Irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a támogató rendszer tervezése. Architektúra és interoperabilitási terv, I.

Méret: px
Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a támogató rendszer tervezése. Architektúra és interoperabilitási terv, I."

Átírás

1 ÁROP 1.A.2./A számú, Szervezetfejlesztési megoldás a polgármesteri hivatal igazgatási folyamatainak javítására pályázat teljesítéséhez Irat és dokumentumkezelő működési eljárás kidolgozása, a támogató rendszer tervezése Architektúra és interoperabilitási terv, I. rész Készítette: MTA SZTAKI 2009.

2 1 Tartalomjegyzék 1 Tartalomjegyzék Bevezető Az irat és dokumentumkezelés jogszabályi hierarchiájának áttekintése Az iratkezelés szabályozása A jelenlegi irat és dokumentumkezelő eljárás leírása, fázisai Jelenlegi jogosultsági rendszer A küldemények átvétele A küldemény felbontása és érkeztetése Iktatás, szignálás Ügyiratok továbbítása hivatalon belül Kiadmányozás Expediálás Határidőbe helyezés, Irattározás Ügyiratkezelési statisztika, hatósági statisztika Iratátadás a szervezeti egységek között az iktatón keresztül Az ügyiratkezelési folyamat módosítására tett javaslatok fázisonként A küldemény felbontása és érkeztetése Iktatás, szignálás Határidőbe helyezés, Irattározás Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése Bevezető Jelenlegi eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére Javasolt eljárások a közérdekű bejelentések kezelésére Pályázatok iratkezelése Bevezető Jelenlegi eljárás a pályázatok kezelésére Javasolt eljárás a pályázatok kezelésére Közbeszerzési eljárások iratkezelése Jelenlegi eljárás a közbeszerzések kezelésére Javasolt eljárás a közbeszerzések kezelésére Ügyfelek és partnerek tájékoztatása Elektronikus kommunikáció kialakítása a hivatal belső egységei között, valamint a hivatal és a kijelölt önkormányzati intézmény(ek) között Áttekintő architektúra javaslat a polgármesteri hivatal informatikai rendszeréhez Kiindulási állapot Javasolt új szerkezet Összefoglalás Források Jogszabálylista MTA SZTAKI,

3 2 Bevezető Ajka Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában jelenleg is üzemel a CORIR***(Közigazgatási Intézmények Ügyiratkezelő Rendszere) tanúsított ügyiratkezelő rendszer. Az MTA SZTAKI felmérésének eredménye szerint azonban a szoftver lehetőségeit a hivatal jelenleg nem használja ki, a szoftver működését több ponton hatékonyabbá lehetne tenni. Jelen dokumentum a jelenlegi iktatási, ügyirat-kezelési, dokumentum-kezelési helyzetet mutatja be, elvégzi a jelenlegi szabályzat hatályosulásának az elemzését és javaslatokat tesz az ügyiratkezelési, dokumentum-kezelési folyamatok korszerűsítésére. A javaslatok alapján a konkrét döntéseket az önkormányzat tisztségviselőinek kell meghozni. Javaslataink elfogadása esetén várható, hogy a hivatalban az ügyiratkezelés folyamata gyorsabbá, hatékonyabbá válik, az ügyirat-kezelési folyamatba bevonható lesz a polgármesteri hivatal több szervezeti egysége is. Az ügyiratok nyilvántartása ettől pontossá, naprakésszé válik, ami a hivatal vezetésének pontos információkkal szolgál az ügyiratkezelés valós helyzetéről. Egységes egészként láthatja a vezetőség a hivatali ügyirat-nyilvántartást, közvetlenül hozzáfér a különböző szintű statisztikákhoz, de amennyiben szükséges, a statisztikákból néhány kattintással képes egészen iratszintig beletekinteni az ügyek állásába. Áttekintheti az elintézett ügyeket, határidőben lévő ügyeket, késedelmes ügyeket. Naprakész, valós képet kap az általa vezetett hivatal állapotáról. A hatályos jogszabályok által megengedett keretek között megvalósul az elektronikus dokumentum-kezelés, csökken a felhasznált papír mennyisége, lerövidül az ügyintézési idő. A projekt szemléletben működő folyamatoknál (pályázatok, közbeszerzés) az érkeztetett, iktatott ekkel gyorssá és kényelmessé válik a hivatalon belüli és kívüli kapcsolattartás. Mind a pályázatok, mind a közbeszerzési folyamatok kezelése áttekinthetőbbé és hatékonyabbá válik. Az elkészített statisztikákat (ügyiratforgalmi, hatósági, közmeghallgatások-közérdekű bejelentések, közbeszerzések statisztikája) jegyzői utasításra gombnyomással lehet a városi honlapra publikálni, megvalósul a lakosság naprakész, folyamatos tájékoztatása. A széleskörű elektronikus levelezés bevezetésével mind a hivatalon belüli, mind az önkormányzati intézményekkel, partnerekkel történő kapcsolattartás egyszerűsödik. Az iktatott elektronikus levelek megjelenésével az elektronikus kapcsolattartás nyilvántarthatóvá válik. MTA SZTAKI,

4 3 Az irat és dokumentumkezelés jogszabályi hierarchiájának áttekintése A köziratok kezeléséről az évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (a továbbiakban Ltv.) rendelkezik. Az Ltv. 35/A. -a (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről a 335/2005. (XII.29.) számú kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről (a továbbiakban 335/2005-ös kormányrendelet) rendelkezik. Az Ltv. 35/A. -ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján született meg a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről (a továbbiakban iratkezelési szoftverekre vonatkozó kormányrendelet). A két említett rendelet az Architektúra és interoperabilitási terv I. tanulmány szempontjából idevonatkozó előírásait a következő fejezetek taglalják részletesen. 3.1 Az iratkezelés szabályozása A 335/2005-ös kormányrendelet szerint Az iratkezelés szabályozása 3. (1) (2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladatés hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. (3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelés felügyelete a szerven belül 6. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; MTA SZTAKI,

5 f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 7. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 14. (1) Az iratot a 39. -ban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). (2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. (3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. MTA SZTAKI,

6 4 A jelenlegi irat és dokumentumkezelő eljárás leírása, fázisai 4.1 Jelenlegi jogosultsági rendszer A hivatalban az elektronikus ügyiratkezelési szoftvert a munkakörüknek megfelelő funkcionális és hozzáférési jogosultsággal a következő munkatársak kezelhetik: Iktató-ügyintézők, iktató-ügykezelők Az iktatási feladatok elvégzésére teljes funkcionális és hozzáférési jogosultságuk van minden iktató könyvre. Egy pénzügyes munkatárs, aki már régebben kért és kapott betekintési jogot a Pénzügyi Iroda iktatókönyvébe. Informatikusok, a rendszergazdai feladatok ellátására Jogszabályi környezet A szervezeten belüli jogosultsági rendszer működtetését a 335/2005-ös kormányrendelet I. Általános rendelkezések fejezetében Az iratkezelés felügyelete a szerven belül alfejezete szabályozza. 7. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK fejezet A jogosultságok kezelésének szabályai alfejezete tartalmazza. MTA SZTAKI,

7 4.2 A küldemények átvétele Jelenlegi folyamat A postát a hivatalban a hivatalsegédek veszik át. A postát a hivatalsegéd először a polgármester úr titkárságára viszi fel, itt kiválogatják a polgármester úrnak személyre szóló leveleket. A posta maradékrésze kerül az iktatóba, a postabontás itt történik Jogszabályi környezet A küldemények átvételét a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Küldemények átvétele alfejezete szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza Észrevételek Az Iratkezelési Szabályzat meghatározza az önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerinti bontásban vannak meghatározva. A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyző határozza meg, és az Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda vezetője gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. 4.3 A küldemény felbontása és érkeztetése Jelenlegi folyamat Minden hivatali dolgozó írásban nyilatkozott, hogy az iktatóban felbonthatják-e a névre szóló postáját. A hivatalban összesen mintegy 3 darab ügyintéző kérte, hogy a postája bontatlanul érkezzen hozzá. Postabontáskor az iktatók szétválogatják a különböző irodáknak érkezett leveleket, ezeket felbontják, az előírásoknak megfelelően kezelik (de a borítékot sokszor nem tartják meg), majd dossziékba helyezik. Minden irodának külön dossziéja van. Postabontás végeztével az iktatók irodánként (azaz dossziénként) végzik el az iktatandó iratok iktatását. Érkeztető/iktató bélyegzőt ütnek rá, kézzel kitöltik a rovatait, dátumbélyegzőt nyomnak az iratra Jogszabályi környezet A küldemény felbontását és érkeztetését a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Küldemények felbontása és érkeztetése alfejezete szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza Észrevételek 1. Postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához sokszor nem csatolják a borítékot. MTA SZTAKI,

8 A 335/2005-ös kormányrendelet szerint: 33. (1) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. (2) Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. A jelenleg érvényben lévő egyedi iratkezelési szabályzat 57. bekezdése is tartalmazza ezt a lehetőséget: 57) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. 2. A hivatalban érkeztetési nyilvántartás nincs. Az irat iktatásakor az iratra érkeztető/iktató bélyegzőt és dátumbélyegzőt nyomnak, az érkeztetett iratokról azonban nem készül központi nyilvántartás, pedig jogszabály kötelezővé teszi és az iratkezelési szabályzat is előírja. A 335/2005-ös kormányrendelet szerint: 34. (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. (2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. (3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. A jelenleg érvényes egyedi iratkezelési szabályzat 61. bekezdése szerint: 61) Az elektronikus irat érkeztetés nyilvántartása központi adatbázisban történik. 4.4 Iktatás, szignálás Jelenlegi folyamat Beérkezett iratok iktatása, szignálása Postabontás végeztével az iktatók irodánként (azaz dossziénként) végzik el az iktatandó iratok iktatását. Érkeztető/iktató bélyegzőt ütnek rá, kézzel kitöltik a rovatait, dátumbélyegzőt nyomnak az iratra. A hivatalban 1996 óta van gépi iktatás, jelenleg a Coriolis minősített ügyiratkezelő szoftvert használják a hivatalban. Az iktató szoftverrel az iktató kollégák elégedettek, az utóbbi időben stabilan működik. Az iktatók központi utasítás szerint szignálják a beérkező iratok jelentős részét. Azokat az iratokat, amelyeknek a szignálására az iktatók nincsenek felhatalmazva, jegyző úr papíron szignálja. MTA SZTAKI,

