Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban Versenydolgozat

Átírás

1 Budapesti Corvinus Egyetem Gazdálkodástudományi Kar Kereskedelem és Marketing Szak Vállalatgazdaságtan Intézet Vállalatgazdaságtan Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban Versenydolgozat Konzulens: Csányi Tamás Szemináriumvezet: Kocsis Károly Készítette: Aristov Vladimir Budapest,

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Az integrált vállalatirányítási rendszerek helyzete Oroszországban... 3 Bevezetés... 3 Még egy bevezetésként: Oroszország... 4 Vállalat, vállalatirányítás, vállalatirányítási információs rendszerek... 5 Vállalati információkezelés korszakai Mikor érdemes bevezetni az ERP-t?... 8 A bevezetés költségeirl... 8 Milyen funkcionalitást várjunk egy ERP-rendszertl? Az ERP bevezetésének elnyei Az ERP bevezetésének hátrányai és korlátai Példák ERP rendszerekre Átalakítás eltt modellezzünk SOA, ISO És az oroszországi helyzet Összefoglalás Irodalomjegyzék Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 2

3 Az integrált vállalatirányítási rendszerek helyzete Oroszországban Bevezetés A mai, globalizált világban a vállalatok már nem a termékeikkel, hanem a folyamataikkal versenyeznek egymással. Egy terméket vagy szolgáltatást viszonylag gyorsan át tudja venni vagy másolni egy konkurens cég, míg a koherens és jól mködtetett üzleti modellt aligha. Ezért dönt egyre több vállalat úgy, hogy koszersíti, optimalizálja üzleti tevékenységét. Ma már szinte minden vállalat rendelkezik valamilyen szint üzleti szoftverekkel, ezek lehetnek saját fejlesztések vagy nem, különböz célokat szolgálhatnak a vállalaton belül. Ámde minél több ilyen kis rendszer alakul ki, annál nehezebb közöttük az átjárhatóság, a rendszerek közötti információáramlás. Van olyan adat és információ, ami esetleg több helyen, adatbázisban, programban szerepel, van olyan, ami egyik helyen sem, mert az alkalmazottak nem tudják, pontosan melyik részlegre is tartozik. Ezért döntenek a vállalatok úgy, hogy egységesítik, integrálják üzleti folyamataikat és alkalmazásaikat egy rendszerbe. Ennek az integrált rendszernek a rövid angol betszóból származó neve az ERP, vagyis az enterprise resource planning, magyarul a vállalati erforrás-tervezés. A szakirodalom ezt pontatlannak tartja, mivel itt egy integrált rendszerrl van szó, ami több egy sima erforrás-tervez programnál, így erre egy magyarul betszó-kifejezést javasol, a VIR-t, vagyis egyszeren vállalatirányítási rendszert, vagy pedig ajánl élni a BPM kifejezéssel, ami Business Process Management-et, üzleti folyamatmenedzsmentet jelent. 1 Rendben van, a vállalat úgy döntött, hogy bevezeti ezt az integrált vállalatirányítási rendszert. Figyelembe kell vennie azt, hogy számos bevezetési projekt fullad sikertelenségbe, ami az alapvet célok nem tisztázottsága, a határidk be nem tartása, az erre kijelölt pénzkeret meghaladása miatt alakulhat így. Tehát egy ilyen fontos döntés, mint az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése eltt a vezetknek alaposan át kell gondolni és fel kell mérni miért, pontosan mit, hogyan, milyen mértékben, mennyiért akarnak bevezetni, és milyen problémát akarnak ezzel kiküszöbölni, vagy milyen üzleti folyamaton akarnak ezzel javítani. 1 Méretre szabott ERP. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 3

