Felhasználói. kézikönyv ÖRÖKMÉCS. A Matthaeus Standard plébániai számítógépes program 2.0-s verziójához

Átírás

1 ÖRÖKMÉCS Könyvkiadó, Informatikai, Szolgáltató és Szervező Bt A Matthaeus Standard plébániai számítógépes program 2.0-s verziójához Felhasználói kézikönyv

2 Örökmécs Kiadó, Informatikai, Szervező és Szolgáltató Bt. H-3078 Bátonyterenye Szt. István u. 12. Telefon: (+36) 30/ Honlap: Felelős: Burger Ferenc Minden jog fenntartva, mely bármilyen módon érinti a számítógépes programot valamint a kézikönyvet. Bárminemű adathordozóra történő másolás csak a kiadó engedélyével lehetséges! Kézikönyvet írták: Gubán Ákos főiskolai adjunktus, okl. matematikus Gubán Miklós főiskolai docens, okl. matematikus Horváth Lászlóné MKPK Püspökkari Tikárság, főkönyvelő Makó Zsolt rendszerinformatikus Szabó Zsolt főiskolai adjunktus Nyomtatás időpontja: február 18. 2

3 3

4 Általános bevezető A Matthaeus Standard plébániai programot a évi téli Püspökkari Konferencia 31. pontja elfogadta és használatra ajánlja a plébániák részére. A kézikönyv segítséget nyújt a Matthaeus Standard plébániai program 2.0-ás változatának kezeléséhez és hatékony működtetéséhez. A könyvvel és a programhoz tartozó ún. on line súgóval, mely minden képernyőhöz az oda tartozó segítséget nyújtja el lehet hárítani a felmerülő kezelési nehézségeket. Segítséget kérhet. Az Örökmécs Informatikai Csoport működtet egy Információs Szolgálatot, melytől elektronikus levélben lehet segítségre kérni. A felmerülő problémára az Informatikai Csoport pedig írásban válaszol. Az információs kérdések az info@matthaeus.hu címre küldhetők. Mielőtt megkezdené az installálást kérjen sorozatszámot a gyártási szám bemondásával! A gyártási szám a CD nevében (label) található meg! A programtelepítéshez használja a Telepítési útmutatót, melyet a program tokjában talál meg és olvassa el az Örökmécs Végfelhasználói Licencszerződést! A kézikönyv a teljes jogú program részét képezi. A teljes jogú Matthaeus felhasználónak rendelkezésére áll egy ingyenes cím a levelező szerverünkön, név@matthaeus.hu formában. A név az illető saját maga által meghatározott nevet jelenti. Ezt ott vehető igénybe, ahol már létezik egy Internet hozzáférés, így külön pénzbe nem kerül, azonban a kommunikációt az Informatikai Csoporttal megkönnyítheti és más levelezésre is felhasználható. A szolgáltató garanciát vállal a levelek és azok tartalmának biztonságos célba jutásáért, és ha kell titkosítással is védeni tudja a leveleket. Igényüket az Infovonalon elektronikus levélben vagy telefonon jelezzék! Kívánjuk, hogy a program megelégedésre szolgáljon! 4

5 5 Örökmécs Informatikai Csoport

6 6

7 FEJEZET Általános könyvelési szabályok a plébánia vezetésében A pénztárkönyv a plébániai pénzforgalmat teljes mértékben átfogja, zárt rendszerű, a kitöltése tényleges pénzmozgást igazoló bizonylatok alapján történik.

8 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Általános tudnivalók Minden plébániának önálló pénztárkönyvet kell használnia, függetlenül attól, hogy a plébánia működik-e vagy oldallagosan látják el. A filiák könyvelése az egyházmegyei hatóság intézkedése szerint történik Megjegyzés a hagyományos kézi könyveléshez Ha a plébánia pénztárkönyvében a fília bevételei és kiadásai tételesen megjelennek, akkor a kódszámok bővítésével lehet a külön gyűjtéseket elvégezni. Pl. egy plébániához 3 fília is tartozik. A határozat értelmében egy pénztárkönyvet kell használni. A kódszámokat négyjegyűre bővítve a filiák külön figyelését meg tudjuk oldani, úgy, hogy besorszámozzuk az egyházközségeket. A plébánia lesz az 1-es, majd lesz 2-es, 3-as, 4-es sorszámú. A könyveléskor a kódszám elé tesszük a sorszámot. A plébánia egyházi adó bevétele lesz a 1111, közüzemi díja 1321, stb. A 2-es sorszámú egyházközségnél ugyanígy járunk el. Pl. az egyházi adó 2111, a közüzemi díj 2321 kódszám alá kerül. Ha az egyházmegyei hatóság úgy dönt, hogy a filiákat is külön kell könyvelni, a kódszámok alapján külön gyűjtött bevételeket és kiadásokat havonta egy összegben be kell vezetni a plébánia pénztárkönyvébe. A nagyobb temetők fenntartói a temetői szabályzat szerint a temetői bevételeket és kiadásokat külön pénztárkönyvben vezethetik. Év végén a bevételek és kiadások összegeit egy soron át kell vezetni a plébánia pénztárkönyvébe. A Matthaeus Standard későbbi részeként egy temető-nyilvántartó modullal végezhető a sírhelyek nyilvántartása, mely a pénzmozgást pénztárkönyvbe könyveli. Érdeklődjön a program forgalmazójánál! A kinyitott pénztárkönyv bal és jobb oldala egy egységet képez. Baloldalon a tényleges pénzmozgásokat könyveljük, a jobb oldala pedig a pénzmozgások (bevételek és kiadások) részletezésére, gyűjtésére szolgál. Az oldalakon az első sor az áthozatra, az utolsó sor pedig az átvitelre szolgál.

9 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Általános szabályok A pénztárkönyvbe a pénzmozgásokat idősorosan (időrendben) kell beírni. Könyvelni csak szabályosan kiállított bizonylatok alapján lehet. Bizonylatok: A pénzintézettől kapott számlakivonatok, a pénzintézet által kiállított egyéb bizonylatok (pl. takaréklevél beváltása, stb.), a plébánia által kiállított bevételi bizonylatok és a kiállított kiadási pénztárbizonylatok, valamint ezekhez tartozó alapbizonylatok. Alapbizonylat pl. az önkéntes hozzájárulás beszedésére szolgáló nyugtatömb, a stólakönyv, a kifizetett számlák, akár átutalással, akár készpénzzel egyenlítettük ki, a banki befizetést igazoló csekkszelvény, postai feladóvevény, utánvét bizonylata, bérjegyzék, stb. Pénztár bevételi és kiadási bizonylatok kötelező használata A kötelezően használt pénztárkiadási bizonylatra több készpénzes számla, vagy más tétel is felvezethető. Ügyelni kell azonban arra, hogy lehetőleg egy kódszámhoz tartozó kifizetések egy pénztárkiadási bizonylathoz kerüljenek. Ez megkönnyíti a könyvelést. A bankkivonatokhoz nem kell pénztárbizonylatot kiállítani. Egyezőség biztosítása A beírt összegeknek meg kell egyezniük a bizonylaton szereplő összegekkel. Készpénzes pénzforgalom esetén a bizonylaton levő filléreket a kerekítés általános szabályai szerint forintra kell kerekíteni.

10 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Kerekítés szabályai Az 50 fillér alatti összeget lefelé, az 50 fillért és annál nagyobb összeget felfelé kell kerekíteni. A bankszámlakivonaton feltüntetett fillér adatokat nem lehet kerekíteni, azokat könyvelni kell. A pénztárkönyv oszlopai nem tartalmaznak külön helyet a fillérek beírására. Amennyiben a beírás szükséges, az egyes oszlopok utolsó két rovata (egyes és tízes beírására szolgáló) felső részébe kell a fillért beírni. Amennyiben fillért könyvelünk, a pénztárkönyv jobb oldalán a kirészletezésnél is be kell írni. Az egyenlegek Az egyenleg oszlopokat célszerű minden tételnél kitölteni, de ki kell tölteni legalább az azonos időpontban beírt tételek közül az utolsónál. Kötelező kitölteni az átvitelnél, illetve az áthozatnál. Egyezőség az oldal alján B a n k : A bevétel oszlop összegéből levonjuk a kiadás oszlop összegét, megkapjuk az egyenleget. Az egyenleget a bankkivonat(ok)on levő egyenleg összeggel tudjuk összehasonlítani. Több bankszámla esetén a bankszámlák napi forgalmát (bevétel, kiadás, egyenleg) külön nyilvántartásban kell vezetni. A külön nyilvántartásban a részleteket nem kell feltüntetni, mert azok a pénztárkönyvben szerepelnek. Devizaszámla forgalmát forintra átszámítva kell a pénztárkönyvbe bevezetni. Az átszámításkor a számviteli törvény 60. (4) bekezdése szerint a választott pénzintézet által meghirdetett devizavételi és deviza eladási árfolyamának átlagárat (közép árfolyam), vagy a Magyar Nemzeti Bank által közzétett hivatalos devizaárfolyamot kell alkalmazni. Minden átszámítás alkalmával a számlán levő teljes devizakészletet értékelni kell.

11 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K P é n z t á r : A bevétel oszlop és a kiadás oszlop különbsége adja az egyenleget. Mínusz egyenleg nem lehet. Ez ugyanis azt jelentené, hogy többet költöttünk el, mint amennyi készpénzünk volt. Ilyen esetben valószínű, hogy magánszemélytől (plébános, sekrestyés, stb.) kaptunk átmenetileg kölcsön. A kölcsön összegét be kell vételezni a pénztárba, majd később a kölcsönt visszaadjuk. A pénztárkönyv részletes leírása A pénztárkönyv bal oldala 1.) oszlop előre beírt sorszám. A könnyebb kezelhetőség érdekében a sorszámot a 12., 13., és 26. oszlop is tartalmazza. 2.) oszlop Dátum A bizonylaton (bankkivonat, pénztár bevételi és kiadási bizonylat) levő dátum beírására szolgál. 3.) oszlop Kódszám A mellékelt kódszám-jegyzékből kiválasztott, az eseményt azonosító kódszám beírására szolgál. A kódszám jó segítség lehet a zárszámadáshoz az adatok kigyűjtésében. Nem kötelező kitölteni (Matthaeus automatikusan kitölti). Új kódszámot felvenni csak az egyházmegye utasítására, egységes szempont szerint lehet. 4.) oszlop Bizonylat száma Ide kell beírni a bankszámla kivonaton található sorszámot (pl. 16. sz. kiv.), a pénztárbevételi- vagy kiadási bizonylat sorszámát. (Matthaeus automatikusan felajánlja.) 5.) oszlop Szöveg A gazdasági eseményre legjellemzőbb rövid szöveget kell ide írni. Pl. telefonszámla, templom fűtési költsége, stóladíj kifizetés, vasárnapi persely, karnász gyűjtés, stb. A szöveg segíthet a visszakeresésben ) oszlop Bankszámla Bevétel oszlopba kerülnek könyvelésre azok a tételek, amelyek a bankban levő pénzt növelik. Pl. átutalással fizetett egyházi adó, banktól kapott kamat, egyházmegyéből átutalással érkezett támogatás, bankon keresztül érkező támogatások, adományok, a

12 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K kiszámlázott bérleti díj kiegyenlítése, APEH által méltányosságból viszszautalt ÁFA, stb. Ide kerül az az összeg is, amelyet a Plébánia csekken vagy más módon befizet a bankba. Kiadás oszlopba kerülnek azok a tételek, amelyek a pénzintézetnél levő pénzösszeget csökkentik. Pl. átutalással történő számlakifizetések, készpénz felvétele a bankból, bank által felszámított költségek, bankból az egyházmegye számára átutalt tételek, stb. Mind a bevételi tételeket, mind a kiadási tételeket a számlakivonatok tartalmazzák. Egyenleg oszlopba kerül az aktuális egyenleg az előzőekben leírt módszer szerint kiszámítva. Az egyenleg oszlopban levő összegnek meg kell egyeznie az adott napra vonatkozó bankkivonat egyenlegével. Több bankszámla, vagy lekötött betét esetén valamennyi bankkivonat adott napra érvényes záróegyenlegét össze kell számítani. Csak csekély mértékben forgalmazó bankkivonat esetén az egyenleg átmenetileg lehet mínusz ) oszlop Pénztár A készpénzforgalom könyvelésére szolgál. Könyvelés szempontjából készpénznek minősül a takarékbetétkönyvben levő összeg, a takaréklevél, értéklevél is. A bevétel oszlopba kell könyvelni a pénzkészletnövelő pénzmozgást. Pl. az egyházi adó befizetést, a perselypénz bevételezését, a stóladíjak bevételezését, a célgyűjtések bevételezését, a készpénzben befizetett közcélú adományokat, a kegytárgyak, hitéleti kiadványok értékesítésének bevételeit, stb. Bevételként kerül lekönyvelésre a bankból felvett készpénz is. Ugyancsak ide kell könyvelni a papoktól és az alkalmazottaktól visszavételezett járulékokat. A könyveléshez minden esetben ki kell állítani a bevételi pénztárbizonylatot. Az egyházi adó esetében a nyugtatömb, a stóla bevételezése esetén a stólakönyv, a perselypénz és gyűjtések bevételezése esetén a perselynapló a bevételezés alapja. A bevételi pénztárbizonylaton szereplő összegnek meg kell egyeznie az alapbizonylato(ko)n szereplő összegekkel. A járulékok visszavételezése az illetmény kifizetési jegyzek alapján történik. A kiadás oszlopba kerülnek a készpénzben kifizetett tételek, az illetmények bruttó összege, a bankba befizetett összegek. A pénztárbi-

13 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K zonylat kiállítása kötelező. Alapbizonylat a készpénzfizetési számla, postai befizetési csekk, bérjegyzék, stb. Amennyiben személyre szóló (személyi jellegű kifizetés) kifizetés történik, a kiadási pénztárbizonylaton kell az összeg átvételét igazoltatni. Pl. szociális segély kifizetése esetén a pénztárbizonylathoz hozzá kell tűzni a környezettanulmányt, és a kifizetett segély átvételét a pénztárbizonylat aláírásával igazolja a segélyezett. A készpénzfizetési számlák elszámolása esetén a pénztárbizonylaton több számla is felsorolható. Az átvevő aláírásának helyére beírandó: bizonylatok szerint. A pénztár bevételi és kiadási oszlopában szereplő tételek összesenjeinek különbsége adja az egyenleget. Az egyenleg nem lehet mínusz előjelű, mivel több pénzt nem lehet kifizetni, mint amennyi készpénzbevételünk van. A pénztárkönyv jobb oldala A jobb oldal két nagy csoportra osztott. Külön rész tartalmazza a bevételek részletezését, a másik rész pedig a kiadások részletezését. A bevételek részletezésére szolgál a oszlop, a kiadások részletezésére pedig a oszlopokat használjuk. Hol találhatók a kódszámok? A kódszámok részletes felsorolását a Matthaeus Standard segítségében találhatjuk meg, valamint magyarázatukat könyvünk A kódszámok tartalma c. fejezetében. ( 13.o.) Bevételek 14.) oszlop Önkéntes hozzájárulás Idekerül a bevétel részletezése, ha a kódja ) oszlop Persely és egyéb adomány a 112, 113, 114, 117, 118, 121 kódszámú bevételeket kell ide beírni (természetesen a bal oldal ki-

