Összefoglaló javaslatok

Átírás

1 II. fázis I. kötet Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Összefoglaló javaslatok című pályázatban ÁROP- 1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában Pécs, 2010

2 A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült. A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. Fázis: Diagnózis I. kötet Működési Audit I. Diagnózis fázis II. kötet Egyéni kompetencia riportok személyes interjúk keretei között visszacsatolva III. kötet A képviselő testület részére - Prezentációs anyag I. kötet Összefoglaló javaslatok II. kötet Javaslatok a belső szabályozások módosítására II. Fázis: Tervezés III. kötet IV. kötet Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend Munkaköri leírások Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat Összefoglaló javaslat - prezentáció V. kötet Képzési oktatási program VI. kötet A Körjegyzőség Kommunikációs és változásmenedzsment Terve Alsómocsolád, szeptember Az RFH Csoport Tagja

3 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS DÖNTÉSI MECHANIZMUSOK KORSZERŰSÍTÉSE A STRATÉGIAI CÉLOK, AZOK MÉRÉSE STRATÉGIAI MENEDZSMENT (1.A.) Stratégiai célok rendszere a stratégiai térkép A stratégiai célok mérése - Indikátorok A körjegyzőség folyamatstruktúrája Stratégiai döntések hatásköri listája Fejlesztendő stratégiai kompetenciák JAVASLATOK A SZERVEZETI STRUKTÚRÁRA, MŰKÖDÉSI MODELLRE (1.B.) Az ügyintézéshez kapcsolódó folyamatok térképe Elvárt ügyintézési folyamat mutatók rendszere Az új tagolási elvek a szervezetben Az érintettek (stakeholderek) és bevonásuk az irányításba Feladat, hatáskör és felelősség struktúra Az új szervezeti / munkaköri felépítés Alsómocsoládi körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek Stakeholderek térképe Fejlesztendő kompetenciák köre ÜGYFÉLSZOLGÁLATI TEVÉKENYSÉG JAVÍTÁSA (1.C.) Az ügyfélszolgálat fogalmi háttere A jelenlegi ügyfélszolgálati folyamat és tevékenységek Az ügyfélszolgálat elégedettségi felmérése Optimalizált ügyfélszolgálati tevékenység Az ügyfélszolgálat mérési lehetőségei, mutatói A szükséges ügyfélszolgálati kompetenciák RENDELETALKOTÁSI ÉS SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK (1.D.) A jelenlegi rendeletalkotási és szabályozási folyamat Az optimalizált rendeletalkotási és szabályozási folyamat Szabályozáshoz kötődő mutatók és azok mérése Rendeletalkotási kompetenciák A HIVATAL BELSŐ SZERVEZETEI KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS JAVÍTÁSA (1.E.) A belső szervezeti egységek jelenlegi együttműködési problémái - problématérkép Optimalizált javaslatok az együttműködés kezelésére vonatkozóan Együttműködés fejlesztési elképzelések ÖNKORMÁNYZATI INTÉZMÉNYEKKEL TÖRTÉNŐ KAPCSOLAT FEJLESZTÉSE (1.H.) Intézményekkel szembeni elvárások rendszere Fejlesztendő kompetenciák listája Az önkormányzati intézményekkel történő kapcsolattartás folyamatai - javaslat PROJEKT SZEMLÉLET MEGERŐSÍTÉSE - A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSE (1.L.) Projekt irányítási alapfogalmak Projekt működés szabályozása Projektekhez kapcsolódó kompetenciák Az RFH Csoport Tagja

4 2.7.4 Projektirányítás folyamatai és eljárásai A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI FELELŐSSÉGEK SZABÁLYOZÁSA (2.A.) Kockázati pontok (havaria térkép) Tervezés - Monitoring Kontrolling folyamata Kompetenciák Vezetői információs rendszer (VIR) tartalmi elemei Optimalizált pénzügyi és gazdálkodási folyamatok térképe KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉSÉNEK ÉS ELFOGADÁSÁNAK FOLYAMATA (2.D.) Az önkormányzati költségvetés készítés Költségvetés készítésének és elfogadásának optimalizált folyamat rendszere A PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE SZERVEZETI MEGOLDÁSOK A LAKOSSÁG TÁJÉKOZTATÁSÁNAK JAVÍTÁSA (3.A.) Közvélemény kutatás és annak értékelése Stake holderek és kommunikációs elérési terveik Tájékoztatási és közzétételi folyamatok optimalizálása, szabályozása A partnerség erősítésének kompetencia rendszere: CIVIL ÉS A VÁLLALKOZÓI SZFÉRÁVAL TÖRTÉNŐ KAPCSOLATTARTÁS (3.B.) A civil és vállalkozói szférával kapcsolatos akciók terve Civilszervezetek és vállalkozások térképe A civil szervezetekkel és a vállalkozásokkal foglalkozó optimalizált folyamat PARTNEREK INTÉZMÉNYESÍTETT BEVONÁSA A DÖNTÉSHOZATALBA (3.C.) Stakeholderek térképe Partner bevonási terv MELLÉKLETEK KIDOLGOZOTT TOVÁBBI KRITIKUS FOLYAMATOK PROJEKTIRÁNYÍTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ NYOMTATVÁNYOK Időszaki projektjelentés sablon Projekt javaslat sablon KÖZVÉLEMÉNY KUTATÁS EREDMÉNYEINEK RÉSZLETES BEMUTATÁSA A lakosság összetétele Képzési igényfelmérés Munkahelyi igényfelmérés Fejlesztési, önkormányzati igényfelmérés Társadalmi aktivitás Kistérségi együttműködési felmérés Körjegyzőségi együttműködések Az RFH Csoport Tagja

5 1. Bevezetés Jelen javaslati anyag az AROP-1.A.2/A jelű pályázat 2. sz. mellékletében és annak kiegészítésében foglalt feladatok és végeredmények bemutatását hivatott ellátnia. Így sorra végigvesszük a pályázatban felsorolt vizsgálati és fejlesztési területeket, és szorosan építünk jelen projekt Diagnózis fázisában, I. fázis I. kötet Működési Audit címmel elkészült jelentés megállapításaira, vizsgálati eredményeire. Az elvégzett munka során a Körjegyzőség illetőleg a Körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek, szervezeti egységek felépítésére vonatkozó javaslatok kidolgozása érdekében a tanácsadók kialakítottak egy induló javaslati rendszert, amit három alkalommal 7-8 fős munkacsoportban vitattak meg, értelmezték, és szükség szerint módosítottak az érintett vezetőkkel. Tovább két alkalommal konzultációra került sor Alsómocsolád polgármestere és valamely további vezető bevonása mellett a szervezeti felépítésre vonatkozóan. Az elvégzett munka eredményeinek dokumentumai a 2. oldalon részletezettek szerint kerültek publikálásra. 5 Az RFH Csoport Tagja

