Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt.

Átírás

1 Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt. INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV NYOMTATÁSBAN TÁJÉKOZTATÓ JELLEGŰ! AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV AZ Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt. TULAJDONA. MÁSOLÁSA NEM MEGENGEDETT! AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV AZ MSZ EN ISO 9001:2009, AZ MSZ EN ISO 14001:2005 ÉS AZ MSZ 28001:2008 SZABVÁNYOKNAK MEGFELELŐEN KÉSZÜLT Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 1 / 33

2 TARTALOMJEGYZÉK CÍM OLDALSZÁM 0. Integrált vállalatirányítási kézikönyv létrehozásának célja Az ÉGÁZ - DÉGÁZ Földgázelosztó Zrt. bemutatása Fogalommeghatározás A Társaság Integrált vállalatirányítási politikája (továbbiakban: Politika) A dokumentálás követeleményei Integrált vállalatirányítási rendszer dokumentumai Az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv (továbbiakban: Kézikönyv) Dokumentumok kezelése Feljegyzések kezelése A stratégiai irányítás A vezetőség elkötelezettsége Ügyfél központúság Integrált Vállaltirányítási politika Tervezés, célok A környezeti hatáselemzés Munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági kockázatok értékelése Célok, programok Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció Felelősség és hatáskör A vezetőség képviselője Kommunikáció Belső kommunikáció Külső kommunikáció Marketingkommunikáció Válságkommunikáció Vezetőségi átvizsgálás Gazdálkodás az erőforrásokkal Gondoskodás az erőforrásokról Emberi erőforrások A személyzet kijelölése Felkészültség, tudatosság és képzés Infrastruktúra Gázüzemek kijelölése Munkakörnyezet kialakítása Operatív szabályozás A termék előállítás megtervezése Ügyfelekkel kapcsolatos folyamatok Az ügyfelekkel kapcsolatos követelmények meghatározása Az ügyféllel kapcsolatos követelmények átvizsgálása Kapcsolattartás az ügyfelekkel Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 2 / 33

3 7.3. Tervezés és fejlesztés A tervezés kiinduló adatai A tervezés eredménye A tervezés eredményeinek átvizsgálása A tervezés eredményeinek igazoló ellenőrzése (verifikálása) A tervezés eredményeinek érvényesítő ellenőrzése (validálása) Tervezés módosítása Műszaki és technológiai fejlesztés Beszerzés Beszerzési folyamat Beszerzési információk A beszerzett termék igazolása A működés szabályozása A termék előállítása és a szolgáltatás nyújtása A termék-előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése Azonosítás és nyomon követhetőség Az ügyfél tulajdona A termék megóvása A megfigyelő- és mérőberendezések kezelése Felkészültség és reagálás vészhelyzetekre Mérés, elemzés és fejlesztés Általános követelmények Figyelemmel kísérés és mérés Az ügyfél elégedettsége Auditok Belső audit A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése A termék és a szolgáltatás figyelemmel kísérése és mérése Beérkező anyagok és tárgyi eszközök átvételi ellenőrzése és vizsgálata Ellenőrzés és vizsgálat Ellenőrzési és vizsgálati feljegyzések Környezetközpontú és a munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítással kapcsolatos figyelemmel kísérés és mérés A nem megfelelőségek kezelése Az adatok elemzése Fejlesztés Folyamatos fejlesztés Helyesbítő tevékenység Megelőző tevékenység Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 3 / 33

4 Mellékletek: S.sz.: Melléklet megnevezése Fájl név 1. Dokumentációs rendszer blokk diagram Dokumentációs_rendszer 2. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer folyamatai és azok kapcsolódásai Folyamatok_kapcsolódása 3. Mérőeszköz nyilvántartó karton Mérőeszköz nyilvántartó karton 4. Műszaki és technológiai fejlesztés - fejlesztési terv Fejlesztési_terv 5. Témavezető megbízása Témavezető_ megbízása Módosítások: 8 A teljes dokumentum aktualizálása a szervezeti változásoknak megfelelően Műszaki és technológiai fejlesztés c. fejezet módosult A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése c. fejezet módosult A dokumentációs blokkdiagram frissítése (IVK_m1) A fenti fejezetekből álló Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv előírásait hatályba léptetem, egyúttal visszavonom a 2013.december 20-án kiadott Integrált Vállalatirányítási Kézikönyvet. Tajti Péter általános vezérigazgató Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 4 / 33

5 0. INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV LÉTREHOZÁSÁNAK CÉLJA Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer keretében létrehozott Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv célja, hogy: - rögzítse az integrált rendszer hatályát, - bemutassa az integrált rendszerben azonosított folyamatok kapcsolódását, - bemutassa az integrált rendszerbe vont szabványok követelményeinek teljesülését, - valamint hivatkozzon az integrált rendszerben alkalmazott egyéb szabályozó dokumentumokra. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer - tekintettel arra, hogy ez magában foglalja az MSZ EN ISO 9001:2009, az MSZ EN ISO 14001:2005, valamint az MSZ 28001:2008 szabványokban rögzített követelményeket valamennyi szabvány követelményt alkalmazza, a kizárások lehetőségével nem él. 0.1 A Társaság által működtetett Integrált Vállalatirányítási Rendszer alkalmazási területe: - földgáz elosztóvezeték tervezése, létesítése, felújítása, üzemeltetése és elbontása; - földgáz elosztási tevékenység. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer kialakításakor az Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt. (továbbiakban Társaság) azonosította folyamatait, azok sorrendjét és kapcsolódásait, meghatározta a folyamatok működtetéséhez szükséges erőforrásokat és követelményeket, valamint a folyamatok ellenőrzési pontjait méri, és ennek eredményeit felhasználja a folyamatok fejlesztéséhez (2. melléklet Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer folyamatai és azok kapcsolódásai). Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer hatékony működését a dokumentált követelmények bevezetése (a feltételek biztosítása, az alkalmazás elrendelése, a követelmények oktatása) és folyamatos ellenőrzése biztosítja. Az Társaság Integrált Vállalatirányítási rendszere működtetéséhez megbízási szerződés keretében, szolgáltatásként veszi igénybe az informatikai-, a beszerzési-, a HR-, a pénzügyi és számviteli-, valamint a kommunikációs tevékenységeket. A fenti szolgáltatást nyújtó szervezetek együttműködnek a Társaság érintett szervezeti egységeivel, és a rendszer működésével/működtetésével kapcsolatban koordináló, javaslattételi feladatokat látnak el. A döntéseket és a végrehajtásuk megfelelőségének ellenőrzését a Kézikönyvben, a folyamatleírásokban és a munkautasításokban nevesített, az Társaság szervezetéhez tartozó - általános vezérigazgató, szakigazgatók, központi szervezetek vezetői, gázüzemvezetők, minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető (továbbiakban a Társaság vezetői) illetve üzemegységek vezetői, vagy megbízott munkatársai hozzák meg, végzik el. A Társaság a beszállítók által végzett részfolyamatok, megfelelőségét a - Beszerzési és logisztikai folyamatok szabályozása, - Gázelosztó vezetékek létesítése, - Gázelosztó vezetékek műszaki kiviteli terveztetése beszállítóval, - Gázmérő leolvasás, - Üzemzavar-elhárítási és Készenléti Szabályzat, - Csatlakozó vezetékek és felhasználói berendezések kiviteli terveinek műszaki biztonsági felülvizsgálata és üzembe helyezése c. folyamatleírások, és a hozzájuk tartozó munkautasítások, valamint a - Nyomásszabályozó, fogadó állomások ellenőrzése, karbantartása, és a - nyomásszabályozó és gázmérőcsere c. munkautasítás alapján biztosítja. A Társaság jelenleg kiszervezett formában folytatja a következő gázüzemi tevékenységeket: - Gázelosztó vezetékek tervezése, építése, felhagyása és elbontása, - Földmunkavégzés üzemzavar-elhárítás során, - Nyomásszabályozó állomások karbantartása, műszaki felülvizsgálata. - Gázelosztó vezeték és nyomásszabályozó állomás villamos berendezéseinek létesítése, üzemeltetése Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 5 / 33

