AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSÁNAK SOROS ELNÖKSÉGE ÉS AZ ELNÖKSÉGI RENDEVÉNYSZERVEZÉS

Átírás

1 BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI KAR NEMZETKÖZI GAZDÁLKODÁS SZAK Nappali tagozat Gazdaságdiplomácia szakirány AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSÁNAK SOROS ELNÖKSÉGE ÉS AZ ELNÖKSÉGI RENDEVÉNYSZERVEZÉS Készítette: Győri Edina Budapest, 2011

2 Tartalomjegyzék 1 Bevezetés Az Európai Unió Tanácsa Az Európai Unió Tanácsának működése COREPER Tanácsi Munkacsoportok A tanácsi szavazás Soros elnökség A soros elnökség rendszere Az elnökségi Trió Spanyol belga- magyar elnökségi trió Elnökségi trió logója A soros elnök: Magyarország Magyarországi elnökség Prioritások Az elnökségre való felkészülés Elnökségi rendezvényszervezés Elnökségi rendezvények csoportosítása Az elnökségi helyszínek kiválasztása A vendégek fogadása A meghívottak szállítása Az elnökségi rendezvények finanszírozása Tolmácsolás Résztvevők szállodai elhelyezése Meghívó Meghívólevél Előzetes programterv Practical information Regisztráció Online regisztrációs rendszer Helyszínen való regisztrálás Ültetés Színházsoros ültetés

3 Karám asztalos ültetés Elnökségi arculat Justus Lipsius épülete - Brüsszel Elnökségi logó Dekoráció Elnökségi ajándékok VIP kategória Miniszteri kategória Vezetői kategória Szakértői kategória Catering Étkezések Elnökségi borok Kulturális programok Hölgyprogram Elnökséghez kapcsolódó események Keresztény- iszlám- zsidó párbeszéd konferencia A konferencia A rendezvényről általánosan Előkészítés Érkezés előtti szervezés Lebonyolítás A rendezvény első napja A második nap Utómunkálatok Összefoglalás Irodalomjegyzék Mellékletek

4 1 Bevezetés Szakdolgozatom témája az Európai Unió Tanácsának magyarországi soros elnöksége, ezen belül is a rendezvényszervezésre fektettem a hangsúlyt. Gazdaságdiplomácia szakirányos hallgatóként a szakmai gyakorlatomat mindenféleképpen a diplomácia és a rendezvényszervezés területén szerettem volna eltölteni végén lehetőségem nyílt részt venni egy interjún, amelyen a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) gyakornokokat keresett a első félévében megrendezett soros elnökség idejére. A lehetőséget megkaptam, így a KIM Kétoldalú kapcsolatok és protokoll osztályának munkáját segíthettem az elnökség ideje alatt valamint az azt követő hónapokban. Szakdolgozatom témája így teljesen egyértelmű volt számomra. Talán különlegesnek is számíthat a témakör, hiszen Magyarország történelmében most került először sor az elnökségi szerep betöltésére. Személyes tapasztalataimat felhasználva írtam meg szakdolgozatomat, melyben törekedtem minél részletesebben és átláthatóbban bemutatni a soros elnökség működésének jelentőségét. Továbbá, fontos volt számomra, hogy az olvasó megfigyelhesse milyen szintű felkészülésre, pontosságra és erőfeszítésekre volt szükségünk a rendezvények problémamentes lebonyolításához és ahhoz, hogy Magyarország hozzájárulhasson az Európai Unió tagállamaiban felmerülő problémák kezelésére. A konferenciák, ülések megszervezésénél minden apró részletre oda kellett figyelnünk, a protokoll szabályainak betartásával. A rendezvények sikerességét egy stabil rendezvényszervező stáb segítette, akik nélkül a rendezvények nem valósulhattak volna meg. Szakdolgozatom célja tehát, hogy az olvasó mélyebb betekintés nyerjen a soros elnökség működésébe illetve a rendezvények megszervezésének nehézségeibe. Mielőtt azonban rátérnénk a rendezvényekre, az Európai Unió Tanácsáról, működéséről és a soros elnökségek rendszeréről szeretnék pár szót ejteni. Ezek megemlítése nélkül nem érthetjük meg igazán a rendezvények fontosságát. 5