14 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K töltése után), függetlenül attól, hogy a bal oldalon a pénztárkönyvben a 6. vagy 9. oszlopban került könyvelésre. 16.) oszlop Közcélú adomány Idekerül részletezésre a 115. és 116. kódszámú bevétel, függetlenül attól, hogy a bal oldalon a pénztárkönyvben a 6. vagy 9. oszlopban került könyvelésre. A közcélú adományról sorszámozott igazolást kell kiállítani a rendelkezésre álló minta alapján, s azok egy példányát külön kell gyűjteni. A kiadott igazolásról külön nyilvántartást kell vezetni. A magánszemélyek részére kiadott igazolásokról az év zárását követően január 31-ig az APEH felé tételes jelentést kell küldeni (formanyomtatvány van). Vállalkozások és gazdálkodó szervezetek részére kiadott igazolásokat nem kell az APEH felé bejelenteni (természeten sorszámozni és megőrizni azokat is kell). 17.) oszlop Egyéb bevétel Ebbe az oszlopba kerül a bevétel lekönyvelésre, ha a kódja , , , , , ) oszlop Átfutó bevétel Idekerülnek a , kódszámú bevételek. A 19.) oszlopban a bevételek összesítését végezzük. Az oszlop év végi összege megegyezik a 6. és 9. oszlop nyitó tételek nélküli összeszámított összegével. Kiadások Személyi jellegű kiadások Lehetnek adóköteles és adómentes juttatások. 20.) oszlop adóköteles juttatásként kell lekönyvelni az alkalmazottak részére kifizetett adóköteles bér bruttó összegét. Ide tartozó kódszámok: 212/a, 212/b, , valamint eseti elbírálás szerint a 216, 217, 218, 220, 221 kódszám lehet adóköteles juttatás is. 21.) oszlop adómentes személyi juttatáshoz tartoznak a következő kódszámok 211/a, 211/b, 213, és eseti elbírálás szerint a 216, 218, 220, 221 kódszámok Adómentes kifizetésként kell lekönyvelni a vidéki egyházi személyek jövedelem-kiegészítését is, melyet az egyházmegye ezen a címen

15 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K utal ki a plébániát részére. Ügyelni kell arra, hogy az adómentes kifizetés nem lehet több mint a 14. oszlopban és 15. oszlopban beírt tételek plusz az egyházmegyétől a vidéki egyház személyek jövedelem-kiegészítése címén érkező bevételek összesenje. 22.) oszlop Járulékok Itt könyveljük le a személyi kifizetéseket terhelő járulékokat és befizetett adókat. Az ide tartozó kódszámok: Az oszlopban részletezett összegek alapján az éves adóbevallást el tudjuk készíteni. Nem kell a bevallásban feltüntetni a táppénz-hozzájárulást jövedelemadót, a munkavállalói járulékot, a nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási járulékot, a munkaadói járulékot, valamint az egészségügyi hozzájárulást igen. A felsorolt adó jellegű befizetéseket az APEH felé kell teljesíteni a tárgyhónapot követő hónap 12-éig. A táppénz hozzájárulást a megyei egészségbiztosítási pénztár értesítése alapján kell átutalni. 23.) oszlop egyéb kiadások részletezésére, gyűjtésére szolgál Ide tartoznak a 219, kódszámok, továbbá az kódszámok. 24.) oszlop átfutó kiadás Az ide tartozó kódszámok: , A 25.) oszlop a kiadások összegzésére szolgál Az év végi egyeztetéskor az összegnek meg kell egyeznie a 7. és 10. oszlop együttes öszszegével. Teendő az év végén Év végi zárás előtt külön soron a 22. oszlopból átkönyvelésre kerül az év közben levont adók és járulékok - szja, munkavállalói járulék, nyugdíjjárulék, egészségbiztosítási járulék, magánnyugdíj pénztári tagdíj levont önkéntes nyugdíjpénztári tagdíj (Kódszámok: 192/a, 192/b, 192/c, 192/d, 193) - összege a 24. oszlopba. Ezzel lehetővé válik, hogy az adóbevallás kitöltéséhez rendelkezésünkre álljon az éves adat, valamint az

16 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K is, hogy a zárszámadás kitöltésekor járulékként csak azok az összegek kerüljenek összeszámlálásra, melyek a munkáltatót terhelik. A kódszámok tartalma Bevételek 111. kódszám: egyházi adó, (nem szorul magyarázatra) kódszám: álló és mozgó perselyek bevétele, melyeket megszámolás után a perselynaplóba bejegyeztek kódszám: Az egyházi szertartásért magánszemélytől vagy gazdálkodó szervezettől kapott összeg. Szükség esetén a korábban leírt módon számlát lehet róla kiállítani, egyébként az átvett összegről szabályos nyugtatömbben, vagy bevételi pénztárbizonylat tömbben kell a bizonylatot kiállítani. A stóladíjat a helyi szokásoknak megfelelőn lehet esetenként vagy havonta egyszer bevételezni a pénztárkönyvbe s ugyanakkor a kifizetést is elvégezni. Az eddigi stólakönyv alapnyilvántartásként használható kódszám: binált misék bevétele, (nem szorul magyarázatra) kódszám: közcélú adomány magánszemélytől igazolással. Magánszemély részére csak készpénz adomány esetén tudunk igazolást kiállítani, ha kér. Szabályai ismertek, szigorú nyilvántartási és jelentési kötelezettség terhel bennünket. Az egyházi adót nem lehet közcélú adományként igazolni kódszám: közcélú adomány vállalkozástól igazolással. Készpénz adományról van szó. Az igazolást a korábban adott minta és útmutatás szerint kell kiállítani, nyilvántartani és megőrizni kódszám: adomány igazolás nélkül. Csak készpénz adományról van itt szó. (Bővebb magyarázatot nem igényel.) 118. kódszám: Közérdekű kötelezettségvállalásról beszélünk, ha magánszemély, vagy gazdálkodó szervezet a Ptk, szerint közérdekű kötelezettségvállalást alapít valamilyen meghatározott célra, és erre kész-

17 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K pénz befizetése történik. Csak arra a célra használható fel, amire befizették. A közérdekű kötelezettségvállalásról is igazolást kell kiállítani, bevallási kötelezettsége megegyezik a 115. kódszámnál leírtakkal. A közcélú adomány elfogadásának lehetőségével ez a befizetési forma visszaszorul kódszám: ingatlan és eszköz hasznosítás bevétele. Ide tartozik többek között a bérbeadás, értékesítés, esetenkénti szolgáltatás díja kódszám: térítési és egyéb díjak. Az alkalmazottak, egyházi személyek által befizetett étkezési díjak az eszközök magánjellegű használatának térítési díjai pl. telefondíj térítés tartoznak elsősorban ide kódszám: Kegyes adományokként kerülnek bevételezésre azok a magánszemélyek által átadott összegek, amelyekért hosszú időn keresztül a plébániának valamilyen ellenszolgáltatást kell teljesítenie. (Pl. valakinek az eltartásáról kell gondoskodni, vagy meghatározott ideig misét kell az általa megjelöltekért mondani, stb.) 122. kódszám: Csak a pénzben, az adott évben hagyatékból, örökségből származó bevételeket kell itt feltüntetni. Amennyiben egy hagyatékból szármázó ingatlant adott évben értékesítenek, akkor annak ellenértéke is ide kerül. Amennyiben a következő évben (években) értékesíti a plébánia az örökölt ingatlant, akkor az értékesítés bevétele a 119. kódszám alá kerül kódszám nem szorul magyarázatra kódszám nem szorul magyarázatra kódszám nem szorul magyarázatra. Jó tudni! A 119. és 124. kódszámnál a bevételeket minősíteni kell, mivel az ingatlan- és eszköz hasznosítás bevétele, valamint a kegytárgy és hitéleti kiadvány értékesítés áfa köteles tevékenység. Ha az áfát meg kell fizetni, mert a plébániának áfa fizetési kötelezettsége van, a bevételt meg kell osztani. Az APEH-nek fizetendő áfát nem erre, hanem a 154. kódszámra kell könyvelni. Ha nem kell megosztani, mert pl. alanyi adómentességet választott a szervezet, az áfát nem kell külön a szám-

18 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K lában feltüntetni, a számla teljes összege a 119. vagy 124. kódszámra kerül. A számla, nyugta kiállításáról, az áfa bevallásáról bővebb információt találunk a tájékoztató a 154. kódszámnál csoport nem szorul magyarázatra, az elnevezésekből következik a tartalom kódszám: kamat, értékpapír hozama, kapott kötbér. Ide tartozik a bankszámlán levő összeg kamata, a lekötött betétek kamata, a takarékbetétkönyvben jóváírt kamat, a takaréklevél, értékjegy, értéklevél, államkötvény, kincstárjegy beváltásakor, lejártakor kapott kamat. Figyelem! Részvényt vásárolni, tőzsdei ügyletben részt venni, vagy államilag nem garantált kötvényt vásárolni csak az egyházmegyei hatóság engedélye alapján lehet. A devizaszámlákon levő összegeknek árfolyamnyereség céljából történő átváltása, részvényvásárlás, tőzsdei ügylet vállalkozási tevékenységnek minősül. Más egyházi szervezetnek kölcsön csak kamatmentesen adható, abból nem származhat kamatbevétel kódszám: devizaszámla árfolyamnyeresége. A szokásos értékelés (lásd az előbbiekben leírtakat) miatti árfolyamnyereséget kódoljuk ide kódszám: temető fenntartás bevételei. Ez a kódszám tartalmazza a sírhely-értékesítést, urnahely értékesítést, a temetői szolgáltatások (ravatalozás, betűvésés, stb) bevételeit. (Ezekről számlát is kell kiállítani a temetői szabályzatban leírtak szerint). A stóladíjat nem ide, hanem a 113. kódszámra kell kódolni kódszám: Az áfaköteles bevételből az arról kiállított számla vagy nyugta alapján kiszámított áfa összegét kell ide kódolni. Lásd még a 119. és 124. kódszámhoz adott magyarázatot is. A számla illetve nyugta kiállításánál be kell tartani az általános forgalmi adóról szóló évi LXXIV. törvény 13. (1) bek pontját, valamint a aiban,

19 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K a 70. -ban foglaltakat. A nyugtaadási kötelezettség alól felmentés kérhető a tv ában leírtak szerint kódszám: Ha a plébánia áfaköteles tevékenysége miatt bejelentkezett az áfa körbe, a havi, negyedéves, vagy éves áfabevallás alapján visszakapott áfa gyűjtésére szolgál kódszám: Méltányossági kérelem alapján visszakapott áfa gyűjtésére szolgál. Ezzel kapcsolatban több írásos segédlet megjelent az egyházmegyéknél kódszám: oldallagosan ellátott plébániától átvett bevétel. Ide tartozik az az eset, ha az oldallagosan ellátott plébánia a máter fenntartására pénzt ad át kódszám. Ha egy filiát egyik plébániától a másik plébániához csatolnak, a fília könyveinek zárása után megmaradt pénz átvételét kell itt kódolni kódszám: adott kölcsön megtérülése. A kölcsönre kamatot felszámítani nem szabad. Az pénzintézeti tevékenységnek minősül, amire az egyháznak nincs joga. Magánszemélynek kölcsön csak úgy adható, ha a személyi jövedelemadó törvényben foglaltakat betartjuk kódszám: alkalmazottak részére adott előlegek visszatérülése. Annyiban szorul magyarázatra, hogy alkalmazottnak adómentesen fizetési előleget csak a személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott mértékig adhatunk kódszám: Máshova nem sorolt bevétel kódolására szolgál kódszám: célgyűjtések, (nem szorul magyarázatra). A célgyűjtések összegeit a célnak megfelelően az egyházmegye rendelkezése szerint kell továbbítani kódszám: Ha az egyházmegyétől kölcsönt kapott a plébánia, erre a kódszámra kell tennie kódszám: Pénzintézettől csak az egyházmegye engedélye alapján lehet hitelt felvenni kódszám: Magánszemélytől kapott kölcsönt, (pl. a pénztárban nincs elég pénz és átmenetileg a plébános segíti ki az egyházközséget) más plébániától kapott átmeneti kölcsönt kell ide számítani. Más

20 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K szervezettől kölcsönt csak az egyházmegye engedélye alapján lehet kérni kódszám: bankszámla és pénztár közötti pénzmozgás. Ezt a kódszámot kell használni akkor, ha a pénztárbizonylat alapján könyvelünk, a bankból felvett pénzt a pénztárba bevételezzük. (A bankkivonat alapján könyvelt pénzfelvétel, mint kiadása 411 kódszámra kerül.) Ugyancsak ezt a kódot kell használni, ha bankkivonatot könyvelünk, s abban a pénztárból a felesleges készpénz befizetésének jóváírása van feltüntetve. (A pénztárbizonylat könyvelésekor a pénzfeladás, mint kiadása 411. kódszámra kerül). A 192. kódszám részletezésével az egyházi személyektől és alkalmazottaktól a bérkifizetéskor levont és pénztárbevételi bizonylat kitöltésével visszavételezett adókat és járulékokat kell jelölni. A magánnyugdíj pénztári tagdíj visszavételezése is a 192/b kódszámon jelenik meg. Ha valakitől rendszeresen önkéntes nyugdíjpénztári tagdíjat kell levonni, akkor az üres kódszám felhasználásával lehet külön gyűjteni kódszám nem szorul magyarázatra kódszám: Nem az egyházközséget illető bevételek lehetnek pl. tévesen a plébániának utalt összegek, az egyházmegyétől kapott, de nem a plébániát illető tételek. (Pl. az oldallagosan ellátott plébánia felújítási támogatását a máter bankszámlájára utalták, az nem az adott plébánia bevétele, hanem át kell tennie (utalnia) a helyes számlára.) A kódszám alá kerülnek azok a bevételek, amelyek az előző kódszámok alá nem helyezhetők el. Kiadások A személyi jellegű kiadások csoportban tartjuk nyilván a plébánia papságának és a plébániai alkalmazottaknak, segítőknek kifizetett illetményeket, béreket, személyre szólóan kiadott vagy kifizetett adóköteles vagy adómentes juttatásokat, költségtérítéseket. A kifizetéseket két nagy csoportra osztjuk: személyi jövedelemadó mentes és adóköteles kifizetések.