6 2. Döntési mechanizmusok korszerűsítése 2.1 A stratégiai célok, azok mérése stratégiai menedzsment (1.a.) Fejlesztési részterület pályázatban meghatározott neve és azonosítója: 1.a. Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment érősítése érdekében fejlesztési részterület megvalósítási elemei, feladatai Stratégiai célok rendszere a stratégiai térkép A stratégiatérkép elkészítésével történt a szervezet stratégiai céljainak lefordítása az operatív működés nyelvére. A stratégiatérkép segítségével jól kommunikálhatóvá és egyszerűen értelmezhetővé válik a stratégia valamennyi munkatárs részére. A stratégiatérkép kialakítása a Körjegyzőség vezetőiből alakított vezetői teamm-mel közösen történt, számos workshopot követően alakult ki a végleges Balnced Scorecard alapú (BSC) stratégiatérkép. A stratégiatérkép workshop-okon történő közös kidolgozása az alábbi célokat követte: MEGÉRTENI létre számukra, az érdekeltek igényeit és azt, ahogyan értéket hozunk FÓKUSZÁLNI a lényegi eredményekre és az odavezető stratégiára ÖSSZEHANGOLNI a jövőképet, stratégiát, költségvetést, folyamatokat és embereket, FELÉPÍTENI a személyes felelősséget és a változás iránti elkötelezettséget, LÉTREHOZNI egy kiegyensúlyozott stratégiai céltérképet, AZONOSÍTANI a kritikus teljesítménymutatókat és stratégiai programokat, MÉRNI és ÉRTÉKELNI a stratégiai és az operatív teljesítményt A stratégiatérkép véglegesítését követően történt az indikátorok kidolgozása. Az indikátorok segítségével lehetséges mérni az egyes célok teljesülését, az elmozdulások irányának azonosulását. Az indikátorok kidolgozása egy vezetői workshopot és négy vezetői egyeztetést igényelt. 6 Az RFH Csoport Tagja

7 A stratégiatérkép egy kétdimenziós vizualizációs eszköz, a stratégia megvalósításához szükséges stratégiai célkitűzések ok-okozati kapcsolati rajza. A négy nézőponthoz tartozó célkitűzéseken keresztül megfogalmazza a stratégia keretét, a megvalósítás értékláncát (stratégiai értéklánc). A testreszabott stratégiatérkép az alábbi négy nézőpontot tartalmazza: Társadalmi hasznok nézőpont A társadalmi elvárásokból kiindulva itt jelennek mindazon célok, melyek eléréséért a szervezet a jövőben tenni kíván. Ezen célok a stratégiai értékláncban többnyire eredményekhez kapcsolódnak. Ügyfél nézőpont Az érdekelti csoporttól elkülönítetten jelennek meg a kulcs ügyfelek igényeinek kielégítéséhez kapcsolódó célok, melyek egyben az ügyfélértékteremtés módját is megadják. Folyamatok nézőpont A működéshez kapcsolódó folyamathatékonysági célokat tartalmazza a stratégiai kulcsfolyamatok mentén. Megmutatja, miben kell kiválónak lenni, miben kell fejlődni a felsőbb nézőpontokban foglalt célok elérése érdekében. Tanulás és fejlődés nézőpont Az immateriális javakhoz (humán, szervezeti és információs tőke) kapcsolódó célokat tartalmazza, megmutatja, hogy melyek a teljesítmény kulcs vezérlői, melyekben fejlődni szükséges a szervezetnek, hogy a folyamatok nézőpontban definiált célokat realizálni lehessen. 7 Az RFH Csoport Tagja

8 Települések élhetőségének javítása Környezettudatosság Társadalmi haszon Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet Felelős, nyitott, aktív közösségek Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Ügyfél elvárások VIP gazdasági szereplő kezelés Szektorok közötti együttműködés erősítése Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések Együttműködésen alapuló civil élet Működési információk biztosítása Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás Folyamatok Projektek összehangolása Stratégia-központú tervezés Változó körülményekre való reagálás Hatékony körjegyzőség Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés Tanulás, fejlődés Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Közös tudásbázis megteremtése Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása Szabályozottság minőségének javítása Belső kommunikáció fejlesztése Külső kommunikáció fejlesztése Önálló munkavégzésre képes munkaerő Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak 8 Az RFH Csoport Tagja

9 Társadalmi hasznokkal összefüggő célok A stratégiai cél: Alsómocsoládi körjegyzőséghez tartozó települések élhetőségének javítása környezettudatosság. A körjegyzőséghez tartozó településeken élők számára az élet valamennyi területén jobb kondíciókat elérni, ahhoz, hogy jobb minőségű életet tudjanak élni. Ez kiterjed a mikrotérség foglalkoztatottságának, jövedelemtermelő képességének javítására, az épített és természeti környezet értékeinek megóvására, a közösségek közötti partnerség erősítésére, az aktivitásuk fokozására. Cél Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Felelős, nyitott, aktív közösségek Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Leírás Olyan munkahelyek, munkalehetőségek teremtése, amelyek a helyi igényekre, a helyi adottságokra támaszkodva adnak választ A jó (itt) élni és jól élni elv megteremtése A körjegyzőség összes polgára számára biztonságot nyújtó és elérhető szociális és jóléti rendszer megteremtése Körjegyzőségi (mikrotérségi) értékek, célok kialakítása, identitás megteremtése a helyi/települési szint mentén létező helyett. A település, a körjegyzőség életében felelősséget vállaló és életébe aktívan bekapcsolódó közösség megteremtése Partnerség, partnerségben megvalósulót fejlesztések támogatása Ügyfélelvárásokkal kapcsolatos célok Cél Szektorok közötti együttműködés erősítése Együttműködésen alapuló civil élet Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás VIP gazdasági szereplő kezelés Leírás Közös, különböző szektorok bevonásával megvalósuló projektek, fejlesztések elősegítése, erősítése Az erős hagyományokon alapuló civil szervezetek együttműködésének erősítése Az ügyfélértékeket magasan, proaktívan előtérbe helyező közigazgatás megteremtése A térségben található nagyvállalatok, kiemelt gazdasági szereplők megkülönböztetett 9 Az RFH Csoport Tagja

