Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet

Átírás

1 CASH FLOW NAVIGÁTOR Tanácsadó K. Six Sigma különszám Tartalom Melyiket a három közül? Miért Six Sigma? Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet Az ideális Six Sigma Green Belt jelölt ismérve DMAIC lépések Six Sigma folyama ejlesztés során Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet Minőség és folyamatjavítással foglalkozó hazai szakemberek közö gyakran heves vita származik abból, vajon mely strukturált folyama ejlesztési módszer a leghatékonyabb. A szakma képviselői a saját kedvenc eljárásukat kínálják adaptálásra, mint legjobb módszert, amely szerintük megoldást nyújt az összes üzle problémára szinte bármely iparágban. Ön miként választana az egyes módszerek közül? Vajon melyik módszer a leghatékonyabb a kihívást jelentő szituációban? Első pillantásra a különböző folyama ejlesztési módszerek konfliktusban állnak egymással, vagy legalábbis rombolják egymás hatását, azonban ebben a cikkben megpróbálom röviden összefoglalni a három legelterjedtebb módszer koncepcióját, a hasonlóságot, illetve a különbséget a megközelítésekben. Megközelítés Six Sigma Lean szemlélet Szűk keresztmetszet elmélet Elméle há ér Ingadozás csökkentése Veszteségforrások megszűntetése Korlátos tényezők fejlesztése Definiálás Érték azonosítása Szűk keresztmetszet azonosítása Mérés Értékáramlás feltérképezése Szűk keresztmetszet kiaknázása Megvalósítás lépései Analízis Áramlás megteremtése Alárendelt folyamatok Fejlesztés Húzó rendszer kialakítása Korlátos tényező fejlesztése Kontroll Tökéletesítés Folyamat megismétlése Fókusz Probléma orientált Áramlás orientált Rendszer korlátok Forrás: How To Compare Six Sigma, Lean and the Theory of Constraints by Dave Nave Quality Progress, March 2002 Lean, Six Sigma, avagy Szűk keresztmetszet elmélet? Vajon melyik a leghatékonyabb módszer a kulcs vállala folyamatok fejlesztésére a vevői igények jobb kielégítése érdekében?

2 Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet (folytatás) Six Sigma Az elsősorban sta sz kai elemzéseket alkalmazó Six Sigma adatorientált problémamegoldó eljárás a kulcs vállala folyamatokban megrejlő hibák és az ingadozás csökkentésére fókuszál a vevői elégede ség növelése érdekében. Six Sigma módszer 5 lépésből áll, amelyek a definiálás, mérés, analízis, fejlesztés és kontroll. E szavak angol megfelelőinek kezdőbetűiből áll elő az ismert DMAIC rövidítés, amely szinonimaként használható, ha az eljárásra utal. DMAIC lépések dióhéjban: Definiálás: A folyama ejlesztő csapat azonosítja a folyamat kereteit, vevőit, szállítóit. Definiálásra kerül a probléma, illetve a cél kvan ta v módon, mérőszámokkal kifejezve. Végül pedig elkészí k a projekt alapító okiratot, mely a menedzsment jóváhagyását igényli. Mérés: Folyamat inputjainak és outputjainak részletes feltérképezésével és analízisével kezdődik. A folyamatot jellemző kulcs mutatók mérőrendszerének analízisét követően pedig kezdődhet a tényleges adatgyűjtés, elemzés. Analízis: Az összegyűjtö adatok faggatását, ismeretek, információk kinyerését foglalja magában. Hipotézisek megfogalmazását, megerősítését, illetve elvetését, hogy a probléma fundamentuma, azaz gyökéroka feltárásra kerüljön. Fejlesztés: E lépésben az előző 3 lépés során azonosításra került gökérokokra vonatkozóan próba jelleggel fejlesztést eszközöl a problémamegoldó csapat, s annak hatásait vizsgálja sta sz kai módszerekkel. Terv készül a fejlesztések