A Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér Szervezeti és Működési Szabályzata

Átírás

1 A Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér Szervezeti és Működési Szabályzata 1

2 A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló évi CXL. törvény, az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, valamint a szabályozási terület rendezésére kiadott, és egyéb jogszabályok alapján a Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér szervezetének felépítését, valamint működésének szabályait az alábbiak szerint állapítom meg: 1. (1) A Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy meghatározza az intézmény szervezeti felépítését, az intézmény működésének belső rendjét, a külső kapcsolatait, annak érdekében, hogy a jogszabályokban, és az intézmény alapító okiratában rögzített cél- és feladatrendszer megvalósítható legyen. (2) A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény minden közalkalmazottjára. (3) Az intézmény alapító okiratának kelte, száma: szeptember /2017. (IX. 19.) Kgy. határozat. A költségvetési szerv alapításának módja: jogelőd nélküli alakulás, ideje: január 1. (Törzskönyvi nyilvántartás szerint) 2. A költségvetési szerv alapadatai: 1. A költségvetési szerv megnevezése: Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér 2. Székhelye: 9023 Győr, Herman Ottó utca Telephelyi neve, címe: telephely megnevezése telephely címe 1 Központi Könyvtár, Gyermekkönyvtár és Kiállítóterem 9023 Győr, Herman Ottó utca Kisfaludy Károly Könyvtár 9021 Győr, Baross Gábor út 4. Gyárvárosi Fiókkönyvtár és Közösségi Ház 9027 Győr, Külső-Árpád utca 6-8. Szabadhegyi Fiókkönyvtár 9028 Győr, Móra park 1. Szentiváni Fiókkönyvtár 9011 Győr, Ősi utca 1. Szigeti Fiókkönyvtár 9025 Győr, Köztelek utca József Attila Művelődési Ház 9028 Győr, Móra park 1. Marcalvárosi Fiókkönyvtár 9024 Győr, Lajta utca 27/A. 9 Ménfőcsanaki Fiókkönyvtár 9012 Győr, Győri út Könyvtári kötészet 9022 Győr, Rákóczi Ferenc utca Megyei Közgyűjteményi Raktár 9023 Győr, Vasvári Pál utca Folyóiratraktár 9022 Győr, Bisinger sétány 24. 2

3 3. Jogelődök megnevezése, székhelye: a) Galgóczi Erzsébet Városi Könyvtár és Közösségi Tér, 9023 Győr, Herman Ottó utca 22. b) Marcalvárosi Művelődési Ház, 9024 Győr, Ikva utca A költségvetési szerv közfeladata: A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló évi CXL. törvény (a továbbiakban: Kultv.) a megyei hatókörű városi könyvtárak számára előírt feltételeknek és szakmai követelményeknek megfelelő nyilvános könyvtári ellátás és könyvtári közszolgáltatások biztosítása, valamint e közfeladatok teljesítéséhez kapcsolódóan közművelődési és közgyűjteményi tevékenység (pl. ismeretterjesztés, kiadványok készítése stb.) végzése. A költségvetési szerv az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerről (ODR) szóló jogszabály alapján, az ODR keretében működő szolgáltató megyei hatókörű városi könyvtár. 5. A költségvetési szerv főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása: szakágazat száma szakágazat megnevezése Könyvtári, levéltári tevékenység 6. A költségvetési szerv alaptevékenysége (utalással az ügyrend szerinti felelős szervezeti egységre vagy munkatársra): 6.1 A költségvetési szerv a Kultv.-ben a megyei hatókörű városi könyvtárak számára előírt alábbi feladatok teljesítésére kötelezett alaptevékenységi körében: - a Könyvtár a fenntartó által az ágazati miniszter előzetes véleményezését követően kiadott alapító okiratban, valamint általa jóváhagyott szervezeti és működési szabályzatban meghatározott fő céljait küldetésnyilatkozatban teszi közzé [igazgatás minőségirányítási igazgatóhelyettes]; - gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megőrzi, gondozza és rendelkezésre bocsátja, tájékoztat a könyvtár és a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól [Gyűjteményszervezési osztály, Olvasószolgálati osztály, Helyismereti osztály]; - biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését [Olvasószolgálati osztály]; - részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében [Olvasószolgálati osztály]; - biztosítja az elektronikus könyvtári dokumentumok elérhetőségét [Digitális szolgáltatások osztálya]; - a könyvtárhasználókat segíti a digitális írástudás, az információs műveltség elsajátításában, az egész életen át tartó tanulás folyamatában [Olvasószolgálati osztály, Területi szolgáltatások osztálya]; - segíti az oktatásban, képzésben részt vevők információellátását, a tudományos kutatás és az adatbázisokból történő információkérés lehetőségét [Olvasószolgálati osztály, Helyismereti osztály]; - kulturális, közösségi és egyéb könyvtári programokat szervez [Közművelődési osztály]; - tudás-, információ- és kultúraközvetítő tevékenységével hozzájárul az életminőség javításához, az ország versenyképességének növeléséhez [Olvasószolgálati osztály, Helyismereti osztály, Digitális szolgáltatások osztálya, Területi szolgáltatások osztálya, Közművelődési osztály]; - a szolgáltatásait a könyvtári minőségirányítás szempontjait figyelembe véve szervezi [Igazgatás minőségirányításért felelős igazgatóhelyettes]; - a nyilvános könyvtár az általa üzemeltetett, kiskorúak által is használható, internet hozzáféréssel rendelkező számítógépek használatát a kiskorúak védelmét lehetővé tevő, könnyen telepíthető és használható, magyar nyelvű szoftverrel ellátva biztosítja a kiskorúak lelki, testi és értelmi fejlődésének védelme érdekében [Olvasószolgálati osztály], - részt vesz a kulturális alapellátás kiterjesztésében [Közművelődési osztály, Területi szolgáltatások osztálya]. 3

4 6.2 Biztosítja és ellátja a megyeszékhely megyei jogú városa számára jogszabályban előírt nyilvános könyvtári szolgáltatásokat: - gyűjteményét és szolgáltatásait a helyi igényeknek megfelelően alakítja, közhasznú információs szolgáltatást nyújt [Gyűjteményszervezési osztály, Olvasószolgálati osztály]; - helyismereti információkat és dokumentumokat gyűjt [Gyűjteményszervezési osztály, Helyismereti osztály]; - szabadpolcos állományrésszel rendelkezik [Olvasószolgálati osztály]. 6.3 Győr-Moson-Sopron megye egész területére vonatkozóan a Kultv. rendelkezései szerint állami feladatként teljesíti az alábbi feladatokat: - ellátja a megyei kötelespéldányokkal, a digitalizálással, a gyűjteményét feltáró elektronikus katalógus építésével kapcsolatos feladatokat [kötelespéldányok: Helyismereti osztály, digitalizálás: Digitális szolgáltatások osztálya, elektronikus katalógus építése: Gyűjteményszervezési osztály]; - szervezi a területén működő könyvtárak együttműködését [Területi szolgáltatások osztálya]; - végzi és szervezi a megye nemzetiséghez tartozó lakosainak könyvtári ellátását [Területi szolgáltatások osztálya]; - a települési könyvtárak tevékenységét segítő szolgáltatásokat nyújt [Területi szolgáltatások osztálya]; - szervezi a megyében működő könyvtárak statisztikai adatszolgáltatását, végzi az iskolán kívüli könyvtári továbbképzést és szakképzést [Területi szolgáltatások osztálya]; - működteti a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszert, szervezi a könyvtári, információs és közösségi helyek részvételét a kulturális alapellátás kiterjesztésében [Területi szolgáltatások osztálya, Közművelődési osztály]; - megállapodás alapján biztosítja a települési önkormányzatok számára a Könyvtárellátási Szolgáltató Rendszer működéséről szóló miniszteri rendeletben meghatározott feladatainak ellátását az évi CXL. törvény 64. (3) bekezdése szerinti könyvtári, információs és közösségi helyen, [Területi szolgáltatások osztálya]; - koordinálja a települési könyvtárak fejlesztését, ennek keretében javaslatot tesz a megyében működő városi könyvtárak és a települési nyilvános könyvtárak fenntartóinak a könyvtár fejlesztésére a miniszter rendeletében meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében [Területi szolgáltatások osztálya]; - koordinálja a települési könyvtárak minősítésének előkészítését [Területi szolgáltatások osztálya]; - ellátja az Országos Dokumentumellátási Rendszerről szóló kormányrendeletben a szolgáltató könyvtár számára meghatározott feladatokat [Olvasószolgálati osztály]; - évente két alkalommal a könyvtári szolgáltatások megvalósításával kapcsolatos információs szakmai műhelynapot szervez a megyében lévő városi könyvtárak könyvtárosai számára, [Területi szolgáltatások osztálya]; - ellátja a helyismereti dokumentumok elektronikus hozzáférhetővé tételével kapcsolatos feladatokat [Helyismereti osztály, Digitális szolgáltatások osztálya]. 4

5 7. A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkció szerinti megjelölése: Kormányzati Kormányzati funkció megnevezése funkciószám Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme Könyvtári szolgáltatások Közművelődés hagyományos közösségi kulturális értékek gondozása 8. A költségvetési szerv illetékessége, működési területe: a) Győr-Moson-Sopron megye és a megye megyei jogú városainak közigazgatási területe. b) Helyismereti gyűjteménye tekintetében országos gyűjtőkörű szakkönyvtár. c) Az ODR-ről szóló jogszabály alapján az ODR szolgáltatások tekintetében Magyarország területe. 9. (1) A költségvetési szerv jogállása és gazdálkodása Jogállása: önálló jogi személy. Meghatározott gazdálkodási feladatait a Kulturális Pénzügyi-Gazdasági Szolgáltató Központ (9022 Győr, Czuczor Gergely utca 7.), az Önkormányzat irányítói jogkörébe tartozó költségvetési szerv látja el külön megállapodásban foglalt feltételek szerint. (2) A költségvetési szerv szakmai besorolása: megyei hatókörű városi könyvtár. (3) A Galgóczi Erzsébet Városi Könyvtár és Közösségi Tér Kisfaludy Károly Megyei Könyvtárba való beolvadásával létrejött Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér Győr Megyei Jogú Város Önkormányzata irányítói jogkörébe tartozó szervezeti egységeinek az irányító szervi változása előtti valamennyi közfeladata az új költségvetési szerv alapfeladati tevékenységeként kerül ellátásra. (4) A Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér általános és egyetemleges jogutódja az egyesült költségvetési szervek valamennyi uniós és hazai pályázat keretében vállalt kötelezettségének, továbbá az uniós és hazai forrásból származó támogatások felhasználásával és elszámolásával kapcsolatos kötelezettségeknek. (5) A könyvtár WEB-lapja: (6) A könyvtár címe: info@gyorikonyvtar.hu (7) A könyvtár küldetésnyilatkozatát a WEB-lapján teszi közzé. A könyvtár küldetésnyilatkozata: A Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér alapvető célja és küldetése, hogy használói számára a kor igényeinek megfelelően biztosítsa a tudáshoz, az információhoz, valamint a kultúra kincseihez, művelődési szolgáltatásokhoz való hozzáférést. A 115 éves múlttal rendelkező gyűjteményével, információ-technológiai hátterével, valamint szakmai szolgáltatásainak állandó fejlesztésével a hagyományos könyvtári funkciók, értékek megőrzése mellett a korszerű technikai eszközökön, és modern szervezési-szolgáltatási felfogáson alapuló szolgáltatásai fejlesztésére, bővítésére törekszik. 5

