Felhasználói segédlet a webkonferencia szolgáltatás használatához

Átírás

1 Felhasználói segédlet a webkonferencia szolgáltatás használatához v1.1 Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Intézet Multimédia szolgáltatások osztály

2 1 Tartalomjegyzék 2 Rövid ismertető Kompatibilitás Operációs rendszerek és böngészők Minimális rendszerkövetelmények Ajánlott rendszerkövetelmények Támogatott perifériák Regisztráció és telepítés Használat Közvetlen videóhívás indítása és fogadása Többrésztvevős konferencia létrehozása és lebonyolítása Saját tárgyalószoba beállításai Hívás lebonyolítása Gyakori kérdések és hibaelhárítás Felhasznált segédanyagok

3 2 Rövid ismertető A webkonferencia, azaz a desktop videokonferencia szolgáltatás segítségével a felhasználó hagyományos asztali számítógépes környezetről, illetve mobil eszközökről (hordozható számítógép, okostelefon) közvetlen videohívást vagy akár többrésztvevős videokonferenciát bonyolíthat le (értekezletek, megbeszélések, távoktatások, bemutatók, stb.). A szolgáltatás igénybevételéhez a felhasználónak rendelkeznie kell a rendszer által biztosított témaszámmal, megfelelő számítógéppel és kiegészítőkkel (webkamera, mikrofon, hangszóró). A felhasználó által futtatott kliens szoftver a hálózati minőségnek és az átviteli sebességnek megfelelően adaptív módon választja meg a videokonferencia jelfolyam minőségét. A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználó a számítógépén futtatott alkalmazásainak képét a videokonferenciában résztvevő partnerek számára is láthatóvá tegye. A szolgáltatás használata által az egyébként utazáshoz szükséges idő és költségek elmaradásával jelentős költségmegtakarítás érhető el. Ezen megtakarítás csökkentheti a környezetre ártalmas túlzott széndioxid kibocsátást is. Olyan zöld technológia, ami segíthet az ökológiai lábnyomunk csökkentésében. A szolgáltatás a VidyoDesktop nevű alkalmazás segítségével érhető el. 3

4 3 Kompatibilitás A VidyoDesktop a következő rendszerekkel és hardver-összetevőkkel képes együttműködni. 3.1 Operációs rendszerek és böngészők Windows operációs rendszerek: Windows XP (SP3) / Vista / Windows 7 / Windows 8 (32/64 bit) böngészők: Internet Explorer, Firefox, Chrome Macintosh operációs rendszerek: OS X 10.6 és efölött böngészők: Firefox, Safari, Chrome Linux operációs rendszerek: Ubuntu 10.04, 10.1, 11.10; Debian 5.0, 6.0.3; Fedora Core 14, 15, 16; and SLC 5, 5.7 böngészők: Firefox, Chrome 3.2 Minimális rendszerkövetelmények Windows XP SP2 Pentium 4 CPU 1 GB RAM 128 MB video RAM 40 MB 3.3 Ajánlott rendszerkövetelmények Windows XP SP2 Core 2 Duo 2 GHz CPU (Hyper-Threading támogatással) 2 GB RAM 128 MB video RAM (VRAM) 40 MB szabad hely a HDD-n 4

5 3.4 Támogatott perifériák A VidyoDesktop a legtöbb audió és videó ki- és bemeneti eszközt támogatja. Természetesen ezek minősége befolyásolja az elérhető audiovizuális élményt. Az aktuálisan támogatott eszközök listája innen érhető el. 5

6 4 Regisztráció és telepítés Első lépésben igényelnie kell egy témaszámot a desktop konferencia rendszer használatához. Az igénylést ezen a linken tudja megtenni. Töltse ki az űrlapot, és a beküldést követően kollégáink rövid időn belül létrehozzák témaszámát. Erről egy üzenetben kap értesítést, mely tartalmazza a témaszámhoz tartozó jelszavát is. Ezt követően keresse fel desktop konferencia oldalunkat. A választott felhasználónévvel és a kapott jelszóval jelentkezzen be az oldalra. 6

7 Amennyiben most veszi igénybe először a szolgáltatást, az oldal felajánlja a használatához szükséges kliens letöltését, illetve telepítését. A szolgáltatás használatához erre mindenképpen szükség van. Amennyiben már rendelkezik a kliens programmal, de nem fut éppen a gépén, kérjük indítsa el. 7