10 figyelemmel történő kezelése Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések Működési információk biztosítása Olyan fejlesztések és együttműködések előkészítése és megvalósítása, amelyekre vonatkozóan a meglévő illetve készülő fejlesztési koncepciók az irányadók A hatékony működéshez szükséges információk elérésének és áramoltatásának biztosítása Folyamatokkal összefüggő célok Cél Stratégia-központú tervezés Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Ügyfél/állampolgár-centrikus működésfejlesztés Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Projektek összehangolása Változó körülményekre való reagálás Leírás Olyan fejlesztési tervek és koncepciók készítése és elfogadása, amelyek illeszkednek a stratégiához Meghatározott ülés és értekezleti rend alapján ülésező képviselőtestületi működés A civilek és a lakosság képviselő testületi működésbe való bevonásának biztosítása, támogatása A civil és a magánszektor közreműködésével megvalósuló körjegyzőséget érintő fejlesztési tervezés és döntéshozatal megteremtése Ügyfél/állampolgár központú rendszerek, működésmodellek kidolgozása és bevezetése a Körjegyzőség hivatalaiban Felelősökkel, átadási pontokkal definiált, A stratégiában megfogalmazott célok és a hatékony erőforrás-felhasználás érdekében egymással összehangolt projektek tervezése és megvalósítása A stratégiai célokhoz menet közben megjelenő és illeszkedő lehetőségek, projektek és eszközök felhasználása 10 Az RFH Csoport Tagja

11 Tanulás, fejlődéssel kapcsolatos célok Cél Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Szabályozottság minőségének javítása Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Belső kommunikáció fejlesztése Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak Külső kommunikáció fejlesztése Közös tudásbázis megteremtése Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása Önálló munkavégzésre képes munkaerő Leírás Olyan informatikai rendszerek és adatbázisok létrehozása és alkalmazása, amelyek a vezetői igényeket teljes körűen kiszolgáló adatok szolgáltatására képesek Teljes körű szabályozás kialakítása, valamint a szabályok betartási fokának növelése Az ügyfélszolgálatokon szakirányú végzettséggel és képzettséggel, valamint kompetenciákkal rendelkező munkatársak alkalmazása Olyan informatikai rendszerek kialakítása vagy adaptálása, amelyek támogatják az a meglévő eljárásokat, növelve ezzel azok hatékonyságát A Körjegyzőség valamennyi munkatársát elérő belső kommunikációs rend/rendszer kialakítása, a Körjegyzőség stratégiai céljait, napi működését illetően tájékozott munkatársi kör megteremtése Az ügyfelek elégedettségének növelése érdekében az ügyintézők problémamegoldó-képességének és proaktív szemléletének megteremtése képzésekkel Az egyes szektorok működését jól ismerő, tapasztalatokkal rendelkező professzionális munkatársak alkalmazása A Körjegyzőség ismertségét megalapozó és támogató PR és kommunikációs akciók szervezése, ezen területek megerősítése Egyrészt a belső kommunikációs rend betartásával, másrészt pedig a szervezetben meglévő tudásanyagok egy informatikai adatbázisban való összegyűjtésével és a munkatársak számára biztosított eléréssel A meglévő szervezeti kultúra újragondolása a Körjegyzőség érintett munkatársainak bevonásával, és közös megegyezésen alapuló megfogalmazása A meglévő munkaerő önálló munkavégzési képességét támogató képzések lebonyolítása, a munkakörök, feladatok és felelősségi körök ez alapján történő meghatározása 11 Az RFH Csoport Tagja

12 2.1.2 A stratégiai célok mérése - Indikátorok Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Társadalmi hasznokhoz kapcsolódó célok és indikátorok Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Felelős, nyitott, aktív közösségek Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Létrehozott új munkahelyek száma a településeken Rendezvények száma Rendezvényeken való részvétel Szabályozott támogatási rendszerek száma Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg Közös rendezvények és projektek száma (db) Önkéntes munka (mennyisége) Önkéntes munkát vállalók Több településes rendezvények és projektek száma Közfoglalkoztatáson és projekttámogatásban megvalósuló foglalkoztatáson kívül teremtett új munkahelyek száma a településeken (db) Településenként a megtartott rendezvények száma (db) Rendezvényeken részt vettek száma (fő) Természetes személyek, civil és egyéb szervezetek szabályozott keretek között történő támogatására kialakított rendszerek száma (db) Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg (Ft) Mind az öt település részvételével megvalósult rendezvények, és futó projektek száma (db) Önkéntes munkával töltött órák száma (óra) Önkéntes munkát vállalók száma (fő) Legalább két település részvételével megvalósult rendezvények és futó projektek száma (db) Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Ügyfél elváráshoz kapcsolódó célok és indikátorok Szektorok közötti együttműködés erősítése Együttműködésen alapuló civil élet Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás Szektorok közötti közös akciók száma Civil szervezetek közötti együttműködések száma Ügyfél-elégedettségi kérdőív Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma Együttműködések száma, amelyben legalább két szektor közreműködik (db) Együttműködések száma, amelyben legalább két civil szervezet vesz részt (db) Ügyfél-elégedettségi kérdőív eredménye (%) Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma (db) 12 Az RFH Csoport Tagja

13 VIP gazdasági szereplő kezelés Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések VIP-en keresztül megvalósuló akciók száma Stratégiai célokat támogató projektek száma VIP-en (legnagyobb adózókon) keresztül megvalósuló akciók száma (db) Azoknak a futó projekteknek a száma, amelyek a stratégiai céltérkép elemeit közvetlenül támogatják (db) Működési információk biztosítása Szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt Testületek, intézmények, szervezetek, szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Folyamatok nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Stratégia-központú tervezés Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Stratégiához illeszkedő projektek aránya Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések aránya Stratégiához illeszkedő projektek száma/összes projekt (%) Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések száma/összes testületi száma (%) Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Projektek összehangolása Közmeghallgatáson résztvevők száma Lakosság élet viszonyait érintő kérdésekben történt egyeztetések aránya Szektorok közötti együttműködések száma (projekt, rendezvény, közös fellépés) Szektorközi egyeztetések száma Állampolgárok számára nyújtott támogatások száma Ügyfél várakozási idő nagysága Folyamat szabályozás alapján működő folyamatok aránya Más projektekhez kapcsolódó projektek száma Közmeghallgatáson résztvevők száma (fő) Lakossági egyeztetések száma / Lakosság v. lakossági csoport élet viszonyait érintő képviselőtestületi döntések száma (%) Azoknak a projekteknek, rendezvényeknek, közös fellépéseknek az együttes száma, amelyekben több szektor képviselői vettek részt (db) Szektorközi egyeztetések száma (db) Állampolgárok számára nyújtott támogatások típusainak száma (db) Ügyfél várakozási idő átlagos nagysága (perc) Belső folyamatszabályozás alapján működő folyamatok száma / Összes szabályozott folyamat száma (%) Azon projektek száma, ahol van kapcsolódás más projektekhez a projekt definíciós lapon (db) 13 Az RFH Csoport Tagja

