munkájának, ez a folyamat elsődlegesen a Fontos eleme a tájékoztatásnak, illetve az ügyfélérdeklődések, a panaszok kezelésének a

Átírás

1 III./A. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ TÉTELÉRE -BEVEZETŐ-

2 A naprakész tájékoztatás fontos eleme a hivatal munkájának, ez a folyamat elsődlegesen a titkárságon iká á megy keresztül. Fontos eleme a tájékoztatásnak, illetve az ügyfélérdeklődések, a panaszok kezelésének a honlapfórum, mely esetében 24 órán belüli kötelező válaszidő a sztenderd, tehát tényleg naprakész és biztos információforrásnak ióf á tekinthető.

3 Ha valami aktuális közérdekű információt kell közölni a lakossággal, azt több helyen bocsájtják rendelkezésre: interneten, újságban, sőt a rádióban is bemondják. Az internetoldalon van külön hely az aktuális dolgoknak. k Ha valamely területen hiba történik, mindig az adott szakterület felelőse intézi a tájékoztatás megkezdését. Szükség esetén a hivatal munkatársa is végezheti a tájékoztatást személyesen is

4 Külön felel szakterületének informáltságáért az adóügy, a pénztár, a szociális osztály. Ezek azért kiemelt részek, mert itt viszonylag sok a reklamáció nem a dolgozók hozzáállása vagy munkavégzési színvonala miatt, hanem mert az ügyfelek pénzük csökkenéséért nem a központi szabályozásokat, hanem az ügyintézőket szokták okolni. Ilyenkor nagyon világosan és érthetően el kell magyarázni a helyzetet. Ez türelmet és empátiát igényel.

5 A hivatal szerencsére bír annyi rugalmassággal, hogy tájékoztató papírokat nagy szükség esetén bárki tud készíteni, szakterülettől függetlenül. l Ennek célja szintén a fennakadásoktól lehetőleg mentes szolgáltatás bármilyen körülmények között. Ha nem életbevágóan sürgős a közlendő, akkor az ügyintézők által lközlésre bocsájtott szövegeket a titkárságon még finomítják (vagy a polgármester).

6 Mivel a tájékoztatást az illetékeseknek maguknak kell csinálni, a munka mellett van, hogy alig marad rá áidő. Ilyenkor előfordulhat lh kapkodás. k Az is nehezíti a kommunikációt, hogy a szakembereknek más a fontos, mint a közleményt olvasó ügyfeleknek, s ezt nehéz összehangolni: itt újra az empatikus készség igénye merül fel az emberben.

7 Gyakran törvényi szabályozás van arra, hogy mit lehet kommunikálni, mit kell kommunikálni és ez sokszor kevés a lakosságnak, vagy az adott kérdés más aspektusaira kíváncsiak. Vis maior esetén nagyon nehéz megmagyarázni az embereknek a történteket például (konkrét eset) ha a hatóság forráshiány miatt eltol l egy pályázatot, akkor azt mondják: az önkormányzat elverte a pénzt

8 A transzparencia pedig a döntésekre is kiterjed, tehát a suttogásokat meg lehetne előzni de az emberek nem igazán vevők rá. A döntési folyamatokba be lehetne látni: a testületi ülések nyilvánosak, de az érdeklődő kevés, az emberek általában nem mennek el, sőt a jegyzőkönyveket is kevéssé olvassák el kivéve, ha valami érdekükkel szembenálló dolog születik meg végeredményként.

9 Mind a rádiós információszolgáltatás, mind az újságcikkek, mind az, hogy a könyvtárban elérhetőek ő a dokumentumok, k az egyeztetések pedig többnyire nyilvánosak, azt szolgálják, hogy a település lakói igény szerint tájékozottak legyenek a város helyzetével kapcsolatban, megérthessék a folyamatokat, segíthessék a hivatal munkáját. Ez közös érdek, hiszen minél kevesebb a konfliktus, a fejlesztések annál könnyebben megvalósíthatóak. ó

10 Ennek ellenére akadnak konfliktusok abból, hogy az országos tendencia itt is érvényesül: a polgárok nem informálódnak (időben) a döntésekről, és csak utólag adnak hangot ellenérzéseiknek, ha valami nem az elvárásaik szerint alakul. A legnagyobb problémák a segélyek és támogatások csökkentésekor k vannak: az emberek nem értik, miért kapnak kevesebbet, mint addig. A felsőbb szabályozásokat, á mint távolálló okot természetesen t nehezen fogadják el.