9 Az iktatási folyamat az iktató szoftverben: Ügyféltörzs nincs, nem működik. Az ügyfél nevét az iktató minden esetben kézzel írja be. Van lenyitható ablak az Ügyfél neve mező végén, de lenyitva üres rész jelenik meg, nincs benne adat. Az ügyfél nevét (vezetéknév, keresztnév1, 2, 3 ) kézzel írja be az iktató egyetlen sorba. Az iktató általában nem tölti ki az ügyfélre vonatkozó személyes adatokat (születési hely, idő, anyja neve, stb.), csak akkor, ha több hasonló ügyfél van. (De az nem világos, hogy egy iktatandó iratot a kezében tartva ezt honnan tudja.) Az ügyfél címét nem kézzel írja be, településlistából és utcanév listából tud választani, a házszámot azonban már kézzel írja be. Az ügytípust az iktató listából választja ki. Tárgyszavakat egy szabad szöveges üres mezőbe írhat be, külön mezőben tudja megadni a helyrajzi számot (HRSZ) és a rendszámot, ha fontos az ügyben. Előadói ívet nem nyomtat, előre gyártott nyomdait használnak. Ezt kézzel töltik ki adatokkal, felírják az ügyfél nevét, címét, az iktatószámot, irattári jelet, tárgyat. Iktatás előtt az iktató keresés funkcióval keres előzményt vagy csatolandó iratot az iktatandó ügyirathoz. Amennyiben van előzménye az iratnak, az ügyfél nevét feladja a program, nem kell újra beírni. (Amennyiben eltérő a beküldő neve, a név beírható.) Hivatalban keletkezett iratok iktatása A hivatalban keletkezett, az ügyintézők által készített iratok esetén az új irat alszámot/ főszámot többféle úton kaphat: Telefonon kér alszámot/főszámot az ügyintéző az iktatótól, ezt az iktató azonnal bevezeti a programba. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni. Az ügyintéző az előadói ívre írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is. Ha alszámon jött be az irat (egy folyamatban lévő ügy következő irataként), akkor a ráadott válaszintézkedés ugyanazon az alszámon rögzítődik. Ha a bejövő iratra 2 határozatot kell meghozni (pl. hiánypótlás esetén előfordul), akkor természetesen új alszám adására is szükség van Jogszabályi környezet A küldemény iktatását és szignálását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Iktatás és a Szignálás alfejezetek szabályozzák. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza Észrevételek 1. A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) MTA SZTAKI,

10 minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. 2. Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására. 3. A CORIR szoftverben az Irat tárgya mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az Irat tárgya mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. 4. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot, vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni. Amennyiben az ügyintéző az előadói ívre kézzel írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is. Az alszám keletkezése és az ügyirat irattárba kerülése között jelentős időmennyiség telhet el, az ügyiratkezelő programban tárolt iktatási nyilvántartás ez idő alatt nem naprakész! 5. Az interjúk tapasztalatai szerint az alszámozás jelenlegi rendszerét a hivatalban át kellene tekinteni, és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának megfelelően át kellene alakítani. A jelenlegi iktatási gyakorlat szerint a beérkezett irattal azonos alszámra iktatódik a hivatalban keletkezett irat is. Ez a gyakorlat határozatok iktatása esetén nem felel meg sem a jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatnak, sem a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának. A jelenlegi iratkezelési szabályzat 80. bekezdése szerint: Új alszámra kell iktatni mint hivatalból keletkezett iratot a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés mint beérkező irat új alszámra kerül. 4.5 Ügyiratok továbbítása hivatalon belül Az érkeztetett és beiktatott postát az irodák ügykezelői viszik fel az irodákba. Az iratok átadás-átvételét az iktató munkatárs és az ügykezelő között a Kézbesítő könyv tanúsítja. (A Kézbesítő könyvbe az iratok iktatószámát írják be, majd az iroda ügykezelője aláírásával jelzi, hogy az iratot átvette.) A Kézbesítő könyv az iktatóban marad. A Kézbesítő könyv szerkezete: Ügyiratszám alszámmal Adminisztrátor aláírása Az ügyintézőnek az iroda ügykezelője adja át az ügyiratokat. Az irat átadás-átvétel az Előadói munkakönyv segítségével történik. Az Előadói munkakönyv kitöltése és aláírása ellenében adja át a beérkezett iktatott ügyiratokat az ügykezelő az ügyintézőnek. MTA SZTAKI,

11 Előadói munkakönyv szerkezete: Sorszám: Kelt: Ügyiratszám Tárgy Ügyintéző aláírása A ügyintézőnél/előadónál folyamatban lévő ügyek az Előadói munkakönyvből követhetők nyomon. 4.6 Kiadmányozás Jelenlegi folyamat Az ügyintéző előkészíti a válaszintézkedést (pl. határozat, végzés, stb.), majd odateszi az irodavezető íróasztalára kiadmányozásra. Az irodavezető ellenőrzi, ha megfelelő, az aláírásával jelzi, hogy kiadmányozható. (Ellenkező esetben visszaadja javításra és a folyamat újraindul.) Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat kiadmányozását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében a Kiadmányozás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza. 4.7 Expediálás Jelenlegi folyamat Az irodavezető az aláírt iratokat az előadói ívben átadja az adminisztrátornak, az adminisztrátor a kiadmányozott iratokat kipostázza. Az előadói ívet az adminisztrátor ezután visszaadja az ügyintézőnek Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat expediálását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Expediálás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza. 4.8 Határidőbe helyezés, Irattározás Jelenlegi folyamat Az ügyintéző az ügyben megvárja a visszaérkező tértivevényeket, majd jogerősíti a határozatot (ez csak egy értesítés kiküldését jelenti), addig az ügyirat az előadói ívben az ügyintézőnél marad. A határidőbe helyezést rövid várakozási időszakoknál nem használják, csak ha az ügy olyan jellegű (pl. felülvizsgálatra van szükség az ügyben megadott időszakonként, pl. félévente). MTA SZTAKI,

12 Az elintézett ügy előadói ívére az ügyintéző vezeti rá, hogy irattárba vagy határidőbe kívánja helyeztetni. Az ügyintéző ezután átadja az irattározásra/határidőbe helyezésre váró ügyiratokat az irodavezetőnek ellenőrzésre. Az irodavezető ellenőrzi, ha rendben találja az ügyiratot, engedélyezi az irattározást /határidőbe helyezést, majd az ügyiratot visszaadja az ügyintézőnek. Az ügyintéző az iroda ügykezelőjének adja át az irattárba leküldendő ügyiratot. Az ügykezelő feladata az ügyirat leadása az irattárnak. Az irattárba/határidőbe helyezendő ügyiratok ezután az ügykezelőhöz kerülnek, aki amikor ideje engedi, leviszi őket az irattárba. Ennek időtartama változó, általában heteket is igénybe vesz, mire egy ügyirat lekerül az irattárba. Az előadói munkakönyvből az ügyiratot az adminisztrátor vezeti ki (beírja, hogy az ügyirat irattárba/határidőbe került) Az iktatóban van a határidőbe tett ügyiratok irattára és a lezárt ügyek irattára. Az iktató az irattározásra/határidőbe helyezésre visszaérkezett ügyiratok esetén berögzíti az ügyiratkezelő programba az irattározás vagy a határidőbe helyezés tényét, valamint az előadói ívre rávezetett Intézkedés dátuma alapján berögzíti az elintézési időt. Ezután az ügyiratot irattárba helyezi Jogszabályi környezet A hivatalban keletkezett irat irattározását a 335/2005-ös kormányrendelet IV. Az iratkezelés folyamata fejezetében az Irattározás alfejezet szabályozza. A részletes, az érintett szervezetre vonatkozó szabályozást az egyedi iratkezelési szabályzat III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA fejezete tartalmazza Észrevételek 1. Az irattározás engedélyezése után az irat az ügyintézőtől az ügykezelőhöz kerül. Az Előadói munkakönyv szerint még az ügyintéző felelős érte, fizikai valójában azonban az ügyirat az ügykezelő helyiségében, ügyintézőnként gyűjtve, kupacokban található. Az ügyirat az irattárba kerüléséig hosszabb időt, időnként heteket tölt ebben az állapotban. Az ügyintéző már kiadta a kezéből az ügyiratot az átadás/átvétel megtörténte nélkül, az iktató még nem vette át. Az ügyirat a semmiben van. Az ügyintéző felel érte, hiszen az előadói munkakönyv szerint még nála van. Az ügyintéző felelős érte, mégsincs a fennhatósága alatt, de nincs dokumentált, őrzött helyen sem. 2. Az iktatók az elektronikus ügyiratkezelő programban az irat elintézési idejét az előadói ív Intézkedés dátuma mezője alapján töltik ki. Akkor, amikor határidőbe vagy irattározásra az ügyirat az előadói ívvel együtt hozzájuk kerül. Az elintézési idő csak akkor kerül rögzítésre az ügyiratkezelő programban, amikor az visszaérkezik az irattárba. Ezalatt az ügyiratkezelő programban a határidő ketyeg, valószínűleg le is jár. Az ügyiratkezelő program késedelmes, elintézetlen ügyeket jelez ki, pedig az ügyintéző az ügyben időben intézkedett, csak ezt senki nem rögzítette be az ügyiratkezelő programba. MTA SZTAKI,

13 Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, az ügyintéző hibáját fogja megállapítani, ami nem helyénvaló. Az ügyirat lezártáig az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben biztosan nem napra készek. A jelenleg megszokott ügyirat-kezelési rend biztosan nem alkalmas az ügyfél napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer az ügyintézési folyamat lezártáig az iktatás bejegyzése és néhány alszám telefonon keresztül történő berögzítésén kívül semmilyen információt nem tartalmaz. 4.9 Ügyiratkezelési statisztika, hatósági statisztika Az iktatók 3 havonta készítenek a szoftverben gombnyomással ügyiratforgalmi statisztikát, 6 havonta hatósági statisztikát Iratátadás a szervezeti egységek között az iktatón keresztül A hivatalon belüli adat/információkérés az iktatón keresztül zajlik az irodák között. A megkeresést az iktatóban adják le, belső tértivevényt tesznek hozzá, a megkeresett osztályhoz iktatják be az iktatók. A belső tértivevényt a megkeresett osztály ügykezelője írja alá a megkeresés átvételekor, az iktatók adják vissza a belső tértivevényt aláírva a megkeresés kezdeményezőjének. Ez mennyiségében nem jelent sok iratot. MTA SZTAKI,

