Jelentés ll. a Magyar Köztársaság helsinki,. koppenhágai, prágai nagykövetségeinek és a pozsonyi. főkonzulátusának évi pénzügyigazdasági

Átírás

1 Jelentés a Magyar Köztársaság helsinki,. koppenhágai, prágai nagykövetségeinek és a pozsonyi főkonzulátusának évi pénzügyigazdasági ellenőrzéséről ll.

2 ALLAMI SZAMVEVOSZEK V / J E L E N T É S A Magyar Köztársaság helsinki, koppenhágai, prágai nagykövetségeinek és a pozsonyi főkonzulátusának évi pénzügyi-gazdasági ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja a külképviseletek feladatainak és a rendelkezésre álló pénzeszközök összhangjának megitélése, valamint a gazdálkodás célszerüségi, eredményességi és törvényességi szempontok szerinti értékelése volt. A helyszini ellenőrzést a Külügyminisztériumnál végzett előzetes tájékozódás és ellenőrzés egészitette ki. Ennek keretében a minisztérium irányító, ellenőrző feladatának ellátását vizsgáltuk. Az ellenőrzés alapvetően az I. l IV. 30. közötti időszakra terjedt ki. Az ellenőrzés megállapításait a következőkben összegezzük: I. l. A_roűködés feltételei. a gazdálkodás célszerüsége ~ Az ellenőrzött viszonylatokban az anyagi-technikai feltételek és az éves költségvetések lehetévé tették a külképviseletek zavartalan müködését.

3 - 2 - A külképviseletek a Külügyminisztérium által meghatározott keretek között fejtik ki tevékenységüket. Költségvetésük tervezése és végrehajtása - az utóbbi időben bekövetkezett változások ellenére - a közvetlen irányitás jegyeit viseli. A külképviseleteket még részben önálló költségvetési szervnek sem minősitették, tényleges gazdálkodási lehetőségük igen korlátozott. A kötött keretek (idegen állampolgárságú alkalmazottak bére, reprezentáció, bérleti dij stb.) a költségvetés 50-80%-át teszik ki. A saját hatáskörben átcsoportosítható u.n. globál keret felhasználása is nagy mértékben determinált (távhő, gáz, energia stb. költségek). A költségvetések kialakítása összességében reális volt. Egyes előirányzatok (anyagok, egyéb szolgáltatások) túltervezésével azonban tartalékot képeztek, ill. az előirányzatok más célú igénybevételének lehetóségét teremtették meg. (Helsinki, Koppenhága) A külképviseletek müködési bevételt nem terveztek, mivel ezek- a bevételek teljes egészében a minisztériumot illetik. A kiadásokkal szemben jelentkező bevételeket esetenként térítményként számolják el. (Prága, Koppenhága) A köl~ségve~ésen kivül kezelik ( külön hagyják jóvá és külön kell beszámolni a felhasználásáról is) a tájékoztatási keretet, amit sem a munka jellege, sem a keret nagysága nem indokol és a gazdálkodás szempontjából sem célszerű.

4 - 3 - A költségvet ési eszközök felhasználása többségében célszerünek és takarékosnak minősithető. Az előirányzatok felhasználását a nagykövetek havi gyakorisággal, helyetteseik folyamatosan figyelemmel kisérték. Hiányoljuk azonban. hogy a gazdálkodási jogköröket nem rögzitették. Előfordul, hogy hiányzik az utalványozás (Prága), vagy a gazdasági eseményeket követve jóval később kerül arra sor (Koppenhága). A kiadások jelentős részét reprezentálják a bérköltségek és a bérleti dijak. Takarékos megoldást jelent a magyar alkalmazottak családtagjainak foglalkoztatása kisegítő (takaritási, főzési, rendezvény lebonyolító stb. ) vagy adminisztrációs feladatokra. Ez által kiváltható a magasabb bérű külföldi munkavállalók foglalkoztatása. Az ebben rejlő lehe tő ségek nincsenek maradéktalanul kihasználva. A bérleti dijak egyre inkább emelkednek az utóbbi időben. Igy hosszú távon a saját tulajdonú ingatlanok fenntartása t ekinthető gazdaságosnak. Megjegyezzük azonban, hogy a saját tulajdonú ingatlan nem megfelelő hasznositására is van példa. Helsinkibe n a nagykövetség belvárosi, 64 m2-es l akása csak kis mértékben volt kihasználva. A lakás szállás~énti hasznositását futárokra és más kiküldetésben lévő személyekre korlátozták. Az i gy befolyó esetenkénti FIM szállásköltség térítés a lakás fenntartását nem teszi rentábilissá. A dolgozókat terhelő költségtéritések több esetben nem reálisak. A lakásokban igénybe vett szolgáltatások ( fűtés,