14 Változó körülményekre való reagálás A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma (db) Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Tanulás, fejlődés nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Szabályozottság minőségének javítás Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Belső kommunikáció fejlesztése Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak Külső kommunikáció fejlesztése Képviselőtestületi ülések előkészítettsége Felülvizsgált szabályozások száma Képzési tervbe bevont személyek száma Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma Segéd programok, algoritmusok száma (db) Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma Csoportos ek száma Belső üzenőfal látogatottsága Összes képviselőtestületi ülés esetében előkészítő anyagok száma / napirendi pontok száma (%) Évenként a felülvizsgált belső szabályozások száma (db) Képzési tervbe bevont személyek száma (fő) Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma (db) Munkafolyamatokat támogató segéd programok, algoritmusok száma (db) Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma (db) Csoportos ek száma (db) Belső üzenőfal látogatottsága (db) Tréningek száma Tréningek száma (db) Több irányú képzettséggel rendelkező munkatársak aránya Honlapra feltöltött anyagok terjedelme Honlap látogatottsága Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal történt kommunikáció Külső média megjelenések száma Gazdasági, társadalomtudományi, műszaki, közigazgatási, jogi irányultságú végzettségekből legalább kettővel rendelkező munkatársak aránya (%) Honlapra feltöltött anyagok terjedelme (GB) Honlap látogatottsága (db) Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal megtartott összejövetelek, rendezvények száma (db) Külső média megjelenések száma (db) Belső szakmai előadások Közös tudásbázis Belső szakmai előadások megteremtése száma száma (db) Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma (db) Szervezeti kultúra Tréningen részt vevők aránya Tréningen részt vevők 14 Az RFH Csoport Tagja

15 alapértékeinek közös megfogalmazása Önálló munkavégzésre képes munkaerő Önálló munkavégzésre képes munkatársak aránya aránya a munkatársakon belül (%) Vezetői értékelés alapján, önálló munkavégzésre képes munkatársak száma / összes munkatárs (%) A körjegyzőség folyamatstruktúrája A körjegyzőség folyamatainak struktúrája három fő csoportban került meghatározásra. Irányítási folyamatok Alaptevékenység folyamatai Támogató folyamatok A folyamatstruktúra felépítése az alábbiak szerint alakul: 1. Irányítási folyamatok I.1 Tervezési folyamatok I.1.1. Stratégiai tervezés I.1.2. Költségvetés tervezése (önkormányzatokra és körjegyzőségre) I.1.3 Gazdasági program tervezés I.1.4 Költségvetés tervezése (önkormányzatokra és körjegyzőségre) I.1.5 Költségvetés tervezése intézményekre I.1.6 Közbeszerzési terv I.1.7. Munkaterv I.1.8.Közfoglalkoztatási terv elkészítése (milyen feladatra, hány ember, feladatok ütemezése) I.2Kontrolling folyamatok I.2.1 Pénzügyi előirányzatok, keretek nyomon követése I.2.2. Elemzési folyamatok I.2.3 Beszámoló készítés (féléves, háromnegyed éves) I.3.Humánerőforrás gazdálkodás 15 Az RFH Csoport Tagja

16 I.3.1. Munkaerő felvétel, elbocsátás I.3.2. Képzés I.3.3.Teljesítmény menedzsment folyamatai I.3.4 Szabadságtervezés I.3.5 Teljesítmény-értékelés I.3.6 Fegyelemsértések kezelése I.3.7 Munka- és balesetvédelmi eljárás I.4. Intézmény irányítási folyamatok I.4.1. Időszaki tervek elfogadása I Éves terv jóváhagyása (foglalkoztatási és mentálhigiénés) I Önkormányzati intézmény beruházási terv elfogadása I Költségvetési terv elfogadása I.4.2. Operatív működés felügyelete I.4.3 Gondozotti jogviszony létesítése I.4.4 Intézményi beszámoló jóváhagyása I.4.5 Közfoglalkoztatottak irányítása I.4.6 Falugondnoki szolgálat I.5. Vagyongazdálkodási folyamatok I.5. 1.Befektetések kezelése I.5.2.Ingatlanok kezelése I.5.3. Tárgyi eszköz állomány változások kezelése I.5.4. Leltár I.5.5.Selejtezés I.5.6.Biztosítások kezelése I Ingatlan és gépjármű biztosítások kezelése I Kárrendezés I.5.7 Kötelezettségek kezelése 16 Az RFH Csoport Tagja

17 I.6. Projektirányítási folyamatok I.6.1. Pályázatfigyelés I.6.2. Projekt definíciós folyamat I.6.3. Pályázat előkészítés I.6.4. Projekt előkészítés I.6.5. Projekt megvalósítás I.6.6. Projektértékelés I.6.7 Utókövetés I.6.8. Kockázatkezelés I.6.9. Problémakezelés I Változáskezelés I.7. Kommunikációs folyamatok I.7.1. Tájékoztatás I Elekronikus hírlevél I Körjegyzőségi újság - Közös út I Települési hírlevél - Mocsoládi Hírlevél I.7.2 Kommunikációs rend (külső kommunikáció rendszerezése, leírása, esetei) I.7.3. Rendezvényszervezés I.7.4 Rendezvénynaptár I.8. Belső ellenőrzési folyamatok I.8.1.Belső ellenőrzési folyamatok 2. Alaptevékenységek folyamatai A.1. Igazgatási folyamatok A.1.1. Általános igazgatási folyamatok A.1.2. Szabálysértési eljárási folyamatok 17 Az RFH Csoport Tagja

