A MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA KÖNYVTÁRA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA. A. Általános rész

Átírás

1 A MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA KÖNYVTÁRA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A. Általános rész 1. A Könyvtár alapítása, adatai 1.1 Alapította 1826-ban gróf Teleki József. 1.2 Székhelye: 1051 Budapest, V. Arany János u. 1. Levelezési címe: 1245 Budapest, Pf Telefon: Fax: mtak@vax.mtak.hu Honlap címe: Telephelyek: Kötészet, 1077 Budapest, Király u. 77. Tárolóraktár, 2046 Törökbálint, DEPO raktárváros 1.3 Elnevezése magyar nyelven: Magyar Tudományos Akadémia Könyvtára, rövidítve: MTAK idegen nyelven: Bibliotheca Academiae Scientiarum Hungaricae Bibliothek der Ungarischen Akademie der Wissenschaften Bibliothèque de l Académie Hongroise des Sciences Library of the Hungarian Academy of Sciences 1.4 Azonosítási adatai: ÁHT szám: Törzsszám: Költségvetési elszámolási számla száma: Adóhatósági azonosító szám: A Könyvtár jogállása Az intézmény a központi költségvetési szervekre vonatkozó szabályok szerint önállóan gazdálkodó, az előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező, kincstári körbe tartozó köztestületi költségvetési szerv. A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló évi XL. törvényben, és a Magyar Tudományos Akadémia Alapszabálya 75. -ában foglaltak, valamint a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló évi CXL. törvény 63. -a értelmében országos tudományos szakkönyvtár. 3. A Könyvtár felügyelete, működését irányító testületek Közvetlen felügyeletét a mindenkori főtitkár-helyettes és a Magyar Tudományos Akadémia Vezetői Kollégiumának Könyvtári Bizottsága, ágazati szakmai felügyeletét a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma látja el. 4. A Könyvtár tevékenységének meghatározása az alapító okirat és a TEÁOR szerint 4.1 Alaptevékenységi feladatai: "A Magyar Tudományos Akadémia Könyvtára a tudományos ismeretek terjesztésének és a tudományos munka előmozdításának feladatát látja el; történeti szempontból is országos jelentőségű nyomtatott, kéziratos, levéltári és egyéb információhordozókon található anyagot

2 2 gondozó nemzeti intézmény." [Alapszabály 75..] Országos feladatkörű szakkönyvtárként gyűjteményét folyamatosan gyarapítja, megőrzi, feltárja és rendelkezésre bocsátja. Fő gyűjtőköre a nyelvtudomány, az ókortörténet, a klasszika-filológia, az orientalisztika, az irodalomtudomány, az irodalomtörténet, az akadémiák irodalma, a tudományszervezés és tudománytörténet, valamint hagyományosan a magyar történet. A társadalomtudományok irodalmát szintézis szinten, a természettudományokét csak az alapvető tájékoztatási segédletek vonatkozásában gyűjti. A Könyvtár alapszolgáltatásai: tájékoztatás a Könyvtár, a magyar és nemzetközi könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól; más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérhetővé tétele; részvétel a könyvtárak közti dokumentum- és információcserében; számítógépes szakirodalmi információellátás. Tevékenységi köre: TEÁOR 9251 Könyvtári, levéltári tevékenység TEÁOR 2211 Könyvkiadási tevékenység TEÁOR 7240 Adatbázis szolgáltatás, on-line kiadás 4.2 Vállalkozási tevékenységet nem folytat. 5. A Könyvtár gazdálkodása Kincstári körbe tartozó köztestületi központi költségvetési szerv, önálló jogi személy. Gazdálkodási formája a központi költségvetési szervekre vonatkozó szabályok szerint önállóan gazdálkodó, az előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező köztestületi költségvetési szerv. (Az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998.(dec.30.) Kormányrendelet szerint, illetve az alapító okiratban meghatározottak alapján.) 6. A Könyvtár szervezeti felépítése Az intézmény szervezeti egységei (l.sz.melléklet) Igazgatóság Szerzeményezési Osztály Nemzetközi Csereszolgálat Katalogizáló Osztály Olvasószolgálati Osztály - Számítógépes Referensz Szolgálat - Könyvkötészet - Gyorsmásoló Szolgálat - Törökbálinti Raktárszolgálat Folyóirattár Kézirattár és Régi Könyvek Gyűjteménye - Mikrofilmtár és Fotólaboratórium Keleti Gyűjtemény Könyvtárgépesítés és Számítóközpont Akadémiai Levéltár Lukács Archívum és Könyvtár Gazdasági Osztály - Üzemeltetés

3 3 7. A Könyvtár vezetése: A Könyvtárat a főigazgató vezeti. A főigazgatót az Akadémiáról szóló évi XL. törvény 23 /2/ bekezdése alapján pályázat útján az MTA elnöke nevezi ki. A főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó vezetők: - a főigazgató-helyettes; - a gazdasági igazgató; A főigazgató-helyettes közvetlen irányítása alá tartozó vezetők: - az osztályvezetők. 8. A Könyvtár feladatainak megosztása 8.1 Centralizált funkciók: - a feladatok és a fejlesztési tevékenység meghatározása; - a szervezési feladatok ellátása; - beszámolók, statisztikák készítése, ellenőrzése, jóváhagyása; - a pénzügyek, a kötelezettségvállalások, az utalványozások, az érvényesítések és ellenjegyzések rendjének meghatározása; - beruházások, nagyobb beszerzések; - az illetménygazdálkodás, a munkaügyek és a társadalombiztosítási ügyek ellátása; - adóügyek; - humánpolitikai ügyek; - belső ellenőrzés; - a közalkalmazottak szakmai fejlődése feltételeinek biztosítása. 8.2 Decentralizált funkciók: - a feladatok végrehajtásának megszervezése, irányítása, ellenőrzése; - a gazdaságos működés műszaki, technikai feltételeinek biztosítása; - a tárgyi eszközök állagmegóvása és gazdaságos kihasználása. 9. Tervezési rendszer A tervezésért és a beszámolásért a főigazgató felelős. A gazdasági tervet az éves előírásoknak megfelelően a gazdasági igazgató készíti elő, és a főigazgató hagyja jóvá. A költségvetéseket (kincstári, elemi), a féléves és az éves beszámolót a gazdasági igazgató készíti el. Ez a főigazgató jóváhagyása után nyújtható be az MTA Pénzügyi Főosztályának. 9.1 Adatszolgáltatás az Akadémia költségvetési javaslatához A Könyvtár költségvetési javaslatát az MTA által meghatározott időre és tartalommal, a főigazgatóval konzultálva a gazdasági igazgató készíti el. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló módosított 217/1998. (XII. 30.) kormányrendelet előírásait. 9.2 Jóváhagyott költségvetés alapján történő adatszolgáltatás A végleges költségvetés összeállításakor az intézményre vonatkozó előírásokat figyelembe kell venni. Ezen túl a Gazdasági Osztály a részletes költségvetési előírásokat tartalmazó alapokmányt a Pénzügyminisztérium által az adott évre kiadott tájékoztatóban meghatározott

