IT kontrolling. Budapesti Műszaki- és Gazdaságtudományi Egyetem. Gazdaság és Társadalomtudományi Kar

Átírás

1 Budapesti Műszaki- és Gazdaságtudományi Egyetem Gazdaság és Társadalomtudományi Kar IT kontrolling Csuhai Bernadett KGKIEG I. évfolyam Levelező tagozat

2 Tartalom Tartalom Bevezetés Az információk szerepéről általában Az információ, mint negyedik erőforrás Információmenedzsment Az információ jellemzői A szervezet számára szükséges információk A szervezeti szintek információellátása Tervezési szintek és az információellátás A vállalati információs rendszer Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) Az ERP rendszerek komponensei Vezetői döntéstámogató (DDS) és Vezetői információs rendszerek (EIS) Információtechnológia Vállalatirányítási rendszerek térnyerése a KKV szektorban Összefoglalás...18 Irodalom

3 1. Bevezetés A XXI. század küszöbén eddig még nem ismert információs forradalom zajlik. Az alig néhány éve megjelent Internet robbanásszerű fejlődésének és a számítógépes hálózatok összekötésének eredményeként adatok sokasága árasztja el a világot. Naponta fedeznek fel új, korszerűbb technológiákat, amelyek a különböző vállalatok információs igényeit próbálják kiszolgálni. Valójában az információtechnológiák célja, hogy az érdekcsoportok (menedzser, tulajdonos, dolgozók) az adattengerből ki tudják szűrni azon információkat, amelyek számukra szükségesek, illetve azokat kapják meg, amelyekből dolgozni tudnak. Azonban ez a látszatnál jóval bonyolultabb feladat, mivel tudnia kell, hogy hol keresse azokat, hogyan tudja megszerezni (számára érthető módon lehívni), mennyibe kerül a hozzájutás, illetve megéri-e az információ. Az üzleti életre az állandó alakulás a jellemző, minden percben változik, ennek következtében kiemelkedően fontos, hogy a vállalatok az információval hatékonyan gazdálkodjanak, időben hozzáférjenek. Ezért a vállalatok fő feladata, hogy kialakítsanak egy olyan információs kontrolling tervező, elemző rendszert, amely segíti eredményes működésüket, folyamatos fejlődésüket. Házi dolgozatom megírásának célja az volt, hogy megismerjem azokat az információs rendszereket, amelyekkel akár már dolgozunk, vagy éppen amelyek a mindennapi munkánkat megkönnyítik. 3

4 2. Az információk szerepéről általában A gazdasági életben létkérdéssé vált, hogy a vezetők megfelelő adat, információ birtokában, időben, racionális módon hozzák meg döntéseiket. A zűrzavaros 90-es évek elejéig a vezetők képesek voltak arra, hogy ésszerűen megjósolják versenytársaik szándékait, a munkaerő viselkedését, a vevők preferenciáit, a technikai fejlődés irányait és a különböző elvárásokat. Azonban a viszonylag stabil, biztonságos kis világ a változások és a környezeti problémák következtében már a múlté. A berlini fal ledöntésével a keleten élő emberek előtt egy új, régóta már várt világ jelent meg, amelyről addig sokan csak hallottak. A vállalatok versenyhelyzetének fenntartása és pozíciójuk megerősítése érdekében a vezetésnek a beruházók, a vevők, az alkalmazottak, és a beszállítók számára ma már megfelelő értékeket kell nyújtania és biztosítania hosszú távon. A vezetőknek olyan módszereket kell kialakítaniuk, melyek alkalmasak az erőforrások kezelésére, elosztására és eredményességük mérésére. Olyan tudományok létrejöttére, illetve fejlődésére volt szükség, amelyek ezeket lehetővé tették. Az informálódás köztudottan előnyhöz vezet, azonban ez egyre több veszélyt is rejt, hiszen könnyen kaphatunk sok pénzért rossz minőséget vagy éppen semmit. Ezért nem árt körültekintőnek lenni, és ügyelni a forrás hitelességére, szavahihetőségére Az információ, mint negyedik erőforrás A vezetés olyan tevékenység, amely az erőforrások hatékony és eredményes felhasználására irányul, bizonyos célok elérése érdekében. 1 A vezetői munka különféle tevékenységekből tevődik össze, melyeket általában négy csoportba lehet osztani, úgymint tervezés, szervezés, közvetlen irányítás és ellenőrzés. A felhasználandó erőforrások közül kulcsfontosságúak az emberi (irodai alkalmazottak, vezetők stb.), a fizikai (épületek, irodabútorok stb.), a pénzügyi (árbevétel, nyereség), illetve az információs erőforrások. Az információ tehát a negyedik erőforrás. Ha megfelelően gazdálkodnak vele, akkor versenyelőnyt jelenthet, ugyanakkor sokba kerül. Ha a történelmet nem csak évszámok alapján közelítjük meg, hanem információk gyűjtése szerint is, akkor rengeteg példával találkozhatunk, hogy miért is olyan nagyon fontos a különféle adatok, információk beszerzése, rendszerezése, karbantartása (frissítése), továbbítása. Dobay Péter Vállalati információmenedzsment című könyvében a következőket hozza fel példának: Az emberiség felhalmozott információs kincseit nem ok nélkül gyűjtötték térképeken, tárgyakon, könyvekben uralkodók, egyházak, hadvezérek, majd később üzletemberek. Marco Polot hónapokig vallatták hazatértekor, hogy mindent kiszedjenek belőle a távoli Kelet országairól. A waterlooi csata hírének beszerzése megalapozta a Rothschild család vagyonát a tőzsdén. 2 Szerintem valójában nem kell ilyen messzire elmenni ahhoz, hogy bizonyítsa az ember, milyen fontosak számára a megfelelő 1 Nemes Ferenc: Vezetési ismeretek és módszerek, 18. old. MACROPOLIS Bt, Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment, 17. old. Nemzeti Tankönyvkiadó,