14 5 Az ügyiratkezelési folyamat módosítására tett javaslatok fázisonként 5.1 A küldemény felbontása és érkeztetése Észrevételek 1. Postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához sokszor nem csatolják a borítékot. 2. A hivatalban érkeztetési nyilvántartás nincs. Az irat iktatásakor az iratra érkeztető/iktató bélyegzőt és dátumbélyegzőt nyomnak, az érkeztetett iratokról azonban nem készül központi nyilvántartás, pedig jogszabály kötelezővé teszi és az iratkezelési szabályzat is előírja. 1. Javaslat Minden iktató kapjon utasítást arra, hogy postabontáskor, amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, az időpont megállapításához csatolja hozzá a borítékot. 2. Javaslat A CORIR szoftver a jogszabály (24/2006. (IV. 29.) BM IHM NKÖM együttes rendelet) előírásainak megfelelően képes a központi érkeztetésre, képes képezni az érkeztetési azonosítót. Az érkeztetési azonosító első 8 számjegye a hivatal MÁK azonosítója, ez egyelőre nincs feltöltve a CORIR-ban. A MÁK azonosítót rendszergazdai jogosultsággal kell beállítani. Az ügyiratkezelésért felelős vezető adjon utasítást a rendszergazdának, hogy a polgármesteri hivatal MÁK azonosítója kerüljön feltöltésre a CORIR szoftverben. 3. Javaslat A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikus érkeztetést. Előnye Az ügyiratok teljes életútja érkezéstől az irattározásig egy központi helyen, a törvényi előírásoknak megfelelően lesz elektronikusan nyilvántartva. Így minden jogosultsággal rendelkező illetékes a CORIR programba belépve áttekintheti az összes ügyirat összes nyilvántartott adatát (a kötelezően nyilvántartott metaadatok körét a 24/2006. (IV. 29.) BM IHM NKÖM együttes rendelet szabályozza). A beérkezett irat alapadatait csak egyszer kell elektronikusan rögzíteni (küldő, címzett, stb.). A továbbiakban az adatokat a szoftver tárolja, és az ügy életútja során minden kezelési mozzanatnál az illetékes számára hozzáférhetővé teszi. MTA SZTAKI,

15 4. Javaslat A jelenleg érvényes egyedi ügyirat-kezelési szabályzat kerüljön módosításra a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat ajánlás segédanyagának megfelelően. Az ajánlás figyelembevételével kialakított egyedi iratkezelési szabályzat tervezetet csatoljuk. 5.2 Iktatás, szignálás Észrevételek 1. A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. 2. Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására. 3. A CORIR szoftverben az Irat tárgya mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az Irat tárgya mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. 4. A telefonos alszám-/főszámadás az iktatókat zavarja a munkájukban, mivel sokszor az egyik irat iktatása közben kell kilépni az iktatásból, beiktatni egy új főszámot, vagy alszámot egy másik ügyiratba, majd visszamenni az eredeti ügyiratra befejezni. Amennyiben az ügyintéző az előadói ívre kézzel írja rá a soron következő alszámra az új iratot, ezt az irattárba/határidőbe kerüléskor észleli az iktató és bevezeti a programba is. Az alszám keletkezése és az ügyirat irattárba kerülése között jelentős időmennyiség telhet el, az ügyiratkezelő programban tárolt iktatási nyilvántartás ez idő alatt nem naprakész! Erre az észrevételre a Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire fejezetben adunk részletes javaslatot. 5. Az interjúk tapasztalatai szerint az alszámozás jelenlegi rendszerét a hivatalban át kellene tekinteni, és a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának megfelelően át kellene alakítani. A jelenlegi iktatási gyakorlat szerint a beérkezett irattal azonos alszámra iktatódik a hivatalban keletkezett irat is. Ez a gyakorlat határozatok iktatása esetén nem felel meg sem a jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatnak, sem a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzat segédanyagának. Erre az észrevételre a Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire fejezetben adunk részletes javaslatot. MTA SZTAKI,

16 5. Javaslat A Polgármesteri Hivatal vezetői vegyék fontolóra az elektronikus szignálás bevezetését. Előnye: Az elektronikus érkeztetés, iktatás után (vagy iktatás előtt, a jogszabály a szignálás időpontjára megadja ezt a lehetőséget is) a szignálásra illetékes vezető a CORIR ügyiratkezelő programba belépve néhány kézmozdulattal szignálhatja a kiválasztott ügyintézőre az elintézendő ügyet. Így a hivatal megspórolhatja az ügyirat épületen belüli papír alapú vándoroltatását. Ez a módszer az ügyiratokra fordított ügykezelési időt csökkentheti. Mostani folyamat: Iktatóból szignálásra küldeni, szignálás papír ügyiratra, szignált irat vissza az iktatóba, szignálást berögzíteni, átadni a kijelölt ügyintézőnek Javasolt folyamat: Iktatóból szignálásra küldeni, szignálás az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben, szignált irat átadása a kijelölt ügyintézőnek 6. Javaslat A CORIR ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). Az MTA SZTAKI felmérése szerint a CORIR ezen képességét a polgármesteri hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik. A Polgármesteri Hivatal alakítson ki ügyféltörzset. Előnye: Elektronikus érkeztetéskor, iktatáskor nem kézzel kell begépelni az ügyfelek nevét, hanem elég a lenyitható listából kiválasztani. Az ügyfeleknek nemcsak a neve és a címe lenne tárolva, hanem az egyéb személyi adataik is (születési neve, anyja neve, születési helye, születési ideje). Ügyféltörzs használatával az előzményezés, iktatás gyorsabbá és pontosabbá válna. (A kézzel történő gépelésnek minden területen komoly hibaszázaléka van. Ugyanazon név számtalan változatban szerepelhet. Az azonos nevű ügyfelek megkülönböztetése is pontosabbá válna az egyéb személyi adataik nyilvántartásával.) A Polgármesteri Hivatal vezetősége döntse el, megtörténjen-e az ONKADO szoftver ügyféltörzsének áttöltése a CORIR programba. Ennek feltételei: Az ONKADO szoftverből mentse ki az illetékes kulcsfelhasználó az ügyféltörzset. A CORIR fejlesztője kapjon utasítást az ügyféltörzs beolvasására. 7. Javaslat Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. A CORIR alkalmas az előadói ív nyomtatására. MTA SZTAKI,

17 Az iktatóban jelenleg nincs olyan nyomtató, amely alkalmas lenne az A3-as méretű papírra történő nyomtatásra. Az ügyintézők jelzése szerint fontos, hogy az előadói ív készítéséhez a szokásosnál vastagabb papírt használjanak. Vékony papír esetén az egyes ügyekben keletkező nagy mennyiségű irat kezelésekor az előadói ív könnyen szétszakad, nem tölti be funkcióját. A Polgármesteri Hivatal távlati célként, ha ennek technikai feltételei biztosíthatók, vezesse be az előadói ív CORIR programból történő nyomtatását. Ennek feltételei: Az iktatóban legyen olyan nyomtató, amely alkalmas vastagabb, vagy A3-as formátumú papír kezelésére, vagy az összehajtott A4-es papírra történő nyomtatásra. Az iktatós gépek képesek legyenek arra a nyomtatóra nyomtatni a CORIR szoftverből. Előnye: A továbbiakban nem lesz szükség nyomdai előadói ív készíttetésére. Az előadói ív módosítás nélkül fogja tartalmazni az ügyre vonatkozóan a CORIR programban rögzített metaadatokat. Az előadói ív kézi munka nélkül elkészül, az ügyiratkezelési idő csökken. 8. Javaslat A CORIR szoftverben az Irat tárgya mező jelenleg egy az egyes összeköttetésben van az Irattári tételszám mezővel. Ezt azt jelenti, hogy az iktató munkatárs az Irattári tételszámot az Irat tárgya mezőben választja ki, a két mező tartalma azonos. Tárgyszólista készítése január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgya mező tartalma különüljön el. Készüljön tervezet az Irat tárgya mezőbe feltöltendő tárgyszólistára. Az Irat tárgya mező az egyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében a mostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatos sorszámozással) tartalmazzon új tárgyszavakat, amelyek segítségével az irattári tervben rögzített ügykörök még finomabb alábontása valósulhat meg. Erre jó példa a Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése javaslatunk tartalma (lásd ott), aminek eredményeként a közmeghallgatások, közérdekű bejelentések fajtái megkülönböztethetővé válnak. Az Irat tárgya mezőbe legyenek felvéve pl. a következő tárgyak: közmeghallgatás képviselői bejelentés polgármesteri fogadóóra a weben közérdekű bejelentés kisértékű beruházások A tárgyszavak természetesen nem különülnek el az irattári terv ügyköreitől. Minden tárgyszóhoz az ügyiratkezelő rendszerben hozzá lehet/kell rendelni a hozzá tartozó ügykört. Így iktatáskor a tárgyszó listából történő kiválasztásakor az irattári tételszám automatikusan MTA SZTAKI,