5 2 Az Európai Unió Tanácsa 2.1 Az Európai Unió Tanácsának működése Az Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union) az Európai Unió négy fő intézményének (Bizottság, Parlament, Bíróság, és a Tanács) egyike. Ez a fajta intézményi felépítés különlegesnek számít, hiszen ez teszi lehetővé a kormányközi és szupranacionális jelleg ötvözését. Az intézmények közül az Európai Unió Tanácsa (röviden: a Tanács) tölti be a kormányközi funkciót, hiszen itt a résztvevők (tagállamok) a saját érdekeik szerint alkothatnak véleményt, ami néha a közösség érdekeivel is szemben állhat. A Tanács az Európai Unió elsődleges döntéshozó, jogalkotó szerve. Székhelye Brüsszel illetve Luxemburg. Ezen két helyszínen kívül az éppen elnöklő országban is számos ülést tartanak. A Tanácsban a tagállamokat a saját kormányuk képviseli, melyek nemzeti érdekeiket figyelembe véve alakítják ki saját álláspontjukat. Éppen ezért gyakran nevezik a Tanácsot Miniszterek Tanácsának is (Council of Ministers). A Tanács összetétele változik, mivel a tagállamok az adott téma (napirend) szerint delegálják képviselőiket. A Tanács struktúrája szerint tíz szektorális Tanácsot különböztetünk meg (attól függően, hogy mely miniszterek megbeszéléséről beszélünk). 1 Ezek: o Általános Ügyek Tanácsa (GAC) o Külügyek Tanácsa (FAC) o Gazdasági és Pénzügyek Tanácsa (ECOFIN) o Bel- és Igazságügyek Tanácsa (JHA) o Foglalkoztatási, Szociálpolitikai, Egészségügyi és Fogyasztóvédelmi Tanács (EPSCO) o Versenyképességi Tanács (COMP) o Közlekedési, Hírközlési és Energia Tanács (TTE) o Mezőgazdasági és Halászati Tanács (AGRI) o Környezetvédelmi Tanács (ENVI) o Oktatási, Ifjúsági és Kulturális Tanács (EYCS) 1 (letöltve: július 20.) 6

6 A tanácsok rendszeresen (havonta, évente 2-6 alkalommal) tartanak üléseket, a megoldandó feladatok fontosságától függően. A Tanács munkáját, illetve annak előkészítését a Főtitkárság segíti, mely élén a Főtitkár áll, aki a tagállamoktól független. 2.2 COREPER Mivel a Tanács szerepe a jogalkotás, az új közösségi jogszabályok bevezetésének kidolgozása illetve elfogadása, ezért a havonta-kéthavonta megtartott üléseken már csak az áttekintésre, a kivitelezéshez kapcsolódó kérdések megvitatása marad idő. Az ügyek bonyolultsága miatt hosszas és megfelelő előkészítésre illetve gyakoribb egyeztetésre van szükség. Ennek érdekében került létrehozásra a COREPER, vagyis az Állandó Képviselők Bizottsága. E testület tagjai az EU-hoz delegált, tagállamokat képviselők vezetői, illetve azok helyettesei. Működése egyre fontosabb, ezt mutatja az is, hogy a testület hetente ülésezik, és a jogalkotás egyik leghatékonyabb testületeként tartják számon. 2 Elsődleges feladata a tagállamok álláspontjainak egymáshoz való közelítése, az egyezség létrehozása, már a szakértői, diplomáciai szinten. A miniszterek így már egy, a politikai döntésre előkészített javaslatot vitathatnak meg. Másodlagos feladatai közé tartozik a tagállamok és az Uniós intézmények közötti kapcsolattartás, a koordinálás illetve a közvetítés. Annak érdekében, hogy átlássuk a Tanács szerteágazó működését és feladatait, és azt, hogy döntéseinek meghozatalához milyen szintű előkészületekre és összehangolásra van szükség, szeretnék pár szót ejteni a COREPER-t segítő testületekről is. A COREPER előkészítő testületeinek létrehozása azért volt indokolt, mivel a testület gyakori ülései, leterheltsége illetve a megoldandó feladatok számának növekedése miatt a COREPER sem volt képes elég hatékonyan működni. Ennek elkerülése miatt további két csoportot hoztak létre. 2 Blahó András: Európai Integrációs Alapismeretek (Aula Kiadó, 2007), p.: 77. 7

