A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA

Átírás

1 A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA BUDAPEST, november TARTALOMJEGYZÉK

2 2 oldal I. rész BEVEZETŐ 3. II. rész Általános rendelkezések 4. III.rész A főiskola gazdálkodásának vezetése és szervezete 12. IV. rész A gazdálkodás rendje 25. V. rész A gazdálkodás főbb területei Pénzügyi és számviteli nyilvántartás, beszámolás 37. Személyi juttatások 38. Munkaadókat terhelő járulékok 41. Működés fenntartás 41. Felhalmozás 43.. Vám-, illeték-és költségmentesség 44.. Pénzforgalom 46. Fizetési módok 46. Gazdálkodás a kincstári vagyonnal 50. Belső szolgáltatások 53. Ellenőrzés 53. Záró rendelkezések 54. I. rész

3 3 BEVEZETÉS A Gazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: GSZ) a Budapesti Műszaki Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) Szervezeti és Működési Szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) melléklete, mely átfogó ismertetést ad a Főiskola és meghatározott szervezeti egységeinek gazdálkodással összefüggő feladatairól, jogairól, kötelezettségeiről. A gazdálkodás jelenti: - az alapfeladatok előírt színvonalú ellátásához szükséges anyagi javak (az oktatás tényleges költségeinek) meghatározását, és a forrásoldal biztosításához szükséges tevékenységet; - a feladatok ellátásához biztosított állami támogatás és az intézmény saját bevételei ésszerű, hatékony, takarékos felhasználásának megtervezését, megszervezését, lebonyolítását; - a feladatok ellátásához rendelkezésre álló javak helyiségek, eszközök, személyi juttatás, infrastruktúra, stb. feladatarányos elosztását, a feladatváltozásokból következő, illetve a hatékonysági követelményeknek megfelelő átcsoportosítását; - a jóváhagyott intézményfejlesztési stratégia anyagi, tárgyi feltételeinek kialakítását; - a ráfordítások szükségességének, az erőforrások hatékony felhasználásának ellenőrzését, minősítését, a ráfordítások költségelemzését; - a kincstári és a főiskolai mindenekelőtt az oktatási, kutatást szolgáló vagyon megőrzését, gyarapítását. A Gazdálkodási Szabályzat hatálya kiterjed a) Szervezetileg: Főiskola valamennyi szervezeti egységére, szervezetére b) A gazdálkodási feladatok szerint: - a decentralizált keretekkel, a Főiskolai Tanács által jóváhagyott támogatással, illetve/vagy saját bevétellel gazdálkodókra; - centralizált (központilag kezelt) keretekkel gazdálkodókra. c) Személyi kört tekintve: - A Főiskolával közalkalmazotti, hallgatói, tanulói, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra; - Meghatározott esetekben a Főiskolával közalkalmazotti, vagy hallgatói jogviszonyban nem álló személyekre.

4 4 II. rész ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. (1) A Főiskola mint állami felsőoktatási intézmény önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező központi költségvetési szerv. Kincstári és saját, felajánlott vagyona van /Ftv. 9/G. (2)/, a központi költségvetés meghatározott előirányzataiból és más forrásokból származó bevételeivel gazdálkodik. A Főiskola azonosító adatai: - PIR törzsszám: AHT azonosítószám: Adóigazgatási szám: Egységes statisztikai számjel: Szakágazati besorolás: Járulékazonosító: TB foglalkoztatás nyilvántartási szám: (2) A Főiskola feladatait alaptevékenységként látja el, és vállalkozási tevékenységet is folytat. a) Alaptevékenység a feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel nem haszonszerzés céljából végzett tevékenység, melyek felsorolását az SZMSZ 5. sz. függeléke tartalmazza; Az alaptevékenység része az a kiegészítő, kisegítő jellegű tevékenység, amelyet az alaptevékenysége feltételeként rendelkezésre álló s e célra csak részben lekötött személyi és anyagi kapacitások fokozott kihasználásával, nem nyereségszerzés céljából végez; b) Vállalkozási tevékenység az alaptevékenység veszélyeztetése nélkül nyereség, (haszon), illetőleg vagyonszerzés céljából ellenérték fejében üzletszerűen (piaci alapon) végzett, az Alapító Okiratban, valamint az SZMSZ-ben rögzített kutatási, fejlesztési, termelési, szolgáltatási, értékesítési tevékenység. A vállalkozási tevékenység részletes szabályozását a Főiskola Tanácsa (a továbbiakban: FT) által jóváhagyott Vállalkozási és Alaptevékenységet Kiegészítő tevékenység Szabályzat (a továbbiakban: AKT) tartalmazza. (3) A Főiskola kincstári költségvetéssel működő kincstári ügyfél. Költségvetése végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) látja el.

5 5 (4) A Főiskola alaptevékenységét a jogszabályokban, a jóváhagyott költségvetésben rögzített keretek között, a rendelkezésre álló támogatás által meghatározott terjedelemben, minőségben végzi. Támogatást meghaladó kiadásai csak saját bevételéből lehetnek. A támogatási előirányzatot meghaladó összegre, illetve a még nem teljesült bevétel terhére kötelezettséget vállalni tilos. Szerződéses munkák esetén bevétel teljesüléséig a kötelezettség vállalás fedezete lehet egyéb szabad pénzeszköz, melyet pontosan meg kell határozni. Ennek hiányában a megelőlegezést a gazdasági főigazgató engedélyezi. (5) Megalapozatlan gazdálkodás, a jogszabályban meghatározott összeget meghaladó tartozásállomány felhalmozása esetén a Pénzügyminiszter a Főiskolához kincstári biztost rendel ki. (6) A Főiskola kezelésében lévő kincstári vagyont értékesíteni, arra zálogjogot, illetve haszonélvezeti jogot alapítani ha törvény vagy kormányrendelet másképp nem rendelkezik kizárólag a Kincstári Vagyoni Igazgatóság (továbbiakban: KVI) jogosult. Ingatlan vásárlás kezdeményezéséhez az Oktatási Minisztérium (a továbbiakban: OM) és a KVI egyetértése szükséges. (7) A Főiskola hitelt nem vehet fel, kezességet nem vállalhat, értékpapírt nem vásárolhat, váltót nem bocsáthat ki és nem fogadhat el. (8) A Főiskola: - alapítványt nem alapíthat, ahhoz nem járulhat hozzá; - alapítvány által ellátott feladattal összefüggő kifizetésre évi 5 millió forintértékhatárig kötelezettséget vállalhat, illetve kapacitásának rendelkezésre bocsátásával elért bevételét a kiadások megtérítése mellett átengedheti ha ez a feladat a Főiskola feladatai ellátásával és tevékenységi körével összhangban áll; Alapítvány javára tett kötelezettségvállaláshoz a Főiskolai Tanács (továbbiakban: FT) jóváhagyása szükséges. (9) A Főiskola saját foglalkoztatottai és munkavállalói érdekképviseleti szervezeteit, valamint az oktatási, kulturális, szociális és sport tevékenységét segítő szervezeteket a költségvetésében jóváhagyott összeggel támogathatja. (10)A Főiskola gazdasági társaságot, közhasznú társaságot csak az OM, a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: PM) egyetértésével kiadott engedélye alapján alapíthat, illetve ezek engedélyével szerezhet társaságokban

