak tevékenységükért. Ebbôl az átfogó átvilágításból került ki a NEXON gyôztesként. - De mégis mi volt az a plusz, ami feléjük billentette a mérleg nyelvét? P. P.: - A NEXON saját fejlesztésû bérügyviteli rendszerrel rendelkezik, ami biztosíték volt számunkra, hogy nemcsak a jelenlegi, hanem a jövôbeni igényeinket is ki fogja elégíteni nexonsource szolgáltatása keretében. Ráadásul a NEXON a kiválasztáskor már több mint tízéves piaci tapasztalattal rendelkezett, illetve már számos cégnek nyújtott hasonló szolgáltatást. A cég munkatársainak képzettsége, évtizedes ügyfélszolgálati tapasztalata, a magyar sajátosságokra edzett ügyviteli szaktudása szintén olyan érveket jelentettek, melyek sokat számítanak. Ezenkívül a NEXON rugalmasan állt a kérdéshez: vállalta, hogy mind a négy városban, ahol A HR és a bérszámfejtés között létrejövô elektronikus kapcsolatnak köszönhetôen a papír alapú adminisztráció egy jelentôs részét sikerült megszüntetnünk. P. P.: - Valamennyi munkatársunkat átvette a NEXON. Persze ez nem ment ennyire egyszerûen. A döntés elôször komoly ellenállást váltott ki az érintett dolgozókból, de azóta mindenki megtalálta a helyét. - És hogyan zajlott a bevezetés, zökkenômentes volt-e az átállás? P. P.: januárjában tulajdonképpen egy hónap alatt lezajlott az adatok áttöltése, a migráció. Erre bizony mindkét félnek sok éjszakája ment rá, de február 10-én már rendben zajlott a bérfizetés ben immár negyedik éve szolgáltat Önöknek a NEXON. Hogyan értékelné az elmúlt négy évet? Elégedett? P. P.: - Alapvetôen elégedett vagyok a nexonsource szolgáltatással. Minimális hiba fordult elô, de ezek ilyen nagy adatmennyiségnél és ilyen hosszú idôtávban óhatatlanul bekövetkeznek. Minden hónapban több mint alkalmazottunk bérét kell számfejteni, illetve folyamatosan adminisztrálni kell a ki- és belépô dolgozókat. Ezenkívül még az év végi adóösszesítéseket, bevallásokat is a NEXON készíti el. Annak érdekében, hogy ne csak a puszta adminisztráció szintjén merüljön ki a két cég közötti kapcsolat, folyamatosan törekszünk az élô, partneri viszony kialakítására és ápolására. Negyedévente értékelô megbeszélést tartunk, hiszen mindannyiunk alapvetô érdeke, hogy a hibákat korrigáljuk. 3

4 Ez a négy év egyébként önmagában is bizonyíték arra, hogy jól döntöttünk. Elégedettségünket és a NEXON iránti bizalmunkat az is jelzi, hogy 2002-ben kibôvítettük megállapodásunkat, és a nexonhr humánerôforrás rendszerre is bérleti szerzôdést kötöttünk. Ez a rendszer hatékonyan kezeli a humánerôforrásokkal kapcsolatos feladatokat és ezek adminisztrációját. - A bérszámfejtés és a HR sok tekintetben összefügg, ami integrált megoldásokat feltételez. Gondolom Önök is ebbe az irányba indultak el, már csak a papírmunka csökkentése érdekében is P. P.: - Már a tender kiírásakor és a szolgáltatási szerzôdés aláírásakor is fontos volt számunkra, hogy a rendszereink között létrejöjjön a megfelelô adatkapcsolat. Elsô körben az volt a célunk, hogy a HR és a bérszámfejtés között megszülessen az adatáramlás, melyre a szolgáltatás második évében a nexonhr program lízingelését követôen született meg a kompromisszummentes megoldás. Ez komoly mérföldkô volt rendszereink összehangolásában, és még hatékonyabbá tette munkánkat. A HR és a bérszámfejtés között létrejövô elektronikus kapcsolatnak köszönhetôen a papír alapú adminisztráció egy jelentôs részét sikerült megszüntetnünk. Ha például a Flextronicsnál egy nagyobb létszámfelvétel történik, a nexonhr-t ennek megfelelôen új információkkal töltjük fel. Egy éves bérváltozáskor szintén rengeteg módosítást kell végrehajtani. Ezek az adatváltozások viszont már nem papír, hanem elektronikus formában kerülnek át a bérszámfejtô rendszerbe. A következô lépésben minden telephelyünkön szeretnénk megteremteni a bérszámfejtés, a HR és a beléptetô-, illetve munkaidô-nyilvántartó rendszer alkotta hármas között a valós idejû, online kapcsolatot. Terveik szerint ezt idén, 2005-ben hajtjuk végre, és ekkor azt mondhatjuk, hogy egy teljes, integrált rendszert tudunk mûködtetni a NEXON-nal közösen. Számunkra az outsourcing nem csak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. - Önök az outsourcing területén már nemcsak szolgáltatóként, hanem szolgáltatást igénybe vevôként is tapasztalt cégnek tekinthetôk. Milyen tanácsot adna azoknak a vállalatvezetôknek, akik most fontolgatják az erôforrás kihelyezést? P. P.: - Ha a költségeket mérlegelik, a kihelyezés teljes vertikumát, illetve hatását vegyék figyelembe. A szoftver, hardver, üzemeltetés, emberi erôforrások mellett gondoljanak az eddigi