4 Még egy bevezetésként Oroszország Térjünk most rá dióhéjban Oroszország jelenlegi gazdasági helyzetére, a körkép árnyaltabbá tételéhez. Területe km 2, népessége 141,9 millió f. 2 Vásárlóer-paritáson számolt GDP-je 2,088,207 millió dollár, amivel a hatodik helyet foglalja el a világlistán. 3 Ez az amerikai vásárlóer-paritáson számolt GDP-nek a 15,1%-át teszi ki. Az egy fre jutó GDP már szerényebb, USD-vel egyenl. A 2007-es infláció 11,9%-ot tett ki. 4 Az ország olyan nemzetközi szervezetek tagja, mint az ENSZ, a FÁK, Eurázsiai Gazdasági Szövetség, a Kollektív Biztonsági Szerzdés Szervezete, a Közép-Ázsiai Regionális Gazdasági Együttmködés Programja. Jelents nyersanyag-, erdség- és vízkészletekkel bír. Tavalyi exportja 352,5 milliárd dollár, importja 199,7 milliárd dollár 5. Az export 64,7%-át nyersanyagok 6, míg az importot leginkább a gépek és gépi eszközök tették ki (51%). 7 A gazdaság eddig nagymértékben fejldött, a felvett hitelekre és a magas kolajárra támaszkodva. Ennek köszönheten 8 százalék körüli volt a GDPnövekedés, míg jövre, a bekövetkezett válság miatt az elemzk 0 és 3 százalék körüli bvülést várnak. 8 Térjünk tehát rá az ERP kérdéseire Oroszországot illeten. 2 Az orosz föderális statisztikai hivatal jei adata. Forrás: Letöltve: Világbank 2007-es adatai. Forrás: Letöltve: Orosz föderális statisztikai hivatal. Forrás: Letöltve: Uo. Forrás: Letöltve: Uo. Forrás: Letöltve: Uo. Forrás: Letöltve: Gereben Ágnes: Az orosz gazdasági csoda is a múlté. Világgazdaság, Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 4

5 Vállalat, vállalatirányítás, vállalatirányítási információs rendszerek Mieltt belemerülnénk a témába, ismételjük át az olyan alapfogalmakat, mint a vállalat, vagy a szervezet. A vállalat jogi személyiséggel rendelkez üzleti vállalkozás szervezeti kerete, vagyis fogyasztói igényeket óhajt kielégíteni profitszerzés mellett. 9 A szervezet egy olyan rendszer, melynek mködése emberi cselekvéseken keresztül valósul meg. 10 A rendszer pedig olyan elemek összefügg együttese, amelyek együttmködnek egy adott cél elérése érdekében. 11 A rendszer elemei lehetnek további rendszerek, így alrendszerekrl beszélünk. Azért fontos most tisztázni a rendszer fogalmát, mert a vállalatirányítási rendszer kifejezésben is szerepel, tehát szerves része témánknak. Beszélhetünk még informatikai rendszerrl, melynek feladata egy szervezet különféle folyamataiban az információs technológia felhasználásával történ információgyjtés, annak közvetítése, tárolása, visszakeresése, feldolgozása, átalakítása és megjelenítése. 12 Megvizsgálhatunk kis- és mikrovállalkozásokat, ahol csak néhány ember dolgozik, megvizsgálhatunk nagyvállalatokat, ahol különböz funkciókra bomlik a vállalat tevékenysége: marketing, logisztika, termelés, emberi erforrások, IT-osztály és így tovább. A különböz részlegek koordináció és összehangolás nélküli munkája elképzelhetetlen, a vállalat mködésének ellehetetlenüléséhez vezetne. Adam Smith a Nemzetek gazdasága (1776) cím alapvet közgazdaságtani mvében levezeti a koordináció szükségességét. Kialakult a munkamegosztás, ami magával hozta a specializációt, ez nagyobb teljesítményt tesz lehetvé. A munkamegosztás mivolta miatt szükség van a cserére, így a gazdasági szereplk kapcsolatba kerülnek egymással, ez viszont a koordináció szükségességét vonja maga után. 13 A koordináció, mint tudjuk, a vezetség dolga, akinek a helyes helyzetfelismeréshez és döntéshez megfelel mennyiség és információ kell, hogy rendelkezésére álljon, akár felsvezetrl, akár részlegvezetrl legyen szó. Ezért ennyire fontos az információmenedzsment a vállalati életben. Az információ érték, ez már, mondhatni, közhely. Elég csak beütni a Google keresrendszerébe ezt a kifejezést, és 777 darab találatot ad ki (2008. november 24-én). Így tehát jogosan merülhet fel a kérdés, milyen tulajdonságai vannak az információnak? Ismétlésképpen az adat és az információ definíciói: a kett különbözik, pedig gyakran egybemossák a kettt. Adat: a valóság nem értelmezett tükörképe, fel nem dolgozott tény. Információ: értelmezett adat Chikán Attila [2008]: Vállalatgazdaságtan (24. old.). Aula kiadó. 