18 A.1.3. Népesség-nyilvántartási folyamatok A.1.4. Anyakönyvi folyamatok A.1.5. Szociálpolitikai folyamatok A.1.6. Ügyfélszolgálati folyamatok A.1.7. Önkormányzati rendeletalkotási folyamat A.2. Költségvetési folyamatok A.2.1. Támogatás igénylési és elszámolási folyamatok A.2.2. Költségvetési jelentések készítési folyamata A.3. Pénzügyi folyamatok A.3.1. Szociális ellátásokkal kapcsolatos pénzügyi folyamatok A.3.2. Pénzforgalmi folyamatok (pénztárak és bankszámlák kezelése) A.3.3.Kötelezettségek kezelése A.3.4. Számlázási folyamat A.4. Adóügyi folyamatok A.4.1. A.4.1 Adók kivetése (adóalanyra a tényleges befizetés közlése) A.4.2 Adók beszedése, nyilvántartása (folyószámla egyenleg) A.5. Testületi ülések A.5.1 Testületi ülések előkészítése A.5.2 Testületi ülések vezetése A.5.3 Testületi ülések jegyzőkönyvezése A.5.4 Testületi döntések végrehajtása 3. Támogató folyamatok T.1. Beszerzési folyamatok T.1.1 Beszerzés T.1.2 Élelmiszer beszerzés T.1.3 Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzések T.1.4 Üzemanyag beszerzés, elszámolás 18 Az RFH Csoport Tagja

19 T.1.5 Eszközellátás (eszközök biztosítása) T.2. Logisztikai folyamatok T.2.1. Gépkocsi fenntartás folyamat T.2.2.Szállítási folyamat T.2.3. Karbantartás T.3. Beruházási folyamat T.3.1. Beruházás T.4. Jogi folyamatok T Jogi képviselet biztosítása T.4.2 Szerződések előkészítése T.5. Informatikai folyamatok T.5.1. Rendszerüzemeltetés T.5.2. Rendszerfejlesztés T.6. Energetikai folyamatok T.6.1. Energiaszámlák kezelése, T.6.2. Energiával kapcsolatos adatszolgáltatás T.7. Ingatlanüzemeltetési folyamatok T.7.1. Karbantartás, hibaelhárítás T Karbantartás T Hibaelhárítás T.7.2. Területgazdálkodás T.8. Számviteli folyamatok T.8.1. Főkönyvi könyvelési folyamat (önkormányzatok és körjegyzőségre) T.8.2. Analitikus nyilvántartási folyamatok T.8.3. Pénzforgalmi jelentések, mérlegek elkészítése T.8.4. Adóbevallás 19 Az RFH Csoport Tagja

20 T.9 Adatszolgáltatás T.9.1 Adatszolgáltatás (negyedévente, éves, statisztikai) T.9.2 Eseti adatszolgáltatás T.9.3 Adatok gyűjtése, adatbázis kezelése A folyamatok vizsgálata (lásd 1. fázis. I. kötet fejezete) során megállapítást nyert, hogy a legkritikusabb folyamatok kiemelten vizsgálandóak, így azokra külön folyamat modellezési megoldásokkal folyamat ábrákat készítettünk. A vizsgált folyamatok listája: I.1.7. Munkaterv I.3.5 Teljesítmény-értékelés I Éves terv jóváhagyása (foglalkoztatási és mentálhigiénés) I Önkormányzati intézmény beruházási terv elfogadása I Költségvetési terv elfogadása I Ingatlan és gépjármű biztosítások kezelése I Kárrendezés I.6. Projektirányítási folyamatok: I.6.1. Pályázatfigyelés I.6.2. Projekt definíciós folyamat I.6.3. Pályázatírás I.6.4. Projekt előkészítés I.6.5. Projekt megvalósítás I.6.6. Projektértékelés I.6.7 Utókövetés I Kockázatkezelés I.6.9. Problémakezelés I Változáskezelés I Elektronikus hírlevél I Körjegyzőségi újság - Közös út I Települési hírlevél - Alsómocsoládi Hírlevél I.7.3. Rendezvényszervezés A.5.1 Testületi ülések előkészítése A.5.4 Testületi döntések végrehajtása T Karbantartás T Hibaelhárítás 20 Az RFH Csoport Tagja

21 A fenn látható folyamattérkép főfolyamatok szintjén írja le a körjegyzőség folyamat rendszerét. Egy szinttel mélyebben, a folyamat struktúrában során 86 folyamat került azonosításra (melléklet). Ezeket a folyamatokat minősítették a hivatal vezetői, illetve 21 Az RFH Csoport Tagja

22 projektmenedzsment team. A minősítési eljárás eredményeképpen került kiválasztásra és kidolgozásra 15 kritikus folyamat Stratégiai döntések hatásköri listája Hatásköri területek Képviselő Testület Polgármesterek Jegyző Cognitiv ügyvezető Település üzemeltető Község fejlesztő Civilház ügyvezetés A települések stratégiai, fejlesztési tervek JO DÖ Stratégiai fejlesztések és kiemelt ellátási és közfeladatok pénzügyi kérdései A település gazdálkodási rendszereinek működtetése, fejlesztése Települési önkormányzatai tulajdonban lévő vagyonelemekkel történő gazdálkodás Stratégiai célokat jelentősen befolyásoló források bevonása, befektetések kezelése JO DÖ DE DE DE DE DE JO DÖ DÖ DÖ DÖ DÖ DÖ JO DÖ DE TU TU TU TU JO DÖ DE DE DE Stratégiai erőforrás kezelés JO DÖ DE DE DE DE Stratégiai célok megvalósítását szolgáló programok DÖ TU DE TU DE DE A Döntési hatásköri listában (DHL) az alábbi hatásköri megjelölések szerepelnek: DÖ Egy adott kérdéskörben a megoldások lehetséges alternatívái között döntést hoz, azaz lehetőségek közül választ, abban SZMSZ alapján rendelkezik felelősségi körrel, aláírási joga van az adott kérdésben, JO Jóváhagyó hatáskör, melynek lényege, hogy egy döntést követően azt jogerőre emeli, vagy elveti (Azaz a jóváhagyó döntés során az előterjesztést mely egy megoldást már elfogadott elfogadja, vagy elutasítja, természetesen indoklással) DE Döntést előkészít, azaz a döntések meghozatala érdekében egy adott probléma, vagy kérdéskör, eljárás mentén megoldási alternatívákat megvizsgál, értékel, és javaslatot tesz az alternatívák közül egy lehetséges megoldásra. 22 Az RFH Csoport Tagja