6 6 érdekeltséget. Az intézmény csak olyan gazdasági társaságban vehet részt, amelyben felelőssége nem haladja meg vagyoni hozzájárulásának mértékét. A kérelmet az OM-nek az indítványozó részletes üzleti tervét tartalmazó, a kincstári vagyon esetleges használatát rögzítő, forrást (saját bevételt) megjelölő javaslata alapján a Főiskola vezetője (a továbbiakban Rektor) terjeszti fel. (11)A Főiskola gazdálkodása bruttó elszámolási rendben folyik, a térítményezés tilos. Bevételt nem lehet sem kiadáscsökkentő tételként, sem korábbi kiadás megtérüléseként elszámolni. (12)A Főiskola közalkalmazottai, illetve az alkalmazottak vállalkozásai a nem intézményi feladatokkal összefüggésben igénybe vett intézményi erőforrások (helyiség, eszköz, telekommunikáció, stb.) ellenértékét, illetve szolgáltatások (pl. másolás) díját kötelesek megtéríteni. (AKT szabályzat szerint) (13)A Főiskolát vállalkozások, egyesületek, alapítványok székhelyéül és telephelyéül bejelenteni a rektor engedélyével lehet, csak a gazdasági főigazgató javaslatára. A bejelentés elmulasztása a szerződés azonnali hatályú felbontását vonja maga után, melynek anyagi konzekvenciái a bejelentést elmulasztó szervezeti egységvezetőt terheli. 2. (1) A Főiskola gazdálkodásának alapja az OM keretszámain belül, a Főiskolai Tanács által jóváhagyott Intézményi elemi költségvetés. A Főiskola elemi költségvetésének előirányzati keretszámait az OM mint felügyeleti szerv a Magyar Köztársaság éves költségvetésében elfogadott előirányzatok és szabályok szerint, illetve azok keretei között állapítja meg, elkészítéséhez szempontokat ad és jóváhagyja. Az elemi költségvetés magába foglalja : a) a Főiskola azonosító adatait és feladatait, valamint a költségvetési évre vonatkozó ún. költségvetési alapokmányt, b) a kiadásokat és a bevételeket kiemelt előirányzatonként és ezen belül részletes előirányzatonként, c) a kiadások és a bevételek tevékenységenkénti, szakfeladatonkénti (az azonos szakmai tevékenységgel összefüggő előirányzatok) részletezését, d) a személyi juttatásokat és a létszámösszetételt, e) a költségvetési feladatmutatókat és a költségvetési mutatószámokat.

7 7 Az elemi költségvetésben mind az alap, mind a vállalkozási tevékenység tekintetében a bevételi és kiadási előirányzatok főösszegének külön-külön meg kell egyeznie. (2) A kiemelt előirányzatok (a költségvetési törvény szerinti részletezésben) a) Kiadási előirányzatok (előirányzati főösszeg): működési kiadások: - személyi juttatások, - munkaadókat terhelő járulékok, - dologi kiadások (ezen belül az egyéb folyó kiadások), - ellátottak pénzbeli juttatásai, egyéb működési célú támogatások, kiadások; felhalmozási kiadások: - intézményi beruházási kiadások, - felújítási kiadások, - egyéb intézményi felhalmozási kiadások, - központi beruházások, - pénzügyi befektetések módosításai, - hitelek, kölcsönök nyújtása és törlesztése. b) Bevételi előirányzatok (előirányzati főösszeg): költségvetési támogatás, működési bevételek, felhalmozási bevételek, átvett pénzeszközök: - működésre, - felhalmozásra, kamat bevételek, hitelek, értékpapírok, támogatási kölcsönök visszatérülése és igénybevétele. (3) A funkcionális előirányzatok: a) Hallgatói előirányzat Az államilag finanszírozott felsőfokú képzésben az állami felsőoktatási intézményekben magyar állampolgárságú és nemzetközi megállapodás vagy jogszabály alapján azzal azonos elbírálás alá eső külföldi állampolgárságú, első akkreditált iskolai rendszerű felsőfokú szakképzésben; első alapképzésben; illetőleg első kiegészítő alapképzésben; valamint első szakirányú továbbképzésben részt vevő nappali tagozatos hallgatók, továbbá az első doktori képzésben nappali

8 8 tagozaton résztvevők képesítési követelmények szerinti tanulmányi időszakára nyújtott normatív támogatás. A hallgatók állami támogatására szolgáló normatív előirányzatot az előző bekezdésben megjelöltek átlag létszáma és a költségvetési törvényben az egy főre megállapított hallgatói normatíva, illetve a doktori képzésben résztvevők támogatási normatívája határozza meg. A hallgatói előirányzat része, továbbá a köztársasági ösztöndíj, a tankönyvés jegyzettámogatás, a diákotthoni (kollégiumi) elhelyezés, a lakhatási támogatás, sporttámogatás, valamint a hallgatók pénzbeli és természetbeni juttatásaira fordítható egyéb állami támogatás, továbbá az ilyen célra fordítható, különböző alapítványoktól, vállalkozásoktól átvett pénzek. b) Képzési és fenntartási előirányzat A finanszírozási csoportonkénti normatíva és a finanszírozási csoportonkénti egyenértékű hallgatólétszám szorzatának összege, illetve az elemi költségvetésben képzési és fenntartási előirányzatként rendelkezésre álló előirányzat, valamint: az államilag finanszírozott képzésben részt vevő hallgatók által fizetett: - tandíj, - kiegészítő tandíj, - késedelmi díj, - költségtérítés az eljárási díjbevételek; a létesítmény fenntartással összefüggő térítési és szolgáltatási díjbevételek és egyéb bevételek. A képzési és fenntartási normatíva magába foglalja: - a különböző finanszírozási csoportok képesítési követelmények szerinti oktatási, illetve az oktatástól el nem különíthető kutatási, működési, fenntartási feladatok, valamint - Az oktatástól elkülöníthető intézmény-fenntartási, működési, feladatok költségvetési támogatással elismert személyi és dologi kiadásait. c) Feladatfinanszírozási előirányzat Az OM által meghirdetett programokhoz, valamint az intézmény oktatáshoz kapcsolódó célprogramjaihoz vagy azt kiegészítő tevékenységeihez pályázat útján, meghatározott időszakra szóló, elszámolási kötelezettséggel elnyert költségvetési támogatás.