8 8

9 A program telepítése/elindítása után a VidyoDesktop portál már az Ön kezdőoldalát mutatja: Funkció Jelentése 1 állapot ikon; felhasználónév; azonosítószám 2 kezdőoldal; beállítások; saját tárgyalószoba menedzselése 9

10 3 keresőmező 4 tárgyalószobához csatlakozás 5 közvetlen hívás indítása 6 kapcsolat hozzáadása/eltávolítása (saját kapcsolati listához adás illetve eltávolítás onnan) 7 saját kapcsolatok / keresési eredmények 8 alapú meghívás; linkek Személyeket/végpontokat a keresőmezőbe írt kifejezésekkel tud keresni, ahogy elkezd gépelni, a lenti ajánló mutatja a szóba jöhető találatokat. 10

11 5 Használat 5.1 Közvetlen videóhívás indítása és fogadása Hívások kezdeményezéséhez és fogadásához be kell lépni a VidyoDesktop rendszerbe. Ehhez fel kell keresni a weboldalt, majd a felhasználónevet és jelszót beírva a kezdőoldalra kerülhetünk. A felhívni kívánt felhasználó kereszt-, vagy vezetéknevének gépelésével a rendszer felajánlja az elérhető találatokat a Suggestions: (keresési eredmények) felirat alatt. A találati listában látható felhasználók közül zöld színű ikonnal jelöli azokat, akik épp elérhetőek. A 6 (kapcsolat hozzáadása/eltávolítása) gomb segítségével a gyakran hívott felhasználókat elmenthetjük a My Contacts (saját kapcsolatok) listába. 11

12 Az egyes felhasználók státusz ikonjainak jelentését az alábbi táblázatban találhatjuk: Felhasználó státusz Jelentése ikon Elérhető A felhasználó hívható közvetlen hívással, be lehet lépni a tárgyalószobájába illetve meghívható, hogy csatlakozzon egy konferenciabeszélgetéshez. A 5 (Call Direct) gomb aktív. Elfoglalt A felhasználó elfoglalt, nem hívható közvetlen hívással, sem azért, hogy csatlakozzon egy konferenciabeszélgetéshez. Be lehet lépni a tárgyalószobájába (ha a státusza nem Tele vagy Zárt). A 5 (Call Direct) gomb inaktív. Tárgyalószobában van A felhasználó saját tárgyalószobájában van, nem hívható közvetlen hívással, ezért a 5 (Call Direct) gomb inaktív. Be lehet csatlakozni, ha engedélyezett, illetve az ottani résztvevők is tudnak csatlakozni az ön szobájához, ha úgy döntenek. Tárgyalószobában van és tele a szoba A felhasználó saját tárgyalószobájában van, és tele van a szoba. Nem hívható közvetlen hívással, és nem lehet becsatlakozni. Az ottani résztvevők tudnak csatlakozni az ön szobájához, ha úgy döntenek. Tárgyalószobában van és zárt a szoba A felhasználó saját tárgyalószobájában van, és le van zárva a szoba. Nem hívható közvetlen hívással, és nem lehet becsatlakozni. Az ottani résztvevők tudnak csatlakozni az ön szobájához, ha úgy döntenek. Jelszóval védett tárgyalószobában van A felhasználó saját tárgyalószobájában van, és jelszóval védett a szoba. Nem hívható közvetlen hívással, de be tud csatlakozni, ha tudja a jelszót. Az ottani résztvevők tudnak csatlakozni az ön szobájához, ha úgy döntenek. Kijelentkezve A felhasználó nincs bejelentkezve. A 5 (Call Direct) gomb inaktív. Nem hívható közvetlen hívással, de be lehet lépni a tárgyalószobájába a tárgyaló státuszától függően. Vidyo rendszeren kívüli eszköz A konferencia rendszer egy hagyományos videokonferencia techmológiát használ (mint a H.323 vagy a SIP). Nincs személyes tárgyalószoba. A felhívni kívánt felhasználó nevére kattintással, majd a 5 (Call Direct) gomb megnyomásával kezdeményezhetjük a hívást. A rendszer Entering call... (belépés a hívásba) üzenettel tájékoztat a hívás felépítésének állapotáról. 12