4 4 intézményi költségvetés megnevezésű nyomtatvány garnitúrával készíti el. Az elkészített költségvetést az MTA Pénzügyi Főosztályához a megadott határidőre továbbítani kell. A végleges költségvetés összeállításáért a gazdasági igazgató, a költségvetés továbbításáért pedig a főigazgató felelős. A jóváhagyott költségvetés alapján történő adatszolgáltatás biztosítása a gazdasági igazgató feladata a vonatkozó előírások és határidők betartásával. Adatszolgáltatást a gazdasági igazgatótól lehet kérni és kapni. 10. Belső irányítás, szabályzatok A Könyvtár tevékenységét a 2. pontban részletezett jogszabályokon kívül közvetlen felügyeleti és az ágazati szakmai szervek rendelkezései, valamint főigazgatói utasítások szabályozzák A főigazgató által kiadott, az SZMSZ elválaszthatatlan részét képező szabályzatok: ÁHT által előírt szabályzatok - számlarend, számviteli politika - leltárkészítési és leltározási szabályzat; - felesleges vagyontárgyak hasznosításának és a hasznosíthatatlan eszközök selejtezésének szabályzata; Egyéb szabályzatok - munkavédelmi szabályzat; - tűzvédelmi szabályzat; - belső ellenőrzési szabályzat; - pénzkezelési szabályzat; - eszközök és források értékelésének szabályzata; -a könyv- és folyóirat-gyűjtemény használati szabályzata; - az Akadémiai Levéltár használati szabályzata; - a Keleti Gyűjtemény használati szabályzata - a Kézirattár és Régi Könyvek Gyűjteménye használati feltételei; - a Mikrofilmtár használati szabályzata; - a Törökbálinti Depo raktár üzemeltetési rendje; - iratkezelési szabályzat; - bélyegzők használatának, nyilvántartásának és kezelésének szabályzata; - számítástechnikai védelmi szabályzat; - szellemi tulajdon védelmi szabályzat 10.2 A főigazgató által megköthető, az SZMSZ elválaszthatatlan részét képező szabályzatok: - kollektív szerződés; - közalkalmazotti szabályzat. 11. Az ellenőrzési - elemzési - értékelési rendszer 11.1 A Könyvtár belső ellenőrzési rendszere A Könyvtár belső ellenőrzése az intézmény saját tevékenységére és gazdálkodására irányul, amelyet a főigazgató és a gazdasági vezető tevékenysége részeként - folyamatosan elvégzendő vezetői ellenőrzés, - a munkafolyamatba épített ellenőrzés, valamint - a függetlenített belső ellenőrzés útján kell ellátni A főigazgató, a gazdasági igazgató és az osztályvezetők vezetői ellenőrzési tevékenysége

5 5 A főigazgató kötelezettsége az intézmény működése egészének folyamatos ellenőrzése. A gazdasági igazgató ellenőrzési kötelezettsége kiterjed az intézmény egész gazdasági és általános (munkaügyi, társadalombiztosítási, adóügyi, munka- és tűzvédelmi kérdések) ügyviteli tevékenységére. A belső ellenőrzés keretében működtetett vezetői ellenőrzés eszközei különösen: - a kötelezettségvállalási, az utalványozási, az ellenjegyzési és az aláírási jog gyakorlása; - a jogszabályok, a kormányzati, a fenntartó szervi és a vezetői döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi-gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb adatok elemzése, értékelése; - a beosztottak rendszeres és eseti beszámoltatása a feladatok teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról; - közvetlen tapasztalatok szerzése céljából végzett helyszíni ellenőrzés; - indokolt esetben belső ellenőrzések, vizsgálatok elrendelése; - a belső ellenőrzési rendszer folyamatos vizsgálata és fejlesztése A munkafolyamatba épített ellenőrzés A munkafolyamatba épített ellenőrzésnek a munkafolyamatok valamennyi szakára ki kell terjednie. A főigazgatónak rendelkeznie kell: - a munkafolyamatokban az ellenőrizendő munkafázisok (ellenőrzési pontok) kijelöléséről; - az ellenőrzés módjának meghatározásáról; - arról, hogy a következő munkafázis ellenőrzés nélkül nem kezdhető meg, továbbá - hiányosság észlelése esetén az elvégzendő teendőkről. A gazdasági igazgató a munkafolyamatban végzett ellenőrzéseit a rendszerben kiépített - operatív adatszolgáltatások alapján; - a konkrét ügyek irányítása és ellenőrzése kapcsán, valamint - a közvetlen alárendelt/ek/ rendszeres beszámoltatásával teljesíti A függetlenített belső ellenőrrel folytatott ellenőrzés A függetlenített belső ellenőrzés keretében időszerűen és a helyi viszonyoknak megfelelően kell elvégezni a szabályszerű gazdálkodás előmozdítása és a belső tartalékok feltárása céljából elhatározott nagyobb, átfogóbb vizsgálatokat megbízási szerződéssel. A belső ellenőri vizsgálat formái: - előre megtervezhető ellenőrzések, amelyek lehetnek -- rendszeresen ismétlődő vagy -- nem rendszeresen ismétlődő, de adott időszakra előre megtervezhető feladatok; - előre nem tervezhető ellenőrzési feladatok; - célvizsgálat, amely egy feladat végrehajtásának vagy valamely körülhatárolt kérdésnek, illetve jogszabály alkalmazásának ellenőrzése; - utóellenőrzés, amely az előző ellenőrzés vagy ellenőrzések alapján tett intézkedések végrehajtásának és eredményének a vizsgálatát jelenti. Az ellenőrzéssel kapcsolatos részletes szabályokat a belső ellenőrzési szabályzatban és a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A szabályzatban nem rögzített belső ellenőrzéssel kapcsolatos kérdések tekintetében a központi, a társadalombiztosítási és a köztestületi költségvetési szervek, kormányzati, felügyeleti, valamint belső ellenőrzéséről szóló 15/1999. (II. 5.) kormányrendeletben foglaltak az irányadók.

