DEBRECENI EGYETEM EGYETEMI ÉS NEMZETI KÖNYVTÁR MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV AUGUSZTUS. Név Aláírás Dátum. Minıség Irányítási Tanács.

Átírás

1 DEBRECENI EGYETEM EGYETEMI ÉS NEMZETI KÖNYVTÁR MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV AUGUSZTUS Név Aláírás Dátum Kidlgzta: Minıség Irányítási Tanács Jóváhagyta: dr. Virágs Márta fıigazgató

2 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS MINİSÉGPOLITIKA VEZETİI NYILATKOZAT JÖVİKÉP ÉS KÜLDETÉSNYILATKOZAT Jövıkép Küldetés AZ INTÉZMÉNY BEMUTATÁSA AZ INTÉZMÉNYRE VONATKOZÓ ADATOK SZERVEZETI FELÉPÍTÉS A DEENK MŐKÖDÉSÉT MEGHATÁROZÓ SZABÁLYZATOK, JOGSZABÁLYOK Általáns törvények, rendeletek Szakmai törvények, rendeletek DE Egyetemi és Nemzeti Könyvtár belsı szabályzatai és egyéb irányadók A Debreceni Egyetem Egyetemi Szenátusa (krábban: Egyetemi Tanácsa) által alkttt szabályzatk FOGALOM-MEGHATÁROZÁS MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER ÉS FOLYAMATAI DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER Minıségirányítási dkumentumk A minıségirányítási rendszer dkumentumainak kezelése A VEZETİSÉG FELELİSSÉGE A VEZETİSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE HELYZETÉRTÉKELÉS, STRATÉGIA A SZERVEZETI KULTÚRA FEJLESZTÉSE PARTNERKÖZPONTÚSÁG KÜLSİ PARTNEREK BELSİ PARTNEREK A DEENK PARTNERI VISZONYAI PARTNERKAPCSOLATOK IRÁNYÍTÁSA KOMMUNIKÁCIÓ A PARTNEREKKEL PANASZKEZELÉS A SZOLGÁLTATÁSI FOLYAMATOK AZONOSÍTÁSA ÉS JAVÍTÁSA A SZOLGÁLTATÁSOK MINİSÉGE A SZOLGÁLTATÁSOK TÍPUSAI Alapszlgáltatásk: Az ktatás és egyéni tanulás támgatása A kutatómunka támgatása

3 A nyilváns szlgáltatás SZOLGÁLTATÁSAINK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA Beiratkzás Kölcsönzés Hsszabbítás Visszavétel Elıjegyzés Felszólítás küldés Könyvtárközi Kérések Feldlgzás MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS SZAKMAI ÉS MINİSÉGI NORMATÍVÁK ÖNÉRTÉKELÉSI RENDSZER ELLENİRZÉSEK ÜTEMEZÉSE FEJLESZTÉS FOLYAMATOS FEJLESZTÉS HELYESBÍTİ ÉS MEGELİZİ TEVÉKENYSÉGEK MELLÉKLETEK

4 1. BEVEZETÉS A Minıségirányítási Kézikönyv a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár minıségirányítási rendszerének alapdkumentuma. Tartalmazza és bemutatja mindazn alapelveket, melyeket alkalmazni kell a rendszer mőködtetésének érdekében. 1.1 MINİSÉGPOLITIKA A könyvtár minıségplitikájának megvalósítására, a partneri megelégedettség elérésének érdekében minden tevékenységére kiterjedı minıségbiztsítási rendszert mőködtet, amelynek flyamats fejlesztését alapvetı feladatának tekinti. A 2001-ben megvalósult könyvtári integráció eredményeként a hét, különbözı szinten teljesítı tagkönyvtárból krszerő, azns elvek alapján szlgáltató egységes könyvtári rendszer jött létre. Célunk lyan szlgáltató könyvtár kialakítása, amely kölcsönzı könyvtárból tartalmszlgáltató könyvtárrá alakul, mőködésében krszerő és költségkímélı. A DEENK alapelvként fgalmazta meg, hgy a felhasználó álljn minden könyvtári tevékenység középpntjában, a könyvtár gyrsan és rugalmas alkalmazkdjn az egyetemi, reginális és rszágs feladatkhz, kövesse a krszerő infrmációtechnikát. Mindezek alapja a minıségi, minden könyvtári egységben azns elvekre és munkaflyamatkra épülı könyvtári munka és szlgáltatás lehetnek. A fenti célkitőzést a könyvtári győjtemény racinálisabb szervezésével, a szakkönyvtári rendszer szervezeti fejlesztésével, egységes mőködési elvek, szabályzatk kialakításával, az egyetem teljes dkumentumvagynát feltáró számítógépes katalógus építésével, elektrnikus bibligráfiai és teljes szövegő adatbázisk szlgáltatásával éri el. Az állmánygyarapítás terén szrs krdináció kialakítását alakítja ki a Debreceni Egyetem hagymánys dkumentumn alapuló és elektrnikus szlgáltatáskat átfgó infrmációs rendszerében, jelentıs pályázati frráskat igénybe véve saját adatbáziskat épít. Krszerőbb lvasói helyek kialakítására törekszik. Új könyvtársi munkahelyeket teremt. A felhasználók képzésére az egyetemi ktatás szerkezetébe épülı könyvtárinfrmatikai kurzuskat tart. Felhasználóink számára lehetıvé teszi az elektrnikus könyvtárközi kölcsönzés kezdeményezését és az Országs Dkumentum-ellátási Rendszer (ODR) nemzeti győjtıkörő alapkönyvtáraként elindítja és mőködteti az elektrnikus könyvtárközi kéréstvábbító és nyilvántartó rendszert. A hatékny humán erıfrrás menedzsment kialakítása érdekében elindítja és flyamatsan végzi a könyvtári munka minıségének mérését

5 1.2 VEZETİI NYILATKOZAT A könyvtár vezetése kinyilvánítja azn akaratát, hgy szlgáltatásait és munkaflyamatait úgy szervezi, hgy azk a felhasználók mindenkri igényeit a lehetı legmagasabb színvnaln legyenek képesek kielégíteni. Ennek érdekében összeállíttta minıségirányítási dkumentációját, amelyben megfgalmazza: Küldetésnyilatkzatát, Minıségplitikáját, A minıségbiztsításra vnatkzó fıbb követelményeit és minıségbiztsítási eljárásait, A minıségi elıírásk betartására vnatkzó ellenırzési utasításait. A könyvtár vezetése az említett dkumentumkban fglaltak maradéktalan betartását magára, és minden munkavállalója számára kötelezı érvényőnek tekinti és a minıség flyamats fejlesztését valamennyi munkatársától tartós törekvésként elvárja. 1.3 JÖVİKÉP ÉS KÜLDETÉSNYILATKOZAT JÖVİKÉP Célunk lyan, a XXI. század elvárásainak megfelelıen teljesítı könyvtár kialakítása, amely értéknövelt szlgáltatásaival, Reginális Tudásközpntként teljesíti egyetemi, területi és rszágs és nemzetközi feladatait. Nemzetközi összehasnlításban kiemelkedı, a mindenkri képzési, ktatási és közösségi igényekre építı, mtiváló és esélyegyenlıséget biztsító intézményként mőködik KÜLDETÉS A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára győjteményeivel, szlgáltatásaival, infrmációs rendszerével, szakmailag jól felkészült munkatársaival a Debreceni Egyetem alapvetı fntsságú intézménye. Küldetése az Egyetem széleskörő ktatási, kutatási és gyógyító tevékenységének, valamint a kultúra, a tudmány és a gazdaság szakembereinek hzzásegítése versenyképességük eléréséhez. Nemzeti győjtıkörő nyilváns könyvtárként feltárja, megırzi és használatra bcsátja a magyarrszági kiadványk győjteményét