6 - Gázelosztó vezetékek és tartozékainak korrózióvédelme. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer működését az általános vezérigazgató az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv aláírásával rendeli el. 1. A TÁRSASÁG BEMUTATÁSA Az Égáz-Dégáz Gázszolgáltató Zrt. a évi XLII. törvény a földgázellátásról 8 (3) alapján a tevékenységi köréből a földgázelosztási tevékenységet kiszervezte és megalapította az Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zártkörűen Működő Részvénytársaságot. A földgázelosztási társaság május 17-én került bejegyzésre a Győr- Moson-Sopron Megyei Cégbíróságnál és a jogilag önálló társaság június 1-el kezdte meg a földgázelosztási tevékenység gyakorlását. A társaság a földgázelosztás tekintetében az Égáz-Dégáz Zrt. jogutódja A Társaság telephelyei: 6724 Szeged, Pulz u. 44. (székhely től), 9027 Győr, Puskás Tivadar u (Északi gázüzem központ, üzemegység), 9700 Szombathely, Rákóczi Ferenc u. 23. (üzemegység) 2800 Tatabánya, Eötvös u. 11. (üzemegység) 9400 Sopron, Ipar krt. 6. (üzemegység) 6724 Szeged Vásárhelyi Pál u. 6. (Keleti gázüzem központ, üzemegység), 5600 Békéscsaba Kétegyházi út 4. (üzemegység), 6600 Szentes, Klauzál u. 24. (üzemegység) 5520 Szeghalom, Bocskai u Kecskemét, Ipoly sor 5. (Déli gázüzem központ, üzemegység), 6500 Baja, Bajcsy-Zsilinszky u. 4.) (üzemegység), 6400 Kiskunhalas, Kertész u. 2. (üzemegység) 6080 Szabadszállás, Dózsa György u.10. (üzemegység) Az Társaság a tevékenységeinek megfelelően létrehozta a szervezeti egységeit, megteremtette a felelősségiés hatáskör rendszerét, az információáramlás útvonalait, a kommunikációs csatornákat. A folyamatok meghatározása mellett meghatározta a kapcsolódási pontokat, valamint a folyamatok működéséhez szükséges erőforrás rendszert. Mindezeket figyelembe véve az Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt kialakította, majd életbe léptette, valamint folyamatosan működteti és fenntartja az Integrált Vállalatirányítási Rendszert. 2. FOGALOMMEGHATÁROZÁS Az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyvben az általános fogalmak használata az MSZ EN ISO 9000:2005 és az MSZ EN ISO 14001:2005 és az MSZ 28001:2008 szabványokban foglaltaknak megfelelően történik. Az előzőekben felsorolt szabványok, illetve az irányítási rendszer egyéb, az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv egységes értelmezéséhez szükséges fogalom meghatározásai és rövidítései - egyszerűség elvét szem előtt tartva - a következőkben kerülnek betűrendben meghatározásra: Audit: Auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. Beszállító: Mindazon gyártók, forgalmazók, szolgáltatók, akiknek termékei és szolgáltatásai közvetlenül vagy közvetve a Társaság gázelosztó vezetékek tervezési-, létesítési-, üzemeltetési-, átalakítási-, javítási- és felhagyási tevékenységeivel kapcsolatosak. Dokumentum: Információ és az azt hordozó médium (feljegyzés, előírás, eljárási dokumentum, rajz, jelentés, szabvány). Az adathordozó lehet papír, mágneses, elektronikai vagy optikai számítógéplemez, fotó, mintadarab illetve ezek kombinációja. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 6 / 33

7 Elfogadható kockázat: Olyan szintre csökkentett kockázat, amelyet a szervezet jogi kötelezettségei és saját integrált politikája alapján el tud viselni. Ellenőrzés: A megfelelőség kiértékelése megfigyeléssel és ítéletalkotással, továbbá értelemszerűen méréssel, vizsgálattal vagy idomszerű ellenőrzéssel. Előírás: Dokumentum, mely követelményeket határoz meg. Érdekelt fél: Egy szervezet működésében vagy sikerében érdekelt személy vagy csoport. (Vevők - gázfelhasználók -, tulajdonosok, munkavállalók, szállítók, felügyelő hatóságok, bankok, szakszervezetek, partnerek vagy a társadalom. Esemény: Eset, amely balesethez, káreseményhez vezetett, vagy vezethetett volna. Feljegyzés: Dokumentum, amely rögzíti az elért eredményeket vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. Gázüzem: a gázüzemi tevékenység végzésének helyszíne a rendelkezésre álló szakszemélyzettel és eszközökkel. (bővebben lásd még Üzemzavar-elhárítási és Készenléti Szabályzat) Gázüzemi tevékenység: a gázelosztó vezeték elosztói engedélyes által végzett tervezése, építése, üzembe helyezése, üzemeltetése (ellenőrzés, karbantartás, üzemzavar elhárítás, javítás), felhagyása és elbontása, valamint a tervezés, létesítés felügyelete. Helyesbítő tevékenység: Tevékenység egy észlelt nem megfelelőség vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére. Infrastruktúra: Egy szervezet működéséhez szükséges létesítmények, berendezések és szolgáltatások rendszere. Integrált Vállalatirányítási Rendszer: A minőség-, környezetközpontú, valamint munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszer, megvalósításához szükséges szervezeti felépítés, folyamatleírások és erőforrások. Integrált vállalatirányítási cél: Általános, az integrált vállalatirányítási politikából következő, lehetőleg számszerűen kifejezett minőségügyi, környezeti vagy munkavédelmi feladat, amelyet az Társaság tűz ki maga elé. Irányító szervezet: A Magyar Energia Hivatal által az engedélyeseknél elvégzendő felmérések irányításával és összehangolásával, valamint a kapott eredmények országos összesítésével megbízott szervezet. Javítás: Tevékenység egy nem megfelelő terméken, hogy azt a szándék szerinti használatra elfogadhatóvá tegyék Kockázat: Egy meghatározott veszélyes esemény előfordulásai valószínűségének és következményének (következményeinek) kombinációja. Kockázat értékelése: Átfogó folyamat a kockázat mértékének becslésére és annak eldöntésére, hogy a kockázat elfogadható-e vagy sem. Környezet: A szervezet közvetlen környezete, amelyben az működik, beleértve a levegőt, a vizet, a földterületet, a természeti erőforrásokat, a növény- és állatvilágot, az embereket és ezek kölcsönös kapcsolatait. Ebben az összefüggésben a szervezetet körülvevő feltételek felölelnek mindent a szervezet belsejétől annak teljes rendszeréig. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 7 / 33

