PANNÓNIA ÖNSEGÉLYEZŐ PÉNZTÁR. Szervezeti és működési szabályzat (IT-1) Vokony János IT elnök A Pannónia Önsegélyező Pénztár Igazgatótanácsának nevében

Átírás

1 PANNÓNIA ÖNSEGÉLYEZŐ PÉNZTÁR Szervezeti és működési szabályzat (IT-1) Vokony János IT elnök A Pannónia Önsegélyező Pénztár Igazgatótanácsának nevében

2 MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Verzió Módosítás leírása Módosítás dátuma Módosította 1.0 Új szabályzat Angyal Éva 1.1 Névváltozás miatti korrekció, aktualizálás Angyal Éva, Várhelyi Géza 1.2 Aktualizálás Angyal Éva 2.0 Szervezeti változások és teljes átdolgozás Pellei József 2.1 Szervezeti változások Pellei József Jóváhagyó Igazgatótanács (Gelencsér László) Igazgatótanács (Vokony János) Igazgatótanács (Vokony János) Igazgatótanács (Vokony János) Igazgatótanács (Vokony János) 30 / sz. IT határozat ( ) 27 / sz. IT határozat ( ) / sz. IT határozat ( ) 3 / sz. IT határozat ( ) 58/2014. sz. IT határozat ( ) Jóváhagyó és módosító határozatok

3 I. fejezet A szabályzat célja 1.1 A Pénztár az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárakról szóló évi XCVI. törvény alapján június 30-án jött létre Liga Önkéntes Kölcsönös Kiegészítő Önsegélyező Pénztár néven, a Villamos- és Bányaipari Önsegélyező Pénztár és a Vasutas Önkéntes Kölcsönös Kiegészítő Önsegélyező Pénztár összeolvadásával. A pénztár határozatlan időre alakult. Nyilvántartásba vételét a Fővárosi Bíróság a 11.Pk.60/061/2011/1. számú végzésével 295. szám alatt rendelte el, tevékenységét az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárak Felügyelete (PSZÁF) a EN-IV-32/2010. sz. határozatával engedélyezte május 15-én az Együttműködési megállapodás aláírásával a pénztár csatlakozott a CIG Pannónia cégcsoporthoz, és május 22-ével felvette a Pannónia Önsegélyező Pénztár, a CIG Partnerség tagja nevet. 1.3 A Pannónia Önsegélyező Pénztár (továbbiakban: Pénztár) szervezetét, a vezető tisztségviselők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, a Pénztár alapszabálya (továbbiakban: alapszabály) tartalmazza. A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SzMSz) az alapszabályban nem, vagy nem kellő részletességgel szabályozott döntési jogköröket és feladatokat, illetve eljárásokat szabályozza. Az SzMSz szerves részét képezik az 1. számú mellékletben rögzített szabályzatok és ügyrendek. Az SZMSZ és a szabályzatok kialakításánál figyelembevételre került a CIG Pannónia Életbiztosító Nyrt. és a Pénztár közötti Együttműködési Megállapodás, valamint a Pénztári Koordinációs Bizottság ügyrendje. II. fejezet Hatály és felelősség Hatály 2.1 Személyi hatálya: kiterjed a Pannónia Önsegélyező Pénztár tagjaira és a pénztár teljes munkaszervezetére. 2.2 Időbeli hatálya: elfogadásával lép hatályba, azzal, hogy a SZMSZ-nek való megfelelést április 1-től kell teljeskörűen biztosítani. Felelősség 2.3 A szabályzat kidolgozásáért felelős: Ügyvezető III. fejezet Általános rendelkezések A Pénztár adatai 3.1 A Pénztár neve: Pannónia Önsegélyező Pénztár, CIG Partnerség tagja 3.2 A Pénztár rövid neve: Pannónia Önsegélyező Pénztár 3.3 A Pénztár székhelye:1072 Budapest, Akácfa u. 43. I/5 3.4 Telefonszám:

4 3.5 Fax szám: Honlap: elektronikus üzenési forma (csak panasz esetén): 3.7 A Pénztár bírósági nyilvántartási száma: 11.Pk.60/061/2011/ A Pénztár tevékenységi engedélye: EN-IV-32/2010. sz. határozat 3.9 A Pénztár statisztikai száma: A Pénztár adószáma: A Pénztár számlavezető bankja: OTP Bank Nyrt 3.12 A Pénztár felügyeleti szerve: Magyar Nemzeti Bank (MNB) A Pénztár jogszabály által kötelezően választott külső együttműködő partnerei 3.13 A jogszabály által kötelezően alkalmazandó külső együttműködő partnerek: a) Könyvvizsgáló b) Letétkezelő c) Vagyonkezelő 3.14 A Pénztár külső együttmödő partnerei feladat- és hatáskörét a kötelező alkalmazásukat előíró jogszabály szabályozza. A Pénztár képviselete A képviselet módja az alapszabályban meghatározott módon történik, az alábbi korlátozásokkal a) Képviseletre jogosultak aa) a Pénztár aláírási címpéldányában az adott időszakra az Alapszabály képviseleti szabályai szerint érvényesen bejelentett aláírók jogosultak a képviseletre. ab) az aa) pont szerinti képviselők által adott eseti meghatalmazással a meghatalmazásban rögzített tárgyban és korlátok között az ott megnevezett személy is jogosult képviseletre, azzal, hogy az együttes aláírásra jogosult képviselők együttesen kötelesek az eseti meghatalmazást megadni. ac) az aa) pont alatti képviselők állandó képviseleti meghatalmazást csak a jogi képviselő(k)nek és munkavállalóknak adhatóak ez utóbbi esetben a bd) pont szerinti szabályokat is figyelembe véve-, de a meghatalmazásban rögzíteni kell a tárgyi, területi korlátokat. b) Aláírási szabályok: ba) bruttó 3 MFt-nál nagyobb kötelezettségvállalást tartalmazó, vagy 1 évnél hosszabb időszakra vonatkozó és évenként bruttó 1 MFt-nál nagyobb kötelezettségvállalással járó megállapodást csak az IT elnöke önállóan, a távollétében az IT elnökön kívüli két tagja vagy az IT egy kijelölt tagja és az ügyvezető együttesen írhat alá, kivéve a közüzemi jellegű szerződéseket, melyeket az ügyvezető és a helyettes-ügyvezető(k) együttesen írhat alá. bb) Önállóan írhat alá az ügyvezető munkáltatói jogkörében eljárva, kivéve a főkönyvelő, a helyettes ügyvezető(k) munkaviszonya létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos okiratokat. bc) Gépi úton írhatóak alá a tagság egészének és a munkáltatók mindegyikének szóló értesítők, levelek, igazolások bd) meghatalmazás alapján bármely munkavállaló és a területi irodák aláírhatják a tagi szolgáltatási igénylések, tagsági jogviszony megszüntetések teljesítéséhez szükséges és hiánypótlási felhívásával kapcsolatos leveleket, amennyiben azok a Pénztárra vonatkozó anyagi kötelezettségvállalással nem járnak