lemásolására hasonló területekre, hogy az elért eredményekből származó megtakarítás maximális legyen. Kontroll: A folyamat stabilizálásáról szól, amennyiben az az elvárt követelményeknek megfelelően teljesít. Ezt az utolsó lépést fenntartás fázisának is nevezzük Az ingadozás csökkentésére, illetve megszűntetésére való koncentrálásnak számos másodlagos hatása jelentkezik Six Sigma projekt végrehajtása során. Többek közö javul a beépíte minőség, analizálásra kerülnek a hozzáado értéket generáló folyamatlépések, a hibák és tévesztések száma csökken, valamint a termék, anyag, illetve információ áramlására vonatkozóan is pontosabb kép keletkezik. Six Sigma megközelítés két feltételezésen alapszik: A dolgozók (elsősorban mérnökök) ér k és elfogadják, hogy a kulcs üzle folyamatok adatokkal, számokkal jellemezhetőek. fontosnak tartják az adatok elemzését és az azon alapuló folyama ejlesztést. Six Sigma módszer azt is jelen, hogy bármely folyamatban meglévő ingadozás csökkentésének hatására az egész szervezet teljesítménye javul. Talán azonban a legnagyobb jelentőséggel az a tény áll, mely szerint a legkisebb beruházással kívánunk elérni minél magasabb megtérülést. Az pedig egyenesen kerülendő, hogy a fejlesztés költsége magasabb legyen, mint a várható hozam. Lean, Six Sigma, TOC képzési igénye van? 2

3 Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet (folytatás) Lean Gyakran Lean gyártásnak, vagy Toyota termelési rendszernek is hívják a szakértők. Alapvető célja a veszteségforrások megszűntetése. A szakértők veszteségként tekintenek mindenre, amelyért nem hajlandó fizetni a külső, illetve belső vevő. Lean módszer az áramlásra fókuszál 5 lépésben éspedig úgy, hogy minimalizálja az érintések számát. E lépések a következők: 1. Értékteremtő folyamatlépések azonosítása 2. Értékáramlás feltérképezése lehetőleg faltól-falig 3. Áramlás megteremtése 4. Vevői húzó rendszer kialakítása 5. Folyamat tökéletesítése Lássuk e lépéseket röviden: Értékteremtő lépések: Bármely folyamatlépés értékteremtőnek tekintendő, ha a vevő hajlandó azért fizetni ÉS a terméket fizikálisan átalakítja, vagy információtartalommal gazdagítja ÉS elsőre jó. A hangsúly az ÉS -en van, azaz, ha e szentháromság valamely eleme sérül, akkor a tevékenység nem tekinthető értékteremtőnek, így fejlesztésre szorul. Értékáramlás feltérképezése: Amint azonosításra került a vevő és az, hogy miként keletkezik számára érték, a teljes folyamatot végigjárva azonosítani lehet a hozzáado értéket jelentő, illetve azt nem jelentő tevékenységeket. Célszerű, a bejárást a vevőhöz legközelebbi pontban kezdeni és onnan haladni visszafelé. Áramlás megteremtése: Áramlás ala a termék, anyag és információk zavarmentes áramlását értjük a rendszeren keresztül minimalizálva az á utási időket. Az áramlásnak több tényező is gátat szab mind a gyártási, mind az adminisztra v folyamatokban. Ilyenek a kötegelt gyártás, nem megfelelő munkahely elrendezésből adódó felesleges szállítás, folyamatosan változó prioritások a gyártásban, vagy például a munkahelyi rend hiánya. Az áramlási problémák mia felhalmozódó készletek nemcsak a lekötö tőkét növelik, hanem megnövelik az á utási, illetve hiba esetén a reakcióidőket. Húzó rendszer kialakítása: A veszteségforrások minimalizálását követően a folyama ejlesztői erőfeszítéseket arra kell koncentrálni, hogy a vevői igényeket mind rugalmasabban kielégítő folyamatok kerüljenek kialakításra, amikor az igény felmerül nem előbb, s nem