18 feltöltődik. (1 tárgyszó csak 1 ügykörhöz tartozhat, viszont 1 ügykörhöz akármennyi tárgyszót rendelhetnek.) Előnye: A tárgyszólista az irattári terv ügyköreihez képest finomabb, részletesebb nyilvántartást tesz lehetővé. A hivatal vezetői így már nemcsak ügykörök (irattári tételszámok), hanem tárgyszavak szerint is kereshetnek az ügyiratkezelő rendszerben, pontosabb, életszerűbb statisztikákat eredményezve. Megjegyzés: Szociális ügyek esetén minden segélytípusnak saját irattári jele van, így nincsen szükség az irattári jelen belül tárgyszavak megadására. 5.3 Határidőbe helyezés, Irattározás Észrevételek 1. Az irattározás engedélyezése után az irat az ügyintézőtől az ügykezelőhöz kerül. Az Előadói munkakönyv szerint még az ügyintéző felelős érte, fizikai valójában azonban az ügyirat az ügykezelő helyiségében, ügyintézőnként gyűjtve, kupacokban található. Az ügyirat az irattárba kerüléséig hosszabb időt, időnként heteket tölt ebben az állapotban. Az ügyintéző már kiadta a kezéből az ügyiratot az átadás/átvétel megtörténte nélkül, az iktató még nem vette át. Az ügyirat a semmiben van. Az ügyintéző felel érte, hiszen az előadói munkakönyv szerint még nála van. Az ügyintéző felelős érte, még sincs a fennhatósága alatt, de nincs dokumentált, őrzött helyen sem. 2. Az iktatók az elektronikus ügyiratkezelő programban az irat elintézési idejét az előadói ív Intézkedés dátuma mezője alapján töltik ki. Akkor, amikor határidőbe vagy irattározásra az ügyirat az előadói ívvel együtt hozzájuk kerül. Az elintézési idő csak akkor kerül rögzítésre az ügyiratkezelő programban, amikor az visszaérkezik az irattárba. Ezalatt az ügyiratkezelő programban a határidő ketyeg, valószínűleg le is jár. Az ügyiratkezelő program késedelmes, elintézetlen ügyeket jelez ki, pedig az ügyintéző az ügyben időben intézkedett, csak ezt senki nem rögzítette be az ügyiratkezelő programba. Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, az ügyintéző késedelmes ügyintézését, hibáját fogja megállapítani, ami nem helyénvaló. Az ügyirat lezártáig az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben biztosan nem napra készek. A jelenleg megszokott ügyirat-kezelési rend biztosan nem alkalmas az ügyfél napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer az ügyintézési folyamat lezártáig az iktatás bejegyzése és néhány alszám telefonon keresztül történő berögzítésén kívül semmilyen információt nem tartalmaz. MTA SZTAKI,

19 9. Javaslat A polgármesteri hivatal vezetősége jelöljön ki egy idősávot, amikor az ügyintézők a saját, már irattározásra vagy határidőbe tételre engedélyezett irataikat levihetik az iktatóba. Ez az idősáv lehetne például minden nap 15 és 16 óra között. Irattározásra vagy határidőbe tételre engedélyezett iratokat az ügyintéző ne tarthasson egy hétnél tovább magánál. Ebben az esetben az ügyintéző és az irattáros között közvetlenül történik meg az ügyirat átadás-átvétel, az ügyirat a teljes életútján ellenőrzött helyen van. A további észrevételekre a Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire fejezetben adunk részletes javaslatokat. MTA SZTAKI,

20 5.4 Javaslatok az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztésére a polgármesteri hivatal további meghatározott egységeire A 335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szerint: Az iratkezelés megszervezése 16. (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iktatást a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként, b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagy c) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával szervezheti meg. 10. Javaslat A polgármesteri hivatal központi érkeztetése, iktatása maradjon meg. Az iktatás egységes szemléletét fenn kell tartani. Előnye Minden közigazgatási szerv életében nagyon fontos, hogy az ügyiratkezelés egységes szemléletben, ellenőrzött mederben működjön. Ennek feltételei: központi érkeztetés, iktatás fenntartása szabályzatok, pontos útmutatók készítése, végrehajtásának ellenőrzése 11. Javaslat A hivatali vezetők (jegyző, irodavezetők, stb.) kapjanak hozzáférést az ügyiratkezelő rendszerhez. Előnye A vezetőség ellenőrzési, statisztikai áttekintési célból bármikor azonnal elektronikusan hozzáfér az ügyiratkezelésre vonatkozó minden információhoz. Az ügyiratkezelő programban elérhető statisztikák: 1. Központilag előírt hatósági statisztika 2. Ügyiratforgalmi statisztika Komplex lekérdezési lehetőséget biztosít az ügyiratforgalomról. Az ügyiratforgalom áttekinthető egyben a szervezet egészére nézve, és részleteiben is, az irodákra, ügytípusokra, az irodák előadóira, az irodák ügytípusaira vonatkoztatva. MTA SZTAKI,

21 A statisztikából a felhasználó nézetek meghívásával, gombnyomásra áttekintheti a késve intézett, a folyamatban lévő, a hátralékos ügyeket. A felhasználó a statisztikából gombnyomásra el tud menni egészen az egyes ügyek ügyiratkezelőben nyilvántartott összes adatáig. (Át tudja tekinteni, mi történt az ügyben: mikor érkezett, ki intézte, milyen dokumentumok születtek, hol tart az ügy, stb.) Az ügyirat teljes életútját elektronikusan nyomon tudja követni az érkeztetéstől az irattározásig. Meg tudja nézni a határidőt túllépő ügyeket, a metaadatok alapján tetszés szerinti lekérdezéseket végezhet irodákra, ügyintézőkre vonatkozóan 12. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői kapjanak jogosultságot, hozzáférést a CORIR ügyiratkezelő rendszerhez. Az ügyintézők férjenek hozzá a rájuk szignált ügyekhez. Előnye Az ügyintéző számára a nevére szignált ügyek az ügyiratkezelőben hozzáférhetők. Az ügyintéző elektronikusan át tudja tekinteni a hozzá tartozó ügyeket, nyomon tudja követni az egyes ügyek pillanatnyi állását, szakmailag ellenőrizni tudja az ügyek metaadatainak adattartalmát, elektronikus figyelmeztetést kaphat a lejáró határidőkről. Egységes elektronikus ügyiratkezelés áll a rendelkezésére. Ennek feltételei: Vezetői döntés meghozatala (irodák, ügyintézők kijelölése) Kibővített jogosultsági rendszer kidolgozása (funkcionális és hozzáférési jogosultságok meghatározása, bevezetése) vezetői döntés a rendszergazda támogatásával Munkafolyamatok újragondolása Szabályzat, pontos útmutató készítése, végrehajtásának ellenőrzése Ügyintézők oktatása 13. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői kapjanak jogosultságot a saját maguk által készített kimenő iratok iktatására (alszámra iktatásra) Előnye Az ügykezelési idő rövidül. Az iktatókat nem zavarják alszámkéréssel a munkájukban. Az ügyintéző saját maga kezeli a nevére szignált ügyekben a kimenő iratok alszámozását, az ügyiratkezelőben a metaadatok kitöltése alaposabbá és szakszerűbbé válhat. Az tölti ki az ügyre vonatkozó metaadatokat (pl. tárgyszavakat), aki szakmailag és tartalmilag felelős az ügyért, ismeri minden részletét. Ennek feltételei: Munkafolyamatok újragondolása MTA SZTAKI,

22 Szabályzatok, pontos útmutatók készítése, betartásának ellenőrzése Ügyintézők oktatása ügyiratkezelésre, hogy az ügyiratkezelés egységes szemlélete a hivatal szervezetében megmaradjon 14. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői a rájuk szignált ügyekben maguk állítsák be az ügyirat elintézési idejét az ügyiratkezelő szoftverben. Előny Az ügyirat állapotára vonatkozó információk az elektronikus ügyiratkezelő rendszerben mindig napra késszé válnak. Amennyiben a vezetés ellenőrzi az ügyiratkezelő programban a statisztikát, pontos, naprakész adatokat talál. Az átalakított ügyirat-kezelési rend alkalmas lesz az ügyfelek napra kész tájékoztatásának bevezetésére, hiszen az ügyiratról az elektronikus ügyiratkezelő rendszer mindig pontos információkat tartalmaz majd. 15. Javaslat A kijelölt irodák ügyintézői a rájuk szignált ügyekben maguk állítsák be az ügyirat határidőbe tételét/határidőből kivételét az ügyiratkezelő szoftverben. Az ügyintézőknek legyen kötelező az ügyirat állapotára vonatkozó információt napra készen tartani az ügyiratkezelő-szoftverben. Előny Lásd 17. javaslat. 16. Javaslat Készüljön szabályozási javaslat az ügyiratkezelő szoftver jogosultságainak kezelésére. Kerüljön meghatározásra, ki, milyen funkcionális és hozzáférési jogosultságot kap az ügyiratkezelő szoftver kezeléséhez. A jogosultságok megfelelő beállításával a felhasználók csak olyan adatokhoz férhetnek hozzá, amelyeket jogosultak/munkaköri kötelességük kezelni. Kibővített jogosultsági rendszer kidolgozása a CORIR-ban (funkcionális és hozzáférési jogosultságok meghatározása, bevezetése) Hivatali vezetők hozzáférése (jegyző, irodavezetők, stb., ellenőrzési, statisztikai áttekintési célból) Ügyintézők hozzáférése (hozzáférés a saját ügyekhez, alszámozás, elintézési idő beírása, dokumentumok elektronikus csatolása) Iktatók ellenőrzési funkciója MTA SZTAKI,