6 2. AZ INTÉZMÉNY BEMUTATÁSA 2.1. AZ INTÉZMÉNYRE VONATKOZÓ ADATOK A szervezet neve: Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár (rövidítve: DEENK) Elérhetısége: 4032 Debrecen, Egyetem tér Debrecen, Pf ffice@lib.unideb.hu Tel./Fax: +36 (52) Web: Vezetés: Fıigazgató: Dr. Virágs Márta Helyettesek: Dr. Kltay Klára; Nádas Zsuzsánna; Karácsny Gyöngyi Fenntartó: Debreceni Egyetem Igazgatás: Közvetlen rektri irányítás alá tartzó egység Szakmai felügyelet: Oktatási és Kulturális Minisztérium Egységei: A könyvtári rendszernek nyilváns egységei és nem nyilváns intézeti/tanszéki könyvtári egységei vannak. Nyilváns könyvtárak: Agrártudmányi Könyvtár Cím: 4032 Debrecen, Böszörményi u Pf infrmaci@knyv.agr.unideb.hu Tel.: (kölcsönzés) (52) , (lvasóterem) (52) Fax: (52) Bölcsészettudmányi és Természettudmányi Könyvtár Cím: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Levelezési cím: 4010 Debrecen Pf ffice@lib.unideb.hu Telefn/Fax: (52) , (52) (kölcsönzés) (52) /22568 vagy (tájékztatás) (52) /61944 (flyóiratlvasó és kutatóterem) (52) /

7 Zenemővészeti Könyvtár 4032 Debrecen, Egyetem tér 2. Pf. 49. Tel.: (52) /23825 Kenézy Élettudmányi Könyvtár Cím: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Levelezési cím: 4010 Debrecen, Egyetem tér 1. Pf Tel.: (kölcsönzés) (52) vagy (52) /61911 (tájékztatás) (52) vagy (52) /61909 (flyóiratlvasó) (52) vagy (52) /61904 Fax: (52) Mőszaki Könyvtár Cím: 4028 Debrecen, Ótemetı u mkk@lib.unideb.hu Tel.: (52) /77726 Gyermeknevelési és Felnıttképzési Kari Könyvtár Cím: 4220 Hajdúböszörmény, Désány I. u Pf lib@hwpf.hu Tel./Fax: (52) Társadalmtudmányi Könyvtár Cím: 4028 Debrecen, Kassai u. 26. Levelezési cím: 4010 Debrecen, Pf tarstud@lib.unideb.hu Tel.: (52) /77216 vagy Fax: (52) /77221 Önálló névhasználatra jgsult tvábbi egységeink: Nem nyilváns könyvtárak: Debreceni Egyetemi Kiadó Debrecen University Press Cím: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Levelezési cím: 4010 Debrecen, Egyetem tér 1. Pf kiad@lib.unideb.hu Tel.: (52) /22584 Debreceni Egyetemi Múzeum Cím: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Levelezési cím: 4010 Debrecen, Egyetem tér 1. Pf fiice@lib.unideb.hu Tel.: (52) DEENK intézeti és tanszéki könyvtárai - 7 -

8 Feladatai: A Könyvtár legfıbb feladata, hgy a Debreceni Egyetem küldetésnyilatkzatában megfgalmaztt általáns egyetemi célkat, egyetemi plitikát és tevékenységeket mindenkr támgassa. A fentiek szellemében a Könyvtár a Debreceni Egyetem széleskörő ktatási, kutatási és gyógyítási tevékenységét a) hagymánys és nem hagymánys dkumentumainak, infrmációfrrásainak győjteményével, b) külsı infrmációfrráskhz való hatékny hzzáférés biztsításával, c) a hallgatók, ktatók és kutatók által, egyetemi és szakmai céljaik eléréséhez szükséges szlgáltatásk kialakításával segíti. Egyetemi Könyvtárként: a) feladata az Egyetem hallgatóinak, ktatóinak, kutatóinak és egyéb dlgzóinak szakirdalmmal, valamint szakirdalmi infrmációval való ellátása, az általáns mőveltség terjesztése és elmélyítése hatékny könyvtári eszközökkel; b) feladata a könyvtári szlgáltatásk iránt jelentkezı igények felmérése, a megfelelı tanulási és kutatási körülmények biztsítása minden egyetemi plgár számára; c) feladata szakmai segítséget nyújtani az Egyetem könyvtári hálózatáhz tartzó intézeti, tanszéki könyvtáraknak és elısegíteni az egységes könyvtári rendszerbe történı integrálódásukat. Ellátja az ktatási szervezeti egységekben mőködı könyvtárak könyvtári-infrmációs munkájának szakfelügyeletét; d) a belsı könyvtári mőveletek hatékny végzéséhez, illetve a külsı infrmációfrrásk eléréséhez lehetıségeihez mérten a legkrszerőbb technlógia alkalmazására törekszik; e) a felhasználók számára rendszeres tájékztatást és képzést végez az állmány és az infrmációs frrásk használatáról, segíti a hallgatókat az irdalmkutatási- és irdalm feldlgzási módszerek elsajátításában, segíti infrmatikai jártasságuk kialakítását és erısítését; f) lyan könyvtárskat, infrmatikuskat alkalmaz, akik felkészültek és elkötelezettek a Könyvtár céljainak megvalósítására; g) a Könyvtár szlgáltatásainak flyamats fejlesztésére törekszik a megfelelı könyvtári szerkezet kialakításával és annak tvábbi tökéletesítésével; h) részt vesz az egyetemi és fıisklai szintő könyvtárs képzésben; i) az Egyetem könyvtári-infrmációs szakmai szerveként közremőködik a szaktárgyi keretek között flyó irdalmkutatási metdikai képzésben; j) könyvtárszakmai kérdésekben az Egyetem vezetése számára döntés-elıkészítı munkát végez; k) fejleszti, gndzza és üzemelteti a Debreceni Egyetem Elektrnikus Archívumát (DEA); l) az egyetemi tudmánys kézirattár és levéltár mőködtetıjeként ırzi és kutathatóvá teszi az egyetemi iratanyagt. m) a Debreceni Egyetemi Kiadó az egyetem ktatási tevékenységéhez kapcslódva magas színvnalú hagymánys és elektrnikus jegyzet kiadást végez. A tudmánys könyvkiadás terén meghatárzó szereplıjévé kíván válni a hazai kiadói körnek. n) az Egyetemi Múzeum kiállításaival az egyetem tárgyi és szellemi kulturális örökségének, az egymást váltó generációk közös kulturális önaznsságának megismerteté

9 sére törekszik, hangsúlyzva az emberek és az intézmény kapcslatának váltzó, innvatív jellegét. Országs és reginális feladatkörő könyvtárként: a) a Könyvtár az évi CXL. törvény értelmében nemzeti győjtıkörő könyvtári feladatkat lát el, b) a Magyarrszágn kiadtt minden könyvtári dkumentum típusból köteles példányban részesül, c) fejleszti, feltárja, használatra bcsátja és megırzi a magyarrszági kiadványk (könyvtári dkumentumk) tartalmi teljességő győjteményét, d) az Országs Dkumentum-ellátási Rendszer (ODR) lelıhely-nyilvántartó közpntja, fgadja az adatkat és teljes győjteményébıl szlgáltat az ODR-ben, e) segíti a határn túli magyar képzési nyelvő egyetemek könyvtárait feladataik ellátásában, f) reginális Könyvtárként különösen szrs kapcslatt tart fent Hajdú-Bihar megye és Debrecen várs közgyőjteményeivel. Nyilváns tudmánys könyvtárként: a) meghatárztt szlgáltatáskat biztsít minden lyan államplgár számára, aki hzzáférést igényel a Könyvtár különféle infrmációs frrásaihz, b) szlgáltatásaival részt vesz a régióban és az rszágban jelentkezı szakirdalmi igények kielégítésében. Az egyetemi plgárk teljes körő kiszlgálása mellett győjteményei és szlgáltatásai meghatárztt módn, alapszlgáltatásai ingyenesen a várs és a régió szakembereinek rendelkezésére állnak, c) a Könyvtár a mővelıdéstörténet, könyvtári infrmatikai és menedzsment tudmányk területén tudmánys kutatómunka végzésével is részt vesz e tudmányk fejlesztésében, a kutatásk gyakrlati megvalósításának kimunkálásában, d) tudmánys eredményeit közleményekben és knferenciákn ismerteti és maga is szervez tudmánys rendezvényeket. e) Külföldi kapcslatk - 9 -