7 2.3 Tanácsi Munkacsoportok A Tanácsi Munkacsoportok (Council working groups) száma eléri a 250-et. A munkacsoportok kialakítása témák szerint történik, ezért számuk és feladatuk állandóan változik, az aktuális, napirendi prioritásoknak megfelelően. 3 Tevékenységük szintén azért indokolt, mert a bonyolultabb kérdésekben komoly szakmai előkészületekre van szükség, amelyet sem a COREPER, sem a Tanács nem képes az üléseken megvitatni. A munkacsoportok a tagállamok minisztériumaiban dolgozó- az adott szakterületről kiválasztott- munkatársakból állnak, akik egymást közvetlenül ismerve folyamatosan egyeztetnek, tárgyalnak. A folyamatos üléseknek, tárgyalásoknak köszönhetően akár már ezen a szinten is születhet közösen elfogadott megoldás, amelyet a COREPER felé küldenek tovább. Ha a javaslat a COREPER ülésein sem ütközik akadályba, az ügyet egyenesen a Tanács felé továbbítják. Így a Tanács ülésein gyakran már csak a politikai vetületekkel foglalkoznak. Lényegében ez a szervezeti felépítés és munkamegosztás teszi lehetővé a sikeres, gyors és folyamatos döntéshozatalt. 2.4 A tanácsi szavazás A Tanácsban az egyhangúság elvét, az egyszerű többségi szavazást (50% + 1) és a minősített többségi szavazást alkalmazzák. A hatályos alapszerződések mondják ki, hogy pontosan melyik területen milyen szavazási eljárást kell alkalmazni. Korábban az egyhangú döntést preferáltak (a legjelentősebb kérdésekben ma is így döntenek), napjainkban azonban a minősített szavazás a leggyakoribb eljárás, azokban az esetekben, amikor egyáltalán szükség van szavazásra. A szavazás akár elkerülhető is, abban az esetben, ha a soros elnöknek konszenzust sikerül elérnie. Ekkor megállapítja, hogy a kérdés elfogadott, ellenvetéssel nem találkozott. A minősített többségi szavazási formánál a tagállamok szavazatának súlya eltérő lehet, amely a tagállamok népességéből ered, azonban nincs egyenes arányban a lakosság nagyságával. Ezelőtt politikai alkuk során alakították ki a tagállamok szavazati súlyát (pl.: a kisebb népességű országoknak kedveztek). 3 Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról (HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft. Budapest, 2007), p.:136 8

8 A 2003-ban hatályba lépő Nizzai Szerződés alapján bevezetett új minősített többségi szavazási rendszer (egyfajta hármas többség) viszont a következőkből áll: 1. A 27 tagú Európai Unióban összesen 345 szavazat van, amelyből 255 szavazattal lehet elérni a minősített többséget. 2. A 255 szavazaton kívül szükséges a tagállamok több mint felének támogatása (27 tagállamból tehát 14 tagállamnak a döntés mellett kell állnia). 3. Bármelyik tagállam kérésére felülvizsgálhatják, hogy a döntést meghozó tagállamok kiteszik-e az Unió népességének 62%-át. 3 Soros elnökség 3.1 A soros elnökség rendszere Az Európai Unió Tanácsának egyik kiemelkedő szerepét a soros elnökség adja. A soros elnökségi tisztséget minden tagállam félévenként felváltva töltheti be, rotációs rendszerben haladva. A tagállamok egymást egy előre meghatározott sorrend alapján követik. A tagállamok számára az előző soros elnök szerepe lehet a legmeghatározóbb. A bevett szokások átvételével ugyanis megkönnyíthetik a rendezvények lebonyolításának előkészületeit. Az elnöklő tagállam számára hatalmas felelősséget és egyben kihívást is jelent az elnökségi félév megszervezése. Az elnökséget viselő állam hívja össze a Tanácsot, elnököl a különböző tanácsokban (mint például a COREPER-ben, munkacsoportokban), ő hív fel szavazásra, és ő írja alá a megtárgyalt és elfogadott döntéseket. 4 Fél éven keresztül a sorosan elnöklő országon van Európa szeme, ő biztosítja az Unió működésének folyamatosságát, és irányítja az EU-t. Továbbá, az adott ország töltheti be a levezető elnök szerepét is az üléseken, ő képviseli más intézményekben (Bizottság, Parlament) a Tanácsot. Az elnöklő tagállam így kulcsszerepet kap mind a külső képviseletben, mind pedig a napirendi pontok kitűzésében, amit saját prioritásainak megfelelően alakíthat ki. 4 Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról (HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft. Budapest, 2007) p.:139. 9

