Szervezetfejlesztési javaslat

Átírás

1 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Téglás Város Önkormányzata Szervezetfejlesztési javaslat Budapest, FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

2 Tartalom 1 Bevezetés Kitekintés: A projekt elhelyezkedése az Államreform Operatív Program pályázati rendszerében A projekt bemutatása A projekt célja A projekt területei A munka tartalma: A tanulmány megközelítése Döntési mechanizmus korszerűsítése terület jogi keretei A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terület jogi keretei A partnerség erősítése terület jogi keretei A döntési mechanizmus korszerűsítése Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe A projekt szemlélet megerősítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

3 4.2 Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A partnerség erősítése Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére számú melléklet A közbeszerzés közös rendelkezései: terv, szabályzat, dokumentálás, bevont személyek, szervezetek, összeférhetetlenség, egyéb számú melléklet számú melléklet FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

4 1 Bevezetés 1.1 Kitekintés: A projekt elhelyezkedése az Államreform Operatív Program pályázati rendszerében Az Operatív Program fő szándéka, hogy az igazgatási rendszer teljesítményét és a nyújtott szolgáltatások színvonalát a szűkös erőforrások optimális felhasználása mellett növelje. A program hangsúlyozza, hogy noha a közigazgatás korszerűsítése a nyolcvanas évek közepe óta folyamatosan napirenden van mind Magyarországon, mind külföldön, a különféle reformok alig változtattak a közszféra relatív nagyságán: lényegében változatlan maradt a közszférában foglalkoztatottak összes foglalkoztatotthoz viszonyított, illetve a közszférára fordított kiadások bruttó hazai termékhez viszonyított részaránya. Az Operatív Program átfogó célja, hogy növekedjen a közigazgatás teljesítménye, és a közigazgatás ezáltal járuljon hozzá az ország társadalmi és gazdasági versenyképességének a javításához. Az átfogó cél akkor teljesül, ha a program végén a lakosság és a vállalkozások közigazgatás tevékenységével kapcsolatos országos szintű elégedettsége javul. A program a következő prioritási tengelyekkel rendelkezik: (1) folyamatok megújítása és szervezetfejlesztés; (2) az emberi erőforrás minőségének javítása; (3) a kormányzási és megújulási képesség javítása (mint a Közép-magyarországi Régióban megvalósítandó fejlesztések); valamint (4) technikai segítségnyújtás, mint horizontális prioritási tengely. Ezek közül a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése az (1) prioritási tengelybe tartozik bele. 1 A helyi ügyek gyors és szakszerű intézése, a bürokratikus akadályok mérséklése, a lakókkal és vállalkozókkal való partneri kapcsolat kialakítása egyrészt alapvető elvárás az önkormányzatokkal szemben, másrészt a sikeres és erős gazdaság fontos feltétele is. A települési önkormányzatok polgármesteri hivatalainak szervezetfejlesztése ezért fontos célkitűzés, amely illeszkedik a magyar fejlesztési stratégiában megfogalmazott fő célokhoz, a gazdasági növekedés és a versenyképesség fokozásához. A polgármesteri hivatalok működésében, valamint szakmai teljesítményében Magyarországon ma nagy különbségek mutatkoznak. Ezek egyik oka, hogy a polgármesteri hivatalok az elmúlt 15 évben nem részesültek szervezetfejlesztést célzó rendszerszintű támogatásban. Ezt a hiányt pótolja a NFÜ által az Államreform Operatív Program keretén belül május 13-án kiírt pályázat, amely összesen 3 milliárd forint európai uniós támogatást biztosít a települési önkormányzatok polgármesteri hivatalainak szervezetfejlesztésére. A pályázat keretében szervezetfejlesztési szakértői tanácsadás 1 Tárki: Az Új Magyarország Fejlesztési Terv Operatív Programjainak horizontális ex ante értékelése FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

5 igénybevételére, képzések szervezésére és lebonyolítására, valamint szervezetfejlesztést szolgáló szoftverek beszerzésére nyílik lehetőség A projekt bemutatása A projekt célja A pályázat alapvető célja új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése a polgármesteri hivatalban elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével A projekt területei A projekt 3 kiemelt területen kívánja ezt elérni: - A döntési mechanizmus korszerűsítése - A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása - A partnerség erősítése A döntési mechanizmus korszerűsítése modul A modul célja, hogy javuljon a döntési folyamatok megalapozottsága, átlátható információáramlás legyen biztosítva, javuljon az önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások minősége, az önkormányzat és intézményei, gazdasági társaságai között jobb legyen az együttműködés. A következő területeket érinti a projekt: - általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; - a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; - ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); - rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; - a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; - a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; - az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; - a projekt szemlélet megerősítése. 2 FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

6 A projekt szemlélet erősítése alcél támogatása érdekében a projekt keretében projekt management oktatás is történik 10 fő részére az önkormányzat dolgozóinak. Az oktatás célja, hogy a részvevők megismerkedjenek a projekt definíciókkal, a projektek folyamataival, azonkívül közbeszerzési ismeretekkel, emberi erőforrás menedzsmenttel, projekt menedzsmentet támogató szoftverekkel. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása modul A modul célja, hogy javuljon a gazdasági feltételek elemzésének képessége, korszerű költségvetési technikák támogassák a tervek összeállítását és az elfogadott költségvetés végrehajtását. A következő területeket érinti a projekt: - pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; - tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; - a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; - új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; - pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása. A partnerség erősítése A modul célja, hogy megvalósuljon a civil szervezetek minél teljesebb körű bevonása a döntéshozataltól a megvalósításig. A következő területeket érinti a projekt: - szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; - a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; - partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; - szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

