Együtt a sikeres projektzárásért!

Átírás

1 Együtt a sikeres projektzárásért!

2 OTP Hungaro-Projekt Az OTP Hungaro-Projekt Kft. az OTP Bankcsoport tagja. Tanácsadói tevékenységeink önkormányzati és vállalati ügyfeleink részére: projektgenerálás, pályázat- és tanulmánykészítés, projektmenedzsment, pénzügyi tanácsadás. A vállalati tanácsadási program keretében a feladatunk: az internetes bejelentkezési felület üzemeltetése, a beérkezett projektzárási dokumentációk kiértékelése.

3 A Program folyamata Tanácsadói igény azonosítása Akkreditált tanácsadó kiválasztása Regisztráció a program weboldalán Tanácsadói szerződés megkötése Támogatási szerződés megkötése Támogatói döntés meghozatala PÉB ülés Pályázat elküldése postai úton Pályázat kitöltése a rendszerben Támogatói tevékenység lefolytatása Projektzárási dokumentáció kitöltése, postázása PÉB ülés Támogatói döntés meghozatala Támogatás folyósítása

4 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal A projektzárási dokumentációk formai és tartalmi értékelését az OTP Hungaro-Projekt végzi. A projektzárási dokumentáció elemei a következők: 1. Záró projekt-előrehaladási jelentés (ZPEJ) 2. Kifizetési kérelem 3. Teljesítési igazolás 4. Tanácsadási dokumentum nyomtatott változata 5. Tanácsadási dokumentum elektronikus változata 6. Tanácsadó számlája 7. Pénzügyi teljesítés igazolása 8. Változás-bejelentési nyilatkozat 9. Köztartozás-mentességet igazoló dokumentum

5 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal Formai ellenőrzés: Érkeztetést követően történik a projektzárási dokumentációk formai ellenőrzése. A formai ellenőrzés során az alábbi szempontokat kell vizsgálni: A projektzárási dokumentáció benyújtásra került. A projektzárási dokumentációt és minden mellékletét magyar nyelven nyújtották be. A projektzárási dokumentációt a benyújtási határidőn belül nyújtották be. (JOGOSULTSÁGI MEGFELELŐSÉGI SZEMPONT, EZÉRT NEM HIÁNYPÓTOLHATÓ!) A projektzárási dokumentációt a felhívásban meghatározott formátumban (sablondokumentum) nyújtották be. A projektzárási adatlap valamennyi rovata megfelelően kitöltött és a címzett minden kérdésére hiánytalanul válaszolt.

6 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal Formai ellenőrzés: A projektzárási dokumentáció papíron benyújtandó mellékletei összefűzött, oldalszám-hivatkozásokkal ellátott tartalomjegyzékkel, folyamatos oldalszámozással lettek benyújtva. A csatolt mellékletek köre teljes és megfelel az előírt alaki-formai követelményeknek (sablondokumentumok). A másolat alapú mellékletek a címzett által hitelesítésre kerültek. A tanácsadási dokumentumot mind a címzett, mind a tanácsadó cégszerűen aláírta és hitelesítette. A tanácsadás megvalósulását igazoló számla címzett által hitelesített másolatát papír alapon benyújtották. Az elszámolni tervezett költségek köre megfelel a Felhívás C3. pontjában meghatározott jogosultsági feltételeknek. Az igényelt támogatási összeg és a támogatásintenzitás megegyezik a Támogatási Szerződésben megjelölt összeggel, illetve intenzitással. A benyújtott dokumentáció alapján a projekt teljesíti a jelen Felhívás C5. és C.7.2. pontjaiban meghatározott feltételeket.

7 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal Hiánypótlás: Ha a benyújtott projektzárási dokumentáció nem felel meg a formai ellenőrzés során vizsgált feltételeknek, legalább 5, de legfeljebb 15 napos határidő kitűzésével az összes hiány vagy hiba egyidejű megjelölése mellett az értékelési szakértő felszólítja a pályázót a projektzárási dokumentáció hiánypótlására, illetve kijavítására. Ha a pályázó a hiánypótlást hibásan, hiányosan nyújtja be, úgy a hibás, hiányos projektzárási dokumentációt a rendelkezésre álló adatok alapján fogják a szakértők elbírálni. Hiánypótlásra csak egyszer lehet felhívni a pályázót.

