Sillye Béla: A szociális ágazati információs rendszer a WIN-MANKÓ szoftver-rendszer példáján

Átírás

1 Sillye Béla: A szociális ágazati információs rendszer a WIN-MANKÓ szoftver-rendszer példáján

2 I. Bevezetés Információ technológia (IT) alapjai Ahogy a mindennapjainkat átszövi az információ-technológia (IT), úgy a szociális ágazat sem létezhet az informatikai eszközök és eljárások, az informatika tudatos célirányos alkalmazása nélkül. Az információ technológia az információk rögzítésében, tárolásában, visszakeresésében, feldolgozásában, és az eredmények megjelenítéséhez szükséges eszközöket, módszereket és eljárásokat foglalja magába. Fontos tisztázni azonban, hogy mit értünk az információ fogalmán! E sokszor használt fogalom alatt csak azokat az adatokat, közléseket, híreket értjük, amelyek adott vonatkozásban bennünk bizonytalanságot szüntetnek meg. Vegyünk egy példát: Adott egy ember, aki a vasútállomás előtt várakozik. Megszólal a hangos bemondó: 15 óra 15 perckor személyvonat indul a második vágányról Kecskemétre. Döntsük el, hogy ez a közlés, adat, vagy információ! Ha az állomás előtt várakozó ember nem utazik Kecskemétre, vagy egyáltalán nem utazik sehová, számára ez a közlés mindössze egy érdektelen adat. Őt nem érdekli, hogy mikor és honnan indul a személyvonat Kecskemétre. Akkor azonban, ha az illető Kecskemétre utazik, utazása szempontjából fontos ez az adat, mert megszünteti a vonat indulási időpontja és az indulás helye iránti ismerete hiányát, bizonytalanságát. A közlés előtt ezeket nem tudta, bizonytalan volt. Utána már tudja, megszűnt a bizonytalanság, tehát ebben az esetben ez a közlés, ez az adat információ. Könnyen belátható, hogy minden információ egyben adat is, de a megfordítás nem igaz: nem minden adat információ. Fontos megjegyezni, hogy az IT, a számítástechnikai eszközök, módszerek alkalmazása a szociális ágazaton belül sem lehet cél, hanem eszköz a gyorsabb, pontosabb, naprakész folyamatellátás érdekében A számítógépek nagymértékű elterjedése hatalmas adatmennyiség feldolgozását tette lehetővé, és ennek eredményeként tömegesen jönnek létre az olyan új adatok, melyek már adott vonatkozásban információként jelennek meg. A technikai fejlődés az új, adatfeldolgozási információkezelési módszerek egyszersmind a számítógépek elterjedése óriási változást hozott magával, amit a könyvnyomtatáshoz hasonlíthatunk. A számítógépek hatalmas mennyiségű információ tárolására alkalmasak, egyszerűen és gyorsan megoldják az információ továbbítását is. Rögzíthetjük, hogy az IT alkalmazás azon túl, hogy korszerű eszköz egyben lehetőség is a napi feladatok pontosabb és gyorsabb megoldására. Az IT alkalmazás eredményessége függ attól, hogy az adott alkalmazás mennyire célirányos és mennyire tudatos. Fontos kérdés, hogy az IT alkalmazása könnyít-e a feldolgozást végzőnek feladatai ellátásában? Az a rendszer, amelynek használata nem könnyít a feldolgozást végzők munkáját eleve halálra van

3 ítélve. Erővel el lehet rendelni a bevezetését, de csak idő kérdése, hogy mikor vonják ki a folyamatból. Az IT főbb elemei Az IT alkalmazásának központi eleme a számítógép a hozzá kapcsolt perifériákkal. 1. ábra - Számítógép és perifériái A CPU (Central Processing Unit központi feldolgozóegység) más néven processzor, a számítógép agya, azon egysége, amely az utasítások értelmezését és végrehajtását vezérli. Legfontosabb paramétere a feldolgozási sebesség, ami a számítógép által előállított órajel frekvenciájától (MHz, GHz) függ. A RAM, elsődleges adattároló, operatív tár (Random Access Memory tetszőleges, vagy közvetlen elérésű memória) egy véletlen elérésű írható és olvasható adattároló eszköz. Gyakran nevezzük központi memóriának. Legfontosabb jellemzője a tároló kapacitás nagysága (MB, GB) és az adatok elérési ideje. Adattároló, másodlagos tár, háttértár Logikailag a központi memória kiterjesztése. Mivel a központi memória mérete korlátos, nem elegendő az összes adat és program állandó tárolásához, emellett a tárolt adatokat nem őrzi meg a tápfeszültség megszűnésével és előállítása is nagyon drága, szükségessé vált a háttértár kialakítása. A háttértárak nagyságrendekkel több adatot képesek tárolni, mint az elsődleges vagy operatív memória. A háttértárakon az adatok hosszú ideig tárolhatók, a tárolt adatok elérési sebessége jóval kisebb, mint a központi táré.

4 A háttértár és a központi egység között kétirányú adatforgalom valósul meg, a tár egyaránt írható és olvasható. Monitor, képernyő A számítógép legfontosabb adat-kiviteli egysége (perifériája). A felhasználó ezen a televíziókhoz hasonló számítógép-képernyő más néven monitor segítségével lép kapcsolatba, kommunikál a számítógéppel. A monitoron megjelenített kép pixelekből, pontokból áll (Picture Element). A pontok adott rendben való megjelenítésével alakul ki a kívánt karakter, vagy ábra. Minél több ilyen apró pontból áll a kép, értelemszerűen annál élesebb. A monitorok korábban sugárcsöves kivitelben készültek, ma már leginkább az LCD (folyadékkristályos), vagy a LED háttér világítású képernyőket használjuk. A hagyományos monitorok esetén az adatirány a számítógéptől egyirányú a monitor felé, de korszerű un. érintő-képernyők esetében a monitor adatbeviteli eszközként is működik. Billentyűzet, klaviatúra A billentyűzet vagy klaviatúra nevét a latin clavis (kulcs) szótól kapta. Ismert a tasztatúra elnevezés is, ami a német die taste (nyomógomb, billentyű) szóból származik. A billentyűzet - név angol megfelelője a computer keyboard. Lényegében írógép mintájára kialakított számítógépes beviteli eszköz. A billentyűzet az írott szöveg bevitelére szolgál, valamint vezérelhető vele a számítógép működése. A gombokra különböző karakterek és feliratok vannak gravírozva vagy nyomtatva. A billentyűzet szinte állandó kiegészítője a modern számítógépeken az egér. A billentyűzet és a számítógép közötti adatirány egyirányú, a billentyűzettől a számítógép felé. A billentyűzeten megírt adatok azonnal megjelennek a monitoron (képernyő), de csak az Enter bevitel gomb megnyomásával továbbítódik a számítógép felé. Nyomtató, printer A nyomtató, vagy angolul printer, olyan eszköz, kimeneti periféria, melynek segítségével az adatokat papíron, vagy más anyagon jeleníthetjük meg. A megjelenítési technológiától függetlenül az eszköz általánosan elterjedt neve nyomtató, még akkor is, ha szó sincs a szó valódi értelmében nyomtatásról. A mátrix-nyomtató a karaktereket egy általában 6x4-es mátrix pontjaiból alakítja ki. A pontokat elektromágnesekkel mozgatott tűk viszik át a papírra. Előnye, hogy több-példányos nyomtatásra is alkalmas és viszonylag olcsó nyomtatási technológia. Hátránya a zajos üzemmód mellett a sok mozgó alkatrész miatti gyakori meghibásodás és az igénytelen egyszínű nyomtatási kép. A tintasugaras nyomtató a mátrixpontokba mikro-kapillárisokból tintacseppeket lő ki, így alakítja ki a kívánt írásképet. Az íráskép lényegesen jobb, mint a mátrix-nyomtatóé. A tintasugaras nyomtató többszínű nyomtatásra is alkalmas. Hátránya az egypéldányos nyomtatás és a tintapatronok viszonylagos magas ára, valamint a nyomatok rossz vízállósága. Korszerű rendszerekhez ma leginkább a lézer-nyomtatók terjedtek el. A lézer nyomtató a nyomtatandó karakter mentén lézer sugárral elektromosan aktiválja a papír felületét. Az aktivált felületen megtapad az ellenkező töltésű festékanyag (toner), melyet a nyomtató ráolvaszt a papírra. Többszínű nyomtatás is lehetséges az egyes színek alapszínekből való kikeveréséből. Előnye az igényes nyomtatási kép, a nagy nyomtatási sebesség, valamint a nyomat vízállósága és alacsony költsége. Hátránya az eszköz és a toner viszonylag magas ára. A lézer-nyomtatókat főként nagy példányszámú gyors nyomtatásra használják.

5 Adott feldolgozási méret fölött nem nélkülözhető, hogy egy időben több, hálózattal összekapcsolt számítógép egység működjön együtt. Ehhez alkalmas méretű és sebességű helyi számítógépes hálózatra van szükség. A szociális ágazati informatika ma már nem nélkülözheti a nyilvános hálózaton (INTERNET) végzett munkát sem, mert a központi adatbázisokkal (KENYSZI) végzett kommunikációt törvény írja elő. Az IT helye, szerepe a szociális ágazat ellátási folyamatában A szociális ágazat segítő tevékenysége igen szerteágazó, folyamatosan változó különösen sok adatot igénylő sokrétű feladatként jelentkezik. A szociális ágazat segítség-nyújtó tevékenységét két nagy területen végzi, úgymint a szociális ellátások területe, valamint a szociális szolgáltatások területe. A szociális ellátásoknak további két nagy csoportját különböztethetjük meg, úgymint a pénzbeli ellátások és a természetben nyújtott ellátások csoportját. A szociális szolgáltatások három területe ismert, úgymint az alapszolgáltatások köre, a szakosított ellátási formák csoportja, valamint az intézmény igénybevételével történő szolgáltatások. A szociális ágazat előbb részletezett segítő tevékenységét csak nagy mennyiségű, megbízható, naprakész adat birtokában képes ellátni. Ezt az adatmennyiséget időben és biztonsággal, már csak az egy-egy terület egészét kezelő, kiterjedt, számítógépes rendszer, az IT alkalmazásával lehet feldolgozni. A szociális ellátás minden fajtája egyfajta segítségadás a rászorulóknak. Ismert alapigazság, hogy kétszer ad, aki gyorsan ad. A számítógépes rendszerek alkalmazása jelentős mértékben meggyorsítja a folyamatot, a segélyezett hamarabb hozzájut a támogatáshoz. További előnye az IT alkalmazásának, hogy a feladatellátás élőmunka szükséglete nagyságrendekkel kisebb, mint a hagyományos rendszerek esetében, azaz olcsóbban működtethetők a szociális ellátással foglalkozó szervezetek. II. A szociális ellátás általános folyamata Az ágazat ellátási tevékenysége csupán manuális feldolgozást feltételezve, függetlenül attól, hogy az ellátást végző települések szervezettsége, nagyságrendje igen változatos, az alábbi, általánosan rögzíthető folyamatábra szerint fut le:

6 A folyamat egyes tevékenységeinek leírása: A kérelem érkeztetése Az ellátási formától függetlenül a folyamat első tevékenysége, melyet általában a szervezet iratkezelési szabályzata szerint kell elvégezni. Az érkeztetés első tevékenysége a kérelem iktatása. Az iktatás során az iratkezelési szabályzatban meghatározott módon azonosítóval, iktató számmal kell ellátni az érkezett kérelmet. Az azonosító, ha un. beszédes kód, utal(hat) az érkezett kérelem tartalmára. Az iktató szám kialakítása szervezetenként változó lehet, sokszor az irat további útját is meghatározza: a továbbiakban kire kell szignálni, kinek kell feldolgozni a kérelmet. A kérelem érkeztetésének másik nélkülözhetetlen adata az érkezés dátuma. A kérelem érkeztetése legtöbb szervezetnél már számítógéppel segített iktatási rendszerben történik. Az iktató rendszer a kötelezően kitöltendő adatok nélkül nem végzi el az iktatást, viszont az adatok rögzítése után a szervezett irattári rendet tartva gyors visszakeresést és szabványos tárolást tesz lehetővé. Információ gyűjtés a kérelem elbírálásához Az iktatott kérelem az iktatóból a kérelem a szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott ügyintézőre történő kiszignálása után kerül az ügyintézőhöz. A kérelmet az ügyintéző megvizsgálja. Eldönti, hogy abban a kérelem elbírálásához szükséges és elégséges adatok rendelkezésre állnak-e. Amennyiben igen a kérelmet továbbítja elbírálásra, az elbírálással megbízott személyhez, vagy szervezethez. Abban az esetben, ha a kérelem nem tartalmaz minden, az elbíráláshoz szükséges adatot, felszólítja a kérelmezőt a kérelem hiányzó adatainak pótlására. Ez a hiánypótlási eljárás akár többször is megismétlődhet, amennyiben a kérelmező a hiánypótlást első felhívásra nem végzi el hiánytalanul. A postai úton történő felszólításos hiánypótlás nagyon időigényes, emiatt előfordulhat, hogy a kért támogatás nem érkezik meg időben. Ez a tevékenység része a döntés-előkészítésnek. A kérelem elbírálásához szükséges adatok gyűjtése során az ügyintéző személyes kapcsolatba kerül(het) a kérelmezővel. Ez a személyes kapcsolat az egész támogatási folyamat egyik legfontosabb mozzanata. Lehet adatot kérni a hivatal merevségével, személytelenül, de lehet a kérelmező szociális állapotát mintegy feltérképező környezettanulmány elvégzése révén is. Ez utóbbi során az ügyintéző a kérelem adatainak helytállóságáról a helyszínen győződhet meg. Már vannak számítógépes rendszerek, melyek a helyszínen, hordozható számítógépen rögzítik a környezettanulmány során felvett adatait, majd a hivatalba visszatérve a hordozható gépből áttöltik az adatokat a feldolgozást végző rendszerbe. Különösen nagyobb települések ellátási rendszerei segély-kiutalási automatákká silányodnak. Az ügyintézők nélkülözik a szociális érzékenység táplálta empátia érzését, aminek eredménye egy gépies folyamattá silányul az ellátási rendszer. Kisebb településekre ez kevésbé jellemző, ott az ügyintézők sokszor személyesen ismerik az ügyfeleiket. Az alapos személyes ismeretség révén a segítségadás is sokkal hatékonyabb. A kérelem elbírálása A kérelem elbírálása egy döntés. A döntés során össze kell vetni a kérelemben szereplő adatokat a kért ellátáshoz szükséges adatokkal. Ez még a döntés-előkészítő folyamat, amit általában beosztott

