SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél

Átírás

1 Kódszám: SZT-IS-14/12 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél Budapest, november 27. IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) Fax: +36 (1) company@ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja THE PERFORMANCE ARCHITECTS Berlin Boston Budapest Düsseldorf Munich Münster Prague Stuttgart Vienna Zurich

2 A tanulmány elkészítésében közreműködtek az IFUA Horváth & Partners részéről: - A tanulmány szponzorai: Dr. Bodnár Viktória Dr. Dobák Miklós Dr. Drótos György Fekete Gábor - A tanulmány összeállítói: Kovács László laszlo.kovacs@ifua.hu Tanács Zoltán zoltan.tanacs@ifua.hu - A tanulmányban közreműködők: Endersz Frigyes Hajós Csaba Schmidt Ferenc Tóth Annamária Tóth Krisztián Máté Varga Gábor A tanulmány elkészítésében közreműködtek a Hírközlési Felügyelet részéről: - A tanulmány szponzora: Dr. Juhászné Huszty Katalin - A tanulmányban közreműködők: Gyursánszky János Hegedűsné Dr. Lévai Márta Nyul Zoltán Szíjártó Zoltán A tanulmány elkészítésében közreműködtek a Synergon Rt. részéről: - A tanulmány szponzora: Polgár Pál - A tanulmányban közreműködött: Győri Márta

3 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 3/87 Tartalom 1. BEVEZETÉS A tanulmány felépítése A tanulmány jelentősége a közigazgatási intézmények számára Kiknek ajánlott a bemutatott eset megismerése és a tapasztalatok átvétele? Köszönetnyilvánítás 7 2. A HÍRKÖZLÉSI FELÜGYELET BEMUTATÁSA A HÍF bemutatása A HÍF szervezetének bemutatása A HÍF tevékenységének bemutatása A HÍF informatikai helyzete az SAP bevezetése előtt A HÍF informatikai helyzete az SAP bevezetése előtt A gazdálkodási rendszer korszerűsítése a HÍF-nél A gazdálkodási rendszer problémái az SAP bevezetése előtt A gazdálkodási rendszer korszerűsítésének célkitűzései és az új rendszer legfontosabb elemei A HÍF-nél folyó párhuzamos projektek Szervezetfejlesztési projekt bemutatása Intézményi kontrolling rendszer kialakítása A HAZAI INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK PIACÁNAK FELTÉRKÉPEZÉSE A hazai piacon elérhető integrált vállalatirányítási rendszerek bemutatása Integrált vállalatirányítási rendszerek Integrált vállalatirányítási rendszerek a hazai közigazgatási intézmények számára Az integrált vállalatirányítási rendszerek továbbfejlesztésének irányai ERP bevezetési konstrukciók ERP rendszer saját bevezetése A informatikai outsourcing megoldás bemutatása ASP alkalmazás-szolgáltatás igénybevétele AZ SAP R/3 BEVEZETÉSE A GPR bevezetés előkészítése és a rendszer kiválasztása Előkészítés Az ajánlati kiírás összeállítása A közbeszerzési eljárás lefolytatása és a nyertes kiválasztása Az SAP R/3 bevezetése A projekt indulását megelőző előkészítés A projekt menetének a bemutatása Az SAP R/3 bevezetés összefoglaló értékelése SAP R/3: az integrált gazdaságirányítási rendszer Az SAP R/3 rendszer általános bemutatása A bevezetett SAP R/3 moduljainak bemutatása Adatmigráció, adattisztítás Interfészek Az SAP R/3 speciális gazdálkodási modellje a költségvetési szervek számára Kötelezettségvállalások rögzítése az SAP rendszerében 73

4 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 4/ Továbbfejlesztési lehetőségek Rövidtávú továbbfejlesztési lehetőségek Hosszabb távú továbbfejlesztési lehetőségek AJÁNLÁSOK MELLÉKLETEK Alkalmazott módszertan Az Ajánlati dokumentáció tartalomjegyzéke A Projekt Alapító Dokumentum tartalomjegyzéke 87

5 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 5/87 1. Bevezetés 1.1. A tanulmány felépítése Az Informatikai Kormánybiztosság által október 29-én megjelentetett, SZT-IS-14 kódjelű pályázati felhívás célja, hogy a később módosított határidő szerint november 15-ig olyan tanulmányok szülessenek, melyek segítik az informatikai módszertanok honosításának, elterjesztésének támogatását az EU harmonizáción belül. Az általunk elkészítendő tanulmány szorosan kapcsolódik a pályázati felhívás kiemelten támogatott témaként megjelölt III./1./h) ponthoz, mely a következő: Információs rendszerek integrációja a közigazgatásban (szigetszerű rendszerek integrációjának módszerei, adatbázis egységesítés). A Hírközlési Főfelügyelet 1 (HÍF) nyarán hozott döntést arról, hogy korszerűsíti gazdálkodási adminisztrációjának informatikai támogatását. A közbeszerzési eljárás keretében lefolytatott versenyben az SAP R/3, valamint a hozzá kapcsolódó SAP BW rendszer nyerte. Az SAP termékek bevezetését a Synergon Rt. végezte, az IFUA Horváth & Partner Kft. a projekthez szorosan kapcsolódóan kidolgozta a HÍF intézményi kontrolling koncepcióját, illetve elvégezte az SAP CO moduljának bevezetéséhez kapcsolódó minőségbiztosítási feladatokat. A tanulmányban részletesen bemutatjuk Hírközlési Főfelügyelet SAP R/3 rendszere bevezetésének körülményeit és a működő rendszerrel kapcsolatos tapasztalatokat. Világosan ismertetjük, hogy milyen előnyökkel jár egy ilyen korszerű, integrált informatikai rendszer a korábban alkalmazott, széttagolt, szigetszerű megoldásokkal szemben az adatok kezelhetősége, megbízhatósága és felhasználhatósága terén. A tanulmányból az is kiderül, hogy milyen buktatókkal kell számolni egy ilyen projekt során, s hogy milyen módszerekkel, hogyan lehet ezeket elkerülni. Elsőként bemutatjuk a HÍF-et, az intézmény feladatait, az Egységes Hírközlési Törvény alapján átalakított szervezetét. Külön kitérünk a HÍF korábbi informatikai állapotára, elemezzük a szigetrendszerekkel jellemezhető korszakot. Ismertetjük továbbá az integrált informatikai rendszer bevezetéséhez szorosan kötődő egyéb HÍF-es projektek kapcsolódási pontjait. Az SAP bevezetését megelőzően a HÍF az IFUA közreműködésével a közigazgatási szférában úttörőnek számító, korszerű intézményi kontrolling koncepciót dolgozott ki, mely egyesíti a pénzforgalmi szemléletű keretgazdálkodás és a költségszemléletű kontrolling eszközrendszerét. A tanulmányban ismertetjük, hogy a fenti projektek eredményei hogyan befolyásolták a bevezetésre kerülő SAP-rendszerrel szemben támasztott elvárásokat, s hogyan sikerült azokat leképezni a különböző SAP modulokban. A HÍF bemutatása után különböző szempontok szerint elemezzük a hazai piacon elérhető integrált vállalatirányítási (ERP) rendszereket (SAP, ORACLE stb.). Ez a fejezet hasznos segítséget nyújt majd mindazon intézmények számára, amelyek hasonló rendszerek bevezetését, alkalmazását tervezik. 1 A tanulmány által bemutatott hónapok során a HÍF szervezeti felépítése és elnevezése is megváltozott. A korábbi Hírközlési Főfelügyeletet a év végén lezárult átszervezést követően Hírközlési Felügyeletnek nevezik, amelynek alkotóegységei a Hírközlési Döntőbizottság (HDB), a Hírközlési Területi Hivatal (HTH) és a Hírközlési Főfelügyelet. A továbbiakban a HÍF rövidítést használjuk, a Hírközlési Felügyelet egészére értelmezve azt.