5 információk. Ennél sokkal természetesebb, egyszerűbb dolgok is hordoznak információt. Vegyünk például egy gyümölcsfának a virágát, amely nem csak a leendő gyümölcs forrása. Információt nyújt számunkra arról, hogy tavasz van, nemsokára lesz gyümölcs a fán. Ugyanakkor informálja a méheket, hogy repüljenek oda, és porozzák be. Ezeken kívül léteznek természetesen olyan dolgok is, melyekről szeretnénk információhoz jutni. Ezért olvasunk újságot, figyeljük a médiát, vagy akár két ember beszélgetését. Első hallásra talán nem sok köze van a médiának (híreknek) a virághoz, de valójában a céljuk megegyezik: valaminek a közlése. 5

6 Információmenedzsment Az Információmenedzsment kifejezés az utóbbi néhány év terméke. Annak a megállapítása, hogy egyszerűen divatról van-e szó, vagy ez a valóság, szinte lehetetlen. A kilencvenes években a vállalati számítógépes rendszerek felhasználási módja jelentős változásokon ment keresztül. A menedzserek azonnal, mindent, itt, kényelmesen szemlélete nem divat többé, hanem az üzleti élet elfogadott stílusa kommunikációban, információszerzésben, döntéshozatalban. 3 A hatékony információkezelés szervezeti, menedzselési probléma, s egyre kevésbé technikai, technológiai jellegű. Az informatikai menedzsereknek három úgynevezett húzó tényezőt kell információval támogatniuk: a cég termékeit, a piac szükségleteit és a technológiákat. Napjaink középpontjában az információs erőforrás kérdése áll. Az Information Resource Management feladata az, hogy megértsük az üzleti célokat, hatékonyan megszervezzük a források működtetését, a feldolgozási folyamatot, s az eredményeket a megfelelő szintekre a megfelelő módon tálaljuk, a célok elérése érdekében Az információ jellemzői A szervezet különböző szintjein más-más információra van szükség. Azonban az információkat jellemzően négy tulajdonságuk határozza meg. a) Az információ minősége A minőség a legnehezebben leírható jellemző, több paraméter együtteseként lehet csak megfogalmazni. A pontosság és a precizitás például könnyen összekeverhető jellemzők. A pontosság azt kell jelentse, hogy pontosan azt az azonosítót, mérőszámot, adatot kapjuk, amit az adatbázisból válaszként kapnunk kell. A precizitás a kapott információ kellő mértékű részletezettségét, felbontását jelenti. A relevancia az a jellemző, amellyel bebizonyítjuk, hogy a feltett kérdésre válaszoltunk. A teljesség ugyanakkor meglehetősen relatív érték, annak mértéke, amennyire a válasz lefedi a feltett kérdést. Az információ életkora és időtűrése összefüggő fogalmak. A keletkezés, megszerzés, létrehozás óta eltelt idő nagyon fontos a felhasználó számára, ezt minden adatfeldolgozási rendszer pontosan dokumentálja. Nyilvánvaló az is, hogy vannak adatok, amelyeket szinte folyamatosan kell frissíteni, másokat pedig évekig ugyanolyan értékekkel lehet alkalmazni. Ez már az időtűrés kérdése. Az adatforrás lehet egy személy, szervezet, akitől az információ származik. b) Az információ elérhetősége Az információs rendszer alapfeladata, hogy a tárolt, feldolgozott információkat kérésre hozzáférhetővé tegye. Maga a hozzáférhetőség annyit jelent, hogy a kért információ a rendszerben rendelkezésre áll és az adott információkérő (felhasználó) számára szokásos körülmények között átadható. Azonban be kell látni, hogy a számunkra érdekes üzleti információk igen nagy hányadánál a hozzáférési jogokat korlátozni kell. Ezek a korlátok lehetnek üzleti érdekből vezéreltek, az előállítás, feldolgozás ráfordításai által indokoltak illetve sokfélék. A korlátozás módja lehet egy egyszerű jelszó, időkorlát, titkosítás, fizető szolgáltatás, egyéb módszerek. 3 Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment, 10. old. Nemzeti Tankönyvkiadó, Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment, 12. old. Nemzeti Tankönyvkiadó,