5 be) banki átutalás esetén a pénztár IT-47 Pénzkezelési Szabályzat előírásai irányadóak. bf) egyebekben az alapszabály szerinti általános képviseleti szabályok irányadóak. Elektronikus aláírás különös szabályai 3.16 A 252/2000 (XII.24.) Kormányrendeletben meghatározott feladat teljesítéséhez az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k) a pénztár elektronikus aláírási lehetőséget biztosít. Az elektronikus aláírás az arra feljogosítottak részére önálló képviseleti jogot biztosít kizárólag az MNB részére küldött adatszolgáltatások, és a Pmt. szerinti elektronikus formában megtehető bejelentések megtételére Az adó és járulékbevallások elektronikus úton, a kormányzati ügyfélkapun keresztül történő benyújtására vonatkozó kötelezettség teljesítése érdekében az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k) állandó és korlátlan meghatalmazást kaphat a saját ügyfélkapu azonosítója alatt történő bevallás benyújtásra A 252/2000. (XII.24.) Kormányrendelet szerinti adatszolgáltatást amennyiben azt az MNB engedélyezi a Pénztár képviseletében a Pénztár által megbízott kiszervezett tevékenységet végző is aláírhatja saját képviseleti szabályai szerint. A 3.16 pontban említett adóés járulék bevallás benyújtásával a kiszervezett tevékenységet végző szolgáltató is megbízható. Egyéb esetekben a kiszervezett tevékenységet végző nem jogosult a Pénztár képviseletére. Összeférhetetlenség 3.19 A képviseleti, illetve aláírási jogot nem gyakorolhatják együttesen a hozzátartozók. A hozzátartozó fogalmát a Munka Törvénykönyve 294. (1) bek. b) pontja határozza meg Sem a törvényes képviseletre, sem a meghatalmazáson alapuló aláírásra jogosult képviselő nem járhat el a pénztár nevében, ha a szemben álló vagy ellentétesen érdekelt fél ő maga, a tulajdonában álló társaság vagy olyan személy, akit ugyancsak ő képvisel vagy akinek a képviseletére egyébként jogosult. A rendeltetésellenes képviseleti, illetve meghatalmazáson alapuló aláírási jogosultság gyakorlásának jogkövetkezményei Az, aki szerződés-aláírási jogkörét túllépve, vagy anélkül, hogy ilyen joga lenne más helyett és/vagy nevében szerződést köt, vagy egyéb a pénztár részére jogszerzést, illetve kötelezettségvállalást jelentő írásbeli nyilatkozatot, vagy más jogcselekményt tesz, és eljárását az akinek a nevében eljárt, nem hagyja jóvá, mint álképviselő felelős mindazért a kárért, amely beavatkozása nélkül nem következett volna be, illetőleg jognyilatkozata annyiban hatálytalan, amennyiben túllépte jogosultsága korlátait. IV. fejezet A Pénztár szervezete Küldöttközgyűlés 4.1 A Pénztár legfőbb szerve a Küldöttközgyűlés. A Küldöttközgyűlésre vonatkozó szabályokat az Alapszabály, illetve a Választási szabályzat tartalmazza.

6 Az Igazgatótanács (továbbiakban: Igazgatótanács vagy IT) Az Igazgatótanács általános feladatköre, hatásköre, felelőssége 4.2 Az Igazgatótanács a Pénztár ügyvezető szerve, amely a mindenkori hatályos jogszabályok, a Pénztár alapszabálya és a Küldöttközgyűlési határozatok keretei között köteles működni, és jogosult határozatot hozni minden olyan kérdésben, amelyben a Küldöttközgyűlés vagy más szerv nem rendelkezik kizárólagos hatáskörrel. 4.3 Az Igazgatótanács tagja e tisztségéhez tartozó tevékenysége közben az ilyen tisztséget betöltő személyektől általában elvárható gondossággal, illetve a pénztártagok érdekében különös gondossággal köteles eljárni, tevékenységét a Pénztár érdekeinek messzemenő figyelembevételével, a jogszabályok, az Alapszabály és a Küldöttközgyűlés határozatainak megfelelően köteles végezni. A kötelezettségei megszegésével a Pénztárnak okozott kárért a polgári jog szabályai szerint felelős. 4.4 Az Igazgatótanács feladatai a) Összehívja a Küldöttközgyűlést b) Összehívja a Rendkívüli Küldöttközgyűlést ba) ha a pénztár tagjainak legalább 10%-a, vagy pénztári tagjainak legalább 10%-át képviselő küldöttek az ok és a cél megjelölésével ezt írásban indítványozzák; bb) ha a Pénztár Ellenőrző Bizottsága az ok és a cél megjelölésével ezt írásban indítványozza; bc) ha az Igazgatótanács szükségesnek látja; bd) ha a Felügyelet elrendeli; be) ha a bíróság elrendeli; bf) ha az jogszabály alapján kötelező. c) Gondoskodik a Küldöttközgyűlés napirendjének és a hatáskörébe tartozó döntések előkészítéséről. d) Gondoskodik a Küldöttközgyűlés határozatainak végrehajtásáról. e) Kialakítja a Pénztár üzletpolitikáját. f) Elfogadja a hatáskörébe tartozó, a Pénztár szervezete működéséhez szükséges Szabályzatokat. g) Elfogadja a pénztár Számviteli Politikáját, a törvényben és jogszabályban előírt kapcsolódó Szabályzatokat. h) Kialakítja és a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzíti a Pénztár munkaszervezetére és működésére vonatkozó szabályokat, meghatározza a létszám és bérkeretet. Javaslatot tesz a Küldöttközgyűlésnek a kiszervezhető tevékenységek köréről. i) Dönt az ügyvezető alkalmazásáról, gyakorolja felette a munkáltatói jogokat, kinevezi és felmenti a főkönyvelőt, a helyettes ügyvezető(ke)t, elbírálja az ügyvezető tevékenységével kapcsolatos beadványokat és panaszokat. k) A Küldöttközgyűlés elé terjeszti a Pénztár éves és hosszú távú pénzügyi tervét, valamint az éves beszámolót. l) Gondoskodik a Pénztár könyveinek szabályszerű vezetéséről, az egyéb adminisztrációs, nyilvántartási feladatok elvégzéséről. Ezek végrehajtására a szükség esetén a kiszervezett tevékenységet végzővel megköti a szolgáltatási szerződést, biztosítja az abból a Pénztárra háruló feladatok elvégzését, a kiszervezett tevékenységet végzőt az általa végzett tevékenységről rendszeresen beszámoltatja. m) Dönt a befektetett pénztári eszközök letétkezelésének önálló letétkezelő szervezetre bízásáról. n) A vagyon kezelésének legfőbb irányítója, a vagyonkezeléssel kapcsolatos minden stratégiai döntés így különösen a vagyon-, és letétkezelő kiválasztása és megbízása, a vagyonkezelési szerződésnek Pénztár részéről történő megkötése, módosítása és megszüntetése, a befektetési