6 Ezek érdekében a könyvtár kiemelt feladatának tekinti: - a kistelepüléseken élők könyvtári ellátásának korszerű szolgáltatásokkal történő javításával az esélyegyenlőség biztosítását; - helyismereti gyűjteményének fejlesztésével Győr és Győr-Moson-Sopron megye helyi, helytörténeti értékeinek összegyűjtését, dokumentálását, hozzáférhetővé tételét, a szűkebb hazához kötődés erősítését; - az állampolgári jogok gyakorlásához szükséges információk megszerzésének támogatását, ezzel a demokrácia és az esélyegyenlőség érvényesülését; - a gazdaság, a társadalom, a tudomány és a kultúra területén való informálódás biztosítását; - az oktatás és az élethosszig tartó tanulás (önművelés, továbbképzés, átképzés) támogatását; - a gyermekek és fiatalok olvasóvá nevelését, az olvasás megszerettetését a pedagógusokkal és a családokkal együttműködésben; - Győr-Moson-Sopron megye és a megyeszékhely kulturális, történelmi, néprajzi hagyományainak, gazdasági és társadalmi folyamatainak kutatását és bemutatását; - a hátrányos helyzetűek és fogyatékkal élők könyvtárhasználatának biztosítását - a digitális írástudás széleskörű elterjedésének segítését, ennek érdekében digitalizációs tevékenység folytatását. 10. Az intézmény együttműködik: a) a fenntartó szervével, valamint annak szervezeti egységeivel; b) a szakminisztériummal és az OSZK Könyvtári Intézettel; c) Győr-Moson-Sopron megye meghatározó kulturális és oktatási intézményeivel; d) a megyében működő más nyilvános könyvtárakkal és egyéb könyvtárakkal; e) az országos és helyi szakmai és érdekképviseleti szervekkel; f) az országos szakkönyvtárakkal; g) minden olyan intézménnyel, hatósággal, amelyek a könyvtár működésével kapcsolatban valamilyen hatáskörrel bírnak; h) minden olyan egyéb, itt fel nem sorolt szervezettel, amelyekkel az együttműködés az intézmény hatékony működését elősegíti. 11. (1) Az intézmény szervezeti egységei: a) Igazgatás, titkárság (Igazgató, általános igazgatóhelyettes, igazgatóhelyettes /Kisfaludy Károly Könyvtár/, titkárnő) Feladatok: irányítás, szervezés, ellenőrzés, képviselet. b) Gazdálkodási osztály. Feladatok: pénzügyek, beszerzések, felújítások, nyilvántartások, karbantartások, felügyelet, takarítás, szállítás, kötészet. c) Olvasószolgálati osztály (Központi Könyvtár olvasószolgálati csoport, Kisfaludy Károly Könyvtár olvasószolgálati csoport, Gyermekkönyvtár, Hang- és médiatár). Feladatok: olvasószolgálat, kölcsönzés, helyben használat biztosítása, információs szolgáltatások, tájékoztatás, gyermekkönyvtári tevékenység, hangtári dokumentumok használata. d) Gyűjteményszervezési osztály. Feladatok: a könyvtári állomány gyarapítása, apasztása, állományvédelem; a beszerzett dokumentumok formai és tartalmi feltárása, adatbázis építés, állomány-nyilvántartások vezetése, a muzeális gyűjtemény gondozása. e) Helyismereti osztály. Győr-Moson-Sopron megyére kiterjedően helyismereti dokumentumok gyűjtése, feltárása, szolgáltatása, ODR-szolgáltatások, kötelespéldány-ügyintézés, folyóiratügyintézés. f) Területi szolgáltatások osztálya. Feladatok: KSZR-szolgáltatások, nemzetiségi szolgáltatások, képzések, továbbképzések szervezése, állami feladatellátáshoz kapcsolódó egyéb szolgáltatások. g) Digitális szolgáltatások osztálya. Feladatok: dokumentumok digitalizálása, szolgáltatása, digitális felületek és szolgáltatások menedzselése. 6

7 h) Közművelődési osztály (József Attila Művelődési Ház csoport, Sporttörténeti Állandó Kiállítás, marcalvárosi közművelődés, Gyárvárosi Közösségi Ház) Feladatok: közművelődési rendezvények szervezése. (2) A szervezeti egységek munkáját az igazgató irányítja és hangolja össze. A nagyrendezvények szervezését az igazgató közvetlenül irányítja. Az általános igazgatóhelyettes feladatkörébe tartozik a tudományos tevékenység szervezése, a minőségirányítási igazgatóhelyettes a Kisfaludy Károly Könyvtár működtetéséért is felelős. (3) Az intézmény szervezeti felépítése funkcionális felépítésű szervezet, mátrix-jellegű behatásokkal. Funkcionális: az igazgató alá rendelt szervezeti egységekre (osztályokra) épül, mátrix-jellegű annyiban, hogy a gazdálkodási osztály, valamint a digitális szolgáltatások osztálya valamennyi más osztállyal horizontális szakmai kapcsolatot is ápol, csakúgy, mint a vezető informatikus és munkatársai. (4) A szervezeti egységek működésének leírását, a munkakörök jegyzékét, valamint a munkaköri leírásokat az ügyrend tartalmazza. 7

8 12. (1) Az intézmény vezetőjének beosztása: igazgató. Kiemelt feladatai: a) az intézmény vezetése; b) a könyvtári és közművelődési tevékenység, valamint az ehhez kapcsolódó kiegészítő tevékenységek irányítása és ellenőrzése; c) a rendelkezésre álló költségvetés alapján az intézmény működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítása; d) a Közalkalmazotti Tanáccsal, a munkavállalói érdekképviseleti szervekkel való együttműködés; e) a munkavédelmi, tűzvédelmi tevékenység irányítása; f) a hatályos jogszabályokban, az SZMSZ-ben, a munkaköri leírásában és a felettesei által meghatározott egyéb feladatok. (2) Az intézményvezető főbb hatáskörei: a) gyakorolja a munkáltatói jogokat; b) dönt az intézmény működésével kapcsolatban minden olyan ügyben, amelyet jogszabály vagy kollektív szerződés nem utal más hatáskörébe; c) egyeztetési kötelezettség terheli az alkalmazottak foglalkoztatására, élet- és munkakörülményeire vonatkozó kérdések tekintetében; d) ellátja az intézmény képviseletét a fenntartóval, ill. harmadik személyekkel kapcsolatban; e) a változó feladatokhoz és szakmai kihívásokhoz igazodva meghatározza az egyes osztályok munkaköri és képzettségi összetételét, létszámát a szervezet fenntartó által engedélyezett összlétszámán belül. (3) Az igazgató felelős különösen: a) a szakmai munkáért; b) a munkavégzés egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtéséért; c) a munkaköri leírásában foglaltak szerinti munkavégzésért; d) az intézmény gazdálkodásáért, vagyonvédelméért, a jogszerű működésért. 13. (1) Az igazgató a feladatait az intézmény egyéb vezetőinek közreműködésével látja el. (2) Az intézményben a következő vezető beosztások vannak: a) igazgató; b) igazgatóhelyettesek (általános és minőségirányítási); c) gazdálkodási osztályvezető; d) szakmai osztályvezetők; e) csoportvezetők. (3) Az igazgatót akadályoztatása esetén az általános igazgatóhelyettes helyettesíti. Az igazgatóhelyettes az ügyrendben meghatározott egyéb feladatokat is ellát. (4) Az intézmény igazgatóját az általános igazgatóhelyettes teljes jogkörrel beleértve a munkáltatói jogok gyakorlását is - helyettesíti. Az igazgató helyettese az a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére szóló 150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet szerinti szakmai munkakört betöltő közalkalmazott, aki az ügyrendben meghatározott egyéb feladatokat is ellát. (5) Az igazgató és az általános igazgatóhelyettes együttes akadályoztatása vagy tartós távolléte, összeférhetetlenség fennállása, az igazgatói és az általános igazgatóhelyettesi álláshelyek egyidejű betöltetlensége esetén az igazgatót teljes jogkörrel beleértve a munkáltatói jogok gyakorlását is a minőségirányítási igazgatóhelyettes helyettesíti. (6) Kötelezettségvállalás csak a gazdasági vezető ellenjegyzésével vállalható. A gazdasági vezető jogkörét a gazdálkodási osztályvezető gyakorolja. E jogkörében az általa írásban kijelölt gazdasági munkatárs helyettesíti. (7) Az intézmény képviseletére az igazgató jogosult. 8

9 (8) Az utasítási jog gyakorlása az intézményben: a) az igazgató az intézmény minden dolgozójára kiterjedő, általános (szakmai és pénzügyi) utasítási joggal rendelkezik; b) az általános igazgatóhelyettes az intézmény minden dolgozójára kiterjedő szakmai utasítási joggal rendelkezik, az igazgató akadályoztatása esetén, helyettesítő feladatkörében általános utasítási joggal rendelkezik; c) a minőségirányítási igazgatóhelyettes az intézmény minden dolgozójára kiterjedő szakmai utasítási joggal rendelkezik, az igazgató és az általános igazgatóhelyettes akadályoztatása esetén, helyettesítő feladatkörében általános utasítási joggal rendelkezik; d) a gazdálkodási osztályvezető az intézmény minden dolgozójára kiterjedő pénzügyi-szakmai, a gazdasági szervezet dolgozóira kiterjedő általános utasítási joggal rendelkezik; e) a szakmai osztályvezetők az osztályuk dolgozóira kiterjedő szakmai utasítási joggal rendelkeznek; e) a csoportvezetők a csoportjuk dolgozóira kiterjedő szakmai utasítási joggal rendelkeznek; f) vezetők helyettesítése esetén a helyettesítő személy a helyettesített vezető utasítási jogkörével rendelkezik. (9) Az egyes munkáltatói jogok gyakorlása a helyettesítésre meghatározott szabályok kivételével nem ruházhatók át más alkalmazottra. 14. (1) Az intézményt annak igazgatója képviseli. Az igazgató akadályozása esetén a képviselet rendje a 13. (8) bek. a-c) pontjai szerint alakul. (2) Az intézményt a nyilvánosság előtt annak igazgatója képviseli. Az igazgató tartós akadályozása esetén a képviselet rendje a 13. (8) bek. a-c) pontjai szerint alakul. (3) Az intézményt a szakmai ügyek meghatározott körében, vagy egy meghatározott ügyben azon dolgozó is képviselheti, akinek munkaköri leírásában a képviselettel járó tevékenység szerepel. Ettől függetlenül, a nyilvánosság előtt az intézményt az igazgatón kívül - a (2) bek. kivételével csak az a dolgozó képviselheti, akit ezzel esetileg megbíz. 15. (1) Az igazgató, vezetői tevékenysége során együttműködik az intézményben működő közalkalmazotti tanáccsal és a helyi szakszervezeti vezetéssel. (2) Az intézmény továbbképzési és beiskolázási tervét figyelemmel az 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendeletben foglaltakra is az igazgató készíti el, ill. módosítja. Ennek során meghallgatja az (1) bekezdésben felsoroltak, valamint a továbbképzésben érintett szervezeti egységek vezetőinek, és a továbbképzésben érintettek véleményét. (3) A felmerülő vitákat az igazgató az említett személyi kör meghallgatása után, az intézmény érdekeire figyelemmel dönti el. 16. (1) Az intézményben abban az esetben köthető alapfeladat ellátásába tartozó tevékenységre külső személlyel, szervezettel szellemi tevékenység elvégzésére irányuló szolgáltatási szerződés, ha arra jogszabályban, ill. jelen szervezeti és működési szabályzatában meghatározott szakmai alapfeladatai ellátásához feltétlenül szükség van, és a) az adott feladat elvégzéséhez megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal vagy megfelelő művészi adottságokkal, képességekkel rendelkező munkavállalót az intézmény nem foglalkoztat, illetve az intézménynek nincs elegendő kapacitása az adott feladatra, vagy b) az alaptevékenység részeként felmerülő, a szerződés tárgyát képező szolgáltatás egyedi, időszakos vagy meghatározott alkalmanként, időben rendszertelenül ellátandó feladat. (2) Jogszabályban vagy a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatában meghatározott vezetői feladat ellátására szerződés nem köthető. 9

10 (3) A szerződésnek tartalmaznia kell: a) az ellátandó feladatot; b) a tevékenység ellátásának részletes feltételeit, a felek jogait és kötelezettségeit; c) a szerződés időtartamát; d) a teljesítés igazolására felhatalmazott személy nevét, beosztását; e) annak megjelölését, hogy az (1) bek. a) vagy b) pontjára tekintettel került sor a szerződés megkötésére. (Tipikusan az első esetbe tartozhatnak a közművelődési rendezvények külső előadói, a második esetbe pedig a szerzői jogi védelem alá eső szakmai produktumok.) 17. A vagyonnyilatkozat-tételével kapcsolatos szabályokat a évi CLII. törvény rendelkezései szerint az intézmény a következő módon szabályozza: 1) Az intézmény dolgozói évi CLII. törvény 2. a) 3. pontja alapján, mint közalkalmazotti jogviszonyban álló személyek közszolgálatban álló személynek minősülnek. 2) Vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek: a) azon közalkalmazottak, akik a évi CLII. törvény 3. (1) bek. b) pontja alapján közbeszerzés során javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosultak: igazgató, igazgatóhelyettesek, gazdálkodási osztályvezető általánosan, más közalkalmazotti munkatársak pedig akkor, ha az intézmény által lefolytatott közbeszerzési eljárás lebonyolításának bármely szakaszában részt vettek. b) azon közalkalmazottak, akik évi CLII. törvény 3. (1) bek. c) pontja szerint feladataik ellátása során intézményi költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá az állami vagy önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás tekintetében javaslattételre, döntésre, vagy ellenőrzésre jogosultak: igazgató, igazgatóhelyettesek, gazdálkodási osztályvezető, EU-s pályázatok ad hoc projektmenedzserei. 3) Esedékesség: a vagyonnyilatkozatra kötelezett személy beosztásába lépését követően, illetve beosztásának megszűnését követően, 30 napon belül vagyonnyilatkozatot tesz, kivéve, ha a korábbi, vagy az új beosztása, munkaköre, feladatköre vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel jár/járt. Beosztása fennállása során, vagy közbeszerzési eljárásban résztvevő közalkalmazott további vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének jogszabály eltérő rendelkezése hiányában évente köteles eleget tenni. A 2) bek. b) pont szerinti közalkalmazottak vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségüknek az esedékesség évében június 30-ig tesznek eleget. 4) A vagyonnyilatkozatok őrzését az igazgató esetében a költségvetési szerv irányító szervének rendelkezései szerint kell biztosítani. A vagyonnyilatkozatok őrzését az intézményi közalkalmazottak tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlója biztosítja a Gazdálkodási osztályon, zárt páncélszekrényben, az egyéb személyi munkaügyi iratoktól elkülönítve, dokumentált elhelyezéssel. 5) Az őrzésért felelős köteles a kötelezettet a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség fennállásáról és esedékességének időpontjáról a kötelezettet legalább 30 nappal megelőzően tájékoztatni. A tájékoztatás tartalmazza: a) a évi CLII. törvény melléklete szerinti nyomtatványt; b) a nyomtatvány kitöltéséhez szükséges írásbeli útmutatást; c) a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszegésének jogkövetkezményeire való figyelmeztetést. 6) A vagyonnyilatkozatot két példányban a évi CLII. törvény mellékletében meghatározottak szerint kell kitölteni és a kötelezett által valamennyi oldalán aláírva példányonként külön-külön zárt borítékba kell helyezni. 7) A vagyonnyilatkozatot elektronikus úton is ki lehet tölteni. 8) A nyilatkozó és az őrzésért felelős a boríték lezárására szolgáló felületen elhelyezett aláírásával egyidejűleg igazolja, hogy a nyilatkozat átadására zárt borítékban került sor. Az őrzésért felelős személy a nyilatkozatot nyilvántartási azonosítóval látja el. 9) A vagyonnyilatkozat egyik példánya a nyilvántartásba vétel után a kötelezettnél marad, másik példányát az őrzésért felelős az egyéb iratoktól elkülönítetten kezeli. 10