7 c) Az információk megjelenítése Az információ megértés, felfogása nagymértékben függ a megjelenítés módjától. Az üzleti információk túlnyomó többsége numerikus adat formájában jelenik meg. Ez a forma pontos, precíz, de sokszor semmitmondó, érthetetlen lehet, mivel a felhasználónak értenie kell a táblázatok elemzéséhez, mutatók értelmezéséhez, ismernie kell a jelölésrendszert, a szokásos rövidítésrendszereket. d) Az információ értéke Az üzleti információ akkor éri meg a pénzét, ha üzleti célra használható. Eszerint csak abból az adatból lesz üzleti információ, amely legalább annyi hasznot hoz, mint amennyibe megszerzése, tárolása, kezelése, feldolgozása került. A használhatóság az információk esetén a következőket jelenti: - az információ jó minőségű, azaz pontos, precíz, teljesen releváns, időtűrése és forrása megfelelő, - elérhető, hozzáférhető, - felhasználásra alkalmas megjelenésű A szervezet számára szükséges információk A vezetői munka különféle tevékenységekből tevődik össze, melyeket általában négy csoportba lehet osztani, tervezés, szervezés, közvetlen irányítás és ellenőrzés. Mindezen feladatok elvégzéséhez a menedzsernek időben, valamint sokrétű információra van szüksége, amit a menedzsment vagy a vezetői információs rendszer biztosít számára. A vállalatoknál többféle vezetési szint létezik (stratégiai, taktikai, operatív). Általánosságban elmondhatjuk, hogy a szervezeti hierarchiában felfelé haladva a vezetők kevésbé részletezett, jobban összesített információkat igényelnek, míg például az operatív vezetőknek elsősorban részletes információkra van szükségük, rendszerint beosztottjaik pillanatnyi teljesítményével, illetve a működési környezettel kapcsolatban. A szervezet különböző szintjein tehát más-más információkra van szükség. A vezetési szinteket általában három csoportra lehet osztani: felsőszintű vezetés, középszintű vezetés, alsószintű vezetés. A felsőszintű vezetők a szervezet csúcsán helyezkednek el. A csúcsvezetők tűzik ki a szervezet általános céljait és határozzák meg a stratégiáját és politikáját. Ők képviselik a szervezetet kifelé. A középszintű vezetők mindazok a vezetők, akik a csúcsvezetés és az alsószintű vezetés között helyezkednek el. Ők valósítják meg a csúcsvezetők által kimunkált stratégiákat és politikákat, és összehangolják az alsószintű vezetők munkáját. Az alsószintű vezetők a végrehajtásban résztvevőket irányítják. A vezetőket aszerint is megkülönböztethetjük, hogy milyen területen dolgoznak. A vezetés legjellemzőbb területei - a teljesség igénye nélkül - az értékesítés, a szolgáltatás, a logisztika, a pénzügy és a controlling. A különböző szervezeteknek, így a vállalatoknak is, céljaik vannak, amelyek eléréséért dolgoznak. Ezek a célok megfogalmazásra kerülnek a vállalati stratégiában, majd ezzel összhangban a különböző egyéb stratégiákban, valamint a különböző időszakokra vonatkozó üzleti tervekben is. A Controlling feladata a stratégiák megvalósulásának nyomon követése, 7

8 mérésére különböző mutatók (pénzügyi és nem pénzügyi mutatók) kidolgozása, valamint a tervektől való eltérések esetére intézkedési, beavatkozási tervek készítése A szervezeti szintek információellátása Felső vezetés Ezen a szinten az információ nem lehet részletező, nem lehet túl szakmai vagy terjengős. Mindig a szélesebb összefüggéseket kell egy jelentésben aggregálni, és súlyozott pontokat kell kiemelni, felkínálva a döntési szituációt. Közhelynek számít ma már az a mondás, hogy az idő pénz, de ez egyre inkább így is van. 5 Nem lehet azt megtenni, hogy papírhegyek fogadjanak vezetőket. Erre nem is érnek rá, és ezek a dolgok nem is érdeklik őket. A napjainkban használt vezetői információs rendszerek már képesek arra, hogy az információkat rendszerezett formában, átlátható módon és lényegre törőn szolgáltassák a vezetők számára, ahogy ők azt igénylik. Funkcionális vezetés Egy jellegzetes vállalati funkció általában több szervezeti egységet, csoportokat foglalkoztat: ezek egyedi irányítást, ugyanakkor koordinatív információellátást igényelnek. Azok az információk, melyeket ezekről a területekről a középvezető kap, a funkció szempontjából releváns, kellően részletezett és pontos jelentések kell legyenek. 6 A legfontosabb paraméter ezen a szinten az időbeliség, ennek megtervezése és betartása. A tartalom a folyamatok teljesítményére, az elért eredményekre, a folyamatos költségfelhasználásra, a tervektől való eltérésekre kell vonatkozzon. Részlegvezetés A dolgokat valahol végre kell hajtani. A vevővel meg kell állapodni, a szerződést alá kell írni. Látható, hogy ez teljesen más terheket ró az információszolgáltató rendszerre, jóval nagyobbak az adatbázisok, nagyon fontos a válaszidő rövidsége, ugyanakkor mélysége. 7 Az információnak relevánsnak és kielégítőnek kell lennie ahhoz, hogy a problémákat helyben meg lehessen oldani. Ugyanakkor a részlegvezetési szinten működő információrendszerből kell biztosítani a felsőbb szinteknek minden aggregált mutatóját Tervezési szintek és az információellátás Egyetlen vállalat működése sem lehet sikeres, ha nem rendelkezik jól megtervezett, egyértelműen megfogalmazott, megvalósítható, versenyképes üzleti stratégiával. A stratégia átfogó fő terv, amely megadja, hogyan akarja a szervezet a küldetését teljesíteni, és a szervezeti céljait elérni. A stratégia segíti a vállalatot küldetése megvalósításában, szervezeti céljai elérésében. A terv egy kidolgozott program vagy keret, amit arra használnak, hogy leírják, miként kívánja a szervezet elérni céljait. A tervezés a tervek kidolgozásának, elkészítésének folyamata. Lényegében annak az útnak a meghatározása, amelyen a szervezet haladni kíván. 8 A 5 Dobay Péter: Információmenedzsment, 43. old. Nemzeti Tankönyvkiadó, Dobay Péter: Információmenedzsment, 44. old. Nemzeti Tankönyvkiadó, Dobay Péter: Információmenedzsment, 46. old. Nemzeti Tankönyvkiadó, Nemes Ferenc: Vezetési ismeretek és módszerek, 43. old. MACROPOLIS Bt,