21 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Adómentes juttatáshoz tartoznak a szja. tv. 1. sz. melléklet 4.8 pontja szerinti kifizetések ide értve a kistelepüléseken szolgálatot teljesítő egyházi személyek (papok, szerzetesek, világiak) részére fizetett jövedelempótlékot is, a tartási kötelezettség kiadásai, a saját gépkocsi használatra kifizetett költségtérítések, az étkezési utalványok, a jogszabályi mértékű útiköltség térítések. Adómentes illetményt olyan mértékig lehet kifizetni, amilyen mértékig a 111, 112, 113, 117 kódszámokon szereplő bevételek fedezetet adnak. Az adómentes költségtérítésnek ebbe a bevételi összegbe nem kell beleférnie. Ugyancsak külön fedezete van a kistelepüléseken fizetett jövedelempótléknak is. Az adómentes költségtérítés fedezetére szolgálhat a plébánia más bevétele, akár az igazolással átvett közcélú adomány is. A jövedelempótlékra a támogatást az egyházmegye utalja a plébánia részére. 211/a, 211/b kódszámok csak annyiban szorulnak magyarázatra, hogy kisegítőnek tekintendő a stóladíj elszámolásakor a kisegítő fungens is. 212/a, 212/b kódszámokon kerül könyvelésre az egyházi személyek adóköteles illetménye. Itt elsősorban a plébánia által fizetett hitoktatói díjakat kell könyvelni bruttó összegben. Nem ide, hanem a 412 kódszámra kell könyvelni azokat a nettó hitoktatói díjakat, amelyeket az egyházmegye számfejt és kifizetésre utal át a plébánia számlájára (A bevétel kódszáma 194). Amennyiben a plébániának nincs annyi adomány bevétele, hogy a plébánosnak a teljes illetményt adómentesen ki tudja fizetni, akkor az adóköteles bruttó részt is ide kell könyvelni. (Az adó és járulékok visszavételezése a 192 és 193 kódszámokra történik.) 213. kódszám: alkalmazottak adómentes bére, stóladíja, juttatása. Alkalmazott akkor kaphat adómentes juttatást, ha arra a fedezetet a 111, 112, 113, 117 kódszámokon gyűjtött bevétel fedezetet nyújt és az alkalmazott megfelel a szja tv. 1. sz. melléklet 4.8 pontjában foglalt előírásoknak. Az évi CXVII. törvény 1. sz. melléklet 4.8 pontja az alábbiakat tartalmazza:

22 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Egyes tevékenységekhez kapcsolódóan adómentes: egyházi személynek egyházi szertartásért vagy egyházi szolgálatért magánszemély által közvetlenül vagy közvetve így különösen perselypénz, egyházfenntartói járulék vagy adomány (ide nem értve az egyház számára közcélú adomány címén adott pénzösszeget) címén adott vagyoni érték, e rendelkezés alkalmazásában egyházi személy az is, aki az egyház részére végzett egyházi feladat ellátásáért az egyháztól rendszeres havi díjazásban részesül. Fontos tudnivaló Az ilyen kifizetésekből sem adót, sem más járulékot nem kell levonni (nem terheli TB fizetési kötelezettség sem), ez alapján azonban az alkalmazott nyugdíjhoz sem, és ingyenes egészségügyi ellátáshoz sem jut kódszám: nem szorul magyarázatra. Bruttó összeget könyvelünk le, és a levonásokat visszavételezzük kódszám: Adómentes juttatás, amennyiben havonta történik a jutalék elszámolása kódszám: Adómentesen adhatunk a plébánián szolgálatot teljesítő papoknak havi forintig (az összeget mindig az szja tv. Tartalmazza) étkezési utalványt. Ugyancsak adómentesen kaphatnak a munkaszerződéssel alkalmazott világiak is, valamint azok a nyugdíjas világi alkalmazottak is, akiket a plébánián munkaviszonyban foglalkoztattak és közvetlenül onnan mentek nyugdíjba kódszám: Útiköltség térítések. Ide kell kódolni a vidékről bejáró alkalmazottak részére jogszabály alapján kifizetett utazási költségtérítést (munkaviszonyban állóknál kötelező). A vonat bérlethez 86%-os, a HÉV és autóbusz bérlethez 80%-os kötelező hozzájárulás jár. Ha a teljes összeget kifizeti a plébánia, akkor a kötelező részen felüli összeg után 44% szja-t kell befizetni. (Részletesebben az szja. tv. 1. sz. mellékletében van leírva a szabály).

23 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 219. kódszámon tartjuk nyilván a papok, lelkészek részére a tartási kötelezettség címén adott természetbeni juttatásokat. Ezek adómentesek, amennyiben megfelelnek az szja. tv. 1. sz. melléklet 8.20 pontjában leírtaknak. Tartási kötelezettségből adódó természetbeni juttatás lehet például a természetbeni étkeztetés (étel, élelmiszer megvásárlása), a fűtési-, világítási-, telefonköltség (ez utóbbiak akkor is elszámolhatók, ha a pap vagy lelkész nevére szólnak). A tartási kötelezettségre havonta számlával igazoltan elszámolható összeg nagyságát az egyházmegyék határozzák meg kódszám: A saját gépkocsi használatra útnyilvántartás alapján kifizetett üzemanyag költséget és a kilométerek után járó költségátalányt (3 Ft/km) kell ezen a számon gyűjteni. Saját gépkocsi esetén más költségek gépkocsira nem számolhatók el. Az egyházmegye, vagy egyházközség nevén levő személygépkocsi üzemanyag költségét nem itt, hanem a 313. kódszámon kell könyvelni. Figyelem! A 23. jogcímkódon belül a kódszámon az APEH-hez illetve a magánnyugdíj pénztárhoz befizetett adók és járulékok könyvelése történik kódszám: Ide kell könyvelni, ha valamely alkalmazott betegsége miatt a megyei egészségbiztosítási pénztártól táppénzt kapott, és az illetékes pénztár határozatban kötelezte a plébániát a táppénz 30%-ának a megtérítésére. A könyvelést az átutalást követően a bankkivonat alapján kell elvégezni. A 23. csoportban gyűjtött befizetések alapján lehet majd az éves adóbevallást kitölteni. A táppénz hozzájárulást az éves bevalláson nem kell feltüntetni. 31. jogcím csoport. A megadott kódokat kell használni. Itt kerülnek könyvelésre a plébánia, a templom és a temető üzemeltetésével kapcsolatos kiadások. Irodafenntartás alatt az irodában használt irodaszereket, nyomtatványokat, közlöny és folyóirat előfizetéseket, számítógép

24 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K karbantartásokat, telefonköltségeket, stb. kell érteni. Egyéb fenntartási kiadás pl. a víz- és csatornadíj, szemétszállítás, takarítási költségek. Ahol a plébánia gazdálkodásán belül intézményt (pl. óvoda, szoc. otthon. napközi) is üzemeltetnek, az intézmény fenntartási költségeit a kódszámokra kell könyvelni. A személyi jellegű kiadások és járulékok értelemszerűen az arra a célra kialakított kódszámokra kerülnek. A 33. jogcímcsoport külön magyarázatra nem szorul. A kódszámok mellett feltüntetett megnevezések megfelelő magyarázatot adnak. A 34. csoportból külön csak négy kódszám szorul rövid magyarázatra. A 341. kódszámot akkor alkalmazzuk, ha van a plébániának önállóan működő közszolgálati intézménye, amely normatív és kiegészítő támogatásra jogosult kódszámra kerülnek azok a dologi kiadások, amelyek előre meghatározott célra, elszámolási kötelezettség mellett kapott támogatásból kerültek felhasználásra pl. pályázati összegekből kódszámot akkor kell alkalmazni, ha a plébánia fenntartásában intézmény működik, s annak ad a plébánia rendszeres vagy eseti támogatást kódszámra a szociálisan rászorulók részére adott segélyt kell könyvelni. Meg kell tartani az szja törvény értelmező rendelkezéseiben rögzített, ide vonatkozó részt. A 351. kódszámot abban az esetben használjuk, ha a plébánia áfa köteles tevékenység végzésére jelentkezett be. Az e tevékenységével kapcsolatban felmerült kiadásokat a megfelelő kódszámra áfa nélküli összegben kell könyvelni. A számlákban előzetesen felszámított áfát kell erre a kódra gyűjteni kódszám: Az áfa bevallás alapján az APEH-hoz befizetett áfát könyveljük ide kódszám: A befizetett kulturális járulék gyűjtésére szolgál kódszám: A bankkivonaton felszámított bankköltség. Árfolyamveszteség keletkezhet a devizaszámlák értékelésekor. Lásd még a 152. kódszámnál leírtakat is.

25 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 362. kódszám: Hitel, kölcsön visszafizetése. A hiteltörlesztés során megfizetett kamatot nem ide, hanem a 365. kódszámra kell könyvelni kódszám: Kölcsönt adni csak az egyházmegye engedélyével, és csak kamatmentesen szabad kódszám: Adómentesen csak a szja. tv-ben meghatározott mértékű és formájú kölcsönt lehet adni az alkalmazottaknak. A 37., 39., 51. csoportokat nem kell külön magyarázni. A 41. csoport magyarázata: 411. kódszám: Bank és pénztár közötti mozgás. Lásd a 191 kódszámnál leírtakat kódszám: Ide kell könyvelni pl. az egyházmegyétől kifizetésre küldött nettó hitoktatási díjak kifizetését. A 51. jogcím csoport külön magyarázatra nem szorul. Ha valami új kódot szeretnénk beiktatni azt egyszerűen vegyük föl a megfelelő helyre a jogcím-típusok karbantartása nevű menüpontban. Néhány jellemző könyvelési tétel 1.) Egyházi adó (önkéntes megajánlás) befizetése a pénztárba. Teendők: 1. Kiállítjuk a pénztár bevételi bizonylatot, a befizetővel is aláhatjuk. 2. A pénztárkönyvben a bizonylat számához (4. oszlop) a pénztár bevételi bizonylat sorszáma kerül. 3. A pénztárkönyvbe lekönyveljük a 111 kódszámra a pénztár bevételi oszlopba (9. oszlop) és a jobb oldalon az önkéntes hozzájárulás (14. oszlop) oszlopba. Az összesítés miatt a 19. oszlopba is ugyanaz az összeg kerül.

26 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 2.) Egyházi adó (önkéntes megajánlás) befizetése a bankba. Kétféle módon került befizetésre a bankba egyházi adó: vagy a plébánia által kiadott csekken, vagy az adózó közvetlenül átutalja a plébánia bankszámlájára. Mindkét esetben a bankkivonaton jelenik meg a jóváírt összeg. Teendők: 1. A banktól kapott kivonat alapján könyvelünk. 2. A bizonylat száma oszlopba a bankkivonat számát írjuk. 3. a bankkivonatról (jóváírás) az ott szereplő összeget a 111. kódszámra a pénztárkönyv bankszámla bevételi oszlopba (6. oszlop), a jobb oldalon az önkéntes hozzájárulás (14. oszlop) oszlopba írjuk be. Az összesítés miatt a 19. oszlopba is ugyanaz az összeg kerül. 3.) Egyházi adó (önkéntes megajánlás) bevételezése a pénzbeszedő elszámolása alapján. Ha adómentesem akarjuk részére kifutni a jutalékot, akkor legalább havonta egyszer el kell számolnia. Teendők: B e v é t e l e z z ü k a z e g y h á z i a d ó t 1. A pénzbeszedőnél levő nyugtatömb alapján kiállítjuk a pénztár bevételi bizonylatot. A bizonylat szöveg részébe beírjuk, hogy egyházi adó befizetése a...tól... ig nyugták alapján. A pénztárbizonylaton a befizető a pénzbeszedő lesz, ő fogja aláírni is. 2. A továbbiakban az 1. pont alatti b.) és c.) pont szerint járunk el.

27 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K E l s z á m o l j u k a p é n z b e s z e d ő j u t a l é k á t. 1. A pénztárbevételi bizonylaton szereplő összegből kiszámítjuk a megállapodás szerinti jutalék összegét. 2. A kiszámított összeg alapján kiállítjuk a pénztár kiadási bizonylatot a pénzbeszedő nevére. A szövegbe azt írjuk, hogy... havi beszedett egyházi adóból adómentes jutalék. A kiadási pénztárbizonylaton a pénzbeszedő aláírásával igazolja, hogy a jutalékot átvette, 3. Lekönyveljük a jutalék kifizetését a pénztárkönyvbe a pénztár 10. kiadás oszlopába, a jobb oldalon pedig a 21. oszlopba. Az összeget a 25. oszlopba is beírjuk. Kódszám: 216. Bizonylat száma: a kiadási pénztárbizonylaton levő sorszám. Szöveg: xy pénzbeszedő... havi jutaléka 4.) Perselypénz bevételezése. A bevételezés a perselynapló alapján történik. Teendők: 1. Kiállítjuk a pénztár bevételi bizonylatot. 2. Lekönyveljük a pénz bevételezését a pénztárnaplóban a Pénztár bevétel (9. oszlop) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 15. oszlopba. Az összeget az összesítés miatt a 19. oszlopba is beírjuk. Kódszám: 112 Bizonylatszám: a pénztár bevételezési bizonylat sorszáma 5.) Célgyűjtések bevételezése. A bevételezés a perselynapló alapján történik. Mivel ez a bevétel nem a plébániát illeti, átfutó tételként kezeljük. Teendők: 1. Kiállítjuk a pénztárbevételi bizonylatot. A szövegbe értelemszerűen a célgyűjtés megnevezése kerül. 2. Lekönyveljük a pénz bevételezését a pénztárnaplóban a Pénztár bevétel (9. oszlop) oszlopba, a jobb oldalon pedig a

28 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 18. oszlopba. Az összeget az összesítés miatt a 19. oszlopba is beírjuk. Kódszám: közül az, amelyikről éppen szó van. Bizonylatszám: a pénztár bevételezési bizonylat sorszáma. 6.) A célgyűjtések továbbítása. A továbbítás háromféle módon történhet. 1. A plébánia átutalja az egyházmegye részére. 2. Az összeget az egyházmegye pénztárába készpénzben befizeti. 3. Csekken feladja az egyházmegye számlájára. Teendők: A z a. ) p o n t e s e t é b e n : aa) Bankszámla kivonat alapján könyvelünk. ab) A bankszámla kivonaton szereplő összeget (terhelés) bevezetjük a pénztárkönyvbe a Bankszámla kiadás (7) oszlopba, a jobb oldalon pedig az átfutó kiadás (24) oszlopba. Az összesítés miatt az összeget a 25. oszlopba is beírjuk. Kódszám: közül a megfelelő Bizonylatszám: a bankkivonat száma. A b. ) p o n t e s e t é b e n : ba) Az egyházmegyei pénztártól kapott bizonylat alapján kiállítjuk a pénztár kiadási bizonylatot, és a kettőt összekapcsoljuk. bb) A kiadási pénztárbizonylat alapján lekönyveljük az összeget a pénztárkönyvben a Pénztár kiadás (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 24. oszlopba. Az összesítés miatt a 25. oszlopba is beírjuk. Kódszám: közül a megfelelő Bizonylatszám: a pénztárkiadási bizonylat száma. A c. ) p o n t e s e t é b e n. Ugyanúgy járunk el, mint amikor az egyházmegye pénztárába fizetjük be a célgyűjtés összegét. A postai feladóvevény példányt tűzzük a kiállított pénztárkiadási bizonylathoz.

29 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 7.) Adomány bevételezése Adományt bárkitől elfogadhatunk, Erre a lelkiismereti és vallásszabadságról, valamint az egyházakról szóló évi IV. törvény 18. (1) bekezdése is lehetőséget ad. A törvényhely szerint az egyház belső törvényeiben és szabályaiban meghatározott módon az egyházi jogi személy adományokat gyűjthet. Kétféle pénzbeni adományt különböztetünk meg: Adomány igazolás nélkül és közcélú adomány igazolás kiadásával. A megkülönböztetésre azért van szükség, mert január 1-jétől az egyházi szervezeteknek is van lehetősége a szervezetnek adott adományról olyan igazolás kiadására, amely alapján az adományozó az szja törvényben, vagy a társasági és osztalékadóról szóló törvényben foglaltaknak megfelelően adóját, vagy adóalapját csökkentheti. A másik fontos kritérium, hogy a közcélú adományból nem lehet az szja törvény 1. sz. melléklete 4.8. pontjában megfogalmazottak szerinti adómentes juttatást kifizetni. Adomány érkezhet készpénzben vagy a bankszámlára. Amennyiben közcélú adományról van szó, a banki befizetéskor, vagy a készpénz átadásakor az adományozónak közölni kell, hogy közcélú adomány. Amennyiben megfelel a közcélúság kritériumainak (a befizető jelezte, hogy közcélú adományként kéri kezelni, közölte az adószámát vagy adóazonosító jelét, pontos címét stb.) az adományt a megfelelő nyilvántartásban fel kell jegyezni, s arról a sorszámozott igazolást az adományozónak ki kell állítani. Ha az adomány nem felel meg a közcélú kritériumnak, akkor mint nem közcélú adományt kezeljük. Az adományok az alábbiak szerint vételezendők be: a.) Közcélú adomány beérkezése a bankszámlára; b.) Nem közcélú adomány érkezése a bankszámlára; c.) Közcélú adomány befizetése a pénztárba; d.) Nem közcélú adomány befizetése a pénztárba. Teendők: A z a. ) p o n t e s e t é n aa)bankszámla kivonat alapján könyvelünk.