7 politika elfogadása, módosítása, a vagyonkezelési irányelvek meghatározása a hatáskörébe tartozik. o) Gondoskodik a Pénztár zavartalan működéséről. Ennek érdekében a Küldöttközgyűlés által elfogadott pénzügyi terv és a jogszabályok keretei között átcsoportosításokat hajthat végre, vagy javaslatot tesz a Küldöttközgyűlésnek az alapok átcsoportosítására. p) Dönt a Pénztár hitelfelvételéről. q) Határozhat szakértői bizottságok létesítéséről, meghatározva azok létszámára, feladatára, működésére és díjazására vonatkozó szabályokat, valamint ellátja ellenőrzésüket. r) Kinevezi a Pénztár képviselőit az Együttműködési Megállapodás által létrehozott Pénztári Koordinációs Bizottságba (PKB). A képviselők bizottsági munkájuk során kötelesek a Pénztár érdekeit szem előtt tartani, azokat a legmesszebbmenőkig képviselni. A Pénztár képviselői kötelesek a felmerült kérdésekben véleményüket egyeztetni, s vélemény eltérés esetén a határozathozatalt megakadályozni. Az IT a képviselők munkáját folyamatosan figyelemmel kíséri, és indokoltság esetén dönt a visszahívásukról. s) Ellenjegyzi a PKB ügyrendjét és az Együttműködési Megállapodás részeként kialakított arculati kézikönyvet. t) Az IT a PKB ajánlásait jóhiszeműen, konstruktívan kezeli, s azok végrehajtása érdekében a szükséges határozatokat meghozza, kivéve, ha azok a Pénztár érdekei jelentős sérelmét okoznák. Utóbbi esetben haladéktalanul értesíti az Együttműködési Megállapodást aláíró másik felet és a PKB elnökét, megjelölve azt a határozatot, amelyet a PKB ajánlásához legközelebb álló határozatként meg tud hozni. u) Az alapszabályban foglaltak szerint képviseli a Pénztárat harmadik személyekkel szemben, valamint bíróságok és más hatóságok előtt. t) Ellátja mindazon további feladatát, illetőleg gyakorolja mindazon hatáskörét, amelyeket jogszabály, az Alapszabály vagy jelen SzMSz meghatároz. Az Igazgatótanács működési rendje 4.5 Az Igazgatótanács működésére vonatkozó szabályokat, az általa elfogadott Ügyrend tartalmazza. (IT-21 Szabályzat) Az Ellenőrző Bizottság 4.6 Az Ellenőrző Bizottság a Küldöttközgyűlés által választott öt tagból álló - a Pénztár általános ellenőrző szerve. Az Ellenőrző Bizottság a jogszabályok rendelkezéseinek, valamint a Pénztár pénzügyi tervének és Alapszabályának és szabályzatainak betartása érdekében rendszeresen vizsgálja és ellenőrzi a Pénztár gazdálkodását, számvitelét, ügyvitelét, a pénztár fizetőképességének, bevételeinek és kiadásainak, eszközeinek és kötelezettségvállalásainak összhangját, működését. Az Ellenőrző Bizottság feladatai ellátása érdekében az ellenőrzési ütemterve szerint, de legalább évente egyszer a Pénztár kiszervezett tevékenységét is ellenőrzi. 4.7 Az Ellenőrző Bizottság Ügyrendjét az Alapszabály és a vonatkozó jogszabályok keretei között - saját maga határozza meg, üléseinek és feladatának ellátását ebben önállóan szabályozza. (EB 21 Szabályzat) Választási Bizottság 4.8 A Választási Bizottság a Küldöttközgyűlés által választott tagokból álló bizottság, amelynek feladatait és működési szabályait az Alapszabály és függeléke tartalmazza.