9 tervezés jelentősége nyilvánvaló, ezért is fontos meghatározni a felelőseit, azaz hogy kik végzik a szervezeten belül. Célszerű minden vezetőt bevonni a folyamatba. A tervezés a csúcsvezetés szintjén kezdődik, amely megállapítja a vállalat stratégiáit. Tehát a vállalat felső vezetői elsősorban stratégiai kérdésekkel, stratégiai tervezéssel foglalkoznak. Ők azok, akiknek gyakran olyan elemzésekre van szükségük, mint a What-if (mi lenne ha) vizsgálatok, mivel ezek segítik leginkább a döntési alternatívák közötti választást. A középvezetők különböző szerepet játszanak a tervezésben. Segítik a stratégiai tervezést, és részt vesznek a taktikai tervezésben is. Elkészítik a saját egységeik tervét és közreműködnek annak megvalósításában is. Az alsószintű vezetőknek szintén aktívan részt kell venniük a tervezésben. Főként arra törekszenek, hogy segítsék a taktikai tervezést, és részt vegyenek az operatív tervek elkészítésében és megvalósításában. 9 A szervezetek sokféle tervvel rendelkeznek. Bármely időszakra és területre készítenek terveket, azért nem meglepő, hogy a tervek különféle kategóriákba tartoznak hatókörüktől és időhorizontjuktól függően. Hosszútávú tervezés A stratégiai tervezés keretében a vállalat elképzeléseket dolgoz ki a fölérendelt célokról az elkövetkezendő évekre, döntéseket hoz a célok eléréséhez vezető utakról és módokról. 10 A stratégiai célok rögzítik a fő irányt, amelyek mentén a vállalat a napi tevékenységét végzi. A stratégiai tervezés meghatározza a vállalat jövőképét. A stratégiai tervet inkább a minőségi, mint a mennyiségi mutatók jellemzik. Középtávú tervezés A több éves tervezés feladata, hogy a stratégiai tervet megvalósítási lépésekké bontsa fel, konkrét programokká, feladatokká alakítsa át. 11 A középtávú tervből vezetik le az operatív tervezés során a részletes éves tervet. Rövid távú tervezés A rövid távú tervezés feladata a tervezési időszak vállalati szintű céljainak meghatározása, a célok elérését szolgáló intézkedések részletes kidolgozása, valamint számszerűsítése, a vállalati egységek tervének kidolgozása. 12 A rövid távú terv ennek megfelelően résztervekből áll. A tervezés során természetesen számolni kell a várható inflációval, illetve a partnerek volumenváltozásainak nagyságával, a gazdasági helyzet alakulásával. A középtávú tervek csak a főbb irányvonalakat határozzák meg, mint például a nettó árbevétel, működési eredmény, személyi jellegű kifizetések - a munkaidőt figyelembe véve, létszámbővítés). A rövid távú tervekben célszerű lebontani a költségeket költséghelyekre, és költségnemekre. 9 Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, 32. old. ComputerBooks, Dobay Péter: Információmenedzsment, 47. old. Nemzeti Tankönyvkiadó, Hetyei József: Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti megoldások Magyarországon, 34. old. ComputerBooks, Hetyei József: Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti megoldások Magyarországon, 35. old. ComputerBooks,

10 3. A vállalati információs rendszer A különböző vállalatok információs rendszereinek beszerzésekor nem csupán egy infokommunikációs alkalmazást, berendezést választ, hanem előnyöket, méghozzá stratégiai, üzleti előnyöket. Ezek az előnyök adódhatnak a teljesség igénye nélkül, például a jobb adatés információminőségből, a teljesítmények sokoldalú méréséből. Az információs rendszerek alkalmazásának szinte a kezdetektől fogva az a célja, hogy mechanikussá tegye, automatizálja a különböző tevékenységeket. Erre a hagyományos, úgynevezett stand alone 13 alkalmazások is alkalmasak. Azonban a hatékonyság növelése érdekében ma már elvárható az integritás, az egyes almodulok egymással való összeköttetése. A hatékonyságon túl még további előnyöket is jelent használatuk, úgymint a menedzselhetőség vagy a bővíthetőség. Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük. Az integráció azt jelenti, hogy ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalat erőforrásait, ellátják a különböző vezetői szinteket a döntéseikhez szükséges információkkal, valamint támogatják a döntések meghozatalát. 14 A vállalatirányítási rendszerek, a vállalatoknál kialakult horizontális és vertikális munkamegosztásnak megfelelően, funkcionális részekre oszlanak. A vertikális munkamegosztásnak felel meg a vezetői információs és döntés-támogató funkciókra, valamint a tranzakció-feldolgozási funkciókra történő felosztás. A horizontális munkamegosztást követi a vállalatirányítási információs rendszerek funkcionális modulokra történő felbontása, úgy mint készletnyilvántartás, könyvelés, számlázás, egyéb. A vállalati menedzsment szemszögéből nézve a vállalatirányítási információs rendszerek két feladatot látnak el: 1. gyorsan, hatékonyan feldolgozzák a vállalatoknál keletkező, nagy számú üzleti tranzakciót (OLTP- On-line Transaction Processing), 2. ellátják a vállalat vezetőit a döntéseik meghozatalához szükséges információkkal, valamint támogatják döntéseik meghozatalát azáltal, hogy lehetővé teszik bizonyos problémák modellezését, és így különböző döntési változatok elemzését (vezetői információs és döntés-támogató funkció; OLAP- On-line Analytical Processing). 15 Az információs rendszerek az információk összegyűjtését, tárolását, átalakítását és továbbítását szolgálják a különböző szervezetekben. Ha az információrendszereket úgy osztályozzuk, hogy a szervezet funkcionális felépítését vesszük alapul, akkor logikusan elhatárolható a vállalkozási rendszer, a marketing alrendszer, a termelési, a pénzügyi, a szállítási rendszerek, és így tovább. A vezetési információrendszer (VIR) is egy ellátandó vállalati funkciót kiszolgáló alrendszer. A vezetési funkciók szintjét figyelembe véve el kell különítenünk: 16 a felső vezetés stratégiai döntéseit elősegítő úgynevezett döntéstámogató rendszereket (DSS, AOS), 13 Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 40. old. ComputerBooks, Stand alone: különálló programok, mint például a könyvelési program, a számlázó vagy a készletnyilvántartó. Ezek a programok ez esetben nincsenek egymással összekötve. 14 Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, 26. old. ComputerBooks, Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, 27. old. ComputerBooks, Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment, 88. old. Nemzeti Tankönyvkiadó,