23 TA Tájékoztatást kell kapni, azaz ha nem is érintett a döntéshozatali folyamatban, de a döntés eredményéről értesülnie kell, az abban foglaltakat magára nézve kötelező jelleggel el kell fogani, vagy végrehajtani. A döntési folyamatok támogatásához szükséges formanyomtatványokat az SZMSZ, és a körjegyzőség ügyrendje határozza meg, melyre vonatkozó javaslatot a II. ütem II. kötet Javaslatok a belső szabályozások módosítására - Szervezeti és Működési Szabályzat Ügyrend és Munkaköri leírások című dokumentum tartalmazza. Önálló döntés előkészítési forma nyomtatványokat nem kell bevezetnie a szervezetnek, hiszen minden döntést most is megelőz egy döntés előkészítő anyag, amely előterjesztésként szolgál az adott témakörben. (ezek formátumának egységesítésével a rugalmasságot veszíti el a hivatal.) Fejlesztendő stratégiai kompetenciák A hatékonyan és eredményesen működő Körjegyzőségként azt várjuk el a döntési folyamatokban résztvevő munkatársainktól, hogy: rendelkezzenek hatékony szervezői és vezetői készségekkel; mutassanak csapat- és személyközi hatékonyságot (kooperáció és csapatmunka, az eltérő vélemények összehangolásának készsége); tudjanak alkalmazkodni (kreatív válasz a buktatókra és akadályokra); legyenek képesek tanulni a munkájukból; rendelkezzenek figyelemmel és jó verbális kommunikációs készséggel; legyenek képesek önmagukat megszervezni (önbizalom, munkamotiváció, karrier iránti igény, büszkeség az elért eredményekre). 23 Az RFH Csoport Tagja

24 2.2 Javaslatok a szervezeti struktúrára, működési modellre (1.b.) Fejlesztési részterület pályázatban meghatározott neve és azonosítója: 1.b. A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében A működési modell kimunkálása során nem modell alternatívák kialakítására került sor, hanem a munka elején definiáltunk lehetséges fejlesztési irányokat. Az első vezetői workshopon kiválasztásra került a modell alapkoncepciója, majd három vezetői workshopon, illetőleg egyes vezetőkkel folytatott személyes konzultációkon folyamatosan fejlődött a működési modell. Az alábbiakban a modell kidolgozási folyamat végterméke található Az ügyintézéshez kapcsolódó folyamatok térképe A körjegyzőségben az ügyintézéshez kapcsolódó folyamatok egésze nem változik. A Diagnózis fázis során feltárt jelenlegi állapothoz képest a szervezeti felépítés kerül átalakításra, így a működéséhez a szervezeti struktúra átformálásával kell hozzányúlni (feladat elhatárolások, hatáskörök felelősségi körök stb. lásd a továbbiakban.) Elvárt ügyintézési folyamat mutatók rendszere Folyamatcél Mutató Mérés Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Állampolgárok számára nyújtott támogatások száma Ügyfél várakozási idő nagysága Folyamat szabályozás alapján működő folyamatok aránya Segéd programok, algoritmusok száma (db) Állampolgárok számára nyújtott támogatások típusainak száma (db) Ügyfél várakozási idő átlagos nagysága (perc) Belső folyamatszabályozás alapján működő folyamatok száma / Összes szabályozott folyamat száma (%) Munkafolyamatokat támogató segéd programok, algoritmusok száma (db) Az új tagolási elvek a szervezetben 24 Az RFH Csoport Tagja

25 Egy szervezet kialakítása során számos tagolási elv közül lehet választani, amelyek meghatározhatják az együttesen kezelendő, és az elkülönülő szervezeti részeket, a létrehozandó szervezet munkamegosztását (Lineáris, funkcionális, divizionális, mátrix, stb.) A vizsgált szervet alapvetően államigazgatási és önkormányzati igazgatási feladatok ellátására jött létre, így leginkább a funkcionális tagolási elv látszik elfogadhatónak. (Az alaptevékenység megosztása területi elven, vagy valamilyen szolgáltatás típusok szerint kevéssé tűnik reálisnak a tevékenységek kicsi mérete miatt, tehát a divizionális szervezetnek, mint analógiának a használata nem valószínű). Egyes területeken még elvben az idő orientáció (múlt, jelen jövő) is lehetséges elv. Ahol a jő orientált rész a különböző időhorizontú tervezéssel foglalkozik, valamint a fejlesztésekkel, a jelen az operatív ügyekkel, míg a múlt az elszámolás, és visszatekintő elemzés kérdéseivel. Ez a megoldás sem látszik reális alternatívának, mert a fejlesztési feladatok elkülönítésén túl nem ad igazán eligazodást a jelen feladatainak további megosztására, egyetlen nagy összefoglaló kategóriába kerül az összes operatív ügy, ami nem segíti a strukturálást. Reálisan a funkcionális tagolás: mentén lehet a szervezet feladatait megosztani, ahol első szinten három szervezeti blokk jön létre: Alaptevékenység Irányítási tevékenység Támogató tevékenység. A szervezetet úgy próbáljuk meg kialakítani, hogy viszonylag következetesen ezeket a tagolásokat végig tudjuk vinni. Persze kell kompromisszumokat kötni leginkább ott, ahol a tevékenység nagysága, mennyisége ezt megköveteli, vagy, ahol a személyi feltételek ezt kikényszerítik. Alaptevékenység Ezek leginkább két félék: Államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok a Körjegyzőség öt településére, Működtetési és ágazatirányítási feladatok: o Civil szervezetek támogatása és egyes közművelődési feladatok ellátása (Alsómocsoládra) o Turisztikai kapacitások értékesítése (a fejlesztések nyomán kiépítésre került kb. 150 millió forint értékű turisztikai jellegű ingatlan kapacitás, aminek vendégekkel való feltöltése, és az ehhez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása tartozik ide.) 25 Az RFH Csoport Tagja

26 Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal A kommunikációs feladatoknak egy másik forrása a Körjegyzőség egészére és Alsómocsoládhoz kötődő kommunikációs feladatok ellátása. Ezek a mennyiségük miatt kerülnek ide, mert bár irányítási feladatoknak lehet őket tekinteni, de nem jön létre, más kommunikációval foglalkozó szervezeti egység. Irányítási feladatok Ide azokat szokás telepíteni, ami a szervezet egészére gyakorolt vezetési funkciók ellátásával függenek össze. (Tervezés, szervezés, operatív irányítás, ellenőrzés, kommunikáció, képviselet, koordináció, vagy egy másik lehetséges felosztás POSTCORB Planning, Organisiting, staffing, controlling, budgeting) A vezetési funkciók jellegzetessége, hogy nincs minden esetben ezekre a funkciókra nevesített, a funkciót segítő szervezeti egység, vagy szerep, hanem sokszor csak, mint vezetői feladat jelentkezik, különösen így van ez kisebb szervezetekben, amikor ez nem jelent nagyon sok feladatot. Jelen helyzetben, ami szervezeti támogatást igényelhet az a stratégia kialakítás, illetőleg a megvalósulásának nyomon követése, valamint a projektirányítás. Könnyű belátni, hogy szoros kapcsolat van a stratégia és a belőlük levezethető projektek között. Itt első sorban nem is a szorosan vett projektirányítás, hanem a pályázatok kezelése a hangsúlyos, mert a helyi fejlesztéseknek az alapja a pályázati finanszírozás. 26 Az RFH Csoport Tagja