10 2.2. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS A szervezet felépítését a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár Mőködési Rendjében rögzítetteknek megfelelıen az alábbi ábra mutatja be: DEENK Kiadó Múzeum Infrmatika Kötészet Reprgráfia VEZETİSÉG 1. egység 2. egység 3. egység 4. egység 5. egység 6. egység 7. egység 1. egység: Agrártudmányi Könyvtár 2. egység: Bölcsészettudmányi és Természettudmányi Könyvtár 3. egység: Zenemővészeti Könyvtár 4. egység: Kenézy Élettudmányi Könyvtár 5. egység: Mőszaki Könyvtár 6. egység: Gyermeknevelési és Felnıttképzési Kari Könyvtár 7. egység: Társadalmtudmányi Könyvtár

11 2.3. A DEENK MŐKÖDÉSÉT MEGHATÁROZÓ SZABÁLYZATOK, JOGSZABÁLYOK ÁLTALÁNOS TÖRVÉNYEK, RENDELETEK évi XXII. törvény a Munka Törvénykönyvérıl évi XXXIII. törvény a közalkalmazttak jgállásáról évi LXXX. törvény a felsıktatásról évi III. törvény a szerzıi jgról évi LXXVI. Törvény a szerzıi jgról SZAKMAI TÖRVÉNYEK, RENDELETEK Törvények évi CXL. törvény a muzeális intézményekrıl, a nyilváns könyvtári ellátásról és a közmővelıdésrıl évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelmérıl Krmányrendeletek 60/1998. (III. 27.) Krm. rendelet a sajtótermékek kötelespéldányainak szlgáltatásáról és hasznsításáról 161/1998. (IX. 30.) Krm. rendelet a nemzeti kulturális örökség miniszterének feladat- és hatáskörérıl 64/1999. (IV. 28.) Krm. rendelet a nyilváns könyvtárak jegyzékének vezetésérıl 165/1999. (XI. 19.) Krm. rendelet az Országs Könyvtári Kuratóriumról 45/2000. (IV. 7.) Krm. rendelet a könyvtári dkumentumk beszerzése esetén igénybe vehetı általáns frgalmi adó visszatérítési támgatásról 157/2000. (IX. 13.) Krm. rendelet a dkumentumvásárlási hzzájárulásról 194/2000. (XI. 24.) Krm. rendelet a muzeális intézmények látgatóit megilletı kedvezményekrıl 6/2001. (I. 17.) Krm. rendelet a könyvtárhasználókat megilletı egyes kedvezményekrıl 117/2004. (IV.28.) Krm. rendelet a szerzıi jgról szóló évi LXXVI. törvény 38. -ának (5) bekezdésében szabályztt szabad felhasználás esetében a nyilvánsság egyes tagjaihz való közvetítés és a számukra történı hzzáférhetıvé tétel módjának és feltételeinek meghatárzásáról A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumának rendeletei 13/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a helyi önkrmányzatk közmővelıdési és könyvtári érdekeltségnövelı támgatásáról

12 3/1999. (II. 24.) NKÖM rendelet a nemzeti kulturális örökség minisztere által admányzható mővészeti és egyéb szakmai díjakról 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszerérıl, követelményeirıl és a képzés finanszírzásáról 6/2000. (III. 24.) NKÖM rendelet a Könyvtári Intézet jgállásáról 18/2000. (XII. 18.) NKÖM rendelet a kulturális szakértık mőködésének engedélyezésérıl és a szakértıi névjegyzékek vezetésérıl 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet a könyvtári szakfelügyeletrıl 17/2001. (X. 18.) NKÖM rendelet a kulturális javak kiviteli engedélyezésének részletes szabályairól 2/2002. (II. 13.) NKÖM rendelet a katasztrófák elleni védekezés és a plgári védelem ágazati feladatairól 1/2002. (II. 13.) NKÖM rendelet a rendkívüli állapt idején szükséges munkaerı meghagyásáról 3/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet a kulturális örökség védetté nyilvánításának részletes szabályairól 9/2002. (IV. 5.) NKÖM rendelet a szakmai és vizsgakövetelmények kiadásáról, valamint a szakmai vizsga szervezésére feljgsíttt intézményekrıl 18/2003. (XII. 10.) NKÖM rendelet a szmszéds államkban élı magyarkról szóló évi LXII. törvény hatálya alá tartzó személyeket megilletı kulturális kedvezményekrıl A Mővelıdési Minisztérium rendeletei 1/1967. (VI. 18.) MM rendelet a muzeális értékő könyvek, zenemővek, térképek és egyéb nymtatványk, valamint kéziratk bejelentésérıl 5/1971. (X. 23.) MM rendelet egyes jgi személyek könyvtáraiban levı muzeális értékő könyvek, zenemővek, térképek és egyéb nymtatványk, valamint kéziratk bejelentésérıl 3/1975. (VIII. 17.) KM PM együttes rendelet a könyvtári állmány ellenırzésérıl (leltárzásáról) és az állmányból történı törlésrıl szóló szabályzat kiadásáról 19/1981. (XII. 8.) MM rendelet a könyvtárközi kölcsönzésrıl 7/1985. (IV. 26.) MM rendelet a könyvtári anyagk bejelentésérıl

13 DE EGYETEMI ÉS NEMZETI KÖNYVTÁR BELSİ SZABÁLYZATAI ÉS EGYÉB IRÁNYADÓK A DEENK Mőködési Rendje (és mellékletei) Könyvtárhasználati Szabályzat Győjteményépítési szabályzat Gazdálkdási és Ügyviteli Szabályzat Infrmatikai Szabályzat Gyakrnki szabályzat Crvina intergrált könyvtári sztver Crvina-felhasználók regisztrációja Katalgizálás (könyvek, idıszaki kiadványk, elektrnikus dkumentumk szabványs leírása) Gyarapítási mdul Kölcsönzés Példánytípusk (Item type) listája Exeptin fájlk kezelése Tárgyszavazás munkaköri leírásk költségvetési terv fejlesztési terv szabadságlási terv tvábbképzési terv TER Digitalizálás Szakdlgzat kezelés Ebib rektri, dékáni, igazgatói körlevelek, utasításk egyetemi, kari könyvtári bizttság határzatai a magyar könyvtársság etikai kódexe A DEBRECENI EGYETEM EGYETEMI SZENÁTUSA (KORÁBBAN: EGYETEMI TANÁCSA) ÁLTAL ALKOTOTT SZABÁLYZATOK SZMSZ Oktatói, kutatói követelményrendszer Gazdálkdási Szabályzat Egyetemi címek és kitüntetések admányzásának szabályzata Munkáltatói jgkör gyakrlásának rendje Társulási szerzıdés DE-MTA ATOMKI A Magyar Köztársaság állami ünnepeirıl szóló évi VIII. törvényben felsrlt, illetve az egyetemi ünnepek és megemlékezések rendje Dktri Szabályzat Szabályzat a nrmatív kutatástámgatás felsztásáról és felhasználásáról Hnsítási Szabályzat Hallgatók kártérítési és fegyelmi szabályzata EHÖK SZMSZ