11 a taktikai-operatív szinten dolgozó közönséges menedzsmentinformációs rendszereket (MIS), és a programozott döntések szintjén működő automatizált információkezelést (CAM). Azt azért fontos megemlíteni, hogy egy vállalkozásnak lehetősége van annak eldöntésére, hogy egy kész programot vásárol meg, vagy saját fejlesztést választ (make or buy). Mindkettőnek megvan a maga előnye, hátránya, ezért a döntés előtt ajánlott mérlegelni, hogy mégis mire van szükség, mire szeretnénk használni, milyen igényeknek kell megfelelnie, mekkora összeget szánunk rá. Ha egy kész programot veszünk, akkor az nyilván egy általánosabb, kevésbé specifikus, valamelyest testre szabható, de olcsóbb. Azonban ha úgy döntünk, hogy specifikus programra van szükségünk, akkor érdemes programozók segítségét igénybe venni és készíttetni egyet. Természetesen ez inkább olyan vállalkozásoknak éri meg, amelyek tevékenysége speciális. De ez esetben is szerintem mindenképpen olyan céget kell választani, mely megfelelő referenciákkal rendelkezik, és előreláthatóan sokáig még a piacon lesz, így az esetleges jövőbeli fejlesztéseket véghez lehet vinni Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) A legkorszerűbb, átfogó, integrált vállalatirányítási rendszerek egész világon elterjedt elnevezése az ERP rendszer, amely az angol Enterprise Resource Planning (vállalati erőforrás-tervezés) szavak kezdőbetűiből alkotott betűszó. Az elnevezésben az erőforrástervezés arra utal, hogy az ERP rendszerek fő feladata a vállalatok napi, illetve rövid, közép és hosszú távú működéséhez szükséges humán, pénzügyi, technikai és további erőforrások tervezése. 17 Az ERP rendszer elnevezés magyar megfelelője a vállalatirányítási információs rendszer. Szerintem joggal mondhatjuk, hogy megfelelő tudás, információk nélkül nem lehet megfelelő döntéseket hozni. A tudást, az információt gyakran el kell juttatni annak birtokosától azokhoz, akik a döntéseket hozzák. Ugyanakkor nem szabad elfelejteni, hogy a tudást folyamatosan gyarapítani, és ami talán ennél is fontosabb, frissíteni kell. Érthető tehát, hogy a szervezeti tudás integrálása, a tudásbázis kialakítása, bővítése, valamint a szervezet egészére való kiterjesztése egyre fontosabb szerephez jut a mindennapokban. Ugyanakkor az egyre erősödő piaci verseny, a környezeti kihívások és a technika fejlődésével az ERP rendszerek integrációja átlépi a vállalatok határait, a belső folyamatok integrációját kiegészíti a vállalaton kívüli folyamatok integrációja (vevő, szállító oldali folyamatok integrálása). Az integrált információs rendszerben a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt az őt követő lépésnek, hogy közben nem változik az eszköz (pl. nem mentik az adatokat cserélhető adathordozóra, majd töltik be egy másik gépbe, rendszerbe), és nincs többszörös adatbevitel sem. 18 Az integrált rendszerben a funkciók, tevékenységek nem keveredhetnek, és ami a legfontosabb, általában nem is duplikálódhatnak. Mindez egyrészt azzal jár, hogy az egyes alrendszerek szorosan együttműködnek, egymásra épülnek, másrészt redundanciától, duplikálódástól mentes adatokat használnak. 17 Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 41. old. ComputerBooks, Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 49. old. ComputerBooks,