30 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ab) A közcélú adomány összegét bevezetjük a bankszámla bevétel (6) oszlopba és a jobb oldalon beírjuk a 16. oszlopba. Az összegzés miatt a 19. oszlopba ugyanazt az összeget írjuk. Kódszám: 115 vagy 116. Bizonylatszám: a bankkivonat száma A b. ) p o n t e s e t é b e n ba) Bankszámla kivonat alapján könyvelünk. bb) Az adomány összegét bevezetjük a bankszámla bevétel (6) oszlopba és a jobb oldalon beírjuk a 15. oszlopba. Az összegzés miatt a 19. oszlopba ugyanazt az összeget írjuk. Kódszám: 117. Bizonylatszám: bankkivonat száma. A c. ) p o n t e s e t é b e n Az adományozó által készpénzben befizetett összegről kiállítjuk a pénztár bevételi bizonylatot. A pénztárbizonylatra rá kell írni a befizető nevét, adóazonosító jelét (vállalkozás esetén az adószámát), a szöveg mezőbe fel kell tüntetni, hogy közcélú adomány. A befizetés igazolására a pénztárbizonylatot a befizetővel alá kell íratni. Az igazolás kiállítására és nyilvántartás vezetésére az előbbiekben már kitértünk. A bevételi bizonylat első példánya lesz a könyvelési bizonylat, a második (Nyugta) példányt a befizetőnek át kell adni. ca) Pénztárbevételi bizonylat alapján könyvelünk. cb) Az adomány összegét bevezetjük a pénztár bevétel (9) oszlopba és a jobb oldalon beírjuk a 16. oszlopba. Az összegzés miatt a 19. oszlopba ugyanazt az összeget írjuk. Kódszám: 115 vagy 116. Bizonylatszám: pénztárbevételi bizonylat száma. A d. ) p o n t e s e t é b e n Az adományozó által készpénzben befizetett összegről kiállítjuk a pénztár bevételi bizonylatot. Amennyiben a befizető nem akarja, hogy a neve szerepeljen a befizetésen, akkor anonim befizetőként kell megjelölni. A bevételi bizonylat első példánya lesz a könyvelési bizonylat, a második (Nyugta) példányt a befizetőnek át kell adni. ca) Pénztárbevételi bizonylat alapján könyvelünk.

31 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K cb) Az adomány összegét bevezetjük a pénztár bevétel (9) oszlopba és a jobb oldalon beírjuk a 15. oszlopba. Az összegzés miatt a 19. oszlopba ugyanazt az összeget írjuk. Kódszám: 117. Bizonylatszám: pénztár bevételi száma. 8.) Bérleti díj, ingatlan, eszközhasznosítás, kegytárgy értékesítése, hitéleti kiadvány bevétele Az ilyen bevételeknél elsőrendű feladat annak eldöntése, hogy áfaköteles vagy áfa mentes értékesítésről, szolgáltatásról van-e szó. Az áfával kapcsolatban külön útmutató jelent meg, így itt csak a legfontosabbat foglaljuk össze. Legfontosabb annak ismerete, hogy a plébánia (egyházi szervezet) az APEH-nél ÁFA szempontból hogyan van nyilvántartva. Három variáció van. Kizárólag tárgyi adómentes tevékenység alapján kapta az ún. 1-es adószámot (az adószámon belül a 9. számjegy mutatja az áfabeli helyet), vagy alanyi adómentességet választott (az adószámon belül akkor is egyes az áfa), vagy áfakötelezettséget választott, mert az éves bevétele meghaladja az adómentes határt. Ez utóbbi esetében az adószámon belül a 9. számjegy 2-es. Amennyiben áfakörbe tartozik az intézmény, mert áfa köteles éves bevétele meghaladja az értékhatárt, a bevétel érdekében felmerült kiadásokat terhelő áfa az áfabevallásban elszámolható. Az áfa törvény 2. sz. mellékletében van felsorolva az e pontba tartozó bevételek egy része. A 2. sz. melléklet tartalmazza a tárgyi adómentes tevékenységeket. Ilyen például a plébánia tulajdonában levő lakóingatlan (pl. kántorlakás) - rendeltetéstől független - bérbeadása, egyéb módon történő hasznosítása. Tárgyi adómentes bevétel a földterület értékesítése, bérbe és haszonbérbe adásából származó összeg. Nem tárgyi adómentes azonban a közösségi helyiségek, plébánia egyes részeinek a bérbeadása, a tárgyi eszközök, épületek értékesítése, különféle szolgáltatások végzése. A kegytárgyak mind áfa köteles termékek, ugyancsak áfa köteles a könyv, folyóirat, újság is.

32 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Bővebb információk és szabályok a korábban kiadott áfa tájékoztatóban és az általános forgalmi adóról szóló évi LXXIV. törvényben találhatók A bevételek a fentiek szerint tehát kétféle módon bírálandók el: 8.1) A bevételnek van áfa tartalma, 8.2) A bevételnek nincs áfa tartalma. Teendők: A 8. 1 ) p o n t e s e t é b e n Három esetről beszélhetünk. Az első eset, hogy a plébánia tárgyi adómentességet választott, és így tartja nyilván az APEH. Időközben azonban mégis keletkezik olyan bevétele, amely nem tartozik a 2. sz. mellékletbe. (Pl. rendszeres bérleti díjat kap a plébánia egyes helyiségeinek bérbeadásából). Bár ún. 1-es adószáma van, az áfát ennek ellenére be kell fizetnie. Az áfabevallásban az első oldalon külön kell jelezni ezt a tényt. A bevételszerző tevékenység érdekében felmerült kiadásokban előzetesen felszámított áfát nem számolhatja el. A második eset, amikor a plébánia alanyai adómentességet választott, de év közben az érvényes értékhatárt elérte. Ezt követően - először annál a számlánál, amellyel túllépi a határt - az áfát a számlában fel kell számítania, az APEH-nél a változást be kell jelenteni. Ezt követően áfa bevallást kell készíteni a megfelelő időközönként. A harmadik eset, hogy a plébánia a tevékenysége és bevételei alapján áfa körbe jelentkezett be. A bevételszerző tevékenységről minden esetben ki kell állítani a számlát. Ügyelni kell arra, hogy a számla megfeleljen az áfa törvényben előírtaknak. Ne felejtsük el a kiállított számlát aláírni, mert csak akkor érvényes. Egyes esetekben (pl. kegytárgy, hitéleti kiadvány) elég a nyugta kiállítása, illetve a nyugtaadási kötelezettség alól felmentés kérhető az áfa tv ában leírtak szerint. Teendők: a.) Bankszámlára érkezik a számla alapján a pénz. aa.) Bankkivonat alapján könyvelünk,

33 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ab.) A bevételt az általunk kiállított számla alapján megosztjuk adóalapra és áfára. (25% vagy 12% áfával kell számolni. ac.) Az áfa nélküli bevétel összegét (alap) lekönyveljük a bankszámla bevétel (6) oszlopba a jobb oldalon pedig beírjuk az egyéb bevételek (17) oszlopba., valamint a 19. oszlopba. Kódszám: 119. Bizonylat száma: a bankkivonat száma ad) Az áfa összegét beírjuk a bankszámla bevétel (6) oszlopba, a jobb oldalon pedig beírjuk az egyéb bevételek (17) oszlopba, valamint a 19. oszlopba is. Kódszám: 154. Bizonylat száma: mint az előző tétel b.) Készpénzzel egyenlítik ki a számlát Fentiek szerint járunk el akkor is, ha nem a bankszámlán keresztül, hanem készpénzben történik a számla kiegyenlítése. Ez esetben a számla mellé ki kell állítani a pénz átvételekor a pénztárbevételi bizonylatot. A szöveg mezőbe beírjuk a számla sorszámát is, a befizetővel aláíratjuk a befizetés tényét. Könyveléskor nem a bankoszlopba, hanem a pénztár bevételi oszlopba (9) írjuk be az összegeket. A második esetben az áfát csak akkor kell felszámítani, ha az adott évben az adómentes értékhatárt elérte az egyházi szervezet. A pénz beérkezésekor, vagy átvételekor kell könyvelni, a fent leírt módon. A harmadik esetben az áfa köteles tevékenység bevételekor a számlában fel kell számítani az áfát. A pénz beérkezésekor vagy a készpénzt átvételekor a fent leírt módon kell az adóalapot illetve az áfát lekönyvelni. A kódszámok, mint az előző esetben. Bizonylat száma: a kiállított pénztárbevételi bizonylat száma. A 8. 2 ) p o n t e s e t é b e n Amennyiben a bevételnek nincs áfa tartalma, a bankba beérkezett, vagy készpénzben átvett összeg könyvelése az alábbi: a.) Banki bevétel esetén aa.) Bankkivonat alapján könyvelünk, ab.) A bevételt az általunk kiállított számla alapján lekönyveljük a bankszámla bevétel (6) oszlopba, a jobb oldalon pedig be-

34 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K írjuk az egyéb bevételek (17) oszlopba, valamint a 19. oszlopba. Kódszám: 119. Bizonylat száma: a bankkivonat száma. b.) Készpénzes számla esetén ba.) Pénztárbizonylat alapján könyvelünk. bb.) A bevételt az általunk kiállított számla és a pénztárbevételi bizonylat alapján lekönyveljük a pénztárbevétel (9) oszlopba a jobboldalon pedig beírjuk az egyéb bevételek (17) oszlopba, valamint a 19. oszlopba. Kódszám: 119. Bizonylat száma: a pénztárbevételi bizonylat száma. 9.) Kegyes adományok A bevételek könyvelése megegyezik az adomány igazolás nélkül címszó alatti tételek könyvelésével. 10.) Hagyaték, örökség A készpénzben kapott (vagy tárgyévben örökölt és értékesített ingatlanok, eszközök ára) érkezhet bankon keresztül, vagy készpénzben. Amennyiben a hagyatékot az öröklés évében értékesítjük, szükség szerint az értékesítésről számlát kell kiállítani. Ez esetben áfa tekintetében a 8.) pontban leírtak szerint járunk el. Könyvelése is az ott leírtak szerint történik. Kódszám: 122. Bizonylatszám: a bankkivonat száma, vagy a pénztár bevételi bizonylat száma. 11.) Biztosítási kártérítés, biztosítási bónus bevétel Bankon keresztül, vagy a postán érkezik a pénz. a.) Bankszámlára érkezett kártérítés aa) Bankkivonat alapján könyvelünk ab) Szöveg: biztosítótól kapott összeg

35 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ac) Az összeget beírjuk a bankszámla bevétel (6) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 17 és 19. oszlopba. Kódszám: 123. Bizonylat száma: Bankkivonat száma. b.) Postán érkezik a pénz ba) Bevételezzük az összeget pénztárbevételi bizonylaton. Mellé tűzzük a postai kifizetés bizonylatát is. bb) Az összeget beírjuk a pénztár bevételi oszlopba (9), jobb oldalon pedig a 17. és 19. oszlopba. Kódszám: 123. Bizonylatszám: Pénztárbevételi bizonylat száma. 12.) Támogatások Általában bankszámlára érkeznek. Könyvelésük a bankszámla bevételi oszlopában (6) történik, a jobb oldalon pedig be kell írni a 17. és 19. oszlopba. Kódszám között a megfelelő szám. Bizonylatszám: a Bankkivonat száma. 13.) Temetői bevételek Általában készpénz bevételekről van szó. Ide tartozik a sírhelymegváltás, az urnahely értékesítés, a temetői szolgáltatásokért felszámított díjak. Nem ide, hanem a stóladíj bevételhez tartozik a szertartásért beszedett stóladíj, akkor is, ha arról esetleg számlát kellett kiállítani. A sírhely (urnahely) értékesítés és a temetői szolgáltatás áfaköteles (12%) tevékenység. A számla kiállításakor a temetői szabályzatban és a 8.) pontban leírtak szerint kell eljárni. Könyvelése év közben vagy külön temetői pénztárkönyvben történik, vagy a plébániai pénztárkönyvben. A 8. pont szerint kell eljárni. Kódszám: 153. Bizonylatszám: a pénztárbevételi bizonylat (esetleg bankkivonat) száma. Amennyiben év közben külön pénztárkönyvet használunk a temetői bevételekre, év végén a bevételeket és kiadásokat át kell vezetni az egyházközségi pénztárkönyvbe. Ha áfát nem kellett felszámítani (alanyi adómentes határt nem értük el), akkor az átvezetés egy-egy soron meg-

36 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K történhet. Ha áfát kellett felszámítani, akkor a bevétel átvezetése két soron (külön az áfa alapja, külön az áfa éves összege) történik meg. Az egyezőséget biztosítani kell. 14.) Az áfabevallás alapján visszaigényelt áfa Havi, negyedéves vagy éves áfabevallás alapján - amennyiben az áfaköteles tevékenységünkhöz beszerzett anyagokat és felszámított szolgáltatásokat terhelő áfa nagyobb volt, mint az áfaköteles tevékenységünkből származó bevételt terhelő áfa - visszaigényelt áfa összegének megérkezésekor kerül sor a könyvelésre. a.) Bankkivonat alapján könyvelünk. b.) Szöveg: áfabevallásból áfa vissza. c.) Az összeget beírjuk a bankszámla bevétel (6) oszlopába, a jobb oldalon pedig a 17. és 19. oszlopba, Kódszám Bizonylatszám: bankkivonat száma 15.) Méltányossági kérelem alapján visszakapott áfa A visszaigénylés lehetőségéről és módjáról külön tájékoztató jelent meg. Amennyiben a méltányossági kérelem alapján az APEH határozatot hozott, hogy az egyházi szervezet részére a benyújtott dokumentumok és kérelem alapján az áfát visszaadja, a pénzt a bankszámlára érkezik meg. a.) Bankkivonat alapján könyvelünk. b.) Szöveg: méltányossági alapon áfa vissza c.) Az összeget beírjuk a bankszámla bevétel (6) oszlopába, a jobb oldalon pedig a 17. és 19. oszlopba. Kódszám Bizonylatszám: bankkivonat száma.

37 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 16.) Készpénz felvétele a bankszámláról A kiállított készpénzcsekk alapján történik a felvétel a pénzintézet pénztárában Teendők: 1.) Kiállítjuk a pénztárbevételi bizonylatot. A bizonylat szöveges részébe beírjuk a csekk számát, vagy más azonosító adatát. a.) A pénz elhelyezése a pénztárban: aa) A pénztárbevételi bizonylat alapján könyvelünk. ab) A felvett összeget beírjuk a pénztár bevétel (9) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 18. és 19. oszlopokba. Kódszám: 191. Bizonylatszám. Pénztárbevételi bizonylat száma. b.) Megérkezik a bankkivonat a készpénz felvételről: ba) Bankkivonat alapján lekönyveljük a felvételt. bb) A bankkivonat alapján csökkentjük a bankszámlán levő összeget, beírjuk a felvételt bankszámla kiadás (7) oszlopba. A jobb oldalon az összeget a 24. és 25. oszlopokba könyveljük le. Kódszám: 411. Bizonylat száma: bankkivonat száma. 17.) Bérkifizetés könyvelése A bérek és illetmények kifizetése havonta történik. A kifizetés alapja a bérszámfejtés. A kifizetett bérek illetmények lehetnek adómentesek és adókötelesek. Ezek kezelésére több tájékoztató jelent meg. Az szja törvény 1. sz. mellékletének 4.8. pontját szigorúan be kell tartani Adómentes kifizetések könyvelése Adómentes illetményt kaphat a plébános, káplán, kisegítő, és az az alkalmazott is, aki havonta rendszeres juttatásban részesül. Az adómentes kifizetés feltétele, hogy az egyházi szervezetnek legyen annyi egyházi adó, persely, stóladíj, stipendium, vagy más adomány bevétele, amely fedezi az ilyen kiadásokat. A közcélú adomány nem lehet a kifizetés fedezete.