14 Habilitációs Szabályzat Pedagógus tvábbképzés szabályzata A diákigazlvánnyal kapcslats feladatk szabályzata Az ktatói munka hallgatói véleményezésének szabályzata Társulási szerzıdés a DE és a DRHE között A Társadalmi Tanács mőködési rendje Egyetemi Tanács tagjainak választási szabályzata Felvételi Szabályzat Társulási szerzıdés a Debreceni Egyetem és a Kölcsey Ferenc Refrmátus Tanítóképzı Fıiskla között DE hallgatói által fizetendı díjak és térítések, valamint a részükre nyújtható egyes támgatásk szabályzata Tanulmányi és vizsgaszabályzat Kreditrendszerő Tanulmányi és vizsgaszabályzat Tudmánys kutatás szabályzata Kllégiumi Szabályzat Hallgatók munka- és balesetvédelmi szabályzata Kllektív szerzıdés Belsı ellenırzési szabályzat Közalkalmaztti Szabályzat Kllégiumi felvételi szabályzat Benczur Kllégiumi Szabályzat Lakástámgatási Szabályzat A DE szellemi tulajdn kezelési szabályzata Egyetemi lakásk igénybevételének szabályzata Erasmus szabályzat Egyetemi Könyvtár Mőködési Rend Munkavédelmi szabályzat Tőzvédelmi szabályzat Leltárzási és leltárkészítési szabályzat Selejtezési szabályzat A diákhitel intézményi feladatainak szabályzata DISZK Mőködési Rend DEENK Könyvtárhasználati szabályzata Iratkezelési Szabályzat Közbeszerzési eljárási szabályzat A személyi tulajdnú személygépkcsi hivatals célú használatának költségtérítésérıl Kötelezettségvállalás, utalványzás, ellenjegyzés és érvényesítés rendje Pénz- és értékkezelési szabályzat Melléklet: 1 Önköltség-számítási szabályzat Mellékletek: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7a, 7b, 8, 9, 10, 11 Kalkulációs nymtatványk: 1, 2, 3, 4, 5 DE számviteli plitikája DE számlakerete Szabályzat a képzési és létesítmény-fenntartási elıirányzat felsztásáról Szabályzat a hallgatói sprt és kulturális nrmatíva elsztásáról Idegennyelvi Közpnt Mőködési Rendje

15 DE Szabályzata a külföldi biznyítványk és klevelek elismerésével kapcslatban fizetendı díjakról Eszközök és frrásk értékelési szabályzata Számlarend Biznylati Szabályzat DE átktatási szabályzata A fgyatékssággal élı hallgatók esélyegyenlıségének biztsításáról szóló szabályzat A DE szabályzata a hallgatói felülbírálati kérelmek benyújtásának és elbírálásának rendjérıl Szabályzat a rektr feletti munkáltatói jgkör gyakrlásának rendjérıl DE infrmatikai rendszerének felhasználói szabályzata DE infrmatikai rendszerének üzemeltetıi szabályzata

16 3. FOGALOM-MEGHATÁROZÁS A Minıségirányítási Kézikönyvben használt minıségirányítási fgalmakat a minıségügyi szabványk alapján használjuk. A fgalmak győjteménye a mellékletben lvasható. A fgalmértelmezésben a Minıségirányítási vezetı támgatja munkatársainkat. 4. MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A célunk lyan minıségirányítási rendszer kialakítása és mőködtetése, amely megfelel a minıségplitikában, a minıségcélkban rögzített követelményeknek, tvábbá fenntartható és fejleszthetı. A Teljes Körő Minıségmenedzsment (TQM) bevezetésének célja, hgy intézményünk tevékenységeinek flyamats javításával, tökéletesítésével, valamint minden dlgzó minıség iránti teljes elkötelezettségével, a partnereink teljes mértékő megelégedettségét érje el szlgáltatásaink használata srán. A minıségirányítási rendszer felépítése, dkumentációja és mőködı elemei biztsítják a rendszeres és flyamats ellenırzést, mely lehetıvé teszi a lehetséges hibafrrásk észlelését, a hibák kainak feltárását, helyesbítését, valamint megelızését. A minıségirányítási rendszert a DEENK tevékenységeinek teljes körére alkalmazza: - lvasószlgálati tevékenységek - infrmatikai tevékenységek - győjteményszervezési tevékenységek - ktatás - külsı kapcslatk Minıségirányítási rendszerünk kialakítása, bevezetése és mőködtetése srán meghatárzzuk tevékenységeink fı flyamatait, azk srrendjét és kölcsönhatásait, valamint a flyamatk eredményes mőködtetéséhez és szabályzásáhz szükséges kritériumkat, módszereket, és erıfrráskat. Minıségirányítási rendszerünkben figyelemmel kísérjük, elemezzük, értékeljük, és flyamatsan fejlesztjük szlgáltatási flyamatainkat annak érdekében, hgy elérjük a tervezett eredményeket, és gndskdunk arról, hgy az ehhez szükséges infrmációk rendelkezésünkre álljanak A MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER ÉS FOLYAMATAI A minıségirányítási rendszer irányítási flyamatait lyan eljárásk alktják, amelyekhez szabályzási, döntési tevékenységek társulnak. Ide tartzik a minıségirányítási rendszer, a dkumentálás követelményeinek meghatárzása, vezetıi elkötelezettség, minıségplitika, partnerközpntúság, erıfrrás-gazdálkdás stb

17 A minıségirányítási rendszer fıbb flyamatai a következı szakaszk köré szervezıdnek: - szlgáltatásk megtervezése, - partnerekkel kapcslats flyamatk, - tervezés és fejlesztés, - szlgáltatásnyújtás, - beszerzés. A fı flyamatk mellé kiszlgáló flyamatk is társulnak. Ilyenek például a tvábbképzés, a munkatársak képzése, a dkumentálás, a figyelemmel kísérés és mérés, emberi erıfrrásk stb. Minıségirányítási rendszer Irányítási flyamatk: - minıség irányítási rendszer létrehzása, mőködtetése - minıségplitika - erıfrrás-gazdálkdás - minıségi célk meghatárzása - minıségtervezés - stb. Fıflyamatk: - tervezés - fejlesztés - tájékztatás - szerzıdéskötés - ktatás - értékelés - panaszkezelés Kiszlgáló flyamatk: - partnerkapcslatk kezelése - képzési terv készítés - erıfrrás tervezés - dkumentumkezelés - elégedettségmérés - ellenırzések - erıfrrásk biztsítása

18 4.3. DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI DOKUMENTUMOK A Minıségirányítási Kézikönyv a DEENK minıségirányítási rendszerének alapdkumentuma, amelyben megfgalmaztuk a minıségirányítási rendszerünk alkalmazási területeit, bemutatjuk a különbözı szabályzatk által megkövetelt, dkumentált eljárásainkat, valamint a minıségirányítási rendszerhez tartzó flyamatkat és azk alapkövetelményeit, hivatkzva intézményünk mőködését szabályzó tvábbi dkumentumkra. A minıségügyi rendszer mőködésével kapcslats dkumentumk a következık: - jegyzıkönyvek, - feljegyzések, munkaterv, - statisztika, - kimutatás, - beszámló, - belsı ellenırzési terv, - partneri elégedettségvizsgálat leírása, - kérdıív, - teljesítménymérı lapk stb. A Minıségirányítási kézikönyv, Minıségirányítási vezetı által elektrnikus adathrdzón tárlt eredeti példányáról, szükség szerinti darabszámú máslat készíthetı. A kézikönyv érvényes váltzata flyamatsan elérhetı az intézmény számítógépes hálózatán. A kézikönyvet, mint ahgy a minıségirányítási rendszer fenntartásáhz szükséges dkumentumkat elsıdlegesen a neve aznsítja A MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTUMAINAK KEZELÉSE A minıségirányítási dkumentumk pnts listáját el kell készíteni. A minıségirányítási rendszer dkumentumainak kezeléséért, naprakész nyilvántartásáért a minıségügyi vezetı felelıs. A dkumentumk meghatárztt helyen és frmában minden munkatárs számára hzzáférhetıek. Kivételt képeznek a bizalmasan kezelendı anyagk (pl. kitöltött kérdıívek). A minıségirányítási kézikönyv, az intézményi flyamatk, azk mellékletei, felmérések eredményei, kérdıívek az arra kijelölt helyen találhatók. Az archiválásról gndskdni kell