7 1.2.3 A munka tartalma: A projekt 3 fázisból áll: az átvilágítási, a javaslatok kidolgozása és a megvalósítási fázis. Az átvilágítási fázisban megvizsgálásra kerül a hivatal és intézményei működési módja, döntési kompetenciái, az együttműködés a szervezetek között és a szervezeten belül. Átnézésre kerül minden belső szabályzat és utasítás, a minősítések, a belső és külső ellenőrzés dokumentumai, valamint minden eredményességet jelző mutató. Elemzésre kerül a költségvetés, annak tervezési és végrehajtási folyamata, valamint a kommunikáció a lakossággal. Diagnosztizálásra kerülnek a súlyponti problémák. Ezek után kidolgozásra kerülnek a szervezetfejlesztési javaslatok, a hosszú távú fejlesztési koncepció, melyek SZMSZ módosítás, munkaköri leírások módosítását, felülvizsgált folyamatokat, testületi javaslatokat jelent. Megvalósítási fázisban a javaslatok napi munkavégzésbe illesztésének kidolgozását jelenti, vagyis a szervezetfejlesztési folyamat eredményének végrehajtását, a három fő fejlesztési részterület telepítését, az indikátorértékek elérése (indikátortáblázat 1. számú táblázat), a rendszer aktiválása, valamint a tesztelés, visszaigazolások gyűjtését. Mutató neve Mutató forrása Átalakított szervezeten belüli eljárások száma - 3 db SZMSZ, jegyzői szabályzatok, utasítások Informatikai fejlesztési javaslat - 1 db Elkészült javaslat Képviselőtestületi határozat - 2 db Dokumentált határozatok Szervezetfejlesztési javaslat - 1 db Elkészült javaslat A hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma - 100% Jegyzőkönyv 7 db - beszámoló A bevont partnerek száma 2 db - Jegyzőkönyv Szervezetfejlesztésbe bevont intézmények száma 6 db - Jegyzőkönyv Képzettek száma 10 fő - Jegyzőkönyv 1. számú táblázat: Indikátor táblázat FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

8 2 A tanulmány megközelítése Mint látható, a kiíró szervezet nagyon részletesen specifikálta a megvizsgálandó területeket, az elvégzendő tevékenységeket és a projekt által elérni kívánt célokat. Ennek megfelelően e dokumentum felépítésében pontosan követi a pályázat tematikáját, a pályázatban meghatározott területekre, eredményekre és eredménytermékre koncentrál. Az önkormányzatok működése Magyarországon erősen szabályozott, törvényekkel, rendeletekkel van körbebástyázva. Épp ezért a törvények pontos ismerete elengedhetetlen az egyes területek elemzése során. Ahol fontosnak tartottuk, a megfelelő törvényi hivatkozásokat is kiemeljük a tanulmányban. Általános megközelítésként fontosnak tarjuk körülhatárolni területenként, hogy mi az, amit az önkormányzatnak a törvények, előírások meghatároznak, és mi az, amiben önálló döntési jogai vannak. 2.1 Döntési mechanizmus korszerűsítése terület jogi keretei A helyi önkormányzat működését meghatározó legfőbb dokumentum az SZMSZ, melyet önállóan alakíthat Törvények által szabályozott területek - A helyi önkormányzat a törvény keretei között: önállóan alakíthatja szervezetét és működési rendjét - Az önkormányzati tulajdonával önállóan rendelkezik, bevételeivel önállóan gazdálkodik, az önként vállalt és a kötelező önkormányzati feladatok ellátásáról egységes költségvetéséből gondoskodik - Saját felelősségére vállalkozói tevékenységet folytathat - Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzat mindent megtehet, ami jogszabályt nem sért - A helyi önkormányzatnál a főjegyzői, jegyzői, aljegyzői kinevezésen túlmenően a lakosú településen osztályvezetői szintnek megfelelő vezetői megbízás adható Törvények által nem szabályozott területek - SZMSZ önálló kialakítása - A képviselő testület az átruházható feladatok közül mely feladatait ruházza át a polgármesterre, bizottságokra, kisebbségi önkormányzat testületére - Álláshelyek végleges törlésével vagy növelésével önállóan állapítja meg a foglalkoztatottak létszámát, összetételét, munkaidő alapját FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

9 2.2 A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terület jogi keretei A pénzügyi, gazdasági felelősségvállalás, valamint a költségvetés készítése, végrehajtása, ellenőrzése központilag erőteljesen szabályozott és ellenőrzött folyamat, azonban a részletezettség növelésére, pontosításra, továbbá esetleges alternatívák kidolgozására van lehetőség. Törvények által szabályozott területek - Kötelezettségvállalás jogosultjai, folyamata, összeférhetetlenségi szabályok - A gazdasági program a költségvetési lehetőségekkel összhangban álljon - Költségvetés készítésének, tervezésének munkaszakaszai, határidői - Költségvetés tervezésében kötelezően résztvevők köre - Költségvetési tervezési technikák meghatározása bizonyos területekre - Költségvetés, zárszámadás tagolása, minimum részletezettsége - Tájékoztatási kötelezettség (féléves és háromnegyed éves) - Beszámolók, költségvetési jelentések készítése (évközi, év végi) Törvények által nem szabályozott területek - Kötelezettségvállalás egyes területeiről belső szabályzat határoz - Vagyonkezelői jog átruházható - Pénzügyi, számviteli rendszer önállóan kialakítható - Gazdasági program hogyan épüljön be a költségvetésbe - Költségvetési irányelvekhez milyen pénzügyi számításokat, előrejelzéseket vegyenek figyelembe - Költségvetés készítésbe bevonhatók köre - Belső ellenőrzések gyakorisága 2.3 A partnerség erősítése terület jogi keretei A törvényi szabályozások nem korlátozzák a lakossággal, valamint a civil és vállalkozói szférával való kapcsolattartás lehetőségeit. Törvények által szabályozott területek - Támogatja a lakosság önszerveződő közösségeinek a tevékenységét, együttműködik e közösségekkel - Évente egyszer közmeghallgatást kell tartani - Kihirdetni a döntéseket a helyben szokásos módon kell, ugyanakkor az Interneten való elektronikus közzétételt jogszabály írja elő - Pénzügyi bizottság megalakítása kötelező a kétezernél több lakosú településeken - A bizottságok elnökét és tagjainak több, mint a felét a települési képviselők közül kell választani - A kisebbségi önkormányzatok elnökei kisebbségi szószólóként tanácskozási joggal részt vehetnek a képviselő testület ülésein FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

10 Törvények által nem szabályozott területek - Mely önszerveződő közösségek képviselőit illeti meg tevékenységi körében tanácskozási jog a képviselő-testület és bizottsága ülésein - Közmeghallgatások gyakorisága - Kihirdetés helyben szokásos formájának meghatározása - Milyen fórumokat határoz meg a képviselőtestület a lakosság, társadalmi szervezetek tájékoztatására, döntések előkészítésébe való bevonásukra - Pénzügyi bizottságon kívül milyen bizottságokat hoznak létre - A bizottságok tagjainak száma, összetétele FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