11 10) A vagyonnyilatkozatot tartalmazó borítékokat - a nyilatkozó és az őrzésért felelős példányát is - csak a vagyongyarapodási vizsgálat során az eljáró szerv bonthatja fel. 11) A vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkakörökben dolgozók személyét jelen SZMSZ melléklete nevesíti. 16./A Az intézményben a munkaidőt és a munkarendet az intézmény Kollektív Szerződése szabályozza. 17./B (1) Az intézményi belső kommunikáció a minőségirányítási tevékenységünk alapját képező Minőségirányítási kézikönyv szerint történik. (2) A fentieken túl, évente legalább két alkalommal összkönyvtári értekezlet zajlik, amelyen valamennyi dolgozó részt vesz. Lehetőség szerint ilyenkor kell megszervezni a jogszabály által előírt kötelező oktatásokat is (tűz és balesetvédelmi oktatás). Az értekezletről emlékeztető készül, amelyet 10 napon belül elektronikus úton ki kell hirdetni az alkalmazottak körében. (3) Az igazgató évente legalább 12 alkalommal igazgatói értekezlet hív össze, amelynek állandó résztvevői: valamennyi vezető beosztású munkatárs, a szakszervezet és a Közalkalmazotti Tanács képviselői, valamint a munkavédelmi képviselő, továbbá az igazgató által az aktuális napirendi pontok tekintetében érintett munkatársak. Az értekezletről emlékeztető készül, amelyet három napon belül elektronikusan meg kell küldeni az ezen rendelkezés szerinti résztvevőknek. (4) Az osztályok szükség szerint értekezletet tartanak, de legalább évente 12 alkalommal, a (3) bekezdésben írt igazgatói értekezletet követő egy héten belül. Az értekezletek megtartásáról éves beszámolójukban adnak számot. 18. (1) Az intézmény igazgatója a vonatkozó jogszabályi változásokat követően azonnal, de ezektől függetlenül is minden év október hónapban felülvizsgálja az intézményi szabályzatok aktualitását, és szükség szerint módosítja azokat. (2) Az intézmény vezetője folyamatosan gondoskodik a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosításáról, de ettől függetlenül is minden év október hónapban megvizsgálja az ezzel kapcsolatos kötelezettségek teljesítésének megtörténtét. (3) Az intézmény igazgatója minden év november 30-áig jelentést tesz Győr város jegyzőjének az (1)-(2) bekezdésben foglalt kötelezettségeinek teljesítéséről. 19. (1) Az intézményi FEUVE folyamatokról az intézmény FEUVE-szabályzata, valamint az intézmény Minőségi Kézikönyve rendelkezik. Az intézmény valamennyi szakmai folyamatában érvényesíteni kell a PDCA-ciklus elvét (tervezés végrehajtás ellenőrzés beavatkozás), valamint az integritás-szemlélet megvalósulását. (2) Az Ügyrendben közölt munkafolyamat leltárnál jelölni kell az előzetes és utólagos ellenőrzési pontokat (nyomvonal). 20. Az intézmény együttműködik az Állami Számvevőszékkel az Integritást Támogatók Köréhez való csatlakozással, és az ehhez kapcsolódó adatszolgáltatással. 21. Az intézményi munkaköröket, a munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, valamint az ezekkel kapcsolatos felelősségi szabályokat a Szervezeti és Működési Szabályzat melléklete tartalmazza. 11

12 Ügyrend Az intézmény ügyrendjének tartalma: I. Az intézményi munkafolyamatok leírása, a folyamatba épített ellenőrzési feladatok jelölésével. II. A főbb munkafolyamatok folyamatábrája. I. Az intézményi munkafolyamatok leírása Színkódok és az ehhez kapcsolódó ellenőrzési feladatok: Előzetes ellenőrzés - végzi: folyamatgazda (illetékes vezető, SZMSZ szerint). Utólagos ellenőrzés - végzi: folyamatgazda (illetékes vezető, SZMSZ szerint). Vezetés Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás F2. Információszolgáltatás F3. Közösségi szolgáltatások F4. KSZR F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások F6. Felnőttképzési szolgáltatások (külön Minőségi Kézikönyve van!) F7. Gyűjteményszervezés F8. Feldolgozás Támogató folyamatok T1. Épületüzemeltetés A vagyongazdálkodási feladatok irányítása és ellenőrzése (bérbeadás, állagmegóvás) A munkakörülmények biztosítása Élet és tűzvédelmi, vagyonbiztonsági feladatok szervezése Rendkívüli események menedzselése (káresemények, bűncselekmények következményei, balesetek) T2. Gazdasági tevékenység Költségvetés készítés A gazdálkodási feladatok irányítása és ellenőrzése, utalványozás Irattározási szabályok betartatása Kötelezettségvállalások T3. Informatikai rendszer üzemeltetése T4. Munkatársak képzése Éves és 7 éves képzési terv készítése T5. Statisztika, mérések Éves statisztikai jelentések Teljesítménymérés és értékelés 12

13 Vezetői folyamatok V1. Szakmai menedzsment Munkaterv készítés Szakmai beszámoló készítés A szakmai tevékenység irányítása és ellenőrzése Belső ellenőrzés megszervezése és irányítása Szakmai program megvalósítása Munkaértekezletek tartása V2. Erőforrás menedzsment Munkavállalók felvétele Általános munkáltatói döntések (szabadságok kiadása, fizetési előlegek engedélyezése, nyugdíjazás, létszámcsökkentés lebonyolítása) Az intézmény szabályzatainak elkészítése és karbantartása Adatvédelmi feladatok ellátása V3. Projekt menedzsment A pályázati projektek felelős irányítása és felügyelete V4. Intézményi kommunikáció Az intézmény képviselete Az intézményi kiadványok jóváhagyása Kapcsolattartás más intézményekkel és szervezetekkel Az érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos feladatok ellátása Programtervezések (kiemelt rendezvények közvetlen felügyelete) Média és marketing tevékenység 13

14 Olvasószolgálat Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás Kölcsönzés Átkölcsönzés Könyvtárközi kölcsönzés - ODR Regisztráció Beiratkozás Hosszabbítás Előjegyzés Értesítések ügyintézése Előjegyzési Késési Elveszett könyv ügyintézése Helyben használat o Hírlap- és magazin olvasó használata o Olvasóterem használata o Katalógusok használata o Adatbázisok használata o Számítógép és internet használat F2. Információszolgáltatás Felvilágosítás Közhasznú információszolgáltatás Referensz Általános- és szaktájékoztatás Online tájékoztatás Irodalomkutatás, bibliográfia készítés Könyv, film, zenei- és hangoskönyvajánlók F3. Közösségi szolgáltatások Könyvtárhasználati- és kézműves foglalkozások szervezése Könyvtári Hét programjainak szervezése Vetélkedők szervezése Információk megjelenítése a könyvtár facebook oldalán F5. Reprográfia Fénymásolás Nyomtatás Digitális másolatkészítés Szkennelés Fotózás F7. Gyűjteményszervezés Gyarapítás Tájékozódás a dokumentumpiacon Dokumentum kiválasztás Dezideráta Apasztás Selejtezés Gyűjtemény rendezése Dokumentumok visszaosztása Az állomány raktári rendjének biztosítása a szabadpolcon és a raktárban Dokumentumok kötészetre előkészítése 14

15 F8. Feldolgozás Feltárás Helyismereti vonatkozású cikkek formai és tartalmi feltárása Támogató folyamatok T2. Gazdasági tevékenység Számlázás Pénzkezelés Pénzügyi elszámolás T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Használói elégedettségmérés Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Szórólapok, plakátok, programfüzetek eljuttatása a könyvtárhasználókhoz Könyvtárhasználati tájékoztató OPAC használati útmutató Panaszkezelés 15

16 Helyismereti osztály Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás 1.Az olvasók könyv- ill. folyóirat-kéréseinek teljesítése, polcról, belső raktárból, alsó raktárból, külső raktárból történő szolgáltatása BC anyagból tájékoztatás és könyvek, oktatócsomagok, CD-k, DVD-k kölcsönzése 2. Könyvtárközi dokumentumszolgáltatás Könyvtárközi kölcsönzés: szolgáltató könyvtárként (MK): Rendelésfelvétel ODR-en, ből, telefonon A dokumentumok polcról, alsó ill. külső raktárakból történő összegyűjtése Központból, gyermekkönyvtárból, ill. fiókkönyvtárból rendelt dokumentum átkérése rendelés adminisztrációja Kölcsönzésben lévő dokumentum előjegyzése Dokumentumok kikölcsönzése HUNTÉKÁBAN, visszajelzés en, ODR-en státusz átállításával ODR-en megkért könyvek kézi és gépi adminisztrációja küldéskor és visszaérkezéskor, feltételegyeztetés a küldésről, számlázás, lemondott kérések adminisztrációja, Hosszabbítások kezelése, kéréskövetés, státuszmódosítások Esetleges reklamációk kezelése Postázás előkészítése, csomagolás, új könyvtárközis könyvtárak beiratkoztatása A könyvek visszaérkezésekor csomagbontás, érkeztetés, gépi visszavétel, en visszaigazolás en, ODR-en státuszállítás Kölcsönzések követése, késedelmes könyvtárak figyelmeztetése Személyes kérések intézése azonnal, dokumentum összegyűjtése, adminisztrációja, kölcsönzése, a visszahozott könyvek visszavétele naplóban, HUNTÉKÁBAN Új kérő könyvtárak adatainak összeírása, beiratkoztatása Az ODR éves statisztikájának elkészítése, postakönyvek másolása, költségszámolás Kapcsolattartás a szaktájékoztató, a pultnál lévő és a raktáros kollégákkal, a kézbesítővel és a gazdasági osztállyal Kapcsolattartás a Központi könyvtár könyvtárközi kölcsönzést végző kollégáival kapcsolattartás a helyi egyetemi, iskolai, szakkönyvtárak kollégáival Könyvtárközi kölcsönzés: olvasóink kéréseinek elindítása más könyvtárakhoz (K) Olvasóink kéréseinek fogadása, az Országos Dokumentumellátó Rendszer (ODR) keretében a könyvtárunk által az olvasóink részére más könyvtáraktól kért dokumentumok könyvtárközi kölcsönzése (adminisztráció, kapott könyvek visszapostázása, telefonos, online és kapcsolattartás olvasókkal, kollégákkal Elektronikus dokumentumok küldése. Az országos internetes adatbázisok, az on-line katalógusok használata, az adminisztráció (elektronikus levelezés, nyilvántartás) naprakész vezetése, a kölcsönzés technikai részének végzése). Helyismeret gyűjtemény a helyismereti kutatóteremben a különböző dokumentumtípusok szolgáltatása 16