6 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 6/87 Az egyes termékek több szempontú összehasonlítása mellett felmérjük azt is, hogy milyen módon lehet igénybe venni a különböző szoftverek szolgáltatásait a különböző szállítóktól. Górcső alá vesszük tehát a ma oly divatos különböző bevezetési módszertanokat, s megvizsgáljuk, hogy melyiknek milyen előnyei-hátrányai vannak, s milyen feltételekkel, milyen szállítók kínálják azokat a magyar piacon. A HÍF és az ERP-piac bemutatása után ismertetjük az SAP R/3 kiválasztásának körülményeit, a pályáztatás szempontrendszerét és az SAP bevezetés sikerességének okait. A tanulmány lehetőséget nyújt arra, hogy az éles indulást követően (2002. január 7.) bemutassuk a rendszer működését, s ismertessük a HÍF munkatársainak első tapasztalatait azzal kapcsolatban. Ismertetjük az SAP R/3 bevezetett moduljainak terjedelmét, s azt, hogy miként képes az új rendszer felszámolni a korábbi, szigetrendszerekből adódó problémákat. Részletesen leírjuk az egyes SAP modulok és a gazdálkodási funkciók kapcsolatát, kiemelve a költségvetési gazdálkodás speciális kérdéseit, s azok megoldási lehetőségét az SAP-ban. A tanulmány nem áll meg az aktuális helyzet bemutatásánál: kitekintést adunk a továbbfejlesztési lehetőségekre vonatkozóan is. A továbbfejlesztés során is kiemelten hangsúlyos alapelv tehát az, hogy lehetőleg elkerüljük a különböző típusú, egymással nehezen integrálható rendszerek alkalmazását és egy platformra építkezve elégítsünk ki mindenféle gazdálkodási és irányítási igényt. Mindezek mellett összefoglalásul olyan egységes ajánlásokat fogalmazunk meg, amelyek minden intézmény számára hasznosak lehetnek hasonló jellegű rendszerek bevezetésekor A tanulmány jelentősége a közigazgatási intézmények számára A HÍF-nél történő SAP bevezetés mintaértékű lehet a hazai és külföldi kormányzati szektor intézményei számára, több szempontból is: A Hírközlési Főfelügyelet az elmúlt időszakban hatalmasat lépett előre a működés korszerűsítése, a hatékonyságnövelés és az információtechnológia lehetőségeit messzemenően kihasználó, ügyfélbarát közigazgatás megvalósítása érdekében, s ezzel a hazai közigazgatási szektor egyik úttörő jellegű intézményének számít. Az SAP a világ és hazánk egyik legelismertebb és a közszolgálati szektorban leginkább elterjedt, korszerű, integrált vállalatirányítási rendszere (Enterprise Resource Planning ERP rendszer), mely széles körű funkcionalitásával a gazdálkodási adminisztráció teljes feladatkörét le tudja fedni, s ezáltal lehetővé teszi azt, hogy egy intézmény lecserélje korábbi szigetrendszereit. Hazánkban ugyanakkor még nem nevezhető tipikusnak, hogy egy intézmény átáll az SAP-ra, ezért minden egyes példából sokat lehet tanulni. Az SAP bevezetése ideális körülmények között történhetett meg: alaposan előkészített szervezetkorszerűsítés és folyamatoptimalizálás előzte meg, illetve folyt vele párhuzamosan, s folyamatos minőségbiztosítás kísérte. o A szervezetkorszerűsítés megteremtette a feladatorientált és hatékony működés lehetőségét. o A folyamatoptimalizálás korszerűsítette a pénzügyi-számviteli folyamatokat. o Az SAP bevezetését megelőzően a HÍF a közigazgatási szférában úttörőnek számító, korszerű intézményi kontrolling koncepciót dolgozott ki, mely egyesíti a pénzforgalmi szemléletű keretgazdálkodás és a költségszemléletű kontrolling eszközrendszerét. o Az SAP-bevezetés minőségét legalábbis egyik modulja esetében független minőségbiztosító cég ellenőrizte.

7 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 7/87 Az SAP R/3 alapmoduljai mellett az SAP korszerű adattárház-megoldása (SAP Business Warehouse, SAP BW) is bevezetésre került. Az OLAP technológia előnyeit kihasználva teljes vezetői információs rendszer építhető ki, korszerű adatbányászati eszközök használhatók a belső és külső információk feldolgozására, s megteremtődött a lehetőség további korszerű termékek bevezetésére Kiknek ajánlott a bemutatott eset megismerése és a tapasztalatok átvétele? A tanulmányt mindazon intézmények haszonnal forgathatják, amelyek egységes, integrált vállalatirányítási rendszert kívánnak bevezetni. A tanulmányban szereplő tapasztalatok segíthetik őket abban, hogy sikeres projekteket valósítsanak meg, s ezáltal hatékonyabban láthassák el jogszabályokban rögzített feladataikat, illetve hatékonyabban működhessenek. Azok az intézmények is profitálhatnak azonban a tanulmányban foglaltakból, amelyek már túl vannak egy rendszer bevezetésén: ők ötleteket kaphatnak a rendszer továbbfejlesztéséhez, az esetleges hiányosságok kijavításához. A tanulmány elsősorban a kormányzati szektor intézményei számára lehet hasznos (minisztériumok és azok szervezeti egységei, országos hatáskörű intézmények stb.), de sokat meríthetnek belőle az egyéb közszolgálati intézményekben akár az önkormányzatoknál, az egészségügyben vagy a felsőoktatásban dolgozó vezetők is. Noha a bemutatott esetben az SAP R/3 rendszer szerepel, a tanulmány azon intézmények számára is hasznos lehet, amelyek nem SAP-megoldásokban gondolkodnak. Az alkalmazott módszertan, a projekt menete és a bemutatott tapasztalatok számukra is tanulságosak lehetnek, s a tanulmányban külön kitérünk arra, hogy milyen egyéb alkalmazások, szolgáltatási konstrukciók érhetők el jelenleg a magyar piacon. Ezzel jelentősen kitágul azoknak az intézményeknek a köre, akik hasznosíthatják e tanulmányt, hiszen az olcsóbb megoldásokat figyelembe véve már a kisebb (akár néhány százmillió forintos) költségvetésű intézmények is reális eséllyel gondolkodhatnak egy hasonló rendszer megvalósításában. Az IFUA Horváth & Partners Kft. több mint tíz éve a hazai vezetési tanácsadási piac elismert, sikeres képviselője. Vállalatunk kiemelt fontosságúnak tartja, hogy Magyarország is az európai elvárásoknak megfelelni képes, korszerű, hatékonyan működő közigazgatási intézményhálózattal rendelkezzen, mely képes kihasználni a modern informatikai eszközökben rejlő lehetőségeket. Úgy gondoljuk, az elkészített tanulmány megfelelően képes segíteni e nagyra törő célok elérését és alkalmas arra, hogy sok, különböző jellegű intézmény számára mutasson példát az integrált rendszerek bevezetése terén Köszönetnyilvánítás A tanulmány sikeres elkészítéséhez a Hírközlési Felügyelet, illetve a Synergon Rt. munkatársai elengedhetetlen segítséget nyújtottak, ezért valamennyijüknek köszönettel tartozunk. Külön szeretnénk kifejezni köszönetünket Frischmann Gábornak, a HÍF elnökének és Dr. Juhászné Huszty Katalinnak, a HÍF gazdasági elnökhelyettesének, akik a tanulmány elkészítését a HÍF erőforrásainak készséges rendelkezésre bocsátásával támogatták, Hegedűsné Dr. Lévai Mártának, a HÍF Intézményi kontrolling igazgatójának és Szíjártó Zoltánnak, a HÍF Informatikai igazgatójának, akik a projekt ügyféloldali vezetőiként megismertették velünk a projekt működését, Gyursánszky Jánosnak, aki a Program iroda vezetőjeként látott rá a projektre és Győri Mártának, aki a Synergon Rt. projektvezetőjeként a szállító szemszögéből mutatta be számunkra a projekt tapasztalatait.