9 9 Bármilyen típusú szerződés a programban résztvevő személly(ek)el a személyi juttatás keret terhére csak határozott időre, a program befejezésének határidejéig köthető. d) Kutatási előirányzat A tudományos kutatásra, műszaki fejlesztésre, tudományos műhelyek működtetésére az OM által meghatározott teljesítménymutatók alapján nyújtott támogatás, illetve a kutatási célú egyéb támogatások, átvett pénzeszközök. e) Fejlesztési előirányzat Az intézmény beruházási, felújítási, infrastruktúra-fejlesztési kiadásaihoz biztosított támogatás, saját bevétel, valamint az e célra átvett pénzeszköz. (4) A kiadások és bevételek szakfeladatonkénti részletezését és azok tartalmi meghatározását a Számlarend tartalmazza. (5) A Főiskola minden bevétele és kiadása az elemi költségvetés része. Az elemi költségvetést funkcionális és szakfeladatonkénti bontásban is támogatást és a saját (átvett) bevételeket elkülönítve elkell készíteni. (6) A költségvetési támogatási előirányzat csak az alaptevékenységre és az azzal összefüggő igazgatási, működési, üzemeltetési, szolgáltatási kiadásokra (közvetett-, általános költségek), illetve felhalmozásra, vagy jogszabályban meghatározott célfeladatra használható fel. (Vállalkozási tevékenység támogatására nem.) 3. (1) A Főiskola bevételi és kiadási előirányzatai évközben a felügyeleti szerv által, illetve saját hatáskörben módosíthatók., a következők szerint: a) A felügyeleti szerv: A Főiskola előterjesztésére: - egyszeri vagy tartós jelleggel pótelőirányzatot vagy új előirányzatot engedélyezhet, - a felhalmozási előirányzaton belül (felújítás, beruházás) átcsoportosítást engedélyezhet, - a jóváhagyott bevételi előirányzaton felüli többletbevételre vonatkozó előirányzat-módosítást, a kiadási előirányzatok egyidejű emelésével,

10 10 a bevételek tervezettet meghaladó növekedése esetén növelheti a saját bevételi előirányzatot a kiadási előirányzat változatlansága mellett, a támogatási előirányzat egyidejű csökkentésével, a kiadási és az ahhoz kapcsolódó bevételi előirányzatok növelésével többletfeladatot rendelhet el, a feladatok, illetve bevételek elmaradása esetén, a bevételek és kiadások előirányzatát a támogatási előirányzat egyidejű változtatásával vagy változtatása nélkül csökkentheti. b) A Főiskola saját hatáskörben: a bevételi és kiadási előirányzat fő összegét, a kiemelt előirányzatokat, és a megfelelő részelőirányzatokat a felügyeleti szerv és a Kincstár egyidejű tájékoztatása mellett felemelheti: - az előirányzat-maradványából, ha a kiadás az előző évben vállalt kötelezettségek áthúzódó teljesítésével függ össze, egyéb esetben csak a maradvány OM által történő jóváhagyását követően /19. /, - a vállalkozási tartalékából, (2) Az évközi nem céljellegű pótelőirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodó egységek közötti felosztásáról a főigazgató javaslata, az FT egyetértése alapján a főiskolai rektor dönt. A céljellegű pótelőirányzatokról a Tanácsot tájékoztatni kell. 4. (1) A Főiskola bevételeinek fogadása, kiadásainak teljesítése beleértve a készpénz felvételt is a Kincstárnál vezetett számláin keresztül történik. (2) A Főiskola számláit a 24 pozíciós pénzforgalmi jelzőszám, a műveleteket és a kiemelt előirányzatokat a kincstári tranzakciós kódok (KTK) azonosítják. (3) A főiskola számlái: Az előirányzat-felhasználási keretszámlák. Ezeken a számlákon írja jóvá, illetve terheli meg a Kincstár az OM egyetértésével megnyitott havi támogatási kereteket, az intézményt megillető és előző napon beérkezett bevételeket (beleértve a devizaszámlákon bonyolított kiadásoknak megfelelő összegű forint-bevételeket is), illetve a teljesített kiadásokat, átutalásokat.

11 11 A fedezetbiztosítási számla a pénzügyi biztosítékok elkülönített kezelésére szolgál. (Több fedezetbiztosítási számla is az igényeknek megfelelően nyitható.) A célelszámolási forintszámla külföldi segélyek és adományok forintban történő elkülönített kezelésére szolgál. További számla csak abban az esetben nyitható, ha az adományozó a külön számlán történő kezelést kikötötte. A központi beruházások előirányzat felhasználási számla a központi beruházásokkal összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. A feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámla a feladatfinanszírozással összefüggő előirányzatok pénzforgalmának lebonyolítására szolgál. Az előzőeken túl: a munkáltatói lakásépítés, lakásvásárlás támogatásával összefüggő pénzügyi műveleteket OTP RT-nél vezetett, Lakásépítés-, és vásárlás munkáltatói támogatása elnevezésű számlán kell lebonyolítani. A külföldről devizában érkező bevételeket, ha azok szerződés szerinti felhasználása is devizában történik, valamint a segélyt, adományt, ajándékot ha az adományozó feltételként szabta devizaszámlán kell kezelni. Devizaszámlát a Kincstárnál lehet nyitni, illetve vezettetni. A hitelintézetnél vezetett devizaszámlákat a program megszűnését követően meg kell szüntetni. A hitelintézeteknél vezetett devizaszámláról történt felhasználásról Ft-ban a Kincstár által e célra rendszeresített bizonylaton a GMF Költségvetési és Pénzügyi Osztálya a számla terhére történő kifizetést követő 3 munkanapon belül köteles adatot szolgáltatni. (4) A Főiskolának, illetve szervezeteinek a (3) bekezdésben megjelölteken kívül más számlái nem lehetnek. A Főiskola bármilyen forrásból származó bevételét, pénzeszközeit, - amikortól azok az intézményt megilletik valamint minden kiadását kizárólag ezeken a számlákon szabad kezelni.

12 12 III. rész A FŐISKOLA GAZDÁLKODÁSÁNAK VEZETÉSE ÉS SZERVEZETE 5. (1) A Főiskola egységes gazdálkodó szervezet. A többkarú és területileg is erősen tagolt Főiskolán a gazdálkodása gyorsabb és rugalmasabb végrehajtás érdekében részben decentralizált. (2) A Budapesti Műszaki Főiskola, mint gazdálkodó szervezet az alábbi önállóan gazdálkodó szervezeti egységekre tagozódik: Bánki Donát Gépészmérnöki Főiskolai Kar (BGK) Kandó Kálmán Villamosmérnöki Főiskolai Kar (KVK) Keleti Károly Gazdasági Főiskolai Kar (KGK) Neumann János Informatikai Főiskolai Kar (NIK) Rejtő Sándor Könnyűipari Mérnöki Főiskolai Kar (RKK) Könyvtár (KÖVT) Kollégium (KOL) Rektori Hivatal (RH) Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF) Főiskolai Hallgatói Önkormányzat (FHÖK) (3) Az SZGTI mint sajátos gazdálkodó egység, költségvetését két forrás biztosítja: a) az épületei üzemeltetésével, fenntartásával és felújításával kapcsolatos költségek külön kerülnek megtervezésre, melyet a Főiskolai Tanács hagy jóvá. Ezen kerettel az intézet önállóan gazdálkodik. b) A szakmai feladatok ellátásához szükséges forrásokat az érintett önálló gazdálkodó egységek biztosítják saját költségvetésük terhére. (Karok, Könyvtár, Kollégium.) (4) A Főiskola gazdálkodási tevékenységét a Rektor, a gazdasági Főigazgató, és a (2) pontban felsorolt Önállóan Gazdálkodó Szervezeti egységek vezetői irányítják. A Rektor és a Gazdasági Főigazgató felelőssége egyetemleges, a BMF egészére kiterjed, míg az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek vezetőinek felelőssége az általuk irányított egységre vonatkozóan áll fenn. 6. (1) A főiskola Rektora a BMF törvényes képviselője, az intézmény egyszemélyi felelős vezetője. Teljes hatáskörét és feladatkörét a SZMSZ rögzíti.