később. Tökéletesítés: Lean megközelítés a gyors reagálásról szól, azaz a problémamegoldó nem esik az analízis-paralízis csapdájába azzal, hogy a legjobb megoldást keresi és valósítja meg, hanem csak jobbat hoz létre, mint a jelenállapot. A problémamegoldó munka során egyre többet tanulunk mind a kulcs üzle folyamatról, mind pedig Lean eszközökről és önmagunkról. Így legközelebb még jobb megoldást sikerül létrehozni rövidebb idő ala. Ne feledje! A Lean Six Sigma fejlesztés eredménye az új standard, mely megalapozza a további folyamatjavítási lehetőségeket, amennyiben annak fenntarthatósága biztosíto. Six Sigmához hasonlóan Lean megközelítésnek is számos pozi v másodlagos hatása jelentkezik, többek közt javuló termékminőség, csökkenő á utási idők, hibák, veszteségek minimalizálása, s talán a legfontosabb: növekvő vevői elégede ség. > 3,

4 Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet (folytatás) Szűk keresztmetszet elmélet A szűk keresztmetszet elmélet követői a folyamatban, mint komplex rendszerben gondolkoznak, melyet egymástól függő részlépések alkotnak. A részlépések egymástól függetlenül működnek egy közös cél elérése érdekében. Képzelje el a teljes rendszert, mint folyamatlépések láncolatát, amelynek erősségét a leggyengébb láncszem határozza meg. A Szűk keresztmetszet elmélet szerint arra a folyamatlépésre kell koncentrálni az erőfeszítéseket, amelynek javításával az egész rendszer teljesítménye növelhető. A szűk keresztmetszet elmélet is 5 főbb lépésből áll: 1. Szűk keresztmetszet azonosítása 2. Szűk keresztmetszet kiaknázása 3. Alárendelt folyamatok kialakítása 4. Szűk keresztmetszet fejlesztése 5. Ciklus megismétlése Lássuk sorban az egyes lépéseket: Azonosítás: Számos módszerrel azonosítani lehet a szűk keresztmetszetet jelentő lépést, amelyek közül a legegyszerűbb, ha megvizsgálja, mely folyamat elő halmozódik fel a legtöbb elvégzendő munka. Kiaknázás: 4 fontos szabályt kell betartani a szűk keresztmetszetet jelentő lépésben: ne fogadjon el, ne továbbítson, s ne gyártson hibás terméket, illetve ne végezzen átmunkálást e munkahelyen! Alárendelt folyamatok: Amikor a korlátos lépés maximális kapacitással működik, biztosítani kell, hogy az alárendelt folyamatok is ugyanabban az ütemben gyártsanak, mint az. Ezért bizony néhány folyamatlépés nem 100%-os kihasználtsággal fog működni, de csak így lehet elérni, hogy ne növekedjen az egyes lépések közö felhalmozódó készlet és ennek következtében az á utási idők. Fejlesztés: amennyi a teljes rendszer outputja alacsonyabb, mint a vevői igény, úgy szükség van a korlátos folyamatlépés fejlesztésére. Ehhez szükség lehet egyes folyamatlépések sorrendjének felcserélésére, áthelyezésére, vagy akár beruházásra is. Ciklus megismétlése: A szűk keresztmetszetet jelentő folyamatlépés fejlesztését követően előfordulhat, hogy valamely másik válik korlátossá, így arra kell megismételni az egész ciklust. Azáltal, hogy a rendszerben meglévő korlátos tényezőkre fókuszál, javítja az áramlást. Ezáltal rövidülnek az á utási idők, s minimalizálódnak a készletek. Ráadásul a szűk keresztmetszetet jelentő folyamatot jellemző veszteségek megszűntetésével az egész rendszer kimeneteinek ingadozása is csökken. A konstans fókusz nem igényel mély ismereteket arra vonatkozóan miként lehet például sta sz kai módszerekkel adatokat elemezni ezért rela ve könnyű megtanulni. Szűk keresztmetszet elmélet során alkalmazo legfontosabb feltételezések: A gyorsaság kri kus tényező a vevői igények kielégítése során Minden jelenlegi folyamatlépés szükséges az output eléréséhez A gyártási folyamatok stabilak, Lean Six Sigma ese anulmányok, hírlevelek, BLOG? 4