8 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 8/87 2. A Hírközlési Felügyelet bemutatása 2.1. A HÍF bemutatása A HÍF-et arra az időszakra vonatkozóan mutatjuk be, amikor a döntés született az integrált ügyviteli rendszer bevezetéséről az intézményben, illetve az ezzel kapcsolatos előkészítési munkák is megkezdődtek. Az SAP rendszer bevezetésének hitelesebb megítéléséhez szükséges röviden vázolni a HÍF akkori állapotát. A bemutatáson keresztül érzékeltetni kívánjuk, hogy ez idő tájt hogyan is nézett ki a hírközlési hatóság szervezete, milyen kérdések foglalkoztatták a vezetőket, milyen nagyobb jelentőségű szakmai munkák zajlottak az intézményben A HÍF szervezetének bemutatása A HÍF a hírközlési terület szabályozó és hatósági feladatait ellátó szervezete, amely szervezetet az Országgyűlés hozta létre a távközlésről szóló évi LXXII. törvénnyel. A HÍF jogállását továbbá szabályozzák az 142/1993. és az ezt felváltó 232/1997. kormányrendeletek, amelyek részletesen kitérnek a HÍF szerepére és feladataira a hírközlési piacon. Az intézmény a bevezetés időszakában a Miniszterelnöki Hivatal miniszterének felügyelete alatt működő Informatikai Kormánybiztosság (IKB) alá tartozott. A HÍF törvényileg és kormányrendeletekben meghatározott hatáskörrel bíró, jogi személyiséggel rendelkező központi közigazgatási szerv. A HÍF központi szerve a Hírközlési Főfelügyelet volt, amelynek helyi szervei a hírközlési felügyeletek voltak. A felügyeletek teljes hatósági jogkörrel rendelkező területi igazgatóságok, melyek pénzügyi gazdasági feladatait a Főfelügyelet látta el. A HÍF-nek öt helyi felügyeleti szerve volt található az országban: Dél-magyarországi Hírközlési Felügyelet Pécs; Nyugat-magyarországi Hírközlési Felügyelet Sopron; Kelet-magyarországi Hírközlési Felügyelet Szeged; Észak-magyarországi Hírközlési Felügyelet Debrecen; Budapesti Hírközlési Felügyelet. A HÍF funkcionális felépítésű szervezete az Elnök irányítása alatt állt. Az Elnök alatt helyezkedtek el az Elnökhelyettesek, illetve a közvetlen elnöki irányítás alá tartozó területek igazgatói. Az Elnökhelyettesek alatt vegyesen megtalálhatók voltak a szakmai és az intézmény működését biztosító tevékenységek egyaránt.

9 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 9/87 1. ábra. A Hírközlési Főfelügyelet szervezeti felépítése Hírközlési Főfelügyelet - Elnök Közvetlen elnöki irányítás alá tartozó területek Piacszabályozási elnökhelyettes Infokommunikációs elnökhelyettes Gazdasági elnökhelyettes Elnöki Hivatal Nyugat-magyarországi Felügyelet Dél-magyarországi Felügyelet Kelet-magyarországi Felügyelet Észak-magyarországi Felügyelet Budapesti Felügyelet forrás: Hírközlési Felügyelet SZMSZ A HÍF szervezetében dolgozók statisztikai átlaglétszáma a évben 514 fő volt, amiből a vezetők száma 82 fő, míg a felsőfokú végzettségű szakemberek száma 250 fő volt. A HÍF teljes létszáma a évi átszervezéssel jelentősen csökkent. A HÍF bevételeinek túlnyomó részét a hírközlési piac szereplőitől szedi be, jogszabályok alapján, s a költségvetési törvényben meghatározott költségvetése alapján gazdálkodik. A évi eredeti kiadási előirányzat 9,58 milliárd forint volt, amelynek a megoszlása a kiadási oldalon következőképpen nézett ki: Személyi kiadások: 22%; Dologi kiadások: 37%; Fejlesztési kiadások: 41%. A kiadások között az államigazgatási szervek átlagához képest jelentős arányt képviselnek a fejlesztési kiadások, amelyek az elmúlt években folyamatosan 40-45% körül alakultak, a bevételek jelentős részét adó távközlési piac gyors fejlődése miatt. Ez azt támasztja alá, hogy a HÍF működésében a fejlesztések menedzselése, a projektszerű működés jelentős hangsúlyt kap. Az arányosítás révén a HÍF az ÁFA nagy részét is vissza tudja igényelni, ami általánosságban nem jellemző a közigazgatási szervezetekre A HÍF tevékenységének bemutatása A HÍF tevékenységei a következő főbb területekre terjednek ki: Távközlés; Postai szolgáltatások; Informatika. A HÍF szakmai tevékenysége alapvetően két területre bontható szét. Az egyik terület a szabályozói tevékenységek ellátása, a törvényi előkészítési munkákban való közreműködés, míg a másik terület a hatósági tevékenység ellátása a piacon. Szabályozási tevékenység támogatása A HÍF aktívan részt vesz a hírközlési piacot szabályozó munkák elvégzésében, a jogszabályok előkészítésében. A HÍF képviseli azokat a szakmai kompetenciákat mind a technológiai oldalon, mind a szabályozási oldalon, amelyek szükségesek a megfelelően előkészített szabályozások megalkotásához.