7 munkatársak végeznek. A döntésre előkészített anyag ezután a döntéshozó munkatárs elé kerül. Ha a kérelem adatai eleget tesznek a kért ellátáshoz szükséges kívánalmaknak, akkor a döntés az igen ágra viszi a folyamatot. Ellenkező esetben a kérelem elutasításra kerül. Ez a döntés legtöbb esetben az un. programozott vagy triviális döntés. Azaz nem valódi döntés, hiszen a rendelkezésre álló adatok alapján a döntés egyértelműen meghozható igen, vagy nem válaszokkal. Abban az esetben, ha a kérelem adatai csak részben felelnek meg a támogatáshoz szükséges paramétereknek, a döntésnek már van kockázata, tehát valódi döntésről beszélhetünk. Ilyen valódi döntést hoznak az erre hivatott testületek akkor, ha valaki az elutasított kérelmére méltányossági alapon kér felülvizsgálatot. A méltányossági alapon hozott döntésnek mindig van kockázata. Attól függően tehát, hogy a kérelemben szereplő adatok megfelelnek-e a támogatáshoz szükséges adatoknak, kétféle döntés születhet: igen, vagy nem. Határozathozatal, értesítés a döntésről A döntés eredményének írásba foglalását nevezzük határozat hozatalnak. Az ellátás iránti kérelmekkel kapcsolatos határozat a döntéstől függően lehet elfogadó, vagy elutasító határozat. A határozatnak kötelező és állandó elemei vannak. az állandó elemeket célszerű formanyomtatványként előállítani, míg a változó adatokat, mint pl. a határozat indoklását mindig egyedi irományként kell előállítani. A határozat aláírója a döntést meghozó személy, vagy a döntéshozó testület vezetője, aki a döntéséért felelősséggel tartozik. A határozat attól függően, hogy elutasító, vagy elfogadó a kérelmezőhöz, illetve a kért ellátást nyújtó, vagy kiutaló szervezethez kerül. A határozatot általában kísérő levéllel kézbesítik, mely kísérő levél aláírója a döntés előkészítést végző személy, vagy szervezet vezetője. Az elutasító határozat az előzőek szerint a kérelmezőhöz kerül, melyből a kérelmező értesül a kérelme elutasításáról. Az elfogadó határozatról értesül a kifizetőhely. Támogatás számfejtése E tevékenység során az eldöntött támogatás könyvelési és pénzügyi rendszeren való átvezetését végzik el. A folyamat a szervezet pénzügyi és számviteli rendszerétől függően könyveli le és utalja ki a támogatást. A kifizetés történhet készpénzben a kérelmező kezeihez, a kérelmező bankszámlájára utalással, vagy postai úton a kérelmező nevére és lakcímére. Kimutatások, statisztikák készítése A kiutalt támogatásról a törvény, rendelet, vagy a szervezet helyi szabályai szerint különböző kimutatások, statisztikák készülnek. A támogatásokkal a szervezeteknek gazdálkodni kell. Éves előirányzatukat folyamatosan figyelve dönthetnek a támogatások odaítéléséről, a támogatások mértékéről. Fontos feladat a felső szervezetek (KSH) által előírt jelentések naprakész, pontos előállítása. A folyamat és a folyamat tevékenységeinek értelmezése alapján akár manuális, akár számítógéppel segített szociális támogatási rendszer építhető ki. A települések IT ellátottságának és mai fejlettségi szintjén szinte minden település használ valamilyen, a folyamatot támogató számítógépes rendszert.

8 III. Számítógéppel támogatott pénzbeli szociális ellátás A szociális támogatások informatikai rendszerének teljes vertikumát bemutatni lehetetlen feladat. A támogatást végző szervezetek munkamegosztása, az adatfeldolgozásban alkalmazott adatfeldolgozási filozófia sokrétűsége ugyanis számtalan variációs lehetőséget kínál. A teljes vertikum be sem mutatható, mert olyan széles a paletta. Sok helyen alkalmazzák a szociális ellátások pénzbeli támogatásának számítógépes rendszerét, de ismert a területi ellátás rendszerének számítógépes rendszere. A teljes vertikum helyett célszerűbb egy bevált, elterjedt, korszerű adatfeldolgozási technológiát alkalmazó rendszer bemutatásán keresztül megismerni az általánosan is alkalmazható eljárásokat. A WIN-MANKÓ programrendszer egy sok helyen bevezetett, számítógéppel segített Szociális Segélyezés Komplex Szakmai programrendszer. A rendszer megismerése során feltárulnak a szociális támogatási rendszer összes informatikai problémái, a teljes körű adattartalom. A bemutatásra kerülő rendszer az évi III. törvény által megfogalmazott ellátási formák önkormányzati feladatait hivatott segíteni. A szoftver a szociális segélyezés egész folyamatát támogatja, a kérelmek beérkezésétől a határozathozatalon át a segélyek kifizetéséig, illetve a szervezet gazdasági rendszerébe való lekönyveléséig. A rendszer támogatja a korábbi ábrán bemutatott teljes segélyezési folyamat minden tevékenységét. A rendszer külön előnye, hogy használatával elkészíthető az un os a KSH-nak kötelezően feladandó jelentés is. A rendszer felépítése moduláris, mely lehetővé teszi, hogy a többször előforduló adatokat csak egyszer kelljen a rendszerbe bevinni, ezzel jelentős tárterületet és adatrögzítői kapacitást takarítva meg. A rendszer a következő modulokból áll: Általános adatok modulon belül kell rögzíteni és karbantartani a többi modulhoz szükséges többször használt, viszonylag állandó, törzs szintű adatokat. Törzs adatoknak nevezzük azokat az adatokat, melyek a rendszer működése során viszonylag állandóak, ritkán, vagy egyáltalán nem módosulnak és a rendszer több modulja is használja. Ilyen adat a Kódjegyzék, Település adatok, Pénzintézetek adatai, Címszótár adatok, Háztartás adatok, Személyek adatai, Ellátás jogcímek adatai, Határozatok és levelezések és a szövegtörzs adatai. Ott rögzítendők az Üzemeltető (felhasználó) önkormányzatra vonatkozó adatok, valamint a rendszert Kezelő ügyintézők adatai. A szociális modulon belül történik a szociális ellátásra benyújtott Kérelmek adatainak rendszerbe való rögzítése és feldolgozása, a kérelem elbírálásához szükséges Környezettanulmány - adatok felvezetése, az ezek alapján meghozott Határozatok adatainak rögzítése, nyomtatása. A modulon belül készíthetők el az ügyiratok mozgásával kapcsolatos levelek, valamint a KSH felé történő éves statisztika elkészítéséhez nyújt segítséget. Pénzügyi, gazdálkodási modulban a Szociális modul által elkészített határozatok alapján az ellátás jogcímekre történő pénzösszegeinek számfejtése, a kifizetésekről, utalásokról a különböző listák elkészítése. Pénztári kifizetéshez aláíró jegyzék, valamint a pénzintézeti utalásokhoz a megfelelő állományok, listák elkészítése.

9 A modul segíti az ügyintézőket a pénzügyi kereteik felhasználásának kimutatásával. Az előirányzott összegek jogcímenkénti rögzítésével a program a kifizetések figyelésével naprakész információt nyújt a keretösszeg felhasználásáról. Rendszertechnikai modul a programparaméterek beállítását, adattár karbantartását, továbbá a kezelők és a fejlesztők közötti kapcsolatot tartalmazza. A rendszer gépigénye nem nagyobb egy ma átlagos teljesítményű számítógépnél. Képes egy időben több felhasználót támogatni, de ebben az esetben gondoskodni kell a megfelelő helyi hálózat kialakításáról. Alapkiépítésben szükséges hardver környezet: Windows XP, vagy ennél magasabb operációs rendszer; 486-os alaplapú számítógép; LASER, vagy azzal kompatibilis nyomtató. Szoftver környezet: A programrendszer működéséhez az alábbi könyvtár szerkezet szükséges: - program könyvtár pl.: WINMANKO - felhasználók nevei A program installálása (telepítése) során kell meghatározni azt, hogy ki és milyen jogosultságokkal használhatja a rendszert. Ekkor kell kijelölni a rendszergazdát. Rendszergazda az a dolgozó, aki a későbbiekben az egyes felhasználók munkáját folyamatosan figyelemmel kísérve felelősen gondoskodik a felhasználói jogosultságok kialakításáról, a rendszer működéséről, folyamatos karbantartásáról. A programrendszer első telepítését a fejlesztők végzik. A telepítés során a rendszert betöltik a számítógépbe, létrehozzák az alapvető adatbázisokat és rögzítik a rendszer biztonsági paramétereit. (Ld. DEMO lemezt) Telepítés, Installálás után a rendszer működő-kész állapotba kerül. A rendszer jelszóval védett. A program indítása után ki kell választani az ablak lenyitásával azt a felhasználót, akinek az adatait rögzíteni kívánjuk. Ezután van lehetőség a kezelő név választására és a jelszó beírására. A rendszerbe rögzített adatok mindegyike különösen védett adat, a jogosulatlan hozzáférés bűncselekmény. A rendszer elindítása Helyes jelszó megadásakor a következő képernyő jelenik meg (első indításkor a jelszó mező megegyezik a kezelő mezővel):

10 2. ábra - Win-MANKÓ kezdő felület A képernyő két részre osztott: a felső részben helyezkednek el un. füleken a modulok megnevezései, alatta a fontosabb képernyők gyorsító ikonjai. A gyorsító ikonokat használva a kívánt funkció a menüsor megkerülésével is elérhető. A kiválasztott modulhoz a legfelső sorban megjelenik a menürendszer, amelyre ha rákattintunk, legördül a menüsor, és kiválasztható a megfelelő menüpont, azaz az aktuális képernyő. A modulok váltogatásával egy időben a menüsorok és a gyorsító ikonsor is megváltozik. A menüsoron látható utolsó három menüpont (Beállítások, Súgó, Kilépés) minden modulnál megtalálható. Az első képernyőn a program indításakor az általános adatok modult választhatjuk. Az általános adatok modul nevének megfelelően a rendszer minden modulja által használt általános adatokat tartalmazza. Minden modulban a képernyőn az ENTER billentyű, illetve a nyilak segítségével lehet mozogni. A képernyőn a nyilak segítségével lehet mozogni. Ha a nyilakkal valamelyik rekordot kiválasztjuk és az ENTER billentyűt lenyomjuk, akkor a kiválasztott adatokat lehet módosítani. Minden képernyőn - az Új adat gombbal lehet új adatot, személyt, háztartást, kérelmet, települést stb. felvinni. - a Módosítás gomb szolgál a már meglévő adatokban bekövetkező változások bevitelére. - a feleslegessé vált adatok törlésre jelölése a Törlés gomb-bal történik. Ilyenkor a program megkérdezi, hogy Biztosan törlésre akarja jelölni ezt az adatot?. Igen válasz esetén, a képernyő alján lévő táblázatban a Jelző elnevezésű oszlopban megjelenik egy T betű a törlésre jelölt adat előtt. A rendszer később a törlésre jelölt adatot törli. A jelölés visszaállítható, azaz a törlésre jelölés feloldható. - a Jóváhagy gomb lenyomásakor, az eddig bevitt adatok rögzítésre kerülnek az adattáblába. - az Elvet gomb használatakor az eddig beírt adatok nem kerülnek rögzítésre. A képernyőkön a szürke hátterű mezők kapcsolt adatok, aminél az ENTER billentyű lenyomásának hatására megjelenik egy menü ablak, ahol a már rögzített adatok közül lehet választani a már korábban berögzített adatok közül, illetve ha még nem szerepel a rögzíteni kívánt adat, akkor új adatként fel lehet vinni a karbantartó gomb használatával. A kapcsolt adatok használata jelentős adatrögzítő kapacitást takarít meg azzal, hogy a már egyszer bevitt adatot nem kell újra rögzíteni. Mind a menüsoron, mind a gombokon látható aláhúzott betűk teszik lehetővé az ún. gyorsbillentyű használatát az ALT gomb segítségével.

