Gyakran Ismételt Kérdések

Átírás

1 Gyakran Ismételt Kérdések Nyilvántartásba vétellel kapcsolatos kérdések: 1. Elektronikus vagy postai úton legyen beküldve a kérelem a Hatósághoz? A kérelmet célszerű elektronikus úton beküldeni, mert annak továbbítása és a határozat előkészítése így gyorsabb, továbbá az elektronikus űrlap kitöltő programja a bevitt adatok előzetes ellenőrzésével segítséget nyújt a kérelem helyes kitöltéséhez. A bejelentkezés kitöltő keretprogram és annak dokumentációja a honlapról tölthető le. Ha nem az elektronikus űrlapon, hanem postai úton kívánja az adatkezelés nyilvántartásba vételét kérelmezni, akkor az ehhez javasolt, kinyomtatható űrlap is megtalálható a fentebb megadott web helyen. Fontos, hogy címet, és adószámot tartalmazzon a kérelem, valamint az adatkezelő képviseletére jogosult személy aláírással és bélyegzőlenyomattal lássa el azt. Az elektronikus úton beküldött kérelem egyidejű postai beküldése nem szükséges. A kérelmet elektronikus vagy postai úton várjuk. 2. Van-e a nyilvántartásba vételnek díja? Az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló évi CXII. tv. (Infotv.) 67. -a értelmében az adatvédelmi nyilvántartásba vételért a kötelező adatkezelés nyilvántartásba vétele kivételével a miniszteri rendeletben meghatározott igazgatási szolgáltatási díjat kell fizetni. Azonban az erről szóló miniszteri rendelet még nem alkottám meg, így igazgatási szolgáltatási díjfizetési kötelezettség egyelőre nem áll fenn. 3. Be kell-e jelenteni a nyilvántartási rendszerbe a) az olyan adatkezelést, amely az adatkezelővel ügyfélkapcsolatban lévő személyek adataira vonatkozik? Ügyfélkapcsolat címén az adatkezelést nem kell az adatvédelmi nyilvántartásba bejelenteni, ha - az adatokat közvetlenül az érintettektől veszik fel, - az adatkezelés célja az érintett számára ismert,

2 - a kezelendő adatok fajtája, az adatkezelés időtartama (adattörlés) előre meghatározott, - az adatokat csak az előre meghatározott céllal összefüggésben használják fel, - az adatok nem kerülnek ki az adatkezelő kezeléséből, - az érintetteket minderről megfelelően tájékoztatják. b) a hírlevél küldését? Online hírlevél szolgáltatás esetén (például értesítés árleszállításokról, akciókról, új termékekrtől) a reklámcélú (direkt marketing) küldemények küldésére vonatkozó szabályokat a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló évi XLVIII. törvény (a továbbiakban: Grt.) tartalmazza. Amennyiben a hírlevél szolgáltatás direkt marketing célra is irányul, úgy e tevékenység nem esik az Infotv. 65. (3) bekezdés kivételi szabályainak hatálya alá és ebben az esetben kérelmezni szükséges az adatkezelés nyilvántartásba vételét. c) a web áruház működtetését? Amennyiben az a) pontban felsorolt ügyfélkapcsolat feltételei fennállnak, és nem valósul meg a b) pontban ismertetett, érintetteknek történő hírlevél küldése, a web áruház működtetését nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba. d) a könyvelői, bérszámfejtési tevékenységet? Amennyiben a nevezettek megbízási szerződés keretében látják el tevékenységüket más társaságok számára, abban az esetben olyan természetes személyek adatait rögzítik, akik az őket megbízó vállalkozás ügyfelei, illetve munkavállalói. Ebben az esetben a megbízott cég/vállalkozó nem adatkezelőnek, hanem adatfeldolgozónak minősül (adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is - adatok feldolgozását végzi az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról

3 szóló törvény (Infotv.) pont). Az adatfeldolgozó azonban nem kérelmezheti az adatkezelés adatvédelmi nyilvántartásba vételét, arra ugyanis az Infotv. 66. (1) bekezdése az adatkezelőt kötelezi. e) a külföldre történő adattovábbítást? Ha az adatkezelés nyilvántartásba vétele a törvény alapján kötelező, akkor a nyilvántartásba vételi kérelemben a külföldre történő adattovábbítást is be kell jelenteni. 4. Hol lehet utána nézni a nyilvántartási számnak? Az Infotv. 65. (4) bekezdése értelmében az adatvédelmi nyilvántartás nyilvános, abba bárki betekinthet, az abban foglaltakról feljegyzést készíthet. A NAIH postán vagy elektronikus levélben fogadja és írásban megválaszolja az adatvédelmi nyilvántartásra vonatkozó tájékoztatási igényeket. Az eljárásért költségtérítést, illetéket vagy igazgatási szolgáltatási díjat fizetni nem kell. 5. Már meglévő (ABI-s) nyilvántartási számot meg kell-e újítani? A már meglévő, még az adatvédelmi biztoshoz bejelentett kérelem adatvédelmi nyilvántartási számát nem kell megújítani. 6. A nyilvántartási számot tartalmazó határozat kézhezvétele előtt megkezdhető-e az adatkezelés? Az Infotv. 68. (2) bekezdése értelmében, ha a Hatóság a nyilvántartásba vétel iránti kérelmet határidőben nem bírálja el, az adatkezelő az adatkezelést a kérelemben foglaltak szerint megkezdheti. A Hatóságnak a kérelem elbírálására annak megérkezésétől számítva 8 nap áll a rendelkezésére. (Az országos hatósági, munkaügyi és bűnügyi adatállományok, a pénzügyi szervezetek és közüzemi szolgáltatók ügyfelekre vonatkozó adatkezelésére és az elektronikus hírközlési szolgáltatóknak a szolgáltatást igénybe vevőkre vonatkozó adatkezelésére vonatkozó eltérő szabályokat az Infotv. 68. (3) - (5) bekezdései tartalmazzák.)