10 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 10/87 A szabályozási tevékenységet is kétfelé lehet bontani. Egyrészt áll a törvényalkotási munka hírközlésjogi előkészítéséből, a jogszabályok véleményezéséből, valamint a jogszabályi szakmai háttér megfogalmazásából. A es években a legfontosabb jogalkotási munka, amiben a HÍF is tevékenyen részt vett, az Egységes Hírközlési Törvény (EHT) megalkotása volt, ami előkészítette részben a hírközlési piac liberalizációját. A hírközlés szabályozás másik oldala a gazdasági és műszaki szabályozása a piacnak. A műszaki szabályozási tevékenységek alá tartoznak a rádiós és nem rádiós távközlő hálózatok, illetve közcélú távközlési szolgáltatások felügyelete, vizsgálata. A műszaki terület felügyeli a korlátozott erőforrások gazdálkodását, a szabványok betartását és nemzetközi változását, valamint vizsgálja a szolgáltatások műszaki minőségét. A korlátozott erőforrásokkal való gazdálkodáshoz tartozik a frekvenciákkal való gazdálkodás, valamint a cím és azonosító gazdálkodás. A műszaki terület legnagyobb munkái között szerepelt az EHT előkészítése, de emellett folyamatosan zajlott a szabványok karbantartása, az európai szabványok honosítása. A gazdasági szabályozási tevékenység felügyeli és alakítja a piacon érvényesített szolgáltatói árakat a szabályozó törvényi rendelkezések szerint. Az egyik legösszetettebb kérdés a kapcsolási díjak meghatározása a távközlési piacon. Ezen kapcsolási díjak költségalapú meghatározásában vett részt a HÍF több más szervezettel együttműködve a tárgyalt időszakban. Hatósági feladatok ellátása A HÍF a hírközlési piacon a törvényileg szabályozott keretek között hatósági szerepet tölt be, ami azt jelenti, hogy a HÍF ellát engedélyezési, felügyeleti feladatokat lát el. Ezeket a tevékenységet két jól elkülöníthető területre lehet bontani, az egyik ilyen terület az engedélyezési feladatok ellátása, amely alá tartozott akkoriban még: a nyomvonalas távközlési építmények engedélyezése; a frekvencia használat engedélyezése; az azonosítók engedélyezése; a berendezések engedélyezése (azóta ennek a feladatnak a kötelező jellege megszűnt). A hatósági feladatok másik jól megragadható területe volt a minőség- és szolgáltatás felügyelet. A HÍF, mint a piacot felügyelő országos hatáskörű szerv folyamatosan méri, hogy a szolgáltatók teljesítik-e az általuk vállalt szolgáltatási minőséget, illetve biztosítják-e a fogyasztók felé vállalt rendelkezésre állási szintet. A szolgáltatásminőség biztosításának az is a része volt, hogy a szolgáltatóknak az üzletszabályzatukat is jóvá kellett hagyatni a HÍFen keresztül is. Emellett a HÍF feladata, hogy a szolgáltatók rendelkezésére bocsátott szűkös erőforrásokat (frekvencia, azonosító) zavarmentesen biztosítsa. Amennyiben zavarok merülnek fel a frekvencia használatban, akkor a HÍF-nek, mint hatósági szervnek el kell járnia ezen problémák megszüntetése érdekében A HÍF informatikai helyzete az SAP bevezetése előtt Az SAP R/3 rendszer bevezetése előtt a HÍF informatikai helyzete igen összetett, változatos képet mutatott. Az intézmény sok tekintetben élenjárt az informatika különböző területein, sok szempontból viszont ugyanazokkal a problémákkal küszködött, mint a közigazgatási intézmények általában. Az 1995-ben elkészített informatikai stratégia célkitűzéseit jelentős részben sikerült elérni 2000-re. Az egyik legfontosabb cél azonban, az egységes HÍF Adatbázis kialakítása, a szigetszerű alkalmazások egységesítése nem valósult meg. Jelenleg a HÍF nem rendelkezik aktualizált informatikai stratégiával.

11 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 11/87 A következő pontban azt vizsgáljuk meg részletesebben, hogy melyek voltak az SAP bevezetése előtt a HÍF informatikai helyzetének legfontosabb jellemzői A HÍF informatikai helyzete az SAP bevezetése előtt A HÍF informatikai állapotát az alábbi ábrán bemutatott hármas tagolásban vizsgáltuk meg. 2. ábra. Az informatikai helyzet elemzésének keretrendszere Információrendszer (IR) Mit? - Alkalmazások Információtechnológia ( IT ) Mivel? - Technológia Információmenedzsment (IM) Hogyan? - Menedzsment Az információrendszerek azokat az alkalmazásokat jelentik, amelyeket a HÍF alapvető szakmai és támogató jellegű gazdálkodási, ügyviteli feladatainak ellátásához felhasznál. Az információrendszer stratégia megvalósítása, a megfelelő alkalmazásportfolió kialakítása szorosan összefügg az intézmény küldetésével és stratégiájával, alapvető célkitűzéseivel, hiszen a szakmai és gazdasági folyamatok, az azokban részt vevő felhasználók és ügyfelek az informatikával elsősorban az alkalmazások révén kerülnek kapcsolatba. Az információrendszereket vizsgálva elemeztük, hogy az SAP bevezetését megelőzően milyen típusú alkalmazások futottak a HÍF-nél, melyek támogatták ezek közül a szakmai, illetve gazdálkodási-ügyviteli folyamatokat, s az alkalmazások milyen kapcsolatban álltak egymással. Az alkalmazásokhoz szorosan kapcsolódik azok információtechnológiai háttere, vagyis az, hogy a különböző szoftverek milyek informatikai infrastruktúrán, milyen hardverkörnyezetben működnek. Az információtechnológia elemzése során megvizsgáltuk, hogy a HÍF milyen hardver-állománnyal rendelkezett, különös tekintettel a személyi számítógépeket, szervereket és a hálózati eszközöket illetően. Elemeztük továbbá a felhasznált operációs rendszereket és adatbázisokat is. Az információmenedzsment témakörében azt vizsgáltuk, hogy hogyan működött az informatikai szervezet az SAP bevezetése előtt, milyen volt a felhasználók általános informatikai kultúrája, s hogyan voltak szabályozva a különböző informatikai folyamatok, hogyan működött az informatikai projektek irányítása. A következő pontban mindhárom témakört áttekintjük, összefoglaló jelleggel bemutatva az egyes területek erősségeit, illetve gyenge pontjait, s azt, hogy mindezeknek milyen jelentősége volt az SAP tervezett bevezetése szempontjából.