5 Melyiket a három közül? - Lean, Six Sigma, Szűk keresztmetszet elmélet (folytatás) A három módszer összehasonlítása A fen rövid összefoglalók alapján láthatóak a közös pontok, illetve némi kri ka is egy-egy módszert illetően. A három megközelítés alapvetően az alábbi feltételezésekkel él: A termék/szolgáltatás design megfelel az elvárásoknak A termék/szolgáltatás design a leggazdaságosabb A design a vevői igényeket kielégí A vállalatvezetés támogatja a folyama ejlesztési tevékenységeket. Amennyiben ezek valamelyikével kapcsolatosan kétely merül fel, úgy mélyebb vizsgálat szükséges bárminemű fejlesztést megelőzően. A vevői igény kielégítésére törekvő minőség-, illetve az értékközpontúság elengedhetetlenek a közös vállala célok definiálásában és egyesí az olyan kiszolgáló területeket is, mint például marke ng, vagy pénzügy. Akadályozó tényezők Csak a legfontosabbak címszavakban: A menedzsment elvek, koncepciók csak másodlagosak, illetve harmadlagosak a megközelítésekben Nem vizsgálják miként mérik, értékelik az egyes menedzserek tevékenységét Nem fókuszálnak eléggé a vállalat kulcs értékeire Érdemes lehet W. Edwards Demming menedzsment elveit megismerni, különösen a megfogalmazo 14 pontot, hiszen lehet, hogy folyama ejlesztés melle jobb, hatékonyabb menedzsmen echnikák alkalmazására is szükség lehet. Melyik folyama ejlesztési módszert válassza? Bár a bemutato módszerek számos közös eszközt alkalmaznak, ráadásul ado probléma gyökéroka több módon is feltárható, hasznos, ha válalatvezetőként, vagy minőségért felelős vezetőként mindhárom módszerről rendelkezik ismeretekkel, hiszen bizonyos esetekben az egyik, máskor pedig egy másik alkalmazható hatékonyabban. Még egyszer összefoglalásul a három módszer alapvető feltételezései a következők: Six Sigma a folyamatban megrejlő ingadozás csökkentésére koncentrál, hogy standard outptok keletkezzenek Lean a veszteségforrások megszűntetését, majd az áramlás megteremtését helyezi a középpontba. Szűk keresztmetszet elmélet pedig a rendszer korlátainak fejlesztését tűzi zászlajára. Flow hírlevél soron következő különszámai a Six Sigma módszer bemutatására koncentrálnak bemutatva a lépéseket, technikákat nagy vonalakban, mert ez a módszer tűnik elsőre a legtudományosabbnak, s hazánkban kevés olyan gyakorló szakember van, akik biztonsággal alkalmazzák a DMAIC megközelítést, s ezen szeretnénk javítani. Források: A Cél - Eliyahu Goldra ; Lean Szemléletmód - James Womack; How To Compare Six Sigma, Lean and the Theory of Constraints by Dave Nave Quality Progress, March 2002; > 5 Fehér Norbert Lean Six Sigma szakértő

6 Miért Six Sigma? Six Sigma módszer egy olyan strukturált problémamegoldó és folyama ejlesztő eljárás, mely egyesí számos ú örő minőségjavító szakember munkásságát. Six Sigma célja a kulcs üzle folyamatokban megrejlő hibák számának nullára csökkentése és azok kimenetét jelentő termékekben, szolgáltatásokban megrejlő ingadozás minimalizálása. Szigma, ϭ, a görög ábécé karaktere, melyet a sta sz kusok a folyamatokban megrejlő ingadozás kifejezésére használnak. Szigma szint ala pedig a vállalat teljesítményét értjük az egyes kulcs üzle folyamatokban. Tradicionális környezetben működő vállalatok 3, illetve 4 szigma teljesítményre képesek, mely átszámítva és hibát jelent egymillió