6 6 12. Függelmi kapcsolatok 12.1 Szolgálati út A Könyvtár szervezeti felépítésében a magasabb beosztású vezető irányítja az alárendelt, alacsonyabb szervezeti egység vezetőjét, aki viszont közvetlenül irányítja az egységhez beosztott közalkalmazottkat. Így minden közalkalmazott közvetlenül csak egy vezetővel áll függelmi kapcsolatban. Ha egy magasabb beosztású vezető az ügymenet gyorsabb lebonyolítása érdekében közvetlenül ad ki utasítást, vagy közvetlenül intézkedik, erről az, aki az utasítást kapta, utólag köteles tájékoztatni közvetlen vezetőjét. A szolgálati út megtartása érdekében minden vezető köteles gondoskodni arról, hogy beosztottai kellő időben tudomást szerezzenek arról, ki helyettesíti őket, és kitől fogadhatnak el utasítást abban az esetben, ha ő maga a vezetői funkció gyakorlásában akadályoztatva van. Nem kötelező a szolgálati út betartása: - a Könyvtár érdekeit, továbbá a személyek és a vagyontárgyak biztonságát, épségét veszélyeztető esetekben, amikor is az erről értesülő vagy ezt észlelő közalkalmazott a leggyorsabban elérhető vezetőt köteles tájékoztatni, és az eset körülményeihez mérten utasítás nélkül is köteles a tőle elvárható intézkedést foganatosítani, illetve segítséget nyújtani; - a személyes jellegű panaszok és kérelmek előterjesztése esetén, ha azokat a szolgálati út betartásával nem orvosolták. Ugyanígy kell tájékoztatnia egymást a főigazgatónak, a főigazgató-helyettesnek, a gazdasági igazgatónak és az osztályvezetőknek is A vezetők kivételes beavatkozási joga A különböző szinteken elhelyezkedő vezetőknek kivételes beavatkozási joguk van, s annak alapján minden vezető jogosult az alárendelt vezetők vagy közalkalmazottk hatásköréből a döntési, intézkedési, végrehajtási jogot konkrét ügyekben és az ügymenet bármely szakaszában saját hatáskörébe vonni. A kivételes beavatkozásról a beavatkozó vezető köteles az érintetteket tájékoztatni. 13. Szakmai funkcionális kapcsolatok A közvetlen felügyeleti szervvel és az ágazati szakmai felügyeleti szervvel a kapcsolatot a főigazgató, a főigazgató-helyettes és a gazdasági igazgató tartják. Amennyiben a hierarchia egyéb szintjén álló vezetők vagy beosztott munkatársak képviselik az intézményt szakmai rendezvényeken, úgy kötelesek az intézményt érintő kérdésekről vezetőiknek beszámolni. 14. A személyi feltételekkel kapcsolatos általános követelmények 14.1 Általános erkölcsi követelmények A Könyvtár valamennyi közalkalmazottja köteles: - a Könyvtár és az Akadémia hírnevét megőrizni, azt szorgalmas munkával, az erkölcsi normáknak megfelelő, kifogástalan emberi magatartással tovább öregbíteni; - a Könyvtár érdekeit érvényesíteni, a törvényesség keretei között végzettségének, szakmai gyakorlatának és a munkáltatónál szerzett ismereteinek alkalmazásával a legjobb tudása szerint eljárni és ezzel a rábízott feladatok gyakorlati sikerét és eredményességét a legmesszebbmenőkig biztosítani A feladatok teljesítésével összefüggő kötelesség Valamennyi közalkalmazott köteles a munkájával összefüggő jogszabályok, belső szabályzatok és utasítások előírásait megismerni és azokat munkavégzés során megtartani.

7 7 Minden közalkalmazott felelős a könyvtári vagyon, különös tekintettel a könyvtári állomány védelméért. A közalkalmazott felel a tudomására jutott államtitok és szolgálati titok megőrzéséért. Bármely szerv előtt ilyen ügyekben tanúskodni, nyilatkozatot tenni, szakértői véleményt adni, első álláson kívüli munkaviszonyt, közalkalmazotti vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt hasonló tartalmú munkakörre, tevékenységre létesíteni csak abban az esetben szabad, ha a főigazgató a titoktartás kötelezettsége alól a közalkalmazottat felmentette, illetve a tevékenység a Könyvtár szakmai és gazdasági érdekeit nem veszélyezteti, illetve összeférhetetlenség nem forog fenn. A Könyvtár vezetői illetékességi területükön kötelesek olyan munkahelyi légkört teremteni, amelyben a beosztottak szakmai képessége a Könyvtár érdekeivel összhangban maximálisan kibontakozhat. A Könyvtár vezetői felelősek az irányításuk alá tartozó szervezet működéséért, a munkatervben, szabályzatokban a szervezeti egység részére meghatározott feladatok végrehajtásáért és az ellenőrzéséért. A Könyvtár vezetői kötelesek ellenőrizni, hogy munkatársaik betartják-e a jogszabályokban, belső szabályzatokban előírt rendelkezéseket, különös tekintettel a munkavédelmi előírásokra. Minden közalkalmazott kötelessége a munkavédelmi szabályok és utasítások elsajátítása és azok következetes megtartása. A Könyvtár vezetőinek kötelessége a munkafegyelem betartása, betartatása és a munkavégzés folyamatos, rendszeres ellenőrzése. A Könyvtár vezetői fegyelmi és kártérítési eljárást kezdeményezhetnek mulasztások, vétségek esetén a munkáltatói jogokat gyakorló vezetőnél Az információk fogadása és hasznosítása A főigazgató belátása szerint továbbítja a hivatalos információkat a Könyvtár vezető állású munkatársaihoz, illetve a Könyvtár közalkalmazottihoz. Akadályoztatása esetén e tekintetben a főigazgató-helyettes és a gazdasági igazgató illetékes. Az akadályoztatás megszűnésével minden lényeges kérdésben tájékoztatni kötelesek a főigazgatót Közérdekű bejelentések és panaszok A közérdekű bejelentéseket és panaszokat a vonatkozó jogszabályban foglaltak szerint kell kezelni, illetve a szükséges intézkedéseket megtenni. 15. A közalkalmazottak részvételi joga a Könyvtár vezetésében A Könyvtár közalkalmazottait a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvényben rögzített részvételi jog illeti meg a Könyvtár vezetésében. Ennek részleteit a Könyvtár közalkalmazotti szabályzata tartalmazza. 16. A Könyvtár vezetői fórumai 16.1 Igazgatósági értekezlet: A főigazgató tanácsadó szerve. Véleményt nyilvánít, állást foglal a főigazgató által előterjesztett szakmai, szervezeti, pénzügyi, személyi, működési kérdésekben. Tagjai: a főigazgató, a főigazgató-helyettes és a gazdasági igazgató. Ülésein a tárgyalt témától függően meghívást kaphat a közalkalmazotti tanács elnöke, a szakszervezet képviselője, illetve a tárgyalt téma belső szakembere. [Az akadémiai törvény értelmében a főigazgató tudományos tanácsot hozhat létre???] 16.2 Osztályvezetői értekezlet:

8 8 Üléseit a főigazgató hívja össze. Résztvevői a főigazgató, a főigazgató-helyettes, a gazdasági igazgató, az osztályok vezetői, a közalkalmazotti tanács elnöke és témától függően kaphat meghívást a közalkalmazotti tanács elnöke, valamint a szakszervezet képviselője???. Az értekezlet ülésén a főigazgató beszámol az intézmény működésével kapcsolatos szakmai és egyéb kérdésekről; az értekezlet megtárgyalja és véleményezi a főigazgató, a főigazgatóhelyettes, a gazdasági igazgató és az osztályvezetők által előterjesztett témákat. Üléseiről emlékeztető készül Ad hoc bizottságok Aktuális témák, feladatok megtárgyalására a főigazgató vagy helyettese operatív bizottságokat hívhat össze. Résztvevői a főigazgató és/vagy a főigazgató-helyettes és a téma belső szakembere/i/. 17. A jogkörök gyakorlása 17.1 A Könyvtár működésével kapcsolatos képviselet szabályai A Könyvtár általános képviseletét a főigazgató látja el, aki azonban ezt a jogkörét egyedi esetekben állandó vagy ideiglenes jelleggel átruházhatja. A Könyvtár működésének egészét érintő leveleket a főigazgató írja alá A kiadmányozási jog Az intézmény működésének egészét érintő külső és belső leveleket (feljegyzéseket) a főigazgató írja alá A bélyegzők használatának és nyilvántartásának rendje A bélyegzők használatának, nyilvántartásának és kezelésének rendjét belső szabályzat szabályozza A kötelezettségvállalás és az utalványozás rendje A kötelezettségvállalás, az ellenjegyzés, az utalványozás és az érvényesítés részletes szabályait a gazdasági ügyrend tartalmazza.??? A munkáltatói jogok gyakorlása Az intézmény közalkalmazottainak közalkalmazotti jogviszonyára vonatkozó munkáltatói jogok közül a főigazgató gyakorolja a következőket: - közalkalmazotti jogviszony létesítése (kinevezés); - közalkalmazotti jogviszony módosítása (a munkakör, a munkaköri feladatok, az illetmény és illetménypótlékok, a kinevezés időtartama: határozott vagy határozatlan) tekintetében; - vezető beosztás ellátásával való megbízás és annak visszavonása; - próbaidő kikötése; - jutalmazás; - fegyelmi jogkör; - anyagi felelősségre vonás; - előzetes hozzájárulás a közalkalmazott munkaidejére eső, munkavégzésre irányuló további jogviszony létesítéséhez; - minősítés; - a közalkalmazotti jogviszonyban töltött idő, valamint a fizetési fokozat megállapításához figyelembe vehető idő, a fizetési osztály és fokozat megállapítása; - tanulmányi szerződés kötése; - fizetés nélküli szabadság engedélyezése; - a közalkalmazott költségei megtérítésének engedélyezése;