5 - 4 - melegviz) téritési dijai - a kifogásolt esetekben nem állnak arányban a bérleti dijakkal, a lakások alapt erületével, saját tulajdonú ingatlanoknál pedig az üzemelt etési költségekkel. A téritési dijak a dolgozók valutaellátmányának 1-2%-át, a bérleti dijak 2-3%-át teszik ki és a Helsinkiben óta, Reppenhágában pedig óta változtatlanok. Egyes esetekben az álló és fogyóeszközök beszerzését nem kellő körültekintéssel, a gazdaságossági szempontokat figyelmen kivül hagyva végezték. Koppenhágában dec. hónapban olyan eszközöket is beszereztek, mintegy 22 ezer DKR értékben, amelyeket a korábbi gyakorlat szerint hazai kiszállitással biztositottak (butarok, szőnyeg, ágynemü). Kedve zőtlen az is, hogy a repre - zentációs célú magyar italokat dán kereskedöktől, magasabb költséggel szerezték be. Kedvező, hogy az ésszerüsitésre és a takarékcsságra való törekvés konkrét jelei is megjelentek a gazdálkodásban. Helsinkiben a nagykereskedelmi, vánm1entes beszerzés a hús~ és konzervféléknél 60-70%-os, a kávénál 40-50%- os, a lisztnél és cukornál 15-25%-os, a tisztítószereknél és háztartási c ikkeknél 10-30%-os megtakarítással jár. A prágai nagykövetség gazdasági felelőse irásban kezdeményezte a racionálisabb létszámgazdálkodást (m~nkakörök összevonását) és a költségek csökkentését. Költségtakarékos megoldást jelent általában a magángépkocsik hivatalos c é lú használata ill. az ennek ell enében fizetett átalány jellegü térités. Esetenként azonban a térités összegének számítása nem volt reális (Helsinki) vagy az átalány összegének felülvizsgálatára több é v e n át nem került sor (Koppenhága).

6 - 5 - A feladatok ellátásának személyi feltételei általában adottak voltak. Helyenként azonban jelentős felkészültségbeli (nyelvtudás, szakmai ismeret ) különbségek tapasztalhatók. (Pl. Helsinkiben a diplomaták esetében.) A gazdasági és ügyviteli feladatokat ellátó munkatársak felkészítése az operativ munkavégzésre esetenként nem megfelelő, ami zavarokat okoz a müködésben. A nagykövetségek elhelyezési körülményei általában jónak mondhatók. Az utóbbi időben felújításokra is sor került, ezek azonban esetenként célszerűtlen megoldásokkal jártak. Koppenhágában a nagykövetség épületében a konzuli lakás áthelyezése a nagykövetség épületét nagyobb fogadások tartására alkalmatlanná tette és a funkcionális egységek összhangját is megbontotta (pl. a nagyköveti dolgozószoba és a tárgyaló elszakadt a fogadó hel yiségektől ). Prágában a h e lyi DTEI költségére és kivitelezésével megvalósult felújítás ellenére az irodai célra nem hasznositható helyiségek túlméretezettek, ennek megfelelően fenntartásuk költséges. A nagykövetségek alkalmazottainak lakáskörülményei - mind a nagykövetség épületében, mind a bérelt lakásokban - általában szinvonalasak. A diplomaták esetében a lakáson történő vendégfogadásokra is lehetőség van. Hivatali helyiségek és a lakások butorzata, felszereltsége általában jó, a végrehajtott cserék és pótlások indokoltak voltak. A külképviseletek pé nzellá tása ütemes, helyenké nt azonban túlfinanszírozást eredményezett.