10 Chikán Attila [2008]: Vállalatgazdaságtan (24. old.). Aula kiadó. 11 Dobay Péter [1997]: Vállalati információmenedzsment (23. old.). Nemzeti Tankönyvkiadó. 12 Bagoly Tímea: A vállalatirányítási integrált információs rendszerek és fejldésük. Forrás: Letöltés: Chikán Attila [2008]: Vállalatgazdaságtan (66. old.). Aula kiadó. 14 Magyar Gábor: Tartalomkezelés a médiakonvergenciában. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 5

6 Ebbl következnek az információ elvárt tulajdonságai. Az információ legyen pontos: pontosan azt kapjuk meg, amit szeretnénk kapni, ennek informatikai oldalról is óriási a jelentsége. Az információ legyen precíz: a kapott információ számunkra megfelel részletessége elhanyagolhatatlan. Az információ legyen releváns: arra a kérdésre kapjuk meg a választ, amelyiket feltettük, és nem bármi másra az adott témakörbl. Az információ legyen teljes: fedje le egészében a választ az adott kérdésre, a hiányos információból félreértések származhatnak. Továbbá az információnak van kora, ami az adat keletkezésétl az átadásáig eltelt id, idtrése, ami az az idhatár, amíg az információ biztonsággal felhasználható az adott célra, és forrása, vagyis ahonnan az információ származik. 15 A vállalat különböz szintjein más és más az információ tartalma, mivel a különböz vezetési szinteknek más és más az igényük. A felsvezetést az általánosabb összefüggések, feldolgozott és az alsóbb szint vezetk által elkészített adatok érdeklik, a középvezetést (funkcionális vezetést) az alá tartozó szervezeti egységek munkája, míg a szervezeti egységek, részlegek szintjén az operatív teendk, készletek nyomon követése, alkalmazottak munkájának nyilvántartása a cél. A vállalati információmenedzsment célja: - a szervezet információs erforrásainak kezelése, és - az információ-feldolgozó folyamatok kell hatékonyságának biztosítása. 16 Vállalati információkezelés korszakai John Ward professzor 3 korszakra osztja a vállalati információkezelést. 1) Adatfeldolgozási korszak (Data Processing, DP). Célja a vállalati hatékonyság növelése, az információalapú folyamatok automatizálásának köszönheten. Ebben a kezdetleges korszakban a számítógépet úgy kezelik, mint egy sima eszközt, ami megkönnyíti a munkát, pedig a számítógép a késbbiek során folyamatos karbantartást és odafigyelést igényel. Késbb az okozhat gondot, hogy a különféle rendszerek nincsenek összehangolva, így nehezebb az együttmködés. Ennek a korszaknak a határát Ward 1970 körülire teszi. 2) Vezeti információrendszerek korszaka (Management Information System, MIS) Egyre több adatot rögzített és dolgozott fel egyre több számítógép, így a keletkezett információmennyiséget a vállalatok megpróbálták felhasználni irányítási célokra. Megint csak problémát okoztak a számítógépek közötti különbségek, így valamiféle egységesítésre volt szükség. Egységes módszereket és definíciókat felhasználva alkották meg az els adatbázisokat, így például kiküszöbölhetvé váltak a fölösleges adatismétlések, illetve rendezettebb lett az információhalmaz. A folyamatot meglendítette a személyi számítógépek megjelenése, hiszen így közvetlenül megjelenhetett az információ a fnök gépén. 15 Dobay Péter [1997]: Vállalati információmenedzsment (56. old.). Nemzeti Tankönyvkiadó 16 Dobay Péter [1997]: Vállalati információmenedzsment (70. old.). Nemzeti Tankönyvkiadó Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 6