11 3 A döntési mechanizmus korszerűsítése 3.1 Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A tevékenység definiálása Ezen a területen a fő tevékenység az ügyintézési modell kialakításának vizsgálata, eljárások, folyamatok döntési pontjainak egzakt definiálása ezek információ szükségleteinek meghatározása. A folyamat eredményeként a jelenlegi döntési mechanizmusban rejlő bürokráciát feleslegesen erősítő, növelő pontok megtalálás, javítása a cél. Az elvégzett tevékenység A döntési kompetenciákat megvizsgáltuk a képviselő testületnél, a polgármesternél, a jegyzőnél és hivatalon belül, azonkívül intézményi szinten. A cél elérése érdekében megvizsgáltuk az Önkormányzati SZMSZ-t és a hivatali SZMSZ-t. Áttekintettük a kiadmányozási dokumentumokat. A munkaköri leírások segítségével azonosítottuk a döntési jogköröket. A FEUVE (Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés) elemzése megtörtént. Helyzet A képviselő testületnek 4 bizottsága van. Az önkormányzatnak a hivatalon kívül 1 önállóan működő és gazdálkodó és 6 önállóan működő intézménye van. Az önállóan működő intézmények a Városellátó Szervezett alá tartoznak gazdálkodási szempontból. AZ ÖNKORMÁNYZAT SZERVEI ÉS INTÉZMÉNYEI Tégláson a városüzemeltetési és gazdálkodási feladatokat - a Hivatal kivételével - egy intézménybe tömörítik Szerv Szerv és önállóan működő és gazdálkodó intézmény Önállóan működő és gazdálkodó intézmény Önállóan működő intézmény Közvetlen kapcsolat Csak követett kapcsolat Téglás város önkormányzatának szervei Bizottságok Polgármester A hivatal Ügyrendi Bizottság Városellátó szervezet Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság Városi Könyvtár és Közművelődési Intézmény II. Rákóczi Ferenc Ált. Isk. és Alapfokú Művészetokt. Intézmény Egészségügyi és Szociális Bizottság Családsegítő-, Gyermekjóléti Szolgálat Bárczay Anna Városi Óvoda Művelődési-,Oktatási-,Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság Bölcsőde Városi Szociális Gondozási Központ Forrás: Téglásnak 4 Bizottsága van A Városellátó szervezet önállóan működő és gazdálkodó intézmény A Városellátó látja el a másik 4 önállóan működő intézmény gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat SZMSZ, Acquicon 9 1. számú ábra Az önkormányzat szervei FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

12 Az intézményekhez a döntési kompetencia nagy része ki van helyezve. Pénzügyi függés van a Hivataltól, azonban a megszavazott költségvetésén belül a keretével szabadon gazdálkodik. A szakmai döntéseit önállóan hozza meg. Az ellenőrzés a Testület hatáskörében marad, amelyet főleg az évente kétszeri pénzügyi beszámoló tartásával, negyedévente mérlegjelentéssel teljesít. Ezen felül egyes intézményeknek szakmai beszámolási kötelezettsége is van. ÁLTALÁNOS DÖNTÉSI KOMPETENCIÁK, ELJÁRÁSOK - INTÉZMÉNYEK Az intézményeknél döntési kompetenciák a legalsó szintre vannak delegálva, míg az ellenőrzések kizárólag a törvény által előírt szintre korlátozódnak Jegyző Irányító szerv Kihelyezett döntési kompetencia Ellenőrzés Polgármester Ellenőrző szerv Az irodákat érintő szakmai feladatok és döntési jogkörök kiadmányozva az osztályvezetőknek PH Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) Folyamatos, nem rendszeres, a szabályszerűség ellenőrzése Pénzügyi függés, költségvetés készítésében együttműködés Szakmai döntéseit önállóan hozza Önállóan működőek Évente kétszer beszámoló készítése a testületnek Negyedévente mérlegjelentés Szakmai, stratégiai programok meghatározása Önálló gazdálkodás, pénzügyi függetlenség költségvetés készítés a meghatározott keretek között Szakmai döntéseit önállóan hozza Önállóan működő és gazdálkodók Évente kétszer beszámoló készítése a testületnek Negyedévente mérlegjelentés A pedagógiai-, minőségbiztosítási program elfogadása Önálló gazdálkodás, költségvetés készítés a meghatározott keretek között Szakmai döntéseit önállóan hozza Önkormányzati társaságok Évente egyszer beszámoló készítése a testületnek Forrás: SZMSZ, Ötv, Acquicon számú ábra Intézmények döntési kompetenciái A képviselő testületi bizottságok tekintetében a bizottságokhoz döntési jogkörök nincsenek ledelegálva. A polgármesternek azonban vannak a képviselő testülettől delegált feladatai, mint például a rendkívüli szociális segély odaítélése. A delegált jogkörökről az SZMSZ rendelkezik. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

13 A BIZOTTSÁGHOZ, POLGÁRMESTERHEZ DELEGÁLT DÖNTÉSEK Döntések nincsenek a bizottságokhoz delegálva Képviselő testület Polgármester Ügyrendi Bizottság Egészségügyi és Szociális Bizottság Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság Művelődési-, Oktatási-, Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság Bizottság lakásfenntartási támogatás megállapítása átmeneti segélyezési formák rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása dönt a személyi térítési díj összegéről, ha a jogosult annak összegét vitatja vagy csökkentését, illetve elengedését kéri dönt a napközbeni ellátásokért fizetendő térítési díjak mérsékléséről, elengedéséről Nincs kiadott döntési jogkör Nincs kiadott döntési jogkör Nincs kiadott döntési jogkör Nincs kiadott döntési jogkör Kizárólag a polgármesterhez vannak döntések delegálva. a bizottságokhoz egyáltalán nincsenek, mindenben a képviselő testület dönt Forrás: SZMSZ számú ábra A bizottsági jogkörök A Polgármesteri Hivatalon belül a döntési jogkörök nagy része az irodavezetőkhöz vannak delegálva. Az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben az iroda vezetője eljárhat a jegyző felügyelete mellett. Az aljegyzőre a szabálysértési, birtokvédelmi ügyek vannak kiadmányozva, illetve a jegyző távollétében a jegyzői hatáskörök. A jegyző saját hatáskörben tartotta az osztályok tekintetében a Közigazgatási Hivataltól, az ügyészségtől, a bíróságoktól, a minisztériumoktól és szakhivataloktól érkező megkereséseket és a munkáltatói döntéseket. A gazdasági, pénzügyi ellenőrzést a FEUVE és az ellenőrzési nyomvonal biztosítja, az iratkezelésről pedig az Egyedi iratkezelési szabályzat rendelkezik. A jelenlegi gyakorlat szerint a jegyző az iratokat az irattárba kerülés előtt tételesen ellenőrzi. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