9 9 - a munkavégzésre irányuló további jogviszony létesítésének megtiltása összeférhetetlenség miatt; - rendkívüli munkavégzésre való kötelezés; - a közalkalmazotti jogviszony megszüntetése. A gazdasági igazgatót a főigazgató javaslatára határozatlan időre az MTA Titkárságának Pénzügyi Főosztálya útján az MTA főtitkára bízza meg és menti fel [pályáztatás]. A további munkáltatói jogokat a Könyvtár főigazgatója gyakorolja. A gazdasági igazgató gyakorolja a következő munkáltatói jogokat: - a jubileumi jutalomra való jogosultság megállapítása; - a rendes szabadság és a jogszabályban biztosított pótszabadságok megállapítása. 18. A munkavégzés, a munkakapcsolat és a munkaköri leírások 18.1 A munkavégzés és a munkakapcsolat általános szabályai A Könyvtár közalkalmazottainak jogállását, feladatait és az ehhez kapcsolódó hatáskört, döntési jogkört és felelősséget a munkaköri leírások tartalmazzák. A feladatkör azon feladatok összessége, amelyet az adott munkakört betöltő közalkalmazottnak el kell látnia. A hatáskör a személyi és anyagi erőforrások feletti rendelkezési jog a feladatok végrehajtása érdekében Munkaköri leírások A munkaköri feladatokat a munkaköri leírás tartalmazza. A főigazgató határozza meg az alábbi munkatársak munkaköri feladatait: - főigazgató-helyettes, - gazdasági igazgató, - osztályvezetők, - az igazgatóság munkatársai. A beosztott munkatársak munkaköri feladatait vezetőik határozzák meg. A munkaköri leírást a közalkalmazott munkába lépését, illetve a vezetői megbízást követően haladéktalanul ki kell adni, az a kiadásra kötelezett és a címzett aláírásával lép hatályba. A munkaköri leírás megváltoztatására a közalkalmazotti jogviszony módosítására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni A munkaköri leírásokkal kapcsolatos eljárási szabályok A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell: - a közalkalmazott nevét, beosztását, - a munkahely, munkavégzés helyét, - a munkakör megnevezését, - a közvetlen felettes és az alárendelt munkakörök megnevezését, - a munkaköri feladatokat, - a titoktartásra vonatkozó meghatározásokat, - a hatáskör gyakorlásával járó feladatokat, - a munkakörhöz tartozó belső ellenőrzési feladatokat, - a véleményezési, javaslattételi, észrevételezési jogkört, - a kapott információkról való tájékoztatási kötelezettséget, - az eseti feladatok megjelölését, - a munkakör helyettesítésének szabályait, - az érvénybelépés időpontját, - a főigazgató, a közvetlen felettes és a munkakört betöltő közalkalmazott aláírását.

10 10 A munkaköri leírást három példányban kell elkészíteni, az eredeti példány a közalkalmazotté, egy-egy másolati példány a közvetlen felettesé, illetve a gazdasági vezetőé, aki gondoskodik annak nyilvántartásáról és megőrzéséről A munkakör átadás-átvétel rendje A munkakör átadás-átvétel ideiglenes jellegű vagy végleges lehet A munkakör ideiglenes átadás-átvétele Ha a közalkalmazott valamilyen oknál fogva a munkavégzésben akadályoztatva van, tartós ideig nem tudja ellátni munkakörét (betegség, továbbképzés, katonai szolgálat, hosszabb fizetés nélküli szabadság, stb.), és a munkakörének más közalkalmazottal való végleges betöltése nem indokolt, a munka végzésével ideiglenesen más közalkalmazottat kell, illetve lehet megbízni, vagy határozott időre az akadályoztatás időtartamára - új közalkalmazottat lehet kinevezni. A főigazgató-helyettes három hónapot meghaladó akadályoztatása esetén a munkakört írásban kell átadni-átvenni. A gazdasági igazgató egy hónapot - kivéve a szabdságolást - meghaladó akadályoztatása esetén - a munkakört írásban kell átadni-átvenni, amelyhez az MTA Pénzügyi Főosztály vezetőjének előzetes tájékoztatása is szükséges. A gazdasági igazgatói munkakör ideiglenes átadása-átvétele csak írásban történhet. A jegyzőkönyvi átadás-átvételhez az MTA Pénzügyi Főosztály képviselőjét meg kell hívni A munkakör végleges átadás-átvétele A munkakör végleges átadás-átvétele történhet - munkaköri leírás alapján és - amennyiben a munkakör, illetve az abban ellátott feladatok természete szükségessé teszi, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel. Átadás-átvételi jegyzőkönyv felvétele szükséges a főigazgató, a főigazgató-helyettes, a gazdasági igazgató és az osztályvezetői munkakör végleges átadása esetén. Az átadás-átvételi eljárást a főigazgató, illetve az általa kijelölt közalkalmazott jelenlétében kell lefolytatni. A főigazgató és a gazdasági igazgatói munkakör átadás-átvételéhez az MTA főtitkárhelyettesének, illetve a Vezetői Testület Könyvtári Bizottsága által kijelölt személynek a jelenléte szükséges. A főigazgató rendelkezik arról, hogy a fentieken túlmenően mely munkakörök átadásátvételénél kell jegyzőkönyvet készíteni. Az átadás-átvételi eljárást a főigazgató, illetve az általa kijelölt alkalmazott jelenlétében kell lefolytatni.