19 5. A VEZETİSÉG FELELİSSÉGE 5.1. A VEZETİSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE A könyvtár fıigazgatója elsırendő feladatának tartja, hgy a munkatársai számára tudatsítsa a törvényekben, rendeletekben és szabályzatkban a könyvtár tevékenységére vnatkzó elıíráskat annak érdekében, hgy mindenkr az elıírásk ismeretében és annak betartásával járjanak el. A fıigazgató meghatárzta, kihirdette és a Minıségirányítási kézikönyv hatályba léptetésével közzétette a szervezet által elérni kívánt minıségplitikai elváráskat. Ezzel kapcslatban meghatárzza, és flyamatsan karbantartja azkat a minıségi célkat, amelyek elısegítik a minıségplitikában fglaltak megvalósítását. A könyvtár fıigazgatója vagy megbíztt helyettese az intézet minıségi mőködésének biztsítása érdekében rendszeres idıközönként vezetıségi átvizsgáláskat végez, amely srán ellenırzi a minıségcélk elérése érdekében kialakíttt követelmények betartását és betartatását. Az igazgató a minıségplitikai célk elérése érdekében minıségügyi vezetıt bíz meg, valamint minıségi munkacsprtt (Minıség Irányítási Tanács) szervez a könyvtár munkatársainak részvételével. Az említettek feladatkörét és jgsítványát a Minıség Irányítási Tanács ügyrendje rögzíti. A fıigazgató gndskdik arról, hgy a minıségfejlesztéshez szükséges frrásk (személyi, tárgyi, anyagi) rendelkezésre álljanak, valamint, hgy a könyvtár munkatársai a minıségfejlesztéshez szükséges ismeretekkel és mtiváltsággal rendelkezzenek. Ennek érdekében a munkatársak számára képzéseket, tvábbképzéseket, tréningeket szervez. Szükség esetén külsı szakértıt kér fel. 6. HELYZETÉRTÉKELÉS, STRATÉGIA A Minıség Irányítási Tanács irányításával a könyvtár egészére, valamint az egyes egységekre, sztálykra vnatkzólag évenként helyzetértékelés (SWOT analízis) készül, amelynek kritikus pntjai alapján rövid távú (egy éves idıtartamú) stratégiai terv készül. A stratégiai terv negyedéves bntásban tartalmazza a szükséges intézkedéseket, valamint a felelısöket. A stratégiai tervben szereplı feladatk teljesüléséért intézményi szinten a fıigazgató, egység/sztályszinten az egység/sztályvezetı a felelıs, együttmőködve a Minıség Irányítási Tanács tagjaival. 7. A SZERVEZETI KULTÚRA FEJLESZTÉSE A szervezetek által létrehztt, illetve az idık flyamán bennük felhalmzódtt, az adtt szervezetre jellemzı anyagi és szellemi értékek összessége alktja a szervezeti kultúrát. A szervezeti kultúra biztsítja a szervezeti magatartás kereteit, megszabja a szervezeten belüli emberi együttmőködés hagymánys nrmarendszerét

20 A könyvtárn belüli szervezeti struktúrát a munkaköri leírásk, a feladatköröket, hatásköröket, kmmunikációt és munkaflyamatkat érintı szabályzatk összessége alktja. Ezek alapján megrajzlható a szervezeti diagramm, amely az intézmény struktúráját mutatja. A szervezet felépítése a könyvtár jellegéhez igazíttt: mátrix szervezet. Ez a szervezettípus megadja a hagymánys rutinmőveletek és az aktuális, kreativitást igénylı prjektfeladatk elvégzésének lehetıségét. Ennél fgva együttmőködési és kmmunikációs igényt teremt. A mátrix szervezet az önállóság és a szakmai tudás magas szintjét követeli meg a dlgzóktól, megadja a megfelelı közeget a kreativitás kamatztatására. Egyetlen negatív vnása, hgy nehéz meghnsítani egy hagymánys szervezetben, mert megkérdıjelezi a krábbi számadási elveket, illetékességi köröket. Ez knfliktuss helyzeteket teremthet, visznt egy már meghnsíttt, bejárattt mátrix szervezet megskszrzza az intézmény hatéknyságát. A szervezeti kultúra igazi váltzása tanulásn keresztül érhetı el. A váltzási flyamatban a tanulás nem krlátzódhat a szervezet vezetıire, abban minden munkatársnak, a szervezet minden szintjének részt kell vállalnia, vagyis a szervezet egészének váltznia kell. A szervezetnek a váltzáskra úgy kell reagálnia, hgy értékeit, hiedelmeit, meggyızıdéseit felülvizsgálja, átgndlja, és a szükséges váltzáskat a szervezeti kultúrában alkalmazza. A könyvtár szervezete a kreatív csapatmunka élményét akarja kínálni tagjainak. A szervezet alapját lyan csapatk kell, hgy alkssák, amelyek különlegesen jól tudnak együtt dlgzni, bíznak egymásban, kiegészítik a csapattársak erıfrrásait, kmpenzálják egymás gyengeségeit, ahl a közös célk fntsabbak az egyéni célknál, ezáltal kivételes eredményeket tudnak elérni. Ez a környezet lehetıvé teszi, hgy a tagk felvállalják erısségeiket és gyengeségeiket. A váltzásk elindításának elsı lépcsıje az önvizsgálat, önértékelés: a dlgzói elégedettség, mtiváltság, infrmáltság feltérképezése, az intézménnyel kapcslats vélemények megismerése. A munkatársi elégedettség mértéke fnts indikátra egy szervezet minıségének. Ennek vizsgálata a vezetés számára fnts infrmációkat szlgáltat arról, hgy milyen az alkalmazttak intézményhez való visznya (elkötelezettség, ljalitás); a teljesítményüket milyen tényezık beflyáslják (érdekeltség, mtiváció); milyen mőködési zavark vannak (krdináció, döntéshzatal, infrmációáramlás). Különösen fnts a dlgzói elégedettség differenciált ismerete a humán erıfrrás menedzsment számára, mivel ez az ismerete jelentısen beflyáslhatja az erıfrráskkal való gazdálkdást. A DEENK szervezeti kultúráját flyamatsan vizsgálja, levnja a megfelelı következtetéseket. Az elvégzett kérdıíves vizsgálat válaszait feldlgzva, az alábbi összegzés készíthetı, mely a pillanatnyi állaptt tükrözi: Egy lyan szervezeti kultúra képe bntakzik ki a felmérésbıl, amelyben az egyénekben megvan a jóindulat, a készség a fejlıdésre, tanulásra, szeretnének tenni a munkahelyük jó híréért. A törekvésüket nem elsısrban az anyagiak mtiválják, hanem a személyes tudásvágy és ambíció. A közösség nevelı hatása jól érvényesül, a közösség az egyént befgadja, segíti, az egyén magáévá teszi a szkáskat, nrmákat és tvábbadja. A közösség segíti, ugyanakkr, neveli, felelısségre vnja és helyes irányba is tereli az egyént. Ritka kivételtıl eltekintve jó a közösségi szellem, az összetartó erı, felfelé húz, az da nem valókat fegyelmezi vagy kiveti

