Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala. Kulcskezelési szabályzat

Átírás

1 Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Kulcskezelési szabályzat

2 A szabályzat kiadásának célja: A kulcsok tárolási, kiadási- és visszavételi rendjének szabályozása. A kulcsfelvételre jogosultak körének meghatározása. A különleges esetekben teendő intézkedések szabályozása. I. Kulcsok felvételének, leadásának és őrzésének rendje 1) Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalához jelen szabályzat 1. sz. mellékletében meghatározott személyek rendelkeznek bejárati kulccsal, illetve a nyitáshoz szükséges kóddal. Az irodai szobák kulcsait (kivétel: Okmányiroda) a Polgármesteri Hivatal 16. sz., Teakonyha elnevezésű, Belépés csak alkalmazottaknak felirattal ellátott szoba kulcsszekrényben kell tárolni. Az Okmányiroda és a kulcsszekrény kulcsát a Tűzoltó Köztestület portáján kell tárolni. A Tűzoltó Köztestület éjjel-nappal üzemel, az ott dolgozók 24 órás szolgálatot látnak el, munkaszüneti napon is. 2) Külön kell tárolni az egyes helyiségek kulcsairól készült másolatokat, (címkével ellátva) az ún. "tartalék" - vagy tűzi - kulcsokat. 3) A tartalékkulcs felvétele csak rendkívüli esemény bekövetkezésekor engedélyezett. A felvétel és a felnyitás tényét a rögzíteni kell. A feljegyzésnek tartalmaznia kell: - felnyitás okát, - pontos időpontját, - elrendelő, illetve a felnyitást végző nevét, - a kivett kulcs pontos meghatározását, - a kulcs visszahelyezésének és a kazetta lezárásának időpontját. A bejegyzésről készült fénymásolat egy példányát meg kell küldeni a jegyzőnek. 4) A kulcsszekrény kulcsát, valamint az Okmányiroda kulcsát csak a Jegyző által írásban megnevezett személyek vehetik fel ( 2. sz. melléklet) A jogosultak neve mellett szerepelni kell aláírásuknak és ún. "szignójuknak" is. A változásokról a jegyző írásban köteles tájékoztatni Tűzoltó Köztestület parancsnokát, új "naprakész" lista egyidejű megküldésével. 5) A Kulcsszekrény kulcsa, illetve az Okmányiroda kulcsa felvételének, illetve leadásának tényét, - az időpont feltüntetésével - a felvételre jogosult a nyilvántartási naplóban, aláírásával igazolja. II. Jegyző és Irodavezetők kötelességei

3 1) A kulcskezelési szabályok betartása, illetve betartatása. Szükség esetén javaslattétel a szabályzat módosítására. 2) Az irodai dolgozók kulcskezelésének ellenőrzése. 3) Az alkalmazott zárak típusának kiválasztása, a vagyonvédelmi igény követelményeinek figyelembevételével. 4) Az irányításuk alatt álló, kezelésükben lévő területek kulcsainak felvételére jogosult személyek, név szerinti meghatározása. Az elkészített névsornak - naprakész állapotban - a Jegyzőhöz történő eljuttatása. (lásd: 3. sz. melléklet) 5) Ha a kulcsok kezelésével kapcsolatban szabálytalanságot tapasztal, arról tájékoztassa a Jegyzőt. 6) Zárcsere csak a Jegyző és Polgármester engedélyével és egyidejű értesítésével történhet. Az Kulcstároló kulcs, illetve az Okmányirodai kulcs cseréje esetén a Jegyző a cseréről a Tűzoltó Köztestület parancsnokát írásban értesíti. III. Hivatal dolgozóinak kötelességei 1) A kulcsok felvételére és leadására vonatkozó szabályok betartása. 2) A kulcsokkal történő visszaélések megakadályozása. 3) A tudomásukra jutott szabálytalanságnak, közvetlen vezetőjük felé történő jelentése. IV. Tűzoltó Köztestület feladatai 1) Felelős az átvett kulcsok megőrzéséért. 2) Kulcsot csak az arra jogosultnak adhat ki. (jogosultságot a részére készített nyilvántartásból állapítja meg, amennyiben szükséges, igazoltatás útján) 3) A kulcsok kiadásának, visszavételének tényét, a kulcskiadási naplóban köteles rögzíteni és az átvevővel aláíratni. V. Egyéb rendelkezések 1) A helyiségek szabályos zárásáért (általános ellenőrzés, áramtalanítás, stb.) az ott dolgozók felelősek. 2) Lezárt helyiséget (munkaszobát, raktárat, stb.) a közvetlenül használó, jogosult személy és szakmai felettese távollétében felnyitni, kizárólag indokolt helyzetben, minimum 2 fő jelenlétében szabad. A felnyitásról feljegyzést kell készíteni, melynek tartalmaznia kell a következőket: - a helyiség szobaszámát vagy megnevezését - a felnyitás okát, pontos időpontját - a résztvevők nevét. Kerekegyháza, november 1. Vincze Miklós jegyző