8 Szakértői Bizottságok 4.9 Az Igazgatótanács az Alapszabály szerint szakértői bizottságot, bizottságokat hozhat létre, amelyek feladatait, hatáskörét és működésének szabályait a létrehozáskor meg kell határoznia. A Pénztár végrehajtó szervei: az ügyvezető és az irányításával működő munkaszervezet Az ügyvezető 4.10 Az ügyvezető a Pénztárnál munkaviszonyban álló személy, aki felelős a Küldöttközgyűlés és az Igazgatótanács határozatainak végrehajtásáért, a Pénztár eredményes működéséért, folyamatos ügyviteléért és gyakorolja a Pénztár alkalmazottai felett a munkáltatói jogyokat azok kivételével, amelyeket az Alapszabály és az SZMSZ vagy a Küldöttközgyűlés vagy Igazgatótanács hatáskörébe utal. Felügyeli a kiszervezett tevékenységeket Az ügyvezető felett a munkáltatói jogokat az Igazgatótanács gyakorolja, annak keretében az Igazgatótanács dönt az ügyvezető alkalmazásáról és munkaviszonya megszűntetéséről Az ügyvezető feladatkörében eljárva a) Részt vesz a Pénztár képviseletének ellátásában a 3.14 pontban foglaltak szerint. b) felelős az Igazgatótanács és az Ellenőrző Bizottság határozatainak végrehajtásáért, Pénztár eredményes és jogszerű működéséért, Pénztár valamennyi tevékenységi körének átfogó operatív irányításáért, a folyamatos ügyviteléért, c) felelős a Pénztár fizetőképességének és kötelezettségeinek lejárati összhangjáért, d) felelős a Pénztár munkaszervezete belső szabályzatainak kialakításáért, e) felelős a vagyon-, illetve a letétkezelő ellenőrzéséért, f) felelős a Pénztár adatszolgáltatási kötelezettségeinek teljesítéséért g) gondoskodik a Küldöttközgyűlés, az Igazgatótanács, az Ellenőrző Bizottság üléseinek előkészítéséről, h) részt vesz a Küldöttközgyűlésen és az Igazgatótanács ülésein, továbbá meghívás esetén az Ellenőrző Bizottság ülésein, i) vezeti és irányítja a Pénztár munkaszervezetét, j) gyakorolja a Pénztár alkalmazottai felett a munkáltatói jogokat, kivéve a főkönyvelő, helyettes ügyvezető munkaviszonyának létrehozása és megszüntetése, ezen munkakörökben lévő személyek tekintetében a munkaügyi intézkedések előtt minden esetben az IT elnökkel, a belső ellenőr esetében az EB elnökkel is egyeztetni köteles, k) előkészíti az Igazgatótanács ülésére a Pénztár éves, közép és hosszú távú pénzügyi tervét, mérlegét és éves beszámolóját, l) feladata a Pénztár jövőképéhez, stratégiájához illeszkedő fejlesztési javaslatok kidolgozása, az elfogadott tervek végrehajtása, illetve koordinálása, m) feladata új piacok/ügyfelek és partnerek felkutatása és bekapcsolása a Pénztár tevékenységébe, n) feladata a pénztárpiac elemzése (konkurenciaelemzés) o) beszámol az Igazgatótanácsnak a tevékenységéről, p) kezdeményezheti az Igazgatótanács összehívását, q) az Igazgatótanács jogszabálysértő határozata esetén az Ellenőrző Bizottsághoz, illetve az MNB-hez fordulhat, r) kapcsolatot tart az MNB-vel és a pénztárak érdekvédelmi szervezeteivel s) ellátja a jogszabályokban, és az Igazgatótanács által ráruházott egyéb feladatokat a munkaszerződés és a munkaköri leírás alapján. t) dönt a munkavállalók kirendeléséről, u) felügyeli a pénztár kommunikációs és tájékoztatási feladatainak ellátását,

9 Belső ellenőr 4.13 Tevékenységét az Ügyvezető és az Ellenőrző Bizottság közvetlen irányítása mellett végzi. Kinevezése és felmentése esetén az Ellenőrző Bizottság egyetértése is szükséges Feladata: a) Ellenőrző Bizottság ellenőrzési tevékenységének támogatása, a folyamatba épített ellenőrzési tevékenység végzése. b) Belső Ellenőri feladatok ellátása, az ügyvezető irányítása mellett. E feladatának teljesítése során ellenőrzi a pénzügyi-számviteli tevékenységet, a bizonylati fegyelem betartását és az egyéb könyvviteli folyamatok jogszabályi előírásainak betartását. E tevékenységét a főkönyvelővel együttműködve, de tőle függetlenül végzi, az Ellenőrző Bizottság által jóváhagyott munkaprogram alapján. Titkársági asszisztens 4.15 Tevékenységét az ügyvezető közvetlen irányatása mellett végzi. Fő feladatai: a) A pénztár rész-küldöttközgyűléseinek, küldöttközgyűléseinek előkészítése, meghirdetése, megrendezése, jegyzőkönyv készítése b) Igazgatótanács, Ellenőrző Bizottság üléseinek előkészítése, meghívók kiküldése, előterjesztések megküldése, jegyzőkönyv készítése c) Jegyzőkönyvek nyilvántartása, archiválása d) A pénztár működésével összefüggő törvények, rendeletek, szabályzatok nyilvántartása a változások követése e) Személyügyi feladatok ellátása (munkaszerződés tervezetek készítése, pályáztatás, személyügyi anyagok nyilvántartása, munkaköri leírások nyilvántartása, személyi dossziék vezetése) f) Titkárságvezetés, személyre szóló bejövő-kimenő levelek iktatása nyilvántartása, írása, a beérkező számlák számlakísérő dokumentum-rendszerének koordinálása. Helyettes ügyvezető 4.16 Az ügyvezető közvetlen irányításával, személyesen, illetve az általa irányított munkaszervezet útján látja el feladatát Feladata: a) a 4.24 pontban foglalt feladatok közül mindaz, amely feladattal az ügyvezető megbízza b) akadályoztatása esetén az ügyvezető teljes jogkörű helyettesítése c) a Pénztár tervezési és kontrolling tevékenységének irányítása d) adatvédelmi felelős feladatainak ellátása e) a Területi Pénztárirodák általános szakmai felügyelete, tájékoztató szakmai anyagok készítése, f) az MNB-től, NAV-tól, az Igazgatótanácstól, Ellenőrző Bizottságtól, a Könyvvizsgálótól, az informatikai szolgáltatótól/rendszergazdától, stb. érkező információk elosztása a Területi Pénztárirodák irányában, belső ügyviteli feladatok megoldása, g) a vagyonkezelővel, letétkezelővel, számlavezető bankkal való együttműködés h) Közreműködés a szakterületi szabályzatok módosításában és az abban foglaltak végrehajtásában i) kapcsolattartás területi irodák képviselőivel, szükség szerint oktatásuk és tájékoztatásuk a pénztári folyamatokról.