11 11 B Különös rész 1. A Könyvtár feladatának részletezése szervezeti egységenként 1.1 Igazgatóság Tudományos titkár - A pályázatok szakmai részének koordinálása; - évi jelentés összeállítása; - közreműködés szakmai rendezvények előkészítésében és lebonyolításában; - közreműködés hazai és nemzetközi adatszolgáltatásban, kérdőívek kitöltésében; - az intézmény nemzetközi kapcsolataival kapcsolatos ügyintézés, levelezés; - tájékozódás az intézményt érintő jogszabályokban és szaksajtóban; - közreműködés az oktatási ügyek bonyolításában; - a Könyvtár kiadványainak szerkesztése; - egyéb feladatok eseti megbízás alapján. Főigazgatói titkárság - igazgatói utasítások, rendelkezések adminisztratív intézése, nyilvántartása; - értekezletek szervezésével kapcsolatos feladatok ellátása; - programok előjegyzése, ezek időbeli egyeztetése; - az iratkezelés lebonyolítása, az irattár rendezése; - közreműködés rendezvények lebonyolításában, a vendéglátással kapcsolatos teendők; - levelek, dokumentumok leírása; - postázás, kézbesítés 1.2 Szerzeményezési Osztály Tevékenységi körébe tartozik a modern könyvállomány gyarapítása (hazai viszonylatban a modern könyvállomány gyarapítása 1850-től, külföldi vonatkozásban 1800-tól), a könyvcserében való közreműködés, a duplum- és fölöspéldányok elosztása, a rendelkezésre álló beszerzési keret és a vonatkozó kötelezettségvállalás kezelése és nyilvántartása. Feladatai: - előszerzeményezés; - könyvrendelések, reklamálások; - a cserében bekérendő művek bibliográfiai adatainak továbbítása a Nemzetközi Csereszolgálathoz; - a szerzeményezett művek állományba vétele, a könyvek átadása a Katalogizáló Osztálynak, ill. a Keleti Gyűjteménynek. 1.3 Nemzetközi Csereszolgálat Feladata a nemzetközi kiadványcsere lebonyolítása: - nyilvántartást vezet a cserepartnerekről; - nyilvántartást vezet a cserében kimenő könyvekről és folyóiratokról és eljuttatja azokat a külföldi partnerekhez; - beszerzi a Szerzeményezési Osztály és a Folyóirat Osztály kéréseit a külföldi cserepartnerektől, a kéréseket nyilvántartja, szükség szerint reklamálja és a megfelelő csereanyagot biztosítja; - regisztrálja a beérkező könyveket és átadja ezeket a Szerzeményezési Osztálynak állományba vétel céljából; - kezeli a Könyvtár saját kiadványainak cseréjét és az akadémiai cseretartalékot; - a cserekeret és a vonatkozó kötelezettségvállalás kezelése és nyilvántartása.

12 Katalogizáló Osztály Feladata a modern könyvek, részcímes periodikák, valamint az elektronikus dokumentumok formai és tartalmi feltárása. A beérkezett dokumentumokról bibliográfiai leírást készít, ETO szakjelzettel látja el. Tárgyszavas tartalmi feltárást végez. Építi az on-line katalógust és karbantartja a betűrendes cédulakatalógust és a szakkatalógust. Törekszik az állomány folyamatos retrospektív feldolgozására. A feldolgozott állományról készült rekordokat szolgáltatja a MOKKA országos közös katalogizálási adatbázisba. 1.5 Olvasószolgálati Osztály 1.51 Központi olvasószolgálat - Ellátja a könyvtárhasználattal, a hagyományos könyvtári és gépi informatikai szolgáltatásokkal, a raktározással és az állományvédelemmel kapcsolatos feladatokat; - regisztrálja az olvasókat (a különgyűjtemények használóit is) és bevezeti őket a Könyvtár használatába; - biztosítja a helybenolvasást; - tájékoztatást nyújt az olvasóknak; - ellátja a kölcsönzéssel kapcsolatos teendőket, valamint a bel- és külföldi könyvtárközi kölcsönzést; - kezeli és gyarapítja az olvasótermi kézikönyvtárat; - megválaszolja a referensz kérdéseket mind szóban, mind írásban; - szerkeszti az akadémikus bibliográfiát és tájékoztatást ad róla; - felügyeli és ellátja a Könyvtár épületében, valamint a külső raktárban őrzött könyvekkel kapcsolatos raktározási feladatokat; - közreműködik a csoportos könyvtárlátogatások lebonyolításában Számítógépes Referensz Szolgálat - szolgáltat adatbázisokból előfizetőknek és alkalmi érdeklődőknek; - a szolgáltatásokkal kapcsolatos számlázási és pénzkezelési feladatok; - üzemelteti az Info-Centrumot Könyvkötészet - Könyvek, időszaki kiadványok kötése; - állományvédelmi feladatok (javítás, restaurálás) ellátása; - egyéb alkalmi feladatok elvégzése Gyorsmásoló Szolgálat - Hosszabb és munkaigényesebb másolások elvégzése külső megrendelésre vagy belső könyvtári célra; - dokumentumok másolása állományvédelmi célból; - a szolgáltatással kapcsolatos nyilvántartási, számlázási és pénzkezelési feladatok Törökbálinti Raktár - Az egyes osztályok által külső raktárban tárolt dokumentumokat raktározza és kérésre szolgáltatja. 1.6 Folyóirattár Tevékenységi körébe tartozik a központi könyvtár folyóiratanyagának beszerzése, nyilvántartása, számítógépes feldolgozása, raktározása és rendelkezésre bocsátása. - A Szerzeményezési osztállyal és a Nemzetközi Csereszolgálattal együttműködve előkészíti a hazai és külföldi folyóirat-rendelésekkel kapcsolatos döntést; - nyilvántartja a beérkezett folyóiratanyagot és a sorozatokat; - feldolgozza és katalógust szerkeszt a leltárba vett állományról;

13 13 - évente bejelenti a külföldi folyóirat-gyarapodást az OSZK NPA adatbázisába; - duplum- és fölöspéldányjegyzékeket készít a duplumanyagból; - a folyóirat beszerzési keret és a vonatkozó kötelezettségvállalás kezelése és nyilvántartása Olvasószolgálati feladatok - Olvasói kérések teljesítése, kezelése; - hagyományos és számítógépes tájékoztatás a helyi és hálózaton hozzáférhető adatbázisok alapján; - könyvtárközi kölcsönzéssel (hagyományos és elektronikus) kapcsolatos ügyintézés; - a kurrens folyóiratanyag regisztrálása, olvasótermi elhelyezése, kezelése; - a folyóirat-állomány szakszerű raktározása és köttetése. 1.7 Kézirattár és régi könyvek gyűjteménye Tevékenységi körébe tartozik a kódexekkel, újkori kéziratokkal, irodalmi és tudós hagyatékokkal, az ősnyomtatványokkal, az RMK-gyűjteménnyel, antikvákkal és egyéb muzeális értékű könyvekkel, a Régi Akadémiai Levéltár (RAL) közötti irataival, valamint az Akadémiának 1953 óta folyamatosan benyújtott értekezésekkel kapcsolatos könyvtári feladatok ellátása. - Gondoskodik a kéziratok és régi könyvek gyarapításáról hagyatékokból, aukciókból és fölöspéldányokból, valamint a régi állomány rekatalogizálása révén; - feldolgozza a beszerzett dokumentumokat, hagyományos katalógusokat és adatbázisokat épít. Jelentősebb állományegységeinek (pl. hagyatékok, disszertációk) katalógusait igyekszik nyomtatásban és számítógépen is hozzáférhetővé tenni; - ellátja az olvasószolgálati teendőket a Könyvtár egészére és speciálisan a Gyűjteményre vonatkozó könyvtárhasználati előírásoknak megfelelően (helybenolvasás, egyéni kutatói igények, másolatszolgáltatás és az ezzel kapcsolatos számlázási és pénzkezelési feladatok); - válaszol szóban és írásban hazai és külföldi kutatóknak az Osztály anyagát érintő szakmai kérdéseire; - ellátja a dokumentumok reprodukálásával és publikálásával kapcsolatos engedélyezési teendőket, a főigazgató engedélyét kikérve; - karbantartja az olvasótermi segédkönyvtárat; - gondoskodik az állomány biztonságos raktározásáról és védelméről a kéziratok és régi könyvek folyamatos restaurálásáról Mikrofilmtár és Fotólaboratórium Állományvédelmi, ill. gyarapítási célból történő mikrofilmezést végez. - A vétel, csere és ajándékozás útján beszerzett mikrofilmek állományba-vétele, címleírás készítése, pozitív másolat készítése, számítógépes adatbázisba táplálása, raktári elhelyezése; - a korábban elkészített gyenge minőségű vagy kivitelezésű fontos anyagok pótlása; - olvasószolgálati feladatok ellátása, az olvasói másolatigények kielégítése és az ezzel kapcsolatos számlázási és pénzkezelési feladatok, kölcsönzés, könyvtárközi kölcsönzés; - a kutatók és intézmények részéről érkező mikrofilmrendelések adminisztrálása, film- és papírképek elkészítése. 1.8 Keleti Gyűjtemény Tevékenységi körébe tartozik az orientalisztikai kiadványok és kéziratok gyűjtése, feldolgozása, valamint a gyűjtemény használatával kapcsolatos olvasószolgálati feladatok ellátása.