23 Az ügyiratkezelő szoftver minden tevékenységet naplóz. A szoftverben nyomon követhető, ki, mikor, és mennyi ideig használta az ügyiratkezelő szoftvert, milyen tevékenységeket végzett benne. Ilyen módon a személyes adatok védelme nem sérül. 17. Javaslat A polgármesteri hivatalban készüljön külön eljárási rend a jogosultsági rendszer nyilvántartására és kezelésére, valamint az elektronikus ügyiratkezelési szoftver szervezetre vonatkozó beállításainak kezelésére (felelős kijelölése, paraméterek meghatározása, vezetői engedélyezés, rendszergazda általi beállítás). 18. Javaslat Az egyedi iratkezelési szabályzat mellé készüljön a napi gyakorlat részletességéig lemenő Részletes Ügyirat-kezelési Útmutató, amely segíti mind az iktatók, mind az ügyintézők (mind a vezetőség) munkáját az ügyiratkezelő szoftver használatában. A tervezett Részletes Ügyirat-kezelési Útmutató tartalma: Főszám és alszámadás szabályaira vonatkozó részletes útmutató Iktatási folyamat (alszám képzése, főszám képzése, elintézési idő beírása, határidőbe tétel módja, stb.) leírása, statisztikai adatok képzésének és megtekintésének módja a CORIR ügyiratkezelő szoftverben, program-ablak szinten Az útmutató tartalmazzon részletes mezőszintű előírást, hol, mit és hogyan kell megadni az iktatási folyamat során Előnye Az iktatási útmutató következetes betartása és betartatása megteremti a polgármesteri hivatalon belül az iktatás egységes szemléletét. 19. Javaslat Az iktató ügyintézők és iktató ügykezelők munkaköre bővüljön ki ellenőrzési funkcióval. Kapjanak utasítást arra, hogy az ügyirat irattárba adásakor/határidőbe tételekor részletesen ellenőrizzék a CORIR elektronikus ügyiratkezelő szoftverben az ügyirattal kapcsolatosan berögzített metaadatokat. Ellenőrizzék, hogy minden alszám, metaadat, elintézési határidő megfelelően berögzítésre került-e. A hiányokat, hibás adatrögzítéseket legyen kötelességük jelenteni az irodavezetőjüknek, a hibák elkövetőit fegyelmi felelősség terhelje. Legyen meghatározva eljárási rend a hibás, hiányos adatrögzítést elkövetőkkel szemben. 20. Javaslat A CORIR elektronikus ügyiratkezelő szoftver felhasználóinak (ügyintézők, iktatók, vezetőség) egészítsék ki a munkaköri leírásukat az újonnan meghatározott feladatokkal. A szoftver kezeléséhez kötődjön fegyelmi felelősség. 21. Javaslat Iratok elektronikus csatolása Az iktatók/a kijelölt irodák ügyintézői az elektronikusan érkezett/keletkezett iratokat csatolják be a megfelelő főszámhoz/alszámhoz a CORIR ügyiratkezelő rendszerben. MTA SZTAKI,

24 Szülessen döntés, milyen típusú iratokat kötelező elektronikusan csatolni és melyeket nem. Javasoljuk, hogy legyen kötelező az ügyintézőknek becsatolni a Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések iktatókönyvbe iktatott ügyek esetén a hivatalban keletkezett iratokat, valamint a Stratégiai referens iktatókönyvbe beiktatott, elektronikusan is rendelkezésre álló pályázati anyagokat. Előnye Az ügyintézők, vezetők, mindenki, akinek jogosultsága van, teljes, átfogó képet kaphat az iktatott ügyekről. Rendelkezésükre áll, át tudják tekinteni az irat teljes életútját az érkeztetéstől az irattározásig, meg tudják nézni a becsatolt elektronikus dokumentumok tartalmát is. Megjegyzés: Minden irat elektronikus csatolása irreális kérés. A Szociális Irodán működő Szociális program körlevél funkcióval készíti a nagy mennyiségben készíthető azonos határozatokat, irreális kérés ezeket egyenként elmentegetni és hozzácsatolni az ügyiratkezelő szoftver csatolás pontjához. MTA SZTAKI,

25 6 Közmeghallgatások, közérdekű bejelentések kezelése 6.1 Bevezető Ajka Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata XV. A lakossággal való kapcsolattartás formái című fejezete foglalkozik a lakossággal történő együttműködés, kapcsolattartás formáival. Ezek a következők: 1. helyi népszavazás és népi kezdeményezés 2. közmeghallgatás 3. városi gyűlés 4. városrészi, választókerületi tanácskozás 5. képviselői fogadóóra Polgármester Úr minden hónapban internetes fogadóórát tart. Polgármester Úrhoz az Ajkai Képújságon keresztül is feltehetik az állampolgárok a kérdéseiket. Lakossági bejelentések ezeken a fórumokon keresztül is beérkezhetnek az önkormányzathoz évi XXIX. törvény az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról tartalmazza a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárást (4) Panasszal és a közérdekű bejelentéssel bárki - szóban, írásban vagy elektronikus úton - fordulhat a tárgykörben eljárásra jogosult szervhez. A szóbeli bejelentést az eljárásra jogosult szerv köteles írásba foglalni (1) A panaszt és a közérdekű bejelentést a beérkezéstől számított harminc napon belül kell elbírálni. (4) Az eljárásra jogosult szerv a vizsgálat befejezésekor a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről - az indokok megjelölésével - köteles a panaszost, illetőleg bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíteni. A panaszokat, közérdekű bejelentéseket a Polgármesteri Hivatal Szociális és Igazgatási Irodájához közvetlenül is be lehet jelenteni. MTA SZTAKI,

Az Újhartyáni Német Nemzetiségi Általános Iskola IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Az Újhartyáni Német Nemzetiségi Általános Iskola IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Az Újhartyáni Német Nemzetiségi Általános Iskola IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA 1 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. Az iratkezelés rendjének jogszabályi háttere 2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről,

Részletesebben

A Szent Imre Katolikus Általános Iskola egyedi iratkezelési és iratmegsemmisítési szabályzata

A Szent Imre Katolikus Általános Iskola egyedi iratkezelési és iratmegsemmisítési szabályzata A Szent Imre Katolikus Általános Iskola egyedi iratkezelési és iratmegsemmisítési szabályzata 1 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Az iratkezelési szabályzat hatálya... 3 Az iratkezelés felügyelete...

Részletesebben

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II.

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II. Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II. SZAKMAI KONFERENCIA 2014. február 24. Amiről szólesz Az

Részletesebben

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat Veszprém, 2013. október 29. Készítette: Szitási Istvánné segédlevéltáros Ügyvitel IRATKEZELÉS Küldemények érkezése Beadványok érkeztetése Nyilvántartásba

Részletesebben

A főképernyő felső ikonsorába kerültek a sajátmappa különböző füleire vezérlő ikonok, valamint a gyakran használt műveletek.

A főképernyő felső ikonsorába kerültek a sajátmappa különböző füleire vezérlő ikonok, valamint a gyakran használt műveletek. 2010.10.04. programverzió újdonságai Papirusz Ügyiratkezelő Rendszer Saját mappával, főképernyővel kapcsolatos változások A főképernyő felső ikonsorába kerültek a sajátmappa különböző füleire vezérlő ikonok,

Részletesebben

BÁTAI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL

BÁTAI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL A BÁTAI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL 1. számú melléklete A H I V A T A L S Z E R V E Z E T I S É M Á J A Báta KÖZSÉG ÖNKORMÁNY- ZATÁNAK KÉPVISELŐ- TESTÜLETE Sárpilis KÖZSÉG ÖNKORMÁNY- ZATÁNAK KÉPVISELŐ-

Részletesebben

Diasort hatályosította: Fejesné TaskóTünde, 2014. augusztus 15. Ügyviteli munka. Szervezetek tevékenysége

Diasort hatályosította: Fejesné TaskóTünde, 2014. augusztus 15. Ügyviteli munka. Szervezetek tevékenysége Diasort hatályosította: Fejesné TaskóTünde, 2014. augusztus 15. 1 Ügyviteli munka Szervezetek tevékenysége Szakmai tevékenység (alaptevékenység) Szervi tevékenység (pl. ügyviteli tevékenység) Az ügyvitel

Részletesebben

Egységes Iratkezelési Rendszer. Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

Egységes Iratkezelési Rendszer. Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Egységes Iratkezelési Rendszer Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Összefoglaló Beszámoló az EIDR projekt feladatairól és ütemezéséről Iratkezelési tapasztalatok és működési nehézségek

Részletesebben

Aláírás: Dátum: 2018.május 15. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

Aláírás: Dátum: 2018.május 15. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Ikt.sz.:./2018. Nyt.sz.:L-2-3/2017. A jelentést elfogadom és az intézkedési terv elkészítését elrendelem: Név: Baumstark Tiborné Jegyző Aláírás: Dátum: 2018.május 15. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A Leányvár Község

Részletesebben

Iktatások kezelése használati útmutató iktatók számára

Iktatások kezelése használati útmutató iktatók számára SEMMELWEIS EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI FŐIGAZGATÓSÁG Iktatások kezelése használati útmutató iktatók számára T a r t a l o m j e g y z é k I. Iktatási folyamatok... 2 1. Alapvetések, segítségnyújtás... 2

Részletesebben

Iratkezelési szabályzat

Iratkezelési szabályzat Aszódi Evangélikus Petőfi Gimnázium, Általános Iskola és Kollégium 2170 Aszód, Régész utca 34. Adószám: 18665745-2-13 OM azonosító: 032582 Iratkezelési szabályzat az intézmény képviselője Kelt: Aszód,

Részletesebben

Kimenő/Belső Küldemények iktatási segédlete

Kimenő/Belső Küldemények iktatási segédlete Kimenő/Belső Küldemények iktatási segédlete Tartalomjegyzék I. Kimenő/belső papír alapú küldemény iktatása... 3 1. Irány, Típus kiválasztása... 3 2. Expediálás módja kiválasztása... 3 3. Címzettek kiválasztása

Részletesebben

Kerüljön kiválasztásra a Küldemények menüpontban a legördülő listában Nem iktatott. 2. A kiválasztott küldeményt szerkesztésre való megnyitása.

Kerüljön kiválasztásra a Küldemények menüpontban a legördülő listában Nem iktatott. 2. A kiválasztott küldeményt szerkesztésre való megnyitása. Kedves Felhasználók! Az előző körlevél óta felhalmozódott tapasztalatok alapján a következő kéréseket, illetve ajánlásokat fogalmazzuk meg a rendszer használatával kapcsolatban. Első lépésként felhívjuk

Részletesebben

MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE

MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Miskolc, 2016 8.8. számú Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére

Részletesebben

ÜGYIRAT ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

ÜGYIRAT ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Püspökladány Város Gazdasági Ellátó Szervezet ÜGYIRAT ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az intézmény e szabályzatának a jogszabályi előírásokhoz történő igazodásáért, ellenőrzéséért, a rendelkezések módosításáért

Részletesebben

Farkasréti Általános Iskola. Iratkezelési Szabályzata

Farkasréti Általános Iskola. Iratkezelési Szabályzata F a r k a s r é t i Á l t a l á n o s I s k o l a Alapítva: 1931 1 1 1 2 B u d a p e s t, É r d i ú t 2. Tel. 319-3269 3269 Fax: 309-5050 www.farkasret-isi.hu Farkasréti Általános Iskola Iratkezelési Szabályzata

Részletesebben

KRÉTA-Poszeidon modul. Kazi Virág ekréta Zrt.