11 1. Általános adatok modul Az első képernyőn a program indításakor az általános adatok modult választhatjuk. Az általános adatok modul nevének megfelelően a rendszer minden modulja által használható, következő törzs, vagy általános adatokat tartalmazza. Törzsadatok: A törzsadatok csoportjába az alább sorolt adatokat célszerű felvenni. Ezek az adatok a rendszer első használata után folyamatosan bővülnek. Ha a törzsadatok közül bármelyik modulból szükség merül fel egy adatra, akkor az adatot a rendszer átemeli a törzsadattárból az aktuális modulba. Ez egyben a programban használt adatok egyféle uniformizálását is jelenti, ami a rendszer használatát jelentős mértékben áttekinthetőbbé teszi. a) Kódjegyzék; b) Település adatai; c) Pénzintézetek adatai; d) Címszótár adatai; e) Háztartás adatok, f) Személyek adatai, g) Jogcím adatok; h) Szövegminták; i) Üzemeltetők; j) Kezelők; k) Beállítások; l) Súgó A kódjegyzék létrehozása A kódjegyzéket, mint kódszótárt az alábbi képernyő segítségével rögzíthetjük:

12 3. ábra - Kódszótár karbantartás A menüponton belül lehet karbantartani a kódszótáras adatokat. Új kódtípus felvitelére nincs mód. A kódtípus kiválasztása után lehetőség van az új adat nyomógombbal új kód felvitelére vagy a már meglévő módosítására is a módosítás gomb segítségével. A kódtípusok közül egyes típusokhoz csak megnevezés tartozik, más típusokhoz a megnevezésen kívül KSH azonosítót is kell rögzítenünk ahhoz, hogy az éves KSH kimutatások az előírásoknak megfelelően elkészüljenek a program használata során. A törlés gomb lenyomásának hatására a program egy kérdéssel megerősítést vár a törlésre, hogy biztosan törölni akarja-e az adatot. Ha a kérdésre Igen a válasz, akkor a program az alsó táblázat Jelző oszlopába a törölt elem elé egy T betűt ír. A T betűvel megjelölt adatokra a program többi részében már nem lehet hivatkozni. A bevitt adatok véglegesítésére a Jóváhagy gomb szolgál, így az új adat megjelenik az alsó táblában is, és ezentúl lehet rá hivatkozni a program más részeiben. Ha nem akarjuk rögzíteni a felvitt adatot, akkor az Elvet lenyomásával az eddigi munkánk nem kerül rögzítésre. Ha egy kódtípus több elemből áll és a képernyőn az összes elem nem fér el, akkor a könnyebb megtalálhatóság érdekében lehetőség van rákeresni a Keresés gomb segítségével.

13 Ha egy kódtípushoz több adat tartozik, akkor lehetőség van a megjelenített adatok között sorrendet felállítani a sorrend gomb segítségével. A kódtípusok papíron illetve képernyőn való megjelenítésére szolgál a nyomtatás gomb. A Kilépés gombbal lehet az ablakot bezárni. A kilépés gomb alatt lévő ún. Navigátor gombbal lehet a táblázatban lévő adatok között mozogni az egér segítségével. Települések adatainak felvitele, karbantartása A települések adatait a következő képernyő segítségével rögzíthetjük, tarthatjuk karban: 4. ábra - Települések adatainak karbantartása Az Új adat gomb lenyomásakor lehet új települést felvinni. Ha a települést, pl.: községből várossá minősítik, vagy bármilyen hibát talál a rögzítés után akkor, a Módosítás gombra történő egérkattintással karbantarthatóak a már korábban bevitt adatok. A település törlésre jelölése a Törlés gombbal történik, ilyen esetben a program rákérdez, hogy Biztosan törlésre akarja-e kijelölni ezt az adatot?. Igen válasz esetén a képernyő alsó részében látható táblázat jelző oszlopába bekerül egy T betű. A törlésre jelölt adatok a program más részeiben nem választhatók, csak ha a Visszaállítás gombbal megszüntetjük a törlésre jelölést, illetve a tényleges fizikai törlés még nem történt meg. A Jóváhagyás gomb lenyomásával, az eddig beírt adatok rögzítésre kerülnek. Ha az eddigi munkát nem akarjuk rögzíteni, akkor az Elvet gombot kell használni. A Kilépés gombbal lehet ezt az ablakot elhagyni. Település megnevezése: Kötelező kitölteni, ha nem töltjük ki, a program hibaüzenetet küld. Ha olyan települést akarunk rögzíteni, ami már korábban rögzítésre került, akkor a Már van ilyen nevű település! üzenetet küld a rendszer és a program nem engedi még egyszer berögzíteni. Irányítószámok száma: Ha egy településnek több irányítószáma is van, akkor a település adatainak karbantartásánál az irányítószámot nem lehet kitölteni.

14 A későbbiekben, amikor a települést egy háztartáshoz rögzítjük, ott van lehetőség - több irányítószám esetén az adott kerülethez, utcához stb. tartozó irányítószámot beírni. Település típusa: Kódszótáras adat. Ha pl.: községet akarunk rögzíteni, akkor elég a mezőbe beírni az első betűt és az ENTER lenyomásakor megjelenik egy választó ablak ahol, jelen esetben az első k betűs adat látható. Ha a k betűs település típusok között van megfelelő, akkor ENTER-rel el tudjuk elfogadni és így kiírásra kerül a település típusa mezőben. Ha nem talál olyan település típust, amit használni akarunk, akkor a Karbantartó gomb kiválasztásakor megjelenik a Kódszótár karbantartás képernyő, és itt van lehetőség újként felvinni a település típust. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a település típusa mezőben kerül kiírásra, a választott típus. Az Ország illetve a Megye szintén kódszótáras adatok és a település típusánál leírtaknak megfelelően működik. KSH település-azonosító: A KSH által kiadott azonosító kitöltése nem kötelező.

15 Pénzintézetek adatainak felvitele, karbantartása: Ebben a menüpontban lehet karbantartani a segélyezés kapcsán a hivatallal kapcsolatba kerülő pénzintézeteket. Annak a pénzintézetnek az adatait, amelyik a hivatal bankja és annak ahová a hivatal támogatásokat utal. A személyekhez kapcsoló pénzintézetek és intézmények pénzintézeteinek felvitele lehetséges Új adat gomb lenyomásakor lehetőség van új pénzintézet felvitelére. A már meglévő pénzintézetek adataiban bekövetkezett változás keresztülvezetését a Módosítás gomb teszi lehetővé. Ha megszűnik az egyik bankkal a kapcsolat, akkor a bank törlésre jelölése a Törlés gombbal történik. Törlésre jelölés után, a bankra a program többi részében már nem lehet hivatkozni, és nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattárba. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattárba. A pénzintézetek adatainak karbantartása ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni.

16 1. ábra - Pénzintézetek adatainak karbantartása Pénzintézet megnevezése: A bank nevét kell ide berögzíteni. Kötelező kitöltésű mező. Ha a kitöltése elmarad, akkor a Jóváhagy gomb lenyomásakor a A bank megnevezését meg kell adni! üzenetet küld a program. Ezt az üzenő ablakot ENTER-rel vagy az OK gombra történő egérkattintással lehet elhagyni. Azonosító:

17 A bankszámlaszám első nyolc karaktere ad információt arról, hogy melyik banknál vezetett számláról van szó. Ezért ez a nyolc karakter bankonként más és más. Ha a személynél, vagy intézménynél kerül rögzítésre a bank, akkor ez a nyolc karakter a bank kiválasztásakor automatikusan megjelenik. A mező kitöltése kötelező, ha elmarad, akkor a program Az azonosítót meg kell adni! üzenetet küldi. Település címadatok: Ezen a mezőn ENTER-t ütve megjelenik a település választó ablak, ahol kikereshető a bank települése. Új település itt is felvihető a település karbantartó képernyőre a Karbantartó gomb lenyomásával jutunk. Irányítószám: Ha a választott településnek egy irányítószáma van, akkor a település választásakor ez a mező automatikusan kitöltésre kerül a Települések adatainak karbantartó képernyőjén beírt irányítószámmal. Ha egy településnek több irányítószáma van, akkor a konkrét utcához, kerülethez tartózó irányítószámot be kell írni. Közterület: Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a bank közterületét. Új közterületet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőre lehet felvinni. Házszám: Szabadon kitölthető mező, a pontos címmeghatározást segíti. Postafiók irányító száma: Mivel a település irányítószáma és a településen vezetett postafiók irányítószám eltérő, ezért a postafiókhoz tartózó irányítószám itt rögzíthető. Postafiók szám: A bank postafiókszámát ide kell beírni Címszótár adatok:

18 A címszótárba azoknak a cégeknek, intézményeknek az adatait kell berögzíteni, ahová az önkormányzat pénzt fog utalni. 2. ábra - Címszótár adatainak karbantartása Új adat gomb lenyomásakor lehetőség van új szolgáltató cég, intézmény felvitelére. A már korábban felrögzített cég vagy intézmény adataiban bekövetkezett változás rögzítését a Módosítás gomb teszi lehetővé. Ha megszűnik valamelyik céggel, intézménnyel a kapcsolat, akkor törlésre jelölhetjük a Törlés gombbal. Törlésre jelölés után, az intézményt, céget a program többi részében már nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattárba. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattárba. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni. Cím megnevezése: Az intézmény, szolgáltató cég stb. pontos megnevezése, amelynek majd az utalás történik. A mező kitöltése kötelező. Hívószám 1,2: Az intézmény, cég telefon elérhetőségei vezethetők fel, külön megjelölhetők, hogy telefon, vagy telefax elérhetőséget rögzítettünk be. A mező kitöltése nem kötelező.

19 cím: Berögzíthető elérhetőség, a mező kitöltése nem kötelező. Pénzintézet: Üres mezőben ütött Enter billentyű hatására a Pénzintézet választó ablakból kiválasztható a megfelelő pénzintézet megnevezése. Az Új adat nyomógomb segítségével a pénzintézet adattárba új bank vezethető fel, amely a Kiválaszt nyomógombbal rendelhető hozzá a címhez. A címhez - céghez illetve intézményhez - tartozó bankszámlaszám berögzítésére 2 * 8 karakter áll rendelkezésre. A pénzintézeti adatok rögzítéskor a Jóváhagy nyomógomb megnyomásakor a program elvégzi a bankszámlaszám ellenőrzést. Letárolni, csak formailag helyes számlaszámokat engedünk. A számlaszám kitöltése kötelező. Település: A cég, intézmény pontos címének meghatározása történhet. A kódszótárból az üres mezőben nyomott Enter hatására a megfelelő település kiválasztható, vagy új rögzíthető fel az Új adat nyomógombbal. Irányítószám: Ha a választott településnek egy irányítószáma van, akkor a település választásakor ez a mező kitöltésre kerül a Települések adatainak karbantartó képernyőjén beírt irányítószámmal. Ha egy településnek több irányítószáma van, akkor a konkrét utcához, kerülethez tartózó irányítószámot be kell írni. Közterület: Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a közterületet. Új közterületet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőre lehet felvinni. Házszám: Szabadon kitölthető mező, a pontos címmeghatározást segíti. Postafiók irányító száma: Mivel a település irányítószáma és a településen vezetett postafiók irányítószám eltérő, ezért a postafiókhoz tartózó irányítószám itt rögzíthető. Postafiók szám: A bank postafiókszámát ide kell beírni. Háztartás adatok karbantartása A segélyezetteket a törvényi előírásnak megfelelően háztartásokba kell sorolni. A kérelem beadásakor, a környezettanulmány elkészítéséhez, a határozat meghozatalához az ügyintézőnek tájékozódnia kell bizonyos körülményekről, családi körülményekről, hogy döntést tudjon hozni illetve a javaslatát meg tudja tenni a döntést hozók felé. A rendszer ebben a szociális területen dolgozó ügyintézőknek nagy segítséget nyújt a mindennapos munkájukhoz. Az egymáshoz tartozó segélyezett személyek családba illetve háztartásba - sorolása, azonos címen történő tartózkodásukkal, azaz a lakóhelyük jellemző

20 adatainak felvezetésével történhet. A család megnevezésének a személyhez történő hozzárendelése a személy adatainak rögzítésénél történik. A Háztartás adatainak felvezetése történhet a Személy adatainak karbantartása közben is. 3. ábra - Háztartások adatainak karbantartása Alapadatok fül adattartalma Háztartás megnevezése A közösen élők legjellemzőbb családnevét célszerű felvezetni, több azonos nevű család esetén (pl.: Nagy, Kiss), meghatározható lehet a keresztnév is. Egyedülálló személy esetén is fel kell vezetni a háztartás adatokat, a környezettanulmány, illetve a KSH adatszolgáltatás elkészítéséhez. Település A háztartás pontos címének meghatározása történhet. A kódszótárból az üres mezőben nyomott Enter hatására a megfelelő település kiválasztható, vagy új rögzíthető fel az Új adat nyomógombbal.

21 Irányítószám Ha a választott településnek egy irányítószáma van, akkor a település választásakor ez a mező kitöltésre kerül a Települések adatainak karbantartó képernyőjén beírt irányítószámmal. Ha egy településnek több irányítószáma van, akkor a konkrét utcához, kerülethez tartózó irányítószámot be kell írni. Közterület: Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a közterületet. Új közterületet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőre lehet felvinni. Házszám Szabadon kitölthető mező, a pontos címmeghatározást segíti, a lépcsőház, emelet, ajtó rögzítése is ebbe a mezőbe lehetséges. Lakás komfortfokozata Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik a választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető a meghatározások köre, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet újat felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Alapterület A megfelelő négyzetméter adat rögzíthető be, a mező kitöltése nem kötelező. Szobák száma A lakásban található egész és félszobák darabszámát lehet berögzíteni, a mező kitöltése nem kötelező. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni. Ha egy háztartás adataiban változás történik, a Módosítás gomb lenyomásával lehet az adatokon változtatni. Ha a Háztartás tévesen került felvezetésre törlésre jelölhetjük a Törlés gombbal. Törlésre jelölés után, a háztartást nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. Kapcsolódó adatok fül adattartalma:

22 A képernyőn a környezettanulmányhoz szükséges adatok vezethetők fel, amelyet történetileg letárol a rendszer. 4. ábra - Családhoz kapcsolódó adatok Jövedelem adatok karbantartása Változás dátuma Valamely adatban történő változás időpontja, kitöltése kötelező. Családtagok száma Az együtt lakók száma, akiket figyelembe kell venni a kérelem elbírálásakor. Egy főre jutó jövedelem Meghatározása, amely a kérelem elbírálásához szükséges, továbbá a jövedelemforrások adatainak meghatározása történhet. Családstruktúra adatok meghatározása A családtagok száma, valamint kor és nem szerinti felvezetése lehetséges. Személyek adatainak nyilvántartása

23 Mind a segélyezett személyi adatait, mind a vele egy háztartásban lakó személyek adatait kell berögzíteni. Gyermekek nevelésével kapcsolatos segély típusoknál szükség lehet a gyermekek adataira is. 5. ábra - Személyek és családtagjaik adatainak karbantartása Alapadatok fül adattartalma Név A személy vezeték és utónevét kell a mezőbe beírni. A mező kitöltése kötelező. Neme Egérkattintással vagy a fel-le nyilak segítségével lehet kitölteni a személy nemét. A választás kötelező. Születéskori név Nők esetében töltendő ki a mező értéke, kitöltése nem kötelező.