10 Ügyfélszolgálat és Kommunikáció 4.2 Az Ügyfélszolgálat és Kommunikáció az Alapszabály és az Igazgatótanács rendelkezéseinek és döntéseinek megfelelően az Ügyvezető-helyettes közvetlen irányítása alatt végzi tevékenységét. 4.3 Az Ügyvezető mint a Pénztár munkaszervezetének vezetője, valamint az ügyvezető helyettes közvetlen irányítást gyakorol a Pénztár ügyfélszolgálati és kommunikációs tevékenysége felett is, ennek keretében utasítást adhat az Ügyfélszolgálat és Kommunikáció bármely alkalmazottjának, illetve ellenőrizheti a tevékenységüket. 4.4 Az Ügyfélszolgálat és Kommunikáció beosztott dolgozók felett a munkáltatói jogokat az Ügyvezető gyakorolja. Az Ügyvezető helyettes a munkáltatói jogok gyakorlására javaslatot tehet az Ügyvezető részére, ennek keretében kezdeményezheti az Ügyfélszolgálat és Kommunikáció munkaszervezetének átalakítását, létszámának növelését vagy csökkentését, bármely dolgozója részére szóló felmondást, bármely dolgozóval szemben fegyelmi eljárás lefolytatását, jutalmazást és fizetésemelést vagy csökkentést. 4.5 Az Ügyfélszolgálat és Kommunikáció területen dolgozó alkalmazottak a munkaköri leírásukés az ügyvezető helyettes utasításainak megfelelően végzik e tevékenységgel kapcsolatos feladataikat. 4.6 A Ügyfélszolgálat és Kommunikáció munkarendjét az ügyvezető helyettes javaslata alapján az Ügyvezető határozza meg, ennek keretében dönt a napi munkaidőről, az esetleges túlmunkák elrendeléséről, valamint a szabadság kiadásáról. 4.7 A tevékenység az Igazgatótanács döntésétől függően kiszervezhető. 4.8 Feladata: a) Ügyfélkapcsolati, PR, marketing és kommunikációs feladatok végzése b) Bejövő telefonos hívások megválaszolása, bonyolultabb szakterületi kérdések esetén megfelelő szakelőadóhoz továbbítja a megkereséseket. c) A beérkező elektronikus üzenetek szakszerű megválaszolása. d) A személyes ügyfélszolgálat teljeskörű és szakszerű ellátása, e) A pénztári alapdokumentumok (belépési nyilatkozatok, átlépési nyilatkozatok, adatmódosító lapok, kedvezményezett megnevezése, stb.) szakszerű feldolgozása. f) A beérkező reklamációk, panaszok kezelése, ezzel kapcsolatosan a vonatkozó szabályzat szerinti eljárás lefolytatása. g) Internetes oldal és Ügyfélkapu karbantartása, hírlevelek szerkesztése, kampányok, akciók és rendezvények megszervezése és lebonyolítása. h) Elektronikus és papíralapú szóróanyagok elkészítése, legyártatása, terjesztése. i) Pénztárról szóló prezentációk készítése és előadások tartása. j) A személyes és telefonos ügyfélszolgálat keretében szakszerű, bővebb, szakirányú kérdések megválaszolása. k) Munkáltatók, pénztártagok, érdeklődők, felügyeleti szervek felé, valamint rendezvényeken a Pénztár képviselet. l) PR és sajtókapcsolatok, pénztár kommunikációs terve végrehajtása. m) Közreműködés a szakterületi szabályzatok módosításában és az abban foglaltak végrehajtásában Területi Pénztáriroda, területi ügyintéző 4.9 Területi Pénztárirodák működnek a Pénztár működési körébe tartozó egyes gazdasági társaságoknál, melyek felsorolását a 2. sz. melléklet tartalmazza.

11 4.10 A Területi Pénztárirodák (területi ügyintézők) feladatai: a) tagsági viszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása, b) a tagi törzsadatok kezelése, c) a szolgáltatások biztosításával kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása. Főkönyvelőség 4.11 A főkönyvelőség munkaszervezetét az alábbi szervezeti egységek alkotják: pénzügyszámvitel, tagi adminisztráció, mely utóbbi a tagi adminisztráció vezető irányításával működő inkasszó és exkasszó csoportokból áll Az Ügyvezető, mint a Pénztár munkaszervezetének vezetője irányítást gyakorol a Pénztár könyvelői, ügyintézői tevékenysége felett is, ennek keretében utasítást adhat a Főkönyvelőnek és a Főkönyvelőség bármely alkalmazottjának, illetve ellenőrizheti a tevékenységüket A Főkönyvelőségre beosztott dolgozók felett a munkáltatói jogokat az Ügyvezető gyakorolja. A Főkönyvelő a munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatban javaslatot tehet az Ügyvezető részére, ennek keretében kezdeményezheti a Főkönyvelőség munkaszervezetének átalakítását, létszámának növelését vagy csökkentését, bármely dolgozója részére szóló felmondást, bármely dolgozóval szemben fegyelmi eljárás lefolytatását, jutalmazást és fizetésemelést vagy csökkentést Az alkalmazottak a munkaköri leírásuk- és Főkönyvelő/Ügyvezető utasításainak megfelelően végzik feladataikat A Főkönyvelőség munkarendjét a Főkönyvelő javaslata alapján az Ügyvezető határozza meg, ennek keretében dönt a napi munkaidőről, az esetleges túlmunkák elrendeléséről, valamint a szabadság kiadásáról A tevékenység az Igazgatótanács döntésétől függően kiszervezhető. Helyettes ügyvezető - Főkönyvelő 4.17 Az ügyvezető közvetlen irányításával, személyesen, illetve az általa irányított munkaszervezet útján látja el feladatát Feladata: a) a 4.24 pontban foglalt feladatok közül mindaz, amely feladattal az ügyvezető megbízza b) akadályoztatása esetén az ügyvezető teljes jogkörű helyettesítése c) a pénzügyi- számviteli tevékenység irányítása, az ilyen irányú kiszervezett tevékenységet végző szolgáltató ellenőrzése, beszámoltatása d) a pénzügyi-számviteli előírások és a bizonylati fegyelem betartása és betartatása, e) a könyvvitelhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások kialakítása, a számlarend és a számviteli bizonylati rend betartásával a mérlegvalódiság biztosítása, f) a zárlati munkák megszervezése, az éves beszámoló és vagyonkimutatás elkészítése, g) a leltározási munkák megszervezése, a leltáreltérések rendezésére javaslat készítése, a selejtezési jegyzőkönyvek elkészítése. h) részt vesz a Pénztár pénzforgalmi tervének kidolgozásában a befolyó tagdíjak és a szolgáltatási, valamint az üzemviteli kiadások figyelembe vételével. i) megszervezni az állami költségvetéssel szemben fennálló kötelezettségek nyilvántartását és teljesítését. j) ellátni az Ügyvezetővel együttesen a Pénztár képviseletét az Adóhatóság előtt.