4 1. sz. melléklet: Polgármesteri Hivatalhoz bejárati kulccsal rendelkező személyek: Dr. Kelemen Márk polgármester Vincze Miklós jegyző Verosztáné Csorba Mónika aljegyző Ferencz Péter közbeszerzési és beruházási referens Szabó László Városgazdasági Kft Farkas László pénzügyi főmunkatárs Molnár Józsefné takarítónő Mezei Istvánné takarítónő Mizsei Károlyné anyakönyvvezető Orosziné Gulyás Piroska anyakönyvvezető Taskó Aladárné anyakönyvvezető

5 2. sz. melléklet: Kulcstároló kulcsát kezelő személyek: Dr. Kelemen Márk polgármester Vincze Miklós jegyző Verosztáné Csorba Mónika aljegyző Ferencz Péter közbeszerzési és beruházási referens Szabó László Városgazdasági Kft Farkas László pénzügyi főmunkatárs Molnár Józsefné takarítónő Mezei Istvánné takarítónő Mizsei Károlyné anyakönyvvezető Orosziné Gulyás Piroska anyakönyvvezető Taskó Aladárné anyakönyvvezető Okmányirodai kulcsot kezelő személyek: Vincze Miklós jegyző Verosztáné Csorba Mónika aljegyző Bertók Istvánné irodavezető Bodorné Pancza Zsuzsanna Farkas Jánosné Jakubikné Tuman Tekla Szabó Attiláné

6 3. sz. melléklet: Hivatali alkalmazottak által kezelhető kulcsok jegyzéke: Okmányirodai kulcs 1 sz. szoba: Bertók Istvánné Bodorné Pancza Zsuzsanna Farkas Jánosné Jakubikné Tuman Tekla Szabó Attiláné Gyámhivatal 22. sz. szoba: Hum József Pongrácz Zsuzsanna Műszaki Iroda 10. sz. szoba: Strobl Alajos Papp Gézáné Kürtösi Balázs Igazgatási Iroda (2., 3., 6., 7., 8., 9.,12., 13., 14., 15. sz. szobák): Bartha Erika: minden helyiség kulcsával rendelkezhet Hirmann Kiss Hajnalka: Lajos Krisztina: Bodorné Bóta Valéria 7. Kutiné Kalmár Borbála 7. Taskó Aladárné 2., 3. Mizsei Károlyné 2., 3., 8. Orosziné Gulyás Piroska 2., 3., 12. Dr. Endre Mónika 13. Halcsik Irén 2., 13. Borbélyi Nelli 13. Molnár Józsefné : minden helyiségbe beléphet a takarítás idejére Mezei Istvánné: minden helyiségbe beléphet a takarítás idejére Pénzügyi Iroda ( 20., 21.): Halcsikné Szabó Ágnes 20., 21. Ferencz Péter 20., 21. Kovács Mihályné 20. Farkas László 2., 20. Bajnóczi Zsolt 20. Gogolákné Molnár Éva 20. Varga Szilvia 20. Meleg Antalné 14., 15. Andrásné Héjjas Marianna 14., 15. Lőrincz Mária 14., 15.