21 8. PARTNERKÖZPONTÚSÁG A könyvtár alapvetı céljának tartja, hgy a fnts partnerek elvárásait, valamint elégedettségét megismerje, és mindezeket az ismereteket beépítse mindennapi gyakrlatába. Aznsítja és rangsrlja partnereit, rendszeresen méri elvárásaikat és elégedettségüket, a mérési eredményeket értékeli, a prblémákat meghatárzza. Elkészíti a váltztatás (beavatkzás) stratégiáját, végrehajtja a váltztatáskat, majd újabb mérésekkel ellenırzi azk hatéknyságát. A partnerközpntúság kiépítése a legfıbb partnereink aznsításával, számbavételével kezdıdik. Tudnunk kell, hgy kik azk, akiknek a véleményére a leginkább adunk, akik leginkább fntsak a számunkra. A könyvtárak közvetlen partnerei: akikkel gyakri a kapcslatunk, a könyvtár mőködését tekintve meghatárzóak, az igényeik beépülnek a tevékenységi rendszerbe. Közvetlen partnernek tekinthetjük a könyvtár látgatóit, lvasóit (külsı partnerek), valamint a könyvtár munkatársait (belsı partnerek). Közvetlen, különös figyelmet igénylı partnernek számít a fenntartó is, amelyet megfelelı kmmunikációval meg kell nyerni az intézményünk ügyének. El kell érni, hgy megszőnjön az alá- és fölérendeltségi viszny, egyenrangúvá kell válnunk. Közvetett partnerek: akik külsı tevékenységükkel határzzák meg a mőködésünket, akik a szlgáltató rendszerünkön keresztül fgalmazzák meg az igényüket, melyet keretként kell figyelembe vennünk. Közvetett partner például a kulturális tárca, a kiadók, közintézmények, szakmai szervezetek, egyházak stb KÜLSİ PARTNEREK Külsı partnerek közé mindazkat a személyeket és intézményeket srljuk, amelyekkel kapcslatban állunk, amelyeknek a véleménye fnts számunkra. A legfntsabb közvetlen külsı partnereink általában a valós és a ptenciális lvasók, a fenntartó, a településen mőködı más kulturális intézmények, más könyvtárak. Közvetett partnernek tekintjük a könyvkiadót, a szakmai szervezeteket, a minisztériumt is. Elsı lépésként számba vesszük a külsı partnereinket aznsítjuk ıket, majd rangsrt állítunk fel. A legfntsabb partnereink kiválasztása után kidlgzzuk azkat az adekvát módszereket, amelyek segítségével mérni tudjuk az elvárásaikat, valamint a velünk kapcslats elégedettségüket. Az infrmációk összegyőjtése után azkat rendszerezni, elemezni kell, és a tapasztalatkat be kell építeni a mindennapi munkánkba, és minél több fórumn vissza kell jelezni a résztvevıknek, hgy milyen eredményre jutttunk, milyen következtetéseket vntunk le, milyen váltztatáskat kezdeményeztünk, és melyek azk az egyébként jgsnak ítélt észrevételek, amelyeket nem tudunk megvalósítani. A külsı partnerkapcslatk áplása Mőködésünkben jelentıs szerepe van a személyes kapcslatknak, a kapcslati tıkének

22 Alapvetı célk, kulcsfntsságú területek, elvégzendı feladatk Marketing stratégiánk alapvetı céljai A könyvtárról kialakíttt kép pzitív megváltzása érdekében könyvtárszakmai ismereteken túl szükség van a marketingmunka alapjainak megismerésére, gyakrlati alkalmazására. Fnts, hgy a könyvtárainkban már jelen lévı minıségi szemlélet mellett kialakuljn a marketing szemlélet is. Legyenek könyvtárainkban lyan kllégák, akik ismerik a marketingterv készítésének technikáit, alkalmasak a prblémamegldásra, a váltzásk menedzselésére, a panaszhelyzetek gyrs kezelésére és mindkét fél számára megfelelı megldására, a határztt és bizalmkeltı kmmunikációra. Cél, hgy a marketing tudats rendszerszemlélető alkalmazásával a munkatársak szemlélete frissüljön, a munkakörök gazdagdjanak, a könyvtári munkában nagybb hangsúlyt kapjn az lvasók érdekében végzett tevékenység, az lvasók köre szélesedjen és a könyvtárunkról kialakult kép jbban megfeleljen az tt flyó tevékenységnek. Könyvtáraink esetében a kínált termék maga a dkumentumn, infrmáción, technikai felszereltségen és humán erıfrrásn alapuló szlgáltatás. Könyvtárunk célja, hgy megırizve a könyvtári rendszerben elfglalt szerepünkbıl adódó, küldetésünknek megfelelı szlgáltatási kínálatukat új szlgáltatásk bevezetésével alkalmazkdjunk a társadalm és a könyvtárügy trendjeihez, a meglévı és a ptenciális felhasználók igényeihez. Szlgáltatási struktúránk bıvítésekr szem elıtt tartjuk azt a gndlatt, hgy a kultúra ma már nem kizárólag a mővelıdést, hanem az életben való eligazdás képességét jelenti. Versenytársaink a vársban mőködı felsı- és közktatási intézmények, a közmővelıdéssel, kultúra- és infrmációterjesztéssel fglalkzó szlgáltató helyek, vállalkzásk, civil szervezetek számbavételét elvégeztük. Célunk, hgy versenytársaink partnereinkké váljanak, ennek érdekében ki kell építeni a velük való együttmőködés körét és lehetıségei. A partnerkapcslatk kialakításának elsı, legszükségesebb lépése, hgy a hárm nyilváns könyvtár: Debreceni Vársi Könyvtár, Méliusz Juhász Péter Megyei Könyvtár és a DEENK a hatékny együttmőködés érdekében minél jbban megismerje egymás tevékenységét, állmányát, szlgáltatásait és lvasói körét. A megkötött együttmőködési szerzıdés biztsítéka ennek a törekvésnek. Szükséges a célcsprtk részletes feltérképezése. Törekszünk a szlgálni kívánt csprtk számának meghatárzására, a csprtk definiálására. Támaszkdva a használók körében végzett krábbi elégedettségmérés eredményeire, tapasztalataira, újabb felmérésekkel szerezzünk minél pntsabb infrmációt felhasználóink igényeirıl, elégedettségérıl. Figyeljük azkat a társadalmi váltzáskat, melyeknek révén újabb csprtk újabb szükségletei merülhetnek fel. A szlgáltatáskn túli, ún. másdlags használói igény (kedvesség, igyekvı kiszlgálás, törıdés, tisztelet) kielégítése segíthet az elégedettség érzésének kialakulásában, csökkenheti a távlmaradás kait. Célunk a szlgáltatás minıségének biztsításával, javításával megnyerni használóink, partnereink bizalmát. A reklám eszközeinek alkalmazásával gyızzük meg a felhasználót termékeink, azaz szlgáltatásaink igénybe vételérıl. A közönségkapcslatk következetes építésével érjük el, hgy partnereink úgy érezzék, fntsak számunkra, és mi is fntsak és nélkü