12 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 12/ Információrendszer Általános jellemzés A Hírközlési Felügyelet alkalmazásait két nagy csoportra érdemes bontani: az alapfolyamatokat kiszolgáló szakmai alkalmazásokra és a támogató alkalmazásokra. Mivel a HÍF hatósági feladatokat is ellátó közigazgatási intézmény, a hatósági tevékenység nagy részét kitevő dokumentumkezelési feladatokat is az alaptevékenység részének tekintjük. A támogató alkalmazásokon belül pedig megkülönböztettük azokat a szoftvereket, amelyek kimondottan a gazdálkodási tevékenységet segítették, tehát az SAP által tervezték a leváltásukat. Ennek megfelelően az SAP bevezetése előtt a következő fontosabb alkalmazások léteztek a HÍF-nél. 3. ábra. A HÍF alkalmazásportfoliója az SAP bevezetése előtt Alaptevékenységhez kapcsolódó alkalmazások Az alkalmazás neve Az alkalmazás fő funkciója Számgazdálkodási rendszer A számgazdálkodás támogatása FMS A frekvenciagazdálkodás támogatása (bevezetés alatt) Berendezés piacfelügyeleti Berendezés piacfelügyelet támogatása rendszer SZÜR (Lotus Notes) Számítógépes ügyiratkezelő rendszer Támogató alkalmazások Az alkalmazás neve Az alkalmazás fő funkciója VIR (Lotus Notes) Vezetői információs rendszer OLIB Könyvtári rendszer Netscape Internet és Intranet böngészés Határidőnapló CA Unicenter TNG Informatikai Help Desk A gazdálkodási tevékenységet támogató alkalmazások Az alkalmazás neve Az alkalmazás fő funkciója MEGASTAR Főkönyv nyilvántartása (számvitel) Kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása (számvitel) Szállítói folyószámla nyilvántartás (pénzügy) NOVOTRADE Nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása (számvitel) Anyagok nyilvántartása (számvitel) CREA-SOFT Üzemviteli nyilvántartások (beérkező számlák kezelése: villamos energia, takarítás, felújítás, munkavédelem; gépjármű és szállítói törzsállomány stb.) Fejlesztések állományba vételének nyilvántartása (fejlesztés) Számlázó szoftver (Deltacomp Bt. fejlesztése) Alaptevékenységgel kapcsolatos díjak számlázása (pénzügy) BERENC 2000 Bérszámfejtés (humánpolitika) Saját fejlesztésű szoftver Vevőnyilvántartás (pénzügy) Személyügyi nyilvántartás (humánpolitika) Excel Különböző nyilvántartások (pl. szerződések, káresemények rögzítése, juttatások) Alkalmazások közötti adatátvitel Tervezés és beszámolás forrás: Pályázati dokumentáció

13 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 13/87 Mint a táblázatból látható, a gazdálkodási tevékenységet számos különböző alkalmazás volt hivatott támogatni. A viszonylag nagy számú vásárolt és saját fejlesztésű szoftver nem tette lehetővé azt, hogy a gazdálkodási tevékenység integrált módon, egységes adatállományok használatával folyjon. A szoftverek önmagukban sem feleltek meg teljesen az adott terület funkcionális elvárásainak, egymással való automatikus kommunikációjuk pedig a legtöbb esetben nem volt megoldható. A következő példa jól szemlélteti, hogy milyen korlátokkal kellett nap mint nap megküzdenie a HÍF-nek a korábbi alkalmazáskörnyezetben. A gépjárművek adatainak nyilvántartása az Üzemviteli osztályon, a CREA-SOFT rendszerben történt, a nyilvántartás elsődleges azonosítója a rendszám volt. A gépjárművekkel kapcsolatos biztosítások kezelésére és a káresemények követésére a szoftver már nem volt alkalmas, ezért azokat két külön, kézi készítésű Excel táblázatban tartották nyilván. A CREA-SOFT rendszer és a két Excel táblázat a nagy értékű tárgyi eszköz nyilvántartással semmilyen kapcsolatban nem állt, ezért félévente, a biztosítási események elszámolásához manuálisan kellett egyeztetni az állományváltozásokat és a különböző adatokat. Mivel azonban a számviteli nyilvántartásban a gépjárművek nem a rendszám, hanem egy leltárszám alapján szerepeltek, a listák egyeztetése mindig gondot okozott. A gépjármű-üzemeltetéssel kapcsolatos példa jól szemlélteti, hogy milyen nehézségeket okoznak a mindennapi gazdálkodásban a szigetszerűen elkülönülő rendszerek. Az egymással nem kommunikáló alkalmazások a teljes pénzügyi-számviteli terület életét is nehezítették. Különös nehézséget jelentett a tervezési és beszámolási rendszer működtetése, mert a sokféle különböző formátumú, a HÍF-en belülről és a felügyeleti szervektől érkező információkat gyakran kellett konvertálni, manuálisan feldolgozni ahhoz, hogy az ugyancsak korlátozott képességű Excellel fel lehessen azokat dolgozni Erősségek Összefoglalásként elmondható, hogy a HÍF alkalmazásportfoliója számos erősségekkel is bírt. Az intézmény alap- és támogató folyamatait különböző alkalmazáscsoportok segítették. Az irodaautomatizálási szoftver eszközök (szabványos irodai szoftverek Microsoft Office, Internet elérés PC Eudora, Netscape Navigator, feladatütemezők Netscape Calendar, illetve a Lotus Notes alapú SZÜR) megfelelő minőségben, a magyarországi kormányzati átlagnál magasabb szinten, és minden dolgozó számára elérhetően álltak rendelkezésre Gyenge pontok Az információrendszer legnagyobb gyengesége az SAP bevezetése előtt az volt a HÍF esetében, hogy a gazdálkodási tevékenység támogatására valódi alkalmazások nem álltak rendelkezésre. A szigetszerű megoldások, az egymással nem, vagy csak kis mértékben kommunikáló rendszerek rengeteg problémát okoztak üzemeltetési és továbbfejlesztési oldalon egyaránt. Az informatikai szervezet erőforrásainak jelentős részét kötötték le a saját fejlesztésű és különböző helyekről vásárolt rendszerekkel kapcsolatos toldozások-foltozások, az elavult rendszerek továbbfejlesztésének és kompatibilissé tételének erőfeszítései. A legtöbb alkalmazás között nem volt automatikus adatkapcsolat, s emiatt külön szabályozást igényelt a rendszerek átjárhatóságának biztosítása humán interfésszel, azaz manuálisan vagy legjobb esetben Excel közbeiktatásával. A szigetmegoldások szélsőséges esete, amikor egy adott alkalmazás az információrendszer többi alkalmazásától teljesen elzártan (stand-alone) található meg illetve kerül kialakításra. Ilyenkor lehet, hogy egy adott tevékenységet ugyan hatékonyan támogat, de másoknak és más rendszereknek nem megfelelő, mivel a keletkező információk (automatikusan) nem elérhetőek.