7 A Controlling szótár megfogalmazásában a vezeti információsrendszer aktuális, döntésorientált és a vezetés számára releváns információt kell biztosító rendszer. Amennyiben csak elre definiált adatok lekérdezésérl van szó, EIS-rl (Executive Information System, felsvezeti információs rendszerrl) beszélünk. A vezeti információsrendszer ezzel szemben támogatja a tervezési tevékenységet és a széles kör adatelemzést is. 17 3) Stratégiai információrendszerek korszaka (Strategic Information System, SIS) A korszakhatárt Ward 70-es és 80-as évek közöttire teszi, ugyanakkor úgy tartja, hogy még ma is a vállalatok ebben a három korszakban tartanak, az egyes vállalatok információs fejlettségének függvényében. Azért illeti a stratégiai információrendszerek kifejezéssel a korszakot, mert itt a vállalatok már hatékonyabban integrálják a cég értéknövel tevékenységeibe az információáradatot, így versenyképes elnyre tesznek szert. Meg kell érteni a folyamatokat, nem csak automatikus információkezelésrl van szó. A fenti korszakokból fejldött ki az ERP. Az ötlet már az elz információrendszerekben is megjelent, az ERP elrelépése az egész vállalatra kiterjed integralitásában rejlik. Hetyei szerint az integrált vállalati rendszer alatt egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert ért. Az integráció egyrészt azt takarja, hogy a rendszer kezeli a vállalat minél több üzleti tranzakcióját, elsegíti a vállalkozások erforrásainak tervezését, és ellátják a vezetket a döntéshez szükséges információkkal, illetve támogatják a döntéseket. 18 Ha már döntésekrl esik szó, itt említeném meg a döntéstámogató rendszereket (Decision Support System, DSS) mint az üzleti intelligencia rendszerek egyik kategóriáját. Alapvet feladatuk az, hogy a vállalati vezetket olyan információkkal lássák el, ami hozzásegíti ket a racionális döntéshez. Mostanság divatos használni az informatikai kifejezéseket és rövidítéseket, nem mindig pontosan a helyes értelemben. Kihagyhatatlan maga az üzleti intelligencia (business intelligence, BI) fogalom tisztázása, lévén minden egyes, a versenydolgozatban említett rendszer az üzleti intelligencia témakörbe tartozik. Az üzleti intelligencia célja a döntéshozatal támogatása, tehát az üzleti intelligencia definíciója megegyezik a döntéstámogató rendszer definíciójával, vagyis általában az üzleti intelligencia nem más, mint a döntéshozatal támogatása. 19 Néhány további üzleti rendszert szeretnék bemutatni egy gyors megemlítés erejéig. A szakérti rendszer (expert system) olyan alkalmazás, ami beépített tudással rendelkezik, így képes helyettesíteni egy szakértt a feladat végrehajtásához (ilyen például a MAID orvosi szakmai rendszer, ami segíti az orvost a diagnózis megállapításában 20 ). Az anyagszükséglet-tervez rendszerek (Material Requirement Planning, MRP), a kapacitásszükséglettervez rendszerek (Capacity Requirement Planning, CRP), a Manufacturing Resource Planning (MRP II, ami már az összes gyártási folyamatot tervezi), a gyártásvégrehajtó rendszerek (Manufacturing Executions System, MES), a laborinformációs rendszerek (Laboratory Information Management System, LIMS) mindegyike egy-egy üzleti alkalmazást képvisel, ami más-más téren alkalmazható. Az ERP mindegyiküket eggyé gyri össze egy rendszer keretein belül. Természetesen ez a felsorolás nem kimerít, számos alkalmazás (és hasonló betszó) létezik még az üzleti informatika világában. 17 Controlling értelmez szótár [2004] (224. old.). IFUA Horváth & Partners. 18 Hetyei József (szerk.) [1999]: Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon (26. old.) 19 D.J.Power: A Brief History of Decision Support Systems. Forrás: Szakérti rendszerek. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 7