17 F2. Információszolgáltatás Olvasótermi tájékoztatás: on-line katalógusból adatszolgáltatás tájékoztatás az Olvasótermi anyagból az internetes adatbázisok, CD-k, CD-ROM-ok hozzáférésének biztosítása és tájékoztatása Kutatóteremben referensz-szolgálat kutatótermi tájékoztatás: on-line katalógus, helyi és internetes adatbázisok, hagyományos és nem hagyományos dokumentumok alapján a külső megkeresések alapján tájékoztatás ( -es megkeresések, társintézmények,stb) NPA-adatbázis gondozása, feltöltése. F3. Közösségi szolgáltatások helyismereti vetélkedők szervezése, vetélkedőkön zsűrizés látogató diákcsoportok számára a gyűjtemény állományának használatának bemutatása F5. Reprográfia Fénymásolás Nyomtatás Digitális másolatkészítés Szkennelés fénymásolat készítése, postázása, digitális másolat készítése és es küldése Születésnapi újság készítése Előzetes tájékoztatás személyesen, ben, telefonon Rendelésfelvétel, folyóiratok összeválogatása, egyeztetés a megrendelővel, fotók szkennelése Az újság elkészítése (szkennelés, fotó és gólyahír szerkesztése, előlap készítése, kötészetbe küldés, kiértesítés, számlázás) Kapcsolattartás a megrendelővel, a kötészettel, a szállítást végző gépkocsivezetővel, a kézbesítővel F7. Gyűjteményszervezés Folyóiratfeldolgozás (folyóiratfeldolgozó-könyvtáros) munkafolyamatai- folyóirat-rendelésben (igényfelmérés, listák készítése, hiányok felderítése érkeztetési adatok, polcrendezés és kollégák jelzései alapján és jelentése. reklamáció számlamásolatának beszerzése és archiválása a főnaplós leltárhoz való csatolás céljából. bibliográfiai leírás készítése, példányrekordok létrehozása, katalóguscédula megírása új füzetpéldányok generálása, érkeztetés előkészítésére. leltározás a Huntékában, kötésre előkészítése illetve tékázása. selejtezések (Törlési listák elkészítése, egyéb szükséges adminisztráció elvégzése. fölöspéldánylisták figyelése, régi, hiányzó folyóiratpéldányok pótlása, beszerzése. folyóiratállomány visszamenőleges karbantartása Olvasótermi feladatok Napilapok, folyóiratok érkeztetése Periodikumok példányainak polcra ill. raktárba helyezése Raktári rend fenntartása (periodikumok - olvasóterem, hátsó raktár, alsó és külső raktárba küldés olvasótermi könyvek rendje Az idegen nyelvű könyvek közül az angol nyelvű könyvek beszerzéséhez javaslatok megtétele 17

18 Az idegennyelvű könyvek raktári rendjének fenntartása Helyismereti feladatok Aprónyomtatványok állományba vétele (leltározása), behasonlítása, önfeltáró rendszerbe való elhelyezése Képeslapgyűjtemény, fotógyűjtemény gyarapítása: behasonlítás, internetes aukciós oldalakról rendelés, számlák továbbítása. Magángyűjtőktől való vásárlás. Képeslapok állománybavétele, szkennelése, bibliográfiai leírása Kötelespéldányok begyűjtése (nyomdákkal való kapcsolattartás) Önkormányzati lapok beszerzése Megyei folyóiratok nyilvántartásának kezelése az újonnan induló megyei periodikumok bibliográfiai leírása a megyei folyóiratok kötésre való előkészítése helyismereti bekötött folyóiratok raktári rendjének fenntartása a helyismereti könyvállomány gyarapítása: javaslat a beszerzésre, szerzőkkel való kapcsolattartás helyismereti könyvek helyismereti szempontú analitikus feltárása a folyóirat állományunk figyelése, feltárása helyismereti szempontból, megyei cikkadatbázis építés Helyismereti adatbázisok építése: évfordulónaptár, megyei kitüntetettek, megyei periodikumok listája, linkgyűjtemények, megyei wikipédia A könyvtár blogjára és elektronikus folyóiratába helyismerettel kapcsolatos publikálás, ismeretterjesztő cikkek írása Helyismereti személyek adatbázisának építése. Támogató folyamatok T2. Gazdasági tevékenység Pénzforgalom, pénztár kezelés T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás forgalmi, könyvtárközi kölcsönzés adatainak szolgáltatása Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Szórólapok, plakátok, programfüzetek eljuttatása a könyvtárhasználókhoz Könyvtárhasználati tájékoztató OPAC használati útmutató Panaszkezelés 18

19 Területi szolgáltatások osztálya Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás A KSZR tagkönyvtárak dokumentumellátása F2. Információszolgáltatás Felvilágosítás, tájékoztatás F3. Közösségi szolgáltatások KSZR településeken rendezvények szervezése F4. KSZR Állományellenőrzés Raktári rend kialakítása A beszerzett dokumentumok, tárgyi eszközök kiszállításának koordinálása Kapcsolattartás a könyvtárosokkal Tárgyi eszköz igénylések Exportálás a NanLib rendszerben A KSZR könyvtárosok továbbképzése Szakmai tanácsadás F6. Felnőttképzési szolgáltatások Akkreditált Segédkönyvtáros képzés szervezése Felnőttképzési szerződések megkötése Tanfolyam dokumentációja Tananyagok feltöltése a segédkönyvtáros felületre Vizsgaszervezés F7. Gyűjteményszervezés Dokumentumigénylés Nemzetiségi könyvtári ellátás Folyóirat rendelések Selejtezések Támogató folyamatok T2. Gazdasági tevékenység Számlákkal kapcsolatos ügyintézés T3. Informatikai rendszer üzemeltetése KKSZR honlap szerkesztése, építése, karbantartása Kapcsolattartás a NanLib rendszer fejlesztőjével T5. Statisztika, mérések Éves statisztika készítése Megyei Statisztikai Központként a megyei statisztikai adatszolgáltatás koordinálása Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Kapcsolattartás a megye könyvtáraival Kapcsolattartás a települési önkormányzatokkal 19

20 Gyűjteményszervezési osztály Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás F2. Információszolgáltatás F7.6 Gyűjteményszervezés 1. Gyarapítás Dokumentumok kiválasztása, rendelése Az állománygyarapítási javaslatok összegyűjtése, rendszerezése, behasonlítása. Heti ajánlójegyzékek kezelése jegyzékek kiküldése a visszaérkezett jegyzékek összesítése (9 részleg) jegyzékek behasonlítása rendelendő dokumentumok rendelési tételeinek felvitele az adatbázisba megrendelés a Kello felületén Új Könyvek (UK) jegyzéke kérések összesítése jegyzékek behasonlítása rendelendő dokumentumok rendelési tételeinek felvitele az adatbázisba megrendelés a Kello felületén Különféle beszerzési keretek felhasználása, elszámolása (költségvetés, ODR, ÉNT, NKA, Márai stb.). Könyvek, térképek, muzeális dokumentumok, CD-k, kották, DVD-k és elektronikus dokumentumok beszerzése online ill. hagyományos módon, az adott dokumentumra vonatkozó szerződések és a beszerzési keretek figyelembe vételével. Rendelési nyilvántartások vezetése a Huntéka segítségével. A kötelespéldányként, ajándékba kapott ill. egyéb módon beszerzett dokumentumok behasonlítása, árazása, gyűjteményi helyük megállapítása. 2. Érkeztetés Az érkezett dokumentumok átvétele, egyeztetése a számlákkal. A számlák nyilvántartása, leadása a gazdasági osztálynak. T3!? A dokumentumok érkeztetése a Huntéka gyarapító modulban. (Kello vásárlás esetén leltározás is). Reklamációk (téves szállítás, hibás példányok, számlázási hibák) intézése. 3. Állomány-nyilvántartás Raktári jelzetek megállapítása részlegek alapján. Leltározás (kivéve Kello). Könyvek átleltározása lelőhely változás esetén. Cédulanyomtatás fiókkönyvtárak részére, ahol nincs gépi kölcsönzés. Csoportos leltár elkészítése. Részvétel az állományellenőrzésekben előkészítés, lebonyolítás (adatbázis vagy raktárlapok alapján) utómunkálatok (jegyzőkönyv készítése, hiányzó vagy elhasználódott dokumentumok törlése, kivezetése a nyilvántartásból) leltárlapokra a törlés tényének a rávezetése, Mellékletek adatbázisban rögzítése a példányablakban. Állománymérleg készítése negyedévente ill. éves szinten. 4. Apasztás, törlés Részvétel a dokumentumok selejtezésében. (selejt, tervszerű állományapasztás). Behajthatatlan és megtérített dokumentumok törlése az állományból. 20

21 Állományellenőrzések utáni törlések Csoportos leltár készítése a törölt dokumentumokról. A törölt dokumentumok kivezetése a nyilvántartásokból (adatbázis, leltárlap, raktárlap.) A leselejtezett dokumentumok további hasznosításra való szétválogatása, törlés jelölése a dokumentumokon. A törölt dokumentumok bejelentése a fenntartónak. F8 Feldolgozás 1. Dokumentum feltárás A dokumentumok formai és tartalmi feltárása a Huntéka integrált rendszer segítségével. (könyvek, térképek, CD-k, elektronikus dokumentumok, DVD-k) A helyismereti dokumentumokról a gyűjtőköri szabályzatban lefektetett elvek alapján, egyéb esetekben az adott dokumentumok feltárási szabályzatai alapján analitikus feltárás készül. Huntéka adatbázis építése, karbantartása, különös tekintettel a konverzió következtében keletkezett hibák javítása. Az opacos megjelenítés külön menüpontjához (kölcsönözhetőségi, ajánló lista) a hangoskönyvek és DVD-k XML formátumú leírása. A feldolgozással kapcsolatos szabályzatok, segédletek folyamatos karbantartása, bővítése. 2. Dokumentumok szerelése A dokumentumok bélyegzése, etikettezése, leltári számmal való ellátása. Raktári jelzetek készítése, felszerelése, a részlegek jelölése. Hangoskönyvek, DVD dokumentumok borítójának szkennelése. A dokumentumok előkészítése szállításra. Megváltozott, ill. hibás jelzetek javítása. Mellékletek szerelése. Támogató folyamatok T2. Gazdasági tevékenység Számlákkal kapcsolatos ügyintézés T5. Statisztika, mérések Éves statisztika készítése Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció könyvajánlók írása kapcsolattartás HunTéka fejlesztőkkel 21

22 Muzeális gyűjtemény Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás Muzeális dokumentumok helyben használatának biztosítása (kiszolgálás a Muzeális Gyűjteményből). Raktári rend kialakítása és fenntartása F2. Információszolgáltatás Tájékoztatás Szaktájékoztatás a Muzeális Gyűjteményben. Közreműködés a kutatók informálásában. Szombati ügyelet az olvasószolgálatban. Ismeretterjesztő cikkek írása (online változat: szerkesztés és megjelentetés DISZOL). Ismeretterjesztő előadások. F3. Közösségi szolgáltatások Csoportok fogadása, a Muzeális Gyűjtemény bemutatása. F7. Gyűjteményszervezés Állománygyarapítás Javaslattétel muzeális dokumentumok beszerzésére (antikváriumok, aukciók kínálatából) (Rendelés: Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztály). Javaslattétel a Muzeális segédkönyvtár gyarapítására (Rendelés: Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztály). Állomány-nyilvántartás Muzeális dokumentumok állományba vétele. Csoportos leltárkönyv vezetéséhez szükséges adatok szolgáltatása az Állománygyarapítási és feldolgozó osztály felé. Állományellenőrzés (Állománygyarapítási és Feldolgozó Osztállyal együttműködve). F8. Feldolgozás Muzeális dokumentumok feldolgozása Feltárás Formai és tartalmi feltárás a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszerben. Könyvanalitika készítése a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszerben helyi témájú részdokumentumok és helyi szerzők művei esetén. HUNTÉKA adatbázis építése, karbantartása. A muzeális dokumentumokra vonatkozó intézményi szabályzat folyamatos karbantartása, bővítése. Felszerelés Bélyegzés, leltári számmal ellátás, vonalkód beragasztása, jelzetelés. Állományvédelem Digitalizálás Digitalizálandó dokumentumok kiválasztása (Digitalizálás: DISZOL). Restaurálás Restaurálandó dokumentumok kiválasztása. Restaurálás: (pályázat) (Költségvetési, Munkaügyi és Üzemeltetési Osztállyal együttműködve). Megvalósítás: külső cég. Támogató folyamatok T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció kapcsolattartás a MOKKA-R-el 22

23 Digitális szolgáltatások osztálya Főfolyamatok F1. Dokumentumszolgáltatás könyvek digitalizálása folyóiratok digitalizálása szkenneléssel folyóiratok digitalizálása mikrofilmről kisnyomtatványok digitalizálása fotók digitalizálása képeslapok digitalizálása muzeális dokumentumok digitalizálása digitális könyvtár menedzselése önkéntes diákmunka menedzselése intézményi fotóarchívum kezelése F2. Információszolgáltatás Facebook-oldalak (felnőtt könyvtár, gyermekkönyvtár, Győri Szalon) menedzselése honlap menedzselése Győri Szalon menedzselése cikkírás cikkfeltöltés információk begyűjtése blog menedzselése Twitter-oldal menedzselése F3. Közösségi szolgáltatások Facebook-oldalak (felnőtt könyvtár, gyermekkönyvtár, Győri Szalon) menedzselése blog menedzselése Twitter-oldal menedzselése F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások online marketing Támogató folyamatok T3. Informatikai rendszer üzemeltetése informatikai rendszer támogatása és karbantartása kapcsolattartás az integrált könyvtári rendszer fejlesztőivel T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció kapcsolattartás a város és a megye kulturális intézményeivel, a médiával, valamint a fenntartó marketing részlegével 23