KRÉTA-Poszeidon modul. Kazi Virág ekréta Zrt. KRÉTA-Poszeidon modul Kazi Virág ekréta Zrt. MIÉRT SZÜKSÉGES? 2018. augusztus 15-én az Emberi Erőforrások Minisztere jóváhagyta a KRÉTA rendszert, mint a kötelező tanügyi nyilvántartást felváltó elektronikus

Részletesebben

A MAGYAR GYÓGYSZERÉSZI KAMARA PEST MEGYEI SZERVEZETÉNEK IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A MAGYAR GYÓGYSZERÉSZI KAMARA PEST MEGYEI SZERVEZETÉNEK IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A MAGYAR GYÓGYSZERÉSZI KAMARA PEST MEGYEI SZERVEZETÉNEK IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA 2012. március Az Elnökség a Magyar Gyógyszerészi Kamara Pest Megyei Szervezetének Iratkezelési Szabályzatát (továbbiakban:

Részletesebben

KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK

KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK KEZELÉSÉNEK SZABÁLYZATA Kerekegyháza Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala 2010-04-30 2 / 8 Tartalomjegyzék ÁLTALÁNOS RÉSZ 3 1.1 Bevezetés 3 1.2 A szabályzat célja

Részletesebben

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2. számú melléklet: Iratkezelési szabályzat Készítette: Nagy Gábor, elnök Jóváhagyta: Nagy Gábor, elnök 2010. TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezetés... 3 II. Általános rendelkezések...

Részletesebben

A Griff Íjász Egyesület Elnökségének 3/2014/(12. 17.) ELN. sz. Határozata a Griff Íjász Egyesület Iratkezelési szabályzata

A Griff Íjász Egyesület Elnökségének 3/2014/(12. 17.) ELN. sz. Határozata a Griff Íjász Egyesület Iratkezelési szabályzata A Griff Íjász Egyesület Elnökségének 3/2014/(12. 17.) ELN. sz. Határozata a Griff Íjász Egyesület Iratkezelési szabályzata A köziratok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és a 1992. évi LXIII. törvény

Részletesebben

1.1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1.1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Mint a Sárospataki Református Kollégium, 3950 Sárospatak, Rákóczi utca 1. (továbbiakban: Református Kollégium) közigazgatója, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári

Részletesebben

A Rockenbauer Felsőoktatási Nonprofit Kft. egyedi iratkezelési szabályzata

A Rockenbauer Felsőoktatási Nonprofit Kft. egyedi iratkezelési szabályzata A Rockenbauer Felsőoktatási Nonprofit Kft. egyedi iratkezelési szabályzata I. Fejezet Általános rendelkezések 1. A Rockenbauer Felsőoktatási Nonprofit Kft. iratkezelési szabályzata - a köziratokról, a

Részletesebben

MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE

MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Miskolc, 2016 8.8. számú Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére

Részletesebben

KÖZPONTI ÉRKEZTETÉSI ÜGYNÖK SZOLGÁLTATÁS (KÉÜ)

KÖZPONTI ÉRKEZTETÉSI ÜGYNÖK SZOLGÁLTATÁS (KÉÜ) KÖZPONTI ÉRKEZTETÉSI ÜGYNÖK SZOLGÁLTATÁS (KÉÜ) Szolgáltatás leíró lap 2017. július 1. v 3.00 EREDETI Tartalom 1. A SZOLGÁLTATÁS LEÍRÁSA... 3 2. A SZOLGÁLTATÁS IGÉNYBEVÉTELE... 4 3. A SZOLGÁLTATÁS FELHASZNÁLÁSI

Részletesebben

Magyar joganyagok - 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szerv 2. oldal 3. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által

Magyar joganyagok - 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szerv 2. oldal 3. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által Magyar joganyagok - 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szerv 1. oldal 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

Részletesebben

Iratkezelés, szabályzatok. Összeállította: Horváth Józsefné Okl. adószakértő

Iratkezelés, szabályzatok. Összeállította: Horváth Józsefné Okl. adószakértő Iratkezelés, szabályzatok Összeállította: Horváth Józsefné Okl. adószakértő a cégekre hárul a feladat, hogy iratkezelési rendszerüket létrehozzák és működtessék IRATKEZELÉS A CÉGEK ÜGYINTÉZÉSI FOLYAMATÁBAN

Részletesebben

A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden

A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Érkeztetők és iktatók részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail: info@sdakft.hu Web:

Részletesebben

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Alapfokú Köznevelési Intézményeket Működtető Központ 4400 Nyíregyháza Városmajor u. 2. 2015. 01.01. Alapfokú Köznevelési Intézményeket Működtető Központ 0 TARTALOMJEGYZÉK ÁLTALÁNOS

Részletesebben

POSZEIDON dokumentáció (2.2)

POSZEIDON dokumentáció (2.2) POSZEIDON dokumentáció (2.2) Gyorsiktatás I. BEJÖVŐ IRATOK IKTATÁSA A Gyorsiktatás felületen lehet beérkező iratainkat a legegyszerűbb módon érkeztetni és iktatni. 1.) VONALKÓD felragasztása a papírra.

Részletesebben

POSZEIDON dokumentáció (6.4)

POSZEIDON dokumentáció (6.4) POSZEIDON dokumentáció (6.4) HALLGATÓI KÉRELMEK KEZELÉSE A POSZEIDON RENDSZERBEN Tartalomjegyzék Hallgatói kérelmek iktatása összefoglaló Tájékoztatások kezelése a kérelmekhez, határozatokhoz Jogorvoslatok

Részletesebben

MESEKERT TERMÉSZETKÖZELI ÓVODA. Iratkezelési szabályzat. Készítette: Szabó Gabriella óvodavezető

MESEKERT TERMÉSZETKÖZELI ÓVODA. Iratkezelési szabályzat. Készítette: Szabó Gabriella óvodavezető MESEKERT TERMÉSZETKÖZELI ÓVODA Iratkezelési szabályzat Készítette: Szabó Gabriella óvodavezető Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 2 2. Értelmezések... 2 3. Az iratkezelés felügyelete... 3 4. Iktatókönyv...

Részletesebben

Sipkay Barna Kereskedelmi, Vendéglátóipari, Idegenforgalmi Középiskola, Szakiskola és Kollégium

Sipkay Barna Kereskedelmi, Vendéglátóipari, Idegenforgalmi Középiskola, Szakiskola és Kollégium Általános rendelkezések MELLÉKLET IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 1. Az Iskola iratkezelési szabályzata - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.

Részletesebben

I. ÁLTALÁNOS FOGALMAK

I. ÁLTALÁNOS FOGALMAK IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A köziratok védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény elõírásait figyelembe véve a Simonyi Károly Szakközépiskola és Szakiskola Dolgozóiért és Diákjaiért Alapítvány (továbbiakban:

Részletesebben

K/1/2017. (I.25.) számú határozata az Iratkezelési szabályzat című szabályzat módosításáról

K/1/2017. (I.25.) számú határozata az Iratkezelési szabályzat című szabályzat módosításáról A Semmelweis Egyetem Kancellárjának K/1/2017. (I.25.) számú határozata az Iratkezelési szabályzat című szabályzat módosításáról Az SZMSZ 3/A. (8) bekezdés a) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a

Részletesebben

A Diamond Property Care Kft. iratkezelési szabályzata

A Diamond Property Care Kft. iratkezelési szabályzata I. Bevezetés DIAMOND PROPERTY CARE KFT. Székhely: 1118 Budapest, Muskotály utca 5. fszt. 1-2. A Diamond Property Care Kft. iratkezelési szabályzata A szolgáltató (üzemeltető), mint adatkezelő adatai Diamond

Részletesebben

ÜGYVITELI SZABÁLYZATA IKTATÓSZÁM: JÓVÁHAGYOM: 2010. MÁRCIUS 26. OPSZ ELNÖK. Hatálybalépés: 2010. január 1. (visszamenőlegesen)

ÜGYVITELI SZABÁLYZATA IKTATÓSZÁM: JÓVÁHAGYOM: 2010. MÁRCIUS 26. OPSZ ELNÖK. Hatálybalépés: 2010. január 1. (visszamenőlegesen) ORSZÁGOS POLGÁRŐR SZÖVETSÉG Levélcím: Telefon: Fax: IRM-tel: IRM-fax: 1077 Budapest Király u. 71. 441-1827 441-1794 441-1821 14-334, 13-775 13-863 IKTATÓSZÁM: JÓVÁHAGYOM: 2010. MÁRCIUS 26. DR. TÚRÓS ANDRÁS

Részletesebben

EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT BUDAPEST, 2015 Jelen szabályzat az Eötvös Loránd Tudományegyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési

Részletesebben

A Polgármesteri Hivatal ügyrendjéről 1

A Polgármesteri Hivatal ügyrendjéről 1 A Polgármesteri Hivatal ügyrendjéről 1 6. számú melléklet Az önkormányzatokról szóló módosított 1990. évi LXV. tv. 38.. (1) bekezdése értelmében: "A képviselőtestület egységes hivatalt hoz létre - polgármesteri

Részletesebben

Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó

Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó 1 Az előadás célja A jogi alapok áttekintése és rendszerezése Az ELO Iratkezelő Modul - magyarországi jogszabályi

Részletesebben

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3.

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. SZERVELLENŐRZÉSI Kedves Gyuri! ADATLAP A Zala Megyei Levéltár ellenőrzési feladatait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

Részletesebben

A KORMÁNYZATI ÉRKEZTETŐ RENDSZER BEMUTATÁSA

A KORMÁNYZATI ÉRKEZTETŐ RENDSZER BEMUTATÁSA A KORMÁNYZATI ÉRKEZTETŐ RENDSZER BEMUTATÁSA Dr. Magyariné dr. Nagy Edit helyettes államtitkár 2014. november 06. Közpolitikai cél: közigazgatás hatékonyságának növelése E-közigazgatási szolgáltatások körének

Részletesebben

TEMATIKA alfejezet - A közigazgatás fogalma, feladata 1.2. alfejezet - A közigazgatás rendszere

TEMATIKA alfejezet - A közigazgatás fogalma, feladata 1.2. alfejezet - A közigazgatás rendszere TEMATIKA A ÜGYKEZELŐI ALAPVIZSGA FELKÉSZÍTŐ TANFOLYAMHOZ Helyszín: Győr-Moson-Sopron Megyei Kormányhivatal IX. emeleti oktatóterme (9021 Győr, Árpád út 32.) Időpont: 2014. március 26-27. 1. nap (2014.