8 De térjünk vissza az ERP-hez. A rendszer lényege a központi adatbázis, ami rögzíti, tárolja és feldolgozza a rengeteg, különböz helyrl beáramló információt, valamint az elemzések eredményeit visszahívhatóvá teszi. Fontos az információ maximális részletességig történ rögzítése. Így az adatbázis sem jelent áttör jelleg újdonságot, hiszen korábban is léteztek központi adatbázisok, ugyanakkor azok csak egy részleg vagy egy funkció köré korlátozódtak. Az ERP adatbázisa lehetséget biztosít számos elemzés lebonyolítására. Mikor érdemes bevezetni az ERP-t? Az információs rendszer kiválasztásakor a legfontosabb a stratégiai célnak való megfelelés, vagyis mennyire felel meg a rendszer a vállalat igényeinek. Nagyon lényeges a szervezet mérete rendszer mérete arányosság. Egy kis- vagy középvállalkozásnak nem feltétlenül érdemes egy nagyon komoly, sok modult tartalmazó rendszert beépíteni. Ezért általában ilyen esetekben az ilyen vállalatok egy modullal kezdenek, ami késbb természetesen bvíthet. A legfontosabb elem mindenképpen a hatékonysági mutatók, illetve a szektorspecifikus funkciók (pl. egy bolti hálózatnál a beszerzések nyilvántartása). 21 Számos ERP-projekt sikertelensége magyarázható a várható költségvetés alulbecslésével. Nem elhanyagolható költség a rendszer ára mellett a hozzá kapcsolódó üzleti átszervezés, illetve a késbbiek során történ üzleti tanácsadás. Fontos a felhasználó-támogatás, illetve a felhasználó-barát kivitel, hogy a munka során ne okozzon nehézséget a rendszer megfelel használata. A hatékonysági mutatók közül talán a legismertebb a Balanced Scorecard: olyan mutatószámrendszer, amely segítségével a vezetk képesek kiegyensúlyozott irányítást megvalósítani és azt a beszámolórendszerbe integrálni. Az eredmény megítélése során nem pénzben kifejezett elemeket is figyelembe vesz, különösen nagy hangsúlyt fektet a különböz mutatók kiegyensúlyozottságára. Nem csak mutatószámrendszer, hanem a célok stratégiának megfelel megvalósítását tév irányítási eszköz. A klasszikus Balanced Scorecard négy darab irányítási nézpontot tartalmaz: pénzügyit, vevit, mködési folyamatok-oldalit és tanulási-fejldésit. 22 A bevezetés költségeirl Az ERP-bevezetési projektek nem kis tételt jelentenek a vállalatok számára. A Trovarit 2005-ös felmérése alapján egy átlagos bevezetés alkalmával az egy ERP-t alkalmazó munkahelyre es költség megközelítheten 4500 eurót tesz ki. 23 Ez az összeg a szoftver- és hardverbeszerzésekbl, a tanácsadási tevékenységbl, a személyzeti és oktatási költségekbl tevdik össze, valamint a tanácsadók késbbi támogató tevékenységébl. 21 ERP mint integrált vállalatirányítási rendszer. Forrás: Letöltve: Controlling értelmez szótár [2004] ( old.). IFUA Horváth & Partners. 23 ERP-evolúció: németországi szakért szemmel. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 8

9 A következ kérdéseket mindenképpen alaposan át kell gondolni a bevezetés eltt: - lehet-e bvíteni az üzleti lehetségeket az eddigi módszertan és eszközök használatával, vagyis mindenképpen rászorul-e a vállalat egy új rendszer bevezetésére, nem lehet-e az eddigi rendszertartalékokat jobban kihasználni. Lehet, hogy elég egy üzleti folyamat-átalakítási projekt is (BPR, Business Process Reengineering) - konkrétan milyen üzleti problémára keres megoldást a vállalat, mit vár el az új rendszer bevezetésétl - csinálnak-e hasonló bevezetést a versenytársak, illetve mik voltak az eredményei és a tanulságai 24 Az üzleti folyamat-átalakítás külön figyelmet érdemel. Már az ERP bevezetése eltt szükséges tisztázni a vállalat folyamatviszonyait, hiszen ez hasznos mind a tanácsadó, mind pedig a vállalat számára: csökken a bevezetés kockázata, illetve pontosabban megbecsülhetek a bevezetés költségei. A leghatékonyabb a két folyamatot mindig egyszerre végrehajtani, ugyanakkor ennek lehetnek költség- és munkaerkorlátai, így a BPR-tevékenység a késbbiekben is folytatható. 