24 Közművelődési osztály Főfolyamatok F2. Információszolgáltatás Szolgáltatások: termek értékesítése adott szempontok és árak figyelembevételével, rendezvényszervezés, tanácsadás, információ nyújtása. F3. Közösségi szolgáltatások Közreműködni a lakosság érdeklődésének és életkorának megfelelően, a kulturális értékek közvetítésében, azok elsajátításában és létrehozásában, művelődési igények felkeltésében és megvalósításában, a városrészenként eltérő sajátosságok figyelembevételével. Színvonalas programok, rendezvények nyújtása. A szabadidő tartalmas eltöltéséhez művelődési formákat kínálni. Gyermek- és családi programok, játszóházak szervezése. A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása. Helyi, városi és megyei szintű rendezvények lebonyolítása, koordinálása és megtartása: kiállítások, művészeti események, szórakoztató rendezvények, műsorok, ünnepségek, találkozók, versenyek. A helyi társadalom önszerveződő csoportjai, egyesületei, kis közösségei számára közösségi tér biztosítása, nagy létszámú rendezvényeinek segítése, szakmai támogatása. A város más intézményeivel, civil szervezeteivel, egyházakkal való kapcsolatfenntartás, együttműködés. A nemzetiségi, kisebbségi kultúrák ápolása, hagyományőrző és hagyományteremtő kezdeményezések gondozása. Amatőr alkotó közösségek, művészeti csoportok, klubok, körök és szakkörök működtetése, hely biztosítása. Gyermek- és családi programok, játszóházak szervezése. A közvetlen lakókörnyezet művészi hagyományainak gondozása, a helyi művelődési szokások ápolása, gazdagítása. Helyi, városi és megyei szintű rendezvények lebonyolítása, koordinálása és megtartása: kiállítások, művészeti események, szórakoztató rendezvények, műsorok, ünnepségek, találkozók, versenyek. A helyi társadalom önszerveződő csoportjai, egyesületei, kis közösségei számára közösségi tér biztosítása, nagy létszámú rendezvényeinek segítése, szakmai támogatása. A város más intézményeivel, civil szervezeteivel, egyházakkal való kapcsolatfenntartás, együttműködés. A nemzetiségi, kisebbségi kultúrák ápolása, hagyományőrző és hagyományteremtő kezdeményezések gondozása. Amatőr alkotó közösségek, művészeti csoportok, klubok, körök és szakkörök működtetése, hely biztosítása. F5. Kiegészítő könyvtári szolgáltatások Rendezvények fotózása, archiválása Támogató folyamatok T2. Gazdasági tevékenység Számlázás, pénzkezelés, pénzügyi elszámolás T5. Statisztika, mérések Időszakos statisztikai adatszolgáltatás Vezetői folyamatok V4. Intézményi kommunikáció Kiadványok szerkesztése, készítése: meghívó, szórólap, plakát, műsorfüzet. Kapcsolattartás a helyi médiával. 24

25 Gazdálkodási osztály Főfolyamatok F6. Felnőttképzési szolgáltatások Szerződések, befizetések kezelése Számlázás Támogató folyamatok T1 Épületüzemeltetés 1. Gondnoki feladatok ellátása épület javítás, karbantartás, felújítás 2. Beszerzések: iroda- és tisztítószer működéshez szükséges anyagok, eszközök beszerzése 3. Tűz-és munkavédelem 4. Vagyonvédelem megszervezése T2. Gazdasági tevékenység Számlák (készpénzes és utalásos): érkeztetés szkennnelés kontírozás utalásra előkészítés Személyi állomány nyilvántartása: be- és kilépő dolgozókkal kapcsolatos feladatok ellátása, dokumentálása, gazdasági munkatársak, munkaköri leírásának elkészítése munkaviszony- és kereseti igazolások elkészítése szabadság nyilvántartás (kézi és gépi) munkaidő nyilvántartás táppénz ellátáshoz szükséges adatszolgáltatás egyéb TB ellátáshoz szükséges adatszolgáltatás számfejtések adózással kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások tárgyi eszköz nyilvántartás könyvelési program figyelemmel követése Pályázatok írása, elszámolása, nyilvántartása Kapcsolattartás külső cégekkel, szakemberekkel: o árajánlatok kérése, o megrendelések Beszámolók (éves szakmai) készítése: NAV-nak, KSH-nak, fenntartónak Pénztár vezetése Közbeszerzések Természetbeni juttatások nyilvántartása, kezelése Szabályzatok aktualizálása Postázás Technikai alkalmazottak: ruhatáros, teremőr, takarító munkájának koordinálása Ügyviteli feladatok: 1. Szövegek előállítása, rögzítése, szerkesztése 2. Sokszorosítás, másolás 3. Könyvtári nyomtatványok nyilvántartása, rendelése 4. Irattározás: a könyvtár működése során keletkező és hozzánk kerülő iratok iratok irattári rendezése, kezelése és őrzése 25

26 5. Iratkezelés: irat készítés, nyilvántartás, rendszerezés, segédletekkel való ellátása visszakeresése szakszerű és biztonságos őrzése, használatra bocsátása selejtezhetőség szempontjából történő válogatása selejtezése, levéltárba adása 6. Folyóirat nyilvántartás Informatika Támogató folyamatok T3. Informatikai rendszer üzemeltetése 1. Szerverek szoftveres, hardveres karbantartása 2. Munkaállomások telepítése, karbantartása 3. Adattárolások, biztonsági mentések menedzselése 4. Informatikai rendszer, hálózat tervezése, üzemeltetése 5. Routerek és egyéb hálózati eszközök konfigurálása és üzemeltetése 6. Informatikai rendszer működése közben felmerülő hibák elhárítása 7. Segítségnyújtás a dolgozók informatikai problémáinak megoldásában 8. Kapcsolatattartás a könyvtári informatikai rendszerek fejlesztőivel az üzemeltetési problémák megoldása érdekében 9. Digitális szolgáltatások háttérfolyamatainak támogatása, ehhez szükséges informatikai rendszerek működésének biztosítása 26

27 II. A főbb munkafolyamatok folyamatábrája Gyűjteményszervezési osztály F7.6.1 Rendelés 1. Rendelési igények összegyűjtése Új Könyvek alapján heti ajánlók alapján egyéb (olvasók, könyvtárosok kérései, stb.) 2. Táblázatba rendezés, összesítés 3. Behasonlítás, döntés előkészítés A Huntéka katalógusban, a rendelésben ill. a dezideráta nyilvántartásban. van-e elegendő példány, olvasói igény van rá, információ a kiadásról: hányadik kiadás, helyi-e a kiadvány ill. a nyomda. vesszük-e a sorozatot, vannak-e előzményei, a szerző mennyire ismert, információ a kölcsönzés gyakoriságáról. pénzügyi keretek - ÚJ FOLYAMAT: Dezideráta 4. Döntés a beszerzésről gyűjtőköri szabályzat a mű információtartalma, színvonala. 5. Rendelés Belépés jelszóval a Kello honlapjára. ( Keresés funkcióval megkeressük a rendelendő dokumentumot. Beállítjuk az igényelendő darabszámot A tételt a kosárba rakjuk A kosár tartalma gombra kattintva a rendelés ellenőrzése A megrendelés gombra kattintva a rendelés elküldése 6. Dokumentálás A feladott rendelés után az automatikus rendelési értesítő elmentése az erre a célra létrehozott mappába. Rendelési tételek létrehozása a Huntéka gyarapító moduljában. Rendelési csomag létrehozása az egyszerre rendelt tételekből. 7. Nem teljesített rendelések (rendelés más szállítótól) 30 nap után a Kello nyilatkozik a rendelés nem teljesíthetőségéről. más szállítótól megrendeljük a dokumentumot nincs más szállítónak sem, akkor visszajelzés az olvasószolgálatnak deziderátába helyezés - ÚJ FOLYAMAT: Dezideráta 27

28 F Folyamat megnevezése: Rendelés 28

29 F7.6.2 Érkeztetés A megrendelt dokumentumok a hozzá tartozó számlával rendelkezésre állnak, a Huntéka adatbázisban az alapadatokkal szerepelnek. 1. Csomagbontás Számlához kapcsolódó feladatok számla ellenőrzése - rendben van? (áfa, kedvezmény) - nincs rendben ÚJ FOLYAMAT: reklamáció a számla és a dokumentum ellenőrzése, egyeztetése - rendben van? - másolat készítése a számláról - nincs rendben ÚJ FOLYAMAT: reklamáció A könyvek fizikai állapotának ellenőrzése - rendben van? - nincs rendben ÚJ FOLYAMAT: reklamáció 2. Az eredeti számla leadása a Gazdasági osztálynak 3. Huntéka Gyarapítás modul megnyitása rendelési csomag ellenőrzése - hiányzó tételek kivezetése a csomagból - ÚJ FOLYAMAT: Dezideráta - több példányos tételek árának megosztása - lelőhelyek rávezetése a számlamásolatra. 4. Érkeztetése példányazonosítók beolvasása lelőhelyek jelölése a dokumentumon leltári szám generálása 5. Rendelési csomag lezárása, mentése az adatbázisba bevitt pénzügyi adatok összevetése a számlával a csomagszám rávezetése a számlamásolatra. 6. A dokumentumok raktárba helyezése a formai és tartalmi feltárásig. 29

30 F Folyamat megnevezése: Érkeztetés 30

31 Muzeális Gyűjtemény F8.7.1 Muzeális könyvek formai és tartalmi feltárása A formai feltáráshoz szükséges a KSZ/6 Bibliográfiai leírás, Régi nyomtatványok szabályzat, egyéb könyvtári szabványok, a Szabályzat a Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér muzeális dokumentumainak kezeléséről szóló szabályzat, a HUNMARC, a MOKKA szabályzat, a HUNTÉKA kézikönyv Katalogizáló modulra vonatkozó részeinek ismerete. A tárgyszavazáshoz szükséges a Köztauruszban való jártasság. 1. Behasonlítás HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-keresés: a dokumentum behasonlítása a DRKPMK adatbázisában. - Ha a könyvnek ugyanez a kiadása szerepel az adatbázisban: megjegyzés mezők átnézése, új megjegyzések felvétele amennyiben szükséges. - Ha az adott könyv nem szerepel az adatbázisban: 2. Formai feltárás Amennyiben a könyvben különböző kiadók könyvei találhatók meg egybekötve, un. összefoglaló kolligátum rekordot kell készíteni. Amennyiben a címlap hiányzik: a kötet azonosítása bibliográfiák, internetes források, interneten megtalálható bedigitalizált példányok alapján. Bibliográfiai leírás készítése a szabályzatoknak, szabványoknak megfelelően. Monografikus muzeális könyv: HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord- Bibliográfiai-Régi könyv űrlap megnyitása - Különösen fontos lépések: - Személynév, testületi név megtalálható a névtörzsben? Ha nem, új személynév stb. rekord készítése (az adatokat külső forrásból ki kell deríteni). - Megjelenés helye, kiadó megtalálható a törzsben? Ha nem, új megjelenési hely és kiadó felvétele (az adatokat külső forrásból ki kell deríteni). - Amennyiben a könyv idegen nyelvű: 505 Megjegyzés a tartalomról mezőbe kerül a mű tartalmának rövid összefoglalása. - Amennyiben a könyvből kiderül korábbi tulajdonosa: 561 Megjegyzés a származásról (proveniencia) mező kitöltése. - Amennyiben a könyv kézírásos bejegyzéseket tartalmaz: 562 Megjegyzés az egyediségről (margináliák) mező kitöltése. 3. Tartalmi feltárás Tárgyszavazás a Huntékába betöltött Köztaurusz segítségével. (654 Köztaurusz általános tárgyszavak, 648 Kronologikus tárgyszó, 651 Földrajzi név tárgyi melléktétel mező, 655 Formai tárgyszó mező, 630 Egységesített cím) 653 Szabad tárgyszó mezőből emeljük be a helyi vonatkozású tárgyszavakat stb. 4. Könyvanalitika készítése Helyi témájú részdokumentumok és helyi szerzők művei esetén készül könyvanalitika. HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-könyvanalitika űrlap megnyitása. Összekapcsolás: 773 Forrásdokumentuma (rekordkapcsolat) mező segítségével. 31