24 Anyja neve A mező kitöltése nem kötelező. Születési hely Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik a választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új települést felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Születési idő A mező kitöltése kötelező. TAJ szám Kitöltését lehet vezérelni, hogy kötelező-e. Ha kötelező kitöltésű a mező beállítása, akkor a program vizsgálja a helyességét. Adószám Nem kötelező kitölteni, de ha ki van töltve, akkor a program vizsgálja az algoritmusát és mivel az algoritmus a születési időtől is függ, ezért felszólít annak helyes kitöltésére. Háztartás megnevezés Kitöltése kötelező. Az üres mezőben ütött Enter billentyű hatására megjelenik a Háztartás választó ablak. Innen kell háztartást választani. Ha nincs az adattárban megfelelő háztartás az Új adat gomb lenyomásakor lehetőség van új háztartás felvitelére. A már meglévő háztartás adataiban bekövetkezett változás keresztülvezetését a Módosítás gomb teszi lehetővé. Ha megszűnik az egyik háztartás, akkor törlésre jelölhető a Törlés gomb-bal. Törlésre jelölés után, a program többi részében már nem lehet hivatkozni a háztartásra, és nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. A háztartás adatainak karbantartása ablakot a Kiválaszt gomb lenyomásával lehet elhagyni és a személyhez a megfelelő családot hozzá rendelni. Rokoni kapcsolat Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik a választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új rokoni kapcsolatot felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Lakáshasználat jogcíme

25 Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik a választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új jogcímet felvinni. A mező kitöltése nem kötelező Kiegészítő adatok "fül" adattartalma 6. ábra - Személyek és családtagjainak kiegészítő adatainak karbantartása Nyilvántartásba vétel dátuma Azt az időpontot kell beírni, amikor a kérelmezővel először kapcsolatba került a hivatal, ennek hiányában a szoftver indításának dátumát lehet beírni. Magyarországon való tartózkodás jogcíme Alapértelmezésként a Magyar állampolgár megjelölést kínáljuk fel. Abban az esetben kell módosítani a kijelölést, ha a kérelmez más országból került a településre.

26 Származási országot Abban az esetben kell beírni, ha az előző jogcímet módosítottuk, tehát a kérelmező személy valamelyik külföldi országból került Magyarországra, és itt nyújt be kérelmet. Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik az ország választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új országot felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Családi állapot Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik a családi állapot választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új családi állapotot felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Legmagasabb iskolai végzettség Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az üres mezőben nyomott ENTER billentyű hatására megjelenik az iskolai végzettség választó ablak, melyből ki kell választani a megfelelő megnevezést. Nem létező meghatározás esetén bővíthető az adattár, a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet új települést felvinni. A mező kitöltése nem kötelező. Nyugdíj kezdete Ápolási díjban részesülő nyugdíjas esetében szükséges a mező kitöltése, mivel ebben az esetben nem kell nyugdíjjárulékot vonni a megállapított támogatási összegből. A megadott dátumtól kezdődően a program az adott személy esetében nem fog nyugdíjjárulékot vonni. Viszont a kifizetés után a TB felé fizetendő összeget a program ebben az esetben is számolni fogja. Ideiglenes cím adatok Abban az esetben kell kitölteni, ha a kérelmező nem az állandó lakcímen tartózkodik, és az ideiglenes címen kell a kapcsolatot tartani vele (levelezés, a határozat összegének utalása). Település Az ideiglenes helyen tartózkodó személy település meghatározására szolgál az adat. A kódszótárból az üres mezőben nyomott Enter hatására a megfelelő település kiválasztható, vagy új rögzíthető fel az Újadat nyomógombbal. Irányítószám Ha a választott településnek egy irányítószáma van, akkor a település választásakor ez a mező kitöltésre kerül a Települések adatainak karbantartó képernyőjén beírt irányítószámmal. Ha egy településnek több irányítószáma van, akkor a konkrét utcához, kerülethez tartózó irányítószámot be kell írni.

27 Közterület Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál, itt is az Enter lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a közterületet. Új közterületet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőre lehet felvinni. Házszám Szabadon kitölthető mező, a pontos címmeghatározást segíti, a lépcsőház, emelet, ajtó rögzítése is ebbe a mezőbe lehetséges. Pénzügyi beállítások "fül" adattartalma 7. ábra - Pénzügyi adatok Folyószámlával kapcsolatos adatok nyilvántartása történik a képernyőn. Abban az esetben kell a folyamatos karbantartás, ha a támogatott személy a segély összeg kifizetését pénzintézeti átutalással kapja meg.

28 Folyószámla nyitás dátuma A mezőbe azt a dátumot kell beírni, amikortól érvényes a támogatott folyószámlaszáma. Folyószámla megszüntetésének dátuma Azt a dátumot kell beírni, amikor megszűnt a nyilvántartott folyószámlája, és más számlaszámra kéri majd az utalás teljesítését. Pénzintézet neve és száma A Pénzintézet adattárból választható adat, üres mezőben nyomott ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a pénzintézet nevét. Új pénzintézet megnevezésének és számának rögzítése a Karbantartó gomb lenyomásával megjelenő Pénzintézet adatainak karbantartása képernyőn lehetséges. A letárolás után a Kiválaszt nyomógombbal lehet a személyhez rendelni. A pénzintézet bankazonosító száma megjelenik a képernyőn és a személyhez kapcsolódó folyószámlaszám 2 x 8 hosszú számlaszám adatát kell kitölteni. A bankszámlaszámok kitöltésénél a program ellenőrzést végez. Levonással kapcsolatos adatok Akkor kell a mezőket kitölteni, ha az igénylőnek valamely levonást kell fizetni a kapott ellátásból. Ilyen lehet a közhasznú munkavégzéssel kapott jövedelem levonása a rendszeres szociális ellátásból, előleg felvétele esetén a visszavonása, vagy a jogtalanul felvett ellátás visszafizetése valamilyen ütemezésben. Levonás időszaka Ezekbe a mezőkbe kell beírni azt a dátumintervallumot, amelyre a letiltás vonatkozik. Letiltás jogcíme Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a jogcímet. Új jogcímet Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Levonás összege Az a Ft összeg, amellyel minden hónapban meg kell terhelni a kifizetendő összeget. Levonás %-a Abban az esetben töltendő ki, ha a levonás Ft összegben nem határozható meg, illetve %-os meghatározásban tudnak csak levonást alkalmazni. Minimum levonható összeg Meghatározható, ha a kifizetendő összeg nem terhelhető a fentiekben meghatározott mértékben, ekkor a minimálisan levonható értéket fogja a program havonta levonásba helyezni. Nyugdíjpénztár adatok Karbantartása akkor szükséges, ha valaki az ellátásából valamely nyugdíjpénztár felé kíván kiegészítést fizetni. A képernyőn a szükséges adatok töltendők ki.

29 Tagság kezdete A mező a levonás figyeléséhez szükséges. Tagság vége Megszűnés esetén kell kitölteni. Értékét a program minden számfejtésnél figyeli, hogy kell-e még nyugdíjpénztár felé levonást készítenie. Nyugdíjpénztár megnevezése Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új nyugdíjpénztár rögzítés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő karbantartó képernyőn lehet felvinni. Tag azonosító A havi utalt összeghez szükséges közölni a nyugdíjpénztár felé. Önkéntes tagdíj kiegészítés mértékét kell megadni, amely számfejtett összeg havi levonásra és utalásra kerül. Környezettanulmány "fül" adatok karbantartása A képernyőkön az adatcsoportok külön-külön képernyőn jelennek meg: 8. ábra - Környezettanulmány adatok Egészségi állapot Az adat karbantartása akkor szükséges, ha a beadott kérelemmel kapcsolatban szükséges az egészségi állapot felmérése.

30 Megállapítás dátuma Az orvosi szakvélemény dátumát kell beírni. Visszavonás dátuma Az orvosi szakvélemény érvényességének dátuma. Egészségi állapot Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Gépkocsi adatok karbantartása Akkor kell, ha az ellátás megállapításához szükséges rögzíteni a gépkocsira vonatkozó adatokat. Jövedelem adatok A jövedelem adatok nyilvántartása is történetileg lehetséges. A jövedelem folyósításának dátumintervallumát lehet megadni. A kezdő dátum kitöltése kötelező. Jövedelemforrás: Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a jövedelemforrás jogcímet. Új jogcímet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Jövedelem A jövedelem jogcímhez kapcsolódó összeg rögzítése. Munkahely adat Rögzítése akkor szükséges, ha a kérelmező személy rendelkezik munkahellyel. A személynek történetileg letárolhatók a munkahely adatai. Munkaviszony kezdete A munkahely megszerzésének időpontja. Munkaviszony vége A munkaviszony megszűnés dátuma. Munkahely

31 A munkahely megnevezése, címszótárból választható adat, üres mezőben az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő címet. Még nem létező munkahely esetén új címet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő Címszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Orvosi igazolás Karbantartása akkor szükséges, ha a kérelem elbírálásához kell a nyilvántartása. Kiállítás dátuma Az orvosi igazolás kiadásának dátuma. Érvényesség dátuma Az orvosi igazolás érvényességének dátuma. Orvosi igazolás megnevezése Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Szakképzettség karbantartása: Megszerzés dátuma A szakképzettség megszerzésének időpontja. Szakképzettség megnevezése Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Vagyoni helyzet A vagyoni helyzet adatok karbantartása akkor szükséges, ha a beadott kérelem elbírálásához fel kell mérni a személy vagyoni helyzetét is. Megszerzés dátuma A vagyon megszerzésének időpontja. Elidegenítés dátuma A vagyon megszűnésének időpontját kell berögzíteni. Vagyontárgy megnevezése

32 Kódszótárból választható adat, mint minden kódszótáras adatnál itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Vagyontárgy értéke A vagyontárgy becsült értékét kell rögzíteni. Levelezés "fül" adatainak karbantartása A szoftver segítségével a törzsbe berögzített személyek adataival levélmintákat készíthet az ügyintéző, és a rögzített adatok segítségével elkészíttethető a kérelmező felé a levél. Ebben a megoldásban úgynevezett levélminták készíthetők, melyeket a rendszer tárolja. A levélminták állandó adatait ilyen megoldásban nem kell minden esetben leírni, elegendő csak a változó adatokat beírni a szövegmező megfelelő helyére A program a WORD szövegszerkesztő Körlevél szerkesztőjének ad át adatot. A levélformátum szövegminta megszerkesztése innen is elérhető, vagy a Törzsadatok Szövegminták menüpontban készíthetők el. A szövegminta szerkesztés részletes leírását lásd a Törzsadatok Szövegminták menüpontban. Szövegminta megnevezése Adatállományból választható adat, üres mezőben az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Levélcímke Levélcímke nyomtatásának megjelölését is kérhetjük, és meghatározhatjuk, hogy mely címre nyomtassa ki a program az etikett címkét. Azt is meghatározhatjuk, hogy az etikett lapon hányadik helyre nyomtassuk ki a címet, tehát hány üres címke legyen előtte. A Megtekint nyomógomb hatására megtekinthető a behelyettesített levél a képernyőn és a vele egy időben elkészült etikett címke.

33 9. ábra Formalevél példa Jogcímek adatainak karbantartása Az önkormányzatnál előforduló összes ellátás jogcím rögzítését e menüpontban kell elvégezni. A helyi sajátosságoknak megfelelő jogcímek vezethetők fel. Első alkalommal a szoftverrel a fejlesztő felinstallál néhány segélytípust, amely általánosan minden önkormányzatnál előfordul. Új adat gomb lenyomásakor lehetőség van új ellátásjogcím felvitelére. A már korábban felrögzített jogcím adataiban bekövetkezett változás rögzítését a Módosítás gomb teszi lehetővé. Ha megszűnik az egyik jogcím, akkor törlésre jelölhetjük a Törlés gombbal. Törlésre jelölés után, a jogcímet a program többi részében már nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni.