14 HIVATALI KIADMÁNYOZÁS Az irodák szakmai feladataihoz kapcsolódó döntéseket a jegyző kiadmányozta az irodavezetőknek Címzetes főjegyző Vatai Imréné Aljegyző Szilágyi László Titkárság Hatósági iroda Okmányiroda Pénzügyi és településfejlesztési iroda Városi Gyámhivatal Vatai Imréné címzetes főjegyző Varga Istvánné Irodavezető Szabó Csaba Irodavezető Kovács Lajosné Irodavezető Perényi Tímes Gyámhivatal vezető az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések az iroda feladatkörébe tartozó valamennyi ügyben meghozott döntések Szabálysértési ü- gyek, birokvédele m Jegyző távollétében a jegyzői hatáskörök Általánosságban elmondható, hogy a jegyző az adott területek irodavezetőjének a főbb döntési jogköröket kiadmányozta A jegyző saját hatáskörben tartotta az osztályok tekintetében a Közigazgatási Hivataltól, az ügyészségtől, a bíróságoktól, a minisztériumoktól és szakhivataloktól érkező megkereséseket és a munkáltatói döntéseket Forrás: SZMSZ, kiadmányozási dokumentumok 12 Probléma 4. számú ábra A kiadmányozás Nincs külön dokumentálva, hogy az egyes munkavállalók a munkaköri leírásában szereplő feladatok közül mihez milyen joga és milyen kötelezettsége társul. Az iratokat a jegyző tételesen ellenőrzi irattárba helyezés előtt, ami nagyfokú biztonságot eredményez a kiadmányozott dokumentumok felett, ellenben a nagymennyiségű irat áttekintése egy személy által jelentős vezetői időt igényel. Javaslatok Az eljárási rend minden dolgozóra tartalmaz egy kompetencia-mátrixot, ami definiálja feladatonként a - döntési - döntési-előkészítési - véleményezési - a végrehajtás irányítási - végrahajtási jogok és kötelezettségek közül azt, amelyik az adott feladathoz kapcsolódik az 1. számú minta táblázat alapján. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

15 Döntési hatáskör mártix minta A szervezeti egység megnevezése HATÓSÁGI ÜGYINTÉZŐ Feladatok Döntés Döntéselőkészítés 1. Kereskedelmi igazgatási feladatok: x Véleményezés A végrehajtás irányítása Végrehajtás 2. Szerencsejáték szervezéssel kapcsolatos feladatok: x 3. Vásárok és piacok tartásával kapcsolatos feladatok: x 4. Egészségügyi igazgatással kapcsolatos feladatok: x 5. Honvédelmi igazgatással kapcsolatos feladatok: x 6. Szociális igazgatási feladatok: x 2. számú táblázat Döntési hatáskör mátrix minta Ezen felül célszerű lenne a jegyző általi tételes iratellenőrzés gyakorlatát megváltoztatni olyan módon, hogy az irodavezetők végzik az irodájukon dolgozó ügyintézők által előállított dokumentumok tételes ellenőrzését, a jegyző pedig szúrópróba szerűen végzi ezen dokumentumok ellenőrzését. Azon ügyek esetében, amikor az adott ügynél az irodavezető egyben az ügyintéző is, azon dokumentumok tételes ellenőrzését a jegyző végzi el. Ezt a gyakorlatot jegyzői utasítás keretében célszerű szabályozni. 3.2 A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében A tevékenység definiálása Meglévő kapacitások és erőforrás igények alapján a szűk keresztmetszetek azonosítása és javaslattétel a hatékonyság növelésére. Az elvégzett tevékenység Átvizsgálásra került az ügyintézők leterheltsége az ügyiratszám megközelítésével. Ezen felül a munkaerő térkép segítségével meghatározásra került, hogy az egyes munkafeladatokkal heti szinten mennyi időt foglalkoznak a köztisztviselők. Ehhez szükség volt a munkaköri leírások, ISO folyamat leírások, -auditok eredményei, minősítések áttekintésére. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

16 Helyzet A hivatalos ügyirat statisztikák alapján elmondható, hogy a több mint államigazgatási hatósági ügyből és a 651 önkormányzati hatósági ügyből 0 ügy került lezárásra a határidőn kívül. ÜGYINTÉZÉSI IDŐ, AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE HATÁRIDŐK A hivatal minden esetben betartja a határidőket Államigazgatási hatósági ügyek 2008, db Határidők államigazgatási hatósági ügyekben, db Összesen Végzések Érdemi döntések Önkormányzati hatósági ügyek 2008, db Összesen Határidőn túl Határidőn belül Határidők önkormányzati hatósági ügyekben, db Sem államigazgatási hatósági ügyekben, sem önkormányzati hatósági ügyekben nem lépte túl az önkormányzat a megszabott ügyintézési határidőket Összesen Végzések Érdemi döntések Összesen Határidőn túl Határidőn belül Forrás: Ügyirat statisztika számú ábra A határidők betartása Az irodánkénti ügyiratszám tekintetében a pénzügyi iroda bonyolítja a legtöbb ügyet a hivatalban. Igaz, ezek nagy része adóhatósági ügy, melyet nagy tömegben, hasonló módon lehet intézni. Az okmányiroda kiemelkedő mennyiségű egy főre ügyet kezel. A Gyámhivatal ügyiratmennyisége közepes a többi irodához képest. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