14 14 - Gyarapítja a humán tárgyú orientalisztikai gyűjteményt könyvek, folyóiratok, kéziratok, elektronikus hordozók különböző forrásokból való rendszeres beszerzésével; - feldolgozza (címleírja és szakozza ) az új szerzeményeket, saját katalógusokat szerkeszt, és feltárja az anyagot; - évente bejelenti a Gyűjteménybe beérkező külföldi folyóirat-gyarapodást az OSZK NPA adatbázisába; - ellátja az olvasószolgálati teendőket a Könyvtár egészére és speciálisan a Gyűjteményre vonatkozó könyvtárhasználati előírásoknak megfelelően (helybenolvasás, kölcsönzés, másolatszolgáltatás); - tájékoztat írásban és szóban a gyűjteménnyel kapcsolatos kérdések alapján; - karbantartja az olvasótermi segédkönyvtárat; - gondoskodik az állomány biztonságos raktározásáról és védelméről és folyamatos restaurálásáról; - gondozza a Könyvtár orientalisztikai kiadványait; - ápolja szakterülete nemzetközi kapcsolatait. 1.9 Könyvtárgépesítés és Számítóközpont Ellátja az MTAK rendszergazdai és rendszerkönyvtárosi feladatait. Üzemelteti a belső hálózatot, kiemelten is - az ALEPH integrált könyvtári rendszer működtetése; - a hálózat működéséhez szükséges software-ek beszerzése, beüzemelése és karbantartása; - az ALEPH újabb verzióinak beüzemelése a software-t előállító cég segítségével; - üzemzavar esetén azonnali hibakeresés és -elhárítás; - a gépesítéssel, hálózattal kapcsolatos osztályközi egyeztetések elvégzése; - a számítógépes infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos előterjesztések. - a Könyvtár honlapjának gondozása, továbbá - adatbázisok üzemeltetésével kapcsolatos valamennyi teendő; - a Könyvtár személyi számítógépeivel kapcsolatos teendők; - az olvasók által használt számítógépek felügyelete; -adatbázisok és elektronikus folyóiratok hozzáférhetővé tétele a Könyvtár olvasói számára; - az ezekkel kapcsolatos tájékoztatási és oktatási tevékenység; 1.10 Akadémiai Levéltár Tevékenységi köre: A Magyar Tudományos Akadémia központi szerveitől 1949 óta és az MTA felügyelete alá tartozó intézményektől alapítási évüktől átvett, maradandó értékű irat-, kép- és hanganyag átvétele, selejtezése, levéltári feldolgozása és megőrzése, a rendezett anyagban a tudományos kutatás biztosítása, az ügyfélszolgálat ellátása. Illetékességi, ill. gyűjtőköre kiterjed: - az MTA vezetőinek, - az MTA testületi szerveinek, - az MTA Titkárságának, - az MTA felügyelete alá tartozó kutatóintézeteknek és tanszéki kutatócsoportoknak, - az MTA Könyvtárának, - az MTA felügyelete alá tartozó tudományos társaságoknak, - az MTA jóléti és szociális intézményeinek, szolgáltató szerveinek és vállalatainak,

15 15 - a Doktori Tanácsnak működésével kapcsolatos irat, kép- és hanganyag gyűjtésére. A Levéltár állományába tartozik még néhány megszűnt szerv, mint például a Magyar Tudományos Tanács, a Tudományos Folyóiratkiadó Nemzeti Vállalat, vagy a Tudományos Minősítő Bizottság levéltári anyaga, és az 1980-as években országos hatáskörrel gyűjtött társadalomtudományi útijelentések is. Feladatai: az 1995-ös levéltári törvény előírásai alapján - átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait; - az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében levő levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza; - és az anyag használatát lehetővé teszi, ezért kutató- és ügyfélszolgálatot tart fenn, melynek keretében - az őrizetében levő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki, munkaviszony-igazolásokat készít; - a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi az MTA Titkársága és intézményei irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét; - a megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyag konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik; - levéltári- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában; - főtitkári rendelkezés alapján ellátja az MTA Titkárságának központi irattári feladatait. Az Akadémiai Levéltárat az MTA Elnöksége 48/1963. számú határozatával alapította és a Művelődésügyi Minisztérium 1970-ben szaklevéltárrá nyilvánította. Az 1995-ös levéltári törvény szerint, mint köztestületi levéltár működik az MTA Könyvtára egyik önálló osztályaként. Szakmai felügyeletét a Kulturális Örökség Minisztériuma a Magyar Országos Levéltárban működő Levéltári Szakfelügyeleten keresztül látja el Gazdasági Osztály Feladata a költségvetési javaslat és pénzügyi beszámoló elkészítése, a költségvetés végrehajtásának elősegítése érdekében a pénzügyi és bizonylati fegyelem betartatása, a pénzügyi kötelezettségek teljesítéséhez és a követelések érvényesítéséhez, valamint a számviteli rend biztosításához szükséges intézkedések megtétele. A gazdálkodás tekintetében ellátja a személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodási, társadalombiztosítási, pénzügyi nyilvántartási, számviteli és az ezzel kapcsolatos ügyviteli, ezen kívül a bizonylati rend és bizonylati fegyelem megszervezésével összefüggő, a számviteli és egyéb nyilvántartások - a jogszabályok által meghatározott rendszerben és részletezésben való - naprakész vezetésével összefüggő, valamint adóügyi és a készletek nyilvántartásával és elszámolásával összefüggő teendőket. Az üzemeltetés tekintetében ellátja a Könyvtár folyamatos, biztonságos működéséhez szükséges tevékenységeket.