34 Alapadatok "fül" adattartalma Az ellátásra vonatkozó legfontosabb adatok kitöltése a következő képernyőn lehetséges. 10. ábra - Támogatási jogcímek adatainak karbantartása Megnevezés Az ellátási jogcím pontos megnevezése, ahogyan megjelenik majd a határozat nyomtatásában is. Rövid név A jogcím rövidített megnevezése írható be, amely a postautalványon való utalás esetén az utalványon megjelenik, mint rövidített név. Jogcím típusa Választható adat, a kitöltés kötelező! Fontos a meghatározás, mert ez a beállítás vezérli tovább a program működését. Amennyiben eseti és természetbeni, illetve rendszeres és természetbeni támogatás típust állítunk be, úgy érték adat a határozatban csak abban az esetben állítható be, ha megjelöljük a természetbeni támogatás mellett az érték meghatározható jelölést is. Ellenkező esetben a támogatás értékben nem határozható meg. KSH besorolás Kódszótáras adat, a KSH megadott besorolások közül lehet választani, új adat nem rögzíthető fel. Programfrissítések megküldésével bővítjük a kódokat. Fontos a pontos meghatározása, mivel ezek

35 vezérlik az ellátástípusokhoz rögzítendő adatokat, az éves statisztikai kimutatás készítését, a rendszeres szociális segélyről készítendő kimutatásokat. Támogatás forrásának megnevezése Kódszótáras adat, mint minden kódszótáras adatnál, itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új támogatás forrás felvitele a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Kifizetés módja Kódszótáras adat, itt is az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő fizetési módot. Új kifizetési mód nem vihető fel, mivel ez az információ a program számára vezérlést jelent. Új kifizetési forma a program készítőivel vezethető fel!!! Kifizetési csoport Kifizetési csoport meghatározására akkor lehet szükség, ha egy jogcímet esetleg több időpontban is fizethetnek ki. A támogatási jogcímeket így külön kifizetési csoportonként is le lehet majd kérdezni, utalások, illetve pénztári kifizetések alkalmával. Ez egy alapértelmezett beállítás, esetenként felül lehet írni a határozatoknál, amennyiben egy- egy esetben a többitől eltérően fizetnek ki. Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő csoportot. Új csoport felvitele a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Határozatminták fül választása A jogcímekhez már eddig is használt, vagy a program indításakor megszerkesztett WORD határozatminták megnevezéseit lehet hozzárendelni, és a határozat elkészítésekor ezeket a meghatározott levélmintákat fogja a program felkínálni, és a megfelelő adatbehelyettesítést elvégezni. Természetesen a felkínált szöveg megnevezés helyett más is választható lesz a határozat nyomtatása előtt. Ez a határozatformátum hozzárendelés csak segítség lehet a későbbiekben. Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő Szövegminta választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új megnevezés felvitele a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Beállítások fül mezőinek kitöltése A támogatási jogcímhez meg kell határozni azon beállításokat, amelyek szükségesek az ellátás leszámfejtéséhez. Meg kell határozni a rendszeres kifizetések esetében, hogyan határozható illetve meghatározható e valamilyen mértékben a teljes havi, illetve a tört havi első, vagy utolsó kifizetés. A karbantartani kívánt jogcímnél történetileg letárolásra kerülnek az adatok. Tehát bármilyen törvény, rendelet változás alkalmával akár előre be lehet rögzíteni a változás dátumához a mértéket, és a program a megfelelő időponttól a változott mértékkel fogja számolni a kifizetendő támogatás összegét. Amennyiben ellátás összege nem határozható meg egységesen és nem lehet az összeget gyermekek számához sem kötni, akkor nem kell megjelölni egyik lehetőséget sem. A képernyőn megadható a leggyakoribb ellátás összeg, amelyet a határozat meghozatalánál a program felkínál, de ezt esetenként felül lehet majd írni. Amennyiben a rendszeres ellátás mértéke meghatározható egységesen a jogcímre a nyugdíjminimum %-ában, akkor azt kell megjelölnünk, és ki kell töltenünk az egységesen rávonatkozó % mértékét.

36 Amennyiben a rendszeres ellátás mértéke meghatározható, de személyenként változó a mértéke, amelyet határozatonként kell rögzíteni, akkor nyugdíjminimum %-ában, megjelölést kell alkalmaznunk. Ebben az esetben a meghozott határozatoknál kell beírni a megfelelő % mértéket. 11. ábra - Rendelkezésre állási támogatás Amennyiben gyermekek számához köthető a támogatás mértéke, akkor a kijelölés mellett az 1 gyermek / gyámolt gyermekre járó ellátás összeget kell meghatározni. A továbbiakban a határozatban a megfelelő gyermekszámmal fog a program számolni, attól függően, hogy saját, vagy gyámolt gyermek után kéri a személy az ellátást. Meg kell jelölni jogcímenként, amennyiben a támogatás összegénél csökkentő vagy növelő összeg beállítható lesz. Pl.: a kérelmezőnek van rendszeres jövedelme, ami csökkentheti a kért támogatás összegét. A tört havi - kezdő és utolsó számfejtendő összegek meghatározása az alábbiak szerint lehetséges: egyedi összeg megjelölést kell alkalmaznunk, ha a tört havi összeg mindig változó lesz, minden alkalommal. Megegyezik az egész havi összeggel megjelölést akkor alkalmazzuk, ha a kezdő és az utolsó utalandó összeg azonos minden esetben a rendszeres támogatás összegével. Ha csak fél- és egész havi összeg lehet az első / utolsó tört havi összeg megjelölés abban az esetben szükséges, ha a kérelem beadásának dátuma alapján csak félhavi, vagy teljes havi összeg illeti meg a kérelmezőt. arányosított összeg megjelölést abban az esetben kell alkalmaznunk, ha a határozat keltétől a hónap végéig 30 napot feltételezve kell napra folyósítani az ellátást. arányosított összeg megjelölést abban az esetben kell alkalmaznunk, ha a határozat keltétől a hónap végéig aktuális napszámot feltételezve kell napra folyósítani az ellátást.

37 Szövegminták karbantartása Ebben a menüpontban lehet a már eddig használt WORD dokumentumainkat beszerkeszteni a programhoz, illetve új dokumentumok szerkeszthetők meg a WORD körlevél szerkesztő segítségével. Új adat gomb lenyomásakor lehetőség van új szövegminta megnevezés felvitelére. A már korábban felrögzített megnevezés módosítását a Módosítás gomb teszi lehetővé. Ha megszűnik az egyik szövegminta, akkor törlésre jelölhetjük a Törlés gomb-bal. Törlésre jelölés után, a szövegmintát a program többi részében már nem lehet kiválasztani a rögzítés során, illetve ezen a képernyőn nem lehet módosítani. A Jóváhagyás gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni.

38 12. ábra - Szövegminta adattár karbantartása A Szövegminta importálása és szerkesztése nyomógomb segítségével tudjuk a már korábban is használt dokumentumainkat a WIN-MANKÓ program számára kezelhetővé tenni.

39 Először létre kell hozni a programban használandó új törzsdokumentum nevét az Új adat gomb segítségével. A kurzorcsíkkal a gridben az újonnan létrehozott megnevezésre állunk. Szövegminta importálás nyomógomb megnyomására a megfelelő könyvtárból a törzsdokumentumot ki kell választanunk, amelyet karban kívánunk tartani, illetve e programban szeretnénk tovább használni. A beolvasott dokumentumban a megfelelő behelyettesítéseket elvégezzük a WORD törzsdokumentum szerkesztő segítségével. Az eszközsor alatt egy ABC sorrendet látunk, ahol a behelyettesíteni kívánt adatokat rendeztük ABC sorrendbe. A mező lenyitásával a megfelelő szövegre állva a program a kurzor helyére kiírja a szöveget. Általunk a megfelelő levél szövege módosítható és csak a behelyettesítendő adatot jelöljük ki. A szöveg rendezése a WORD szövegszerkesztővel elvégezhető, a kész levélformátum akár ki is nyomtatható, amelybe majd a levelünk, a határozatunk behelyettesítésre kerül majd. Amennyiben kész a dokumentumunk, úgy elmentjük, és kilépünk a WORD-ből. A további módosításokat a szövegünkben a módosítandó szövegminta megnevezésére állva megnyomjuk a Szövegminta szerkesztése nyomógombot és a képernyőn megjelenő szövegmintát a megfelelő tartalomra és formátumra módosíthatjuk. A szöveg elmentésével kész a szövegtörzsünk, amelyre most már a támogatási jogcímeknél hivatkozhatunk. A szövegtörzsek megnevezését mindig úgy alakítsuk ki, hogy felismerhetőek legyenek, a nevük utalhat arra, hogy elfogadó, elutasító, felfüggesztő stb. határozatról van-e szó. Mivel a programban nem csak határozatmintákat szerkeszthetünk meg, hanem a tevékenységgel kapcsolatos levelezéseinket is itt bonyolíthatjuk le, ezért egyéb leveleinket is megszerkeszthetjük itt. Ügyelve arra, hogy milyen szöveg behelyettesítést kérünk a programtól. Tehát ha a személy adatainak felvitelénél a kérelemmel kapcsolatos levelet szerkesztünk, akkor abba a mintába még nem tudja a program behelyettesíteni pl. a határozattal kapcsolatos adatokat, határozat dátuma, száma, összege stb. mezőket!! 13. ábra - Határozat példa

40 Üzemeltető adatai Ebben a menüpontban tartható karban az Önkormányzat adata, valamint a programot használó kezelők adatai, jogosultságai. Üzemeltető törzsadatai Alapadat fül adatok A felhasználó teljes neve, ahogyan a határozatokban, levelekben szerepelnie kell. Rövid megnevezés 1,2,3: a mezők kitöltése akkor szükséges, ha az önkormányzat az ellátásokat átutalással fizeti ki. A pénzintézetnek adott állományok esetén e rövid nevek kerülnek átadásra a programból. Adószám: Kitöltése kötelező, a rendszer installálásakor feltöltésre kerül. Ez a program számára azonosító mező. Módosítása nem javasolt, mert ekkor a rendszer a Nem regisztrált program felirattal jelenik meg. 14. ábra - Üzemeltető önkormányzat adatainak karbantartása

41 Pénzintézet neve Az a pénzintézet, ahonnan az ellátások utalásai történnek. Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új pénzintézetet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő Pénzintézet adatainak karbantartása képernyőn lehet felvinni. Számlaszám Az önkormányzat 2 x 8 karakter hosszú bankszámla számát kell megadni. Település A Település adattárból veszi a program az adatokat, kitöltése nem kötelező. Irányítószám Ha egy településhez egy irányítószám tartozik, akkor a település adattárból az ott rögzített irányítószám átkerül a település kiválasztásakor, és itt nem módosítható. Ha egy településhez több irányítószám is tartozik, akkor itt van lehetőség az adott utcához, kerülethez stb. tartozó irányítószámot kitölteni. Közterület: Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új közterületet a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő közterület karbantartó képernyőn lehet felvinni. Nem kötelező kitölteni. Házszám Nem kötelező kitölteni. Postafiók irányítószáma Nem kötelező kitölteni. Postafiók száma Nem kötelező kitölteni. Ha nem akarja kitölteni, akkor az egérrel a Jóváhagy gombon kattintva el lehet fogadtatni az eddig rögzített adatokat. Egyéb adatok fül képernyőn lehet az önkormányzat egyéb fontos adatait karbantartani: Telefonszám / telefax szám Berögzítése lehetséges, nem kötelező kitölteni. cím és honlap cím Az adat beírható de, nem kötelező kitölteni.

42 TB törzsszám Berögzítése azért fontos, mert a TB felé történő jelentésekre a program ebből a mezőből veszi ki az értéket. Postai azonosító A mező kitöltése akkor fontos, ha az ellátások utalása postai úton történik, az utalás készítéséhez a program ebből a mezőből veszi az értéket. Aláíró 1,2,3: A törzsdokumentumokba behelyettesítendő mező, kitöltése akkor fontos, ha az aláírók behelyettesítését kérjük a programból. Kezelők adatai Ott van lehetőség a program kezelőinek és jelszavának rögzítésére. Új adatot, vagyis új kezelőt csak a rendszergazdának van jogosultsága felvinni, akit a rendszer telepítésekor kell kijelölni. A kezelő csak a saját azonosítóját, nevét és jelszavát változtathatja meg a Módosítás gomb segítségével, míg a rendszergazda az összes kezelő minden adatát módosíthatja. A kezelők Törlésére is csak a rendszergazda jogosult. A Jóváhagy gomb lenyomásakor az új adat, illetve az eddigi adatokban történt bármilyen változtatás rögzítésre kerül. Ha az új adatot vagy a módosítást nem akarja kiíratni az adattáblába, akkor az Elvet gombot kell használni. Ha olyan sok kezelő van felrögzítve, hogy a képernyő alján lévő táblázatban nem látható mind, akkor a Keresés gombbal lehet egy adott kezelőre rákeresni. Sorrend gombbal lehet azonosító vagy név szerint megjeleníteni a kezelőket. Alapadatok Ezen a fülön lehet rögzíteni a kezelőket. Kezelő azonosítója Kitöltése kötelező. A bejelentkező képernyőn ez az azonosító jelenik meg. Minősítés A program felhasználóját kezelőnek vagy rendszergazdának lehet minősíteni. Csak egy rendszergazda minősítést javaslunk, kezelő bármennyi lehet. A rendszergazda vihet fel új kezelőket, beállíthatja egyegy kezelő jogosultságát. Kezelő jelszava Ha a rendszergazda lép be a programba akkor ő mindenkinek a jelszavát látja. A kezelőnek minősített felhasználó csak a saját jelszavát látja a többi kezelő jelszava helyén # jel látszik. A rendszergazda feladata ellenőrizni, hogy ugyanaz az azonosító és jelszó ne ismétlődjön!!! Kezelő neve Kötelező kitölteni. A kezelő teljes nevét itt kell rögzíteni. A szövegmintába kérhető a kezelő, azaz ügyintéző nevének behelyettesítése, ezért úgy kell felvinni, hogy a határozatba, vagy levelezésben megfelelően jelenjen meg a személy neve.