12 Az ERP rendszerek komponensei Üzleti funkciókon alapuló csoportosítás szerint beszélhetünk operatív jellegű folyamatokat támogató, vállalkozás-irányítási feladatokat támogató komponensekről. 19 Az ERP rendszerek operatív komponenseiben naponta óriási mennyiségű adat keletkezik, amely adatok még kiegészülnek egyéb adatokkal is, amelyek általában a vállalat megelőző időszakai alatti működést tükrözik. Ezek a megoldások átveszik, feldolgozzák, és a menedzsment számára felhasználhatóvá teszik a felhalmozott információkat. A vállalkozás-irányítási komponensek feladata, hogy valós idejű adatokat szolgáltassanak a szervezet valamennyi, stratégiai fontosságú területeiről, támogassák a vállalati teljesítmény elemzését bármilyen részletességgel, segítségükkel szimulálható legyen a jövőbeni fejlődés, felismerhetők legyenek a piaci lehetőségek. Ide sorolható a stratégiai irányítás, vezetői számvitel, pénzügyi számvitel, jogszabályok által előírt beszámolók elkészítése, üzleti intelligencia, döntés-támogatás. Informatikai jellegű csoportosítás szerint beszélhetünk OLAP (on-line elemzés készítő), OLTP (on-line tranzakció feldolgozást végző) komponensekről. 20 Az operatív rendszerek aktuális adatokat tartalmaznak, azok alkalmazásfüggők, jellegüket tekintve dinamikusak (felülírhatóak, frissíthetők). A vezetői információs, döntéstámogató rendszerek adatai a jelenre és a múltra vonatkoznak, tématerület-központúak, az adatok csak olvashatók, azaz nem változtathatók, valamint az adatokat elemzésre, beszámoló-készítésre használják. Az OLAP segítségével különböző szintű összesítések, adatanalízisek készíthetők, ezen kívül rugalmas, naprakész, lefúrható. Felhasználója a felső vezetés. Az OLTP rendszerek adatgyűjtésekre, tárolásra, napi folyamatok követésére alkalmasak. Fontos jellemzője a megbízhatóság, nagy kapacitás, redundancia-mentesség. Felhasználói az alkalmazottak. Gyorsabb, mint az OLAP rendszerek, mivel az információkat csak tárolja Vezetői döntéstámogató (DDS) és Vezetői információs rendszerek (EIS) A vállalatirányítási információs rendszereknek két csoportját lehet megkülönböztetni a vezetői információs rendszereket, illetve a tranzakció feldolgozó rendszereket. A vezetői információs rendszereken belül léteznek a vezetői információs és a vezetői döntéstámogató rendszerek. 19 Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 50. old. ComputerBooks, Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 51. old. ComputerBooks,

13 Vállalatirányítási információs rendszerek (ERP) OLAP OLTP Vezetői információs rendszer (EIS) Vezetői döntéstámogató rendszer (DDS) 1.sz. ábra: Információs rendszerek kapcsolódása A menedzsmentnek egy bonyolult, állandóan változó környezetben, sokféle különböző hatásnak, befolyásnak kitéve kell a szervezeteket irányítani. A vállalkozások irányítása, elvárásoknak megfelelő működtetése nem más, mint a különböző távú tervek készítése, elemzések, döntések, választások sorozata. Mindezen feladatok végrehajtásához rengeteg adatra, információra, elemzésre, What-if típusú vizsgálatra van szükség. Az ilyen elemzéseket támogató rendszereket Vezetői információs (EIS- Executive Information System), illetve Döntés-támogató rendszereknek (DDS- Decision Support System) nevezik. 21 A felső vezetés és a döntés előkészítők számára a különböző Üzleti intelligencia rendszerek, a funkcionális középvezetőknek és végrehajtóknak, pedig az úgynevezett Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) nyújtanak segítséget. Vezetői döntéstámogató üzleti megoldások A vezetői információs rendszer (EIS) alatt általában egy nagyon korszerű, elektronikus beszámoló-készítő és elemző eszközt értenek, amely képes átvenni a vállalati tranzakciós adatokat, valamint a más forrásból származó (pl. vállalaton kívüli) adatokat, azokat tisztítja, aggregálja, úgynevezett üzleti információs adattárházban tárolja, mégpedig olyan struktúrában, amely lehetővé teszi a különböző szempontok alapján történő, gyors visszakeresést, információ-visszanyerést. 22 Az üzleti intelligencia adattárházon alapul. Célja az információk megszerzése, a tudásbázis kialakítása, a döntéshozatal megalapozása. Inputját a pénzügyi, számviteli, kontrolling és egyéb források szolgálják. 23 Főbb részei: - adattárház - OLAP - döntéstámogatás (DSS- Decision Support System), illetve - adatbányászat. 21 Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 68. old. ComputerBooks, Hetyei József: Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti megoldások Magyarországon, 111. old. ComputerBooks, Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században, 67. old. ComputerBooks,