17 ÜGYINTÉZÉSI IDŐ, AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE - ÜGYIRATSZÁMOK Az irodák között jelentős egy főre eső ügyiratszám különbségek vannak Szakmai dolgozó Operatív dolgozó Létszám adatok, fő Ügyiratszám 2008, db Egy ügyintézőre jutó ügyiratszám, db/fő Titkárság 4 4 Titkárság Titkárság 563 Hatósági iroda 7 Hatósági iroda Hatósági iroda Okmányiroda 5 Okmányiroda* Okmányiroda* Pénzügyi és településfejleszt ési iroda 7 Pénzügyi és településfejleszt ési iroda Pénzügyi és településfejleszt ési iroda Városi Gyámhivatal 2 Városi Gyámhivatal Városi Gyámhivatal 929 A pénzügyi irodán a nagy ügyirat forgalmat az adócsoport képviseli. A munkájukat közcélúak is segítik, nagyrészt sztenderd ügytípusok tartoznak bele Az okmányiroda kiemelkedő mennyiségű egy főre ügyet kezel A Gyámhivatal ügyiratmennyisége közepes a többi irodához képest * Az okmányiroda esetén a statisztikai ügyiratszám és a ténylegesen elintézett ügyek száma nem esik egybe Forrás: SZMSZ, irattári statisztika számú ábra Ügyiratszámok A személyenként megvizsgált ügyiratszámok tekintetében 2009-ben a titkársághoz sorolt köztisztviselők közül Szilágyi József László közel ezer körüli ügyiratot kezel egy évben. A Hatósági irodán vegyes a kép: 200 és közötti ügyiratszámok fordulnak elő. Ennek oka az eltérő feladatú dolgozók. Az egy főre kisebb ügyiratszám jellemző az építéshatósági ügyeknél. A szociális területen közötti kiegyensúlyozott ügyiratszám jellemző. AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE ÜGYIRATSZÁMOK SZEMÉLYENKÉNT /1 A legnagyobb ügyintézési forgalom a hatósági irodában van Titkárság, darab Hatósági iroda Okmányiroda Szentpéteriné Zeller Edit 137 Jaksi Judit Papp Ferencné Sándor Andrea Karapné Buzás Katalin Tamás Deme Diána Szilágyi József László 993 Sipos Imre Pelles-Papp Zita 470 Jegyző, Polgárm ester 253 Tömöri Enikő Varga Istvánné Moldván Tamás Fekete Erzsébet Szabó Csaba Forrás: Ügyirat statisztika számú táblázat Személyenkénti ügyiratszámok 2/1 FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

18 A pénzügyi irodán a nagy ügyiratszámot az adóügy viszi el. Ezek azonban nagy számban végrehajtható, standardizálható (szabványosítható) ügyek. A Hivatal létszámát összevetve más hasonló helyzetű és méretű településsel, mint például Komádi Város Önkormányzatával, azt tapasztalhatjuk, hogy a pénzügyön Téglással megegyezően 7 fő dolgozik. A Hatósági irodán (ami Komádiban a Településellátási irodának és a Szociális irodának felel meg) Tégláson 7-en, míg Komádiban 8-an dolgoznak. A Gyámhivatalban Tégláson 2-en, Komádiban 3-an, az Okmányirodán mindkét városban 5-5 fő dolgozik. A pénzügyi irodán minden dolgozónak gazdasági végzettsége. A 7 fő közül 5 főnek megvan a mérlegképes könyvelő képesítése, 4 főnek pedig felsőfokú végzettsége van. A Gyámhivatalban dolgozó munkatársaknak óvodapedagógus, szociális munkás, szociálpedagógus végzettségei vannak, ami a terület ellátásához megfelelő. A hatósági irodán minden munkatársnak van felsőfokú végzettsége, általában szociálpedagógiai, szociális munkás szakképesítések. Az építésüggyel foglalkozó 2 munkatársnak építész főiskolai végzettségük van. Szilágyi József László Aljegyző Úrral készített interjú alapján: Jó lenne egy földművelésügyre, mezőgazdasági igazgatási feladatok ellátására képzett ember. Jelenleg egy általános szociális munkás végzettségű kollega látja el ezeket a feladatokat kapcsolt munkakörben. Ugyancsak szükséges lenne egy felsőfokú munkaügyi végzettségű dolgozóra a megnövekedett közfoglalkoztatási feladatok miatt. 3 Az okmányirodán 1 ember kivételével mindenkinek van felsőfokú végzettsége. AZ ÜGYINTÉZÉS EREDMÉNYESSÉGE ÜGYIRATSZÁMOK SZEMÉLYENKÉNT /2 A pénzügyön az adóügyekhez kapcsolódóan született több mint ügyirat Pénzügyi és településfejlesztési iroda, darab Városi Gyámhivatal, darab Haranginé Kovács Edit 4 Frissné Kovács Orsolya László Antalné Perényi Tímea 494 Major Erika 79 Mártonné Báji Gyöngyi 78 Deme Diána Kovács Lajoné Tóthné Huszár Anikó 903 Sándorné Tóth Beáta 0 Forrás: Ügyirat statisztika számú táblázat Személyenkénti ügyiratszámok 2/2 3 Interjú Szilágyi József László Aljegyző Úrral FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

19 Az interjúk során megemlített fontosabb megállapítások: Okmányiroda: 4 ügyintéző van, 1 fő a gépjárművel, anyakönyvvel, 1 a vezetői engedélyekkel, gépjármű, jogosítvánnyal, 1 fő a vállalkozói igazolványokkal, 1 fő mindent csinál. Jelenleg elegen vannak, de személycserénél nagyon sok időt igényel az új ember betanítása. 4 (Megjegyzés: 1 fő jogviszonya gyermekszülés miatt szünetel.) Pénzügy: mindenki könyvel, 1 fő foglalkozik a zárszámadással, költségvetéssel. 1 fő: bank és könyveléssel, utalással, kapcsolattartással. A Városellátó Szervezet fizeti ki a segélyeket, meg a közcélúak bérét a pénztárból. Van 1 fő pénztáros, IMI program, változó bér kiadás, segély kiadás is iskolatej napi elszámolás. Az adón 2 kolléganő van. Egyik ipar, építmény, a másik kommunális, gépjármű. Ők tudják egymást helyettesíteni. 5 - A közcélú, közhasznú alkalmazott segít be az adósoknak az adminisztratív feladatokban, postázásba. - Az adós kollégák elég rugalmasak az ügyintézési idő tekintetében, ők bármikor fogadnak ügyfelet. - Vannak jellemző időszakok, például a beiskolázás, amikor tömegesen jönnek rendkívüli segélyesek 6 Hatósági iroda: a dolgozók iskolai végzettsége megfelelő, mindenkinek meg van a szükséges felsőfokú végzettsége. A kollégák kapcsolt munkaköröket látnak el. 7 - A közcélú, közhasznú alkalmazott segít be az irodán az adminisztratív feladatokban, iktatásba, postázásba. - Közcélú közmunkaszervező segít be a foglalkoztatás szervezéssel kapcsolatban megnövekedett feladatokba. Az iktatás folyamata a következő: a nem névre szóló leveleket kibontják, amiket a Jegyző Asszony szignál. A névre szólóakat kibontás nélkül az ügyintézőnek átadják, akik azt kibontás után visszahozzák iktatásra, de ezt így nem tudják ellenőrizni. Az ügykezelő iktatást követően átküldi az iratot az ügyintézőnek és ezt az iktatóprogramon keresztül tartja nyilván. 8 4 Interjú Szabó Csabával 5 Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel 6 Interjú Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel 7 Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel 8 Interjú Nagyné Bakk Anikó, iktatóssal FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