43 Érvényesség A rendszergazda meghatározhatja, hogy az adott kezelő mettől-meddig jogosult a rendszer használatára. Utolsó belépés dátuma és időpontja Ott kerül kiírásra, hogy egy-egy adott jelszóval melyik nap, hány órakor léptek be utoljára. Illetékesség beállítás Itt lehet meghatározni, hogy egy-egy modulon belül, mely adatcsoport(ok) karbantartására jogosult egyegy kezelő. Egyedi ikonrendszer állítható össze kezelőnként. Ez az u.n. gyorsító menü arra szolgál, hogy aki csak egy-egy menüt használ, ne a menüsorból kelljen mindig kiválasztania, hanem egy-két ikonra kattintva már el is éri a megfelelő képernyőt. Beállítások Ebben a menüpontban lehet megadni, hogy milyen szövegszerkesztőt alkalmaz a felhasználó. Amennyiben nem rendelkezik a felhasználó WORD szövegszerkesztő programmal, úgy a programnak tartozéka egy egyszerű szövegszerkesztő programot, amely hasonló a WORD-höz, csak kevesebb lehetőség van benne. SÚGÓ / Programfrissítés A program segítségét kérve itt lehet meghívni, pl. a programfrissítés letöltését a fejlesztő honlapjáról.

44 2. Szociális modul Segélyezés A segélyezés modulban kerülhet nyilvántartásra az önkormányzathoz beadott kérelmek adatai és az arra történő intézkedések információi. A törzsadatoknál már ismertetett módon a Szociális segélyezés modulban is rögzítésre kerülhetnek a személyek és családok adatai, és a hozzátartozó környezettanulmány adatok. A rendszer egységesen kezeli a törzsadatokat. Kérelmek A szociális ügyintéző napi munkája folyamán e menüpontot használja, mivel itt kell felrögzítenie a hozzá beérkezett kérelmek adatait. 1. ábra - Személy kiválasztása A feldolgozás folyamán, ha olyan személy kérelmét kell berögzíteni, aki már szerepel a személy adattárban, akkor a képernyő jobb felső sarkában található Személy váltás nyomógombra történő kattintással a személyek közül kiválaszthatjuk a megfelelő adatot. A személy nevének keresése lehet Név, TAJ szám vagy Adószám szerinti. A személy választó ablakban a kurzorcsík a keresett személy nevén áll, akkor a Kiválaszt nyomógomb segítségével, vagy az Enter billentyű lenyomásával tudjuk a személyt a Kérelmek karbantartó ablakba kiválasztani. Amennyiben a törzsben még nem szerepel a személy, úgy a Személy választó ablakban a Karbantartó nyomógomb segítségével új személyt vihetünk fel. Kérelem alapadatok fül képernyőn a kérelem adata kerül felvezetésre.

45 2. ábra - Kérelem adatai A kérelem dátuma A program a rendszerdátumot kínálja fel, amely a felülírható a megfelelő dátumra. Kitöltése kötelező! Kérelem iktató száma A megfelelő iktatószám, (főszám, alszám) és a beadás éve rögzíthető. Az itt berögzített iktatószámot fogja a program felkínálni a határozat számánál. A mező kitöltése kötelező! Jogcím megnevezése A támogatások adattárból választható adat. A mező kitöltése kötelező! Üres mezőben nyomott Enter billentyűre megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új támogatás felvitele a Karbantartó gomblenyomásakor megjelenő Támogatási jogcímek adatainak karbantartása képernyőn lehet.

46 Megjegyzés Megjegyzés írható be a kérelemmel kapcsolatban, akár egyedileg megfogalmazva, akár pedig egy szövegtörzs állományból kiválasztva. Lehetőség van a Kódszótárban olyan állandó szövegek felvitelére, amelyeket jellemzően a kérelmekhez írhatunk, és itt a megfelelő szöveg a Típusszöveg nyomógombbal kiválasztható. Új szöveg felvitele a Karbantartó nyomógomb lenyomásakor megjelenő Kódszótár karbantartó képernyőn lehetséges. A kiválasztott szöveghez még egyedileg lehet információt rögzíteni. Levelezés fül használata A rendszer segítségével lehetséges a kérelemmel kapcsolatos levelezés lebonyolítása. Pl.: a kérelmező nem megfelelően adta be a kérelmét, hiányzik valamely igazolása, akkor a már berögzített adatok behelyettesítésével a már korábban megszerkesztett WORD dokumentumunkba behelyettesíttethetők a személy adatai, és a levél már kiküldhető a kérelmezőnek. A program a WORD szövegszerkesztő Körlevél szerkesztőjének ad át adatot. A levélformátum szövegminta megszerkesztése innen is elérhető, vagy a Törzsadatok szövegmintákban készíthetők el. A szövegminta szerkesztés részletes leírását lásd a Törzsadatok Szövegminták menüpontnál. Szövegminta megnevezése Adatállományból választható adat, üres mezőben az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Levélcímke Levélcímke nyomtatásának megjelölését is kérhetjük, és meghatározhatjuk, hogy mely címre nyomtassa ki a program az etikett címkét. Azt is meghatározhatjuk, hogy az etikett lapon hányadik helyre nyomtassuk ki a címet, tehát hány üres címke legyen előtte. A Megtekint nyomógomb hatására megtekinthető a behelyettesített levél a képernyőn és a vele egy időben elkészült etikett címke. Határozatok Az Új adat gomb lenyomásakor lehet a kiválasztott kérelemhez határozatot rögzíteni. A Módosítás gombra történő egérkattintással karbantarthatóak a már bevitt határozat adatok mindaddig, amíg a határozat számfejtésének hónapja a pénzügyi modulban lezárásra nem került. A határozat mindaddig törölhető, a Törlés gombbal, még nem történt meg a számfejtése. A Jóváhagy gomb lenyomásával, az eddig beírt adatok rögzítésre kerülnek. Ha az eddigi munkát nem akarja rögzíteni, akkor Elvet gombot kell használni. A Kilépés gombbal lehet ezt az ablakot elhagyni. Alapadatok fül karbantartása Határozat kelte A mezőben automatikusan a kérelem dátumát kínáljuk fel, amely felülírható. A mező kitöltése kötelező! Határozat szám A kérelemnél berögzített iktatószámot kínáljuk fel, amely felülírható. A mezők kitöltése kötelező! Határozat jellege

47 A megfelelő jelleget ki kell választani, új határozat típus nem vihető fel! Új határozat jelleg előfordulása esetén meg kell keresniük a program készítőit. 3. ábra - Határozat jellege Határozat érvényesség tól, dátuma Az érvényesség dátumát kötelező kitölteni, a program ellenőrzést végez, a dátum nem lehet kisebb a kérelem beadásának dátumánál. Ebben az esetben üzenettel jelez a kezelő felé. A dátum kitöltése a számfejtést vezérli. Amennyiben olyan ellátásról van szó, amely nem egyedi összeg, hanem nyugdíjminimum, vagy minimálbérhez kötött, akkor a tört-havi összeget, vagy a visszamenőleges összeget a program e dátumtól számolja ki. Pl.: A határozat érvényessége Az első számfejtés hónapja: hó Az ellátás a nyugdíjminimum 80 %-a A tört havi összeg kiszámítása pedig a jogcím beállítása szerint napra arányosan történik. A program az első utalás összegének kiszámításánál figyelembe veszi: mi volt az érvényes nyugdíjminimum értéke a határozat érvényesség dátumától kiszámolja az értéket, és napra pontosan az első fizetési összeget 11. hónapban 16 napra, 12. hónapban a havi összeget. Azoknál az ellátás jogcím összegeknél, ahol nem a felhasználó írja be a kezdő összeget, ott ezzel a beállítással lehet a visszamenőleges utalásokat kiszámíttatni a programmal. A program indításakor a határozat érvényesség dátuma mindig az a dátum legyen, ahonnan az ellátás jogcím feldolgozását, számfejtését a programmal el kívánjuk végeztetni.

48 Módosító határozat esetén a tól dátumtól érvényes a módosítás adat. Megszüntető, szüneteltető határozat esetén azt a dátumot kell berögzíteni, amikortól már nem kap ellátást a kérelmező. Az érvényesség ig A dátum kitöltése nem kötelező. Abban az esetben, ha kitöltésre kerül a mező, a program figyeli meddig kell számfejteni a segélyt. Rendszeres ellátás esetén az ig dátumig - törthónap esetén - számfejtjük a segélyt (az utolsó napra is kap ellátást). Első számfejtési időpont (év, hó) Kötelező kitöltésű mező, a Pénzügyi modul / Számfejtő programja e dátum figyelembe vételével kezdi el az ellátás számfejtését. A hónapnak pénzügyileg lezáratlan hónapnak kell lennie. Felülvizsgálat dátuma A mező kitöltése nem kötelező, berögzíthető a következő felülvizsgálat dátuma. A későbbiekben e dátumra le lehet kérdezni a rendszeres támogatásokat. A képernyő adattartalma attól függően változik, hogy a választott támogatás összege hogyan került a meghatározásra. Amennyiben a nyugdíjminimum, vagy a minimálbér % -ában jogcímre egységesen határozzák meg az összeget, ott nincs semmi teendő, csupán a törzsadatoknál pontosan be kell állítani az információkat. Pénzügyi modul / Pénzügyi általános adatok beállítása menüpontban az aktuális időszakra vonatkozó öregségi nyugdíj és minimálbér pontos összegének karbantartása szükséges. 4. ábra - Általános pénzügyi adatok karbantartása

49 Továbbá az ellátás jogcímnél a megfelelő kijelölés választása, és az ahhoz kapcsolódó % érték berögzítése szükséges. Mivel ezeket az adatokat történetileg megőrzi a program, ezért akár egy év eleji változás előre berögzíthető már az előző év végén. Az érvényesség dátumát figyeli a program és a megfelelő hónapban már a módosult értékek figyelembe vételével történik a számfejtés. 5. ábra - Ápolási díj Kiegészítő adatok fül képernyőn az ellátás kifizetésének információi rögzíthetők.

50 6. ábra - Ellátás kifizetésének információi Kifizetési csoport A jogcímnél beállításra került fizetési csoport felkínálása történik, amely felülírható a megfelelő csoportra. Abban az esetben van szükség a csoport választásra, ha egy ellátást egy hónapon belül több időpontban is kifizethetnek. E csoportosítási lehetőséggel a határozat külön leszámfejthető és külön fizetési lista, feladás készíthető róla. Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő csoportot. Új csoport felvitele a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni.

51 Kifizetés módja Kódszótáras adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő csoportot. Új adat felvitelére nincs lehetősége a felhasználónak, erre csak a szoftver készítői felé jelzett igény esetén kerülhet sor, mivel a beállítás program működését vezérli. A választható 12 féle kifizetési mód közül kell a megfelelőt kiválasztani. Kombinált kifizetési mód Választásával lehet azokat a kifizetéseket megoldani, amikor a segélyezett mellett más személy, vagy intézmény is kap támogatást. Ekkor a kifizetés arányát %-osan, vagy egy számegységben lehet megadni, tovább bontani. Kedvezményezett Amennyiben a segélyezett részére kerül kifizetésre az összeg, akkor a mező nem karbantartható. Egyéb személy vagy Intézmény részére történő fizetés esetén meg lehet határozni, hogy a számfejtett ellátás összege kinek a részére kerül kifizetésre. Pl.: gyermek esetén a szülőnek kell kifizetni, vagy iskola részére kerül utalásra az összeg. Személy törzsből, vagy a Címszótár törzsből választható adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő megnevezést. Új adat felvitele a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő karbantartó képernyőn lehetséges. Kifizetés alanya A Személy törzsből választható adat, az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megfelelő személyt. Új személy felvitele Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Megjegyzés: Egyedileg a határozathoz begépelhető szöveg, vagy a típusszöveg állományból választható a megfelelő típusszöveg. A választott egységes szövegbe még egyedileg karbantarthatjuk az adatokat. Így minden határozathoz a megfelelő megjegyzésünk letárolásra kerül, a Határozatba a kért helyre behelyettesíti a megjegyzést. Összegfelosztás fül csak abban az esetben jelenik meg a képernyőn, ha a kifizetés kombinált fizetés módon történik. Itt lehet az előzőleg beállított % értékeket, vagy részarányokat megadni a kifizetéshez és az összeg kedvezményezettjét. Levelezés fül funkció A megfelelő határozatmintába történő adatbehelyettesítést végzi el a program, és a kész határozat azonnal kinyomtatható.

52 7. ábra - Határozatba történő adatbehelyettesítés

53 8. ábra - Levelezés nyomtatás előkészítése Szövegminta megnevezése Adatállományból választható adat, üres mezőben az ENTER lenyomásakor megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a megnevezést. Új megnevezés a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő kódszótár karbantartó képernyőn lehet felvinni. Levélcímke Itt levélcímke nyomtatásának megjelölését is kérhetjük, és meghatározhatjuk, hogy mely címre nyomtassa ki a program az etikett címkét. Azt is meghatározhatjuk, hogy az etikett lapon hányadik helyre nyomtassuk ki a címet, tehát hány üres címke legyen előtte.