12 k) követni a jogszabályi változásokat, felelős a Pénztár az SzMSz mellékletében szereplő, az ő hatáskörébe tartozó - szabályzatainak elkészítéséért, folyamatos aktualizálásáért. l) részt venni a Pénztár informatikai rendszerének kialakításában, meghatározni a szoftverfejlesztések szakmai specifikációját. m) az Igazgatótanács és az Ügyvezető külön megbízása alapján egyéb munkák elvégzése, n) kapcsolattartás a Pénztár könyvvizsgálójával, o) a szolgáltató társaságokkal való kapcsolattartás és a szolgáltatók ellenőrzése szerződés szerint. Kontroller 4.19 Tevékenységét az Ügyvezető helyettes közvetlen irányítása mellett végzi A tevékenység az Igazgatótanács, végelszámoló döntésétől függően kiszervezhető Feladata: a) Pénztárra vonatkozó kontrolling alapelvek kidolgozása, a kontrolling tevékenység működtetése, b) Közgyűlési, Igazgatótanácsi előterjesztések, elemzések, jelentések készítése, c) Igazgatótanács és az Ellenőrző Bizottság részére havi standard beszámolók készítése az üzletmenet állásáról, d) éves beszámolók, elemzések készítése, e) éves operatív, és középtávú tervek készítése, f) munkaköri feladataihoz kapcsolódó szabályzatok elkészítése. Alkalmazottakra vonatkozó előírások 4.22 Az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k), a főkönyvelő irányításával, az Igazgatótanács ellenőrzése mellett az alkalmazottak feladatukat, tevékenységüket részletes munkaköri-leírás alapján, az abban foglaltak szerint végzik 4.23 A munkaszervezet tagjai feladatkörükben az általában elvárható gondossággal kötelesek eljárni Tevékenységüket a Pénztár érdekeinek messzemenő figyelembevételével a jogszabályok, az Alapszabály és a Küldöttközgyűlés határozatainak megfelelően kötelesek végezni. Feladatkörükben a kötelezettségeik megszegésével a Pénztárnak okozott kárért a polgári jog és a Munkatv. általános szabályai szerint felelősek Az alkalmazottak által ellátott tevékenységek az Igazgatótanács döntésétől függően kiszervezhetőek.

13 Vagyonkezelés 4.26 A Pénztár a kockázatok mérséklése és az egyoldalú függősség megelőzése érdekében befektetéseit minden esetben köteles befektetési eszközcsoportok szerint megosztani. A Pénztár a vagyonkezelést az Öpt.-ben meghatározott feltételekkel végezheti önállóan, vagy azzal megbízhat e tevékenységre feljogosított szervezetet (a továbbiakban: Vagyonkezelő). A Pénztár azon vagyonelemek vonatkozásában, amelynek kihelyezése lehetséges, Vagyonkezelőt alkalmaz. A Vagyonkezelővel kötött szerződés és annak módosítása csak írásban érvényes. A Vagyonkezelővel kötendő szerződésben rendelkezni kell az átadott vagyon kezeléséről, nyilvántartásáról, rendszeres értékeléséről, valamint a befektetési előírások betartásáról, és mindazokról, amelyet a vonatkozó jogszabályok kötelezően előírnak. Az egyéb részletszabályokat a Befektetési Politika tartalmazza. A Pénztár adminisztrációjának és nyilvántartási, valamint beszámolási kötelezettségének főbb szabályai 4.27 A Pénztár a hatályos jogszabályi keretek között adminisztrációs és nyilvántartási feladatainak ellátását szerződéses keretek között e tevékenységgel üzletszerűen foglalkozó szervezethez (szolgáltatóhoz) kihelyezheti vagy a tevékenységet kiszervezheti. A szolgáltatókkal a szerződések megkötésére, feltételei meghatározására az Igazgatótanács jogosult E pont értelmében kihelyezés, kiszervezés alatt az Alapszabályban meghatározott fogalmakat kell érteni. Információ technológiai kapcsolatok (Informatika) 4.29 A Pénztár információ technológiával kapcsolatos feladatainak elvégzésére munkavállalót alkalmazhat, vagy ezirányú tevékenységét az Öpt. 40/D. alapján kiszervezheti. A döntés módosításáig a Pénztár ezen tevékenységet külső vállalkozókkal kötött szerződés keretében végezteti Az információ technológiai feladatok irányítása közvetlenül az ügyvezető hatáskörébe tartozik Az információ technológia működéséért felelős munkavállaló, vagy vállalkozás feladata a) a Pénztár szervereinek, munkaállomásainak, hálózati eszközeinek, távközlési kapcsolatainak és szoftvereinek az információ biztonsági előírások szerint történő üzemeltetése, b) kapcsolattartás az adatszolgáltatókkal és a szoftverfejlesztőkkel, c) a Pénztár adminisztrációját támogató számítógépes rendszerek és szoftverek felügyelete és folyamatos fejlesztése, d) javaslat tétel eszközök beszerzésére, fejlesztésére A feladatot munkaviszony keretében ellátó munkatárs feladatát a részletes munkakörileírás alapján látja el, kiszervezés esetén a szerződésben kell rendelkezni róla Kiszervezés esetén a szerződésnek tartalmazni kell a kiszervezésre és az informatikai rendszer védelmére vonatkozó legfontosabb jogszabályi előírásokat A Pénztár jogi feladatait külső megbízott látja el az ügyvezető közvetlen irányításával. Jog