14 A vezetői döntés-támogató rendszerek több jellemzőben is eltérhetnek az erőforrás tervező rendszerektől, úgy mint például a számítástechnikai erőforrás igénye. Megnevezés Vezetői döntés-támogató rendszer Erőforrás-tervező rendszer Adatok vonatkozása Jelen és múlt Aktuális adatok Adatok sajátossága Tématerület központúak Alkalmazás függőek Adatok jellege szerint Csak olvasható Dinamikus: felülírható, frissíthető Adatok felhasználása Elemzésre, beszámoló Operatív célokra készítésre 2. sz. táblázat: Vezetői döntés-támogató és erőforrás-tervező rendszerek összehasonlítása 3.3. Információtechnológia Információ-technológia vagy informatika (az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége) alatt az adatgyűjtés, az adattárolás, az adatfeldolgozás és az információtovábbítás megvalósulási módját, valamint az e célokra alkalmazott technikai eszközök összességét értjük. 24 Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük. Az ilyen rendszerek tehát általában az egész vállalatra kiterjedő integrációt valósítanak meg. 25 Vállalatirányítási információs rendszer Vezetői információs Tranzakció feldolgozás rendszer Vezetői információk Vezetői döntéstámogatás Pénzügy, számvitel Kontrolling Értékesítés Szolgáltatás Forrás: Hetyei József: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon, 27. old. ComputerBooks, sz. ábra Informatikus szemszögből nézve azok a vállalatirányítási információs rendszerek tekinthetők integrált rendszernek, amelyek eleget tesznek az integritás kritériumainak. Ezek közül az egyik legfontosabb, hogy a rendszerben a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt az őt követő lépéseknek, hogy közben nem változik a felhasznált eszköz. Például 24 Hetyei József: Vállalatirányítási Információs Rendszerek Magyarországon, 25. old. ComputerBooks, Hetyei József: Vállalatirányítási Információs Rendszerek Magyarországon, 26. old. ComputerBooks,

15 nem mentik az adatokat adathordozóra, majd töltik be a másik számítógépbe, és nincs többszörös adatbevitel sem Vállalatirányítási rendszerek térnyerése a KKV szektorban Magyarország az Európai Unióhoz történő előcsatlakozási programokon keresztül óta részesül a strukturális alapok pénzforrásaiból május elseje óta, a csatlakozás napjától kezdődően, a többi tagállamhoz hasonlóan, már közvetlenül kaphatunk támogatást a fent említett pénzforrásokból. Ahhoz, hogy a strukturális alapokból részesülhessünk, meg kellett határozni a fejlesztési célokat (Nemzeti Fejlesztési Terv), illetve fel kellett állítani azt az intézményrendszert, amely menedzseli, ellenőrzi, értékeli a végrehajtást. A Nemzeti Fejlesztési Terven belül a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium által irányított Gazdasági Versenyképesség Operatív Programja tartalmazza a gazdasági versenyképesség növelését biztosító intézkedéseket. A GVOP keretein belül között négy terület élvez prioritást: 1. Beruházás-ösztönzés 2. Kis- és középvállalkozások fejlesztése 3. Kutatási, fejlesztési, innovációs tevékenység 4. Információs társadalom és gazdaság fejlesztése. A negyedik prioritáson belül, az e-gazdaság fejlesztésének célja, hogy a vállalatok belső ügyviteli folyamataiban, továbbá a vállalatok közötti elektronikus üzleti kapcsolatok révén hozzájáruljon a versenyképesség javításához. A programon belül hirdették meg a Vállalaton belüli elektronikus üzleti rendszerek és a Üzleti partnerek közötti kapcsolat fejlesztése programot. 26 A vállalaton belüli elektronikus üzleti rendszerek támogatása alapján a pályázat két szegmensre bontható: A pályázati cél: Integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetésének, bővítésének támogatásával elősegíteni a kis- és középvállalkozások belső, üzleti, ügyviteli hatékonyságának javulását, működési költségeinek csökkentését. B pályázati cél: Vezetői döntéstámogató és üzleti intelligencia rendszerek bevezetésével elősegíteni a döntéshozatali folyamatok felgyorsulását, ezáltal javítani a termelékenységet, csökkenteni a működési költségeket, javítani az ajánlattételi, szerződési, teljesítési határidőket. A pályázat további célja, hogy pontosabbá, átláthatóbbá, és a vezetés által naprakészen követhetővé váljanak a működési és pénzügyi folyamatok Böcskei Elvira, Vig Zoltán: ERP SYSTEMS GATHER GROUND IN THE SME SECTOR (Vállalatirányítási rendszerek térnyerése a KKV szektorban). Miskolci Egyetem Innovációs és Technológia Transzfer Centruma. Miskolc, p letöltés ideje: április

16 A fent említett programok tehát a vállalatirányítási rendszerek bevezetését támogatják a KKV szektorban. A pályázók körét a december 31-ig hatályos, és a január 1-től hatályba lépett évi XXXIV. törvény A kis és középvállalkozásokról határozza meg. A támogatásra rendelkezésre álló keretösszeg 2005-ben millió Ft volt, a támogatott pályázatok száma 145 db. A támogatás formája működési támogatásnak nem minősülő, visszafizetési kötelezettség nélküli végleges juttatás (vissza nem térítendő támogatás). A támogatás mértéke között: - A pályázati cél: Integrált üzleti rendszerek támogatása esetén a projekt elszámolható költségeinek legfeljebb 50%-a, de minimum 8 millió Ft, maximum 50 millió Ft. - B pályázati cél: Vezetői döntéstámogató, illetve üzleti intelligencia rendszerek támogatása esetén a projekt elszámolható költségeinek legfeljebb 50%-a, de minimum 8 millió Ft, maximum 20 millió Ft. 28 Úgy gondolom, hogy az a vállalkozás, amelynek ügyviteli folyamatai nem elég átláthatóak, mely menedzsmentje számára nem áll megfelelő mélységű, illetve minőségű információ időben rendelkezésére bizonyos döntésekhez, ugyanakkor minimum 8 millió Ft-ot képes meghitelezni előre egy ilyen rendszer kiépítésére, annak mindenképpen ki kell használni ezt a lehetőséget, mert ez a befektetés hosszú távon biztos vagyok benne, hogy kifizetődő. Olyannyira, hogy ha a pályázatot a vállalkozás elnyeri, és a költségtervet kielégítően készítette el, betartja a pályázati előírásokat, akkor utófinanszírozással meg fogja kapni a pályázati pénzt. Abban az esetben, ha egy vállalkozás az önerőt nem tudja biztosítani, akkor is van lehetősége. A bankok felismerték ezt a helyzetet, és ma már olyan hiteleket is nyújtanak, amelyeket kimondottan az önerő finanszírozására alakítottak ki. Tehát, ha egy vállalkozás eldöntötte, hogy pályázni szeretne, és ehhez hitelt vesz fel, akkor csak egy általános adatlapot kell kitöltenie, majd a bank, illetve a bankkal kapcsolatban álló pályázati tanácsadó cég felkeresi őt, és egyeztetik az érdekeiket. A következőkben két táblázatot mutatok be, melyek a leírtakat összefoglaltan szemléltetik. OP Előirányzott keret (eft) Eddigi kötelezettségvállalások (eft) Eddigi kifizetések (eft) AVOP GVOP HEFOP KIOP ROP Összesen Forrás: letöltés ideje: április sz. táblázat: Operatív programok támogatási terve között (2006. december 31-ig feldolgozott adatok) 28 letöltés ideje: április