54 A Megtekint nyomógomb hatására megtekinthető a behelyettesített levél a képernyőn és a vele egy időben elkészült etikett címke. Levelezés Levelek előállítása szűrőfeltételek alapján E menüpontban készíthetők csoportos levelek, különböző feltételekkel. Bármilyen jellegű kimutatás is készíttethető, mivel a szűrőfeltételekkel kigyűjtött adatok EXCEL formátumba is elmenthetők. Szövegminta választása minden esetben szükséges. A szűrt adatok 3 szinten mutathatók ki. Személlyel kapcsolatos 9. ábra - Levelek előállítása szűrők alapján A személlyel kapcsolatos kimutatások, levelek esetén a megfelelő szűrési feltételek beállításával lehet egy személyre vonatkozó kimutatást készíttetni. A személyi adattárunkban lévő összes személlyel kapcsolatos kimutatások is elkészíttethetők.

55 Pl. a születési időintervallum beállításával egy korosztálynak ki lehet nyomtatni a leveleket, vagy EXCEL táblába a személy alapinformációit. (Név, Születési idő, TAJ szám, Lakcím, a háztartáshoz tartozó gyerekek felsorolása ) Iskolai végzettség, vagy családi állapot, szakképzettség meghatározásával lehet még kombinálni a lekérdezési feltételeket. A Háztartás fül szűrési feltételei 10. ábra - Háztartásra szűrés levelek előállításánál Ebben a menüpontban konkrét családra vonatkozó információt kérdezhetünk le, vagy a háztartásra jellemző adatok megjelölésével szűrhetünk az adatok között. Ha kíváncsiak vagyunk pl. az egy utcában lakó személyekre, akkor ezt is le tudjuk kérdezni, vagy az előző fül szűrési feltételeit is alkalmazva, egyre szűkítettebb listát kaphatunk. Pl.: A Huszár utcában lakó 70 éves személyek listáját is kinyomtathatjuk. Ezen szűrőfeltételek kombinálásával sokrétű lekérdezés, táblázat készíttethető. Képernyőre az Adatkigyűjtés nyomógomb segítségével kerülnek az adatok. A kigyűjtött adatok fül képernyőn megjelennek a szűrőfeltételnek megfelelő adatok, amelyek között még lehet válogatni. A kijelöléssel lehet a felhozott információkon változtatni. Amennyiben a felkínált adatokat levél formátumba kívánjuk kinyomtatni, akkor a levelek megtekintése nyomógombra kell kattintani.

56 11. ábra - Szűrési feltételeknek megfelelő adatok Ha valamilyen kimutatást szeretnénk készíteni, akkor Kigyűjtött adatok mentése EXCEL táblába nyomógomb segítségével tehetjük meg. Ekkor a képernyőn megjelenik a fájl neve, és mentési helye, amelyet külön kell az EXCEL programba megnyitni.

57 12. ábra Információ a mentés sikerességéről 13. ábra - Excel táblázatban a kívánt adatok Az adatok tovább szerkeszthetők a kívánt formátumba az EXCEL program segítségével. Kérelem adatok hozzáadásával is készíttethető 14. ábra - Kérelem szűrés

58 Kérelem adatok hozzáadásával is készíttethetők kigyűjtések. Ugyanúgy a személy és háztartás adatok szűrési lehetősége is megmarad, de tovább bővíthető a beadott kérelmek adatainak szűrésével. Tehát kimutathatjuk egy bizonyos időszakban beadott kérelmekhez kapcsolódó adatokat, illetve ezt jogcímre is le lehet szűkíteni. Szintén az Adatkigyűjtés nyomógomb segítségével tekinthetjük meg az adatokat, amelyeken módosíthatunk, majd elkészíthetjük a leveleket, vagy az Excel táblába történő átemelést. A fenti beállításokat tovább szűrhetjük a Határozat adataival. Az előző információk felhasználásával például RÁT-ra beadott kérelmekre szűrjön a program és csak azokat a személyeket hozza ki, akiknek január hónapban érvényes határozatuk van. Összefoglalva: az önkormányzat részére különböző kimutatások kérdezhetők le, csoportos levelek készíttethetők akár ellátás jogcímenként is. Levelek készítése esetén az etikett címkék is elállíttathatók. KSH adatszolgáltatás A szoftver fejlesztői folyamatos kapcsolatot tartanak a KSH munkatársaival. Az évenként változó statisztikai jelentések módosításait megkapják a Hivataltól. Ennek ismeretében a szoftvert alkalmassá teszik arra, hogy elkészítse az adatlapot, illetve a lemezes feladást. Feltétele, hogy a felhasználó a megfelelő kódszótáras adatokhoz felvezesse a KSH azonosító adatokat, illetve az ellátásokat teljes évben a rendszerrel készítse, számfejtse os kimutatás

59 15. ábra os kimutatás Mágneslemezes feladás: A feladás évenkénti változásával a felhasználók minden év elején megkapják az aktuális program verziót, amely megfelel a KSH adat struktúrájának. Jelenleg ez az adatszolgáltatási kötelezettség szünetel.

60 3. Pénzügyi modul A modulban történik a szociális ügyintézők által meghozott rendszeres és eseti támogatások határozatai alapján az ellátások kifizetése. A pénzügyi előadók feladata a szociális ügyintézők által megkapott határozatok visszaellenőrzése a számítógépes programban. Az ellátás jogcímek havi zárásával a pénzügyi előadók a számfejtési listákat lekérdezik, a szükséges utalásokat elkészítik a modul segítségével. A programmal készíttethető pénztári kifizetés esetén aláíró jegyzék, továbbá a banki terminál felé a floppys feladás. A megfelelő mellékletek papíron is lekérdezhetőek. Hálózati alkalmazás esetén a pénzügyi előadók munkája jelentősen csökken, hiszen az érdemi munka az ellátások megfelelő kifizetésének ellenőrzése lesz. Pénzügyi beállítások Pénzügyi általános adatok A modulban a pénzügyi adatok történeti nyilvántartásra kerülnek. Bármilyen törvényi, jogszabályi változás azonnal felvezethető a megfelelő dátum megadásával, és a program a pénzügyben indított számfejtés alkalmával a megfelelő értékeket fogja kiválasztani. 16. ábra - Általános pénzügyi adatok karbantartása Amennyiben az ellátás jogcím köthető a minimálbérhez, vagy a nyugdíjminimum mértékéhez, úgy figyelemmel be kell állítani az értékeket, mert a számfejtés során a program az itt beállított értékkel fog

61 számolni. Bármilyen járulék fizetési kötelezettség esetén is az értékek ebből az adattárból kerülnek kiszámításra. Támogatási jogcímek pénzügyi beállítása Ezen a képernyőn kell azokat az információkat jogcímenként karbantartani, amelyek után nyugdíjbiztosítást, egészségügyi hozzájárulást kell fizetnie az önkormányzatnak, illetve az ellátásból valamely mértékig letiltás vonható le. 17. ábra - Támogatási jogcímek pénzügyi beállítása A támogatási jogcím kiválasztásával a hozzá tartozó adatok történetileg nyilvántarthatók. Az ellátás jogcím adattárból választható adat, üres mezőben ütött ENTER hatására a megjelenő választó ablakból kell kiválasztani a karbantartani kívánt jogcímet. Új ellátás jogcím felrögzítése a Karbantartó gomb lenyomásakor megjelenő Támogatási jogcímek adatainak karbantartása képernyőn lehetséges. A jogcímhez tartozó adatok karbantartása az Új adat nyomógomb lenyomásakor lehetséges. A már korábban felrögzített adatban bekövetkezett változás rögzítését a Módosítás nyomógomb teszi lehetővé. Téves adatfelvitel esetén törlésre jelölhetjük a Törlés gombbal az adatokat. Törlésre jelölés után a program az értékeket figyelmen kívül hagyja. A törlésre jelölt sorokat a Visszaállítás gomb

62 lenyomásával lehet ismét érvényessé tenni. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni. Hónap zárás / nyitás A menü elérését általában külön felhasználói jogosultsághoz javasoljuk tenni. Abban az esetben, ha már egy jogcímen belül egy hónap lezárásra kerül, akkor a szociális ügyintéző már arra a lezárt időszakra nem vihet fel határozatot, csak a következő lezáratlan időszakra. A pénzügyi kifizetést kell hogy közvetlenül kövesse a hónap lezárása. Addig, amíg a hónap lezáratlan a számfejtési adatokhoz tartozó kérelem, határozat adatok módosíthatók. Újbóli számfejtéssel kell ellenőrizni a javítás helyességét! A rendszer indításakor figyelmesen le kell zárni a támogatási jogcímeket addig az időpontig, amíg a számítógépes feldolgozás indul. A megfelelő jogcím választása a Jogcím váltás nyomógomb segítségével történik. A támogatási jogcím választó ablakból a megfelelő jogcímet ki kell választani, és folyamatosan lezárhatók a kívánt időszakig. 18. ábra - Hónap zárás / nyitás A hónap nyitása különös odafigyelést igényel! Ha a támogatás jogcímre még nem történt meg a tényleges utalás, kifizetés akkor még visszanyithatók az adatok és módosíthatók. A lemódosított adatok miatt a számfejtési adatokat újra le kell futtatni, a listákat le kell kérdezni és vissza kell ellenőrizni. Az utalási, kifizetési listát újra el kell készíteni. A már ténylegesen kifizetett támogatásra vonatkozóan a hónap visszanyitása nem célszerű. Számfejtés

63 A menüpontban az aktuális időszakra lefuttatható a számfejtést készít a program. A meghozott határozatok alapján, figyelve a pénzügyi beállításokra, értékekre, a program elvégzi az ellátottak részére a kifizetendő összeg számítását. A számfejtés csak lezáratlan hónapra futtatható le. Ahhoz, hogy a rendszeres ellátások esetében a következő hónapi adatokat kiszámítassuk a programmal, az előtte levő időszakot le kell zárnunk. A megfelelő jogcím választása a Jogcím választás nyomógomb segítségével történik. A támogatási jogcím választó ablakból a megfelelő jogcímet ki kell választani, és folyamatosan számfejtethetők az adatok. 19. ábra - Aktuális időszakra számfejtés Amennyiben a leszámfejtett adatokba javítást kell eszközölni valamilyen hibás rögzítés miatt, a javítás után a számfejtést tetszőleges sokszor lefuttathatjuk, mindaddig, amíg a számfejtett hónap lezárásra nem kerül. Lekérdezések Számfejtési adatokról lista kérdezhető le a kívánt időszakról a megfelelő szűrőfeltételek beállításával. A képernyő adattartalmát kitöltve a jogcímekről az alábbi információk kérdezhetők le: Pénztári kifizetési jegyzék Utalási lista Összesítés a könyvelés felé. Szűrési alapadatok fül Ezen a képernyőn meghatározható mely jogcímet kívánjuk lekérdezni. A számfejtési év/hónap mező adata felülírható, tehát már pénzügyileg lezárt időszakra eső lista is lekérdezhető.

64 Kifizetési csoport választásával, ha szükséges, elkülöníthetőek a kifizetési listák. Adatösszevonás jelölést akkor alkalmazzuk, ha egy személynek történik több határozat alapján is kifizetés. 20. ábra Szűrési alapadatok számfejtésnél A Számfejtési listán szerepeljen A képernyőn lehetővé váló szűréssel bejelölhetők, milyen információkat szeretnénk a listán megjelentetni a személyeknél. A szűrési feltételekkel beállított lista EXCEL formátumba kiíratatható az útvonal kiírásra látható a bejelölés mellett.

65 21. ábra - Kifizetési mód szűrése számfejtésnél Kifizetési mód szűrése fül Erre a fülre kattintva az adattartalom kitöltésével rendezhetők a számfejtett adatok különböző listákba. Amennyiben pénztári kifizetést kérünk csak le, akkor választhatunk, hogy aláíró jegyzék formában kérjük-e le a listát. A különböző utalások elkészítéséhez az intézmények, posta felé ha szükséges külön-külön elkészíttethetők a listák, az egyéb személy, vagy intézmény választással.

66 A Megtekint nyomógomb hatására megjelenik a képernyőn a nyomtatott formátumú lista. Egy hónapban leszámfejtett egy jogcímhez tartozó ellátottak listája: 22. ábra Kifizetési mód szűrése utáni jegyzék Látható a listán az oszlopokban a támogatás összege, a levonások (TB és nyugdíjbiztosítás, egyéb levonás ), a fizetendő összeg. Amennyiben nem pénztári aláíró jegyzéket kérünk le, akkor a következő oszlopokban megjelenítésre kerülnek az önkormányzat által fizetendő járulékuk is (nyugdíj, eü. hozzájárulás). Az utolsó sorban pedig összesítésre kerülnek a számfejtett adatok. Akkor, ha pénztári kifizetés listáját kérjük le, akkor aláíró jegyzék formában is lehetséges a lista. Ekkor az önkormányzat által fizetendő járulékok helyére az aláírás oszlop kerül, a névvel. Ha nem az igénylő veszi fel az ellátást, akkor a határozatnál megadott kifizetés alanya (személy vagy intézmény) kerül kiírásra.

67 Aláíró jegyzék kérése esetén a számfejtési jegyzék utolsó oldala a pénztári címletjegyzék kerül kinyomtatásra. 23. ábra - Pénztári kifizetések listája Egyéb szűrés fül szűrési lehetőségei A képernyőn lehet még beállítani további szűrési lehetőségeket. Tehát pl. az előző képernyőn beállított ellátás jogcímre vonatkozóan lehet szakképzettség, iskolai végzettség, életkor szerinti lekérdezéseket kezdeményezni. Lehetőség van a rendszeres szociális segélyben részesülő személyekről a támogatás

68 mértékének meghatározásával is listákat készíteni. Ezen szűrési feltételek kombinációjával az önkormányzat különböző jelentéseket, kimutatásokat tud készíteni. 24. ábra - Egyéb szűrési lehetőségek

69 25. Szűrési feltételek utáni jegyzék Ezek a listák ugyanúgy kiírathatók EXCEL formátumba, és szerkeszthetők.