27 Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Belső szolgáltatások, támogató funkciók Mindazok a feltétel biztosító feladatok beletartoznak, amelyek szükségesek, hogy a tárgyi és szervezeti infrastruktúra működjön. Ezeknek közös jellegzetessége, hogy akár belül, akár a szervezeten kívül is lehet végezni különösebb gond nélkül Az érintettek (stakeholderek) és bevonásuk az irányításba A Körjegyzőséget az öt település önkormányzata hozta létre, az önkormányzatok a fenntartói. A Körjegyzőség - hatályos ügyrendje szerint - a Felügyeleti szerve Alsómocsolád Község Önkormányzata Képviselőtestülete. A jelenlegi működésben nincs olyan intézményesített fórum, ahol rendszeresen találkozna az öt település polgármestere és az együttműködésüket, közös feladatvégzést értékelni tudná, illetőleg összehangolná tevékenységüket. Ezért javasoljuk, hogy az önkormányzatok képviselőtestületei hozzák létre Polgármesteri Tanácsot. A Polgármesteri Tanács egy konzultatív testület, amelynek feladata a települések fejlesztési elképzeléseinek, az operatív ügyeinek, közös képviseleti és kommunikációs feladatainak összehangolása. Tagjai a települések polgármesterei, valamint a Körjegyző. (Tanácskozási jogkörrel meghívhat az említetteken kívül más a tárgyalandó témakörök szempontjából érintett vezetőt.) 27 Az RFH Csoport Tagja

28 Jellemzője, hogy kéthavonta rendszeresen, előre tervezhető módon ülésezik, a megtárgyalandó témakörökről munkaterv készül, a testületi ülésről jegyzőkönyv készül, ami rögzíti az elhatározott feladatokat, határidőket, felelősöket, a kialakított álláspontokat Feladat, hatáskör és felelősség struktúra A tagolási elvek figyelembevételével az alábbi feladat struktúra kialakítását javasoljuk. Az irányítási feladatok egy részének nevesített támogatását szolgálja a Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft., amely szervezet Projekt Irodaként funkcionál. Alap feladatukat képezi a stratégiatervezés, illetőleg annak időszaki felülvizsgálatának támogatása. A stratégiai irányok kijelölését követően itt jelent feladatot a pályázati lehetőségek nyomon követése, a pályázati források szervezése, pályázati anyagok elkészítése, a nyertes pályázatok esetében, a felsőszintű projektirányítási feladatok ellátása, a projektekhez, pályázatokhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az elszámolási feladatok menedzselése. A projektek lezárását követően a társaság feladata a projektek utókövetése, a hasznosulásuk elemzése. 28 Az RFH Csoport Tagja

29 Az alaptevékenységként értelmezett feladathalmaz javaslatunkban - három szervezeti blokkban jelenik meg: 1. Körjegyzőség: Ahol az államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok ellátására kerül sor az öt településre vonatkozóan. Ez magába foglalja a települési és körjegyzőségi költségvetések és beszámolók elkészítését, az igazgatási feladatok ellátását, adóügyek kezelését, jogi feladatok ellátását, a Körjegyzőség pénzügyi és számviteli feladatainak ellátását, valamint a Körjegyzőség HR feladatait is. 2. Mocsoládi Civilház Nonprofit Kft. A társaság feladata települési kulturális szolgáltatások, közművelődési feladatok ellátása, Teleházhoz kapcsolódó szolgáltatások működtetése. A feladatok másik csoportja a civil szervezetekhez kapcsolódik. Jelenleg több, mint tíz civil szervezet működik különböző intenzitással a településen. Ezeknek a szervezeteknek működési és infrastrukturális támogatást nyújt a társaság, illetőleg egyfajta koordinációval segíti működésüket. Külön nevesítendő feladat a közművelődési feladatokból, illetőleg a civil támogatásból adódó települési rendezvények szervezése. 3. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Nonprofit Kft. Két meghatározó feladatcsoportot lát el. Egyrészt végzi a településen kiépült turisztikai kapacitások (Erdei Iskola, Apartmanház, Konferencia Központ) kiajánlását, értékesítését. Másrészt települési és körjegyzőségi PR és kommunikációs feladatokat lát el, szerkeszti a honlapot, és a Közös Út közéleti hírlevelet, település szintű rendezvényeket szervez. Belső szolgáltatások, támogató feladatokat lát el a Települési üzemeltetés. Önkormányzati szervezetként Alsómocsolád területén, általános ellátási és feltételbiztosítási feladatokat végez. Ellátja a következő tevékenységeket: Beszerzés, eszközellátás Rendezvényekhez helyszín előkészítés, berendeztetés, eredeti állapot visszaállítása Beruházás Logisztika Informatika Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) Településüzemeltetés Településvédelem, katasztrófa védelem Étkezési szolgáltatások. 29 Az RFH Csoport Tagja

30 2.2.6 Az új szervezeti / munkaköri felépítés A kialakított feladat struktúra ellátásához a következő szervezeti/ munkaköri konstrukciót javasoljuk. A szervezeti egységek működési elveinek részletesebb megjelenítése a mellékletben található. Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. TÁMOP /4 Helyi közösségépítő programok Projektmenedzsment Nonprofit Kft. című projekt pályázat alapján létrejött szervezet, ami a pályázat 2 éves időtartama alatt projektszervezetként működik. A projekt lezárultát követően önkormányzati alapítású és fenntartású Nonprofit Kft-ként folytatja tevékenységét. A szervezeti egység a Projekt Irodavezető ügyvezetőn túl egy fő projekt asszisztenst és egy fő projekt koordinátort foglalkoztat, valamint egy félállású projekt pénzügyi előadót. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. A korábbi, turisztikai jellegű kapacitások létrehozásához elnyert pályázatban vállalt kötelezettség a turisztikai kapacitások üzemeltetése, illetőleg turisztikai tevékenység fenntartása a nevezett társaságban. Ennek megfelelően látja el ezeket a feladatait. További feladata a települési és körjegyzőségi kommunikációs feladatok támogatása is. Az ügyvezető alárendeltségébe tartozik a három munkatárs (Turisztikai asszisztens, Kommunikációs asszisztens, Erdei Iskola gondnoka) Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidő-szervező Közhasznú Nonprofit Kft. Közművelődési feladatok ellátásához, valamint a civil 30 Az RFH Csoport Tagja