8 Környezeti hatás: A környezetben végbemenő mindennemű változás akár káros, akár hasznos -, amely egészben vagy részben a szervezet környezeti tényezőitől származik. Környezeti tényező: A társaság tevékenységeinek, termékeinek vagy szolgáltatásainak olyan eleme, amely kölcsönhatásban van, vagy lehet a környezettel; jelentős az olyan környezeti tényező, amelynek jelentős környezeti hatása van, vagy lehet. Környezeti hatás: A környezetben okozott bármilyen - akár kedvező, akár kedvezőtlen - változás, amely részben vagy egészben a szervezet tevékenységéből, termékeiből vagy szolgáltatásaiból származtatható. Megelőző tevékenység: Olyan tevékenység, amely egy lehetséges nem megfelelőség, vagy más nem kívánatos lehetséges helyzet okának kiküszöbölését célozza. Munkahelyi egészségvédelem és biztonság (MEB): Feltételek és tényezők, amelyek hatással vannak a munkavállalók, az időszakos munkavégzők, az beszállító munkavállalóinak, a látogatóknak és más, a munkahelyen jelen lévő személynek egészségére és biztonságára. Nem megfelelőség: Egy követelmény nem teljesülése. Rendszerüzemeltető: a földgázelosztó Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt. Ügyfélszolgálati iroda: Az üzemegységeken biztosítja a személyes ügyfélszolgálati tevékenységeket. Feladatainak részletezését a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza. Validálás (érvényesítés/jóváhagyás): Annak megerősítése objektív bizonyíték szolgáltatásával, hogy az adott szándék szerinti használathoz vagy alkalmazáshoz előírt követelmények teljesültek. Vállalkozó: Az a szolgáltató, aki (amely) Társaságunkkal önálló beszállítói kapcsolatban van és az előírt feltételek mellett jogosult a szerződés szerinti tevékenység elvégzésére. A vállalkozó a vállalt tevékenység elvégzésére a megbízóval előre egyeztetett módon és mértékben alvállalkozót (alvállalkozókat) bízhat meg. Verifikálás (igazolás): Annak megerősítése objektív bizonyíték szolgáltatásával, hogy az előírt követelmények teljesültek. Veszély: Előidéző ok vagy helyzet, amely kárt okozhat sérülés, egészségkárosodás, anyagi kár, a környezetben bekövetkezett kár formájában, vagy ezek kombinációja. Vezetőség: A következő személyekből álló csoport: általános vezérigazgató, igazgatók, központi szervezetek vezetői, gázüzem vezetők, minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető Vezetőségi átvizsgálás: A vezetőség hivatalos értékelése a minőség-, környezetközpontú, valamint munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszer állapotáról és megfelelőségéről az integrált politikát, valamint a célkitűzéseket illetően. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 8 / 33

9 3. A TÁRSASÁG INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI POLITIKÁJA (továbbiakban: Politika) Társaságunk földgázelosztóként, szolgáltatóként, munkáltatóként és vállalkozásként egyaránt az ország egyik meghatározó gazdasági szereplője. A Társaság jövőképe: AZ ÉGÁZ-DÉGÁZ FÖLDGÁZELOSZTÓ ZRT-T A GDF SUEZ CSOPORT TAGJAKÉNT EURÓPA EGYIK LEGBIZTONSÁGOSABB GÁZELOSZTÁSI TEVÉKENYSÉGET VÉGZŐ VÁLLALATAKÉNT TARTSÁK SZÁMON. Ennek érdekében vállalati stratégiánkban kiemelt szerepet kap: ügyfeleink igényeinek magas színvonalú kielégítése, az ügyfél-elégedettség javítása, valamint a gázelosztó hálózatok és az infrastruktúra minőségének folyamatos fejlesztése. a gázelosztó vezetékek biztonságos üzemeltetése, a földgáz elosztás hatékonyságának növelése, a mérési veszteség csökkentése. ügyfeleink személyes adatainak védelme. a munkaerő bevonása, fogékonnyá tétele, és szakmai felkészültségének folyamatos fejlesztése, az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeinek biztosítása, a saját és mások egészségének és biztonságának védelme, az életminőség javítása a munkahelyen, hogy mindenkit, legyen az vezető, beosztott, a saját és mások egészségének s biztonságának elkötelezett szereplőjévé tegyük, bizalmon és egyeztetésen alapuló légkör kialakítása, együttműködő eljárások a megelőzés érdekében: személy és vagyon épségének védelme, felkészülés a válságkezelésre, védelmi tevékenység biztosítása az információk, az információkezelő eszközök védelmére, sértetlenségére, folyamatos rendelkezésre állására. a tulajdonosok érdekeinek megfelelően a nyereség és eredményesség növelése, a GDF SUEZ csoporton belüli szerep erősítése, a mindenkori, hatályos jogszabályoknak és a belső szabályozásoknak való megfelelés, különös tekintettel a földgázellátásról szóló törvény és annak végrehajtási rendeleteiből, a Magyar Energia Hivatal határozataiból fakadó feladatok teljesítése, a környezet magas szintű védelme, környezetbarát szolgáltatások kialakítása és bevezetése, a szennyeződések megelőzése, a hulladékok csökkentésére irányuló fejlesztések. Céljaink megvalósítása és a fenntartható fejlődés biztosítása érdekében a Társaság felső vezetése elkötelezett az MSZ EN ISO 9001:2009, az MSZ EN ISO 14001:2005 és az MSZ 28001:2008 szabványok szerinti Integrált Vállalatirányítási Rendszer bevezetése, működtetése és folyamatos fejlesztése iránt, amely biztosítja: a gázelosztó hálózat, az infrastruktúra és a műszaki minőség fejlesztését, a beruházások és a gázvezetékek, valamint azok tartozékainak üzemeltetése során a környezetszennyezés megelőzését, a földgázelosztásban elérhető leghatékonyabb technikák, technológiák alkalmazását, a munkavédelmi kockázatok csökkentését és a balesetek megelőzését, a gázelosztó hálózat hatékony üzemeltetését, a megrendelői igények gyors teljesítését és a szolgáltatás színvonalának folyamatos fejlesztését az ellátás folyamatossága, biztonsága és minősége tekintetében, munkatársaink képzettségének, tudatosságának és a minőség-, egészség- és környezetvédelem iránti elkötelezettségének fejlesztését, a fejlődő műszaki és piaci elvárásoknak való megfelelést, beszállítóink kiválasztásánál, partneri kapcsolatainkban a minőség-, biztonság- és környezetközpontú magatartást és eredményességet, mint alapvető követelményt, munkatársaink egészségének és biztonságának védelme érdekében, a balesetek megelőzése céljából a tevékenységek egészségügyi és biztonsági kockázatainak tervszerű és folyamatos értékelését és a kockázatok minimalizálását, politikánk partnereink által történő megismerését. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 9 / 33

10 Jelmondatunk: BY PEOPLE FOR PEOPLE Szeged, május 17. Tajti Péter általános vezérigazgató Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 10 / 33