23 lözhetetlenek vagyunk az ı számukra. Célunk, hgy megtaláljuk a reklámtevékenységnek és a PR-nak azkat a frmáit, fórumait, csmópntjait, ahl hatéknyabban jelenhetünk meg. Egyre nagybb szerepe lesz az nline reklámnak. Ezen a területen kiemelt célunk hnlapjaink minıségének, a tartalm frissességének biztsítása. A könyvtár, mint szlgáltató és közösségi tér valamint a könyvtárskról alkttt kép frmálásáhz szükséges a médiában való színvnalas és flyamats megjelenés. Könyvtárunk fenntartóit és a helyi döntéshzókat tájékztatnunk kell arról a szándékunkról, hgy hatalmas győjteményünkkel és skrétő szlgáltatásainkkal kívánjuk biztsítani elsısrban a Debreceni Egyetem valamennyi plgára számára a könyvtári ellátást, ugyanakkr nyilváns könyvtárként meghatárztt szlgáltatáskat biztsít minden lyan államplgár számára, aki hzzáférést igényel a Könyvtár különféle infrmációs frrásaihz. Szakmai sikereinkrıl, rendezvényeinkrıl tudósítani kell ıket, keresni kell azkat a fórumkat, ahl találkzhatunk egymással BELSİ PARTNEREK Egy adtt intézmény munkatársai, a belsı partnerek, akkr teljesítenek maximálisan, ha lyan magas a szervezet iránti elkötelezettség érzése, hgy a szervezeti célk elérésén túl az egyéni céljaik eléréséhez is hzzásegíti ıket. Ehhez szükséges a szervezeten belül lyan mtivációs légkört biztsítani, mely a munkatársak kreativitását a minıségi szlgáltatásk elıállítására ösztönzi. Az emberi magatartás beflyáslja a munkavégzés minıségi és mennyiségi jellemzıit. A versenyképesség egyik alappillére a munkatársi elégedettség, melynek hátterét és mőködıképességét a tanulás, a tanuló szervezetek kialakításának szükségessége, a tudásmenedzsment rendszerének kialakítása biztsítja. Tehát mielıtt a külsı partnereink elégedettségének vizsgálatába kezdenénk, elengedhetetlenül fnts a belsı partneri visznyk számbavétele, a szervezeti kultúra fejlesztése. A szervezeti kultúra a szervezetben dlgzó személyek által kialakíttt nrmák, értékek, egyéni célk rendszerét tükrözi, alátámasztja a szervezet plitikáját, megszabja a szervezeten belüli szabálykat, magában fglalja a munkahelyi klímát. A szervezeti kultúra kialakításának, fejlesztésének nagybb a beflyásló hatása, mint a szervezeti szerkezet átalakításának. A sikeresen mőködı intézményben a munkatársak tudják, hgy mi a szervezet célkitőzése, milyen célk megvalósításáért dlgznak, a termelékenység és a hatéknyság minıségi munkavégzéssel pársul. Az ezzel ellentétes gyenge szervezeti kultúrában nincs knkrét célmeghatárzás, a munkatársak nincsenek tisztában szerepükkel, mindenki úgy dlgzik, ahgyan jónak látja. A minıségmenedzsment gndlkzás alapvetı szemléletváltást jelent: át kell térni az egyéni feladatmegldáskról az együttmőködésre, csprtmunkára. El kell érni, hgy a munkatársak csapattaggá váljanak. Mindennek a flyamatnak az elengedhetetlen feltétele az egyéni célk és a csprtcélk összehanglása, a team-munka meghnsítása, a nyílt kmmunikáció elérése, a megfelelı mtivációs rendszer kiépítése

24 8.3. A DEENK PARTNERI VISZONYAI Partnerkapcslati háló FENNTARTÓK Kark, centrumk TEK elnök és az idetartzó dékánk OEC elnök és az idetartzó dékánk AMTC elnök és az idetartzó dékánk Zenemővészeti Kar dékánja Debreceni Egyetem Rektr Szenátus Rektri Tanács Dékáni Kllégium Gazdasági Fıigazgatóság fıigazgatója Gazdasági Tanács Oktatási és Kulturális Minisztérium Miniszter Államtitkárk Könyvtári Fısztály HASZNÁLÓK A Debreceni Egyetem plgárai képviseletében A HÖK elnöke A Közalkalmaztti Tanács elnöke Szakszervezetek: FDSZ, DOTESZ elnökei Egyetemi Könyvtári Bizttság Kari és Centrum Könyvtári és Jegyzetbizttság A könyvtár munkáját beflyásló egyetemi bizttságk Külsı használók, civil szervezetek képviselıi PARTNEREK Belsı partnerek A DEENK 7 tagkönyvtára DEENK Könyvtári Közpnt DE tanszéki és intézeti könyvtárak képviselıi Knzrciumk Elektrnikus flyóiratk ACM Lippinctt Williams & Wilkins ACS Mővészeti Országs Knzrcium Business & Cmpany Resurce Center Biligical Abstrcts MathSciNet Ecnlit Springer Ebsc

25 Crssfire+Reactin stb., stb. Könyvtárellátó Vállalat Prsper terjesztık EKK (Egyetemi Könyvtárigazgatók Kllégiuma) E Crvina MATARKA MOKKA ODR Bizttság és ODR-es képviselık az Oktatási és Kulturális Minisztériumban ODR tagkönyvtárak OSZK Köteles példány Közpnt Libinfó szlgáltatás Debreceni Egyetem Infrmatika Kar Könyvtárinfrmatika Tanszék Képzı intézmények (13 egység), tanszékek, intézetek vezetıi (pl. Debreceni egyetem Infrmatikai Kar) Külsı partnerek Egyetemi szinten Közmővelıdési és Közgyőjteményi Dlgzók Szakszervezete Felsıktatási Dlgzók Szakszervezete A Debreceni Egyetem társult tagjainak könyvtárai ATOMKI A Kölcsey Ferenc Refrmátus Tanítóképzı Fıiskla Tiszántúli Refrmátus Egyházkerületi és Kllégium Nagykönyvtára Refrmátus Telógiai Akadémia Szakkönyvtára Partiumi Egyetemi Könyvtár, Nagyvárad Reginális szinten Méliusz Juhász Péter Megyei Könyvtár és Mővelıdési Közpnt Debreceni Vársi Könyvtár Kertész László Vársi Könyvtár, Hajdúböszörmény MKE Hajdú-Bihar M. Szervezete Szakkönyvtárak Debrecenben és a megyében Országs szinten MKE (Magyar Könyvtársk Egyesülete) és területi-, szakterületi szekciói IKSZ (Infrmatikai és Könyvtári Szövetség) MKE és az IKSZ ktatási és fejlesztési munkacsprtja MKE és IKSZ Etikai Bizttsága Magyar Orvsi Könyvtárak Szövetsége Magyar Levéltársk Egyesülete Magyar Peridika Kör MGTE Neumann Jáns Számítógép tudmányi Társaság Magyar Építész Kamara HUNGARNET Egyesület VOCAL Egyesület Nemzeti Kulturális Alapprgram MTA Könyvtári Bizttság Magyar Könyvkiadók és Könyvterjesztık Egyesülete Földmővelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium

26 Egészségügyi Minisztérium Értelmiségi Szakszervezeti Tömörülés Nemzetközi szinten LIBER IFLA EAHIL EBLIDA ALA AIBM Magyar Nemzeti Csprt Library f Cngress NLM Erasmus partnerek Külsı partnerek még Könyvesbltk Máslógép szlgáltatók és szervizek Infrmatikai szlgáltatók Bútr- és berendezés szállítók stb PARTNERKAPCSOLATOK IRÁNYÍTÁSA A minıségirányítás srán a célunk a partnereink aznsítása, igényeinek és elégedettségének felmérése. Az eljárás srán elvégezzük a közvetlen és a közvetett partnereink aznsítását, a partneri elégedettségmérés lebnylítását, az ezt figyelembe vevı intézkedési/beavatkzási terv készítését, és végül a megvalósulás ellenırzését

27 Elégedettség mérés Start Partnerek listája Partnerek listájának aktualizálása Felülvizsgált partneri lista Elégedettség kritériumainak meghatárzása Kritériumk listája Mérési módszer kiválasztása Aktualizált eljárási rend Mérés gyakriságának meghatárzása Célcsprt kiválasztása Felmérésben részt vevık listája A mérés leflytatása Eredmény összesítése, elemzése Grafiknk, kimutatásk Eredmény ismertetése, megbeszélése Hnlapra összefglaló Flyamat újraszabályzása Igen Szükség van-e beavatkzásra? Éves teljesítmény értékelés Nem Stp