9 Ebben az időszakban képes hatást gyakorolni a gazdasági, pénzügyi és politikai problémák megoldására. Az előző elnökségek alatt használt szokások mellett újításokat javasolhat, vezethet be, esetleg egy- egy témát kiemelt területként kezelhet. Fontos azonban, hogy az elnökség nem saját országát, hanem az egész Európai Uniót képviseli, így az üléseken a tagállam másik képviselőjének is részt kell vennie, aki már az ország érdekeiért, álláspontjaiért felelős. A Lisszaboni szerződésnek 5 köszönhetően létrejött a két és fél évre megválasztott állandó elnök tisztsége, amely annyiban változtatta meg a soros elnökség rendszerét, hogy azokat a feladatokat, amelyeket eddig a soros elnökség miniszterelnöke látott el, azokat most az Európai Unió Tanácsának elnöke teszi. Az állandó elnöknek azonban így is folyamatos kapcsolatban kell lennie a soros elnökkel, mivel a Tanács üléseinek előkészítéséért még mindig az elnökség felügyel. Az elnöklő ország számára az elnökség megszervezése presztízst jelent. A szervezés azonban hosszas és fáradságos előkészületeket igényel a tagállamtól. 3.2 Az elnökségi Trió A 2009-ben hatályba lépő Lisszaboni Szerződés kimondja, hogy az Európai Unió Tanácsának elnöksége kiegészül az elnökségi hármasok rendszerével, annak érdekében, hogy az országok közötti együttműködés még szorosabb legyen. Az elnökségi triót három, egymást követő soros elnök tagállam alkotja, melyek csoportosítása 2020-ig előre meghatározott. Létrehozásuk célja, hogy közös munkatervvel, közösösen kialakított célkitűzésekkel hatékonyabbá tegyék a Tanács munkáját. A trió tagjai egymással megoszthatják tapasztalataikat, együttműködhetnek, saját logót alakíthatnak ki. Működésük fontossága leginkább a fél éves perióduson túlnyúló feladatoknál jelentős, hiszen ezen ügyeknél a fél éves időszak gyakran nem elegendő a döntés meghozatalára. Az álláspontok egyeztetésével azonban a másfél éves időtartam már alkalmas lehet alapos és pontos előkészületekre és a végső döntés meghozására. 5 Hatályba lépése: december 10

10 2007-ben a német- portugál- szlovén együttes alkothatta az első csoportosulást, ez a trió azonban kevés együttműködést mutatott. Őket a francia- cseh- svéd trió követte. Majd, őket követte a Magyarország részvételével kialakított elnökségi trió, amelyet Spanyolországgal és Belgiummal közösen alakítottunk ki. 1. sz. táblázat I. félév (január-június) II. félév (július-december) 2005 Luxemburg Egyesült Királyság 2006 Ausztria Finnország 2007 Németország Portugália 2008 Szlovénia Franciaország 2009 Csehország Svédország 2010 Spanyolország Belgium 2011 Magyarország Lengyelország 2012 Dánia Ciprus 2013 Írország Litvánia 2014 Görögország Olaszország 2015 Lettország Luxemburg 2016 Hollandia Szlovákia 2017 Málta Egyesült Királyság 2018 Észtország Bulgária 2019 Ausztria Románia 2020 Finnország Elnökségi trió felosztása Spanyol belga- magyar elnökségi trió A 2010 januárjától 2011 júliusáig tartó elnökségi trió az első csoportos szerveződés, amely a lisszaboni szerződést teljes egészében követte. Elsődleges szempont volt, hogy az első ilyen trió megfelelő példát mutasson a soron következő tagállamoknak, és az főleg az együttműködésről szóljon. A három ország közös programot dolgozott ki, a szakminisztériumok 18 hónapon keresztül közvetlen kapcsolatot építettek ki egymással. 6 (letöltve: július 27.) 11