32 5. Többkötetes muzeális könyv kötetrekordok A bibliográfiai leírásnál ugyanazok a különösen fontos lépések vannak, mint a monografikus kötet esetében. A több fizikai egységből álló dokumentum közös adatait tartalmazó rekord (bibliográfiai leírás) elkészítése. HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-régi könyv űrlap megnyitása Kötetrekordok elkészítése (bibliográfiai leírás) elkészítése. HUNTÉKA megnyitása- Katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-régi könyv űrlap megnyitása-tájékoztató adatmező: Bibliográfiai szint: alárendelt (kötet) Összekapcsolás: 787 Többkötetes közös/kötet adatai (rekordkapcsolat) mező segítségével. 6. Muzeális könyv kolligátumként: A bibliográfiai leírásnál ugyanazok a különösen fontos lépések vannak, mint a monografikus kötet esetében. Különböző kiadók könyveiből összeállított kolligátum: A fő rekord elkészítése: HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai- Régi könyv űrlap megnyitása-tájékoztató adatmező: Bibliográfiai szint: gyűjteményes Annyi rekord elkészítése, ahány kötetből áll a kolligátum. HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-régi könyv űrlap megnyitása. Összekapcsolás: 788 Kapcsolódó cím mező segítségével. Kiadói kolligátum: Annyi rekord, ahány kötetből áll a kolligátum. HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-régi könyv űrlap megnyitása Összekapcsolás: 788 Kapcsolódó cím mező segítségével. Könyvanalitika készítése Helyi témájú részdokumentumok és helyi szerzők művei esetén készül könyvanalitika. HUNTÉKA megnyitása-katalógus menü-új rekord-bibliográfiai-könyvanalitika űrlap megnyitása. Összekapcsolás: 773 Forrásdokumentuma (rekordkapcsolat) mező segítségével. 32

33 F8.7.1 Folyamat megnevezése: Muzeális könyv formai és tartalmi feltárása 33

34 34

35 F8.7.2 Muzeális könyvek szerelése A muzeális könyvek felszerelése eltér a többi könyv szerelésétől. 1. A tulajdonbélyegző bepecsételése az utolsó számozott oldalra vagy az utolsó könyvhöz tartozó szöveges oldalra. 2. A tulajdonbélyegzőbe kerül a leltári szám. 3. A vonalkód beragasztása a hátsó védőlap verzójára, vagy ennek hiányában a hátsó előzéklap verzójára. 4. Jelzet-megállapítás Milkovich-Zámory Gyűjteménybe tartozó könyv: MZ sorszám (MZ 1) Streibig nyomda kiadványai esetében: S megjelenési év/sorszám (S 1848/2). Megállapítása: HUNTÉKA-Katalógus menü-példányok keresése-keresés raktári jelzetre: S 1848/*, az eredmény láttán tudjuk adni a következő sorszámot. ősnyomtatványok esetében: Inc. megjelenési év, (Inc. 1488) előtt megjelent könyvek esetében: Vet. megjelenési év (Vet. 1832) után megjelent muzeális könyvek esetében nincs eltérés a többi könyv jelzetelésétől. A szakkönyvek Raktári szakjelet és Cutter jelzetet kapnak, a szépirodalmi kötetek csak Cutter jelzetet. 5. Jelzet-készítés A muzeális dokumentumok jelzeteit Excel táblában kell elkészíteni előtti könyvek esetében: - A jelzetek mérete: szélesség 3,5 cm, magasság 5 cm utáni könyvek esetében: - A jelzetek mérete: szélesség 3 cm, magasság 2,2 cm. A jelzeteket sima, fehér A/4-es lapra kell kinyomtatni. 6. Jelzetelés 1850 előtt megjelent könyvek esetében: a nyomtatott jelzetet tartalmazó cédulákat behelyezzük a könyvekbe, úgy, hogy kilógjon és látszódjon a jelzet után megjelent muzeális könyvek esetében a kötetek gerincére kerül a kinyomtatott jelzet. 35

36 F8.7.2 Folyamat megnevezése: Muzeális könyv szerelése 36

37 37

38 Olvasószolgálat Központi Könyvtár és Kisfaludy Könyvtár F1.2.1 Kölcsönzés A felhasználó egy vagy több konkrét dokumentumot keres: 1. Az Opac katalógusban megnézzük, hogy megtalálható-e a keresett dokumentum. 2. Ha meg van a dokumentum a könyvtárban, akkor meg kell nézni a lelőhelyadatokat, azaz, hogy melyik részlegben hány darab és milyen besorolású dokumentum áll rendelkezésre. 3. A dokumentum lehet kölcsönözhető, korlátozottan kölcsönözhető és nem kölcsönözhető besorolású. 4. Ha hozzáférhető, kölcsönözhető dokumentum áll rendelkezésre, akkor csak le kell emelni a polcról a dokumentumot, ha ott nincs, akkor fel kell hozni a raktárból és az olvasó máris kikölcsönözheti. 5. Ha a dokumentumot kikölcsönözték, akkor előjegyzést kell felvenni a dokumentumra vagy átkölcsönzéssel átkérni a hozzáférhető példányt a saját könyvtári hálózat más részlegéből, vagy ha nincs hozzáférhető példány a hálózatban és az olvasó igényli, meg kell kérni könyvtárközi kölcsönzés útján más könyvtárból. 6. A korlátozottan kölcsönözhető dokumentumokat hétvégére lehet kikölcsönözni, természetesen az olvasóteremben ezek helyben használata biztosított, és fénymásolatot is lehet kérni a dokumentumból. 7. Nem kölcsönözhető dokumentumokat szintén az olvasóteremben lehet helyben használni és azokból is lehet fénymásolatot kérni. 8. Ha nincs meg a könyvtár állományában a keresett dokumentum, akkor abban az esetben, ha azt az olvasó kéri, meg kell kérni könyvtárközi kölcsönzés útján más könyvtárból. 38

39 F1.2.1 Folyamat megnevezése: Kölcsönzés - Dokumentumszolgáltatás 39

40 F1.2.2 Könyvkölcsönzés olvasói beiratkozással 1. Ha az olvasó keres egy dokumentumot, érdemes meggyőződni arról, hogy az a dokumentum meg van-e a gyűjteményben, illetve annak van-e hozzáférhető példánya? Ld. Dokumentumszolgáltatás. 2. A könyvtári gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumait beiratkozott olvasók kölcsönözhetik 3. Meg kell nézni, hogy az olvasó szerepel-e a Huntéka rendszerben? 4. Ha nem szerepel az olvasói adatbázisban, azaz nincs beiratkozva az olvasó, akkor személyi okmány alapján be kell iratkoznia. 5. Ha szerepel az olvasó az adatbázisban, akkor az olvasó kölcsönzőpultjának, vagy olvasói adatlapjának megnyitásával ellenőrizni kell az olvasó beiratkozásának érvényességét. 6. Ha lejárt a beiratkozás érvényessége, akkor adategyeztetés után meg kell újítani az olvasó tagságát. 7. Az érvényes beiratkozással rendelkező olvasó kikölcsönözheti a dokumentumot, a kölcsönzött dokumentumok kiadása során megtörténik a könyvtári dokumentum példányazonosítón (vonalkód számon) és a dokumentum lelőhelyén alapuló azonosítása és a kölcsönzési határidő rögzítése. 40

41 F1.2.2 Folyamat megnevezése: Könyvkölcsönzés olvasói beiratkozással 41

42 F1.2.3 Beiratkozás A beiratkozás és a kölcsönzés adminisztrációja a kölcsönző pultnál történik a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszer kölcsönzési moduljában. A beiratkozás 365 napra szól, lejáratát a könyvtári szoftver tartja nyilván. A szoftver a használó olvasói osztályba történő besorolásával automatikusan kezeli a kölcsönzési jogosultságokat. A beiratkozás folyamata: 1. Az új beiratkozók adatainak gépre vitele előtt meg kell győződni arról, hogy az olvasó szerepele az olvasói adatbázisban. 2. Ha szerepel az olvasói adatbázisban, akkor minden esetben le kell ellenőrizni az adatokat. 3. Ha nem szerepel, akkor vihetjük fel az adatait. A beiratkozás személyi okmányok alapján történik, a nevet a személyi okmányban szereplő módon rögzítjük. 4. Az olvasó egyúttal belépési nyilatkozatot ír alá, amelyben kötelezettséget vállal a könyvtárhasználat és az internet használati szabályainak betartására. Kiskorú személy nyilatkozatát törvényes képviselője írja alá, illetve hagyja jóvá. 5. Minden beiratkozó olvasó kap vonalkódos olvasójegyet és a határidők rögzítéséhez szükséges négyzetrácsos lapot, valamint könyvtári tájékoztatót és Opac használati útmutatót. 6. Ha az olvasó kifizeti a beiratkozási díjat, akkor a tartozás rendezése, majd a pénztárgép használata és nyugtaadás következnek, ha nincs pénztárgép, akkor csak nyugtaadás van. 7. A könyvtári gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumait az olvasók érvényes olvasójeggyel kölcsönözhetik. 42

43 Olvasószolgálat Kisfaludy Könyvtár Könyvtárközi kölcsönzés szolgáltatás munkafolyamatainak leírása A könyvtárközi szolgáltatás munkafolyamatai eltérést mutatnak attól függően, hogy beiratkozott olvasónk számára kérünk dokumentumot más könyvtár állományából, illetve szolgáltatóként más könyvtárakból érkező kéréseket teljesítjük. F1.3.1 Olvasónk számára dokumentumot kérünk könyvtárközi kölcsönzéssel Minőségi elvárások: - gyorsaság, - pontos adatszolgáltatás, pontos lelőhely meghatározás, - a kérések státuszának naprakész követése. 1. Ellenőrzés (megelőző munkafolyamat): megvan-e az adott mű saját állományunkban. 2. Ellenőrizzük, hogy digitálisan hozzáférhető-e a mű a világhálón. Ha megvan könyvtárunk állományában és hozzáférhető, akkor az olvasónak átadjuk. Ha megvan könyvtárunk állományában, de más olvasónál van és az olvasónak is megfelel, a kért művet előjegyzésbe vesszük. Ha digitálisan elérhető, felhívjuk az olvasó figyelmét az elérhetőség helyére. Ha nincs meg állományunkban, vagy az olvasó nem tud várni, vagy eredetiben kéri a dokumentumot: elindítjuk a könyvtárközi kérést. 3. A kért mű és az olvasó adatainak felvétele. A kérés elindítása minden esetben egy kérőlap kitöltésével kezdődik. A kérés elindításának feltétele egy érvényes olvasójegy. A kérőlapon a következő kitöltendő rovatok szerepelnek: a kért mű szerzője, a mű címe, a tanulmány vagy cikk megjelenési helye (forrásmű szerzője, címe, illetve folyóirat címe, évfolyama, száma, oldalszám), megjelenési adatok, az adatok forrása, a kért teljesítési határidő, másolat esetén a vállalt összeghatár; az olvasó neve, értesítési címe, telefonszáma, címe, az olvasójegye száma, dátum. Az olvasó aláírásával nyilatkozik a postaköltség vállalásáról. A könyvtáros aláírása. A kérőlap hátoldalán tájékoztató olvasható a könyvtárközi módjáról és feltételeiről. Telefonon és ben nem fogadunk el kérést, mert minden esetben szükséges az olvasó aláírása. A kérőlap aláírásával az olvasó elfogadja a kölcsönzés feltételeit. A könyvtáros az aláírásával garantálja az adatok pontosságát. 4. A könyvtárközi kérés nyilvántartásba vétele. Olvasóink könyvtárközi kölcsönzéseit naplóban tartjuk nyilván. Ennek segítségével követhetjük a kérés állapotát, rovatait ennek megfelelően és a statisztikai adatszolgáltatáshoz igazodva alakítottuk ki. A napló rovatai: a kérés sorszáma, dátuma, formája, a kérő olvasó neve és olvasójegyének száma, a kért dokumentum szerzője és címe, szakszám, a dokumentumtípus, kitől kértük, kitől kaptuk, a kérés elküldésének dátuma, a dokumentum megérkezésének dátuma, a visszaküldés határideje, a visszaküldés dátuma, megjegyzés. 5. A kért mű adatainak pontosítása, a lelőhely megállapítása, a kérés elküldése. Megvalósítás: tájékozódás az on-line katalógusokban, ODR adatbázisban. A gyorsaság szempontját szem előtt tartva először a városban működő egyetemi, intézményi könyvtárak on-line katalógusában keresünk. (Tőlük megkérve a postai szállítás idejénél gyorsabban juthatunk a dokumentumokhoz.) Az ODR adatbázis használata felhasználói névvel és jelszóval lehetséges. Ha a mű szerepel az adatbázisban, azonnal a kiválasztott lelőhelyre küldjük a kérést, a kész, vagy az üres űrlap segítségével. Amennyiben a mű nem szerepel az ODR adatbázisban, más intézmények, pl. 43