17 OP Döntéselők. Elkezd (db) Döntéselők. Elk-nél igényelt tám. (eft) Beérkezett (db) Leszerződött (db) Támogatás (eft) Kifizetett (db) Kifizetett (eft) AVOP GVOP HEFOP KIOP ROP Összesen Forrás: letöltés ideje: április sz. táblázat: Operatív programok statisztikája között (2006. december 31-ig feldolgozott adatok) A fenti táblázat mutatja a Nemzeti Fejlesztési Tervben meghatározott operatív programokra nyújtott keretösszegeket közötti időszakra vonatkozóan, valamint a pályázati statisztikákat. A második táblázatban látható, hogy a GVOP (Gazdasági Versenyképesség Operatív Program) támogatásokra pályázat érkezett be, melynek 97%-ánál pozitív volt a döntés. A db pályázatra csaknem 220 milliárd forintot igényeltek. A több mint 13 ezer pályázatból csak mal kötöttek szerződést szeptember 1-ig, de közülük is csak et fizettek ki. Jól látszik, az arányok még elenyészők. Ennek egyik oka lehet, hogy a pályázók többsége nem veszi komolyan a pályázati előírásokat, és ezeknek így nem is tesz eleget, aminek az a következménye, hogy nem kapja meg az ígért támogatást. Ezért egy-egy nagyobb, jelentősebb pályázat során érdemes tanácsadó, pályázatíró cégekhez fordulni, mivel az ő jutalékuk jóval kevesebb, mint amennyit el lehet veszíteni a nem megfelelő papírmunka miatt. 17

18 4. Összefoglalás Közhelynek számít ma már ugyan az a mondás, hogy az információ hatalom, de úgy gondolom, hogy a mai világban ez egyre inkább így is van. A felgyorsult életvitel, a gyors döntések kényszere egyre inkább megköveteli, hogy naprakész, pontos, tömör és lényegre törő információkat, adatokat szolgáltassunk főnökeink, cégünk tulajdonosai felé, mivel megfelelő tudás, információk nélkül nem lehet megfelelő döntéseket hozni. Érthető tehát, hogy a szervezeti tudás integrálása, a tudásbázis kialakítása, bővítése, valamint a szervezet egészére való kiterjesztése egyre fontosabb szerephez jut a mindennapokban. Ugyanakkor az egyre erősödő piaci verseny, a környezeti kihívások és a technika fejlődésével az ERP rendszerek integrációja átlépi a vállalatok határait, és a belső folyamatok integrációját kiegészíti a vállalaton kívüli folyamatok integrációja (vevő, szállító oldali folyamatok integrálása). Belátható tehát, hogy egyre nő az igény az információkat szolgáltató rendszerek iránt. A kérdés már csak az, hogy a cégek maguk fejlesztenek a portfóliójuknak leginkább megfelelő szoftvert, vagy vásárolnak egy már jól bevált általánosabb felhasználásra alkalmasat. Mindenesetre bármelyik mellett is döntsenek szeretném felhívni a kis- és középvállalkozások figyelmét, hogy az Európai Unióhoz való csatlakozás után az uniós támogatások felhasználására a Nemzeti Fejlesztési Terv GVOP (Gazdasági Versenyképesség Operatív Program) keretein belül lehetőség nyílik pályázni vissza nem térítendő támogatásra, amelynek célja az Információs rendszerek kiépítése. 18

19 Irodalom 1. Chris Edward- John Ward- Andy Bytheway: Az információs rendszerek alapjai. Panem, Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment. Nemzeti Tankönyvkiadó Rt, Budapest Hetyei József: ERP rendszerek Magyarországon a 21. században. ComputerBooks, Hetyei József: Vállalatirányítási Információs Rendszerek Magyarországon ComputerBooks, Hetyei József: Vállalatirányítási Információs Rendszerek Magyarországon 2. ComputerBooks, Hetyei József: Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti megoldások Magyarországon. ComputerBooks, Nemes Ferenc: Vezetési ismeretek és módszerek, MACROPOLIS Bt,