Részletesebben

Iktatás modul. Kezelői leírás

Iktatás modul. Kezelői leírás Iktatás modul Kezelői leírás 1 C.) Iktatás modul A modul kezelése történhet a menürendszerből, illetve az Iktatás modul fülén lévő ikonok segítségével. Az Iktatás modul önállóan vagy más modulok törzsadatait

Részletesebben

A Rábapatonai Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési szabályzata

A Rábapatonai Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési szabályzata A Rábapatonai Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési szabályzata I. fejezet Rábapatona Önkormányzat Képviselő testülete az SZMSZ 65.. rendelkezése alapján az ában meghatározott feladatok ellátására

Részletesebben

ÜGYIRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

ÜGYIRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA KÖNYVTÁRA 1051 Budapest, Arany János utca 1. sz. ÜGYIRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: 2012. január 1. napjától Jóváhagyta: prof.náray-szabó Gábor főigazgató - 1 - T A R T A L

Részletesebben

Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Az iratkezelés pillérei Küldeménykezelés Egyetemi Körposta rendszere Bejövő, belső, kimenő

Részletesebben

A KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK KEZELÉSÉNEK RENDJÉRŐL

A KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK KEZELÉSÉNEK RENDJÉRŐL A KÖZÉRDEKŰ BEJELENTÉSEK ÉS PANASZOK KEZELÉSÉNEK RENDJÉRŐL Jászberény Város Jegyzője tekintettel az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvények módosításáról szóló 2004. évi XXIX. törvény 141.

Részletesebben

A tervezet előterjesztője a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium.

A tervezet előterjesztője a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium. Jelen előterjesztés csak tervezet, amelynek közigazgatási egyeztetése folyamatban van. A minisztériumok közötti egyeztetés során az előterjesztés koncepcionális kérdései is jelentősen módosulhatnak, ezért

Részletesebben

2019. ÉVI FOKOZATI VIZSGA TANANYAG 6. VEZETÉS, IRÁNYÍTÁS SZAKMACSOPORT

2019. ÉVI FOKOZATI VIZSGA TANANYAG 6. VEZETÉS, IRÁNYÍTÁS SZAKMACSOPORT 13.sz. melléklet a 34000/129-6/2019.ált. nyt. számhoz 2019. ÉVI FOKOZATI VIZSGA TANANYAG A honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 9/2013. (VIII.

Részletesebben

A Hotel Síkfőkút Kereskedelmi és Vendéglátó Kft. - Hotel Síkfőkút*** és Étterem iratkezelési szabályzata

A Hotel Síkfőkút Kereskedelmi és Vendéglátó Kft. - Hotel Síkfőkút*** és Étterem iratkezelési szabályzata A Hotel Síkfőkút Kereskedelmi és Vendéglátó Kft. - Hotel Síkfőkút*** és Étterem iratkezelési szabályzata I. Bevezetés A szolgáltató (üzemeltető), mint adatkezelő adatai Hotel Síkfőkút Kereskedelmi és Vendéglátó

Részletesebben

Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél

Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél H-1134 Budapest, Váci út 23-27. Postacím: 1325 Bp., Pf.: 355. Telefon: 465 2400 Fax: 349 1991 www.vizmuvek.hu vizvonal@vizmuvek.hu Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél Készítette:

Részletesebben

MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG IRATKEZELÉSI SZABÁLYZTA

MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG IRATKEZELÉSI SZABÁLYZTA MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG IRATKEZELÉSI SZABÁLYZTA (módosításokkal egységes szerkezetben) Hatályos: 2015. január 1-től 1 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Mint a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: MOB) elnöke,

Részletesebben

MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE

MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Miskolc, 2016 8.9. számú Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére

Részletesebben

A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden

A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Érkeztetők és Iktatók részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail: info@sdakft.hu Web:

Részletesebben

POSZEIDON dokumentáció (3.) 2009. január 27.

POSZEIDON dokumentáció (3.) 2009. január 27. POSZEIDON dokumentáció (3.) 2009. január 27. KIMENŐ IRATOK IKTATÁSA A kimenő iratok esetében változás az eddigi eljáráshoz képest, hogy nem a Word- vagy egyéb elektronikus állományt csatoljuk elektronikus

Részletesebben

ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás

ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás ASP Adó szakrendszer v 1.1 2018.01.09. Tartalom 1 ADÓ-IRAT integráció működéséhez szükséges beállítások... 3 1.1 Az Iratkezelő szakrendszerben szükséges beállítások...3

Részletesebben

DOKUMENTUMOK KEZELÉSE

DOKUMENTUMOK KEZELÉSE EH - 01 MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS DOKUMENTUMOK KEZELÉSE 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal által használt külső és belső készítésű dokumentumok (szabályozások) kezelésének rögzítése. Jelen

Részletesebben

ELLENŐRZÉSI JELENTÉS I. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK

ELLENŐRZÉSI JELENTÉS I. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK Iktatószám: /2009. Ellenőrzés száma: 3/2009. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS I. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK AZ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ SZERVEZET/ SZERVEZETI EGYSÉG: Külső szakértő AZ ELLENŐRZÉS TÁRGYA: Az ügyiratkezelés szervezete,

Részletesebben

Minősítés és Technológia

Minősítés és Technológia IQDoc Megoldás a nagyvállalati iratkezelés problémáira Wéber Zoltán és Sudár Gábor Miért az IQDoc rendszer? Minősítés és Technológia Minősített iratkezelő rendszer (VERITAN Hírközlési és Informatikai Tanúsító

Részletesebben

MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG

MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: 2014. január 1. napjától 1 BEVEZETÉS Mint a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: MOB) elnöke, a MOB Szervezeti és Működési Szabályzatában

Részletesebben

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT CSONGRÁD MEGYEI ÉPÍTÉSZ KAMARA ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Elfogadva 16/2013 Eln. Hat.(IX.19) számú elnökségi határozattal 1 I. ÜGYVITEL RENDJE 1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügykör a

Részletesebben

PÁPAI GAZDASÁGI SZAKKÉPZŐ ISKOLA ÉS KOLLÉGIUM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

PÁPAI GAZDASÁGI SZAKKÉPZŐ ISKOLA ÉS KOLLÉGIUM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA PÁPAI GAZDASÁGI SZAKKÉPZŐ ISKOLA ÉS KOLLÉGIUM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Érvényes: 2008.07.01-től 1. Általános rendelkezések 1.1 A szabályzat hatálya E szabályzat hatálya kiterjed a teljes intézményre (szakközépiskola

Részletesebben

SOLA SCRIPTURA. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Azonosító kód: SZ19 Verzió: 2. Dátum: 2009. 02 01. Preambulum

SOLA SCRIPTURA. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Azonosító kód: SZ19 Verzió: 2. Dátum: 2009. 02 01. Preambulum 1/7 oldal SOLA SCRIPTURA Teológiai Főiskola 1121 Budapest, Remete u. 16/A 1536 Budapest 114. Pf.: 253 E-mail: sola@sola.hu Web: www.sola.hu 06-1/391-01-80; 06-20/379-6260 Intézményi azonosító: FI70788

Részletesebben

1. számú függelék. A DOKU rendszerre vonatkozó eltérő, illetve speciális szoftver követelmények

1. számú függelék. A DOKU rendszerre vonatkozó eltérő, illetve speciális szoftver követelmények 1. számú függelék A DOKU rendszerre vonatkozó eltérő, illetve speciális szoftver követelmények 27/2014. (V. 18.) KM rendelet - metaadatok 1. melléklet: 1. KÜLDEMÉY METAADATOK Sorszám Megnevezés Mező típusa

Részletesebben

ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás

ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás ADÓ-IRAT integráció Beállítások, iktatás Adó szakrendszer Verzió: v1.2. 2019.06.20. Tartalom 1 ADÓ-IRAT integráció működéséhez szükséges beállítások... 3 1.1 Az Iratkezelő szakrendszerben szükséges beállítások...

Részletesebben

A BONYHÁDI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA

A BONYHÁDI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA BONYHÁDI RENDŐRKAPITÁNYSÁG A BONYHÁDI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA Verzió: 2.0 2017. december 12. Dr. Marcsek Sándor r. ezredes rendőrségi főtanácsos kapitányságvezető Cím: 7150 Postafiók:

Részletesebben

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.

Részletesebben

SZEGEDI TUDOMÁNYEGYETEM

SZEGEDI TUDOMÁNYEGYETEM SZEGEDI TUDOMÁNYEGYETEM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Szeged, 2008. Tartalom I. Fejezet: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 5 A Szabályzat hatálya 5 Az iratkezelés szervezete 6 Az iratkezelés felügyelete, ellenőrzése

Részletesebben

Iratok küldése, postázása. használati útmutató iktatók számára. T a r t a l o m j e g y z é k

Iratok küldése, postázása. használati útmutató iktatók számára. T a r t a l o m j e g y z é k SEMMELWEIS EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI FŐIGAZGATÓSÁG Iratok küldése, postázása használati útmutató iktatók számára T a r t a l o m j e g y z é k 1. Alapvetések... 1 2. Iktatott papír és vegyes iratok érkezése...

Részletesebben

A PÓSA UTCAI ÓVODA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A PÓSA UTCAI ÓVODA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA PÓSA UTCAI ÓVODA DEBRECEN VÁROS KÖZOKTATÁSÁÉRT DÍJAS INTÉZMÉNY 4031 DEBRECEN PÓSA u. 49. TEL/FAX: 52/478-026 OM: 030893 A PÓSA UTCAI ÓVODA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Az 1995.évi LXVI. Törvény a köziratokról,

Részletesebben

ADÓ-IRAT integrációs folyamat

ADÓ-IRAT integrációs folyamat ADÓ-IRAT integrációs folyamat ASP Adó szakrendszer v 1.0 2017.12.22. Tartalom Az Adó-Irat integrációs folyamat ábrája - Iktatástól jogerősítésig... 3 1 Iratkészítés és jogerősítés folyamata (Adó-Irat integráció)...