8 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal Tartalmi ellenőrzés: A formai ellenőrzést követően a szakértők elvégzik a projektzárási dokumentáció tartalmi értékelését. A tartalmi ellenőrzés során az alábbi szempontokat kell vizsgálni: A tanácsadás a címzetti felhívásban megadott utolsó időpont ( ) előtt megvalósult. A tanácsadás a felhívás C1. pontjában felsorolt tevékenységekre terjed ki. A Címzett a benyújtott projektzárási dokumentáció alapján nem szolgáltat a pályázat szakmai, pénzügyi tartalmát érdemben befolyásoló valótlan, hamis adatot. A tanácsadási dokumentáció szakmai színvonala biztosítja a pályázatban kitűzött cél megvalósítását. A tartalmi értékelés során a nemleges válaszokat részletes indoklással kell alátámasztani. Amennyiben az adott szempontra vonatkozó információk alapján nem dönthető el egyértelműen, hogy a projekt megfelel-e a kritériumban elvártaknak, akkor tisztázó kérdést küldünk a projektgazdának.

9 Projektzárási dokumentációk értékelése, előterjesztése és a döntéshozatal Előterjesztés: Az értékelési szakértő a formai és tartalmi ellenőrzést követően elkészíti a projektértékelő lapot, mely alapján a Projekt Értékelő Bizottság (PÉB) döntést hoz. PÉB: A PÉB a Konzorcium tagjaiból álló négytagú bizottság, amely jellemzően kéthetente ülésezik. A projektek támogathatóságáról kizárólag egyhangú döntést hozhat. A döntés lehet: a projektzárási dokumentációban szereplő összeggel egyező összegű támogatás odaítélése, csökkentett összegű támogatás odaítélése, a projektzárási dokumentáció elutasítása támogatás odaítélése nélkül.

10 Rendszeresen visszatérő hibák A hibák fő csoportjai 1. A pályázati folyamathoz kapcsolódó hibák 2. A projektzárási dokumentációt alkotó dokumentumok formai hibái 3.A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák

11 Rendszeresen visszatérő hibák 1. A pályázati folyamathoz kapcsolódó hibák A régi vs. új címzetti felhívás határidejei közötti eltérések A november 26. előtt, illetve után benyújtott pályázatokra (elektronikus véglegesítés) más időkorlátok vonatkoznak. Az alábbi határidők elmulasztása hiánypótlás nélküli elutasítást von maga után!!! A régi rendszer határidejei: Megvalósítás határideje: 122 nap Teljesülés Teljesítési igazolás kiállítása Pénzügyi teljesítés: 30 nap Projektzárási dokumentáció benyújtása: 30 nap Összesen: 182 nap Az új rendszer határidejei: Megvalósítás határideje: 6 hónap Teljesülés Pénzügyi rendezés Pénzügyi teljesítés: 10 munkanap a teljesítésigazolás kiállításától számítva Projektzárási dokumentáció benyújtása: 30 nap Összesen: 7 hónap

12 Rendszeresen visszatérő hibák 2. A projektzárási dokumentációt alkotó dokumentumok formai hibái A projektzárási dokumentáció összeállításának segédlete a weboldalon elérhető Projektzárási használati útmutató (PHU) és az Együtt a sikeres projektzárásért című összefoglaló dokumentum. Gyakori formai hibák: A kifizetési kérelem és ZPEJ rovatai nem a PHU-ban meghatározott tartalommal kerültek kitöltésre. A teljesítésigazolás nem a szolgáltatási időszakon belüli keltezéssel van ellátva. A teljesítésigazoláson csak bruttó összeg szerepel. Nem az első/eredeti számla másolati példányának hitelesített másolata kerül benyújtásra. A kiállított számla nem tartalmazza a PHU szerinti záradékolást.

13 Rendszeresen visszatérő hibák Gyakori formai hibák: A kiállított számla nem tartalmazza a VTSZ/TESZOR számot. A kiállított számla nem tartalmazza a vevő adószámát. A számla eredeti példányát küldik meg a hitelesített másolat helyett. A fizetési ütemezés nincs összhangban a tanácsadói szerződéssel Az elektronikus úton kiállított bankszámlakivonat igazolás nem tartalmazza a bank azon nyilatkozatát, mely a bank általi hitelesítést szavatolja. A pénzügyi teljesítést igazoló dokumentumon szereplő bankszámlaszám nem egyezik meg a támogatási szerződésben szereplő számlaszámmal. Az utalás közlemény rovatában nem egyértelműen azonosítható be a kiegyenlítendő számla sorszáma. A pénzügyi teljesítést igazoló dokumentumon nincsen azonosítószám A benyújtott tanácsadói dokumentumot nem látják el keltezéssel.