38 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Figyelem Lásd a 16. oszlop magyarázatát ( 11.o.) és a külön kiadott tájékoztatót! Általában készpénzzel történik a kifizetés, de nincs akadálya a bankszámlára utalásnak sem. Teendők a készpénzes kifizetés esetén: a.) Kiállítjuk a bérszámfejtés alapján a pénztárkiadási bizonylatot. Amennyiben több személy részére történik a kifizetés, a bérjegyzéken íratjuk alá a pénzt felvételét. A kiállított pénztárbizonylatra az átvevő aláírása helyére ráírjuk bérjegyzék szerint. aa) Pénztárkiadási bizonylat alapján könyvelünk ab) Az összeget beírjuk a pénztár kiadási (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 21. és 25. oszlopokba. Annyi sort használunk fel a pénztárkönyvben, amennyi szükséges ahhoz, hogy a kódszámokat külön be tudjuk írni. Kódszám: 211/a, 211/b, 213. Bizonylatszám: Pénztárkiadási bizonylat száma Adóköteles kifizetések könyvelése Adóköteles illetmény kifizetése is bérszámfejtés és bérjegyzék alapján történik. A pénztárkönyv sajátossága, hogy a bruttó bér kerül kiadásra és a levonásokat visszavételezzük. (Így jutunk el számszakilag a nettó bérhez). Teendők: a.) Kiállítjuk a bérszámfejtés alapján a bruttó bérekről a pénztárkiadási bizonylatot. b.) A levonásokat tételesen felsorolva (szja, nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, munkavállalói járulék, stb.) bevételezzük pénztárbevételi bizonylaton. aa) Pénztárkiadási bizonylat alapján lekönyveljük a bruttó béreket.

39 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ab) Az összeget együtt, vagy a bérjegyzék alapján tételesen részletezve beírjuk a pénztár kiadás (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 20. és 25. oszlopba. Kódszám: 212/a, 214, 215. Bizonylat száma: Pénztárkiadási bizonylat száma ba) Pénztárbevételi bizonylat alapján lekönyveljük a levonások visszavételezését. bb) A pénztárbizonylat alapján a levonásokat tételesen részletezve beírjuk a pénztár bevétel (9) oszlopba, a szövegben külön is megjelölve, hogy milyen adóról, vagy járulékról van szó. (Pl. levont szja visszavételezés, levont nyugdíjjárulék visszavételezés, levont magán nyugdíjpénztári tagdíj visszavételezés, levont egészségbiztosítási járulék, levont munkavállalói járulék visszavételezése). A jobb oldalon a 18. és 19. oszlopot kell kitölteni. Kódszámok: 192/a, 192/b, 192/c, 192/d, 192/e. Bizonylatszám: Pénztárbevételi bizonylat száma. Ugyanígy járunk el, ha bankszámlára utaljuk az adómentes illetményeket, vagy a nettó béreket, azzal a különbséggel, hogy nem a pénztár oszlopait, hanem a bankszámla bevétel és kiadás oszlopait használjuk. 18.) 5000 lélekszám alatti településen szolgálatot teljesítők jövedelem-kiegészítése A megyéspüspök által megbízott személyek részére havonta kifizetett adómentes jövedelempótlék A támogatás megérkezése a plébánia bankszámlájára A támogatást az egyházmegye utalja át havonta. Teendők: aa) Bankkivonat alapján könyvelünk

40 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ab) A beérkezett összeget a bank bevétel oszlopba (6) írjuk be, a jobb oldalon pedig a 17. oszlopot és a 19. oszlopot használjuk. Kódszám: 133. Bizonylatszám: bankkivonat száma A jövedelem-kiegészítés kifizetése A jövedelem-kiegészítés adó- és járulékmentes. Havonta fizetjük ki. Személyenként állítjuk ki a kiadási pénztárbizonylatot. Teendők: aa) Kiállítjuk a pénztárbizonylatot, és az alapján könyvelünk. ab) A jövedelempótlék összegét a pénztár kiadási oszlopba (10) írjuk be, a jobb oldalon pedig a 21. és 25. oszlopot töltjük ki. Kódszám: 222 Adómentes jövedelem-kiegészítés. Bizonylatszám: Pénztárkiadási bizonylat sorszáma. 19.) Stóladíj könyvelése Az eddigi gyakorlatot követve a stóladíjat lehet esetenként, vagy havonta bevételezni és felosztani. A stóladíj általában adómentes juttatásként kerül felosztásra, de vannak olyan esetek, amikor a sekrestyés, vagy a kántor adókötelesen kapja. Ennek különösen azoknál a személyeknél van jelentősége, akik a nyugdíjkorhatárt még nem érték el. Fontos ugyanis tudni, hogy az adómentes juttatás nem képezi a nyugdíj alapját. a.) A stóladíj bevételezése aa) Kiállítjuk a bevételi pénztárbizonylatot ab) A teljes bevételt bekönyveljük a pénztár bevételi (9) oszlopba. A jobb oldalon a 15. és 19. oszlopba írjuk be. Kódszám: 113. Bizonylatszám: Pénztárbevételi bizonylat száma. b.) A stóladíj felosztása ba) A felosztás alapján kiállítjuk a pénztár kiadási bizonylatot bb) A bizonylat lapján az adómentesen kifizetett összegeket beírjuk a pénztár kiadási (10) oszlopba. A jobb oldalon a 21. és

41 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K 25. oszlopba írjuk a tételeket. Kódszám: 211/a, 211/b, 213. Bizonylat száma: Pénztárkiadási bizonylat száma. Ha a stóladíjból adóköteles kifizetés is történik, akkor annak öszszegét a havi bérszámfejtéssel együtt, mint rendszeres havi jövedelmet számfejtjük. Kifizetésekor és könyvelésekor az adóköteles bérkifizetés cím alatt leírtak szerint járunk el. 20.) Készpénzzel kiegyenlített különféle számlák könyvelése Idetartoznak a közüzemi díjak, az irodaszer vásárlás, a telefonszámlák, az élelmiszervásárlás, a könyvek, hittankönyvek, stb. beszerzése. Meghatározott időközönként - naponta, vagy hetente - az összegyűjtött számlákról kiállítjuk a pénztár kiadási bizonylatot. Egy pénztárbizonylatra annyi számlát tudunk felvezetni, ahány sora van. Arra kell törekedni, hogy azonos kódszámhoz tartozó számlák kerüljenek egy pénztárkiadási bizonylatra, s akkor a pénztárkönyvbe egy soron be lehet vezetni. A számlákat abból a szempontból is el kell bírálni és csoportosítani, hogy áfaköteles, vagy áfamentes tevékenységhez kapcsolódnak Amennyiben áfaköteles tevékenységhez kapcsolódó számláink is vannak, azokat külön kell választani az áfamentes tevékenységhez kapcsolódó számláktól, és külön kell kiállítani a kiadási pénztárbizonylatot is. A készpénzes kiadásoknál mindig a pénztár kiadási (10) oszlopában könyvelünk. A jobb oldalon általában a 23. oszlopot kell használni. Minden esetben használni kell az összesítés miatt a 25. oszlopot is. Áfamentes tevékenységhez kapcsolódó számlák: Ezen belül: a.)ha a plébános, paróchus, káplán, segédlelkész tartási kötelezettségével összefüggő kiadásokat könyveljük, akkor az a 219. kódszám alá tartozik, és a 23. oszlopba kell beírni.

42 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K b.) Ha a más településről bejáró alkalmazottak részére fizetünk útiköltség térítést ( lásd 218. kódszámnál leírtakat) el kell dönteni, hogy a teljes összeg adómentes személyi juttatás-e vagy adóköteles része is van. Aszerint kell a 20. és 21. oszlopot használni. c.)ha saját gépkocsi használatára fizetünk ki költségtérítést, ugyanígy kell minősíteni és eljárni, mint az előző pontban. d.) Ha az egyházi szervezet tulajdonában van a gépkocsi, az üzemagyag, és fenntartási költségek számláit, a biztosítási díjakat a 23. oszlopba kell beírni. A kódszám az előbbi esetben 313, a biztosítási díjaknál 340. e.) Ha beruházási, felújítási költséget fizetünk ki készpénzben, a 23. oszlopot, és a megfelelő kódszámot használjuk. Áfaköteles tevékenységhez kapcsolódó számlák: A pénztárbizonylaton megjelöljük, hogy az összegből mennyi az áfa alap, és mennyi az előzetesen felszámított (az egyházi szervezetnél az áfa bevallásban levonásba helyezhető) áfa összege. Ezek az összegek kerülnek be az áfa nyilvántartásba is. Teendők a könyvelés során: a.) Lekönyveljük az áfa nélküli összeget; b.) Lekönyveljük az áfa összegét. Az áfa nélküli összeg könyvelése: aa) Pénztárkiadási bizonylat alapján könyvelünk. ab) Az áfa nélküli összeget beírjuk a pénztár kiadási (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 23. és 25. oszlopba. Kódszám: közül, közül a megfelelő. Bizonylatszám: Pénztárkiadási bizonylat száma. Az előzetesen felszámított áfa könyvelése: ba) Pénztárkiadási bizonylat alapján könyvelünk. bb) Az előzetesen felszámított áfát lekönyveljük a pénztár kiadási (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 23. és 25. oszlopot töltjük ki. Kódszám: 351. Bizonylat száma: Pénztárkiadási bizonylat sorszáma.

43 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K Ugyanígy járunk el, ha a bankszámláról átutalással fizetjük ki a számlákat. Ebben az esetben nem a pénztár kiadási oszlopot, hanem a bankszámla kiadási (7) oszlopába kell az összeget beírni. 21.) Járulékok átutalása Az APEH részére befizetendő szja és járulékok könyvelése a bankkivonat megérkezése után történik. Teendők: a.) Bankkivonat alapján könyvelünk. b.) A bankkivonaton szereplő összegeket tételesen lekönyveljük a bankszámla kiadás (7) oszlopba. A jobb oldalon a 22. oszlopot és a 25. oszlopot töltjük ki. Kódszám: Bizonylatszám: Bankkivonat száma 22.) Áfabevallás alapján áfa utalása Az áfabevallásban befizetendő áfaként kimutatott összeget az APEH részére át kell utalni. Teendők: a.) Bankkivonat alapján könyvelünk. b.) A bankkivonaton szereplő összeget beírjuk a bankszámla kiadás (7) oszlopba. A pénztárkönyv jobb oldalán a 23. oszlopot és 25. oszlopot töltjük ki. Kódszám: 352. Bizonylat száma: Bankkivonat száma 23.) Készpénz befizetése a bankba A plébánia pénztárából a készpénzt csekken, vagy a bank pénztárában befizetjük. A bank a bankszámlán az összeget jóváírja. Teendők: a.) A készpénz befizetése esetén: aa) Kiállítjuk a pénztárkiadási bizonylatot. A csekkszelvényt, vagy a banktól kapott igazolást mellé tűzzük.

44 H O R V Á T H L Á S Z L Ó N É : K Ö N Y V E L É S I S Z A B Á L Y O K ab) Az összeget beírjuk a pénztár kiadás (10) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 24. és 25. oszlopot töltjük ki. Kódszám: 411. Bizonylatszám: Pénztárkiadási bizonylat száma. b.) A bankszámlán megjelenik a jóváírás. ba) Bankkivonat alapján könyvelünk. bb) A jóváírt összeget beírjuk a bankszámla bevétel (6) oszlopba, a jobb oldalon pedig a 18. és 19. oszlopot töltjük ki. Kódszám: 191. Bizonylat száma: Bankkivonat száma. A le nem írt bevételeknél és kiadásoknál a könyvelés az előző elvek szerint történik meg. Lényeges, hogy a banki forgalom a bankszámla oszlopokban, a pénztárforgalom pedig a pénztár bevételi és kiadási oszlopokban jelenjen meg. A pénztárkönyv bal oldalán beírt összegeket a jobb oldalon ki kell részletezni. A jelen útmutatón felül a pénztárkönyv az egyeztetésekre és az év végi teendőkre rövid összefoglaló tájékoztatót ad.

45 FEJEZET A könyvelési rendszer és a számítógépes program kapcsolata Az előző fejezetben részletes leírást találunk a pénztárkönyv manuális vezetésével kapcsolatban, valamint minden szabály és előírás megtalálható, ami a tételek könyveléséhez szükséges. A jelen fejezetben leírást adunk az előzőekben vázolt használat számítógépes megvalósításával. Továbbá bemutatjuk azokat az automatizmusokat, amelyek meg-

46 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A könnyítik a pénztárkönyvvezetést és a hozzákapcsolódó tevékenységeket. A Matthaeus Standard számítógépes rendszer vázlatos felépítése Mattheaus Standard Sematizmus Szentségi események Pénzügyi modul Iroda Temető Pénztárkönyvvezetés Önműködő szolgáltatások Költségvetés készítése Számadás készítése Karbantartások Bérkifizetés Stólaesemény Egyházi adó Típus, jogcím Alkalmazottak Stólaesemények Egyházi adó A pénzügyi modul foglalja magába a pénztárkönyv vezetésével kapcsolatos alapvető funkciókat. Az első almodul a pénztárkönyv-vezetés az előző fejezetben leírt manuális könyvelést valósítja meg. Az automatikus szolgáltatások almodul elemei a stólaesemények kezelése, bérkifizetés, valamint az egyház adó nyilvántartása a megfelelő eseménykezelés és adminisztrálás mellett a pénztárkönyvbe is automatikusan átvezetik a pénzmozgásokat. A következő két egymással szoros kapcsolatban lévő funkció a költségvetés segítése, valamint automatikus számadás készítése. Az utolsó elem a rendszernek a kapcsolódó nyilván-

47 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A tartások karbantartása és aktualizálása. A következőkben nézzük meg az elemek feladatait és adminisztrációt segítő feladatait. Pénztárkönyv-vezetés Az előző fejezetben részletesen leírt pénztárkönyv vázlatos formáját mutatja be az alábbi ábra (az 1., 12., 13., 26. ugyanaz a sorszámmező, ezért ezek közül csak az elsőt tüntetjük fel) lásd a püspökség által kiadott pénztárkönyvben. A programmodul (pénztárkönyvvezetés) fő feladata a tételek pénztárkönyvben való bevezetése. A kezelés során a számítógépet használónak nem kell ismernie a kialakított típus és jogcím kódrendszert, mivel egy tétel felvitele során ez szövegesen megjelenik. További segítség, hogy lehetőség van előre megírt szövegek automatikus elhelyezésére a szöveg mezőben (5). A duplán beírandó összegeket csupán egyszer kell megadni, a jobboldalon automatikusan a jogcím alapján megjelennek. Az egyenlegek, és összesítések automatikusan számolódnak, és a megfelelő mezőben azonnal megjelennek. A jogcím alapján csak azok az oszlopok tölthetők ki, amelyeket a kód engedélyez, ez jelentősen csökkeneti a hibalehetőséget. Minden tétel felvezetése után a rendszer rákérdez a tétel helyességére és csak azután könyveli be a pénztárkönyvbe. Hibás tétel felvitele esetén törlésre nincs mód, de a tétel sztornózható, azaz a pénztárkönyvbe benne marad, de nem kerül számításra, és minden öszszegzés figyelmen kívül hagyja. A könyvelés során több bankszámla használható, a továbbiakban a pénztárt 0 számlaszámmal, a többi bankszámlát a számlaszámával tartjuk nyilván. Amennyiben csak egy számla van a plébániához rendelve, a könyvelés során nem kell kezelni, az automatikusan íródik be. A program lehetőséget biztosít megadott típus- vagy jogcímkódra - egy adott időtartamon belül - történő kigyűjtésre, továbbá bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítására is. (BSZNY , valamint BSZNY ). Szövegkezelés A rendszer a szöveges mező kitöltésére, a kód alapján javaslatot tesz, de egyénileg használt szöveg igény esetén auto-