lehetőségre ve tve. A hat szigma, vagy angolul Six Sigma standard, ami 3,4 hibát jelent egymillió hibalehetőségre ve tve válasz az egyre növekvő vevői elvárásokra, illetve a modern gyártási és szolgáltatási folyamatok komplexitásának ugrásszerű változására. Amennyiben valamilyen új módszert keres régóta fennálló üzle problémájának orvoslására, kérem, ne Six Sigma módszert válassza, hiszen csodákra ez az eljárás sem képes! Six Sigma megközelítés számos év zedek ala kipróbált, gyakorlatban tesztelt eszközt foglal magába és TQM több száz eszközt felvonultató arzenáljának számos elemét alkalmazza. Az a néhány Six Sigma eszköz, amelyet Green Belt, illetve Black belt képzés során a résztvevők a gyakorlatban elsajá tanak képzéseinken elégségesek a tradicionális 3,5 szigma szintről igazi 6 szigma szintre fejleszteni a vállalatot, azonban ez nem megy egyik hónapról a másikra, hanem csakis kitartó, állhatatos munkával. Miért a szigma szint? Miért nem egyszerűen csak százalékban fejezzük ki az elért eredményeket? Erre a válasz a fen ekből következik, hiszen 1% hiba bizony előfordulás az egymillióból évvel ezelő 99%-os teljesítmény még világszínvonalú volt, azonban manapság számos vevő számára egyszerűen nem megengedhető. Gondoljon csak a következőre: 1 % hiba azt jelen, hogy minden nap negyed órán keresztül nem megfelelő minőségű ivóvíz folyik a csapból (24 óra * 4 negyed = 96 rész). Vevőként bizonyára reklamálna ezért a teljesítményért szolgáltatójánál Six Sigma minőségjavító eszközöket a könnyen megérthető, öt lépésből álló Definiálás - Mérés - Analízis - Fejlesztés - Kontroll sorozat mutatja be, melyet az angol szavak alapján DMAIC lépéseknek is rövidítenek: D Definiálás A folyamatfejlesztési tevékenység céljának meghatározása M Mérés A jelenlegi rendszer felmérése, dokumentálása A Analízis A rendszer jelenállapota és a célként meghatározott állapot közti rés okainak feltárása, rangsorolása I Fejlesztés A rendszer fejlesztése C Kontroll Az új rendszer stabilizálása, fenntarthatóvá tétele Helikopter nézetből tekintve Six Sigma módszerre sokan egyszerűen egyfajta hagyományos minőségjavító eljárásnak látják, azonban a minőség szó tradicionális jelentés szerint a standardnak való megfelelőséget jelent. Six Sigma ezzel szemben arról szól, hogy a vállalat rendelkezésére álló erőforrások hatékonyabb felhasználásra kerüljenek a vevői igényeket maximálisan kielégítve. Természetesen a minőség, mint fogalom a középpontban áll mind mint tényleges, mind mint potenciális minőség, például a nem megfelelő minőség okozta költség (Cost of Poor Quality, vagy COPQ) minimalizálása, melynek csak 10%- a látható, s a maradék 90% rejtve marad mindazok elől, akik nem ismerik és alkalmazzák az adatok sta sz kai elemzésén alapuló Six Sigma módszert. 6

7 Az ideális Six Sigma Green Belt jelölt ismérve Sikeres folyama ejlesztő projekt indításához az 5 standard kelléken kívül (lásd post it az oldal alján) szükség van egy tkos hatodikra is, mely talán a legfontosabb biztosítéka a sikernek. Olyan folyama ejlesztő személyre van szükség, aki ideális esetben az alábbi tulajdonságok mindegyikével bír, hogy határidőre elérje a kitűzö célokat a rendelkezésére bocsáto erőforrások op mális felhasználásával. 1. Általánosságban véve kvan ta v beállíto ságú Tények, adatok felhasználásával kommunikál és folyamatosan méri, hogy a végrehajto akciók mekkora hatással vannak a bázis és a célérték közö rés leküzdésében 2. Képes a rendelkezésére álló nyers adatokból akcióra érdemes feladatokat felállítani Nem esik bele az analízis - paralízis csapdába. 