11 4. A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELEMÉNYEI 4.1. Integrált vállalatirányítási rendszer dokumentumai A Társaság Integrált Vállalatirányítási Rendszer dokumentációs rendszere az alábbiak szerint épül fel: - az irányítás általános integrált irányítási céljait és az elkötelezettségét a Politika (Kézikönyv 3. fejezet) tartalmazza, - a konkrét integrált irányítási célokat az Integrált irányítási célok táblázatban dokumentálja. - az integrált irányítási rendszer alapkövetelményeit és feladatait az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv egyes fejezeteiben adja meg, a felelősségi viszonyokat a szervezeti ábra tartalmazza (megtalálható az Társaság Szervezeti és Működési Szabályzatában), - a társaság munkavédelmi szervezetének felépítését a Munkavédelmi Szabályzat tartalmazza, - a munkavédelmi érdekképviselet, a Paritásos Munkavédelmi Testület létrehozását és ügyrendjét Az Égáz- Dégáz Földgázelosztó Zrt-nél működő munkavédelmi érdekképviselet, érdekegyeztetés szintjének szabályozása, Paritásos Munkavédelmi Testület létrehozása c. általános vezérigazgatói utasítás tartalmazza, - az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv egyes fejezetei (ahol értelmezhető) hivatkoznak a folyamatleírásokra, munkautasításokra, valamint az egyéb szabályzatokra, előírásokra (lásd Dokumentációs rendszer blokk diagram 1. és 2. melléklet) - a rendszer működtetésével kapcsolatos feladatokat, felelősségeket, valamint a feladatok végrehajtásának folyamatát (eljárásait) a Kézikönyv egyes fejezeteiben, a folyamatleírásokban és a munkautasításokban adja meg, - az integrált irányítási tevékenységek végrehajtásának módját a folyamatleírásokhoz kapcsolódó munkautasításokban, technológiai utasításokban és egyéb szabályzatokban, mellékletekben írja elő, - a követelményeket specifikációk, szerződések, az Társaság által alkalmazott szabványok, műszaki dokumentációk, vagy ezekre való hivatkozások formájában adja meg, - a követelmények teljesítését, teljesülését feljegyzésekkel igazolja. A Társaság az integrált irányítási rendszer dokumentumainak azonosítását, kiadását / visszavonását, elosztását, módosítását, megőrzését és kezelését a Kézikönyv 4.3. fejezet, a feljegyzések megőrzését és kezelését a Kézikönyv 4.4. fejezet szerint végzi. 4.2.Az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv (továbbiakban: Kézikönyv) Az integrált irányítási rendszer hatályát a Kézikönyv 0. fejezete tartalmazza Dokumentumok kezelése Az integrált irányítási rendszer részét képező belső, illetve a vonatkozó külső dokumentumokkal, adatokkal (hordozó médiától függetlenül) kapcsolatos tevékenységek szabályozása a Dokumentumok és adatok kezelése folyamatleírásban követhetők nyomon. A dokumentumokra vonatkozó szabályozások alkalmazásával a Társaság biztosítja, hogy: - a dokumentumok csak igazolt ellenőrzést és jóváhagyást követően állnak rendelkezésre, - a dokumentumok védelmét, valamint az illetéktelen hozzáférést az elérési jogosultságok megfelelő kiosztása biztosítja, - a dokumentumok érvényes változatai, illetve a hivatalos, vagy tudásmegőrzési céllal megőrzött (érvénytelen) dokumentumok egyértelműen azonosíthatók legyenek, - az érvénytelenné vált és / vagy elavult dokumentumok használatát kizárja, - a dokumentumok megfelelő változatai álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol az Integrált Vállalat irányítási Rendszer hatékony működése szempontjából lényeges műveleteket végeznek. Az érvényes dokumentumokat minden dokumentum felhasználó számára hozzáférhetővé teszi. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 11 / 33

12 A dokumentumok és adatok módosítása A Társaság a dokumentumokban és az adatokban szükség esetén (például: ügyfél, illetve érdekelt felek igénye, minőségjavítás, jogi- és egyéb előírások változása, szabványváltozás, szervezetfejlesztés, stb. miatt) módosításokat hajt végre. A dokumentumok és az adatok megváltoztatásának folyamatában gondoskodik arról, hogy - a változtatásokat ugyanazok hajtsák végre, vizsgálják át és hagyják jóvá, akik az eredeti dokumentumot készítették, átvizsgálták és a jóváhagyást végezték, - a módosítást, az átvizsgálást és jóváhagyást végző személyek rendelkezzenek a szükséges háttér-információkkal, - a változtatások egyértelműen azonosíthatók legyenek, - ha a gyakorlatban célszerű, akkor a változtatás jellegét megadja. Gondoskodik arról, hogy a módosított dokumentum minden a Dokumentumok és adatok kezelése c. folyamatleírásban meghatározott felhasználási egységhez eljusson. A Társaság az integrált irányítási rendszer belső dokumentumainak időszakonkénti felülvizsgálatáról - amenynyiben egyéb külső vagy belső előírás másként nem rendelkezik a rendszeres belső auditok (Integrált Vállalatirányítási Rendszer auditja) alkalmával gondoskodik Feljegyzések kezelése A feljegyzések azonosításával, összegyűjtésével, rendezésével, tárolásával, megőrzésével kapcsolatos feladatokat és felelősségi viszonyokat a Folyamatleírások és az Iratkezelési Szabályzat együttesen szabályozzák. A Társaság a feljegyzéseket a vonatkozó előírások (folyamatleírások, munkautasítások, szabályzatok, utasítások stb.) követelményeinek megfelelően jól olvasható kivitelben készíti, védi a sérüléstől, rongálódástól, elvesztéstől, hozzáférhető módon tárolja és biztosítja a visszakereshetőséget, valamint az elemzés lehetőségét. A feljegyzéseket - beleértve a beszállítóknak a rendszerben hivatkozott feljegyzéseit is - az előírt módon és ideig őrzi meg a meghatározott követelményeknek való megfelelés, valamint az integrált vállalat irányítási rendszer hatékony működésének igazolására. A feljegyzéseket - külön kérésre, illetve ha a szerződés azt előírja - az érintett érdekelt fél vagy képviselője rendelkezésére bocsátja a megállapodás szerinti időtartamon belül. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszerben fellelhető feljegyzések selejtezését az Iratkezelési Szabályzatban utasításban meghatározott módon kell végrehajtani. A nem papír alapon (pl. számítógépen) kezelt feljegyzések, adatbázisok kezelésekor is biztosítja az ellenőrzött hozzáférést és a szükséges elemzések lehetőségét, valamint, hogy azok a rendszerbe történő bármilyen beavatkozáskor olvashatók (visszakereshetők) maradjanak. Adatvédelmi rendszerek működését, az informatikai jogosultsági rendszert, továbbá a központi szervereken történő állományok mentését, archiválását a GDF SUEZ Magyarország minden szervezetére vonatkozó Információbiztonsági Kézikönyv és a hozzá kapcsolódó Eljárásrendek, az Égáz-Dégáz Földgázelosztó Zrt Információbiztonsági Politikája, és az Információ Kezelési Szabályzata, valamint az Adatvédelmi Szabályzat szabályozza. 5. A STRATÉGIAI IRÁNYÍTÁS 5.1. A vezetőség elkötelezettsége A Társaság eredményes működése hosszú távon csak úgy biztosítható, ha termékei és szolgáltatásainak a színvonalát a hazai és a nemzetközi piac mindenkori igényeihez, környezet- és munkavédelmi teljesítményét az érdekelt felek követelményeihez igazítja. Ehhez a társaság vezetősége biztosítja az erőforrások rendelkezésre állását. Társaság hírnevének, piaci pozícióinak erősítését az elvárásoknak megfelelő minőség, a folyamatosan fejlesztett környezeti és biztonsági teljesítmény, valamint a hatékony integrált vállalatirányítás garantálja, ezért a vezetőség kiemelt fontosságot tulajdonít mindazon tevékenységeknek, amely céljaink elérését a minőség, a Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 12 / 33