11 Továbbá, úgynevezett összekötő diplomaták biztosították a koordinációt. Ezen diplomaták a trió másik két tagállamának valamely szervezeti egységében dolgoztak. 7 A rendszeres találkozók közül (a trió időszakán belül) az európai ügyekért felelős államtitkároknak legalább három alkalommal egymás fővárosában kellett megtartaniuk üléseiket, ahol a trió fő feladataira, a lehetőségekre és a tennivalókra fókuszáltak, ezzel is elősegítve a trió hatékony működését. Gyakran előfordult, hogy egymás szakértőit hívták meg előadónak a saját országukba megrendezett eseményekre is. A trió programjában legnagyobb hangsúlyt kapott témák a következők: 8 o Az EU bővítési folyamata, különösen Horvátországot tekintve o A pénzügyi keret felülvizsgálata, illetve a következő időszakra való meghatározása o Románia és Bulgária schengeni csatlakozása o Aktív állampolgárság o A lisszaboni stratégia felülvizsgálata, új stratégia elfogadása o Éghajlatváltozás elleni küzdelem, energiabiztonság o Közös agrár- és halászati politika reformja Elnökségi trió logója A másfél éves együttműködést szimbolizáló logó kiválasztása időigényes feladat volt. A három tagállam 2008-ban pályázatot hirdetett az elnökségi trió logójának megtervezésére. A pályázaton egyaránt vártak a spanyol, belga és magyar tehetségek műveire. A magyar művészek által beküldött logók közül egy héttagú zsűri választotta ki a legjobbakat. Azok közül pedig már a nagyközönség interneten keresztül (online) választhatta ki, hogy melyik műalkotás induljon a három ország közös versenyében. Végül, mindhárom országból pályamű került kiválasztásra, melyeket 2009 februárjában egy nemzetközi kilenctagú zsűri értékelt, és hozta meg a végső döntést. A győztes logót egy 23 éves belga iparművészeti hallgató álmodta meg. 7 panyol_belga_magy.htm (letöltve:2011. július 27.) 8 (letöltve: július 27.) 12

12 A pályázat meghirdetésénél azt a megközelítést fogadták el, hogy az elnökségi logó az Európára utaló 18 hónapra szóló közös elemek mellett tartalmazzon egy változó, a hathónapos elnökséget adó tagállam nemzeti sajátosságait tükröző elemet is. 9 A trió tagállamainak saját elnökségi logói tehát formailag teljesen megegyeztek, azokat az adott ország nemzeti színei és a holnap címe különböztette csak meg. A logó az e és az u betű összekötését ábrázolja, ami kifejezi az Európai Unió állampolgárainak egységét, tükrözi a három ország együttműködését, és a szolidaritást. A karcsú és dőlt betűk a dinamizmusra utalnak. A hajlított vonalak az országok saját nemzeti zászlajának színeit viselik, így az országok sajátjuknak érezhették a logót. Az e és u betűk összekötve kézzel írott szöveg hatását mutatták, amely pedig azt a célt szolgálta, hogy az állampolgárok az európai folyamatokat magukénak érezhessék. Fontos azonban azt is megemlítenünk, hogy a logót csak az éppen elnökségét betöltő ország ideje alatt lehetett használni. A logó kizárólag az elnökséggel összefüggő eseményeken volt feltüntethető, a kísérő események alkalmával pedig engedélyre volt szükség. A magyarországi jogosultságot a Külügyminisztérium illetve Miniszterelnöki Hivatal határozta meg A soros elnök: Magyarország 4.1 Magyarországi elnökség 2011 első féléve Magyarország számára óriási változásokat hozott. A január 1-től június 30-ig tartó félévben ugyanis hazánk adhatott otthont az Európai Unió Tanácsának elnökségének. Ez egyaránt kínált lehetőséget az ország számára ugyanakkor rengeteg kihívással is szembe kellett néznünk. Az elvárásoknak való megfelelés, és a kitűzött célok elérése motiválta országunkat. Ebben a félévben megmutathattuk Európának: Magyarország képes a többi tagállammal együttműködve színvonalas és eredményes elnökségi félévvel hozzájárulni az Európai 9 panyol_belga_magy.htm (letöltve: július 25.) 10 _logo.htm (letöltve: július 27.) 13