48 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A matikusan bekerül a szövegtörzsbe, ezáltal szövegrendszer öntanulóan alakul ki. Előnye a szolgáltatásnak, hogy a kezelő nem látja a kódot csak a megfelelő szöveget. Fília kezelése A fíliák a plébánia pénztárkönyvét használják, de saját tételeik, külön megjeleníthetők, sőt könyvelés úgy végezhető, mintha saját pénztárkönyvvel rendelkeznének. Könyvelési napló Lehetőséget biztosít a rendszer olyan könyvelési eljárásra is, amely során a tételek nem kerülnek be azonnal a pénztárkönyvbe, de hetente esetleg havonta kötelező átvezetni. Több bankszámla kezelése Több bankszámla esetén számlára történő könyvelés során, mind a számla egyenlege, mind pedig az összes számlára vonatkozó egyenleg megjelenik. Kigyűjtések A modul feladata megadott időintervallumra vonatkozóan típus és jogcímre vonatkozó kigyűjtés biztosítása. Táppénz kezelés Értesítés alapján 30% hozzájárulást kell fizetni, az alkalmazottak táppénzéhez. Könyvelése az almodul segítségével manuálisan történik. Bérkifizetés és átvezetés a pénztárkönyvbe A bér kifizetését és lekönyvelését segíti az almodul. Fontos megjegyzés Nem bérszámfejtési modulról van szó! A hónap elején esedékes alkalmazotti bérek, és járulékok könyvelését segíti ez az almodul. Minden bérfizetésre jogosult alkalmazottat bérével és utolsó havi járulékaival együtt nyilvántart a rendszer, A bérkönyvelés során lehetőség van az összegek módosítására, vagy az előző havi jóváhagyására. Módosítás során az alkalmazotthoz átvezetésre kerülnek az új összegek. A bérkifizetés almodul alapbizonylata az elkészített bérjegyzék és a levonások visszavételezéséről kiállított pénztári bevételi bizonylat. A könyvelés két részből áll: adómentes kifizetések, és adóköte-

49 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A les kifizetések, mindkettőt személyre szólóan bruttó összegben kell lekönyvelni. Az adóköteles kifizetések könyvelése során vissza kell vételezni a levonásokat 192/a,b,c,d kódokon. Amennyiben a bérkifizetés a bérjegyzékben megtörtént, a pénztárkönyvbe az alábbi tételek kerülnek bevezetésre: Plébános (211/a) vagy káplánok, kisegítők adómentes illetménye (211/b); Kifizetett adómentes bér (213), a szövegmezőbe Kis Pál adómentes bérfizetés kerül; Hitoktatók bére, hitoktatási díj 215 kódon (adóköteles); Plébános (212/a), káplánok, kisegítők adóköteles illetménye (212/b); Kifizetett adóköteles bér (214), a szövegmezőbe Kis Pál adóköteles bérfizetés kerül; Levont SZJA visszavételezése 192/b; Levont nyugdíjjárulék visszavételezése 192/b; Levont magán-nyugdíjpénztári tagdíj visszavételezése 192/b; Levont egészségügyi járulék visszavételezése 192/c; Levont munkanélküli járulék visszavételezése 192/d. A bérfizetési almodul elsődleges szerepe a könyvelés segítése, ezért nagyon figyelmesen kell az összegeket kezelni. Az almodul ügyel arra, hogy egy személy számára ugyanazon hónapban véletlenül többször ne könyveljük a bért. Amennyiben jogos az újrafizetés a rendszer engedélyezi a könyvelést, de új szöveges megnevezéseket vár a felhasználótól. Béradatok karbantartása A kifizetett béreket a járulékokkal és a személyi jövedelemadóval együtt a program az előző havi bérszámfejtési adatokból átveszi, de adatok tetszőleges módosíthatók, változtathatók. Jóváhagyás után az almodul tételesen átvezeti a pénztárkönyvbe a megadott időpontnak megfelelően. A szöveg automatikusan beíródik a mezőbe, mégpedig a névnek és a kódhoz tartozó szövegnek. Automatizmusok, szolgáltatások Az alkalmazottak (beleértve plébános, káplán) béradatai adattárba tároltak, csak egyszer kell számító-

50 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A géppel adminisztrálni a kifizetést, könyveléssel nem kell törődni. A fix adatokat elég egyszer rögzíteni, a továbbiakban automatikusan kezelődnek, továbbá a bérfizetések, korábbi időkre vonatkozóan is nyomon követhetők. A megfelelő bizonylatok és listák bármikor elkészíthetők. Stólaesemény könyvelése Az almodul a plébániák stóla eseményeihez kapcsolódó pénzmozgásokat vezeti át a pénztárkönyvbe. Minden stólaesemény egy adattáblában megtalálható azokkal az alkalmazottakkal, személyekkel együtt, akik általában az eseményben részt szoktak venni. A könyvelés történhet havonta vagy esetenként. A stóla könyvelésekor a plébánosnak először ki kell választania a konkrét eseményt. Ezek után megjelennek azok a személyek, akik az eseményben részt vesznek (a lista módosítható), majd a modul felajánlja azt az összeget, ami a szokásos az eseményhez. (Természetesen ez is módosítható.) Valamint megjelenik a pénz szétosztásnak módja, ez lehet százalékos, vagy fixösszegű. Emellett minden alkalmazott neve mellett megjelenik a szokásos összeg vagy százalék, ami ugyancsak módosítható.. A jóváhagyás után az összegek átvezetésre kerülnek a pénztárkönyvbe, amelyben az alábbi tételek jelennek meg: A bevétel oldalon (113) a stóladíj temetés stóladíj bevétel megnevezéssel; A kiadás oldalon (211/a, 211/b) annyi tétel amennyi személy szerepelt az eseményen. Fungens stóladíja 213. Az adóköteles stólakifizetések járulékát vissza kell vételezni, és hasonlóan kell eljárni minta a bérfizetés során, de ezt közvetlenül a pénztárkönyvvezetés modul segítségével kell megoldani, manuálisan. A stóladíj kifizetéseket és bevételeket a könyvelés mellett az előírt nyomtatványokkal kell dokumentálni. Egyházi adó könyvelése Az egyházközség névtárában szereplő személyek által egy adott időszakra történt befizetések könyvelését és nyilvántartását végzi a mo-

51 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A dul. Egyrészt bevezeti a pénztárkönyvbe a befizetéseket, másrészt egy megfelelő adattárba személyre bontva vezeti a jelenlegi és korábbi befizetéseket. Továbbá lehetőséget biztosít lekérdezésre, összesítésre a befizetésekről. A nyilvántartás minden esetben a pénztárkönyvhöz tartozó plébániára, illetve fíliára történik (erre a MEIR kód biztosít lehetőséget). Lehetőség van személyre szólóan, és időszakra vonatkozóan is lekérdezésekre és listázásra. Költségvetés készítése A programrész biztosítja a megfelelő formátumú költségvetési formanyomtatvány előállítását. A kezelő feladata a megfelelő adatok kitöltése, amiben segítségére vannak az előző évi költségvetési és számadási dokumentumok. A modul mindezeket megjeleníti számára, majd automatikusan kitölti a költségvetési dokumentum borító oldalát, és megadja az előző évi zárszámadási adatokat. A rögzített adatok mellett az összesítési sorok azonnal megjelennek. A jóváhagyott költségvetés a szabványos formában nyomtatható. A költségvetések minden évre archiválódnak ezért bármikor előhívhatók. Számadás Az előállítandó számadási formanyomtatvány állít elő, mely megegyezik a költségvetési nyomtatvánnyal. Kitöltését a pénztárkönyvbe bevezetett tételek alapján automatikusan az almodul végzi el. Végterméke egy adattáblában rögzített számadási adatrendszer, valamint egy szabványos formátumú formanyomtatvány. A zárszámadások minden évre archiválódnak ezért bármikor előhívhatók. Karbantartás Az almodul szerepe a különböző adattárak adatainak aktualizálása, adatok felvitele, törlése és módosítása. Ilyen adatok pl.: típus, jogcím kó-

52 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A dok, alkalmazottak, stóla események, stóla résztvevők, szöveges tételek, névtár, béradatok, stb.

53 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A

54 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A FEJEZET A Matthaeus keretrendszer A Matthaeus Standard keretrendszere egy az Örökmécs Informatikai Csoport által kifejlesztett programkeret, mely megjeleníti és körülveszi magát a programfelületet. Ebbe beletartozik a háttérként használt Nekcsei kódexből származó nagy M iniciálé, majd a hozzá kapcsolódó archaizáló betűkből kialakított latin szó és a háttér, aminek grafikai elemei ugyancsak magából a kódexből vannak kiemelve (készítette: Kalo-

55 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A csai Péter), és erről kapta a nevét az egész országos információs rendszer is. A Matthaeus Standard keretrendszere informatikai környezetet is jelent. Informatikailag ezen azt a programozott környezetet értjük, mely magát a programot alkotó modulokat összefűzi és összehangolja, valamint olyan kiszolgáló funkciókat tesz hozzá, melyek magának a főfunkciónak a működését teszik kényelmesebbé, gördülékenyebbé és biztonságosabbá, ilyenek pl. az utcajegyzék, a települések jegyzéke, az egyházközségi névtár, a frissíthető sematizmus, a szerviz archiválás, a karbantartó funkciók stb. A Matthaeus Standard keretrendszere a windows-szabványt követi, nem alkalmaztunk különleges grafikai megoldású menürendszert. A windows-szabvány használata alapul veszi az operációs rendszer alapbeállításait és a megszokott legördülő menürendszert, valamint a kiemelt funkciók ikonjainak külön munkasávra való kihelyezését. A programozási formavilág a legújabb trendet követi, ugyanakkor kerültük az extravaganciát. Magát az alkalmazott színeket, az egérmutatóra változó ikonokat, a szövegeket és a dobozokat, a panelek felépítését és a funkciógomboknak a didaktikai elhelyezését az Informatikai Csoport közösen alakította ki és alkalmazza következetesen a Matthaeus keretrendszerben. Ezeket az egyszerűség és a használhatóság szempontjai szerint alakítottuk ki. Reméljük, hogy a felhasználás során igazolódnak a fejlesztésben alkalmazott elvek és élményt fog adni a használat. Ugyanezeket az elveket kívánjuk követni a püspökségeken futó Matthaeus Professzionál és a Püspökkari Titkárságon alkalmazott Matthaeus Extended illetve a Matthaeus Plussz változatoknál is. Az alábbiakban részletesen ismertetjük magát a Matthaeus keretrendszert.

56 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A A program kezelésével kapcsolatos általános ismeretek A program szabványos Windows felépítésű, így a kezeléséhez elegendő az operációs rendszer ismerete. A szükséges ismerteket bármely Windows tankönyvből meg lehet szerezni. A program felülete egy eszköztárrendszerből, egy háttérből és egy állapotsorból áll: Menü Eszköztárak Állapotsor Az eszköztár tartalmazza a program menürendszerét is. A háttér tulajdonképpen az a felület, ahol az egyes feladatok ablakai jelennek meg. (A Matthaeus logo jelenik meg itt.) Az állapotsor alapvető információkat közöl: napi dátumot, pénztár és bank egyenlegét. Menü kezelése A programrendszer szokásos Windows menüvel rendelkezik, melyet szabadon áthelyezhetünk az eszköztáron. A legördülő menü felső sorából választhatunk ki egy feladatcsoportot. Ezután a legördülő menüből

57 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A kattintással jelölhetjük ki azt a feladatot, amelyet végre akarunk hajtani. Az egyes menüpontokhoz színes ábrák is tartozhatnak melyek, megegyeznek az Eszköztáron található ikonokkal. Ebben az esetben a két feladat ugyanazt jelenti és teljesen mindegy, hogy a feladatot a menüből vagy az eszköztárról választjuk ki. Eszköztárak kezelése A Matthaeus rendszer szabványos menü és Eszköztár-rendszerrel rendelkezik. Válasszuk ki a megfelelő parancsot vagy a menüből történő parancskiválasztással, vagy a megfelelő eszköztár-gomb lenyomásával. A megfelelő feladat végrehajtása elindul. Eszköztár A leggyakrabban használt feladatok ikonnal ellátott nyomógomb panelje. A nyomógombok "belesimulnak" a panelbe. Ha a nyomógombra ráállunk a kurzorral, akkor egy sárga buborékban megjelenik egy részletesebb információ a gombhoz tartozó feladatról. Az egyes eszköztárak külön - külön vezérelhetők az eszköztár bal oldalán található elemmel. Ezt húzva az eszköztárat áthelyezhetjük a panel más részére. Ha duplán kattintunk rá, akkor jobbra illetve balra mozdul el. Az eszköztár kényelmesebb beállításához használhatjuk a jobb egérgombot. Ekkor egy helyi menü jelenik meg:

58 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Az első paranccsal a Feldolgozás eszköztárat, a másodikkal a Karbantartás eszköztárat jeleníthetjük meg illetve tűntethetjük el. A név mellett egy pipa jelzi, hogy az eszköztár látszódik. A vonal alatt található a Szövegcímkék parancs. Ha egy pipa jelenik meg mellette, akkor az eszköztár gombjai mellett, vagy alatt egy a feladatra utaló szöveg fog megjelenni. Ha már rutinosak vagyunk, akkor ez a szöveg eltüntethető és így kevesebb helyet foglalnak el a gombok az eszköztáron. Alapesetben az ikon és a szöveg egymás alatt található. Ha az Egymás mellett parancsot választjuk ki, akkor a kép és a szöveg egymás mellett lesz. Ha beállítottuk az igényeinknek legjobban megfelelő megjelenést, akkor elmenthetjük a Mentés paranccsal a beállításokat és ezután minden újabb belépéskor ez a beállítás jelenik meg. Visszaállítás. Lehetőség van az eszköztár beállításainak alapesetre való állítására is. Nyomjuk meg az eszköztárak jobb oldalán található képet! Az alapbeállítás szerint fognak megjelenni az eszköztárak. Szabványos kezelőelemek Nagyítás gomb használata. Ha ezzel a gombbal találkozik a kezelés közben, akkor az adott elemhez egy részletesebb, könnyebb kiválasztási lehetőséget biztosító ablakhoz jut a gomb lenyomásakor. Főleg dátumkezelésnél, plébániák, filiák kiválasztásakor jelenik meg ez a gomb. Navigátor gombcsoport A programrendszer egy egységes állományvezérlő eszközt használ az un. navigátort. A navigátor tulajdonképpen egy vezérlőpult nyomó-

59 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A gombokkal, melyek segítségével az egyes adatok közti mozgást könnyíthetjük meg. Álljunk a megfelelő gombra! Ha nem nyomjuk meg az egérgombot vagy az Enter-t, akkor megjelenik egy sárga felirat az adott gomb funkciójának megnevezésével. Ha megnyomjuk, akkor - ha csak nem tiltott a gomb- végrehajtódik a gomb által reprezentált feladat. Az egyes nyomógombok balról jobbra haladva: Súgó Jele Magyarázat Első adat Az állomány első adatára áll rá Előző adat Az állomány előző adatára lép Következő adat Az állomány következő adatára lép Utolsó adat Az állomány utolsó adatára áll rá Új adat Új adatsort rendel az állományhoz Adat törlése Törli az adatsor. Itt egy megerősítő kérdés fog megjelenni és csak az Igen-re törli le. Szerkesztés A kiválasztott adatsor szerkesztését engedélyezi Elfogadás Az elvégzett szerkesztéseket elvégzi az állomány szerkesztett mezőjén Visszavonás Visszaállítja a szerkesztés előtti eredeti értéket Adatfrissítés Frissíti az állományt Megjegyzés: Egyes gombok bizonyos feladatoknál hiányozhatnak. Szabványos gombok A rendszerben a következő szabványos gombok találhatók Ez a gomb szolgál az ablak bezárásra, illetve adatkiválasztás után az adat elfogadására. Ez a gomb szolgál az ablak bezárásra úgy, hogy az ablakban végrehajtott műveleteknek ne legyen hatása a korábban megnyitott ablakokra.