14 Rendszeresen visszatérő hibák Gyakori formai hibák: A benyújtott tanácsadói dokumentumot nem írja alá mindkét fél. Nem a projektzárás keretében elfogadható változásbejelentési nyilatkozat formanyomtatvány kerül benyújtásra. A változás-bejelentési nyilatkozatban nem jelentik be az esetleges változásokat. A köztartozásmentes adózói adatbázisban NEM szereplő címzettek nem a NAV által kiállított, szárazbélyegzővel és aláírással ellátott együttes adóigazolást nyújtják be. Nem csatolják az önkormányzati köztehermentességet alátámasztó nyilatkozatot.

15 Rendszeresen visszatérő hibák 3. A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák Az elkészült tanácsadói dokumentumok részben vagy egészben nagyfokú egyezőséget mutatnak más, korábban benyújtott tanácsadói dokumentumokkal.» Teljes egyezőség esetén a projekt elutasításra kerül, mivel a teljesítéshez (a dokumentáció elkészítéséhez és összeállításához) rendelt tanácsadói óraráfordítás már egy korábbi projekt esetében elszámolásra került.» Részbeni egyezőség esetén a támogatási összeg csökkentésre kerül az azonos szövegtartalom arányában.

16 Rendszeresen visszatérő hibák 3. A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák A pályázati dokumentációban vállalt munkarészek valamelyike nem kerül benyújtásra vagy kidolgozásra a tanácsadás keretében. A címzetti pályázati felhívás C.7.2.b. pontja alapján szóbeli tanácsadás nem támogatható.» Az oktatási tevékenység szóbeli tanácsadásnak minősül. Gyakori hiba, hogy a tanácsadói dokumentumba oktatási jegyzőkönyvet, emlékeztetőt vagy feljegyzést csatolnak.» A pályázati dokumentumban szereplő feladatmeghatározás minden részelemét írásos formában kell teljesíteni és benyújtani.

17 Rendszeresen visszatérő hibák 3. A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák A tanácsadói dokumentum olyan dokumentumrészt is tartalmaz, amely nem a jogosultsági időszakban keletkezett.» A tanácsadási tevékenység csak a támogatási szerződés hatálybalépésétől kezdhető meg. Az ezt megelőző időszakban elkészült dokumentumok elkészítésének költségei nem elszámolhatóak. A tanácsadói dokumentumok nem tartalmaznak forrásmegjelöléseket.

18 Rendszeresen visszatérő hibák 3. A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák A keletkezett tanácsadói dokumentum szakmai színvonala és/vagy értékarányossága nem megfelelő. Az akkreditációs felhívás C.1.2 pontja ekként rendelkezik:» Tanácsadás esetén a Címzetteknek támogatás csak az írásos formában teljesített, egyedi (testre szabott, az adott címzett valós, releváns problémái megoldására készített) megoldási javaslatot/alternatívákat tartalmazó tanácsadási tevékenység után adható, a szóbeli tanácsadás költsége nem elszámolható, jegyzőkönyv és emlékeztető nem fogadható el tanácsadási dokumentációként. A tanácsadás eredményeként létrejött dokumentációba az arra jogosultak (KSZ, IH, ÁSZ, KEHI, stb.) ellenőrzés céljából betekinthetnek.

19 Rendszeresen visszatérő hibák 3. A szerződéskötéssel végződő szakaszban még nem észlelhető tartalmi hibák A tartalmi értékaránytalansággal és szakmai színvonalbeli hibákkal kapcsolatos leggyakoribb példák:» Az elkészült tanácsadói dokumentumok általános, leíró jellegűek, nincsenek a vállalat egyedi igényeire szabva.» A projektmenedzsmentre irányuló tanácsadói dokumentumok nem a konkrét projekt menedzselésére, hanem általános tevékenységek bemutatására vonatkoznak.» A benyújtott üzleti vagy egyéb pénzügyi tervek nincsenek számszakilag megfelelően alátámasztva.» A benyújtott pénzügyi tervek csupán retrospektív nézőpont szerint kerülnek összeállításra, nem tartalmaznak tervszerű, a jövőre vonatkozó adatokat.» A pénzügyi számítások szöveges alátámasztása nem áll rendelkezésre vagy hiányos, így a számítások önmagukban értelmezhetetlenek.» Az elkészült műszaki tanulmányok nem tartalmaznak sem pénzügyi, sem egyéb számszaki alátámasztásokat.» A jogi természetű tanácsadás esetében az elkészült munkarész hatályon kívül helyezett jogszabályokra hivatkozik.

20 Köszönöm megtisztelő figyelmüket!