44 szakkönyvtárak, egyetemi könyvtárak on-line katalógusában keressük. Ha az adott dokumentum megvan valamelyik könyvtárban és hozzáférhető, a könyvtár pedig az ODR tagja, ekkor az ODR portálon keresztül, üres kérőlap kitöltésével kérjük meg a dokumentumot. Ha a könyvtár nem tagja az ODR-nek, a kérést ben küldjük el. Idegennyelvű illetve régi kiadású könyvek esetében, amennyiben a keresés sehol sem járt sikerrel, az OSZK központi katalógusától kérünk lelőhelyet ben. A lelőhely ismeretében az ODR üres kérőlapjával vagy ben lehet kérést elindítani. Külföldről történő kölcsönzés csak az OSZK-n keresztül történik, a honlapon megtalálható űrlap kitöltésének segítségével. Az űrlap elérése csak a felhasználónévvel és jelszóval lehetséges. 6. Eredménytelen keresés esetén az olvasót értesíteni kell. 7. Az eredményes keresés után elküldött kérésre megérkezett dokumentum adminisztrációját el kell végezni. Az adminisztráció része a napló vezetése, a számlák adatainak rögzítése egy külön füzetben, illetve a számlák eljuttatása a gazdálkodási osztályra. Ha a dokumentum elektronikus formában érkezik, ki kell nyomtatni. Elektronikus formában kapott dokumentumot az olvasó részére nem továbbítunk a szerzői jogvédelem és a költségek biztonságos rendezése érdekében. 8. A könyvtárközi kölcsönzésben kapott dokumentumok beérkezéséről az olvasót a lehető leggyorsabb módon értesíteni kell, a költséghatékonyságot is szem előtt tartva, elsősorban e- mailben. 9. A megérkezett dokumentum átadása az olvasónak. Az olvasót tájékoztatni kell a kölcsönzési határidőkről, a felmerült költségekről, továbbá a kölcsönzés feltételeiről. A felmerült költségeket az olvasónak minden esetben rendeznie kell, akkor is, ha időközben a dokumentumot már nem igényli és erről a könyvtárat nem értesítette. A könyvtárközi kölcsönzésben kapott dokumentumokat egy házilag készített kölcsönzési nyomtatvány segítségével kölcsönözzük. Ez az űrlap tartalmazza a kérés sorszámát, a kért mű szerzőjét és címét, a kölcsönzési határidőt, a kölcsönzés dátumát, a visszahozatal dátumát, az olvasó nevét és az olvasójegy számát, valamint egy nyilatkozatot arról, hogy a kölcsönzött dokumentumért anyagi felelősséget vállal, illetve a megadott időpontra visszahozza; ezen kívül az olvasó és a könyvtáros aláírását. A kölcsönzés minden esetben a költségek rendezése és az aláírás után történhet meg. 10. Amennyiben az olvasó igényli, és arra lehetőség van, a kölcsönzés határideje hosszabbítható. 11. A késedelmes olvasók felszólítása. Az olvasó számára megállapított kölcsönzési határidőt (amelyet az esetleges késések, illetve a postai átfutási idő miatt 4 nappal korábbra adjuk meg, mint ahogy azt a kölcsönadó könyvtár meghatározta) egy külön nyilvántartás alapján figyelemmel kísérjük. A felszólítás a lejárat után egy nappal történik. 12. Az olvasótól könyvtárközi kölcsönzéssel eredetiben kapott dokumentum visszavétele, ennek adminisztrálása. 13. A könyvtárközi kölcsönzéssel eredetiben kapott dokumentumok visszaküldése (csomagolás, címzés, súly megállapítása egy erre kijelölt mérleggel) ajánlott küldemény formájában történik. 44

45 F1.3.1 Folyamat megnevezése: Könyvtárközi kölcsönzés A kérés folyamata 45

46 46

47 F1.3.2 Más könyvtárakból kapott könyvtárközi kérések teljesítése Minőségi elvárások: - gyorsaság, - pontos adatnyilvántartás, - a levelezés, az ODR felület státusz állapotainak naprakész kezelése. 1. Más könyvtár kérésének megérkezése. (A kérés érkezhet az ODR felületen, ben, vagy telefonon, esetleg személyesen.) 2. Ellenőrzés: megvan-e a kért dokumentum az állományunkban. Megvalósítás: Keresés a helyi katalógusban. 3. Ellenőrzés: szerepel-e a kérő könyvtár az olvasói adatbázisban. Ha igen, a kérést el lehet indítani. Ha nem, akkor a kérő könyvtárat, be kell íratni. 4. Ha nincs meg az adott mű, vagy csak helyben olvasható, vagy nem hozzáférhető, akkor a kérő könyvtárat értesíteni kell. Ellenőrzés: pontosítás: lehet, hogy nem pontos a szerző neve, a dokumentum címe? Ha az adatok pontosak, tisztázni kell, hogy a kérő könyvtár kéri-e a továbbítást. Megnézzük, hogy az adott mű hozzáférhető-e digitálisan. 5. A kérés továbbítása. Ha a könyvtár kéri, a kérést továbbítjuk (a KSZR könyvtárak számára.) A lelőhely keresése különböző adatbázisokban (ODR adatbázisban, on-line katalógusokban.) (Ez esetben ugyanúgy járunk el, mint az olvasóink kérései esetében a kérések elindítása során.) 6. Ha a könyvtár nem kéri a továbbítást, vagy az ODR felületet használja, akkor töröljük a kérést. (ODR felületen új kérést kell indítania más könyvtár felé.) 7. Ha digitálisan elérhető a világhálón a mű, a kérő könyvtárnak megadjuk a mű elérhetőségét. 8. Ha megvan az adott mű, de kölcsönzésben van, a kérő könyvtárat megkérdezzük, kér-e előjegyzést. Ha kéri, előjegyezzük. Nem kéri az előjegyzést, a kérést töröljük. 9. Ha megvan az adott mű és hozzáférhető, lehetőleg még a kérés napján kikölcsönözzük a Huntéka kölcsönző moduljával a kérő könyvtár nevére. (Kivéve, ha külső raktárban, vagy másik épületünkben van, ez esetben a dokumentumot átkérjük. Másolat kérés esetén, fénymásoljuk, vagy szkenneljük a dokumentumot. 10. A kölcsönzés adminisztrációjának elvégzése. Az adminisztráció része a napló vezetése, illetve fénymásolatok esetében a gazdasági osztállyal való kapcsolattartás a számlák elkészítése miatt. A hozzánk érkezett könyvtári kéréseket minden esetben külön naplóban rögzítjük, amely a következő rovatokat tartalmazza: a kérés sorszáma, dátuma, formája, a kérő könyvtár neve, a kért dokumentum szerzője és címe, szakszám, a dokumentum típusa, a dokumentum elküldésének dátuma, a kölcsönzés határideje, a dokumentum visszaérkezésének dátuma, megjegyzés. 11. A dokumentum elküldése (csomagolás, címzés, súly megállapítása), amely ajánlott levélpostai vagy csomagküldemény formájában történik. A KSZR könyvtárak esetében a telepített postai programmal MPL címzés készítése. A digitális másolatokat elektronikusan küldjük el. A postára juttatás a kézbesítő feladata. 12. A postára küldést (dátum, darabszám) adminisztráljuk. 13. Amennyiben a kérő könyvtár igényli és lehetőség van rá, a kérést meghosszabbítjuk. 14. A késedelmes könyvtárak felszólítása. 15. A visszaküldött dokumentumok visszavétele a Huntéka kölcsönző moduljában. 47

48 16. A visszaérkezést rögzítjük a naplóban. Az ODR felületen átállítjuk a kérés státuszát. A központból átkért könyvet visszaküldjük. A saját könyvünket a polcra irányítjuk. 48

49 F1.3.2 Folyamat megnevezése: Könyvtárközi kölcsönzés Más könyvtárakból kapott könyvtárközi 49

50 50

51 F7.2.1 Új periodika nyilvántartásba vétele 1. A gépi nyilvántartásba vétel a HUNTÉKA integrált könyvtári rendszer periodika moduljában történik, melyet a folyóirat-feldolgozásra kijelölt könyvtáros végez. 2. Minden periodika-címről bibliográfiai rekordot kell készíteni az adatbázisban: a Katalógus modulban az Új rekord/bibliográfiai/periodika menüpontjában. Segédletek: Bibliográfiai leírás, időszaki kiadványok; HUNTÉKA Katalógus kézikönyv. 3. Az adatok feltöltése (azaz a mezők kitöltése) után ellenőrizzük (az esetleges hibák esetén javítjuk), majd mentjük az új rekordot. 4. Példányok létrehozása: a periodika cím rekordjának létrehozása után a jobb alsó Példány gombra kattintva a megjelenő űrlapon (mely a Periodika modul Periodika címek : kiválasztott periodika címre kattintással is elérhető) az Új gombbal hozható létre az új példányrekord. Ezek után ellenőrizzük (az esetleges hibák esetén javítjuk), majd mentjük az új példányt. 5. Új füzetek (számok) generálása: a rekord létrehozása után az új cím a Periodika modul Periodika címek menüpontjában emelhető át kiválasztással, az Új gombra való kattintás után megjelenő űrlapban, a Periodika cím fül Főcím mezőjében. 6. Az adatok kitöltése után a Gyakoriság fül alatt a Füzetek létrehozása gombra kattintva hozzuk létre (generáljuk) az új füzeteket (kurrens számokat). A következő évre megrendelt folyóiratok füzeteinek generálását előző év végéig el kell végezni. 7. A mezők kitöltésében segítséget nyújt a belső használatra készített folyóirat-kezelési segédlet. 51

52 F7.2.1 Folyamat megnevezése: Folyóiratok érkeztetése 52

53 KSZR F4.4.1 Exportálás a NanLib rendszerben Az egyes KSZR tagkönyvtárak teljes adatbázisának exportálása esetén az adott könyvtár dokumentumállományában végbement összes változás (gyarapodás, apasztás) szinkronizálása megtörténik a Nanlib szerveren keresztül. 1. Adatbázis modul megnyitása Belépés a NanLib Adatbázis modulba Exportálás főmenü pont megnyitása 2. Találati halmaz létrehozása A település kiválasztása Kigyűjtés Bezárás 3. Találati halmaz exportálása 4. Az adatok feltöltése a Nanlib szerverre 53

54 F4.4.1 Folyamat megnevezése: Exportálás a NanLib rendszerben 54

55 F4.4.2 A beszerzett, feldolgozott könyvek előkészítése szállításra 1. Szállítandó dokumentumok összegyűjtése A KSZR raktárban tárolt, feldolgozott, felszerelt dokumentumokat a szállításra kiválasztott település nevével ellátott polcról könyvszállító kocsiba helyezzük. A dokumentumokat a raktárból a kocsival a KSZR irodába visszük, ahol az exportálást NanLib programot tartalmazó számítógépen végezzük. 2. Szállítás NanLib programban történő dokumentálása Belépés a NanLib programba Katalógus főmenü pont megnyitása Csoportos példányművelet szállításhoz A település kiválasztása A szállításra jelölt dokumentumok vonalkódjának beolvasása Ellenőrzés: a képernyőn megjelenő darabszám egyeztetése a könyvszállító kocsiban lévő dokumentumok számával. Bezárás 3. A szállítási jegyzék kinyomtatása Listák Szállítási jegyzékek Település kiválasztása Listázás Grafikus lista Grafikus lista kinyomtatása Ellenőrzés: a lista végén szereplő darabszám egyeztetése a kocsiban lévő dokumentumok számával 4. A szállítandó dokumentumok adatainak feltöltése a NanLib szerverre Listák Találati halmaz exportálása Exportálás Az adatok feltöltése a NanLib szerverre A munkafolyamat a kiszállításra váró települések számától függően ismétlődik. 55

56 F4.4.2 Folyamat megnevezése: A beszerzett, feldolgozott könyvek előkészítése szállításra 56

57 Digitális Szolgáltatások Osztálya F1.8.1 Könyv digitalizálás teljes munkafolyamat 1. A helyismereti osztálytól vagy a muzeális gyűjteményből kapott dokumentumokat beszkenneljük (300 dpi, jpg, színes, min. 70 % tömörítés). Mentéskor a könyvtár neve legyen: jelzet, szerző (ha van) és cím. Az elkészült jpg-k a sorrend megőrzése érdekében növekvő sorszámokat kapjanak. A képeket az U:\ meghajtóra (\\tigger\scan) mentsük el, a kész könyvet a folyamatgazda asztalára tegyük. 2. Az U:\ meghajtóról a Z:\kep\Könyv\OCR-ezni (\\tigger\digitalizalt_munka) vagy a Z:\kep\Muzealis\OCR-ezni könyvtárba tesszük a képeket, és a könyveket beírjuk az M:\vegyes\Digitalizált könyvek.xls (\\tigger\munka\diszol) vagy az M:\vegyes\digitalizált muzeális anyag.xls táblázatba: jelzet, szerző, cím, állapot (ellenőrzésre vár), digitalizáló személy, ellenőrző személy, számítógép, képek helye, a könyveket pedig továbbadjuk ellenőrzésre és OCR-ezésre. 3. Ellenőrzés: minden képet egyenként. 4. Javítás: hibás vagy hiányzó oldalakat javítani (szoftveresen vagy újraszkenneléssel) vagy pótolni kell. 5. OCR-ezés. Kézzel OCR-ezünk és blokksablont használunk, hogy kiiktassuk a képfelismerést. OCR-beállítások: automatikus kiegyenlítés és trapéztorzítások javítása, pdf-beállítások: képbeállítások - egyéni, 300 dpi, minőségveszteség engedélyezett, 70 %. Ha kész, a képeket a Z:\veglegesites\vagott\Könyv vagy a Z:\veglegesites\vagott\Muzealis könyvtárba tesszük, ahonnan automatikusan a végleges helyére (T:\vagott\könyv vagy T:\vagott\muzealis - \\tigger\digitalizalt) kerülnek. A táblázatba bevezetjük a változásokat: állapot (KÉSZ), ellenőrző személy, képek helye. OCR után a kész pdf-ket a J:\Könyv vagy a J:\Muzealis (\\tigger\jadoxba) könyvtárba rakjuk, és jelöljük a táblázatban. 6. Jadox-ba való feltöltés: pdf-ek becsatolása a Huntékában a megfelelő (jelzet alapján előkeresett) rekordhoz a Média fülön. A csatolt elektronikus példány a minden reggeli szinkronizáció következtében metaadatokkal együtt megjelenik a jadoxban. A pdf-eket a J:\Könyvből vagy a J:\Muzealisból áttesszük a Z:\veglegesites\pdf\konyv vagy a Z:\veglegesites\pdf\muzealis könyvtárba, ahonnan majd a végleges helyére (T:\pdf\könyv vagy T:\pdf\muzealis) kerül. A táblázatba bevezetjük a változásokat: állapot (JADOX), pdf-k helye. 7. A feltöltés ellenőrzése a Jadoxban, és a táblázat aktualizálása (megjegyzés). Hiba esetében beszélni kell a rendszergazdával. Amennyiben a probléma házon belül megoldható, javítani kell, programhiba esetében viszont kapcsolatba kell lépni a fejlesztőkkel. 57