16 16 2. A Könyvtár vezetése 2.1 A főigazgató Jogállása A főigazgató a Könyvtár egyszemélyi felelős vezetője. Jogállását a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat határozza meg. Közalkalmazotti jogviszonyban áll a Könyvtárral, jogállása a Kjt a szerint magasabb vezető beosztású. Tekintetében a munkáltatói jogokat az MTA elnöke gyakorolja. Pályázati eljárás alapján az MTA elnöke bízza meg, ez öt évre szóló, határozott idejű megbízás. A pályázat értékelésébe a munkatársi közösséget is be kell vonni (közalkalmazotti tanács és a szakszervezet képviselője útján). A főigazgató döntéseit a jogszabályok és a felügyeleti szerv rendelkezéseinek figyelembevételével önállóan és egyéni felelősséggel hozza meg. A főigazgató a Könyvtár általános képviselője, de képviseleti jogát jogosult általánosságban vagy egyedi ügyekben átruházni. Teljes képviseleti jogát viszont állandó jelleggel nem ruházhatja át senkire, valamint a pénzeszközök felett sem rendelkezhet egyedül. Irányító jogkörét a Könyvtár egészére nézve gyakorolja. Mindenkori helyettese a főigazgató-helyettes. A főigazgató esetenként megszabhatja, hogy távolléte alatt a hatályos jogszabályok és a jelen szabályzat szerint számára fenntartott jogok közül a helyettesítést ellátó vezető melyeket és milyen mértékben gyakorolhatja Feladatai: A jogszabályok és az MTA, mint fenntartó és működtető köztestület rendelkezéseinek megfelelően tervező, szervező, operatív irányító és ellenőrző tevékenysége során - a vezetői jogok és kötelességek gyakorlása; - az MTA Könyvtára stratégiai tervének kialakítása, a fejlesztési tervben meghatározott feladatok teljesítésének megszervezése és ellenőrzése; - a Könyvtár évi jelentésének elkészítése; - kapcsolattartás az MTA főtitkár-helyettesével és az akadémiai grémiumokkal??? - a Könyvtár nemzetközi kapcsolatainak irányítása; - a tudományos, szakmai, személyzeti, gazdasági, igazgatási és ügyviteli munkák irányítása és ellenőrzése; - a Könyvtárban folyó kutatómunka megszervezése, értékelése; - a könyvtári állomány biztonságos megőrzésénének megszervezése; - a könyvtárhasználat módjának meghatározása; - a Könyvtár működési rendjének kialakítása, továbbá a belső szabályzatok elkészíttetése és elbírálása; - a hatásköri megosztás szerint az irányítása alá tartozó szervezeti egységek és azok vezetői munkájának közvetlen, ill. a főigazgató-helyettes és a gazdasági igazgató útján történő felügyelete és ellenőrzése; - főigazgatói utasítások és rendelkezések kiadása. A főigazgató jogosult: - a Könyvtár szervezetének átalakítására; - a munkáltatói jogok gyakorlására; - a felügyeleti szervhez, ill. a szakmai felügyeleti és más államigazgatási szervekhez benyújtandó előterjesztések kidolgozására; - kötelezettségvállalásra, utalványozási és aláírási jog gyakorlására; - intézménylátogatás engedélyezésére; - a sajtó és hírközlő szervekkel való kapcsolattartásra;

17 17 - kitüntetési vagy jutalmazási javaslat tételére A főigazgató ellenőrzési kötelezettsége A főigazgató kötelezettsége a Könyvtár működése egészének folyamatos és teljes körű ellenőrzése. Ellenőrzési kötelezettségét az alábbiak szerint gyakorolja: - irányítási feladatainak teljesítése és döntéseinek elkészítése során végzett tájékoztatás útján; - jelentések és adatok rendszeres bekérésével; - az osztályvezetők és közvetlen irányításával közalkalmazott közalkalmazottainak rendszeres beszámoltatásával; - a szervezeti egységeknél végzett helyszíni ellenőrzéssel A főigazgató erkölcsileg, fegyelmileg és anyagilag felel a pontokban foglalt kötelezettségeinek teljesítéséért. Felelőssége kiterjed - a Könyvtár működésére, a hatáskörébe tartozó feladatok teljesítésére; - a könyvtári szervezet kialakítására, a működés feltételeinek saját hatáskörben történő biztosítására; - a Könyvtárat érintő jogszabályokban, akadémiai utasításokban vagy határozatokban foglalt rendelkezések végrehajtására; - felelős az államtitok, a szolgálati titok védelméért; - a nemzetközi kapcsolatok ápolására; - a gazdasági tervek szakmai megalapozottságára, a szakmai tervek gazdaságos végrehajtására; - a rendelkezésére bocsátott gazdasági és egyéb eszközök leghatékonyabb felhasználásáért, a mérlegkészítési kötelezettség teljesítésére; - a humánpolitikai tevékenység irányítására; - az ügyvitel és a titkos ügykezelés rendjének kialakítására; - a belső ellenőrzés megszervezésére A főigazgató és a közalkalmazottak együttműködése A főigazgató a Könyvtár vezetésében, a munka ellenőrzésében a közalkalmazottak közösségére támaszkodik, ennek megfelelően: - meghallgatja és döntéseinél mérlegeli a beosztott vezetők véleményét, - biztosítja a közalkalmazotti tanács törvényben meghatározott jogainak gyakorlását; - lehetőség szerint érvényre juttatja a közalkalmazottak ésszerű és helyes javaslatait. 2.2 Főigazgató-helyettes Jogállása A főigazgató állandó helyettese. Közalkalmazotti jogviszonyban áll a Könyvtárral, jogállása a Kjt a szerint magasabb vezető. Tekintetében a munkáltatói jogokat a Könyvtár főigazgatója gyakorolja. Pályázati eljárás alapján az MTA Könyvtára főigazgatója bízza meg, ez öt évre szóló, határozott idejű megbízás. A pályázat értékelésébe a munkatársi közösséget is be kell vonni (közalkalmazotti tanács és a szakszervezet képviselője útján). A feladatkörébe tartozó ügyekben a főigazgató megbízottjaként jár el az általa megadott utasításoknak megfelelően. Három hónapot meghaladó akadályoztatása esetén helyettesítéséről a főigazgató gondoskodik. A feladatkörébe tartozó ügyekben vagy a főigazgató eseti megbízása alapján képviselheti a Könyvtárat hatóságok előtt, más intézményekkel vagy magánszemélyekkel szemben. Intézkedéseiről a főigazgatót mind előzetesen, mind utólag tájékoztatnia kell.

18 18 Gazdasági kihatással járó intézkedést csak a gazdasági igazgató ellenjegyzésével tehet az ezzel kapcsolatos szabályok szerint. A főigazgatóhoz beérkezett előterjesztések, beszámolók és adatszolgáltatások tekintetében véleményezési és javaslattételi joga és kötelezettsége van. Vezetői megbízatása visszavonásig érvényes Feladatai - Felügyeli az egyes szervezeti egységek munkáját; - közreműködik a Könyvtár célkitűzéseinek, terveinek összeállításában, végrehajtásában, az eredmények értékelésében; - részt vesz a főigazgatói döntések előkészítésében, a pénzügyi és anyagi eszközök felosztásában; - kezdeményezi a szükséges szervezési, személyi és egyéb intézkedések meghozatalát; - eljár minden olyan ügyben, amelyet jogszabály, belső szabályzat, felügyeleti szervi rendelkezés, főigazgatói utasítás a feladatkörébe utal Ellenőrzési kötelezettsége??? - folyamatos és a szervezeti egységek felügyeletére terjed ki. Ellenőrzési kötelezettségét az alábbiak szerint gyakorolja: - jelentések és adatok bekérésével; - a vezetők és a közvetlen munkatársainak rendszeres beszámoltatásával; - a szervezeti egységeknél végzett helyszíni ellenőrzéssel Felelőssége A főigazgató-helyettes erkölcsileg, fegyelmileg és anyagilag felel a pontokban foglalt kötelezettségeinek teljesítéséért, valamint a főigazgató eseti megbízásainak végrehajtásáért. Felelős az államtitok, a szolgálati titok védelméért. 2.3 Gazdasági igazgató Jogállása Tekintetében a munkáltató jogokat a főigazgató gyakorolja, jogállása a Kjt a szerint magasabb vezető. Távollétében esetenként meghatározott körben a főigazgató által kijelölt közalkalmazott helyettesíti. Pályáztatás??? Előzetes tudomása és ellenjegyzése nélkül a Könyvtárra gazdasági kihatással járó intézkedés nem tehető. Ha a gazdasági igazgató valamely gazdasági kihatással járó tervezett intézkedéssel nem ért egyet, az ellenjegyzést megtagadhatja. A főigazgató az intézkedést az ellenjegyzés megtagadása ellenére is megteheti, vagy írásban utasíthatja a gazdasági igazgatót annak megtételére. Ha az intézkedés jogszabályellenes, vagy a gazdálkodás belső rendjét, illetve az intézmény érdekeit súlyosan sérti, a gazdasági igazgató köteles a jelen Szabályzat C. Működési Szabályzat részének pontjában foglaltak szerint eljárni. A Könyvtár számvitelének alapjául szolgáló bizonylatok rendjére kötelező előírásokat adhat. Gazdálkodási és pénzügyi feladatok tekintetében a főigazgató állandó helyettese. Ebben a jogkörében végzett tevékenységéről a főigazgatót folyamatosan tájékoztatni köteles. Feladatait a főigazgató közvetlen irányításával és ellenőrzésével látja el. Közvetlen irányítása alá tartozik a Gazdasági Osztály Feladatai: - közreműködik a Könyvtár feladatainak eredményes és gazdaságos megoldásához szükséges gazdálkodási feltételek megteremtésében és megteszi a biztosításuk érdekében szükséges intézkedéseket;