25 A következ fázisban a vállalat szakértket von be, akik küls rálátással rendelkeznek, így olyan hibákra, vagy hiányosságokra tudják felhívni a vezetség figyelmét, amelyeket a vállalatnál dolgozók nem veszik észre. Másrészt azért van szükség küls szakértk bevonására, mert az ERP rendszerek, ahogy a nevük is mutatja, összetett, nem dobozos szoftverek, ezért minden esetben a programot a vállalat igényei alapján személyre kell szabni. Ha nagyon pontosak akarunk lenni, a szoftverek általában használhatóak standard szoftverként, vagyis elméletileg bevezethetek bármiféle folyamatvizsgálat nélkül, csak ilyenkor a projektnek óriási kockázata lesz. Így a vállalatok inkább tanácasdó cégeket kérnek fel a bevezetési projekt lebonyolításához, akik igyekeznek minél több alkalmazottat megkérdezésni, hogy minél több releváns információt lehessen összegyjteni a vállalat mködésérl, az alsó szinttl kezdve a felsvezetésig. Ez azért nélkülözhetetlen, mert így térképezhetk fel az üzleti folyamatok. Itt érdemes kitérni a folyamatalapú szemléletre. A folyamatszemlélet váltotta fel a régebbi funkcionális megközelítést, ami a vállalatot egyes funkciókra lebontva nézte. Ez átalakult, hiszen az értékteremt folyamatok nem feltétlenül egy részlegen belül keletkeznek, hanem több szervezeti egységen keresztül átívelhetnek (pl. termék megtervezése marketingje gyártása logisztikája vevszolgálata). A folyamatok a vállalaton belül mennek végbe, k használják fel az erforrásokat, és k teremtik meg az output értékeket, tehát a folyamatok racionalizálásával teljesítményjavulás érhet el. Más szóval, az üzleti folyamat a vállalat céljai érdekében történ tevékenységek rendszere. 26 A folyamatmenedzsment a következ célokat öleli fel: folyamatok modellezése, folyamatok csoportosítása, folyamatok elemzése és értékelése, folyamatok tervezése, folyamatok szabályozása, folyamatcontrolling, folyamatok fejlesztése. 24 ERP mint integrált vállalatirányítási rendszer. Forrás: Letöltve: Üzlet, szervezés, folyamatok: A Hyperteam az IT-Businessben. Forrás: Letöltve: Folyamatmenedzsment és folyamatcontrolling. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 9

10 Milyen funkcionalitást várjunk egy ERP-rendszertl? Ideális esetben egy ERP-rendszer a következ modulokat tartalmazza: 1. Gyártás: gyártási folyamatok elkészítése és biztosítása, kapacitástervezés, naptári tervezés, folyamatok következetességének tervezése, minségbiztosítás, költségkezelés, gyártási projektek. 2. Beszállítás: készlet-, és megrendelés-nyilvántartás, beszállítási láncok tervezése, technikai ellenrzés, panaszkezelés 3. Pénzügyek: készpénzáramlás, hitelezk nyilvántartása, eszközök nyilvántartása 4. Projektkezelés: projekttervezés, id- és munkaköltségek, munkaszervezés, számlakiállítás 5. Megrendelkkel való kapcsolattartás: értékesítés és marketing, garanciális szolgáltatások, ügyfélkapcsolatok kezelése és tájékoztatás 6. Információs adatbázis: különböz interfészeket tartalmaz a megrendelk, beszállítók és munkatársak részére. Az ERP bevezetésének elnyei Az ERP bevezetése után felmerül a kérdés, mikor fog megtérülni. A megtérülés kiszámításához leggyakrabban használatos mutató a ROI (return on investment), vagyis a befektetés megtérülése mutató. Amennyiben az ERP bevezetésének az elnyeit szeretnénk taglalni, közvetlen és közvetett elnyökrl