58 F1.8.1 Folyamat megnevezése: Könyvek digitalizálása 58

59 59

60 F1.8.2 Folyóiratok digitalizálása mikrofilmről teljes munkafolyamat 1. Eredeti mikrofilm-képek (Pedro) helye: I:\mikrofilm_digitalizalt (\\tigger\mikrofilm). Ezek csak olvasható fájlok, ezt látják a helyismeretben is az olvasók. 2. Azokat a folyóiratokat, amelyekkel éppen dolgozunk, a csak olvasható I:\-ről át kell másolni a Z:\kep\Folyoirat\Vágatlan (\\tigger\digitalizalt_munka) könyvtárba. Innen lehet szétosztani vágásra (áthelyezéssel, hogy itt csak a még ki nem osztottak maradjanak). A kiosztott évfolyamok helyét (gép), állapotát (Kiosztva) és a feladatot megkapó személyt be kell írni az M:\vegyes\mikrofilmről digitalizált folyóiratok.xls táblázatba. 3. Vágás: a Paperscan Free Edition képszerkesztő programot használjuk. Először betöltjük a vágatlan képeket (Fájl/Import Image), majd a dupla oldalakat ketté- és körbevágjuk, szükség esetén kiegyenesítjük, s külön-külön elmentjük abba a könyvtárba, ahonnan megnyitottuk. Ne feledkezzünk meg arról, hogy az utolsó oldal sok esetben a következő szám könyvtárában van (egy képen van a következő szám címoldalával). Fontos, hogy a fájlokat úgy nevezzük el (megtartva az eredeti könyvtár nevét, mely az év, hó, nap, évfolyam, szám alapján van elnevezve), hogy az oldalszámok növekvő számsorrendben legyenek, mert csak garantálható, hogy a megfelelő sorrendben lesznek az oldalak). Az eredeti képeket töröljük. A hibás vagy hiányos számokat külön könyvtárban gyűjtjük (hibás). 4. A megvágott, de még nem ellenőrzött képek a Z:\kep\Folyoirat\Ellenőrizni könyvtárba kerülnek, innen lehet szétosztani őket ellenőrzésre. A kiosztott évfolyamok helyét, állapotát (Ellenőrzésre vár) és a feladatot megkapó személyt be kell írni a táblázatba. Azokat a számokat, amelyekről már a vágás előtt kiderül, hogy hibásak, külön gyűjtjük a K:\!!!diszol\Mikrofilm problémás (\\tigger\kozos) könyvtárban. 5. Ellenőrzés: az ellenőrzött képeket (egyenként minden képet), ha javítani-pótolni való van benne (nem teljes), akkor a Z:\kep\Folyóirat\Javítani könyvtárába tesszük, a hibákat pedig a K:\!!DISZOL\Mikrofilm problémás mappába. Ha nincs benne hiba, akkor a Z:\kep\Folyóirat\OCR-ezni könyvtárba (csak kész, teljes évfolyam) kerül. A táblázatban jelölni kell az évfolyam helyét (Javítani, OCR-ezni), státusát (Pótlásra vár, OCR-ezésre vár), és a feladatot megkapó személyt. 6. Javítás-pótlás: a hibákat, ha lehet, szoftveresen javítjuk, ha így nem megoldható a probléma, ill. hiányzó számok esetében a nyomtatott példányból pótoljuk, amennyiben a rendelkezésünkre áll. Ha nincs nyomtatott példány, akkor a hibás (olvashatatlan vagy hiányos) számot megtartjuk. Ellenőrzés után a képeket a Z:\kep\Folyóirat\OCR-ezni könyvtárba tesszük (ide csak kész, teljes évfolyam kerülhet). A táblázatban jelölni kell az évfolyam helyét, státusát (OCR-ezésre vár) és a feladatot megkapó személyt. 7. OCR-ezés: automatikus OCR-t használunk, beállítások: automatikus kiegyenlítés és trapéztorzítások javítása, pdf-beállítások: képbeállítások - egyéni, 300 dpi, minőségveszteség engedélyezett, 70 %. OCR-ezés után a képeket a Z:\veglegesites\vagott\folyoirat könyvtárba tesszük ügyelve arra, hogy a könyvtár neve (folyóirat neve) ugyanaz legyen, mint a T:\vagott\folyoirat (\\tigger\digitalizalt) könyvtárban, hogy biztosan a megfelelő helyre menjen majd át. A táblázatban jelölni kell az állapotát (KÉSZ). A pdf-eket a J:\folyoirat (\\tigger\jadoxba) könyvtárba tesszük. 8. Előkészíteni a Jadoxba való feltöltést (ha nincs rekordja, létrehozni), majd ID-vel együtt átrakni a J:\folyoirat\JADOXBA NÁNDINAK könyvtárba, valamint a Z:\veglegesites\pdf\folyirat könyvtárba, ügyelve arra, hogy a könyvtár neve (folyóirat neve) ugyanaz legyen, mint a T:\vagott\folyoirat könyvtárban, hogy biztosan a megfelelő helyre menjen majd át. 60

61 9. Szólni a rendszergazdának, hogy töltse fel a Jadoxba, majd ha ez elkészült, jelölni a táblázatban (JADOX). A feltöltött pdf-ket a J:\folyoirat\JADOXBA NÁNDINAK könyvtárból törölni kell, ill. bevezetni az itt található betoltve.txt dokumentumba. 10. Ellenőrizni, hogy hibátlanul sikerül-e a feltöltés. Hiba esetében beszélni kell a rendszergazdával. Amennyiben a probléma házon belül megoldható, javítani kell, programhiba esetében viszont kapcsolatba kell lépni a fejlesztőkkel. 61

62 F Folyamat megnevezése: Folyóiratok digitalizálása mikrofilmről 62

63 63

64 64

65 Közművelődési Osztály F3.9.1 Rendezvényszervezés - Rendezvény előtti feladatok 1. Szervező kijelölése, feladatok leosztása 2. Időpont kiválasztása (éves munkaterv alapján) 3. Helyszín kiválasztása, tárgyi és infrastrukturális feltételek megtervezése, biztosítása 4. Programterv és időterv összeállítása (egyeztetés, megbeszélés, tájékoztatás) 5. Költségvetési terv összeállítása (éves munkaterv alapján) 6. Nyomtatványok, kiadványok tervezése (plakát, szórólap, meghívó, boríték) 7. Kiegészítő szolgáltatások szervezése (külsősök bevonása: technika, konferálás, vendéglátás, pakolás) 8. Előzetes regisztráció: regisztrációs jegy 9. Szerződéskötések 10. Kockázatkezelés, felkészülés 11. Marketing feladatok (honlap, média) 12. Protokoll 13. Lebonyolítási forgatókönyv készítése (technikai igények) 14. Egyéb (hatósági engedélyek beszerzése) 65

66 F3.9.1 Folyamat megnevezése: Rendezvény előkészítése 66

67 67

68 F3.9.2 Rendezvényszervezés - Rendezvény alatti feladatok 1. Vendégek fogadása 2. Programok koordinációja 3. Helyszíni regisztráció 4. Információnyújtás 5. Biztonság (teremfelügyelet, ruhatár) 6. Marketing, PR feladatok, protokoll 7. Technikai eszközök működtetése F3.9.3 Rendezvényszervezés - Rendezvény utáni feladatok 1. Bontás, tereprendezés, takarítás 2. Pénzügyi elszámolás 3. Utókalkuláció készítése 4. Újságcikk, fotó archívum készítése 5. Dokumentálás 6. Értékelés, elemzés, hatásvizsgálat 68

69 F3.9.2 Folyamat megnevezése: Rendezvény lebonyolítása 69

70 Vezetői folyamatok V2.1.1 Dolgozó felvétele 1. Van álláshely v. nincs álláshely 2. Ha nincs, akkor 0 3. Ha van, akkor az álláshely betöltésének engedélyeztetése a fenntartóval 4. Nem engedélyezi: 0 - Ez esetben belső munkaszervezési megoldás felé mozdulunk. 5. Engedélyezi: eldönteni, hogy pályáztatni kell-e. (Pályáztatni kell a szakmai munkaköröket, nem kell pályáztatni áthelyezés esetén, vagy a kisegítő és műszaki munkaköröket. 6. Nem kell pályáztatni: toborzás, kiválasztás, próbaidős munkatárs, munkatárs 7. Pályáztatni kell: meghirdetés (Közig. Állás, web, Facebook) 8. Nincs jelentkező: 0 9. Van jelentkező: kiválasztás. Megfelel a jogszabályi végzettségi elvárásoknak? Nem: 0, Igen: tovább. 10. Megfelel-e a bérgazdálkodási lehetőségeknek. Nem: 0, Igen: tovább. 11. Megfelel-e a szakmai és emberi elvárásoknak? Nem: 0, Igen: tovább. 12. Megfelel-e az egészségügyi elvárásoknak? Nem: 0, Igen: próbaidős munkatárs. 13. Munkatárs. 70

71 V2.1.1 Folyamat megnevezése: Dolgozó felvétele 71

72 72

73 V1.1.1 Munkaterv 1. Információ begyűjtése a szervezeti egységektől. 2. A szervezeti egységek javaslatainak szakmai elbírálása. 3. Az intézményi fejlesztési stratégiának való megfeleltetés, központi feladatok meghatározása. 4. Egybeszerkesztés, szakmai elemzés. 5. A feladatok beárazása. 6. Lehetővé teszi-e a megvalósítást a költségvetés, vagy kilátásban lévő egyéb források. Igen: tovább, Nem: redukció, majd vissza a 4 ponthoz. 7. Terv tartalmi és formai kimunkálása. 8. Terv véleményeztetése. Nincs vélemény: tovább, Van vélemény, elveti a vezető a véleményt: 0, elfogadja: beépíti a tervbe. 9. Formai elkészítés. 10. A terv megküldése minisztériumi véleményezésre. Vélemény nincs: tovább, vélemény van: elveti a véleményt 0, elfogadja: beépíti a tervbe. 11. A terv fenntartói véleményezése. Vélemény nincs: tovább, vélemény van: elveti a véleményt 0, elfogadja: beépíti a tervbe. 12. Terv kihirdetése. 73

74 V1.1.1 Folyamat megnevezése: Munkaterv 74

75 75

76 Gazdálkodási Osztály T Iratok iktatása 1. Iratok átvétele a kézbesítőtől. 2. Iktatni kell: iktató bélyegző pecsételése az iratra. A bélyegző rovatainak lehető legpontosabb kitöltése: iktatószám, érkezési idő, mellékletek, ügyintéző neve. Bevezetés az iktatókönyv megfelelő iktatási helyére. Másolatot készítünk az iratról és egyeztetjük az iktatási helyet az irat ügyintézőjével, amennyiben az iktatási hely nem megfelelően úgy az iratot áthelyezzük, majd ezt követően adunk egy másolatot ügyintézésre. Végül minden eredeti iratot irattárba helyezünk. 3. Vége: az ügy megoldása. 76

77 T Folyamat megnevezése: Iratok iktatása 77

78 T Iratok minősítése 1. Iratok megérkeztek az igazgatóhoz. Amennyiben a küldeménynek van konkrét címzettje, azt felbontás nélkül kell a címzettnek átadni. Általánosan a könyvtárnak címzett küldeményeket felbontjuk. A hivatalos iratokat iktatjuk, a nem hivatalos iratokat átadjuk a megfelelő ügyintézőnek. 2. Könyvtárközi kérések, folyóiratok az olvasóterembe kerülnek. 3. A konkrét címzettel rendelkező iratok betekintésre visszakerülnek az igazgatóhoz. Az igazgatótól az irat végül visszakerül a tikárságra beiktatni. Másik munkafolyamat indul: iratok iktatása 4. Vége: iratminősítés vége. 78

79 T Folyamat megnevezése: Iratok minősítése 79