28 1. lépés: A flyamattal fglalkzó csprt felülvizsgálja a partnerek listáját, majd elkészíti az aktualizált listát. 2. lépés: Egy arra kijelölt munkacsprt átvizsgálja az elégedettségi kritériumkat és aktualizálja azkat. A kritérium listát írásba fglalja, majd csatlja a kérdıívekhez. 3. lépés: A vezetıség az eljárási rendben meghatárzza vagy módsítja az elégedettség mérés módszereit. 4. lépés: A vezetıség az eljárási rendben meghatárzza vagy módsítja az elégedettség mérés gyakriságát. 5. lépés: Egy arra kijelölt munkacsprt aznsítja az elégedettség mérésbe bevntak körét, majd errıl listát készít. 6. lépés: Egy arra kijelölt munkacsprt leflytatja az elégedettség mérést a krábban meghatárztt módn. 7. lépés: Egy munkacsprt elvégzi az adatk összesítését és az elégedettség mérés elemzését. Grafiknkat, kimutatáskat készít. Célkat, megldási javaslatkat fgalmaz meg, melyekrıl listát készít, amit a vezetıség és a munkatársak elé tár. A partnerek felé is visszajelzés megy (hnlapn). 8. lépés: Az eredmények alapján a vezetıség eldönti, hgy szükséges-e beavatkzni. Amennyiben igen, akkr a PDCA ciklusnak megfelelıen a flyamat újraszabályzásra kerül. Eljárás rendje csprtk kijelölése partneraznsítás felmérés tervezése: - partnerek, mód, eszköz, gyakriság, tartalmi terület kiválasztása - szabályzat a felmérés részleteirıl (késıbb ez alapján végzi a felmérést) az éves felmérések ütemezése, a felmérésekért felelıs személyek, csprtk megnevezése, visszajelzés módja, határideje kérdıívek, mérıeszközök átvizsgálása, módsításk végrehajtása felmérés, elemzés, intézkedési terv: - lebnylítás - feldlgzás - elemzés - krábbi felmérésekkel való összevetés - beszámló az eredményekrıl - Intézkedési terv: javaslt beavatkzásk vezetıi utasítással megldható dlgk rövid távú hsszú távú

29 8.5. KOMMUNIKÁCIÓ A PARTNEREKKEL A partnerekkel való kmmunikáció és az esetleges panaszkezelés fnts része a minıségirányítási munkának. Az eljárás srán fel kell mérni a kmmunikációs szinteket, szabályzni kell, hgy az egyes partnerekkel való kmmunikációért ki a felelıs, milyen gyakrisággal kmmunikálunk velük, és milyen kmmunikációs csatrnát használunk. Fenntartók Partnerek Kapcslattartó Fıigazgató Kapcslattartás gyakrisága havnta alkalmanként Kmmunikációs csatrnák személyesen: tanácsülések, , írásban, telefnn írásban: meghívó Egyetemi plgárk DEENK munkatársai Vezetıség havnta személyesen: bizttsági ülések alkalmanként ben: hírlevél, írásban: körlevél Fıigazgató évente: személyes: összdlgzói értekezlet Fıigazgató havnta: személyes: vezetıi értekezlet, írásban: emlékeztetı az értekezletrıl a vezetıknek, közérdekő infrmációk a library levelezılistára Olvasók Vezetık félévente személyesen: dlgzói értekezlet egységen ként rendszeresen egységek levelezılistái Bizttságk vezetıi alkalmanként személyesen: bizttsági ülések, bizttsági levelezı listák, írásban: emlékeztetı a bizttsági ülésekrıl Olvasószlgálat napnta személyesen: lvasószlgálati pntkn, felszólítók, hszszabbításs címek, infrmációs címek, telefnn alkalmanként hírlevél hnlap, írásban: meghívó, tájékztató

30 Az infrmációáramlás eszközei: személyes kapcslat szórólap plakát meghívó üdvözlıkártya levél újság telefn helyi TV rádió hnlap 8.6. PANASZKEZELÉS A könyvtár munkatársainak kezelniük kell a partnerek panaszait, a mőködéssel kapcslats észrevételeit. Ezeket a megfelelı kezeléshez, a minıség javítása érdekében, dkumentálni, elemezni, és a megfelelı pntkn javítani kell. Panaszkezelési szintek: A könyvtár különbözı partnereitıl beérkezı, jellegében eltérı panaszkat különbözı módn kell kezelni. A beérkezı panasz megldása több szinten lehetséges, ennek útjai a partnertıl függıen a következık: Olvasók Olvasószlgálat Vezetıség Fenntartók Fıigazgató/Helyettesei Knzrciumk Fıigazgató/Helyettesei ODR Könyvtárközi Vezetıség Egyéb eseti megkeresések

31 Olvasói panaszk kezelése Start Panasz Igen Jgs-e a panasz? Nem Az ügy tisztázása a panaszssal Az lvasószlgálat egyeztet az lvasóval Eredményese az egyezte- Igen Az ügy lezárul Nem Tvábbítás a vezetıhöz Dkumentáció készül az ügyrıl A vezetı egyeztet a panaszssal és az ügyet ismerı könyvtárssal Vezetıi döntés vagy megállapdás születik Megfelelı intézkedések a vezetıtıl kaptt infrmációk alapján Stp

32 A flyamat leírása: 1. lépés: A panaszs a prblémájával az Olvasószlgálats kllégáhz frdul. 2. lépés: Az Olvasószlgálats klléga megvizsgálja a panasz jgsságát. Amennyiben az nem jgs, úgy tisztázza ezt az lvasóval. 3. lépés: Amennyibe jgs a panasz, az Olvasószlgálats klléga egyeztet az ügyben az érintettekkel. Ha ez eredményes, a prbléma megldódik. 4. lépés: Ha az Olvasószlgálats klléga nem tudja megldani a prblémát, az ügyet a Vezetıhöz tvábbítja. 5. lépés: A Vezetı infrmálódik a prblémáról, mind a panaszstól, mind a könyvtárstól (aki az adtt lvasószlgálati munkában jártas). 6. lépés: A vezetı megállapdik a panaszssal a prbléma megldásában (kmprmiszszum), vagy eldönti, hgy mi történjen az adtt helyzetben. 7. lépés: A Vezetı utasítást/tájékztatást ad az Olvasószlgálatnak a követendı intézkedésekrıl. A panaszkezelés lezárul. 9. A SZOLGÁLTATÁSI FOLYAMATOK AZONOSÍTÁSA ÉS JAVÍTÁSA 9.1 A SZOLGÁLTATÁSOK MINİSÉGE Az egyetemi könyvtár győjteményének az egyetemi ktatás és kutatás igényeihez igazításával, az infrmáció-szlgáltatásk bıvítésével, skszínőségének biztsításával, a szakirdalm gyrs rendelkezésre bcsátásával támgatja az ktatás minıségi színvnalának emelését, a hazai diplmák európai, nemzetközi ekvivalenciáját. Az egyetemi könyvtár jövıje attól függ, hgy a környezete által támaszttt minıségi követelményeket ki tudja-e elégíteni. A szlgáltatásk minıségét a szlgáltatást igénybe vevı és a szlgáltató is értékeli: A szervezet szempntjából a szlgáltatás minısége azt jelenti, hgy a szlgáltatás mennyire felel meg a saját maga által elıírt követelményeknek. Az ügyfél szempntjából a szlgáltatás minısége azt jelenti, hgy mennyire elégíti ki az igényeit, kívánságait és elvárásait. A szlgáltatást nyújtó szervezetnek gndskdnia kell arról, hgy a szlgáltatásk minısége flyamatsan megfeleljen annak a piaci igénynek, amelynek kielégítésére vállalkztt. A minıséget beflyásló tényezık: A felhasználó, aki igényeivel, kívánságaival és elvárásaival frdul a könyvtárhz, A szállító, A flyamatk megszervezése, A rendelkezésre álló erıfrrásk felhasználása, A flyamatkat végrehajtó munkatársak, A környezet