20 A kapcsolat a városüzemeltetés és a Hivatal között napi szintű, minden irodával tartják a kapcsolatot. Önállóan gazdálkodó intézmény, de a költségvetése tervezésébe jelentősen beleszól a Hivatal. 9 A városellátóban a pénztáros nagyjából csak a pénztárral foglalkozik. 10 A hivatali létszám nagyjából elegendő, a pályázatok kapcsán van sok extra munka. A szabadságolás és a helyettesítés meg van oldva, az irodavezetők saját hatáskörben döntenek az iroda dolgozóinak szabadságolásáról. Az intézményvezetőkkel akkor vannak ülések, amikor kell, például év végén, év elején, a költségvetés készítésekor. 11 A beérkező számlákat egy excel táblázatban is nyilvántartják az iktató programon kívül. 12 Az önkormányzati bevételek egy nagyon fontos része a pályázatokon elnyert összegek mind fejlesztési mind működési területen. Épp ezért az önkormányzat működése szempontjából nagyon fontos ezen pályázatok megfelelő előkészítése, lebonyolítása. Számos városban a pályázatokra külön munkakör lett létrehozva a nagyszámú leadott pályázatok és a pályázatok lebonyolításának nagyfokú adminisztrációja miatt. Jelenleg Tégláson nincs ilyen munkakör ben Téglásnak 5 sikeres pályázata volt es évhez kapcsolódó pályázatok pályázatírására és projektmanagementjére összesen Ft-ot fizetett ki az önkormányzat. Probléma, javaslat Az új KET kiemelt figyelemmel kíséri az ügyek határidőben való intézést. A határidők folyamatos vezetői figyelemmel kísérése érdekében célszerű a vezetői megbeszéléseken minden hónapban beszámoltatni a vezetővel a ügyek állásáról a következő tematikában: - a havi megnyitott ügyek száma - a havi lezárt ügyek száma - a folyamatban lévő ügyek száma - a késedelmes ügyek száma, oka - a hátralékos ügyek száma, oka A vezetői megbeszélés célja továbbá, hogy a nyitott/folyamatban lévő ügyek várható lezárási dátumát meghatározzák. Javasolt létrehozni pályázati referens munkakört. A pályázati referens munkakörrel egyrészt körülbelül nagyságrendileg a 2009-es számok alapján Ft megtakarítás 9 Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével 10 Interjú Lakatos Péterrel, a Városellátó vezetőjével 11 Interjú Vatai Imréné Jegyző Asszonnyal 12 Interjú Frissné Kovács Orsolyával FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

21 érhető el. Ezen túl a hivatal nagyobb kontrollt tud gyakorolni a pályázatírás és azok lebonyolítása terén. A hatósági irodán célszerű lenne szakképesítéssel rendelkező ügyintéző a mezőgazdasági feladatok ellátására, illetve az ügyintézők színvonalas, érdemi tevékenységének érdekében adminisztrátor alkalmazása a nagy ügyszámra tekintettel. Államigazgatási főiskolát végzett munkatárs a jegyzőn és az aljegyzőn kívül még 1 fő van a hivatalban, de az pénzügyi területen dolgozik. A Gyámhivatal vezető most végzi az Államigazgatási főiskolát. Jogász végzettségű nincs a Hivatalban. Az tűnik véghezvihetőnek, ha az egyik Államigazgatásit végezett kolléga szerzi meg a jogászi végzettséget. Jelenleg a Hivatalban 2-en készülnek szülési szabadságra, és 1 fő, aki jelenleg is GYES-en van. Fontos, hogy a GYES, GYED alatt a munkavállalóval folyamatos legyen a kapcsolattartás. Erre ki kell nevezni a hivatalon belül egy kapcsolatfelelős személyt. A hivatal szervezeti felépítését úgy kell kialakítani, hogy a jövőben a GYES-ről, GYED-ről visszatérő munkatársak továbbra is a munkakörükben tudjanak dolgozni. Ebből a célból célszerű a pótlásukról határozott idejű szerződéssel rendelkező munkavállalóval gondoskodni. A nők száma a közép és felső vezetésben jelenleg 4 fő, amely szintet a jövőben is fenn kell tartani. 3.3 Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) A tevékenység definiálása Az ügyfélszolgálati tevékenyég ellátásnak hatékonyságának jellemzése mutatószámok segítségével. Az ügyintézési modellben definiált folyamatok által igényelt IT rendszerekre vonatkozó követelmények meghatározása. Az elvégzett tevékenység Megvizsgálásra került a jelenleg működő ügyfélszolgálati modell. Az ügyfelekkel foglalkozó köztisztviselők munkaköri leírásainak áttekintése, a folyamat leírások, az ISO minőségirányítási dokumentumok vonatkozó részei áttekintésre kerültek. Áttekintettük a feladatfelosztás technikáját. Munkaerő térkép segítéségével felmértük az egyes munkavállalók ügyféllel töltött és back-office tevékenységgel töltött idejét. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

22 Megvizsgáltuk az ügyfélszolgálati tevékenységhez kapcsolódó ügyféláramlás vonalát. Helyzet ÜGYFÉLSZOLGÁLATI TEVÉKENYSÉGEK ELLÁTÁSA Egy héten a hivatal dolgozói 372 órát töltenek ügyféllel, amely 9 ember heti munkaidejének felel meg Heti munkaórák száma hivatalszinten*, óra Heti ügyféllel töltött idő, óra Nem ügyféllel töltött munkaidő Ügyféllel töltött idő Titkárság Hatósági iroda Okmányiroda Pénzügyi és településfejlsztési iroda Gyámhivatal Jelenleg nem működik külön ügyfélszolgálat a hivatalban Az ügyfelek irányítás nélkül mennek a megfelelőnek vélt ügyintézőhöz Minden nemű ügyintézés az irodákban zajlik A legtöbbet a hatósági iroda tölti az ügyféllel A hatósági ás okmányiroda teszik ki az ügyfélidő 2/3-át * Operatív dolgozók nélkül Forrás: Acquicon, Munkaerő térkép számú ábra Az ügyfelekkel töltött átlagos idő nagysága Az ügyfelekkel töltött idő a teljes munkaidő 30 %-át veszi el. Ez irodánként és területenként jelentős eltérést mutat. Míg az adóhatóságnál nagyon sok időt töltenek ügyféllel, addig a pénzügyi iroda többi munkatársa keveset. A Hatósági Iroda dolgozóinak ügyfél terheltsége közel azonos. Az ügyintézési időt az SZMSZ szabályozza. A Hivatalban a kedd és a péntek ügyfélmentes nap, a többi napon szerda kivételével csak délelőtt van ügyfélfogadás. Az okmányirodában is a kedd és a péntek az ügyfél-mentes nap. A válaszadókból 16 fő (több mint 1/3-ad) szükség szerint bármikor felkeresi az irodát az ügyintézés végett. Konkrét napként az ügyfélfogadási napok megközelítőleg azonos számban kerültek megjelölésre. 13 A városnak van e-portálja. A portál elektronikus ügyintézési, ügyindítási kihasználtsága nagyon alacsony. 13 ertekeles ugyfel vel okm doc FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