14 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 14/ Információtechnológia Általános jellemzés A HÍF hagyományosan jó informatikai háttérrel jellemezhető. Különösen igaz ez az infrastrukturális elemekre, ahol alaposan átgondolt szakmai koncepció mentén folynak évek óta a fejlesztések, s mindezek eredményeképpen kiváló, az európai színvonalnak messzemenően megfelelő informatikai infrastruktúrát sikerült kialakítani. Az infrastruktúra legfontosabb elemei a hardverek (kliens gépek, szerverek, perifériák, hálózat) és az alapszoftverek (operációs rendszerek, adatbázis-kezelők, fejlesztési platformok). 4. ábra. A HÍF kliens számítógépei Típus Konfiguráció Darab Compaq Armada Pentium III 650 Mhz, 128 MB RAM, 10 GB HDD 50 db E500 Compaq DeskPro Pentium III 450 Mhz, 128 MB RAM, 10 GB HDD 200 db Compaq DeskPro Pentium III 266 Mhz, 64 MB RAM, 3 GB HDD 250 db Compaq AP 400 Pentium II 450 Mhz, 512 MB RAM, 2*4 GB HDD 35 db Compaq AP 400 Pentium II 450 Mhz, 512 MB RAM, 2*4 GB HDD 35 db Acer Power Pentium II 300 Mhz, 64 MB RAM, 4 GB HDD 100 db Acer Travelmate Pentium II 366 Mhz, 64 MB RAM, 10 GB HDD 25 db Notebook Toshiba Satellite Pentium II 300 Mhz, 64 MB RAM, 4 GB HDD 20 db 4030 Notebook Acer Extensa Pentium II 233 Mhz, 64 MB RAM, 4 GB HDD 60 db Notebook forrás: Pályázati dokumentáció A kliens gépek 95%-a azonos szoftver konfigurációval működött, a tipikus összeállítás a következő volt: MS Windows NT 4.0 operációs rendszer; MS Office 97; Netscape Communicator 4.x; Eudora Pro 4.x; Lotus Notes 4.5x; MicroTrend Office Scan A maradék kliens gépeken MS-DOS, MS-DOS + Windows 3.1, MS Windows95 vagy MS Windows 98 operációs rendszer működött az ezekhez illeszkedő szoftverkonfigurációkkal. A év során kezdte meg a HÍF a Windows 2000-re, illetve az Office2000-re való átállást. A kliensek többségéhez saját lokális nyomtató tartozott, alapvetően tintasugaras, illetve lézernyomtatók a Hewlett-Packardtól (HP DeskJet 89x, 97x, HP 40xx). A HÍF-nél számos különböző szervertípusból összesen mintegy 80, 24 órás üzemmódban működő szervere volt az intézménynek az SAP bevezetése előtt. A szervereket az alábbi táblázat mutatja be.

15 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 15/87 5. ábra. A HÍF szerverei Típus Funkció Darab Axis550/560 Hálózati nyomtatók kezelése 40 db Axis CD CD Juke Box-ok kezelése 8 db StorePoint Compaq ProLiant IPX/SPX alapú Novell hálózati szerver 6 db 800 Compaq ProLiant Windows2000 alapú file szerver 7 db 800 SUN Ultra Sun Solaris 2.8 alapú kommunikációs szerver (mail, 11 db Enterprise 450 domain name, Lotus Notes, network files) Alkalmazás Különböző alkalmazások kiszolgálása: 7 db szerverek Ingres; Oracle; OLIB; Internet / Intranet; Netscape Calendar; FMS; Proxy / Firewall. forrás: Pályázati dokumentáció A HÍF informatikai hálózata is igen fejlett, 90%-ban TCP/IP alapú protokollra épült. Az intézmény valamennyi telephelye strukturált hálózattal rendelkezett, a LAN és WAN egységesen korszerű 3Com eszközökre épült és távolról az aktív eszközök menedzselhető voltak. Az üzembiztos, gyors elérést biztosító hálózathoz mintegy 50 modemes felhasználó csatlakozhatott. A hálózat felépítését az alábbi ábra szemlélteti. 6. ábra. A HÍF hálózati infrastruktúrája 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec 1024 kbit/sec Sopron LAN Pécs Lan Szeged LAN Debrecen LAN Miskolc LAN HSZK LAN ROK LAN 128 kbit/sec 128 kbit/sec 128 kbit/sec 128 kbit/sec 128 kbit/sec 128 kbit/sec 7x1024 kbit/sec bérelt vonal Home-ISDN 64 kbit/sec ISDN 28x64 kbit/sec Internet 512 kbit/sec bérelt vonal Bp. Ostrom u. LAN X400 Céginfo 64 kbit/sec 64 kbit/sec X kbit/sec 8x28 kbit/sec 2048 kbit/sec bérelt vonal 10 Mbit/sec bérelt vonal Home-PSTN 28 kbit/sec PSTN Hírközlési Főfelügyelet Számítógépes Kommunikációs Rendszere 1999 Bp. Visegrádi u. LAN

16 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 16/ Erősségek A hardver eszközök (asztali- és hordozható számítógépek, helyi nyomtatók, egyéb számítástechnikai eszközök) tekintetében az intézmény a fejlett európai országok hasonló intézményeinek színvonalán állt. A lokális- (LAN) és a nagykiterjedésű hálózati rendszer (WAN) tekintetében a HÍF szintén az európai élmezőnyhöz tartozott. A hálózaton keresztüli (belső és külső) információkhoz történő hozzáférés ( , web, adatbázis, dokumentum) ugyanazt a fejlettséget mutatta, mint maga a hálózat elérése. A (feldolgozó, továbbító, tároló, nyomtató, stb.) szerverek, azaz a központosított informatikai kiszolgáló elemek tekintetében szintén nagyon jól állt a HÍF Gyenge pontok A HÍF már 2000-ben is kiváló, az átlagot meghaladó színvonalú informatikai infrastruktúrával rendelkezett, ebből fakadt a rendszer egyik gyengesége is: az informatikai eszközök kihasználtsága erősen váltakozó volt Információmenedzsment Általános jellemzés A HÍF informatikai szervezete hierarchikus felépítésű volt az SAP bevezetését megelőzően, s ezt a tulajdonságát mindmáig megőrizte. Az Informatikai igazgatóság állományába tartozó szakemberek nyújtották a budapesti és vidéki telephelyek számára a különböző informatikai szolgáltatásokat. A szervezetalakítás előtt nagyobb létszámú és többféle feladatot ellátó informatikai igazgatóság az akkori Infokommunikációs elnökhelyettes irányítása alá tartozott. 7. ábra. A HÍF informatikai szervezete a szervezetalakítás előtt Hírközlési Főfelügyelet - Elnök Közvetlen elnöki irányítás alá tartozó területek Piacszabályozási elnökhelyettes Infokommunikációs elnökhelyettes Gazdasági elnökhelyettes Elnöki Hivatal Informatikai igazgató 3 Informatikai Szabályozási Osztály 5 Informatikai 5 Informatikai 11 Fejlesztési Osztály Szolgáltatások Osztálya forrás: Hírközlési Felügyelet SZMSZ A viszonylag alacsony létszámú informatikai szervezet foglalkozott az informatikával kapcsolatos szabályozási, jogalkotói feladatok ellátásával, a HÍF alkalmazásainak fejlesztésével, illetve a fejlesztések menedzselésével, valamint a hardverek és alkalmazások üzemeltetésével. Az informatikai szervezet sajátossága ebben az időben az volt, hogy egyszerre volt jelen benne egy hatósági, hírközlésszakmai alaptevékenység (szabályozás) és a hivatal működését támogató, kiszolgáló jellegű tevékenység. A szervezetalakítás ezt az ellentmondást feloldotta: az informatika a támogató feladatokat végző törzskari szervezethez került, és kikerültek belőle a szabályozási feladatok. Az SAP bevezetésével egy időben kialakított és jelenleg is érvényes szervezeti felállást az alábbi ábra szemlélteti.