13 környezeti teljesítmény, a vállalatirányítás javításával, a vállalkozási- és szolgáltatási kultúra, valamint a biztonság- és egészségvédelem fejlesztésével segíti. Integrált irányítási rendszert úgy kell működtetni, hogy az megfeleljen a Társaság ügyfeleinek, érdekelt feleinek (külső és belső) elvárásainak, a hazai törvényi előírásoknak (Dokumentumok és adatok kezelése), valamint a Zrt. által alkalmazott szabványok előírásainak, és biztosítsa a Politika (Kézikönyv 3. fejezet) megvalósulását, a Társaság eredményességét. A Társaság vezetősége a Politikával összhangban meghatározza mérhető céljait (Kézikönyv 5.6. fejezet), melyek megvalósulását folyamatosan nyomon követi. A Társaság vezetősége rendszeresen megtartott vezetőségi átvizsgálások (Kézikönyv 5.6. fejezet) alkalmával valós képet kap az Integrált Vállalatirányítási Rendszer hatékony működéséről Ügyfél központúság Társaság vezetősége az ügyfelek, érdekelt felek igényeit mindenkor előtérbe helyezi. Ennek megfelelően biztosítja a szükséges erőforrásokat az Integrált Vállalatirányítási Rendszer bevezetéséhez és továbbfejlesztéséhez, valamint az ügyfél elégedettség eléréséhez, illetve az ügyfél igényeit egyértelművé, a Társaság munkatársai részére meghatározottá teszi Integrált Vállaltirányítási politika A Társaság a szolgáltatásainak minősége, a szolgáltatásokra, tevékenységre, illetve a Társaság környezeti tényezőire vonatkozó jogi- és egyéb követelmények betartása, a folyamatos fejlesztés, a környezetszennyezés, a munkahelyi balesetek megelőzés iránti elkötelezettséget a Politikában (Kézikönyv 3 fejezet) fogalmazta meg, amely tartalmazza a tevékenység jellemző elemeit. Megismerteti valamennyi munkatárssal, és folyamatosan vizsgálja, hogy a Társaság tevékenysége a Politikában deklaráltaknak megfelelő-e. Az ellenőrzés eszközei: piaci visszajelzések, vezetői ellenőrzés, belső és külső audit, vezetőségi átvizsgálás. A Politikával összhangban éves célkitűzéseket határoz meg, melyek megvalósulását következetesen nyomon követi (Kézikönyv 5.6. fejezet) Tervezés, célok A környezeti hatáselemzés Tevékenységünk, szolgáltatásunk környezeti hatásait a Környezetvédelmi Szabályzatban foglaltak szerint rendszeresen és szisztematikusan felméri és értékeli a Társaság. Ezen értékelés segítségével kiválasztott jelentős környezeti hatásokat ellenőrzés alatt tartja (Kézikönyv fejezet), illetve ezeket figyelembe veszi a környezeti célok kitűzésekor. A célok megvalósítására programokat dolgoz ki és hajt végre a Kézikönyv fejezetében foglaltak szerint. A Társaság tevékenysége során okozott környezeti hatások kezelése során a megelőzés elvét követi, és törekszik a műszakilag és gazdaságilag elérhető legalacsonyabb szennyezési szintet elérni Munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági kockázatok értékelése A Társaság dolgozóinak, beszállítóinak, a látogatóinak, és más, a munkahelyen jelen lévő személyek egészségével és munkavégzésükkel kapcsolatos kockázatok megismerése és megnyugtató kezelése, csökkentése érdekében rendszeresen felméri ezen kockázatok mértékét a Munkavédelmi Szabályzatban foglaltaknak megfelelően. Értékeli a végzett szolgáltatásokhoz kapcsolódó munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági veszélyeket. Az értékelés eredményeként felmerülő nem tolerálható kockázati szinttel rendelkező problémák megszüntetése érdekében azonnali intézkedéseket foganatosít. A jelentős kockázattal járó tevékenységek, illetve munkakörülmények biztonságosabbá tétele érdekében tervszerű kockázat csökkentő intézkedéseket, munkavédelmi célokat és hozzájuk kapcsolódó programokat dolgoz ki. Az értékelés évente tervezett módon, illetve balesetek kapcsán felülvizsgálatra és szükséges esetben - átdolgozásra kerül. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 13 / 33

14 Célok, programok Az integrált politikával, a folyamatos fejlesztés és a szennyezés megelőzés iránti elkötelezettséggel, valamint az egészségvédelmi és biztonsági kockázataink csökkentésével összhangban a Társaság vezetősége meghatározza mérhető céljait (továbbiakban: célok): - a változó - érdekelt felek általi, ügyfél, tulajdonos és piaci - igényekhez, jogszabályi és egyéb követelményekhez alkalmazkodva és a folyamatos fejlesztés lehetőségeit keresve a vezetőség hosszú távú céljait a vezetőségi átvizsgálások (Kézikönyv 5.6. fejezet) keretében határozza meg. - az év folyamán felmerülő igények, fejlesztési lehetőségek esetén a vezetőség a vezetői értekezleten, vagy a vezetőségi átvizsgáláson rövidebb távú célokat határoz meg. A célok elérése érdekében: - a célokat oly módon dokumentálja, hogy azok teljesülése mérhető és ellenőrizhető legyen, - a célok megvalósításához a vezetőség erőforrásokat a szakterületek bevonásával-, határidőt, felelőst és ennek értelmében feladatokat határoz meg, - a célok elérését rendszeresen, és a határidők lejártakor a vezetőség értékeli, és amennyiben szükséges a vezetőség további intézkedéseket rendel el. Az értékelések a vezetői értekezletek keretében történik, azok jegyzőkönyveiben kerül rögzítésre. A Társaság az integrált irányítási rendszerben a célok teljesülése érdekében terveket, programokat határoz meg (a tervek az MSZ EN ISO 14001:2005, illetve az MSZ 28001:2008 szabványokban megadott környezetközpontú-, valamint a munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási programok szerepét is betöltik). Terveket készít akkor is, ha egy projekt vagy szerződés teljesítéséhez Integrált Vállalatirányítási Rendszertől eltérő szabályozásokat alkalmaz. A tervezés során felméri és biztosítja a célok eléréséhez, valamint a szerződések, projektek teljesítéséhez szükséges erőforrásokat, meghatározza az egyes feladatokhoz tartozó felelősségeket, eszköz- és időkeretet. Szabályozó dokumentumként a Kézikönyvet, folyamatleírásokat, munkautasításokat, és egyéb utasításokat, szabályzatokat veszi alapul. A tervezéssel biztosítja, hogy szervezet fejlesztése, esetleges átalakítása során az integrált irányítási rendszer aktuális és hatékony maradjon Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció Felelősség és hatáskör A Társaság valamennyi munkatársa felelős a rábízott munkafeladat előírásoknak megfelelő elvégzéséért. A minőségre, a környezeti és munkavédelmi teljesítésre kiható tevékenységet végzők feladatait és felelősségét a Kézikönyv, a folyamatleírások, munkautasítások és szabályzatok, illetve az egyes munkakörökre kidolgozott Munkaköri leírások rögzítik. Az egyes szervezeti szintek közötti kapcsolódásokat a Szervezeti és Működési Szabályzatban (SzMSz) található szervezeti ábra szemlélteti A vezetőség képviselője A vezetőség minőség-, környezetközpontú-, valamint munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszer megbízottja a minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető. A rendszer működtetéséhez szükséges feladatait és hatáskörét a Szervezeti Működési Szabályzat, a Kézikönyv, a folyamatleírások, a munkautasítások, valamint munkaköri leírása tartalmazza. Így különösen felelős az: - integrált irányítási rendszer számára szükséges folyamatok létrehozásáért, bevezetéséért, fenntartásáért a folyamatkoordinátorokkal, folyamatgazdákkal együtt, - az integrált irányítási rendszer működéséről és fejlesztési szükségleteiről történő beszámolásért a felső vezetőség felé, - a Társaságon belül az érdekelt felek köztük az ügyfelek - követelményeivel kapcsolatos tudatosság előmozdításáért, - valamint a külső kapcsolattartás az integrált irányítási rendszer ügyében. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 14 / 33