3. A jelölt képes részletes akciótervet kidolgozni a projekt célok elérésére Képes az elő e tornyosuló feladatot részekre bontani, hogy lépésről lépésre megoldja. 4. Méri a haladást a cél felé vezető úton Az első pontból adódóan, ha nem mér és korrigál, akkor nem, vagy csak késve teljesí a kitűzö célt, s képtelen lesz megmondani mely akciók hozták a legnagyobb előrelépést problémamegoldó tevékenysége során. 5. Képes a csoport tagjai számára feladatokat delegálni, azokat nyomon követni, illetve számon kérni Senki sem magányos harcos. Aki egyedül próbál minden feladatot megoldani, az nem tud igazi vezetővé válni és igazán nagy kihívást vállalni, így mások sem köve k. 6. Képes a projekt céljait és fontosságát kommunikálni a szervezet minden területe felé és megszerezni a szükséges erőforrásokat azok határidőre történő eléréséhez Információk átadásával és megosztásával terem meg az egyensúlyt a projekt célja, határideje és a rendelkezésre álló erőforrások közö. 7. Nem a kifogásokat, hanem a megoldásokat keresi a célok és határidők betartásával kapcsolatosan Van erre egy nagyon találó lean parancsolat : Ne 10 okot keress, hogy miért nem lehet megoldani az elő ed álló feladatot, hanem 1 olyat, amiért érdemes! 8. Sohasem fogadja el a jelenállapotot, mint legjobb megoldást, hanem újabb és újabb fejlesztési lehetőségeket keres az ado területen A jó folyama ejlesztő habitusból adódik az elégede hátradőlés helye folyamatos törekvés a változtatásra, jobbításra. 9. Képes szétválasztani a sürgős feladatokat a nem sürgősektől, illetve a fontosakat a nem fontosaktól A 3. ponthoz kapcsolódik, azaz fel tud-e állítani prioritásokat az azokhoz tartozó határidőkkel, amelyeket természetesen be is tart csapatával. 10. Képes leküzdeni a projekt haladását gátló akadályokat Önállóan képes dolgozni, s az akadályokat kihívásnak tekin kifogások keresgélése helye Csapatvezetőként cselekszik és a tagok is elfogadják e minőségében Példamutató, s mások számára is követendő mintául szolgál viselkedése. 7

8 DMAIC lépések Six Sigma folyama ejlesztés során (Makro nézet) A sta sz kai alapokon működő, öt folyama ejlesztési lépésből álló Six Sigma módszer során adatokat gyűjtünk a kulcs vállala folyamatokról, s azokat a menedzsment által definiált célokhoz hasonlítjuk. A problémát, mint a tényadatok és a célérték közö eltérést definiáljuk Six Sigma eljárás során. A gyakorla problémát első körben sta sz kai problémává alakítjuk, s az adatok elemzése során sta sz kai módszerekkel azonosítjuk annak gyökérokát, majd javítóintézkedéseket foganatosítunk azok megszűntetésére. Az így kapo sta sz kai megoldást megvizsgáljuk, hogy a gyakorlatban is alkalmazható-e, s pozi v válasz esetén bevezetjük minden olyan területre, ahol alkalmazható. Dióhéjban erről szól Six Sigma strukturált folyama ejlesztési módszer DMAIC lépései. Folyama ulajdonos / bajnok Probléma azonosítása Definiálás Projekt fókusz meghatározása Projekt alapító okirat elkészítése Mérés Folyama érkép, ok-okozat mátrix és FMEA megrajzolása Mérőrendszer elemzés, folyamatképesség és stabilitás Inputok azonosítása és rangsorolása Analízis Inputok hatásának vizsgálata az outputokra vonatkozóan Fejlesztés Megoldási javaslatok keresése, prioritás felállítása, a probléma gyökérokának megszűntetése Kontroll terv elkészítése Kontroll Pénzügyi hatás számszerűsítése info@cashflownavigator.hu