17 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 17/87 8. ábra. A HÍF informatikai szervezete a szervezetalakítás után Hírközlési Felügyelet Elnök Hírközlési Döntőbizottság Hírközlési Területi Hivatal Hírközlési Főfelügyelet Törzskari elnökhelyettes Gazdasági elnökhelyettes Informatikai igazgató 3 Informatikai Fejlesztési Osztály 5 Informatikai 11 Szolgáltatások Osztálya forrás: Hírközlési Felügyelet SZMSZ Az informatikai szervezet a HÍF-nél meglévő rendszerek sokszínűsége miatt igen komoly kihívásoknak nézett elébe. A nem túl magas létszám miatt a szervezet kapacitásai nem voltak elegendőek a feladatok teljes körű ellátására, ezért a sztenderd szolgáltatások döntő többségét külső szolgáltatóktól vásárolta meg, vagyis a tevékenységek jelentős részét kiszervezte. A legjelentősebb szolgáltatók és az általuk végzett szolgáltatások a következők voltak: 9. ábra. A HÍF által kiszervezett tevékenységek és az igénybe vett szolgáltatók Kiszervezett tevékenység Rendszergazdai feladatok ellátása, kliens üzemeltetés CA Unicenter TNG rendszerfelügyeleti eszköz támogatása Hálózati kommunikációs eszközök üzemeltetése Hálózat építés Alkalmazásfejlesztés Erősségek Szolgáltató Delta Kft. T-Systems Comnetwork Rt. Montana Rt. Változó Az információmenedzsment helyzetének elemzésekor mindig kiemelt figyelmet kap az, hogy hogyan alakult az informatikai költségvetés az elmúlt években. A HÍF a évet megelőzően jelentős pénzügyi forrásokat tudott informatikai rendszerének fenntartására és fejlesztésére fordítani, s ez jelentősen hozzájárult az előzőekben bemutatott fejlett informatikai környezet megteremtéséhez. A belső informatika feladatai közé elsősorban a rendszerek felügyelete, fejlesztése tartozott, az üzemeltetési feladatok jelentős részét elsősorban a hardverüzemeltetést, a felhasználói támogatást - részben vagy egészben kiszervezték, ami korszerű megoldásnak nevezhető. Az informatikai szakemberek képzettsége magas szintű, a feladatoknak megfelelő színvonalú. A HÍF minden dolgozójának rendszeres belső és külső informatikai oktatás állt rendelkezésére.

18 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 18/ Gyenge pontok Az információmenedzsment témakörében a HÍF egyik legnagyobb problémája az SAP bevezetését megelőző időszakban a felhasználók általános informatikai kultúrájának alacsony szintje volt. A HÍF dolgozóinak csak kis része használt valódi, komplex folyamatot támogató informatikai alkalmazást, többségük nem használta ki az informatikai eszközökben rejlő lehetőségeket. Ez ahhoz vezetett, hogy a hagyományos, papíralapú kommunikációt nem sikerült háttérbe szorítani, s a rendelkezésre álló eszközpark kihasználtsága mindig alacsony volt. Az informatikai eszközök nem megfelelő használatából adódó problémák az informatikai üzemeltetéssel foglalkozó munkatársak munkaidejének jelentős részét tették ki. Noha az informatikai képzés lehetősége minden munkatárs számára nyitott volt, ezek a képzések a vezetők fontossági listáján másodlagos helyen szerepeltek. Ebből adódik az, hogy az informatikai üzemeltetésre hárult az a kénytelen on-the-job-training jellegű feladat, hogy egyesével tanítsák be éles adatokat használva a felhasználókat, illetve helyettük végezzenek el bizonyos műveleteket (gyorsabb megcsinálni, mint elmagyarázni alapon). A HÍF-nél meglévő, sokszínű és egymással nem vagy alig kommunikáló, szigetszerű informatikai alkalmazások komoly terhet jelentettek az informatikai szervezet munkatársai számára. A belső informatikai szervezet tevékenységét sokszor a tűzoltó munka, jellemezte, leterheltségüket a számos rendszer és a felhasználók képzettségbeli hiányosságai egyaránt növelték. Az informatikai szervezet gyengesége, hogy állandó kapacitáshiánnyal küzdött. A kapacitáshiány elsősorban minőségi jellegű volt: a HÍF-en belül annyiféle különböző alkalmazás, technológia volt használatban, hogy az Informatikai Igazgatóság állományába tartózó munkatársak többnyire nélkülözhetetlenek és helyettesíthetetlenek voltak egy-egy területen. Egy kulcsterület felelősének megbetegedése vagy felmondása nehezen megoldható problémák elé állította az informatikai terület vezetőit. Ugyancsak kritikus pontot jelentett a HÍF számára a nagyméretű (informatikai) projektek irányítása. A szakmai és informatikai projektirányítás feladatainak összehangolása az SAP bevezetését megelőzően nem volt zökkenőmentes, állandó feszültséget okozott a szervezetben. Gyakori probléma volt, hogy a projektek egyszerűen túl hosszúra nyúltak, s a több éven át húzódó munkák végül is nem vagy csak részben érték el a kitűzött célokat, s messze meghaladták a korábban tervezett költségvetést is. A projektek összehangolatlansága miatt sok, már a megvalósítás különböző fázisában lévő rendszer kénytelen volt ideiglenesen olyan funkciókat is ellátni, amelyekre egyébként nem lett volna szükség. Az új, integrált ERP rendszer sikeres bevezetése tehát a projektmenedzsment megújítása szempontjából is komoly kihívást jelentett a szervezet számára A gazdálkodási rendszer korszerűsítése a HÍF-nél A hírközlési iparág a évben bekövetkezett megtorpanás ellenére még mindig az egyik legdinamikusabban fejlődő ágazat, amely jelentős mértékben meghatározza mindennapi életünket és egy ország gazdasági fejlődését is. A piac ezen szegmense gyökeresen átalakult az elmúlt időszakban, megváltoztak a szereplők, az erőviszonyok és a szabályozási feltételrendszer is. A közigazgatási intézmények is komoly kihívásokkal néznek szembe. A közelgő EUcsatlakozás és a költségvetési gazdálkodás korszerűsítésére tett kormányzati törekvések (2064/2000. Kormányhatározat a költségvetési intézmények gazdálkodásának továbbfejlesztéséről) mind abba az irányba hatnak, hogy az intézmények újragondolják tervezési, beszámolási rendszereiket, működési folyamataikat, gazdálkodási gyakorlatukat.