60 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A A témához kapcsolódó súgó megjelenítése. Szerkesztőmezők A szerkesztőmezők az ablakoknak azon elemei, melyekbe szöveget gépelhetünk be. A Matthaeus programban ezek az elemek az alábbi módon jelennek meg: Sárga háttérrel jelennek meg azok a szerkesztőmezők, melyek különösen fontos információt hordoznak: Információs mezők A szürke színnel megjelenő mezők tartalma nem módosítható, csak információkat közölnek: Listák használata Plébánia fília hozzárendelés esetén Válasszunk ki egy elemet a Választható filiák listából! Nyomjuk meg a balra mutató nyilat! A fília átkerül a Mater <-> fília listába. Papok plébánia hozzárendelés esetén Válasszunk ki egy elemet a Választható plébániák listából! Nyomjuk meg a balra mutató nyilat! A plébánia átkerül a Papok <-> Plébánia listába. Oldallagos plébánia hozzárendelés esetén Válasszunk ki egy elemet a Választható plébániák listából! Nyomjuk meg a balra mutató nyilat! A plébánia átkerül az Oldallagosan ellátott plébániák listájába.

61 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A MEIR kódok felépítése A kód a plébániák, filiák és papok adatainak azonosítására szolgál. Plébánia fília azonosítása A kettő közt a kódrendszer szempontjából nem teszünk különbséget. A kódrendszer a hivatalos érsekségi, egyházmegyei felosztásra épül. A kód 6 pozíciós és a felépítése a következő: A B C D 9 9 ahol A az érsekség kódja B egyházmegye kódja C főesperesi kerület kódja (esetleg esperesi kerület) D esperesi kerület kódja Például a Salgótarjáni Főplébánia kódja: az egri érsekség, váci egyházmegye, nógrádi főesperesi kerület, salgótarjáni esperesi kerületén belül a 6 sorszámú plébánia. Papok azonosítása A papok adatai hasonlóan épülnek fel, csak a kódjukban nem szerepel a főesperesi és esperesi kerület. Például A váci egyházmegyéhez tartozó pap kódja. Az érsekségek és egyházmegyék MEIR kódja: 00 Szerzetes 1 Esztergomi érsekség 10 Esztergom-Budapesti 11 Győri 12 Székesfehérvári 2 Kalocsai érsekség 20 Kalocsa-Kecskeméti 21 Szeged-Csanádi 22 Pécsi 3 Egri érsekség

62 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A 30 Egri 31 Vác 32 Debrecen-Nyíregyházi 4 Veszprémi érsekség 40 Veszprémi 41 Szombathelyi 42 Kaposvári 50 Hajdúdorogi Görögkatolikus 51 Miskolci Ap. Korm. 52 Pannonhalmi 53 Tábori püspökség 6 Szlovákia 7 Románia 8 Jugoszlávia A kezdeti értékek beállítása A rendszer első indításakor be kell állítani a kezdeti értékeket. Ezek a pénztárköny és a banki egyenlegek megadásából áll. 1 Gépeljük be a megfelelő adatokat az alábbi ablak mezőibe: 2. Ezután adjuk meg az utolsó könyvelés dátumát, vagy nyomjuk meg a DÁTUM NAGYÍTÁSA gombot! 3. Nyomjuk meg a BEÍR gombot! Ekkor egy üzenet jelenik meg:

63 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Ez a művelet törli az eddigi egyenlegeket. Valóban töröljem? Ha az IGEN gombot nyomjuk meg, akkor az eddigi összes tárolt egyenleg törlődik és csak a most rögzített értékek maradnak meg. Ha a NEM gombot nyomjuk meg, akkor változatlan marad az egyenleg állomány. Plébániák adatainak karbantartása A plébánia és fília szerkezetet mutató és karbantartó ablak. Az ablak három fő részből épül fel: - a vezérlőpult, - a plébániák adatait mutató lista, - a kiválasztott plébániához tartozó fília adatait mutató lista. A vezérlőpult segítségével könnyen kiválaszthatjuk a megfelelő plébániát. A Kereséshez használható a keresőmező. A megfelelő nézet kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. Célszerű használat előtt az SAJÁT EGYHÁZMEGYE jelölőgombot beállítani.

64 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Megjegyzés. Az országos plébánia állományt a rendszerhez mellékeljük, az aktualitását a honlapon keresztül lehetővé tesszük! Filiák hozzárendelése a plébániákhoz A parancs segítségével rendelhetjük a plébániákhoz a filiákat. Ez a hozzárendelés azért fontos, mert a plébánia könyvelésekor a filiák könyvelési tételeinek is meg kell jelennie a pénztárkönyvben. A jobboldali listában szereplő lehetséges filiák közül kékkel jelennek meg azok, melyek MEIR Kódjuk alapján ugyanahhoz az esperesi kerülethez tartoznak. A hozzárendelés menete 1. Keressük meg a plébániát a baloldalon található listában (MATER <-> FILIA). Ha már az előző Plébániák adatainak ablakban megkerestük a plébániát, akkor ebben az ablakban már az aktuális elemet fogjuk látni. A kereséshez használhatjuk a keresőlistát, melyben a MEIR Kód szerint kereshetünk, vagy a NAVIGÁTOR gombokat.

65 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A 2 Válasszuk ki a Választható filiák listából a hozzárendelendő filiát. Itt a KERESÉSNÉL keresésnél már név illetve MEIR Kód szerint is kereshetünk. A megfelelő keresési szempont kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. 3. Ezután nyomjuk le a balra mutató kék színű nyílgombot vagy kattintsunk kétszer a kiválasztott elemre! A kiválasztott plébánia átkerül a bal oldali listába. Ügyeljünk, hogy olyan filiákat válasszunk, melyek nincsenek már más plébániához rendelve, hiszen ezt a rendszer nem tudja ellenőrizni. Egy kapcsolat törlése Ha kiderül, hogy egy hozzárendelés megszűnt, akkor törölni kell a kapcsolatot. Válasszuk ki a bal oldali listában a megszüntetendő kapcsolatot és nyomjuk meg a jobb oldalra mutató kék nyilat. A kapcsolat törlődni fog. Az összes kapcsolat törlése Ha az összes kapcsolatot meg akarjuk szüntetni, akkor nyomjuk meg a kettős nyílgombot! Az összes kapcsolat eltűnik a bal oldali listából. Papok adatainak karbantartása A papok és a hozzájuk rendelt plébániák adatait mutató és karbantartó ablak. Az ablak három fő részből épül fel: - a vezérlőpult, - a papok adatait mutató lista, - a kiválasztott paphoz tartozó plébánia fő adatait mutató panel.

66 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A A vezérlőpult segítségével könnyen kiválaszthatjuk a keresendő pap adatait. A KERESÉSHEZ használható a keresőmező. A megfelelő nézet kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. Célszerű használat előtt az EGYHÁZMEGYE jelölőgombot beállítani. A kiválasztott paphoz tartozó plébánia fő adatait tartalmazó panel egyszerre csak egy plébániát mutat. Ha többet rendeltünk hozzá, akkor a panelhez tartozó NAVIGÁTOR GOMBBAL nézhetjük meg a további plébániák adatait. Ha a navigátorgomb tiltott (azaz csak szürke gombokat tartalmaz), akkor nincs a paphoz hozzárendelve plébánia. A hozzárendelést a PLÉBÁNIA gombbal tehetjük meg. Új pap adatainak felvitele 1. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport Új adat gombját! Egy üres sor jelenik meg. 2. Gépeljünk be egy MEIR Kódot a MEIR kód mezőhöz. 3. Ezután értelemszerűen töltsük ki a sor mezőit. 4. Rendeljük a paphoz a megfelelő plébániá(ka)t! Ehhez nyomjuk meg a Plébánia gombot! ekkor kinyílik a Papok és plébánia ablak. Rendeljük hozzá a plébániákat!

67 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A 5. A végén nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport ADATELFOGADÁS gombját! Módosítás 1. Válasszuk ki a kívánt pap adatait tartalmazó adatsort! 2. Nyomjuk meg a gombcsoport Szerkesztés gombját és járjunk el a Új pap adatainak felvitele második pontjától kezdve! Törlés 1. Válasszuk ki a megfelelő paphoz tartozó adatsort a papok listából! 2. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport TÖRLÉS gombját! 3. A megerősítéskor nyomjuk meg az Igen gombot! A pap adatai törlődni fognak. Megjegyzés. Az papok országos állományát a rendszerhez mellékeljük, de az aktualitását ellenőrizzük és időnként módosítjuk és elérhetővé tesszük a honlapon! Papok hozzárendelése a plébániákhoz A parancs segítségével rendelhetjük a plébániákhoz a papokat. Ez a hozzárendelés azért fontos, mert egyrészt a plébánia könyvelésekor automatikusan kiválaszthatók azok a papi személyek akiknek a nevéhez kapcsolódik a könyvelés, másrészt fontos az oldallagosan ellátott plébániák önálló könyveléséhez is.

68 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A A jobboldali listában szereplő lehetséges plébániák közül kékkel jelennek meg azok, melyek MEIR Kódjuk alapján ugyanahhoz az esperesi kerülethez tartoznak. A hozzárendelés menete 1. Keressük meg a pap adatait a baloldalon található listában (PAP <-> PLÉBÁNIA). Ha már az előző PAPOK ADATAINAK KARBANTARTÁSA ablakban megkerestük a pap adatait, akkor ebben az ablakban már az aktuális elemet fogjuk látni. A kereséshez használhatjuk a keresőlistát, melyben a MEIR Kód szerint kereshetünk, vagy a NAVIGÁTOR gombokat. 2 Válasszuk ki a VÁLASZTHATÓ PLÉBÁNIÁK listából a hozzárendelendő fíliát. Itt a Keresésnél már név illetve MEIR Kód szerint is kereshetünk. A megfelelő keresési szempont kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. 3. Ezután nyomjuk le a balra mutató kék színű nyílgombot vagy kattintsunk kétszer a kiválasztott elemre! A kiválasztott plébánia átkerül a bal oldali listába.

69 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Megjegyzés. Itt előfordulhat az, hogy ugyanahhoz a plébániához több pap is rendelődik, de az is, hogy ugyanahhoz a paphoz több plébánia is rendelődik. Egy kapcsolat törlése Ha kiderül, hogy egy hozzárendelés megszűnt, akkor törölni kell a kapcsolatot. Válasszuk ki a bal oldali listában a megszüntetendő kapcsolatot és nyomjuk meg a jobb oldalra mutató kék nyilat. A kapcsolat törlődni fog. Az összes kapcsolat törlése Ha az összes kapcsolatot meg akarjuk szüntetni, akkor nyomjuk meg a kettős nyílgombot! Az összes kapcsolat eltűnik a bal oldali listából. Egyházközségi névtár Az egyházközségi névtár az egyházközség tagjainak az adatait tartja nyilván. Az ablak három fő részből épül fel: - a vezérlőpult, - a MEIR -rel kapcsolatos adatok és - füllel ellátott lapok.

70 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A A vezérlőpult segítségével könnyen kiválaszthatjuk a keresendő személy adatait. A KERESÉSHEZ használható a keresőmező. A megfelelő nézet kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. A MEIR adatok Ehhez a csoporthoz tartozik az egyházközség tagjainak néhány adata. Ezek közül a legfontosabb a MEIR kód. Itt a kód egy 5 pozíciós azonosító lesz, melynek nincs szigorú felépítése (nem indokolt püspöki Matthaeus futása esetén sem). A következő azonosító a név. A mellette található jelölődoboz segítségével állíthatjuk be, illetve olvashatjuk le az egyházközségi tag nemét. Új személy adatainak felvitele 1. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport Új adat gombját! Egy üres lap jelenik meg. 2. Gépeljünk be egy kódot a MEIR kód mezőhöz. 3. Ezután értelemszerűen töltsük ki a mezőket. 4. A végén nyomjuk meg a gombcsoport Adatelfogadás gombját!

71 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Módosítás 1. Válasszuk ki a kívánt személy adatait tartalmazó adatlapokat! 2. Nyomjuk meg a Navigátor gombcsoport Szerkesztés gombját és járjunk el a Új pap adatainak felvitele második pontjától kezdve! Törlés 1. Válasszuk ki a megfelelő személyhez tartozó adatlapokat! 2. Nyomjuk meg a gombcsoport Törlés gombját! 3. A megerősítéskor nyomjuk meg az Igen gombot! A további adatok karbantartása További adatokat tartalmaz az ablak harmadik része a fülekkel ellátott panel. Személyi adatok fül Itt az olyan személyes adatok találhatók, mint születési dátum és hely, valamint a lakcím, foglalkozás. A Családkód a Matthaeus további elemeihez való kapcsolódást biztosítja. (A pénztár modul nem igényli ezt az elemet.) Egyházadó Az egyházközségi tag egyházadó fizetésének nyilvántartása. A karbantartás a táblázatos karbantartások szerint zajlik. Két adatot tartalmaz: A befizetés dátumát és az összeget. Itt a korábbi évek befizetéseit is megtekinthetjük. Családi adatok A szülők adatait tartalmazó fül. Ez szintén a teljes Matthaeus részét képezi. Szentségi események A teljes Matthaeus részét képező modul. A pénzügyi modul használatakor nem jeleik meg ez a fül.

72 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Licencszerződés és a felhasználások száma A Matthaeus2 program egy példányával több plébánia is könyvelhető. Alapesetben csak egy felhasználói joggal rendelkezik a program. Ezt mutatja a KARBANTARTÁS menü ÁTJELENTKEZÉS menüpontjának letiltott volta. Az oldallagosan ellátott plébániák -melyek külön pénztárkönyvet igényelnek- könyvelése abban az esetben engedélyezett, ha a forgalmazóval ezt előre külön jelezzük. Ilyenkor adjuk meg a forgalmazónak az oldallagosan ellátott plébániák maximális számát. Ebben az esetben anélkül, hogy a programból kilépnénk lehetőségünk van lekönyvelni a megfelelő oldallagos plébánia könyvelési tételeit. Ilyenkor az Átjelentkezés menüpont aktívvá válik és itt jelentkezhetünk be a megfelelő oldallagos plébániához. Minden oldallagosan ellátott plébánia rendelkezni fog egy számmal (előnullázottan két karakteres). A MATER PLÉBÁNIA mindig a 01-es lesz és ez nem szüntethető meg. A KÓDSZÁM mezőnél "vakon" gépeljük be ezt a két karakteres azonosítót és az OK gomb megnyomásával egyből átléphetünk a megfelelő oldallagos plébánia könyvelési adataiba. Ha az OLDALLAGOS... gombot nyomjuk meg, akkor lehetőségünk van az oldallagosan ellátott plébániák felvételére illetve törlésére is. Természetesen törléskor maga a pénztárkönyv nem törlődik. Minden oldallagosan ellátott plébánia pénztárkönyvének a kezdeti beállításait ugyanúgy el kell végezni, mint a MATERNÉL.

73 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Oldallagosan ellátott plébániák kiválasztása A parancs segítségével választhatjuk ki az oldallagosan ellátott plébániákat. Ez a parancs csak akkor használható, ha a felhasználói licencszerződés több plébániára szól. Ha a licencszerződés csak egy plébániára engedélyezi a feldolgozást, akkor ez a parancs nem használható. A hozzárendelés menete 1. Keressük meg a plébániát a baloldalon található listában (Oldallagosan ellátott plébániák). 2 Válasszuk ki a VÁLASZTHATÓ FILIÁK listából a hozzárendelendő filiát. Itt a KERESÉSNÉL már név illetve MEIR Kód szerint is kereshetünk. A megfelelő keresési szempont kiválasztásához használjuk a RENDEZÉS rádiógombokat. 3. Ezután nyomjuk le a balra mutató kék színű nyílgombot vagy kattintsunk kétszer a kiválasztott elemre! A kiválasztott plébánia átkerül a bal oldali listába. Ügyeljünk, hogy olyan filiákat válasszunk, melyek nincsenek már más plébániához rendelve, hiszen ezt a rendszer nem tudja ellenőrizni.