13 13 A Rektor gazdálkodási feladatainak végrehajtása során ezekből következően felelős: a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért; a rendelkezésre álló anyagi eszközök feladattal arányos felosztásának biztosításával; b) a gazdálkodási lehetőségek és kötelezettségek összhangjáért; c) a Főiskola gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, valamint információ szolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért; d) a Főiskola számviteli rendjéért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért; e) a Főiskola feladatai ellátásához a vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért; f) a Főiskolai Tanács és az érdekvédelmi szervezetek gazdálkodással kapcsolatos jogosultságainak érvényre juttatásáért; g) a Főiskola humánpolitikájában a szakmai követelmények és gazdasági lehetőségek összhangjának megteremtéséért. (2) A rektort gazdálkodási feladatainak végrehajtásában alapvetően a gazdasági főigazgató, a belső ellenőrzés, a Rektori Hivatal apparátusa, a rektorhelyettesek és az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek vezetői segítik. 7. (1) A gazdasági főigazgató, az intézmény működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok fő felelőse és e tekintetben a rektor helyettese. (2) A gazdasági főigazgató, a főiskolai rektornak közvetlenül alárendelten, a vonatkozó jogszabályok, országos hatáskörű szervek rendelkezései, valamint a FT, illetve a Rektor jogkörébe tartozó döntések figyelembevételével a) szervezi, koordinálja és ellenőrzi a Főiskola költségvetési és egyéb központi bevételekkel való gazdálkodását, a GMF ügyviteli tevékenységét; b) megtervezi a költségvetési és egyéb központi pénzügyi forrásokat és költségvetési előterjesztést állít össze, majd benyújtja azt jóváhagyásra a FT-nak. Jóváhagyás után a főiskolai és a kari vezetéssel együttműködve biztosítja az anyagi- pénzügyi eszközök rendeltetésszerű gazdaságos és célszerű felhasználását;

14 14 c) biztosítja a főiskolai beruházások szakszerű megszervezését és lebonyolítását, továbbá a Főiskola épületeinek állagmegóvását és szakszerű karbantartását; d) gondoskodik a főiskolai bérgazdálkodás pénzügyi lebonyolításáról; e) gondoskodik a Főiskola gazdasági- pénzügyi kötelezettségeinek teljesítéséről, követeléseinek érvényesítéséről; f) megszervezi és ellenőrzi a tervezést, a gazdálkodást, a számvitelt és az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszert, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitelt, kialakítja a kötelezettség vállalás és utalványozás rendjét, biztosítja a gazdálkodási és pénzügyi jogszabályok végrehajtását, betartását; g) biztosítja a Főiskola gazdálkodási tevékenységgel összefüggő szabályzatainak kidolgozását; h) végrehajtja a munka-, tűz- és vagyonvédelemmel kapcsolatban rá háruló feladatokat, felügyeli a gondnoki tevékenységet; i) pénzügyi- gazdasági kérdésekben folyamatos tájékoztatással segíti a Főiskola vezetőinek munkáját; j) gazdasági ügyviteli szolgáltatást nyújt a szervezeti egységeknek, azok bevételszerző tevékenysége elősegítésére; k) a pénzügyi év lezárását követően beszámol a Főiskola előző évi gazdálkodásáról; l) megszervezi és felügyeli a Főiskola szociálpolitikai tevékenységét (üdültetés, orvosi ellátás, étkeztetés, stb.); m) munkáltatói jogot gyakorol a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság alkalmazottai tekintetében; n) szakmailag felügyeli a kari gazdasági csoport tevékenységét; o) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket számára jogszabály, szabályzat, főiskolai tanácsi határozat és a főiskolai rektor meghatároz. (3) A gazdasági főigazgató felelőssége nem érinti a rektor, illetve az egyes ügyekért felelős vezetők, közalkalmazottak felelősségét. 8. (1) A kari főigazgató a kar törvényes képviselője, az adott szervezeti egység egyszemélyi felelős vezetője. Teljes hatáskörét és feladatkörét az SZMSZ rögzíti. A kari főigazgató gazdálkodási feladatainak végrehajtása során ezekből következően felelős:

15 15 a) a karon folyó képzési és tudományos kutatási és gazdasági tevékenység irányításáért, összehangolásáért, ellenőrzéséért, a kar rendelkezésére bocsátott anyagi eszközök feladattal arányos felosztásának biztosításával; b) a Főiskola gazdálkodásának tervezéséhez, beszámolási kötelezettségeihez szükséges információk határidőre történő hiteles szolgáltatásáért; c) a kari gazdálkodási keretek időarányos felhasználásainak betartásáért, betarttatásáért, a kötelezettség vállalások pontos naprakész nyilvántartása segítségével; d) a kar bevételi előirányzatainak pontos, határidőre történő teljesítéséért; e) a kar kezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért; f) a Kari Tanács és az érdekvédelmi szervezetek gazdálkodással kapcsolatos jogosultságainak érvényre juttatásáért; g) a kar humán-politikájában a főiskolai irányelvekben megfogalmazott követelmények és a kar gazdasági lehetőségeinek összhangban tartásáért. h) A havi létszám- és bérgazdálkodásért. 9. (1) A Főiskolai Hallgatói Önkormányzat (FHÖK) a hallgatók érdekképviseletét ellátó sajátos szervezeti egysége a Főiskolának. Törvényi előírásokon és jogszabályokon alapuló tevékenységének körét és jogosultságait a BMF szabályzatai és az FHÖK szervezeti és működési szabályzata részletesen tartalmazzák. (2) Az FHÖK működéséhez és feladatainak elvégzéséhez szükséges alapvető tárgyi és anyagi feltételeket a Főiskola a költségvetéséből biztosítja, amelynek jogszerű felhasználását a Rektor ellenőrzi; (3) A Hallgatói Önkormányzat egyéb bevételei a Főiskola szabályzataiban meghatározott módon származhatnak vállalkozási tevékenységekből, a hallgatók hozzájárulásából és más forrásokból; (4) A Hallgatói Önkormányzat hallgatói közösségi, kulturális és művelődési rendezvények céljából a Főiskola szabályzataiban foglaltaknak megfelelően használhatják a Főiskola helyiségeit és tárgyi eszközeit; (5) A Főiskola Hallgatói Önkormányzatát az FHÖK elnöke képviseli a Főiskola vezetése, testületei és külső fórumok előtt. (6) Az FHÖK elnöke a gazdálkodás területén felelősséggel tartozik:

16 16 a) a gazdálkodás megszervezéséért, az éves cselekvési programhoz kötődő költségvetési terv összeállításáért, elfogadtatásáért; b) a Főiskola számviteli és bizonylati rendszerébe illeszkedő ügyvitel megvalósításáért, a GMF részére történő folyamatos adatszolgáltatásért; c) a hallgatói támogatások odaítélésében előírt HÖK közreműködés szabályszerű megszervezéséért és ellenőrzéséért, az erről szóló dokumentumok szakszerű elkészítéséért és irattárózásáért; d) a pénzügyi év lezárását követően gondoskodik az éves beszámoló jelentés készítéséért, elfogadtatásáért; e) a HÖK vagyonának megőrzéséért, rendeltetésszerű felhasználásáért. 10. (1) A Könyvtár munkáját a könyvtárigazgató irányítja, akit a telephelyi könyvtárvezetők közül a Rektor nevez ki. Feladatkörét a BMF Könyvtárának Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza. (2) A könyvtárigazgató gazdálkodási feladatai során ebből eredően felelős: a) a BMF fejlesztésével összhangban, a Könyvtár fejlesztési terveinek költségvetésének elkészítéséért; b) a Főiskola gazdálkodásának tervezéséhez, beszámolási kötelezettségeihez szükséges információk hiteles szolgáltatásaiért; c) a Könyvtár gazdálkodásának rendjéért, vagyonának megőrzéséért, a gazdálkodási keretek rendeltetésszerű felhasználásáért; d) a Könyvtár gazdálkodási kerete időarányos felhasználásának betartásáért, betarttatásáért, a kötelezettségvállalások pontos, naprakész nyilvántarttatása segítségével. 11. (1) A BMF Budapesti Kollégiumának törvényes képviselője a Kollégium Igazgató. Teljes hatáskörét és feladatkörét a kollégiumi SZMSZ rögzíti. (2) A kollégium igazgató gazdálkodási feladatainak végrehajtása során ebből eredően felelős: a) a Kollégium működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételek megtervezéséért, a felújítási, fejlesztési és beruházási tervek összeállításáért;

17 17 b) a Főiskola gazdálkodásának tervezéséhez, beszámolási kötelezettségeihez szükséges információk határidőre történő hiteles szolgáltatásáért; c) a Kollégium gazdálkodási kerete időarányos felhasználásának betartásáért, betarttatásáért, a kötelezettségvállalások pontos, naprakész nyilvántarttatása segítségével; d) a Kollégium gazdálkodásának rendjéért, tulajdonának védelméért, állagának megőrzésért; e) a tagkollégiumok szabad férőhelyeinek és helyiségeinek a főiskolai szabályzatokban foglalt hasznosításáért; f) a Kollégium humánpolitikájának a gazdasági lehetőségeket figyelembe vevő irányításáért. 12. REKTORI HIVATAL (1) A Rektori Hivatal a Főiskolán működő olyan önálló szervezeti egység, amely a főtitkár irányításával ellátja a főiskolai szintű ügyviteli teendőket, oktatással- és kutatásszervezéssel, nemzetközi együttműködéssel összefüggő igazgatási feladatokat, segíti a Főiskola vezetőinek, testületeinek, bizottságainak munkáját. A Rektori Hivatal hajtja végre a rektor és a rektor-helyettesek jogkörébe tartozó gazdálkodással összefüggő döntéseket, a rendelkezésére bocsátott decentralizált keretek felhasználásával. A főtitkár, a rektor-helyettesek a rektor által átruházott hatáskörben utalványozási jogkörrel rendelkeznek a decentralizált gazdálkodási keretek felhasználásával. (2) A főtitkár a rektornak közvetlenül alárendelten irányítja a Rektori Hivatal munkáját és a munkáltatói jogokat az illetékes rektor-helyettesek egyetértésével gyakorolja a Rektori Hivatal szervezeti egységeinek dolgozói vonatkozásában. (3) A Rektori Hivatal feladatait az alábbi, nem önálló szervezeti egységekben látja el: *Igazgatási Osztály, *Oktatási Osztály, *Információs Osztály.

18 18 (4) Az Igazgatási Osztály az osztályvezető közvetlen irányításával ellátja a) a rektor, a rektor-helyettesek, a főtitkár, a belső ellenőrzés, a jogtanácsos ügyvitel-adminisztrációs feladatait; b) a központi iktatási, irattárózási feladatokat, továbbá a különböző főiskolai bizottságok, testületek ügyviteli-adminisztrációs feladatait; c) a Főiskolai nemzetközi kapcsolatokkal, külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos ügyintézői, ügyvitel-adminisztrációs feladatokat; d) a Főiskola PR tevékenységét, a különböző protokolláris és reprezentációs feladatait az állami és a főiskolai ünnepségekkel, rendezvényszervezéssel kapcsolatos feladatokat; e) a Főiskola egységes teremgazdálkodásának biztosítását; f) a Főiskola humánpolitikai döntéseivel összefüggő ügyviteli és nyilvántartó feladatokat, valamint g) a tanfolyami és továbbképzési feladatokkal kapcsolatos központi ügyviteli, szervezési, adminisztrációs feladatokat; h) a pályázati tevékenységgel összefüggő feladatokat, a Pályázatai Iroda közreműködésével (5) Az Oktatási Osztály az osztályvezető közvetlen irányításával koordinálja a karok oktatási osztályainak alábbi tevékenységét a) a főiskolai hallgatók tanulmányi és vizsgaügyeivel, társadalombiztosítási, tandíj-, ösztöndíjügyeivel és egyéb szociális támogatásával kapcsolatos ügyviteli és szervezési feladatokat a főiskolai felvételitől az oklevél megszerzéséig; b) a hallgatói információs rendszer működtetését, adatbázisának karbantartását, kredit rendszer működtetését; c) a hallgatók tanulmányi, szociális, órarendi nyilvántartását; d) a Tanulmányi Bizottság ügyviteli-adminisztrációs feladatait. Az Oktatási Osztály tevékenységét külön ügyrend alapján végzi. (6) Az Információs Osztály az osztályvezető közvetlen irányításával ellátja a) a főiskolai információs rendszerek, a számítógépes hálózat és a központi számítógépes rendszer fejlesztését és üzemeltetését; b) a főiskolai információs rendszerek felügyeletét, adatbázisának karbantartását, és biztosítja a döntés-előkészítéssel, illetve végrehajtással kapcsolatos információk rendelkezésre állását; valamint adatszolgáltatást.

19 A GAZDASÁGI ÉS MŰSZAKI FŐIGAZGATÓSÁG (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF) a Főiskolán működő olyan önálló főiskolai szintű szervezeti egység, amely a gazdasági főigazgató közvetlen irányításával gazdasági és műszaki szolgáltatási feladatokat látja el. A GMF segíti a Főiskola vezetőinek, testületeinek, önálló szervezeti egységeinek és az ezek által felkért bizottságok munkáját. (2) A Gazdasági és a Műszaki Főigazgatóság a Főiskolai Tanács által jóváhagyott ügyrend, valamint a Főiskola gazdálkodási szabályzata alapján működik. A gazdasági főigazgató munkáját két helyettes a főkönyvelő és a főmérnök segíti. Feladataikat a gazdasági főigazgató közvetlen irányításával látják el. A közöttük lévő feladat megosztást a GMF ügyrendje tartalmazza. (3) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság gazdálkodással összefüggő feladatait a főkönyvelő közvetlen irányításával az alábbi egységekre tagozódva látja el: *Bér- és Munkaügyi Osztály, *Költségvetési és Pénzügyi Osztály, *Számviteli Osztály. (4) Bér- és Munkaügyi Osztály az osztályvezető irányításával ellátja: a) a munkaügyi feladatokat, a személyügyi teendőket; b) az illetmény és egyéb juttatásokkal, a társadalombiztosítási szolgáltatásokkal, az SZJA-val és a nyugdíj-előkészítéssel összefüggő feladatokat; c) az egyéb adatszolgáltatásokkal és statisztikai jelentésekkel összefüggő teendőket. (5) A Költségvetési és Pénzügyi Osztály az osztályvezető irányításával ellátja: a) a költségvetési tervezéssel, az előirányzatok nyilvántartásával, a pénzforgalommal, a kötelezettségek teljesítésével, a követelések behajtásával összefüggő feladatokat; b) a kincstári adatszolgáltatással és a pénzügyi forgalommal kapcsolatos feladatokat; c) a költségvetési pénzügyi keretek a Főiskolai Tanács és a szabályzatok szerinti felosztását az önálló szervezeti egységek között, azok elszámolását;