11 Elmondható tehát, hogy az információk átadásának kidolgozott csatornái vannak, melyek a település méretét is figyelembe véve kiemelkedően fejlettek, ám sokszor mégis félreértés és konfliktus lesz, mert a lakosság kevéssé é használja ezeket a médiumokat az információszerzés és a teljes kép elnyerése érdekében.

12 III./A. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK BEVEZETÉSE A LAKOSSÁG NAPRAKÉSZ ÉS FOLYAMATOS TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JAVÍTÁSÁRA, A DÖNTÉSEK NYILVÁNOSSÁ Á TÉTELÉRE É

13 I. Elemző ő rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések TARTALOMJEGYZÉK II. Tanácsadó rész 2.1 Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Lehetséges informatikai megoldások

14 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása

15 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A nyilvánosság az a társadalmi környezet, melyben a polgárok értesülhetnek az őket érintő ügyekről, emellett bele is szólhatnak azok alakulásába. Ennek feladata a civil közügyek feletti ellenőrzés biztosítása.

16 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Kevés tehát, ha a tájékoztatás alapkövetelményét teljesítik,ennél összetettebb a fld feladat. Az önkormányzatnak azt is lehetővé kell tenni, hogy működjenek azok a kontrollok, melyek a szabad sajtó létét és a korlátozások nélküli híráramlás fenntartását szolgálják.

17 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A jó nyilvánosság hatalmi érdek is, hiszen a politikai vezetés jobban megismerheti iapolgárok lá szükségleteit. kél Jó esetben oda-vissza irányú a helyi nyilvánosság, tehát J y y y g kétirányú kommunikációt tesz lehetővé.

18 1.1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Emellett a helyi nyilvánosság önidentitás-képző hatást is kifejt, tehát segít megtalálni a közösségnek k a saját megkülönböztető jellemzőit, hangját.

19 1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR Alkotmány 61. (1) A Magyar Köztársaságban á mindenkinek joga van a szabad véleménynyilvánításra, továbbá arra, hogy a közérdekű adatokat megismerje, illetőleg terjessze évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, t valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy (a továbbiakban együtt: szerv) a feladatkörébe tartozó ügyekben -

20 1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR - így különösen az állami és önkormányzati költségvetésre és annak végrehajtására, á az állami iés önkormányzati vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződésekre, a piaci szereplők, a magánszervezetek és - személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan - köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény ypontos és gyors tájékoztatását

21 1.1.3 JOGSZABÁLYI HÁTTÉR Az Alkotmánybíróság á megállapította, hogy az Alkotmány 61. -ából nemcsak az egyéni véleménynyilvánítási szabadság szubjektív, alanyi joga következik, hanem a demokratikus közvélemény kialakulása feltételeinek és működése fenntartásának biztosítására irányuló állami kötelezettség is. A szabad véleménynyilvánításhoz való jog tehát nem csupán alapvető alanyi jog, hanem e jog objektív, intézményes oldalának elismerése egyben a közvélemény, mint alapvető politikai i intézmény garantálását át is jelenti. [AB határozat, 36/1994. (VI. 24.)]

22 1.1.4 AMIRE VÁLASZT KERESÜNK Miképp lehet hatékonyabb Rákóczifalván a kétirányú kommunikáció? Eszközök és szervezeti formák tekintetében mire lehet szükség? Mivel lehet magasabb interaktivitási hányadot elérni? Mivel biztosíthatja az önkormányzat, hogy a helyi média függetlenül tudósíthasson?

23 1. Elemző E rész 1.2 Helyzetelemzés

24 1.2.1 ÖNKORMÁNYZATI MÉDIA Rákóczi lap Nyomtatott formában megjelenik évente 10 alkalommal. A korábbi lapszámok megtekinthetők th tőkrákóczifalva Nagyközség Önkormányzat Könyvtárában. ISSN: Kiadja: Rákóczi Lap Baráti Kör Közhasznú Egyesület Felelős kiadó és felelős szerkesztő: Pappné Benson Mária, Tervező ő szerkesztő: ő Papp Imre

25 1.2.2 FALURÁDIÓ A Falurádió (Rákóczi Hírmondó) interneten is fogható Fontos műsoregységekű a Hangsúly-műsorok ű Jellemző a közhasznú műsorszolgáltatás, erre példa a 2006-ban indított, szenvedélybetegségekkel foglalkozó - Ne ítélj című adás, melyben emberek vallanak magukról, szenvedélyeikről és, hogy hogyan tudtak leszokni azokról.