23 Külön ügyfélszolgálat nincs kialakítva a Hivatalban, aminek a fő oka a helyhiány. Az ügyfelek általában tudják, melyik ügyintézőt kell keresniük, és célirányosan hozzájuk mennek. Abban az esetben, amikor viszont nem tudják, általában gondot jelent, hogy mindig a Jegyzőt vagy a polgármestert keresik mindenfajta üggyel kapcsolatban. Az ügyfélfogadási rendet és tájékoztatási rendet mindenki megfelelőnek ítéli 14 Probléma A fő probléma, hogy az ügyfelek, akik nem tudják, hogy kihez kellene menniük, nincs aki, vagy ami eligazítsa. Az e-önkormányzat nagy segítséget jelenthetne az ügyfélszolgálathoz kapcsolódó hatékonyság növeléséhez, azonban kevesen használják. A működés óta 10-nél kevesebb ügyet indítottak el az e-portálon keresztül. Ennek oka nem abban van, hogy Tégláson ne lenne megfelelő internet ellátottság, hiszen a háztartások mintegy felében van szélessávú internet-hozzáférés Téglás Város Integrált Városfejlesztési Stratégiája szerint (az önkormányzati adatközlés szerint kb. 450 lakásban a téglási Com2 Bt., kb. 150 lakásban az újfehértói HTNET, kb. 200 lakásban pedig a T-Com biztosítja az internet-elérést). A problémát tehát az jelenti, hogy a lakosság napi gyakorlatában még nincs benne az elektronikus ügyintézés formája. A közigazgatás fejlesztése ellenben mindenképpen ebbe az irányba halad. Ezért mindenképpen célszerű lenne az e-portál használatának népszerűsítése és a portál hozzáférhetőségének a növelése. Ugyanakkor az is igaz, hogy figyelembe kell venni, hogy a hátrányos helyzetű csoportok gyakran nem rendelkeznek szélessávú elektronikus hozzáféréssel. Az ügyfél elégedettség mérés eredményeként 2009-ben az merült fel, hogy az ügyfélváróban kávé-tea automatára lenne szükség. Ez korábban volt, de kihasználatlanság miatt megszűnt. A rövid várakozásra tekintettel ez most sem indokolt 15 Javaslatok Az ügyfélszolgálat kialakítása nem megvalósítható az adott épületben, azonban jelenleg a hivatal bejáratánál ülő közcélú munkavállalót ki lehet képezni, hogy a beérkező ügyfeleket a megfelelő irodába irányítsa. A város fejlesztési-tervei között szerepel, hogy új városházát épít az önkormányzat. Ennek a terveiben mindenképpen szerepeltetni kell, hogy az új épületben helyet kapjon ügyfélszolgálat felállítása, ahova egyéb funkciókat is - mint iktatás, postázás - telepíteni lehet. 14 ertekeles ugyfel vel okm doc 15 ertekeles ugyfel vel okm doc FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

24 Az e-önkormányzat használatának elterjesztése érdekében javasoljuk az önkormányzat intézményeiben e-pontok létrehozását. Az intézményeknél Iskola, Óvoda, Könyvtár, Városellátó, Családsegítő rendelkezésre állna egy számítógép, amelyről a város e-portálját lehetne elérni. Erről a lakosság letölthetné a kívánt nyomtatványt, vagy utána nézhetne a szükséges dokumentumok listájának, az ügyintézés menetének. Ebben egy kijelölt intézményi dolgozó is segítséget tudna nyújtani. A csak erre a feladatra biztosított számítógéppel, illetve az e-pontnál alkalmazott figyelem felhívó eszközökkel tudatosítani lehetne a lakosságban az e-portál létezését és használatát, fokozatosan rá lehetne szoktatni a lakosságot a portál használatára is. Ennek olyan előnye is lenne, hogy a Könyvtárnak hosszabb nyitvatartási ideje van, mint a Hivatalnak, ezért a nyitvatartási időn kívül vagy ügyfélmentes napokon is lehetne ügyet intézni. A kijelölt dolgozó munkaköri leírását ennek megfelelően módosítani kell. Mivel a hátrányos helyzetű csoportok gyakran nem rendelkeznek szélessávú elektronikus hozzáféréssel, a szolgáltatást majd nem saját, hanem közösségi végpontokról fogják használni. 3.4 Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A tevékenység definiálása Ennek a területnek a fontosabb feladatai a testületi rendeletalkotási folyamatok információ szükségletének meghatározása és IT támogatási lehetőségeinek feltárás. Az elvégzett tevékenység Megvizsgáltuk a rendeletalkotáshoz és egyéb szabályozási folyamatokhoz kapcsolódó feladatok elvégzéséhez kapcsolódó munkaköri leírásokat. A személyes interjúk során megvizsgáltuk, hogy az egyes irodák hogyan kapcsolódnak bele a rendeletalkotási folyamatokba. A kiadmányozási dokumentumok és az SZMSZ alapján áttekintettük, hogy az adott szabályozási folyamat milyen szintre vagy döntéshozóhoz van hozzárendelve. Megvizsgáltuk, hogy a rendeletalkotási folyamatot milyen IT folyamatok támogatják. Áttekintettük, hogy a rendeletalkotási folyamat megfelelően dokumentált-e. Ennek érdekében a rendelet megalkotásának felmerülésétől az alkalmazásig nyomon követtük a kiválasztott rendeleteket. Megvizsgáltuk, hogy a rendeletek, szabályzatok szintje elégséges-e, illetve azt, hogy nincs-e bizonyos területeken túlszabályozottság. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