20 20 d) kezeli a különféle pályázati és egyéb pénzügyi kereteket, devizaszámlákat, biztosítja a beruházások pénzügyi bonyolítását; e) felelős a különféle statisztikák és egyéb adatszolgáltatások teljesítéséért; f) pénztárt működtet. (6) A Számviteli Osztály az osztályvezető irányításával ellátja: a) a főkönyvi és analitikus nyilvántartás feladatait, és vagyon-nyilvántartását és leltározását; b) felelős a költségvetési beszámolók összeállításáért, az előirányzat maradvány és az eredmény megállapításáért; c) kezeli a devizaszámlákat, ellátja a feladatfinanszírozással és a központi beruházások megrendelési feladatait; d) gondoskodik a bizonylati fegyelem betartásáról; e) felelős különböző statisztikák és egyéb adatszolgáltatások teljesítéséért. (7) A Főmérnöki Iroda feladata a főmérnök közvetlen irányításával az oktatás tárgyi feltételeinek biztosítása, így: a) a felújítások, rekonstrukciók tervezése, műszaki bonyolítása; b) az üzemeltetéssel összefüggő feladatok ellátása, a megfelelő karbantartások, javítások, ügyelet biztosítása, a gondnoki hálózat működtetése; c) a szükséges anyagok, eszközök beszerzése, raktározása; d) a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok ellátása; e) a gépjárművek üzemeltetése, hasznosítása, a felesleges készletek selejtezése; f) a beszerzési, üzemeltetési, fenntartási pénzügyi keretek, kezelése; g) a munka-, polgári-, tűzvédelemmel kapcsolatos feladatok ellátása; h) a Főiskola energiagazdálkodással összefüggő tevékenységének biztosítsa; i) a Főiskola ügyviteli tevékenységéhez szükséges sokszorosítási feladatok ellátása, jegyzetek-, oktatási segédletek, stb. előállítása a sokszorosító üzem útján; j) belső és külső adatszolgáltatásokat, statisztikai jelentéseket; k) a főiskolai üdülők üzemeltetése. (8) A Budapesti Műszaki Főiskola műszaki üzemeltetési, illetve gondnoki feladatait - a főmérnök közvetlen felügyelete mellett az alábbi telephelyi osztályok látják el: *Óbudai Műszaki Osztály, *Józsefvárosi Műszaki Osztály

21 21 * Nyomda - az SZGTI irányításával felügyeli a székesfehérvári feladatokat. 14. KAROK (1) A Karok a Főiskola külön igazgatással rendelkező önálló szervezetei, ahol a Főiskola alaptevékenységéhez tartozó oktatási és kutatási feladatok, valamint az alaptevékenységen kívüli oktatási, kutatási és szolgáltatási feladatok végrehajtása folyik. A karok fejlesztik, fenntartják és folyamatosan korszerűsítik a gyakorlati oktatást és kutatást szolgáló laboratórium-műhely rendszert. A Főiskola karai az oktatás, a kutatás terén önálló oktatási szervezeti egységekre, az Intézetekre tagozódnak. (2) Az intézetek önálló oktatási szervezeti egységek, amelyek egy vagy több szakterület oktatására, illetve a kutatás hatékony összehangolása érdekében létesülnek, és közvetlenül fejlesztik és működtetik szakterületeik laboratóriumait. (3) A karok decentralizált gazdálkodását a kari főigazgatók irányításával a kari hivatalok és az intézetek végzik. A decentralizált keretből biztosítani kell a kar szakmai feladatainak ellátását. A kar kizárólagos használatában lévő eszközök karbantartását, fejlesztését a laboratóriumok üzemeltetését, kivéve közüzemi díjakat. (4) A Kari Hivatal a karokon működő olyan önálló szervezeti egység, amely a hivatal vezetőjének irányításával ellátja a kari szintű igazgatási-szervezési és oktatási ügyviteli adminisztrációs és gazdálkodási feladatokat, amennyiben a Főiskolai SZMSZ kiegészítését képező kari SZMSZ másképp nem rendelkezik. a) A Kari Hivatal vezetője irányítja a hivatal munkáját és a munkáltatói jogokat a kari főigazgató egyetértésével gyakorolja a Kari Hivatal dolgozói vonatkozásában. b) A Kari Hivatal feladatait az alábbi, nem önálló szervezeti egységekben látja el: *Igazgatási Csoport, *Tanulmányi Osztály, *Gazdasági Csoport. c) Az Igazgatási Csoport a csoportvezető közvetlen irányításával ellátja: a kari főigazgató, a főigazgató-helyettesek, a hivatalvezető ügyviteliadminisztrációs feladatait;

22 22 a kari iktatási, irattározási feladatokat, a Főiskolai és/vagy kari bizottságok, testületek ügyviteli-adminisztrációs feladatait; a kar hallgatóinak jegyzetellátásával kapcsolatos feladatokat; az órarend elkészítését; a karhoz rendelt előadóterem-gazdálkodásának biztosítását; a tanfolyami és továbbképzési feladatokkal kapcsolatos kari ügyviteli, szervezési, adminisztrációs feladatokat; a kari szintű PR feladatok, tájékoztató, stb. ellátását; a kari szintű nemzetközi kapcsolatok ügyintézését. A kar kezelésébe adott személygépkocsik kari ügyintézését. d) A Tanulmányi Osztályok az osztályvezető közvetlen irányításával ellátják: a kar hallgatóinak tanulmányi és vizsgaügyeivel kapcsolatos ügyviteli és szervezési feladatokat: felvétel, beiratkozás, törzskönyvek vezetése, diákigazolványok kiadása, leckekönyvek kiállítása, tárolása, stb.; hallgatói térítések és juttatások nyilvántartását; a hallgatói információs rendszer adatbázisának működtetését, karbantartását; a (kari) Tanulmányi Bizottság ügyviteli-adminisztrációs feladatait. e) A gazdasági Csoport a csoportvezető irányításával ellátja: a kari gazdálkodási keretek nyilvántartását; a kari vállalkozási és kiegészítő tevékenység bevételi és kiadási analitikájának vezetését; ellátmányok elszámolását; létszámjelentés, szabadság-nyilvántartás elkészítését és továbbítását; intézeti gazdasági felelősök tevékenységének koordinálását; vezeti a kar kötelezettségvállalásának nyilvántartását; A számlák igazoltatását, utalványoztatását, bevételezését. (5) Az intézet igazgatójának feladat- és hatásköre: a) képviseli a Főiskolát, a Kart, a főiskolai rektor, illetve a kari főigazgató által átruházott jogkörben, valamint belső szabályzatban meghatározott ügyekben; ezen jogkörében eljárva az intézet, illetve a Főiskola nevében jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat; b) irányítja az intézet oktató és kutató munkáját, személyzeti, igazgatási, gazdálkodási tevékenységét.