13 Eközben a hívott fél az alábbi dialógusablakot látja: Amennyiben a hívott fél Answer-rel (hívás megválaszolása) válaszol, a hívás felépül. Fontos tudni, hogy közvetlen hívások esetén nem lehetséges 2-nél több résztvevős konferenciabeszélgetés kialakítása. Erre a saját tárgyalószobák használhatóak, ld. az 5.2 (Többrésztvevős konferencia létrehozása és lebonyolítása) fejezetet. 5.2 Többrésztvevős konferencia létrehozása és lebonyolítása Amennyiben nem közvetlen, hanem többrésztvevős hívást kívánunk intézni, ún. room -okba (tárgyalószoba) kapcsolódhatunk. Minden felhasználó rendelkezik egy saját tárgyalószobával, melyekbe beléphet a többi felhasználó. Ha egy megadott felhasználó tárgyalószobájába szeretnénk belépni, akkor a VidyoDesktop főképernyőjén a felhasználó megkeresését követően a 4 (Join Room) gombot kell megnyomni. Ha a saját tárgyalószobánkat kívánjuk elérni, a VidyoDesktop főképernyőn lévő My Room opciót kell kijelölnünk, majd szintén a 4 (Join Room) opciót választani. A rendszer a főképernyőn tájékoztat a saját szobánk állapotáról, az alábbi táblázatban az egyes ikonok jelentéseit olvashatjuk: 13

14 Tárgyalószoba Jelentése státusz ikon Üres Senki nincs a szobában, és be lehet csatlakozni. A Room) gomb aktív. 4 Tele A szoba tele van, és már nem lehet becsatlakozni. A Room) gomb inaktív. (Join 4 Zárt A szoba le van zárva, és már nem tud becsatlakozni. A Room) gomb inaktív. (Join 4 (Join Foglalt A szoba foglalt, de további résztvevők be tudnak csatlakozni. A 4 (Join Room) gomb aktív. Jelszóval védett A csatlakozáshoz egy jelszót kell megadni. A 4 (Join Room) gomb aktív. (Rendszerint a szoba tulajdonosa értesíti a résztvevőket ben a jelszóról.) A kiválasztott szobába való belépésről a rendszer egy állapotjelzővel tájékoztat: A szobába való belépést követően azonos felületre kerülünk, mintha közvetlen hívást bonyolítanánk le, ld. az 5.4 (Hívás lebonyolítása) fejezetet. 5.3 Saját tárgyalószoba beállításai Saját tárgyalószobát a VidyoDesktop főképernyőjén lévő 2 (Control Meeting) gomb megnyomásával lehetséges konfigurálni. Az alábbi ábrán láthatjuk a felület elrendezését és az egyes gombok, felületek jelentését: 14

15 Funkció 9 16 Jelentése állapot ikon; felhasználónév; azonosítószám 10 tárgyalószoba státusza; felhasználónév 11 tárgyalószoba vezérlőgombjai 12 tárgyalószoba tagjai 13 tárgyalószobához csatlakozás 14 tárgyalószoba zárolása/tárgyalószoba zárolásának feloldása 15 alapú meghívás 16 tárgyalószoba link-jei 17 tárgyalószoba menedzselése link Amennyiben a saját tárgyalószobánkban történik egy többrésztvevős konferencia, lehetőség van moderációs eszközöket alkalmazni a konferencia ideje alatt. Erre az alábbi vezérlőgombok szolgálnak: 15

16 Vezérlőgomb ikon Jelentése Résztvevők hozzáadása Megjeleníti a Keresőmezőt, melynek segítségével résztvevőket adhat a tárgyalószobájához. Minden kapcsolat csatlakoztatása csatlakoztat mindenkit, aki korábban kilépett a beszélgetésből. Minden kapcsolat lebontása a tárgyalószoba minden résztvevőjének eltávolítása a szobából. Minden mikrofon némítása. Minden mikrofon némításának feloldása. Minden mikrofon némítása (feloldható) a tárgyalószoba minden résztvevőjének elnémítása, azonban a némítást minden résztvevő feloldhatja saját magának. Minden résztvevő eltávolítása a tárgyalószoba minden résztvevőjének eltávolítása a résztvevői listából. Amennyiben olyan felhasználót kívánunk meghívni a beszélgetésbe, aki nem rendelkezik VidyoDesktop felhasználói fiókkal, a 15 (Invite by ) segítségével tehetjük ezt meg. A gomb megnyomására megnyílik egy előre megfogalmazott levél, amely tartalmaz egy, a saját tárgyalószobára mutató linket. A vendégnek nincs más dolga, mint megnyitni, és feltelepíteni egy VidyoDesktop vendég klienst a számítógépére (erre csak az első alkalommal van szükség), majd a neve megadása után bekapcsolódni a konferenciába. 16