beszélhetünk. A közvetlen elnyökhöz tartozik például az eszközállomány csökkenésébl származó költségcsökkenés, a visszatér kezelési költségek csökkenése, a hatékonyabb értékesítésbl származó többletprofit, a személyi állomány csökkenése, valamint az adminisztratív költségek csökkenése. A közvetett elnyök sora már nehezebben fogható meg, ide tartozik többek között a javuló információ-ellátás és hozzáférés, a jobb folyamatmenedzsment, a vállalati struktúra hatékonyabbá válása, a raktárkészlet optimalizálása, és a vállalat hatékonyságának javulása egészében véve. 27 Az ERP bevezetésének hátrányai és korlátai Miután beszéltünk a bevezetési elnyökrl, ejtsünk szót a hátrányokról is. Ezek a hátrányok nem feltétlenül közvetlenül jelentkeznek, illetve amennyiben a vállalat hosszútávon gondolkodik (és miért ne gondolkodna hosszútávon, ha egy akár több évig tartó ERP-projektbe belekezd) a késbbiek folyamán elnyökbe fordulhatnak. Nézzük a legfontosabbakat: - A bevezetés nagyon drága lehet, ami egyrészt magából a szoftverárból, másrészt a magas tanácsadási és implementációs, bevezetési költségekbl ered. - Az elz ponthoz kapcsolódik az is, hogy a szoftvergyártók évente további összegeket kérhetnek licenszhosszabbítás, illetve támogatás címszó alatt. - A projekt sikeressége nagyrészt a személyzet képzettségén, valamint a felsvezetés hozzáállásán múlik. Hosszú a hozzászokási id, mire a munkatársak átállnak az új rendszer szerinti mködésre. 27 Rózsa Tünde: ERP beruházások gazdasági értékelése. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 10

11 Amennyiben új menedzserek jönnek a céghez, nem biztos, hogy ismerik ennek a konkrét rendszernek a mködését, így további idbe telik, mire megtanulja a szoftver kezelését. - Amennyiben a vállalat saját fejlesztéseket, módosításokat szeretne végrehajtani a szoftveren, nem biztos, hogy ezt támogatja a gyártó. - A rendszer iparági szabványként kerül bevezetése ambivalens, egyrészt tartalmazza a máshol már bevált, ún. best practice -okat, ugyanakkor a szabványosítás a versenyképesség elvesztéséhez is vezethet. - A rendszerek esetenként rugalmatlanok tudnak lenni, és nehezen kezelhetk, nem felhasználóbarátok. Ha a vállalat késbb egy másik szoftverre vagy verzióra szeretne átállni, ez igen bonyolult lehet. - Ami nagyon fontos kérdéskör, az a leggyengébb láncszem problémája. Egy ERP rendszer hibátlan mködése csak akkor garantált, ha minden egyes vállalati szerepl megfelelen és tudatosan használja a szoftvert. Ha egy részleg nem folyik bele a munkába, ez az egész rendszerre kihat. Ugyanígy keletkezhetnek mködési problémák az egy id után egyre több felgyüleml pontatlan adat miatt. - A vállalat bels határainak elmosódása a folyamatszemlélet miatt felelsséghiányhoz vezethet (egy konkrét projektnek nem akad felelse, mert esetleg több részlegen keresztül ível át). - A rendszernek lehetnek fölösleges funkciói, amire a megrendel vállalat nem tart igényt, így ez tovább bonyolíthatja a kezelést. 28 Példák ERP rendszerekre Most pedig dióhéjban kett a leghíresebb vállalatirányítási rendszerek közül, az Oracle, illetve a SAP. Az els vállalat 1977-ben alakult, még mint Software Development Laboratories, majd 1982-ben vette fel az Oracle nevet. A legels Oracle verzió már a következ évben kijött, míg 1979-ben megjelent az Oracle V2, vagyis a kettes verzió. E verziónak az adja a jelentségét, hogy ez volt az els SQL nyelven megírt relációs adatbázis. Kis kétérvel magyarázzuk el, mi az az SQL és miért relációs adatbázis a relációs adatbázis. SQL (Structured Query Language): strukturált lekérdezési nyelv. Abban rejlik a jelentsége, hogy ez vált szinte minden relációs adatbázis-kezel nyelvévé. 