23 23 (6) A kari hivatalvezetők és az intézeti igazgatók, a kari főigazgató által átruházott jogkörükben utalványozási jogkörrel rendelkeznek a karra decentralizált gazdálkodási keretek felhasználására. 15. KÖNYVTÁR (1) A Budapesti Műszaki Főiskola Könyvtára a Főiskolán folyó oktató-nevelő-, tudományos és közművelődési munkát segítő, önálló szervezeti egység. A Főiskola sajátos földrajzi elhelyezkedése miatt a Könyvtár telephelyi- és tagkönyvtárakból áll és könyvtárhálózatot alkot. (2) A Budapesti Műszaki Főiskola Könyvtára nyilvános felsőoktatási könyvtár. Szakmai tevékenységének ágazati felügyeletét a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma látja el. Ftv évi CXL. törvény és a 161/1998. Korm. rend.. (3) A Könyvtár igazgatója utalványozási jogkörrel rendelkezik a könyvtár részére biztosított decentralizált gazdálkodási keretek felhasználásában. Gazdálkodási tevékenységében a telephelyi könyvtárvezetők segítik. 16. KOLLÉGIUM (1) A Főiskola budapesti kollégiuma az intézmény oktatási, nevelési és szociális intézménye, melynek fenntartása és fejlesztése a Budapesti Műszaki Főiskola költségvetéséből történik. A BMF budapesti kollégiumában folyó munkát az oktatási rektor-helyettes felügyeli. (2) A BMF budapesti kollégiumát az alábbi saját fenntartású tagkollégiumok alkotják: *Bánki Donát Kollégium 1065 Budapest, Podmaniczky u. 8. *Kandó Kálmán Kollégium 1034 Budapest, Bécsi út *Kiss Árpád Kollégium 1034 Budapest, Doberdó út 6/A. (3) A kollégium igazgató a Rektor által átruházott hatáskörben munkáltatói jogkörrel rendelkezik a budapesti kollégium alkalmazottai tekintetében.

24 24 (4) A kollégium igazgató utalványozási jogkört gyakorol a kollégium rendelkezésére bocsátott gazdálkodási keretek felett. (5) A kollégium igazgatóját gazdálkodási tevékenységében a tagkollégium vezetők és gondnok(ok) segítik. 17. FŐISKOLAI HALLGATÓI ÖNKORMÁNYZAT (1) A Hallgatói Önkormányzat a Főiskolai szintű vezető testülete a Főiskolai hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: FHÖK). A HÖK decentralizált gazdálkodási keretei felhasználásában az utalványozási jogkört a kari HÖK keretek vonatkozásában a kari oktatási helyettesek, illetve FHÖK tekintetében az oktatási rektor-helyettes gyakorolja. (2) A hallgatói Önkormányzat a továbbiakban öt kari HÖK-re (a továbbiakban: KHÖK) a Székesfehérvári HÖK-re és a Kollégiumi HÖK-re tagozódik: Bánki Donát Gépészmérnöki Főiskolai Kar Hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: BGKHÖK); Keleti Károly gazdasági Főiskolai Kar hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: KGKHÖK); Kandó Kálmán Villamosmérnöki Főiskolai Kar Hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: KVKHÖK); Neumann János Informatikai Főiskolai Kar Hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: NIKHÖK); Rejtő Sándor Könnyűipari Mérnöki Főiskolai Kar Hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: RKKHÖK); Székesfehérvári hallgatói Önkormányzat (a továbbiakban: SZHÖK); (3) Az FHÖK kizárólagosan jogosult meghatározni a hallgatói normatívákból képzett főiskolai tartalékkeret felhasználását. Továbbá kizárólagosan jogosult minden egyéb főiskolai hallgatói pénzeszköz felhasználását meghatározni, kivéve a már a KHÖK-ök, SZHÖK rendelkezésére bocsátottakat, ezentúl a jogosultsági körében levő pénzeszközök felhasználását ellenőrzi. (4) A Kari HÖK szervezetek és Székesfehérváron a HÖK egysége kizárólagosan jogosult a hallgatói juttatásokról és térítésekről szóló szabályzat szerint, illetve egyéb módon a karra jutó hallgatói pénzeszközök elosztásának

25 25 meghatározására, melyek felhasználását ellenőrzi. A KHÖK-ök a tanulmányi félév negyedik hetéig benyújtják az előző félévi kari személyi pénzkeret és februárig az éves gazdálkodási dologi pénzkeret felhasználásáról készült kimutatást az FHÖK-nek. IV. rész A GAZDÁLKODÁS RENDJE 18. (1) A főiskolai gazdálkodás megszervezése során - a jogszabályok maradéktalan betartása mellett - biztosítani kell: - a szolgáltatások, az ügyintézés olyan módon történő megszervezését, hogy a gazdálkodással, a működéssel, az adminisztrációval kapcsolatos teendők, az oktatók, a kutatók, más közalkalmazottak, a hallgatók lehető legkisebb idejét, energiáját vegyék igénybe; - a Főiskola partnereivel (államigazgatás, hazai és nemzetközi alapok, alapítványok, szponzorok, vállalkozások és egyéb piaci szereplők) a zavartalan kapcsolat, illetve kapcsolatépítés feltételeit. (2) A gazdálkodási folyamat egységét - a gazdasági folyamatok egységes rendszerű pénzügyi és számviteli nyilvántartása, - az előirányzatok teljesítésének rendszeres időközönkénti (legalább negyedévenkénti) értékelése, eltérések esetén vezetői szintű beavatkozások kezdeményezése, - valamint a fenti feladatoknak megfelelő számítógépes ügyviteli rendszer kifejlesztése segítségével. 19. (1) A gazdálkodási jogosítványok a) Aláírási és kiadmányozási jog a jogosult illetékességi körén belül: az intézkedés (döntés, véleménynyilvánítás, közbenső intézkedés, szabályozás) illetve, a dokumentum kiadásának és az ügyirat irattárba helyezésének a joga. - A főiskolai rektor intézkedési és kiadmányozási joga teljes körű.

26 26 - A gazdasági főigazgatónak gazdasági és gazdasági jellegű ügyekben átruházott hatáskörben a Főiskola egészére vonatkozó aláírási és kiadmányozási joga van, melyet az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek vezetőire átruházott jogkörök esetében a szolgálati út betartása mellett gyakorolhat. - Azoknak a gazdasági ügyiratoknak, amelyeknek címzettje az OM vagy más minisztérium, illetve országos hatáskörű szerv (Pénzügyminisztérium, APEH, Vám és Pénzügyőrség, stb.) egyik aláírója mindenkor a gazdasági főigazgató, távollétében a főkönyvelő. - Az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek vezetőinek szervezeti egységükre vonatkozóan a Rektor által átruházott hatáskörben aláírási és kiadmányozási joga van. b) Kötelezettségvállalás minden olyan jognyilatkozat, amelyből a Főiskola terhé-re fizetési, számlázási, munkavégzési vagy foglalkoztatási kötelezettség keletkezik: megbízás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási és vállalkozási szerződés, bérleti szerződés, közérdekű célú kötelezettségvállalás (OM engedéllyel), közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító és megszüntető jognyilatkozat, kiküldetés elrendelése, a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. A kötelezettségvállalás dokumentumai: kinevezési okirat, vagy annak módosítása, szerződés, vagy annak módosítása, megállapodás, (visszaigazolt) megrendelés, beruházás-finanszírozási alapokmány, részprogram-engedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, kiküldetési rendelvény, előterjesztési javaslat. Kötelezettséget vállalni csak írásban lehet, az adott területen ellenjegyzésre jogosult pénzügyi szakképesítésű dolgozó bevonásával és aláírásával. c) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése.