70 Jogcím összesítő Ezt a lekérdezést használják a könyvelés felé történő feladásokra: a. Kimutatás kérdezhető le az egy hónapban történt összes jogcímre történő kifizetésekről. 1. ábra - Jogcím összesítő a ténylegesen kifizetett összegek alapján b. Információ kérdezhető le egy adott időszakra egy jogcímre történő kifizetésekről

71 2. ábra - Egy jogcímre történő összesítési jegyzék c.) Kimutatás készíttethető például az egy időszakban egy családra vonatkozóan kifizetett ellátásokról:

72 3. ábra - családra vonatkozóan kifizetett ellátások kimutatása

73 4. ábra - Szűrés család alapján 5. ábra - Kifizetési mód szűrése A fenti szűrési feltételek kombinálásával a kifizetésekről különböző információk kérdezhetők le. Ezen listák nem szerkeszthetők, csak nyomtathatók és továbbíthatók.

74 A számfejtett adatok alapján készíti el a program a kigyűjtést: 6. ábra - Számfejtett adatok alapján kigyűjtés készíthető A lista utolsó oldalán jelenik meg az összesítés:

75 7. ábra - Összesítés a rendszeres szociális segély alapján

76 8. ábra - Összesítés RÁT Igénylőlap adatainak lekérdezése

77 9. ábra - RÁT igénylőlap adatainak lekérdezése

78 10. ábra - RÁT igénylők összesítése

79 A lista utolsó oldalán található az összesítés: 11. ábra - Pénzügyi összesítés a RÁT igénylők alapján Utalások Amennyiben a felhasználónál a pénzintézeten keresztül történő utalás a jellemző, úgy a program installálásakor fel kell mérni a partner igényét. Ha a felhasználó olyan pénzintézetnél vezeti a pénzforgalmát, amelynek formátumát még a program nem tartalmazza, azt az installálást követően a fejlesztőkkel fel kell vetetni. A Szűrési feltételek beállításával készíthető el az állomány.

80 12. ábra - Szűrési feltételek 13. ábra - Kifizetési mód szűrése

81 Utalás banki terminálon Az ellátás jogcímek utalása a pénzintézeti terminál felé a megfelelő beállítással elkészíttethető. A program a napon belüli sorszám változtatásával a jogcímekre a számfejtés során előállított jegyzéket a pénzintézet által megadott formátumban készül. A Könyvtárváltás nyomógombbal az állomány helyét lehet meghatározni. A program a képernyő alján kiemelve megjeleníti az állomány útvonalát és a nevét, amely az önkormányzat bankszámlaszámából és a napi sorszámból kerül meghatározásra. Az utalandó állományról utalási jegyzék nyomtatható. Az állomány kimásolásával átadható lemezen is az elkészül az állomány. 14. ábra - Szűrési adatok bankszámlás utalásra

82 15. ábra - Utalási jegyzék 4. Gazdálkodási modul Az önkormányzatok minden év végén elkészítik és jóváhagyásra előterjesztik a közgyűlésnek a következő évi költségvetést. A költségvetés tételesen tartalmazza a következő év tervezett szociális ráfordításait. A költségvetés fejezet-címenként tartalmazza a szociális támogatások éves összegét, keretszámait. A segély-keretekkel gazdálkodó szervezet fontos feladata, hogy az adott pénzügyi lehetőségeken belül a lehető legszélesebb körű és színvonalú támogatásokat adjon az arra rászorulóknak.

83 A modul segítségével támogatás jogcímenként figyelemmel kísérhető a segélyezési keret felhasználása, illetve a még rendelkezésre álló összegek naprakész követését teszi lehetővé. A pénzügyi keretösszegek berögzítésével prognosztizálás készíttethető a következő időszakra vonatkozóan. A modul önállóan nem üzemeltethető, mivel a Szociális és a Pénzügyi modulok adatait felhasználva készíti el a kért információkat. Pénzügyi előirányzatok A modulban támogatási jogcímenként berögzíthetők a keret összegek és azok módosításai. Először a támogatási jogcímet kell kiválasztani a törzsadatok közül. A Jogcím mezőben ütött Enter billentyű hatására a választó ablakban megjelennek a már alkalmazott támogatási jogcímek, melyet a Kiválaszt nyomógombbal, vagy az Enterbillentyűvel kell kiválasztani. 16. ábra - Támogatási jogcím választás 17. ábra Adott jogcím előirányzatainak beállítása A tárgyévet automatikusan felkínálja a program.

84 A támogatási jogcím kiválasztása után a jogcímhez tartozó előirányzat adatok az Új adat gomb lenyomásakor történhet. A már korábban felrögzített adatban bekövetkezett változás rögzítését a Módosítás gomb teszi lehetővé. Téves adatfelvitel esetén törlésre jelölhetjük a Törlés gombbal az adatokat. Törlésre jelölés után a program az értékeket figyelmen kívül hagyja. A törlésre jelölt sorokat a Visszaállítás gomb lenyomásával lehet érvényessé tenni. A Jóváhagy gomb lenyomásakor a képernyőn berögzített adatok kiírásra kerülnek az adattáblába. Az Elvet gomb választásakor az eddig berögzített adatok nem kerülnek kiírásra az adattáblába. Az ablakot a Kilépés gomb lenyomásával lehet elhagyni. A dátum mezőbe a rendszerdátum kerül felkínálásra, ami felülírható. Az előirányzott összeg berögzítése után lehet kérni a programtól, az Előirányzott összeg egyenletes felosztása nyomógombbal az összeg havi automatikus felosztását egyenlő részekre. 18. ábra - Összegek beállítása

85 Amennyiben mi szeretnénk berögzíteni a havi változó összegeket, ott a program figyeli, hogy a felosztott havi összegek végösszege egyenlő legyen az előirányzott összeggel. Az eltérés a rögzítési képernyőn mindig kiírásra kerül. A későbbiekben a módosított összegeket is hozzárögzíthetjük a megfelelő jogcímhez a módosítás dátumával A képernyő alsó részén, az ellátáshoz tartozó sorok lesznek láthatóak. 19. ábra - Az ellátáshoz tartozó összegek Gazdálkodási tabló lekérdezése A berögzített előirányzott adatok és a Pénzügyi modul / Számfejtés adataiból kérdezhetők le az információk. A pénzügyileg lezárt időszak adatait veszi alapul a program a kimutatás készítésekor. A tárgyév automatikusan kitöltésre kerül. A lekérdezni kívánt Jogcím választható a törzsből. Meghatározhatunk még szűrési feltételeket. Teljes kifizetésekről kérünk-e kimutatást, vagy figyelembe vegye a program a visszavételezett összegeket is.

86 A kapott listában havi bontásban láthatjuk az előirányzott összegeket, a tényleges kifizetéseket, a maradvány összeget, az eltérést %-ban, a havi kifizetések számát a minimum, maximum és átlag kifizetett összegeket. 20. ábra - Lista a RÁT alapján

87 Amennyiben prognosztizált adatokkal kérjük le a listát, úgy az év végéig kivetítésre kerülnek a berögzített határozatok alapján a támogatási összegek. 21. ábra Lista a prognosztizált adatok alapján Visszavételezés A menüpontban adunk lehetőséget a célba nem ért támogatási jogcímek visszavételezésére. A támogatási jogcím kiválasztása után a célba nem ért támogatás hónapját kell meghatároznunk. Ezen ismérvek alapján a program felkínálja azoknak az ellátottaknak a névsorát, akiknek a választott jogcímre és hónapra volt számfejtett adatuk. A Keresés nyomógomb használatával a keresett személyre

88 állhatunk, és kiválaszthatjuk. 22. ábra - Személy keresése A képernyőn a visszavétel dátumát kell beírnunk. Az adat rögzítésével a kigyűjtéseknél a program figyeli a visszavett összeget, tehát a gazdálkodási tablón a csökkentett kifizetés jelenik meg a 3.

89 hónapban. 23. ábra - Adott név és dátum alapján visszavételezés

90 5. Rendszertechnikai modul 24. ábra - Rendszertechnikai modul Programkarbantartás Program regisztrálása A szoftver telepítésekor a fejlesztő cég végzi el, ekkor kerül beállításra, hogy a felhasználó mely modulokat használja, mely modulokra van használati joga. A felhasználó ezzel az üzenettel találkozik: 25. ábra - Jogosultsági hiba Programparaméterek beállítása / Alap paraméterek Azok a szoftver kezelők, akiknek nincs meg a jogosultsága a menüponthoz, a fenti üzenetet látják. A menüpont karbantartását a rendszergazdai minősítéssel rendelkező felhasználó végezheti el. Vezérelhető a Számfejtési lista aláíró jegyzékének sormagassága, ha az átlagostól nagyobb sortávolságra van szükség az aláírásokhoz.

91 26. ábra - Program paraméterek alap beállítása Számfejtési jegyzéken alapbeállításként szereplő adatokat lehet itt meghatározni. Ezt az alapbeállítást fogja a program a számfejtési jegyzék készítésénél felkínálni, ami jogcímenként ha szükséges módosítható a képernyőn minden lekérdezés előtt. A szövegmintákba a TAJ számok behelyettesítési formáját lehet meghatározni lehetőség legyen a számok tagolására. A bejelöléssel lehet meghatározni, hogy a TAJ számok behelyettesítése során a program alkalmazzon-e hármas tagolást és azt is, hogy szóközökkel, vagy kötőjelekkel tagolja-e a TAJ számot. A hármas tagolás alkalmazásához az első, a kötőjelek alkalmazásához pedig a második jelölőnégyzetet is ki kell pipálni. Programparaméterek beállítása / Rendszertechnikai paraméterek Hálózatos alkalmazás esetén meg lehet határozni a program munkakönyvtárát, ahová az átmeneti munkafájlok kerüljenek. Amennyiben a programot több munkahelyről, több ügyintéző is alkalmazza, úgy célszerű az ügyintézők saját gépére irányítani az átmeneti fájlok készítését, így egy-egy lekérdezés

92 gyorsabb és biztonságosabb lehet. 27. ábra - Rendszertechnikai beállítások Adattár karbantartás Adatmentés Javasolt a rendszer használói számára, hogy időszakonként (hetente, 10 naponta) készítsenek mentést! Adatsérülés esetén ezek a mentett állományok állíthatók vissza! Adatsérülés esetén keressék a fejlesztőket! A mentés a kívánt lemezegységre elvégeztethető. A program a WINMANKO\MENTES könyvtárat kínálja fel, amely felülírható. A fájlnévbe az ADAT könyvtár nevét kínálja fel, amely szintén felülírható, akár a mentés dátumára is. Egy tömörített MNT kiterjesztésű fájl készül el. Lehetőség szerint CD-s mentés is készüljön időszakonként a szervezet Adatvédelmi Szabályzatának

93 megfelelően. 28. ábra - Mentés helye és mentet fájl neve Index táblák helyreállítása/indexelés Gyakori áramszünet, hálózati hiba miatt az adatállományok un. indextáblái könnyen megsérülhetnek. Rendezetlen (nem ABC sorrendbeli nevek, hibás adattárak) észlelése esetén az adatrendezés lefuttatása javasolt. Az adattárak felsorolásánál a dupla egérkattintással kijelöltté tehetjük az összes adattárat, és a Kijelölés nyomógombra kattintva, minden adattár jelölt lesz. Az Indexelés indítása nyomógombra kattintva elindul az indexelés. Sikertelen indexelés, hibaüzenet megjelenése esetén a pontos hibaüzenet kinyomtatásával a rendszer fejlesztőket kell megkeresni.

94 29. ábra - Adatállományok indexelése Struktúra módosítás

95 A programfrissítések során 5. ikonra kattintva jelenik meg a képernyő. A struktúra ellenőrzés nyomógombra kattintva a program elvégzi az állományok ellenőrzését. 30. ábra - Struktúra módosítás Abban az esetben, ha az adatállományoknál nincs szükség módosításra, akkor az alábbi üzenet jelenik meg, nincs semmi tennivaló. 31. ábra - Nincs szükség struktúra módosításra Abban az esetben, ha a rendszert régen nem frissítették a fejlesztők által küldött programmódosításokat, illetve állományváltozásokat esetleg új adatállomány szükséges a programfrissítéshez vagy valamelyik állományt ki kellett egészíteni új mezőkkel akkor jelzi ezt a program. Az ellenőrzés lefuttatása után egy listát lehet kinyomtatni a hiányzó mezők megnevezésével. A kinyomtatás után a fejlesztőket értesíteni kell, és a hiányzó mezőket együtt fel kell rögzíteni! Fejlesztői kapcsolat küldése a fejlesztőnek a 7. ikonra kattintva a programból azonnal levél küldhető a fejlesztőknek. A 7. ikonra kattintva a fejlesztő honlapja jelenik meg. I. Területi szociális gondoskodás IT támogatása A pénzbeli támogatásokon kívül az egyik leggyakrabban alkalmazott ellátási forma. Az ellátás adatigénye, sokban hasonlít a pénzbeli ellátások adatigényéhez. Az adatfeldolgozás folyamata, eljárásai is rendre megegyeznek. A WIN-TSzG rendszerre is a moduláris felépítés jellemző, amelynek eredményeként jelentős mennyiségű adatbevitel takarítható meg. A moduláris felépítés eredményeként a rendszer áttekinthetőbb, világosabb szerkezetű. 1. Általános modul Ebben a modulban kerülnek be a rendszerbe a törzsadatok, azok az adatok, amelyek a rendszer használata során viszonylag ritkán voltoznak. Az általános modul adatait a többi modul is használja, ezáltal a rendszer egységesebb szerkezetű, áttekinthető.