29 A relációs adatbázis azt takarja, hogy a reláció tulajdonképpen egy táblázat, különböz sorokkal (ezt könnyebb elképzelni például, ha például egy táblázatba rendezzük a diák nevét, születési idejét, anyja nevét. A sorok feltehetleg mind különbözek lesznek, így meg is alkottuk a relációt). De ezek már nagyon technikai részletek. 30 Az Oracle egyre növekedett, újabb és újabb verziók váltották egymást, amíg 2007-ben meg nem jelent a legújabb, 11g verzió ben Oracle a világ harmadik legnagyobb szoftvervállalataként tartották számon Vállalati erforrás-tervez rendszerek. Forrás: Letöltve: Az SQL nyelv. Forrás: Letöltve: Siki Zoltán: Adatbázis-kezelés és tervezés. Forrás: Letöltve: Az Oracle 30 éves beszámolója. Forrás: Letöltve: The World s Largest Software Companies. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 11

12 A SAP a világ egyik vezet integrált vállalatirányítási rendszere. Körülbelül 32 ezer vállalat használja a világ 120 országában. 33 Átalakítás eltt modellezzünk Nem csak irányítási szoftverek léteznek, hanem modellez szoftverek is. Nagy segítséget tudnak nyújtani a vállalatátalakítás, illetve az ERP-bevezetés eltt. Mködésük lényegét a MEGA International által forgalmazott eszközökön mutatnám be röviden. A MEGA kétféle termékcsaládot nyújt: a Modeling Suite-t, illetve a Governance, Risk and Compliance Suite-t. Az els, modellez rész, ahogy a nevében is benne van, a vállalat mködésének modellezésére alkalmas. A szoftver az ERP rendszerekhez hasonlóan egy ers adatbázisra alapoz, ahonnan adatot lehet meríteni a különböz alkalmazásokhoz: például MEGA Process a folyamatmodellezéshez, MEGA Architecture a vállalati IT-architektúrájának (vagyis felépítésének) a modellezéséhez. A második termékkör a kockázatkezelési, audit és törvényi megfelelési kérdéseket fed le. Ezek szintén nem nevezhetek közvetlenül vállalatirányításnak, ugyanakkor a vállalatok az egyes modulok kiválasztásával részletesebben megvizsgálhatják az adott területeket. 34 A vállalati tervezés egyik, a modellezés által jól kihasználható elemzése a what if elemzés. A vállalati vezetk a központi adatbázisra alapozva és egy eseménymenetet leírva megnézhetik, milyen következményekkel fog bírni egy ilyen vagy ilyen esemény. Szélesen használatos például az ilyen típusú elemzés a kockázatfelméréseknél (amennyiben egy óráig kimarad az áram egy nagyvállalat szerverszobájában, mekkora veszteséget fog elkönyvelni). Egy másik, szintén elterjedt modellezési szoftver az IDS Scheer által forgalmazott ARIS. SOA, ISO Szerintem érdemes kitérni erre a két kifejezésre is, hiszen általában egy kalap alatt emlegetik a többi üzleti intelligencia kérdéssel mind a tanácsadók, ügyfeleik számát növelend és az általuk választott szolgáltatások körét szélesítend, mind a vállalatok, akik igyekeznek megfelelni az új üzleti követelményeknek. A SOA, vagyis a szolgáltatás-orientált architektúra, szintén egyre többször kerül el. A titokzatosnak tn megnevezés azt takarja, hogy minden üzleti funkciót ugyanolyan elemekbl építi fel a vállalat. A szolgáltatások webszolgáltatásokként lépnek színre, erre települnek rá az üzleti alkalmazások, majd a felhasználói felületek. 35 Összefoglalva, ez egy többszint architektúra, ami azért elnyös a vállalatnak, mert a folyamatait hasonló funkciókból építheti fel, vagyis racionalizálhatja tevékenységét. 33 SAP vállalatirányítási rendszer. Forrás: Letöltve: A MEGA International vállalati honlapja alapján. Forrás: Letöltve: Tesztelés a SOA-környezetben. Forrás: Letöltve: Az integrált vállalatirányítási rendszerek kérdései, valamint helyzetük Oroszországban 12