7 - 6 - Koppenhágában a konzuli dijak és a vizum bevételek szezonális megemelkedése márciusától a pénzeszközök jelentős mértékü megnövekedését eredményezte. A bankszámlára júniusában 200 ezer, augusztusban 150 ezer DKR-t helyeztek el. A számlán igy 600 ezer DKR-t meghaladó -4-5 havi felhasználásnak megfelelő -összeg gyűlt össze, ami csak majusára csökkent elfogadható szintre. Helsinkiben az ellátmányból 100 ezer FIM-et helyeztek ki havi lekötéssel kamatozó bankszámlára. A bankszámlán az ellenőrzés idején további 784,9 ezer FIM volt elhelyezve, ami céljellegű pénzforrás, igénybevételét a KüM Távközlési Osztálya irányitj a. 2. A gazdálkodás törvényessége A helyszini pénztárellenérzések alkalmával a talált készpénz, a bankszámlák, valamint a pénztárnapló egyenlegei között egyezőség állt fenn. Az egyezőséghez azonban több esetben a pénztárban lévő bonokat kelett figyelembe venni. (Az ellenőrzöttek minden esetben arra hivatkoztak, hogy a Külügyminisztérium lehetövé teszi a bonok alkalmazását, vagyis azt, hogy a különböző eimen felvett előlegeket nem helyezik kiadásba a pénztárnaplóban. gppen ezért az évenkénti kétszeri pénztárellenőrzés is elfogadja ezt a gyakorlatot.). A bizonylati rend és fegyelem terén helyenként hiányosságak tapasztalhatók. Például Prágában a bizonylatok a szükséges aláirásokat gyakran ~em tartalmazzák; a pénztári eseményeket esedékességükkor több esetben nem könyvelték le; egyes beszerzések számláin hiányzott a magyar szöveg; a beszerzések bizonylatain az átvételt nem igazolták, a leltári számot nem jegyezték fel; reprezentációs költségek elszámolásakor a résztvevők számát esetenként nem tüntették fel.

8 - 7 - A vizumdij tömbök rendszeresitése kedvezőbb feltételeket teremtett az ellenőrzés számára. Továbbra sem megoldott azonban a konzuli bevételek (ideértve a vízumdíjakat is) nyilvántartása és elszámolása.koppenhágában kedvező tapasztalatokat szereztünk. Helsinkiben viszont a korábbi és a jelenlegi konzulnál is pénzhiányt állapitottunk meg. (176, ill. 56,46 FIM.) A szabályozattlanság tág lehetőséget kinál a visszaélésre. A külképviseleteknél általában nem a költségvetési szerveknél rendszeresített, szabvány szerinti bizonylati nyomtatyányokat használják. Altalánosságban megállapítható, hogy ennek hiánya kedvezőtlenül hat a bizonylati rendre. Ez elsősorban a házipénztári pénzkezelés, az előlegkezelés és a leltározás területén érzékelhető. (Nem megfelelő a repülől apcs nyugták, bonok stb. használata, hiányoznak a raktári fej lapok.) A külföldi állampolgárok foglalkoztatása nem minden esetben felelt meg a rendelkezéseknek. Prágában a munkaszerződések magyar változat nélkül készültek. A társadalombiztosítási kötelezettséget nem a tényleges kifizetett illetmény, hanem az alkalmazottak által bevallott alacsonyabb összeg után fizették.... A vagyonkezelés, vagyonnyilvántartás nem felel me g a követelményeknek. A nyilvántartás mind Helsinkiben, mind Koppenhágában eltért a tényleges állapotoktól. Egyes készletféleségek (főként a müvészeti alkotások) eltérő csoportositá-