19 19 - összeállítja a Könyvtár éves költségvetését és beruházási javaslatát; - irányítja a Könyvtár anyag- és eszközgazdálkodását, létszám- és bérgazdálkodását; - megszervezi a Könyvtár számviteli és utókalkulációs rendszerét, az ehhez kapcsolódó bizonylati rendszert és ügyvitelt; - érvényesíti a gazdasági, pénzügyi, munkaügyi, társadalombiztosítási, adóügyi és munkavédelmi feladatokkal kapcsolatos jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások és hatósági előírások végrehajtását; - gyakorolja a részére megállapított munkáltatói jogokat; - biztosítja a gazdálkodási és pénzügyi fegyelem betartását, az akadémiai és intézményi vagyon megőrzését, a pénzügyi kötelezettségek teljesítését és az intézet követeléseinek érvényesítését; - megszervezi a leltározási, selejtezési és értékesítési tevékenységet; - összeállítja a Könyvtár költségvetési és beszámoló jelentéseit, valamint elkészíti a felügyeleti szerv és egyéb államigazgatási szervek (KSH, APEH, MÁK, stb.) által előírt gazdasági vonatkozású egyéb adatszolgáltatásokat; - ellenjegyzési jogokat gyakorol; - gazdasági és általános ügyviteli ügyekben képviseli a Könyvtárat hatóságok, a felügyeleti szerv, valamint más intézményekkel és személyekkel szemben; - rendszeresen tájékoztatja a főigazgatót jelentősebb intézkedéseiről, a Könyvtár gazdasági helyzetéről, a gazdálkodásra vonatkozó új rendelkezésekről, a tervek és szerződések gazdasági teljesítéséről; - rendszeresen tájékoztatja a szervezeti egységek vezetőit a pénzügyi keretek felhasználásáról; - megszervezi a belső ellenőrzést; - biztosítja a külső ellenőrzések megállapításainak, javaslatainak realizálását; - ellát minden olyan ügyet, amelyet jogszabály, belső szabályzat, felügyeleti szervi rendelkezés vagy főigazgató utasítás a feladatkörébe utal Ellenőrzési kötelezettsége kiterjed a Könyvtár egész gazdasági és általános ügyviteli tevékenységére. Ezt a kötelezettséget - rendszeres adatszolgáltatások alapján; - a konkrét ügyek irányítása és ellenőrzése kapcsán; - a közvetlenül alárendelt közalkalmazottak rendszeres beszámoltatásával teljesíti Felelőssége Erkölcsi, fegyelmi és büntetőjogi felelősség terheli a pontokban előírt, valamint a jogszabályok vagy felügyeleti szerv által hatáskörébe utalt egyéb feladatok ellátásának, ellenőrzésének elmulasztásáért. Anyagi és büntetőjogi felelősséggel tartozik a közalkalmazotti jogviszonyából eredő kötelezettségei megszegésével okozott kárért. Felelős az államtitok, a szolgálati titok védelméért. Felelős továbbá az akadémiai és könyvtári vagyon védelmének megszervezéséért, a Könyvtár gazdasági, működési, valamint ügyviteli rendjének szabályozásáért, az egységes gazdálkodási, elszámoltatási és számviteli rend meghatározásáért. 2.4 A főigazgató közvetlen irányításával közalkalmazott közalkalmazottak - gazdasági igazgató (jogállását ld. B rész 2.3 pont alatt); 2.5 A főigazgató-helyettes közvetlen irányításával közalkalmazott közalkalmazottak

20 Az osztályvezetők jogállása Tekintetükben a munkáltatói jogokat a főigazgató gyakorolja. Megbízásuk visszavonásig érvényes Feladataik: - közreműködnek a Könyvtár fejlesztésének kialakításában, feladatainak végrehajtásában; - irányítják a hozzájuk rendelt szervezeti egység (a továbbiakban: osztály) munkáját; - biztosítják osztályukon az akadémiai és könyvtári vagyon védelmét, gondoskodnak a helyes anyag- és eszközfelhasználásról; - megszervezik az osztály munkáját, ellenőrzik és beszámoltatják a beosztott közalkalmazottk munkáját; - megszervezik a külföldi kutatók és a tudományos képzésben résztvevők osztályt érintő programjait; - javaslatot tesznek az illetékes magasabb vezetőnek a beosztottaikkal kapcsolatos munkáltatói ügyekben; - ellenőrzik a Könyvtár szabályzatainak betartását; - gondoskodnak a munkafegyelem maradéktalan betartatásáról; - ellátnak minden olyan egyéb feladatot, amelyet a főigazgató és a főigazgató-helyettes a munkaköri leírásban vagy egyedi utasítással a feladatkörükbe utal Ellenőrzési kötelezettségük rendszeres és teljes körű, osztályuk valamennyi tevékenységére ki kell terjednie, és a gazdasági, munkarendi és ügyrendi előírásokat is érvényesíteniük kell Felelősségük Az osztályvezetők erkölcsileg, fegyelmileg és anyagilag felelősek a pontokban foglalt kötelezettségeik teljesítéséért, valamint a főigazgató és a főigazgató-helyettes eseti megbízásainak végrehajtásáért, szakszerű és maradéktalan ellátásáért. Felelősek: - a vezetésük alatt álló osztály munkájáért, a rendelkezésre bocsátott eszközök és anyagok gazdaságos felhasználásáért; - az osztály munkáját értékelő beszámolók elkészítéséért, alkalmi adatszolgáltatásért; - tájékoztatást adni az intézmény egészét érintő ügyekről; - a jogszabályokban, belső szabályzatokban és főigazgatói utasításokban meghatározott feladatok végrehajtásáért; - a gazdasági igazgató által előírt számviteli előírások maradéktalan betartatásáért; - a tervek és szerződéses kötelezettségek teljesítéséért.