4 7. Kamera megfigyelő rendszerek üzemeltetését (üzlet, irodaház, társasház) kinek kell bejelenteni a társasháznak vagy a kamera rendszert telepítőnek? A kamerarendszer üzemeltetésének bejelentése a társasháznak, vagyis a rendszer üzemeltetőjének a kötelezettsége. 8. Mely szerveknek kell belső adatvédelmi felelőst kineveznie, illetve, adatvédelmi szabályzatot készítenie? Az Infotv. 24. (1) bekezdése értelmében belső adatvédelmi felelőst kell kinevezni, vagy megbízni: az országos hatósági, munkaügyi vagy bűnügyi adatállományt kezelő, illetve feldolgozó adatkezelőnél és adatfeldolgozónál, a pénzügyi szervezeteknél, valamint az elektronikus hírközlési és közüzemi szolgáltatóknál. Ugyanezen paragrafus (3) bekezdése adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat elkészítésére kötelezi az (1) bekezdésben felsorolt szerveken kívül az egyéb állami és önkormányzati adatkezelőket is, feltéve, hogy adatvédelmi nyilvántartásba bejelentési kötelezettség alá tartoznak. 9. Hol kell feltüntetni a nyilvántartási számot? Az Infotv. 68. (6) bekezdése értelmáben a Hatóság az adatvédelmi nyilvántartásba vételi kérelemnek helyt adó határozatának tartalmaznia kell az adatkezelés nyilvántartási számát, amelyet az adatkezelőnek az adatok minden továbbításánál, nyilvánosságra hozásánál és az érintettnek való kiadásakor fel kell tüntetni. A nyilvántartási szám az adatkezelés azonosítására szolgál, és nem tanúsítja a nyilvántartásba vett adatkezelés jogszerűségét. Adatlap kitöltésével/ Avatar program használatával kapcsolatos kérdések: 10. Érkezik-e visszajelzés a Hatóság részéről a sikeresen beküldött kérelmek beérkezéséről? - Amennyiben a kérelmet az Avatar programon keresztül tölti ki az érintett, az utolsó lépésben a rendszer felugró ablakon keresztül tájékoztatja a beküldőt, az adatlap Hatósághoz történő sikeres beérkezéséről.

5 - A papír alapon beküldött kérelmekről visszajelzés az adatkezelés nyilvántartásba vételéről szóló határozat vagy hiánypótlásra felhívó értesítés formájában érkezik. 11. Hány példányban kell beküldeni a nyilvántartásba vételi kérelmet? A nyilvántartásba vételi kérelmet egy példányban kell benyújtani a Hatósághoz. 12. Minden egyes adatkezelési célt külön-külön be kell jelenteni? Az Infotv. 66. (3) bekezdése értelmében a nyilvántartásba vétel szempontjából az eltérő célú adatkezelések önálló adatkezelésnek minősülnek, abban az esetben is, ha a kezelt adatok köre azonos. Tehát az azonos adatkörű, de eltérő célból végzett adatkezeléseket külön-külön adatkezelésekként kell bejelenteni. 13. Mi történhetett, ha az ügyfél egymás után több nyilvántartásba vételi kérelmet küldött be a nyomtatványkitöltő programmal, de csak az egyik adatkezelés nyilvántartásba vételéről kap határozatot? Amennyiben a kérelmező nem zárja be a program ablakot egy kérelem elküldése után, hanem felülírja ugyanazt a kérelmet és úgy küldi be még egyszer, akkor csak az utolsó kérelem fog a Hatósághoz beérkezni. Ez ellenőrizhető az elküldött kérelmek adatait tartalmazó mappában lévő XML állományok megnyitásával, amelyek mappáját a nyomtatványkitöltő program a képernyőn az Asztalon helyez el. 14. Hogyan lehet módosítani a kérelmeket? Amennyiben az ügyfél beküldött egy kérelmet, de még nem kapott rá határozatot, akkor az Avatar programon keresztül ( az elküldött kérelem megnyitása menüpont használatával lehet módosítani a kérelmet. 15. Adószámok feltüntetése A program az űrlap kitöltésekor ügyviteli okból bekéri az adatkezelő adószámát. Ha az adatkezelő nem rendelkezik adószámmal, akkor a

6 számot kell beírni az adószám helyére. Az adatkezelést végző magánszemély adóazonosító jelét megadni nem kell!