25 Helyzet Téglás városban a rendeletek száma összeegyeztethető a település méretével. A rendeletek módosítása is a szükséges mértéket követi: a rendeletek módosításának oka nagyrészt a törvényi előírás változásából adódik. A módosítások második legnagyobb oka a költségvetési rendelet módosítása. Téglás városban összesen 39 hatályos rendelet van, amely a település méretét tekintve nem jelentős. A módosítások száma általában nem jelentős csak a 2005-ös év volt kiugró a sok költségvetési módosítás miatt, melyek leginkább törvényi előírásoknak vagy azok változtatásának eleget tevő módosítások voltak. RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK - RENDELETEK Tégláson hozott rendeletek száma illetve a hatályos rendeletek száma a város méretével arányos Módosítások száma Hozott rendeletek száma Hatályos rendeletek száma Hatályos rendeletek módosításán ak száma Téglás városban összesen 39 hatályos rendelet van, amely a település méretét tekintve nem jelentős A módosítások száma általában nem jelentős csak a ös év volt kiugró a sok költségvetési módosítás miatt leginkább törvényi előírásoknak vagy azok változtatásának eleget tevő módosítások Forrás: Téglás város rendeletei számú ábra A hatályos rendeletek száma A határozatok számának mértéke a testületi ülések számával mérhető össze. Tégláson a testületi ülések és bizottsági ülések döntései határozatokkal záródnak, ami megfelel a gyakorlatnak. A bizottságok közül a legnagyobb számban a Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság hoz határozatot. Ennek oka, hogy a költségvetéshez, beruházásokhoz, beszámolókhoz kapcsolódik számosságában a legtöbb munka. A as és 2009-es évet tekintve látható, hogy a hozott határozatok száma nagyban hasonló, amely kiegyensúlyozott működést sugall. A rendeletek alkotásában az érintett irodák nagyban közreműködnek. Egyrészt az irodavezetők nagyrészt részt vesztnek a testületi üléseken. Ezt támasztja alá Kovács Lajosné pénzügyi vezetővel készített interjú is. Másrészt az irodák elkészítik a területükhöz kapcsolódó rendelet előterjesztéseket. FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

26 Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel készített interjú alapján: A szociális területhez kapcsolódó rendeleteket az iroda készíti. 16 A képviselő testület évente értékeli a hivatal munkáját. A 2009-es felmérés szerint "9 képviselő teljes mértékben, illetve nagyobb részt elégedett a hivatal munkájával, azt más hivatalokéhoz képest sokkal jobbnak, vagy jobbnak értékeli. 17 RENDELETALKOTÁSI ÉS/VAGY EGYÉB SZABÁLYOZÁSI FOLYAMATOK - HATÁROZATOK A hozott határozatok nagy száma biztosítja a jól követhető döntési folyamatokat Ügyrendi Bizottság Egészségügyi és Szociális Bizottság Művelődési-, Oktatási-, Sport-, Közrend és Közbiztonsági Bizottság Pénzügyi-, Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság Képviselő testület Hozott határozatok száma A bizottságok közül a pénzügyi bizottság hozta a legtöbb határozatot A határozatok számának alakulása évről-évre kiegyensúlyozott képet mutat Forrás: Téglás város határozatai számú ábra A határozatok bizottságonkénti száma Az IT támogatás tekintetében a képviselők a határozati, rendeleti előterjesztéseket e- mailben kapják meg. Ezen felül letölthetik azt a hivatal honlapjáról is. Bizonyos esetekben idő szűke vagy praktikussági okokból olykor szükséges a képviselők tájékoztatása nem írásos formában. Ez általában telefonon történik meg. Ez olyakor félreértésekre adhat okot, illetve nem minden esetben tudnak elérni minden képviselőt. A rendeletek, határozatok dokumentálása megfelelő. A törvényi előírások változása követve van. A testületi ülésekről jegyzőkönyv készül. Az előterjesztések, jegyzőkönyvek digitálisan hozzáférhetőek. Összesítő táblázat rendelkezésre áll, így könnyen kereshetők a tartalmuk szerint. A honlapon és e-portálon folyamatosan frissítve vannak és hozzáférhetőek. Probléma 16 Interjú Varga Istvánné Hatósági Iroda vezetővel 17 ertekeles kepviselői 2009.doc FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.

27 Az előterjesztések nem tartalmazzák kellő részletességgel az adott rendeletnek vagy határozatnak az önkormányzatra gyakorolt pénzügyi vonzatát és a költségvetésre gyakorolt hatását, vagyis, hogy melyik költségvetési sort érinti az előterjesztés, költség esetén milyen forrással van szembeállítva, ezen változásoknak milyen további pénzügyi és nem pénzügyi hatásai várhatóak. Javaslatok 1 képviselő az előterjesztések háttéranyagára is igényt tartana 18 Az SZMSZ-t olyan módon kell módosítani, hogy az előterjesztésnek tartalmaznia kell a meghatározottakon felül az előzményeket. Különösen a témában hozott korábbi testületi döntéseket, a tárgykört rendező szabályokat, a jogszabályi kereteket, a döntések várható következményeit, különös tekintettel: pénzügyi hatásokat. Akárcsak, a hivatal esetében a kiadási, bevételi, hiány összegének feltüntetése a költségvetési rendeletnek megfelelő részletezettséggel, az intézmények esetében a költségvetési rendelet 3. számú mellékletének megfelelően. Szabályozási folyamatok az IT támogatás tekintetében célszerű lenne egy személyügyi program beszerzése. Ezen felül javulhatna a kommunikáció hatékonysága, ha a telefonhívás mellett SMS-t is küldhetnénk a képviselőknek. A küldött SMS eltárolásával és a visszaigazolási jelentés tárolásával nyomon követhető lenne, hogy kinek, mikor, milyen üzenet lett küldve, ezzel is az kommunikáció nyomon követése javulhatna. 3.5 A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása A tevékenység definiálása A fő feladat a hatósági munka során végzett feladatokban a kapcsolódási pontok azonosítása, javaslattétel az egyszerűbb, hatékonyabb információcserére. Az elvégzett tevékenység Megtörtént a működő folyamatok felülvizsgálata. Áttekintettük az ISO minőségirányítási rendszer szerinti folyamat leírásokat, és az ügymenetek leírását. Áttekintettük a köztisztviselők munkaköri leírásait, valamint az Önkormányzat és a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát. A személyes interjúk során kitértünk az irodák közötti információáramlásra is. Megvizsgáltuk a hatásköröket, a döntésihatásköröket, és a kiadmányozási dokumentumot, a kötelezettségvállalási szabályzatot. 18 ertekeles kepviselői 2009.doc FAX: / 74 ALKOTMÁNY U 16.