19 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 19/87 A HÍF-et ezek a változások kettőzött erővel érték. A év tavaszán elfogadott Egységes Hírközlési Törvény alapján újjá kellett alakítani szervezetét és hozzá kellett látnia egy olyan gazdálkodási rendszer kialakításához, amely képes az intézmény pénzügyi helyzetéről, vagyongazdálkodásáról, tevékenységéről átlátható, valós, a piaci szereplők által is érthető képet alkotni A gazdálkodási rendszer problémái az SAP bevezetése előtt A gazdálkodási rendszer korszerűsítésének igénye a fokozódó belső problémák miatt is elkerülhetetlenné vált. A következőkben azokat a problémákat mutatjuk be, amelyek az SAP bevezetése előtt jellemezték a HÍF gazdasági-pénzügyi ágazatát. A munkafolyamatok és szervezeti megoldások rossz megszervezése A HÍF-en belül a munkafolyamatok és a szervezeti struktúrák egy hagyományos, szerves fejlődésen mentek keresztül, ami gyakran erőforrás-pazarló megoldásokhoz vezetett. Az évek során egyre növekvő információs igények az analitikus nyilvántartások kibővüléséhez, növekedéséhez vezettek, amelyek alapvetően a főkönyvre épültek. Bizonyos feladatkörök olyan szervezeti egységekhez rendelten működtek, amelyekhez logikailag kevéssé voltak kapcsolhatók. A vagyongazdálkodás például a feladataiban, eszközeiben teljesen más profilú Humánerőforrás Igazgatóságon volt elhelyezve, ami igencsak megnehezítette a hatékony működést. Ehhez hasonlóan a finanszírozási politika sem volt megfelelő helyen a Piaci Monitoring Igazgatóságon belül, ami egyértelműen erőforrás-pazarlásnak minősíthető. A vagyongazdálkodás mellett a beszerzési folyamatok tisztázatlansága, a nem megfelelő felelősség- és hatáskör-elhatárolás okozott gyakorta működési nehézségeket. Hangsúly a költségvetésen és nem az erőforrásokkal való tényleges gazdálkodáson A költségvetési gazdálkodás szabályai igen szigorúak és sokféle információ előállítását teszik szükségessé. Sok intézmény esik azonban abba a hibába, hogy megelégszik az előírt információk előállításával, holott azok nem elegendőek az intézmény erőforrásaival való tényleges gazdálkodás irányításához. Az információk elburjánzása is gondot okozhat. Az egyéni nyilvántartások nagy száma, a nem sztenderdizált folyamatok lassítják a feldolgozási időket, s növelik az elkövethető hibák számát. A HÍF-nél felismerték ugyan a szélesebb körű információk szükségességét, de nem voltak meg a megfelelő folyamatok és informatikai rendszerek ezek hatékony előállításához. A HÍF-nél sajátos helyzet volt az, hogy költségvetésének közel 50%-a felhalmozási előirányzat (fejlesztési forrás). Az SAP bevezetése előtt nem volt megfelelő eszköz a fejlesztési feladatok pénzügyi nyomon követésére, a projektek kontrolljára. A fejlesztések nyomon követésére elkészült ugyan egy működőképes koncepció, de az Excel korlátai miatt nehézkes volt annak alkalmazása. Összességében gondot jelentett a HÍF tevékenységeinek gazda-szemléletű megtervezése és a tevékenységek alakulásáról gyors, pontos beszámolók elkészítése. Az eredményes irányítást megalapozó, korszerű kontrolling rendszer iránti igény felmerült tehát a HÍF-nél és végül ez lett a gazdálkodási rendszer korszerűsítésének egyik sarokköve. Alacsony színvonalú informatikai támogatás A gazdálkodási tevékenységek hatékony elvégzését a rossz folyamatok és a költségvetési szemlélet mellett leginkább az akadályozta, hogy az elavult, szigetszerű informatikai alkalmazások nem támogatták őket megfelelően. Az informatikai alkalmazások gyenge színvonala sokszor a jó folyamatok kialakítását is lehetetlenné tette, hiszen automatikus adatkapcsolatok híján elkerülhetetlen volt a többszöri, manuális adatbevitel, az egymástól

20 SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése a Hírközlési Felügyeletnél 20/87 elkülönült törzsadat-nyilvántartások megléte és az ezekből fakadó gyakori hibák, egyeztetési problémák és megnövekedett átfutási idők. Sok esetben nem az informatikai támogatás alacsony színvonala, hanem gyakorlatilag annak teljes hiánya jelentett gondot. A legszembetűnőbb ez a kontrolling és a vezetői információk összegyűjtése, elemzése terén volt. Komoly hiányossága volt az is a gazdasági-pénzügyi rendszereknek, hogy nem fedték le teljes egészében a HÍF ilyen jellegű tevékenységeit, ezért sok esetben szakmai alkalmazásoknak is el kellett látniuk gazdálkodási feladatokat (pl. számlázás). Ez önmagában nem jelentett volna feltétlenül problémát, de a szakmai és gazdasági rendszerek között szintén nem volt kapcsolat A gazdálkodási rendszer korszerűsítésének célkitűzései és az új rendszer legfontosabb elemei A bemutatott problémák és a gazdálkodás átalakítását sürgető további tényezők végül is olyan erőssé váltak, hogy a HÍF belefogott a gazdálkodási rendszer korszerűsítésébe is. A gazdasági-pénzügyi ágazat korszerűsítésének legfontosabb célkitűzéseit a következő ábra szemlélteti. 10. ábra. A gazdasági-pénzügyi ágazat korszerűsítésének legfontosabb célkitűzései Egyszerűsítés Hatékony informatikai támogatás Kiterjesztés Szemléletváltás A korszerűsítés fontos eleme volt, hogy a korábbi bonyolult gazdálkodási folyamatokat újragondolják, s a hatékonysági szempontokat előtérbe helyezve leegyszerűsítsék. Az egyszerűsítés mellett ugyanakkor fontos cél volt az, hogy az új rendszer maximálisan megfeleljen a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Az egyszerűsítéssel párhuzamosan ki is kellett terjeszteni a gazdálkodási tevékenységeket, hiszen olyan új funkciókat is el kellett például látni az új rendszerben, mint az intézményi kontrolling, az erőforrás-szemléletű tervezési és beszámolási rendszer működtetése. Mindennek központi eleme a feladatfinanszírozás felé való elmozdulás, amely ma már összhangban az EU gyakorlatával a költségvetési gazdálkodás továbbfejlődésének határozottan megfigyelhető irányvonala. Mindehhez olyan szemléletváltásra volt szükség, amely lehetővé tette, hogy a hagyományos, költségvetési szemlélet mellett egyre nagyobb hangsúlyt kapjon az erőforrásokkal való valódi gazdálkodás. Ennek azért is nagy a jelentősége, mert a HÍF élvonalbeli piaci cégekkel áll napi kapcsolatban, akik számára értelmezhetetlenek a hagyományos költségvetési gazdálkodás kiadásokat és bevételeket tartalmazó információi.