14 V. fejezet A Pénztár működése 5.1. A tevékenységekre bontott működés folyamatait és az irányítási funkciók elhatárolását a döntési hatáskör megosztási táblázat tartalmazza. A táblázatban alkalmazott jelölések D - döntés I - információszolgáltatás V - feladat végrehajtás E - ellenőrzés, irányítás, döntés előkészítés R - részvétel A táblázat rovatainak tartalma: 1 - Tevékenység, folyamat 2 - Küldöttközgyűlés 3 - Igazgatótanács 4 - Ellenőrző Bizottság 5 - Könyvvizsgáló 6 Ügyvezető és közvetlenül általa irányított szervezet 7 Helyettes ügyvezető 8 Helyettes ügyvezető (főkönyvelő és közvetlenül általa irányított szervezet) 9 Ügyfélszolgálat és kommunikáció 10 - Területi Iroda

15 Döntési hatáskör megosztási táblázat Tervezés 1.1 Hosszú távú gazdálkodási terv elkészítése D E,V E E E,V R,V R,V I 1.2 Éves gazdálkodási terv elkészítése D E,V E E E,V R,V R,V I 1.3 Létszámterv D E,V E,V R,V R,V I 1.4 PR terv D,E E,V R,V I,R 1.5 Befektetési terv D,E E E E,V R,V I 1.6 Külső források, munkáltatói, támogatói D E D,V I I szerződések 1.7 Szervezeti, működési fejlesztés D V,E E I,V R,V R,V I 1.8 Alapszabály módosítás D V,E E E I,V R,V I 1.9 Szolgáltatások fejlesztése D E E E,I R,V I I 1.10 Kiegészítő vállalkozási tevékenység fejlesztése D E E,I 1.11 Egyesülés, szétválás, csatlakozás, stratégiai D E E E,I R,V R,V R szerződés 2. Pénztárüzem, gazdálkodás 2.1 Tagok felvétele, ki-és átléptetése D R,V I,R,V V 2.2 Könyvvezetés, adatszolgált. könyvvezetéshez E R,V I,R,V 2.3 Beszámoló a Pénztárfelügyelet számára E E R,V R,V I,R 2.4 Befektetések bonyolítása D E D,E R,V 2.5 Alapok előírás szerinti arányainak tartása E E D,E R,V 2.6 Likviditás biztosítása D,E R,V I 2.7 Pénzgazdálkodás D E D,E E,R,V V 2.8 Készletgazdálkodás E D,E E,R,V I,V 2.9 Házipénztár kezelés E D,E E I,V 2.10 Kapcsolattartás pénztártagokkal D I,R,V I,V 2.11 Szolgáltatási igény elbírálása E D E,R,V I,R,V I,V 2.12 Szolgáltatás bonyolítása E D E,R,V I,R,V 2.13 A működéssel kapcs. szerződések megkötése D D,E,R R,V R,V R,V I A Pénztár pénztártagokat érintő, legfontosabb folyamatainak működése 5.2. A tagokra vonatkozó szabályokat az Alapszabály tartalmazza. Tagsági viszony megszünése, megszüntetése, szolgáltatások rendje 5.3. A tagsági viszony megszünésének, megszüntetésének eljárásrendjét az Alapszabály elválaszthatatlan mellékletét képező Szolgáltatási és elszámolási szabályzat tartalmazza, az illetékesek annak figyelembevételével járnak el. 15

16 A Pénztár munkarendje, ügyfélszolgálat, a panaszok kezelése 5.4. A pénztár munkarendjét a Munkaügyi Szabályzat (IT-23) határozza meg Az ügyfélszolgálati rendet a Panaszkezelési Szabályzatban (IT-33) kell meghatározni A pénztártagok reklamációját, panaszait a Panaszkezelési Szabályzatban (IT-33) foglaltak szerint kell intézni. Egyéb eljárások 5.7. Az SzMSz korábbi fejezeteiben nem részletezett eljárások részletes szabályait a Pénztár adott folyamatra vonatkozó szabályzatai tartalmazzák, amelyek az SzMSz mellékletét képezik. A 2. számú melléklet tartalmazza a Pénztár szabályzatainak felsorolását, az elfogadó testületek megnevezését és a szabályzatok folyamatos követésével megbízott felelősöket. 16

17 1. számú melléklet A Pénztár belső utasításai A pénztár működésével kapcsolatosan az alábbi belső szabályzatok vannak kötelező jelleggel érvényben az egyes rendszeresen ismétlődő és a folyamatos tevékenységek szabályozására: Alapszabály (1. sz. melléklete: Szolgáltatási és elszámolási szabályzat, 2. sz. melléklete: Választási szabályzat, 3. sz. melléklete: Egyéni számlaértesítő) (KGY-1) Befektetési politika (IT-51) Belső ellenőrzési szabályzat (IT-29) Ellenőrző Bizottság ügyrendje (EB-21) Eszközök és források értékelési szabályzata (IT-441) Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata (IT-442) Eszközök és források selejtezési szabályzat (IT-443) Etikai szabályzat (IT-22) Hozamfelosztási szabályzat (IT-53) Igazgatótanács ügyrendje (IT-21) Iratkezelési szabályzat (IT-24) Munkaügyi szabályzat (IT-23) Panaszkezelési szabályzat (IT-33) Pénzkezelési szabályzat (IT-47) Pénzmosási szabályzat (IT-28) FATCA szabályzat (IT-281) Pénztári alapok képzésének szabályzata (IT-52) Számlarend (IT-42) Számviteli politika (IT-41) Szervezeti és működési szabályzat SZMSZ (IT-1) Ügyviteli és adatforgalmazási szabályzat (IT-25) IBSZ Informatikai Biztonsági Szabályzat BA Bizonylati Album IBU 01 Informatikai kockázatok IBU 02 Adatok osztályozása, rendszerek besorolása IBU 03 Mentés IBU 04 Vírusvédelem IBU 05 Archiválás IBU 06 Fizikai biztonság IBU 07 Rendszerhozzáférések IFU 01 Fejlesztési igények kezelése IFU 02 Fejlesztések lebonyolítása IMK Informatikai Működésfolytonossági és Katasztrófaterv IS Informatikai Stratégia IÜU 01 rendszermonitorozás IÜU 02 Válságkezelés IÜU 03 Konfigurációkezelés 17