15 Kommunikáció Belső kommunikáció A Társaság vezetősége hatékony kommunikációs csatornákon biztosítja az információ rendelkezésre állását az érintett felelősök számára. Ezek a csatornák a következők: - vezetői értekezletek, - paritásos munkavédelmi testületi ülés, - társasági portál, - vezetői információs rendszer. A vezetői értekezletek - melynek résztvevőit az általános vezérigazgató esetenként határozza meg - lebonyolítása az általános vezérigazgató döntése értelmében bármikor történhet, a dokumentálása Jegyzőkönyvben/emlékeztetőben történik. A Jegyzőkönyv/emlékeztető rögzíti az értekezleteken elhangzottakat, a feladatokat, a feladatok elvégzésével kapcsolatos felelősségeket, határidőket. Vezetését, elkészítését a megbízott munkatárs végzi, akinek felelősségi körébe tartozik és kapcsolódó prezentációk vezetői dokumentumtárba elhelyezése. A Jegyzőkönyv kezelését, archiválását az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza. Társaság naprakészen biztosítja munkatársai részére azokat a: - technológiai, műszaki jellegű, - az integrált irányítási rendszerrel kapcsolatos információkat, melyek a szolgáltatási folyamat és a tevékenységek megfelelő minősége érdekében munkavégzésükhöz szükséges. Az információk biztosítására többek között az Integrált Irányítási rendszer, az azon futó alkalmazások szolgálnak. Az egészségvédelmi és biztonsági kérdések megtárgyalása, a kockázatok értékelése folyamán a munkavállalók bevonása, véleményük kikérése minden esetben megtörténik a munkavédelmi képviselőjük által. A kockázatértékelés és a környezeti tényezők hatáselemzésének eredményei és a környezet-, illetve munkavédelemhez kapcsolódó információk, informatikai hálózatonelérhetők a Dokumentumok és adatok kezelése c. folyamatleírásban meghatározott felhasználási szervezeti egységek, munkatársak Külső kommunikáció A környezetközpontú irányítással kapcsolatos külső kommunikációs folyamatok során a Társaság törekszik az érdekelt felek informálására a környezetközpontú irányítási rendszer működésével, illetve a jelentős környezeti tényezőkkel kapcsolatban. A külső kommunikáció fórumai általában a következők lehetnek: - szakmai szervezeteknek, beszállítóknak, vállalkozóknak tartott fórumok, - hatóságokkal szervezett találkozók (katasztrófavédelem, MEH, MBFH, stb.) - a Társaság WEB oldala. A jelentős környezeti tényezőik előfordulása esetén az azzal kapcsolatos külső kommunikáció szükségességét, a kommunikáció tartalmát, fórumát és módját az Általános Vezérigazgató a GDF SUEZ Energia Holding Hungary Zrt. Kommunikációs Igazgatójával együtt dönti el. A külső kommunikációs tevékenységek tervezése, szervezése és koordinálása az üzleti adminisztráció és szabályozás vezető hatáskörébe tartozik. A Társaság minden esetben tájékoztatja a telephelyeken munkát végző beszállítókat, látogatókat azokról a kockázatokról, melyeknek ki lehetnek téve ott tartózkodásuk ideje alatt. Ezt a vállalkozási szerződés részeként és a kísérő személyes tájékoztatásával valósítja meg (Beszerzési és logisztikai folyamatok szabályozása folyamatleírás). Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 15 / 33

16 Marketingkommunikáció A marketingkommunikáció a vállalati kommunikációnak az a területe, mely a felhasználókkal és a partner vállalkozásokkal, szervezettekkel való kapcsolattartást, tájékoztatást biztosítja. A marketingkommunikáció legfontosabb feladatai: a földgázról, valamint a Társaságról, a környezetben kialakult kép javítása a felhasználók és a partnerek lojalitásának növelése érdekében, a földgáz, mint energiaforrás előnyeinek megismertetése a felhasználókkal, a földgáz új felhasználási lehetőségeinek megismertetése a célközönséggel, a földgázfelhasználással kapcsolatos szabályozás ismertetése, a biztonságos földgázfelhasználással kapcsolatos tájékoztatás, kapcsolat ápolása az ügyfélkörrel, partnerekkel. A fenti feladatok végrehajtását a külső kommunikációs egységgel együttműködve, a kommunikációs irányvonalak betartásával a két Társaság között fennálló Megbízási Szerződés értelmében támogató tevékenység keretében nyújtja a Szolgáltató Kommunikációs Igazgatósága. A marketingkommunikáció legfontosabb médiumai: társasági internet oldal, felhasználók részére készített kiadványok, partner vállalkozások, szervezetek részére szervezett találkozók. A marketingkommunikáció során különös figyelmet kell fordítani az átláthatóság, az egyenlő elbánás elvére, azaz valamennyi fogyasztót, partnert egyenlő módon szükséges tájékoztatnunk Válságkommunikáció Társaságunk kiemelt feladata biztosítani ügyfeleinek és munkatársainak személyi- és vagyon, valamint a szolgáltatási tevékenység folyamatosságát, a társaság belső, és külső kommunikációjának irányítását. Feladata továbbá a vészhelyzet esetén biztosítani a különböző szervezeti szintek közti kapcsolatot különös tekintettel az információ kezelésére és a kommunikálására. Biztosítja a vészhelyzet bekövetkezését követő rövid időszakon belül a pontos és nyomon követhető információáramlást. Kapcsolattartása folyamatos a regionális és országos szervezetekkel tűzoltóság, katasztrófavédelem stb. Gondoskodik vészhelyzet esetén a kimenő kommunikációk folyamatos frissítéseséről, biztosítja a tájékoztatás megfelelő gyakoriságát a rádióban, televízióban és az írott sajtóban, kiküszöböli a nem korrekt vagy éppen hamis információk áramlását. A folyamat szabályozása a Vészhelyzetkezelési Utasításban történik Vezetőségi átvizsgálás A Társaság vezetősége az integrált irányítási rendszer megfelelő hatékonyságú működésének biztosítása érdekében rendszeresen értékeli a rendszer működését, a politika aktualitását. Az Integrált Vállalatirányítási Rendszer működésének értékelésére évente egyszer az általános vezérigazgató vezetésével kerül sor. Az értékelés résztvevői a Társaság vezetői. A témától függő eseti résztvevők körét az általános vezérigazgató határozza meg. Az átvizsgálás a következő területekre terjed ki: - az új, mérhető célok meghatározására, integrált politika aktualitásának értékelésére, - a belső és független fél általi auditok tapasztalatainak értékelésére, - az ügyfelektől származó visszajelzések, panaszok, elégedettség, - az érdekelt felek környezet- és munkavédelemmel, környezetközpontú, munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítással kapcsolatban jelzett észrevételei, - jogi és hatósági előírásoknak való megfelelés (Kézikönyv fejezetét), Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 16 / 33