késedelmekre, hibákra és büntetésekre, melyekért ezentúl a szolgáltatónak kell erkölcsi és anyagi felelôsséget vállalnia. Számoljanak azzal az elônnyel is, hogy az outsourcing esetében csak a tényleges szolgáltatásért kell fizetni, így még változó munkavállalói létszám esetén is pontosan tervezhetôek a bérügyviteli költségek. Ezen kívül el kell dönteniük, hogy erôforrásaikat milyen mértékben kívánják saját alaptevékenységükre koncentrálni. Mi a kiszervezésnek köszönhetôen nagyon komoly energiákat tudtunk átirányítani olyan egyéb személyügyi tevékenységre, melyeket stratégiailag fontosabbnak tartunk a bérszámfejtésnél. Így számunkra az outsourcing nemcsak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. 4

5 NEXON Magyarország vezetô humánügyviteli szolgáltatója A NEXON 1989-ben három fôvel alakult, és együtt fejlôdött a rendszerváltó Magyarországgal mára a hazai humáninformatikai megoldások piacvezetô szolgáltatója. A több mint 150 fôt foglalkoztató cég 2004-es nettó árbevétele meghaladta az 1,6 milliárd forintot. Legfontosabb terméke a teljes körû bérügyviteli szolgáltatást nyújtó nexonbér (korábban BERENC), amely a folyamatos fejlesztésnek és az évi frissítésnek köszönhetôen a magyarországi szabályozásnak mindig megfelelô, megbízható és naprakész. További termékei a humán tôke sikeres alkalmazását biztosító nexonhr humánerôforrás-gazdálkodási rendszer, valamint a nexontime beléptetô és munkaidô-nyilvántartó rendszer. Ezen kívül a cég nexonsource márkanév alatt teljes körû bérszámfejtés-outsourcing szolgáltatást is nyújt. A NEXON 1996 óta rendelkezik ISO 9001 minôsítéssel, 2002-ben pedig a szoftver termékek kategóriában elsôként megkapta a legmagasabb szakmai felkészültséget elismerô Microsoft Gold Certified Partner címet. A NEXON ma tíz magyarországi telephelyén 2400 ügyfél és több mint 1 millió munkavállaló igényeit szolgálja ki. outsourcing szolgáltatás humánerôforrás gazdálkodási rendszer A feladat-kihelyezés outsourcing a modern vállalat-vezetés fontos eszköze. Azok a vállalatok veszik igénybe, melyek saját mûködési területükre koncentrálnak, ezért mûködésük hátterét csúcsminôségben és költséghatékonyan kívánják megteremteni. A nexonsource, azaz a kihelyezett bérügyviteli szolgáltatás lényege, hogy a NEXON partnereinek bérszámfejtéssel kapcsolatos összes feladatát átvállalja, és biztosítja a bérügyviteli tevékenység hosszú távú ellátásához szükséges valamennyi feltételt, azaz a kiválóan képzett szakembereket, a számítógépeket és a saját fejlesztésû bérszámfejtô programot, valamint a kellékeket, a papírt, a postadíjakat, az irodahelyiséget. Így a bérszámfejtés kihelyezésével a megbízók költséget, eszközt, munkaerôt takaríthatnak meg, a jó teljesítésért pedig a NEXON vállalja az erkölcsi és az anyagi felelôsséget. A valós mûködés során a NEXON által feldolgozott bérügyviteli adatok számítógépes kapcsolaton keresztül azonnal az ügyfelek HR, illetve vállaltirányítási rendszerébe épülnek, így állandóan ellenôrizhetôk, elemezhetôk. A NEXON budapesti és vidéki irodáinak munkatársai szoros kapcsolatot tartanak az ügyfelekkel, igény szerint személyes konzultációt, helyszíni ügyeletet adnak. A nexonsource szolgáltatás messze túlmutat a bérszámfejtés hagyományos keretein, a NEXON saját programfejlesztôi gárdával, a legkorszerûbb informatikai háttérrel rendelkezik. A hatékony és stabil mûködést a legszigorúbb biztonsági elôírások betartása és a 15 éves bérügyviteli tapasztalat garantálja. A szolgáltatás népszerûségét mutatja, hogy 2005-ben már több mint 60 ezer magyar munkavállaló bérét számfejtette így a NEXON. A nexonhr kifinomult eszköz a tudatos munkaerô-gazdálkodásban. Segít megalapozott döntéseket hozni a céggel kapcsolatban álló minden személyre vonatkozóan, legyen az alkalmazott vagy pályázó, és hozzájárul ahhoz, hogy a vállalatok humán tôkéjüket a legsikeresebben kamatoztathassák. A nexonhr egyesíti a világcégek gyakorlati tapasztalatát a hazai sajátosságokkal. A fejlesztés alapja az Európa számos országában piacvezetô Best!HR, világszerte több mint referenciával. A rendszer megfelel a hazai jogszabályoknak és igényeknek, valamint integrálható a NEXON bérügyviteli és munkaidô nyilvántartási rendszereihez. A NEXON munkatársai a bevezetési folyamatot testreszabott implementációs tanácsadással támogatják. A rendszer moduljai: toborzás, személyzeti nyilvántartás, képzés és fejlesztés, választott dátumhoz tartozó szervezeti felépítés áttekintése és szervezeti felépítés tervezés, karrier- és utódlástervezés. NEXON 1138 Budapest, Váci út 186. telefon: (06 1) nexon@nexon.hu 5