26 1.2.2 KÁBELTÉVÉ Nincsenek adatok arra vonatkozóan, hogy a településen hány embernek van internet elérése, és arról sem mennyien rendelkeznek kábel előfizetéssel Becslések szerint a település lakónak 80 százalékánál van kábeltévé, az internet is egyre elterjedtebb ezért fontos a honlap állandó frissítése, fejlesztése, figyelése

27 1.2.3 INTERNET - Az oldal már kicsit ódivatú, de éppen ezért nagyon jól áttekinthető és roppant könnyen kezelhető Megtalálhatóak itt a legfontosabb települési információk, az újság elektronikus formája, a civil közlemények és adatok gyűjteménye Rendszeresen figyelt fórum van, melyen a felvetett témákra a hivatal munkatársai mindig válaszolnak, l így biztos, jó információs forrás

28 1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA.HU Az újság digitálisan megtalálható a honlapon A képviselőtestület a szavazatszámok mellett megtalálható az oldalon, fényképekkel illusztrálva A fontos közlemények, emellett a közgyűlési meghívók isrészletesen szerepelnek Van egy listaaközérdekű intézményi információkról (gyógyszertár, állatorvos, egyéb hasonlók) szerepel a telefon, anyitva tartás, alegfontosabb információk.

29 1.2.3 INTERNET - WWW. RAKOCZIFALVA.HU Nagyon hasznos a pályázati lehetőségekkel foglalkozó rész Külön fejezet foglalkozik azzal, hogy Rákóczifalvát várossá változtatták, és milyen településfejlesztési mozzanatok vannak folyamatban Helyet kapnak a honlapon a civilek és az alapítványok Bemutatják a település hírneves macimúzeumát Nagyon ötletes és szimpatikus a képeslapküldési p funkció

30 1.2.4 INFORMÁCIÓSZABADSÁG A évi XC. elektronikus információszabadság törvény és a 18/2005. (XII.27.) IHM rendelet alapján az önkormányzat honlapján 59 féle adatot kell megjeleníteni jl erre figyelni i kll kell a tl településnek, hogy mindig megtörténjen.

31 1.2.5 KÖZADATTÁR A közadattár adatbázisa alapján: Rákó if l lá t ihi t l l ld l Rákóczifalva polgármesteri hivatala szerepel az oldalon. Ennek feltöltése törvényi kötelezettség.

32 1.2.6 A TÁJÉKOZTATÁS EGYÉB ESZKÖZEI A testület és a polgármester rendszeresen tart fogadóórákat A lakosság számára fórumokat rendeznek Szükség esetén közmeghallgatásokat is tartanak Az önkormányzat hirdetőtáblákat is alkalmaz Bizonyos esetekben szórólapokkal is tájékoztatják a lk lakosságot

33 1. Elemző rész 1.3 Következtetések

34 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK A lakosság tájékoztatása megfelel a törvényben lfkttttkö lefektetett követelményeknek, k k sőt bizonyos tkittb tekintetben meg is haladja azt A helyi lap rendkívül színvonalas a település lélekszámához viszonyítva, jó ötlet, hogy interneten is elérhető

35 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK Bár a honlap nem a lehető legkorszerűbb, de legalább könnyen kezelhető és informatív Zavaróak az itt-ott előforduló helyesírási hibák, melyekre jobban oda kellene figyelni A fiatalabb korosztályok jellemzően internetről tájékozódnak, k ezért kll kell tudatosítani, hogy a honlap nem szükséges rossz, hanem az önkormányzati kommunikáció zászlóshajója 2010-től már az e-közigazgatás g több elemét is kötelező lesz használni

36 1.3 KÖVETKEZTETÉSEK A fórum (mivel az ügyintézőknek válaszolni kell a feltett kérdésekre) hasznos, gyors és olcsó információcserét tesz lehetővé A hagyományos lakossági fórumok nem népszerűek, kevesen vesznek rajtuk részt, ez is az internetes közlemények k fjl fejlesztéséresarkall ztéér rk ll Fontos fejlesztési irányok, ötletek: hírlevél, RSS információküldés

37 2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok

38 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Ahhoz, hogy Agenda 2013 fejlesztési javaslatai életbe léphessenek, szükség van a polgármester és a döntéshozók támogatására, egyetértésére Süké Szükség van egy fl felmérésre éé és állandó szondázásra á a helyi médiafogyasztást illetően, hiszen így választhatóak ki a leghatékonyabb kommunikációs csatornák Javaslatainkat egy nagy, médiafejlesztési stratégiai J gy gy, j g tervben kell összefoglalni