17 - helyesbítő és a megelőző tevékenységek tapasztalatainak áttekintésére, nem megfelelőségek elemzésére, - korábbi vezetőségi átvizsgálásokat követő tevékenység teljesülésére, előrehaladására, - adott időszakban bekövetkezett környezet- és munkavédelmi rendkívüli eseményekre, balesetekre, - a szervezet környezeti teljesítményére - változások, melyek befolyásolhatják az Integrált Vállalatirányítási rendszert, - az Integrált Vállalatirányítási Rendszer fejlesztésére irányuló ajánlásokra. A minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető az általános vezérigazgatóval egyeztetve határozza meg: - az egyes napirendi pontokat, - a napirendi pontok előkészítéséért felelős személyeket, a meghívott személyeket, - és elektronikus levélben értesíti a vezetőségi átvizsgálás résztvevőit az ülés helyéről, időpontjáról, napirendjéről. Az ülés jegyzőkönyvét a minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető vezeti, aki felelős azért is, hogy a Jegyzőkönyvet eljuttassa: - az ülés minden résztvevőjéhez, - minden olyan személyhez, akinek valamilyen intézkedést kell végrehajtania az ülésen hozott határozat következtében. A Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyvet a minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető 3 évig őrzi meg. A Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv tartalmazza: - az átvizsgálás területeire tett megállapításokat, - az Integrált Vállalatirányítási Rendszer fejlesztésére hozott döntéseket, - a javító, vagy a helyesbítő-, illetve megelőző intézkedések végrehajtására vonatkozó felelősö(ke)t, határidő(ke)t, valamint a végrehajtás dokumentálására vonatkozó előírásokat, - a szolgáltatás - ügyfél és a más érdekelt felek követelményeknek megfelelő - tökéletesítésére hozott döntéseket. A vezetőségi átvizsgálás során készült jegyzőkönyvben foglalt feladatok teljesítését a minőségirányítási és biztonságtechnikai vezető szükség szerint ellenőrzi. 6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 6.1. Gondoskodás az erőforrásokról A Társaság vezetősége valamennyi, a működéshez szükséges erőforrást (tárgyi feltételeket, technikai eszközöket, módszereket, információkat, munkakörnyezetet és a személyi állományt) úgy választja meg, illetve alakítja ki, hogy az ügyfelekkel kötött szerződéseit megfelelően és gazdaságosan teljesíthesse, tevékenységét környezet- és munkavédelmi szempontból is a jogi és egyéb követelményeknek, illetve a folyamatos fejlesztés a szennyezés megelőzés elvének és a munkatársak egészségvédelmének, biztonságuk fenntartásának megfelelően gyakorolja. A szükséges erőforrások meghatározásával kapcsolatos tevékenységeket és a vezetőség feladatait a Kézikönyv 5.6. és 5.1. és a kapcsolódó folyamatleírásokban és munkautasításokban szabályozza. A forrásokkal kapcsolatos követelményeket, azok rendelkezésre állását és megfelelőségét rendszeresen ellenőrzi a szerződések, a szolgáltatási folyamatok, az azokhoz kapcsolódó termékek, valamint a személyzet képzettségének vizsgálatával és/vagy minősítésével, az Integrált Vállalatirányítási Rendszer időszakos felülvizsgálatával Emberi erőforrások A személyi állomány képesítési- képzési követelményeinek meghatározását, az alkalmazott képzési tevékenységeket Társaságunk az Oktatás című folyamatleírásban szabályozta. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 17 / 33

18 A személyzet kijelölése Társaságnál alapvető követelmény, hogy szolgáltatások, termékek minőségét, Társaság környezeti teljesítményét és a munkahelyi biztonságot, egészséges környezet befolyásoló tevékenységet végző minden munkatárs rendelkezzen a munkája ellátásához szükséges szakképzettséggel, végzettséggel, gyakorlattal és - szükség esetén - megfelelő képzésben részesüljön. Az egyes munkakörökre meghatározta és felülvizsgálja (pl. jogszabályi változás esetén) a vonatkozó képesítési és minősítési követelményeket, melyek A Társaság munkaköri rendszere című Általános Vezérigazgatói Utasításban kerültek rögzítésre Felkészültség, tudatosság és képzés A személyzettel szemben támasztott képesítési- és minősítési követelmények teljesítése érdekében a vonatkozó eljárás szerint: - meghatározza a szükséges képzési igényeket a képesítési elvárások, valamint a magas színvonalú technikai tudás fenntartásához szükséges képzések figyelembe vételével, - biztosítja, hogy dolgozói a szükséges mértékben, az előzetesen jóváhagyott oktatási terv vagy az egyéb felmerülő képzési lehetőségek alapján vegyenek részt ismeretbővítő tanfolyamokon, tréningeken, - új dolgozóknál vagy új munkakörbe kerülésnél a betanításkor ellenőrzi a meghatározott ismeretek meglétét és alkalmazási képességét, a külön kijelölt tevékenységet végző személyzetet (például a belső auditorokat) az előírt esetekben minősíti oktatás, képzés és / vagy gyakorlati tudás alapján, - belső képzések esetén minősítéssel értékeli a képzések hatékonyságát. A belső képzésekről és minősítésekről feljegyzéseket vezet, melyeknek gyűjtéséről és megőrzéséről is gondoskodik a képzések menetét szabályozó Oktatás folyamatleírás előírásainak megfelelően. Rendszeres minőségirányítási-, környezetvédelmi-, és munkavédelmi-, valamint szakmai oktatásokkal biztosítja, hogy dolgozói tudatában legyenek: - az Integrált Vállaltirányítási Politikában foglaltaknak, az Integrált Irányítási rendszer követelményeinek való megfelelés fontosságának, - a megfogalmazott célokat a szervezet minden érintett szintje és funkciója megértse, és magáévá tegye, - tevékenység minőségére, a környezetre, és a munkabiztonságra, valamint az integrált irányítási rendszer működésére gyakorolt hatásának, - a meghatározott eljárásoktól való esetleges eltérés következményének, - személyes teljesítmény fejlesztésének előnyeivel. A Társaság jelentős környezeti hatásaival kapcsolatban álló beszállítóink munkatársai információt kapnak az ide vonatkozó teendőkről Infrastruktúra A folyamatok megfelelőségéhez, az ügyfelek és a munkavállalók elégedettsége érdekében biztosítja a jó minőségű szolgáltatáshoz szükséges: - gépek, berendezések, szerszámok, - megfigyelő és mérőberendezések, - közlekedési- és szállító eszközök, - korszerű technológiák, - számítástechnikai - szoftver, hardver - háttér, - kommunikációs háttér, - folyamatos szakmai továbbképzés lehetőségét Az erőforrások elemzését a vezetőségi értekezleteken és a vezetőségi átvizsgálás során végzi a Társaság. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 18 / 33