9 - 8 - sa, valamint a kiselejtezett, de tovább használt eszközök is növelték az eltéréseket. Ezekre az eltérésekre a Külügyminisztérium sem hivta fel a figyelmet. Helsinkiben a leltári nyilvántartásban 135 db- os Herendi készlet szerepelt, mig a l eltár mellékletében felsorolt db-szám meghaladta a 300- at. A nagykövetség Herendi készletét a művészeti alkotások között, mig a nagyköveti lakás hasonló márkájú étkészletét és lakásdiszitó tárgyait a fogyóeszközök között tartották nyilván. Ugyanitt egyes biztonsági felszerelések h i ányoztak a nyilvántartásokbó l. Koppenhágában a nyilvántartás vezetése - az ismeretlen időpontban végzett bejegyzések, módositások ~ nem tette lehetövé a vagyoni helyzet változásának nyomon követését. Emellett a próbaszerű el l enőrzés alkalmával egyes l eltári körzetekben nyilvántartott eszközök több esetben máshol voltak találhatók. A reprezentációs és az ajándék készletek nyilváritartási rendje és kezelése több vonatkozásban nem felel meg a vagyonvédelmi elóirásoknak. Koppenhágában egyes reprezentációs árufélékról (cigaretta, konzervek, élelmiszerek stb.) nyilvántartást nem vezetnek, ezek felhasználása nem kisérhető figyelemmel. Az ajándéktárgyak nyilvántartása nem ad megfelelő áttekintést, mert a készletáll ományt nem egységesen, hanem beszerzésenként külön vezették. Helsinkiben eltérések vol tak a nyilvántar tott és a tényleges készletek között (pl. pál inka, tokaji bor, pezsgő). Ezt a rendezvényeken megmaradt mennyiség visszavételezésének e l maradása okozta. Az ajándékraktárban a többletet a kivételezett, de fel nem.használt tárgyak okozták. Az évi karácsonykor mintegy 500 üveg különféle italt ajándékoztak, amely egyetlen esetben sem került viszonzásra. Prágában a reprezentációs italkészlet kb. 2 évi sz~kségl~tet fedez. A gazdálkodás rendjében tapasztalt hiányosságak a f olyamatokba épitett belső ellenőrzés és. a minisztériumi belső ellenőrzés érdemibb, következetesebb e l látásával mege lő zhetök lettek volna.

10 - 9 - I I. J a y a s l a t o k l. A Külügyminisztérium az ellenőrzés megállapításai alapján: - kisérje figyelenm1el a külképviseleteken az ellenőrzés által feltárt hiányosságak megszüntetését; - vizsgálja felül és az indokolt mértékben emelje fel a dolgozókat terhelő lakás utáni költségtérítéseket ; 2. A Külügyminisztéríum kül]{épviseleteket írányitó és ellenőrző tevékenysége során: - mérlegelje az érdekeltségi elemek erősítését a külképviseletek gazdálkodásának szabályozásában; - fordítsen nagyobb figyelmet a kiküldöttek felkészültségének elbirálására, illetve a kijelöltek felkészítésére; - a szemé lyi állomány kialakításánál a gazdaságossági szempontokat is következetesen érvényesiteni kell. Nasyobb figyelmet kell ford~tani ~ kiküldöttek családi viszonyaira, illetve az elhelyezési adottságokra és foglalkoztatási lehetőségekre; - szüntes~e meg a tájékoztatási keret költségvetésen kivüli kezelését; - gondoskedjon a - tulajdohvédelem legfontosabb területein a költségvetési szerveknél rendszeresitett szabvány s z e r i nti bizonylati nyomtatványok a lka lmazásár ól;

11 fokozottabban ellenórizze a vagyonvédelmi követelmények betartását és szükség szerint érvényesítse a felelősséget; - alakitsa ki a konzuli bevételek (vizumdijak) nyilvántartásának és elszámolásának egységes zárt rendjét. Budapest, július Ji l /\ IÍ"í~ \ Dr. Hagelmayer István