27 27 Utalványozni csak az érvényesített okmányt lehet. A kiadás utalványozásánál meg kell jelölni, hogy azt milyen bevételi forrásból, milyen feladatra kívánja az utalványozó teljesíteni (témaszám, forrás, stb. a használandó kódok függelékben). Kifizetések és bevételek utalványozása utalvány-rendeletben történik (függelék). Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési jogköröket külön szabályzat tartalmazza. 20. (1) A kötelezettségvállalást és a követelések nyilvántartását, valamint a tényleges bevételek és kiadások adatait a keretek betartása érdekében folyamatosan figyelemmel kell kísérni. A Főiskola kötelezettségvállalásának és követeléseinek nyilvántartását a GMF végzi. (2) A gazdálkodó egység kiemelt gazdálkodási kereteit és az azok javára, terhére teljesített bevételek, kiadások pénzügyi, számviteli nyilvántartását a GMF vezeti, melyet először az I. negyedév végét követően, majd havonta egyeztet a gazdálkodó egységekkel. Ha az érintettek saját nyilvántartásától GMF adatai eltérnek, - három munkanapon belül egyeztetést kell kezdeményezniük a GMF-el. 21. (1) Az előirányzatok, keretek, kötelezettségvállalások naprakész nyilvántartása, a bevételek, az átutalással, készpénz kifizetéssel kiegyenlített kiadások különböző szintű lekérdezési lehetőséget biztosító feldolgozása a gazdálkodási információs rendszerben történik. (2) A gazdálkodási információs rendszer magában foglalja a teljes gazdálkodás (a személyi juttatás, a munkaügyi, társadalombiztosítási adatok, a működési és felhalmozási kiadások, bevételek, a készletek, a befektetett eszközök, stb.) nyilvántartását. A hallgatói befizetések fogadásával, az ösztöndíj-kifizetésekkel kapcsolódik a hallgatói rendszerhez. Megteremti a Kincstárral a kapcsolatot. (3) Az egységes gazdálkodási rendszer bevezetése a feldolgozott adatok alapján automatikusan biztosítja:

28 28 a felsőbb szervek, a hatóságok részére készítendő beszámolókhoz, bevallásokhoz, jelentésekhez szükséges adatokat, a vezetői információkat az intézményvezetés, a gazdasági vezetés, a gazdálkodó és a szervezeti egységek vezetése, a főiskolai testületek számára a megfelelő döntés előkészítésekhez. (4) A naprakész adatfeldolgozáshoz a GMF által kialakított témaszám rendszer használata kötelező. A gazdálkodási rendszerben a szervezetek, a szervezeti egységek azonosítására a szervezeti kód szolgál. (5) A gazdálkodó egységek különböző tevékenységével (alapképzés, szakképzés, kutatás, vállalkozás, pályázat, stb.) kapcsolatos pénzeszközeinek elkülönített kezelését a témaszámok teszik lehetővé. Az új témaszámot, a szerződés/megállapodás másolatának kari gazdaságison keresztül történő megküldésével, ennek hiányában indoklással és a költségterv megadásával lehet a GMF-től igényelni. Témaszám hiányában kifizetés nem teljesíthető. A korszerű gazdálkodási rendszer kialakításáig a nyilvántartás, az adatfeldolgozás más módon is történhet. (6) A gazdálkodási jogosítvánnyal rendelkezők kiadásaikról, bevételeikről, aktuális kereteikről, keretmaradványaikról saját kötelezettségvállalási nyilvántartásuk mellett (jogosultsági szintjüknek megfelelően), a GMF feldolgozását tükröző adataiból is tájékozódhatnak. 22. (1) A Főiskola gazdálkodásáról a jogszabályban előírt tartalommal negyedévenként mérlegjelentést, féléves és éves beszámolót és a Kincstár részére nem pénzforgalmi adatszolgáltatást (negyedéves előirányzat teljesítési terv, köztartozás-, kötelezettségvállalás bejelentés) köteles készíteni. (2) Az éves beszámolóban a gazdálkodásról részletes számszaki és szöveges indoklással, értékeléssel is számot kell adni. a) A számszaki beszámolót az előírt nyomtatványokon, a számviteli, pénzügyi adatokra alapozva kell elkészíteni. A szöveges indoklás a szakmai feladatok, illetve a költségvetés teljesítésére vonatkozó tartalmi és formai követelményeit az OM határozza meg.

29 29 b) A számszaki és a szöveges jelentést a GMF állítja össze. A szakmai feladatok teljesítésről szóló jelentés az érintett szakmai vezetők (főiskolai rektor-helyettesek, kari főigazgatók témavezetők) által a kari főigazgató kérésére készített írásos értékelésen alapul. A gazdálkodási jogosultsággal rendelkező szervezeti egységek a beszámolók, adatszolgáltatások elkészítéséhez szükséges adatokat a gazdasági főigazgató által kért módon szolgáltatják. Az OM a tárgyévet követő év május 15-éig írásban értesíti a Főiskolát éves beszámolójának és működésének elbírálásáról, pénz-, illetve előirányzat maradványának jóváhagyásáról. (3) A beszámolójelentésben kimutatott maradvány: - az előirányzat maradvány: az alaptevékenységre vonatkozó módosított kiadási és bevételi előirányzatok és azok teljesítése különbözeteként képződik. - a vállalkozási tevékenység eredménye: a tárgyévben befolyt bevétel és a bevétel teljesítése érdekében felmerült tárgyévi kiadás különbözete. (4) Az éves beszámolójelentésben megállapított előirányzat-maradványból nem illeti meg a Főiskolát: - a végleges feladatelmaradás miatti összeg, (hallgatói normatív többlet támogatás); - a meghatározott célra rendelkezésre bocsátott előirányzat áthúzódó pénzügyi teljesítés nélküli összege; - a munkaadókat terhelő járulékok előirányzat támogatással fedezett, illetve arányos részének maradványából azon összeg, amely nem kapcsolódik a személyi juttatások előirányzatának járulékköteles maradványához, kivéve, ha ezen maradványrészt terhelő járulékfizetési elmaradása van; - a gazdálkodási szabályok megsértéséből származó maradvány. Ezeket a maradványokat a maradvány jóváhagyását követően az OM által megjelölt számla javára be kell fizetni. (5) A személyi juttatásokra jóváhagyott előirányzat-maradvány nem növelhető. A személyi juttatásokra jóváhagyott hányad más kiemelt előirányzatokba tartozó kifizetésre is felhasználható. (6) A központi gazdálkodó egységek által felhasznált intézményi erőforrásokról (helyiségek, eszközök, létszám, illetmény), valamint oktatási terhelésükről,