19 6.4. Gázüzemek kijelölése A gázüzemek számát és székhelyét (telephelyét) a Társaság vezetősége állapítja meg, figyelembe véve a működési engedélyében meghatározott települések számát, méretét és területi elhelyezkedését, valamint a gázszolgáltatás műszaki és biztonsági színvonalára vonatkozó követelményeket. A gázüzemek kijelölésének alapelvei a következők: - az üzemzavarok elhárítása során teljesüljenek az előírt kiérkezési idők (földrajzi elhelyezkedés), - a gázüzemek és azok operatív egységeinek vezetői rendelkezzenek a jogszabályban előírt szakképesítéssel és gyakorlati idővel, - a gázüzemhez tartozó operatív egységek fajlagosan közel azonos mutatókkal rendelkezzenek (fogyasztói szám, üzemeltetett vezetékhossz, fogyasztói megkeresések, beruházási tevékenység), - a gázüzemek és a hozzájuk tartozó operatív egységek a nagyobb fogyasztószámú településeken legyenek kialakítva, - az egyes gázüzemekhez tartozó operatív egységek közel azonos számban legyenek 6.5. Munkakörnyezet kialakítása Tevékenységekkel, a szállított termékekkel és a nyújtott szolgáltatások működtetésével kapcsolatos környezeti elvárásokat a Társaság biztosítani tudja. Amennyiben a működési feltételek nem adottak, a szerződéskötés és átvizsgálás valamint a tervezés során megbízók figyelmét a megfelelő működési környezet biztosításának szükségességére felhívja a Társaság a Kézikönyv 7. fejezetében szabályozottak és a kapcsolódó folyamatleírások, munkautasítások és szabályzatok szerint. Kiemelt figyelmet fordít az alkalmazás munka- és környezetvédelmi feltételeire, többek között a következőkre: - foglakozás-egészségügyi vizsgálatok és a munkavédelmi oktatások rendjére, - az egyéni védőeszközök, tisztálkodó szerek, kézvédő eszközök, védőital juttatására, - a munkavégzés főbb szabályaira, - alkalmazási feltételekre. 7. OPERATÍV SZABÁLYOZÁS 7.1. A termék előállítás megtervezése A tevékenységgel kapcsolatos folyamatokat, kölcsönös kapcsolatát az Integrált Vállalatirányítási Kézikönyv (1. és 2. mellékletei) mutatják be, valamint a vonatkozó folyamatleírásokban, munkautasításokban, és utasításokban, szabályzatokban határozta meg a Társaság. E folyamatokat az ügyfelek elvárásainak, illetve a vonatkozó jogi és egyéb követelményeknek megfelelően, szabályozott körülmények között hajtja végre, ezért - a folyamatokat és módszereket valamint a végrehajtáshoz szükséges képzettséget és gyakorlottságot olyan mértékig határozza meg, hogy biztosítsa az ügyfél, illetve a vonatkozó jogi és egyéb követelmények kielégítését, - meghatározza és biztosítja a folyamatok, termékek ellenőrzéséhez és figyelemmel kíséréséhez, elfogadásához szükséges módszereket és eszközöket, információkat, dokumentumokat, - meghatározza a termékkel kapcsolatos verifikálási és validálási tevékenységeket, - folyamatok hatékony működésének és ellenőrzésének bizonyítására feljegyzéseket vezet (Kézikönyv 4.4. fejezete) Ügyfelekkel kapcsolatos folyamatok A Társaság az ügyfelek, fogyasztók felé biztosítja a korrekt és hatékony kapcsolattartást a megkeresések, igények fogadása, teljesítése során és az átadás után is a Kézikönyv , 7.5., 7.6., fejezetében és a vonatkozó folyamatleírásokban, munkautasításokban és technológiai utasításokban, szabályzatokban leírtak szerint. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 19 / 33

20 A kötelezettségvállalással (ajánlatadással és megrendelésekkel, szerződéskötéssel és módosítással) járó esetekben szabályozott folyamatok során gondoskodik: - az ügyfelek igényeinek és a termékkel kapcsolatos műszaki követelmények egyértelmű meghatározásáról, és átvizsgálásáról a: Kézikönyv , és fejezetének, Gázelosztó vezetékek létesítése, Gázelosztó vezetékek üzemeltetése és karbantartása, Gázmérő leolvasás, Idegen tulajdonú gázelosztó hálózatok üzemeltetési szerződéseinek kezelése, A csatlakozási igénybejelentések kezelése, Beszerzési és logisztikai folyamatok szabályozása, Csatlakozó vezetékek és felhasználói berendezések kiviteli terveinek műszaki-biztonsági felülvizsgálata és üzembe helyezése, Elosztói szerződéskötés folyamata, folyamatleírásoknak, és az Üzemzavar elhárítási és készenléti szabályzat, valamint a hozzájuk kapcsolódó munkautasításoknak a megfelelően. - a teljesítési képesség ellenőrzéséről a Kézikönyv fejezete, valamint a Beszállítók értékelése c. munkautasítás alapján. A évi XLVII tv. a bányászatról alapján a Magyar Bányászati és Földtani Hivatal (bányafelügyelet) jóváhagyása szükséges a gázüzemi tevékenységek egyes elemeinek más személy (szervezet) általi végzéséhez (kiszervezés). A Társaság szolgáltatási területén a gázüzemi tevékenységeket végző alvállalkozók a bányafelügyelet engedélyével rendelkeznek és ezen engedélyek birtokában végezhetik az ilyen irányú beszállítói tevékenységüket. A kiszervezett tevékenységre vonatkozó ajánlati felhívás kiírása csak a műszaki-biztonsági feltételek Magyar Bányászati és Földtani Hivatal általi jóváhagyása után történhet. A Társaság a kiszervezett tevékenységek végrehajtásáért úgy felel, mintha az adott tevékenységet maga végezné. Kötelezettségvállalásra csak abban az esetben kerülhet sor, ha az előzőekben leírt átvizsgálás pozitív eredménnyel zárult. A megkötött szerződések, megállapodások módosítására is csak a fent leírtak alapján végzett vizsgálatot követően kerülhet sor. A kötelezettségvállalást, illetve módosítást követően - a kifogástalan teljesítés érdekében - biztosítja a Társaság, hogy a szerződéses követelmények eljussanak minden olyan szervezeti egységhez, amely a teljesítésében érintett. A szerződések megkötését, a szerződések szükség szerinti módosítását: a termékek, eszközök, egyéni védőeszközök, stb. beszerzés esetében: a Beszerzési és logisztikai folyamatok szabályozása c. folyamatleírásban, a Beszerzési szabályzatban és a Közbeszerzési szabályzatban meghatározott szervezeti egységek vezetői, a földgázelosztó hálózat üzemeltetés esetében: a gázhálózat üzemeltetési igazgató, a csatlakozási szerződések esetében a Csatlakozási igénybejelentések kezelése c. folyamatleírásban meghatározott szervezeti egységek vezetői, a tervezett gázforgalom és a FGSZ Földgázszállító Zrt. átadó állomásain átvett napi gázmennyiség, az elosztói, szállítói engedélyesekkel kötött szerződésben rögzített mennyiség, illetve kapacitáslekötés esetében: a Nominálás és allokálás a gázelosztó rendszeren és gázátvételi készenléti szabályzatában meghatározott szervezeti egységek vezetői, PartnerGáz Egyedi szerződések esetében: a hálózatgazdálkodási igazgató, és az üzleti adminisztráció és szabályozás vezető végzi(k) el. Hatálybalépés: október 01. Kiadásával hatályát veszti a december 20-án kiadott változat 20 / 33