13 Unió működéséhez. Közös érdek volt, hogy sikeresen mutatkozzunk be mind a többi tagállam, mint a világ országai előtt. A féléves időszakban tudatosan kellett kihasználnunk az elnökség adta lehetőségeket és előnyöket, hiszen 2011 első felében Magyarország volt az uniós döntéshozatal egyik főszereplője. Annak érdekében, hogy az elnökségi félév alatt ne ütközzünk akadályokba, Magyarország számára elengedhetetlen volt az előkészülés, a triót alkotó másik két tagállammal való folyamatos egyeztetés illetve az események követése. A napirend megtervezéséhez figyelembe kellett vennünk a másfél éves periódusra kitűzött prioritásokat, a rendszeresen megrendezett ülések munkarendjét, illetve az országunk számára legfontosabb célokat egyaránt. Elsődleges céljaink között szerepelt a Magyarországról alkotott pozitív kép kialakítása is, hiszen ebben az időszakban rengeteg diplomata, szakértő és tudósító érkezett Magyarországra. A pontos adatokat tekintve az elnökség ideje alatt Magyarország 261 ülést szervezett meg, amelyből 26 informális miniszteri és miniszteri szintű, 92 főtisztviselői szintű és 117 szakértői szintű konferencia volt. 11 Az üléseken, konferenciákon kívül számos kulturális, lakossági vagy az önkéntesség évéhez (2011) kapcsolódó rendezvénynek adott otthon Magyarország. Példának említeném a nyitó- és záró eseményeket, a Lengyel- Magyar Barátság Napját, az Európa Napot, a Liszt-év megnyitóját illetve az Együtt-lét kiállítást. 4.2 Prioritások Soros elnökként Magyarország feladata volt azon események megrendezésének biztosítása, ahol a tagállamok álláspontjaikat közelíthették, a konszenzust kialakíthatták majd meghozták a végső döntéseket. Mint már többször is említettem, az elnökségi trió célkitűzéseit nekünk is figyelembe kellett vennünk, saját prioritásaink felállításakor ezekkel számolnunk kellett. 11 Magyar bor Európa asztalán (A Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma, Budapest, 2011) 14

14 Magyarország négy fő témakörre összpontosított. Ezek: Növekedés és foglalkoztatás az európai szociális modell megőrzéséért (Európastratégia 2020.) 2. Erősebb Európa (Az élelmiszer, a víz és az energia, mint alapelemek kiemelése, a Duna-stratégia illetve a Közös Agrárpolitika felülvizsgálata.) 3. Polgárbarát Unió (A kulturális sokszínűség és alapvető jogok védelme.) 4. Bővítés és szomszédságpolitika (Annak érdekében, hogy a Horvátországgal folyamatban lévő folyamatok lezáruljanak.) Az elnökség hivatalos honlapján 13 olvashattuk a következő állítást, amely Magyarország kötelezettségvállalására utalt. Magyarország a tagállamok felé azt vállalta, elnöksége alatt azon fog munkálkodni, hogy Európa erősebb legyen a magyar félév végén, mint az elnökségi staféta átvételekor, s eközben mindvégig az emberi tényezőt tartja szem előtt, tehát a polgárok érdekeit állítja a középpontba (strong Europe with a human touch) Az elnökségre való felkészülés Ahhoz, hogy 2011 első félévében minden az előre megtervezett úton haladhasson, az országnak hosszas egyeztetésekre, és a szükséges előkészületek pontos elvégzésére volt szüksége. Magyarország - ennek érdekében- megerősítette az Állandó Képviseletét Brüsszelben (számuk 160-ra növekedett), és a minisztériumokban dolgozó munkatársak számát is megnövelte fővel- erre az időszakra. 15 A kormány két kormánybiztost nevezett ki: Barsiné Pataky Etelkát (aki az EU Duna Régió Stratégiájával foglalkozott) és Robák Ferencet (aki a szervezési, logisztikai és operatív irányításért felelős) (letöltve: július 27.) 13 A hivatalos honlap címe: (letöltve: július 27.) 15 eszules_iranyitoi.htm (letöltve: július 27.) 15