Részletesebben

A Rédei Móra Ferenc Általános Iskola iratkezelési szabályzata (2016. január 1-től)

A Rédei Móra Ferenc Általános Iskola iratkezelési szabályzata (2016. január 1-től) A Rédei Móra Ferenc Általános Iskola iratkezelési szabályzata (2016. január 1-től) I. Fejezet Általános rendelkezések 1. A Rédei Móra Ferenc Általános Iskola iratkezelési szabályzata - a köziratokról,

Részletesebben

POSZEIDON dokumentáció (3.2)

POSZEIDON dokumentáció (3.2) POSZEIDON dokumentáció (3.2) KIMENŐ IRATOK IKTATÁSA Általános információk: A kimenő iratok esetében változás az eddigi eljáráshoz képest, hogy nem a Word- vagy egyéb elektronikus állományt csatoljuk elektronikus

Részletesebben

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A köziratok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény előírásait figyelembe véve a Magyar Vadászgörény Klub közhasznú egyesület (továbbiakban: Egyesület) iratkezelési rendjét az

Részletesebben

Az előterjesztést a Kormány nem tárgyalta meg, ezért az nem tekinthető a Kormány álláspontjának

Az előterjesztést a Kormány nem tárgyalta meg, ezért az nem tekinthető a Kormány álláspontjának Jelen előterjesztés csak tervezet, amelynek közigazgatási egyeztetése folyamatban van. A minisztériumok közötti egyeztetés során az előterjesztés koncepcionális kérdései is jelentősen módosulhatnak, ezért

Részletesebben

a rábapatonai polgármesteri hivatal szervezeti És működési

a rábapatonai polgármesteri hivatal szervezeti És működési a rábapatonai polgármesteri hivatal szervezeti És működési szabályzata hatályos: 2014. május 1. napjától I. FEJEZET Rábapatona Község Önkormányzatának Képviselő-testülete az államháztartásról szóló 2011.

Részletesebben

Kerekegyháza Városi Önkormányzat. Polgármesteri Hivatalának

Kerekegyháza Városi Önkormányzat. Polgármesteri Hivatalának Kerekegyháza Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében előírtak szerint

Részletesebben

ELOik Tanúsított iratkezelés

ELOik Tanúsított iratkezelés 2011.10.03. 1 ELOik Tanúsított iratkezelés dr. Domokos László Ovitas Magyarország Informatikai Kft. www.ovitas.hu Budapest, 2011. Október 4. Témák ELO ELO & tanúsított iratkezelés ELOik modul ELOik funkciók

Részletesebben

Első lépések a KRÉTA-Poszeidon modul használatához. Gyors Áttekintő Segédlet

Első lépések a KRÉTA-Poszeidon modul használatához. Gyors Áttekintő Segédlet Első lépések a KRÉTA-Poszeidon modul használatához Gyors Áttekintő Segédlet Bevezetés A Köznevelési Regisztrációs és Tanulmányi Alaprendszer (a továbbiakban: KRÉTA) a fenntartó által üzemeltetett, az egyes

Részletesebben

Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió 1.1.

Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió 1.1. Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió 1.1. 2009. Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 1.1 2009.03.13 A teljes dokumentáció változása Kiadás: 2009.03.13.

Részletesebben

Kapuvári Polgármesteri Hivatal SZABÁLYZATA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT. Oldalszám: 33 Mellékletek: 7 db. Sáfrányné dr. Kiss M. Rozália irodavezető

Kapuvári Polgármesteri Hivatal SZABÁLYZATA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT. Oldalszám: 33 Mellékletek: 7 db. Sáfrányné dr. Kiss M. Rozália irodavezető Ügyiratszám: 01-14-2/2013. Törzspéldány Kapuvári Polgármesteri Hivatal SZABÁLYZATA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Oldalszám: 33 Mellékletek: 7 db. Készítette: Sáfrányné dr. Kiss M. Rozália irodavezető Ellenőrizte:

Részletesebben

Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal Ügyrendje június 30. EGYSÉGES SZERKEZETBEN

Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal Ügyrendje június 30. EGYSÉGES SZERKEZETBEN Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal Ügyrendje 2016. június 30. EGYSÉGES SZERKEZETBEN A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal belső szervezeti tagozódása, működési és ügyfélfogadási

Részletesebben

9/2012. számú rektori utasítás a Pécsi Tudományegyetem Iratkezelési Szabályzatának végrehajtásáról

9/2012. számú rektori utasítás a Pécsi Tudományegyetem Iratkezelési Szabályzatának végrehajtásáról 9/2012. számú rektori utasítás a Pécsi Tudományegyetem Iratkezelési Szabályzatának végrehajtásáról A Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzatának 12. számú mellékletét

Részletesebben

Tájékoztató az Iratkezelési Fórumokon elhangzott észrevételek, kérdések alapján.

Tájékoztató az Iratkezelési Fórumokon elhangzott észrevételek, kérdések alapján. 1 SEMMELWEIS EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI FŐIGAZGATÓSÁG Tájékoztató az Iratkezelési Fórumokon elhangzott észrevételek, kérdések alapján http://semmelweis.hu/jogigfoig/iratkezeles/gyik/ Az Igazgatási és Iratkezelési

Részletesebben

1. Bevezetés. 2. Értelmezések

1. Bevezetés. 2. Értelmezések Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 2 2. Értelmezések... 2 3. Az iratkezelés felügyelete... 4 4. Iktatókönyv... 4 4.1. Iktatás... 4 5. Küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása és továbbítása...

Részletesebben

ASP Új funkciók R1

ASP Új funkciók R1 ASP Új funkciók 1.0.102 R1 Tartalom I. ÚJ FUNKCIÓK... 2 1. ALSZÁM ÜGYINTÉZŐJÉNEK MÓDOSÍTÁSA... 2 2. ELINTÉZETT IRATOK ZÖLD SZÍNNEL... 3 3. BELSŐ CÍMZETTNEK INAKTÍV FELHASZNÁLÓ... 3 4. ÚJ CÍMKE TÍPUSOK...

Részletesebben

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatályos 2018. szeptember 1-jétől Tartalomjegyzék: 1. Általános rendelkezések... 2 2. Jogi alapok... 2 3. A szabályzat hatálya... 2 4. Az iratkezelés szervezete és felügyelete...

Részletesebben

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT BLISS ALAPÍTVÁNY Segítő Kommunikáció-módszertani Központ 1112 Budapest, Neszmélyi út 36. Tel/Fax: 310-3583 E-mail: info@bliss.org.hu; www.bliss.org.hu Számlaszám: OTP XII. 11712004-20070579 Adószám: 18005426-1-43

Részletesebben

dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu

dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu Miért az ELOoffice iratkezelő rendszer mellett döntöttünk? dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu A céges adminisztráció

Részletesebben

Ügyviteli-iratkezelési szabályzat

Ügyviteli-iratkezelési szabályzat Szociális Alapszolgáltatási Központ, Könyvtár és Faluház 6931 Apátfalva, Maros u. 39. Tel.:+36-20/801-50-18 E-mail:alapszolg@freemail.hu Ügyviteli-iratkezelési szabályzat A Szociális Alapszolgáltatási

Részletesebben

Diószegi Sámuel. Baptista Szakközépiskola és Szakiskola. iratkezelési és. irattározási szabályzata

Diószegi Sámuel. Baptista Szakközépiskola és Szakiskola. iratkezelési és. irattározási szabályzata A Diószegi Sámuel Baptista Szakközépiskola és Szakiskola iratkezelési és irattározási szabályzata Az SZMSZ 2. sz. melléklete TARTALOMJEGYZÉK I. Fejezet Általános rendelkezések 2 Az iratkezeléssel kapcsolatos

Részletesebben

a bizalmi felügyelet által vezetett nyilvántartások tartalmáról és a bizalmi szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos bejelentésekről

a bizalmi felügyelet által vezetett nyilvántartások tartalmáról és a bizalmi szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos bejelentésekről 26/2016. (VI. 30.) BM rendelet a bizalmi felügyelet által vezetett nyilvántartások tartalmáról és a bizalmi szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos bejelentésekről Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi

Részletesebben

Nagyecsed Város Önkormányzatának. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló

Nagyecsed Város Önkormányzatának. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló Nagyecsed Város Önkormányzatának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében előírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI

Részletesebben

magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság 21. szám 128. évfolyam 2013. december 20. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság Utasítások TARTALOM Oldal 58/2013. (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás:

Részletesebben

Ügyvitel és irodatechnika

Ügyvitel és irodatechnika Ügyvitel és irodatechnika Fogalmak Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része,

Részletesebben

A SIÓFOKI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA

A SIÓFOKI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA RENDŐRKAPITÁNYSÁG SIÓFOK HIVATALA A SIÓFOKI RENDŐRKAPITÁNYSÁG MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA Verzió: 1.0 2017. július 18. dr. Nagy Sándor István r. százados hivatalvezető iratkezelésért felelős vezető Cím:

Részletesebben

ADÓ-IRAT integrációs folyamat

ADÓ-IRAT integrációs folyamat ADÓ-IRAT integrációs folyamat ASP Adó szakrendszer v 5.1 2019.04.29. Tartalom Az Adó-Irat integrációs folyamat ábrája - Iktatástól véglegesítésig... 3 1 Iratkészítés és véglegesítés folyamata (Adó-Irat

Részletesebben

SZEKSZÁRDI I. BÉLA GIMNÁZIUM, KOLLÉGIUM ÉS ÁLTALÁNOS ISKOLA

SZEKSZÁRDI I. BÉLA GIMNÁZIUM, KOLLÉGIUM ÉS ÁLTALÁNOS ISKOLA SZEKSZÁRDI I. BÉLA GIMNÁZIUM, KOLLÉGIUM ÉS ÁLTALÁNOS ISKOLA A Szekszárdi I. Béla Gimnázium, Kollégium és Általános Iskola iratkezelési szabályzata tartalmazza az intézményi adatkezelés és továbbítás rendjének

Részletesebben

Segédlevéltáros Segédlevéltáros Levéltári kezelő, iratkezelő, Segédlevéltáros

Segédlevéltáros Segédlevéltáros Levéltári kezelő, iratkezelő, Segédlevéltáros A /2007 (II. 27.) SzMM rendelettel módosított 1/2006 (II. 17.) OM rendelet Országos Képzési Jegyzékről és az Országos Képzési Jegyzékbe történő felvétel és törlés eljárási rendjéről alapján. Szakképesítés,

Részletesebben