31 szervezetek támogatását jelenleg az ügyvezető végzi, az év végéig felvételre kerül két további munkatárs. Körjegyzőség. A Körjegyzőség fenntartója az település önkormányzatai. A Körjegyzőség felett a felügyeletet Alsómocsolád község Önkormányzata Képviselőtestülete polgármesterén keresztül gyakorolja. A Körjegyzőség élén a Körjegyző áll, akinek közvetlen alárendeltségébe tartoznak az igazgatási előadók, a szociális előadó, valamint a Pénzügyi vezető. A Pénzügyi vezető beosztottai a könyvelők és a pénztáros. Településüzemeltetés. Alsómocsolád község Önkormányzatának szervezete. A szervezet élén a Településüzemeltetési vezető áll, akinek első számú felettese Alsómocsolád Önkormányzat polgármestere. A Településüzemeltetési vezető irányítása alá tartozik négy vezető Logisztikai vezető, Falugazda, Sorsfordító Sorsformáló projekt felelőse, Szolgáltatásvezető, akik a rendelkezésükre álló HR erőforrás operatív irányítását végzik. A Településüzemeltetési vezető közvetlen irányítása alá tartoznak még beosztott munkakörök is, felsorolásuk a 3.2. fejezettben található Alsómocsoládi körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek Stakeholderek térképe Fejlesztési részterület pályázatban meghatározott neve és azonosítója: 1.b. A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében 3.b. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa 3.c. Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba A stakeholderek: Alsómocsoládi körjegyzőséghez kapcsolódó stakeholderek (azaz, akik valamilyen formában elvárást támasztanak a körjegyzőség működésével szemben) térképe az alábbiak szerint mutatható be: 31 Az RFH Csoport Tagja

32 Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal A fenti körből kiemelkedik egy pár, a települések életét jelentősen meghatározó szervezet, akiket külön is vizsgálni, fejleszteni kell. A szervezetfejlesztési javaslat ki kell, hogy térjen ezen szervezetek működésének megújítására, felépítésének, munkamegosztásának, személyi összetételének meghatározására, a szükséges kompetenciák meghatározására. Az így kialakított intézményi rendszer kell, hogy lefedje és ellássa a szükséges települési közszolgáltatásokat, és a kapcsolódó civil és társadalmi szerepvállalásokat. A kiemelt stakeholderek és azok elemzése az alábbiak szerint alakul: Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. Fő célja: Alsómocsolád és kapcsolódó (kialakítás, megvalósítás) települések jövőképének menedzselése Fejlesztési központ létrehozása és megerősítése Szervezeti forma: 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft Vezetője: Raffai Renáta ügyvezető Feladatok: Fejlesztési stratégia kialakítása és kézben tartása Stratégiát megvalósító projektek 32 Az RFH Csoport Tagja

33 o Generálása o Összefogása o Megvalósítása o Irányítása o Értékelése Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Stratégiát megvalósító pályázati források biztosítása, menedzselése Pályázatok, projektek utókövetése Függelmi viszony: Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat testület felé Felépítése: Ügyvezető Erőforrásai: o Projekt asszisztens o Projekt koordinátor o Projektek pénzügyi elszámoló Raffai Renáta + 2 fő Veréb Zoltánné (részmunkaidőben) Működés: Feladatorientált, projektszerű működés o Kevés szabály, fókuszban: Projektek indítása Szerződéskötés Projektek pénzügyi elszámolása Külső szakértelem bevonása Alsómocsolád és kapcsolódó települések és intézményeiknek projektjellegű szolgáltatást, fejlesztési-innovációs tevékenységet biztosít Külső szervezetekkel, szövetségekkel való kooperálás, együttműködés Induló projektek kerülnek ide, és az alsómocsoládi meglévő stratégiai projektek Bevétel-kiadás: Bevételek: Kiadások: o Projektmenedzsment díjak o Szakértői szolgáltatások díjai 33 Az RFH Csoport Tagja

34 o Stratégia támogatásának költségei o Projektirányítás ráfordításai o Saját működési költségek Településüzemeltetés Fő célja: Alsómocsoládi általános ellátási és feltétel-biztosítási feladatainak ellátása Saját maga vagy alvállalkozón keresztül történő megvalósítás Szervezeti forma: Önkormányzati szervezet (szakfeladat) Vezetője: Településüzemeltetési vezető Feladatok: Beszerzés, eszközellátás Rendezvényekhez helyszín előkészítés, berendeztetés, eredeti állapot visszaállítása Beruházás Logisztika Informatika Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) Településüzemeltetés Étkezési szolgáltatások Településvédelem, katasztrófa védelem Függelmi viszony: Közvetlen első számú felettese Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik az önkormányzat testülete felé Felépítése/ Erőforrásai: Településüzemeltetés vezető o Településőr Szigeti János o Mezőőr Kása Lajos o Informatikus - Kmettyné Győri Szilvia o Falugondnok - Taller József Logisztikai vezető - Mühlbert Erik o Karbantartó/logisztika - Taller József Falugazda Ginzer János 34 Az RFH Csoport Tagja

35 o Szoc. Szöv. foglalkoztatottjai o Közcélú/közhasznú foglalkoztatottak Sorsfordító, Sorsformáló projekt vezetője Hász István o Sorsfordító, Sorsformáló foglalkoztatottjai Szolgáltatás vezető Mühlbert Józsefné Működés: o Konyhai alkalmazottak o Mosoda o Takarítók Szolgáltatás-orientált Terv- és belső megrendelés alapú működés Folyamat- és sztenderd szabályalapúság Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése Felelős egészségház és szolgáltatóház állapotáért Bevétel-kiadás: Bevételek: Kiadások: o Szakfeladat finanszírozása o Pályázati bevételek o Személyi jellegű kifizetések o Saját működési költségek o Szakértői szolgáltatások díjai o Karbantartási díjak o Anyagköltség o Stb. Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. Turisztikai terület Fő célja: Település kiemelt jelentőségű árbevételes turisztikai szolgáltatásának értékesítése, működtetése Települési és körjegyzőségi szintű PR, kommunikációs feladatok ellátása Szervezeti forma: 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft. Vezetője: 35 Az RFH Csoport Tagja