15 Az EU-elnökségi csapatot Győri Enikő, a Külügyminisztérium európai uniós ügyekért felelős államtitkára vezette, aki az Európai Parlament ülésein rendszeresen felszólalt a Tanács nevében, és számos egyéb ülésen, tárgyaláson képviselte Magyarországot. Az EU elnökségre való tekintettel a Külügyminisztérium három főosztályt hozott létre: a Rendezvényszervezési Főosztályt, a Gazdálkodási Főosztályt és a Kommunikációs Főosztályt. 5 Elnökségi rendezvényszervezés 5.1 Elnökségi rendezvények csoportosítása Szakdolgozatom rendezvényszervezési oldalának részletezése előtt szeretnék kitérni arra, hogy a Magyarországon megrendezett eseményeket milyen szempontok szerint csoportosíthatjuk. A legfontosabb (és leginkább használatos) csoportosítás a rendezvény szintjei alapján történt. Ez a fajta besorolás azért fontos, mivel a továbbiakban valamennyi témakört ezen szintekre való csoportosítással szeretnék bemutatni. Az elnökség ideje alatt a szintek adták a főbb kereteket, mutatták a rendezvények fontosságát és tették lehetővé a megkülönböztetést. Az eseményeket 3 szintre bonthatjuk, melyeket a rendezvényen résztvevő vendégek és előadók beosztása határozott meg. Csoportosításuk a következő (legalsó szinttől felfelé haladva): 1. Szakértői szint: Ezen a szinten a nem vezetői szintű delegációs tagok, a tanácsi munkacsoportok résztvevői és a budapesti szemináriumok résztvevői üléseztek. 2. Vezetői szint: Más néven magas szintű vezetői kategória. A résztvevők között államtitkárok, helyettes államtitkárok, főigazgatók, főosztályvezetők, uniós intézmények középvezetői szerepeltek. 3. Miniszteri szint: A legmagasabb szint, amelyen miniszterek, uniós biztosok, az Európai Bizottság és az Európai Tanács főtitkára, az Európai Parlament bizottsági elnökei és a frakciók vezetői vettek részt. 16

16 A három fő kategórián kívül azonban külön csoportot alkottak a VIP (Very Important Person) személyek. A VIP csoportba való sorolást indokolni kellett, hiszen ez a kategória kapta a legnagyobb figyelmet és megkülönböztetést. Ide tartozhattak az állam- és kormányfők, a rendezvényeken előadóként szereplő személyek, magasabb szintű vezetők, valamint az EU intézmények felsővezetői. Ahogyan már korábban említettem, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) gyakornoka voltam, mely időszak során lehetőségem nyílt a KIM-hez tartozó elnökségi eseményeken részt venni és segédkezni. Számomra a legmeghatározóbb események azok voltak, amelyeken személyesen is volt alkalmam részt venni. Éppen ezért, a példákat többnyire ezen eseményekből állítom össze. A KIM által megrendezett események közül szeretnék néhányat felsorolni, a fent említett csoportosítás alapján. 1. Szakértői szint: Keresztény- iszlám- zsidó szakmai párbeszéd konferencia; E- Justice konferencia 2. Vezetői szint: EUPAN DG Meeting; DISPA; Nemzetközi Adatvédelmi Konferencia 3. Miniszteri szint: Bel- és Igazságügyi Tanács Informális Ülése; EU-USA Miniszteri szintű találkozó Egy rendezvényszervező feladata a rendezvény megszervezése, és a helyszínen esetlegesen felmerülő problémák azonnali megoldása. Ahhoz, hogy egy rendezvény problémamentes és sikeres legyen, a legfontosabb, hogy már a szervezés mindegy egyes fázisában felkészüljünk minden apró részletre első félévében a rendezvényszervező maga Magyarország volt. 5.2 Az elnökségi helyszínek kiválasztása Az elnökségre való felkészülés első legfontosabb fázisa az elnökségi helyszínek kiválasztása volt. Igen összetett feladat volt a rengeteg helyszín közötti döntés, hiszen a helyszíneknek több kritériumnak is meg kellett felelniük. 17