74 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A Egy kapcsolat törlése Ha kiderül, hogy egy hozzárendelés megszűnt, akkor törölni kell a kapcsolatot. Válasszuk ki a bal oldali listában a megszüntetendő kapcsolatot és nyomjuk meg a jobb oldalra mutató kék nyilat. A kapcsolat törlődni fog. Az összes kapcsolat törlése Ha az összes kapcsolatot meg akarjuk szüntetni, akkor nyomjuk meg a kettős nyílgombot! Az összes kapcsolat eltűnik a bal oldali listából. Típusok, jogcímek karbantartása A típusok, jogcímek a pénztárkönyv könyvelésének egyik fontos előre meghatározott kódgyűjteménye. A Típusok a jogcímcsoportokat jelentik. Karbantartásukat -az üres jogcímkódok kivételével-központilag kell kitölteni, ezért ezek módosítását csak ellenőrzötten végezzük el! Minden módosításkor, illetve új jogcímkód felvitelekor a rendszer figyelmeztető üzenetet küld: Ez a mező már tartalmaz jogcímnevet! Valóban módosítani akarja?

75 G U B Á N Á K O S : A R E N D S Z E R L E Í R Á S A illetve Új jogcímkódot akar felvinni! Valóban szükséges az új jogcímkód? A jogcímek karbantartása Felvitel 1. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport ÚJ ADAT gombját! Egy üres sor jelenik meg. 2. Gépeljünk be a típus vagy jogcímkódot és a megnevezését! Az adatok bekerülnek a jogcímek közé. Módosítás 1. Válasszuk ki a megfelelő jogcím adatsort! 2. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport SZERKESZTÉS gombját és járjunk el a Új jogcím felvitele második pontjától kezdve! Törlés 1. Válasszuk ki a megfelelő jogcím adatsort! 2. Nyomjuk meg a NAVIGÁTOR gombcsoport TÖRLÉS gombját! 3. A megerősítéskor nyomjuk meg az IGEN gombot! A jogcím törlődni fog. Lehetőség van a jogcímkódok NYOMTATÁSÁRA is.

76 FEJEZET A pénzügyi modul funkciói A Matthaeus Standard 2.0-ás verziójának pénzügyi modulja a következő nyolc részből áll: 1.) Pénztárkönyvvezetés 2.) Alkalmazottak

77 karbantartása 3.) Bérfizetés könyvelése 4.) Számadás készítése 5.) Költségvetés készítése 6.) Adóbefizetések nyilvántartása és könyvelése 7.) Stólaesemények karbantartása 8.) Stóladíjak elszámolása, könyvelése. A továbbiakban részletezzük az egyes feladatok végrehajtását végző programrész működését. Figyelem! Javasoljuk a program áttekintését munka megkezdése előtt a kézikönyv fejezetei szerint. Általános beállítások A pénztárkönyvhöz kapcsolódó legtöbb részrendszerben lehetőségünk van beállítani, hogy a máter, vagy valamelyik fíliájának adataival szeretnénk foglalkozni. A rádiógombok, és a legördülő lista segítségével ez beállítható. Amennyiben bankszámlára könyvelünk az adott alrendszer felajánl egy alapértelmezett bankszámlát, amely helyett a nagyító gomb megnyomása után megjelenő ablakban másik bankszámlát választhatunk. 1. Pénztárkönyvvezetés Az programrész feladata a plébánia és a hozzá tartozó fíliák bevételeinek és kiadásainak pénztárkönyvbe rögzítése, a pénztárkönyvi lapok

78 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E nyomtatása. Opcionális lehetőség a pénztárkönyvbe való bevezetés előtt a napló használata (Ajánljuk a használatát!). A modul indítása előtt a Karbantartás\Kezdeti beállítások menüpont kiválasztása után, a megjelenő párbeszédablakban állítsuk be, hogy vezetjük-e a naplót, vagy közvetlenül a pénztárkönyvbe könyvelünk. (Tegyünk pipát a Naplóz utáni négyzetbe!) Amennyiben használjuk a naplót, a keretrendszer Könyvelés nyomógombja a pénztárkönyvet csak olvasható állapotban nyitja meg, ebben az esetben ide közvetlenül írni nem lehet. Ekkor adatbevitel a Feldolgozás\Pénzforgalmi adatok\napló... menüpont meghívása után lehetséges. Adatbevitel a pénztárkönyvbe, vagy naplóba

79 Az ablakban és a háttérben látható kisegítő ablakban az adatbevitelre alkalmas eszközök és egy táblázatos formában megjelenő pénztárkönyv van. Lehetőségünk van csak a máter, csak valamelyik fília vagy az egész együttes megjelenítésére. ( lásd Általános beállítások) Az Együtt jelölőnégyszög kijelölésével a máter és összes fíliájának pénztárkönyv-bejegyzései együtt láthatóak a háttérablak táblázatában. A pénztárkönyv bal ill. jobb oldala, valamint a sztornózott tételek (lásd később), az ablak felső részén található gombok megnyomásával választhatók ki. Új adat bevitele a Navigátor gombsor új rekord (+) gombjának megnyomásával kezdeményezhető. Ekkor az a Matthaeus automatikusan generál egy sorszámot, majd a tétel dátuma adatbeviteli mező nagyít gombjával (...) egy naptár segítségével beállíthatjuk a szükséges dátumot. Határozzuk meg, hogy bevételről, vagy kiadásról van szó, majd azt, hogy a bankba vagy a pénztárba kívánunk-e könyvelni. Bank választása esetén, ha csak egy bankszámlánk van, annak számlaszáma megjelenik a Számlaszám mezőben, ha több, a szükségeset a Nagyít gomb (...) megnyomása után ki tudjuk választani. Ezután a Típus listában kattintsuk a szükséges típusra, majd a Jogcím legördülő listában válasszuk ki a megfelelő könyvelési jogcímet. A kiválasztott jogcím neve megjelenik a Megnevezés mezőben. Ha nem felel meg, átírható. Töltsük ki a bizonylatszám mezőt (ha bevételi pénztárbizonylatot kívánunk nyomtatni és ennek száma lesz a bizonylatszám, ide ne írjunk semmit!). Végül írjuk be az összeget és nyomjuk meg a Rögzítés gombot. Megerősítés után az adat bekerül a pénztárkönyvbe (naplóba). A tétel bevitele után péztárbizonylat nyomtatható. Ennek részleteit a Súgó tartalmazza ( lásd ott).

80 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E A könyvelt tételek nyomtatása a Nyomtat gomb segítségével történik. Egy nyomtatási képet kapunk, majd ezután indítható a nyomtatás.

81 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E Pénztárkönyv aktualizálása a napló felhasználásával. A Feldolgozás\Pénzforgalmi adatok\aktualizáslás menüpont meghívása adja a napló adatainak pénztárkönyvbe írásához szükséges ablakot. Az ablak modálisan nyílik meg, ami azt jelenti, hogy amíg nyitva van, a Matthaeus egyéb szolgáltatásai nem érhetők el. A táblázat mutatja, hogy a plébánia és a hozzá tartozó fíliák naplói hány tételsort tartalmaznak. Az Aktualizál nyomógomb a naplóban lévő adatokat dátum szerinti sorrendben beilleszti a pénztárkönyvbe. Ennek jelzéséül az egyes tételszámok 0-ra változnak. 2. Alkalmazottak karbantartása A Matthaeus Alkalmazottak gombja, vagy a Karbantartás\ Alkalmazottak menüpontja segítségével jeleníthető meg az alkalmazotti adatok (személyes adatok, bérfizetés kapcsán felmerülő járulékok, adók stb.) felvitelére szolgáló ablak. Részletek a Súgó-ban.

82 3. Bérfizetés könyvelése A végrehajtáshoz szükséges ablak a Bér nyomógomb, vagy a Feldolgozás\Bérkifizetés menüpont kiválasztásával jelenik meg, amelynek listája tartalmazza az alkalmazottak neveit (zöld színnel, ha az alkalmazottnak az adott hónapban még nem könyveltünk bért). A nevek előtti jelölőnégyszögbe kattintva tudjuk kiválasztani azokat, akiknek bért szeretnénk fizetni. Az aktuálisan kijelölt béradatai az ablak alsó részén megjelennek. Amennyiben a listában szereplő összes alkalmazottnak fizetünk a kijelölést a Mindet kijelöl nyomógombbal végezhetjük (a kijelölés művelet visszavonható). A Keresés beviteli mező segítségével a lista nevei között tudunk keresni. A Dátum és a könyvelés helye megadása után a Pénztárkönyvbe gomb megnyomása kezdeményezi a bértételek pénztárkönyvbe írását. Ha vezetjük a Pénztárnaplót is, a könyvelés automatikusan ide történik.

83 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E 4. Számadás készítése A Számadás nyomógomb, vagy a Feldolgozás\Számadás menüpont kiválasztása jeleníti meg a számadás elkészítéséhez szükséges ablakot (két almenüpontja közül az Év végi zárás nem visszavonható, és archiválva a pénztárkönyvet megnyitja az új évit a maradványokkal). ( Részletek a Súgó-ban.) Az Matthaeus felajánlja az aktuális évet, amely azonban módosítható. A Napló választónégyszög kijelölésével a számadás a napló alapján készül. A Számadás elkészítése gomb megnyomása után a modul elkészíti az adott év adatainak összesítését. A formanyomtatvány megtekintéséhez, ill. nyomtatásához kattintsunk a Nyomtat gombra. Először az előlap nyomtatási képét kapjuk. Ha nem kívánjuk nyomtatni kattintsunk a Bezár gombra. Ezután jelenik meg a tulajdonképpeni számadás nyomtatási kép. Ha az elkészült számadást tárolni szeretnénk (szükség lehet rá a költségvetés készítésénél. lásd ott), nyomjuk meg a Számadás mentése gombot.

84 5. Költségvetés készítése A Feldolgozás\Költségvetés menüpontra ill. a Költségvetés nyomógombra kattintás után megjelenik a költségvetés elkészítéséhez szükséges ablak. Az ablakot nagyrészt egy táblázat tölt ki, amelyben megjelennek az egye bevétel (bal oldal) és kiadás (jobb oldal) jogcímek. A Matthaeus felajánlja az aktuális követő évet a ktg.vetés elkészítéséhez (az év természetesen módosítható). Az adatok betöltése gomb az előző év költségvetés, valamint (ha volt az adott évben elmentett számadás ( lásd ott) a számadás adatait beírja az Előző és a Tény oszlopokba. Ezen adatok segítségével a Terv oszlop megfelelő mezőibe írjuk be a tervezett összegeket (Ne használjunk semmilyen, a pénzösszeg megadásánál esetleg alkalmazható jeleket, úgymint ezres elválasztó, dimenzió). A kék színnel jelzett sorok mezőit ne töltsük ki. Ide a program a Számol gomb megnyomása után beírja az eredményeket, valamint a táblázat fölött kijelzi a mindösszesen bevétel és kiadás tervadatot. Amennyiben a költségvetés megfelelő, a Ktgvetés mentése gombbal mentsük el. Későbbiekben újra betöltve az adatokat módosítási lehetőségünk lesz.

85 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E A Költségvetés nyomtatása a Nyomtat gomb segítségével történik. Ekkor előbb a nyomtatási képet láthatjuk, majd innen kezdeményezhetjük a nyomtatást. 6. Adóbefizetések nyilvántartása és könyvelése Az adók befizetéseinek kezelésére, a nyilvántartás vezetésére, a befizetések pénztárkönyvbe könyvelésére szolgál a modul. Az egyházközségi névtárban ( lásd Súgó) szereplő hívek adóbefizetéseinek regisztrálására az alábbi ablak szolgál (Feldolgozás\Adóbefizetések, ill. Adó gomb): A legördülő listából válasszuk ki a befizetőt. Megjelennek személyi adatai, valamint a táblázatban eddigi befizetései. A befizetés dátumának és összegének megadása után a Pénztárkönyvbe gomb megnyomásával tároljuk a befizetést és egyben a pénzmozgása bekerül a pénztárkönyvbe, ill. naplóba. Ha az adóbefizetés régi (adatbevitel kizárólag az

86 adó tárolása miatt szükséges, az adatot nem kívánjuk a pénztárkönyvbe írni), használjuk az Adatbevitel könyvelés nélkül gombot. A Nyomtat gomb megnyomásával átvételi elismervényt nyomtathatunk a befizetésről. Amennyiben az eddigi befizetésekről szeretnénk szűrést, kattintsunk a Lekérdezés gombra. Választhatunk a Rádiógombok segítségével a név ill. dátum szerinti lekérdezések közül. A megfelelő választás után nyomjuk meg a Szűr gombot. 7. Stólaesemények karbantartása Vigyük fel az egyházközségben előforduló stólaeseményeket, és rendeljük hozzájuk azokat az alkalmazottakat, akik az egyes eseményekben általában részt vesznek. Adjuk meg az egyes események díját, valamint azt, hogy ebből az alkalmazottak hogyan részesülnek. Az új rekord ( lásd Súgó) gomb megnyomása után adjuk meg az esemény nevét és az alapösszeget. Az eseménykódot a rendszer automatikusan adja. Ezután a jobb oldali listában jelöljük be azokat az alkalmazottakat, akik az adott eseményben általában részt vesznek, és az alapösszeg utáni nagyító gombra kattintás után a megjelenő adatbeviteli mezőbe írjuk be az alkalmazott által kapható összeget. Végül nyomjuk meg a Be gombot.

87 S Z A B Ó Z S O L T : A P É N Z T Á R K Ö N Y V M Ű K Ö D É S E 8. Stóladíjak elszámolása, könyvelése A megtörtént stólaesemény bejegyzése a Feldolgozás\Stóla menüpont vagy a Stóla nyomógomb kiválasztása után történhet, A kapott ablakban válasszuk az Új gombot. Egy új ablakot kapunk, ahol megjelennek a választható stólaesemények a hozzájuk rendelt alkalmazottakkal. Válasszuk ki a kívánt eseményt. Az alsó táblázatban megjelennek a hozzá tartozó alkalmazottak és összegek. Ha a listából valaki nem vett részt az adott eseményen, a listaelemet kijelölve nyomjuk meg a Töröl gombot. Ezzel az illető neve törlődik a listából. Ha új alkalmazottat kívánunk hozzárendelni az aktuális eseményhez válasszuk a Hozzáad gombot. A megjelenő alkalmazotti listából válasszuk ki a hozzáadandó alkalmazott nevét és nyomjuk meg a lista fölötti zöld pipa gombot. A piros X semmissé teszi a kijelölést, és eltünteti az alkalmazotti listát. Ha a kiválasztott alkalmazott már szerepel a stólaesemény hozzárendelésében, a rendszer a dupla hozzárendelést nem engedélyezi. Ha valamelyik alkalmazottnak az adott esemény kapcsán kapott kifizetésének összegét szeretnénk beállítani, kattintsunk a listában az illetőhöz tartozó összegre, és

88 végezzük el a módosítást, majd a megjelenő gombbal fogadjuk el a módosítást. A dátum beállítása után nyomjuk meg az Ok gombot. Ekkor a Matthaeus jóváhagyás után felveszi a beállított stólaeseményt. A Mégsem gomb esetén az esemény nem kerül rögzítésre. A stólaelszámolásokhoz, a visszakapott ablak listájából kell kiindulnunk. Döntsünk a rádiógombokkal, hogy egy eseményt, vagy egy időtartam eseményeit szeretnénk elszámolni. Egy esemény esetén a lista megfelelő sorára kattintsunk az egérrel (a jobb oldalon megjelennek az adott esemény végrehajtásában részt vett alkalmazottak, a nekik járó összeggel), időintervallum esetén állítsuk be a kezdő és végdátumot. A megjelenő Számol gomb az alábbi ablakot eredményezi: Válasszuk ki a könyvelés helyét, majd az Ok gombra a rendszer elvégzi a stólaeseményekhez kapcsolódó pénzmozgások könyvelését. A mégsem gombra a könyvelés nem történik meg. Vigyázat: az egyszer lekönyvelt események a listában már nem láthatóak, így dupla könyvelésük nem lehetséges.