17 5.4 Hívás lebonyolítása A hívás mostantól aktív. Láthatjuk a távoli felhasználó(k) és a saját számítógépünk webkamerájának képét, illetve hallhatjuk a távoli felek hangját. Az alábbi ábrán a hívás idején látható képernyő felületét láthatjuk

18 Funkció Jelentése 18 képkiosztás elrendezése 19 teljes képernyőre nagyítás 20 képernyő vagy alkalmazás képének megosztása 21 váltás az egyes felhasználók megosztott képernyői vagy alkalmazás képei között 22 saját kép beállítása 23 hívás némítása / hívás hangerejének beállítása 24 saját mikrofon némítása / mikrofon hangerejének beállítása 25 saját kamera kép ki/bekapcsolása 26 tárcsázó megjelenítése (DTMF kódok megadására) 27 beállítások 28 hívás bontása 29 titkosított hívás ikon Amennyiben saját képernyőnk, vagy egy alkalmazás képét is csatolni kívánjuk a híváshoz, a 20 (képernyő vagy alkalmazás képének megosztása) gomb jobb oldalán található háromszögre kattintással tehetjük ezt meg. Ekkor egy listából választhatunk az elérhető megosztható felületekből: Ezt követően a hívásban részt vevők számára láthavóvá válik a saját képernyő, vagy alkalmazás képe: 18

19 A 23 (hívás némítása / hívás hangerejének beállítása) gomb segítségével a hívás elnémítható, ha a hívás hangerejét szabályozni szükséges, akkor pedig a 23 (hívás némítása / hívás hangerejének beállítása) gomb jobb oldalán található háromszöget kell lenyomni, melynek hatására egy csúszka jelenik meg. Amennyiben a saját mikrofont kívánjuk elnémítani, illetve hangerejét szabályozni, a 24 (saját mikrofon némítása / mikrofon hangerejének beállítása) gombbal kell ugyanezen lépéseket megtenni: Amennyiben ki szeretnénk lépni a hívásból, a megnyomnunk (hívás bontása) gombot kell

20 6 Gyakori kérdések és hibaelhárítás Hogyan lehetséges PIN kóddal levédeni a tárgyalószobát? A főképernyőről elérhető megjelenő felületen pedig a 16 2 (Control Meeting) vezérlőt kell megnyitnunk, a (Room Links) gombot kell megnyomnunk. A Set Room PIN feliratú beviteli mezőben adhatjuk meg a kívánt PIN kódot, majd az ablak alján lévő (Save) gombbal menthetjük el a beállításokat. Nem látszik a saját kameraképem a hívás ablakában, pedig az operációs rendszer és a VidyoDesktop számára is látható. Mit tehetek? A hívás vezérlőgombjai között a 25 (saját kamera kép ki/bekapcsolása) gombot kell használni a saját kamerakép ki- és bekapcsolásához. Hogyan tudok másik mikrofont/webkamerát kijelölni a híváshoz? Amennyiben számítógépünkhöz több kommunikációs eszköz (külső webkamera, külső mikrofon, második hangkártya) is csatlakoztatva van, a gombsoron látható 27 (Settings) gombra kattintással, majd a Devices fül kiválasztásával jelölhetjük ki a hívás során használandót: Hívás közben visszhang tapasztalható, mit lehet tenni? 20

21 Ha kihangosítva használjuk a VidyoDesktop-ot, a gombsoron látható 27 (Settings) gombra kattintva, a Devices fülön kapcsoljuk be az Echo Cancellation (visszhangelnyomás) opciót. Hol ellenőrizhetem, milyen technikai paraméterek jellemzők a hívásra? A gombsoron található 27 (Settings) gombra kattintva, a Status (állapot) fülön nyithatjuk meg a Conference status (konferencia állapota) panelt, ahol olyan lényegesebb adatokat láthatunk, mint a bejövő és kimenő videokép felbontása, képkockasebessége, bejövő és kimenő forgalom sávszélessége: 21

22 7 Felhasznált segédanyagok VidyoDesktop Quick User Guide, NIIF Intézet VVC portál 22