39 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Érdemes létrehozni egy csoportot, melynek feladata a médiakommunikáció koordinációja. Az a legjobb, ha a csoportot újságírói gyakorlattal lrendelkező dlk ő munkatárs vezeti, vagy legalábbis tanácsadóként részt vesz a körben Az internetes fejlesztés költségigényes, gg mert a technológia sokba kerül, ráadásul a szakembereket is meg kell fizetni. Nem szabad ettől a területtől sajnálni a pénzt, mert ez a jövő, de rendszeres vizsgálatokkal kell meghatározni, hogy miképp osszák be az ide kerülő összegeket

40 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Nem javulhat addig a külső kommunikáció, amíg a belsőt nem fejlesztik A hivatalnak és az alárendelt intézményeknek az illetékes dolgozói legalábblább hetente jl jelezzék a kommunikációs csoportnak a közösségre tartozó információkat Az a jó, ha a proaktivitás a közösségi tájékoztatás rendszerét is áthatja tehát már előre tudják, hogy kinek milyen információra lesz szüksége

41 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSOK Nem tilos az önkormányzati oldalon hirdetéseket létrehozni, ha azok közhasznúak és illeszkednek a település értékrendjéhez Minden független, hasznos, alulról jövő médiakezdeményezést érdemes támogatni Meg kell engedni a kritikus hangot is az önkormányzati médiafelületeken

42 2. Tanácsadói rész 2.2 Taktikai tanácsok

43 2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Javasoljuk egy átfogó médiahasználati felmérés végrehajtását, mely által a települési döntéshozók tiszta képet kapnak arról, hogy melyik csatornán érhetik el leghatékonyabban a település lakosságát ez költséghatékonyság-növelő hatású Ha ezt amunkát egy közeli pl. szolnoki felsőoktatási intézménnyel végeztetik el, akkor a felmérés igen gazdaságosan megoldható

44 2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Ha növelni akarják a lakossági bejelentések és a lakosságtól érkező információ mennyiségét, akkor érdemes egy ingyenesen hívható önkormányzati zöld számot létrehozni Nagyon közkedveltek az SMS-ek fogadására képes rendszerek, érkezzenek ezek vagy az önkormányzat adatbázisába vagy egy internetes üzenőfalra

45 2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Szponzorokat, hirdetőket keresni azért, hogy a médiafelületek fejlesztésére több anyagi lehetőség jusson Lehetőséget kellene adni amatőr tudósításoknak, illetve a jelentős események videófelvételeit meg kellene jlnítni jeleníteni ayoutube-on tb Interneten meg kellene oldani a testületi ülések élő közvetítését illetve a videó letöltésének lehetőségét

46 2. Tanácsadói rész 2.3 Informatikai megoldások

47 2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Éd Érdemes az informatika ik fjl fejlesztésére éé koncentrálni az erőket, mert szerepe évről-évre nő Jelentőségének illusztrálására egy adat: Rákóczifalva több, mint 5400 lakosú település A legnagyobb magyar közösségi portálon, az iwiw-en 1609 emberrel lképviselteti i magát Ennyien regisztráltak be úgy, hogy Rákóczifalvát jelölték y g gy gy j meg településüknek

48 2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Csak úgy szabad fejleszteni a honlapot, hogy ne veszítsen az informativitásából és az áttekinthetőségéből a design rovására. Kereshető rendelettár nagyon praktikus lenne A i f á ió b d á i é ál l k l Az információszabadsági törvény által megkövetelt adatok még transzparensebb közzététele

49 2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Lehetőséget kell biztosítani RSS-hírolvasó előfizetés lehetőségére. Ez nagyon kényelmesen juttatná el a legfontosabb adatokat az érdeklődőknek Foglalkozni kell web 2.0-s megoldásokkal is, ez innovatív és sokszor igen praktikus Szimpatikus megoldás a polgármesteri blog intézménye, mert közel kerülhet a vezető a polgárokhoz, de csak akkor van értelme, ha rendszeresen frissített és helye van rajta a kritikus hangoknak is

50 2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Havi rendszerességgel online-fogadóórákat tarthatna a polgármester, ez költséghatékonyabb a hagyományosnál Ki kell használni a youtube és egyéb videómegosztó adta lehetőségeket önkormányzati videókat, könnyed hangvételű anyagokat lehetne e helyeken publikálni A fiatalok segítséget jelenthetnek a fejlesztési oldalon is, ezzel csökkenteni lehetne a kivitelezési költségeket