17 Elsőként figyelembe kellett venni a megtartandó események résztvevői létszámát, tehát a helyszínek befogadóképességét. Majd azt, hogy az épületek rendelkeznek-e szekciótárgyalásokra alkalmas termekkel, vagy esetleg a tolmácskabinoknak szükséges hellyel. A fent említett kritériumok mellett az ország hírnevének növelésének érdekében oda kellett figyelnünk arra, hogy a rendezvénynek otthont adó helyszínek bepillantást mutathassanak a magyar történelembe, hazánk kultúrájába, és építészeti remekműveinkbe. A miniszteri szintű (illetve a magas szintű) rendezvények helyszínének kiválasztása kiemelkedő fontossággal bírt. Így, ezen rendezvények többségét a nemzeti örökséghez tartozó Gödöllői kastélyban rendeztünk meg. Azonkívül, hogy a kastély minden kritériumnak megfelelt, Budapesthez és a Liszt Ferenc Nemzetközi repülőtérhez is közel található, ezáltal a külföldi résztvevők érkezése nem bénította meg a fővárosi közlekedést. A kastélyt Grassalkovich Antal gróf építette a 18. században, melyet az állam a kiegyezést követően felvásárolt és királyi pihenő rezidenciává alakított át. Ez az épület lett Erzsébet királyné (Sissi) kedvelt magyarországi tartózkodási helye. Később a kastély szociális otthonként, majd laktanyaként funkcionált. Annak érdekében, hogy a kastély alkalmas legyen az események megrendezésére, kivitelezésére, Európai Uniós pénzt használtak fel, mely során a kastély lovardája konferencia- és hangversenyteremmé alakult. 16 A királyi kastélyon kívül több vidéki város is helyt adott elnökségi rendezvényeknek. Ezen rendezvények alkalmával a külföldi delegációk megismerhették hazánk környezeti, kulturális és gasztronómiai jellegzetességei. A félév során Debrecenben (agrárminiszterek találkozója), Balatonfüreden (távközlési miniszterek konferenciája), Visegrádon, Pápán, Siófokon, Egerben és Esztergomban is megrendezésre kerültek elnökségi konferenciák, ülések. A Budapesten kiválasztott elnökségi helyszínek: o Néprajzi Múzeum 16 (letöltve: július 25.) 18

18 o Vidékfejlesztési Minisztérium színházterme o Belügyminisztérium márványaulája o Honvédelmi Minisztérium Stefánia Palotája o Magyar Tudományos Akadémia o Budapesti Gazdasági Főiskola (Markó utcai épület) o Károlyi- Csekonics Rezidencia o Legfelsőbb Bíróság o Minisztériumok épülete Miután kiválasztásra kerültek a helyszínek, a következő feladat a rendezvények elosztása volt a különböző helyszínekre. Az elnökségi stáb előzetesen minden helyszínt bejárt, illetve felmérte, hogy az igényeknek megfelelően melyik rendezvényt melyik épületben ajánlatos megrendezni. Ezeket a felméréseket már az elnökség kezdete előtt el kellett végezni, és a napirendet figyelembe véve, a minisztériumoknak egymással egyeztetve kellett az általuk megrendezni kívánt események időpontját meghatározni. 5.3 A vendégek fogadása A rendezvények szervezésénél először meg kellett állapítanunk a résztvevők listáját, a körülbelüli létszámot. Ezt követően - a meghívók kiküldése után- visszajelzéseket kaptunk, amiből már pontos adatokat szűrhettünk le a résztvevők számáról, illetve az érkezésükről (a dátumról, érkezés helyéről). A delegációk érkezéséről kapott információk birtokában a vendéglátónak lehetősége volt felkészülni a vendégek fogadására. 5.4 A meghívottak szállítása A védett személyek esetében mind a reptéri-szállodai transzfer, mind pedig a rendezvény teljes egésze alatt szükséges transzfer (szálloda és helyszín közötti transzfer) biztosítva volt. Alacsonyabb szintű rendezvények alkalmával (vezetői, szakértői szinten), a reptérről való szállítást csak a VIP személynek minősülő résztvevőknek, előadóknak biztosítottak. 19