18 IÜU 04 Szoftvergazdálkodás IÜU 05 Incidensek kezelése A kidolgozásért, nyomon követésért és karbantartásért felelős személyek Felelős EB elnök Ügyvezető EB-21 KGY-1; IT-1, IT-21, IT-22, IT-23, IT-51, IT-53, Szabályzat Belső ellenőr Helyettes ügyvezető főkönyvelő Helyettes ügyvezető IT-29 IT-441, IT-442, IT-443, IT-41, IT-42, IT-47 IT-28, IT-281, IT-33 IT-24, IT-25 IT-52 IBSZ, BA, IBU-01, IBU-02, IBU-03, IBU-04, IBU-05, IBU-06, IBU-07, IFU-01. IFU-02, IMK, IS, IÜU-01, IÜU-02, IÜU-03, IÜU-04, IÜU-05 A pénztár szabályzatait (a KGY-1 és az EB-21 kivételével) az Igazgatótanács hagyja jóvá. A belső szabályzatok, az elnöki/ügyvezetői utasítások és értesítések a pénztár valamennyi tisztségviselőjére és alkalmazottjára, valamint az adott ügyben érintett külső munkatársakra kötelező érvényűek. 18

19 2. sz. melléklet Szerződéses munkáltatók, Területi Pénztárirodák* (szerződésszám feltüntetésével, október 01-i állapot szerint) 1. Paksi Atomerőmű Zrt * 2. Vértesi Erőmű Zrt * 3. Dorog-Esztergom Erőmű Kft * 4. MVM Magyar Villamos Művek Zrt (MVM Zrt) * 5. MVM GTER Gázturbinás Erőmű Zrt * 6. MAVIR Magyar Villamosenergia-ipari Átviteli Rendszerirányító Zrt 7. Dunántúli Villamosenergia-ipari Szakszervezet (DUVISZ) ** 8. Tatabánya Erőmű Kft * 9. Tiszavíz Vízerőmű Kft * 10. MVM Partner Energiakereskedelmi Zrt * 11. Mátrai Erőmű Zrt * 12. Országos Villamostávvezeték Zrt (OVIT Zrt) * 13. AES-Tisza Erőmű Kft 14. AES Borsodi Energetikai Kft 15. Dunamenti Erőmű Zrt 16. MVMI Informatikai Zrt * 17. MVM Kontó Zrt ** 18. Budapesti Erőmű Zrt * 19. MVM Trade Zrt (volt MVM Villamosenergia Ker. Zrt, összeolvadt az MVM Partnerrel) ** 20. EDF DÉMÁSZ Zrt 21. DÉMÁSZ Primavill Kft 22. EDF Energia Hungária Kereskedelmi Kft (volt D-Energia Kft) ** 23. HEBÜ Kft ** 24. DÉL-ÁSZ Autó Kft ** 25. EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft 26. EDF DÉMÁSZ Partner Kft 27. Kőbányahő Kft * 28. Egyesült Villamosenergiaipari Dolgozók Szakszervezete/EVDSZ (volt VDSZSZ) 29. Dalkia Energia Zrt * 30. Római Irodaház Kft * 31. VILLKESZ Villamosipari Kereskedelmi és Szolgáltató Kft * 32. Bakonyi Villamos Művek Termelő Zrt (volt Bakonyi Kombiciklus Kft) * 33. Mátrai Villamos Művek Termelő Zrt * 34. MVM-ADWEST * 35. PETROLSZOLG Karbantartó és Szolgáltató Kft 36. MOL Nyrt 37. O.K.F.T Kft Olajipari Karbantartó Fejlesztő és Tervező Kft 38. Damján és Kozma Bt 39. UNISZOV Kft 40. FGSZ Földgázszállító Zrt 41. E-ON Gazdasági Szolgáltató Kft 42. Geofizikai Szolgáltató Kft 43. Tiszai Vegyi Kombinát 44. MOL-LUB Kft 45. HUPX Magyar Szervezett Villamosenergia-piac Zrt 19

20 46. Promtávhő Szolgáltató Kft 47. Magyar Gáz Tranzit Zrt 48. MVM NET Távközlési Szolgáltató Zrt 49. EHP Zrt Első Hazai Pénztárszervező és Működtető Zrt 50. EUROCONTO Szolgáltató Kft 51. MVM Paks II Atomerőmű Fejlesztő Zrt 52. Comtech Kft 53. Pannónia Nyugdíjpénztár 54. Primo-Conto Kft 55. Győr Sopron Ebenfurti Vasút Zrt. (GYSEV Zrt) 56. Wienerberger Zrt 57. MVM Társaságcsoporti Szakszervezeti Szövetség (MVM TSZSZ) 58. Bicskei Egészségügyi Központ 9001 MÁV Zrt 9002 MÁV- Start Zrt 9003 MÁV Trakció Zrt (egyesült a MÁV-Start Zrt-vel) ** 9004 MÁV Gépészet Zrt (egyesült a MÁV-Start Zrt-vel) ** 9005 Rail Cargo Hungaria Zrt 9006 MÁV Vagyonkezelő Zrt 9007 MÁV Ingatlankezelő Kft 9008 VPE Kft. ** 9009 Záhony Port Zrt 9010 KTI Nonprofit Kft 9011 MÁV Felépítménykarbantartó és Gépjavító Kft (MÁV FKG Kft) 9012 BILK-TRANS Kft ** 9013 MÁVTRANSSPED Kft. ** 9014 Pannónia Önsegélyező Pénztár (volt Liga Önsegélyező Pénztár) 9015 Vasútvillamosító Kft 9016 Vasutas Önsegélyező Pénztár (VÖKKÖP) ** 9017 VDSZSZ Szolidaritás * Az egy csillaggal megjelölt munkáltatóknál alkalmazásban lévő munkavállaló pénztártagok ügyeivel a munkáltató által biztosított kollégák (területi irodák) foglalkoznak. A többi munkáltatónál alkalmazásban lévő munkavállaló pénztártagok ügyeivel, valamint az egyéni tagokkal a központi iroda munkatársai foglalkoznak. ** A két csillaggal jelölt munkáltatókkal a pénztár már nem rendelkezik élő szerződéssel (megszűntek, beolvadtak vagy az adott munkáltatónál egy munkavállaló pénztártagja sincs a pénztárnak.) 20